Bedienerhandbuch zu CassaForte · : CassaForte - DIE Kassenlösung auch für Ihre Gastronomie :. - 5 - Neuen Auftrag erfassen Nur wenige Schritte sind notwendig um einen Auftrag zu

Laser- / Tinte

1 GHZ – Win XP

Kassenschublade

Internet Shop

Bedienerhandbuch zu CassaForte

Touchscreen

Bondrucker

- 2 -

Stand dieses Heftes: Oktober 2010 Aktuelle Änderungen und Weiterentwicklungen, Online-Demos sowie Download der Windows-Software (Shareware) auf unserer Internet-Präsenz! Diese Broschüre darf zu Werbezwecken weiterverbreitet werden. Dabei dürfen die Texte und Grafiken in keiner Weise dem Sinn nach verfälscht werden. Das Layout dieser Broschüre sowie das Layout der WebSite www.cassaforte.de ist urheberrechtlich geschützt!

© 2010 - Alle Rechte vorbehalten.

KassaForte Ralf Ringshausen Otternbuschweg 8 (Ladengeschäft)

D-32051 Herford

+49 (0) 5221 – 57 94 204 Fax – +49 (0) 5221 – 6 94 97 41

[email protected] http://www.kassaforte.de

[email protected] http://www.cassaforte.de

Firma

. : CassaForte - DIE Kassenlösung auch für Ihre Gastronomie :.

- 3 -

Dieses Heft dient als Einstiegshilfe zur Bedienung des CassaForte Systems. Gegebenenfalls aktualisierte Hilfedateien finden Sie im Programm oben rechts am Hilfesymbol [?]. Einige Funktionen sind möglicherweise in Ihrer Version (Light / Standard) nicht verfügbar.

Die Programm-Einstellungen sowie die Eingabe und Pflege der Speisekarte werden im Operator-Handbuch beschrieben!

Erste Schritte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Neuen Auftrag erfassen . . . . . . . . . . . . . . 5

Artikelpositionen ändern . . . . . . . . . . . . . 8

Kundenverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Neuen Kunden anlegen . . . . . . . . . . . . . . 11

Kunden ändern oder löschen . . . . . . . . . . . . 15

Tisch beginnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Tisch fortführen / kassieren . . . . . . . . . . . 18

Auftrag Wiederbearbeiten, Stornieren . . . . . . . . . . 20

Aufträge & Z-Berichte vergangener Tage . . . . . . . . 22

WebShop Bestellung durchführen . . . . . . . . . . . . 23

Aktionsmanager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

- 4 -

Erste Schritte

Wenn CassaForte startet ist als Kunde bereits „Abholer“ gesetzt. Ein Abholer ist ein Kunde der Außer Haus = zum Mitnehmen direkt am Tresen bestellt. Sie bonieren also nur noch die Bestellung des Kunden – über Artikelnummer, über Artikelsuche oder blättern in der virtuellen Speisekarte - Karte [F11].

Kunden die telefonisch vorbestellen und die Bestellung später abholen möchten, bonieren Sie ebenfalls über Abholer und können den Namen des Kunden über [F2] hinterlegen, so lässt sich der Auftrag leicht wieder finden, wenn der Kunde im Laden erscheint.

Benutzen Sie Theke (per Tastatur: 2x [F7]) um einen Gast zum Hieressen zuzuweisen.

Benutzen Sie Tische [F7] wenn ein Gast im Restaurant speist. Zunächst wird der Tisch

eröffnet. Im weiteren Verlauf können Gerichte & Getränke auf-boniert werden und am Ende der Tisch kassiert werden.

Benutzen Sie Lieferung [F8] wenn ein Kunde zum Liefern bestellt. Sie geben die Telefonnummer ein und können den Kunden als Neukunde (noch nie bestellt) erfassen bzw. werden seine Kundendaten angezeigt, sofern dieser Kunde schon mal bestellt hat.

Sind alle Kundenwünsche erfasst, drücken Sie auf Auftrag fertig [F10], entweder mit der Maus bzw. wie in den eckigen Klammern angezeigt, die jeweilige Funktionstaste am oberen Rand der Tastatur.

◊ ◊ ◊

Je nach Softwareversion kann die Lieferbestellung auch über den Telefon-Anrufmonitor angezeigt werden, d.h. die Abfrage der Telefonnummer entfällt und Sie sehen ggf. den Anrufer inkl. Kundendaten auf dem Bildschirm.

Betreiben Sie den optionalen Internet WebShop erscheint unten links ein Fenster mit den Online-Bestellungen, die per Klick 1:1 eingespielt werden. Sie müssen ggf. nur noch die Kundenadresse abgleichen sowie evt. vorhandene Notizen mit dem Auftrag abstimmen (z.B. Pizza X ohne Zwiebeln).


