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B T� Magazin für Geschäftsprozess- und Output-Management

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Oliver Frese,CeBIT-Vorstand,DeutscheMesse,über denMegatrendDigitalisie-rung.

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Ulrich Kromer, Geschäfts-führer,MesseStuttgart:Neuausrich-tung der IT & Business.

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RüdigerKlepsch, Geschäfts-führer,Image Access,über Scannerund extremeProjektanfor-derungen.

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BIT 2–2015 | 3

d!conomy ist das Top-Thema der CeBIT 2015 – der rasante Einzugvon IT und Digitalisierung in alle Bereiche des Lebens. So wie derWebstuhl oder die Dampfmaschine im 19. Jahrhundert maßgeblich zur Industriellen Revolution beitrugen, erleben wir heute mit der digitalen Transformation einen rapiden Wandel, der alle Bereiche vonWirtschaft und Gesellschaft erfasst. Im Interview mit CeBIT-VorstandOliver Frese haben wir uns eben diesem Thema gewidmet, aber auchüber die Neuausrichtung der Messe, das diesjährige Partnerland Chinaund die intensivere Zusammenarbeit mit dem Bitkom gesprochen. Zu Letzterem hat sich auch Bitkom-Präsident Prof. Dieter Kempf geäußert. Beide Interviews finden Sie ab Seite 16.

Wünsche, Erwartungen, Themen: Wir haben CeBIT-Aussteller befragt und dabei erfahren, dass die Neuausrichtung und Fokussierung auf das B2B-Geschäft durchweg begrüßt wird. Einige Aussteller sind auch gerade deshalb, nach jahrelanger Abstinenz, wieder auf die CeBIT zurückgekehrt. Insbesondere der klare undeindeutige Business-Fokus wird als richtungsweisender Ansatz gelobt. Großer Wert wird auf den direkten undintensiven Kundendialog gelegt, denn „bei allen digitalen Werbekanälen ist das persönliche Gespräch durchnichts zu ersetzen“. Schließlich muss mit der Messe „ein klarer Mehrwert gegenüber herkömmlichen Informa -tions- und Kommunikationskanälen“ geboten werden, so die Meinung der Aussteller. Die Digitalisierung istdabei zweifellos das zentrale Thema, was sich als roter Faden durch die einzelnen Messestände zieht. Nunwünscht man sich, dass die CeBIT „an die Erfolge von vor zehn Jahren anknüpft“ und „zu altem Glanz“ findet.Das Konzept „Klasse statt Masse“ scheint voll aufgegangen zu sein und durch die Neuorientierung wurde die„Qualität und die Strahlkraft der Messe spürbar angehoben“. Warten wir es ab, ob die Messe in diesem Jahrdas wiedergewonnene Vertrauen der Aussteller zurückzahlen kann. Die komplette Umfrage ab Seite 20.

Aus drei mach eins: Die Landesmesse Stuttgart hat die Konsequenzen aus den katastrophalen Zahlen für das IT-Messetrio im Herbst gezogen und eine Neuausrichtung für die IT & Business, DMS Expo und CRM-Expobekanntgegeben: In Zukunft finden die drei themenverwandten Fachmessen gemeinsam unter der Marke„IT & Business – Fachmesse für digitale Prozesse und Lösungen“ statt. Ulrich Kromer von Baerle, Geschäftsfüh-rer der Messe Stuttgart, und Gunnar Mey, Abteilungsleiter Industrie, äußern sich im Interview ab Seite 36 zuden Hintergründen der Neupositionierung.

Endlich Rechtssicherheit? Zu dem aktuellen Thema TR-Resiscan bzw. ersetzendes Scannen entzündensich kontroverse Debatten. Kritiker der Technischen Richtlinie bemängeln u. a. den hohen Aufwand und eine komplexe praktische Umsetzung. Befürworter der TR-Resiscan hingegen begrüßen es, dass Unternehmen und Behörden damit verbindliche Vorgaben an der Hand haben, wenn sie Papierdokumente scannen und die Originale vernichten wollen. Wir sind der Sache nachgegangen und haben Scan-Dienstleister zu den Vorteilen und der zu-künftigen Rechtssicherheit befragt. Auch Consulter und Verbände kamen zu Wort und haben sich zum Aufwandund Nutzen der Technischen Richtlinie geäußert. Mehr dazu ab Seite 64.

„d!conomy ist das Top-Thema der CeBIT 2015 –der rasante Einzug von IT und Digitalisierung inalle Bereiche des Lebens.“

BITEDITORIAL

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4 | BIT 2–2015

BITINHALT

Office-Systeme

Canon: Grund für Zuversicht 8

Sharp: Radikaler Turnaround in Richtung B2B 10

Samsung: Intuitiv und intelligent 12

Ricoh: Ausgzeichnetes Portfolio 14

CeBIT

CeBIT: Interview mit CeBIT-Vorstand Oliver Frese 16

Bitkom: Ideeller Träger – Interview mit Prof. Dieter Kempf 19

BIT-Umfrage zur CeBIT: Zurück zum alten Glanz 20

BCT Deutschland: Konzept ist voll aufgegangen 21Callas Software: Kongressprogramm ausbauen 21Docuware: Mehr Entscheidungsfreude 22ELO: Zu altem Glanz verhelfen 22Francotyp-Postalia: Networking-Aspekt fokussieren 23HSM: Rückkehr wegen Neuausrichtung 24Konica Minolta: IT ist Rückgrat von Unternehmen 24Kodak Alaris: An alte Erfolge anknüpfen 25Inotec: Mehr qualifizierte Besucher 25Kühn & Weyh: Interpretatorisches Rätsel 26Pitney Bowes: CeBIT als Chance wahrnehmen 26Seal Systems: Überzeugendes Konzept 27Signotec: Kompetentes Fachpublikum 27Samsung: Klarer Business-Fokus 28TA Triumph-Adler: Lieber Qualität als Quantität 28

Francotyp-Postalia: Digitale Poststelle 29

Bitkom: ECM digitalisiert Economy 30

HSM: Sicher und wirtschaftlich 32

Konica Minolta: Let documents flow 33

Scopevisio: Absolut flexibel 34

Enterprise-Content-Management

IT & Business: Ganzheitliches Konzept 36

Fachforum Dialog: Die Zukunft mit EIM 39

ELO: Digitale Arbeitsformen 40

Kofax: Effiziente Interaktion 46

Procad: Struktur und Ordnung 48

Sharp: Workflow auf Knopfdruck 50

Geschäftsprozesse in Unternehmen und Verwaltungen

Image Access: Scannerzwischen Aachen und Tausend und einer Nacht –im Internationalen Zeitungs-museum wird der größtebislang gebaute Bookeye-Scanner eingesetzt, wäh-rend über hundert kleinereSysteme für ein Digitalisie-rungsprojekt in den Na henOsten geliefert wurden.

Titelstory ab Seite 74.

TR-Resiscan

BIT-Umfrage: Endlich Rechtssicherheit? 64

Francotyp-Postalia: Beweiswert bleibt erhalten 65Letterscan: Richtige Antwort 65SRZ: Orientierungshilfe für Projekte 66Intarsys: Einheitliches Verständnis 66Governikus: Bedenken ausräumen 67Ceyoniq: Nachvollziehbarkeit wichtig 67Alpha Com: Kein Mehrwert erkennbar 68Open Limit Signcubes: Es braucht noch etwas Zeit 68PDF Association: Pragmatisch herangehen 69FMI: Individuelle Entscheidung 69

Zöller & Partner: Hoher Aufwand 70

Governikus: Prüfungen standhalten 73

Elektronische Akte

Aconso: Planen, prüfen, aber nicht sparen 60

Top Flow: Schlanke Prozesse 62

Elektronische Rechnung

PDF Association: Interview zu ZUGFeRD 42

Dvelop: Das Verständnis ist da 45

SharePoint

IPI: Der Highway zur Cloud 52

Alegri: Intranet-Einführung in Unternehmen 54

Pentadoc: Stark im Team 56

Alegri: SharePoint-Lösungsszenarien 58


Von der Dokumentenerstellung

bis zum Kunden.

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Output-Management

Compart: Je früher, desto besser 90

Doxnet geht neue Wege 100

Drupa: In Zukunft alle drei Jahre 101

Kundenkommunikation

Ityx: Die hybriden Kunden 92

Telekom: Facebook at work 94

Formware: Upgrade für die Reiseunterlagen 96

Hefter: Sicher und verschlüsselt 97

TUI Infotec: Transparent kommunizieren 98

Output-Zentrale und Document-Factory

Editorial 3

Panorama 6

Bitkom-Kompetenzbereich ECM 35

Köpfe & Karrieren 59

PDF Association 63

Dienstleister 88

BIT-Kompass 102

Herstellerverzeichnis 105

Vorschau / Impressum 106

Rubriken

Scannen

Imageware: Zukunftsfähige Scan-Software 79

Kodak Alaris: Effizienz von Anfang an 80

Docuware: Dokumente mobil scannen 81

Zeutschel: Neue Funktionen 82

Fujitsu: Enterprise-Technologie 83

Inotec: Mehr als eine Scan-Straße 84

Kofax: Hochkritischer Prozess 86


6 | BIT 2–2015

BITPANORAMA

Die Mehrzahl von Datenverlusten in Unternehmen wird nicht durch Hacker oder anonyme Internetorga -nisationen verursacht, sondern vonder Nachlässigkeit interner Mitarbei-ter. Das geht aus einem aktuellen Leit-faden des InformationsunternehmensExperian hervor. Einer der Haupt-gründe liegt dabei in mangelnder In -formation, denn nur wenige Mitarbei-ter agieren bewusst nachlässig. Ihnenfehlt stattdessen die Wissensgrundlageum neue Technologien und wie dieseverantwortungsvoll innerhalb einesUnternehmens verwendet werden sollten.

Die Redaktion des Cloud-Markt-platzes „Cloud world“ hat sich in demaktuellen Leitfaden ausführlich mitdem „Risiko Mensch“ beschäftigt und

zeigt Fehlerquellen auf, die im Um-gang mit sensiblen Daten auftretenkönnen, schlägt jedoch auch Präven-tivmaßnahmen und Lösungen zu mehrTransparenz und gleichzeitiger Sicher-heit der Daten vor. Cloud world ist einneutraler B2B-Marktplatz für Cloud-Produkte und -Dienstleistungen undsieht sich neben einem Directory auchin der Verantwortung, Informationenund Ratgeber rund um Cloud-Compu-ting in Deutschland bereitzustellen.

Der Leitfaden „Risiko Mensch“zeigt Situationen, Verhaltensweisenund Versäumnisse auf, die in einemUnternehmen zu Datenschutzrisikenführen können. Gleichzeitig gibt erTipps und Hinweise, wie man Compli-ance- und Datenschutzverstöße ver-meiden kann. (www.cloud.de)

Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten

Mitarbeiter sind zu nachlässig

Cloud-Computing, IT-Sicherheit und BigData Analytics sind die drei wichtigstenHightech-Themen des Jahres. Neu inden Top-Fünf ist in diesem Jahr dasThema Industrie 4.0. Das hat die jähr -liche Trendumfrage des Branchenver-bands Bitkom ergeben. Danach hat sichCloud-Computing mit 64 Prozent derNennungen wieder an die Spitze ge-setzt. Im vergangenen Jahr lag IT-Sicher-heit infolge des NSA-Skandals mit gro-ßem Abstand vorne. Allerdings hat dasThema Sicherheit bei den IT-Anbieternmit 61 Prozent Nennungen und Platzzwei kaum an Bedeutung eingebüßt. BigData etabliert sich in der Spitzengruppeund kommt auf 48 Prozent. WichtigsterAufsteiger des Jahres ist das Thema In-dustrie 4.0, das es mit 42 Prozent derNennungen erstmals in die Spitzen-gruppe geschafft hat.

„Industrie 4.0 hat aktuell die größteDynamik und ist für die Bitkom-Branchedas Trendthema des Jahres“, sagt Bit-

Thema Industrie 4.0

Aufsteiger des Jahreskom-Präsident Prof. Dieter Kempf. „DieDigitalisierung des produzierenden Ge-werbes ist für die Wettbewerbsfähigkeitder deutschen Wirtschaft von existen-zieller Bedeutung.“ Auf Platz fünf desRankings liegt das Thema Mobile-Com-puting, das 40 Prozent der Befragten alswichtigen Trend nennen. Im Vergleichzum Vorjahr (47 Prozent) hat es damitzwei Plätze eingebüßt.

Als weiteres bedeutendes Themanennen 28 Prozent der befragten IT-Manager den Einsatz sozialer Netzwer -ke und IT-gestützte Formen der Zusam-menarbeit in Unternehmen oder ande-ren Organisationen, die unter dem Stich-wort Enterprise 2.0 diskutiert werden.Dagegen hat der Aufbau von Systemenfür die externe Kommunikation in sozia-len Medien an Bedeutung verloren. Nurnoch 16 Prozent nennen Social Mediaund Social Business als wichtiges Themaim Vergleich zu 28 Prozent im Vorjahr.(www.bitkom.org)

Laut dem aktuellen „Trendreport: ERPim Mittelstand“ können Unternehmenmehr als 100 Mio. Euro durch denEinsatz eines ERP-Systems einsparen.Die Umfrage fand im Auftrag der Planat GmbH im Rahmen der IT-Fach-messe IT & Business unter IT- und Entwicklungsexperten statt. Nach denErgebnissen der Studie geht etwa einDrittel der Befragten davon aus, jähr-lich mehr als 100 Mio. Euro durch denEinsatz eines ERP-Systems einsparenzu können. 29 Prozent vermuten, dass die Ersparnis an einer Marke von 100 Mio. Euro sicher kratzenwird.

„Es steht außer Frage, dass ERP-Systeme Einsparungen im dreistelligenMillionenbereich möglich machenkönnen“, schlussfolgert ChristianBiebl, Geschäftsführer der PlanatGmbH. Der IT-Experte weist allerdingseindringlich darauf hin, dass ERP-Sys-tem und Unternehmen für die opti-male Effizienzleistung immer exaktaufeinander abgestimmt sein müssten.

