Bericht über die wesentlichen Prüfungen im Rahmen der ... · NKF Neues Kommunales Finanzmanagement . Nr. Nummer . NRW Nordrhein-Westfalen . o. b. oben beschrieben . ... Klinikinformationssystem

LWL-Rechnungsprüfungsamt

Bericht über die wesentlichen Prüfungen im Rahmen der sonstigen gesetzlichen und übertragenen Aufgaben des Jahres 2016

Inhaltsverzeichnis

Zusammenfassung 1

1 Dezernat Erster Landesrat Dr. Georg Lunemann 5

1.1 Unvermutete Bestandsaufnahme der Finanzmittel des LWL (Bilanzposten: Liquide

Mittel ohne Handkassen) im Rahmen der dauernden Überwachung der

Zahlungsabwicklung des LWL 5

1.2 Prüfung des SAP-Lizenzmanagements 7

1.3 Prüfung der Datensicherung beim LWL 12

1.4 Prüfung des LWL-WLANs 17

1.5 Prüfung des SAP-Moduls MM (Materialwirtschaft) 20

1.6 Prüfung von Doppelungen im SAP HCM in der Personalabrechnung 27

1.7 Verweis auf relevante dezernatsübergreifende Prüfungen 32

2 Dezernat Landesrat Matthias Münning 33

LWL-Behindertenhilfe Westfalen 33

2.1 Stationäre Kurzzeitbetreuung im Rahmen des SGB XII 33

2.2 Testierung der Grundsicherungsausgaben für das Jahr 2015 38

2.3 Kostenerstattung zwischen den Trägern der Sozialhilfe gemäß den

§§ 106-108 SGB XII 45

2.4 Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben in Werkstätten für behinderte Menschen

(WfbM) 48

2.5 Ansprüche auf Leistungen aus der Pflegeversicherung gemäß §§ 43, 43a SGB XI 55

LWL-Amt für Soziales Entschädigungsrecht 62

2.6 Aufwendungen der Waisenversorgung aus Landesmitteln und deren Berücksich-

tigung bei Leistungen von Hilfen in besonderen Lebenslagen nach § 27d BVG 62

2.7 Aufwendungen durch die Gewährung von Sterbe- und Bestattungsgeldern

gem. §§ 36, 53, 37 Bundesversorgungsgesetz (BVG) aus Landesmitteln 67

Inhaltsverzeichnis

LWL-Integrationsamt Westfalen 71

2.8 Leistungen an Arbeitgeber zur Schaffung und behinderungsgerechten Einrichtung

von Arbeits- und Ausbildungsplätzen für schwerbehinderte Menschen nach §§ 15

und 26 SchwbAV 71

2.9 Ordnungsgemäße Aufgabenbearbeitung der Zentralstelle für den

Bergmannsversorgungsschein NRW 74

3 Dezernat Landesrat Prof. Dr. Meinolf Noeker 80

3.1 Abrechnung der Wohnheimkosten im LWL-Wohnverbund Marl-Sinsen 80

3.2 Apotheke der LWL-Klinik Warstein 83

3.3 Prüfung des Ambulanten Pflegedienstes im Regionalen Netz Marsberg 86

3.4 Finanz- und Rechnungswesen bei den Einrichtungen des LWL-PsychiatrieVerbundes

Westfalen und den LWL-Maßregelvollzugskliniken 97

3.5 Prüfung der Verfügbarkeit des Krankenhausinformationssystems (KIS) 99

3.6 Besonderes Vorkommnis gem. § 8 Abs. 3 RPO – X/TIME-Umstellung auf

Winterzeit 107

3.7 Prüfung der Aufgabenwahrnehmung aus der Betreiberverantwortung beim

Betrieb von prüfpflichtigen Anlagen und Einrichtungen in den Regionalen

Netzen des LWL 110

3.8 Personalprüfung im Regionalen Netz Marl-Sinsen, Hamm, Dortmund 118

3.9 Personalprüfung im Regionalen Netz Münster/Lengerich 129


4 Dezernat Landesrat Tilmann Hollweg 139

4.1 Reisekostenabrechnungen der LWL-Maßregelvollzugsabteilung Westfalen 139


5 Dezernat Landesrätin Birgit Westers 142

5.1 Vergabeprüfungen VOL/VOF 142

5.1.1 Prüfung des Beschaffungswesens bei der LWL-Schulverwaltung Soest und

beim LWL-Bildungszentrum Soest 142

Inhaltsverzeichnis

5.1.2 Prüfung des Beschaffungswesens beim LWL-Heilpädagogischen Kinderheim

Hamm 145

5.2 Prüfungen des Finanz- und Rechnungswesens bei den LWL-Jugend-

hilfeeinrichtungen 148

5.3 Prüfung der Abrechnung der privatrechtlichen Leistungsentgelte (therapeutische

Leistungen und Mittagsbeköstigung) in den LWL-Förderschulen im Bereich der

LWL-Schulverwaltung Paderborn und der LWL-Schulverwaltung Olpe 150

5.4 Prüfung der privatrechtlichen Leistungsentgelte sowie der Sach- und Honorarkosten

im LWL-Berufskolleg - Fachschulen Hamm 155

5.5 Prüfung des Personalwesens im LWL-Jugendheim Tecklenburg 160

6 Dezernat Landesrätin Dr. Barbara Rüschoff-Parzinger 169

6.1 Prüfung der Handkassen 169

6.2 LWL-Museum für Kunst und Kultur 170

6.3 Museum in der Kaiserpfalz Paderborn 176

6.4 Prüfung von VOL-Vergaben im LWL-Freilichtmuseum Detmold 179

6.5 Prüfung der Vergabe und Abrechnung von Bau- und Bauunterhaltungsarbeiten im

LWL-Freilichtmuseum Detmold 183

6.6 LWL-Museum für Naturkunde Münster 188

7 Dezernat Landesrätin Judith Pirscher 189


8 Dezernatsübergreifende Vergabeprüfungen 190

8.1 Vergaben nach VOL/VOF 190

8.2 Vergaben nach VOB 199

9 Prüfungen im Bereich der LWL-Stiftungen 202

9.1 Jahresabschlüsse der im Haushaltsplan des LWL gesondert nachgewiesenen

Stiftungen 202

9.1.1 Treuhandvermögen, Piepmeyer-Stiftung 202

9.1.2 Sondervermögen, rechtliche unselbständige Stiftungen 202

Inhaltsverzeichnis

10 Besondere Vorkommnisse 204

10.1 Kommunale Versorgungskassen Westfalen-Lippe (kvw) 204

Verzeichnis der Abkürzungen

Abs. Absatz

Abt. 60 LWL-Behindertenhilfe Westfalen

Abt. 61 LWL-Integrationsamt Westfalen

ABW Ambulant Betreutes Wohnen

AG-SGB XII NRW Ausführungsgesetz zum Sozialgesetzbuch Zwölftes Buch des Landes

Nordrhein-Westfalen

ALS Ausgabeleistungssatz

ANLEI DV-Unterstützung für die Antragsannahme und Leistungsgewährung

in der Sozialhilfe

ApBetrO Apothekenbetriebsordnung

APD Ambulanter Pflegedienst

ApoG Apothekengesetz

BAG Bundesarbeitsgericht

BBB Berufsbildungsbereich

BGB Bürgerliches Gesetzbuch

BSI Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik

BVG Bundesversorgungsgesetz

BVS Bergmannsversorgungsschein

BVSG NW Gesetz über einen Bergmannsversorgungsschein im Land Nordrhein-

Westfalen

BWF Betreutes Wohnen in Gastfamilien

bzgl. bezüglich

bzw. beziehungsweise

ca. circa

DA Dienstanweisung(en)

DA-Vergabe Dienstanweisung für die Vergabe von Lieferungen und Dienstleistun-

gen des LWL

DA-VOB Dienstanweisung für die Vergabe- und Vertragsordnung von Bauleis-

tungen des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe

d. h. das heißt

DIN Deutsches Institut für Normung

DSG NRW Datenschutzgesetz NRW

DV-Verfahren Datenverarbeitungs-Verfahren

eAkte elektronische Akte

EDV Elektronische Datenverarbeitung


EG Entgeltgruppe

EgE Eingliederungshilfe in Einrichtungen

ELS Einnahmeleistungssatz

EM-Rente Erwerbsminderungsrente

EV Eingangsverfahren

EUR Euro

exkl. exklusive

€ Euro

Fa. Firma

FA Fachausschuss

ff. folgende

gA gewöhnlicher Aufenthalt

gem. gemäß

GEFMA German Facility Management Association

GemHVO Gemeindehaushaltsverordnung

GemHVO NRW Verordnung über das Haushaltswesen der Gemeinden im Land

Nordrhein-Westfalen (Gemeindehaushaltsverordnung NRW)

ggf. gegebenenfalls

GO Gemeindeordnung

GO NRW Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen

GOBD Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von

Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form so-

wie zum Datenzugriff

GUV Gesetzliche Unfallversicherung

HCM Human Capital Management

i. d. R. in der Regel

i. H. v. in Höhe von

IKS Internes Kontrollsystem

IMS Information Management System

i. S. d. im Sinne des

i. S. v. im Sinne von

IT Informationstechnologie

IT.NRW Landesbetrieb Information und Technik Nordrhein-Westfalen

i. V. m. in Verbindung mit

IT Informationstechnologie


jährl. jährlich

KFürsV Verordnung zur Kriegsopferfürsorge

KIS Klinikinformationssystem

KOF-E Empfehlungen zur Kriegsopferfürsorge

KZB Kurzzeitbetreuungen

LB Leistungsberechtigte

lfd. Hibl. Laufende Hilfe in besonderen Lebenslagen

LHO Landeshaushaltsordnung

LRKG Landesreisekostengesetz

Lt. Laut

LVerbO Landschaftsverbandsordnung

LVR Landschaftsverband Rheinland

LWL Landschaftsverband Westfalen-Lippe

LWL-Abt. 50 LWL-Landesjugendamt

LWL-Berufskolleg LWL-Berufskolleg - Fachschulen Hamm

LWL-BLB Bau- und Liegenschaftsbetrieb des Landschaftsverbands Westfalen-

Lippe

LWL-BLB-NT Ref. Nachrichtentechnik des LWL-Bau- und Liegenschaftsbetriebs

LWL.IT LWL.IT Service Abteilung

LWL-PV LWL-PsychiatrieVerbund

LWL-RPA LWL-Rechnungsprüfungsamt

LWL-RPO Rechnungsprüfungsordnung für den Landschaftsverband

Westfalen-Lippe

LWL-ZEK Zentrale Einkaufskoordination

MAIS NRW Ministerium für Arbeit, Integration und Soziales Nordrhein-Westfalen

MB Marburger Bund

Mio. Millionen

mtl. monatlich

MV Mitteilungsverordnung

NKF Neues Kommunales Finanzmanagement

Nr. Nummer

NRW Nordrhein-Westfalen

o. b. oben beschrieben

OE Organisationsentwicklung (Referat der LWL-Haupt- und Personalab-

teilung)


OEG Opferentschädigungsgesetz

o. g. oben genannte

Orbis Fortbildungssoftware der Firma Orbis

PKL Preis- und Konditionenliste (für SAP-Lizenzen)

PN Prüfungsniederschrift

PROFF Prüfung und Optimierung von Fort- und Weiterbildungsorganisation

und zugehörigen Fachverfahren in der LWL-Abteilung 50, im LWL-

Jugendhof Vlotho und im LWL-Berufskolleg

PsychPV Psychiatrie-Personalverordnung

PV LWL-PsychiatrieVerbund Westfalen

% Prozent

rd. rund

RPO Rechnungsprüfungsordnung

SAG Sonderarbeitsgruppe

SAP Firmenname (System-Analyse und Programmentwicklung)

SAP-ERP SAP-Produkt, Enterprise-Resource-Planning

SAP-HCM Personalinformationssystem der Fa. SAP, Human Capital Management

SAP MM SAP-ERP-Modul für die Materialwirtschaft, Materials Management

SAP R/3 Software der Fa. SAP

SBA Schwerbehindertenausweis

SE Die Europäische Gesellschaft ist eine Rechtsform für Aktiengesell-

schaften in der Europäischen Union und im Europäischen Wirtschafts-

raum, Societas Europaea

SchwbAV Schwerbehinderten-Ausgleichsabgabeverordnung

SGB I Sozialgesetzbuch, Erstes Buch (Allgemeiner Teil)

SGB V Sozialgesetzbuch, Fünftes Buch (Gesetzliche Krankenversicherung)

SGB VI Sozialgesetzbuch, Sechstes Buch (Gesetzliche Rentenversicherung)

SGB IX Sozialgesetzbuch, Neuntes Buch (Rehabilitation und Teilhabe behin-

derter Menschen)

SGB XI Sozialgesetzbuch, Elftes Buch (Soziale Pflegeversicherung)

SGB XII Sozialgesetzbuch, Zwölftes Buch (Sozialhilfe)

SLA Service Level Agreement (Service Level Vereinbarung)

sog. sogenannt

SPV Soziale Pflegeversicherung

TzBfG Teilzeit- und Befristungsgesetz

https://de.wikipedia.org/wiki/Rechtsform

https://de.wikipedia.org/wiki/Aktiengesellschaft

https://de.wikipedia.org/wiki/Aktiengesellschaft

https://de.wikipedia.org/wiki/Europ%C3%A4ische_Union

https://de.wikipedia.org/wiki/Europ%C3%A4ischer_Wirtschaftsraum

https://de.wikipedia.org/wiki/Europ%C3%A4ischer_Wirtschaftsraum


TÜV Technischer Überwachungsverein

u. a. unter anderem

vgl. vergleiche

VHB-Bund Vergabe- und Vertragshandbuch für die Baumaßnahmen des Bundes

VKA Vereinigung der Kommunalen Arbeitgeberverbände

VOF Vergabeordnung für freiberufliche Dienstleistungen

VOB, VOB/A Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen, Teil A

VOL, VOL/A Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen, Teil A

WaWiS 2.0 Projekt zur Harmonisierung und Optimierung der WarenWirtschafts-

Systeme im LWL

WfbM Werkstatt für behinderte Menschen

WLAN Wireless Local Area Network (drahtloses lokales Netzwerk)

WVO Werkstättenverordnung

z. B. zum Beispiel

zzgl. zuzüglich

X/TIME Software für Dienstplangestaltung und Zeiterfassung

ZEK Zentrale Einkaufskoordination

Glossar

ADONIS Software, die insbesondere die Funktionalitäten und

die Modelliermethode zur Verfügung stellt, um Ge-schäftsprozesse zu analysieren.

Anwenderdokumentation Die Anwenderdokumentation (fachliches Feinkonzept, Anwenderhandbuch) enthält alle Informationen, die für eine sachgerechte Bedienung einer IT-Anwendung er-forderlich sind.

Authentizität Mit dem Begriff Authentizität wird die Eigenschaft be-zeichnet, die gewährleistet, dass ein Kommunikations-partner tatsächlich derjenige ist, der er vorgibt zu sein. Bei authentischen Informationen ist sichergestellt, dass sie von der angegebenen Quelle erstellt wurden. Der Begriff wird nicht nur verwendet, wenn die Identität von Personen geprüft wird, sondern auch bei IT-Komponenten oder Anwendungen.

Automation Grundsicherung Die Automation Grundsicherung verlängert automa-tisch die in ANLEI erfassten Leistungen der Grundsiche-rung für Hilfesuchende im Bereich der LWL-Behindertenhilfe Westfalen.

BSI-Baustein Der Begriff dient zur Strukturierung von Empfehlungen der IT-Grundschutz-Kataloge. Bausteine sind die Ein-heiten innerhalb einer Schicht (z. B. IT-Systeme, Netze). Sie beschreiben teils technische Komponenten (wie Verkabelung), teils organisatorische Verfahren (wie Notfallvorsorge-Konzept) und besondere Einsatzfor-men (wie Häuslicher Arbeitsplatz). In jedem Baustein werden die betrachtete IT-Komponente und die Ge-fährdungslage beschrieben sowie organisatorische und technische Sicherheitsmaßnahmen empfohlen.

Courtage Vermittlungsgebühr für Makler u. a. auch bei Grund-stücksgeschäften

Customizing Anpassung eines Serienprodukts an die Bedürfnisse eines Kunden; im Bereich von ERP Software wie SAP ERP versteht man unter Customizing alle Anpassungen, die ohne Programmierung möglich sind.

EU-Vergaben Vergaben ab Erreichen der Schwellenwerte Firewall Eine Firewall ist ein System aus soft- und hardware-

technischen Komponenten, um IP-Netze sicher zu kop-peln.

Informationssicherheitsmanagement Die Planungs-, Lenkungs- und Kontrollaufgabe, die erforderlich ist, um einen durchdachten und wirksamen Prozess zur Herstellung von Informationssicherheit aufzubauen und kontinuierlich umzusetzen, wird als Informationssicherheitsmanagement bezeichnet. Dabei handelt es sich um einen kontinuierlichen Prozess, des-

Glossar

sen Strategien und Konzepte ständig auf ihre Leis-tungsfähigkeit und Wirksamkeit zu überprüfen und bei Bedarf fortzuschreiben sind.

Integrität Integrität bezeichnet die Sicherstellung der Korrektheit (Unversehrtheit) von Daten und der korrekten Funkti-onsweise von Systemen. Wenn der Begriff Integrität auf "Daten" angewendet wird, drückt er aus, dass die Da-ten vollständig und unverändert sind. In der Informati-onstechnik wird er in der Regel aber weiter gefasst und auf "Informationen" angewendet. Der Begriff "Informa-tion" wird dabei für "Daten" verwendet, denen je nach Zusammenhang bestimmte Attribute wie z. B. Autor oder Zeitpunkt der Erstellung zugeordnet werden kön-nen. Der Verlust der Integrität von Informationen kann daher bedeuten, dass diese unerlaubt verändert, Anga-ben zum Autor verfälscht oder Zeitangaben zur Erstel-lung manipuliert wurden.

Internes Kontrollsystem (IKS) Gesamtheit aller aufeinander abgestimmten und mitei-nander verbundenen Kontrollen und Maßnahmen zur Einhaltung von Richtlinien und zur Abwehr von Schä-den.

ISO 27001 Die internationale Norm ISO/IEC 27001 spezifiziert die Anforderungen für Einrichtung, Umsetzung, Aufrecht-erhaltung und fortlaufende Verbesserung eines doku-mentierten Informationssicherheits-Managementsystems unter Berücksichtigung des Kon-texts einer Organisation.

IT-Grundschutz IT-Grundschutz bezeichnet eine Methodik zum Aufbau eines Sicherheitsmanagementsystems sowie zur Absi-cherung von Informationsverbünden über Standard-Sicherheitsmaßnahmen. Außerdem wird mit IT-Grundschutz der Zustand bezeichnet, in dem die vom BSI empfohlenen Standard-Sicherheitsmaßnahmen umgesetzt sind, die als Gesamtheit von infrastrukturel-len, organisatorischen, personellen und technischen Sicherheitsmaßnahmen Institutionen mit normalem Schutzbedarf hinreichend absichern.

IT.NRW Der Landesbetrieb Information und Technik Nordrhein-Westfalen ist die amtliche Statistikstelle des Landes NRW. Gleichzeitig übernimmt IT.NRW die Aufgaben des zentralen IT-Dienstleisters für die Landesverwal-tung.

Job In der Datenverarbeitung bezeichnet Job einen einzel-nen, geschlossen vom Betriebssystem im Hintergrund auszuführenden Auftrag.

https://de.wikipedia.org/wiki/Elektronische_Datenverarbeitung

Glossar

Klinikinformationssystem Ein Klinikinformationssystem ist das zentrale Dokumen-

tationsmedium für alle Bereiche der Patientenversor-gung im Krankenhaus. Es lässt sich in die großen Bereiche Patientenverwal-tung/-abrechnung und medizinisch- therapeutische Dokumentation gliedern.

Kryptographie Kryptographie ist ursprünglich die Wissenschaft der Verschlüsselung von Informationen. Heute befasst sie sich auch allgemein mit dem Thema Informationssi-cherheit, also der Konzeption, Definition und Konstruk-tion von Informationssystemen, die widerstandsfähig gegen Manipulation und unbefugtes Lesen sind.

Nationale Vergaben Vergaben unterhalb der Schwellenwerte Performance Antwortzeitverhalten einer Software Pre-shared Key Mit Pre-Shared Key (PSK; deutsch „vorher vereinbarter

Schlüssel“) bezeichnet man solche Verschlüsselungs-verfahren, bei denen die Schlüssel vor der Kommunika-tion beiden Teilnehmern bekannt sein müssen

Quick Praxis Abrechnungssoftware für therapeutische Praxen und Einrichtungen (Ergotherapie, Physiothera-pie/Krankengymnastik, Logopädie)

prolongiert Laufzeit verlängert Sachbereich 1.25 Sachbereich der LWL-Behindertenhilfe Westfalen mit

der Bezeichnung „Sozialhilfe für Deutsche im Ausland, Kostenerstattung zwischen den Trägern der Sozialhilfe“

Sachbereich 1.74 Sachbereich der LWL-Behindertenhilfe Westfalen mit

der Bezeichnung „Controlling und Statistik, Haushalts-planung und Haushaltsüberwachung“

SAP HCM Modul der SAP- Software zur Unterstützung eines inte-

grierten Personalinformationssystems inkl. Personalab-rechnung; HCM steht dabei für „Human Capital Mana-gement“.

SAP-ERP-System IT-System der Fa. SAP, mit dem weitgehend alle Ge-schäftsprozesse abgebildet werden können.

Schwellenwerte Die Schwellenwerte werden von der EU Kommission alle zwei Jahre neu berechnet (angeglichen). Die Schwellenwerte betrugen für Liefer- und Dienstleis-tungsaufträge zum Zeitpunkt der Prüfung 207.000 EUR.

Script Ein Script ist ein Kommandozeilenprogramm, das alle Ein- und Ausgaben eines Terminals in eine Datei auf-zeichnet.

Service Level Agreement /Service Level Vereinbarung

Service Level Vereinbarungen sind formale und stan-dardisierte Verträge, welche Art, Qualität und

https://de.wikipedia.org/wiki/Gesch%C3%A4ftsprozess

https://de.wikipedia.org/wiki/Gesch%C3%A4ftsprozess

https://de.wikipedia.org/wiki/Terminal_%28Computer%29

Glossar

Preis des Leistungsangebots festschreiben. Systemdokumentation Die technische Systemdokumentation enthält eine

technische Darstellung des IT-Verfahrens. Sie ist Grundlage für die Einrichtung eines sicheren und ge-ordneten IT-Betriebs sowie für die Wartung der IT-Anwendung.

Testat

Abschließendes Gesamturteil einer durchgeführten ordnungsgemäßen Prüfung, welches bestätigt, dass der geprüfte Sachverhalt den gesetzlichen Vorschriften entspricht.

User Anwender, Benutzer eines IT-Verfahrens. Verfügbarkeit Die Verfügbarkeit von Dienstleistungen, Funktionen

eines IT-Systems, IT-Anwendungen oder IT-Netzen oder auch von Informationen ist vorhanden, wenn die-se von den Anwendern stets wie vorgesehen genutzt werden können.

Vertraulichkeit Vertraulichkeit ist der Schutz vor unbefugter Preisgabe von Informationen. Vertrauliche Daten und Informatio-nen dürfen ausschließlich Befugten in der zulässigen Weise zugänglich sein.

Zertifikat Ein digitales Zertifikat ist ein digitaler Datensatz, der bestimmte Eigenschaften von Personen oder Objekten bestätigt und dessen Authentizität und Integrität durch kryptografische Verfahren geprüft werden kann.

Vorwort

Das Rechnungsprüfungsamt des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe hat in diesem

Bericht die Ergebnisse der Prüfungen der im Rahmen des § 103 GO NRW übertrage-

nen und sonstigen gesetzlichen Aufgaben zusammengefasst.

Die Ergebnisse der Jahresabschlussprüfung und der Gesamtabschlussprüfung werden

aufgrund der im Jahre 2008 eingeführten Doppik in gesonderten Berichten niederge-

legt.

Gem. § 103 GO NRW i. V. m. § 5 RPO bestehen für das LWL-RPA u. a. folgende

Prüfaufträge:

- die Prüfung von Vergaben

- die Prüfung der DV-Buchführungsprogramme vor ihrer Anwendung

- die dauernde Überwachung der Zahlungsabwicklung des LWL und seiner Sonder-

vermögen sowie die Vornahme der Prüfungen

- die laufende Prüfung der Vorgänge in der Finanzbuchhaltung zur Vorbereitung der

Prüfung des Jahresabschlusses

- die Prüfung der Jahresabschlüsse der rechtlich unselbstständigen örtlichen Stiftun-

gen

- die Prüfung der Verwaltung und der Sondervermögen auf Rechtmäßigkeit, Zweck-

mäßigkeit und Wirtschaftlichkeit

- die Prüfung der Wirtschaftsführung und des Rechnungswesens der Sondervermögen

- die Prüfung von Baumaßnahmen und Bauabrechnungen sowie von Grundstücksan-

gelegenheiten

Des Weiteren hat das LWL-RPA die Vorprüfung der vom LWL bewirtschafteten Lan-

desmittel durchgeführt.

Vorwort

Die Prüfungsfeststellungen werden in diesem Jahresbericht anhand

eines Ampelsystems visualisiert.

Dabei bedeuten:

Rote Ampel: Soll <> Ist; starke Abweichungen

Gelbe Ampel: Soll <> Ist; teilweise Abweichungen

Grüne Ampel: Soll = Ist; keine (oder nur unwesentliche Abweichungen)

Die Prüfungen im Rahmen des § 103 GO NRW haben ergeben, dass der LWL grund-

sätzlich rechtmäßig, zweckmäßig und wirtschaftlich verwaltet wird.

Münster, 13.10.2017

Thomas Streffing

Leiter des LWL-Rechnungsprüfungsamtes

Zusammenfassung

- 1 -

Die unvermutete Bestandsaufnahme der Finanzmittel des LWL im Rahmen der

dauernden Überwachung der Zahlungsabwicklung ergab keine Beanstandungen.

Die Prüfung des SAP-Lizenzmanagements ergab, dass ein Controlling zwar stattfin-

det, jedoch nicht ausreichend ausgestaltet ist. So kann keine Aussage darüber getrof-

fen werden, ob der LWL aufgrund einer falschen Lizenztypzuordnung mit den vorhan-

denen Lizenzen über- oder unterlizenziert ist.

Der LWL verfügt über eine angemessene und funktionstüchtige Datensicherung.

Die Informationssicherheit (Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit) der LWL-

WLAN-Netze ist gemessen am jeweiligen Schutzbedarf gewährleistet.

Die Prüfung des SAP-Moduls MM (Materialwirtschaft) zeigte einige Ordnungsmä-

ßigkeitsmängel wie fehlende Verfahrensfreigaben, eine lückenhafte Verfahrensdoku-

mentation, Aktualisierungsbedarf hinsichtlich des „NKF-Rollen- und Berechtigungs-

konzepts“ und unklare Zuständigkeiten im IKS auf. Außerdem wurde festgestellt, dass

der geringe Nutzungsumfang von SAP-MM für Bestellungen keine ausreichende Da-

tenbasis für die Optimierung von Rahmenverträgen schafft.

Der Prozess zur Anlage, Abrechnung und Beendigung von Personalfällen in SAP

HCM ist ordnungsgemäß gestaltet.

Die Gewährung von Leistungen im Rahmen der stationären Kurzzeitbetreuung

erfolgte grundsätzlich ordnungsgemäß. Einzig beim Nachranggrundsatz wurden vor-

rangige oder gleichrangige Ansprüche nach dem SGB XI nicht hinreichend berücksich-

tigt.

Das LWL-RPA konnte erstmalig fristgerecht ein endgültiges Testat über die im Jahr

2015 geltend gemachten Nettoausgaben der Grundsicherung erteilen.

Die Kostenerstattung zwischen den Trägern der Sozialhilfe gem. §§ 106-108 SGB

XII wird von der LWL-Behindertenhilfe Westfalen recht- und zweckmäßig bearbeitet.

Die Gewährung von Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben in Werkstätten für

behinderte Menschen erfolgt grundsätzlich recht- und zweckmäßig. Allerdings wur-

de die mit den örtlichen Sozialhilfeträgern abgeschlossene Kostenerstattungsverein-

barung häufig nicht beachtet. Der Einsatz von IT-Plausibilitäten und/oder regelmäßi-

gen Datenbestandserhebungen würde zu einer effektiveren Identifizierung und Kor-

rektur von Fehlern führen.

Die Inanspruchnahme von Pflegeversicherungsleistungen gem. §§ 43, 43a SGB XI

bei stationärer Leistung erfolgte korrekt. Optimierungsbedarf bestand bei der Daten-

pflege in ANLEI.

Zusammenfassung

- 2 -

Die Leistungsgewährung bei Hilfen in besonderen Lebenslagen nach § 27d BVG er-

folgte im LWL-Amt für Soziales Entschädigungsrecht korrekt. Hinsichtlich des Informa-

tionsflusses zwischen den Referaten gab es Verbesserungsmöglichkeiten.

Der Prozess der Gewährung von Sterbe- und Bestattungsgeldern gem. §§ 36, 53,

37 BVG ist im Wesentlichen zweckmäßig gestaltet.

Die Leistungsgewährung an Arbeitgeber zur Schaffung und behinderungsge-

rechten Einrichtung von Arbeits- und Ausbildungsplätzen für schwerbehinderte

Menschen erfolgte ordnungsgemäß.

Die Aufgabenbearbeitung durch die Zentralstelle für den Bergmannsversor-

gungsschein NRW erfolgt rechtmäßig und überwiegend auch zweckmäßig.

Die Abrechnung der Wohnheimkosten im LWL-Wohnverbund Marl-Sinsen er-

folgte rechtmäßig. Der Abrechnungsprozess kann durch ein einheitliches und durch-

gängiges EDV-System weiter verbessert werden.

Die Apotheke der LWL-Klinik Warstein arbeitet rechtmäßig, zweckmäßig und wirt-

schaftlich.

Der Ambulante Pflegedienst im Regionalen Netz Marsberg nimmt seine Aufgaben

rechtmäßig wahr. Die geprüften Geschäftsprozesse sind grundsätzlich zweckmäßig

gestaltet. Optimierungsbedarf bestand in der Beseitigung von Medienbrüchen. Die

Aufgabenwahrnehmung erfolgte defizitär.

Die Finanzbuchhaltung in den Regionalen Netzen des LWL-PsychiatrieVerbunds

sowie in den Maßregelvollzugskliniken erfolgte im Wesentlichen ordnungsgemäß.

Im Regionalen Netz Gütersloh/Paderborn wurden beim Forderungsmanagement so-

wie bei der Bearbeitung von Verbindlichkeiten Defizite festgestellt.

Bei der Verfügbarkeit des Krankenhausinformationssystems (KIS) besteht Opti-

mierungsbedarf. Eine Risikoanalyse wurde bisher nicht erstellt. Ebenso wenig wurden

bisher Notfallübungen durchgeführt. Serviceberichte der LWL-IT fehlten. Das Antwort-

zeitverhalten war nicht durchgehend zufriedenstellend. Die datenschutzrechtliche

Vorabkontrolle wurde nicht durchgeführt.

Die Umstellung der Zeiterfassungsterminals im LWL-PsychiatrieVerbund von Som-

merzeit auf Winterzeit 2016/2017 misslang. Die von der LWL-IT ergriffenen Maßnah-

men zur Fehleranalyse und –behebung waren sachgerecht.

Die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung beim Betrieb von prüfpflichtigen

Anlagen und Einrichtungen in den Regionalen Netzen des LWL-PsychiatrieVerbunds

ist optimierungsbedürftig. So ist nicht hinreichend klar, in welchem Umfang den Be-

triebsleitungen die Betreiberverantwortung obliegt.

Zusammenfassung

- 3 -

Bei der Personalprüfung im Regionalen Netz Marl-Sinsen, Hamm, Dortmund

zeigte sich, dass die tariflichen Voraussetzungen zur Eingruppierung von Oberärztin-

nen und Oberärzten in den überwiegenden Fällen nicht vorlagen. Im Kennzahlenver-

gleich zur Personalsachbearbeitung nimmt das Regionale Netz eine hervorragende

Position ein.

Auch im Regionalen Netz Münster/Lengerich ist die Eingruppierung von Oberärz-

tinnen und Oberärzten teilweise nicht mit Tarifrecht vereinbar. Es werden unrechtmä-

ßig außertarifliche Zulagen gezahlt. Die Möglichkeiten zur Anwendung der Software

SAP HCM werden nicht ausgeschöpft.

Die Reisekostenabrechnungen der LWL-Maßregelvollzugsabteilung Westfalen

waren bis auf wenige Ausnahmen korrekt. Unter dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit

bestand Optimierungspotential hinsichtlich der Nutzung von Mietwagen.

Beschaffungen wurden bei der LWL-Schulverwaltung Soest und beim LWL-

Bildungszentrum Soest in der Regel vergaberechtskonform durchgeführt. Die von

der ZEK vorgegebenen Muster wurden allerdings nicht verwendet.

Im LWL-Heilpädagogischen Kinderheim Hamm werden die Beschaffungen eben-

falls im Wesentlichen unter Beachtung des Vergaberechts durchgeführt. Die Zustän-

digkeit der ZEK wurde nicht immer beachtet.

Das Finanz- und Rechnungswesen wird bei den LWL-Jugendhilfeeinrichtungen

ordnungsgemäß erledigt.

Die Abrechnung therapeutischer Leistungen sowie der Mittagsbeköstigung er-

folgt im Bereich der LWL-Schulverwaltungen Paderborn und Olpe im Wesentlichen

korrekt. Die Abrechnung therapeutischer Leistungen bedarf einer verbesserten IT-

Unterstützung, um Medienbrüche zu vermeiden.

Im LWL-Berufskolleg – Fachschulen Hamm wurde das Vergaberecht nicht hinrei-

chend beachtet. Notwendige Meldungen an die Finanzbehörden sind unterblieben.

Das Verfahren zur Abrechnung privatrechtlicher Leistungsentgelte ist zweckmäßig ge-

staltet.

Im LWL-Jugendheim Tecklenburg waren nicht alle Eingruppierungsentscheidungen

im Sozial- und Erziehungsdienst nachvollziehbar. Die Stellenbewertung ist nicht mit

dem zuständigen Bereich der LWL-Haupt- und Personalabteilung abgestimmt wor-

den. Die Vorschriften zur Befristung von Beschäftigungsverhältnissen wurden einge-

halten.

Die Prüfung der Handkassen in den LWL-Museen ergab, dass die Verwaltung der

Handkassen grundsätzlich ordnungsgemäß erfolgte.

Zusammenfassung

- 4 -

Das LWL-Museum für Kunst und Kultur hat bei der Durchführung der Sonderaus-

stellung „Das nackte Leben“ sowie bei der Abwicklung des Leihverkehrs ein rechtmä-

ßiges, zweckmäßiges und wirtschaftliches Verfahren angewendet.

Das Museum in der Kaiserpfalz Paderborn hat die geprüften Vergaben bis auf einen

Fall rechtskonform abgewickelt.

Eine Nachschauprüfung zur Durchführung von VOL-Vergaben im LWL-

Freilichtmuseum Detmold ergab keine Beanstandungen. Bei VOB-Vergaben gab es

jedoch weiterhin größere Mängel.

Dezernatsübergreifende Vergabeprüfungen nach VOL/VOF haben zu keinen we-

sentlichen Beanstandungen geführt.

Auch die dezernatsübergreifend geprüften VOB-Vergaben wurden überwiegend

ordnungsgemäß abgewickelt.

Die Jahresabschlüsse der im Haushaltsplan des LWL gesondert nachgewiesenen Stif-

tungen sind korrekt erstellt worden.

Ein besonderes Vorkommnis im Zusammenhang mit der Beantragung von Beihilfe-

leistungen wurde verwaltungsseitig ordnungsgemäß bearbeitet.

1 Dezernat Erster Landesrat Dr. Georg Lunemann

- 5 -


1.1 Unvermutete Bestandsaufnahme der Finanzmittel des LWL (Bilanz-posten: Liquide Mittel ohne Handkassen) im Rahmen der dauernden Überwachung der Zahlungsabwicklung des LWL

Gem. § 103 Abs. 1 Satz 1 Nr. 5 GO NRW in Verbindung mit § 5 Abs. 1 Buchsta-

be e) RPO des LWL zählt die dauernde Überwachung der Zahlungsabwicklung

des LWL zu den Pflichtaufgaben des LWL-RPA.

Das Referat 12 (Zahlungsverkehr, Forderungen, Altenpflegeausbildungsumlage)

der LWL-Finanzabteilung ist für die Zahlungsabwicklung des LWL zuständig. Wei-

terhin wird das Kassengeschäft des LWL-BLB im Auftrag des LWL-BLB durch das

Referat 12 ausgeführt.

Gegenstand der Prüfung war der Bestand der Finanzmittel des LWL (Bilanzposten:

Liquide Mittel ohne Handkassen) zum 15.07.2016 auf den Bankbestandskonten

im SAP-System (Buchungskreis LWL) und der vollständige Nachweis des Bestan-

des.

Der Bestand der liquiden Mittel am Stichtag 15.07.2016 wurde auf der Grundlage

der Tagesabstimmung vom 15.07.2016 ermittelt und auf dem als Anlage der Prü-

fungsniederschrift beigefügten Bestandsnachweis festgehalten. Die erforderlichen

Unterlagen wurden hierzu vorgelegt.

Weiterhin war der Bestand der kurzfristigen Finanzmittel des LWL-BLB zum

15.07.2016 Gegenstand der Prüfung unter Einbeziehung der Buchführung im

SAP-System Promos/GT.


- 6 -

Abstimmung der Finanzmittelkonten des LWL

Nach Abschluss der Buchungen stimmt die LWL-Finanzabteilung (Referat 12)

täglich den Saldo der Finanzmittelkonten mit dem Ist-Bestand der Finanzmittel

auf den Kontoauszügen bzw. Geldanlagebestätigungen der Kreditinstitute ab.

Hierüber wird täglich ein Bericht (Tagesabschlussprotokoll) erstellt. Die Salden der

betreffenden Bankbestandskonten müssen unter Berücksichtigung von

Schwebeposten den auf den Kontoauszügen und Geldanlagebestätigungen

ausgewiesenen Beständen entsprechen. Vorhandene Schwebeposten sind

nachzuweisen.

Am 15.07.2016 betrug der Bestand der Finanzmittel des LWL (Bilanzposten:

Liquide Mittel ohne Handkassen) 435.058.820,11 EUR.

Die Prüfung des LWL-RPA hat ergeben, dass die in der Tagesabstim-

mung vom 15.07.2016 ausgewiesenen Bestände mit den zugehörigen

Salden der Finanzmittelkonten im SAP-System (Bankbestandskonten)

übereinstimmten. Sie konnten anhand von Kontoauszügen bzw. Geld-

anlagebestätigungen nachgewiesen werden.

Abstimmung der kurzfristigen Finanzmittel des LWL-BLB

Nach Abschluss der Buchungen hat die LWL-Finanzabteilung (Referat 12) für den

LWL-BLB den Saldo der Konten der Buchhaltung mit dem Ist-Bestand auf den

Girokonten abzustimmen. Die Salden der betreffenden Finanzmittelsachkonten

müssen unter Berücksichtigung von Schwebeposten den auf den Kontoauszügen

ausgewiesenen Beständen entsprechen. Vorhandene Schwebeposten sind

nachzuweisen.

Die Tagesabstimmung am 15.07.2016 konnte vom LWL-RPA nachvoll-

zogen werden. Die notwendigen Belege wurden von der LWL-

Finanzabteilung vorgelegt.


- 7 -

Fazit:

Es liegt ein positives Prüfungsergebnis vor.

Der Bestand der Finanzmittel des LWL (Bilanzposten: Liquide Mittel ohne Hand-

kassen) konnte anhand der Tagesabstimmung vom 15.07.2016 nachvollzogen

und belegt werden. Ebenso konnte die Tagesabstimmung für den LWL-BLB nach-

vollzogen und belegt werden.

Die maßgeblichen Vorschriften wurden vom Referat 12 (Zahlungsverkehr, Forde-

rungen, Altenpflegeausbildungsumlage) beachtet.

1.2 Prüfung des SAP-Lizenzmanagements

Prüfungsgegenstand

Beim LWL werden diverse SAP-Systeme eingesetzt. Diese Systeme unterliegen

einer fortlaufenden Veränderung und Erweiterung. Das Lizenzmodell der SAP SE

basiert auf Typen definierter User (Named-User). Für jeden Nutzer eines bzw.

mehrerer SAP-Systeme muss eine Nutzungslizenz vorliegen. Zum

Prüfungszeitpunkt verfügte der LWL über insgesamt 3.107 Named-User-Lizenzen.

Dieser Gesamtbestand beinhaltet unterschiedliche Lizenztypen, die verschiedene

Nutzungsszenarien abdecken. Der jeweilige Kaufpreis orientiert sich am Umfang

der Nutzungsrechte, die mit der Lizenz erworben werden.

Hinzu kommen noch 10 Real Estate-Lizenzen, die Nutzer des LWL-Bau- und

Liegenschaftsbetriebs zusätzlich zu ihren Professional-Lizenzen benötigen, um auf

spezielle Funktionen für das Immobilienmanagement zugreifen zu können.

Nominal hat der LWL SAP-Lizenzen im Wert von insgesamt XXX.XXX,XX EUR

erworben, die per 22.09.2015 in der Anlagenbuchhaltung noch mit einem

Buchwert von 3.427.779,00 EUR nachgewiesen wurden.


- 8 -

Zusätzlich zu den Einmalkosten fallen jährlich noch Wartungskosten in Höhe von

18,4 %, 19,0 % und 19,3 % der Lizenzkosten an. In 2015 beliefen sich diese auf

insgesamt XXX.XXX,XX EUR.

Einmal jährlich fordert die SAP SE den LWL zu der vertraglich festgelegten Lizenz-

vermessung auf, bei der der Lizenzverantwortliche der LWL.IT das Vermessungs-

programm der SAP SE aufruft, mit dem u. a. die Anzahl der zugewiesenen Lizen-

zen je Lizenztyp an die SAP SE gemeldet wird.

Bisher wurden im Rahmen dieser Lizenzvermessung regelmäßig Lizenzen nachge-

kauft.

Prüfungsergebnisse

Der LWL hat einen Verantwortlichen für das strategische Geschäftsfeld SAP im

Sachbereich Organisationsentwicklung (OE) des Referates 13 der LWL-Haupt- und

Personalabteilung benannt, der die Rolle des SAP-Lizenzmanagers ausfüllt und

gemeinsam mit dem administrativen Lizenzverantwortlichen der LWL.IT die Con-

trolling-Aufgaben bezüglich der SAP-Lizenzen wahrnimmt. Zur Unterstützung des

administrativen Lizenzmanagements setzt die LWL.IT ein selbstgeschriebenes

Softwaretool ein, mit dem per Knopfdruck ein Überblick über die gekauften und

vergebenen Lizenzen erstellt werden kann. Diese Daten werden dem SAP-

Lizenzmanager regelmäßig zur Verfügung gestellt.

Hierdurch werden sowohl unnötige Mehrfachlizenzierungen von Nutzern

vermieden, die in mehreren SAP-Systemen arbeiten, als auch deren ver-

tragswidrige Nichtlizenzierungen.


- 9 -

Der LWL hat für seine verschiedenen SAP-Systeme insgesamt sieben Named-

User-Lizenztypen erworben. Jeder Lizenztyp berechtigt zu einem in der zum Kauf-

zeitpunkt gültigen Preis- und Konditionenliste (PKL) festgelegten Nutzungsum-

fang. Die in den PKL beschriebenen Nutzungskriterien der Lizenztypen Professio-

nal, Limited Professional und Employee sind sehr unklar und lassen einigen Inter-

pretationsspielraum. Der Anteil dieser Lizenztypen macht einen Anteil von 42 %

der insgesamt gekauften 3.107 Named-User-Lizenzen aus.

Auf Anraten des Vertriebsbeauftragten der SAP SE wurde eine üblicherweise pas-

sende Mischung an Lizenztypen gekauft. Daher wurden beim LWL auch keine Kri-

terien definiert, nach denen die Lizenztypen gemäß des für die fachliche Arbeit

erforderlichen Nutzungsumfangs zugeordnet werden können. Da solche Kriterien

nicht existieren, wurden die drei genannten Lizenztypen den Nutzerkonten bisher

wahlfrei zugeordnet. Bei der Zuordnung der weiteren vier Lizenztypen besteht

diese Schwierigkeit nicht.

Ein Controlling im Hinblick auf die problematischen Lizenztypen kann le-

diglich darüber stattfinden, dass nicht mehr Lizenzen je Lizenztyp in den

SAP-Systemen zugeordnet werden als gekaufte Lizenzen vorhanden

sind. Es kann so aber keine Aussage darüber getroffen werden, ob der

LWL aufgrund einer falschen Lizenztypzuordnung mit den vorhandenen

Lizenzen über- oder unterlizenziert ist.

Auch vor dem Hintergrund, dass bei der SAP SE in Zukunft eine intensivere Be-

trachtung vorhandener Software- und Systemnutzungen zu erwarten ist, sollte die

Zuordnung der Lizenztypen zu den Nutzerkonten anhand nachvollziehbarer Krite-

rien erfolgen. Dabei gibt es grundsätzlich zwei Ansätze, die Kriterien festzulegen.

Der eine Ansatz orientiert sich an den Rollen, die dem jeweiligen Nutzer zugewie-

sen wurden und somit an seinen maximalen Nutzungsmöglichkeiten. Der Vorteil

dieses Ansatzes ist, dass er schon bei der Einrichtung eines neuen Nutzers an-


- 10 -

wendbar ist und eine vertragswidrige Unterlizenzierung vermieden wird. Aller-

dings ist laut Lizenzvertrag für die SAP SE nicht der durch die jeweilige Rollenzu-

weisung mögliche Nutzungsumfang maßgeblich, sondern die tatsächliche Sys-

temnutzung. Da in der Praxis nicht alle User die ihnen eingeräumten Möglichkei-

ten vollständig nutzen, resultiert daraus die Gefahr der Überlizenzierung. So

müsste beispielsweise einigen Usern auf der Grundlage der ihnen zugewiesen

Rollen eine Professional-Lizenz zugeordnet werden. Da sie diese Rechte aber nur

teilweise nutzen, würde tatsächlich eine günstigere Limited Professional-Lizenz

ausreichen.

Zusätzlich oder alternativ könnte eventuell mithilfe eines Tools der zweite Ansatz

realisiert werden. Dabei erfolgt die Zuordnung der Lizenztypen anhand der Analy-

se historischer Nutzungsdaten. Ob bei einem solchen Tool Regelsets zur Lizenz-

typzuordnung bereits hinterlegt sind oder diese LWL-seitig basierend auf Rollen-

definitionen erstellt werden müssen, ist noch unklar. Die LWL.IT vereinbarte be-

reits im Verlauf der Prüfung einen Informationstermin mit dem Hersteller eines

entsprechenden Softwaretools.

Lt. Mail des SAP-Lizenzmanagers der OE vom 20.04.2017 können für zukünf-

tige Lizenzankäufe bei Bedarf mit der SAP SE grundsätzlich auch spezielle

Lizenztypen für größere Anwendergruppen beim LWL vereinbart und lizen-

ziert werden. Derzeit besteht jedoch ein ausreichender Überhang an hochbe-

rechtigten Lizenzen, sodass für den laufenden Betrieb zunächst keine Nach-

käufe an neugestalteten Lizenzen erforderlich erscheinen.

Zum Prüfungszeitpunkt fehlte eine in der Praxis anwendbare Lösung für

die richtige Lizenztypzuordnung.


- 11 -

Hinweis des LWL-RPA:

Ein Großteil des Überhanges resultiert aus Lizenzen, die seit längerer Zeit gesperr-

ten Usern zugeordnet waren. Solche User werden bei den jährlichen Lizenzvermes-

sungen aber noch als gültig angerechnet. Erst aufgrund eines entsprechenden Hin-

weises des LWL-RPA wurde bei diesen Usern die zusätzlich erforderliche

Abterminierung vorgenommen.

Zur Vermeidung unnötiger Nachlizenzierungen ist es wichtig, nicht mehr benötig-

te Nutzerkonten auf ungültig zu setzen (abterminieren), da auch gesperrte, aber

gültige Nutzerkonten in die jährliche Systemvermessung eingehen. Diese Rege-

lung war nicht allen Change Management Koordinatoren der SAP-Systeme be-

kannt.

Es fiel auf, dass sich im NKF und im HCM-System Nutzerkonten befanden, die seit

mehr als 90 Tagen nicht genutzt wurden. Dieser Umstand trug dazu bei, dass der

Bestand an erforderlichen Lizenzen unabhängig von zusätzlichen Funktionen kon-

tinuierlich wuchs.

Der SAP-Lizenzmanager der OE informierte im Rahmen der Prüfung die System-

verantwortlichen darüber, dass – um die Lizenzpflicht zu vermeiden – eben auch

die Ab-Terminierung/Deaktivierung erforderlich ist.

Im ERP-System des LWL-PsychiatrieVerbundes Westfalen (PV) wurden solche

Probleme nicht festgestellt. Dort werden Nutzerkonten, die 90 Tage in Folge nicht

genutzt wurden, systemtechnisch abterminiert (90-Tage-Regel).

Empfehlung

Daher hat das LWL-RPA dringend empfohlen, die 90-Tage-Regel in den anderen

Systemen ebenfalls einzuführen.


- 12 -

Im Zuge des Ausräumverfahrens ist durch die Systemverantwortliche für das

SAP-PROMOS.GT-System die Beauftragung zur generellen Abterminierung

der nach 90 Tagen gesperrten User erteilt worden.

Für das SAP-NKF- und das SAP-HCM-System soll aus organisatorischen

Gründen weiterhin an der individuellen Beauftragung zur Abterminierung

festgehalten werden.

Im April 2017 befanden sich in den beiden v. g. Systemen noch Nutzer, die mehr

als 90 Tage in den Systemen nicht gearbeitet hatten. Teilweise hatten sie Ihren

SAP-Zugang noch nie benutzt. Daher ist die vorstehende Argumentation für das

LWL-RPA so nicht nachvollziehbar. Das Ausräumverfahren dauert aus diesem

Grund noch an.

Fazit:

Mit der Einrichtung einer zentralen Stelle und der Einführung eines vierteljährli-

chen Berichtswesens erfolgten wichtige Schritte hin zu einem effektiven und effi-

zienten SAP-Lizenzmanagement. Um das Ziel zu erreichen, müssen die eingeleite-

ten Maßnahmen weiterverfolgt und die aufgezeigten Optimierungspotentiale

konsequent umgesetzt werden.

1.3 Prüfung der Datensicherung beim LWL

Prüfungsgegenstand

Gegenstand der vorliegenden Maßnahme war die Prüfung der Datensicherung

beim LWL.

Eine Datensicherung soll gewährleisten, dass durch einen redundanten Datenbe-

stand der IT-Betrieb kurzfristig wieder aufgenommen werden kann, wenn Teile


- 13 -

des operativen Datenbestandes verloren gehen. Der Verlust oder die Verfäl-

schung wichtiger Dateien kann beim LWL Verwaltungs- und Fachaufgaben verzö-

gern oder sogar ausschließen. Besonders in den Kliniken wäre ein Datenverlust

ggfs. mit schwerwiegenden Folgen verbunden. Eine häufige Form des Datenver-

lustes ist, dass Daten unbeabsichtigt oder unerlaubt gelöscht werden, zum Bei-

spiel durch Fehlbedienung, Fehlfunktionen oder Stromausfälle. Ein Datenverlust

kann jedoch auch durch Beschädigung, Verlust oder Diebstahl von Geräten oder

Datenträgern entstehen. Dieses Risiko ist bei mobilen Endgeräten und mobilen

Datenträgern häufig besonders hoch. Auch ist ein regelmäßiges und funktionsfä-

higes Backup der Daten die wichtigste präventive Schutzmaßnahme, mit der im

Falle einer Erpressungsschadsoftware-Infektion die Verfügbarkeit der Daten und

damit die Funktionsfähigkeit einer Organisation gewährleistet werden kann.

Daher wurde der Frage nachgegangen, ob beim LWL eine angemessene und

funktionstüchtige Datensicherung erfolgt. Die Prüfung orientierte sich am BSI-

Baustein B 1.4 Datensicherungskonzept der IT-Grundschutz-Kataloge. In diesem

haben die fachlichen Experten des BSI Maßnahmenempfehlungen zusammenge-

fasst, um eine angemessene und funktionstüchtige Datensicherung zu gewähr-

leisten.

Die Datensicherungen erfolgen beim LWL einmal zentral durch die LWL.IT Service

Abteilung (LWL.IT) sowie dezentral im Bereich des LWL-PsychiatrieVerbundes

Westfalen an den 15 Klinikstandorten. Daher wurde neben der LWL.IT die LWL-

Klinik Münster als Beispiel für den LWL-PsychiatrieVerbund Westfalen geprüft.

Prüfungsergebnisse

• Konzeptionierung der Datensicherung

Aufgrund der Komplexität der Aufgabenstellung ist es erforderlich, ein geeignetes

Datensicherungskonzept zu erstellen. Ebenso müssen für die Durchführung der

Datensicherungen die Verantwortlichkeiten definiert sein.


- 14 -

Der Leiter der LWL.IT Service Abteilung hat im Jahre 2009 die „LWL.IT-Richtlinie

Datensicherung“ in Kraft gesetzt. Die Richtlinie enthält unter Berücksichtigung der

Empfehlungen des BSI verbindliche Regelungen zur Durchführung der Datensi-

cherung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der LWL.IT. Die Vorgaben für

die Verfahrensweise bei der Datensicherung regeln Anforderungen z. B. bezüglich

Aufbewahrungszeiten und Sicherungsstrategie im Sinne eines Minimaldatensi-

cherungskonzeptes.

Soweit keine darüber hinausgehenden Anforderungen für einzelne Verfahren

bzw. von einzelnen Fachabteilungen bestehen, gelten die in der Richtlinie ange-

gebenen Vorgaben. Über die Minimalvorgaben hinausgehende Anforderungen

an die Datensicherung sollen laut der genannten Richtlinie unter Einbeziehung

der Verfahrensverantwortlichen der Fachabteilungen in gesonderten Datensiche-

rungskonzepten definiert werden. Konkrete Vorgaben zu Ermittlung, Umsetzung

und Dokumentation der ggfs. höheren Anforderungen an die Datensicherung

sind in der Richtlinie nicht definiert.