- 5 -

Neuen Auftrag erfassen

Nur wenige Schritte sind notwendig um einen Auftrag zu bonieren. In CassaForte ist es unerheblich, ob nun zuerst der Kunde aufgenommen oder der Auftrag erfasst wird. Änderungen an Kunde und Auftrag können jederzeit unkompliziert durchgeführt werden.

i

Bitte beachte, das die "schwebenden" Fenster in ihrer Position verschiebbar und teilweise auch in ihrer Größe den individuellen Anforderungen und der Bildschirmgröße entsprechend anpassbar sind.

< Artikelinformation

< Wahlartikel (Pfeil nach unten)

< Nachträgliche Änderung Artikelmenge (Bild hoch / runter)

< Zutatenauswahl (+ und - Taste)

< virtuelles Tastenfeld "Schnelltastatur"

^ Größe Auswahl (Pfeil nach links)

^ Artikel neu eingeben (ESC)

^ Eingabetaste (Enter)

Wir klicken Artikelnummern in dieses Tastenfeld bzw. per Tastatur in das Eingabefeld. Sollten wir die Artikelnummer nicht kennen, können wir auch direkt danach suchen:

Ist momentan ein Mitarbeiter eingeloggt, der auch die Rechte zur Pflege der Speisekarte besitzt, sollte er ALT+S drücken, bzw. vor der Eingabe des Suchbegriffes auf

drücken.

Im Touchscreen Betrieb erscheint zusätzlich noch eine virtuelle Tastatur.

Möchten wir eine falsche Eingabe korrigieren, die RÜCKTASTE oder ESC auf der Tastatur verwenden, oder diese Korrekturtaste verwenden.

- 6 -

i

Die Eingabe vollzieht sich in Anlehnung an die Benutzung eines Taschenrechners, ich kann auch:

eingeben und die Taste drücken, hiermit erscheint das Zutatenauswahl Fenster...

< doppelte Zutaten (hier 2x Zwiebeln)

...wo ich bspw. und weitere Zutaten hinzufügen möchte. Ich kann auch im gleichen Fenster (ohne über den Umweg der Hauptmaske) die + und - Taste betätigen.

Wieder in der Hauptmaske, kann ich rechts meine Eingaben kontrollieren.

Um die Pizza- bzw. Getränke Größe per Tastatur auszuwählen, drücke linke Pfeiltaste. Wahlartikel lässt sich auch bequem per Pfeil-Runter-Taste auswählen, die Liste mit vorhandenen Auswahlmöglichkeiten klappt auf:

i

Es ist jedoch keine Reihenfolge vorgeschrieben, ob zuerst die Größe, Zutat oder Wahlartikel anzugeben ist. Ganz einfach: Gib die einzelnen Elemente so ein, wie der Kunde die Information gibt.

Weitere Elemente

Benutze, um nachträglich die Menge zu verändern, bspw. der Kunde sagt: "Die Nr. 16" (du tippst schon 16), "aber 2 Mal". Per Tastatur: Drücke zunächst auf dem Ziffernblock der Tastatur die % Taste, Cassa ändert die Menge auf 2x, um die Menge noch weiter zu erhöhnen, drücke * Taste (mit % kann wieder runtergezählt werden).

Anderes Verhalten wenn ein Mitarbeiter eingeloggt ist der die Speisekarte editieren darf: Diese Tasten fungieren dann als Artikelzähler und nicht als Mengenzähler. So können adhoc Artikel bearbeitet werden.

i

Besonderheit bei Tastaturbenutzung: Tasten Bild-hoch und Bild-runter; sagt der Kunde 2x16 in groß + Meeresfrüchte + Zwiebeln etc. - hat aber nicht die "16", sondern die "17" gemeint, muss nun nicht noch mal alles neu eingegeben werden, drücke die Bild-hoch / -runter Taste um die Artikelnummer zu wechseln.


- 7 -

bzw.

Ist keine Eingabe im Feld vorhanden, zeigt dieser Schalter "1x" an = sog. Direktfaktura, d.h. ich kann einen Artikel eingeben (nicht anlegen), der nur jetzt und hier einmalig verkauft wird (bspw. spezielles Pizzablech, oder Getränk das normalerweise nicht im Ganzen verkauft wird, oder Zigaretten...)

(Direktfaktura kann in den Einstellungen ggf. deaktiviert werden)

Die Schaltfläche wechselt auf "Preis?" sobald eine Artikelnr. eingetastet wird. Hiermit wird nur der Grundpreis geändert, nicht der komplette Artikel samt Menge, Zutaten, Wahlartikel-Preis. Nehmen wir einen Salat (Normalverkauf 7,-) + Schinken(+0.70) + Ei(+0.50) + Spezialsauce(+0.50) = 8,70. Wir ändern den Grundpreis von 7,- auf 5,- und erhalten einen Artikelpreis von 6,70.

Spezielle Wünsche des Kunden (Rumsteak durchgebraten, Pizza doppelt backen, Pizzen schneiden etc.) können hier hinterlegt werden. Dieser Hinweis erscheint nur auf dem Küchenzettel. Wenn mehrere Artikel im Auftrag sind, bitte immer einen Bezug zu dieser Nachricht herstellen "die 16 bitte mit wenig Käse".