Die Frage nach der Höhe der er-warteten Effizienzsteigerungen beant-worteten 37 Prozent der befragten Experten, mit einem erwarteten Stei-gerungsvolumen von mehr als 50 Pro-zent. Fast ein Drittel geht immer nochvon 20 Prozent mehr Effizienz aus. 18 Prozent, und damit fast jederFünfte, spricht von einer möglichenSteigerung der Leistungsfähigkeit umdie Hälfte. 13 Prozent erwarten im-merhin noch eine Verbesserung von 10 Prozent. „Viele Unternehmenhaben heute noch kein ERP-System,weil sie die Anschaffungskostenscheuen oder weil bisher ,doch allesfunktioniert‘“, so Biebl. „Internationa -lisierung, Datenflut und ähnliche Än-derungen können so allerdings nichtaufgefangen werden. Gezieltes Invest-ment in den Einsatz eines ERP-Systemskönnte die Unternehmenseffizienz steigern und bares Geld sparen.“ (www.planat.de)

Studie: ERP spart Geld

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IT-Projekte werden schon heute oft ininternationaler Zusammenarbeit abge-wickelt, künftig werden ausländischeExperten aber eine noch größere Rollespielen. Das ist das Ergebnis einer repräsentativen Befragung unter 710 ITK-Unternehmen im Auftrag des Digitalverbands Bitkom. Mehr alsjedes vierte deutsche IT-Unternehmen(26 Prozent) arbeitet derzeit bei Pro-jekten mit ausländischen Spezialistenzusammen. Jedes fünfte Unternehmen(20 Prozent) setzt dabei auf Koopera-tionen innerhalb Europas, etwa ge-nauso viele (21 Prozent) kooperierenmit Fachleuten außerhalb Europas.„Die IT-Branche ist eine globale Bran-

che, in der die Zusammenarbeit überUnternehmens- und Ländergrenzenhinweg besonders einfach ist“, sagt Bitkom-Präsident Prof. Dieter Kempf.„Die Zahlen zeigen aber auch, dass die Arbeit ins Ausland verlagert wer-den kann, wenn es den Unterneh-men nicht gelingt, in Deutschland genügend Fachkräfte zu finden. Imschlimmsten Fall lassen wir so die gro-ßen Chancen durch die digitale Trans-formation zur d!conomy liegen.“ Künf-tig werden nach Einschätzung der IT-Unternehmen mehr Projekte in inter-nationaler Zusammenarbeit durchge-führt werden. Rund jedes vierte Unter-nehmen (23 Prozent) geht davon aus,

Bitkom: Ausländische Spezialisten begehrt

Über Ländergrenzen hinweg

dass es stärker auf IT-Experten außer-halb Europas setzen wird. Nur 5 Pro-zent rechnen damit, dass diese Koope-rationen seltener werden. Noch deut -licher ist die Erwartung bei internatio-nalen Projekten mit IT-Spezialisten ausEuropa. 26 Prozent rechnen mit einerZunahme, nur 3 Prozent mit einemRückgang. (www.bitkom.org)

IT-Projekte werdenhäufig in interna-tionaler Koopera-tion abgewickelt.Dabei werden vorallem Experten innerhalb Europasimmer wichtiger.A

bb.: Be

njam

in Haa

s, Fotolia


8 | BIT 2–2015

Office-Systeme

Geschäftsprozesse

Canon stellt neuen Insight Report und Cross Media Guide vor

Grund für ZuversichtWährend einer Presseveranstaltung in Mülheim an der Ruhr

hat Canon Ende Januar zwei neue Veröffentlichungen vor -

gestellt: den neuen Insight Report sowie den Cross Media

Guide. Gerade die Ergebnisse des Insight Reports stellen eine

klare Vision und Empfehlungen für Druckdienstleister bereit,

um ihr Geschäft erfolgreich voranzutreiben.

Der Insight Report mit dem Titel „Ge-stalten Sie Ihre Zukunft mit Druck“ isteine unabhängige Marktstudie, die vonCanon in Auftrag gegeben wurde, umTrends und Chancen für Druck undDruckdienstleister zu analysieren. DieStudie basiert auf über 550 geführtenInterviews mit Entscheidungsträgernaus 25 Ländern in Europa. Befragtwurden 275 grafische Betriebe und In-house-Druckereien sowie 277 Druck-und Medieneinkäufer unterschiedli-cher Branchen und Betriebsgrößen;davon mehr als 60 Unternehmen inDeutschland.

Das Gesamtergebnis der Studiezeigt, dass eine gesunde Nachfragenach Druck als Kommunikationsme-dium besteht. In Anbetracht eines An-teils von 62 Prozent der Druck- und

Medieneinkäufer, die Druckaufträgefür ihre Kommunikationskampagnenerteilen, gibt es in den letzten zweiJahren wenig Anzeichen für einendrastischen Rückgang. Von den be -fragten Druckdienstleistern erkennen80 Prozent aus ihrer Sicht jedoch jetztdie Notwendigkeit für Veränderungen,um für die zukünftigen Anforderungenihrer Kunden gerüstet zu sein.

Werte und Mehrwerte

Nach Ansicht der Druckeinkäufer stelltDruck immer noch einen erheblichenWert dar, da er die einzigartige Fähig-keit besitzt, Qualität zu vermitteln, dasanspruchsvollere Offline-Publikum zuerreichen und die Vermittlung von Bot-schaften von der digitalen Kommuni-kation zu differenzieren. Vor dem Hin-tergrund der Wachstumsprognosen fürdigitale Medien und Online-Medienund in Anbetracht eines Anteils von 38 Prozent der Einkäufer, die einenRückgang in der Verwendung vonDruck für wahrscheinlich halten, liegtdie Herausforderung für Druckanbieterin der Darstellung von Werten undMehrwerten gegenüber virtuellen Alternativen, die als besser mess- undverfolgbar wahrgenommen werden.Während sich Kunden von Drucke-reien weitgehend zufrieden mit ihrenDruckanbietern zeigen – 84 Prozentgeben an, dass diese ihre Kommunika-

tionsbedürfnisse erfüllen – gibt esimmer noch Raum für eine intensivereEinbindung der Kunden, um die Ge-schäftsmöglichkeiten zu verbessern.Nur 56 Prozent der Druckeinkäuferhaben den Eindruck, dass sie durchihre Druckdienstleister auf neue Ent-wicklungen hingewiesen werden. Esverbleiben 44 Prozent, die bestätigen,dass ihr Druckdienstleister sie nicht aufdem Laufenden hält – ein Anzeichendafür, dass es für Anbieter noch Raumfür Verbesserungen gibt in Bezug aufdie proaktive Bereitstellung von Bera-tung und die Heranführung an dieneuesten Produkte und Technologien.Trotz der mangelnden Aufklärung überdie neuesten Entwicklungen wird beider Bekanntheit sowie dem Einsatzvon Digitaldruck ein Aufwärtstrendverzeichnet. Kleinauflagen, Print-on-Demand und Web-to-Print registrierenausnahmslos anhaltendes Wachstum,das zum Teil durch den Kosten- undZeitdruck der Medieneinkäufer ange-trieben wird.

Vorteile von Web-to-Print

Mit einem Zuwachs von 50 Prozentseit dem Jahr 2012 verzeichnet Web-to-Print die größte Steigerung seit demletzten Insight Report. Knapp jederdritte Kunde nimmt inzwischen Web-to-Print-Dienstleistungen in Anspruch.Sowohl Druckbetriebe als auch derenKunden erkennen die Vorteile vonWeb-to-Print: mehr Komfort, höhereGeschwindigkeit und Kosteneffizienz,höhere Kundenbindung sowie Cross-Selling-Potenziale für Druckereien. Es mangelt hier jedoch noch an derentsprechenden Bekanntheit, denn 39 Prozent der befragten Druckerei-kunden sind über die Verfügbarkeitvon Web-to-Print-Dienstleistungennicht informiert. Ebenso überzeugend

Marc Schnierer,Marketing ManagerProfessional Print& Wide Format bei Canon: „Dieseneueste Studie hatuns die Gelegen-heit gegeben,Trends und Einstel-lungen aus einigenunserer früherenInsight Reportsaufzugreifen.“

Der Insight Reportist eine unabhän-gige Marktstudie,die von Canon inAuftrag gegebenwurde, um Trendsund Chancen fürDruck und Druck-dienstleister zuanalysieren.


dem Marktwissen von Experten sowieauf Erkenntnissen der unabhängigenBerater des Essential Business BuilderProgram (EBBP). Als inspirierende In-formationsquelle soll der Cross MediaGuide Druckdienstleistern helfen, bes-ser zu verstehen, welche Geschäfts-chancen die Erweiterung ihres Port -folios um Kommunikationsdienstleis-tungen über andere Kanäle als Druckbietet, und wie sie diese Chancen pro-fitabel nutzen können.

Im Anschluss an eine detaillierteEinführung in das Thema Cross Mediaerklärt das Handbuch Schritt fürSchritt, auf welchem Weg sich Druck -anbieter zum Medien-Dienstleister ent-wickeln können. Der Guide hilft darü-ber hinaus, Druckprodukte als wich-tige und effektive Kommunikationsin-strumente in Ergänzung zu digitalenMedien zu positionieren. Zusätzlich zuInformationen und Erkenntnissen bie-tet das Handbuch auch Anregungen in

Form von Fallstudien über Unterneh-men, die Cross Media erfolgreich in ihrLeistungsspektrum aufgenommenhaben. Darüber hinaus werden Bei-spiele von innovativen und effektivenCross-Media-Anwendungen mit mess-barer Rendite (Marketing Return on In-

vestment, MROI) präsentiert. Vervoll-ständigt wird das Handbuch durcheinen unabhängigen Überblick desMarktforschungsunternehmens Info-trends über die führenden Cross-Media-Technologien.

Albrecht Hermann, Produkt-Mana-ger Solution bei Canon Deutschland,erklärt: „Cross Media gilt seit langemals eine große Chance für Druckbe-triebe. Jedoch zeigen unsere Untersu-chungen, dass es vielen Druckdienst-leistern schwerfällt zu beurteilen,worum es dabei genau geht, ob es fürihr Unternehmen das Richtige ist undwie sie den Einstieg in das Thema fin-den können. Mit diesem Handbuchhaben wir es uns zum Ziel gesetzt,genau diese Fragen zu beantwortenund so unsere Kunden beim Ausbauihres Geschäfts zu unterstützen.“

Marc Schnierer dazu: „Das Hand-buch verbindet Anregungen mit umfas-senden Einblicken, gestützt auf unse-ren Erfahrungen aus der Zusammen -arbeit mit erfolgreichen Cross-Media-Marketing-Dienstleistern und bietet soeinen Anknüpfungspunkt für Gesprä-che zwischen Druckdienstleistern undihren Kunden. Wir sind uns sicher, dasHandbuch wird ein wertvolles Arbeits-mittel für diejenigen sein, die den Nut-zen von Druckprodukten erhöhen undihre Kernkompetenzen in einem Multi-channel-Kommunikationsmix nochstärker ausschöpfen wollen.“ (www.canon.de)

ist die Chance, das Serviceangebot aufnicht gedruckte Medien auszuweiten,um die bestehende Druckkommuni -kation zu ergänzen. Heute nutzen 68 Prozent der befragten Druckeinkäu-fer Multichannel-Kommunikation –eine deutliche Steigerung um 10 Pro-zent in nur zwei Jahren. Der Canon-Report von 2012 „The Bigger Picture“stellte ebenfalls heraus, dass Druck in94 Prozent der Multichannel-Kampa-gnen verwendet wurde und so dasFundament bildet, auf dem digitaleMedien anschließend eingesetzt wer-den können. Im Gegensatz dazu bie-ten nur 20 Prozent aller Druckdienst-leister die Koordination von Multi-channel-Kampagnen an. Dies deutetdarauf hin, dass eine klare Lücke zwi-schen der Hilfe besteht, die Druck -einkäufer bei der Entwicklung ihrerMultichannel-Kampagnen wünschenund brauchen, und dem aktuellen An-gebot von Druckdienstleistern.

Zur Veröffentlichung des fünftenCanon Insight Reports erklärt MarcSchnierer, Marketing Manager Profes-sional Print & Wide Format: „Dieseneueste Studie hat uns die Gelegenheitgegeben, Trends und Einstellungen auseinigen unserer früheren Insight Re-ports aufzugreifen und so ein außer -ordentlich wertvolles Bild davon zu erhalten, wie sich die Industrie in denvergangenen sechs Jahren entwickelthat. [...] Es gibt unter den Druck- undMedieneinkäufern viel Grund für Zu-versicht in Bezug auf die anhaltendeWerthaltigkeit von Druck. Druck-dienstleister können jedoch noch Ver-besserungen vornehmen, um weitereChancen zu ergreifen und eine nochstärkere Verbindung zu ihren Kundenherzustellen.“

Nützliches Handbuch

Mit dem Cross Media Guide hatCanon ein Handbuch mit wertvollenAnregungen für alle Druckdienstleisterpräsentiert, die ihr Portfolio um cross-mediale Kommunikation erweiternwollen. Das Handbuch basiert auf um-fangreichen Branchenuntersuchungen,

Albrecht Hermann,Produkt-ManagerSolution, CanonDeutschland:„Cross-Media giltseit langem als einegroße Chance fürDruckbetriebe.“

Der Cross Media Guide ist ein Hand-buch für alle Druckdienstleister, die ihr Portfolio um crossmedialeKommunikation erweitern wollen.

BIT 2–2015 | 9


Office-Systeme

Geschäftsprozesse

10 | BIT 2–2015

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Sharp-Partnertagung 2015: Radikaler Turnaround in Richtung B2B

„Wir sind immer noch da“Nach der Schieflage vor zwei Jahren ist Sharp im letzten

Jahr wieder in die Gewinnzone zurückgekehrt. Auf der

Fachhandelstagung Mitte Januar in Düsseldorf präsentierte

das Management den rund 100 Partnern die Strategie für

die nächsten Jahre. Aktuell vollzieht der Konzern gerade

einen radikalen Kurswechsel in Richtung B2B.

Insbesondere das Document-Solutions-Geschäft (MFP und Drucklösungen)soll gezielt ausgebaut werden. Dazuwurde die vor zwei Jahren gegründeteSharp Business Systems Deutschland(SBSD) personell stark aufgerüstet undmit Michael Erndt ein langjährigerBranchenkenner als neuer Vertriebs -direktor verpflichtet. Alexander Her-mann übt sich bis auf weiteres in der Doppelfunktion als Vice PresidentEurope und Geschäftsführer Deutsch-land.

Ein harter Restrukturierungskursmit zum Teil schmerzlichen Einschnit-ten hatte u. a. zur Folge, dass das defi-zitäre LCD-TV-Geschäft in Europa ein-gestellt, und das Consumer-Geschäft,das vormals mehr als die Hälfte desUmsatzes ausgemacht hatte, stark zu-rückgefahren wurde. Doch der harteKonsolidierungskurs hat sich gelohnt:Bereits zum Ende des letzten Ge-

schäftsjahres war die Sharp Inc. wiederin die Gewinnzone zurückgekehrt.Nächstes Ziel für das laufende undnächste Geschäftsjahr ist der schritt-weise Ausbau des Bereichs InformationSystems (IS), der die beiden B2B-Spar-ten Document Solutions (MFP undDrucklösungen) sowie Visual Systems(Displays, Beamer) bündelt.