Die Verantwortung für die Durchführung und Überwachung der Datensicherun-

gen obliegt generell der LWL.IT. Da die Datensicherungen in den Einrichtungen

des LWL-PsychiatrieVerbundes dezentral an den Klinikstandorten erfolgen, haben

die Kliniken jedoch Mitwirkungspflichten. Dabei handelt es sich um das Auslagern

der Bänder der Jahres- und Monatssicherung in dafür vorgesehene Tresore.

Empfehlung

Der Prozess zur Ermittlung, Umsetzung und Dokumentation der ggfs. höheren

Anforderungen an die Datensicherung sollte in der zurzeit in Überarbeitung be-

findlichen Richtlinie konkreter definiert werden.

Die LWL.IT hat diesen Punkt in die Neuregelung der LWL.IT-Richtlinie Datensiche-

rung aufgenommen. Die Inkraftsetzung erfolgte Anfang Juni 2017.

Die LWL.IT verfügt über ein geeignetes Datensicherungskonzept.

Die Verantwortlichkeiten für die Durchführung der Datensicherungen

sind geregelt.


- 15 -

• Umsetzung des Datensicherungsprozesses

Die genutzten Datensicherungssysteme sollten geeignet sein, die Vorgaben aus

der Datensicherungsrichtlinie umzusetzen.

Damit sichergestellt ist, dass die Datensicherungen von den Datensicherungssys-

temen wie geplant durchgeführt werden, eventuelle Fehler rechtzeitig erkannt

und darauf reagiert werden kann, ist es erforderlich, den Datensicherungsprozess

zu überwachen.

Auch muss sichergestellt werden, dass neue Verfahren, Server und Datenbanken

in die Datensicherung aufgenommen werden.

• Übungen zur Datenrekonstruktion

Eine weitere wichtige Anforderung an eine Datensicherung ist, dass die Daten im

Bedarfsfall problemlos wiederhergestellt werden können. So muss die Datenre-

konstruktion zumindest nach jeder Änderung des Datensicherungsverfahrens ge-

testet werden. Hierbei muss zumindest einmal nachgewiesen werden, dass eine

vollständige Datenrekonstruktion (z. B. der Gesamtdatenbestand eines Servers)

möglich und die Verfahrensweise der Datensicherung praktikabel ist. Ferner muss

eine ausreichende Dokumentation der Datensicherung vorliegen, damit ggf. auch

ein Vertreter die Datenrekonstruktion vornehmen kann. Darüber hinaus bedarf es

einer Beschreibung der Vorgehensweise für die Wiederherstellung des Datensi-

cherungsbestandes.

Die jeweils genutzten Datensicherungssysteme sind geeignet, die in der

Richtlinie zur Datensicherung konzipierten Anforderungen umzusetzen.

Die Überwachung der Datensicherungen ist organisatorisch und tech-

nisch sichergestellt.

Über einen automatisierten Change-Prozess wird gewährleistet, dass

neue Verfahren, Server und Datenbanken in die Datensicherung aufge-

nommen werden.


- 16 -

Empfehlung

Mit Blick auf die Nachvollziehbarkeit der Tests empfahl das LWL-RPA, die Vorga-

ben zu den Übungen zur Datenrekonstruktion in der „LWL.IT-Richtlinie Datensi-

cherung“ hinsichtlich des Prozesses und der Dokumentation zu konkretisieren.

Ein Musterdokument wurde vom Informationssicherheitsbeauftragten als Anlage

zur LWL.IT-Richtlinie Datensicherung erstellt.

• Mitarbeiterpflichten zur Datensicherung

Da die Datensicherung eine wichtige Sicherheitsmaßnahme ist, sollten die betrof-

fenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über ihre Aufgaben bei der Erstellung von

Sicherungen verbindlich in Kenntnis gesetzt werden.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der LWL.IT werden über die „LWL.IT-

Richtlinie Datensicherung“ auf ihre Aufgaben im Rahmen der Datensicherung

verpflichtet.

Die LWL-Klinik Münster hat im Standard "Datensicherung in den Einrichtungen

des LWL-PsychiatrieVerbundes, LWL-Klinik Münster" die Aufgaben der Klinik-IT-

Mitarbeiter beschrieben und Zuständigkeiten namentlich geregelt.

Mit der Regel 7 der im September 2014 in Kraft getretenen „Dienstanweisung zur

Informationssicherheit beim LWL - Grundregeln für alle LWL-Mitarbeiterinnen

und Mitarbeiter“ werden alle LWL-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter darauf hin-

In der LWL.IT-Richtlinie zur Datensicherung sind Vorgaben zu den er-

forderlichen Übungen zur Datenrekonstruktion definiert.

Es wurden von den Administratoren der LWL.IT Vorgehensweisen zur

Rücksicherung der unterschiedlichen Betriebssysteme und Datenban-

ken dokumentiert. Die vorgelegten Vorgehensweisen wurden im Rah-

men der erforderlichen Tests zur Datenrekonstruktion erstellt. Aller-

dings gewährleisteten die Dokumentationen nicht immer die Nachvoll-

ziehbarkeit der durchgeführten Tests.

http://intranet.itz.lwl.org/itz-download/IS/RL/DA_Informationssicherheit_V1_0.pdf




- 17 -

gewiesen, ihre Daten grundsätzlich zentral auf Netzlaufwerken oder in Verfah-

rensdatenbanken und nicht auf Arbeitsplatzrechnern zu speichern, da die auf lo-

kalen Datenträgern abgelegten Daten nicht in die Datensicherung aufgenommen

werden.

Fazit:

Abgesehen von einigen kleineren Optimierungspotentialen steht im LWL eine an-

gemessene und funktionstüchtige Datensicherung zur Verfügung.

1.4 Prüfung des LWL-WLANs

Prüfungsgegenstand

Im Rahmen der Prüfung wurde untersucht, ob geeignete Maßnahmen getroffen

und Prozesse definiert wurden, um die Informationssicherheit (Vertraulichkeit, In-

tegrität und Verfügbarkeit) der LWL-WLAN-Netze gemessen am jeweiligen

Schutzbedarf zu gewährleisten.

Im Fokus der Prüfung stand zum einen das Funknetz „XXXXXXX“, über das die

Mitarbeiter des LWL mit LWL-eigenen Geräten auf das Verwaltungsnetz zugreifen

können. Zum anderen wurden aber auch die Funknetze „XXXXXXXXXX“ für

Gäste des LWL und das „XXXXXX“, das für den papierlosen Sitzungsdienst ge-

nutzt wird, betrachtet. Die beiden zuletzt genannten Netze werden als Hotspots

genutzt. Sie ermöglichen den Nutzern lediglich einen Zugriff auf das Internet.

Die Zuständigkeiten für die WLAN-Netze verteilen sich hauptsächlich auf das Re-

ferat Nachrichtentechnik des LWL-Bau- und Liegenschaftsbetriebs (LWL-BLB-NT)

und die LWL.IT Service Abteilung (LWL.IT).

Die vorstehend genannten verbindlichen Regelungen informieren die

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des LWL über ihre jeweiligen Aufga-

ben bei der Erstellung von Sicherungen.


- 18 -

Nicht Gegenstand der Prüfung war das in mehreren LWL-Museen und im Landes-

haus eingerichtete „Freie WLAN“, das zwar in Verantwortung des LWL betrieben

wird, jedoch physisch vollständig unabhängig vom LWL-Netz ist.

Prüfungsergebnisse

Die Prüfung orientierte sich am BSI-Baustein B 4.6 WLAN der IT-Grundschutz-

Kataloge. In diesem Baustein haben die fachlichen Experten des BSI typische Ge-

fährdungen, die im Rahmen der Nutzung von WLANs entstehen können, zusam-

mengefasst und Maßnahmen zusammengestellt, um diesen Gefährdungen zu

begegnen.

Hervorzuheben ist, dass die Maßnahmen zur Absicherung des „XXXXXXX“, über

das auf das LWL-Verwaltungsnetz zugegriffen werden kann, in einer Sicherheits-

richtlinie definiert sind. Diese entsprechen dem Stand der Technik und sind ge-

eignet, die hohen Anforderungen an Vertraulichkeit und Integrität zu gewährleis-

ten. Diese Vorgaben wurden im Rahmen einer Gesundheitsdatenschutz-Prüfung

zertifiziert. Obwohl die Vorgaben speziell für den LWL-PsychiatrieVerbund und

den LWL-Maßregelvollzug entworfen wurden, werden sie auch in der Hauptver-

waltung für das Netz "XXXXXXX" umgesetzt.

Die Festlegung auf den WLAN-Standard WPA2 für alle WLAN-Netze des LWL er-

füllt die hohen Anforderungen an den Schutzbedarf für Vertraulichkeit und Integ-

rität. Die Datenübertragung erfolgt in allen WLAN-Netzen aufgrund der Festle-

gung auf den genannten Standard mit einem als sicher geltenden Verschlüsse-

lungs- und Integritätssicherungsverfahren.

Die als Hotspots genutzten WLAN-Netze sind so konfiguriert, dass kein direkter

Zugriff auf die Daten des LWL möglich ist. Es kann lediglich auf das Internet über

die zentrale Firewall zugegriffen werden. Auf das LWL-Verwaltungsnetz kann über

diese Netze von den Nutzern nicht zugegriffen werden.

Insgesamt schützen die bisher umgesetzten Maßnahmen die Daten des

LWL auf angemessene Weise.


- 19 -

Empfehlung

Um auch künftig vor dem Hintergrund ständig zunehmender Bedrohungen das

WLAN-Sicherheitsniveau zu halten bzw. dieses zu optimieren, hat das LWL-RPA

folgende Maßnahmen empfohlen:

Wie bereits ausgeführt, sind die Sicherheitsmaßnahmen für das mit Zertifikaten

abgesicherte WLAN-Netz „XXXXXXX“ in einer Sicherheitsrichtlinie definiert.

Sicherheitsvorgaben für die weiteren WLAN-Netze des LWL sollten in der Richtli-

nie ergänzt werden. Aufgrund der herstellerseitigen Aufkündigung der bisher ge-

nutzten WLAN-Hardware ist die Einführung neuer Hardware mit ggfs. einer neuen

Technologie erforderlich. In diesem Zusammenhang sollten auf Basis einer Risiko-

analyse und -bewertung Sicherheitskontrollen definiert und in der fortgeschrie-

benen Sicherheitsrichtlinie verankert werden.

Um sicherzustellen, dass die kryptographischen Maßnahmen, wie zum Beispiel

der Umgang mit Zertifikaten oder mit Pre-shared Keys den Anforderungen ent-

sprechen und die genutzten Algorithmen jeweils dem Stand der Technik entspre-

chend aktualisiert werden, empfiehlt das LWL-RPA die Erstellung einer Krypto-

Richtlinie. In dieser könnten auch die nicht WLAN-bezogenen kryptographischen

Sachverhalte geregelt werden.

Bevor in einer Organisation WLANs eingesetzt werden, sollte laut BSI festgelegt

sein, welche generelle Strategie die Organisation im Hinblick auf die WLAN-

Nutzung einnimmt. Da eine dokumentierte und für den gesamten LWL gültige

WLAN-Strategie bisher nicht existiert, empfiehlt das LWL-RPA eine solche Strate-

gie zu entwickeln und dem IT-Steuerungsgremium zur Beratung und Beschluss-

fassung vorzulegen.

Aufgrund der herstellerseitigen Aufkündigung der bisher genutzten WLAN-

Hardware wurde seitens des LWL-BLB (NT) und der LWL-IT der Beschluss ge-

fasst, auf eine neue WLAN-Technologie umzusteigen. Als Basis für die Defi-

nition von Sicherheitsmaßnahmen will die LWL.IT gemeinsam mit der LWL-

BLB-NT eine Risikoanalyse und -bewertung durchführen. Einen konkreten

Fertigstellungszeitpunkt konnte sie hierfür bei Redaktionsschluss noch nicht

nennen.


- 20 -

Derzeit wird mit dem Projekt „Zukunftsthemen“ 1 die organisatorische Ver-

lagerung des Aufgabenbereichs „Aktive Netzwerktechnik“ vom Referat

Nachrichtentechnik des LWL-BLB zur LWL.IT geregelt. Wenn nach Abschluss

des Projektes die jeweiligen Zuständigkeiten geklärt sind, soll eine umfas-

sende WLAN-Richtlinie erstellt werden.

Die Erstellung und Einführung der Krypto-Richtlinie soll bis Dezember 2017

erfolgen.

Eine WLAN-Strategie für den LWL wird begleitend mit der Einarbeitung in

die neue technische Infrastruktur und den damit sich bietenden Konfigurati-

onsmöglichkeiten erarbeitet. Eine Vorlage dieser Strategie im IT-Gremium

werde voraussichtlich im Jahre 2018 erfolgen, frühestens jedoch nach Ab-

schluss des Projektes „Zukunftsthemen“.

Fazit:

Insgesamt schützen die bisher umgesetzten Maßnahmen die Daten des LWL auf

angemessene Weise. Mit der Umsetzung der Empfehlungen kann die Informati-

onssicherheit im Bereich WLAN weiter erhöht werden.

1.5 Prüfung des SAP-Moduls MM (Materialwirtschaft)

Prüfungsgegenstand

Gegenstand dieser Prüfung war das für den Bereich der Beschaffung in der

Hauptverwaltung genutzte Modul SAP-MM, das als Teil des NKF-Systems seit

2007 produktiv genutzt wird.

Es sollte untersucht werden, ob das SAP-Modul MM den Anforderungen an die

Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit genügt.

1 Beim Projekt „Zukunftsthemen“ geht es um die organisatorische Verlagerung des Aufgabenbereichs „Aktive Netzwerktechnik“ vom Referat Nachrichtentechnik des BLB zur LWL.IT. Projektziele sind: Orga-nisatorische Optimierungspotenziale bei hohem Zuwachs an IP-basierten Kommunikationskomponen-ten, Vermeidung von Schnittstellen innerhalb der IP-basierten Kommunikation über mehrere Bereiche der LWL.IT und des LWL-BLB sowie die Erhöhung der Informationssicherheit und Verfügbarkeit.


- 21 -

Im Rahmen der Voruntersuchung zu dieser Prüfung fiel auf, dass SAP-MM in der

LWL-Kernverwaltung nicht flächendeckend genutzt wird. Dies war Anlass, auch

die Beschaffungsprozesse in die Prüfung mit einzubeziehen. Daher wurde in der

LWL-Kernverwaltung im Rahmen von Interviews die IT-Unterstützung für die

zentralen und dezentralen Beschaffungsprozesse erhoben und analysiert. Ergän-

zend wurden noch die für den Bereich der Beschaffung geltenden Dienstanwei-

sungen, Arbeitsanweisungen, Verfügungen, Richtlinien sowie Dokumentationen

erhoben und bewertet.

Nicht geprüft wurden das im LWL-PsychiatrieVerbund Westfalen und seinen Ein-

richtungen genutzte MM-Modul des dortigen SAP-ERP-Systems sowie vergabe-

rechtliche Aspekte.

Prüfungsergebnisse

Die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit des SAP-Moduls MM ergeben

sich zum großen Teil aus den §§ 7, 13, 14, 15 und 25 der „Dienstanweisung zu

§ 31 GemHVO“2 sowie den Ergänzenden Regelungen hierzu. Zu diesen Prüfungs-

ansätzen ergaben sich im Wesentlichen folgende Prüfungsergebnisse:

• Verfahrensfreigabe

Nach § 14 der „Dienstanweisung zu § 31 GemHVO“ dürfen in der automatisierten

Datenverarbeitung für die Finanzbuchhaltung nur freigegebene Programme ein-

gesetzt werden.

Der zuständige Sachbereich „IKS“ der LWL-Finanzabteilung konnte die erforderli-

chen Freigaben für die neu installierten Funktionalitäten ‘Webbestellung‘ und

‘Elektronische Kontierungserfassung‘ nicht vorlegen.

2 Die „Dienstanweisung zu § 31 GemHVO - Sicherheitsstandards und interne Aufsicht in der Finanz-buchhaltung des LWL“ wird kurz mit „Dienstanweisung zu § 31 GemHVO“ zitiert.


- 22 -

Dies verstößt gegen die v. g. Dienstanweisung.

Lt. Stellungnahme vom 25.05.2016 ist die Feststellung zutreffend. Die allein

im Dezernat des ELR temporär eingesetzten Lösungen der Webbestellungen

und der Webkontierungen sollen nicht weiter genutzt werden. Auf eine nach-

trägliche Verfahrensfreigabe soll verzichtet werden.

• Verfahrensdokumentation

Die Verpflichtung zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation ergibt sich aus

den Vorschriften der GemHVO NRW (§§ 27 u. 31), der „Dienstanweisung zu § 31

GemHVO“ (§ 13) und den GoBD (Rz 34 i. V. m. Ziffer 10.1, Rz 151). Die Verfah-

rensdokumentation muss die technischen und organisatorischen Prozesse inner-

halb eines Systems nachvollziehbar beschreiben. Sie umfasst die Anwenderdo-

kumentation, die technische Systemdokumentation und die Betriebsdokumenta-

tion.

Es wurde festgestellt, dass keine Anwenderdokumentation existiert. Neben der

Gefahr vermeidbarer Anwenderfehler und längerer Einarbeitungszeiten kann sich

dieser Umstand auch negativ auf die Akzeptanz von SAP-MM auswirken. Auch die

Systemdokumentation liegt weder vollständig noch aktuell vor. Positiv ist anzu-

merken, dass ein Datensicherungskonzept und ein Notfallkonzept vorhanden

sind.

Abgesehen vom Datensicherungs- und Notfallkonzept ist die Verfah-

rensdokumentation lückenhaft und veraltet. Sie entspricht damit nicht

den gesetzlichen Anforderungen.

Die Notwendigkeit einer vollständigen und aktuellen Dokumentation wird lt.

Stellungnahme vom 25.05.2016 eingeräumt. Von der nachträglichen Erstel-


- 23 -

lung einer auf den Systemstand Mitte 2016 ausgerichteten Dokumentation

wurde unter Hinweis auf das Projekt WaWiS 2.03 abgesehen.

Das LWL-RPA hat mit Schreiben vom 06.06.2016 an den Ersten Landesrat darauf

hingewiesen, dass erst mit der Produktivsetzung und dem Vorliegen eines An-

wenderhandbuchs sowie einer aktuellen Customizingdokumentation die Feststel-

lungen ausgeräumt werden.

• Prüfung der Rollen und Berechtigungen

Die Rollen und Berechtigungen im SAP-NKF-System müssen den Anforderungen

des § 15 der „Dienstanweisung zu § 31 GemHVO“ sowie des „NKF-Rollen- und Be-

rechtigungskonzeptes“ genügen.

Rollen und Berechtigungen wurden nur insoweit betrachtet, wie diese das Modul

MM direkt oder indirekt betreffen.

Hinsichtlich der nach 2008 neu erstellten Rollen für den Bereich der Materialwirt-

schaft fehlt die erforderliche Fortschreibung des „NKF-Rollen- und Berechti-

gungskonzeptes“.

Die bei der Prüfung der Vergabe „kritischer Berechtigungen“ erkannten Mängel

wurden bereits abgestellt.

Lt. Stellungnahme vom 25.05.2016 erkennt die LWL-Finanzabteilung den

zeitnahen Aktualisierungsbedarf des „NKF-Rollen- und Berechtigungskon-

zeptes“ an.

Bei Redaktionsschluss Mitte 2017 lag kein fortgeschriebenes Konzept vor.

• Protokollierung

Nach § 239 Abs. 3 HGB dürfen Eintragungen oder Aufzeichnungen nur so verän-

dert werden, dass ihr ursprünglicher Inhalt weiterhin feststellbar bleibt. Aus die-

3 WaWiS 2.0: Projekt zur Harmonisierung und Optimierung der WarenWirtschaftsSysteme im LWL.

Während zu den „kritischen Berechtigungen“ keine Beanstandungen

verblieben, musste im Hinblick auf das „NKF-Rollen- und Berechtigungs-

konzept“ festgestellt werden, dass dies veraltet ist.


- 24 -

sem Grund sind alle in Tabellen erfassten Beleginformationen, aber auch alle in

Verbindung mit diesen Beleginformationen stehenden Daten und Programme

sowie alle Änderungen an diesen Daten und Programmen als Bestandteil der Ver-

fahrensdokumentation zu dokumentieren.

Im Zuge der Prüfung hat das IKS-Team die noch erforderlichen systemseitigen

Anpassungen veranlasst.

• Internes Kontrollsystem für den Beschaffungsbereich

Aufgrund der Regelung des § 25 der „Dienstanweisung zu § 31 GemHVO“ wurde

beim LWL ein internes Kontrollsystem für den Bereich der Haushaltswirtschaft

(IKS-Haushaltswirtschaft) mit dem Ziel der Fehlervermeidung eingerichtet. Die Be-

schaffung von Waren- und Dienstleistungen wirkt sich direkt auf die Haushalts-

wirtschaft des LWL aus. Somit ist auch der Bereich der Beschaffung mit internen

Steuerungsmaßnahmen und internen prozessintegrierten sowie prozessunabhän-

gigen Überwachungsmaßnahmen zu steuern bzw. zu überwachen.

Die buchungsrelevanten Aspekte der MM-gestützten Geschäftsprozesse fallen

unter das IKS-Haushaltswirtschaft und somit in die Zuständigkeit des Sachbe-

reichs IKS der LWL-Finanzabteilung. Die Zuständigkeit für die Festlegung und

Umsetzung von fachlich indizierten integrierten Kontrollen in Bezug auf den Be-

schaffungsprozess einschl. der MM-Unterstützung hingegen ist nicht geklärt.

Die Zuständigkeiten in Bezug auf das IKS sind in einem wesentlichen Teil

nicht geklärt.

Im Ergebnis verblieben für den Bereich der Protokollierung keine Bean-

standungen.


- 25 -

Lt. Stellungnahme vom 25.05.2016 wird die Zuständigkeit der ZEK für die

fachlich indizierten Kontrollen anerkannt. Die konkrete Festlegung und Um-

setzung soll im Rahmen des Projektes WaWiS 2.0 erfolgen.

Der zweite Prüfungsschwerpunkt betraf die Analyse der IT-Unterstützung für

die zentralen und dezentralen Beschaffungsprozesse in der LWL-Kernver-

waltung.

Ein wesentliches Ziel bei der Einführung von SAP-MM war die Schaffung einer

Datenbasis durch das Nachhalten der Waren- und Finanzströme in einem zentra-

len System. Auf dieser Grundlage sollten Einkaufspotentiale identifiziert werden.

Im Rahmen der Prüfung wurden Interviews bezüglich der IT-Unterstützung und -

Nutzung in den Einkaufsprozessen mit verschiedenen Fachbereichen geführt. Die

geführten Interviews umfassten neben der reinen Erhebung der Vorgehensweise

auch Aspekte wie Schulungen, Arbeitsanweisungen und Probleme beim Einsatz

mit SAP-MM.

Als zentrales Problem wurde festgestellt, dass die Nutzungsart und der

geringe Nutzungsumfang von SAP-MM für Bestellungen die Schaffung

einer Datenbasis für die Optimierung bestehender Rahmenverträge bzw.

das Erkennen von Potentialen für neue Rahmenverträge verhindern.

Lt. Stellungnahme vom 25.05.2016 wird die Feststellung zum Anlass ge-

nommen, die Datenqualität und –quantität bei der Neu- bzw. Umgestaltung

des Systems im Rahmen des Vorhabens WaWiS 2.0 zu verbessern.

Empfehlung:

Aufgrund der vorgefundenen Schwachstellen hat das LWL-RPA empfohlen, fol-

gende Maßnahmen auf ihre kurzfristige Umsetzbarkeit hin zu prüfen:

o Festlegung der zentralen Prozessverantwortung für den Beschaffungspro-

zess beim LWL zur Verbesserung der Steuerung

o Festlegung der Fachverantwortung für SAP-MM

o Bündelung der IT-Beschaffungsaktivitäten an möglichst einer Stelle


- 26 -

o Erstellung eines Anwenderhandbuchs für SAP-MM

Nach dem OE-Rahmenplan für 2016 - 2018 soll im Rahmen des Projektes WaWiS

2.0 die Problematik grundsätzlich angegangen werden. Es soll geprüft werden,

inwieweit die Prozesse der Materialwirtschaft optimiert werden können. Zunächst

sollen die Übertragbarkeit der Systemstrukturen des LWL-PsychiatrieVerbundes

Westfalen auf die Kernverwaltung geprüft sowie die relevanten Geschäftsprozesse

und Rollen in der Kernverwaltung definiert werden. Bei diesem erneuten Versuch,

das Warenwirtschaftssystem des LWL zu verbessern, ist auch diesmal die Schaf-

fung von Transparenz für die ZEK bzgl. des Beschaffungsvolumens je Artikel und

je Lieferant ein wichtiges Ziel. Die gewonnenen Daten sollen eine Optimierung

der Einkaufskonditionen durch gezieltere Ausschreibungen und Verhandlungen

ermöglichen. Als weiteres Ziel wird die Prozessoptimierung der Abläufe im Ein-

kauf genannt.

Das LWL-RPA hat vor dem Hintergrund des mehrmaligen Versuchs, SAP-MM flä-

chendeckend einzuführen, weiterhin empfohlen, auch folgenden Fragen im Rah-

men der geplanten WaWiS-Workshops nachzugehen:

o Welche weiteren Ziele werden gegebenenfalls verfolgt?

o Welche Einsparpotentiale können über zusätzliche Rahmenverträge noch ge-

neriert werden?

o Wie hoch sind die Aufwendungen, um die zusätzlichen Einsparungen zu ge-

nerieren?

o Wo lagen in der Vergangenheit die Ursachen für die Widerstände der Fach-

bereiche gegen die Einführung von SAP-MM?

Die vom LWL-RPA gegebenen Hinweise zu den anerkannten Schwachstellen

und offenen allgemeinen Fragestellungen sollen bei der Planung und Umset-

zung des neuen bzw. bei einer Anpassung des bestehenden Systems berück-

sichtig werden.

Fazit:

In Bezug auf die Nutzung des SAP-Moduls MM ergaben sich verschiedene Ord-

nungsmäßigkeitsmängel, die im Rahmen der Prüfung teilweise abgestellt wurden.


- 27 -

Ob es mit dem Projekt WaWiS 2.0 gelingt, das SAP-Modul MM in der Kernverwal-

tung flächendeckend zu etablieren und damit die Voraussetzung für die Hebung

von Einsparpotentialen im Bereich Beschaffung zu schaffen, bleibt abzuwarten.

Die WaWiS-Workshops I und II fanden am 12.04.2016 und 30.08.2016 statt. Ein

dritter Workshop fand aber bisher nicht statt.

1.6 Prüfung von Doppelungen im SAP HCM in der Personalabrechnung

Mit der Einführung des Personalabrechnungssytems SAP HCM ab 01.01.2013 und

gleichzeitiger Ablösung des bisherigen Verfahrens DLohn sind grundsätzliche

Änderungen im Berechtigungskonzept erfolgt. Mit der Prüfung sollte festgestellt

werden,

• inwieweit es möglich ist, Personalfälle doppelt anzulegen, ohne dass entspre-

chende Berechtigungen vorliegen oder Kontrollen durchgeführt werden

• ob Bankverbindungen außergewöhnlich genutzt werden

• wie das Vier-Augen-Prinzip angewandt wird.

Das Personalmanagement der LWL-Hauptverwaltung wird mit dem Softwaremo-

dul SAP HCM umgesetzt. In nachstehender Abbildung sind die wesentlichen ein-

zelnen Komponenten der Personalwirtschaft mit SAP dargestellt.


- 28 -

Die grün gekennzeichneten Komponenten verdeutlichen, dass zurzeit neben den

offiziellen SAP-Begrifflichkeiten weiterhin verschiedene LWL-interne Begrifflich-

keiten (vgl. Sprechblasen) verwandt werden. Um eine eindeutige Anwendung zu

gewährleisten, ist die LWL-Haupt- und Personalabteilung gebeten worden, zu-

künftig die Begrifflichkeiten des SAP HCM einheitlich zu verwenden.

• Anlage und Veränderung von Personalfällen

Die Anlage eines Personalfalles von der Einstellung über die Abrechnung bis hin

zum Austritt soll zweckmäßigerweise unter Beteiligung aller erforderlichen Stellen

in der Personaladministration erfolgen. Die Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips

soll gewährleisten, dass kein Personalfall angelegt werden kann, der nicht auch

beim LWL tatsächlich beschäftigt wird. Die Kontrollmechanismen müssen unzu-

lässige Veränderungen verhindern.

Am Einstellungsprozess sind die jeweilige Sachbearbeitung, der Sachbereich Stel-

lenplan und Finanzen, die Buchhalter der Personalabrechnung und die Innenprü-

fung der Personalabrechnung beteiligt.


- 29 -

Die Anlage und Weiterverarbeitung eines Personalfalles erfordert die Bestätigung

des Vorhandenseins einer Stelle und damit die Vergabe einer entsprechenden

Stellennummer durch den Sachbereich Stellenplan und Finanzen.

Bei Anlage des Personalfalles prüft die Buchhaltung die Angaben der Sachbear-

beitung auf offensichtliche Fehler und hinsichtlich der Spezialnormierungen z. B.

im Sozialversicherungsrecht. Die erfolgten Eingaben werden nach einem Probe-

abrechnungslauf im SAP HCM seitens der Innenprüfung in der Personalabrech-

nung mit den zahlungsbegründenden Unterlagen auf Vollständigkeit und Rich-

tigkeit geprüft und mit bestätigender Unterschrift versehen.

Vor dem abschließenden Produktivlauf der Gehalts- und Besoldungszahlung er-

folgt eine letztmalige Prüfung durch die Innenprüfung, so dass Korrekturen nach

dem eigentlichen Abrechnungslauf auf ein Minimum reduziert werden.

Neben der Neuanlage werden im Laufe einer Beschäftigung auch die Verände-

rungen durch die Personalabrechnung verarbeitet. Die Änderungen sind in den

entsprechenden Infotypen im SAP HCM hinterlegt und protokolliert. Seitens der

Innenprüfung können alle Veränderungen gelistet und geprüft werden. Es gibt

jedoch keine Vorgabe zu einer regelmäßig durchzuführenden Kontrolle, so dass

hier die Möglichkeit besteht, Veränderungen vorzunehmen, die von der Prüfung

unbemerkt bleiben.

Der Beschäftigungsaustritt ist bei zeitlicher Befristung bereits durch den Sachbe-

reich Stellenplan und Finanzen in SAP HCM terminiert und wird automatisiert

nachgehalten. Reguläre Austrittsvorgänge werden von der Personalsachbearbei-

tung unmittelbar angestoßen.

Die Anlage eines Personalfalles erfolgt zweckmäßig. Die Möglichkeit,

einen Personalfall unberechtigterweise doppelt anzulegen, ist nur unter

Einsatz hoher krimineller Energie möglich.

Unterjährige Veränderungsbuchungen unterliegen keiner regelmäßigen

Kontrolle.


- 30 -

In beiden Fällen wird der Austrittsvorgang durch die Personalabrechnung verar-

beitet und die entsprechenden Abmeldungen bei Krankenversicherung, Sozialver-

sicherung etc. vorgenommen.

• Personalabrechnung

Die Gehalts- und Besoldungszahlung durchlaufen einen bestimmten Prozess.

1. Simulationslauf

Jede Buchhaltungskraft simuliert einen nicht zahlungsrelevanten Abrech-

nungslauf in SAP HCM und prüft anschließend die Personalfälle auf Voll-

ständigkeit und Richtigkeit.

2. Qualitätssicherungslauf

Veränderte Personalfälle werden noch einmal in einem Simulationslauf

abgerechnet und von der Buchhaltung letztmalig geprüft.

3. Finaler Abrechnungslauf

Dieser Abrechnungslauf beinhaltet die fachliche Freigabe durch die Perso-

nalabrechnung und die Erstellung der Buchungsbelege. Das Gesamtpaket

wird von der Innenprüfung gesichtet und nach Prüfung mit entsprechen-

der Zeichnung durch die Leitung der Personalabrechnung oder der Stel-

lenbewirtschaftung zur Zahlung angeordnet.

4. Zahlungsveranlassung

Der finale Abrechnungslauf initiiert gleichzeitig den seitens der LWL.IT zu

veranlassenden Abrechnungslauf in Richtung der tatsächlichen Zahlbar-

machung aus dem SAP FI. Auch hierzu wird die Zahlung seitens der Lei-

tung der Personalabrechnung oder der Stellenbewirtschaftung angeord-

net.

Die Austrittsprozesse sind beanstandungsfrei.


- 31 -

• Auswertung von SAP HCM-Dateien

Durch zweckmäßige Gestaltung der Prozesse in Personaladministration und Per-

sonalabrechnung soll vermieden werden, dass Personalfälle doppelt angelegt

oder doppelt abgerechnet werden. Vorrangiges Kennzeichen eines Personalfalles

ist die Personalnummer. Die Personalnummer ist das zentrale Ordnungskriterium

in SAP HCM. Eine Veränderung der Personalnummer hätte zur Folge, dass Inkon-

sistenzen in der Datenbank entstehen oder die gesamte Historie der Beschäftig-

ten verloren geht.4

Bei der Überprüfung der Personalliste der Beschäftigten der LWL-

Hauptverwaltung wurden einige Doppelungen festgestellt:

• Namensgleichheiten mit unterschiedlichen Geburtsdaten

• versehentliche Vergabe einer neuen Personalnummer bei Wiedereintritt in

den LWL

Der Anteil an Doppelvergaben lag bei 0,04 %. In 13 Personalfällen war die Histo-

rie wg. der Mehrfachvergabe nicht eindeutig darstellbar.

• Nutzung von Bankverbindungen

Anhand einer Liste aller in SAP HCM erfassten Bankverbindungen konnten im

Rahmen von Stichprobenprüfungen keine dolosen Nutzungen von Bankverbin- 4 Edinger, Marxen, Krüger, Personalwirtschaft mit SAP ERB HCM, 4. Aufl., 2014, S. 86

Die Prozesse zur Abrechnung der Personalfälle sind transparent und

zweckmäßig gestaltet. Das Vier-Augen-Prinzip wird angewandt.

Die Historie einzelner Personalfälle konnte nicht eindeutig dargestellt

werden. Die Mehrfachvergabe von Personalnummern ist auf ein Mini-

mum reduziert.


- 32 -

Der Prozess zur Anlage, Abrechnung und Beendigung von Personalfällen ist

zweckmäßig organisiert.

Dolose Führungen von Personalfällen konnten nicht festgestellt werden.

Die Vorgänge zur Personalabrechnung bieten keinen Anlass zur Beanstandung.

dungen festgestellt werden. Die Doppelungen resultierten i. d. R. aus der Nutzung

durch Ehepartner.

Fazit:

1.7 Verweis auf relevante dezernatsübergreifende Prüfungen

Die unter Gliederungspunkt 8.1 „Vergaben nach VOL/VOF“ dargestellten

dezernatsübergreifenden Vergabeprüfungen beziehen sich unter anderem auf

Vergaben nach VOL/VOF im Zuständigkeitsbereich der ZEK.

Die Ergebnisse der Prüfung der Verfügbarkeit des Krankenhausinformationssys-

tems (KIS) werden im Gesamtzusammenhang unter dem Gliederungspunkt 3.5 dar-

gestellt.

Aus der Mehrfachnutzung von Bankverbindungen lassen sich keine Auf-

fälligkeiten ableiten.

2 Dezernat Landesrat Matthias Münning

- 33 -


LWL-Behindertenhilfe Westfalen

2.1 Stationäre Kurzzeitbetreuung im Rahmen des SGB XII

Prüfungsgegenstand

Stationäre KZB soll dazu beitragen, dass betreuende und pflegende Angehörige

entlastet und unterstützt werden und behinderte oder pflegebedürftige Men-

schen i. S. d. §§ 53, 61 SGB XII solange wie möglich in ihrer vertrauten häuslichen

Umgebung verbleiben können. Bei diesen Leistungen handelt es sich entweder

um Leistungen der Hilfe zur Pflege (§ 61 SGB XII) oder um Leistungen der Einglie-

derungshilfe (§ 54 SGB XII).

Aufstellung der jährl. Nettoaufwendungen5:

2011 2012 2013 2014 2015

LB 1.413 1.667 1.815 1.795 1.636

Nettoaufwand in €

5.809.356 4.431.597 5.809.356 6.312.175 5.265.210

Jährl. Nettoaufwand

je LB in €

4.111

2.658

3.201

3.517

3.218

Prüfungsergebnisse Rechtmäßigkeit • Leistungsgewährung

Bei der Prüfung von KZB behinderter Menschen, die im Haushalt von Angehöri-

gen leben, ist gem. verfügungsseitiger Vorgaben hinsichtlich der Häufigkeit und

Dauer der Leistungen i. d. R. ein großzügiger Maßstab anzulegen. Zur Verhinde-

5 Auswertung durch das LWL-RPA (Stand: 09.02.2016)


- 34 -

rung bzw. Hinauszögerung einer stationären Dauerwohnheimbetreuung sind in-

sofern mehrere KZB innerhalb eines Kalenderjahres möglich.

• Leistungsumfang

Eine Kostenzusage für eine stationäre KZB im Rahmen der Sozialhilfe nach dem

SGB XII umfasst den mit der Einrichtung vereinbarten Vergütungssatz.

Folgende „Einrichtungstypen“ kommen hierbei in Frage:

Einrichtungen der Behindertenhilfe

Voraussetzung ist eine abgeschlossene Vergütungsvereinbarung nach dem SGB

XII mit einem dreigeteilten Vergütungssatz (Grundpauschale, Maßnahmepau-

schale und Investitionsbetrag).

Pflegeeinrichtungen bzw. andere geeignete Einrichtungen

Voraussetzung bei den Pflegeeinrichtungen ist ein abgeschlossener Versorgungs-

vertrag nach dem SGB XI mit einem dreigeteilten Vergütungssatz (Unter-

kunft/Verpflegung, Pflegestufe 0-3, Investitionsbetrag). Voraussetzung bei den

anderen geeigneten Einrichtungen ist eine Zulassung für vollstationäre Pflege

(u. a. Alten-/Pflegeheime, Hospiz) mit einem dreigeteilten Vergütungssatz (Unter-

kunft/Verpflegung, Pflegestufe 0-3, Investitionsbetrag).

Einrichtungen mit einem Einheitspflegesatz

Hierbei handelt es sich um Einrichtungen, die eine Zulassung für vollstationäre

Pflege mit einem Einheitspflegesatz abgeschlossen haben.

Von den 100 geprüften Fällen wurden in folgenden Einrichtungstypen KZB bewil-

ligt:

In allen geprüften Fällen lagen die sozialhilferechtlichen Voraussetzun-

gen für die Leistungsgewährung der stationären KZB vor.


- 35 -

- Einrichtungen der Behindertenhilfe: 72 Fälle

- Pflegeeinrichtungen/andere geeignete Einrichtungen: 23 Fälle

- Einrichtungen mit einem Einheitspflegesatz: 5 Fälle

Der LWL hat als Kostenträger für eine stationäre KZB gem. § 97 Abs. 4 SGB XII

auch alle weiteren Leistungen nach dem SGB XII zu übernehmen. Hierunter fallen

insbesondere die Gewährung eines Barbetrages sowie erforderliche Fahrtkosten.

• Berücksichtigung von Leistungen nach dem SGB XI

Einzusetzen sind unter bestimmten gesetzlichen Voraussetzungen u. a. Leistun-

gen anderer Sozialleistungsträger wie folgende Ansprüche auf vorrangige bzw.

(nicht verbrauchte) gleichrangige Leistungen aus dem SGB XI:

Die Voraussetzungen hinsichtlich der ausgewählten Einrichtung sowie des

genehmigten Vergütungssatzes für die stationäre KZB lagen in allen ge-

prüften Fällen vor. Die vom LWL im Rahmen der Kostenübernahme für

die stationäre KZB zusätzlich gewährten Leistungen wurden dem Grunde

nach und auch in korrekter Höhe gewährt.


- 36 -

Kriterium

Kurzzeitpflege (§ 42 SGB XI)

Verhinderungspflege (§ 39 SGB XI)

Zusätzliche Betreuungs- und Entlastungsleistungen nach § 45b SGB XI

Grund Häusliche Pflege kann zeitweise nicht, noch nicht oder nicht im erforderlichen Umfang erbracht werden und auch teilstationäre Pflege reicht nicht aus (z. B. Urlaub der Pflegeperson, nach stationärer Behandlung oder in sonstigen Krisensituationen)

Pflegeperson ist an der Pflege gehindert (z. B. Erholungsur-laub, Krankheit oder aus sons-tigen Gründen)

Entlastung der Pflegeperso-nen; Verbesserung der Infra-struktur und damit das not-wendige Angebot für die Anspruchsberechtigten sowie deren Pflegepersonen

Betrag Höchstens 1.612 € jährl.

Höchstens 1.612 € jährl. Grundbetrag: 104 € mtl. Erhöhter Betrag: 208 € mtl.

Abrechnungs- modalitäten

Bei Einrichtungen mit einem dreigeteilten Vergütungssatz komplette pflegebedingte Kosten im Umfang der Pflege-stufen 0-3 (Pflegeeinrichtungen) oder Maßnahmepauschalen (Einrichtungen der Behinderten-hilfe) Bei Einrichtungen ohne dreige-teilten Vergütungssatz 60 % des Gesamtpflegesatzes zu-schussfähig („andere geeignete Einrichtungen“ i. S. v. § 42 Abs. 3 Satz 3 SGB XI)

Bei Einrichtungen mit einem dreigeteilten Vergütungssatz komplette pflegebedingte Kosten im Umfang der Pflege-stufen 0-3 (Pflegeeinrichtun-gen) oder Maßnahme-pauschalen (Einrichtungen der Behindertenhilfe) Bei Einrichtungen ohne drei-geteilten Vergütungssatz 60 % des Gesamtpflegesatzes zuschussfähig („andere geeig-nete Einrichtungen“ i. S. v. § 42 Abs. 3 Satz 3 SGB XI)

Bei Einrichtungen mit einem dreigeteilten Vergütungssatz pflegebedingte Kosten und Kosten der Unterkunft und Verpflegung Bei Einrichtungen ohne drei-geteilten Vergütungssatz bis zur Höhe der noch nicht ge-deckten Restkosten des Ge-samtpflegesatzes Im Unterschied zu Leistungen der Kurzzeitpflege und Ver-hinderungspflege können diese Leistungen auch für die Kosten der Unterkunft und Verpflegung genutzt werden, die in der betreuenden Einrich-tung anfallen.

Verhältnis der Ansprüche

Bei stationärer Kurzzeitbetreu-ung geht der Anspruch nach § 42 SGB XI als speziellere Leistung vor. Bei Vorliegen der Voraussetzungen bestehen gegenüber der Pflegekasse beide Ansprüche nebeneinan-der.

Bei stationärer Kurzzeitbetreu-ung geht der Anspruch nach § 42 SGB XI als speziellere Leistung vor. Bei Vorliegen der Voraussetzungen bestehen gegenüber der Pflegekasse beide Ansprüche nebeneinan-der. Sofern Leistungen nach § 39 SGB XI für andere Zwecke eingesetzt wurden, ist der Bedarf im Rahmen der Sozial-hilfe zu decken.

Bei stationärer Kurzzeitbetreu-ung geht der Anspruch nach § 42 SGB XI als speziellere Leistung vor. Bei Vorliegen der Voraussetzungen bestehen gegenüber der Pflegekasse beide Ansprüche nebeneinan-der. Sofern Leistungen nach § 45b SGB XI für andere Zwecke eingesetzt wurden, ist der Bedarf im Rahmen der Sozial-hilfe zu decken.


- 37 -

Nach Rückmeldung der Fachabteilung erfolgte ein Hinweis an die Einzelfall-

hilfe, dass in Behindertenhilfeeinrichtungen mit dreigeteiltem Vergütungs-

satz die entsprechende Maßnahmenpauschale die Grundlage für die Berech-

nung der Leistungen der Pflegeversicherung bildet.

Die empfohlene allgemeine Information aller Einrichtungen und Pflegekas-

sen wurde von der Abt. 60 nicht für erforderlich gehalten. Es wird seitens der

Fachabteilung davon ausgegangen, dass sich die geänderte Vorgehensweise

auch so in der Praxis durchsetzen wird.

Um die Antragsteller auf die Möglichkeit der Beantragung von Leistungen

nach § 45b SGB XI aufmerksam zu machen und auch die Einzelfallhilfe für

diese Leistungen zu sensibilisieren, wurde von der Abt. 60 in die Kostenzusa-

ge eine entsprechende Formulierung zum Hinweis auf die zusätzlichen Be-

treuungs- und Entlastungsleistungen aufgenommen; ebenfalls wurde die

Verfügung in diesem Punkt ergänzt bzw. konkretisiert.

Das vom LWL-RPA empfohlene automatisierte Verfahren zur Verbrauchsab-

frage der Leistungen nach §§ 39, 42 und 45b SGB XI wurde von der Abt. 60

nicht befürwortet. Es besteht nach Ansicht der Fachabteilung wenig Aussicht,

Die Abrechnungssystematik der SGB XI-Leistungen war bei den Pflege-

einrichtungen sowie den Einrichtungen mit einem Einheitspflegesatz

gesetzeskonform. Bei den Einrichtungen der Behindertenhilfe erfolgte

die Abrechnung dagegen sehr unterschiedlich. Aufgrund der verfü-

gungsseitigen Regelungen wurde häufig eine Abrechnungssystematik zu

Grunde gelegt, die nicht den gesetzlichen Vorgaben entsprach. In ca. 1/3

aller Fälle konnte der Gesamtbetrag der von den Pflegekassen bewillig-

ten SGB XI-Leistungen nicht nachvollzogen werden bzw. war nicht kor-

rekt.

Grundsätzlich wurde die speziellere Leistungsart „Kurzzeitpflege nach

§ 42 SGB XI“ berücksichtigt. Aufgrund des Fehlens von Informationen

bzw. Pflegekassenbescheiden war häufig nicht erkennbar, welche Leis-

tungsart bzw. welcher Leistungsbetrag bewilligt wurde.

Das Nachrangprinzip wurde nicht in letzter Konsequenz beachtet, da

grundsätzlich auch Ansprüche nach § 39 SGB XI (Verhinderungspflege)

und § 45b SGB XI (Zusätzliche Betreuungs- und Entlastungsleistungen)

zu überprüfen sind.


- 38 -

den höheren Verwaltungsaufwand durch mögliche Mehreinnahmen zu recht-

fertigen. Nach der aktuellen Verfügungslage wird im Regelfall von einer

Kontrolle des tatsächlichen Verbrauchs abgesehen, da die Erfahrungen in der

Vergangenheit genau dies bestätigten. Besonderheiten oder Auffälligkeiten

im Einzelfall lassen natürlich eine gezielte Nachfrage nach dem Verbrauch

der Leistungen zu.

Fazit: Eine stationäre Kurzzeitbetreuung ist grundsätzlich ein geeignetes Instrument, um

die Herkunftsfamilie zu entlasten bzw. das Familiensystem zu stabilisieren. Hiermit

kann eine (kostenintensivere) stationäre Dauerwohnheimbetreuung verhindert

bzw. hinauszögert werden.

Zusammenfassend kann festgestellt werden, dass die LWL-Behindertenhilfe West-

falen die gesetzlichen und verfügungsseitigen Vorgaben in Bezug auf die Recht-

mäßigkeit der Gewährung von KZB-Leistungen grundsätzlich beachtet hat.

Einzig beim Nachranggrundsatz nach § 2 SGB XII (Berücksichtigung aller vorran-

gigen und gleichrangigen Ansprüche nach dem SGB XI dem Grunde nach und in

korrekter Höhe) besteht Optimierungsbedarf.

2.2 Testierung der Grundsicherungsausgaben für das Jahr 2015

Die Grundsicherung im Alter und bei Erwerbsminderung nach dem Vierten Kapi-

tel SGB XII ist eine Hilfe aus dem Leistungsspektrum des SGB XII. Sie ist gegen-

über der Hilfe zum Lebensunterhalt vorrangig zu leisten und dient ebenfalls der

Sicherung des Lebensunterhaltes. Die vom LWL „auf dem Papier“ bewilligte

Grundsicherung ist zur Deckung des durch die Einrichtung erbrachten Lebensun-

terhalts einzusetzen, dessen Kosten sich in den Vergütungssätzen wiederfinden.

Bundeserstattung

Mit dem Änderungsgesetz zum SGB XII vom 20.12.2012 übernimmt der Bund

schrittweise die Nettoausgaben für die Grundsicherung im Alter und bei Er-

werbsminderung. Für das Jahr 2013 wurde ein Anteil von 75 % und ab dem Jahr


- 39 -

2014 werden 100 % der den für die Ausführung des Gesetzes zuständigen Trä-

gern im jeweiligen Kalenderjahr entstandenen Nettoausgaben erstattet.

Die LWL-Behindertenhilfe Westfalen hat im Rahmen der Bundeserstattung im

Jahr 2015 folgende Nettoausgaben gem. § 46 a Abs. 3 SGB XII zur Erstattung ab-

gerufen (einschließlich der Nettoausgaben der Delegationsnehmer):

Nettoausgaben für 2015 gem. § 46a Abs. 2 SGB XII: 96.066.692,63 €

Nettoausgaben für 2014 gem. § 46a Abs. 2 SGB XII: 2.673.085,99 €

Nettoausgaben für 2013 gem. § 46a Abs. 2 SGB XII: - 327.374,34 €

Zu testierender Betrag: 98.412.404,28 €

Entwicklung der gemeldeten Jahreswerte (LWL und Delegationsnehmer) Mittelabrufung 2013 Mittelabrufung 2014 Mittelabrufung 2015 LWL 83.062.997,76 € 81.264.294,83 € 82.852.693,01 € Delegations-nehmer

15.681.858,55 € 16.483.823,26 € 15.559.711,27 €

Gesamtbetrag 98.744.854,31 € 97.748.118,09 € 98.412.404,28 €

Testat

Gemäß § 46 a Abs. 4 Satz 1 SGB XII haben die Länder gegenüber dem Bund zu

gewährleisten, dass die Grundsicherungsausgaben begründet und belegt sind

sowie den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit entsprechen.

Die Träger der Grundsicherung haben dem Land die Einhaltung der vorstehenden

Voraussetzungen nachzuweisen. Diesem Nachweis ist auch ein Testat der örtli-

chen Rechnungsprüfung beizufügen (vgl. § 7 Abs. 2 Satz 3 AG-SGB XII NRW).

Prüfkriterien für die Testierung

Zuständigkeit, Anspruchsvoraussetzungen und Grundsicherungsbedarf In NRW sind die beiden Landschaftsverbände in den Fällen Träger der Grundsi-

cherung, in denen sie Personen tatsächlich Leistungen nach dem Fünften bis

Neunten Kapitel SGB XII in vollstationären Einrichtungen erbringen. Darüber hin-

aus müssen die Anspruchsvoraussetzungen gem. § 41 Abs. 1 SGB XII beachtet

werden (Erreichen der Altersgrenze und/oder dauerhafte volle Erwerbsminde-

rung). Die Bestandteile der Grundsicherung sind in § 42 SGB XII aufgeführt (u. a.

Maßgeblicher Regelbedarf 320 €, Mehrbedarf aufgrund des Merkzeichens „G“


- 40 -

oder „aG“ im SBA 54,50 €, Aufwendungen für Unterkunft und Heizung 368 € so-

wie eventuelle freiwillige Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge).

Einkommenseinsatz

Für den Einsatz des Einkommens im Rahmen der Leistungen der Grundsicherung

gilt die Maßgabe, dass vorhandenes Einkommen zunächst auf den Grundsiche-

rungsanspruch anzurechnen ist.

Berücksichtigung einmaliger Einnahmen

Aufgrund verfügungsseitiger Vorgaben werden die Fälle, für die einmalige Geld-

eingänge ohne zeitliche Zuordnung oder in denen „besondere“ Einnahmen im

Betrachtungszeitraum im Planungskonto vermerkt sind, nunmehr durch eine

Sonderarbeitsgruppe (SAG) bearbeitet.

Es handelt sich nach dieser Arbeitshilfe um folgende Einnahmearten:

• Kostenbeiträge aus Vermögen

Für den Einsatz des Vermögens im Rahmen der Leistungen der Grundsicherung

gilt § 90 SGB XII entsprechend mit der Maßgabe, dass das verwertbare Vermögen

zunächst auf den Grundsicherungsanspruch angerechnet wird. Als geschützt gilt

ein Barvermögen in Höhe von 2.600 €.

Die Prüfung der Vermögensfälle durch die SAG ergab, dass ein Korrekturbe-

trag i. H. v. 130.637,78 € als Einnahme für 2015 nachzumelden ist.

Zusammenfassend konnte festgestellt werden, dass die Vorgaben hin-

sichtlich der Zuständigkeit des LWL als Grundsicherungsträger, der

Anspruchsvoraussetzungen sowie des korrekten Grundsicherungs-

bedarfes grundsätzlich beachtet wurden.

Die Vorgaben hinsichtlich der grundsätzlichen Geltendmachung von vor-

rangigen Ansprüchen sowie der Feststellung eines Grundsicherungsbe-

darfs wurden bei der manuellen Bearbeitung durch die Sachbearbeitung

i. d. R. beachtet.


- 41 -

• Gesonderte Einnahmen nach § 46 a Abs. 2 Satz 2 SGB XII

Gem. § 46 a Abs. 2 Satz 2 SGB XII handelt es sich insbesondere um Einnahmen

aus Aufwendungen, Kostenersatz und Ersatzansprüchen nach dem 13. Kapitel

SGB XII, aus dem Übergang von Ansprüchen nach § 93 SGB XII sowie aus Erstat-

tungen anderer Sozialleistungsträger nach dem SGB X.

Die Prüfung dieser Gesonderten Einnahmen durch die SAG ergab, dass ein

Korrekturbetrag i. H. v. 122.804,39 € als Einnahme für 2015 nachzumelden

ist.

• Nachzahlung laufender Einnahmen

Die in 2015 kassenwirksam vereinnahmten Nachzahlungen (z. B. Renten, Kinder-

geld) sind als gesonderte Einnahme nach § 46a Abs. 2 Satz 2 SGB XII für den Zeit-

raum zu berücksichtigen, für den sie gedacht sind. Da einmalige Nachzahlungs-

beträge jedoch weder durch die Sachbearbeitung noch durch die SAG berück-

sichtigt wurden, erfolgte auf Veranlassung des LWL-RPA noch eine nachträgliche

Abfrage dieser Nachzahlungsbeträge.