/

Um Artikelnummern - Kombinationen (16a) auch über Touchscreen einzugeben, verwende diese Taste. In den Einstellungen kann auch hinterlegt sein, das die Auftragseingabe nicht mit dem Ziffernblock, sondern mit dem Buchstabenblock anfängt (ich habe in meinem Hause ausschließlich/mehrheitlich "sprechende" Artikel P1 für Pizza 1, S2 für Salat 2).

Dieses Touchpad, für die Touchscreen Eingabe optimiert, hinterlegt Artikel (und sogar Zutaten) auf das sog. Gitter. Das Gitter kann in der Größe, Form und Anzahl der Spalten sowie Zeilen voll angepasst werden. Es unterstützt auch einen 2-Monitor Betrieb! D.h. ich könnte einen kleinen Touchscreen neben meinem normalen Bildschirm platzieren und mit einem Fingerdruck die häufigsten Artikel direkt bonieren. Sind unter einem Artikel noch weitere Optionen, wie Größe oder Wahlartikel hinterlegt, werden diese zunächst abgefragt und erst dann in den Auftrag übernommen. Beispiel: Cola im Haus mit den Größen 0,3 / 0,4 - Ich drücke auf Cola, das Fenster "Größe" erscheint, ich drücke 0,4 und die Cola ist ohne Eingabetaste boniert.

Mit der Eingabetaste schließe ich den Artikel ab, d.h. er erscheint in der Auftragsliste links oben.

- 8 -

Artikelpositionen beliebig ändern

Wir können die eingegebenen Positionen beliebig sortieren, ändern, löschen, und auch kopieren um einzelne Artikelmerkmale zu verändern (Kunde sagt "Das Gleiche noch mal, aber ohne Champignons").

Bearbeiten

Klick auf die Position und wähle im Info-Fenster

Nun wird eine MERKER in die Liste gesetzt und wir können beliebige Merkmale (Menge, Wahlartikel, Zutaten, Größe) ändern und mit der Eingabetaste wieder an die MERKER Position einfügen.

Artikelpositionen sortieren

Möchten wir eine bestimmte Reihenfolge auf unserem Auftragszettel setzen (bspw. im Partyservice, eine Vorspeise kommt hinzu, diese sollte an oberster Stelle stehen), können wir:

• Wir markieren zunächst die neue Einfügeposition, drücken auf

und geben nun den neuen Artikel ein (+ Enter)


- 9 -

• einen neuen Artikel eingeben (aber noch kein ENTER drücken). Nun markieren wir in der Auftragsliste die neue Einfügeposition (genauer: Die neue Position wird immer einen Eintrag über der Markierung eingefügt)

• durch einfaches , Klick auf die neue Position und

(Wir erhalten also dieses Ergebnis)

Kopieren

Um die letzte Artikelposition zu kopieren, nehmen wir (das Gleiche noch mal). Wollen wir eine andere Position kopieren, markiere in der Auftragsliste und drück auf

. Alle Artikelmerkmale können nun wiederum beliebig verändert werden

und als neue Position in den Auftrag eingefügt werden (also mit Enter oder wie

oben beschrieben, Position markieren und drücken).

- 10 -

Kundenverwaltung

Sie haben in CassaForte die Freiheit, zuerst die Artikel zu bonieren, und im Anschluss Ihren Kunden anzugeben. Aus reiner organisatorischer Hinsicht ist jedoch empfohlen, das Sie zuerst den (Liefer-) Kunden übernehmen.

Für jede Kundengruppe (Abholer, Restaurant, Lieferung) können individuelle Rabatte hinterlegt sein. Die tatsächlichen Preise werden also im Auftrag erst richtig angezeigt, wenn ein Kunde gegeben wurde!

>

Die Schaltzentrale um Ihre Kunden auszuwählen und weitere Funktionen auszuführen.

Die nun folgenden Ausführungen beziehen sich auf die Aufgaben, die von der Hauptmaske mit dem Schalter "Kunde" erreicht werden. Daneben finden Sie in:

• Funktionen / Datenbanken und • Funktionen / Kundenmanager

weitere Kundendatenbank spezifische Dienste.

Neuere Versionen beinhalten einen direkt klickbaren Bereich in der Hauptmaske:

Auch die weiteren Funktionen sind mittels eines einfachen Mausklicks auf diese Fläche (hier oben bei Abholer) schneller durchführbar und kontextsensitiv (d.h. wie in diesem Beispiel, ist ein Lieferkunde eingetragen, kann ich "Lieferung heute nach..." anklicken):


- 11 -

Kd-Fenster reset bedeutet hier, das der Kunde aus der Maske verschwindet, ich also einen neuen Kunden zuweisen kann.

Eine Besonderheit ist, einen mit Adresse hinterlegten Kunden "AlsAbholer" umzuwandeln. D.h. dieser Kunde möchte nicht beliefert werden, sondern kommt dieses Mal in Ihr Geschäft, um die Waren abzuholen.

