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Benutzerhandbuch

sBrams — Ihr guter Draht zum Kunden

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Vorwort Dieses Handbuch beschreibt den Gebrauch und die Funktionen von sBrams (Sound Brand Management System) - Ihrer webbasierenden Serviceplattform zur Verwaltung, Ein-spielung und Gestaltung aller für Sie verfügbaren Profiansagen für Festnetz und/oder Mobilfunk. Egal ob Sie im Urlaub, auf Dienstreisen, krank oder einfach mal nicht erreichbar sind—mit sBrams garantieren Sie ein einheitlichen, repräsentativen und professionellen tele-fonischen Auftritt.

Gliederung dieses Handbuchs

Leitfaden 1. Auflage, Oktober 2008 Alle Angaben im Leitfaden wurden sorgfältig erarbeitet, erfolgen jedoch ohne Gewähr. Kein Teil des Leitfadens oder Programms darf in irgendeiner Form (Druck, …) ohne unsere vorherige schriftliche Genehmigung reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Wir weisen darauf hin, dass die in diesem Leitfaden verwendeten Bezeichnungen und Markennamen der jeweiligen Firmen im Allgemeinen Wa-renzeichen-, marken– oder patentrechtlichem Schutz unterliegen. Autor: HiPro|Call AG Impressum: HiPro|Call AG Feringastraße 4 85774 Unterföhring bei München Telefon: +49 (0) 89 42 00 18 8-0 Fax: +49 (0) 89 42 00 18 8-28 Mail: info@hiprocall.de Web: www.hiprocall.de WO Patentanmeldung Nr: pct/ep2008/056777 WO Patentanmeldung Nr.: pct/ep2008/058663 EP Patentanmeldung Nr: 06117224.3

Kapitel 1 bietet Ihnen einen kompakten Überblick über die Funktionen von sBrams.

Kapitel 2 zeigt Ihnen die „ersten Schritte“ zur erfolgreichen Anmel-dungen und Registrierung.

Kapitel 3 beschreibt Ihnen detailliert die Grundfunktionen von sBrams.

Kapitel 4 erläutert die Aktivierung und Einspielung der verfügbaren Ansagen.

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Inhaltsverzeichnis

Kapitel 1: Einführung 4

1.1. Funktionen 4

1.2. Hilfestellungen

Kapitel 2: Erste Schritte

2.1. Systemvoraussetzungen 5

2.2. Die Startmaske 5

2.2.1. Anmeldung / Registrierung 5/6

2.2.1. Passwort vergessen 7

Kapitel 3: Die Hauptmaske 8/9

3.1. Der Ansagen-Bereich 9/10

3.2. Der Status-Bereich 10/11

Kapitel 4: Aktivieren der Ansagen 12

4.1. Sofortiges aktivieren 12/13

4.2. Vervollständigen und aktivieren 13/14

4.3. Einspieltermin 15

Troubleshooting 16

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Index & Begriffserklärungen 17/18

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Kapitel 1: Einführung

1.1. Funktionen sBrams ist ein webbasierendes Content Management System für die zentrale Bestellung, Gestaltung und Verwaltung von Telefonansagen. Mit sBrams haben Sie die Möglichkeit, Ihre eigene Mail- und/oder Mobilbox markenkon-form und tagesaktuell (z.B. Urlaub/Geschäftsreise) zu bespielen. Die Ansagen werden dann sofort oder zum gewünschten Zeitpunkt auf Ihre persönliche Mailbox aufgespielt.

1.2. Hilfestellungen

So erreichen Sie den sBrams-Support: Wenn Sie Fragen zu sBrams haben, auf die Sie in diesem Handbuch keine Antwort finden, dann rufen Sie uns an oder schicken uns eine Email:

Online-Feedback: Wir wollen unsere Dokumentation weiter verbessern und freuen uns über Ihre Anmerkungen und Vorschläge. Sie können Ihre Anmerkungen / Anliegen direkt auf Ihrer sBrams Benutzeroberfläche unter „Feedback“ an uns übermitteln:

Abb. 1

Freecall: 0800

Email: info@hiprocall.de

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Kapitel 2: Erste Schritte

2.1. Systemvoraussetzungen

2.2. Startmaske

Öffnen Sie Ihren Browser und geben in das Adressfeld http://audi.sbrams.de ein. Darauf hin erreichen Sie die sBrams-Anmeldemaske.