Die Auswertung dieser Abfrage ergab, dass Korrekturbeträge i. H. v.

873.226,44 € (Renten) und 120.149,00 € (Kindergeld) als Einnahmen für

2015 nachzumelden sind.

Beitragsrückerstattung durch die Krankenkassen

Aufgrund der Umsetzung der BSG-Rechtsprechung (Beitragsbemessung für in

Einrichtungen untergebrachte gesetzlich krankenversicherte Sozialhilfeempfän-

ger) sind Einnahmen in Form der Beitragsrückerstattung durch die Krankenkas-

sen im Jahr 2015 kassenwirksam geworden. Diese Einnahmen sind bei der Grund-

sicherungsabrufung als gesonderte Einnahme zu berücksichtigen.

Aufgrund der Ergebnisse der SAG sowie der nachträglichen Auswertung

der Nachzahlungsbeträge ist dem MAIS NRW ein Korrekturbetrag i. H. v.

1.246.817,61 € als Einnahme für das Jahr 2015 nachzumelden.

Die im Jahr 2015 vereinnahmten Beitragsrückerstattungen i. H. v.

3.490.785,93 € wurden bereits bei der Bundeserstattung als „Geson-

derte Einnahmen“ berücksichtigt.


- 42 -

Grundsicherungsausgaben LWL

Zum 01.01.2015 erfolgte eine Umstellung auf die sog. Bruttosystematik. Gem. den

internen Vorgaben hat die Sachbearbeitung die ab dem 01.01.2015 bewilligten

Grundsicherungsleistungen einheitlich in Höhe des Bruttoleistungsbetrages zu

bewilligen und in ANLEI zu erfassen. Die Berechnung des Erstattungsbetrages er-

folgt beim LWL durch den Sachbereich 1.74 über die in diesem Programm ange-

legten ALS. Parallel werden für die ermittelten Grundsicherungs-LB die tatsächli-

chen Einnahmen im laufenden Jahr aus ANLEI abgefragt. Anschließend erfolgt im

Berechnungsschema eine 1/1-Zuordnung der Einnahmen zu den Adressnummern

der ALS.

Das LWL-RPA hat dieses zum 01.01.2015 eingeführte Verfahren zur Ermittlung der

angemeldeten Erstattungsbeträge anhand der vorgelegten Mittelabrufungen ge-

prüft und folgende Korrekturbedarfe festgestellt:

- in den Fällen mit Grundsicherungsbeginn im Jahr 2015 konnte aufgrund eines

Formelfehlers der gemeldete Bruttobetrag nicht nachvollzogen werden

Eine nachträgliche Abfrage dieser Bruttobeträge ergab, dass ein Korrekturbetrag

i. H. v. 3.639,53 € (negative Ausgabe für 2015) nachzumelden ist.

- sofern die Rente nach der Mittelabrufung am 03.12.15 gebucht wurde, konnte

die Rente für 12/2015 nicht berücksichtigt werden

Eine nachträgliche Abfrage des zu berücksichtigenden Einkommens ergab, dass

ein Korrekturbetrag i. H. v. 2.223.006,26 € (Einnahme 2015) nachzumelden ist.

Zudem sind die im Jahr 2015 nachgemeldeten Beträge für 2013 und 2014 grund-

sätzlich nachvollziehbar und korrekt. Aufgrund einer doppelten Berücksichtigung

von 303 LB (1. + 4. Quartal 2015) wurde jedoch ein Betrag i. H. v. 945.411,28 €

zweifach angefordert. Dieser Korrekturbetrag ist ebenfalls als negative Ausgabe

für 2014 nachzumelden.

Die Überprüfung der fünf Mittelabrufungen für das Jahr 2015 sowie der

Nachmeldungen für die Jahre 2013 und 2014 ergab, dass dem MAIS

NRW zusätzlich ein Korrekturbetrag i. H. v. insgesamt -3.172.057,07 €

nachzumelden ist.


- 43 -

Empfehlung

Aufgrund der Komplexität dieses Abrufungsverfahrens und der festgestellten Kor-

rekturbedarfe bzw. Auffälligkeiten wurde der Abt. 60 empfohlen, dass für die

Bundeserstattung ein IT-Abrufungsverfahren mit entsprechenden Plausibilitäten

und Kontrollmechanismen entwickelt sowie im Rahmen von Fachtests qualitäts-

gesichert werden sollte.

Die Fachabteilung gab die Rückmeldung, dass dieser Empfehlung voraus-

sichtlich für 2017 noch nicht gefolgt werden kann, da die Umsetzung einen

längeren Zeitraum in Anspruch nehmen wird. Es wird seitens der Fachabtei-

lung vorgeschlagen, die zum 01.01.2015 eingeführte Rechenmethode zu-

nächst weiter anzuwenden und parallel für 2018 ein entsprechendes Verfah-

ren zu erarbeiten.

Grundsicherungsausgaben Delegationsnehmer

Leistungen der Grundsicherung nach dem 4. Kapitel SGB XII, für die der LWL

sachlich zuständig ist, sind nur im Zusammenhang mit vollstationärer Hilfe zur

Pflege delegiert. Die Kreise und kreisfreien Städte erhalten in den delegierten So-

zialhilfefällen die gesamten Nettoausgaben der Grundsicherung vom LWL im

Rahmen der Abrechnung delegierter Aufgaben zurück. Der LWL bezieht diese

Grundsicherungsausgaben in seine Abrechnungen mit dem Land NRW ein.

Die Umstellung auf die Bruttosystematik führte dazu, dass die Verant-

wortung der manuellen bzw. automatisierten Grundsicherungsgewäh-

rung von der Einzelfallsachbearbeitung auf den Sachbereich 1.74 verla-

gert und zugleich zentriert wird. Derzeit ist nicht ausreichend sicherge-

stellt, dass das Abrufungsverfahren auf der Grundlage der Bruttosyste-

matik alle gewährten Netto-Grundsicherungsleistungen in korrekter

Höhe ermittelt.


- 44 -

Testierungsergebnis

Die ermittelten Korrekturbeträge des LWL (-4.418.874,68 €) sowie der Stadt

Bottrop (1.409,04 €) wurden bereits mit der Mittelabrufung am 09.06.2016

dem MAIS NRW nachgemeldet.

Fazit: Das LWL-RPA konnte erstmalig fristgerecht ein endgültiges Testat am 18.05.2016

über die im Jahr 2015 geltend gemachten Nettoausgaben erteilen.

Dem LWL-RPA lagen von allen 27 Delegationsnehmern die Jahres-

nachweise und Untertestate vor. Die Vorgabe - Übereinstimmung der

Beträge Mittelabrufung, Jahresnachweis, Untertestat - wurde grundsätz-

lich erfüllt. Einzig bei der Stadt Bottrop (Ausgabe: 1.409,04 €) und dem

Kreis Höxter (Einnahme: 0,33 €) kam es zu Nichtübereinstimmungen.

Die Erteilung eines „Endgültigen Testats“ für die im Jahr 2015 gemelde-

ten Grundsicherungsausgaben war aus folgenden Gründen möglich:

- die im Jahr 2015 geltend gemachten Grundsicherungsausgaben des

LWL sind grundsätzlich begründet und belegt

- hinsichtlich der festgestellten Korrekturbedarfe wurden bereits

konkrete Korrekturbeträge (Gesamtbetrag: -4.418.874,68 €) ermittelt

- die LWL-Behindertenhilfe Westfalen hat zugesichert, diesen Korrektur-

betrag im Rahmen der nächsten Mittelabrufung nachzumelden

- es lagen alle Jahresnachweise/Untertestate der Delegationsnehmer vor

- die Beträge Mittelabrufung, Jahresnachweis und Untertestat stimmen

bei fast allen Delegationsnehmern überein

- die örtlichen Rechnungsprüfungsämter (Stadt Bottrop, Kreis Höxter)

haben zugesichert, dass die festgestellten Korrekturbeträge bei der

nächsten Mittelabrufung berücksichtigt werden


- 45 -

2.3 Kostenerstattung zwischen den Trägern der Sozialhilfe gemäß den §§ 106-108 SGB XII

Prüfungsgegenstand

Die Kostenerstattung zwischen den Trägern der Sozialhilfe ist in den §§ 106 bis

108 SGB XII geregelt. Die Vorschriften knüpfen unmittelbar an die Regelungen zur

Zuständigkeit der Träger der Sozialhilfe in den §§ 97 ff. SGB XII an und sollen den

„Lastenausgleich“ zwischen den einzelnen Trägern gewährleisten.

Im Rahmen der Kostenerstattung gemäß §§ 106-108 SGB XII hat es in den letzten

Jahren folgende Entwicklung gegeben:

2012 2013 2014 Ansatz 2015

Anzahl Fälle 220 204 269 180

Ausgabe im

Haushaltsplan

5.724.171,00 € 5.316.117,00 € 3.758.983,00 € 3.388.200,00 €

Eine weitere Auswertung durch das LWL-RPA (Stand: 21.04.2016) ergab folgende

Werte:

Kostenerstattungsart Fälle Betrag im Haushaltsjahr 2015 § 106 I SGB XII 88 2.098.944,88 € § 106 III SGB XII 1 7.182,47 € § 107 SGB XII 2 9.104,88 € § 108 SGB XII 5 162.082,97 € § 108 (stationär) SGB XII 12 573.087,60 € Gesamt: 108 2.850.402,80 €

Die Bearbeitung aller Anträge Dritter auf Kostenerstattung ist organisatorisch

nicht den Einzelfallhilfegruppen zugewiesen, sondern wird ausschließlich vom

Sachbereich 1.25 bearbeitet.


- 46 -

Prüfungsergebnisse Rechtmäßigkeit

• Tatbestandsvoraussetzungen Die Aufteilung der geprüften Fälle kann folgender Tabelle entnommen werden:

Kostenerstattungsart Gesamtfallzahl Geprüfte Fälle Quote § 106 I 1 SGB XII 2 2 100 % § 106 I 1 SGB XII (Vereinbarung LVR)

54 15 28 %

§ 106 I 2 SGB XII 32 32 100 % § 106 III SGB XII 1 1 100 % § 107 SGB XII 2 2 100 % § 108 SGB XII (stationär) 12 12 100 % § 108 SGB XII (Sonstiges) 5 5 100 % Gesamt: 108 69 64 %

• Umfang der Kostenerstattung (§ 110 SGB XII)

Nach § 110 Abs. 1 Satz 1 SGB XII besteht die Kostenerstattungspflicht nur, soweit

die gewährte Leistung diesem Buch entspricht. Die Leistungserbringung muss al-

so rechtmäßig gewesen sein. Bei der Leistungserbringung ist die Art der Leistung

unerheblich, solange es sich um Leistungen der Sozialhilfe handelt. Erstattungsfä-

hig sind die von dem Sozialhilfeträger tatsächlich aufgewendeten Kosten in Höhe

der Netto-Aufwendungen, d. h. alle Ausgaben abzüglich aller Ersatzleistungen

oder Leistungen Dritter.

Die Tatbestandsvoraussetzungen der §§ 106 – 108 SGB XII lagen in allen

geprüften Fällen vor.

Die Vorgaben zum Umfang des Kostenerstattungsanspruches

i. S. v. § 110 SGB XII wurden beachtet.


- 47 -

• Prüfungsergebnisse Abrechnungsverfahren

Gem. Ziffer 1.1 der Ergänzenden Regelungen zu § 7 Abs. 3 der DA zu § 31

GemHVO ist beim LWL das Vier-Augen-Prinzip bei bestimmten Prozessen einzu-

halten, um die Ordnungsmäßigkeit der Finanzbuchhaltung zu gewährleisten.

Gemäß Ziffer 1.4.2 der Ergänzenden Regelungen zu § 7 Abs. 3 der DA zu § 31

GemHVO sind die begründenden Unterlagen in geeigneter Form so zu entwerten,

dass eine nochmalige Verwendung für Buchungszwecke ausgeschlossen ist.

Prüfungsergebnisse Zweckmäßigkeit

Um die Zweckmäßigkeit des Verwaltungshandelns einschätzen zu können, wurde

im Rahmen dieser Prüfung auch eine Analyse des Geschäftsprozesses „Kostener-

stattung gem. §§ 106-108 SGB XII“ durchgeführt. Im Rahmen dieser Prozessanaly-

se wurden folgende Kriterien einer näheren Betrachtung unterzogen:

• Aufgabenzuweisung und Aufgabenwahrnehmung (klare Regelung von Auf-

gaben und Verantwortlichkeiten)

• Schnittstellen (geringe Bearbeiterwechsel)

• Durchlaufzeit (Bearbeitungsdauer)

• Informationstechnik (effektive IT-Unterstützung)

• Informationen und Informationsfluss (Vorhandensein und Bereitstellung von

Informationen)

Die Anforderungen an das Abrechnungsverfahren wurden durchgängig

eingehalten.

Der Geschäftsprozess „Kostenerstattung gemäß §§ 106-108 SGB XII“ ist

insgesamt als zweckmäßig zu bewerten.

Aufgrund der langjährigen Erfahrungen in diesem komplexen Aufgaben-

gebiet ist ein umfassendes Fachwissen vorhanden, das die Erreichung der

Prozessziele (Rechtmäßige Entscheidung, korrekte ANLEI-Erfassung,

Einhaltung der Anforderungen an das Abrechnungsverfahren) sicherstellt.


- 48 -

Fazit:

Die gesetzlichen und verfügungsseitigen Vorgaben in Bezug auf die Rechtmäßig-

keit der Bearbeitung und Abrechnung der Anträge auf Kostenerstattung gem.

§§ 106-108 SGB XII wurden beachtet.

Der Geschäftsprozess „Kostenerstattung gemäß §§ 106-108 SGB XII“ ist zweckmä-

ßig organisiert.

2.4 Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben in Werkstätten für behinder-te Menschen (WfbM)

Prüfungsgegenstand

Die WfbM ist eine Einrichtung zur Beschäftigung von Menschen, die wegen Art

und Schwere der vorliegenden Behinderung vorübergehend oder auf Dauer nicht

in der Lage sind, auf dem allgemeinen Arbeitsmarkt einer Beschäftigung nachzu-

gehen (vgl. § 136 Abs. 1 SGB IX). Dies sind Personen, die wegen Art und Schwere

der Behinderung als voll erwerbsgemindert i. S. d. § 43 Abs. 2 Satz 3 SGB VI gel-

ten, weil sie auf nicht absehbare Zeit außer Stande sind, unter den üblichen Be-

dingungen des allgemeinen Arbeitsmarktes mindestens drei Stunden täglich er-

werbstätig zu sein und somit nicht, noch nicht oder noch nicht wieder dem all-

gemeinen Arbeitsmarkt zur Verfügung stehen. Das bedeutet, dass vor der Auf-

nahme abgeklärt werden muss, ob und ggf. mit welchen Maßnahmen eine (Wie-

der-)Eingliederung des behinderten Menschen in den Arbeitsmarkt erfolgen kann.

Der LWL als überörtlicher Sozialhilfeträger übernimmt die Kosten für die teilstati-

onäre Werkstattbeschäftigung im Arbeitsbereich (§ 41 SGB IX) einer WfbM, so-

fern das vorgegebene Antrags- und Aufnahmeverfahren durchlaufen wurde.

Hinsichtlich der vom LWL erbrachten Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben in

WfbM hat es in den letzten Jahren folgende Entwicklung gegeben:6

6 Angaben aus den Haushaltsplänen des LWL


- 49 -

Ergebnis

2012

Ergebnis

2013

Ergebnis

2014

Ansatz

2015

Ansatz

2016

Anzahl der Leistungs-

empfänger in WfbM

34.022

34.827

35.461

36.100

36.600

Sozialhilfeaufwand

brutto in Mio. € 492,91 518,35 576,76 571,96 617,03


• Antrags- und Aufnahmeverfahren

Nach § 2 Abs. 1 der WVO ist bei jeder Werkstatt ein Fachausschuss (FA) zu bilden,

dem in gleicher Zahl Vertreter der Werkstatt, der Bundesagentur für Arbeit und

des zuständigen Trägers der Sozialhilfe (LWL) angehören und dessen Mitglieder

mit allen anfallenden Aufgaben betraut werden.

Der FA ist insbesondere zu folgenden Zeitpunkten zu beteiligen:

• vor Aufnahme des behinderten Menschen in die WfbM

• zum Abschluss des Eingangsverfahrens (EV)

• vor Beendigung des Grundkurses im Berufsbildungsbereich (BBB)

• vor Beendigung des Aufbaukurses im BBB

(zur Prüfung der Übernahme in den Arbeitsbereich)

Bis zur Aufnahme in den Arbeitsbereich sind zunächst folgende Stufen zu durch-

laufen:

• EV; Dauer: im Regelfall 3 Monate; Kostenträger: i. d. R. die Agentur für Arbeit

• BBB; Dauer: im Regelfall 24 Monate; Kostenträger: i. d. R. die Agentur für Arbeit

Vor dem Ende des Eingangsverfahrens sowie vor dem Ende des 1. Jahres (Grund-

kurs) bzw. 2. Jahres (Aufbaukurs) des BBB erstellt die WfbM einen Bericht über

den Maßnahmeverlauf (sog. Eingliederungsplan), der dem FA als Entschei-

dungsgrundlage vorgelegt wird.

Die Vorgaben hinsichtlich der Beteiligung des FA sowie für das Durchlau-

fen der vorgeschalteten Maßnahmen (EV, BBB) wurden hinsichtlich der

Maßnahmedauer, der Kostenträgerschaft sowie des Berichtswesens be-

achtet.


- 50 -

• Zuständigkeit des LWL

Die Förderung im Arbeitsbereich der WfbM gehört zu den Aufgaben der Ein-

gliederungshilfe für behinderte Menschen, sofern nicht ein Träger der Unfallversi-

cherung, der Kriegsopferfürsorge oder der Jugendhilfe zuständig ist. Die Land-

schaftsverbände sind als überörtliche Sozialhilfeträger nur bis zur Vollendung des

65. Lebensjahres zuständig. Sofern der LWL neben der Betreuung in der WfbM

gleichzeitig eine ambulante oder stationäre Wohnhilfe gewährt, ist generell die

Zuständigkeit des LWL – auch über das 65. Lebensjahr hinaus – gegeben.

Von der Fachabteilung wurde zugesichert, dass die Sachbearbeitung über

den Qualitätszirkel daran erinnert wird, die im Einzelfall vorrangig zustän-

dige Stelle anzugehen und ggf. Erstattungsansprüche geltend zu machen.

Außerdem werden die Gruppenleitungen gebeten, die betreffenden Mitarbei-

terinnen und Mitarbeiter nochmals auf die bestehenden Regelungen hinzu-

weisen.

• Kostenerstattungsvereinbarung

Zwischen den örtlichen und überörtlichen Sozialhilfeträgern wurde am 22.01.2014

eine Kostenerstattungsvereinbarung abgeschlossen, in der die Finanzierung der

WfbM-Beschäftigung im Rahmen der Eingliederungshilfe gem. SGB XII für Men-

schen nach Vollendung des 65. Lebensjahres geregelt wurde. Der LWL führt hier-

nach die Antrags-/Fallbearbeitung für die WfbM-Beschäftigung auch nach dessen

65. Lebensjahr bis zur jeweils maßgeblichen Regelaltersgrenze fort und trägt die

damit verbundenen Kosten. Die nachgewiesenen Kosten werden dem LWL nach

Aufforderung vom örtlichen Sozialhilfeträger erstattet.

Die Vorgaben hinsichtlich der örtlichen und sachlichen Zuständigkeit des

LWL wurden überwiegend beachtet.

Hinsichtlich der vorrangigen Zuständigkeit des Jugendhilfeträgers sowie

der Unzuständigkeit des LWL bei fehlender gleichzeitiger Wohnhilfe au-

ßerhalb von Westfalen-Lippe bestehen Korrekturbedarfe (Fallabgabe mit

Anmeldung eines Erstattungsanspruchs beim zuständigen Jugendhilfe-

bzw. Sozialhilfeträger) sowie Informationsbedarfe (Hinweis an die Fach-

ausschussmitglieder sowie die Sachbearbeitung).


- 51 -

Anmerkung:

Mit Inkrafttreten des Inklusionsstärkungsgesetzes NRW zum 01.07.2016 wurde die

Zuständigkeit der LWL-Behindertenhilfe Westfalen für Werkstattbesucher, die das

65. Lebensjahr vollendet haben, bis zur Regelaltersgrenze erweitert. Die Kosteners-

tattungsvereinbarung vom 22.01.2014 wurde mit Wirkung vom 01.07.2016 aufge-

hoben.

Die Fachabteilung hat zugesichert, dass die Fälle, die der bis zum 30.06.2016

gültigen Kostenerstattungsvereinbarung zuzurechnen sind, hinsichtlich der

Geltendmachung möglicher Erstattungsansprüche überprüft werden.

Hinweis:

In allen 33 maßgeblichen Fällen aus dem Jahr 2015 wurde inzwischen nachträglich

ein Erstattungsanspruch mit einem Gesamtumfang von rd. 143.000 € geltend ge-

macht.

• Leistungsberechtigte

Die Voraussetzungen für einen Anspruch auf Leistungen im Arbeitsbereich sind:

- Zugehörigkeit zum Personenkreis

- Volle Erwerbsminderung

- Mindestmaß wirtschaftlich verwertbarer Arbeitsleistung

- Fehlende Möglichkeit einer Beschäftigung auf dem allgemeinen Arbeitsmarkt

Die Kostenerstattungsvereinbarung wurde in 33 der 72 maßgeblichen

Fälle aus dem Jahr 2015 nicht beachtet.

Die Anspruchsvoraussetzungen für die Aufnahme in den Arbeitsbereich

der WfbM waren grundsätzlich erfüllt.


- 52 -

• Leistungsausgestaltung

Die Bestandteile der Leistungsgewährung von teilstationärer Werkstattbeschäfti-

gung im Arbeitsbereich sind:

- Vergütungssatz (Grund- und Maßnahmepauschale sowie Investitionsbetrag)

- Fahrtkosten

- Arbeitsförderungsgeld (mtl. 26,00 €)

- Beteiligung an den Beiträgen zur Sozialversicherung (gesetzliche Kranken-,

Renten- und Pflegeversicherung)

• Zielerreichungs- und Wirkungskontrolle Das Hauptziel der Werkstätten für behinderte Menschen besteht darin, den be-

hinderten Menschen den Übergang auf den allgemeinen Arbeitsmarkt zu ermög-

lichen. Zur Erreichung sollen sog. Übergangsgruppen mit besonderen Förderan-

geboten eingerichtet sowie Beschäftigungen auf ausgelagerten Arbeitsplätzen

realisiert werden.

Der LWL ist als Sozialhilfeträger dazu verpflichtet, laufende Leistungsfälle fachlich

und leistungsrechtlich zu begleiten und in angemessenen Abständen zu prüfen,

ob die geleistete Hilfe noch bedarfsgerecht und geeignet ist, die Ziele der Hilfe zu

erreichen bzw. ob eine Anpassung von Maßnahmen und Leistungen erforderlich

ist.

Die im Rahmen der formellen Kostenzusage bewilligten einzelnen Leis-

tungsinhalte waren nachvollziehbar und entsprachen den sozialhilfe-

rechtlichen Vorgaben. Sie wurden überwiegend vorab im FA besprochen.

Bei der Befristung von Teilzeitbeschäftigungen und bei der ANLEI-

Erfassung besteht noch Regelungs- bzw. Korrekturbedarf.

Die „Einrichtung von Übergangsgruppen“ sowie „Schaffung von aus-

gelagerten Arbeitsplätzen“ werden von den Werkstätten grundsätzlich

durchgeführt. Eine FA-Beteiligung sowie eine zeitliche Befristung bei

ausgelagerten Arbeitsplätzen wurde nicht durchgängig vorgenommen.

Durch das vom LWL vorgegebene Verfahren (automatisierte Berichtsan-


- 53 -

Die Fachabteilung hat hierzu mitgeteilt, dass in 2017 diesbezüglich mit jeder

WfbM ein Fachkonzept abgestimmt wird. Darin werden u. a. auch die FA-

Beteiligung, die Kontrolle der Förderziele sowie die Befristung von Beschäf-

tigungsmaßnahmen geregelt. Die Überprüfung des Fachleistungsstundenum-

fanges wird im Rahmen des Aufbaus eines Fachcontrollings weiter bearbei-

tet.

• Nachranggrundsatz § 2 SGB XII

Bei einer WfbM-Beschäftigung ohne gleichzeitige stationäre Wohnhilfe oder

BWF-Hilfe kann für den in der WfbM erbrachten Lebensunterhalt, also für die in

der WfbM angebotene und tatsächlich in Anspruch genommene Verpflegung

(2,50 € pro Mittagessen), eine Kostenbeteiligung gefordert werden. Bei einer

WfbM-Beschäftigung mit gleichzeitiger stationärer Wohnhilfe bzw. BWF-Hilfe ist

eine Kostenbeteiligung entsprechend der sog. Kostenbeitragstabelle vom Werk-

statteinkommen einzubehalten und an den LWL abzuführen.

Hinsichtlich der Überprüfung/Realisierung eines Anspruchs auf EM-Rente ist ge-

regelt, dass bei Erteilung der Kostenzusage für die WfbM-Beschäftigung der Zeit-

punkt, zu dem die Voraussetzungen für die Gewährung einer EM-Rente voraus-

sichtlich vorliegen werden, als Bearbeitungsgrund anzulegen ist. Zur Ermittlung

des Anspruchs auf EM-Rente kann ein Prüfschema genutzt werden.

forderung, standardisiertes Berichtswesen, Auswertung im Einzelfall)

wird die „regelmäßige Prüfung der bedarfsgerechten Hilfegewährung“

grundsätzlich sichergestellt. Hinsichtlich der Überprüfung des Fachleis-

tungsstundenumfanges beim ABW nach einer WfbM-Aufnahme besteht

noch Optimierungsbedarf.

Die Vorgaben zur Forderung einer Kostenbeteiligung wurden eingehal-

ten. Die verfügungsseitigen Vorgaben hinsichtlich der Realisierung eines

Rentenanspruches wurden nicht durchgängig umgesetzt.


- 54 -

Die Sachbearbeitung wird nach Mitteilung der Fachabteilung über das

nächste Protokoll des Qualitätszirkels nochmals daran erinnert, die verfü-

gungsseitigen Vorgaben zu beachten.


Um die Zweckmäßigkeit des Verwaltungshandelns einschätzen zu können, wurde

im Rahmen dieser Prüfung auch eine Analyse der Geschäftsprozesse „Kernpro-

zess_Hilfe in einer Werkstatt für beh. Menschen“ und „Subprozess_ Fachaus-

schussarbeit“ durchgeführt. Im Rahmen dieser Prozessanalyse wurden folgende

Kriterien einer näheren Betrachtung unterzogen:

• Aufgabenzuweisung und –wahrnehmung

• Standardisierung, Arbeitsabläufe, Fehlerquote (Festlegung, um Arbeitsabläufe

schneller und sorgfältiger durchzuführen)

• Schnittstellen

• Kontrollen (Fehleridentifizierung)

• Informationen und Informationsfluss

Hinsichtlich des bestehenden Optimierungsbedarfes beim Einsatz von Kon-

trollen wurde von der Fachabteilung darauf hingewiesen, dass die Auswei-

Insgesamt ist der Arbeitsprozess als zweckmäßig zu bewerten.

Die vom LWL-RPA empfohlenen Kontrollen (IT-Plausibilitäten bzw. re-

gelmäßige Datenbestandserhebungen) würden dazu beitragen, die Qua-

lität der Fallbearbeitung sowie der Datenerfassung zu verbessern.

Die Aufgabenzuweisung und die Organisation der Aufgabenwahrneh-

mung sind in ausreichendem Maße schriftlich geregelt.

Die Standardisierung der Arbeitsabläufe stellt grundsätzlich sicher, dass

die Aufgaben einheitlich und effektiv erbracht werden können.

Neben der erforderlichen fachlichen Schnittstelle (Fachausschuss

/Einzelfallsachbearbeitung) liegt nur die systembedingte ANLEI-

Schnittstelle vor. Beim Einsatz von Kontrollen besteht noch Optimie-

rungsbedarf. Die erforderlichen Informationen werden in aktueller, um-

fassender und gesicherter Form bereitgestellt.


- 55 -

tung von Kontrollabfragen und Plausibilitäten im Rahmen des Projektes

IaTA Berücksichtigung findet.

Fazit:

Hinsichtlich der Rechtmäßigkeit der Leistungsgewährung für die WfbM-

Beschäftigung im Arbeitsbereich hat die LWL-Behindertenhilfe Westfalen die ge-

setzlichen und verfügungsseitigen Vorgaben grundsätzlich eingehalten.

Die Teilnahme des LWL-Vertreters im FA sowie das Verfahren zur Zielerreichungs-

und Wirkungskontrolle stellt grundsätzlich sicher, dass das Antrags- und Auf-

nahmeverfahren durchlaufen sowie die Hauptaufgabe der WfbM „Ermöglichung

des Übergangs auf den allgemeinen Arbeitsmarkt“ regelmäßig überprüft wird.

Hinsichtlich der Arbeit der FA-Mitglieder wird nur in den Bereichen Teilzeitbe-

schäftigung / ausgelagerte Arbeitsplätze Optimierungsbedarf gesehen.

Die mit den örtlichen Sozialhilfeträgern abgeschlossene Kostenerstattungsverein-

barung wurde häufig nicht beachtet. Ansonsten erfolgte die Aufgabenerledigung

durch die Sachbearbeitung im Wesentlichen gesetzes- und verfügungskonform.

Der Geschäftsprozess ist insgesamt zweckmäßig organisiert. Einzig der Einsatz der

vorgeschlagenen Kontrollen in Form von IT-Plausibilitäten und/oder regelmäßi-

gen Datenbestandserhebungen würde zu einer effektiveren Identifizierung und

Korrektur von Fehlern führen.

2.5 Ansprüche auf Leistungen aus der Pflegeversicherung gemäß §§ 43, 43a SGB XI

Prüfungsgegenstand

Leistungsberechtigte (LB), die stationär in einer Einrichtung betreut werden, ha-

ben bei Vorliegen einer Pflegebedürftigkeit mindestens in Höhe der Pflegestufe I

einen Anspruch auf Leistungen gem. §§ 43, 43a SGB XI. Die bewilligten Leistungen

gem. § 43 SGB XI (in zugelassenen Pflegeeinrichtungen) und § 43a SGB XI (in Ein-

richtungen der Behindertenhilfe) sind zur Deckung der stationären Betreuungs-

kosten einzusetzen. Dies erfolgt bei den Leistungen gem. § 43a SGB XI durch die


- 56 -

Geltendmachung eines Erstattungsanspruchs gem. § 102 SGB X (gesetzliche Pfle-

gekasse) bzw. Überleitungsanspruchs gem. § 93 SGB XII (private Pflegekasse). Da-

gegen werden Leistungen gem. § 43 SGB XI unmittelbar zwischen der Pflegekasse

und der Einrichtung abgerechnet.

Einer Auswertung zufolge liegt die Anzahl der LB, bei denen Pflegeversicherungs-

ansprüche zur Deckung der stationären Betreuungskosten im Haushaltsjahr 2015

berücksichtigt wurden, bei 10.343 mit einem Betrag in Höhe von rd. 33,2 Mio. €.


• Anspruch gemäß § 43 SGB XI

Anspruchsvoraussetzungen

Pflegebedürftige haben Anspruch auf Pflege in vollstationären Pflegeeinrichtun-

gen i. S. d. § 71 Abs. 2 SGB XI, wenn häusliche Pflege oder teilstationäre Pflege

nicht möglich ist oder wegen der Besonderheit des Einzelfalles nicht in Betracht

kommt (vgl. § 43 Abs. 1 SGB XI). Sofern der LWL Kostenträger für eine stationäre

Betreuung in einer zugelassenen Pflegeeinrichtung ist, sind die Leistungen nach

§ 43 SGB XI unmittelbar zwischen der Pflegekasse und der Einrichtung abzurech-

nen. Aus Sozialhilfemitteln können vom LWL nur noch die unter Berücksichtigung

der Leistungen der Pflegekasse ungedeckten Betreuungskosten übernommen

werden.

Anspruchsrealisierung Leistungen der Pflegekassen an Pflegebedürftige in vollstationären Einrichtungen

setzen gem. § 33 SGB XI eine Antragstellung voraus. Insofern sollte rechtzeitig im

Aufnahmemonat der Antrag auf Pflegeversicherungsleistungen bei der Pflegekas-

se gestellt werden, damit die bewilligten Leistungen ab Pflegeheimaufnahme zur

Deckung der Betreuungskosten eingesetzt werden.

Die Voraussetzungen für einen grundsätzlichen Pflegeversicherungsan-

spruch gem. § 43 SGB XI lagen durchgängig vor.

Die verfügungsseitige Vorgabe (unmittelbare Abrechnung zwischen

Pflegekasse und der Einrichtung) wurde in einigen Fällen nicht beachtet.


- 57 -

• Anspruch gemäß § 43a SGB XI

Anspruchsvoraussetzungen

Pflegeversicherte Personen, die in einer vollstationären Einrichtung der Behinder-

tenhilfe betreut werden, in der die berufliche und soziale Eingliederung, die schu-

lische Ausbildung oder die Erziehung Behinderter im Vordergrund des Einrich-

tungszwecks stehen, haben Leistungsansprüche nach § 43a SGB XI, soweit sie zu-

mindest erheblich pflegebedürftig (Pflegestufe I, § 15 Abs. 1 Nr. 1 SGB XI) sind.

Die Pflegekasse zahlt die Leistungsbeträge nach § 43a SGB XI mit befreiender

Wirkung unmittelbar an den LWL. Hierzu macht der LWL als Kostenträger für die

stationäre Wohnheimbetreuung bei der zuständigen Pflegekasse einen Erstat-

tungsanspruch gem. § 102 SGB X geltend.

Anspruchsrealisierung

Von der Einzelfallhilfe ist explizit darauf zu achten, dass der Antrag auf Gewäh-

rung von Leistungen nach § 43a SGB XI spätestens im Folgemonat des Aufnah-

memonats gestellt wird. In den sog. Notaufnahmen sind die Einrichtungen gebe-

ten worden, im Aufnahmemonat einen Antrag bei der Pflegekasse zu initiieren,

wenn nach Beurteilung der Einrichtung Pflegebedürftigkeit gegeben ist. Dies gilt

auch in den Fallgestaltungen, in denen erst im Laufe einer stationären Wohn-

heimbetreuung Pflegebedürftigkeit eintritt.

Die Vorgaben hinsichtlich der rechtzeitigen Beantragung sowie der zeitli-

chen und betragsmäßigen Inanspruchnahme der Pflegeversicherungs-

leistungen wurden beachtet.

Die Voraussetzungen für einen grundsätzlichen Pflegeversicherungsan-

spruch nach § 43a SGB XI lagen durchgängig vor. Die von der Pflegekas-

se bewilligten Ansprüche wurden vom LWL als Kostenträger einer statio-

nären Wohnheimbetreuung durch Geltendmachung eines Erstattungsan-

spruchs bei der Pflegekasse direkt realisiert.


- 58 -

Erstattungsfähig ist ein Betrag, der sich errechnet aus der Multiplikation der im

Einzelfall zu berücksichtigenden täglichen Vergütung der Einrichtung nach § 75

Abs. 3 SGB XII mit dem Faktor 30,2 und dem Faktor 10%. Der erstattungsfähige

mtl. Betrag darf 266 € nicht übersteigen. Sofern die Betreuung eines pflegebe-

dürftigen behinderten Menschen in einer Wohneinrichtung und einer WfbM er-

folgt, ist für die Berechnung der Vergütung die Summe der täglichen Vergütun-

gen für Wohneinrichtung und WfbM zu Grunde zu legen. Seit dem 01.10.2002

besteht eine Vereinbarung nach § 13 Abs. 4 SGB XI zwischen dem LWL und ei-

nigen gesetzlichen Pflegekassen (u. a. AOK Westfalen-Lippe, dem BKK Landesver-

band Westfalen-Lippe, dem IKK Landesverband Westfalen-Lippe). Die Abrech-

nung der Leistungen nach § 43 a SGB XI ist entsprechend dieser Vereinbarung

vorzunehmen.

• Ansprüche aus der Pflegeversicherung mit gleichzeitigem Beihilfean-

spruch

Anspruchsvoraussetzungen/Anspruchsrealisierung

LB mit einem originären (eigenen) Beihilfeanspruch haben gegenüber der gesetz-

lichen Pflegeversicherung nur noch einen Anspruch auf die Hälfte der Leistungen

nach dem SGB XI (§ 28 Abs. 2 SGB XI) zzgl. eines ergänzenden Beihilfeanspruches.

Dieser Personenkreis erhält losgelöst vom Bemessungssatz eine Festbeihilfe zu

den pflegebedingten Aufwendungen in Höhe der zustehenden Leistung aus der

SPV zur Hälfte (Beihilfeleistung 50 % - SPV 50 %).

Bei privatversicherten LB mit abgeleitetem oder eigenem Beihilfeanspruch rich-

tet sich der Anspruch gegenüber der privaten Pflegeversicherung nach den je-

weils im Versicherungsvertrag vereinbarten Tarifleistungen (z. B. 20 %, 30 % usw.).

In fast allen Fällen wurden die Ansprüche gegen die Pflegeversicherung

rechtzeitig geltend gemacht.

Die Vorgaben im Hinblick auf die betragsmäßige Realisierung der Leis-

tungen nach § 43a SGB XI wurden fast durchgehend berücksichtigt. Die

Vereinbarung nach § 13 Abs. 4 SGB XI wurde bei der Abrechnung der

Leistungen beachtet.


- 59 -

Es handelt sich i. d. R. um den Anteil, der durch die Beihilfe nicht abgedeckt wer-

den kann.

• Identifizierung aller Pflegeversicherungsansprüche Im Rahmen der Leistungsgewährung nach dem SGB XII sind alle Ansprüche zu

identifizieren, zeitnah geltend zu machen und zu realisieren. Zur Identifizierung

aller Anspruchsberechtigten nach dem SGB XI in Kostenträgerschaft des LWL

wurden von der Fachabteilung folgende Antragsverfahren vorgegeben:

Derzeitiges Antragsverfahren

Verfügungsseitig ist für „Neufälle“ geregelt, dass die Einzelfallhilfe nur noch einen

Antrag auf Leistungen nach §§ 43, 43a SGB XI stellt, wenn sie von der Hilfepla-

nung vom wahrscheinlichen Vorliegen einer Pflegebedürftigkeit mindestens der

Stufe I informiert worden ist.

Durch Rundschreiben wurde mit den Einrichtungen der Hilfe für behinderte Men-

schen in Westfalen-Lippe folgendes Verfahren für die sog. „Altfälle“ vereinbart:

Entwickelt sich bei Heimbewohnern ein pflegerischer Bedarf, der nach Beurteilung

der Einrichtung Pflegebedürftigkeit i. S. v. §§ 14, 15 SGB XI erfüllt, wird die Einrich-

tung gebeten, in dem Monat, in dem die Voraussetzungen erfüllt sind, einen An-

trag bei der Pflegekasse zu initiieren und den LWL von der Antragstellung zu in-

formieren.

Automatisiertes Antragsverfahren (Automation Anfrage PSG II)

Mit dem Zweiten Pflegestärkungsgesetz (PSG II) werden ab dem 01.01.2017 ein

neuer Pflegebedürftigkeitsbegriff (5 Pflegegrade anstatt 3 Pflegestufen) und ein

neues Begutachtungsverfahren (sog. Neues Begutachtungsassessment - NBA -)

eingeführt. Damit sollen alle pflegebedürftigen Menschen gleichberechtigten Zu-

gang zu den Leistungen der Pflegeversicherung erhalten, unabhängig davon, ob

sie von körperlichen, kognitiven oder psychischen Einschränkungen betroffen

sind. Der individuelle Unterstützungsbedarf des Einzelnen bestimmt die Pflege-

Die Vorgaben hinsichtlich der Ansprüche aus der gesetzlichen und priva-

ten Pflegeversicherung mit gleichzeitigen Beihilfeleistungen wurden

grundsätzlich beachtet.


- 60 -

bedürftigkeit. Durch diese Systemveränderungen definiert sich bei allen Versi-

cherten der pflegerische Status und darauf aufbauend der jeweilige Leistungsan-

spruch neu.

Nach der Überleitungsregelung des § 140 Abs. 1 SGB XI werden Versicherte, bei

denen eine erheblich eingeschränkte Alltagskompetenz nach § 45a SGB XI bis

31.12.2016 festgestellt ist, aber nicht gleichzeitig eine Pflegestufe nach bisheri-

gem Recht vorliegt, in den Pflegegrad 2 übergeleitet und erwerben damit An-

spruch auf Leistungen nach § 43 bzw. § 43a SGB XI. Insofern sollten durch die im

Oktober 2016 durchgeführte Automation Anfrage PSG II alle pflegebedürftigen

LB, bei denen bislang keine Pflegeversicherungsleistungen nach dem SGB XI in

Anspruch genommen wurden, entsprechend neu überprüft werden.

Empfehlung

Aufgrund des neuen Pflegebedürftigkeitsbegriffs wurde der Abt. 60 hinsichtlich

der Antragstellung auf Leistungen nach §§ 43, 43a SGB XI empfohlen, bei jeder

Neuaufnahme ab dem 01.01.2017 einen Antrag bei der Pflegekasse zu stellen so-

wie bei Ablehnungen die Pflegebedürftigkeit regelmäßig zu prüfen.

Seitens der Abt. 60 wurde bereits veranlasst, dass in Neufällen immer ein

Antrag auf Pflegeleistungen bei der Pflegeversicherung zu stellen ist.

Prüfungsergebnisse Datenpflege ANLEI

Eine umfassende und verlässliche Datenbasis ist wesentliche Grundlage für ein

funktionierendes Berichtswesen. Neben der korrekten und einheitlichen Erfassung

aller notwendigen Daten im Einzelfall ergibt sich als weitere Konsequenz die

Notwendigkeit einer regelmäßigen Pflege. Um die Funktionalitäten von ANLEI zur

Die Automation Anfrage PSG II stellt grundsätzlich sicher, dass alle

Heimbewohner mit Ansprüchen gem. §§ 43, 43a SGB XI identifiziert

sowie diese Pflegeversicherungsansprüche rechtzeitig realisiert

werden.


- 61 -

Unterstützung der Aufgabenerfüllung in der LWL-Behindertenhilfe Westfalen um-

fassend nutzen zu können, sind neben den zahlungsrelevanten Daten auch die

übrigen einzelfallbezogenen Angaben vollständig und aktuell in ANLEI abzubil-

den. Außerdem sollte ANLEI es ermöglichen – ohne Akte – den jeweils aktuellen

Bearbeitungsstand und die bisherigen Ergebnisse anzuzeigen.

Näher betrachtet wurden in diesem Zusammenhang insbesondere:

• Anlage des ELS/ALS und Auswahl des entsprechenden Kostenschlüssels

• Anspruchs-, Verbindungs- und Einstufungskarte

Empfehlung

Im Hinblick auf eine vollständige und umfassende Datenerhebung für alle berück-

sichtigten Pflegeversicherungsleistungen wurde die Erstellung von Arbeitshinwei-

sen für die korrekte Erfassung des Leistungssatzes (ELS/ALS) empfohlen.

Hierzu wurde von der Abt. 60 Folgendes veranlasst:

• Erstellung von Arbeitshinweisen und deren Überwachung

• Sensibilisierung der Gruppenleitungen auf die bestehenden Regelungen

• Überprüfung/Korrektur der im Rahmen der Prüfung genannten Einzelfälle

Die ANLEI-Datenpflege erfolgte uneinheitlich, nicht immer gepflegt und

teilweise unkorrekt. Insbesondere bei der Berücksichtigung von Pflege-

versicherungsleistungen nach § 43 SGB XI führt die ANLEI-Erfassung

(ELS/ALS) zu einer unvollständigen Datenbasis.


- 62 -

Fazit:

Die gesetzlichen und verfügungsseitigen Regelungen in Bezug auf die Rechtmä-

ßigkeit der Inanspruchnahme von Pflegeversicherungsleistungen nach §§ 43, 43a

SGB XI bei stationärer Leistung wurden beachtet.

Im Hinblick auf die Einführung des neuen Pflegebedürftigkeitsbegriffs zum

01.01.2017 sowie der Überleitungsregelung des § 140 SGB XI wurde von der

Fachabteilung im Oktober 2016 eine Automation Anfrage PSG II durchgeführt.

Die Automation stellt grundsätzlich sicher, dass alle Heimbewohner mit Ansprü-

chen gem. §§ 43, 43a SGB XI identifiziert sowie diese Pflegeversicherungsansprü-

che rechtzeitig realisiert werden.

Bei der Datenpflege in ANLEI (Erfassung des Leistungssatzes) besteht Regelungs-

und Korrekturbedarf.

LWL-Amt für Soziales Entschädigungsrecht

2.6 Aufwendungen der Waisenversorgung aus Landesmitteln und deren Berücksichtigung bei Leistungen von Hilfen in besonderen Lebensla-gen nach § 27d BVG

Der LWL ist seit 2008 für das Soziale Entschädigungsrecht zuständig. Die Aufga-

ben des Sozialen Entschädigungsrechts werden innerhalb des LWL vom LWL-Amt

für Soziales Entschädigungsrecht wahrgenommen.

Die bisherige Trennung zwischen Versorgungsamt und Hauptfürsorgestelle wur-

de in 2015 aufgegeben. Alle Aufgaben und Dienstleistungen des Sozialen Ent-

schädigungsrechts werden seitdem in unterschiedlichen Referaten des LWL-

Amtes wahrgenommen.

Die nun durchgeführte Prüfung betraf die Gewährung von Leistungen an versor-

gungsberechtigte Waisen nach dem Bundesversorgungsgesetz (BVG) durch die

Referate 12 und 14.


- 63 -

Prüfungsgegenstand

Hinterbliebenen eines Geschädigten können auf Antrag Leistungen der Waisen-

versorgung nach §§ 45 ff BVG durch die „Rentengruppe“ der Fachabteilung (fol-

gend: Referat 12) bewilligt werden.

Darüberhinaus können ergänzend durch das Referat 14 - Hauptfürsorgestelle -

(folgend: Hauptfürsorgestelle) für Hinterbliebene, die Anspruch auf Leistungen

der Kriegsopferfürsorge haben, im Einzelfall ergänzende, bedarfsorientierte und

individuelle Hilfen erbracht werden. Hierzu zählen auch die Hilfen in besonderen

Lebenslagen nach § 27d BVG.

Die Prüfung beinhaltete zwei Themenschwerpunkte.

Zum einen sollte die Leistungsgewährung der Hauptfürsorgestelle bei Hilfen in

besonderen Lebenslagen nach § 27d BVG unter Berücksichtigung von Leistungen

der Waisenversorgung auf ihre Rechtmäßigkeit geprüft werden.

Zum anderen wurde zur Bewertung der Zweckmäßigkeit der Prozess der Leis-

tungsgewährung „Anträge auf Waisenversorgung entscheiden“ erhoben, model-

liert und anschließend auf Optimierungspotentiale untersucht.

Da die Leistungsgewährung der beiden Referate aufeinander aufbauend erfolgt,

sollte insbesondere die Zusammenarbeit des Referates 12 und der Hauptfürsor-

gestelle untersucht werden.


In einer zufällig gewählten Stichprobe von 35 Verwaltungsvorgängen, in denen

gleichzeitig Leistungen nach §§ 45 ff BVG und § 27d BVG gewährt wurden, wurde

durch das LWL-RPA geprüft, ob die Hauptfürsorgestelle bei der Leistungserbrin-

gung nach § 27d BVG ihrer Verpflichtung zu einer rechtmäßigen Sachbearbeitung

nachgekommen ist. Dabei wurde schwerpunktmäßig die Berücksichtigung der

Leistungen der Waisenversorgung geprüft. Insbesondere folgende Vorschriften

und Hinweise waren relevant:


- 64 -

- Sozialgesetzbuch Erstes Buch (SGB I) – Allgemeiner Teil

- Gesetz über die Versorgung der Opfer des Krieges (Bundesversorgungsge-

setz-BVG);

- Verordnung zur Kriegsopferfürsorge (KFürsV)

- Empfehlungen zur Kriegsopferfürsorge (KOF-E)

Die Leistungsvoraussetzungen lagen in allen geprüften Fällen vor. In

sämtlichen Verwaltungsvorgängen wurden die Leistungen der Waisen-

versorgung in korrekter Höhe berücksichtigt.

Fazit:

Zusammenfassend konnte festgestellt werden, dass die Leistungsgewährung nach

§ 27d BVG durch die Hauptfürsorgestelle rechtmäßig erfolgte.


Die Verpflichtung der Verwaltung zu zweckmäßigem Handeln kommt in § 103

Abs. 2 Nr. 1 GO unmissverständlich zum Ausdruck. Zur Einschätzung der Zweck-

mäßigkeit wurde die o. g. Geschäftsprozessanalyse durchgeführt. Die Zweckmä-

ßigkeit wurde mit dem Ziel, die Leistungsfähigkeit des Verwaltungshandelns zu

erhalten bzw. zu steigern, untersucht, wobei bei den folgenden Aspekten Mög-

lichkeiten zu Verbesserungen gesehen werden:

• Aspekt Papierflut

Durch Referat 12 werden Durchschriften der Bewilligungsbescheide an die Haupt-

fürsorgestelle aus der eAkte in Papierform ausgedruckt, der Hauptfürsorgestelle

zugesendet und dort wieder in eine andere eAkte eingescannt.

Durchschriften von Bewilligungsbescheiden werden der Hauptfürsorge-

stelle nicht digital zur Verfügung gestellt.


- 65 -

Empfehlung

Es sollte geprüft werden, ob der Hauptfürsorgestelle zukünftig wichtige Informa-

tionen als Mail zur Verfügung gestellt werden können.

Die Fachabteilung sagte in der Stellungnahme zur Prüfungsniederschrift

vom 30.09.2016 zu, diese Anregung aufzugreifen.

• Informationstechnik/Nutzung der vorhandenen Leseberechtigun-

gen

In der Hauptfürsorgestelle wird zur Unterstützung der Antragsbearbeitung und

zur Leistungsgewährung das DV-Verfahren ANLEI genutzt. Außerdem erfolgt die

Aktenbearbeitung in der sog. eAkte. Hierdurch ist ein jeder- und gleichzeitiger

Aktenzugriff möglich. Damit jedem Sachbearbeiter der Hauptfürsorgestelle alle

leistungsrelevanten Informationen aus Referat 12 vorliegen, existieren für jeden

Sachbearbeiter Leseberechtigungen im SAP-Bearbeitungsprogramm des Refera-

tes 12.

Im Referat 12 steht das DV-Verfahren SAP R/3 zur Verfügung. Die Papierakten

wurden in 2015 gescannt und liegen nun bis auf wenige Ausnahmefälle als eAkte

vor. Auch im Referat 12 wird so ein jeder- und gleichzeitiger Aktenzugriff mög-

lich. Im gesamten Referat 12 bestehen insgesamt 8 Leseberechtigungen für die

Verwaltungsvorgänge der Hauptfürsorgestelle. Diese sind gleichmäßig auf die

Arbeitsgruppen verteilt, so dass auch die Sachbearbeiter des Referates 12 die

Möglichkeit haben, Akteneinsicht in Vorgänge der Hauptfürsorgestelle zu neh-

men.

Mit den genutzten DV-Verfahren ANLEI bzw. SAP R/3, der eAkte und

den vorhandenen Leseberechtigungen steht eine effektive und ausrei-

chende IT-Unterstützung in der Abteilung 63 zur Verfügung.


- 66 -


Die Aufnahme des Prozesses hat ergeben, dass gesetzliche und abteilungsinterne

Regelungen sowie sonstige Informationen in beiden Referaten jeweils auf einem

zentralen Laufwerk abgelegt sind und allen Mitarbeitern elektronisch zur Verfü-

gung stehen. Bei Änderungen werden die entsprechenden Regelungen ange-

passt.

Jedes Referat ist über seine eigenen Regelungen gut informiert. Schwieriger hin-

gegen ist für die einzelnen Referate die Beurteilung darüber, welche Unterlagen

das jeweils andere Referat für die Aufgabenbewältigung benötigt. Auf Grund des-

sen werden nicht immer alle Unterlagen, die auch für die Leistungsgewährung

des anderen Referates wichtig sind, weitergegeben.

Empfehlung

Es wurde empfohlen, einen Erfahrungsaustausch auf Sachbearbeiterebene einzu-

richten. Dadurch würde es ermöglicht, dass die Sachbearbeiter einen besseren

Einblick in die Arbeitsweise des anderen Referates erhalten, um so zu erkennen,

welche notwendigen Informationen weitergeleitet werden müssen.

In der Stellungnahme vom 30.09.2016 teilte die Fachabteilung mit, dass das

Erfordernis eines solchen Informationsaustausches geprüft werde.

Die für die Aufgabenerledigung erforderlichen Informationen sind vor-

handen und werden in aktueller, umfassender und gesicherter Form

bereitgestellt. Der jederzeitige, direkte Informationszugang der jeweili-

gen Referatsmitglieder ist sichergestellt. Eine Weitergabe von Informa-

tionen, die sich aus der Fallbearbeitung ergeben, erfolgt nicht immer

vollständig.


- 67 -

Fazit:

Zusammenfassend kann festgestellt werden, dass der Prozess „Anträge auf Wai-

senversorgung entscheiden“ zweckmäßig organisiert ist.

Hinsichtlich des Informationsflusses zwischen den Referaten gibt es Optimie-

rungsmöglichkeiten.

2.7 Aufwendungen durch die Gewährung von Sterbe- und Bestattungs-geldern gem. §§ 36, 53, 37 Bundesversorgungsgesetz (BVG) aus Lan-desmitteln

Prüfungsgegenstand

Bei dem Tod eines Beschädigten kann gemäß § 36 BVG ein Bestattungsgeld ge-

währt werden. Verstirbt ein Hinterbliebener, so ist die Gewährung eines Bestat-

tungsgeldes gemäß § 53 BVG möglich.