Kunden neu anlegen und ändern

Anruf über ISDN Monitor

In Cassa erscheint die Anruf Eingangsliste. Diese erscheint jedoch nur, wenn momentan kein Auftrag erfasst wird! Um später oder auch während einer Auftragserfassung den Anrufer zu sichten, können Sie F5 bzw. drücken:

und

Je nach Status, erscheint die gerade angezeigte Nummer farblich unterlegt:

• Unbekannter Anrufer =rot (mit oder ohne Rufnummer) • Kundenpool =gelb (Datensatz im sog. Telefonbuch hinterlegt) • Bekannter Kunde =grün (aktiver Kunde)

* Von uns importierte "alte" Kundendaten liefern wir zumeist als "Kundenpool" aus. Sie als Betreiber haben über Funktionen / Kundenmanager die Möglichkeit Ihre Kundendatei aufzuräumen und diese "alten" Kundendaten in das Pool zu sichern.

1) Benutzen Sie Erweitert um ein kleines Menü aufzuklappen, um z.B. die Anruferliste zu leeren, weil es kein Anrufer ist, der eine Bestellung abgeben wollte. Die Anrufliste als solches wird jedoch nach 5 Min. automatisch "reorganisiert", d.h. nicht benutzte Anrufeingänge werden gelöscht. Um alle heutigen Anrufe zu verfolgen, müssen Sie das

ISDN-Monitor Programm in den Vordergrund holen. Es befindet sich zumeist unten

- 12 -

rechts in der Windows Taskleiste (neben der Windows-Uhr). Hier ist unten links der

Schalter

2) Benutzen Sie F2-Andere Nr. wenn dieser Anrufer (Ihnen wissentlich) schon unter einer anderen Telefonnummer gespeichert ist. Das trifft z.B. auf Firmen zu, die eine Telefonanlage mit mehreren Nebenstellen betreiben.

3, 4) Nun werden Sie den Kunden fragen, ob dieser "in Ihr Geschäft kommt, um die Speisen abzuholen"=Als Abholer oder "Sie die Lieferung zustellen werden"=Lieferung.

Angenommen, Sie drücken nun auf Lieferung und der Kunde ist noch nicht gespeichert, dann wird Ihnen das Fenster "Kundenabfrage per Telefonnummer" angezeigt:

Manuelle Nummerneingabe

WICHTIG ZU WISSEN: Drücke IMMER ENTER um zum nächsten Eingabefeld zu gelangen - so werden alle notwendigen Informationen automatisch abgefragt und es kommt zu weniger Nachfragen durch Ihr Personal!

Drücken Sie und dann z.B. . Es erscheint die Telefonnummer-Abfrage:

Zu Ihrer Erleichterung, ist rechts der Telefon-Vorwahl Bereich angelistet. D.h. Sie geben im Grunde nur die Durchwahl Nummer ein. Handy Nummern tippen Sie bitte vollständig ein, da die Vorwahl Liste dadurch unnötig komplex werden würde, und Sie die zumeist nur 4-stelligen Ziffern schneller eingegeben haben, als danach gesucht! Im Vorwahlbereich wird bei Eingabe der ersten NULL automatisch die Option [x] andere Vorwahl markiert.

Per Tastatur, drücken Sie nun einfach ENTER (Eingabetaste) und Cassa fragt Sie, ob dieser als Neukunde angelegt werden soll. In der Professionalversion können Sie versuchen, über die Telekom Rückwärtssuche (hier: Onlinesuche) die Anruferdaten zu ermittelt. Können die Daten ermittelt werden, sind die meisten Felder bereits ausgefüllt. Sie erhalten folgenden Bildschirm um einen Neukunden zu erfassen:


- 13 -

Kundengruppe: Normal oder Firma oder andere, eigene Kundengruppen. Diese Gruppen können spezielle Preise und Fahrtkosten erhalten

Name, Vorname: Das Hauptsuchfeld um einen Kunden über den Namen zu suchen

Zusatz: z.B. bei Firmeneinträgen, Abteilung Nr.

Strasse: + Hausnummer in einem Feld (benutze unbedingt das Straßenverzeichnis per F3)

Anfahrtshinweis: Wie finde ich diesen Kunden, z.B. Ecke Paulinen- Gneisenaustr.)

Stadtteile: Wenn bei Ihnen im Betrieb benutzt wird, werden Fahrtkosten und Mindestbestellwert automatisch ermittelt - Auch die Küche kann die Aufträge besser zuordnen und entsprechend die Gerichte zubereiten

Hinweis: Hilfen, um dem Fahrer anzuweisen, wo er klingeln soll, oder Klingel defekt oder Stockwerk

[x] Feld abfragen: Benutze nur, wenn dieser Kunde ein "Großkunde" ist, wie Klinik, Krankenhaus, Bundeswehr. Somit braucht nur EIN Kunde angelegt werden. Wer bestellt oder auf welches Zimmer geliefert werden soll, wird bei jedem Aufruf dieses Kunden von Cassa abgefragt

eMail: Bei Online-Bestellungen (über WebShop von Service-Restaurant) wird dieses Feld automatisch eingetragen und ggf. eine Auftragsbestätigung per eMail verschickt. (Die Eintragung geschieht im Hintergrund und wird erst bei Auftrag fertig vorgenommen!)