Auch hierzulande hat Sharp seineStruktur grundlegend umgebaut: Vorknapp zwei Jahren wurde die SharpBusiness Systems Deutschland (SBSD)mit Sitz in Köln gegründet. Dort wurden zum einen die akquiriertenFachhandelshäuser und mittlerweile 100-prozentigen TochterunternehmenGOP Global Office Products AG undMKT Moderne Kopiertechnik GmbHsowie sämtliche Direktvertriebsaktivi-täten gebündelt. Zum anderen über-nahm die SBSD zum 1. April 2014 dieVerantwortung für den indirekten Ver-trieb der Document-Solutions-Sparte.

Ernstzunehmende Größeim deutschen MarktAlexander Hermann: „Früher war derBereich Document Solutions eine rela-tiv kleine Vertriebsabteilung in einemgroßen, CE-lastigen Konzern. Jetzthaben wir unser B2B-Geschäft in derSBSD gebündelt und können uns vollund ganz auf unser Kerngeschäft fo-kussieren.“ Die Zahlen sprechen für

sich: Zählte der Bereich Document So-lutions, der traditionell in Hamburg an-gesiedelt war, vor 2012 rund 30 Mit -arbeiter, so beschäftigt die SBSD aktu-ell 221 Mitarbeiter – inklusive Direkt-vertrieb und Akquisitionen. Man ver-fügt über zwölf Niederlassungen bun-desweit und erwirtschaftete 2014 Um-satzerlöse von 80 Mio. Euro. Von einerflächendeckenden Präsenz ist manzwar immer noch ein Stück entfernt –aber mit dieser Struktur ist Sharp imdeutschen MFP-Markt zumindest eineernst zu nehmende Größe. Das Kräfte-verhältnis zwischen Fachhandels- undDirektvertrieb hält sich relativ dieWaage: Aktuell erwirtschaftet Sharp 58 Prozent seines Umsatzes hierzu-lande im Partnerkanal.

Europaweit zählt Sharp mit einerUmsatzgröße von ca. 500 Mio. Eurozwar nicht zu den Big Playern imMFP-Geschäft. „Aber wir wachsenwieder zweistellig und erzielen einengesunden Profit“, erklärt der in derSchweiz lebende gebürtige Österrei-cher Alexander Hermann. Gerade letz-terer bleibt in einem Markt, der daskaufmännische Einmalseins gerne ausden Augen verliert, oft auf der Strecke.Hermann: „Es ist keine Schande, Geldzu verdienen.“

Die Sharp-Partnertagung 2015 bot einen idealen Rahmen zum Austausch und Networking im Kollegenkreis und mit dem Sharp-Management.

Michael Erndt, Vertriebsdirektor,Sharp Business Sys-tems DeutschlandGmbH: „Wir sindein Start-up mit 40 Jahren Erfahrung.“


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Start-up mit 40 Jahren Erfahrung

Dass Sharp durch den Konzernumbauzusätzlich Zeit verloren hat, darausmacht Hermann keinen Hehl: „Wirhatten in den letzten Jahren alleHände voll zu tun, das Sharp-Schiffwieder auf Kurs zu bringen. Aber wirsind immer noch da und arbeiten mitHochdruck daran, neue Lösungen undServices für den digitalen Dokumen-ten-Workflow auf den Weg zu brin-gen.“ Dass man (wie jeder andereMFP-Hersteller auch) neue Erlösquel-len braucht, um das langfristig rück -läufige Output-Geschäft aufzufangen,steht außer Frage. Eines dieser neuenErlösmodelle ist das vor gut einem Jahrneu vorgestellte „Sharp Cloud PortalOffice“, eine cloudbasierte Lösungzum Archivieren und Verteilen von

Dokumenten. Hermann sieht Sharpauch deshalb in einer guten Position,weil die Japaner neben dem Geschäftmit Fertigprodukten zudem über einstarkes Standbein mit Elektronik-Kom-ponenten verfügen. Ob Mikrochips,LCD-Panels oder Displays – das Innen-leben vieler Marken-Smartphones undTablets ist zumindest teilweise„powered by Sharp“.

Michael Erndt, der seit Juni letztenJahres sämtliche Vertriebsaktivitätender SBSD verantwortet, ist optimis-tisch, dass Sharp hierzulande trotz desharten Verdrängungswettbewerbs wie-der an Boden gut machen wird. Sowerde das Line-up weiter vervollstän-digt und auch beim Support könneman seinen Fachhandelspartnern ei-nige Neuerungen bieten. BesonderesWachstumspotenzial sieht Erndt imBereich Light-Production-Printing

sowie beim Sharp Cloud Portal. Auchwenn die SBSD erst vor zwei Jahrengegründet wurde, so ist man im deut-schen MFP- und Druckermarkt allesandere als ein Newcomer. Erndt: „Wir sind ein Start-up mit 40 JahrenErfahrung. Zusammengerechnetkommt mein Team auf 153 Jahre Fachhandelserfahrung.“ (www.sharpbusiness.de)

Alexander Her-mann, Vice Presi-dent Europe undGeschäftsführerDeutschland,Sharp: „Wir hattenalle Hände voll zutun, das Sharp-Schiff wieder aufKurs zu bringen.“


Office-Systeme

Geschäftsprozesse

Samsung: Vom Drucker zum smarten Dokumenten-Manager

Intuitiv und intelligentAuf dem Weg in die Besprechung und der letzte Stand der

Präsentation liegt im E-Mail-Eingang? Kurz vor der Abfahrt

zum Kundentermin zwar alle Unterlagen ausgedruckt, nur

die Wegbeschreibung nicht? Die neuen Multifunktionssysteme

der Samsung MX4-, MX53- und MX45-Serie, die auch ohne

PC drucken, sparen im hektischen Büroalltag kostbare Zeit.

Mit dem neuen androidbasierten Bedienkonzept verlagert

Samsung nicht nur die komplette Intelligenz, die der Drucker

bislang vom PC oder Server beziehen musste, in das Ausgabe-

gerät. Samsung bringt auch die intuitive Bedienung, die

Nutzer bereits von ihrem Smartphone kennen, auf die MFP.

übertragen? Das 10,1 Zoll (35,65 cm)große Farb-Touchscreen-LCD bietetden hohen Bedienkomfort eines Tab-lets: Über große, einfach erkennbareIcons scannen und versenden Mitar-beiter Dokumente mit einem Klickund navigieren mittels Wischtechnikdurch das Einstellungsmenü. Miteinem Klick auf das Box-Symbol amDrucker-Display lassen sich Doku-mente zudem auch direkt öffnen, be -arbeiten, drucken oder mitnehmen.

Einstellungssache

Die Bedienoberfläche kann mithilfe so genannter Widgets – vorinstallierterFunktionen, die mit einem Klick ver-fügbar sind – präzise an die täglichenAufgaben jeder Bürogemeinschaft an-gepasst werden. Das können Architek-ten sein, die häufig umfangreiche Bau-pläne einscannen, oder Mitarbeiter inTrainingszentren, die regelmäßig Booklets für Schulungen aus drucken.Zusätzlich können Anwender wie aufihrem Smartphone Apps aus dem Samsung-Printing-App-Store installie-ren, die ihnen die tägliche Arbeit er-leichtern. Das so individualisierte Be-dienfeld, das die am häufigsten benö-tigten Funktionen und Arbeitsabläufeauf dem Startbildschirm bündelt, spartwertvolle Zeit und trägt zu einer pro-duktiven Arbeitsumgebung bei. AuchStatusinformationen – der Füllstanddes Toners und der Papierkassetteetwa – lassen sich optisch auf demBildschirm darstellen, so dass Mitarbei-ter auf einen Blick sehen, ob sie baldPapier nachlegen oder den Toner aus-tauschen müssen.

Genügsame Dauerläufer

Die Verbindung aus modernem Be-dienkonzept und robuster Hardwareschafft eine leistungsfähige Arbeits -umgebung: Die MX4 A3-Monochrom-Multifunk tionsdrucker MultiXpressK4350LX, K4300LX und K4250RXüberzeugen dank 1-GHz-Doppelkern-prozessor durch hohe Druckge-schwindigkeiten von bis zu 35 Seitenpro Minute. Bei der A3-Farb-Multi-funktionsserie, die sich aus den Gerä-ten MultiXpress X4300LX, X4250LXund X4220RX zusammensetzt, lan-den zwischen 22 und 30 Seiten proMinute im Ausgabefach.

Mitarbeiter müssen sich im Arbeitsall-tag mit einer Vielzahl teils komplexerMenüführungen ihrer IT-Geräte aus -einandersetzen und deren Logik jedesMal neu gedanklich nachvollziehen.Ein geräteübergreifendes Bedienkon-zept hilft ihnen, auch anspruchsvolleArbeitsabläufe mit diesen Geräten effektiv zu erledigen.

Und was liegt da näher, als die be-kannte androidbasierte Bedienung ausdem Smartphone auf einen Drucker zu

Das 10,1 Zoll großeFarb-Touchscreen-LCD der Samsung-MultiXpress-MFPbietet den hohenBedienkomforteines Tablets.

12 | BIT 2–2015


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Die A4-Monochrom-Multifunktions -systeme MultiXpress M5370LX undM4370LX liefern eine Druckge-schwindigkeit von bis zu 53 bzw. 43 Seiten pro Minute. Der ProXpressM4583FX druckt bis zu 45 Seiten proMinute.

Die OptimierungstechnologieReCP (Rendering Engine for CleanPages) und der Polymer-Toner sorgenfür scharfe Ausdrucke mit lebendigen,glänzenden Farben. Dabei gehen dieSamsung-Multitalente sparsam mitihren Ressourcen um und bieten so-wohl hohe Toner- und Trommelreich-weiten. Beides schlägt sich in niedri-gen Druckkosten nieder.

Mit den A3- und A4-Systemen derMX-Serie hat Samsung ein umfassen-des und übergreifendes Konzept ge-schaffen, um moderne Büroumgebun-gen in puncto Druck und Dokumen-tenverarbeitung zu unterstützen: Jenach Aufgabenstellung können Unter-nehmen ihre geeignete MFP-Flottezusammenstellen und dank Android-Bedienkonzept ebenso individuell aufdie täglichen Arbeitsanforderungen imBüro hin einrichten.

Mobiles Arbeiten

Durch die Kombination aus hoherDruck- und Scan-Geschwindigkeit,hervorragender Qualität und smartem Dokumenten-Management interpre-tiert Samsung die Rolle des Ausgabe-gerätes neu: Der Drucker, der ohneServer und PC druckt, wird zum zen-tralen Baustein digitaler Prozesse undproduktiver Arbeitsumgebungen.Indem das androidbasierende Bedien-konzept den Druckprozess vom PCentkoppelt, können Mitarbeiter flexi-bel und geräteunabhängig druckenund effizient mobil arbeiten. (www.samsung.de)

Rasend schnell: Das A4-Monochrom-Multifunktions system MultiXpressM5370LX von Samsung liefert eineDruckgeschwindigkeit von bis zu 53 Seiten pro Minute.

Lexmark hat mit Accuread Automateeine Anwendung für Multifunktions -geräte (MFP) im Portfolio, die das teilautomatische Erfassen und Verar-beiten von Dokumenten ermöglicht.Accuread Automate erkennt und klas-sifiziert Unterlagen bereits beim Scan-nen und liest Schlüsselinformationenaus den Vorlagen heraus, um Dateienautomatisch zu benennen, zu indizie-ren und für nachgelagerte Geschäfts -anwendungen bereitzustellen. Die Anwendung nutzt dafür ausschließlich

Lexmark: Capture-App für Multifunktionsgeräte

Leistungsfähige Lösungdie Ressourcen des MFP und kommtdeshalb ohne zusätzliche Server- undNetzwerkinfrastrukturen aus. Aus diesem Grund eignet sich die Lösungvor allem für kleine und mittlere Unternehmen oder für die Außen-stellen von Konzernen.

Auf Wunsch erstellt Accuread Automate im Zusammenspiel mit der im Lieferumfang enthaltenen App Accuread OCR auch durchsuch-bare PDFs.(www.lexmark.de)


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Geschäftsprozesse

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Ricoh-Multifunktionssysteme erhalten 16 Awards des Buyers Laboratory LLC

Ausgezeichnetes PortfolioInnovativ, energieeffizient, herausragend in der Leistung: Im

Rahmen der „Winter 2015 Pick Awards“ gingen 16 Auszeich-

nungen der Buyers Laboratory LLC (BLI) an Multifunktionssys-

teme von Ricoh. Damit stellt das Unternehmen erneut unter

Beweis, dass es mit seinen Produkten zu den Großen der Bran-

che gehört. Die Urkunden wurden am 18. Februar überreicht.

Ricoh erhielt die Auszeichnung für he-rausragende Leistung im Bereich Inno-vation (Outstanding Achievement inInnovation) für das Smart OperationPanel, dessen Bedienung von Tablet-PCs und Smartphones inspiriertwurde. Die Seiten auf der Home-Ober-fläche lassen sich beispielsweise perFingerwisch durchblättern, und durchdas Menü scrollen Nutzer ebenfallsganz einfach mit dem Finger. Applika-tionen können per Drag and Drop verschoben werden. Zudem bietet dasneue Bedienkonzept die Möglichkeit,eine vereinfachte Ansicht der Basis-funktionen wie Scan oder Fax zu hin-terlegen. So sieht der User

seine Auswahl auf einen Blick. Ricohstattet bereits viele seiner Multifunkti-onssysteme mit dem Smart OperationPanel aus, u. a. die ZSP-Varianten derMP-C401-Serie, der MP-6054-Serieund der MP-3353-Serie.