2.2.1. Anmeldung

Abb. 2 Wenn Sie bereits im Besitz Ihrer Zugangsdaten (Benutzername & Passwort) sind, kön-nen Sie sich damit direkt am Portal anmelden. Beispiel:

Browser: Ein Browser „der neuen Generation“ (Internet Explorer ab Version 6; Firefox ab Version 1.5). Bei der Verwendung alternativer Browser setzen Sie Sich bitte mit uns in Verbindung.

Flash Player

Plugin:

Ab Version 7. Download unter: www.adobe.com/de/products/flashplayer/

Benutzername: max.mustermann@muster.de

Passwort: *******

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Sollten Ihnen Ihre Zugangsdaten noch nicht zugewiesen worden sein, haben Sie die Möglichkeit sich, neu zu registrieren. Benutzen Sie bitte dazu den Link . Sie erreichen darauf hin folgende Eingabemaske:

Abb. 3 Alle mit einem Stern (*) gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder und somit für eine korrekte Registrierung notwendig. Bitte achten Sie bei der Eingabe der erforderlichen Rufnummern auf folgendes Format:

Nach korrekter Eingabe Ihrer Daten, erhalten Sie eine Email mit Ihren persönlichen Zu-gangsdaten (Benutzername & Passwort). Damit können Sie sich nun direkt im Portal an-melden. (siehe auch Kapitel 2.2.1. Anmeldung) Sollten in Ihrem Account noch keine Ansagen zur Verfügung stehen, so befinden sich Ihre individuellen Textbausteine (z.B. Ihr Vor– und Nachname) gerade in Produktion. Sobald diese fertig gestellt sind, werden Sie darüber automatisch via Email informiert. Dies erfolgt in der Regel in drei bis fünf Werktagen.

Telefon Nummer: 498942001880

Mobil Nummer 491701234567

(Ländervorwahl—Ortsvorwahl—Rufnummer)

(Ländervorwahl—Netzvorwahl—Rufnummer)

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2.2.3. Passwort vergessen

Abb. 4 Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie dieses durch klicken auf die Schaltfläche erneut anfordern. Auf nachfolgender Maske werden Sie aufgefordert, Ihren Benutzernamen (meist Ihre Emailadresse) einzutragen. (Abb.4)

Abb. 5 Sie erhalten darauf hin umgehend ein neues Passwort via Email zugesendet.

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Kapitel 3: Die Hauptmaske

Nach erfolgreicher Anmeldung werden Sie auf die Hauptmaske weitergeleitet: Diese unterteilt sich in zwei Hauptbereiche (Abb. 6): Links: Der Ansagen-Bereich (Kapitel 3.1.) Rechts: Der Status-Bereich (Kapitel 3.2.)

Abb. 6 Über die Registerkarte „Meine Daten“, haben Sie die Möglichkeit, jederzeit Ihre Benut-zerdaten zu ändern oder anzupassen.(Abb. 7)

Abb. 7

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Alle mit einem Stern (*) gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder und somit für eine korrekte Registrierung notwendig. Bitte achten Sie bei der Eingabe der erforderlichen Rufnummern auf folgendes Format:

3.1. Der Ansagenbereich

Abb. 8

In diesem Bereich finden Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Ansagen, welche Sie je nach Status Ihrer Abwesenheit, auf den jeweiligen Einspielmedien (Mobilfunk / Fest-netz ) aktivieren können. Die Ihnen angezeigten Ansagetypen („Nicht erreichbar“, „Besprechung“, „Urlaub“, usw.) sind abhängig von den voreingestellten User-Gruppen (Abteilungen / Unternehmensbe-reiche) und können daher variieren. Die einzelnen Ansagetypen können sich in verschiedene Ansagemodi unterteilen, welche mit Ziffern gekennzeichnet sind. (Abb. 9)