- 14 -

Tipp: Sollten bezüglich der Eingaben irgendwelche Unklarheiten bestehen, dann tipp einfach noch ein Fragezeichen (?) in das Feld hinein, beim nächsten Aufruf des Kunden wird eine spezielle Meldung angezeigt. Diese Funktion lässt sich auch prima benutzen, wenn der Kunde angibt "Klingel defekt" - ist die Klingel auch "heute" noch defekt?

So erfassen Sie den Kunden

Geben Sie den Namen, Vornamen ein (auch in Kleinschrift, Cassa wandelt es in Groß-Kleinschrift um), drücke immer ENTER um zum nächsten Datenfeld zu gelangen. Nun wird das Straßenverzeichnis geöffnet:

Tippen Sie einfach einige Buchstaben und wählen Sie die passende Strasse aus. In diesem Fenster haben SIE als Chef auch die Möglichkeit, neue Strassen zu erfassen und diese um Quadranten Angaben und dazugehörige Stadtteile zu erweitern.

Das Straßenverzeichnis ist Ihr Angelpunkt um später automatisch die jeweiligen Fahrtkosten durch Cassa berechnen zu lassen.

Somit braucht ein "normaler" Bediener keine genaue Kenntnis über die Örtlichkeit zu haben - das System zeigt IHM den Weg!

Nachdem die Strasse ausgewählt ist, fragt die Routine die Hausnummer ab

Wichtig

Nachdem der Kunde nun erfasst wurde, bekommt dieser eine eindeutige (interne) Kundennummer. Für Ihren Kunden selbst ist normalerweise die Telefonnummer = seine Kundennummer. Es wäre daher sinnvoll, dies dem Kunden (z.B. auf Ihrem Werbeblatt) zu verdeutlichen. Durch die heutige ISDN und Handy Technologie werden Sie Ihre Kunden wahrscheinlich mit unterschiedlichen Nummern anrufen - wobei für SIE dann etwaige Probleme zum Finden des Kunden vorprogrammiert sind.


- 15 -

Kunden ändern

Sobald der Kunde im Auftragsfenster steht, können Sie diesen selbstverständlich nach seinen Vorgaben ändern, sei es das dieser verzogen ist, oder sich die Telefonnr. geändert hat. Drücke Ändern F2 oder KUNDE / ÄNDERN - so erscheint die gleiche Maske wie bei der Neukundeneingabe (oben).

Kunden löschen

Aus sicherheitstechnischer Hinsicht ist dies nur über Funktionen / Datenbanken möglich. Bzw. über Funktionen / Kundenmanager können Sie "im Stapel" alte Kunden löschen.

Kundenverwaltung / Kundeninfo

Sobald Sie einen Kunden in der Maske haben, wird Ihnen ggf. eine weitere Info auf der rechten Seite angezeigt:

Adressdaten>

<wenn Filialübergreifend, hier Filiale an die Auftrag gesendet wird <Kundennummer, Kundengruppe

<Letztes Bestelldatum (klick um diese einzusehen)

<Anzahl der Bestellungen

- 16 -

Detailliertes Bestellverhalten und Auftragsvolumen können Sie entweder über Kunde / Bestellinfo aufrufen, oder einfach auf "lt.Bestellung" klicken.

<Gesamtumsatz

<Allgemeine Info / Aufträge

Auswahl des Auftrages>

<Optionen

Schauen Sie sich einzelne Aufträge an, "kopieren" = übernehmen Sie als neuen Auftrag oder listen Sie den bisherigen Verkauf an...

Die Kundenhistorie (Einzeldaten der Bestellungen) werden normalerweise unbegrenzt gespeichert. Mit der Reorganisation oder dem vollständigen Zurücksetzen der Systemdaten (EINSTELLUNGEN / ALLGEMEINES / UMSÄTZE) werden die Einzeldaten gelöscht.


- 17 -

Tischverwaltung für Kellner

Kellner melden sich für gewöhnlich mit dem Passwort "1", "2", "3" an. In den Personaleinstellungen (Funktionen / Personal) klicken Sie hier für im Reiter "Abrechnungsdaten" den Schalter [X] ist Kellner ein.

Auf der gleichen Seite befindet sich wo Sie z.B. den Kellnerzwang aktivieren. D.h. NUR KELLNER können Tischaufträge bonieren und gleichzeitig kann nur der "Besitzer" SEINEN Tisch fortführen & kassieren! Andere Kellner sehen zwar, das dieser Tisch von z.B. Kellner 1 bedient wird, können aber nicht mit dem Tisch agieren. Ist der Kellnerzwang aus, ist jeder berechtigt, einen Tisch zu bonieren und zu kassieren (für einfache Betriebe ohne spezielles Kellnerpersonal).

Tisch beginnen

Entweder als Kellner [F12] + Nummer anmelden oder

drücken.