Überzeugendes Ergebnis

Weitere Auszeichnungen bekam Ricohim Bereich Energieeffizienz, u. a. fürdie A3-MFP-Serie des Jahres für Ener-gieeffizienz (A3 MFP Line of the Yearfor Energy Efficiency). Hier wurdender Aficio MP C2003SP, der MP

C2503SP, der MP 3554SP und der MP 5054SP prämiert. Die Modellewurden aufgrund ihrer kurzen Auf-wärmzeiten, niedrigen TEC-Werte und diversen Energiespar-Funktionenausgewählt. Auch in den KategorienA3- und A4-Multifunktionssystemewurden viele Ricoh-Systeme prämiert.So erhielt das Unternehmen nebendem Award für die A3-MFP-Serie desJahres (A3 MFP Line of the Year) sechsAuszeichnungen im A3- und drei imA4-Segment. Die MP-5054-Modelleüberzeugten die Spezialisten der BLImit herausragenden Leistungen in denLabortests. Denn diese A3-Modelledrucken bis zu 50 Seiten pro Minute,verarbeiten Papiergrammaturen bis300 g/qm und brauchen dank desRicoh-Quick-Start-Up-Systems (QSU)nur 15 Sekunden, um aus dem ener-giesparenden Ruhemodus zurückzu-kehren und sich aufzuwärmen. Prakti-sche Scan-Funktionen und vielseitigeFinishing-Optionen runden die Modelleab. Preisträger in der A4-Kategorie istu. a. die MP C401-Serie. Sie punktetemit ihrer hohen Geschwindigkeit undLeistung, einer langen Lebensdauer beiintensiver Nutzung sowie Funktionenwie durchsuchbaren PDFs oder Aus-weiskopie.

Große Leistungsbreite

„Ich kann mich nicht daran erinnern,jemals zuvor so viele Auszeichnungeninnerhalb einer Pick-Testserie mit sovielen verschiedenen Produkttypen aneinen einzigen Hersteller verliehen zuhaben. Dies ist ein beeindruckendesZeugnis dafür, wie viel harte Arbeitund Innovation Ricoh in sein Produkt-portfolio investiert hat. Insbesonderedie beiden ‚Line of the Year‘-Auszeich-nungen belegen die große Leistungs-breite des Produktportfolios von Ricoh.

Auch in den Kate-gorien A3- und A4-Multifunktions-systeme wurdenzahlreiche Ricoh-Systeme für die herausragendeLeistung prämiert.


Clevere Dokumentenerfassung im Officebereich geht mit dem

zeta ganz einfach: Dokument aufschlagen, von oben scannen,

Scan weiterverarbeiten, versenden, speichern oder ans ECM

übergeben. Der Office-Scanner zeta stört sich nicht an Heft-

klammern, Ordnerbügeln oder Ringbindungen, denn seine

intelligente Caturing-Software entfernt diese automatisch in den

Daten. Das Arbeiten mit dem eleganten zeta ist nicht nur be-

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16. – 20. März 2015 Halle 3 · Stand H17

Herausragende Zuverlässigkeit undLeistung, Bildqualität, starke Sicher-heitsmerkmale und Scan-Funktionensowie führende Energieeffizienz sindGütesiegel, die Ricoh zu einer Klassefür sich machen“, erklärt David Sweet-nam, Leiter der EMEA Research andLab Services von BLI.

„Wir sind sehr stolz darauf, dieseAuszeichnungen von BLI erhalten zuhaben. Sie unterstreichen, dass Ricohauch weiterhin zu den führenden Kräf-ten bei der Entwicklung von Technolo-gien und Innovationen für den Arbeits-platz gehört“, sagt Olivier Vriesendorp,Director Product Marketing, RicohEurope. „Ob durch das Ricoh SmartOperation Panel, unseren Fokus aufdie Entwicklung energieeffizienter Modelle oder die kontinuierliche Verbesserung unseres Produktportfo-lios zum Nutzen unserer Kunden: Wir

Am 18. Februarwurden die Urkun-den der BLI-Awardsan Ricoh über-reicht. Von links:Ingo Wittrock(Head of Marke-ting, Ricoh), Sabrina Heidgen(Product Manager,Ricoh), DavidSweetnam (Head of Research andLab Services EMEA,BLI), Göran Olsson(Sales ManagerEMEA, BLI) und Isabell Lühring(Product Manager,Ricoh).

haben stetig die Entwicklung neuer Arbeitsstile unterstützt, indem wirneue Arbeitsmethoden sowie Techno-logien und Dienstleistungen eingeführt

haben, welche die Art und Weise, inder Menschen Zugang zu Informatio-nen erhalten und mit ihnen arbeiten,nachhaltig verändern.“ (www.ricoh.de)


16 | BIT 2–2015

CeBIT

Geschäftsprozesse

Interview mit CeBIT-Vorstand Oliver Frese

Der richtige MixDas größte Partnerland aller Zeiten, starke Themen und ein

Fokus auf die rasante Digitalisierung: Vom 16. bis 20. März

öffnet die CeBIT in Hannover ihre Tore – die weltweit wichtigste

Veranstaltung für IT und Digitalisierung. BIT sprach im Vorfeld

mit Oliver Frese, CeBIT-Vorstand der Deutschen Messe AG,

über die Neuausrichtung, das diesjährige Top-Thema

d!conomy, die Zusammenarbeit mit dem Bitkom und

das Partnerland China.

Compliance. Diese sechs Themen finden Besucher sowohl bei den Ausstellern als auch in Vorträgen im Forum wieder.

BIT d!conomy ist das Top-Themader CeBIT 2015. Was verstehen Sieunter dem Begriff? Frese Die IT hat ihre Rolle in den ver-gangenen Jahren erheblich verändert.War sie bis vor einiger Zeit ein Instru-ment, um Abläufe in Unternehmen effizienter zu gestalten, ist sie jetzt inallen Bereichen von Wirtschaft undGesellschaft Treiber von Innovation.Das Digitale ist inzwischen ein Mind-set, es ist eine strategische Manage-ment-Aufgabe für jedes Unternehmen.Denn angesichts der Innovationsdyna-mik muss sich jeder fragen, welchenEinfluss die Digitalisierung auf seineWertschöpfungskette und sein Ge-schäftsmodell haben wird. Unter demBegriff der d!conomy verstehen wirgenau diesen Trend, nämlich den ra-santen Einzug der IT und Digitalisie-rung in alle Bereiche von Arbeit undLeben.

BIT Die Digitalisierung ist also der Megatrend. Welche Chancenergeben sich für Unternehmendenn aus dem „Internet der Dinge“(Internet of things)? Frese Aus dem Internet der Dinge er-geben sich in der Tat riesige Chancenfür die Unternehmen. VerschiedeneStudien zeigen, dass über 90 Prozentder künftigen Umsätze in diesem The-menbereich zwischen Unternehmen

BIT Herr Frese, die CeBIT hat sichim letzten Jahr wieder auf ihr Kern-geschäft konzentriert und sich zueiner reinen Business-Messe gewan-delt. Ist die Neuausrichtung und dieFokussierung auf das B2B-GeschäftIhrer Ansicht nach gelungen? Oliver Frese Ja, absolut. Wir habendie CeBIT mit der Neuausrichtung vielstärker als zuvor auf die Anforderun-gen des internationalen Marktes zu -geschnitten und genau deshalb ist dasB2B-Konzept so gut im Markt ange-kommen. In wenigen Wochen sehenwir die ersten Ergebnisse der Neuaus-richtung: die CeBIT wächst in allen re-levanten Parametern – in der Flächeund bei der Zahl der Aussteller.

„Das Digitale ist inzwischen einMindset, es ist eine strategischeManagement-Auf-gabe für jedes Unternehmen.“

„Wir haben die CeBIT mit der Neu ausrichtung viel stärker als zuvor auf die Anforderungen des interna-tionalen Marktes zugeschnitten undgenau deshalb ist das B2B-Konzept so gut im Markt angekommen.“

„Wir haben gemeinsam mit unserenAusstellern unsere Anstrengungen intensiviert, um neue Besucher-zielgruppen zu erschließen.“

Vom 16. bis 20. März öffnet die CeBIT ihre Tore. Weit über 20 Prozent der Messebesucher werden dann aus dem Aus-land nach Han-nover kommen –aus rund 100 Na-tionen weltweit.

BIT Nach dem erfolgreichen Neu-start 2014 stehen die Zeichen fürdie CeBIT wieder gut. Vor allem im Bereich Enterprise-Content-Ma-nagement, Input-/Output-Solutionsist die positive Entwicklung deutlichspürbar. Welche Themen stehen2015 gerade in diesem Bereich im Vordergrund? Frese Im Bereich ECM, Input-/Out-put Solutions stehen in diesem Jahrsechs Themen im Fokus. Konkret gehtes um digitale Rechnungsverarbeitung,Anwendungsbeispiele zur digitalenAkte und mobile Lösungen wie mobi-les Scannen. Darüber hinaus um denEinsatz von Collaboration-Tools, Multi-channel-Input-Management und


gemacht wird und nur zu einem sehrgeringen Teil im Konsumenten-Um-feld. Es geht also weniger um den in-telligenten Kühlschrank, der mit demInternet verbunden ist. Vielmehr gehtes darum, wie sich aus dem Internetder Dinge neue Geschäftsmodelle ent-wickeln lassen oder die Wertschöp-fungskette verlängert werden kann.Dazu ist ein tiefes Verständnis der digi-talen Zusammenhänge notwendig.Und den gewinnen die Besucher aufder CeBIT in diesem Jahr ganz beson-ders. Die Aussteller präsentieren hierden gesamten digitalen Datenfluss, vonder technischen Infrastruktur über dieEntstehung der Daten, der Big DataAnalytics bis hin zur Verarbeitung inhochperformanten Rechenzentren.

BIT Früher galten als Maßstab füreine erfolgreiche Messe die Zahlder Besucher und die verkaufteAusstellungsfläche. Inwieweit sinddiese Kennzahlen für Sie heutenoch relevant? Frese Ich denke, diese Faktoren sindin den vergangenen Jahren deutlich inden Hintergrund getreten. Es ist ausSicht der Unternehmen weniger ent-scheidend, eine möglichst hohe Ge-

samtzahl an Besuchern auf den Gän-gen zu sehen. Viel wichtiger für dieAussteller ist es, die für sie relevantenZielgruppen anzusprechen und aufihren Ständen begrüßen zu können.Für die CeBIT bedeutet das, dass wirgemeinsam mit unseren Ausstellernunsere Anstrengungen intensivierthaben um neue Besucher-Zielgruppenzu erschließen. Da die Investitionsent-scheidungen für neue digitale Anwen-dungen immer stärker in den Fachab-teilungen getroffen werden, sprechenwir auch gezielt die Mitarbeiter ausden Marketing-Abteilungen, dem Ver-trieb, dem Personalbereich oder demFinanzbereich an. Kurzum: Auf denrichtigen Mix kommt es an.

BIT Welche Ansprüche haben Sie an die Besucherstruktur derCeBIT, wie sollte sie idealerweiseaussehen? Frese Hier haben wir mit der Neupo-sitionierung der CeBIT im vergange-nen Jahr deutliche Fortschritte erzielt.Mehr als 90 Prozent der Besucherkommen als Fachbesucher, sprich miteinem geschäftlichen Interesse zurCeBIT. Eine weitere wichtige Kenn-zahl für uns: Nahezu jeder dritte Besu-cher kommt aus der obersten Füh-rungsetage seines Unternehmens. Undselbstverständlich freuen wir uns, dassweit über 20 Prozent der Besucher ausdem Ausland kommen – aus rund 100 Nationen weltweit. Diese für un-

sere Aussteller entscheidenden Fakto-ren zum Auf- und Ausbau ihrer inter-nationalen Geschäftskontakte werdenwir in den nächsten Jahren weiter aus-bauen.

BIT Der Hightech-Verband Bitkomund die Deutsche Messe wollen ihreZusammenarbeit bei der Weiterent-wicklung der CeBIT weiter aus-bauen. Als ideeller Träger derMesse wird der Bitkom künftig dieDeutsche Messe bei der strategi-schen Weiterentwicklung aktiv un-terstützen. Wie wird diese noch in-tensivere Zusammenarbeit konkretaussehen? Frese Wir haben schon jetzt einensehr intensiven und fruchtbaren Aus-tausch mit dem Bitkom, den verschie-denen Abteilungen und Arbeitsgrup-pen des Verbandes und den dort ver-tretenen Unternehmen. Beispielsweisesind im Messeausschuss die Top-Mana-ger der gesamten deutschen IT-Bran-che vertreten. In diesem Gremium dis-kutieren wir alle strategischen Ent-scheidungen rund um die Veranstal-tung sowie ihre Weiterentwicklung mitder Perspektive für die nächsten Jahre.Wenn es etwa darum geht, neue The-men für die CeBIT aufzugreifen, wer-den Bitkom und Deutsche Messe künf-tig miteinander das richtige Vorgehenabstimmen.

„Unter dem Begriff der d!conomy verstehen wir den rasanten Einzugder IT und Digitalisierung in alle Bereiche von Arbeit und Leben.“

„Es geht darum, wie sich aus dem Internet der Dinge neue Geschäfts-modelle entwickeln lassen oder die Wertschöpfungskette verlängertwerden kann.“

Oliver Frese, CeBIT-Vorstand der Deutschen MesseAG: „Wenn Sie sichdie Programmeund Inhalte der vielen Fachforendirekt in den Messe-hallen anschauen,werden Sie sehen,dass die CeBIT indiesem Jahr eineeinmalige inhaltli-che Tiefe bei allenFragen rund um die Digitalisierungbieten kann.“

Ein Ergebnisse der Neuausrichtung:die CeBIT wächst in allen relevantenParametern – in der Fläche und beider Zahl der Aussteller.

„Mehr als 90 Prozent der Besucherkommen als Fachbesucher, sprich mit einem geschäftlichen Interessezur CeBIT.“

BIT 2–2015 | 17


18 | BIT 2–2015

CeBIT

Geschäftsprozesse

BIT Auffallend bei Fachmessen istder generelle Trend zur Know-how-Vermittlung in Foren oder Kongres-sen. Wie wichtig ist ein Rahmenpro-gramm für den Erfolg einer Messeund worauf kommt es dabei an? Frese Gerade bei der weltweit führen-den Leitmesse für die Digitalisierungwie sie die CeBIT darstellt, ist eineenge Verbindung zwischen den Kon-gressen und Foren und der Ausstellungextrem wichtig. Unsere Besucher wol-len nicht nur bestens informiert, son-dern auch inspiriert die Heimreise an-treten. Dabei haben wir im vergange-nen Jahr einen spürbaren Qualitäts-sprung gemacht, etwa mit der engerenVerzahnung der CeBIT Global Confe-rences und der Messe. In diesem Jahrwerden wir wieder in der Halle 8 mitden CeBIT Global Conferences ein ei-genes Top-Konferenzzentrum einrich-ten. Wenn Sie sich die Programme undInhalte der vielen Fachforen direkt inden Messehallen anschauen, werden

Sie sehen, dass die CeBIT in diesemJahr eine einmalige inhaltliche Tiefebei allen Fragen rund um die Digitali-sierung bieten kann. Diesen wichtigenstrategischen Pfad werden wir auch inden nächsten Jahren fortsetzen.