Durch das Bestattungsgeld sollen zunächst die Kosten der Bestattung bestritten

werden. Verbleibt ein Überschuss, so sind bestimmte Familienmitglieder bezugs-

berechtigt, wenn sie mit dem Verstorbenen in häuslicher Gemeinschaft gelebt

haben.

Nach § 37 BVG kann beim Tod eines Beschädigten ein Sterbegeld gezahlt wer-

den.

Der Zweck des Sterbegeldes liegt darin, dass hinterbliebenen Angehörigen des

Beschädigten der Übergang auf die durch den Tod veränderte Wirtschaftslage

durch die befristete Fortgewährung der bisherigen, für die allgemeine Lebensfüh-

rung der Familie zur Verfügung stehenden Versorgungsbezüge erleichtert werden

soll.

Beim Tod eines Beschädigten ist, mit Einschränkungen, ein Sterbegeld in Höhe

des Dreifachen der Versorgungsbezüge zu zahlen, die ihm für den Sterbemonat

nach den §§ 30 bis 33, 34 und 35 BVG zustanden.

Gegenstand der Prüfung war eine Stichprobe aus 30 Bewilligungsbescheiden, die

nach dem 01.07.2015 erlassen wurden.


- 68 -

Es sollte geprüft werden, ob hierbei ein sinnvoll geordnetes, sicheres Verfahren

angewendet wird, so dass von einer zweckentsprechenden Verwendung der Lan-

desmittel ausgegangen werden kann.



mäßigkeit wurde eine Geschäftsprozessanalyse durchgeführt. Die Prozesse der

Leistungsgewährung „Anträge auf Bestattungsgeld entscheiden“ und „Anträge

auf Sterbegeld entscheiden“ wurden zusammen mit dem LWL-Amt für Soziales

Entschädigungsrecht erhoben und durch das LWL-Rechnungsprüfungsamt mo-

delliert und anschließend analysiert.

Die Zweckmäßigkeit wurde mit dem Ziel, die Leistungsfähigkeit des Verwaltungs-

handelns zu erhalten bzw. zu steigern, untersucht, wobei bei den folgenden As-

pekten Möglichkeiten zu Verbesserungen gesehen werden:


Grundlage einer effektiven, rechtmäßigen und einheitlichen Aufgabenerledigung

ist das Vorhandensein und die Bereitstellung aktueller, umfassender und gesi-

cherter Informationen. Allen Prozessbeteiligten sollten sach- und zeitgerecht alle

für die Aufgabenerledigung erforderlichen aktuellen Informationen zur Verfügung

stehen.

Die Aufnahme des Prozesses hat ergeben, dass gesetzliche und abteilungsinterne

Regelungen sowie sonstige Informationen im Referat auf einem zentralen Lauf-

werk abgelegt sind und allen Mitarbeitern elektronisch zur Verfügung stehen. Bei

Änderungen werden die entsprechenden Regelungen angepasst.

Die Fachabteilung hat in der Vergangenheit mehrfach eine interne Fortbildung

zur Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durchgeführt. Diese fin-

det nur dann statt, wenn eine größere Anzahl neuer Beschäftigter eingearbeitet

werden muss. Die Schulungsunterlagen sind jedoch nicht auf einem Laufwerk der

Abteilung abgelegt, so dass einzelne neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht

auf diese Informationen im Selbststudium zugreifen können.


- 69 -

Empfehlung

Die Unterlagen der internen Einarbeitungsschulung könnten auf dem zentralen

Laufwerk der Abteilung abgelegt werden.

In der Stellungnahme zur Prüfungsniederschrift vom 27.01.2017 teilt die

Fachabteilung mit, dass diese Unterlagen zukünftig auf einem zentralen

Laufwerk der Abteilung bereitgestellt werden.

• Fehlende Standards

Standardisierungen sollen die Vereinheitlichung und Vereinfachung gewährleis-

ten sowie zur Erhöhung der Arbeitseffizienz und Verbesserung der Bearbeitungs-

zeit beitragen. Standardisierungen sind bei einem hohen Grad an Strukturiertheit

und Wiederholhäufigkeit sinnvoll. Je häufiger ein Prozess stattfindet, desto sinn-

voller ist es, den Prozess zu standardisieren7.

In den aufgenommenen Prozessen gibt es keine umfassenden Arbeitshinweise für

die konkrete Fallabwicklung. So fallen unterschiedliche Arbeitsweisen besonders

bei der Sachverhaltsaufklärung auf.

7 Fischermanns, G. (2013): Praxishandbuch Prozessmanagement, 11. überarbeitete Auflage, ibo Schrif-tenreihe, Gießen: Verlag Dr. Götz Schmidt, S. 313

Die für die Aufgabenerledigung erforderlichen Informationen sind

grundsätzlich vorhanden und werden in aktueller, umfassender

und gesicherter Form bereitgestellt. Der jederzeitige direkte In-

formationszugang der jeweiligen Referatsmitglieder ist sicherge-

stellt. Weiterführende Informationen, wie Einarbeitungsunterlagen,

werden nicht für alle Beschäftigten einsehbar bereitgestellt.


- 70 -

Empfehlung:

Um die Sachverhaltsaufklärung, z. B. bei der Frage der Anspruchsberechtigung

auf Zahlung eines Sterbegeldes als Kostenersatz zu erleichtern, könnte ein ein-

heitliches Schreiben entwickelt werden, in welchem nach entstandenen Kosten

und möglichen erhaltenen Mitteln gefragt wird. Dieses Schreiben könnte den An-

spruchsberechtigten mit der Entscheidung über das Bestattungsgeld zugesendet

werden.

Die Fachabteilung teilte in der Stellungnahme zur Prüfungsniederschrift vom

27.01.2017 mit, dass ein entsprechender Vorschlag in die Gruppe „Verständ-

lich Schreiben“ eingebracht wird.

Fazit:

Zusammenfassend kann festgestellt werden, dass die Prozesse „Anträge auf Be-

stattungsgeld entscheiden“ und „Anträge auf Sterbegeld entscheiden“ im We-

sentlichen zweckmäßig organisiert sind.

Fehlende Standards führen zu unterschiedlichen Arbeitsweisen.


- 71 -

LWL-Integrationsamt Westfalen

2.8 Leistungen an Arbeitgeber zur Schaffung und behinderungsgerechten Einrichtung von Arbeits- und Ausbildungsplätzen für schwerbehinder-te Menschen nach §§ 15 und 26 SchwbAV

Prüfungsgegenstand

Gemäß § 102 Abs. 3 Nr. 2a SGB IX i. V. m. §§ 15 und 26 SchwbAV kann das In-

tegrationsamt im Rahmen seiner Zuständigkeit Leistungen an Arbeitgeber zur

Schaffung und behinderungsgerechten Einrichtung von Arbeits- und Ausbil-

dungsplätzen erbringen.

Prüfungsgegenstand waren die Verwaltungsentscheidungen aus dem Haushalts-

jahr 2015, in denen nach § 15 Abs. 1a – e SchwbAV oder § 26 Abs. 1 Nr. 1

SchwbAV Leistungen gewährt wurden.

In einer zufällig gewählten Stichprobe von 35 aus 318 Fördermaßnahmen wurde

durch das LWL-RPA geprüft, ob das LWL-Integrationsamt Westfalen (Abt. 61) bei

seiner Leistungserbringung seiner Verpflichtung zu einer rechtmäßigen Sach-

bearbeitung nachgekommen ist.

Dabei waren insbesondere folgende Vorschriften und Hinweise relevant:

- Sozialgesetzbuch Neuntes Buch (SGB IX) – Rehabilitation und Teilhabe behin-

derter Menschen

- Schwerbehinderten-Ausgleichsabgabeverordnung (SchwbAV)

- Verschiedene interne Richtlinien zur Ermittlung von Bindungsfristen und zur

Sicherung etwaiger Rückforderungsansprüche im Bereich begleitender Hilfen

im Arbeitsleben

- Verschiedene interne Vermerke zur Finanzierung und zu Einsparmaßnahmen

Prüfungsergebnisse

• Antragsverfahren/Antragsprüfung


- 72 -

Die Gewährung von Geldleistungen setzt grundsätzlich einen vorherigen schrift-

lichen Antrag, welcher alle förderungsrelevanten Angaben enthalten soll, voraus.

Das vorherige Antragserfordernis bedeutet auch, dass der Antragsteller vor der

Mittelbeantragung noch keine rechtsverbindlichen Geschäfte getätigt haben darf.

Aufgrund fehlender konkreter gesetzlicher Festlegungen hat die Abt. 61 einen

breiten Ermessensspielraum bzgl. Leistungsart und Leistungshöhe im Einzelfall.

Insoweit kommt der ordnungsgemäßen Antragsprüfung vor allem unter Beach-

tung der rechtlichen und internen Vorgaben sowie der sachgerechten Ermessens-

ausübung und der Dokumentation der Entscheidungskriterien eine besondere

Bedeutung zu.

Das Antragserfordernis wurde in allen Fällen beachtet. Mit Ausnahme

der Erklärung, dass vor der Antragstellung keine rechtsverbindlichen

Geschäfte bezüglich der geförderten Maßnahme getätigt werden, ent-

hält der Antragsvordruck alle förderungsrelevanten Angaben. Die An-

tragsprüfung erfolgte ordnungsgemäß. Die Förderungen waren mit ei-

ner Ausnahme nachvollziehbar begründet und dokumentiert.

Empfehlung

Der Abt. 61 wurde empfohlen, das Antragsformular um ein Feld zu ergänzen, in

dem der Antragsteller bestätigt, keine rechtsverbindlichen Geschäfte bzgl. der ge-

förderten Maßnahme vor der Antragstellung getätigt zu haben.

Die Fachabteilung sagte in der Stellungnahme vom 15.12.2016 zu, das An-

tragsformular um die o. g. Erklärung zu ergänzen.

• Bewilligungsverfahren

Im Rahmen der Prüfung waren folgende Regelungen relevant:

• Die Leistungen nach §§ 15 und 26 SchwbAV können als Darlehen oder Zu-

schuss gewährt werden.

• Nach § 15 Abs. 1 Satz 1 SchwbAV setzt die Förderung eines Arbeitsplatzes

voraus, dass dieser für einen nach Lage des Einzelfalles zu bestimmenden


- 73 -

langfristigen Zeitraum schwerbehinderten Menschen vorbehalten bleibt

(Zweckbindungsfrist). Hierzu wurden durch die Fachabteilung weitere interne

Regelungen erlassen.

• Zur Sicherung etwaiger Rückforderungsansprüche hat die Fachabteilung mit

Datum vom 06.11.2013 eine Richtlinie erlassen. Die Sicherung kann danach –

auch in Kombination miteinander – bestehen aus

- einer Bankbürgschaft einer inländischen Bank oder

- der Hinterlegung eines Sparbuchs oder

- der Sicherungsübereignung.

• Die Mittelauszahlung kann gemäß Ziffer 6 des Bewilligungsbescheides erst

erfolgen, wenn durch den Leistungsberechtigten folgende Unterlagen vorge-

legt werden:

- Vordruck Mittelabruf

- Vordruck Verwendungsnachweis

- Fotokopien der Rechnungen/Rechnungsduplikate

- Zahlungsnachweise und ggf.

- Bankbürgschaft/Sicherungsübereignung

Anträge auf die Gewährung eines Darlehens lagen in den geprüften

Vorgängen nicht vor. Die Leistungen wurden in Gänze als Zuschuss

gewährt. Die Regelungen zur Zweckbindungsfrist und die Richtlinie zur

Sicherung etwaiger Rückforderungsansprüche wurden durchgängig

beachtet. Die Vorgaben für den Mittelabruf wurden in allen Fällen be-

rücksichtigt.

Empfehlung

Es wurde empfohlen, den Vordruck „Verwendungsnachweis“ eindeutiger (Ergän-

zung um ein zusätzliches Berechnungsfeld) zu gestalten, um Missverständnisse

bei den Antragstellern zu vermeiden.

Die Fachabteilung sagte zu, den Vordruck entsprechend zu überarbeiten.


- 74 -

Fazit:

Zusammenfassend konnte festgestellt werden, dass die Leistungsgewährungen

nach § 15 Abs. 1 Nr. 1a – e SchwbAV und § 26 Abs. 1 Nr. 1 SchwbAV durch das

LWL-Integrationsamt Westfalen rechtmäßig erfolgten. Die Entscheidungen waren

ausführlich und transparent begründet. Die Erreichung des vorrangigen Förder-

ziels – eine möglichst langfristige Sicherung des Beschäftigungsverhältnisses der

behinderten Beschäftigten - wurde innerhalb der Bindungsfristen sichergestellt.

2.9 Ordnungsgemäße Aufgabenbearbeitung der Zentralstelle für den Bergmannsversorgungsschein NRW

Der Landschaftsverband Westfalen-Lippe ist seit 2008 für die Aufgabenerfüllung

nach dem Gesetz über einen Bergmannsversorgungsschein im Land Nordrhein-

Westfalen (BVSG NW) zuständig. Der Sitz der Zentralstelle für den Bergmannsver-

sorgungsschein NRW ist in Gelsenkirchen. Die Zentralstelle ist ein Referat des

LWL-Integrationsamtes Westfalen.

Prüfungsgegenstand

Grundlage für Leistungen der Zentralstelle für den Bergmannsversorgungsschein

NRW ist das Bergmannsversorgungsscheingesetz Nordrhein-Westfalen (BVSG

NW). Hintergrund für den Erlass des Gesetzes war es zu ermöglichen, dass für ei-

nen bestimmten Personenkreis der Bergleute aufgrund der besonderen Anforde-

rungen des Berufes unterstützende Maßnahmen durchgeführt werden können.

Um diese Leistungen zu erhalten, muss der Bergmann Inhaber eines Bergmanns-

versorgungsscheines (BVS) sein.

Aufgabe der Zentralstelle ist es zum einen, über die Zuerkennung eines BVS zu

entscheiden. Hierbei hat diese den Antragssteller zu beraten, den Sachverhalt

aufzuklären und dann entweder den Zuerkennungsbescheid und die Urkunde des

BVS oder einen Ablehnungsbescheid zu fertigen.

Zum anderen werden in der Zentralstelle Maßnahmen der Berufsfürsorge durch-

geführt. Zu diesen gehört die Durchführung von Kündigungsschutzverfahren für

BVS-Inhaber mit dem Ziel der gütlichen Einigung.


- 75 -

Darüber hinaus zählen zu dem Bereich der Berufsfürsorge noch rein beratende

Tätigkeiten. Es wurden die Antragsentscheidungen im BVS-Antragsverfahren und

bei unstreitigen Kündigungsschutzverfahren des Monats Juli 2015 sowie die Ab-

wicklung der streitigen Kündigungsschutzverfahren des Jahres 2015 auf Recht-

mäßigkeit und Zweckmäßigkeit geprüft.


• Rechtmäßigkeit der Zuerkennungsbescheide des Bergmanns-

versorgungsscheins

In § 1 BVSG NW ist festgelegt, dass lediglich Bergleute Anspruch auf Leistungen

nach dem BVSG haben, die während ihrer Untertagebeschäftigung im nordrhein-

westfälischen Bergbau die Anspruchsvoraussetzungen erfüllt haben. Leistungen

sind ferner nur nach Antragstellung möglich. Neben diesen Merkmalen ist es

gem. § 2 BVSG erforderlich, dass die entsprechenden Anspruchsvoraussetzungen

erfüllt werden. Bei den geprüften Fällen waren diese:

- Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen des Antragstellers (natürliche Per-

son, abhängiges Beschäftigungsverhältnis, mindestens 5-jährige Untertagear-

beit, Zugehörigkeit zur knappschaftlichen Rentenversicherung)

- Tatbestandsmerkmale der ausgesprochenen Aufforderung, gewisse Tätigkei-

ten unter Tage aus gesundheitlichen Gründen nicht mehr auszuüben (ausge-

sprochen von einer aufforderungsberechtigten Stelle, gültiger Aufforderungs-

grund, Aufforderung aus vorbeugenden Gründen erteilt, Aufforderung auf

Dauer) und

- Nichtvorliegen von Ausschließungsgründen.

In allen geprüften Fällen wurden die o. g. Tatbestandsmerkmale durch die Sach-

bearbeitung geprüft. Alle Tatbestandsmerkmale lagen vor.

Die Bergmannsversorgungsscheine sind in allen geprüften Fällen

rechtmäßig erteilt worden.


- 76 -

• Rechtmäßigkeit der Ablehnungen des Bergmannsversorgungs-

scheines

Sollten die Tatbestandsmerkmale für eine Bewilligung nicht vorliegen, so ist eine

Ablehnung des Bergmannsversorgungsscheines zu fertigen.

Von den geprüften Fällen wurden 3 Fälle wegen fehlender Wartezeit abgelehnt. In

weiteren 3 Fällen erfolgten Ablehnungen, weil die Anspruchsvoraussetzungen des

§ 2 BVSG nicht erfüllt waren. In einem weiteren Fall wurde die Leistung abgelehnt,

da die Aufforderung nicht auf Dauer erfolgte.

Die Ablehnungen der Erteilung des Bergmannsversorgungsscheines

sind in allen Fällen rechtmäßig erfolgt.

• Rechtmäßigkeit der Entscheidungen im Kündigungsschutzverfah-

ren

In § 10 BVSG ist geregelt, welche Tatbestandsmerkmale eine Kündigung erfüllen

muss.

Die Entscheidung der Zentralstelle soll grundsätzlich binnen eines Monats erfol-

gen.

Die Zustimmung zum Kündigungsschutzverfahren muss rechtmäßig erfolgen.

Gem. § 10 Abs. 1 Satz 4 BVSG muss die Zentralstelle zustimmen, wenn dem Be-

rechtigten ein anderer angemessener Arbeitsplatz gesichert ist. Sie soll zustim-

men, wenn keine unbillige Härte vorliegt.

Gem. § 10 Abs. 3 BVSG ist die Zustimmung zu erteilen, wenn Betriebe oder

Dienststellen nicht nur vorübergehend vollständig eingestellt werden und zwi-

schen dem Tage der Kündigung und dem Tage, bis zu dem Gehalt oder Lohn

weitergezahlt wird, mindestens 3 Monate liegen. Unter den gleichen Vorausset-

zungen soll die Zentralstelle die Zustimmung erteilen, wenn Betriebe oder Dienst-

stellen nicht nur vorübergehend wesentlich eingeschränkt werden und weiterhin


- 77 -

die Beschäftigungspflicht nach § 5 Abs. 1 BVSG erfüllt wird.

Darüber hinaus ist der Vorrang des Kündigungszustimmungsverfahrens aufgrund

Schwerbehinderung zu beachten.

In den geprüften Fällen lagen alle erforderlichen Kriterien vor.

In allen Fällen sind die Entscheidungen im Kündigungsschutzverfahren

rechtmäßig erfolgt.

Fazit:

Die überprüften Entscheidungen waren rechtmäßig.




mäßigkeit wurde eine Geschäftsprozessanalyse durchgeführt. Die Prozesse „An-

träge auf Zuerkennung des Bergmannversorgungsscheins entscheiden“ und „An-

träge auf Zustimmung im Kündigungsschutzverfahren entscheiden“ wurden zu-

sammen mit der Zentralstelle für den Bergmannsversorgungsschein NRW erho-

ben und durch das LWL-Rechnungsprüfungsamt modelliert und anschließend

analysiert.

Die Zweckmäßigkeit ist mit dem Ziel, die Leistungsfähigkeit des Verwaltungshan-

delns zu erhalten bzw. zu steigern, untersucht worden, wobei bei den folgenden

Aspekten Möglichkeiten zu Verbesserungen gesehen wurden:

• Schnittstellen

In dem modellierten Prozess „Anträge auf Zustimmung im Kündigungsschutzver-

fahren entscheiden“ fiel auf, dass Termine doppelt erfasst werden. Der Termin

wird zum einen in der Datenbank gesetzt. Zum anderen wird durch die Assistenz

eine manuelle Wiedervorlage gesetzt.


- 78 -

Bei den unstreitigen Kündigungsschutzverfahren werden Vorgänge ebenfalls teil-

weise doppelt erfasst, da Vermerke sowohl in der Datenbank als auch auf einer

Karteikarte erfolgen.

Empfehlung:

Es wurde empfohlen, die Daten nur in einem System zu erfassen.

Die Fachabteilung sagte in der Stellungnahme zur Prüfungsniederschrift

vom 19.05.2016 zu, zukünftig die Daten nur noch EDV-mäßig zu erfassen.

• Informationsfluss

Die Aufnahme des Prozesses hat ergeben, dass die gesetzlichen Regelungen dem

BVSG oder der Kommentierung von Warda/Wolmerath entnommen werden. Da-

rüber hinaus besteht eine Sammlung von Urteilen und Erlassen in verschiedenen

Aktenordnern.

Der Informationsaustausch ist grundsätzlich sichergestellt. Rückfragen werden auf

„dem kurzen Dienstweg“ geklärt.

Ein allen Beteiligten jederzeit zugänglicher Ordner mit wichtigen Informationen

zu den zu bearbeitenden Rechtsgebieten oder eine aktuelle Legende zum Formu-

larwesen existiert nicht. Vor der Entscheidung im BVS-Verfahren wird durch die

Sachbearbeitung eine Checkliste ausgefüllt.

Durch Doppelerfassungen kommt es zu Medienbrüchen.

Der Informationsfluss ist grundsätzlich zweckmäßig organisiert. Die

vorhandenen Informationen sind nur teilweise für die am Prozess Betei-

ligten zugänglich.


- 79 -

Empfehlung

Es wurde empfohlen, wichtige Erlasse und Urteile für alle am Prozess Beteiligten

zugänglich auf dem zentralen Laufwerk „V:\“ zu hinterlegen. Die einzelnen Vo-

raussetzungen für die Zuerkennung eines BVS oder der Zustimmung im Kündi-

gungsschutzverfahren könnten in der ADONIS-Prozessbibliothek als Subprozesse

dargestellt werden. Ebenfalls könnte das Formularwesen des Datenverarbeitungs-

systems überarbeitet und eine entsprechende Zusammenstellung der aktuellen

Dokumente zentral auf Laufwerk „V:\“ abgelegt werden.

Auch hier teilte die Fachabteilung in der Stellungnahme vom 19.05.2016 mit,

dass die Empfehlungen weitestgehend umgesetzt werden sollen. Fazit:

Zusammenfassend kann festgestellt werden, dass die Prozesse „Anträge auf Zuer-

kennung des Bergmannsversorgungsscheins entscheiden“ und „Anträge auf Zu-

stimmung im Kündigungsschutzverfahren entscheiden“ im Wesentlichen zweck-

mäßig organisiert sind.

3 Dezernat Landesrat Prof. Dr. Meinolf Noeker

- 80 -


3.1 Abrechnung der Wohnheimkosten im LWL-Wohnverbund Marl-Sinsen

Prüfungsgegenstand

In die Prüfung einbezogen wurden 60 Bewohnerinnen und Bewohner aus dem

LWL-Wohnverbund Marl-Sinsen, für die die LWL-Behindertenhilfe Westfalen als

überörtlicher Träger der Sozialhilfe die Kosten der Eingliederungshilfe übernimmt.

Ausgehend hiervor war Ziel der Prüfung festzustellen, ob die Abrechnung der

Wohnheimkosten ordnungsgemäß erfolgt.

Prüfungsergebnisse

Leistungsbezieher erhalten die Leistungen nach Maßgabe der Bestimmungen des

SGB XII von dem für sie zuständigen Träger der Sozialhilfe. Die Bewilligung erfolgt

gegenüber dem Leistungsbezieher. Der Träger der Sozialhilfe erteilt aufgrund die-

ser Bewilligung der Einrichtung gegenüber eine Zahlungszusage, die Grundlage

für die Abrechnung zwischen der Einrichtung und ihm ist (§ 18 Abs. 1 und 2 Rah-

menvertrag gem. § 79 Abs. 1 SGB XII sowie Gliederungspunkt 1.2 der Abrech-

nungshinweise).

Für alle 60 Bewohnerinnen und Bewohner aus dem LWL-Wohnverbund

Marl-Sinsen, für die die LWL-Behindertenhilfe Westfalen als überörtli-

cher Träger der Sozialhilfe zuständig ist, lagen Kostenzusagen vor.

Vergütungen für die Leistungen bestehen gemäß § 76 Abs. 2 SGB XII mindestens

aus den Pauschalen für Unterkunft und Verpflegung (Grundpauschale) und für die

Maßnahmen (Maßnahmepauschale) sowie aus einem Betrag für betriebsnotwen-

dige Anlagen einschließlich ihrer Ausstattung (Investitionsbetrag).


- 81 -

Die Einrichtungen berechnen dem LWL für den Abrechnungszeitraum die verein-

barte Vergütung nach Kalendertagen (Gliederungspunkt 6 der Abrechnungshin-

weise). Die Abrechnung der Vergütung erfolgt monatlich (§ 19 Abs. 2 Rahmenver-

trag). Bei einer Abwesenheit der bzw. des Leistungsberechtigten bis zu 3 vollen

Tagen ist die Vergütung für diesen Zeitraum ungekürzt zu berechnen. Für Einrich-

tungen der Behindertenhilfe, die Vereinbarungen nach § 75 SGB XII abgeschlos-

sen haben, beträgt die Platzgebühr 75% der Vergütung (Grundpauschale,

Maßnahmepauschale, Investitionskosten). Die Platzgebühr kann für die vorüber-

gehende Abwesenheit einer bzw. eines Leistungsberechtigten aus der Einrichtung

von mehr als 3 vollen Tagen vom ersten Tag der vollen Abwesenheit mit dem

LWL abgerechnet werden, wenn während der Abwesenheit der bzw. des Leis-

tungsberechtigten der Heimplatz freigehalten wird (Gliederungspunkt 6.3.1 der

Abrechnungshinweise).

In allen Fällen erfolgte die monatliche Abrechnung der Wohnheimkos-

ten (Grundpauschale, Maßnahmepauschale, Investitionsbetrag) recht-

mäßig. Die Abwesenheiten der Bewohnerinnen und Bewohner wurden

entsprechend den Abrechnungshinweisen in allen geprüften Fällen kor-

rekt berücksichtigt und berechnet.

Die Prüfung der Zweckmäßigkeit bezog sich auf die Ablauforganisation. Im Fokus

der Betrachtungen standen die Schnittstellen zwischen den am Prozess beteilig-

ten Organisationseinheiten LWL-Wohnverbund, Bewohnerverwaltung und Fi-

nanzbuchhaltung.

Prozessschnittstellen sind Übergangs- und Verbindungsstellen zwischen den im

Prozess verbundenen Einheiten, Abteilungen bzw. Mitarbeiterinnen und Mitarbei-

tern, die unterschiedlichen Aufgaben-, Kompetenz- oder Verantwortungsberei-

chen unterliegen. Die Schnittstellen übertragen Informationen, Materialien

und/oder Dienstleistungen. Um Informationsverlusten und Zeitverzögerungen

vorzubeugen, sollten Schnittstellen optimal, d. h. Minimierung von Medienbrü-

chen, bzw. geeignete IT-Unterstützung, organisiert werden.


- 82 -

Die Übermittlung von abrechnungsrelevanten Daten aus dem LWL-

Wohnverbund in die Bewohnerverwaltung erfolgt händisch oder per

Mail. Das manuelle Übertragen der Daten in das EDV-System VEGA

birgt ein Fehlerrisiko und bindet personelle Ressourcen. Zur Administ-

ration der Bewohnerdaten (Stammdaten, Behandlungsstände, Pflege-

und Betreuungsdokumentation, An- und Abwesenheitszeiten, Einstu-

fungen, Kostenzusagen etc.) sollte ein einheitliches durchgängiges

EDV-System eingerichtet werden, welches sowohl im LWL-

Wohnverbund als auch in der Bewohnerverwaltung genutzt wird.

Für die LWL-Pflegezentren und LWL-Wohnverbünde ist die Einführung einer

durchgängige Softwarelösung (Vivendi) aktuell in Planung. Die Software soll

sukzessive für die LWL-Pflegezentren und LWL-Wohnverbünde eingeführt

werden. Im Regionalen Netz Warstein/Lippstadt ist die Software als Pilotlö-

sung produktiv.

Die Schnittstelle zwischen der Bewohnerverwaltung und der Finanz-

buchhaltung ist zweckmäßig organisiert. Die Verknüpfung von VEGA

und SAP reduziert Medienbrüche, Absprachen zwischen den beteiligten

Organisationseinheiten erfolgen zeitnah und zielführend.

Fazit:

Die Abrechnung der Wohnheimkosten durch den LWL-Wohnverbund Marl-

Sinsen erfolgt rechtmäßig. Der Abrechnungsprozess wird sich erheblich ver-

schlanken, wenn an den Schnittstellen Wohnverbund, Bewohnerverwaltung und

Finanzbuchhaltung geeignete IT-Lösungen implementiert werden.


- 83 -

3.2 Apotheke der LWL-Klinik Warstein

Prüfungsgegenstand

Gegenstand der Prüfung war die Krankenhausapotheke der LWL-Klinik Warstein.

Die Krankenhausapotheke berät und beliefert 14 Gesundheitseinrichtungen des

LWL. Prüfungsziel war es festzustellen, ob die Organisation den Prüfungsmaßstä-

ben der Rechtmäßigkeit, Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit entspricht.

Prüfungsergebnisse

Rechtmäßigkeit

§ 14 Abs. 1 ApoG erlaubt dem Träger eines Krankenhauses auf Antrag den Betrieb

einer Krankenhausapotheke, wenn er die apothekenüblichen personellen und

sachlichen Voraussetzungen erfüllt. Der Apotheke der LWL-Klinik Warstein wurde

mit Datum vom 12.05.1949 die Genehmigung zur Einrichtung der Krankenhaus-

apotheke verliehen. Die Erlaubnis hat bis heute Bestand. Die apothekenüblichen

personellen und sachlichen Voraussetzungen sind erfüllt.

Die im ApoG geforderte Erlaubnis zum Betrieb einer Krankenhausapo-

theke liegt für die Apotheke der LWL-Klinik Warstein vor.

Gem. § 14 Abs. 3, 5 ApoG hat, wer als Inhaber einer Erlaubnis zum Betrieb einer

Krankenhausapotheke beabsichtigt, ein weiteres, nicht von ihm selbst getragenes

Krankenhaus mit Arzneimitteln zu versorgen, dazu mit dem Träger dieses Kran-

kenhauses einen schriftlichen Vertrag zu schließen. Der geschlossene Vertrag be-

darf zu seiner Rechtswirksamkeit der Genehmigung der zuständigen Behörde. Ei-

ne Genehmigung der zuständigen Behörde ist auch für die Versorgung eines an-

deren Krankenhauses durch eine unter derselben Trägerschaft stehende Kranken-

hausapotheke erforderlich.

Die LWL-Klinik Warstein hat mit allen von ihr belieferten Gesundheitseinrichtun-

gen Versorgungsverträge geschlossen.


- 84 -

Die Anforderungen aus § 14 Abs. 3 und 5 ApoG sind erfüllt. Die Versor-

gungsverträge liegen vor, sind von der zuständigen Behörde geneh-

migt worden und somit rechtswirksam.

Zweckmäßigkeit

Ausgehend von § 26 Abs. 1 ApBetrO ist Zweck der Krankenhausapotheke die Si-

cherstellung der ordnungsgemäßen Versorgung von einem oder mehreren Kran-

kenhäusern mit Arzneimitteln und apothekenpflichtigen Medizinprodukten sowie

die Information und Beratung über diese Produkte, insbesondere von Ärzten,

Pflegekräften und Patienten. Die Prozesse innerhalb der Apotheke müssen geeig-

net sein, diesen Zweck zu erfüllen.

Die Krankenhausapotheke hat ein umfassendes Qualitätsmanagement imple-

mentiert, welches die innerbetrieblichen Beziehungen der in der Apotheke tätigen

Personen als auch die außerbetrieblichen, d. h. zu den Lieferanten und Patienten,

die erforderlichen Verfahren, Prozesse und Ziele beinhaltet und beschreibt. Die

vom Qualitätsmanagement beschriebenen Verfahren, Prozesse und Ziele konnten

nachvollzogen werden.

Das Berichtswesen für das medizinische Personal wird von der Apothekenleitung

erstellt. Je nach Bedarf der zu beliefernden Kliniken erfolgt die Berichterstattung

monatlich oder vierteljährlich. Die von der Apothekenleitung erstellten Berichte

beinhalten auch die Darstellung von Abweichungen gegenüber den Vorjahres-

werten. Die Berichte werden in den Kliniken reflektiert, Abweichungen werden mit

Hilfe der Apotheke analysiert und ggf. Steuerungsmaßnahmen eingeleitet.

Die Zentralapotheke der LWL-Klinik Dortmund und die Apotheke der LWL-Klinik

Warstein haben 2012 einen Kooperationsvertrag für den Einkauf von Arzneimit-

teln geschlossen. Ziel des Vertrages ist die Optimierung von Einkaufsmengen und

Arzneimittelpreisen. Einmal jährlich verhandeln die Vertragspartner aus diesem

Grund gemeinsam die Einkaufskonditionen mit den großen Arzneimittelherstel-

lern Hexal AG, Ratiopharm und Janssen. Auch Preisvereinbarungen mit kleineren

Pharmaunternehmen gelten gleichermaßen für beide LWL-Apotheken. Die Bün-

delung der Einkaufsmengen ermöglicht einen höheren Einfluss auf die von den

Arzneimittelherstellern aufgerufenen Preise. Veränderungen am Markt oder Ab-

sprachen mit Lieferanten werden regelmäßig, zeitnah und zielführend zwischen


- 85 -

der Apotheke der LWL-Klinik Dortmund und der Apotheke der LWL-Klinik War-

stein ausgetauscht.

Die Apotheke der LWL-Klinik Warstein arbeitet zweckmäßig.

Wirtschaftlichkeit

Die LWL-Kliniken als organisatorisch und wirtschaftlich eigenständige Einrichtun-

gen ohne Rechtspersönlichkeit sind gem. § 14 Abs. 1 Betriebssatzung für die Kli-

niken des LWL-PsychiatrieVerbundes wirtschaftlich zu führen. Dies gilt gleicher-

maßen auch für die Apotheke der LWL-Klinik Warstein als Funktionseinheit des

Krankenhauses. Die wirtschaftliche Betriebsführung wurde anhand der Kosten-

und Erlösstruktur der LWL-Apotheke analysiert. Die Analyse ergab, dass die LWL-

Apotheke wirtschaftlich arbeitet. Durch Ihre günstigen Einkaufskonditionen und

Beratungsdienstleistungen trägt sie zum wirtschaftlichen Erfolg der LWL-

Gesundheitseinrichtungen bei.

Die Apotheke der LWL-Klinik Warstein arbeitet wirtschaftlich.

Fazit:

Zusammenfassend ist festzustellen, dass die Apotheke der LWL-Klinik Warstein

ordnungsgemäß arbeitet.


- 86 -

3.3 Prüfung des Ambulanten Pflegedienstes im Regionalen Netz Mars-berg

Die LWL-Klinik Marsberg betreibt einen Ambulanten Pflegedienst (APD).

Ziel der Prüfung war es festzustellen, ob der APD ordnungsgemäß, d. h. rechtmä-

ßig, zweckmäßig und wirtschaftlich organisiert ist.

Die Rechtmäßigkeit des Vorhaltens entsprechender ambulanter Angebote wurde

grundsätzlich bereits in einer vorjährigen Prüfung des APD der LWL-Klinik Hemer

festgestellt. Im Rahmen dieser Prüfung wurden deshalb die Themenfelder Kun-

den, Prozesse, Personal und Finanzen sowie die Gesamtorganisation des APD be-

trachtet.

• Das Leistungsangebot aus der Kundenperspektive

In der Leistungsbeschreibung der Psychiatrischen Krankenpflege gem. Anlage zur

Häusliche Krankenpflege-Richtlinie (HKR), Nr. 27a, werden folgende Aspekte be-

nannt:

• Erarbeiten der Pflegeakzeptanz (Beziehungsaufbau)

• Durchführen von Maßnahmen zur Bewältigung von Krisensituationen

• Entwickeln kompensatorischer Hilfen bei krankheitsbedingten Beeinträchti-

gungen der Aktivitäten (Fähigkeitsstörungen)


- 87 -

Der APD der LWL-Klinik Marsberg hat ein Konzept mit Stand 05/2016 erstellt, in

dem im Wesentlichen die vorgenannten Leistungen angegeben sind.

Die Beschäftigten des APD erstellen ausgehend vom Behandlungsplan (Bestand-

teil der Verordnung) eine Pflegeprozessplanung, in der die mit den Patienten er-

arbeiteten Pflegeziele und Maßnahmen aufgeführt werden. Im Pflegebericht wird

die tatsächlich durchgeführte Pflege detailliert dokumentiert, einschließlich Da-

tum, Uhrzeit und Inhalt.

• Die Zielsetzung der Dienstleistung aus der Kundenperspektive

Zweck der Kliniken ist gemäß § 20 Abs. 1 Betriebssatzung für die Kliniken des

LWL-PsychiatrieVerbundes die Förderung des öffentlichen Gesundheitswesens

mit der Zielsetzung der qualitativ hochwertigen und regional gleichwertigen, ge-

meindenahen und differenzierten Versorgung (vgl. § 1 Abs. 2 der Betriebssat-

zung).

Zur Erreichung dieses Zieles hat die Betriebsleitung beschlossen, den ambulanten

psychiatrischen Pflegedienst einzurichten. Die Patientenversorgung sollte nach

Abschluss der stationären Behandlung optimiert werden. Es wurde erkannt, dass

die allgemeinen niedergelassenen ambulanten Pflegedienste dieses nicht leisten

und gewährleisten konnten. Durch die fachlich adäquate Weiterbehandlung

durch den APD im Sinne einer „Kundenbindung“ konnten nachweislich entspre-

chende Behandlungserfolge erzielt werden.

• Kundenkreis

Maßnahmen der psychiatrischen Krankenpflege sind durch einen Facharzt zu ver-

Der APD der LWL-Klinik Marsberg erbringt Leistungen, die mit der

„Häusliche Krankenpflege-Richtlinie“ im Einklang stehen.

Entsprechend der Zielsetzung der LWL-Klinik ist die Einrichtung eines

APD zweckmäßig.


- 88 -

ordnen. Die Besonderheiten der Verordnung der psychiatrischen Krankenpflege

sind in § 4 der Häuslichen Krankenpflege-Richtlinie dargelegt. Die Verordnungs-

voraussetzungen sind in einem umfangreichen Katalog niedergelegt. Sie liegen

vor, wenn daraus resultierend eine oder mehrere der folgenden Beeinträchtigun-

gen der Aktivitäten (Fähigkeitsstörungen) in einem Maß vorliegen, dass das Leben

im Alltag nicht mehr selbständig bewältigt oder koordiniert werden kann und das

Krankheitsbild durch Medikamentengabe allein nicht ausreichend therapiert wer-

den kann:

Störungen des Antriebs oder der Ausdauer oder der Belastbarkeit in Verbin-

dung mit der Unfähigkeit der Tagesstrukturierung oder der Einschränkung

des planenden Denkens oder des Realitätsbezugs

Einbußen bei

der Kontaktfähigkeit,

den kognitiven Fähigkeiten wie Konzentration, Merkfähigkeit, Lernleistung

und problemlösendes Denken,

dem Zugang zur eigenen Krankheitssymptomatik,

dem Erkennen und Überwinden von Konfliktsituationen und Krisen

Aufgrund des Konzeptes des APD wendet sich das Angebot an:

akut psychisch kranke Menschen

chronisch psychisch kranke Menschen

gerontopsychiatrisch kranke Menschen und deren Angehörige, die Unter-

stützung mit den Klienten benötigen.

Die Patientenversorgung stellt sich in den Jahren 2014 - 2016 wie folgt dar:

Jahr 2014 2015 2016 (bis

Oktober)

Patientenzahl

81 88 76

Für alle Patienten finden sich die entsprechenden Verordnungen einschl. der Be-

nennung der verordnungsrelevanten Diagnose in der jeweiligen Patientenakte.


- 89 -

• Kostenträger

Über die Einzelheiten der Versorgung mit häuslicher Krankenpflege, über die

Preise und deren Abrechnung und die Verpflichtung der Leistungserbringer zur

Fortbildung schließen die Krankenkassen gem. § 132a Abs. 2 SGB V Verträge mit

den Leistungserbringern.

Die LWL-Klinik Marsberg bzw. die LWL-Abteilung 65 hat entsprechende Verträge

mit der Vereinigte IKK, der Arbeitsgemeinschaft der Krankenkassen im Hoch-

sauerland und dem Verband der Ersatzkassen e. V. abgeschlossen. Mit den übri-

gen Krankenkassen wurden keine Verträge abgeschlossen. Hier gibt es in der Re-

gel eine individuelle Vereinbarung bzw. eine analoge Anwendung.

• Prozessperspektive – Prozess der Dienstleistung „Ambulante Pflege“

Um auf jeden Patienten individuell eingehen zu können und mit ihm eine tragfä-

hige Beziehung aufzubauen, arbeitet der APD nach dem Bezugspflegesystem.

Durch die Bezugspflege kann ein sinnvoller und optimaler Pflege- und Behand-

lungsprozess ermöglicht werden. Dieser wird zusätzlich von einer gemeinsam mit

dem Patienten erstellten Pflegeplanung unterstützt.

Optimal ausgerichtet ist der Pflegedienst, wenn der gesamte Geschäftsprozess

zur Leistungserstellung zweckmäßig gestaltet ist, um die Effektivität im Hinblick

Nennenswerte offene Posten gibt es nicht, d. h. die Krankenkassen be-

gleichen die entsprechenden Forderungen des APD der LWL-Klinik

Marsberg. Dies impliziert eine ordnungsgemäße Verordnung eines

Facharztes für den o. g. Personenkreis.

Der LWL als Leistungserbringer hat sich mit allen betroffenen Kranken-

kassen auf eine Kostenübernahme per Vertrag oder per individueller

Kostenzusage verständigt.


- 90 -

auf die Aufgabenerledigung zu erhöhen.8 Aus der Prozessbeschreibung sollte

deutlich werden, dass alle erforderlichen Beteiligten an den entscheidenden Stel-

len in den Prozess eingebunden sind und ein reibungsloser, störungsfreier Ablauf

gewährleistet ist. Bei Einsatz von IT-Anwendungen sollten Medienbrüche vermie-

den werden.

Es wurden die Prozesse

• Aufnahme eines Patienten in die ambulante psychiatrische Behandlungspfle-

ge (modelliert in ADONIS)

• Ablaufplan Ambulante Pflege, Verordnungen und Abrechnung von ambulan-

ten Pflegeleistungen (ausführliche Ablaufbeschreibung)

einer Prüfung unterzogen.

Als Bewertungsgrundlage wurden vergleichbare Prozesskriterien hinzugezogen,

die für ein Basiskonzept zur ambulanten psychiatrischen Pflege erarbeitet wur-

den.9

Die Darstellung der einzelnen Prozessschritte zur Aufnahme eines Patienten

verdeutlicht einen klaren Ablauf. Anhand der Prozessmodellierung ist zu erken-

nen, dass der Verlauf von der Absichtserklärung zur Inanspruchnahme der ambu-

lanten Pflegedienstleistung bis hin zum Erstgespräch und der Planung des weite-

ren Behandlungsverlaufes klar strukturiert ist. Die Zuständigkeiten sind eindeutig.

Die Verbindung zu den Stellen außerhalb des Pflegedienstes erfolgt an den not-

wendigen Schnittstellen und zu den erforderlichen Zeitpunkten.

Zeitliche Komponenten sind in den Prozessabläufen nicht dargestellt. Zurzeit

liegt eine gleichgelagerte Wochenstruktur vor, die auf die erfahrungsgemäß vor-

handenen Patientenzahlen abgestellt ist. Überlegungen seitens der LWL-Klinik,

inwieweit Verbesserungen hinsichtlich der Erweiterung von Patientenzahl oder

der Reduzierung von Arbeits- und Fahrzeiten durch Veränderung der Organisati-

ons- und Planungsstruktur erzielt werden können, sind bisher nicht vorgenom-

men worden.

8 Vgl. LWL-Haupt- und Personalabteilung, Konventionenhandbuch zur Nutzung der Geschäftsprozess-

managementsoftware ADONIS, 17.04.2013, Version 2 9 Leuphana Universität Lüneburg, Basiskonzept „Ambulante psychiatrische Pflege in der Regelversor-

gung in Niedersachsen“, Dezember 2012


- 91 -

Mittlerweile wurde die Organisations- und Planungsstruktur im Rahmen der

Neubesetzung der Leitung des APD analysiert und verändert. Die Zeitanteile

für Fahrt- und Rüstzeiten sowie die Tourenplanung sind mit entsprechender

Unterstützung von mobilen Navigationsgeräten optimiert worden. Ebenso

soll durch die Inbetriebnahme einer Tagesklinik/Ambulanz in Brilon der Per-

sonaleinsatz effizienter gestaltet werden.

Die Ablaufbeschreibung hinsichtlich der Verordnung und Abrechnung der Pfle-

ge verdeutlicht einen klaren Ablauf. An den Stellen, an denen Daten manuell auf-

genommen, weitergeleitet und weiterverarbeitet werden, sind Fehlerquellen vor-

handen, die sich durch Automatisierung und Einrichtung von Schnittstellen in der

Datenverarbeitung vermeiden lassen.

Klinikseitig wurde darauf hingewiesen, dass Patientendaten zu Dokumentations-

und Abrechnungszwecken in den einzelnen Behandlungssparten (stationär, teil-

stationär, ambulant) in jeweils separaten IT-Programmen verarbeitet werden. Zwi-

schen den einzelnen Programmen existieren keine Schnittstellen, sodass eine ein-

heitliche Betrachtung der Patientendaten nicht gewährleistet ist.

Die LWL-Abt. 65 teilte hierzu mit, dass vor dem neuen gesetzlichen Hinter-

grund des BTHG und des PSG III eine integrierte Organisationslösung der

ambulanten Pflegeleistungsarten angestrebt wird und in diesem Zusam-

menhang über die Form der IT-Unterstützung neu entschieden werden soll.

• Personalperspektive

Die Leistungen des ambulanten Pflegedienstes müssen kontinuierlich und für die

Patienten verlässlich erbracht werden. Hierzu ist ein quantitativer Personalbestand

vorzuhalten, der dieses Leistungsergebnis erbringen kann.

Die geprüften Geschäftsprozesse sind vom Grunde her zweckmäßig

gestaltet.

Optimierungsbedarf besteht in der Beseitigung von Medienbrüchen.


- 92 -

Daneben ist ein qualitativer Maßstab bei der personellen Ausstattung zu beach-

ten. Die vom ambulanten Pflegedienst angebotene ambulante Pflege ist unter

ständiger Verantwortung einer ausgebildeten Pflegefachkraft durchzuführen.10

Diese Person muss eine Ausbildung als Gesundheits- und Krankenpfleger/in oder

eine vergleichbare Ausbildung abgeschlossen haben. Als Qualifikation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist u.a. die Ausbildung als

Krankenschwester/Krankenpfleger bzw. Gesundheits- und Krankheitspflegerin/-

pfleger vorgesehen. Darüber hinaus ist bei der Grundpflege und hauswirtschaftli-

chen Versorgung z. B. auch der Einsatz von Krankenpflegehelferin-

nen/Krankenpflegehelfern sowie Hilfskräften und angelernten Kräften unter fach-

licher Anleitung der Fachkraft möglich.

Der Träger des ambulanten Pflegedienstes ist verpflichtet, funktions- und aufga-

benbezogene Fort- und Weiterbildungen sicherzustellen.

Im Vertrag zwischen der IKK und der LWL-Klinik Marsberg wird gemäß §§ 132,

132 a SGB V zur Qualifikation der Pflegekräfte in der häuslichen Pflege folgendes

vereinbart:

„Die leitende Pflegefachkraft stellt sicher, dass die Leistungen nur durch geeignete

Pflegefachkräfte erbracht werden. Diese sind, wie oben beschrieben, examinierte

(Kinder-) Krankenschwestern oder Pfleger sowie Altenpfleger mit staatlich aner-

kannter Weiterbildung zur Fachkrankenschwester/-Pfleger für Gerontopsychiatrie

oder Psychiatrie oder mindestens 2-jähriger Berufstätigkeit im ambulanten oder

stationären psychiatrischen/gerontopsychiatrischen Bereich.“

Aktuell sind für den APD 2 Personen als Stammpersonal sowie 2 weitere Personen

als Vertretungen im SAP HCM aufgeführt. Die ambulante Pflege findet wochen-

tags von Montag bis Freitag statt. Eine Wochenendversorgung wird nicht ange-

boten. Damit die Flexibilität in der Dienstgestaltung im Hinblick auf die Bedürfnis-

se der Patientinnen und Patienten gewährleistet ist, sind die Dienste mit einer

großen Bandbreite von 06.30-21.00 Uhr angelegt. In diesem Zeitrahmen ist von

Montag bis Donnerstag ein Soll von 08.00 Stunden pro Tag zu erbringen und frei-

tags ein Soll von 06.50 Stunden. So sind die Pflegekräfte in der Lage, den Dienst

entsprechend den Bedarfen der Patienten flexibel und eigenständig zu gestalten.

Der Nachweis wird über die Zeiterfassung in X/Time erbracht. 10 Handbuch für Pflegeeinrichtungen, Jürgens, Niermann – 102. Ergänzung – Stand : 15. Juni 2016


- 93 -

Nach der Personalaktenprüfung handelt es sich ausnahmslos um Personen mit

abgeschlossener Krankenpflegeausbildung. Entsprechende Prüfungszeugnisse

und Bescheinigungen über besuchte Fortbildungen liegen vor. Alle Mitarbeiter

erfüllen die geforderte Berufserfahrung.

Die Pflegekräfte sind aktuell den Entgeltgruppen EG 7a bzw. EG 9b zugeordnet.

Zwei Beschäftigte (Personal-Nr. 12866 und 20624) sind organisatorisch und damit

auch personalkostenmäßig lt. SAP HCM dem APD zugeordnet. Die dritte Person

(Personal-Nr. 55275) ist organisatorisch einer Station zugeordnet. Sie fungiert als

Springer in Abwesenheitsfällen (z.B. Urlaub, Krankheit, Überstundenabbau) der

beiden Stammkräfte. Eine vierte, ebenfalls examinierte Pflegekraft aus der Insti-

tutsambulanz, dient als zweite Vertretung.

Der Personaleinsatz wird unter Benutzung der Zeiterfassungs- und Dienstplange-

staltungssoftware X/Time11 geplant. X/Time dient der individuellen Rahmen-

dienstplangestaltung der Pflegekräfte und der entsprechenden Zeiterfassung.

Die täglichen Tourenpläne werden unter Berücksichtigung der individuellen Pati-

entenbedarfe von den Beschäftigten selbst geplant. Ein Kriterium der Einsatzpla-

nung stellen die regionalen Einzugsgebiete dar. Eine Pflegekraft deckt überwie-

gend den Einzugsbereich von Marsberg, die andere den von Brilon ab.

In Stichproben wurde die Schlüssigkeit der Personaleinsatzplanung in X/Time ge-

prüft.

Die Zeiterfassung in X/Time entsprach dem aktuellen Stand der Anwendung im

LWL. Die arbeitszeitrechtlichen Eckpunkte sind im Hintergrund hinterlegt (z.B.

Pausenregelung). Zuschlagsberechtigte Zeiten sind erfasst. Zur Weiterverarbei-

tung in der Gehaltsabrechnung werden die Daten zurzeit probeweise per Schnitt-

stelle durch die Personalverwaltung in das SAP HCM eingepflegt. Die Schnittstelle

dient der automatisierten Übertragung von zahlungswirksamen Daten aus X/Time

11 Anwendung ist für den gesamten LWL-PsychiatrieVerbund Westfalen geplant.

Die personelle Ausstattung des APD entspricht in quantitativer und

qualitativer Hinsicht den Anforderungen.


- 94 -

in die Gehaltsabrechnung. Das Vier-Augen-Prinzip ist durch Unterschriftsleistung

und Eingabeberechtigung gegeben. Der Zeitpunkt einer endgültigen und konkre-

ten Schnittstelleneinrichtung konnte nicht benannt werden.

• Finanzperspektive – Unternehmerisches Konzept

Gem. § 17 Abs. 1 der Betriebssatzung sind die Kliniken wirtschaftlich zu führen.

Der APD soll einerseits Leistungen zu möglichst niedrigen Kosten anbieten, ande-

rerseits muss die Vergütung durch die Kostenträger so gestaltet sein, dass sie

ausreicht, um eine bedarfsgerechte Versorgung sicherzustellen. Die Erlöse sollten

mindestens die Kosten decken. Das wirtschaftliche Minimalziel ist eine kostende-

ckende Versorgung. Die Maßnahmen zur Erreichung eines oder mehrere Ziele

sind üblicherweise in einem Plan, dem sog. unternehmerischen Konzept, aufgelis-

tet oder beschrieben. Ein unternehmerisches Konzept sollte wirtschaftliche Vor-

gaben enthalten, um die Finanzierung der Ziele zu regeln.

Vom APD wurde ein Konzept vorgelegt, in dem Behandlungsziele, Maßnahmen,

Personalorganisation und die Zusammenarbeit mit medizinisch/therapeutischen

Anbietern benannt und geregelt sind. Wirtschaftliche Vorgaben sind hierin nicht

gemacht.

Im April 2017 wurde das Behandlungskonzept des APD neu aufgelegt und

um den Punkt „Wirtschaftliche Vorgaben“ erweitert.

Die Personaleinsatzplanung mit Unterstützung von X/Time ist zweck-

mäßig. Die nicht endgültig installierte und damit für alle Einrichtungen

des LWL-PsychiatrieVerbunds Westfalen vorhandene IT-Schnittstelle

zwischen X/Time und SAP HCM ist ineffektiv.

Das Konzept enthält keine Vorgaben, die als Grundlage für eine wirt-

schaftliche Steuerung genutzt werden können.


- 95 -

• Kosten- und Erlösstruktur

Zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit dienen die Daten aus der „Kurzfristigen Er-

folgsrechnung“ des APD. Die „Kurzfristige Erfolgsrechnung“ wird quartalsweise

erstellt und enthält neben Plan- und Ist- Daten auch Hochrechnungen. Sie wird

als betriebswirtschaftliches Steuerungsinstrument im LWL-PsychiatrieVerbund

standardmäßig eingesetzt.

Die Auswertung der Erlösrechnungen der Jahre 2014 bis 2016 ergibt, dass die Ge-

samtkosten höher sind als die Erlöse. Die Differenz zwischen Kosten und Erlösen

liegt bei ca. minus 97.000 € jährlich.