Klicke den gewünschten (hier offenen=grünen) Tisch und "Eröffnen". Wir können aber auch zuerst die Speisen & Getränke in der Hauptmaske bestellen und dann den Tisch wählen. Sind mehrere Kellner im Betrieb, ist jedoch das Verfahren wie vorstehend vorgesehen (zuerst Tisch wählen, dann bonieren).

Es kann in den Personaleinstellungen / Rechte so hinterlegt werden, das nach jedem Auftrag wieder eine neue Benutzeranmeldung erscheint. Das ist dann sinnvoll, wenn mehrere Kellner das System benutzen und niemand unbeabsichtigt mit einer falschen Kennung bonieren soll.

- 18 -

Tisch Auftrag fortführen

Geh auf den bereits bonierten Tisch und drücke

Im Auftrag werden nun die letzten Artikel NICHT angezeigt, stattdessen erscheint die Info, welcher Art Artikel bereits boniert wurden und die Zwischensumme.

Es werden also auch nur die neuen Artikel in der Küche / auf dem Thekenbon ausgegeben. Um den Auftrag (vorher) zu kontrollieren, drücke oben auf

.

Tisch kassieren

Im Normalfall wird ein Kellner jedoch direkt am Tisch kassieren so das ggf. hier auf "passend" gegeben gedrückt wird.

Wähle den Tisch und drücke , die Druckvorschau erscheint und der gegebene Betrag kann eingegeben werden (beachte die symbolischen Geldscheine auf der linken Seite)...


- 19 -

... und wir bekommen das Rückgeld angezeigt. Ist eine Kassenschublade angeschlossen, springt diese nun auch auf.

- 20 -

Alternativ kann auch über die Tagesinfo kassiert werden:

Auftrag Wiederbearbeiten, Stornieren

Alle Aufträge am heutigen Tage lassen sich wiederbearbeiten, sofern noch nicht kassiert oder die Abrechnung von Kellnern & Fahrern durchgeführt wurde. Stornieren ist jedoch für den heutigen Tag in jedem Falle möglich.

Aus finanztechnischen Gründen ist das Wiederbearbeiten & Stornieren aus vergangenen Tagen nicht möglich!

Um einzelne Aufträge vergangener Tage auszudrucken (bspw. Firmenkunde hat Rechnung verlegt), gehe in Funktionen / Umsatzberichte und hier auf den zutreffenden Tag. Eine ähnliche Maske wie hier erscheint.

Alle Aufträge am heutigen Tage werden (von der Hauptmaske aus) in der

aufgelistet. Bitte beachte, das hier unten am Bildschirmrand ein Filter für:

• Alle Aufträge • Lieferungen • Abholer • Restaurant

etc. gesetzt sein kann. Aufträge, die noch nicht fertig gebucht sind (= "offen") können wiederbearbeitet werden. Die Bezeichnung "offen" bezieht sich auf den Restaurantbetreiber, da er das Geld bisher noch nicht tatsächlich eingenommen hat bzw. in seine Kasse verbuchen konnte.


- 21 -

Der Status der gedrückten Tasten merkt sich CassaForte bis zum nächsten Neustart. Haben Sie ein "Laufkunden Geschäft" ist vielleicht auch diese Einstellung von

Vorteil: (siehe Cassa: Funktionen / System / Programmeinstellungen / 2-Fakturierung / Bestellmodus "[x] Tagesinfo zweckgebunden öffnen"

Über die Rechtevergabe in Funktionen / Personal können einzelne Abschnitte & Funktionen für die Mitarbeiter gesperrt werden, so das ein Telefonist z.B. keine Stornos durchführen kann, ebenso keine Finanzberichte ansehen kann, aber die Mitarbeiter-Abrechnung durchführen darf.

(heutiger Tagesbericht mit den Reitern: Aufträge, Finanzbericht, Verkaufsbericht sowie Fahrer- und Kassen-Abrechnung)

Beim Stornieren werden zuvor 2 Sicherheitsabfragen gestellt, nichtsdestotrotz kann die Stornierung insofern wieder rückgängig gemacht werden, als das beim Wiederbearbeiten des stornierten Auftrages eine Kopie erstellt wird. Eine gesonderte Meldung "ReStorno auf AftNr." erscheint auf dem alten Eintrag.

Jedes Storno soll begründet werden (ggf. ist es bei Ihrem Finanzamt auch ein Muss!), daher wird der Begründungstext selbst auch in der Auftragsdatei gespeichert. Beim Ansehen dieses Auftrages wird die Begründung oben belegt mit Mitarbeiter, Datum + Zeit. Summen sind durchgestrichen dargestellt (keine zufällige manuelle Buchung eines stornierten Auftrages möglich). Des Weiteren wird jede Stornobuchung in den Systemevents (Funktionen / System) aufgezeichnet.

(Eingabe der Stornobegründung)

Die Ansicht eines Auftrages unterscheidet sich ein wenig vom tatsächlichen Ausdruck, so wird überflüssigerweise kein grafisches Logo angezeigt. Angaben zum Auftragsbenutzer werden hier immer dargestellt (auf dem Druck nur, wenn der Benutzername mind. 2 Worte umfasst).