Telefon Nummer: 498942001880

Mobil Nummer 491701234567

(Ländervorwahl—Ortsvorwahl—Rufnummer)

(Ländervorwahl—Netzvorwahl—Rufnummer)

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Abb. 9 Die unterschiedlichen Modi können sein:

• Ansage für Festnetz und/oder Mobilfunk • Untergeordnete Ansagetypen (zum Beispiel: „Geschäftsreise“ unter „Besprechung“)

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, durch klicken auf die Schaltfläche , jede verfügbare Ansage abzuspielen. Wie Sie die Ansagen aktivieren bzw. „vervollständigen und aktivieren“, erfahren Sie in Kapitel 4.

3.1. Der Statusbereich

Abb. 10

In diesem Bereich wird Ihnen der Status der zuletzt aktivierten Ansage als auch die von Ihnen zur Einspielung geplanten Ansagen angezeigt.

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Zuletzt aktivierte Ansage:

Ob die von Ihnen geplante Ansage erfolgreich eingespielt wurde, erkennen Sie an fol-gendem Status:

Abb.11

Weitere Hinweise zum Status einer Ansage erhalten Sie über den Tooltip, indem Sie mit dem Mauszeiger auf das Flammensymbol, wie in Abb. 12, zeigen. (siehe auch Seite 16)

Abb.12 Unterhalb des Statusbereiches (Abb. 13) erfahren Sie weitere wichtige Benutzerinformationen. (siehe auch Seite 17)

Abb.13

Grau: Die Ansage befindet sich gerade im Einspiel-Modus.

Grün: Die Ansage wurde erfolg-reich eingespielt und ist aktiv.

Rot: Bei der Einspielung ist ein Fehler aufgetreten. Die Ansage ist nicht aktiv.

c

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Kapitel 4: Aktivieren der Ansagen Beim aktivieren der Ansagen (und der darauf folgenden Einspielung auf das gewünschte Medium) wird nach dem jeweiligen Ansagetyp unterschieden:

• Sofortiges Aktivieren (Kapitel 4.1.) • Vervollständigen und aktivieren (Kapitel 4.2.)

4.1. Sofortiges Aktivieren

Abb. 14

Bei Ansagetypen, die keine weiteren Angaben zur Vervollständigung des Ansagetextes

benötigen, klicken Sie bitte auf .

Sie gelangen darauf hin zu folgender Maske:

Abb. 15

Hier ist der Ansagetext hinterlegt, der nachfolgend auf Ihre Mailbox eingespielt wird.

Durch Klicken auf die Schaltfläche können Sie Ihre Ansage jederzeit abspie-

len und anhören.

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Im Bereich „Einspielmedien“ werden die Ihnen zur Verfügung stehenden Einspielmedien

angezeigt. Diese können sein:

• Mailbox (Festnetz)

• Mobilbox (Mobilfunk)

• Download

• Email (Versand)

• Warteschleife (Music on Hold)

• Ringtone (folgt)

• Ringbacktone (folgt)

Diese können Setzen eines Hakens aktiviert oder deaktiviert werden.

Näheres zum Thema „Einspieltermin“ lesen Sie in Kapitel 4.3..

4.2. Vervollständigen und aktivieren

Abb. 16

Sollten zur Vervollständigung des Ansagetextes noch individuelle Angaben (Dauer der

Abwesenheit, Vertretung, Rufnummer der Vertretung, usw.) von Ihnen benötigt werden,

klicken Sie bitte auf .

Sie gelangen darauf hin zu folgender Maske (Abb. 17):

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Abb. 17

Beispiel „Urlaubsansage“:

Wichtig für diese Ansage ist der Zeitraum der Abwesenheit (Tag und Monat), der Name

Ihrer Vertretung (Vorname Nachname) sowie die Rufnummer Ihrer Vertretung

(Ziffernblock).

Da diese Eingaben ständig variieren, ist es erforderlich, die Parameter individuell zu

bestimmen. Dies erfolgt entweder durch eine Mehrfachauswahl durch klicken auf das

jeweilige Dropdownmenü, oder durch eine manuelle Eingabe in ein Textfeld.