BIT Wo setzt die CeBIT in diesemJahr mit ihrem umfangreichen Kon-ferenz- und Vortragsprogramm be-sondere Akzente? Frese Inhaltlich orientieren wir uns anden fünf Megatrends der globalen IT-Branche, also Mobile, Social, Big Data,Cloud und Security. Keine andere Ver-anstaltung weltweit bietet ihren Besu-chern dieses breite Spektrum – und ge-rade auch mit der Thematisierung allerFragen rund um die IT- Sicherheit. Sospricht beispielsweise neben Bundes-kanzlerin Angela Merkel auch derGründer des chinesischen IT-KonzernsAlibaba, Jack Ma, bei unserer Eröff-nungsveranstaltung. Bei den CeBITGlobal Conference freuen wir uns u. a.auf Lei Jun, den Gründer des chinesi-schen Smartphone-Herstellers Xiaomi,der als chinesischer Steve Jobs gilt, undebenso auf den US-amerikanischenStar-Ökonomen Jeremy Rifkin und denInvestigativ-Journalisten Glenn Green-wald. Ich denke, das ist eine Liste vonSprechern, die in dieser Form weltweiteinzigartig ist.

BIT Partnerland der CeBIT 2015 istChina. Wenn man bedenkt, dassChina nach den USA der zweit-größte Einzelhandelsmarkt ist undder dortige IT-Markt mit Abstandam schnellsten wächst, sind dannbeim Messeauftritt des diesjährigenPartnerlands ebenfalls Superlativezu erwarten? Welche Impulse er-warten Sie von diesem Kooperati-onspartner? Frese China wird das stärkste Partner-land der CeBIT. Anhand der Präsenta-

tion der mehr als 600 Aussteller inallen Themenbereichen wird sichschnell erkennen lassen, dass China in den vergangenen Jahrzehnten eineEntwicklung in drei Phasen hinter sichgebracht hat. Zunächst war das Landvor allem als Herstellungsland von Zulieferteilen für PC und Rechner be-kannt. In der zweiten Phase konnteChina überzeugen mit einer interna -tional anerkannten Fertigungskompe-tenz. Nun in der dritten Phase sehenwir – und das wird auf der diesjähri-gen CeBIT sehr deutlich werden – dassChina inzwischen Unternehmen be-heimatet, die mit ihrem Portfolio andie Weltspitze des IT-Marktes hervor-dringen. Das sind Namen wie Alibaba,Huawei, ZTE, Xiaomi und viele mehr.

BIT Vielen Dank für das Gespräch,Herr Frese.

(www.cebit.de)CeBIT-Vorstand Oliver Frese: „Nahezu jederdritte Besucherkommt aus derobersten Führungs-etage seines Unternehmens.“

„Wenn es etwa darum geht, neue Themen für die CeBIT aufzugreifen,werden Bitkom und Deutsche Messekünftig miteinander das richtige Vorgehen abstimmen.“

„China beheimatet inzwischen Unternehmen, die mit ihrem Portfolioan die Weltspitze des IT-Marktes her vordringen.“

Global Conferences

Die CeBIT Global Conferencesgeben auf drei Bühnen einen360°-Überblick über die digitaleWelt. Die Top-Elite der Welt dis-kutiert branchenübergreifendaktuelle Trends, interessante Innovationen sowie die jewei -ligen Auswirkungen auf Arbeitund Gesellschaft.

Mit Jeremy Rifkin, Regie-rungsberater, Zukunftsvisionärund Bestsellerautor, kommt indiesem Jahr einer der 150 ein-flussreichsten Intellektuellender Welt auf die CeBIT Global Conferences. In seinem aktuel-len Werk „Die Null-Grenzkos-ten-Gesellschaft“ beschreibt ereine Zukunft frei von Kapitalis-mus, die seiner Meinung nachgar nicht mehr so weit weg ist.Messedienstag, 17. März 2015,17:00-18:00 Uhr, Halle 8 (ExpertStage). (www.cebit.de/de/cgc)


BIT 2–2015 | 19

Bitkom-Präsident Prof. Dieter Kempf im Interview

Ideeller Träger

BIT Herr Kempf, der Bitkom wirdals ideeller Träger der CeBIT künftigdie Deutsche Messe bei der strate-gischen Weiterentwicklung aktivunterstützen. Können Sie unssagen, wie diese noch intensivereZusammenarbeit konkret aussehenwird? Wie unterstützen Sie dieCeBIT? Prof. Dieter Kempf Aus Sicht derIndustrie brauchen wir die CeBIT alseine Plattform, die in dieser Form ein-zigartig ist. Die CeBIT ist die einzigeVeranstaltung weltweit, die die ge-samte Bandbreite der Digitalisierungerlebbar macht – mit allen Chancen,aber auch Herausforderungen. Das Digitale ist nicht einfach nur der Ein-satz des richtigen Computer-Pro-gramms, es geht um strategische Ent-scheidung und kulturelle Veränderung.Alle Unternehmen müssen die Digitali-sierung ihrer Prozesse, Produkte undGeschäftsmodelle in ihre Agenda auf-nehmen und sich ganzheitlich im Ma-nagement damit beschäftigen. Bitkomist mit zahlreichen Ständen, Foren undVorträgen in Hannover vertreten. Umnur einige wenige zu nennen: UnserHauptstand befindet sich wie gewohntin Halle 4. Die Bitkom Start-up-Initia-tive Get Started ist mit einem Stand inder Halle 16 vertreten, an dem Sieauch eine Reihe spannender Start-upstreffen können. Bitkom-Gemeinschafts-stände finden Sie auch im ECM Soluti-ons Park in Halle 3 und im PublicSector Park in Halle 7.

BIT Welche Ziele verfolgen Sie mitdieser Partnerschaft? Prof. Kempf Die Neuausrichtung der CeBIT auf „100 Prozent Business“,die mit der CeBIT 2014 begonnenwurde, wird vom Bitkom zu 100 Pro-zent unterstützt. Sie stärkt den Kernder Messe. Es ging auf der CeBIT seitjeher ums Geschäft. Die Unternehmenunserer Branche kommen nach Han-nover, weil es sich für sie rechnet. Der Business-Gedanke wird durchdiese konsequente Neuausrichtung des Konzepts noch stärker in den Vor-dergrund gerückt. Das unterscheidetdie CeBIT von anderen Veranstaltun-gen. Die Messe ist dabei auch eine hervorragende Chance für kleine undmittelständische Unternehmen, neue Kontakte zu knüpfen und Geschäfteanzubahnen.

BIT Wie weit geht in diesem Zusammenhang das Mitsprache-recht des Bitkom bei der CeBIT?Werden Sie dadurch noch stärkerzum wesentlichen Impulsgeber für die Leitmesse? Prof. Kempf Mitgliedsunternehmendes Bitkom und der Bitkom selbst arbeiten in den Gremien eng mit derMesse zusammen. Ein wichtiges Zieldieser Zusammenarbeit ist es, die rich-tigen Impulse zu geben, etwa bei derWahl des Schwerpunktthemas. Mitdem Topthema d!conomy stellt dieCeBIT in diesem Jahr die Digitalisie-rung und damit die rasante Verände-rung von Wirtschaft und Gesellschaftin den Mittelpunkt. d!cononmy be-nennt die große Herausforderung undChance, vor der wir heute stehen. Esgeht um eine umfassende digitaleTransformation, die bereits begonnenhat, deren Ausmaß wir aber erst lang-sam, manche vielleicht auch zu lang-sam, begreifen. Das Digitale ist nichtmehr nur Instrument zur Effizienzstei-gerung in den Unternehmen, sondernist der wesentliche Treiber von Innova-tionen und damit von Geschäftserfolg.Nur wer sein Unternehmen digitali-siert und richtig investiert, kann imWettbewerb bestehen.

BIT Herr Prof. Kempf, haben Sievielen Dank für das Gespräch.

(www.bitkom.org)

Der Hightech-Verband Bitkom und die Deutsche Messe wollen

ihre Zusammenarbeit bei der Weiterentwicklung der CeBIT

weiter ausbauen. BIT sprach mit dem Bitkom-Präsidenten

Prof. Dieter Kempf, u. a. über die Ziele dieser Partnerschaft

und welche Impulse gegeben werden können.

Prof. Dieter Kempf,Präsident Bitkom:„Die CeBIT ist dieeinzige Veranstal-tung weltweit, die die gesamteBandbreite der Digitalisierung erlebbar macht –mit allen Chancen,aber auch Heraus-forderungen.“

CeBIT-Vorstand Oliver Frese undBitkom-PräsidentProf. Dieter Kempffreuen sich über die noch intensivereZusammen arbeitvon Bitkom undder DeutschenMesse.


20 | BIT 2–2015

CeBIT

Geschäftsprozesse

So wie der Webstuhl und die Dampfmaschine im 19. Jahrhundert

maßgeblich zur Industriellen Revolution beitrugen, erleben wir

heute mit der digitalen Transformation einen rasanten Wan-

del, der alle Bereiche von Wirtschaft und Gesellschaft er-

fasst. Unter dem Top-Thema d!conomy beschäftigt sich die

CeBIT mit der allgegenwärtigen Digitalisierung, die das be-

rufliche und gesellschaftliche Umfeld immer stärker prägt. Wir

haben die diesjährigen CeBIT-Aussteller befragt, wo sich das

Top-Thema auf ihrem Messestand wiederfindet und wollten

zudem wissen, was ihre Wünsche und Erwartungen an die

Messe sind, ob ihrer Ansicht nach die Neuausrichtung ge -

lungen ist und welche Messethemen dieses Jahr in den

Vordergrund gerückt werden.

BIT fragt:

Neuausrichtung: Ist die Neu-ausrichtung der CeBIT und dieFokussierung auf das B2B-Ge-schäft Ihrer Ansicht nach ge-lungen?

Wünsche als Aussteller:Waswürden Sie sich als Ausstellerwünschen?

d!conomy auf dem Messe-stand: d!conomy stellt in diesem Jahr die umfassende Digitalisierung in den Mittel-punkt. Wo findet sich diesesTop-Thema auf Ihrem Messe-stand wieder?

Erwartungen:Mit welchen Er-wartungen reisen Sie zur CeBIT?

Messethemen:Welche The-men werden Sie auf der CeBITin den Vordergrund stellen?

BIT-Umfrage zur CeBIT 2015

Zurück zum alten Glanz

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BIT 2–2015 | 21

Neuausrichtung:Ich erinnere mich noch sehr gut an dieöffentlichen Diskussionen zur verän-derten Ausrichtung der CeBIT im ver-gangenen Jahr. Unterm Strich kannman heute aber ganz klar sagen, dassdas Konzept „Klasse statt Masse“ vollaufgegangen ist. Durch die Neuorien-tierung wurden die Qualität und dieStrahlkraft der Messe spürbar ange -hoben, was sich letztendlich in derdurchweg hohen Zufriedenheit allerBeteiligten widerspiegelt.

Wünsche als Aussteller:Die Fokussierung auf das B2B-Geschäftist konsequent, kann aber nur ein ers-ter Schritt einer bereits länger fälligenNeuausrichtung sein. Für uns als Aus-steller ist es wichtig, das Konzept wei-ter zu schärfen, um potenziellen Kun-den und Partnern mit der Messe wie-der einen klaren Mehrwert gegenüberherkömmlichen Informations- und

Kommunikationskanälen bieten zukönnen.

d!conomy auf dem Messestand:Als Software-Anbieter beschäftigen wiruns schon seit Langem mit dem The -ma Digitalisierung. Sie ist, nach unse-rer Auffassung, ein existenzieller Be-standteil für den langfristigen Ge-schäftserfolg. Wer Entscheidungen fürunternehmerisches Wachstum und in-novative Entwicklungen treffen will,muss mit der Zeit gehen und möglichstalle Faktoren und Möglichkeiten be-rücksichtigen. Trotzdem erleben wirimmer wieder, dass vor allem kleinereUnternehmen Schwierigkeiten mit derdigitalen Transformation haben. Derschnelle und unkomplizierte Einstiegin die digitale Welt ist daher ein zen-trales Thema unseres Messestands.

Erwartungen:Wir freuen uns darüber, dass die Neu-

Thomas Pilz, BCT Deutschland

Konzept ist voll aufgegangen

Thomas Pilz, PR &Kommunikation,BCT DeutschlandGmbH: „Durch dieNeuorientierungwurden die Quali-tät und die Strahl-kraft der Messespürbar ange -hoben, was sich letztendlich in derdurchweg hohenZufriedenheit allerBeteiligten wider-spiegelt.“

ausrichtung der CeBIT konsequentweiter vorangetrieben wird. Wir konn-ten bereits eine Vielzahl an bestehen-den sowie künftigen Partnern undKunden zu Terminen während derMesse einladen und erwarten auf-schlussreiche Gespräche. Natürlichfreuen wir uns aber auch in diesemJahr wieder auf neue und interessanteKontakte vor Ort. Interessenten ladenwir an dieser Stelle nochmals ganzherzlich ein.

Messethemen:Getreu unserem Thema „Arbeiten imSmart Office – das Büro 2020 in derPraxis“ präsentieren wir an unseremStand innovative Software-Lösungen,die die Arbeit im Büro nachhaltig ver-einfachen und so eine optimale Nut-zung von Unternehmenswissen ermög-lichen. Kernaspekte hierbei sind natür-lich das mobile und zeitunabhängigeArbeiten via Cloud-Computing im „pa-pierlosen Büro“ aber auch andere zen-trale Themen der gesellschaftlichen Digitalisierung.(www.bctsoftware.de)

Neuausrichtung:Als Anbieter von leistungsfähigen PDF-Technologien für das Publishing, dieDruckproduktion und Dokumenten -archivierung in Unternehmen begrü-ßen wir natürlich den von der Deut-schen Messe AG eingeschlagenenWeg. Im ersten Jahr hat sich das füruns auch positiv bemerkbar gemacht.Da aber erst eine CeBIT mit demneuen Konzept stattgefunden hat,finde ich es zum jetzigen Zeitpunktverfrüht, dazu eine Bewertung ab-zu geben.