Lädt den Auftrag in die Hauptmaske zum Wiederbearbeiten. Die Auftragsänderungen (Anzahl dieser) und Minderungs- oder Additionsbetrag werden ebenfalls in den Systemevents aufgezeichnet. Auf dem Auftragszettel wird oben links der Hinweis "Geändert" eingeblendet - bei Abrechnung eines Tisches wird diese Zeile nicht mehr erscheinen. Im Infobon (Pro Version) werden diese Werte zusammengefasst. Achtung, der im Auftrag festgelegte Kunde (genauer: Kundennummer) kann bei einer Auftragsänderung NICHT geändert werden! Soll dieser Auftrag tatsächlich einem anderen Kunden zugewiesen werden, müssen Sie ihn stornieren und den Auftrag kopieren (siehe unten).

- 22 -

(Anzeige der Auftragsänderung im Hauptformular)

Diese Funktion ist auch in anderen Dialogen (Kundeninfo, letzte Kundenbestellung, Berichte) vorhanden. Sollte aus welchen Gründen auch immer, es notwendig sein, einen Auftrag zu stornieren, werden mit KOPIEREN die Auftragspositionen in einen NEUEN Auftrag eingefügt. Der Kunde (siehe BEARBEITEN) kann hier wieder neu zugewiesen werden.

Die Kassierer-Funktion ist nur bei Abholern und Tischbuchung möglich. Tische können jedoch auch über die grafische Tischübersicht bequemer abgerechnet werden. Beim Kassieren wird der vom Kunden gegebene Betrag abgefragt und ggf. der Differenzbetrag ausgewiesen. Ebenfalls wird die angeschlossene Kassenschublade aufspringen. (Das Modul Driver kann ebenfalls Abholer mit dem Handscanner kassieren, in diesem Fall ist die Kassierer-Funktion in der Tagesinfo nicht mehr machbar).

Voreingestellt ist zum Nachdrucken zunächst nur Quittung. Etiketten werden nicht nachgedruckt, gehe hierzu auf Bearbeiten und dann noch mal drucken.

Aufträge & Z-Berichte vergangener Tage

Die Tagesinfo (hier genannt: Tagesbericht) vergangener Tage lässt sich über

-> abrufen. Kellner- und Fahrer- Abrechnungen lassen sich natürlich nur am gleichen Tage durchführen, weswegen diese Reiter nun auch ausgeblendet sind. Ebenso ist auch der X-Bericht (also Zwischenrechnung für die Kassenübergabe) auf dem Reiter "Finanzbericht" ist nicht verfügbar


- 23 -

WebShop Bestellung ausführen

Abruf der Internetbestellungen

Die Bestellungen werden vom CassaForte eMail (CF-Mail) Programm aus dem Internet abgeholt. CF-Mail läuft als eigenes Programm im Hintergrund, so ist es unerheblich ob CassaForte gestartet ist oder ob gerade nicht im Hauptbildschirm gearbeitet wird.

Bei Empfang ertönt ein Klingelzeichen (Soundkarte erforderlich) und die Bestellung wird ausgedruckt. Im Hauptformular von Cassa erscheint nun dieses Fenster "Internetbestellungen".

Der Bediener muss explizit diese Einspielung durchführen. Bei einer anderweitigen Auftragseingabe bleibt das Fenster Internetbestellungen im Hintergrund. Zusätzlich ertönt in Abständen ein Hinweiston über den Empfang einer Bestellung (Soundkarte erforderlich).

Sollte sich der Bediener auf welche Art auch immer "verheddern", auf "Auftrag verwerfen" drücken und die Frage "Soll die Internet Bestellung gelöscht werden" mit ABBRECHEN beantworten - sodann erscheint wieder die Liste der Internetbestellungen.

Beim Einspielen wird unterschieden zwischen Abholern und Lieferkunden. Bei Abholern werden die Auftragspositionen eingespielt, die weitere Verarbeitung (F6 für Abholer etc.) wird vom Personal durchgeführt.

Termin

Hat der Kunde einen Termin Hinweis hinterlegen wird das Termin Fenster (F9) automatisch vorgelegt.

Der Bediener entscheidet dann, welche Eingabe erforderlich ist, da dieses Feld ein Freitext-Feld ist (z.B. "habe Hunger, bitte schnell").

i

Es werden nur die Bestelldaten von CassaForte automatisch eingespielt, keine Kundendaten! Daher ist der ausgedruckte Zettel äußerst wichtig. Cassa übergibt aber (wenn vorhanden) die Telefonnummer in die Kundenabfrage. Der Hintergrund dieser Vorgehensweise ist, das die Eingaben des Kunden mit der Kundendatenbank nicht konform ist, sei es, das alles kleingeschrieben wird, oder falsche Leerzeichen gesetzt werden - und somit das in CassaForte enthaltene Straßenverzeichnis nicht mit den Kundendaten übereinstimmt. Somit "würde" bei einer automatischen Einspielung immer ein neuer Datensatz erzeugt.