•

• Gesamtorganisatorische Betrachtung

Sofern die Betriebsleitung im Rahmen ihrer Zuständigkeit zur laufenden Betriebs-

führung (§ 8 Abs. 1 Betriebssatzung für die Krankenhäuser des LWL) entscheidet,

das Angebot eines APD vorzuhalten, hat dies wirtschaftlich zu erfolgen

(§ 17 Abs. 1 Betriebssatzung).

Der APD der LWL-Klinik Marsberg wird defizitär geführt. Seitens des LWL-

Rechnungsprüfungsamtes stellt sich ausgehend von den bisherigen Prüfungser-

gebnissen und -erfahrungen die Frage, ob die Leistungen aus Sicht des APD

überhaupt kostendeckend erbracht werden können.

Die Personalkosten stellen einen Anteil von über 90 % der Gesamtkosten dar. Hier

ließen sich die größten Einsparungen erzielen.

Entsprechend den Anforderungen wird geeignetes Personal vorgehalten und ent-

sprechend den Tarifstrukturen des LWL qualifikationsgerecht vergütet. Aufgrund

oben beschriebener Anforderungen kann Fachpersonal nur bedingt durch gerin-

ger qualifiziertes und kostengünstigeres Personal ersetzt werden. Der Tarifvertrag

sieht keinen Spielraum für eine qualifikationsunabhängige Vergütung vor, wo-

durch sich Kosten einsparen ließen.

Die Leistungen des APD werden nicht kostendeckend erbracht.


- 96 -

Die Trägerschaft sowie die grundsätzliche Entscheidung für einen APD entspre-

chen den rechtlichen Bestimmungen.

Die Personaladministration entspricht den gesetzlichen und tariflichen Anforde-

rungen. In den IT-Anwendungen besteht Optimierungsbedarf.

Grundsätzlich ist der APD zweckmäßig organisiert. Optimierungsbedarf besteht

in der Gestaltung von Zeit- und Personalressourcen.

Die Aufgabenwahrnehmung erfolgt defizitär.

Das Ergebnis der Vergütungsvereinbarungen mit den gesetzlichen Krankenkassen

stellt sich in den Erlösen dar. Die Prüfung ergab, dass je erbrachter Leistung der

APD durchschnittlich 14,28 EUR erhält. Demgegenüber stehen durchschnittliche

Kosten in Höhe von 39,14 EUR je Leistung. Die Unterdeckung von – 24,86 EUR

wird zurzeit durch die stationären Erlöse der LWL-Klinik abgedeckt.

Die LWL-Klinik weist darauf hin, dass die Vergütungen i. d. R. durch Rah-

menverträge festgelegt sind und dadurch der Verhandlungsspielraum redu-

ziert ist. Gleichwohl soll das Angebot als ein wichtiger Bestandteil der Be-

handlungskette aufrecht erhalten bleiben.

Fazit:

Der APD bietet seine Leistungen innerhalb der ihm vorgegebenen

Rahmenbedingungen bedarfsgerecht an.

Die vereinbarten Erlöse für die zu erbringenden Leistungen ermöglichen

keine kostendeckende Versorgung.


- 97 -

3.4 Finanz- und Rechnungswesen bei den Einrichtungen des LWL-PsychiatrieVerbundes Westfalen und den LWL-Maßregelvollzugskliniken

Prüfungsgegenstand

Die Einrichtungen des LWL-PsychiatrieVerbundes und des Maßregelvollzugs wer-

den der jeweiligen Betriebssatzung entsprechend als organisatorisch und wirt-

schaftlich eigenständige Einrichtungen ohne Rechtspersönlichkeit geführt. Maß-

gebliche Anwendung finden das Krankenhausfinanzierungsgesetz (KHG) in Ver-

bindung mit dem Krankenhausgestaltungsgesetz des Landes NRW (KHGG NRW),

die Gemeindekrankenhausbetriebsverordnung des Landes NRW (GemKHBVO),

die Eigenbetriebsverordnung (EigVO) und die Landschaftsverbandsordnung für

das Land NRW (LVerbO). Für die LWL-Einrichtungen des Maßregelvollzugs gilt

darüber hinaus das Maßregelvollzugsgesetz NRW in der jeweils gültigen Fassung

mit den dazu erlassenen Durchführungsverordnungen.

Regelungen für das Rechnungswesen der Eigenbetriebe trifft u. a. § 13 EigVO. Zur

Finanzbuchhaltung, Zahlungsabwicklung und Liquiditätsplanung wird am ange-

gebenen Ort die sinngemäße Geltung der §§ 93 und 94 GO sowie § 30 Abs. 3 und

6 GemHVO festgelegt.

In Anlehnung an § 19 Abs. 1 S. 1 EigVO führen die LWL-Kliniken ihre Bücher nach

den Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB).

In Anwendung des § 31 Abs. 2 GemHVO wurden durch den Direktor des Land-

schaftsverbandes die „Rahmenregelungen für das Rechnungswesen der wie Ei-

genbetriebe geführten LWL-Kliniken, LWL-Pflegezentren und Wohnverbünde so-

wie der LWL-Jugendhilfeeinrichtungen“ (Rahmenregelungen für das Rechnungs-

wesen) – geändert 23.06.2008 – erlassen.

Regelungen zum Beschaffungswesen für den gesamten LWL sind in der „Dienst-

anweisung für die Vergabe von Lieferungen und Dienstleistungen des Land-

schaftsverbandes Westfalen-Lippe (LWL)“ vom 15.09.2012 festgelegt.


- 98 -

Um eine einheitliche Geldbewirtschaftung sicherzustellen, werden bei der LWL-

Finanzabteilung für die eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen des LWL-

PsychiatrieVerbunds, des LWL-Maßregelvollzugs und der LWL-Jugendhilfe soge-

nannte Abrechnungskonten geführt. Die Vorschriften hinsichtlich der Abwicklung

der Abrechnungskonten finden sich in der Handlungsanweisung für den Zah-

lungsverkehr zwischen dem Träger und den LWL-Kliniken, LWL-Wohnverbünden,

LWL-Pflegezentren und LWL-Jugendhilfeeinrichtungen gem. § 7 Abs. 3 Ziff. 7 der

ergänzenden Regelung der Dienstanweisung zu § 31 GemHVO vom 01.06.2009

und der Ergänzung vom 01.10.2009.

Grundlage für die Prüfung der Zahlungsabwicklung sind neben den vorgenannten

generellen Regelungen auch die jeweiligen örtlichen Regelungen.

Ziel der Prüfungen war die Feststellung der Rechtmäßigkeit hinsichtlich der Be-

achtung und Umsetzung der anzuwendenden gesetzlichen und örtlichen Rege-

lungen, so dass von einer ordnungsgemäßen Aufgabenerledigung ausgegangen

werden kann.

Prüfungsergebnisse

Gemäß dem Prüfauftrag wurden die Finanzbuchhaltungen der Regionalen Netze

im LWL-PsychiatrieVerbund sowie der LWL-Maßregelvollzugseinrichtungen im

Jahr 2016 einmal unvermutet geprüft. Ergänzend sind im LWL-Rechnungsprü-

fungsamt in Münster vor- und nachbereitende Prüfungstätigkeiten mittels Aus-

wertungen im SAP-Finanzbuchhaltungssystem durchgeführt worden.

Im Regionalen Netz Gütersloh/Paderborn sind einige Defizite in den Finanzbuch-

haltungen festgestellt worden. So bestanden beim Forderungsmangement und

bei der Bearbeitung von Verbindlichkeiten sowie von Kontobeständen entlasse-

ner, verlegter, beurlaubter oder verstorbener Kontoinhaber Bearbeitungsrück-

stände. Außerdem entsprachen die Protokolle der unvermuteten Prüfung der

Vorschusskassen sowie die Abzeichnung der Barbelege nicht den Vorschriften

und internen Regelungen. Von der Klinikleitung wurden eine Überprüfung und

entsprechende einzuleitende Maßnahmen zugesichert, deren Auswirkungen zu-

künftig seitens des LWL-Rechnungsprüfungsamtes überwacht werden.


- 99 -

Das Prüfungsergebnis im Regionalen Netz Gütersloh/Paderborn war

nicht zufriedenstellend. Die ordnungsgemäße Aufgabenerledigung war

nur bedingt gegeben.

Zur Feststellung (Nr. 10 der Prüfungsniederschrift) liegt noch keine abschließende

Rückmeldung vom Regionalen Netz Gütersloh / Paderborn vor, wann die Klärung

und Aufarbeitung von Altforderungen abgeschlossen sein wird. Außerdem ist ei-

ne Rückmeldung zum Abgleich von Zahlungsbedingungen (Empfehlung Nr. 6 der

Prüfungsniederschrift) an das LWL-Rechnungsprüfungsamt derzeit noch nicht er-

folgt. Eine Überprüfung dieser Punkte wird im Rahmen der jährlichen Prüfung der

Finanzbuchhaltung bei der nächsten Prüfung des Regionalen Netzes vorgenom-

men.

Die Prüfungsergebnisse in allen weiteren Regionalen Netzen waren

insgesamt positiv. Die ordnungsgemäße Aufgabenerledigung war im

Wesentlichen gegeben.

Fazit:

Die Aufgabenwahrnehmung der Finanzbuchhaltungen erfolgte in der Regel ord-

nungsgemäß.

3.5 Prüfung der Verfügbarkeit des Krankenhausinformationssystems (KIS)

Prüfungsgegenstand

Die Verfügbarkeit eines IT-Verfahrens ist dann gegeben, wenn von den Anwende-

rinnen/Anwendern die Daten und Funktionen stets wie vorgesehen genutzt wer-

den können. Mit dieser Prüfung sollte untersucht werden, ob geeignete Maß-

nahmen getroffen wurden, um die Verfügbarkeit des KIS zu gewährleisten. Die


- 100 -

Verfügbarkeit des KIS-Verfahrens ist von diversen Faktoren abhängig und wurde

daher aus verschiedenen Perspektiven beleuchtet. Thematisch galt die Prüfung

folgenden Aspekten:

o Notfallmanagement

o Service Level Vereinbarung (SLA)

o KIS-Performance

o Test- und Freigabeverfahren

o Datenschutzrechtliche Vorabkontrolle

Exemplarisch wurde dies anhand der LWL-Kliniken in Dortmund und Münster ge-

prüft.

Zu vielen Punkten war es erforderlich, die LWL.IT Service Abteilung (LWL.IT) als IT-

Dienstleister, die LWL-Abteilung für Krankenhäuser und Gesundheitswesen -

LWL-PsychiatrieVerbund Westfalen (Abt. 65) als zuständige Abteilung der Träger-

verwaltung sowie den Gesundheitsdatenschutzbeauftragten in die Prüfung mit

einzubeziehen.

Prüfungsergebnisse

• Notfallmanagement

Das Notfallmanagement soll sicherstellen, dass wichtige Geschäftsprozesse selbst

in kritischen Situationen nicht oder nur temporär unterbrochen werden und die

wirtschaftliche Existenz der Institution auch bei einem größeren Schadensereignis

gesichert bleibt. Für das KIS - als unternehmenskritisches Verfahren - fordert die

„Leitlinie zur Informationssicherheit“, die Auswirkungen eines Ausfalls zu ermit-

teln. Für den Fall der Nichtverfügbarkeit des KIS muss sichergestellt sein, dass die

für die Behandlung der Patienten zwingend erforderlichen Informationen – auch

ohne das KIS und ohne funktionierende Netzwerk-Infrastruktur – zur Verfügung

stehen. Das BSI empfiehlt, als Grundlage für die Festlegung umfassender Präven-

tivmaßnahmen eine Risikoanalyse durchzuführen. Um die Wirksamkeit von Maß-

nahmen im Bereich des Notfallmanagements zu überprüfen, sind laut BSI-

Empfehlung regelmäßig Tests und Notfallübungen durchzuführen. Ziel ist hierbei,


- 101 -

die Wirksamkeit von im Notfallhandbuch festgelegten Maßnahmen im Bereich

des Notfallmanagements auf Validität, Handhabbarkeit und Verständlichkeit zu

überprüfen.

Die für das KIS als unternehmenskritisches Verfahren gemäß „Leitlinie zur Infor-

mationssicherheit“ erforderliche Ermittlung der Auswirkungen eines Ausfalls wur-

de durchgeführt.

Es werden seitens der LWL.IT verschiedene Maßnahmen getroffen, um die Aus-

fallsicherheit zu erhöhen und einem Datenverlust vorzubeugen. Im Rahmen der

Planung der Notfallbewältigung wurde von der LWL.IT ein Notfallhandbuch er-

stellt. Wie vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) emp-

fohlen, sind darin wesentliche Informationen zur Bewältigung eines Ausfalls der

KIS-Server beschrieben.

Auch gewährleistet die LWL.IT die für eine Notfallbewältigung infolge eines KIS-

Ausfalls erforderliche Erstellung der KIS-Notfallblätter.

Eine Risikoanalyse als Grundlage für die Festlegung umfassender Präventivmaß-

nahmen wurde bisher nicht erstellt. Dies betrifft sowohl die LWL.IT als auch die

Kliniken. Der Empfehlung des BSI, regelmäßig Notfallübungen durchzuführen,

wurde bisher weder von Seiten der LWL.IT noch seitens der LWL-Kliniken gefolgt.

Es wurden konkrete Maßnahmen für die Notfallbewältigung in den LWL-Kliniken

festgelegt. Bezüglich der Koordination und Überwachung der Aufgaben im Rah-

men des KIS-Ausfallkonzeptes in den LWL-Kliniken fehlt die konkrete Aufgaben-

zuweisung.

Derzeit wird durch die LWL.IT geprüft, ob und unter welchen Rahmenbedin-

gungen eine Ausrichtung des Informationssicherheitsmanagements an ei-

nem anerkannten Standard wie der ISO 27001 umgesetzt werden kann. Be-

standteil der Umsetzung wäre auch die Festlegung einer Risikoanalyse-

Methode. Die Durchführung von Risikoanalysen für die für das KIS-

Im Rahmen der KIS-Notfallplanung wurde bisher eine Reihe von Maß-

nahmen umgesetzt. In einigen Bereichen besteht jedoch noch Optimie-

rungsbedarf.


- 102 -

Verfahren relevante Infrastruktur wird erst nach Entscheidung für die Aus-

richtung an einem Standard und nach Festlegung einer Risikoanalysemetho-

de erfolgen. Daher wird mit der Erstellung der entsprechenden Risikoanaly-

sen voraussichtlich frühestens im 2. Quartal 2018 begonnen werden können.

Die LWL.IT prüft mit dem LWL-PV die Rahmenbedingungen zur Durchfüh-

rung von Notfallübungen. Voraussetzung dafür sei allerdings, dass die Not-

fallbeschreibungen vorliegen. Diese könnten jedoch erst nach der entspre-

chenden Risikoanalyse erstellt werden.

Die Abt. 65 hat mit Schreiben vom 18.07.2017 die Klinikleitungen aufgefor-

dert, jeweils klinikintern entsprechende Mitarbeiter hinsichtlich Koordination

und Überwachung im Rahmen des KIS-Ausfallkonzeptes zu beauftragen.

• Service Level Vereinbarung (SLA)

Die LWL.IT ist zentraler IT-Dienstleister für alle LWL-Abteilungen und LWL-

Einrichtungen. In der 2005 erstellten „Richtlinie zur Erstellung von Service Level

Vereinbarungen“ wurde festgelegt, dass die IT-Serviceleistungen, die die LWL.IT

als Auftragnehmer für die Fachbereiche und Einrichtungen als Auftraggeber er-

bringen soll, in sogenannten Service Level Vereinbarungen mit einem festgeleg-

ten Leistungsniveau zu vereinbaren sind.

Hieraus ergibt sich, dass die IT-Serviceleistungen hinsichtlich des KIS-Verfahrens

mit der LWL.IT in einer Service Level Vereinbarung festgelegt sein sollten. Die

festgelegten Anforderungen sollten den tatsächlichen Anforderungen entspre-

chen.

Die IT-Leistungserbringung der LWL.IT soll laut SLA kontinuierlich anhand der in

den Leistungsbeschreibungen festgelegten Leistungskennzahlen und Berech-

nungsmethoden gemessen und überwacht werden. Die Auftraggeber sollen in

Form von Serviceberichten darüber informiert werden. Servicezeiten und Service

Level hinsichtlich des KIS-Verfahrens wurden in einer Service Level Vereinbarung

festgelegt.


- 103 -

Da die LWL.IT seit 2011 keine Serviceberichte mehr vorgelegt hat, ist eine Über-

wachung der Serviceleistungen derzeit erschwert.

Laut Aussage der Abt. 65 werde im Zuge der Fortschreibung der Service Level

Vereinbarung die Verfügbarkeit des KIS-Verfahrens unter Berücksichtigung

der Abhängigkeiten von weiteren IT-Infrastrukturleistungen im notwendigen

Umfang bedacht. Die zentrale Steuerung der Service Level Vereinbarungen

obliege dem Referat 14 der Abteilung 65. Die Abstimmung der KIS-An-

forderungen erfolge in der IT- Systemkoordinationsgruppe im LWL-PV unter

Berücksichtigung der Anforderungen aus der KIS-Steuerungsgruppe. Das neu

konzipierte Berichtswesen ist in der LWL.IT abgestimmt und wird jetzt umge-

setzt.

Es wurde jedoch lediglich der für alle Verfahren geltende Standardwert von 98 %

innerhalb der Servicezeiten für die Verfügbarkeit der KIS-Server vereinbart. Auch

wenn faktisch (gemessen in der Zeit von 11/2015 bis 11/2016) mit der Verfügbar-

keitsquote der KIS-Server in Dortmund und Münster von 99,6 % die vereinbarte

Kennzahl von 98 % weit übertroffen wurde, spiegelt dies nicht die Anforderungen

an die Verfügbarkeit des KIS-Verfahrens wider. So werden Anforderungen zur

Verfügbarkeit, die sich aus der Ermittlung der Auswirkungen eines KIS-Ausfalls

ergeben (max. tolerierbare Ausfallzeit von 2 Tagen), durch die SLA-Vereinbarung

nicht umgesetzt, da bei einer Verfügbarkeitsquote von 98 % innerhalb der Ser-

vicezeiten ein Ausfall von 5 Tagen am Stück möglich ist. Außerdem bezieht sich

die vereinbarte Verfügbarkeitsquote nur auf die KIS-Server. Abhängigkeiten z. B.

von Terminalservern werden nicht betrachtet.

Die IT-Serviceleistungen hinsichtlich des KIS-Verfahrens wurden in einer

Service Level Vereinbarung festgelegt. Die vereinbarte Verfügbarkeits-

quote spiegelt jedoch nicht die tatsächlichen Anforderungen wider.

Durch das Fehlen von Serviceberichten ist die Überwachung der Service-

leistungen derzeit erschwert.


- 104 -

• KIS-Performance

Die Antwortzeit ist neben der maximalen tolerierbaren Dauer eines einzelnen

Ausfalls als Kennzahl zur Verfügbarkeit relevant. Diese ist für die Nutzer-

Akzeptanz eines IT-Verfahrens wie KIS von entscheidender Bedeutung.

Nach Informationen aus dem Klinikbereich war das Antwortzeitverhalten aus Sicht

der KIS-Nutzer nicht immer zufriedenstellend. Hier gibt es jedoch lokale Unter-

schiede. Während die Performance des KIS u.a. in der LWL-Klinik Münster als

problematisch empfunden wird, erklärten Vertreter der LWL-Klinik Dortmund,

dass die Performance des KIS für sie grundsätzlich zufriedenstellend sei. Die Per-

formanceproblematik wurde von den LWL-Kliniken in verschiedenen Gremien

und Arbeitsgruppen mit der Abt. 65 und der LWL.IT thematisiert. Es wurden un-

terschiedliche Maßnahmen getroffen bzw. geplant, um eine angemessene Ant-

wortzeit sicherzustellen, ohne dass dies in den betroffenen Klinken zu einer nach-

haltigen Verbesserung des Antwortzeitverhaltens von KIS geführt hätte.

Laut Stellungnahme der Abt.65 und der LWL.IT wurde die KIS-Performance

mit den IT-Vertretern und den KIS-Projektleitern am 16.03.2017 umfassend

diskutiert. Zur Lösung der Problematik soll zunächst der schon lange geplan-

te Austausch der sehr veralteten IT-Infrastruktur im KIS-Bereich erfolgen, der

durch die LWL.IT Mitte 2017 durchgeführt werden soll.

In Abhängigkeit der sich daraus ergebenden Performance-Ergebnisse sollen

dann die weiteren Schritte hinsichtlich der Herangehensweise an eine struk-

turierte Performance-Analyse festgelegt werden.

Die Problematik der in verschiedenen LWL-Kliniken auftretenden

schlechten KIS-Performance konnte bisher trotz Durchführung einiger

Maßnahmen noch nicht gelöst werden.


- 105 -

• Test- und Freigabeverfahren

Ein Verfahren wie KIS ist nicht statisch, sondern muss regelmäßig, insbesondere

aufgrund von Gesetzesänderungen, angepasst bzw. durch zusätzliche Module er-

weitert werden. Hierbei kann es zu Fehlern kommen, die die Verfügbarkeit eines

Verfahrens bis hin zum Totalausfall beeinträchtigen können. Daher schreibt die

GoBD bei Finanz- und Wirtschaftssystemen einschließlich der Vor- und Nebensys-

teme vor, das Test- und Freigabeverfahren verbindlich zu regeln.

Zum KIS, das als Vorverfahren dieser Regelung unterliegt, fehlte zum Zeitpunkt

der Prüfung eine schriftlich fixierte Regelung zum Test- und Freigabeverfahren.

Bisher wurden nur die Schnittstellen zu anderen Verfahren einem definierten

Test- und Freigabeverfahren unterzogen. Anlässlich der Implementierung des

KIS-Medikamententools in den LWL-Kliniken Dortmund und Marsberg war in der

IT- Systemkoordinationsgruppe im LWL-PV am 22.11.2016 auf Vorschlag der

LWL.IT festgehalten worden, dass zukünftig auch das KIS selbst einem systemati-

schen Testverfahren unterzogen werden soll. Die entsprechende Regelung dazu

wurde am 01.02.2017 vom Krankenhausdezernenten in Kraft gesetzt.

• Datenschutzrechtliche Vorabkontrolle

Die Verfügbarkeit des KIS-Systems stellt auch aus Patientensicht ein Informati-

onssicherheitsziel im Sinne des Datenschutzes dar. So muss gemäß § 10 des Da-

tenschutzgesetzes NRW (DSG NRW) durch technische und organisatorische Maß-

nahmen sichergestellt werden, dass personenbezogene Daten zeitgerecht zur

Verfügung stehen und ordnungsgemäß verarbeitet werden können. Zur daten-

schutzrechtlichen Prüfung dieser Maßnahmen ist die Durchführung einer Vorab-

kontrolle vor Produktivsetzung des Verfahrens vorgeschrieben.

Das Test- und Freigabeverfahren des KIS-Systems ist mittlerweile ver-

bindlich geregelt.


- 106 -

Laut Stellungnahme vom 04.04.2017 werden die gem. § 10 Abs. 3 DSG NRW

erforderlichen Maßnahmen für das gesamte KIS-Verfahren von der Abt. 65

Ref. 14 als zuständiger Organisationseinheit gebündelt werden. In Zusam-

menarbeit mit der LWL.IT sollen im Rahmen der Vorabkontrolle des Medi-

kamententools die erforderlichen Maßnahmen festgelegt und dem zustän-

digen Datenschutzbeauftragten des LWL-PV im Verfahrensverzeichnis zur

Durchführung der nachträglichen „Vorabkontrolle“ des KIS zur Verfügung

gestellt werden. Die nachträgliche „Vorabkontrolle“ wird voraussichtlich En-

de des 3. Quartals 2017 durchgeführt sein.

Fazit:

Insgesamt bleibt festzuhalten, dass sowohl die geprüften LWL-Kliniken als auch

die LWL.IT verschiedene Maßnahmen zur Gewährleistung der KIS-Verfügbarkeit

getroffen haben. Die Beseitigung einiger Mängel ist bereits umgesetzt bzw. ge-

plant.

Aufgrund der starken Abhängigkeit der LWL-Kliniken von der KIS-IT-Unter-

stützung ist es aus Sicht des LWL-RPA erforderlich, im Rahmen des Notfallmana-

gements umfassende Risikoanalysen durchzuführen.

In verschiedenen LWL-Kliniken wird die dortige schlechte KIS-Performance als

problematisch angesehen.

Die nach den Bestimmungen des DSG NRW vorgeschriebene Vorab-

kontrolle wurde für das KIS nicht durchgeführt.


- 107 -

3.6 Besonderes Vorkommnis gem. § 8 Abs. 3 RPO – X/TIME-Umstellung auf Winterzeit

Prüfungsgegenstand

Am 03.11.2016 informierte der Leiter des Referates „IT-Service und Entwicklung 2“

der LWL.IT das LWL-RPA über ein sog. Besonderes Vorkommnis gem. § 8 Abs. 3

RPO.

Am 30.10.2016 wurden alle Zeiterfassungsterminals im LWL-PsychiatrieVer-

bund Westfalen (LWL-PV) nicht – wie geplant – automatisiert um 03:00 Uhr

auf die Winterzeit 2016/17 umgestellt.

Die Ursache für die nicht durchgeführte Zeitumstellung war ein Programmfehler

im Script „mks_zeit". Mit diesem von der Fa. GFOS erstellten Script wird die Uhr-

zeit der X/TIME-Zeiterfassungsterminals mit dem zentralen X/TIME-Server syn-

chronisiert. Dieser erhält seinerseits automatisch die Sommer-/Winterzeit. Die

Zeitumstellung am 30.10.2016 sollte, wie schon mehrfach praktiziert, durch einen

am 30.10.2016 für 3:00 Uhr eingeplanten Job automatisiert auf allen X/TIME-

Terminals erfolgen. Der Scriptfehler verhinderte laut Protokolldatei, dass die Job-

steuerung den automatisierten Start des Script-Programms auslöste.

Die Umstellung aller Zeiterfassungsterminals erfolgte dann am 31.10.2016 um

8:43 Uhr zentral durch die LWL.IT. Der Zeitversatz hatte zur Folge, dass im gesam-

ten LWL-PV ca. 7.000 Buchungen um die fehlende Stunde manuell zu korrigieren

waren; automatisierte Korrekturmöglichkeiten schieden nach gemeinsamer Prü-

fung mit der Fa. GFOS aus.

Prüfungsergebnisse

Die LWL.IT hat ihre Maßnahmen zur Aufklärung dieses Vorfalls und zur Fehlerbe-

hebung sowie Optimierungsmaßnahmen zur Fehlervermeidung in einem Vermerk

vom 16.11.2016 detailliert dargestellt und diesen dem LWL-RPA zur Verfügung

gestellt. Dessen Auswertung ergab aus Sicht des LWL-RPA folgendes Bild:


- 108 -

• Mitteilungspflicht

o Wie eingangs bereits erwähnt, hat der stellvertretende Leiter der LWL.IT

das LWL-RPA am 03.11.2016 über den Vorfall informiert. Die LWL.IT ist

damit ihrer Mitteilungspflicht aus § 8 Abs. 3 RPO nachgekommen.

• Reaktionsmaßnahmen

o Die LWL.IT hat unverzüglich gemeinsam mit der Fa. GFOS und in enger Ab-

stimmung mit den betroffenen Stellen die Fehlersituation analysiert und an

deren Behebung gearbeitet. Oberste Maxime war dabei, das Volumen der

fehlerhaften Zeiterfassungsbuchungen nicht weiter anwachsen zu lassen

und eine aufwandsminimierte Korrekturmöglichkeit für die fehlerhaften

Buchungen zu finden und durchzuführen.

o Am 31.10.2016 um 8:43 Uhr wurde der (funktionierende) manuelle Aufruf

des Script-Programms „mks_zeit“ durch die LWL.IT gestartet und die Ter-

minals mit der Winterzeit des zentralen Servers synchronisiert.

o Zunächst wurde eine systemtechnische bzw. „halbautomatisierte“ Korrektur

der 7.000 fehlerhaften Buchungen von der LWL.IT und der Fa. GFOS in Ab-

stimmung mit den betroffenen Stellen im LWL-PV geprüft. Aufgrund der

damit verbundenen Risiken wurde von dieser Lösung Abstand genommen.

Die Buchungen wurden manuell korrigiert. Den Kliniken wurden dafür Lis-

ten mit den betroffenen Personalfällen zur Verfügung gestellt.

o Gemeinsam mit einem GFOS-Spezialisten hat die LWL.IT festgestellt, dass

bei einem manuellen Aufruf des „mks_zeit“-Scriptes Umgebungsvariablen

zur Verfügung stehen, die für eine dynamische Wertermittlung erforderlich

sind. Bei einem Aufruf über die automatische Jobsteuerung standen diese

Variablen nicht zur Verfügung, so dass die Ausführung des Scriptes verhin-

dert wurde. Das Script wurde in Abstimmung mit der Fa. GFOS von der

LWL.IT geändert und durch manuellen und automatischen Aufruf in der

Jobsteuerung erfolgreich getestet.

• Präventionsmaßnahmen

Die LWL.IT hat zur Vermeidung künftiger Fehler folgende Optimierungsmaß-

nahmen geplant:


- 109 -

o Überprüfung der Funktionsfähigkeit der automatisierten Zeitsynchronisati-

on im Vorfeld der jeweiligen Zeitumstellung.

o Zeitnahe Überprüfung der Winterzeit-/Sommerzeitumstellung am frühen

Sonntagmorgen zukünftiger Umstellungstermine.

o Prüfung und Umsetzung von Optimierungsmaßnahmen zu kritischen Soft-

ware-Komponenten im zentralen Änderungsmanagement der LWL.IT.

Wie dem Schreiben der LWL.IT vom 06.04.2017 zu entnehmen ist, wurden

die vorstehenden Maßnahmen in 2017 bereits bei der Umstellung von der

Winter- auf die Sommerzeit umgesetzt. Vorab war noch untersucht wor-

den, ob bei der Umstellung von X/TIME als kritisches Verfahren besonde-

re Vorkehrungen getroffen werden müssen. Dies ist nicht erforderlich. Die

Umsetzung der Präventivmaßnahmen wurde und wird auch künftig zent-

ral vom Änderungsmanagement der LWL.IT gesteuert. Die Zeitumstel-

lung im Frühjahr 2017 erfolgte ohne Fehler.

• Schaden

o Abgesehen von den Zeitaufwänden für die Korrekturen im Bereich der

LWL.IT und für die manuellen Korrekturbuchungen im LWL-PV sind keine

Schäden aufgetreten.

Fazit:

Zusammenfassend bleibt festzuhalten, dass die getroffenen Maßnahmen zur Feh-

leranalyse und -behebung angemessen und geeignet waren. Die aufgetretenen

Schäden hielten sich in überschaubaren Grenzen.


- 110 -

3.7 Prüfung der Aufgabenwahrnehmung aus der Betreiberverantwortung beim Betrieb von prüfpflichtigen Anlagen und Einrichtungen in den Regionalen Netzen des LWL

Prüfungsgegenstand

„Die Anforderungen des Gesetzgebers an die sorgfältige Wahrnehmung von

Verantwortung durch Unternehmen und die darin handelnden Personen haben

sich in den letzten Jahren laufend verschärft. Die fortschreitende Harmonisie-

rung der europäischen Gesetzgebung mit der entsprechenden Umsetzung in na-

tionales Recht führt neben der Angleichung auch zu einer Aktualisierung von

Vorschriften. Im Zuge der Deregulierung werden bisherige Aufgaben der Über-

wachungsorganisationen (z. B. TÜV) auf die Unternehmen übertragen. Durch

neue und geänderte Vorschriften von Bund, Ländern und Gemeinden werden

Unternehmen (z. B. als Eigentümer und Betreiber von Gebäuden und gebäude-

technischen Anlagen) damit auch zunehmenden Haftungsrisiken ausgesetzt.“12

Vor diesem Hintergrund hat sich das LWL-RPA entschlossen, die Wahrnehmung

der Betreiberverantwortung im LWL-PsychiatrieVerbund zu prüfen.

Insgesamt stehen die Begriffe Betreiberverantwortung und Betreiberpflichten le-

diglich als Sammelbegriff für eine Vielzahl von Rechtsvorschriften, DIN-Normen,

Richtlinien und Herstellervorgaben, die je nach Gebäudeart und -nutzung unter-

schiedlich sein können und an keiner Stelle abschließend zusammenfassend dar-

gestellt werden. Annäherungsweise wurden für diese Prüfung die Ausführungen

der GEFMA 190 als Leitfaden herangezogen. Die GEFMA (German Facility Mana-

gement Association) ist einer der führenden deutschen Verbände im Facility Ma-

nagement.

Nachdem in 2015 bereits eine Prüfung im Regionalen Netz Gütersloh/Paderborn

erfolgt ist, wurden 2016 noch die Regionalen Netze Marsberg, Lenge-

rich/Münster, Bochum/Herten/Herne und Marl-Sinsen/Hamm/Dortmund geprüft.

12 Einleitung zur Richtlinie GEFMA 190 Betreiberverantwortung im Facilitymanagement


- 111 -

• Aufbauorganisation zur Wahrnehmung der Betreiberverantwortung

Die Aufbauorganisation bildet das hierarchische Gerüst eines Unternehmens oder

einer anderen Organisation. Die Aufbauorganisation beschreibt die Aufgaben der

einzelnen Mitarbeiter je nach Hierarchie in den verschiedenen Betriebs- und Or-

ganisationseinheiten und legt die Verantwortung und die Kompetenzen der ein-

zelnen Mitarbeiter fest. Die Festlegung erfolgt beispielsweise in Form von Orga-

nigrammen, Geschäftsverteilungsplänen oder Stellenbeschreibungen.13

Zur bestehenden Aufbauorganisation für die Wahrnehmung der Aufgaben aus

der Betreiberverantwortung wurde geprüft, ob die folgenden Punkte zweckmäßig

geregelt wurden:

Zuständigkeiten

Als Träger der Betreiberverantwortung ist nach der GEFMA-Richtlinie 190 zu-

nächst stets die juristische Person des Grundstücks- und Gebäudeeigentümers

anzusehen. Ausgehend von dieser Definition ist für die von den Regionalen Net-

zen genutzten Gebäude und Liegenschaften der LWL als Eigentümer und damit

als Träger der Betreiberverantwortung anzusehen.

In der Betriebssatzung für die Krankenhäuser des LWL wurde für die Eigenbetrie-

be des LWL-PsychiatrieVerbundes die Zuständigkeit der Betriebsleitung geregelt.

Die Zuständigkeit des/der LWL-Direktors/Direktorin, z. B. für die Grundlagen der

Energieversorgung und Energieeinsparung oder für Maßnahmen des Umwelt-

schutzes, ergibt sich ebenfalls aus der Betriebssatzung. Hieraus lässt sich ableiten,

dass keine vollständige formelle Übertragung der Betreiberverantwortung auf die

Betriebsleitung vorliegt.

Empfehlung

Dem LWL als Eigentümer der Liegenschaften und Gebäude wurde empfohlen, die

gegenwärtige formelle Übertragung der Betreiberverantwortung an die Betriebs-

leitung juristisch überprüfen zu lassen.

13 GUV-I 8565 Informationen für Bürgermeister und Amtsleiter – Organisation des Arbeitsschutzes in Städten und Gemeinden – Herausgeber: Bundesverband der Unfallkassen


- 112 -

Umfang der Betreiberverantwortung

Der sachliche Umfang der Betreiberverantwortung erstreckt sich auf alle Maß-

nahmen, die erforderlich sind, damit die vom Gesetzgeber geforderten Schutzzie-

le nicht durch den Betrieb von Gebäuden und gebäudetechnischen Anlagen ge-

fährdet werden.

In den Einrichtungen des LWL übernimmt der LWL-BLB für die Bereiche der

Brand- und Gefahrenmeldeanlagen und der nachrichtentechnischen Einrichtun-

gen sämtliche Aufgaben, die sich aus der Errichtung und dem Betrieb dieser An-

lagen ergeben. Hierbei wird den Regionalen Netzen nur ein eingeschränktes Mit-

spracherecht eingeräumt. Aus der vorhandenen Situation ergibt sich nicht ein-

deutig, ob dem LWL-BLB mit der Übertragung der Zuständigkeit für diesen Be-

reich auch die Betreiberverantwortung übertragen wurde oder ob dieser als ex-

terner Dienstleister zu sehen ist, so dass eine Kontrollpflicht beim Regionalen

Netz verbleibt.

Für den Bereich Gefahrenmeldeanlagen und Nachrichtentechnik ist

nicht eindeutig geregelt, wer als Träger der Betreiberverantwortung an-

zusehen ist.

Die Regionalen Netze sind in Abstimmung mit dem LWL-BLB, um die formel-

le Übertragung der Betreiberverantwortung zu regeln und mittels einer

Dienstanweisung festzulegen.

Der örtliche Umfang der Betreiberverantwortung erstreckt sich nicht nur auf Ge-

bäude oder andere Bauwerke, sondern auf das gesamte im Eigentum befindliche

Grundstück, d.h. einschließlich außenliegender Flächen für Lagerplätze, ruhenden

oder fließenden Verkehr (Wege, Zugänge, Parkplätze, Werksgelände usw.).14

Zunächst ergibt sich der örtliche Umfang der Betreiberverantwortung aus dem

ausgewiesenen Sondervermögen der Einrichtungen des Regionalen Netzes. Für

angemietete Flächen und Gebäude können sich jedoch möglicherweise weitere

Betreiberpflichten, z. B. aus dem Bereich des Arbeitsschutzes oder aus den jeweils

14 GEFMA 190 Ziffer3.1.3


- 113 -

abgeschlossenen Mietverträgen ergeben. Dass den Mitarbeitern der Technik die-

se zusätzlichen Flächen bekannt sind, wird über die Verknüpfung der Software-

module SAP und IMS sichergestellt.

Dies gilt jedoch nicht für die weiteren Betriebsbeauftragten. Um allen Verantwort-

lichen die erforderlichen Informationen zur Verfügung zu stellen, wird im Regio-

nalen Netz Marl-Sinsen/Hamm/Dortmund eine im Intranet verfügbare Einrich-

tungsliste bereitgestellt.

Es ist nicht in allen Regionalen Netzen sichergestellt, dass allen Verant-

wortlichen der vollständige Umfang der Betreiberverantwortung be-

kannt ist.

Die Regionalen Netze haben im Facharbeitskreis Wirtschaft und Technik ei-

nen neuen „Ablauf zur Information“ erarbeitet, womit sichergestellt wird,

dass neben der „Allgemeinen Verwaltung“ auch Betriebsbeauftrag-

te/Fachkräfte bei angemieteten Objekten den vollständigen Umfang der

Betreiberverantwortung kennen. Zudem wurde für Verantwortliche der Zu-

griff auf vorhandene elektronische Daten im Customer Facility Manage-

mentsystem eingeräumt.

Dokumentation

Bei unterlassener oder unzureichender Wahrnehmung der Betreiberpflichten be-

steht insbesondere bei Unfällen mit Personenschaden die Gefahr, dass das ver-

antwortliche Unternehmen oder die verantwortlichen Führungskräfte und Mitar-

beiter haftbar gemacht werden. Es muss daher im Interesse der Betroffenen lie-

gen, dieser Gefahr entgegenzuwirken.

Eine zentrale Rolle bei allen Exkulpationsbemühungen spielt eine aussagekräftige

und vollständige Dokumentation.

Im Rahmen dieser Prüfung wurden sämtliche angeforderten Unterlagen bzw.

Nachweise vorgelegt. Eine allgemeine Regelung über den Inhalt der Dokumenta-

tion und deren Aufbewahrung existiert jedoch in den Regionalen Netzen nicht.

Die Qualität der Dokumentation ist daher vom Kenntnisstand der jeweils zustän-


- 114 -

digen Mitarbeiter abhängig und davon, dass die notwendigen Dokumente tat-

sächlich systematisch und für Außenstehende nachvollziehbar abgelegt werden.

Empfehlung

Der Inhalt der Bestands- und Betriebsdokumentation sollte allgemein (bestenfalls

in einer LWL-weiten Dienstanweisung) geregelt werden.

• Ablauforganisation

Ablauforganisation bezeichnet die dynamischen Arbeitsprozesse, die zur Errei-

chung bestimmter Ziele dienen. Dabei werden die Faktoren Raum, Zeit, Sachmit-

tel und Personen berücksichtigt. Zudem legt die Ablauforganisation fest, wie und

in welcher Reihenfolge die zugewiesenen Aufgaben in Linie und Stab erfüllt wer-

den sollen und wer wann mit wem zusammenarbeitet bzw. kommuniziert.15

Für den Prozess der Ablauforganisation zur Wahrnehmung der Betreiberverant-

wortung wurden die folgenden Punkte als wesentliche Bestandteile der Ablaufor-

ganisation näher geprüft:

Erfassung bestehender Betreiberpflichten

In den Regionalen Netzen werden bekannte wiederkehrende Prüfungen und Kon-

trollen sowie Maßnahmen, die sich aus den Gefährdungsanalysen und Sicher-

heitsbegehungen ergeben haben und von der Technik zu erledigen sind, in Listen

oder über die Software IMS angelegt, beschrieben und terminiert.

Eine Übersicht, die es ermöglicht zu beurteilen, ob die vorhandenen Betreiber-

pflichten über das System vollständig abgedeckt sind, besteht nicht.

Pflichtenbeschreibung

In den Regionalen Netzen werden mit der Anlage von Aufträgen bzw. wiederkeh-

renden Vorgängen für Prüfungen und Kontrollen in der Software IMS die wesent-

lichen Arbeitsschritte des jeweiligen Vorgangs in Form einer Checkliste hinterlegt.

Diese wird dem Handwerker dann mit dem Arbeitsauftrag zur Verfügung gestellt.

15 GUV-I 8565 Gesetzliche Unfallversicherung – Information für Bürgermeister und Amtsleiter – Organi-sation des Arbeitsschutzes


- 115 -

Planung, Beauftragung und Überwachung der Aufgabenwahrnehmung

Mit Ausnahme des Regionalen Netzes Bochum/Herten/Herne erfolgt im Bereich

der Technik die Planung, Beauftragung und Überwachung der Aufgabenwahr-

nehmung zur Betreiberverantwortung vollständig über das EDV-System IMS.

Im Regionalen Netz Bochum wird dies über eine allgemeine Verteilung der Zu-

ständigkeiten auf die einzelnen Fachkräfte erreicht.

Die Ablauforganisation zur Wahrnehmung der Betreiberpflichten in den

Regionalen Netzen ist insgesamt geeignet, die Ziele der Ablauforgani-

sation zu erreichen. Voraussetzung für die Wirksamkeit der Ablaufor-

ganisation ist jedoch die vollständige Erfassung der bestehenden

Pflichten.

In den Regionalen Netzen des LWL-PsychiatrieVerbundes wird derzeit getestet,

ob eine vollständige Erfassung der bestehenden Betreiberpflichten mit der Ver-

wendung der Software REGIS erreicht werden kann.

• Wiederkehrende Prüfungen an technischen Anlagen und Einrichtungen

Eine der wichtigsten Betreiberpflichten für Unternehmen besteht darin sicherzu-

stellen, dass alle Einrichtungen, Anlagen, Geräte gemäß den rechtlichen Vorgaben

beziehungsweise nach ihren eigenen Festlegungen im Rahmen der Gefährdungs-

beurteilung geprüft werden.

Im Zuge dieser Prüfung wurde die Durchführung und Dokumentation der wieder-

kehrenden Prüfungen für die Anlagen einzelner ausgewählter Gebäude in den

Regionalen Netzen überprüft. Bis auf die Sachverständigenprüfung an der Notbe-

leuchtungsanlage in 3 Regionalen Netzen wurde die Durchführung sämtlicher

wiederkehrender Prüfungen an technischen Anlagen anhand von Rechnungen

bzw. Prüfbescheinigungen belegt.

Die erforderlichen wiederkehrenden Prüfungen an technischen Anlagen

in den geprüften Gebäuden wurden im Wesentlichen durchgeführt und

dokumentiert.


- 116 -

• Verkehrssicherung

Nach Ziffer 3.2.3.3 der GEFMA 190 umfasst die Verkehrssicherung vorbeugende

Wegesicherung, Absturzsicherung, Baustellensicherung, die Freihaltung von We-

gen und Zugängen, eine ausreichende Beleuchtung und den Winterdienst. Die

Beurteilung etwaiger Gefährdungen muss regelmäßig erfolgen sowie zusätzlich

nach besonderen Ereignissen (Überprüfung von Dächern und Fassaden nach

Sturm).

In den Regionalen Netzen des LWL wurden die Tragwerkskonstruktionen vor rd.

10 Jahren durch Sachverständigenbüros überprüft. Ein Intervall von 12 — 15 Jah-

ren für die Überprüfung der Standsicherheit von baulichen Anlagen wird von der

Bauministerkonferenz empfohlen16.

Weiterhin erfolgt durch die Mitarbeiter der Technik im Rahmen ihrer Aufgaben-

wahrnehmung eine regelmäßige Begehung der Liegenschaften. Eine gesonderte

Dokumentation dieser Begehungen erfolgt jedoch nur im Regionalen Netz Mars-

berg.

Eine Überwachung der Verkehrsflächen erfolgt durch die Mitarbeiter

der Regionalen Netze im Rahmen ihrer Aufgabenwahrnehmung und

nach besonderen Ereignissen. Eine Dokumentation der Kontrollen er-

folgt jedoch nicht in allen Regionalen Netzen.

Die Beschäftigten der Technik in den Regionalen Netzen sind angewiesen

worden, die Kontrollen und die Ergebnisse ab sofort zu dokumentieren. Die

Dokumentation erfolgt niedrigschwellig zum Teil mit handschriftlichen Ein-

tragungen mit Datum und Namenszeichen.

16 Bauministerkonferenz – Hinweise für die Überprüfung der Standsicherheit von baulichen Anlagen durch den Eigentümer / Verfügungsberechtigten – Fassung September 2006


- 117 -

• Gefährdungsbeurteilungen

Die Gefährdungsbeurteilung zu Arbeitsstätten, Arbeitsplätzen, Arbeits- und Ferti-

gungsverfahren, Arbeitsabläufen und Arbeitszeiten basiert u. a. auf §§ 5, 6 Ar-

beitsschutzgesetz, § 3 Betriebssicherheitsverordnung, § 6 Gefahrstoffverordnung,

§§ 89, 90 Betriebsverfassungsgesetz.

In den Regionalen Netzen wurde die Durchführung von Gefährdungsbeurteilun-

gen an die jeweilige Fachkraft für Arbeitssicherheit übertragen.

Gefährdungsbeurteilungen auf der Basis der „Handlungshilfe zur Beur-

teilung von Gefährdungen und Belastungen am Arbeitsplatz“ der LWL-

Haupt- und Personalabteilung sind vorhanden. Die Zuständigkeiten zur

Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen in den Regionalen Net-

zen sind klar geregelt.

Fazit

Aufbauorganisation

Da der LWL als Eigentümer der Liegenschaften und Gebäude auch als Träger der

Betreiberverantwortung anzusehen ist, ist eine formelle Übertragung der Betrei-

berverantwortung an die Klinikleitungen erforderlich. In diesem Zusammenhang

sollte auch die Trägerschaft der Betreiberverantwortung für den Bereich Gefah-

renmeldeanlagen und Nachrichtentechnik eindeutig geregelt werden.

Aufgrund der Bedeutung einer umfassenden und vollständigen Dokumentation

für die Exkulpation der Beteiligten im Schadensfall ist zudem eine einheitliche

Festlegung des Inhaltes einer Bestands- und Betriebsdokumentation zu empfeh-

len.

Ablauforganisation

Für den Prozess der Aufgabenwahrnehmung im Bereich der Betreiberverantwor-

tung ist die Erfassung der vorhandenen Betreiberpflichten nicht nur eine grundle-

gende Voraussetzung, um die zu erfüllenden Aufgaben vollständig wahrnehmen

zu können, sondern auch als Planungsgrundlage unverzichtbar. Aufgrund des

sehr umfangreichen und unübersichtlichen Regelwerkes in Verbindung mit der


- 118 -

besonderen Bedeutung der Pflichtenerfassung wird die Überprüfung der bekann-

ten Betreiberpflichten empfohlen. Hierzu hat sich der LWL-PsychiatrieVerbund

mittlerweile entschlossen, die Software REGIS zu testen.

Betrieb

Die wiederkehrenden Prüfungen an technischen Anlagen sowie die Maßnahmen

zur Verkehrssicherungspflicht und zum Arbeitsschutz wurden im Wesentlichen

ordnungsgemäß durchgeführt.

3.8 Personalprüfung im Regionalen Netz Marl-Sinsen, Hamm, Dortmund

Mit Wirkung vom 01.08.2006 hat die Ärztevertretung Marburger Bund (MB) mit

der Vereinigung der kommunalen Arbeitgeberverbände (VKA) einen Tarifvertrag

für Ärztinnen und Ärzte (TV-Ärzte/VKA) abgeschlossen. In den LWL-Kliniken fin-

det der neu entstandene TV-Ärzte/VKA Anwendung. Im Zuge dieser Änderung

wurden die Entgeltgruppen für Ärztinnen und Ärzte verändert. Mit der Entgelt-

gruppe III wurde eine eigene Entgeltgruppe für Oberärztinnen und Oberärzte ge-

schaffen.


- 119 -

Ärztliche Direktorin/Ärztlicher Direktor

Chefärztin/Chefarzt

Ltd. Oberärztin/Ltd. Oberarzt

Oberärztin/Oberarzt

Fachärztin/Facharzt

Ärztinnen/Ärzte

Mitglied der Betriebsleitung – AT-Vergütung

Leitung der Abteilung gem. § 5 Abs. 3 Betr. Satzg. KH des LWL – AT-Vergütung

Ständige Vertretung der Chefärztin/des Chefarztes ist übertragen worden – EG IV

Medizinische Verantwortung für selbständigen Teil- oder Funktionsbereich einer Abteilung ist übertragen worden – EG III

Vergütung nach EG II

Vergütung nach EG I

Abb. 1 Vergütungsstruktur nach TV-Ärzte/VKA

Folgende Tätigkeitsmerkmale muss eine Oberärztin oder ein Oberarzt für die Ein-

gruppierung in die EG III kumulativ erfüllen:

- Medizinische Verantwortung

- Selbständiger Teil- oder Funktionsbereich

- Ausdrückliche Übertragung durch den Arbeitgeber

• Medizinische Verantwortung

Zur Beurteilung der Wahrnehmung medizinischer Verantwortung fordert die

Rechtsprechung des BAG ein Unterstellungsverhältnis Facharzt zu Oberarzt von

mindestens 1:1. In Einzelfällen können auch approbierte Psychotherapeutinnen

oder Psychotherapeuten anstelle einer Fachärztin oder eines Facharztes einer

Oberärztin oder einem Oberarzt unterstellt sein.

Tatsächlich gibt es in den LWL-Kliniken Marl-Sinsen, Hamm und Dortmund weni-

ger Fachärzte als Oberärzte.

Die Zuordnung von approbierten Psychotherapeutinnen und –therapeuten an-

stelle von Fachärztinnen und Fachärzten ist zwar in den Organigrammen der


- 120 -

LWL-Kliniken dargestellt, ihnen ist jedoch keine mit Fachärztinnen und Fachärzten

vergleichbare Tätigkeit zugewiesen worden.

• Selbständiger Teil- oder Funktionsbereich

Funktionsbereiche sind anerkannte Spezialgebiete innerhalb eines ärztlichen

Fachgebietes. Ärztliche Fachgebiete werden analog der ärztlichen Weiterbil-

dungsordnung definiert.17

Unter Teilbereich ist eine organisatorisch abgrenzbare Untergliederung zu verste-

hen, die zur Erfüllung eines medizinischen Zweckes auf Dauer mit Personen und

Sachmitteln ausgestattet ist.18 Es müssen bestimmte Aufgaben mit eigener Ziel-

setzung sowie eine eigene medizinische Verantwortungsstruktur zugewiesen sein.

Außerdem muss er über eine eigene räumliche, personelle (nichtärztliches und

ärztliches Personal) und sachlich-technische Ausstattung verfügen.

Die Kliniken im Regionalen Netz verfügen, anders als die Kliniken in der Erwach-

senen-Psychiatrie, nicht über eine Abteilungsstruktur, sondern bilden ausschließ-

lich einen Funktionsbereich „Kinder- und Jugendpsychiatrie“.

Hierzu werden in den jeweiligen Kliniken organisatorisch abgrenzbare Teilberei-

che gebildet. In den LWL-Kliniken Marl-Sinsen und Hamm sind 6 Teilbereiche und

in der LWL-Klinik Dortmund – Elisabeth-Klinik 2 Teilbereiche gebildet. Jeder Teil-

bereich wird oberärztlich geleitet.

Das Vorliegen von selbständigen, voneinander abgrenzbaren Bereichen i. S. d.

Eingruppierungsvorschriften ist nicht belastbar dokumentiert und konnte auch

nicht eindeutig dargestellt werden.

17 BAG 4 AZR 841/08 vom 9. Dezember 2009 – LAG Düsseldorf 9 Sa 1399/07 vom 8. August 2008, BAG Pressemitteilung Nr. 114/09 18 s. FN 17

Die Voraussetzung „medizinische Verantwortung“ zur Eingruppierung

von Oberärztinnen und Oberärzten liegt in einigen Fällen wegen des

fehlenden Unterstellungsverhältnisses nicht vor.


- 121 -

Mit dem Regionalen Netz Marl-Sinsen, Hamm und Dortmund sowie weiterer ge-

prüfter Regionaler Netze wurde unter Einbeziehung der LWL-Abt. 65 vereinbart,

die vorgefundenen Verstöße gegen die Eingruppierungsvorschriften gemeinsam

in 2017 im Kreis der Personalleitungen und Ärztlichen Direktoren im LWL-

PsychiatrieVerbund Westfalen zu erörtern.

Mit Schreiben vom 23.08.2017 haben die LWL-Abt. 62 und 65 mitgeteilt, dass

bereits im August 2016 alle Betriebs- und Einrichtungsleitungen im LWL-

PsychiatrieVerbund Westfalen angewiesen wurden, die Tarifbindung des

LWL und die tariflichen Regelungen einzuhalten.