Wünsche als Aussteller:Dass der Veranstalter konsequent beidieser Linie bleibt und den B2B-Cha-rakter der CeBIT weiter in den Mittel-punkt setzt. Dazu gehört insbesondere

das Kongressprogramm, welchesdurchaus ausgebaut und stärker bewor-ben werden sollte.

d!conomy auf dem Messestand:Mit d!conomy, also der allgegenwärti-gen Digitalisierung, geht eine Informa-tionsbereitstellung auf unterschiedli-chen Kanälen (Stichwort: Multichan-nel-Publishing) einher. Dazu ist einekonsequente Trennung von Inhalt undLayout unabdingbar. Diese Entwick-lung greifen wir mit unserem neuenProdukt pdfChip auf. Anwender erstel-len ihren Content medienneutral unddas Layout in HTML. Wir haben inpdfChip nun HTML so erweitert, dasssich dieses nicht nur für das Online-Pu-blishing sondern auch für die Erstel-lung qualitativ hochwertiger, farbge-

Dietrich von Seggern, Callas Software

Kongressprogramm ausbauen

Dietrich von Seggern, BusinessDevelopment Manager, CallasSoftware GmbH: „Wir begrüßen denvon der DeutschenMesse AG einge-schlagenen Weg.“

treuer, performant druckfähiger PDF-Dokumente eignet.

Erwartungen:Unsere Erwartungshaltung ist insbe-sondere aufgrund der Premiere vonpdfChip sehr hoch. Wir haben in zahl-reichen Präsentationen, die wir biszum heutigen Zeitpunkt gehaltenhaben, viel positives Feedback erhaltenund sind auf die Reaktion der CeBIT-Besucher gespannt. Jedenfalls konntenwir bereits zahlreiche konkrete Ge-sprächstermine vereinbaren, so dassdie Messetage bereits gut gefüllt sind.

Messethemen:Neben der Informationsverteilung überalle Kanäle, optional personalisiert undin Farbe, setzen wir auf die Themendigitale Akte, E-Mail-Archivierung undZUGFeRD. Diese Themen zeigen wirauf Basis von PDF/A3 und unserempdfaPilot. (www.callassoftware.com)


22 | BIT 2–2015

Neuausrichtung:Bereits während der CeBIT 2014haben wir festgestellt, dass der verän-derte Fokus auf den reinen Business-Bereich für uns funktioniert, d. h. stattreiner Masse treffen wir auf mehr ent-scheidungsfreudige Fachbesucher. Unsgefallen auch die Bemühungen, ver-mehrt Besucher aus aller Welt nachHannover zu locken. Dies passt gut zu unserem internationalen Vertriebs-ansatz mit Verfügbarkeit unserer Soft-ware in 16 Sprachen und Docuware-Kunden in rund 70 Ländern.

Wünsche als Aussteller:Dass es der Messe u. a. gelingt, denAbwärtstrend bei den Besucherzahlenzu stoppen und durch gutes Marketing

Fachbesucher mit Entscheidungs -kompetenz zum CeBIT-Besuch zu motivieren.

d!conomy auf dem Messestand:Zum einen findet sich das Thema Digi-talisierung von vormals papierbasiertenVorgängen bei den Dauerbrennern Dokumenten-Management, Archivie-rung und Workflow wieder.

Darüber hinaus ist auf unseremStand viel über elektronischen Rech-nungsaustausch mit dem neuen ZUGFeRD-Format zu erfahren. Wirzeigen live, wie Unternehmen jederGröße sehr einfach vom papierge-bundenen auf den elektronischenRechnungsaustausch umsteigen können.

André Wiesmann, Docuware

Mehr Entscheidungsfreude

André Wiesmann,Director PartnerMarketing, Docuware Group: „Bereits währendder CeBIT 2014haben wir festge-stellt, dass der veränderte Fokusauf den reinenBusiness-Bereichfür uns funktio-niert.“

Erwartungen:Wir freuen uns auf eine gut organi-sierte Infrastruktur der Messegesell-schaft und interessante Gespräche mitKunden, Partnern und Interessenten.

Messethemen:Im Mittelpunkt unseres Messeauftrittssteht nach wie vor das elektronischeDokumenten-Management. Dazu ge-hören neben der strukturierten Archi-vierung beliebiger Unterlagen Work-flow-Management, E-Mail-Archivie-rung, Mobilität – das alles On Premiseoder in der Cloud. Des Weiteren kön-nen sich Besucher informieren, wieeinfach es ist, auf elektronischen Rech-nungsaustausch mit ZUGFeRD umzu-steigen und welche Kosten sie dabeisparen. Smartphone-Scannen wirdimmer mehr zum Trend – mit Paper-Scan sind wir bestens gerüstet. (www.docuware.com)

CeBIT

Geschäftsprozesse

Neuausrichtung:ELO sieht die Neuausrichtung alswichtigen und gelungenen Schritt.Schon 2014 haben wir an der Mengeund Qualität der Leads bemerkt, dassder Fokus auf die richtige Zielgruppegerichtet wurde. Wie in jedem Busi-ness erhoffen wir uns allerdings, dass dieser Trend 2015 durch geeigneteMaßnahmen des CeBIT-Veranstaltersnoch verstärkt wird.

Wünsche als Aussteller:Nach der Konsolidierung des Messe-konzeptes muss das kommende Zielsein, der CeBIT im Auge der Besucherzu altem Glanz zu verhelfen. Als Leit-messe in Sachen IT ist sie immerhinder nationale wie internationale Markt-platz für alle Segmente, so auch ECM.Ist dies klar herausgearbeitet, findenalle Sparten in Hannover die Beach-tung, die danach in noch stärkeresBusiness mündet.

d!conomy auf dem Messestand:Grundsätzlich steht bei ELO die Digita-lisierung im Vordergrund. Im Speziel-len ist es diesmal die Version 9.1 unse-rer ECM-Suite mit noch stärkeren Collaboration-Tools, die neue Version 5der Middleware ELO Business LogicProvider zur Anbindung von Drittsys-temen sowie die neuen Versionen derApp „ELO for Mobile Devices“, jeweilsfür Apple iOS, Blackberry sowie An-droid. Sie alle tragen dazu bei, dass die Wirtschaft durch digitalisierte Do-kumente und deren effizienter Weiter -verarbeitung gestärkt wird.

Erwartungen:Neben dem reinen Business-Aspektfreuen wir von ELO uns immer aufden Austausch mit den Business-Part-nern, von denen wieder zahlreiche anunserem Stand vertreten sind. Diskus-sionen und angeregte Gespräche mitden Besuchern an unserem Stand sind

Tobias Bumm, ELO Digital Office

Zu altem Glanz verhelfen

Tobias Bumm, Manager Unter-nehmenskommuni-kation, ELO DigitalOffice GmbH: „Digitalisierte Do-kumente sind erstder Anfang. Eskommt in den Folgeschritten darauf an, wie manmit ihnen umgehtund sie bestensnutzt.“

ebenfalls ein Anreiz für uns. Wir den-ken, dass wir durch unsere Leistungenüberzeugen und mit vielen Gästennach der Messe über konkrete Projektesprechen.

Messethemen:Digitalisierte Dokumente sind erst derAnfang. Es kommt in den Folgeschrit-ten darauf an, wie man mit ihnen um-geht und sie bestens nutzt. Die Toolszur Weiterverarbeitung von Unterla-gen stehen bei uns im Mittelpunkt.Schnittstellen zu anderer Software,Workflow-Funktionen im ELO-Systemselbst sowie Verarbeitung von BigData, Mobility und Collaboration sindfür uns von großer Bedeutung.(www.elo.com)


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Neuausrichtung:Ja, wir begrüßen die inhaltliche Neu-ausrichtung der CeBIT. Die stärkereKonzentration auf das B2B-Geschäft istein richtungsweisender Ansatz, der derMesse einen klarer definierten Rahmengibt und ihr dadurch spürbar guttut.

Wünsche als Aussteller:In den vergangenen Jahren hatten wirals Aussteller auf der CeBIT den Ein-druck, dass zwar leicht Kontakte zuden Besuchern entstehen, sprich zwi-schen Ausstellern und Publikum einsehr offenes Klima herrscht. Ein biss-chen zu kurz kommt unserer Ansichtnach allerdings das Netzwerken unterden ausstellenden Unternehmenselbst. Wir würden uns wünschen,dass die CeBIT diesen Networking-Aspekt noch stärker in den Fokusnimmt und entsprechende Angeboteentwickelt.

d!conomy auf dem Messestand:Das Thema „Digitalisierung“ zieht sichals roter Faden durch unseren Messe-stand. Unter dem Motto „Digitale Post-stelle“ zeigen wir den Besuchern dort,wie sie Post- und Dokumentenverar-beitungsprozesse sinnvoll digitalisierenund ihre Arbeitsabläufe und Kosten-strukturen damit optimieren und effi-zient gestalten können.

Erwartungen:Wir wollen auf der Messe viele Unter-nehmen und Behörden treffen undihnen das Potenzial der Digitalisierungim Postbereich erläutern. Im Gesprächmit Kunden stellen wir immer wiederfest, dass viele Organisationen diesesThema kaum auf dem Schirm haben.Sie fokussieren sich sehr auf ein digita-les Dokumenten-Management inner-halb ihres Kerngeschäfts. Dass manaber auch einund ausgehende Postund Dokumente, also E-Mails, Faxe,Dateien oder Briefe, sinnvoll analog,hybrid und digital organisieren undGeschäftsprozesse so deutlich stringen-ter gestalten kann, haben sie in derRegel nicht im Blick.

Messethemen:An unserem Stand präsentieren wir die „Digitale Poststelle“. Unter diesemTitel stellen wir alle Möglichkeiten der Postverarbeitung vor – von analogbis digital und von Posteingang bisPostausgang. So zeigen wir beispiels-weise, wie Unternehmen sensible Dokumente ersetzend scannen unddann revisionssicher digital archivie-ren können: Hier herrscht großer Bedarf, denn aufgrund gesetzlicherAufbewahrungspflichten platzen bei vielen Unternehmen und Be-hörden die Papierarchive aus allenNähten.

Darüber hinaus stellen wir unsereDruckauslagerungs- und Konsolidie-rungs-Services vor. Und wir zeigen natürlich unsere Produkte aus demFrankierbereich. Mit der PostBaseMini ist z. B. unser neuestes Frankier-system zu sehen. Die PostBase Mini ist ein Einsteigermodell für Freiberuflerund kleine Unternehmen, die bis zu30 Briefe täglich frankieren möchten.Aktuell ist die PostBase Mini in denUSA und Großbritannien erhältlich, für die Zukunft planen wir Marktein-führungen in weiteren Ländern. (www.fp-cebit.de)

Hans Szymanski, Francotyp-Postalia

Networking-Aspekt fokussieren

Hans Szymanski,Vorstands-sprecher,Francotyp-Postalia Holding AG: „Die stärkereKonzentra-tion auf das

B2B-Geschäft ist ein richtungswei-sender Ansatz, der der Messe einenklarer definierten Rahmen gibt undihr dadurch spürbar guttut.“


24 | BIT 2–2015

CeBIT

Geschäftsprozesse

Neuausrichtung:Wir kehren dieses Jahr nach mehrerenJahren CeBIT-Pause als Aussteller zu-rück. Die Neuausrichtung der CeBITwar für uns ein maßgeblicher Grundzurückzukehren, um unsere Produkteund Innovationen auf dieser Plattformzu präsentieren. Ob die Fokussierungauf das B2B-Geschäft gelungen ist, istdeshalb für uns zu diesem Zeitpunktnoch nicht abschätzbar.

Wünsche als Aussteller:Als Aussteller wünscht man sich natür-lich immer viele Besucher auf demMessestand. Neben den klassischenCeBIT-Besuchern, beispielsweise ausder IT-Branche, würden wir gerne Datenschutzverantwortliche aus derWirtschaft, aus dem Banken-/Versiche-

rungssektor und den Behörden etc. begrüßen.

d!conomy auf dem Messestand:Als Hersteller von Produkten zum ge-setzeskonformen Vernichten von Da-tenträgern bieten wir nicht nur klassi-sche Aktenvernichter an, sondernhaben unser Sortiment dahingehenderweitert, auch digitale Datenträger si-cher und zuverlässig zu vernichten.Das beginnt bei CDs/DVDs, USB-Sticks etc., bis hin zu Mobiltelefonenund Festplatten. Dies demonstrierenwir live auf unserem Messestand.

Erwartungen:Wir sehen uns nach wie vor als Aufklä-rer in puncto Datenschutz und möch-ten dieser Mission natürlich auch auf

Jürgen Walker, HSM

Rückkehr wegen Neuausrichtung

Jürgen Walker, Vertriebsleiter Gesamteuropa für Bürotechnik, HSMGmbH + Co. KG: „Wir sehen unsnach wie vor alsAufklärer in punctoDatenschutz undmöchten dieserMission natürlichauch auf der CeBIT weiter nachgehen.“

der CeBIT weiter nachgehen und hof-fen, dass viele Datenschutzverantwort-liche die Messe besuchen werden.

Messethemen:Das sind zwei Themen. Zum einen die Vernichtung von digitalen Daten-trägern, wie beispielsweise Festplatten,USB-Sticks, Mobiltelefone etc., waswir live vor Ort mit unserem HSM-Festplattenvernichter HDS 230 de-monstrieren werden. Die Inhalte aufden geshredderten Partikeln sind nicht mehr rekonstruierbar. Für denWertstoff erhält man übrigens bis zu1350 Euro pro Tonne. Zum anderenpräsentieren wir Aktenvernichter mitautomatischem Papiereinzug. Sie eig-nen sich perfekt für die zuverlässigeund zeitsparende Aktenvernichtungvon Papierstapeln bis zu 500 Blatt. Die Vernichtung von CDs/DVDssowie Kunden- und Kreditkarten istebenfalls möglich. (www.hsm.eu)

Neuausrichtung:Das belegt schon unsere Präsenz: Erst-mals seit 2006 ist Konica Minolta wie-der mit einem großen eigenen Standvertreten – der verstärkte B2B-Fokusder CeBIT ist einer der Gründe dafür.Die Themenschwerpunkte in Halle 3 –Input-/Output-Solutions und Enter-prise-Content-Management (ECM) –spiegeln exakt die Kompetenz KonicaMinoltas als IT-Solutions-Provider imB2B-Bereich wider. Mit Managed-Con-tent-Services (MCS) haben wir unsereB2B-Dienstleistungen im Wachstums-markt ECM weiter ausgebaut.

Wünsche als Aussteller:Die IT ist inzwischen das Rückgrat vonUnternehmen und damit eine strategi-sche Komponente. Mit dem B2B-Fokusund d!conomy trägt die CeBIT dieserEntwicklung Rechnung. Wir erwarten,dass die Messe ihren neuen Schwer-punkt weiter so konsequent verfolgt.