Erst nach Bestimmung aller erforderlichen Eingaben können Sie Ihre Ansage zur Einspie-

lung aktivieren. Anderenfalls erhalten Sie den Hinweis das noch Angaben fehlen und die

Ansage nicht eingespielt werden kann.

Näheres zu dem Thema „Einspieltermin“ lesen Sie in Kapitel 4.3..

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4.3. Einspieltermin

Abb.18

Durch betätigen des Radiobuttons „sofort aktivieren“ und nachfolgendem Klicken auf

den Button , lösen Sie umgehend die Einspielung der Ansage aus.

Durch betätigen des Radiobuttons „später aktivieren“ und nachfolgendem Klicken auf

den Button , können Sie unter Eingabe von Tag - Monat .– Jahr und Uhrzeit

die Einspielung termingenau planen.

Die jeweils aktivierte Ansage erscheint darauf hin im „Statusbereich“. (Siehe Kapitel

3.2.)

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Troubleshooting

Abb. 19

1. Status-Fehlermeldungen

Fehler-

nummer

Fehlermeldung Lösung

1 Unbekannter Fehler Bitte kontaktieren Sie unseren Support

10 wav Datei konnte nicht kopiert werden

Bitte kontaktieren Sie unseren Support

15 Fehler beim soxen der Datei Bitte kontaktieren Sie unseren Support

20 Fehler beim Auslieferungstyp Bitte kontaktieren Sie unseren Support

25 Zwahl Fehler Bitte kontaktieren Sie unseren Support

30 Falsches Netz Überprüfen Sie Ihre Eingaben unter „Meine Daten“ —> „Einspielmedien“ —> „Provider“

35 Fehler im Provider Prozess Bitte kontaktieren Sie unseren Support

40 Vorwahl oder Telefonnummer un-bekannt

Überprüfen Sie Ihre Eingaben unter „Meine Daten“ —> „Einspielmedien

45 Fehler in der Telefonnummer oder der PIN

Überprüfen Sie Ihre Eingaben unter „Meine Daten“ —> „Einspielmedien

50 Wiedergabe wurde abgebrochen Bitte kontaktieren Sie unseren Support

60 Fehler bei Hardware Einstellung Bitte kontaktieren Sie unseren Support

65 Mailboxsystem ist unbekannt Bitte kontaktieren Sie unseren Support

„blocked“ Mailboxsystem ist deaktiviert Bitte kontaktieren Sie unseren Support

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2. Benutzerinformationen

Abb. 20

Fehlermeldung Beschreibung / Lösung

Auf Ihrem System ist kein Flashplayer installiert

Für uneingeschränkte Funktionalität von sBrams benötigen Sie einen Flash Player. Die-se Fehlermeldung erhalten Sie wenn kein Flash Player installiert ist oder die installierte Version älter als Version 7 ist Eine aktuelle Version erhalten Sie unter: Download unter: www.adobe.com/de/products/flashplayer/

Es sind noch nicht alle Ihre gesproche-nen Textbausteine im System verfügbar

Das bedeutet, dass die individuell gesproche-nen Bausteine, die sich auf Ihre Daten bezie-hen (z.B. Vorname/Nachnahme) noch nicht verfügbar sind. Als Konsequenz kann es pas-sieren, dass Sie nur wenige oder auch gar keine Ansagen in der Übersicht sehen kön-nen. Sobald die Bausteine in das System integriert worden sind, können Sie Ihre verfügbaren Ansagen sehen. Wenn neue Textbausteine (z.B. Ihre persönliche E-mail Adresse) für Sie angelegt worden sind, werden Sie automa-tisch per E-mail informiert.

Ihre Benutzerdaten (Nummer/PIN) sind noch nicht vollständig. Bitte vervollstän-digen Sie die noch fehlenden Daten

Diese Information weist Sie darauf hin, das Sie bei „Meine Daten“ noch nicht alle erfor-derlichen Daten angeben haben.