Darüber hinaus sind die Strukturen der Regionalen Netze den tariflichen Er-

fordernissen zur Beschäftigung von Oberärztinnen und Oberärzten ange-

passt worden.

• Ausdrückliche Übertragung durch den Arbeitgeber

Bei der Übertragung der Oberarzttätigkeit durch den Arbeitgeber kommt es auf

den ausdrücklichen Akt der Übertragung – also den Akt der Aufgabenzuweisung

– an. Aus dem Übertragungs-/Bestellungsschreiben müssen die medizinische Ge-

samtverantwortung sowie die auszuübende Tätigkeit deutlich werden.

In allen Kliniken war kein Bestellungsschreiben vorhanden, in dem die medizi-

nische Verantwortung und der künftige selbständige Teilbereich in einer perso-

nenbezogenen Stellenbeschreibung konkretisiert wurden. Die zur Verfügung ge-

stellten Stellenbeschreibungen haben pauschal alle Oberarztfunktionen betroffen,

sind aber nicht auf die konkrete personenbezogene Oberarztfunktion hin aufge-

stellt worden. Im Sinne einer klaren Aufgabenzuweisung und Eingruppierungsent-

scheidung ist dies erforderlich.

Die Eingruppierung der Oberärztinnen und Oberärzte in EG III in den

Teilbereichen der LWL-Kliniken ist nicht zweifelsfrei nachvollziehbar.


- 122 -

• Zulagen im Bereich der Oberärztinnen und Oberärzte

Bei der Zahlung von Zulagen handelt es sich um Entgeltleistungen, die für tariflich

geregelte Sachverhalte geleistet werden können. Z. B. kann Beschäftigten eine

persönliche Zulage gezahlt werden, wenn vorübergehend eine andere, höherwer-

tige Tätigkeit übertragen wird.

Außerdem kann zur Deckung des Personalbedarfs oder zur Bindung qualifizierter

Ärztinnen und Ärzte eine Zulage gem. § 20 Abs. 5 TV-Ärzte/VKA gezahlt werden.

Aufgrund der Tarifbindung des LWL als Mitglied des KAV ist die Zahlung einer

freiwilligen Entgeltzahlung außerhalb des Tarifvertrages (außertarifliche Zulage)

nicht zulässig.

In einem Personalfall wurde eine Zulage auf der Grundlage des § 33 Abs. 3 TV-

Ärzte/VKA – Führung auf Zeit – gezahlt, obwohl bereits für die Führungsaufgabe

eine höhere Entgeltgruppe gezahlt wurde.

Hier wurde empfohlen zu prüfen, ob die Voraussetzungen des § 18 Abs. 2 TV-

Ärzte/VKA zur Zahlung einer Zulage vorliegen.

Zusätzlich wurde in diesem Fall eine außertarifliche Zulage i. H. v. 2.054,37 € mtl.

gezahlt für die Dauer der Wahrnehmung einer Leitungsverantwortung. Nach

Wegfall dieser Voraussetzung wurde die Zulage weitergezahlt

Mit Schreiben vom 23.08.2017 teilen die LWL-Abt. 62 und 65 mit, dass die

außertariflichen Zahlungen an tariflich beschäftigte Ärztinnen und Ärzte in

tarifkonforme Vergütungszahlungen umgewandelt wurden.

Es liegt keine einheitliche schriftliche Übertragung der Oberarztfunktion

durch den Arbeitgeber vor. Eine klare Aufgabenzuweisung ist nicht zu

erkennen.

Die Weiterzahlung der außertariflichen Zulage ist unrechtmäßig.


- 123 -

• Personalbedarf nach der Psychiatrie-Personalverordnung (Psych-PV)

Auf Grundlage der Psych-PV wird der Personalbedarf u. a. auch für Ärztinnen und

Ärzte in psychiatrischen Einrichtungen ermittelt. Das Ziel ist, eine ausreichende,

zweckmäßige und wirtschaftliche stationäre oder teilstationäre Behandlung der

Patienten zu gewährleisten (§ 1 Psych-PV).

Die Personalbemessung wird in jährlich stattfindenden Pflegesatzverhandlungen

verbindlich zwischen den Vertragsparteien vereinbart. Der verhandelte Personal-

bedarf wird als Finanzierungsgröße vom Kostenträger (Krankenkassen) mit dem

Krankenhausträger, LWL-PsychiatrieVerbund Westfalen, vereinbart. Für leitende

Ärzte ist gem. der Psych-PV ein Verhältnis von Ärzten und Dipl. Psychologen zu

leitenden Ärzten von 8 : 1 vorgegeben.

In Abgleich der Vollkräftestatistiken des Regionalen Netzes ergibt sich ein Miss-

verhältnis in allen drei LWL-Kliniken gem. nachfolgender Tabelle.

Ärztl. Ltg. nach

Psych-PV

LWL-Klinik

Marl-Sinsen

LWL-Klinik

Hamm

LWL-Klinik

Dortmund

Soll 5,28 4,78 1,31

Ist 6,18 6,45 3,00

Insgesamt sind 4,26 OA-Stellen mehr eingerichtet als nach der Psych-PV vorgese-

hen sind. Der Mehrbedarf und die Finanzierung der zusätzlichen Oberarztstellen

sind nicht nachvollziehbar begründet.

Die Abt. 65 hat mitgeteilt, dass die PsychPV veraltet ist und ab 2020 abge-

löst wird.

Die Psych-PV wird nicht eingehalten.


- 124 -

• Bereitschaftsdienst im Ärztlichen Dienst

Gem. § 10 TV-Ärzte/VKA sind Ärztinnen und Ärzte verpflichtet, sich auf Anord-

nung des Arbeitgebers außerhalb der regelmäßigen Arbeitszeit an einer vom Ar-

beitgeber bestimmten Stelle aufzuhalten, um im Bedarfsfall die Arbeit aufzuneh-

men (Bereitschaftsdienst).

Die Arbeitszeiten der Ärztinnen und Ärzte sind in geeigneter Weise zu erfassen

und zu dokumentieren (§ 14 TV-Ärzte/VKA). Der jeweilige Bereitschaftsdienst ist

einer entsprechenden Stufe zugeordnet. Die Zuweisung zu den einzelnen Stufen

des Bereitschaftsdienstes erfolgt als schriftliche Nebenabrede zum Arbeitsvertrag.

Zur Planung und Durchführung von Bereitschaftsdiensten lagen Prozessbeschrei-

bung vor. Alle Bereitschaftsdienste wurden als Nebenabrede zum Arbeitsvertrag

vereinbart. Die jeweilige Stufe des Bereitschaftsdienstes wurde festgelegt. Im

Rahmen der Gestaltung von Dienstplänen und der Erfassung von Arbeitszeiten im

elektronischen Arbeitszeiterfassungssystem X/Time konnten sowohl die Dienst-

pläne als auch die erfassten Arbeitszeiten nachvollzogen werden. Manuelle Ver-

änderungen waren mit Unterschriftskürzeln versehen und im Rahmen des Vier-

Augen-Prinzips vollzogen.

• Nachschauprüfung Elisabeth-Klinik

Die Elisabeth-Klinik wurde zum 01.12.2009 von einem privaten Krankenhausträger

in die LWL-Trägerschaft übernommen. Der Betriebsübergang entsprach den Be-

stimmungen des § 613 a BGB. Der Übergang der Beschäftigten in den TVöD hatte

zur Folge, dass die Beschäftigten rein rechtlich als Neueingestellte behandelt

werden mussten.

Die Planung, Ausführung und Dokumentation der Bereitschaftsdienste

und der Rufbereitschaft entsprechen den Bestimmung des ArbZG und

des TV-Ärzte/VKA


- 125 -

• Urlaubsregelungen

Die Abgeltung eines Urlaubsanspruches ist nur bei Beendigung des Arbeitsver-

hältnisses möglich. Eine Abgeltung im bestehenden Arbeitsverhältnis ist unzuläs-

sig.

Urlaubsjahr ist das Kalenderjahr.

Liegen dringende betriebliche (z. B. besonderes Arbeitsaufkommen) oder in der

Person des Arbeitnehmers (z. B. Erkrankung zum Zeitpunkt der geplanten Ur-

laubszeit) Gründe vor, ist ausnahmsweise eine Urlaubsübertragung in das nächste

Kalenderjahr nach den Bestimmungen des BurlG und des TVöD möglich.

Im Regionalen Netz wurden für rd. 25 % der Beschäftigen Urlaubstage übertra-

gen. Eine Begründung hierfür war nur teilweise nachvollziehbar. Die automatische

Kappungsregel im elektronischen Zeiterfassungssystem X/Time ist auf den 31.03.

des Jahres gesetzt. Der Aufwand für die Gewährung von Zusatzurlaub von Nacht-

und Wechselschichtdiensten zum 31.12. des Jahres soll dadurch verringert wer-

den. Das Aufwandsvolumen konnte nicht verifiziert werden. Die Übertragung aus

anderen Gründen im Sinne der Bestimmungen des BurlG konnte nicht nachvoll-

zogen werden.

Die Überleitung der Beschäftigten in den TVöD erfolgte rechtzeitig und

tarifkonform.

In allen Fällen der Urlaubsabgeltung lagen die tarifrechtlichen Voraus-

setzungen vor.

Die Kappungsregel zum 31.12. d. J. wird nicht beachtet.

Das elektronisch geführte Urlaubsprogramm bildet die gesetzli-

chen/tariflichen Vorgaben nicht ab.


- 126 -

• Personalaktenführung

Grundlage der Personalaktenführung beim LWL ist die DA der Abt. 10/11 über die

Verwaltung der Personalakten vom 01.03.1990. In dieser Anweisung sind die An-

lage und die Form der Personalakten für die Beschäftigten des LWL geregelt.

Die Personalakten werden an den jeweiligen Standorten unterschiedlich geführt.

Die Vorschriften zur Personalaktenführung sind am Standort Elisabeth-Klinik

Dortmund nicht bekannt.

Die Unterlagen zu der Überleitung in den LWL werden gesondert geführt und

sind nicht Bestandteil der Personalakte. Eine lückenlose und vollständige Auskunft

zu den Beschäftigten ist nicht in allen Fällen des Regionalen Netzes möglich.

Die Personalleitung sagte hier grundsätzliche Veränderung zu.

• Aufbau und Struktur der Personalverwaltung

Vorhandene Organigramme der Kliniken mit dem Überblick über die Sachberei-

che und den Stationsaufbau gelten für den internen Gebrauch. Die Darstellungen

der jeweiligen LWL-Kliniken im Regionalen Netz sind uneinheitlich und die Struk-

tur ist nicht klar zu erkennen. Der Wirtschafts- und Verwaltungsdienst ist nicht

gesondert gegliedert. Ansprechpartner sind auf Sachbearbeiterebene nicht zu er-

kennen.

Für den geprüften Bereich Personalverwaltung sind Verfügungen zu den Abläu-

fen, Zuständigkeiten und Verfahren erlassen. In ihnen ist auch das Vier-Augen-

Prinzip im Rahmen von Kontrollaufgaben niedergelegt. Die Einführung einer

Dienstanweisung Risikomanagement ist beispielhaft und schafft ein hohes Maß

an Transparenz.

Die Vorgaben der DA zur Verwaltung der Personalakten werden nicht

durchgängig und einheitlich angewendet.


- 127 -

Seitens der Klinikleitung wurde anerkannt, dass die Darstellungen zwingend

überarbeitet werden müssen.

Geschäftsverteilungspläne konnten nicht vorgelegt werden. Die Empfehlung, die

Allgemeine Geschäftsanweisung für den LWL zu berücksichtigen, wurde aufge-

griffen.

• Kennzahlenvergleich Personalsachbearbeitung

Die nachstehende Tabelle gibt den Personalbestand in der Personalsach-

bearbeitung, bezogen auf die Bearbeitung der Personalfälle für die jeweiligen Kli-

nikstandorte, wieder.

Ganzheitliche Personalsachbearbei-tung-Administration und Abrechnung

Fälle Vollzeitkräfte Fälle je VK

LWL-Hauptverwaltung 3.728 12,83 291

Reg. Netz Gütersloh-Paderborn 1.180 8,35 141

Reg. Netz Bochum-Herten-Herne 844 5,28 160

Reg. Netz Haldem-Rheine 480 2 240

Reg. Netz Dortmund-Hemer 2017 18,07 112

Reg. Netz Lippstadt-Warstein 2067 7,50 276

Reg. Netz Marl-Hamm-Dortmund 112619 4,02 20 280

19 Personalverwaltung bearbeitet als Dienstleister im Bereich Personalabrechnung r. 820 P-Fälle für JHZ Marl, Jugendheim Tecklenburg und Heilp. Kinderheim Hamm (10.180 Abrechnungsfälle p. a.) 20 Der Personalbestand der Personalverwaltung (ohne Ltg.) ist 5,86 VZK. 1 VZK ist mit 0,3 wg. Haupt-aufgabe „Best User X/Time“ berücksichtigt. Unberücksichtigt sind 1,14 VZK für vertragliche Dienstleis-tungen Personalabrechnung für Dritte.

Die uneinheitliche Darstellung der Struktur in den einzelnen Einrichtun-

gen ist unzureichend und unzweckmäßig.


- 128 -

Die tariflichen Voraussetzungen zur Eingruppierung von Oberärztinnen und

Oberärzten liegen in den überwiegenden Fällen nicht vor. Die Voraussetzung der

„medizinischen Verantwortung“ und das Bestehen eines „selbständigen Teilbe-

reiches“ war nicht in allen Fällen gegeben.

Es werden Zulagen gezahlt ohne Rechtsgrund.

Der ärztliche Bereitschaftsdienst und die Rufbereitschaft entsprechen den ein-

schlägigen Bestimmungen.

Die Struktur der Verwaltung ist nicht eindeutig erkennbar. Die Zuständigkeiten

und Verantwortlichkeiten sind nicht einheitlich dokumentiert.

Im Kennzahlenvergleich zur Personalsachbearbeitung nimmt das Regionale Netz

Marl-Hamm-Dortmund eine hervorragende Position ein.

Im Vergleich mit den anderen Regionalen Netzen steht das Regionale Netz Marl-

Hamm-Dortmund sehr gut dar.

Fazit:

Rückstände in der Personalsachbearbeitung waren nicht zu erkennen.

Die Kennzahlen lassen eine zweckmäßig organisierte Personalverwal-

tung erkennen.


- 129 -

3.9 Personalprüfung im Regionalen Netz Münster/Lengerich

Mit Wirkung vom 01.08.2006 hat die Ärztevertretung Marburger Bund (MB) mit

der Vereinigung der kommunalen Arbeitgeberverbände (VKA) einen Tarifvertrag

für Ärztinnen und Ärzte (TV-Ärzte/VKA) abgeschlossen. In den LWL-Kliniken fin-

det der neu entstandene TV-Ärzte/VKA Anwendung. Im Zuge dieser Änderung

wurden die Entgeltgruppen für Ärztinnen und Ärzte verändert. Mit der Entgelt-

gruppe III wurde eine eigene Entgeltgruppe für Oberärztinnen und Oberärzte ge-

schaffen.

Ärztliche Direktorin/Ärztlicher Direktor

Chefärztin/Chefarzt

Ltd. Oberärztin/Ltd. Oberarzt

Oberärztin/Oberarzt

Fachärztin/Facharzt

Ärztinnen/Ärzte


Leitung der Abteilung gem. § 5 Abs. 3 Betr. Satzg. KH des LWL – AT-Vergütung

Ständige Vertretung der Chefärztin/des Chefarztes ist übertragen worden – EG IV

Medizinische Verantwortung für selbständigen Teil- oder Funktionsbereich einer Abteilung ist übertragen worden – EG III

Vergütung nach EG II

Vergütung nach EG I

Abb. 2 Vergütungsstruktur nach TV-Ärzte/VKA

• Medizinische Verantwortung

Zur Beurteilung der Wahrnehmung medizinischer Verantwortung fordert die

Rechtsprechung des BAG ein Unterstellungsverhältnis Facharzt zu Oberarzt von

mindestens 1:1. In Einzelfällen können auch approbierte Psychotherapeutinnen

oder Psychotherapeuten anstelle einer Fachärztin oder eines Facharztes einer

Oberärztin oder einem Oberarzt unterstellt sein.


- 130 -

Lt. Vollkräftestatistik mit Stand 05/2016 werden im Regionalen Netz Müns-

ter/Lengerich insgesamt 39 Oberärztinnen und Oberärzte beschäftigt. Die Struk-

tur des Ärztlichen Dienstes ist in den jeweiligen Kliniken unterschiedlich aufge-

baut.

Der Krankenhausbereich der LWL-Klinik Münster ist in 5 Abteilungen gegliedert,

die jeweils von einer Chefärztin oder einem Chefarzt geleitet werden. Die Abtei-

lungen gliedern sich in Stationen, denen teilweise Ambulanzen und Tageskliniken

zugeordnet sind. Stationen, Ambulanzen und Tageskliniken werden von einer

Oberärztin oder einem Oberarzt geleitet.

Der Krankenhausbereich der LWL-Klinik Lengerich gliedert sich in 5 Abteilun-

gen, die jeweils von einer Chefärztin oder einem Chefarzt geleitet werden. In zwei

Abteilungen sind Behandlungszentren eingerichtet, die entweder von Chefärzten

der Abteilung in Personalunion oder von Bereichsleitenden Oberärztinnen oder

Oberärzten geleitet werden. Die Abteilungen und Behandlungszentren unterglie-

dern sich in Stationen und Ambulanzen. Die Tageskliniken befinden sich außer-

halb der Klinik Lengerich in den Orten Ibbenbüren, Rheine und Borghorst. Sie

werden von einem Chefarzt in Personalunion oder von Oberärzten geleitet.

Anhand der Vollkräftestatistik ergibt sich folgendes zahlenmäßige Verhältnis der

Vollzeitstellen (VZ) von Oberärztinnen und Oberärzten (OA) zu Fachärztinnen und

Fachärzten (FA). Hierbei sind approbierte Psychologinnen oder Psychologen in

FA-Tätigkeit berücksichtigt worden.

Stellen LWL-Klinik21 Münster

LWL-Klinik22 Lenge-rich

VZ OA 17 22 VZ FA 12 27

Approb. Psych. 2 2 Relation OA : FA/App.Psych. 1 : 0,8 1 : 1,3

Aus den Organigrammen der LWL-Klinik Münster ergibt sich, dass in 8 Oberarzt-

fällen keine Facharztunterstellung vorliegt. In der LWL-Klinik Lengerich sind 15

Oberarztstellen ohne Facharztunterstellung.

21 Es wurden auch die Stellen von Tageskliniken und Ambulanzen berücksichtigt. 22 S. FN 21


- 131 -

• Selbständiger Teil- oder Funktionsbereich

Funktionsbereiche sind anerkannte Spezialgebiete innerhalb eines ärztlichen

Fachgebietes. Ärztliche Fachgebiete werden analog der ärztlichen Weiterbil-

dungsordnung definiert.23

Unter Teilbereich ist eine organisatorisch abgrenzbare Untergliederung zu verste-

hen, die zur Erfüllung eines medizinischen Zweckes auf Dauer mit Personen und

Sachmitteln ausgestattet ist.24 Dem Teilbereich müssen bestimmte Aufgaben mit

eigener Zielsetzung sowie eine eigene medizinische Verantwortungsstruktur zu-

gewiesen sein. Außerdem muss er über eine eigene räumliche, personelle (nicht-

ärztliches und ärztliches Personal) und sachlich-technische Ausstattung verfügen.

Die Kliniken Münster und Lengerich verfügen über eine Abteilungsstruktur. Eine

einzelne Ambulanz, Tagesklinik oder Station einer Klinik bzw. Abteilung ist grund-

sätzlich kein selbständiger Teilbereich im Sinne der Tarifbestimmungen. Ausnah-

men können gegeben sein aufgrund der Größe und Bedeutung der jeweiligen

Einheit. Auch können die räumliche Entfernung oder die Wahrnehmung einer

umfangreichen Vorgesetztenfunktion der/des in dem Teilbereich entsprechend

verantwortlichen Oberärztin oder Oberarztes gegenüber dort tätigen Fachärztin-

nen oder Fachärzten für einen selbständigen Teilbereich sprechen.

Anhand der geprüften Organigramme und der Beschreibungen der Aufgabenstel-

lungen ist eine klare Abgrenzung der Verantwortungsbereiche zwischen den

Hierarchieebenen nicht zu erkennen. Es liegen keine eindeutigen Bestellungs-

schreiben für die Oberärztinnen und Oberärzte vor (s. Ausführung weiter unten).

23 BAG 4 AZR 841/08 vom 9. Dezember 2009 – LAG Düsseldorf 9 Sa 1399/07 vom 8. August 2008, BAG Pressemitteilung Nr. 114/09 24 s. FN 23

Die Voraussetzung „medizinische Verantwortung“ zur Eingruppierung

von Oberärztinnen und Oberärzten liegt in 23 Fällen (rd. 60 %) wegen

des fehlenden Unterstellungsverhältnisses nicht vor.


- 132 -

Mit dem Regionalen Netz Münster/Lengerich sowie weiterer geprüfter Regionaler

Netze wurde unter Einbeziehung der LWL-Abt. 65 vereinbart, die vorgefundenen

Verstöße gegen die Eingruppierungsvorschriften gemeinsam in 2017 im Kreis der

Personalleitungen und Ärztlichen Direktoren im LWL-PsychiatrieVerbund Westfa-

len zu erörtern.

Mit Schreiben vom 23.08.2017 haben die LWL-Abt. 62 und 65 mitgeteilt, dass

bereits im August 2016 alle Betriebs- und Einrichtungsleitungen im LWL-

PsychiatrieVerbund Westfalen angewiesen wurden, die Tarifbindung des

LWL und die tariflichen Regelungen einzuhalten.

Darüber hinaus sind die Strukturen der Regionalen Netze den tariflichen Er-

fordernissen zur Beschäftigung von Oberärztinnen und Oberärzten ange-

passt worden.

• Ausdrückliche Übertragung durch den Arbeitgeber

Bei der Übertragung der Oberarzttätigkeit durch den Arbeitgeber kommt es auf

den ausdrücklichen Akt der Übertragung – also den Akt der Aufgabenzuweisung

– an. Aus dem Übertragungs-/Bestellungsschreiben müssen die medizinische Ge-

samtverantwortung sowie die auszuübende Tätigkeit deutlich werden.

In keinem Fall war ein Bestellungsschreiben vorhanden, in dem die medizinische

Verantwortung und der künftige selbständige Teilbereich in einer personenbezo-

genen Stellenbeschreibung konkretisiert sind. Die zur Verfügung gestellten Stel-

lenbeschreibungen haben pauschal alle Oberarztfunktionen betroffen, sind aber

nicht auf die konkrete personenbezogene Oberarztfunktion hin aufgestellt wor-

den. Im Sinne einer klaren Aufgabenzuweisung und Eingruppierungsentschei-

dung ist dies erforderlich.

Es ist nicht belastbar dokumentiert, dass alle Bereiche der Kliniken, in

denen Oberärztinnen und Oberärzte beschäftigt werden, selbständige

Teilbereiche i. S. der Eingruppierungsvorschriften sind.


- 133 -

• Personalbedarf nach der Psychiatrie-Personalverordnung (Psych-PV)

Auf Grundlage der Psych-PV wird der Personalbedarf u. a. auch für Ärztinnen und

Ärzte in psychiatrischen Einrichtungen ermittelt. Das Ziel ist, eine ausreichende,

zweckmäßige und wirtschaftliche stationäre oder teilstationäre Behandlung der

Patienten zu gewährleisten (§ 1 Psych-PV).

Die Personalbemessung wird in jährlich stattfindenden Pflegesatzverhandlungen

verbindlich zwischen den Vertragsparteien vereinbart. Der verhandelte Personal-

bedarf wird als Finanzierungsgröße vom Kostenträger (Krankenkassen) mit dem

Krankenhausträger, LWL-PsychiatrieVerbund Westfalen, vereinbart. Für leitende

Ärzte ist gem. der Psych-PV ein Verhältnis von Ärzten und Dipl. Psychologen zu

leitenden Ärzten von 8 : 1 vorgegeben.

In Abgleich der Vollkräftestatistiken des Regionalen Netzes ergibt sich ein Miss-

verhältnis in den beiden LWL-Kliniken gem. nachfolgender Tabelle.

Ärztl. Ltg. nach

Psych-PV

LWL-Klinik

Münster

LWL-Klinik

Lengerich

Soll 5,04 5,33

Ist 13 16

Insgesamt sind 18,63 Stellen von Oberärztinnen und Oberärzten mehr eingerich-

tet als nach der Psych-PV vorgesehen.

Der Mehrbedarf und die Finanzierung der zusätzlichen Oberarztstellen sind nicht

nachvollziehbar begründet.

Es liegt keine einheitliche schriftliche Übertragung der Oberarztfunktion

durch den Arbeitgeber vor. Eine klare Aufgabenzuweisung ist nicht zu

erkennen.

Die Psych-PV wird nicht eingehalten.


- 134 -

Die Abt. 65 hat mitgeteilt, dass die PsychPV veraltet ist und ab 2020 abge-

löst wird.

• Zulagen im Bereich der Oberärztinnen und Oberärzte

Bei der Zahlung von Zulagen handelt es sich um Entgeltleistungen, die für tariflich

geregelte Sachverhalte geleistet werden können.

Stufengewährung: Innerhalb der Entgeltgruppe einer Beschäftigung sind die Be-

schäftigten i. d. R. der ersten Entgeltstufe zugeordnet. Die jeweils nächsthöhere

Stufe erreiche Ärztinnen oder Ärzte nach Ablauf von festgelegten Zeiten einer Tä-

tigkeit innerhalb derselben Entgeltgruppe bei ihrem Arbeitgeber. Z. B. erreichen

Oberärztinnen oder Oberärzte die jeweils nächste Stufe gem. § 19 Abs. 1 Buchst.

c) TV-Ärzte/VKA

• Stufe 2: nach dreijähriger oberärztlicher Tätigkeit

• Stufe 3: nach sechsjähriger oberärztlicher Tätigkeit.

Da diese Regelung mit Inkrafttreten des Tarifvertrages zum 01.08.2006 entstand,

kann nach BAG-Entscheidung eine Stufenerhöhung frühestens zum 01.08.2009

(Stufe 2) bzw. 01.08.2012 (Stufe 3) vollzogen werden, wenn die Zeiten beim sel-

ben Arbeitgeber (hier der LWL) geleistet wurden.

In vier Fällen erfolgte die Stufenentscheidung nicht tarifkonform. Es wurden

Oberarzttätigkeiten vor dem 01.08.2006 berücksichtigt.

Stufenvorweggewährung: Zur Deckung des Personalbedarfs oder zur Bindung

qualifizierter Ärztinnen und Ärzte kann ebenfalls eine Zulage gem. § 20 Abs. 5 TV-

Ärzte/VKA gezahlt werden. Hierbei kann den Ärztinnen oder Ärzten eine nächst-

höhere Stufe vor Ablauf der regulären Laufzeit gewährt werden. Ist die Endstufe

erreicht, kann das Entgelt um bis zu 20 v. H. der Stufe 2 der jeweiligen Entgelt-

gruppe erhöht werden. Zur Zahlung einer solchen Zulage besteht keine Verpflich-

tung des Arbeitgebers und sie liegt ausschließlich in seinem Ermessen.

In vier Fällen wurden Zulagen als Stufenvorweggewährungen für Oberärztinnen

und Oberärzte gezahlt. Die Höhe der Zulage entsprach den tariflichen Möglich-


- 135 -

keiten. Die Entscheidungen zu den Zulagenzahlungen waren in der Personalakte

nicht nachvollziehbar dokumentiert.

Außertarifliche Zulage: Aufgrund der Tarifbindung des LWL als Mitglied des

Kommunalen Arbeitgeberverbandes Nordrhein-Westfalen ist die Zahlung einer

freiwilligen Entgeltzahlung außerhalb des Tarifvertrages nicht zulässig.

In drei Fällen werden außertarifliche Zulagen gezahlt. Hierfür liegen keine rechtli-

chen Voraussetzungen vor.

In einem Fall wurde eine sog. Anwerbeprämie i. H. v. 1.000 € gezahlt, als Gegen-

leistung für die Vermittlung einer erfolgreichen Bewerbung.

Mit Schreiben vom 23.08.2017 teilen die LWL-Abt. 62 und 65 mit, dass die

außertariflichen Zahlungen an tariflich beschäftigte Ärztinnen und Ärzte in

tarifkonforme Vergütungszahlungen umgewandelt wurden.

• Bereitschaftsdienst im Ärztlichen Dienst

Gem. § 10 TV-Ärzte/VKA sind Ärztinnen und Ärzte verpflichtet, sich auf Anord-

nung des Arbeitgebers außerhalb der regelmäßigen Arbeitszeit an einer vom Ar-

beitgeber bestimmten Stelle aufzuhalten, um im Bedarfsfall die Arbeit aufzuneh-

men (Bereitschaftsdienst).

Die Arbeitszeiten der Ärztinnen und Ärzte sind in geeigneter Weise zu erfassen

und zu dokumentieren (§ 14 TV-Ärzte/VKA). Der jeweilige Bereitschaftsdienst ist

einer entsprechenden Stufe zugeordnet. Die Zuweisung zu den einzelnen Stufen

des Bereitschaftsdienstes erfolgt als schriftliche Nebenabrede zum Arbeitsvertrag.

Die Planung und Durchführung von Bereitschaftsdiensten wurde anhand von

Dienstplänen geprüft. Im Rahmen der Gestaltung der Dienstpläne und der Erfas-

sung von Arbeitszeiten im elektronischen Arbeitszeiterfassungssystem X/Time

Die Grundlagen zur Zahlung von Zulagen sind nicht ausreichend doku-

mentiert. Die tariflichen Bestimmungen werden nicht eingehalten.

Die Weiterzahlung der außertariflichen Zulage ist unrechtmäßig.


- 136 -

konnten sowohl die Dienstpläne als auch die erfassten Arbeitszeiten nachvollzo-

gen werden. Manuelle Veränderungen waren mit Unterschriftskürzeln versehen

und im Rahmen des Vier-Augen-Prinzips vollzogen.

In Ergänzung zur Dienstanweisung über die gleitende Arbeitszeit sind ergänzende

Dienstvereinbarungen zu Dienstzeiten und Bereitschaftsdiensten abgeschlossen

worden.

Alle Dienstvereinbarungen sind auf einem aktuellen Stand. Die unterschiedlichen

Arbeitszeitregelungen für die jeweiligen Standorte werden damit begründet, dass

die Anforderungen an die Behandlungszeiten und Therapiezeiten unterschiedlich

sind und bei der Arbeitszeitgestaltung darauf Rücksicht genommen wurde.

• Personalaktenführung

Grundlage der Personalaktenführung beim LWL ist die DA der Abt. 10/11 über die

Verwaltung der Personalakten vom 01.03.1990. In dieser Anweisung sind die An-

lage und die Form der Personalakten für die Beschäftigten des LWL geregelt.

Die Personalleitung signalisierte, dass ein großes Interesse an der Einführung der

elektronischen P-Akte besteht. Um Ressourcen effektiv nutzen zu können, wäre

auch der Einsatz eines SAP-gestützten Bewerbermanagements wünschenswert. In

Die Planung, Ausführung und Dokumentation der Bereitschaftsdienste

und der Rufbereitschaft entsprechen den Bestimmung des ArbZG und

des TV-Ärzte/VKA.

Die Dienstvereinbarungen berücksichtigen die entsprechenden Be-

stimmungen der Arbeitszeitgesetze.

Die Führung der Personalakten entspricht den Bestimmungen der

Dienstanweisung der LWL-Haupt- und Personalabteilung über die Ver-

waltung der Personalakten.


- 137 -

Die tariflichen Voraussetzungen zur Eingruppierung von Oberärztinnen und

Oberärzten liegen in den überwiegenden Fällen nicht vor. Die Voraussetzung der

„medizinischen Verantwortung“ und das Bestehen eines „selbständigen Teilbe-

reiches“ waren nicht in allen Fällen gegeben.

Die Einrichtung von Leitungsstellen im Ärztlichen Dienst entspricht nicht den

Vereinbarungen nach der PsychPV.

Es werden unrechtmäßig außertarifliche Zulagen gezahlt.

Der ärztliche Bereitschaftsdienst und die Rufbereitschaft entsprechen den ein-

schlägigen Bestimmungen.

Die Personalaktenführung ist einwandfrei.

Die Nutzung von SAP HCM ist zu optimieren.

der Diskussion wurde deutlich, dass kein Konsens zur einheitlichen Anwendung

von SAP-Lösungen im Bereich sowohl der LWL-Hauptverwaltung als auch des

LWL-PsychiatrieVerbunds Westfalen besteht. Indessen werden von SAP HCM los-

gelöste Insellösungen aus Kosten- und Zeitgründen angestrebt.

Die LWL-Abt. 65 teilte mit Schreiben vom 18.09.2017 mit, dass ein elektroni-

sches Bewerbermanagement aktuell durch Abt. 10/11 ausgeschrieben wird

und nach Bekanntgabe des Anbieters ein „roll-out-Plan“ für den LWL-

PsychiatrieVerbund erstellt wird.

Der Zeitpunkt der Einführung der E-Personalakte ist in den zuständigen

Gremien des LWL-PsychiatrieVerbundes noch nicht entschieden worden.

Fazit:

Die Möglichkeiten zur Anwendung der Software SAP HCM werden nicht

ausgeschöpft.


- 138 -


Die Ergebnisse der Prüfung der • Datensicherung beim LWL werden im Gesamtzusammenhang unter dem Gliederungspunkt 1.3 dargestellt.

4 Dezernat Landesrat Tilmann Hollweg

- 139 -


4.1 Reisekostenabrechnungen der LWL-Maßregelvollzugsabteilung West-falen

Prüfungsgegenstand

Ziel der Prüfung war es festzustellen, ob die LWL-Maßregelvollzugsabteilung

Westfalen bei der Abrechnung der Reisekosten ihrer Verpflichtung zu einer ord-

nungsgemäßen Sachbearbeitung nachgekommen ist. Die Prüfung umfasste hier-

bei eine Stichprobe aus den Abrechnungen für die Haushaltsjahre 2013, 2014 und

2015.

Prüfungsergebnisse

Die Reisekostenvergütung ist für NRW geregelt im Landesreisekostengesetz NRW

(LRKG). Gem. § 1 Abs. 2 LRKG umfasst sie

1. Fahrkostenerstattung,

2. Wegstreckenentschädigung, Mitnahmeentschädigung,

3. Tagegeld für Verpflegungsmehraufwendungen, Aufwandsvergütung,

4. Übernachtungskostenerstattung,

5. Nebenkostenerstattung, Auslagenerstattung für Reisevorbereitungen,

6. Erstattung der Auslagen bei Dienstgängen,

7. Vergütung bei längerem Aufenthalt am Geschäftsort,

8. Kostenerstattung bei Auslandsdienstreisen,

9. Auslagenerstattung bei Reisen aus besonderem Anlass.


- 140 -

Mit wenigen Ausnahmen erfolgte die Abrechnung der Reisekosten

rechtmäßig. So wurde bspw. das Großkundenabo, welches allen LWL-

Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit eröffnet, Fahrkar-

tenbuchungen für Dienstreisen zentral über die Pforte des Landeshau-

ses abzuwickeln, in einem Fall nicht in Anspruch genommen. In zwei

Fällen kam es zu fehlerhaften Berechnungen der Tagesgelder.

Die Feststellungen des LWL-RPA wurden zwischenzeitlich ausgeräumt.

Gemäß Ziffer 4 zu § 2 der Allgemeinen Verwaltungsvorschriften zum LRKG prüfen

die Reisestellen die Dienstreiseanträge in Hinblick auf die Wirtschaftlichkeit der

Durchführung. Darunter fällt auch die Wahl des Verkehrsmittels.

Die LWL-Maßregelvollzugsabteilung nutzt Mietwagen der Fa. Europcar. Mit der

Fa. Europcar wurde kein Rahmenvertrag geschlossen; allerdings bekommt der

LWL-Maßregelvollzug die Konditionen des Landes NRW.

Ausgehend von den Prüfkriterien Tankkosten, Zustellung und Abho-

lung sowie Tagesraten ist die Nutzung der Avis-Mietwagen wirtschaftli-

cher als die Nutzung der Europcar-Mietwagen.

Aus diesem Grunde ist zukünftig vorzugsweise bei Avis ein Fahrzeug zu

bestellen.

Nach einem vorübergehenden Wechsel zur Fa. Avis hat die LWL-

Maßregelvollzugsabteilung eine erneute Wirtschaftlichkeitsanalyse durchge-

führt. Diese hatte zum Ergebnis, dass die Fa. Enterprise nunmehr der güns-

tigste Anbieter ist und seitdem genutzt wird.

Fazit:

Systematische Fehler bei der Abrechnung der Reisekosten wurden nicht festge-

stellt. Unter dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit bestand Optimierungspotential

hinsichtlich der Nutzung von Mietwagen.


- 141 -


Die Ergebnisse der Prüfung des • Finanz- und Rechnungswesens bei den Einrichtungen des LWL-

PsychiatrieVerbundes Westfalen und den LWL-Maßregelvollzugskliniken werden im Gesamtzusammenhang unter dem Gliederungspunkt 3.4 dargestellt.

5 Dezernat Landesrätin Birgit Westers

- 142 -


5.1 Vergabeprüfungen VOL/VOF

5.1.1 Prüfung des Beschaffungswesens bei der LWL-Schulverwaltung Soest

und beim LWL-Bildungszentrum Soest

Prüfungsgegenstand

Die durch die LWL-Schulverwaltung Soest verbuchten Aufwendungen für die Be-

schaffung von Sach- und Dienstleistungen und für den Erwerb von beweglichem

Anlagevermögen der Produktgruppen 0302, 0303 und 0501 wurden auf der

Grundlage des SAP-Belegjournals 2015 sowohl anhand der Rechnungsbelege als

auch den hierzu begründenden Unterlagen geprüft. Gemäß der Dienstanweisung

für die Vergabe von Lieferungen und Dienstleistungen des LWL vom 07.09.2012

(DA) sind die LWL-Dezernate und -Einrichtungen u.a. verantwortlich für die Ver-

gabe von Aufträgen bis einschließlich 10.000 EUR (ohne Umsatzsteuer).

Gegenstand der Prüfungen war die Einhaltung der vergaberechtlichen Vorgaben

und Grundsätze. Schwerpunkt der Prüfung war der Abschluss und die Abwicklung

von Werk- bzw. Dienstverträgen.

• Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips

Der Grundsatz des Vier-Augen-Prinzips ist gemäß § 20 Korruptionsbekämp-

fungsgesetz NRW bei der Entscheidung über die Vergabe von Aufträgen ein-

zuhalten. Gemeint ist die Beteiligung einer weiteren Person (in der Regel auf

gleicher Hierarchieebene), die fachlich geeignet ist, den zu prüfenden Sach-

verhalt zu beurteilen, ohne Vorgesetzteneigenschaft zu besitzen.

Gemäß Ziffer 13 der DA gilt das Vier-Augen-Prinzip - über die Vorschriften

des Korruptionsbekämpfungsgesetzes hinaus - für die Vergabe sämtlicher

Aufträge, somit auch für Aufträge unter 500 EUR. Nach Erläuterungen zur DA

kann dies dadurch sichergestellt werden, wenn spätestens bei der Rech-

nungsbearbeitung zwei Personen beteiligt sind, die die sachliche und rechne-

rische Richtigkeit der Rechnung feststellen.


- 143 -

Bei allen geprüften Rechnungen war die rechnerische und sachliche Richtig-

keit jeweils durch mindestens zwei Personen bescheinigt.

Die Vorschriften der DA zur Anwendung des Vier-Augen-Prinzips wur-

den bei allen geprüften Vergaben beachtet.

• Abschluss von Werk- und Dienstverträgen

Nach Ziffer 3 der DA ist die ZEK für vergaberechtliche Grundsatzangelegenheiten

zuständig. Als zentraler Dienstleister für die Dezernate und Einrichtungen des

LWL hat die ZEK Vertragsmuster u. a. für Werk- und Dienstverträge auf ihrer

Intranetseite bereitgestellt.

Grundsätzlich sind die dort eingestellten, aktuellen Vertragsmuster zu verwenden.

In diesen Vertragsmustern sind auf den LWL abgestimmte Regelungen enthalten.

Für den Prüfzeitraum waren die Vertragsmuster, Stand Dezember 2014, zu ver-

wenden.

Die LWL-Schulverwaltung Soest hat die von der ZEK bereitgestellten Vertrags-

muster nicht verwendet. Stattdessen wurde eine verkürzte Vertragsversion einge-

setzt. Als Anlage waren „Allgemeine Bedingungen für den Vertrag über eine freie

Mitarbeit, Stand Oktober 2009“ beigefügt, die gleichlautende Regelungen wie das

LWL-Vertragsmuster enthielten. Im Vertrag selbst wurde aber lediglich auf beilie-

gende „Allgemeinen Bedingungen“ (ohne Bearbeitungsstand) verwiesen.

Die von der ZEK vorgegebenen Vertragsmuster wurden nicht verwen-

det. Hinsichtlich der Allgemeinen Bedingungen war ein rechtsverbindli-

cher Stand in der verkürzten Vertragsversion nicht vorgegeben.

Die LWL-Schulverwaltung Soest wird künftig die ZEK in die Vertragsgestal-

tung einbeziehen und den Stand der Allgemeinen Bedingungen den aktuel-

len Vertragsmustern der ZEK anpassen.


- 144 -

• Einholung von Vergleichsangeboten/Dokumentationspflicht

Gemäß Ziffer 4 der DA sind bei Auftragsvergaben bis einschließlich 5.000 EUR

Vergleichsangebote einzuholen, es sei denn, die Angemessenheit der Preise ist

eindeutig gewährleistet. Ab einem Auftragswert über 5.000 EUR sind mindestens

drei Angebote einzuholen.

Nach Maßgabe des § 20 VOL/A sind die einzelnen Stufen des Vergabeverfahrens

von Anbeginn ordnungsgemäß zu dokumentieren. In Ziffer 4 der DA wird die

Vergabedokumentation auch für Auftragsvergaben unter 10.000 Euro verbindlich

vorgeschrieben.

In zwei Fällen hat die LWL-Schulverwaltung Soest bei der Vergabe von Lieferun-

gen keine Vergleichsangebote eingeholt.

Die Dokumentation des Vergabevorganges ist in vier Fällen unterblieben.

Die Ziffer 4 der DA wurde nicht bei allen Vergabevorgängen im Jahr

2015 durchgängig beachtet.

Seitens der LWL-Schulverwaltung Soest wurden die aufgezeigten Versäum-

nisse mit zeitweisen Personalengpässen im Vergabebereich begründet, die

seit November 2015 behoben sind.

• Informationspflicht gegenüber dem LWL-RPA

Mitteilungen an das LWL-RPA über beabsichtigte Freihändige Vergaben nach

VOL und sonstige Vergaben sind gemäß LWL-RPO und Ziffer 12 Abs. 1 DA ab ei-

nem Auftragswert von 5.000 EUR notwendig.

In zwei Fällen wurden gebrauchte Braillezeilen beschafft, deren Auftragswert sich

auf ca. 7.900 bzw. 11.600 EUR belief. Eine Meldung an das LWL-RPA ist nicht er-

folgt.


- 145 -

Die nach der LWL-RPO und der DA erforderliche Informationspflicht

gegenüber dem LWL-RPA wurde in diesen Fällen nicht beachtet.

Die künftige Beachtung wurde zugesagt.

Fazit:

Beim Abschluss von Werk- und Dienstverträgen wurde die Zuständigkeit der ZEK

nicht in allen Fällen beachtet.

Die Beteiligung des LWL-RPA ist nicht in allen Fällen entsprechend der Dienstan-

weisung erfolgt.

Zusammenfassend kann festgestellt werden, dass das Vergaberecht in der Regel

eingehalten wird.

5.1.2 Prüfung des Beschaffungswesens beim LWL-Heilpädagogischen Kin-

derheim Hamm

Prüfungsgegenstand

Die durch das LWL-Heilpädagogische Kinderheim Hamm im SAP-System „SILKE“

verbuchten Ausgaben für die Beschaffung von Sach- und Dienstleistungen und

für den Erwerb von beweglichem Anlagevermögen der Produktgruppe 0002 wur-

den auf der Grundlage des Belegjournals 2015 sowohl anhand der Rechnungsbe-

lege als auch der begründenden Unterlagen geprüft. Gegenstand der Prüfung

war die Einhaltung von vergaberechtlichen Vorgaben und Grundsätzen.

Neben dem SAP-Belegjournal wurden die Vergabemeldestatistik des LWL-RPA

sowie die im Intranet eingestellte Liste der laufenden Rahmenverträge der Zentra-

len Einkaufskoordination (ZEK) für das Jahr 2015 zur Prüfung herangezogen.


- 146 -

• Abruf aus Rahmenvereinbarungen

Gemäß Ziffer 2 der DA sind die LWL-Dezernate und -Einrichrichtungen verpflich-

tet, Beschaffungen aus bestehenden Rahmenvereinbarungen unabhängig vom

Auftragswert abzurufen.

In den vom LWL-RPA geprüften Fällen wurden die Beschaffungen soweit möglich

aus Rahmenvereinbarungen abgerufen. Abweichungen hiervon bezogen sich auf

Einzelfälle und waren hinreichend begründet.

Der Abruf aus Rahmenvereinbarungen wurde vom LWL-

Heilpädagogischem Kinderheim Hamm im Sinne der DA vorgenom-

men.

• Informationspflicht gegenüber dem LWL-RPA

Mitteilungen an das LWL-RPA über beabsichtigte Freihändige Vergaben nach

VOL und sonstige Vergaben sind gemäß LWL-RPO und Ziffer 12 Abs. 1 DA ab ei-

nem Auftragswert von 5.000 EUR notwendig.

In drei Fällen, die jeweiligen Auftragswerte liegen zwischen 8.000 und 10.500 EUR,

wurden Beschaffungen wie z. B. die Herstellung von Möbeln durch die JVA Werl

getätigt, ohne das LWL-RPA hierüber zu informieren.

Die nach der LWL-RPO und der DA erforderliche Informationspflicht

gegenüber dem LWL-RPA wurde in diesen Fällen nicht beachtet.

Die künftige Beachtung wurde zugesagt.


- 147 -

• Zuständigkeit der ZEK

Ziffer 3 der DA regelt die Zuständigkeit der ZEK. Danach ist die ZEK unabhängig

von der Verfahrensart ab einem Auftragswert über 10.000 EUR (exkl. Umsatzsteu-

er) für die Vergaben zuständig.

Für die Berechnung der Auftragswerte ist die Laufzeit der Verträge entscheidend.

In Ziffer 7 der DA ist hierzu festgelegt, dass als Basis für Verträge mit unbestimm-

ter Laufzeit stets 48 Monate zu berücksichtigen sind.

Im Jahr 2015 hat das LWL-Heilpädagogische Kinderheim Hamm in drei Fällen Be-

schaffungen vorgenommen bzw. Dienstleistungen mit Auftragswerten zwischen

11.000 und 26.000 EUR beauftragt, ohne die ZEK zu beteiligen.

In vier Fällen lag eine Vielzahl von Einzelvergaben vor, deren gebündelte Auf-

tragswerte über 10.000 EUR betrugen.

Die Zuständigkeit der ZEK wurde in den vorstehenden Fällen nicht be-

achtet.

Das LWL-Heilpädagogische Kinderheim Hamm hat zugesagt, die Zuständig-

keit der ZEK künftig zu beachten. Erforderliche Neuausschreibungen durch

die ZEK wurden zwischenzeitlich veranlasst.

Fazit:

Die Informationspflicht gegenüber dem LWL-RPA wurde nicht durchgängig be-

achtet.

Bei der vorzunehmenden Bündelung von Aufträgen und drei Einzelvergaben

wurde die Zuständigkeit der ZEK nicht beachtet.

Zusammenfassend kann festgestellt werden, dass das Vergaberecht in der Regel

eingehalten wird.


- 148 -

5.2 Prüfungen des Finanz- und Rechnungswesens bei den LWL-

Jugendhilfeeinrichtungen

Prüfungsgegenstand

Die LWL-Jugendhilfeeinrichtungen werden der Betriebssatzung entsprechend als

organisatorisch und wirtschaftlich eigenständige Einrichtungen ohne Rechtsper-

sönlichkeit geführt. Maßgebliche Anwendung finden die Eigenbetriebsverord-

nung (EigVO), die Landschaftsverbandsordnung für das Land NRW (LVerbO) und

die Betriebssatzung für die LWL-Jugendhilfeeinrichtungen.

Regelungen für das Rechnungswesen der Eigenbetriebe trifft u. a. § 13 EigVO. Zur

Finanzbuchhaltung, Zahlungsabwicklung und Liquiditätsplanung wird am ange-

gebenen Ort die sinngemäße Geltung der §§ 93 und 94 GO sowie § 30 Abs. 3 und

6 GemHVO festgelegt.

In Anlehnung an § 19 Abs. 1 S. 1 EigVO führen die LWL-Jugendhilfeeinrichtungen

ihre Bücher nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB).

In Anwendung des § 31 Abs. 2 GemHVO wurden durch den Direktor des Land-

schaftsverbandes die „Rahmenregelungen für das Rechnungswesen der wie Ei-

genbetriebe geführten LWL-Kliniken, LWL-Pflegezentren und Wohnverbünde so-

wie der LWL-Jugendhilfeeinrichtungen“ (Rahmenregelungen für das Rechnungs-

wesen) – geändert 23.06.2008 – erlassen.

Regelungen zum Beschaffungswesen für den gesamten LWL sind in der „Dienst-

anweisung für die Vergabe von Lieferungen und Dienstleistungen des Land-

schaftsverbandes Westfalen-Lippe (LWL)“ vom 07.09.2012 festgelegt.

Um eine einheitliche Geldbewirtschaftung sicherzustellen, werden bei der LWL-

Finanzabteilung für die eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen des LWL-

PsychiatrieVerbunds, des LWL-Maßregelvollzugs und der LWL-Jugendhilfe soge-

nannte Abrechnungskonten geführt. Die Vorschriften hinsichtlich der Abwicklung

der Abrechnungskonten finden sich in der Handlungsanweisung für den Zah-


- 149 -

lungsverkehr zwischen dem Träger und den LWL-Kliniken, LWL-Wohnverbünden,

LWL-Pflegezentren und LWL-Jugendhilfeeinrichtungen gem. § 7 Abs. 3 Ziff. 7 der

ergänzenden Regelung der Dienstanweisung zu § 31 GemHVO vom 01.06.2009

und der Ergänzung vom 01.10.2009.

Grundlage für die Prüfung der Zahlungsabwicklung sind neben den vorgenannten

generellen Regelungen auch die jeweiligen örtlichen Regelungen.

Ziel der Prüfungen war die Feststellung der Rechtmäßigkeit hinsichtlich der Be-

achtung und Umsetzung der anzuwendenden gesetzlichen und örtlichen Rege-

lungen, so dass von einer ordnungsgemäßen Aufgabenerledigung ausgegangen

werden kann.

Prüfungsergebnisse

Gemäß dem Prüfauftrag wurden die Finanzbuchhaltungen der LWL-

Jugendhilfeeinrichtungen im Jahr 2016 einmal unvermutet geprüft. Ergänzend

sind im LWL-Rechnungsprüfungsamt in Münster vor- und nachbereitende Prü-

fungstätigkeiten mittels Auswertungen im SAP-Finanzbuchhaltungssystem

durchgeführt worden.

Das Finanz- und Rechnungswesen des LWL-Heilpädagogischen Kinderheims

Hamm wird einem Dienstleistungsvertrag entsprechend von der Finanzbuchhal-

tung der LWL-Klinik Hamm wahrgenommen. Im Zuge der Prüfung der Finanz-

buchhaltung der LWL-Klinik Hamm wurde das Finanz- und Rechnungswesen des

LWL-Heilpädagogischen Kinderheims mit geprüft.

Die Finanzbuchhaltung der LWL-Klinik Hamm hat die Aufgabenerledi-

gung gemäß dem Dienstleistungsvertrag für das LWL-Heilpäda-

gogische Kinderheim Hamm ordnungsgemäß wahrgenommen.

Das Prüfungsergebnis der Finanzbuchhaltungen in den LWL-Jugend-

hilfeeinrichtungen war insgesamt positiv. Die ordnungsgemäße Aufga-

benerledigung war im Wesentlichen gegeben.


- 150 -

Fazit:

Die Aufgabenwahrnehmung der Finanzbuchhaltungen erfolgte in der Regel ord-

nungsgemäß.

5.3 Prüfung der Abrechnung der privatrechtlichen Leistungsentgelte (the-

rapeutische Leistungen und Mittagsbeköstigung) in den LWL-

Förderschulen im Bereich der LWL-Schulverwaltung Paderborn und

der LWL-Schulverwaltung Olpe

Prüfungsgegenstand

An den LWL-Förderschulen, Förderschwerpunkt körperliche und motorische Ent-

wicklung (und an der LWL-Förderschule, Förderschwerpunkt Sehen, Paderborn)

hat der LWL Therapeutische Dienste eingerichtet. Dieses ist eine freiwillige Leis-

tung des Landschaftsverbandes. Eine gesetzliche Verpflichtung gibt es nicht. So-

weit Leistungen erbracht werden, für die eine Krankenversicherung besteht, wer-

den vom Arzt verordnete therapeutische Behandlungen mit den Krankenkassen

abgerechnet. Zu diesem Zweck hat der LWL mit den Verbänden der Krankenkas-

sen Vereinbarungen über die Durchführung und Abgeltung therapeutischer Leis-

tungen in seinen Schulen geschlossen. Die LWL-Schulen sind als Leistungserbrin-

ger für Heilmittel gem. § 124 SGB V zugelassen. Sie erbringen somit die gleichen

Leistungen wie niedergelassene Therapiepraxen.

Ziel der Prüfung war es festzustellen, ob die LWL-Schulverwaltungen Paderborn

und Olpe bei der Abrechnung der Kosten der therapeutischen Behandlungen mit

den Krankenkassen und den Eltern für die Schülerinnen und Schüler der

Liboriusschule bzw. der Max von der Grün-Schule ihrer Verpflichtung zu einer

rechtmäßigen Sachbearbeitung nachgekommen sind.