Mit dieser Ausrichtung und unsererdamit verbundenen Präsenz auf derCeBIT unterstreichen wir unsere Posi-tion als IT-Solutions-Provider – mit un-serem Portfolio, das alle Komponentenabdeckt, um den kompletten IT-Lö-sungsbedarf von Unternehmen zu realisieren.

d!conomy auf dem Messestand:Die mit d!conomy beschriebene Digita-lisierung ist in vollem Gange und dieDatenmenge wächst. Für die Produkti-vität von Unternehmen ist es daher es-senziell, aus den meist unstrukturier-ten und nicht klassifizierten Inhaltenhochwertige Informationen zu gewin-nen. Unsere Managed-Content-Ser-vices mit ihrem zentralen BausteinECM sind unsere Antwort auf dieseHerausforderung. Auf unserem Messe-stand mit dem Motto „Let documentsflow“ wird der Kundennutzen am Bei-spiel konkreter digitaler Workflows

Johannes Bischof, Konica Minolta

IT – Rückgrat von Unternehmen

Johannes Bischof,Präsident der Konica MinoltaBusiness SolutionsDeutschlandGmbH: „Erstmalsseit 2006 ist KonicaMinolta wieder mit einem großeneigenen Stand vertreten – der ver-stärkte B2B-Fokusder CeBIT ist einerder Gründe dafür.“

und Lösungsmodule für einzelne Fach-abteilungen aufgezeigt.

Erwartungen:Wir erwarten von dieser internationalwichtigen B2B-Messe ein optimalesUmfeld, um uns mit unserer ausgewie-senen Kompetenz als IT-Dienstleisterfür Enterprise-Content-Managementund digitale Arbeitsabläufe zu präsen-tieren. Wir freuen uns auf den Aus-tausch mit CIOs, IT-Leitern, Abtei-lungsleitern und Fachanwendern.

Messethemen:An acht Workstations und einer Show-Zone für Live-Präsentationenwerden u. a. die Segmente Enterprise-Search, Smart-Cloud-Services, Con-tract-Management, E-Mail- und In-voice-Management abgebildet. Auchdie herstellerneutrale Prozessberatungvon Konica Minolta wird vorgestellt.Anhand typischer Workflows wird der konkrete Nutzen – beispielsweisefür einzelne Fachabteilungen – auf -gezeigt.(www.konicaminolta.de/business)


BIT 2–2015 | 25

Neuausrichtung:Ja, es ist deutlich zu beobachten, dassder Anteil qualifizierter Besucher noch-mals gestiegen ist. Wer den Inotec-Stand betritt, hat in der überwiegen-den Mehrheit ein konkretes Interesseam Kauf einer Scan-Lösung.

Wünsche als Aussteller:Ich wünsche mir einen noch höherenAnteil ausländischer Besucher. Esdroht die Gefahr, dass die CeBIT mitihren Auslandsaktivitäten den inter -nationalen Charakter der Hauptveran-staltung in Hannover schwächt. DerFokus sollte nicht darauf liegen, mög-lichst viele CeBIT-Messen außerhalbDeutschlands zu veranstalten, sondernviele ausländische Besucher zur CeBITnach Hannover zu bringen. Zudemschenkt man dem Thema Hardware zu wenig Beachtung. Die von derCeBIT in den Mittelpunkt gestelltenThemen drehen sich in der überwie-

genden Mehrheit um Software. Dabeiwird häufig übersehen, dass eine leis-tungsfähige IT-Lösung eine optimaleKombination aus Hard- und Softwarevoraussetzt. Und auch in Sachen Hard-ware gibt es auf der CeBIT immer wieder interessante Neuheiten und Innovationen zu bestaunen, die aberzu wenig gewürdigt werden.

d!conomy auf dem Messestand:Überall auf dem Messestand. Die Digitalisierung großer und heteroge-ner Belegmengen ist unser Kernge-schäft. Um dieses Topthema herumstellen wir in Zusammenarbeit mit unseren nationalen und internatio-nalen Partnern eine Vielzahl interes-santer Lösungen für die unterschied-lichsten Branchen vor. Im Mittelpunktsteht dabei der HochleistungsscannerScamax 8x1, der in Sachen Leistung,Flexibilität und NachhaltigkeitMaßstäbe setzt.

Peter Schnautz, Inotec

Mehr qualifizierte Besucher

Peter Schnautz, Geschäftsführer der Inotec GmbH: „Der Fokus solltenicht darauf liegen,möglichst vieleCeBIT-Messen außerhalb Deutsch-lands zu veranstal-ten, sondern vieleausländische Besu-cher zur CeBIT nach Hannover zu bringen.“

Erwartungen:Wir suchen aktiv das Gespräch mit bestehenden und neuen Kunden.Dabei informieren wir detailliert überdie Einsatzmöglichkeiten des Scamax8x1. Besonders Anwender, die nacheiner Alternative zur Scan-Straße suchen, sind wichtige Zielgruppen für uns. Zudem wollen wir bestehen-de Kontakte zu Partnern und Aus-stellern vertiefen und ausbauen. Undschließlich ist es unser Ziel, das Inotec-Partner-Netzwerk im Ausland zu er-weitern.

Messethemen:Vier Themen stellen wir auf der CeBITin den Vordergrund: Scan-Lösungen für sehr hohe Belegvolumen, höchsteQualität und Produktivität beim Scan-prozess, Nachhaltigkeit bei unserenProduktkonzepten und der Unter-nehmensstrategie sowie internatio-nale Input-Management-Lösungen. Insgesamt sind zwei nationale sowiefünf internationale Partner aus vierKontinenten vertreten.(www.inotec.eu)

Neuausrichtung:Die Ausrichtung auf das B2B-Geschäftwird schon seit einigen Jahren voran-getrieben und ist mittlerweile auch angekommen.

Wünsche als Aussteller:Es wäre wünschenswert, wenn dieCeBIT an die Erfolge von vor zehn Jah-ren anknüpfen würde. Damals war dieMesse ein Pflichttermin in den Kalen-dern der Entscheider.

d!conomy auf dem Messestand:Unser Business ist die Digitalisierung.Mit unserem breiten Portfolio an Scan-nern und Scan-Lösungen unterstützenwir Unternehmen darin, ihre Papierdo-kumente effizient in die digitalen Ge-schäftsprozesse einzubinden. Doch die

digitale Welt stellt Unternehmen vorganz neue Herausforderungen und eswird businessrelevant sein, diese zumeistern. Kodak Alaris zeigt mit derPlattform Kodak Info Insight wie z. B.die Flut an E-Mails automatisiert be-wältigt werden kann.

Erwartungen:Wir erwarten qualifiziertes Fachpubli-kum. Auch in Zeiten des Internets istdas persönliche Gespräch nicht zu er-setzen, gerade erklärungsbedürftige Lösungen lassen sich so viel anschauli-cher präsentieren.

Messethemen:Neben der reinen Produktpräsentationunserer Scanner und Scan-Lösungen,widmen wir uns in diesem Jahr Fallbei-

Bettina Eberhard, Kodak Alaris

An alte Erfolge anknüpfen

Bettina Eberhard,Marketing Mana-ger DACH, Docu-ment Imaging,Kodak Alaris Germany GmbH:„Die digitale Weltstellt Unternehmenvor ganz neue Herausforderungenund es wird businessrelevantsein, diese zu meistern.“

spielen für BPO-Unternehmen, Versi-cherungen und Handel. Jede Branchehat ihre Herausforderungen und wirzeigen spezifische Lösungen, diese zumeistern. Webbasierte Lösungen undCloud-Computing sind Trends, die Un-ternehmen jeglicher Branchen immermehr nutzen. Da liegt es auf der Hand,dass auch Scanlösungen diesen Trendsfolgen. Mit dem neuen Scanner KodakScanMate i1180 und der webbasiertenScan-Lösung Kodak Info Input präsen-tieren wir ein kosteneffizientes System.Ein weiterer Schwerpunkt ist die intel-ligente Software-Plattform „Kodak InfoInsight“. Sie ermöglicht es, praktischjede Form von Informationen – seienes E-Mails, Posteingang, SMS oder Beiträge in Social-Media-Plattformen –zu erkennen und richtig zuzuordnen.Die Software liest, versteht und ver-waltet eingehende und vorhandeneDaten und führt Transaktionen durch.(www.kodakalaris.com)


26 | BIT 2–2015

CeBIT

Geschäftsprozesse

Neuausrichtung:Die CeBIT ist nach wie vor eine derwichtigsten Messen für IT-Unterneh-men, auch wenn ihre Bedeutung – füralle spürbar – in den Zeiten ausgereif-ter digitaler Informationsnetze abge-nommen hat. Die Neuausrichtung derCeBIT und ihre Rückbesinnung aufihre Rolle als IT-Fachmesse mit Fokusauf das B2B-Geschäft hat der Messe sicher gutgetan. Da ist der merklicheRückgang der privaten Besucher sicherzu verkraften, zumal für die B2B-orien-tierten Anbieter spezialisierter Unter-nehmens-Software eine hohe Besucher -zahl ohnehin nie von Bedeutung war.

Wünsche als Aussteller:Das was sich wohl jeder Ausstellerwünscht: Dass die Messe einen attrak-tiven Rahmen bietet, um interessanteKontakte zu knüpfen, viele Fachge-spräche zu führen, die letztlich zurKundengewinnung führen. Danebensoll die Messe natürlich gute Gelegen-

heiten bieten, sich persönlich mit Kol-legen und Partnern auszutauschen undsich einen Überblick über die Branchezu verschaffen.

d!conomy auf dem Messestand:Digitalisierung ist zweifellos das zen-trale Thema auch im Bereich Doku-mentenerstellung und des Outputma-nagement, das sich auch bei Kühn &Weyh auf dem Bitkom-Gemeinschafts-stand widerspiegelt in Themen wie:Optimierung des Outputs für MobileDevices, Ausgabe von HTML-Format,Digitale Unterschrift von Geschäftsdo-kumenten, Erstellung interaktiver PDF-Dokumente, Versand elektronischerDokumente, Bedienung von Portalenetc. Lassen sie uns am Rande noch er-wähnen, dass der von der Messe erfun-dene Begriff d!conomy unsere Ge-sprächspartner mehrheitlich eher vorinterpretatorische Rätsel gestellt hat,als dass er die Sache treffend und ver-ständlich benannt hätte.

Klaus Ganter, Kühn & Weyh

Interpretatorisches Rätsel

Klaus Ganter, Geschäftsführer,Kühn & Weyh Software GmbH: „Die Neuausrich-tung der CeBIT undihre Rückbesinnung auf ihre Rolle als IT-Fachmesse mitFokus auf das B2B-Geschäft hat derMesse sicher gutgetan.“

Erwartungen:Wir freuen uns wieder sehr auf dieCeBIT und gehen mit Erwartungennach Hannover, wie wir sie schonunter Punkt 2 ausgeführt haben: Inte-ressante Gespräche, vielversprechendeTermine, Austausch mit Partner undKollegen aus der Branche.

Messethemen:Da Ende März fast zeitgleich zurMesse unser neues Produktrelease mitM/TEXT CS 6.6 und M/OMS 6.6 ver-öffentlicht wird, stehen naturgemäßdie neuen Produktfeatures im Vorder-grund: Die neue Benutzeroberflächefür das Output Management SystemM/OMS, das Generalthema PDF mitden Spezifikationen PDF/VT undPDF/UA, interaktive PDF-Dokumente,die Unterstützung durchgängig elektro-nischer Kommunikationsprozesse undvieles mehr. Daneben stellen wir aberauch wegweisende Kundenlösungenvor, etwa die papierlose Kundenkom-munikation in unserem Vortrag aufdem ECM-Forum am Messedonnerstagum 14:30 Uhr. (www.kwsoft.de)

Neuausrichtung:Ich denke ja. Die thematische Auf -planung der Hallen und die Redu-zierung der Messezeit auf Wochen-tage hat meines Erachtens maßgeb-lich zur Fokussierung auf B2B bei-getragen.

Wünsche als Aussteller:Ich würde mir wünschen, dass wiedermehr Hersteller die CeBIT als Chancewahrnehmen, ihre Lösungen und Pro-dukte einem Neukunden-Publikumvorzustellen. Bei allen digitalen Werbe-kanälen ist das persönliche Gesprächdurch nichts zu ersetzen.

d!conomy auf dem Messestand:Pitney Bowes stellt sich auf der CeBIT

insbesondere dem Trend der digitalenKommunikation die nach unserem Dafürhalten haptische Kommunikationsinnvoll egänzt aber nicht ersetzt. In -sofern bieten wir Kundenlösungen, diespezifische Kommunikationslösungenzulassen und dem Nutzer eine opti-male Wirkung bei seinen Kunden er-zielen lässt.

Erwartungen:Wir wollen die Erfolge der nächstenJahre wiederholen und sehen dieCeBIT weiterhin als Debüt unseresneuen Markenauftritts.

Messethemen:Wir zeigen das perfekte Zusammen-spiel von physischer und digitaler

Stefan Huth, Pitney Bowes

CeBIT als Chance wahrnehmen

Stefan Huth, Director SMB Mailing Solutions,Europe, PitneyBowes DeutschlandGmbH: „Ich würdemir wünschen, dass wieder mehrHersteller die CeBITals Chance wahr-nehmen.“

Kommunikation mit folgenden High-lights:• Transpromo bei der Frankierungdurch flexiblen und kosteneffizientenDruck von Firmenlogos und Marke-tingbotschaften direkt auf das Brief -kuvert.• Falz-Kuvertiersystem und Software-Lösung zur Integritätsprüfung bei dermaschinellen Verarbeitung von Brief-post. • Software-Lösungen zur Inhouse-Verfolgung von Post- und Waren-sendungen.• Posteingangssysteme mit digitalerWeiterverarbeitung von Eingangsdoku-menten in Kombination mit einem Dokumenten-Management-System.• Kompakte Stand-alone-Lösung zurvollautomatischen Briefsortierung.• Umweltschonende Drucktechnik gepaart mit hoher Produktivität.(www.pitneybowes.com/de)


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Das Hochleistungsscansystem XINO S700 bietet als einziger Dokumentenscanner die Möglichkeit eines wechselbaren Feeders.

gemischten Beleggrößen

Diese Systemlösung ist ein weiterer Bestandteil des

einfach wechselnmi�ig oder links?

Neuausrichtung:Uns hat das vorgestellte Konzept über-zeugt. Nach vier Jahren Abstinenz istSeal Systems wieder auf der CeBIT ver-treten. Danach werden wir auswerten,ob die Kunden und Interessenten dieseEntwicklung auch erkannt haben.