- 24 -

Kunden zuweisen

Die Verarbeitung geschieht wie bei jedem anderen Kunden auch: Ist schon gespeichert = grün, ist im Kundenpool = gelb, ist nicht gespeichert = rot. Des Weiteren lässt sich über den Reiter SUCHEN ggf. ein bereits vorhandener Kunde lokalisieren.

Beachte den Schalter "Onlinesuche" bei unbekannten Kunden. Sofern die Rückwärtssuche vom Kunden bei der Telekom nicht widersprochen wurde, besteht die Möglichkeit, dass Cassa die Kundendaten für die Neukundeneingabe schon mit der gefundenen Adressangabe vorbelegen kann (Es ist so, wie Schalter Neukunde, nur das Name, Strasse, Plz, Ort schon ausgefüllt werden). Cassa geht direkt in die Straßenauswahl, womit "automatisch" PLZ und Quadrant (wenn in Ihrer Straßenliste vorhanden) übernommen werden. Übrigens: Mit der Funktion [X] Bezirke verwenden kann auch der Stadtteil sowie die Anfahrtskosten automatisiert werden. Im Klartext heißt das, nur Name, Strasse und Hausnummer werden vom Bediener eingegeben, alle weiteren Eingaben trägt das System ein!

Besonderheiten

Bei Übergabe von Hinweis und Notizfelder des Kunden, werden die Eingaben mit dem gespeicherten Kundendatensatz verglichen, ein spezieller Hinweis erscheint, wenn Texte voneinander abweichen. Der Bediener muss sich also zunächst auf die Kundendaten und Notizen auf dem Auftragszettel konzentrieren. Sinnvoll ist es auch, das ein abgearbeiteter Zettel "abgehakt" wird.

Hauptmaske, Kunde ist übernommen, Daten haben sich geändert

Drücke auf Ändern [F2], und bearbeite die Änderungen.


- 25 -

Auftrag fertig stellen

Schließe den Auftrag wie gewöhnlich mit ab.

Am Ende des Ausdrucks erscheint die History der Internetbestellung.

Nachdem der Auftrag fertig gestellt (gespeichert oder gedruckt) wird, kann per Einstellung eine Kunden Rückmail (Auftragsbestätigung) generiert werden, sofern der Kunde seine eMail Adresse bei der Bestellung angegeben hat.

Im Hintergrund öffnet sich das CassaForte Modul MailDropper.

- 26 -

Aktionsmanager

Ist momentan keine Aktion aktiv erscheint in der Hauptmaske:

Gegebenenfalls können Sie auch manuell eine Aktion wählen. Wird eine Aktion gefunden (sei es über das aktuelle Datum & Tageszeit oder wenn ein Termin [F9]

vergeben wurde), erscheint:

Sind mehrere Aktionen verknüpft (bspw. alle kleinen & großen Pizzen) erscheint:

Um einen EINZELNEN Kunden von der Aktion auszunehmen, drücke den Aktionsschalter. Nach dem Speichern des Auftrages wird wieder auf die ursprüngliche Aktion geschaltet. Bitte denken Sie daran, das Sie mit diesem Manager große Freiheiten haben und auch nur auf eine bestimmte Kundengruppe (Stammkunden) Aktionen automatisch aktivieren lassen können.

Information:

Zeige mit der Maus auf , links erscheint ein Hinweisfenster, für welche Warengruppen nun der Aktionspreis gilt. Ebenso kann bei Eingabe des Artikel (noch kein ENTER drücken) der ORIGINALPREIS in der Artikelinfo

abgelesen werden, erst nach ENTER erfolgt die Umrechnung in der

Auftragsliste


- 27 -

- Raum für persönliche Notizen -

- 28 -

Allgemeine Übersicht

Elemente der Oberfläche

Programm Versions Info>

<Angemeldetes Personal und Programm-Hilfe

Auftrags-Positionen>

<Kunden wählen

Inkasso > Aufschlüsselung des Endpreises

Waren-Gruppen-Info >

[Memo]: Eine Notiz für die Küche erfassen <Zutaten Extras [+ / -] <Artikel-Auswahl, Menge <Schnelltastatur

Funktions Leiste>

< Cassa beenden

^ Benutzer Anmeldung

^ Auftrags eingabe verwerfen

^ Heutige Aufträge und Finanzen

^ Virtuelle Speise Karte

^ Termin erstellen

^ Auftrag speichern und Drucken

Eingabemöglichkeiten in der Artikeleingabe

<Artikelinformation

Größe Auswahl (Pfeil nach links)

> <Wahlartikel (Pfeil nach unten)

< Nachträgliche Änderung Artikelmenge

<Zutatenauswahl (+ und - Taste)

<Eingabetaste (Enter)

^ Artikel neu eingeben (ESC)

Per Tastatur: Bild-Hoch / Bild-Runter Taste => Artikelnummer verändern * und % Taste => Menge verändern

Documents

Bedienerhandbuch zu CassaForte · : CassaForte - DIE Kassenlösung auch für Ihre Gastronomie :. - 5 - Neuen Auftrag erfassen Nur wenige Schritte sind notwendig um einen Auftrag zu