Eine Prüfung in den LWL-Förderschulen im Bereich der LWL-Schulverwaltung Ol-

pe hatte bereits im Jahr 2012 stattgefunden. Wesentliches Ergebnis der damali-

gen Prüfung war, dass es bezogen auf die notwendigen Maßnahmen zur Abrech-


- 151 -

nung innerhalb des Therapeutischen Dienstes zu einer Häufung verschiedener

Mängel kam (insbesondere die Dokumentation und die organisatorischen Kon-

trollen betreffend). Ziel der Prüfung in 2016 war es daher festzustellen, ob die

2012 festgestellten Mängel beseitigt wurden und nunmehr eine ordnungsgemäße

Abrechnung attestiert werden konnte.

Ein weiterer Schwerpunkt der Prüfung im Bereich der LWL-Schulverwaltung Pa-

derborn lag auf der Abrechnung der Kostenbeiträge für die Mittagsbeköstigung

mit den Erziehungsberechtigten.

In den Schulen des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe, die als Ganztagsschu-

len geführt werden, wird den Schülerinnen und Schülern (falls gewünscht) in der

Mittagspause ein warmes Mittagessen gereicht. Bei der Bereitstellung des Mit-

tagessens handelt es sich ebenfalls um eine freiwillige Angelegenheit des Schul-

trägers. Der LWL hat sich bereit erklärt, die Beschaffung des Essens zu überneh-

men, wenn die Erziehungsberechtigten der am Essen teilnehmenden Schülerin-

nen und Schüler die nach Abzug eines Zuschusses durch den Schulträger verblei-

benden Kosten tragen. Sofern die Erziehungsberechtigten besondere Sozialleis-

tungen wie z. B. Sozialhilfe oder Arbeitslosengeld II erhalten, werden die Kosten

für das Mittagessen überwiegend von den Behörden getragen, von denen die So-

zialleistungen gezahlt werden.

Prüfungsergebnisse Abrechnung der therapeutischen Leistungen Die Abrechnungen der Kosten für therapeutische Behandlungen wurden stich-

probenartig daraufhin untersucht, ob die Verordnungen (rechtzeitig) vorlagen,

die Behandlungen fristgerecht begonnen und durchgeführt wurden, die Doku-

mentation (Karteikarte, Wochentherapieplan, Verordnung) ordnungsgemäß

durchgeführt wurde und die Rechnungsstellung an die Krankenkassen gemäß den

rechtlichen Vorgaben erfolgte.


- 152 -

Abrechnung der Kostenbeiträge für die Mittagsbeköstigung

Das Verfahren sowie die Abrechnungsmodalitäten für die Mittagsbeköstigung

sind in der Anweisung „Schülermittagessen; Kostenbeiträge der Erziehungsbe-

rechtigten“ der LWL-Abteilung 50 geregelt. Im Rahmen der Prüfung wurde unter-

sucht, ob die Abrechnung der Kostenbeiträge auf der Grundlage dieser Anwei-

sung erfolgt ist.

Die LWL-Schulverwaltungen Paderborn und Olpe haben bei der Ab-

rechnung der Kosten für therapeutische Behandlungen die o. a. Vor-

gaben insgesamt beachtet und sind somit ihrer Verpflichtung zu einer

rechtmäßigen Sachbearbeitung nachgekommen.

Die im Rahmen der Prüfung 2012 in der LWL-Schulverwaltung Olpe

festgestellten Mängel wurden beseitigt. Die Abrechnung erfolgt nun

ordnungsgemäß.

Es nahmen nur Schülerinnen und Schüler am Mittagessen teil, für die im

Vorhinein ein entsprechender Antrag gestellt worden war.

In der überwiegenden Anzahl der geprüften Fälle wurden im Wege des

Lastschrifteinzugsverfahrens drei gleich hohe Abschlagszahlungen zu

den festgelegten Stichtagen erhoben. In Ausnahmefällen wurden, in

Absprache mit der LWL-Abteilung 50 sowie der LWL-Finanzabteilung,

monatliche Rechnungen gestellt.

Die Abrechnungen bei einem Anspruch der Erziehungsberechtigten auf

Leistungen aus dem Bildungs- und Teilhabepaket erfolgten gemäß der

Anweisung „Schülermittagessen“.

Die Regelungen zum Mahnverfahren wurden beachtet. Allerdings wur-

den die Kinder bei einem Zahlungsrückstand nicht umgehend von der

Teilnahme am Mittagessen ausgeschlossen. Die Zahlungen werden er-

fahrungsgemäß in vielen Fällen nach einer Erinnerung wieder aufge-

nommen.

Mit Ausnahme der Liboriusschule haben die zum Bereich der LWL-

Schulverwaltung Paderborn gehörenden Schulen die vorgeschriebenen


- 153 -

Der Empfehlung, die Anweisung „Schülermittagessen“ in Bezug auf den

umgehenden Ausschluss von der Essensteilnahme bei einem Zahlungsrück-

stand zu überdenken, wurde seitens der LWL-Abteilung 50 gefolgt. Künftig

wird der Ausschluss vom Mittagessen erst ausgesprochen, wenn die Zah-

lungserinnerung der LWL-Schulverwaltung keinen Erfolg hatte.

Desweiteren wurde seitens der LWL-Schulverwaltung Paderborn zugesagt,

dass künftig auch von der Liboriusschule die Einhaltung des o. b. Verfahrens

eingefordert wird.

IT-Unterstützung im Bereich des Therapeutischen Dienstes

Zur Erfassung der Behandlungsfälle legt jede Therapeutin und jeder Therapeut für

jede zu behandelnde Schülerin sowie jeden zu behandelnden Schüler eine Kar-

teikarte (Papier) an. Auf dieser Karteikarte werden die jeweiligen Behandlungs-

termine im Kalenderfeld eingetragen. Die der Behandlung zugrunde liegende

Verordnung wird zusammen mit der dazugehörigen Karteikarte aufbewahrt.

Durchgeführte Behandlungen werden auch hier vermerkt und vom behandelten

Kind bzw., sofern es nicht selber unterschreiben kann, von einer zweiten Thera-

peutin oder einem zweiten Therapeuten abgezeichnet.

Desweiteren werden die geplanten Therapieeinheiten einer Woche unter Angabe

der betreffenden Schülerinnen und Schüler im Wochentherapieplan (Papier)

eingetragen. Tatsächlich durchgeführte Therapieeinheiten sind hier dann später

zu vermerken.

Sobald Verordnungen abgeschlossen sind, werden diese zusammengefasst. Die

Namen der behandelten Schülerinnen und Schüler werden in Listen (Papier) ein-

getragen. Nachdem die Richtigkeit der Angaben auf den Formblättern festgestellt

wurde, werden die Listen zusammen mit den dazugehörigen Verordnungen an

Nachweis- und Ausgabelisten geführt. Sie wurden von den zuständigen

Schulsekretärinnen kontrolliert, abgezeichnet und an die LWL-

Schulverwaltung weitergegeben.


- 154 -

die Schulverwaltung weitergeleitet. Die in der Schulverwaltung eingehenden Ab-

rechnungslisten werden dort auf Richtigkeit und Vollzähligkeit überprüft.

Zur Abrechnung der therapeutischen Behandlungen wird in den LWL-

Schulverwaltungen das eigens für diesen Zweck entwickelte Verfahren Quick

Praxis eingesetzt. Um die Rechnungen (Papier) aus dem IT-System heraus erstel-

len zu können, ist es notwendig, die Daten von den Verordnungen einschl. der

Behandlungstermine händisch nach Quick Praxis zu übertragen.

Die Übermittlung von abrechnungsrelevanten Daten aus dem Therapeu-

tischen Dienst in die Schulverwaltung erfolgt händisch per Papier. Das

manuelle Übertragen der Daten nach Quick Praxis birgt ein Fehlerrisiko

und bindet personelle Ressourcen.

Der Empfehlung des LWL-RPA, zur Dokumentation und späteren Abrechnung

der Therapieeinheiten ein geeignetes durchgängiges IT-System einzurichten,

wurde seitens des LWL-Landesjugendamtes im Ausräumverfahren grund-

sätzlich zugestimmt. Aufgrund der Vielzahl der im LWL-Landesjugendamt

neu eingeführten bzw. geplanten Verfahren und der damit verbundenen

notwendigen Begleitung und Unterstützung durch den dortigen IT-

Koordinator ist die Priorisierung nicht zu Gunsten eines neuen Abrechnungs-

verfahrens für die Therapieleistungen ausgefallen.

Fazit:

Insgesamt konnte festgestellt werden, dass innerhalb der geprüften LWL-

Schulverwaltungen sowohl bei der Abrechnung der therapeutischen Leistungen

als auch der Kostenbeiträge für die Mittagsbeköstigung der Verpflichtung zu

einer rechtmäßigen Sachbearbeitung nachgekommen wurde. Ein einheitliches

durchgängiges IT-System zur Dokumentation und Abrechnung im Bereich der

therapeutischen Leistungen wird es aufgrund anderer Vorhaben des LWL-

Landesjugendamtes vorerst nicht geben.


- 155 -

5.4 Prüfung der privatrechtlichen Leistungsentgelte sowie der Sach- und

Honorarkosten im LWL-Berufskolleg - Fachschulen Hamm

Prüfungsgegenstand

Das LWL-Berufskolleg - Fachschulen Hamm (LWL-Berufskolleg) leistet mit seinen

Weiter- und Fortbildungsangeboten Beiträge zur Personalentwicklung und Quali-

tätssicherung in den Arbeitsfeldern Kinder- und Jugendhilfe, Psychiatrie, Behin-

dertenhilfe und der Offenen Ganztagsgrundschule.

Mit dieser Prüfung sollte festgestellt werden, ob das LWL-Berufskolleg bei der

Abrechnung der privatrechtlichen Leistungsentgelte (Teilnahmegebühren und

Übernachtungskosten) sowie der Sach- und Honorarkosten seiner Verpflichtung

zu einer rechtmäßigen Sachbearbeitung nachgekommen ist und bei der Abrech-

nung ein zweckmäßiges Verfahren angewendet hat. Zur Bewertung der Zweck-

mäßigkeit wurde der Prozess der Abrechnung der Teilnahmegebühren nicht nur

innerhalb des LWL-Berufskollegs, sondern auch im Hinblick auf die Zusammenar-

beit mit der LWL-Abteilung 50, Bereich Haushalt, analysiert.


Für die Durchführung der im Rahmen des Fortbildungsprogrammes des LWL-

Landesjugendamtes Westfalen angebotenen Fortbildungen für Mitarbeiterinnen

und Mitarbeiter in Tageseinrichtungen für Kinder setzt das LWL-Berufskolleg ex-

terne Dienstleister, im allgemeinen Sprachgebrauch auch als „Honorarkräfte“ be-

zeichnet, ein und schließt mit diesen Dienstleistern schriftliche Honorarverträge

ab. Mit Abschluss eines solchen Vertrages wird rechtlich gesehen einem externen

Dienstleister ein Auftrag erteilt.

Da gem. § 25 GemHVO NRW der Vergabe von Aufträgen eine öffentliche Aus-

schreibung vorangehen muss, sofern nicht die Natur des Geschäfts oder beson-

dere Umstände eine beschränkte Ausschreibung oder eine freihändige Vergabe

rechtfertigen, finden die vergaberechtlichen Vorschriften auf den Werkvertrag

sowie auch auf den Dienstvertrag Anwendung.


- 156 -

Vergaben

Gemäß der Dienstanweisung für die Vergabe von Lieferungen und Dienstleistun-

gen des LWL vom 07.09.2012 (DA-Vergabe) sind die LWL-Dezernate und -

Einrichtungen verantwortlich für die Vergabe von Aufträgen bis einschließlich

10.000,00 EUR (ohne Umsatzsteuer). Bei der Durchführung einer Freihändigen

Vergabe sind gemäß DA-Vergabe folgende Voraussetzungen zu beachten:

• Einholung von Vergleichsangeboten/Dokumentationspflicht

Bei Auftragsvergaben bis einschließlich 5.000 EUR sind Vergleichsangebote ein-

zuholen, es sei denn, die Angemessenheit der Preise ist eindeutig gewährleistet.

Ab einem Auftragswert über 5.000 EUR sind mindestens drei Angebote einzuho-

len. In allen Fällen ist eine Vergabedokumentation zu fertigen.

• Gestaltung und Verfahren beim Abschluss von Werk- und

freien Dienstverträgen

Grundlage für den Abschluss eines Werkvertrages sind die §§ 631 ff BGB. Davon abzugrenzen ist der Dienst- bzw. Arbeitsvertrag, der in den §§ 611 ff BGB geregelt ist.

Beim Werkvertrag wird der Unternehmer zur Herstellung eines Werkes und damit

zur Herbeiführung eines bestimmten Arbeitserfolges verpflichtet. Beim Dienstver-

trag dagegen wird kein bestimmter Erfolg, sondern nur die Tätigkeit als solche

geschuldet. Dabei kann es sich um eine Dienstleistung wie z. B. „die Durchführung

von Fortbildungen“ handeln.

Grundsätzlich sollte ein Werk- bzw. Dienstvertrag schriftlich fixiert sein, nicht zu-

letzt auch deshalb, um ihn als Beleg vorzuhalten. Es ist ratsam, das Ergebnis, das

Der Dokumentationspflicht nach Ziffer 4 DA wurde in keinem der ge-

prüften Fälle nachgekommen.


- 157 -

beide Seiten erwarten, möglichst genau vertraglich festzulegen, um Konflikte zu

vermeiden und um im Streitfall Klarheit zu haben.

Nach Ziffer 3 der DA-Vergabe ist die LWL-ZEK für vergaberechtliche Grundsatz-

angelegenheiten zuständig.

Das LWL-Berufskolleg schließt mit den externen Dienstleistern schriftliche Hono-

rarverträge ab. Dabei werden nicht die durch die LWL-ZEK bereitgestellten Ver-

tragsmuster verwendet, sondern ein eigenes standardisiertes Vertragsmuster.

Hierin sind Angaben zur Person des Referenten, Titel und Termin der Veranstal-

tung, der Tätigkeitsort, die Höhe der Vergütung und die Bankverbindung enthal-

ten. Es fehlen jedoch genaue Beschreibungen der zu erfüllenden Aufgaben, der

Umfang des Auftrages sowie Regelungen im Falle einer Vertragsstörung.

Darüber hinaus hat das LWL-Berufskolleg für die Durchführung der Fortbildungs-

veranstaltungen Verträge mit Beschäftigten des LWL abgeschlossen. Diese wur-

den jedoch nicht, wie in Ziffer 4 der Verfügung zum Abschluss von Werk- und

freien Dienstverträgen vorgesehen, der LWL-Haupt- und Personalabteilung zur

Überprüfung vorgelegt.

Laut Auskunft der LWL-Abteilung 50 erfolgt im Rahmen der Umsetzung von PROFF eine Umstellung der Vertragsmuster unter Beteiligung der LWL-ZEK.

Ergänzende Regelung zu § 7 Abs. 3 der Dienstanweisung zu § 31

GemHVO

Es lagen in allen geprüften Fällen schriftliche Honorarverträge vor.

Es wurden jedoch weder die durch die ZEK bereitgestellten Vertrags-

muster verwendet noch wurden die mit Beschäftigten des LWL abge-

schlossenen Verträge der LWL-Haupt- und Personalabteilung zur

Überprüfung vorgelegt.


- 158 -

Im Rahmen der Prüfung waren insbesondere folgende Tatbestände der er-

gänzenden Regelung zu § 7 Abs. 3 der Dienstanweisung zu § 31 GemHVO

relevant:

- Die begründenden Unterlagen in Papierform sind insgesamt durch-

zunummerieren.

- Die Unterschriften auf den Kontierungsblättern sind immer mit vol-

lem Namenszug zu leisten. Abzeichnungen wie Paraphen und Hand-

zeichen sind nicht erlaubt.

- Werden wesentliche Angaben im Kontierungsblatt geändert, müssen

diese Änderungen gesondert mit Handzeichen und Datum möglichst

nahe am Änderungsort bescheinigt werden.

Die Fachabteilung hat zugesagt, dass alle o. g. Vorgaben zukünftig be-

achtet werden.

Einhaltung der Informationspflichten gegenüber den Finanzbehörden

Zur Sicherung der Besteuerung hat die Bundesregierung die Verordnung über Mitteilungen an die Finanzbehörden durch andere Behörden beschlossen (Mittei-lungsverordnung - MV).

Danach haben Behörden Zahlungen mitzuteilen, wenn der Zahlungsempfänger

nicht im Rahmen einer land- und forstwirtschaftlichen, gewerblichen oder freibe-

ruflichen Haupttätigkeit gehandelt hat, oder soweit die Zahlung nicht auf das Ge-

schäftskonto des Zahlungsempfängers erfolgt. Zahlungen sind auch mitzuteilen,

wenn zweifelhaft ist, ob der Zahlungsempfänger im Rahmen der Haupttätigkeit

gehandelt hat oder die Zahlung auf das Geschäftskonto erfolgt (§ 2 Abs. 1 MV).

Die begründenden Unterlagen waren nicht durchnummeriert. In der

Regel wurden die Kontierungsblätter nicht mit vollem Namenszug un-

terzeichnet. Ebenso wurden wesentliche Änderungen auf den Kontie-

rungsblättern in vielen Fällen nicht gesondert mit Handzeichen und Da-

tum bescheinigt.


- 159 -

Die Mitteilung kann u. a. unterbleiben, wenn der Zahlungsempfänger Zahlungen

im Kalenderjahr von weniger als 1.500 EUR erhält oder ein Steuerabzug durchge-

führt wird.

Die Mitteilungen sollen nach § 8 Abs. 1 MV schriftlich ergehen. Sie sind für jeden

Betroffenen getrennt zu erstellen und zwar von derjenigen Stelle, in der die Zah-

lung angefallen ist.

Diese Meldungen werden künftig jährlich erfolgen.


Die Prüfung der Zweckmäßigkeit bezog sich bei dieser Fachprüfung auf den Pro-

zess der privatrechtlichen Leistungsentgeltabrechnung. Dazu wurde nicht nur das

Abrechnungsverfahren innerhalb des LWL-Berufskollegs, sondern auch die Zu-

sammenarbeit mit der LWL-Abteilung 50, Bereich Haushalt, unter den Gesichts-

punkten Aufgabenwahrnehmung, Vertretung und Informationstechnik erhoben

und analysiert.

Es erfolgten keine Meldungen an die Finanzbehörden.

Die Organisation der Aufgabenwahrnehmung ist zweckmäßig geregelt.

Ihre kontinuierliche fachliche Umsetzung ist aufgrund entsprechender

Vertretungsregelungen sichergestellt.

Die Nutzung der zur Verfügung stehenden Standardsoftware stellt im

Bereich des LWL-Berufskollegs eine gute Arbeitshilfe dar. Es wird da-

von ausgegangen, dass die Einführung der Fortbildungssoftware Orbis

eine weitere Vereinfachung der Abläufe, insbesondere auch im Zu-

sammenspiel mit der LWL-Abteilung 50, Bereich Haushalt, erbringt.


- 160 -

Empfehlung

Die Abläufe in Bezug auf die Aufgabenwahrnehmung sollten, auch vor dem Hin-

tergrund der Einführung von PROFF, schriftlich fixiert werden, damit alle Prozess-

beteiligten den gleichen Wissensstand haben bzw. bei einem Personalwechsel für

die neuen Mitarbeiter die Aufgaben klar definiert sind.

Im Rahmen des Ausräumungsverfahrens wurde zugesagt, dass die v. g. Emp-

fehlung bei der Umsetzung von PROFF beachtet wird.

Fazit:

Das Vergaberecht wurde nicht umfassend beachtet. Die Ergänzende Regelung zu

§ 7 Abs. 3 der Dienstanweisung zu § 31 GemHVO wurde nicht vollständig

umgesetzt. Notwendige Meldungen an die Finanzbehörden sind unterblieben.

Das Abrechnungsverfahren ist zweckmäßig gestaltet.

5.5 Prüfung des Personalwesens im LWL-Jugendheim Tecklenburg

Für die Beschäftigten im Sozial- und Erziehungsdienst (SuE) richtet sich die Ein-

gruppierung nach dem TVöD für den Dienstleistungsbereich Pflege- und Be-

treuungseinrichtungen (BT-B). Die Beschäftigten erhalten Entgelt nach der sog S-

Tabelle gem. den Merkmalen des Anhangs zur Anlage C.

Nachfolgend ein Überblick der vorhandenen Funktionen im LWL-Jugendheim

Tecklenburg mit den dazugehörigen außertariflichen oder tariflichen Vergütungs-

regelungen.


- 161 -

Betriebsleitung

stellvertr.Betriebsleitung

BereichsleitungenS 17 / S 15

GruppenleitungenS 15 / S 12

Soz.Päd./Soz.Arb.S 11 B

Erzieherinnen/Erzieher, S 8 B


EG 13 mit Zulage nach EG 14 wg. Befristung der stellvertr. Leitung

…Leitung von Erziehungsheimen mit einer Durchschnittsbelegung von mind. 60 Plätzen … (S 18) oder…deren Tätigkeit sich durch besondere Schwierigkeit u. Bedeutung aus der EG 12 heraushebt (S 17 Fg. 6 )

…mit schwierigen Tätigkeiten (S 12)……deren Tätigkeit sich mindestens zu einem Drittel durch besondere Schwierigkeit u. Bedeutung aus der EG 12 heraushebt ( S 15)

…mit staatlicher Anerkennung und entsprechender Tätigkeit; In Normaltätigkeit

…mit staatl. Anerkennung u. besonders schwierigen fachlichen Tätigkeiten

Ist-Darstellung

• Eingruppierung von Erzieherinnen und Erziehern

Das Tätigkeitsmerkmal der Entgeltgruppe S 8 Fg. 1 (Erzieherinnen/Erzieher mit

besonders schwierigen fachlichen Tätigkeiten) wurde im Rahmen eines Tarifab-

schlusses ab 1.7.2015 der neuen EG S 8 b zugeordnet.

Hierunter fallen lt. Protokollerklärung hierzu die Tätigkeiten in Gruppen von Kin-

dern und Jugendlichen mit wesentlichen Erziehungsschwierigkeiten.

Die Erzieherinnen und Erzieher im Jugendheim Tecklenburg sind durchgängig in

die EG S 8 b eingruppiert.

Die Zuordnung zur EG S 8 b erfolgte in allen geprüften Fällen tarifkon-

form.


- 162 -

• Eingruppierung von Sozialpädagoginnen/Sozialarbeiterinnen und Sozi-

alpädagogen/Sozialarbeitern

Die Tabellenentgelte dieser Berufsgruppe erstrecken sich von EG S 11 b bis EG S

18. Die Zuordnung erfolgt je nach Schwierigkeit und Bedeutung der Tätigkeit.

Zum 1.7.2015 wurde die EG S 11 für Sozialpädagoginnen/Sozialarbeiterinnen und

Sozialpädagogen/Sozialarbeiter (Soz.Päd./Soz.Arb.) mit staatlicher Anerkennung

und entsprechender Tätigkeit sowie für „sonstige Beschäftigte“ der EG S 11 b neu

zugeordnet (keine Höhergruppierung). Bei der Eingruppierung in EG S 11 b wird

auch von Beschäftigten in „Normaltätigkeit“ gesprochen.

Die Soz.Päd./Soz.Arb. im Gruppendienst bilden mit ca. 175 Personen die größte

Beschäftigtengruppe im LWL-Jugendheim Tecklenburg. Sie sind durchgängig in

die EG S 11 b eingruppiert.

Eine Heraushebung aus der Entgeltgruppe S 11 b erfolgt durch die Aus-

übung

• schwieriger (fachlicher) Tätigkeiten

• besonders schwieriger (fachlicher) Tätigkeiten

• Leitungstätigkeiten

Für die Eingruppierung in EG S 12 ist eine über die Normaltätigkeit hinaus ge-

hende schwierige Tätigkeit erforderlich. Eine schwierige Tätigkeit erfordert grund-

sätzlich einen höheren Aufwand an gedanklicher Arbeit oder eine andersartige

qualifizierte Fähigkeit im Vergleich zur Normaltätigkeit. Beispiele, welche Tätigkeit

als schwierig eingestuft werden kann, führt die Protokollerklärung 12 zu EG S 12

auf.

Die Soz.Päd./Soz.Arb. in der Position von Gruppenleitungen sind entweder in EG S

12 oder EG S 15 eingruppiert. Die Eingruppierung in EG S 12 ist aufgrund der

Gruppenleitungsfunktion gerechtfertigt. Die Protokollerklärung 12 e) zu EG S 12

führt aus, dass schwierige Tätigkeiten z.B. die Koordinierung der Arbeiten mehre-

Die Zuordnung zur EG S 11 b erfolgte in allen geprüften Fällen tarif-

konform.


- 163 -

rer Beschäftigter mindestens der EG S 9 sind. Dies lag in allen geprüften Fällen

vor.

Für die Eingruppierung in EG S 15 Fg. 6 muss sich die Tätigkeit mindestens zu ei-

nem Drittel durch besondere Schwierigkeit und Bedeutung aus der EG S 12 her-

ausheben. Hier müssen zwei nebeneinander stehende Tätigkeitsmerkmale erfüllt

sein, die beide gegeben sein müssen. Die Voraussetzung „besondere Schwierig-

keit der Tätigkeit“ spricht vorrangig die fachliche Qualifikation an, mit einem un-

gewöhnlich hohen Stand an Fachwissen. Durch den Zusatz „besonders“ werden

an die Aufgabenwahrnehmung hohe qualitative Anforderungen gestellt. Das wei-

tere Tätigkeitsmerkmal ist die „Bedeutung“ des Aufgabengebiets. Hier geht es um

die Auswirkungen der Tätigkeit z.B.

• durch die Besonderheiten der Menschenführung und des Personaleinsatzes

• durch die Größe des Aufgabengebietes

• durch die finanzielle Verantwortung

Ob sich einzelne Gruppenleitungsstellen durch ein „Mehr“ an fachlichem Wissen

und Können aus den bereits als „schwierig“ klassifizierten Tätigkeiten heraushe-

ben und eine Eingruppierung in EG S 15 rechtfertigen, muss im Einzelfall ent-

schieden werden. Dies muss in einer ausführlichen Arbeitsplatzbewertung erfol-

gen, für die die LWL-Haupt- und Personalabteilung zuständig ist. Ein solches Ver-

fahren wurde bisher nicht durch das Jugendheim initiiert.

In einem Einzelfall wurde eine Mitarbeiterin im Erziehungsdienst 1996 eingestellt

und hatte zuvor ihren Abschluss als Erzieherin im Ausland abgelegt. Die Ausbil-

dung wurde in Deutschland als gleichwertig anerkannt, anschließend war sie fast

Die Eingruppierung der Gruppenleitungen in EG S 12 ist tariflich ge-

rechtfertigt.

Aufgrund der fehlenden Arbeitsplatzbewertung ist die unterschiedliche

Eingruppierung der Gruppenleitungen nicht nachvollziehbar.


- 164 -

20 Jahre als Erzieherin tätig. Ab 1.12.2015 wurde ihr die Funktion einer Gruppen-

leitung übertragen mit gleichzeitiger Höhergruppierung von EG E 9 in S 12. Lt.

Einrichtung habe die Beschäftigte berufsbegleitend Zusatzqualifikationen erwor-

ben.

Aus der Personalakte sind in den letzten 20 Jahren lediglich Teilnahmebescheini-

gungen für fünf jeweils 1 bis 3-tägige Seminare enthalten. Nicht nachvollziehbar

ist, wodurch die Beschäftigte mit Soz.Päd./Soz.Arb. vergleichbare gründliche und

umfangreiche Fachkenntnisse erlangt hat. Auch die bis dato ausgeübte Tätigkeit

als Mitarbeiterin im Gruppendienst des Heims erlaubt nicht den Rückschluss auf

ein Wissen und Können, das demjenigen eines Soz.Päd./Soz.Arb. mit staatlicher

Anerkennung annähernd gleichwertig ist.

Laut Stellungnahme des LWL-Jugendheims Tecklenburg vom 26.06.2017

handelt es sich um einen Einzelfall. Zukünftig soll in vergleichbaren Fällen

auf eine sorgfältige und belastbare Dokumentation geachtet werden.

• Eingruppierung von Bereichsleitungen in EG S 17

Die Bezeichnung der Bereichsleitung gibt es im TVöD-B nicht. Eine Zuordnung zu

einer Entgeltgruppe erfolgt nach den Tätigkeitsmerkmalen für Soz.Päd./Soz.Arb.

Das kann sich a) aus der besonderen Schwierigkeit und Bedeutung der Tätigkeit

ergeben oder b) im Falle von Erziehungsheimen aus der Durchschnittsbelegung

(Platzzahl) des Heims ergeben.

Zu a)

Die Tätigkeit muss sich durch besondere Schwierigkeit und Bedeutung aus der

EG S 12 herausheben und/oder Leitungsfunktionen enthalten. Die besondere

Schwierigkeit der Tätigkeit stellt hohe Anforderungen an die Steigerung der

Qualifikation in der Breite und der Tiefe. Das weitere Tätigkeitsmerkmal der Be-

deutung ist erfüllt, wenn sich die Tätigkeit von ihren Auswirkungen her deutlich

Es ist nicht ausreichend dargelegt, wie die Anforderung der „gleichwer-

tigen Fähigkeiten und Erfahrungen“ überprüft und festgestellt wurde.


- 165 -

wahrnehmbar aus der „nur“ schwierigen Tätigkeit der EG S 12 heraushebt. Die

Heraushebung kann sich aus der Bedeutung oder der Größe des Aufgabenge-

biets sowie aus der Tragweite für den innerdienstlichen Bereich und für die All-

gemeinheit ergeben.

Zu b)

Üblicherweise richtet sich die Eingruppierung von Einrichtungsleitungen nach der

Durchschnittsbelegung der Einrichtung. Fraglich ist allerdings, ob die Tätigkeit ei-

ner Bereichsleitung mit der einer Leitung eines Erziehungsheims gleichgesetzt

werden kann.

Eine Festlegung, ob die Eingruppierung zu a) oder b) erfolgen soll, fehlt bisher.

Des Weiteren kann nur im Rahmen eines Stellenbewertungsverfahrens festgestellt

werden, ob die Tätigkeitsmerkmale in jedem Einzelfall erfüllt sind.

• Stellenbeschreibungen

Eine Stellenbeschreibung ist die verbindliche, schriftliche, personenunabhängige

Fixierung der organisatorischen Eingliederung einer Stelle im Hinblick auf die Zie-

le, Aufgaben, hierarchische Einordnung, Kompetenzen und Beziehungen zu ande-

ren Stellen.

Stellenbeschreibungen wurden im LWL-Jugendheim bisher für fast alle Bereiche

erstellt. Die vorgelegten Stellenbeschreibungen im Sozial- und Erziehungsdienst

enthalten eine Eingruppierungsentscheidung, die eine Stellenbewertung darstellt

und auch entsprechend betitelt ist. Lt. Aussage der Betriebsleitung ist diese Be-

wertung nicht in Abstimmung mit dem Bereich „Arbeitsplatz- und Stellenbewer-

tung“ bei der LWL-Haupt- und Personalabteilung erfolgt.

Aufgrund der fehlenden Arbeitsplatzbewertung ist die Eingruppierung

der Bereichsleitungen nicht nachvollziehbar.


- 166 -

Bei einem ersten Erörterungstermin zwischen dem LWL-Landesjugendamt

und der LWL-Haupt- und Personalabteilung im Juni 2017 wurden die Tätig-

keiten der Bereichs- und Gruppenleitungen ausführlich beschrieben. Darüber

hinaus wurde eine Beteiligung der LWL-Haupt- und Personalabteilung bei

Stellenbewertungen künftig neu zu besetzender Stellen vereinbart.

Eine inhaltliche Prüfung und damit abschließende Bewertung der Bereichs-

und Gruppenleitungsstellen durch die LWL-Haupt- und Personalabteilung

steht zurzeit (Juli 2017) noch aus.

• Befristete Arbeitsverhältnisse

Gem. § 30 Abs. 1 TVöD-B sind befristete Arbeitsverträge nach Maßgabe des Teil-

zeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG) sowie anderer gesetzlicher Vorschriften

über die Befristung von Arbeitsverträgen zulässig.

Dabei legt das TzBfG für die Befristung von Arbeitsverträgen mit sachlichem

Grund keinen zeitlichen Rahmen fest, da sich dieser aus dem Bestehen bzw. Weg-

fall des Grundes ergibt. Der § 30 Abs. 2 TVöD-B sieht lediglich für die Befristung

eine Höchstdauer des einzelnen Arbeitsvertrages von fünf Jahren vor.

Für Verträge ohne Vorliegen eines sachlichen Grundes ist eine Befristung bis zur

Dauer von zwei Jahren zulässig. Bis zu dieser Gesamtdauer ist die höchstens

dreimalige Verlängerung des Arbeitsvertrages möglich.

Die Befristung des Arbeitsvertrages bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform, §

14 Abs. 4 TzBfG. Die schriftliche Befristungsabrede muss grundsätzlich im Zeit-

punkt der vereinbarten Arbeitsaufnahme durch den Arbeitnehmer vorliegen. Das

bedeutet, dass die Schriftform nur gewahrt ist, wenn die schriftliche Niederlegung

vor Vertragsbeginn erfolgt ist.

Im LWL-Jugendheim Tecklenburg läuft die Befristung von Arbeitsverhältnissen

i.d.R. nach demselben Schema. Zunächst erfolgt eine Einstellung ohne sachlichen

Grund. Die zweijährige Befristungsmöglichkeit mit mehreren Verlängerungen wird

Die Stellenbewertung in den Stellenbeschreibungen ist nicht mit dem

zuständigen Bereich bei der LWL-Haupt- und Personalabteilung abge-

stimmt worden.


- 167 -

ausgeschöpft. Danach erfolgt eine Befristung mit sachlichem Grund, meist als El-

ternzeitvertretung.

Danach laufen die Verträge entweder aus oder werden teil- bzw. vollentfristet.

Die sachgrundlose Befristung der Beschäftigungsverhältnisse ist in allen geprüf-

ten Fällen schriftlich vereinbart und benannt. Die Anwendung des § 14 Abs. 2

TzBfG (sachgrundlose Befristung) ist auch bei Vorliegen eines Sachgrundes mög-

lich, da die Voraussetzungen hierfür, kalendermäßige Befristung bis max. 2 Jahre

und keine Vorbeschäftigung zum Arbeitgeber, objektiv vorlagen.

In den Fällen mit sachlichem Grund waren ausnahmslos die im § 14 Abs. 1 TzBfG

geforderten Sachgründe benannt. Der Befristungsgrund oder auch die Befris-

tungsdauer waren im Arbeitsvertrag aufgeführt.

Die Unterzeichnung des Arbeitsvertrages erfolgte in allen Fällen vor der Arbeits-

aufnahme.

• Urlaubsbestimmungen

Urlaubsabgeltung

Eine Urlaubsabgeltung ist gemäß § 26 Abs. 2 TVöD i. V. m. § 7 Abs. 4 BurlG bei ei-

ner Beendigung des Arbeitsverhältnisses möglich. Die Urlaubsabgeltung in einem

fortbestehenden Arbeitsverhältnis ist unzulässig.

Weitere Voraussetzungen sind, dass der Urlaub aufgrund der Beendigung des

Arbeitsverhältnisses nicht mehr vollständig eingebracht werden konnte und der

Urlaub noch nicht verfallen ist.

Im Jahr 2015 wurden in insgesamt 11 Fällen Urlaubsabgeltungen im LWL-

Jugendheim Tecklenburg vorgenommen. Beanstandungen gab es nicht, die Ab-

geltungen wurden an ausgeschiedene Beschäftigte geleistet.

Die Regeln zur Befristung von Beschäftigungsverhältnissen i. S. d. § 14

TzBfG wurden eingehalten.

Die Voraussetzungen für die Gewährung der Urlaubsabgeltungen

wurden eingehalten.


- 168 -

Nicht alle Eingruppierungsentscheidungen im Sozial- und Erziehungsdienst

sind nachvollziehbar.

Die Stellenbewertung in den Stellenbeschreibungen ist nicht mit dem zuständi-

gen Bereich der LWL-Haupt- und Personalabteilung abgestimmt.

Die Regeln zur Befristung von Beschäftigungsverhältnissen i. S. d. § 14 TzBfG

wurden eingehalten.

Urlaubsjahr ist das Kalenderjahr.

Liegen dringende betriebliche (z. B. besonderes Arbeitsaufkommen) oder in der

Person des Arbeitnehmers (z. B. Erkrankung zum Zeitpunkt der geplanten Ur-

laubszeit) Gründe vor, ist ausnahmsweise eine Urlaubsübertragung in das nächste

Kalenderjahr nach den Bestimmungen des BurlG und des TVöD möglich.

Laut Aussage der Jugendheimverwaltung haben die Beschäftigten bis zum 31.12.

eines Kalenderjahres einen Übertragungsantrag bei ihren Vorgesetzten zu stellen.

Der Resturlaub wird durch das elektronische Urlaubsprogramm in SAP HCM aber

erst am 31.3. des Folgejahres gekappt. Dieses elektronisch hinterlegte Regelwerk

entspricht nicht den gesetzlichen/tariflichen Vorgaben. Dies wird damit begrün-

det, dass kurzfristig angefallener Zusatzurlaub aus einer Wechselschichtarbeit

aufwändig nacherfasst werden müsste.

Das LWL-Jugendheim Tecklenburg teilte hierzu mit, dass die Vorgaben zu-

künftig beachtet werden.

Fazit:

Die Kappungsregel zum 31.12. d. J. wird nicht beachtet.

Das elektronisch geführte Urlaubsprogramm bildet die gesetzli-

chen/tariflichen Vorgaben nicht ab.

6 Dezernat Landesrätin Dr. Barbara Rüschoff-Parzinger

- 169 -


6.1 Prüfung der Handkassen

Im Jahr 2012 wurden die Handkassen (Handvorschuss und Geldannahmestelle)

der LWL-Museen bereits durch das LWL-RPA überprüft. Dabei wurde festgestellt,

dass die Verwaltung der Handkassen sowie der Untervorschüsse und untergeord-

neten Geldannahmestellen bei den angeschlossenen Außenstellen im Hinblick auf

die entsprechenden Vorgaben nicht optimal war. Regelungsbedarf durch die

LWL-Finanzabteilung i. V. m. den LWL-Museen bestand insbesondere hinsichtlich

• der Bestellung einer/eines Verwalterin/Verwalters für die Handkassen sowie

die Untervorschüsse und untergeordneten Geldannahmestellen

• der Übergabe und Übernahme der Kassengeschäfte bei einem Wechsel in

der Verwaltung und bei Abwesenheit der/des Verwalterin/Verwalters

• der teilzeitbeschäftigten Mitarbeiterinnen verbunden mit der Übergabe

durch eine dazu ermächtigte Person

• des Bargeldbestandes der Geldannahmestellen

• der Betragshöhe des Girokontos und

• der Prüfung der Handkassen.

Es wurde eine Arbeitsgruppe bestehend aus Vertretern der LWL-Finanzabteilung

und der Verwaltungsleiter der LWL-Museen gebildet mit dem Ziel, die Ergänzen-

de Regelung zu § 7 Abs. 4 der Dienstanweisung zu § 31 GemHVO (Handkassen)

zu überarbeiten. Zum 01.09.2014 wurde die Neufassung in Kraft gesetzt.

Die Prüfung wurde als Nachschauprüfung zur Prüfung 2012 durchgeführt.

Prüfungsgegenstand

Gegenstand der unvermuteten Prüfungen waren die Handvorschüsse und die

Geldannahmestellen des LWL-Museums für Kunst und Kultur, des LWL-

Industriemusums an allen acht Standorten sowie des LWL-Freilichtmuseums

Detmold und der LWL-Archäologie für Westfalen mit den angeschlossenen Mu-

seen in Haltern, Herne und Paderborn.


- 170 -

Prüfungsziel

Unter Berücksichtigung des für die Prüfungen vorgegebenen Prüfungsmaßstabes

der Rechtmäßigkeit sollte festgestellt werden, ob die Vorgaben und internen Re-

gelungen der LWL-Finanzabteilung beachtet wurden.

Prüfungsergebnisse

Die unvermuteten Prüfungen ergaben, dass der Soll- und Ist-Bestand der Hand-

kassen übereinstimmten. Lediglich beim LWL-Museum für Kunst und Kultur be-

stand eine Differenz von 57 Euro.

Die Vorgaben bezüglich Verwaltung, Bewirtschaftung und Aufbewahrung sowie

der Buchungssystematik der Geldmittel wurden bei allen geprüften Einrichtungen

eingehalten. Nur die halbjährliche Prüfung der Handkasse erfolgte nicht immer in

den vorgesehenen Zeitabständen.

Die Verwaltung der Handkassen bei den geprüften Einrichtungen er-

folgte grundsätzlich unter Beachtung der Ergänzenden Regelung zu § 7

Abs. 4 der Dienstanweisung zu § 31 GemHVO (Handkassen) der LWL-

Finanzabteilung.

Fazit:

Die Zahlungsvorgänge bei den Handkassen erfolgten ordnungsgemäß. Optimie-

rungsbedarf besteht lediglich in der Beachtung der vorgegebenen Zeitabstände

der durchzuführenden Prüfungen.

6.2 LWL-Museum für Kunst und Kultur

Prüfungsgegenstand

Gegenstände der Prüfung waren die Sonderausstellung „Das nackte Leben“ sowie

der Leihverkehr des Museums. Neben den Vergaben, die für die Durchführung

der Sonderausstellung erforderlich waren, wurden die Konzeption der Ausstellung

und die 120 Leihannahmen von 71 Leihgebern überprüft. Zusätzlich wurden die


- 171 -

Leihabgaben des Jahres 2015 (23 Vorgänge mit 155 Exponaten und 2 Vitrinen) in

die Prüfung einbezogen. Bei der Prüfung des Leihverkehrs wurden zusätzlich die

Geschäftsprozesse überprüft.

Prüfungsziel

Ziel der Prüfung war es festzustellen, ob das LWL-Museum für Kunst und Kultur

bei der Durchführung der Sonderausstellung „Das nackte Leben“ sowie bei den

Geschäftsprozessen „HP250404-Sammlung verwalten_Objekte verleihen“ und

„HP0404-Sammlung verwalten_Leihobjekte annehmen“ ein rechtmäßiges,

zweckmäßiges und wirtschaftliches Verfahren angewendet hat.

Vergabe von Lieferungen und Dienstleistungen im Rahmen der Ausstellung

Öffentliche Auftraggeber sind bei der Vergabe von Lieferungen und Dienstleis-

tungen verpflichtet, transparente, faire und diskriminierungsfreie Beschaffungs-

vorgänge durchzuführen. Um dies zu gewährleisten, sind folgende gesetzliche

Regelungen für die Vergabe von Lieferungen und Dienstleistungen einzuhalten:

• Vergabeverordnung

• Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen – Teil A (VOL/A)

• Vergabeordnung für freiberufliche Leistungen

• Korruptionsbekämpfungsgesetz

• Tariftreue- und Vergabegesetz NRW

• Durchführungsverordnung zum Tariftreue- und Vergabegesetz NRW

Zusätzlich zu den gesetzlichen Vorschriften hat der LWL für die Vergabe von Lie-

ferungen und Leistungen eine interne Dienstanweisung vom 15.09.2012 (DA) er-

lassen, die ebenfalls bei sämtlichen Erwerbsvorgängen zu beachten ist.

Es wurden die Vergaben (insgesamt 14 Vergaben) ab einem Auftragswert von

5.000 Euro überprüft. Lediglich bei einer Vergabe über 10.000 Euro (Vergabe Nr.

323/025/33/14) ist die ZEK, die nach der DA ab diesem Auftragswert für die Ab-

wicklung verantwortlich ist, ihrer Verpflichtung zur Meldung an das LWL-RPA

nicht nachgekommen.

25 Vorgabe des Konventionshandbuchs zur Modellierungssoftware Adonis®: HP=Hauptprozess


- 172 -

Die DA vom 07.09.2012 wurde vom LWL-Museum für Kunst und Kultur

in allen Punkten beachtet. Eine Auftragsvergabe wurde durch die ZEK

nicht gemeldet.

Konzeption der Ausstellung „Das nackte Leben“

Der Grundsatz der Zweckmäßigkeit bzw. Effektivität verlangt nach der Definition

der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement, „die richtigen

Dinge zu tun“, also einen hohen Zielbeitrag zu leisten (Wirkungsorientierung).

Zweckmäßiges Handeln setzt somit zunächst ein oder mehrere Ziele voraus, die

erreicht werden sollen.

Die Planung und Durchführung einer Ausstellung gehört zu den anspruchsvolls-

ten Arbeiten in einem Museum. Die schriftliche Fixierung der einzelnen Planungs-

schritte dient der Übersicht über den Gesamtkomplex und der Koordination aller

notwendigen Maßnahmen. Nur so ist eine Soll-/Ist-Analyse jederzeit möglich. 26

Die Erarbeitung einer Konzeption ist somit Voraussetzung für ein zweckmäßiges

Handeln. Nur so lassen sich unnötige Arbeiten sowie Kosten vermeiden und die

Ausstellungsziele erreichen. Die Ausstellungskonzeption der Sonderausstellung

wurde nach folgenden Kriterien überprüft:

• Themenschwerpunkte und Ausstellungsziele

• Grundlagenermittlung

• Vermittlungskonzept

• Kosten und Finanzierung

Die Überprüfung der Unterlagen ergab, dass das LWL-Museum für Kunst und Kul-

tur zunächst in einem Konzeptpapier die sechs Hauptthemen der Ausstellung

festgelegt hat. Für die politische Beschlussfassung wurden die Projektskizze und

die Finanzierungplanung der Ausstellung in der Beschlussvorlage 13/0706 darge-

stellt. Anhand der Protokolle der Sitzungen des Projektsteuerungsteams und der

Dokumentation der Ausstellungsgestaltung war ersichtlich, dass auf der Grundla-

ge der Konzeption eine Grob- und Feinkonzeption erarbeitet wurden. Zeit- und

26 Sammlungsdokumentation und Ausstellungsplanung, Materialien aus dem LWL-Museumsamt, Band 5 Seite 34, Münster 2009


- 173 -

Aktivitätenpläne waren für die gestalterisch-technische Umsetzung (Transport,

Versicherung, Gestaltung) vorhanden.

Für die Zielgruppen der Austellung (Kinder, Jugendliche, Studenten und Erwach-

sene) wurden Vermittlungsziele formuliert und ein Kulturprogramm erstellt. Es

umfasste Workshops, Vorträge, Filme, Konzerte und öffentliche Führungen und

Rundgänge. Zur Ausstellung erschien außerdem ein Katalog mit wissenschaftli-

chen Beiträgen. Ein Kosten- und Finanzierungsplan wurde für die Ausstellungen

erstellt, fortgeschrieben und eingehalten.

Die Umsetzung der Sonderausstellung „Das nackte Leben“ erfolgte

entsprechend der Arbeitshilfe des LWL-Museumsamtes für Westfalen.

Durch die Fixierung der einzelnen Planungsschritte und deren Umset-

zung kann daher von einer zweckmäßigen Aufgabenerledigung ausge-

gangen werden.

Leihverkehr

Bei der Prüfung bildeten die vom Deutschen Museumsbund erarbeiteten Stan-

dards die Sollvorgaben. Die Arbeitsgemeinschaft Sammlungsmanagement der

Fachgruppe Dokumentation im Deutschen Museumsbund hat auf der Basis von

„SPECTRUM“27 hierzu Kurztexte erarbeitet. Danach sollen kulturelle Einrichtungen

eine Richtlinie für die Bearbeitung des Leihverkehrs haben, in der die Vorausset-

zungen, Bedingungen sowie die Verantwortlichkeiten festgeschrieben sind. Des

Weiteren hat die Arbeitsgemeinschaft Ablaufdiagramme erstellt. In diesen Ab-

laufdiagrammen sind alle erforderlichen Tätigkeiten von der Objektrecherche bis

zur Archivierung der Leihakte abgebildet28.

27 The UK Museum Documentation Standard, Herausgeber der deutschen Übersetzung ist das Institut

für Museumsforschung der Staatlichen Museen zu Berlin – Preußischer Kulturbesitz © 2013 ISSN 0931-4641, Sonderheft 5; SPECTRUM ist international ein Fachstandardwerk für die Dokumentations-praxis.

28 ©AG Sammlungsmanagement der Fachgruppe Dokumentation im Deutschen Museumsbund www.ag-sammlungsmanagement.de; August 2013

http://www.ag-sammlungsmanagement.de/


- 174 -

Das LWL-Museum für Kunst und Kultur hat keine Richtlinie für den Leihverkehr.

Gleichwohl erfolgt die Bearbeitung des Leihverkehrs nach hausintern abgestimm-

ten Prozessen mit einem umfangreichen Regelwerk. Um die gleichmäßige Quali-

tät der Bearbeitung sicherzustellen, wurden Formulare entwickelt.

Das LWL-Museum verfügt über einen standardisierten Leihvertrag, in dem alle

Bedingungen (insbesondere die konservatorischen und versicherungsrechtlichen)

für die Leihabgabe abschließend geregelt werden. Für die Leihannahmen, bei de-

nen keine vertraglichen Vorgaben des Leihgebers bestehen, wurde ein Leihschein

entwickelt. Bei der Überprüfung wurde lediglich festgestellt, dass die „Leihfrist des

Objekts“ im Leihschein nicht fixiert wird.

Empfangsbestätigungen für die Annahme und Rückgabe des Leihobjektes sind

ebenfalls standardisiert. Um Schäden an künftigen Leihabgaben zu minimieren,

wertet das Museum seine Erfahrungen mit Leihnehmern aus und dokumentiert

sie.

Das LWL-Museum für Kunst und Kultur hat einen tabellarischen Ablauf für die Be-

arbeitung von Leihanfragen erstellt (Stand 19.11.2014). In dieser Tabelle sind die

beteiligen Personen (Museumleitung, Kurator, Restaurator, Registrar, Verwaltung)

mit den entsprechenden Aufgaben vermerkt.

Die Überprüfung der modellierten Ist-Prozesse ergab, dass die Abläufe entspre-

chend den standardisierten Ablaufdiagrammen erfolgten. Alle Vorgänge werden

elektronisch dokumentiert (Laufwerk V). Die Leihabgaben werden zusätzlich in

der Objektakte des Exponates in Adlib29 dokumentiert.

Das LWL-Museum für Kunst und Kultur erfüllt bei der Abwicklung des

Leihverkehrs die Standards des Deutschen Museumsbundes.

29 siehe: http://www.adlibsoft.de/produkte/museum-collection-management-software


- 175 -

Empfehlung

Um Missverständnissen vorzubeugen, sollte im Leihschein auch die Leihfrist ver-

merkt werden. Ebenso sollte vermerkt werden, dass die Anlage „Konservatorische

Bedingungen“ Bestandteil des Leihscheins ist.

Mit Schreiben vom 28.12.2016 teilte das LWL-Museum für Kunst und Kultur

mit, dass es diese Empfehlung umsetzen und zukünftig beachten werde.

Vertragspartner bei Leihannahmen

Vertragliche Vereinbarungen können nur zwischen rechtsfähigen Personen ge-

schlossen werden. Rechtsfähigkeit bedeutet die Fähigkeit, Träger von Rechten

und Pflichten zu sein. Neben natürlichen Personen können juristische Personen

Träger von Rechten und Pflichten sein und damit eine eigene Rechtspersönlich-

keit besitzen.

In den Leihverträgen mit den Leihgebern zur Sonderausstellung „Das nackte Le-

ben“ und in den Versicherungspolicen zu den Leihannahmen wurde als Vertrags-

partner das LWL-Museum für Kunst und Kultur aufgeführt.

Die Verträge für die Leihannahmen zur Sonderausstellung „Das nackte

Leben“ sowie die Versicherungspolicen zu den Leihannahmen wurden

nicht mit dem LWL als Vertragspartner geschlossen.

Das LWL-Museum für Kunst und Kultur sicherte mit Schreiben vom

28.12.2016 zu, dass zukünftig in den Leihverträgen statt des LWL-Museums

für Kunst und Kultur der Landschaftsverband Westfalen-Lippe, LWL-Museum

für Kunst und Kultur, als Vertragspartner aufgeführt werde.

Fazit: Nach Abschluss der Prüfung bleibt festzustellen, dass das LWL-Museum für Kunst

und Kultur bei der Durchführung der Sonderausstellung „Das nackte Leben“ so-

wie bei der Abwicklung des Leihverkehrs ein rechtmäßiges, zweckmäßiges und

wirtschaftliches Verfahren angewendet hat.


- 176 -

6.3 Museum in der Kaiserpfalz Paderborn

Prüfungsgegenstand

Gegenstand der Prüfung waren die Aufwendungen für die Sonderausstellungen

in den Jahren 2013 bis 2016 („Credo-Christianisierung Europas im Mittelalter“,

„Der Berliner Skulpturenfund“ und „1000 Jahre Abdinghof“) und für die Neuein-

richtung der Dauerausstellung.

Im Rahmen der Prüfung der Rechtmäßigkeit wurden alle Vergaben über 5.000 Eu-

ro (ohne Umsatzsteuer) anhand der gesetzlich relevanten Vorgaben geprüft. Die

Vergaben unter 5.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) wurden in Stichproben in die

Prüfung einbezogen.

Prüfungsziel

Ziel der Fachprüfung war es festzustellen, ob das Museum in der Kaiserpfalz Pa-

derborn bei der Neueinrichtung der Dauerausstellung und der Durchführung der

Sonderausstellungen der Verpflichtung zu einer rechtmäßigen Sachbearbeitung

nachgekommen ist.

Vergabe von Lieferungen und Dienstleistungen

Öffentliche Auftraggeber sind bei der Vergabe von Lieferungen und Dienstleis-

tungen verpflichtet, transparente, faire und diskriminierungsfreie Beschaffungs-

vorgänge durchzuführen. Um dies zu gewährleisten, sind die gesetzlichen Rege-

lungen für die Vergabe von Lieferungen und Dienstleistungen einzuhalten.

Durch die LWL-Archäologie für Westfalen wurden dem LWL-RPA für den Prüfzeit-

raum zwei Auftragsvergaben für das Museum in der Kaiserpfalz (F004 aus 2014

und F010 aus 2016) gemeldet. Vergleichsangebote wurden eingeholt. Es wurde

eine Vergabedokumentation gefertigt.

Die ZEK hat dem LWL-RPA zwei Vergaben der LWL-Archäologie für Westfalen mit

einem Auftragswert von über 10.000,00 Euro (ohne Umsatzsteuer) für den Zeit-

raum 2013-2016 gemeldet, die das Museum in der Kaiserpfalz betreffen. Bei der

Vergabe im Jahr 2013 erfolgte eine Direktvergabe, die gegenüber dem LWL-RPA

hinreichend begründet wurde. Die Auftragsvergabe 2016 erfolgte nach vorheriger


- 177 -

beschränkter Ausschreibung. Es wurden drei Auftragnehmer zur Angebotsabgabe

aufgefordert. Verträge mit unbestimmter Laufzeit, deren Auftragswerte zu schät-

zen sind, wurden für die Ausstellungen nicht vergeben.

Das LWL-RPA wurde in allen vier Fällen so rechtzeitig informiert, dass es die Ver-

gaben vor Auftragserteilung prüfen konnte.

Die DA vom 07.09.2012 wurde grundsätzlich beachtet.

Sonderausstellung „1000 Jahre Abdinghof“

Zur Bestimmung des Auftragswertes ist entsprechend Ziffer 7 der DA eine sorg-

fältige Schätzung der Auftragswerte erforderlich. In Ziffer 5 der DA ist weiterhin

festgelegt, dass ab einem Auftragswert über 10.000 Euro die Vorschriften der

VOL/A anzuwenden sind. Nach § 7 (1) der VOL/A ist die Leistung eindeutig und

erschöpfend zu beschreiben, so dass alle Bewerber die Beschreibung im gleichen

Sinne verstehen müssen und miteinander vergleichbare Angebote zu erwarten

sind (Leistungsbeschreibung).

In den Erläuterungen zur Dienstanweisung ist zu Nachbeauftragungen folgende

Regelung getroffen: „Nachbeauftragungen sind zusätzliche Leistungen, die nicht

im ursprünglichen Vertrag vorgesehen sind und daher die Gefahr der De-facto-

Vergabe bergen. Die Beurteilung, ob diese Aufträge ohne Durchführung eines er-

neuten Wettbewerbes an den ursprünglichen Auftragnehmer vergeben werden

können, unterliegt der vergaberechtlichen Entscheidung der ZEK.“

Auf- und Rückbau der Sonderausstellung

Der Auf- und Rückbau der Sonderausstellung „1000 Jahre Abdinghof“ wurde am

04.05.2016 unter der Vergabe Nr. 322-005-15-16 von der ZEK beschränkt ausge-

schrieben. Am 20.05.2016 hat die LWL-Archäologie für Westfalen der Firma mit

dem wirtschaftlichsten Angebot den Zuschlag erteilt. Auftragssumme und Ange-

botsendsumme waren identisch und betrugen 21.356,93 Euro.


- 178 -

Mit Rechnungen vom 06.07.2016 (31.922,94 Euro) und 08.11.2016 (8.058,68 Euro)

hat die Firma die Arbeiten für den Auf- und Rückbau der Sonderausstellung

„1000 Jahre Abdinghof“ mit insgesamt 39.981,62 Euro abgerechnet.

Somit wurden Leistungen von 18.625,23 Euro abgerechnet, die nicht in der Aus-

schreibung und im Angebot der Firma enthalten waren.

Ziffer 7 der DA, wonach die Auftragswerte sorgfältig zu schätzen sind,

wurde nicht eingehalten.

Abgerechnete Leistungen in Höhe von 18.625,23 Euro waren nicht in

der Leistungsbeschreibung enthalten. Bei derartigen Mängeln in der

Leistungsbeschreibung sind Angebote nicht vergleichbar. § 7 (1) VOL/A

wurde nicht beachtet. Bei Nachbeauftragungen in Höhe von 18.625,23

Euro muss die vergaberechtliche Entscheidung der ZEK eingeholt wer-

den.

Fazit:

Das Museum in der Kaiserpfalz hat bei den geprüften Aufwendungen für die

Neueinrichtung der Dauerausstellung und der Sonderausstellungen in den Jahren

2013 bis 2016 die gesetzlichen Regelungen grundsätzlich beachtet.

Die Auftragswerte für den Auf- und Rückbau einer Sonderausstellung wurden

nicht mit der erforderlichen Sorgfalt ermittelt. Infolgedessen wurde die vergabe-

rechtliche Zuständigkeit der ZEK nicht beachtet.

Mit Schreiben vom 10.02.2017 teilte die LWL-Archäologie für Westfalen mit,

dass zukünftig die Auftragswerte sorgfältiger ermittelt werden und die Leis-

tungsbeschreibungen alle anfallenden Leistungen enthalten, um die Ver-

gleichbarkeit der Angebote zu gewährleisten. Ebenso werde bei Nachbeauf-

tragungen von mehr als 10.000 Euro die Entscheidung der ZEK eingeholt.


- 179 -

6.4 Prüfung von VOL-Vergaben im LWL-Freilichtmuseum Detmold

Im Jahr 2013 wurden die Prozesse für den Einkauf der Artikel für den Museums-

shop und die Bestellung der Rohstoffe für die Vorführbetriebe beim LWL-

Freilichtmuseum Detmold überprüft. Zusammenfassend wurde damals festge-

stellt, dass die Abwicklung der Auftrags- und Vergabevorgänge nicht immer

rechtmäßig erfolgte. Die untersuchten Geschäftsprozesse waren zwar grundsätz-

lich zweckmäßig organisiert, es ergaben sich aber Optimierungspotentiale, be-

sonders hinsichtlich der Bestellungen und der Zahlungsabwicklung.

Im Jahr 2015 wurde festgestellt, dass ein Mitarbeiter im Sachbereich Zentrale

Dienste, Einkauf und Service 17 neu beschaffte Handys im Wert von insgesamt

1.902,70 Euro privat genutzt oder veräußert hat. Bei der Prüfung wurde festge-

stellt, dass die Notwendigkeit besteht, den Bestell- und Einkaufsprozess zu verän-

dern, um stichprobenartige Prüfungen des Warenbestandes zu erleichtern und

dolose Handlungen zu erschweren. Optimierungspotentiale bestanden bei der

Organisation der Finanzbuchhaltung und der Nutzung von Rahmenverträgen.

Aufgrund dieser Prüfungsergebnisse aus den Jahren 2013 und 2015 erschien eine

Nachprüfung sinnvoll.

Prüfungsgegenstand

Gegenstand der Prüfung waren alle Bestellvorgänge (460 Vorgänge) ab dem

01.01.2016 bis zum 30.06.2016. Die Prüfung der Zweckmäßigkeit und Wirtschaft-

lichkeit erstreckte sich auf die Neubeschaffung und Verwaltung von Arbeitsmate-

rial sowie den unterstützenden Prozess „SP30-Güter und Dienstleistungen bestel-

len“.

Prüfungsziel

Ziel dieser Nachschauprüfung war es festzustellen, ob der Einkaufs- und Verga-

beprozess nun recht- und zweckmäßig sowie wirtschaftlich erfolgt und die bisher

festgestellten Mängel behoben wurden.

30 Vorgabe des Konventionshandbuchs zur Modellierungssoftware Adonis®: SP=Subprozess (Bezeich-

nung von unterstützenden Prozessen)


- 180 -

Einkauf und Vergabe

Bei der Prüfung wurde ebenfalls überprüft, ob die DA für die Vergabe von Liefe-

rungen und Dienstleistungen vom 07.09.2012 beachtet wurde.

Das Museum hat einen Anforderungsschein entwickelt, der zugleich als Vergabe-

dokumentation dient. Er wurde ab dem 01.08.2016 verbindlich für alle Beschaf-

fungen von Lieferungen und Dienstleistungen eingeführt.

Die langfristigen Verträge (Rahmenvertrag LWL, Laufzeitvertrag Museum) wurden

in einer Liste erfasst, die die Verwaltung stets aktualisiert. Damit haben alle be-

troffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Möglichkeit, vorab zu prüfen, ob

ein Abruf aus einem Rahmenvertrag oder Laufzeitvertrag des Museums möglich

ist. Des Weiteren hat die Verwaltung begonnen, die Lieferungen und Dienstleis-

tungen für das Museum auszuwerten. Regelmäßige Leistungen wurden daraufhin

unter Beteiligung der ZEK ausgeschrieben.

Im Übrigen hat die aktuelle Prüfung ergeben, dass die überprüften Unterlagen

den Vorgaben der DA genügten.

Die DA vom 07.09.2012 wird grundsätzlich beachtet. Die Mängel aus

den Jahren 2013 und 2015 wurden abgestellt.

Unterstützender Prozess „Güter und Dienstleistungen bestellen“

Ausgehend von den allgemeinen Haushaltsgrundsätzen ist die Haushaltswirt-

schaft gemäß § 75 Abs. 1 GO wirtschaftlich, effizient und sparsam zu führen. Da-

nach ist die günstigste Relation zwischen dem verfolgten Zweck und den einzu-

setzenden Mitteln (Ressourcen) anzustreben.31

31Quelle: Bundesministerium der Finanzen (BMF): Arbeitsanleitung Einführung in Wirtschaftlichkeitsun-tersuchungen, S. 2


- 181 -

Ab 01.08.2016 wurde ein neues Bestellverfahren beim LWL-Freilichtmuseum Det-

mold eingeführt. Die Beschaffung aller Güter und Dienstleistungen erfolgt über

einen Anforderungsschein. Es wurde eine Arbeitsanweisung "Regelungen für die

Vergabe von Aufträgen sowie die Zuordnung und Prüfung von Rechnungen" in

Kraft gesetzt. Die Arbeitsanweisung wurde mit dem LWL-RPA abgestimmt. Mit

Hilfe der Software Adonis® hat das LWL-RPA einen „Soll-Prozess“ modelliert und

mit dem Museum abgestimmt.

Am 21.07.2016 fand die Informationsveranstaltung zur Einführung und Umset-

zung des Anforderungsscheins sowie der internen Arbeitsanweisung für alle be-

troffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des LWL-Freilichtmuseums Detmold

statt. Auf dieser Informationsveranstaltung wurde auch der Prozessablauf anhand

des modellierten „Soll-Prozesses“ allen Beteiligten erläutert.

Der zum 01.08.2016 eingeführte Prozess „SP-Güter und Dienstleistun-

gen bestellen“ kann dafür Sorge tragen, dass der Bestellvorgang künf-

tig zweckmäßig und wirtschaftlich erfolgt.

Mit Schreiben vom 12.09.2016 teilte die Museumsleitung mit, dass das neue

System angenommen und auch konsequent genutzt wird.

Neubeschaffung von Arbeitsmaterial

Die Prüfung des „Besonderen Vorkommnisses“ im Jahr 2015 hatte ergeben, dass

der verantwortliche Mitarbeiter im Prüfzeitraum für rund 8.000 Euro Werkzeug

gekauft hatte. Aus den Rechnungen war ersichtlich, dass bei der Beschaffung von

„Kleinwerkzeugen“ hochwertige Produkte gewählt wurden. Trotz ihrer hohen

Qualität handelte es sich bei den einzelnen Werkzeugteilen in der Regel um ein

geringfügiges Wirtschaftsgut. Der Werkzeugbedarf des LWL-Freilichtmuseums

Detmold ist jedoch ein nicht unerheblicher Kostenfaktor. Dies ist auch daran zu

erkennen, dass für die Beschaffung von Werkzeugen jährlich ca. 4.000 Euro ver-

ausgabt werden. Bei der Hälfte der Vorgänge war den Unterlagen nicht zu ent-

nehmen, für welchen Bereich die Werkzeuge beschafft wurden.


- 182 -

Empfehlung 2015

Im Hinblick auf die Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit

sollte überlegt werden, die Verantwortlichkeiten für die Beschaffung und Erfas-

sung der Werkzeuge zu regeln.

Am 20.06.2016 wurden mit den Beteiligten (Bauhof, Restauratoren Holz und

Stein) Lagerräume sowie Verantwortlichkeiten für Werkzeuge und Kleingeräte

festgelegt. Werkzeug und Kleingeräte befinden sich in einem separaten ab-

schließbaren Raum neben der Zimmerei. Für den Bestand wurde eine Liste er-

stellt. Außerdem besteht im Bauhof ein Zentrallager für Klein- und Verschleißteile.

Die Betreuung obliegt dem Bauhofverwalter und seiner Vertretung. Die Gebäude-

restauratoren erhielten verschließbare Werkzeugkisten, die Nutzern zugeordnet

wurden, die für das Equipment verantwortlich sind.

Der Empfehlung des LWL-RPA wurde gefolgt. Verantwortlichkeiten für

die Beschaffung und Erfassung von Kleingeräten und Werkzeug wurden

festgelegt.

Fazit:

Die Nachschauprüfung hat ergeben, dass die Mängel aus den Jahren 2013 und

2015 behoben wurden.

Das ab 01.08.2016 eingeführte Bestellverfahren für Güter und Dienstleistungen

kann die Gewähr dafür bieten, dass das Verfahren rechtmäßig, zweckmäßig und

wirtschaftlich durchgeführt wird.


- 183 -

6.5 Prüfung der Vergabe und Abrechnung von Bau- und Bauunterhal-

tungsarbeiten im LWL-Freilichtmuseum Detmold

Prüfungsgegenstand

Bereits im Jahr 2012 wurde eine Prüfung der VOB-Vergaben im LWL-

Freilichtmuseum Detmold durchgeführt. Diese Prüfung ist daher als Nachschau-

prüfung zu verstehen, bei der geprüft werden sollte, ob die Feststellungen aus

der vorausgehenden Prüfung entsprechend Beachtung gefunden haben und die

Empfehlungen des LWL-RPA umgesetzt wurden.

Prüfungsgegenstand ist daher die Umsetzung der rechtlichen Vorgaben und der

LWL-internen Vorschriften bei den Vergabeverfahren für Bauleistungen im LWL-

Freilichtmuseum Detmold.

Auswahl der Prüfungsunterlagen

Aus den Vergabeinformationen, die das LWL-RPA entsprechend der DA-VOB von

den Vergabestellen des LWL erhält, wurden 7 Vergabeverfahren des LWL-

Freilichtmuseums Detmold aus den Jahren 2012 bis 2015 zufällig ausgesucht.

Zudem wurden aus den in SAP-Promos für das LWL-Freilichtmuseum Detmold

gebuchten Zahlungen 189 Buchungen zu 28 Kreditoren ausgewählt und die zu-

gehörigen Vergabeverfahren geprüft.

Insgesamt wurden vier Freihändige Vergabeverfahren mit einer Auftragssumme

bis 2.500 €, vier weitere Freihändige Vergabeverfahren mit einer Auftragssumme

über 2.500 € bis maximal 30.000 € und 9 Beschränkte Ausschreibungen geprüft.

Zudem waren in den angeforderten Unterlagen 41 Vorgänge, die im Wesentli-

chen die Lieferung von Baumaterialien oder die Anmietung von Baumaschinen

zum Inhalt hatten sowie 70 Zahlungen an ein Personalleasingunternehmen.

• Ausschreibung und Vergabe von VOB-Leistungen

Bei kommunalen Auftragsvergaben unterhalb der EU-Schwellenwerte gelten nach

§ 25 der Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO NRW) für die Kommunen die

Vergabegrundsätze, die das Ministerium für Inneres und Kommunales bekannt


- 184 -

gibt. Diese kommunalen Vergabegrundsätze wurden zuletzt durch den Runder-

lass vom 6.12.2012 festgelegt. Damit die Vergabestellen im LWL ihre Vergabever-

fahren rechtssicher durchführen können und um eine ausreichende Korruptions-

prävention sicherzustellen, wurde den Vergabestellen im LWL mit der DA-VOB in

Verbindung mit dem VHB-Bund ein formeller Rahmen vorgegeben, der bei der

Durchführung von Vergabeverfahren zu beachten ist.

Um eine Vergleichbarkeit mit der Prüfung aus dem Jahr 2012 herzustellen, wurde

die formelle Umsetzung der Vergabeverfahren analog zur ersten Prüfung im LWL-

Freilichtmuseum Detmold unter folgenden Aspekten geprüft:

• Beachtung des Vier-Augen-Prinzips bei der Vergabe von Bauleistungen

• Mitteilungspflichten gegenüber dem LWL-RPA

• Dokumentation der Vergabeverfahren

• Wettbewerbsprinzip / Wahl der Vergabeverfahren

• Formale Gestaltung der Vergabeverfahren

o Verwendung der Formblätter nach dem VHB-Bund zur Dokumentation

und Vertragsgestaltung

o Durchführung der Angebotseröffnung nach den Vorgaben des VHB-

Bund

o Sicherung der Angebote vor nachträglichen Änderungen und Manipu-

lationen

Bei der Prüfung gaben die Beschränkten Vergaben, die unter Beteiligung der Ver-

gabestelle des LWL-BLB durchgeführt wurden, aus formeller Sicht keinen Anlass

zu Beanstandungen. Andererseits wurden die Vorgaben zur Durchführung von

Vergabeverfahren bei den Freihändigen Vergaben nicht vollständig beachtet. Bei

allen 8 geprüften Vergabeverfahren wurden formelle Mängel festgestellt.

Die formelle Umsetzung der Freihändigen Vergabeverfahren war in Tei-

len fehlerhaft.


- 185 -

Das LWL-Freilichtmuseum Detmold hat mitgeteilt, dass die erforderlichen

formellen Anforderungen wie beispielsweise die Sicherung von Angeboten

bei freihändigen Vergaben zukünftig beachtet werden.

• Prüfung und Wertung der Angebote / Zuschlagsentscheidung

Nach erfolgter Angebotseröffnung werden die eingegangenen Angebote ent-

sprechend § 16 VOB/A in einem vierstufigen Verfahren geprüft. Zunächst werden

die eingegangenen Angebote in formaler Hinsicht geprüft. Bei der Feststellung

von Verstößen ist zu unterscheiden, ob es sich um einen Verstoß handelt, der ei-

nen zwingenden Angebotsausschluss zur Folge hat oder um einen Verstoß, bei

dessen Vorliegen der öffentliche Auftraggeber über einen Angebotsausschluss

entscheidet. Nach der Prüfung der Angebote auf formale und inhaltliche Mängel

erfolgt im zweiten Schritt die Eignungsprüfung der Bieter. Danach werden in der

dritten Stufe der Angebotswertung die Angebotspreise geprüft. In der vierten

Stufe wird die Wirtschaftlichkeit des Angebotes bewertet, wobei ausschließlich die

Zuschlagskriterien berücksichtigt werden, die den Bietern im Vorfeld mitgeteilt

wurden. Ist die vierte Stufe abgeschlossen, trifft die Vergabestelle die Vergabe-

entscheidung.

Die Prüfung und Wertung der Angebote sowie die Entscheidung über den Zu-

schlag der geprüften Freihändigen Vergaben war mit Ausnahme einer Direktver-

gabe für Verpressarbeiten aus Sicht der Rechnungsprüfung nicht zu beanstanden.

Bei den Beschränkten Ausschreibungen wurden jedoch Fehler gemacht, die nach-

folgend näher dargestellt werden.

Schieferdacheindeckung „Haus Remberg“

Für das Vergabeverfahren „Schieferdacheindeckung“ zum Bauvorhaben „Haus

Remberg“ wurden keine Wertungskriterien festgelegt, so dass der Preis als einzi-

ges Wertungskriterium für die Entscheidung über den Zuschlag zugrunde zu le-

gen war. Nach Durchführung der Eignungsprüfung vor dem Versand der Verga-

beunterlagen sowie der formalen Prüfung und der rechnerischen, technischen

und wirtschaftlichen Prüfung wurden die Angebote der Firmen A und B in die en-

gere Wahl genommen. Hierbei lag das Angebot der Fa. A mit einem Preisabstand


- 186 -

in Höhe von 1.172,76 € zum Angebot der Fa. B auf dem ersten Platz. In einem

Vergabevermerk erklärt die Vergabestelle, dass der Zuschlag auf das Angebot der

Fa. B erteilt worden ist. Dies wurde damit begründet, dass die Firma B mehr Erfah-

rungen mit Schieferdachdeckungen gesammelt hat. Dies widerspricht der ein-

schlägigen Rechtsprechung, nach der ein „mehr an Eignung“ bei der Wertung

nicht berücksichtigt werden darf. Woraus die Vergabestelle die „bessere Eignung“

abgeleitet hat, war zudem aus den Vergabeunterlagen nicht zu entnehmen. Auf-

grund der Angebotsunterlagen allein war diese Behauptung nicht nachzuvollzie-

hen.

Die Vergabe der Schieferdacheindeckung an die Fa. B ist nicht recht-

mäßig erfolgt.

Das LWL-Freilichtmuseum Detmold wird in Zukunft bei beschränkten Aus-

schreibungen in begründeten Einzelfällen ergänzend zum Preis weitere Wer-

tungskriterien für die Zuschlagserteilung festlegen.

Malerarbeiten „Haus Remberg“

Die Leistungsbeschreibung für das Gewerk Malerarbeiten zum Bauvorhaben

„Haus Remberg“ gliedert sich in Lose und Unterlose. Eine losweise Vergabe hat

sich die Vergabestelle jedoch in der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes

nicht vorbehalten. Günstigster Bieter nach Angebotseröffnung und rechnerischer

Prüfung war die Firma C mit einer Angebotssumme in Höhe von 38.066,85 € und

einem Preisabstand zum Nächstbietenden in Höhe von 13.428 €. Die Firma C lag

mit ihrem Angebot nur unwesentlich über der geschätzten Auftragssumme in

Höhe von 36.000 €, so dass die Auskömmlichkeit des Angebotes angenommen

werden kann.

Nach Prüfung und Wertung der Angebote hat sich die Vergabestelle aus nicht

näher dargelegten Gründen entschieden, die auszuführenden Leistungen losweise

an drei Auftragnehmer zu beauftragen. Die zweitgünstigste Firma wurde hierbei

nicht berücksichtigt.


- 187 -

Die Vergabeentscheidung ist aus folgenden Gründen zu beanstanden:

1. Da sich die Vergabestelle eine losweise Vergabe nicht vorbehalten hat, wider-

spricht die vorgenommene Vergabe in Losen dem Transparenzgrundsatz und

war nicht zulässig.

2. Die Entscheidung über die Verteilung der Teillose ist nicht nachvollziehbar.

Dass die Entscheidung über die Auftragserteilung nicht auf der Basis der Prei-

se getroffen wurde, zeigt schon der Umstand, dass die drei Aufträge zu einer

Gesamtauftragssumme in Höhe von 42.815 € vergeben wurden. Diese Summe

übersteigt die Angebotssumme der Fa. C um 4.748,41 €.

Die Vergabe der Anstricharbeiten für die Baumaßnahme „Haus

Remberg“ ist weder rechtmäßig noch wirtschaftlich erfolgt.

Das LWL-Freilichtmuseum hat den Formfehler im Formblatt 211 „Aufforde-

rung zur Abgabe eines Angebotes“ eingeräumt und wird darauf achten, dass

der Vorbehalt der losweisen Vergabe ausdrücklich und zweifelsfrei in der

Bekanntmachung mit veröffentlicht wird.

• Beauftragung einer Leiharbeitsfirma

Für die Baumaßnahme „Haus Remberg“ war ursprünglich vorgesehen, einen gro-

ßen Teil der Bauarbeiten mit eigenen Handwerkern auszuführen. Aufgrund von

personellen Ausfällen war es erforderlich, eine Leiharbeitsfirma mit der Abstellung

eines Bauhelfers zu beauftragen. Die benötigte Leistung wurde im April 2014

ausgeschrieben. Die Fa. D aus Detmold erhielt den Auftrag über die Abstellung

eines Bauhelfers für die Zeit von sechs Wochen mit einer Auftragssumme in Höhe

von 9.189,18 €. Die Vergabe wurde dem LWL-RPA ordnungsgemäß gemeldet und

erhielt die Zustimmung der Prüfer.

Aufgrund von weiteren personellen Ausfällen wurde jedoch die Laufzeit des Ver-

trages bis Ende Juli 2015 verlängert, so dass insgesamt Leistungen in Höhe von


- 188 -

rd. 52.000 € abgerechnet wurden. Die bei dieser Nachtragsumme erforderliche

Beteiligung der ZEK ist nicht erfolgt.

Die Zuständigkeit der ZEK wurde nicht beachtet.

Zur Sicherstellung einer korrekten Beteiligung des LWL-RPA und der ZEK

wird das LWL-Freilichtmuseum zum Abschluss eines jeweiligen Quartals eine

Kreditoren-Auswertung vornehmen, um zu prüfen, ob die Grenzwerte für

Mitteilungen an das LWL-RPA und die ZEK beachtet wurden.

Fazit

Im Vergleich zur Prüfung aus dem Jahr 2012 hat sich die formelle Qualität der

Vergabeverfahren durch die Nutzung von Formblättern und durch die verstärkte

Einbindung der BLB-Vergabestelle verbessert. Andererseits besteht bei Freihändi-

gen Vergaben, die ausschließlich im LWL-Freilichtmuseum Detmold durchgeführt

werden, nach wie vor Verbesserungsbedarf. Zudem wurden bei der Auswertung

der Angebote und den Entscheidungen über den Zuschlag schwerwiegende Ver-

stöße gegen die Grundsätze des Vergaberechts festgestellt, so dass die ord-

nungsgemäße Durchführung von Vergabeverfahren im LWL-Freilichtmuseum

Detmold nicht bestätigt werden kann.

6.6 LWL-Museum für Naturkunde Münster

Beim LWL-Museum für Naturkunde erfolgten zwei Prüfungen mit der Prüfmetho-

de der „Kooperativen Prüfung“. Diese Prüfmethode sowie die Ergebnisse der Prü-

fungen werden in gesonderten Vorlagen im LWL-Rechnungsprüfungsausschuss

am 04.12.2017 vorgestellt.

7 Dezernat Landesrätin Judith Pirscher

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7 Dezernat Landesrätin Judith Pirscher


Die Ergebnisse der Prüfung • Prüfung des LWL-WLANs werden im Gesamtzusammenhang unter dem Gliederungspunkt 1.4 dargestellt.

8 Dezernatsübergreifende Vergabeprüfungen

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8 Dezernatsübergreifende Vergabeprüfungen 8.1 Vergaben nach VOL/VOF

Rechtsgrundlagen Das Vergaberecht wird auch öffentliches Auftrags- oder Beschaffungswesen ge-

nannt. Es umfasst die Gesamtheit der Vorschriften und Regelungen, die öffentli-

che Auftraggeber bei der Vergabe öffentlicher Aufträge, die sie zur Erfüllung ihrer

Aufgaben benötigen, zu beachten haben. Grundlage für die Vergabeprüfungen bildet § 103 Abs. 1 S. 1 Nr. 8 GO NRW. Da-

mit gehört die Prüfung von Vergaben zu den gesetzlichen Pflichtaufgaben.

Das LWL-RPA ist gemäß § 8 Ziffer 7 der LWL-RPO über die Absicht, Lieferungen

und Leistungen (VOL) sowie Freiberufliche Leistungen (VOF) zu vergeben, ab ei-

nem Auftragswert von 5.000 EUR (exkl. Umsatzsteuer) so rechtzeitig zu informie-

ren, dass es die Vergaben vor der Auftragserteilung prüfen kann. Die gleichlau-

tende Regelung ist auch in Ziffer 12 der DA getroffen.

Meldungen an das LWL-RPA erfolgen - entsprechend der jeweiligen Zuständig-

keit - durch die ZEK und die LWL-Dezernate und -Einrichtungen.

Gemeldete Vergaben im Jahre 2016

Entwicklung

Der nachfolgenden Tabelle kann die absolute Zahl der Beschaffungsvorgänge der

letzten beiden Jahre, aufgeschlüsselt nach der Vergabeart, entnommen werden.


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Vergabeart

2015

2016

Nationale Vergaben

Freihändige Vergaben 321 439

Beschränkte Ausschreibungen 40 42

Öffentliche Ausschreibungen 87 83

Wettbewerbsverfahren 40 54

EU-Vergaben

Offene Verfahren 60 48

Nichtoffene Verfahren 1 1

Verhandlungsverfahren 11 8

Gesamtzahl der Vergaben 560 675

Im Jahre 2016 wurden Vergaben mit einem Gesamtauftragswert von 192,9 Mio.

EUR (im Vorjahr 268,4 Mio. EUR) gemeldet. Das LWL-RPA wurde im Berichtsjahr

2016 über Freihändige Vergaben, Beschränkte und Öffentliche Ausschreibungen

mit einem Gesamtauftragswert von rd. 22,6 Mio. EUR (im Vorjahr 18,3 Mio. EUR)

unterrichtet. Darüber hinaus wurden Offene, Nichtoffene Verfahren und Ver-

handlungsverfahren mit einem gesamten Auftragswert von rd. 167,3 Mio. EUR (im

Vorjahr 248,5 Mio. EUR) angezeigt. Außerdem wurden Wettbewerbsverfahren in

Anlehnung an die VOL/VOF mit einem Gesamtauftragswert von rd. 3 Mio. EUR

(im Vorjahr 1,6 Mio. EUR) gemeldet.

Die geringere Auftragssumme im Berichtsjahr ist maßgeblich auf einen Rückgang

der Vergaben in der Schülerbeförderung und bei den Beförderungsleistungen für

Werkstätten zurückzuführen. Hierbei handelt es sich zumeist um Laufzeitverträge,

deren Ausschreibung nur alle vier bis fünf Jahre ansteht. Im Berichtsjahr wurden


- 192 -

Beförderungsleistungen mit einem geschätzten Auftragswert von 101 Mio. EUR

(im Vorjahr 202,7 Mio. EUR) ausgeschrieben.

Entwicklung der gemeldeten Vergaben sowie Auswirkung auf den

Bieterkreis

Gemäß § 25 Absatz 1 GemHVO NRW muss der Vergabe von Aufträgen eine Öf-

fentliche Ausschreibung vorausgehen, sofern nicht die Natur des Geschäfts oder

besondere Umstände eine beschränkte Ausschreibung oder eine Freihändige

Vergabe rechtfertigen. Beschränkte Ausschreibungen sind somit auf Ausnahme-

fälle beschränkt. Dies gilt auch für nicht Offene Verfahren oberhalb des Schwel-

lenwertes. Aus der nachfolgenden Tabelle ist die Entwicklung dieser Vergabearten

in den letzten Jahren zu entnehmen.

Die Zahl der Beschränkten Ausschreibungen und nicht Offenen Verfahren ist seit

2014 nahezu konstant. Bei den Öffentlichen Ausschreibungen und Offenen Ver-

fahren ist die rückläufige Tendenz im Jahr 2016 durch den Rückgang der Verga-

ben in der Schülerbeförderung bedingt.

Anzahl

0

20

40

60

80

100

120

140

160

2012 2013 2014 2015 2016

Beschränkte Ausschreibungen und nicht Offene Verfahren

Öffentliche Ausschreibungen und Offene Verfahren

Jahr


- 193 -

Die Auftragsvergaben 2016 erfolgten entsprechend § 25 GemHVO

NRW im Regelfall nach Öffentlicher Ausschreibung bzw. im Offenen

Verfahren. Abweichungen hiervon wurden in jedem Einzelfall begrün-

det.

Geprüfte Beschaffungsvorgänge Eine Prüfung sämtlicher gemeldeter Vergaben ist aus Kapazitätsgründen nicht

möglich. Aus diesem Grund wurde zunächst eine überschlägige Prüfung aller ge-

meldeten Vergaben vorgenommen. Bei den weitergehenden Prüfungen wurde

der Schwerpunkt der Prüfung auf die Vergaben der LWL-Dezernate und -Einrich-

tungen und auf die Freihändigen Vergabeverfahren der ZEK gelegt.

Insgesamt wurden 95 (83) Beschaffungsvorgänge mit einem Auftragswert von rd.

5,5 (4,9) Mio. EUR geprüft. Dies entspricht 14,1 (14,8) % der durchgeführten Ver-

gabeverfahren. Die Angaben in Klammern beziehen sich auf das Vorjahr.

• Vergaben der ZEK

Die Prüfung der von der ZEK durchgeführten Vergabeverfahren hat in den letzten

Jahren nur noch selten zu Prüfungsbemerkungen geführt. Aus diesem Grunde

sind von insgesamt 427 (396) gemeldeten Vergaben im Berichtszeitraum lediglich

38 (37) Prüfungen bei der ZEK erfolgt. Dies entspricht rd. 8,9 (9,3) % der gemelde-

ten Vergaben der ZEK.

• Vergaben der LWL-Dezernate und -Einrichtungen

Meldungen von Freihändigen Vergaben durch die LWL-Dezernate und LWL-

Einrichtungen wurden einer genaueren Prüfung unterzogen. Die LWL-Dezernate

und LWL-Einrichtungen haben dem LWL-RPA 248 (164) Vergaben gemeldet; hier-

von wurden 57 (46) geprüft. Dies entspricht einer Quote von rd. 23 (28) %.

In Klammern sind jeweils die Vergleichszahlen des Vorjahres angegeben.


- 194 -

Ergebnisse der Prüfungen im Zuständigkeitsbereich der ZEK

• Freihändige Vergaben

Nach Ziffer 3 der DA ist die ZEK für die Durchführung von Vergaben über 10.000

EUR exkl. Umsatzsteuer zuständig. Ab diesem Auftragswert sind nach der DA die

Vorschriften der VOL/A anzuwenden.

Nach Ziffer 5 der DA sind die in der VOL/A aufgeführten Ausnahmetatbestände,

die eine Freihändige Vergabe rechtfertigen, restriktiv auszulegen und bedürfen

einer schriftlichen Begründung in der Vergabedokumentation.

In allen geprüften Fällen hat die ZEK den maßgeblichen Ausnahmetatbestand

gemäß § 3 Absatz 5 Buchstaben a – l der VOL/A benannt und im Vergabevermerk

eingehend schriftlich begründet.

Bei den Freihändigen Vergaben mit einem Auftragswert über 10.000

EUR exkl. Umsatzsteuer hat die ZEK die Ziffer 5 der DA und die Bestim-

mungen der VOL/A zur Zulässigkeit Freihändiger Vergaben beachtet.

• Bestimmung des Auftragswertes

Nach Ziffer 7 der DA sind die Auftragswerte sorgfältig zu schätzen. Für die Be-

rechnung der Auftragswerte ist die Laufzeit der Verträge entscheidend. Basis für

die Schätzung der voraussichtlichen Auftragswerte ist bei Verträgen mit unbe-

stimmter Laufzeit stets 48 Monate. Sämtliche Optionen und Verlängerungsmög-

lichkeiten sind zu berücksichtigen, so dass sich der größtmögliche Auftragswert

ergibt. Nach dem Stückelungsverbot sind sachlich und zeitlich zusammenhän-

gende Leistungen in einem Verfahren (Bündelungsgebot) zu vergeben.

Bei den geprüften 57 Vergaben im Zuständigkeitsbereich der ZEK wurden die

Auftragswerte realitätsnah ermittelt. Soweit bei örtlichen Erhebungen größere


- 195 -

Abweichungen der Abrechnungssummen von den geschätzten Auftragssummen

festgestellt wurden, waren diese hinreichend begründet.

Die Ziffer 7 der DA wurde beachtet. Auftragssummen und Laufzeiten

der Verträge wurden sorgfältig ermittelt.

• Vergabemeldungen

Das LWL-RPA ist gemäß § 8 Ziffer 7 RPO und Ziffer 12 der DA über die Absicht,

Lieferungen und Leistungen und Freiberufliche Leistungen ab einem Auftragswert

von 5.000 EUR excl. Umsatzsteuer zu vergeben, so rechtzeitig zu informieren, dass

es die Vergaben vor Auftragserteilung prüfen kann.

Von der ZEK wurden im Jahr 2016 insgesamt 427 Vergabeverfahren durchgeführt.

In fünf Fällen wurde die beabsichtigte Auftragsvergabe dem LWL-RPA verspätet

angezeigt. In einem Fall ist versehentlich die Meldung unterblieben.

In sechs Fällen ist die nach § 8 Ziffer 7 RPO und Ziffer 12 der DA erfor-

derliche Meldung an das LWL-RPA verspätet erfolgt bzw. versehentlich

unterblieben.

• Fehler im Leistungsverzeichnis oder den Bewerbungsunterlagen

Nach § 7 VOL/A ist die Leistung eindeutig und erschöpfend zu beschreiben, so

dass alle Bewerber die Leistung im gleichen Sinne verstehen müssen. In der

Rechtsprechung ist anerkannt, dass Fehler oder Widersprüche in den Vergabeun-

terlagen grundsätzlich zu Lasten des Auftraggebers gehen.32

32 Siehe auch Seite 2262, Rand-Nr. 11191, Praxiskommentar zum Vergaberecht, Rudolf Weyand, 3. Ausgabe


- 196 -

Folgende Fehler und Unzulänglichkeiten haben sich aus den zur Prüfung vorge-

legten Leistungsbeschreibungen bzw. Bewerbungsunterlagen u. a. ergeben:

• In zwei Fällen wurden falsche bzw. unvollständige Bewerbungsunterlagen

vorgelegt

• In einem Fall war die Abrechnung einer Leistungsposition fälschlicherweise

nicht nach Metern, sondern nach Quadratmetern vorgesehen

Fehler in den Vergabeunterlagen verstoßen gegen die VOL und werden

in der Rechtsprechung zu Lasten des Auftraggebers ausgelegt.

Aufgrund der Hinweise durch das LWL-RPA hat die ZEK die Bewerbungsunterla-

gen geändert bzw. vervollständigt und die Leistungsbeschreibungen vor Veröf-

fentlichung korrigiert.

Ergebnisse der Prüfungen im Zuständigkeitsbereich der LWL-Dezernate und

LWL–Einrichtungen

• Vergabemeldungen

Die Informationspflicht gegenüber dem LWL-RPA über die Absicht, Lieferungen

und Leistungen und Freiberufliche Leistungen ab einem Auftragswert von 5.000

EUR excl. Umsatzsteuer zu vergeben, ergibt sich aus § 8 Ziffer 7 RPO und Ziffer

12 der DA. Dabei ist das RPA so rechtzeitig zu informieren, dass es die Vergaben

vor Auftragserteilung prüfen kann.

In zwei Fällen wurde die erforderliche Meldung verspätet - also erst nach erfolg-

ter Auftragsvergabe - vorgenommen. Eine umfassende Prüfung war daher nicht

möglich.


- 197 -

Die Bestimmungen der RPO und der DA zur Beteiligung des LWL-RPA

wurden im Kalenderjahr 2016 in zwei Fällen nicht beachtet.

Ansonsten erfolgten die Vergabemeldungen an das LWL-RPA rechtzeitig.

• Zuständigkeit

Die ZEK ist gemäß Ziffer 3 der DA unabhängig von der Wahl des Vergabeverfah-

rens für alle Auftragsvergaben über 10.000 EUR exkl. Umsatzsteuer zuständig. Das

LWL-RPA wurde in acht Fällen von den LWL-Dezernaten und -Einrichtungen über

beabsichtigte Freihändige Vergaben mit einem Auftragswert von über 10.000 EUR

exkl. Umsatzsteuer informiert. In allen Fällen wurde die jeweilige Dienststelle auf

die Zuständigkeit der ZEK verwiesen. Das LWL-RPA hat die ZEK über die Vergabe-

vorgänge informiert.

Die Zuständigkeit der ZEK gemäß Ziffer 3 der neuen DA wurde in acht

Fällen zunächst nicht beachtet.

• Bündelung

Leistungen, die sachlich zusammengehören und zeitlich in einem Auftrag verge-

ben werden können, dürfen nach Ziffer 7 der DA nicht in verschiedene Aufträge

aufgeteilt werden (Bündelungsgebot).

Liegt ein verbandsweiter Bedarf vor, so ist auch dieser zu bündeln und durch

Rahmenverträge, ggfs. unter Bildung regionaler Lose, zu decken.

Das Bündelungsgebot wurde in drei Fällen nicht beachtet.


- 198 -

Das Bündelungsgebot wurde ansonsten beachtet.

• Abruf aus Rahmenvereinbarungen

Für alle Dezernate und Einrichtungen des LWL besteht nach Ziffer 2 der DA die

Verpflichtung, den Bedarf aus bestehenden Rahmenvereinbarungen zu decken.

Der Kauf und die Lieferung einer Küche sollte außerhalb der bestehenden Rah-

menvereinbarung getätigt werden.

Bei der beabsichtigten Beschaffung wurde Ziffer 2 der DA zu-

nächst nicht beachtet.

Aufgrund des Hinweises erfolgte die Beschaffung der Küche aus der

Rahmenververeinbarung.

Fazit:

Die geprüften ZEK-Vergaben wurden überwiegend ordnungsgemäß abgewickelt.

Bei der Durchführung Freihändiger Vergaben mit einem Auftragswert über 10.000

EUR lagen die Ausnahmetatbestände gemäß § 3 Abs. 5 der VOL/A vor und waren

von der ZEK ausreichend dokumentiert.

In acht Fällen wollten Dienststellen und Einrichtungen des LWL Freihändige Ver-

gaben durchführen, obwohl die ZEK zuständig war. Ansonsten hat die Prüfung

der LWL-Dezernate und -Einrichtungen zu keinen wesentlichen Beanstandungen

geführt.

Die in der Tendenz der vergangenen Jahre festgestellte rückläufige Fehlerquote

hat sich weiterhin fortgesetzt.


- 199 -

8.2 Vergaben nach VOB

Grundlagen Das LWL-RPA ist gemäß § 8 Ziffer 7 der LWL-RPO über die Absicht, Bauleistungen

(VOB) zu vergeben, ab einem Auftragswert von 5.000,00 € (exkl. Umsatzsteuer) so

rechtzeitig zu informieren, dass es die Vergaben vor der Auftragserteilung prüfen

kann. Entsprechend der DA für die Vergabe- und Vertragsordnung von Bauleis-

tungen des LWL erfolgt die Meldung an das LWL-RPA durch die LWL-Dienststelle,

die den Auftrag erteilen wird, mit dem Versand der Ausschreibungsunterlagen.

Gemeldete Vergaben im Jahre 2016

Entwicklung Aus der nachfolgenden Tabelle lassen sich die absoluten Zahlen der Beschaf-

fungsvorgänge der letzten beiden Jahre, aufgeschlüsselt nach der Vergabeart,

entnehmen.

Vergabeart

2015

2016

Nationale Vergaben

Freihändige Vergaben 174 196

Beschränkte Ausschreibungen 228 199

Öffentliche Ausschreibungen 77 68

EU-Vergaben

Offene Verfahren 24 17

Nicht offene Verfahren 0 0

Verhandlungsverfahren 0 0

Gesamtzahl der Vergaben 503 480

Im Jahr 2016 wurden VOB-Vergaben mit einem geschätzten Auftragswert von

45,38 Mio. € (im Vorjahr 60,34 Mio. €) gemeldet. Das LWL-RPA wurde im Berichts-


- 200 -

jahr 2016 über Freihändige Vergaben, Beschränkte und Öffentliche Ausschrei-

bungen mit einem geschätzten Auftragswert von rd. 36,25 Mio. € (im Vorjahr

46,25 Mio. €) unterrichtet. Darüber hinaus wurden Offene Verfahren mit einem

geschätzten Auftragswert von rd. 8,13 Mio. € (im Vorjahr 14,10 Mio. €) angezeigt.

Von den 480 gemeldeten Vergaben wurden durch den LWL-BLB 448 Vergaben

mit einer geschätzten Auftragssumme i. H. v. 44,09 Mio. € vergeben. Die Vergabe-

stellen der LWL-Kliniken und der LWL-Freilichtmuseen haben 32 Vergabeverfah-

ren mit einer geschätzten Auftragssumme i. H. v. 1,29 Mio. € durchgeführt.

Entwicklung der gemeldeten Vergaben in den letzten vier Jahren Gemäß § 25 Absatz 1 GemHVO NRW muss der Vergabe von Aufträgen eine Öf-

fentliche Ausschreibung vorausgehen, sofern nicht die Natur des Geschäfts oder

besondere Umstände eine Beschränkte Ausschreibung oder eine Freihändige

Vergabe rechtfertigen. Beschränkte Ausschreibungen sind somit auf Ausnahme-

fälle beschränkt. Dies gilt auch für nicht Offene Verfahren oberhalb des Schwel-

lenwertes i. H. v. 5.225.000 € im Jahr 2016. Aus der nachfolgenden Tabelle ist die

Entwicklung dieser Vergabearten in den letzten Jahren zu entnehmen.

Beschränkte Ausschreibungen und nicht Offene Verfahren waren in den Vorjahren

rückläufig. Der insgesamt rückläufigen Entwicklung steht jedoch eine Zunahme

bei den Öffentlichen Ausschreibungen und Offenen Verfahren in der Zeit von

2012 bis 2014 gegenüber. In den Jahren 2015 und 2016 ist die Zahl der Öffentli-

chen Ausschreibungen und Offenen Verfahren jedoch wieder leicht gefallen.

0

50

100

150

200

250

300

2013 2014 2015 2016

Beschränkte Ausschreibungen und nicht Offene Verfahren

Öffentliche Ausschreibungen und Offene Verfahren

Jahr

Anzahl


- 201 -

Prüfungsgegenstand - Geprüfte Vergaben Die Prüfung sämtlicher entsprechend der DA gemeldeter VOB-Vergaben ist aus

Kapazitätsgründen nicht möglich. Schwerpunktmäßig werden die Vergaben noch

vor der Auftragserteilung geprüft, so dass es den Vergabestellen i. d. R. möglich

ist, die Feststellungen zur Wertung der Angebote bei der Auftragserteilung zu be-

rücksichtigen. Bei den geprüften Vergaben handelt es sich einerseits um solche,

bei denen lt. Mitteilung der LWL-Dienststellen vor der Ausschreibung noch Ab-

stimmungsbedarf besteht, um Ausschreibungen, die aufgehoben werden sollen

oder um Ausschreibungen, bei denen nicht der preiswerteste Bieter beauftragt

werden soll. Andererseits handelt es sich auch um Ausschreibungen, die nach ei-

ner groben Sichtung der Angaben in der Ausschreibungsmeldung zur Prüfung bei

der zuständigen LWL-Dienststelle durch das LWL-RPA angefordert werden.

Im Berichtsjahr wurden risikoorientiert insgesamt 44 VOB-Vergaben verschiede-

ner Gewerke mit einer geschätzten Auftragssumme von rd. 7,39 Mio. € geprüft

(rd. 16,7 %). Die Spannbreite der gesamten geprüften Vergaben umfasst bei den

geschätzten Auftragssummen 8.800 € bis 1.500.000 €.

Prüfungsergebnisse

Insgesamt wurde bei fünf geprüften Vergaben dem Vergabevorschlag

der LWL-Dienststelle durch das LWL-RPA nicht entsprochen.

Fazit

Die Ausschreibungs- und Auftragsmeldungen erfolgen i. d. R. entsprechend DA.

Die geprüften VOB-Vergaben wurden überwiegend ordnungsgemäß abgewickelt.

Bei fünf von 44 geprüften Vergaben haben die LWL-Dienststellen die Empfehlun-

gen des LWL-RPA jedoch nicht beachtet.

9 Prüfungen im Bericht der LWL-Stiftungen

- 202 -

9 Prüfungen im Bereich der LWL-Stiftungen 9.1 Jahresabschlüsse der im Haushaltsplan des LWL gesondert nachge-

wiesenen Stiftungen 9.1.1 Treuhandvermögen, Piepmeyer-Stiftung

Die Piepmeyer-Stiftung ist eine rechtlich selbständige Stiftung des privaten

Rechts, deren Verwaltung dem LWL obliegt. Bei der Stiftung handelt es sich somit

um Treuhandvermögen des LWL, für das gem. § 98 Abs. 1 GO NRW ein be-

sonderer Haushaltsplan aufzustellen und eine Sonderrechnung zu führen ist. Un-

bedeutendes Treuhandvermögen kann allerdings nach § 98 Abs. 2 GO NRW im

Haushaltsplan der Gemeinde gesondert nachgewiesen werden.

Auf Grund der finanziellen Größenordnung der Piepmeyer-Stiftung im Gesamt-

bild des LWL wurde das Vermögen der Piepmeyer-Stiftung als „unbedeutend“

eingestuft und daher von der Aufstellung eines eigenen Sonderhaushaltes abge-

sehen. Somit unterliegt die Piepmeyer-Stiftung den Vorschriften über die Haus-

haltswirtschaft des LWL. Nach § 59 GemHVO NRW gilt die GemHVO NRW für die

Piepmeyer-Stiftung sinngemäß.

9.1.2 Sondervermögen, rechtlich unselbständige Stiftungen Der LWL verwaltet sechs rechtlich unselbständige Stiftungen des Privatrechts. Bei

den Stiftungen handelt es sich gem. § 97 Abs. 1 Nr. 2 GO NRW um Sonder-

vermögen des LWL. Sie unterliegen den Vorschriften über die Haushaltswirtschaft

des LWL (§ 97 Abs. 2 GO NRW).

Das Treuhand- und die Sondervermögen der Stiftungen wurden im Haushaltplan

des LWL bewirtschaftet und in Produktgruppen nachgewiesen.

Gem. § 103 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 GO NRW hat die örtliche Rechnungsprüfung die

Aufgabe, die Jahresabschlüsse der rechtlich unselbständigen örtlichen Stiftungen

zu prüfen. Die Prüfung des Jahresabschlusses der Piepmeyer-Stiftung obliegt un-

ter sinngemäßer Anwendung des § 103 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 GO NRW ebenfalls der

örtlichen Rechnungsprüfung.

9 Prüfungen im Bericht der LWL-Stiftungen

- 203 -

Gegenstand der Prüfung war bei allen Stiftungen der Jahresabschluss zum

31.12.2015 unter Einbeziehung der Buchführung dieses Haushaltsjahres. Es war

u. a. zu prüfen, ob die jährlichen Erträge des Stiftungsvermögens dem Stiftungs-

zweck entsprechend verwendet wurden.

Der Jahresabschluss der Stiftungen hat zum Bilanzstichtag unter Beachtung der

Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen

entsprechendes Bild der Vermögens-, Schulden-, Ertrags- und Finanzlage (§ 95

Abs. 1 Satz 2 GO NRW) zu vermitteln.

Die Prüfung durch das LWL-RPA hat ergeben, dass die Jahresab-

schlüsse der Stiftungen zum 31.12.2015 insgesamt ein den tatsächli-

chen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Schulden-,

Ertrags- und Finanzlage der jeweiligen Stiftungen vermittelt haben und

die Förderungen den jeweiligen Stiftungszwecken entsprachen.

Fazit:

Es liegt ein positives Prüfungsergebnis vor.

Die Jahresabschlüsse der Stiftungen für das Berichtsjahr 2015 sind ordnungsge-

mäß erstellt worden.

10 Besondere Vorkommnisse

- 204 -

10 Besondere Vorkommnisse 10.1 Kommunale Versorgungskassen Westfalen-Lippe (kvw)

Sachverhalt

Am 08.03.2016 ist im LWL bekannt geworden, dass ein Beamter im Dienst des

LWL unrechtmäßig Beihilfeleistungen für ärztliche Behandlungskosten beantragt

hat. Am gleichen Tag erfolgte die Erstattung einer Strafanzeige bei der Kriminal-

polizei Münster durch den LWL und die Einleitung eines Ermittlungsverfahrens.

Am 24.02.2017 ist Anklage gegen den Beamten erhoben worden. Gemäß der An-

klageschrift wird dem Beamten vorgeworfen, in der Zeit vom 17.11.2011 bis zum

24.02.2016 in 247 Fällen Beihilfeanträge mit mindestens einer gefälschten Arzt-

rechnung bei den kvw eingereicht zu haben. Insgesamt soll der Beamte hierdurch

zu Unrecht Beihilfen in Höhe von 1.280.929,45 Euro vereinnahmt haben.

Mit Schreiben des LG Münster vom 11.07.2017 ist dem LWL mitgeteilt worden,

dass der Hauptverhandlungstermin auf den 04.12.2017 bestimmt worden ist. Drei

weitere Folgetermine (06.12., 11.12. und 13.12.2017) sind für die Verhandlung

durch das LG anberaumt worden.

Bisher durchgeführte beamten- bzw. disziplinarrechtliche Maßnahmen

Im März 2016 hat der LWL-Direktor die Verfügungen zur Einleitung des Diszipli-

narverfahrens und der vorläufigen Dienstenthebung unterzeichnet. Das Ministeri-

um für Inneres und Kommunales NRW ist gemäß § 17 Abs. 1 S. 1 Disziplinarge-

setz für das Land Nordrhein-Westfalen (LDG NRW) über das eingeleitete Diszipli-

narverfahren informiert worden. Das Disziplinarverfahren ruht bis zum rechtskräf-

tigen Abschluss des Strafverfahrens (§ 22 Abs. 1 LDG NRW).

Mit Bescheid vom 02.05.2016 ist die Kürzung der Dienstbezüge um 40 Prozent

verfügt worden und seit Juli 2016 werden aufgrund der bestandskräftigen Rück-

forderungsbescheide der kvw monatlich Gehaltspfändungen seitens der LWL-

Finanzabteilung vorgenommen.

10 Besondere Vorkommnisse

- 205 -

Insgesamt konnte bis heute (28.08.2017) ein Betrag in Höhe von 15.386,81 Euro

durch den LWL vereinnahmt werden.

Einschätzung

Nach übereinstimmenden Aussagen der Staatsanwaltschaft und der seitens des

LWL konsultierten Rechtsanwälte ist in Anbetracht der Dauer und Schwere der

Betrugshandlungen mit einer Haftstrafe nicht unter einem Jahr zu rechnen. Nach

§ 24 Beamtenstatusgesetz hat ein derartiges Urteil die Beendigung des Beamten-

verhältnisses kraft Gesetzes zur Folge. Dies gilt auch dann, wenn die Strafe zur

Bewährung ausgesetzt wird.

Information der LWL-Politik

Der Erste Landesrat hat den Landschaftsausschuss am 18.03.2016 über dieses be-

sondere Vorkommnis informiert.

Zusammenfassend bleibt festzuhalten, dass die Verwaltung nach Be-

kanntwerden des Sachverhaltes alles unternommen hat, um weitere

Vermögensschäden zu vermeiden. Zudem sind geeignete und ange-

messene Maßnahmen zur Realisierung von Rückforderungsansprüchen

sorgfältig umgesetzt worden.

Fazit:

Der Vorfall ist verwaltungsseitig ordnungsgemäß bearbeitet worden.

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Bericht über die wesentlichen Prüfungen im Rahmen der ... · NKF Neues Kommunales Finanzmanagement . Nr. Nummer . NRW Nordrhein-Westfalen . o. b. oben beschrieben . ... Klinikinformationssystem