Wünsche als Aussteller:Eine für die meisten Besucher nach-vollziehbare Strukturierung nach

Themen und Lösungsschwerpunktensoll sich in der Hallenzuordnung wie-derfinden.

d!conomy auf dem Messestand:Seal Systems wird Cloud-Anwendun-gen und Mobile Clients als Neuheitenvorstellen.

Erwartungen:Geben wir der CeBIT eine Chance.Auch eine Konzeptveränderungbraucht ihre Zeit.

Messethemen:Seal Systems steht für unternehmens-weites Drucken und Konvertieren. Aus allen Anwendungen und für alleSystemarchitekturen. Das bleibt unsereklare Aussage. Die Möglichkeiten derelektronischen Unterlagenverteilungwollen wir ganz nach vorne bringen(www.sealsystems.de)

Reinhold Müller-Meernach, Seal Systems

Überzeugendes KonzeptReinhold Müller-Meer-nach, LeiterMarketing, Seal SystemsAG: „Gebenwir der CeBITeine Chance.Auch eineKonzeptver -

änderung braucht ihre Zeit.“

Gunther Hagner, Signotec

Kompetentes FachpublikumNeuausrichtung:Bereits auf der letzten CeBIT konntenwir einen unerwartet guten Zulauf ankompetentem Fachpublikum feststel-len. Damit hat die CeBIT als wichtigsteinternationale Branchenplattform anBedeutung zurückgewonnen.

Wünsche als Aussteller:Das Business-Konzept und die Fokus-sierung auf den Fachbesucher sollteweiter verfolgt werden.

d!conomy auf dem Messestand:Die Digitalisierung der eigenhändigenUnterschrift über ein Unterschriften-Pad oder ein mobiles Endgerät ist un-sere Kernkompetenz. Damit kann derNutzer gewohnt unterschreiben, digi-tal signieren, Geschäftsprozesse opti-mieren, Medienbrüche vermeiden,Personen authentifizieren und rechts-konforme Dokumente erstellen.

Erwartungen:Zum Thema d!conomy bieten wir einallumfassendes Produktportfolio. DieErwartungen sind somit hoch.(www.signotec.com)

Gunther Hag-ner, Geschäfts-führer der Sig-notec GmbH:„Wir begrüßendie Neuausrich-tung und Fo-kussierung aufdas B2B-Ge-schäft. Damit

hat die CeBIT als wichtigste interna-tionale Branchenplattform an Bedeu-tung zurückgewonnen.“


28 | BIT 2–2015

CeBIT

Geschäftsprozesse

Neuausrichtung:Die Messe ist noch im Wandel begrif-fen. Unternehmens-IT hat im letztenJahrzehnt richtig an Fahrt aufgenom-men und ist eine treibende Kraft ge-worden. Prozessoptimierung ist mitt-lerweile fester Bestandteil vieler Unter-nehmensstrategien. Globale Trendshaben ihr übriges dazu getan, um un-seren Umgang mit Technik zu revolu-tionieren, gerade im B2B. All diesenEntwicklungen muss die CeBIT Rech-nung tragen, was sicher nicht einfachist. Anstatt es allen Themenfeldernund Zielgruppen recht machen zu wol-len, ist es ratsam, sich klar zu seinemB2B-Publikum zu bekennen und ent-sprechende Inhalte für Unternehmens-lenker vorzustellen. Dann steigen auchdie Wertigkeit der Messe und der Nut-zen für uns Aussteller und Besucher.

Wünsche als Asteller:Da TA Triumph-Adler selbst im B2B-Business tätig ist, begrüßen wir die

Neuausrichtung. Als Aussteller wün-schen wir uns noch mehr qualifizierteBesucher. Wir folgen dem Anspruch,lieber Qualität als Quantität und wün-schen uns dies auch von der Messe.

d!conomy auf dem Messestand:Das Topthema der Messe ist auchunser Topthema. Die Digitalisierungvon Dokumenten und Daten ist schonlange eine unserer Kernkompetenzen.Digitalisierung geht für uns einher miteiner steigenden Mobilität. Auf unse-rem Messestand zeigen wir zukunfts-weisende Lösungs- und Produktkon-zepte für Unternehmen, die mittelsManaged-Print-Services bereits ihreOutput-Infrastruktur optimiert habenund die jetzt auch dokumentenbasier-te Prozesse verbessern möchten. Imnächsten Schritt geht es um die zuneh-mende Automatisierung und Digitali-sierung von Prozessen, auch unter Einbeziehung mobiler Endgeräte. Wieder Weg für unsere Kunden aussehen

Christopher Rheidt, TA Triumph-Adler

Lieber Qualität als Quantität

Christopher Rheidt,Vice President Sales& Service Group;TA Triumph-AdlerGmbH: „Anstatt es allen Themenfel-dern und Zielgrup-pen recht machenzu wollen, ist esratsam, sich klar zu seinem B2B-Publikum zu bekennen und entsprechendewertvolle Inhaltefür Unternehmens-lenker vorzustellen.“

kann, stellen wir vor. Gemeinsam mitIDC haben wir untersucht, wie der Ar-beitsplatz der Zukunft in zehn Jahrenaussehen könnte. Die Ergebnisse stel-len wir auf der Messe vor.

Erwartungen:Die Frage, die uns umtreibt, lautet:„Mit welchen Erwartungen fahren un-sere Kunden zur CeBIT?“ Fakt ist, Un-ternehmen sehen bei uns nicht nurden State of the art im Dokumenten-Business, sondern erhalten auch eineVorstellung, wie sie in Zukunft mit Dokumenten und Informationen um-gehen. Unsere Sichtbarkeit im Marktsowie bei potenziellen Bewerbern wei-ter zu steigern und die CeBIT für dendirekten, intensiven Kundendialog zunutzen, sind unsere wichtigsten Ziele.

Messethemen:„Hello Tomorrow“ ist unser Leitthema.Mit dem Messekonzept wollen wir dieMöglichkeiten der Digitalisierung vonDokumenten und die Mobilität des Ar-beitsplatzes greifbar machen. Die Zu-kunft ist gar nicht mehr so weit ent-fernt. (www.triumph-adler.de)

Neuausrichtung:Durch den klaren Business-Fokus hatsich die CeBIT im letzten Jahr eindeu-tig von der IFA abgegrenzt. Das ist eineEntwicklung, die wir begrüßen, da wirin Hannover unsere B2B-Zielgruppe sonoch besser und zielgerichteter adres-sieren können.

Wünsche als Aussteller:Die Messe hat im letzten Jahr gut vor-gelegt. Wir wünschen uns nun Konti-nuität in ihrer Ausrichtung und immergenug Raum für die Auseinanderset-zung mit aktuellen Trends im Ge-schäftskundenumfeld. In diesem Jahrist das mit dem Thema der digitalenTransformation, wie ich finde, schonwunderbar gelungen.

d!conomy auf dem Messestand:Nahezu an jedem Punkt. KonvergenteLösungen sind die Zukunft der Busi-ness-IT. Samsung wird auf der CeBITdaher ganzheitliche Lösungen für un-terschiedliche Branchen präsentieren,die Kunden beim digitalen Wandelihrer Unternehmen unterstützen.

Erwartungen:Wir freuen uns darauf, vor Ort in Han-nover unsere neue Multifunktionssys-tem-Serie MX7 präsentieren zu kön-nen und sind gespannt auf die Reaktio-nen. Mit diesen neuen A3-Gerätenwerden wir im Office-Umfeld künftigeine geschlossene Produktpalette an-bieten. Die MX7-Serie wird auch mitunserem im vergangenen Jahr neu ein-

Norbert Höpfner, Samsung

Klarer Business-Fokus

Norbert Höpfner,Head of Printing Solutions, SamsungElectronics GmbH:„Samsung wirdganzheitliche Lö-sungen für unter-schiedliche Bran-chen präsentieren,die Kunden beimdigitalen Wandelihrer Unternehmenunterstützen.“

geführten, intuitiven Android-Bedien-konzept ausgestattet sein.

Messethemen:Wir werden auf der Messe ausge-wählte Szenarien für sechs Branchendemonstrieren: für das Gesundheitswe-sen, Bildungswesen, den Handel, Lo-gistik und Transport, den Finanzbe-reich sowie die Hotellerie. Eines dieserSzenarien ist beispielsweise eine Bü-roumgebung, in der unsere BusinessCore Printing Solutions für serverlosesund effizientes Dokumentenmanage-ment zum Einsatz kommen. Hinzukommen Lösungen für das mobile Dru-cken und digitale Unterschriften. ImPrinting-Bereich werden wir mit denbesonders leistungsstarken und schnel-len Multifunktionssystemen der MX7-Serie zudem auch eine Produktneuheitvorstellen. (www.samsung.de)


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Francotyp-Postalia auf der CeBIT

Digitale PoststelleUnter dem Motto „Mailability. Analog. Hybrid. Digital.“

präsentiert sich Francotyp-Postalia (FP), Multichannel-

Anbieter für die Briefkommunikation, auf der CeBIT 2015

in Hannover. Am FP-Stand in Halle 3 bewegen sich die Besu-

cher durch alle Optionen der modernen Briefkommunikation –

von Posteingang bis Postausgang, von analog bis digital.

„Im Bereich der Postbearbeitungschlummert bei vielen Unternehmennoch enormes Optimierungspotenzial.Dabei können sie nicht nur bares Geldsparen, sondern auch ihre Mitarbeiterentlasten“, erklärt FP-Vorstandsspre-cher Hans Szymanski. „Auf unseremMessestand zeigen wir verschiedeneMöglichkeiten der Postverarbeitung:Das fängt beim Abholen von Post anund setzt sich bei der Digitalisierungder Eingangspost mit ersetzendemScannen und revisionssicherem Archi-vieren fort. Darüber hinaus beinhaltetdie digitale Poststelle Druckauslage-

rungs- und Konsolidierungs-Servicesoder Software-Lösungen wie die De-Mail. Und zum vollständigen Pro-zess zählen selbstverständlich auchklassische Frankier- oder Kuvertier-systeme.“

Premierenfeier

Im Frankier- und Kuvertierbereich prä-sentiert FP in Halle 3, Stand D06, dasneueste Modell in der erfolgreichenPostBase-Familie – die PostBase Mini –erstmals einem großen Publikum. DasFrankiersystem, das in Großbritannienbereits auf dem Markt ist, bietet einemaschinelle Einstiegslösung für kleineUnternehmen oder Freiberufler undSelbstständige, die etwa 30 Briefe täg-lich frankieren möchten.

Im Bereich Software-Lösungenzeigt FP seine Angebote zur Langzeit-archivierung und Verschlüsselung digi-taler Dokumente: Mit dem ProduktHash Safe unterstützt FP seine Kundenetwa bei der dauerhaften Beweiswert-sicherung von qualifizierten Signatu-ren, mit denen elektronische Doku-mente bei der Archivierung versehenwerden. Als akkreditierter De-Mail-An-bieter zeigt das TochterunternehmenFP Mentana-Claimsoft im Rahmen derCeBIT zudem De-Mail-Angebote fürUnternehmen und Behörden.

Auch seine Outsourcing-Dienstleis-tungen stellt FP auf der CeBIT vor. Ge-

zeigt werden sowohl Verfahren zumEinscannen und digitalen Weiterver -arbeiten ankommender Post als auchServices zur Druckauslagerung derAusgangspost.

Konsolidierungs-Services

Zudem stellt das Unternehmen auf derMesse seine Konsolidierungs-Servicesvor: FP sammelt täglich große Mengenan Geschäftspost bei Unternehmenund Behörden ein und sortiert dieBriefe in ihren Sortierzentren vor. Danach werden die Briefe an die Deut-sche Post AG oder alternative Zustell-dienste zur Zustellung übergeben. Fürdiese Vorleistung erhält FP Portora-batte, die das Unternehmen in Formvon monatlichen Gutschriften an seineKunden zurückgibt. So sparen sich dieKunden nicht nur den aufwändigenGang zur Post, sondern auch noch Portokosten. (www.fp-cebit.de)

FP-Award 2015

In Kooperation mit der Fach-zeitschrift E-Government-Computing verleiht Francotyp-Postalia am CeBIT-Mittwoch (18. März) erneut den FP-Award: Eine unabhängige Jury zeichnet mit diesem De-Mail-Innovationspreis be-sonders kreative Ideen zum Einsatz der De-Mail aus. Erst-mals wird in diesem Jahr mitdem FP-Students-Award zu-dem ein mit 5000 Euro dotier-ter Preis ausgeschrieben. Wei -tere Informationen unter www.fp-award.com.

Multichannel-Anbieter Francotyp-Postalia stellt aufder CeBIT analoge,hybride und digi-tale Produkte und Lösungen zur Postver arbei -tung vor.

Im Frankier- undKuvertierbereichpräsentiert FP dasneueste Modell inder PostBase-Fami-lie: PostBase Mini.


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Bitkom ECM Solutions Park, ECM Forum und Guided Tours auf der CeBIT 2015

ECM digitalisiert Economy22 Unternehmen sind auf der CeBIT im Bitkom ECM Solu -

tions Park mit dabei und präsentieren Lösungen von Data

Capture über Dokumenten-Management bis zur Archivierung.

Erstmalig werden in der Get-Started-Area auch Start-ups aus

dem ECM-Bereich ausstellen. Ebenfalls Teil des ECM

Solutions Park ist auch wieder das beliebte ECM Forum.

Die CeBIT 2015 benennt mit demSchwerpunktthema „d!conomy“ diegroße Herausforderung und Chancedurch die digitale Transformation derWirtschaft, aber auch der gesamtenGesellschaft. In einigen Branchen kön-nen wir die Veränderungen bereitssehen, etwa mit Blick auf die Musik -industrie oder den Einzelhandel, in anderen hat die Transformation geradeerst begonnen, z. B. in der Finanz-branche oder im Automobilbau.

Von der Digitalisierung von Ge-schäftsprozessen ist dabei jedes Unter-nehmen betroffen – und kann davonprofitieren. Die CeBIT-Halle 3 stehtdaher in diesem Jahr unter dem Motto„ECM digitalisiert Economy“ undzeigt, auf welch vielfältige Weise Enter-prise-Content-Management (ECM) Ge-

Vertrieb GmbH. Wer hier die entspre-chenden Anregungen gefunden hat,kann sie in einem persönlichen Ge-spräch im Café weiter vertiefen.

Erstmals präsentieren sich unterdem Dach des Bitkom auch vier inno-vative Start-ups aus dem ECM-Bereich.Amagno GmbH, Dropscan GmbH,Isaac GmbH und Smartworks SolutionGmbH führen ihre Produkte live vor.

Wer sich vertiefend mit speziellenFragen rund um Enterprise-Content-Management beschäftigen will, istbeim CeBIT-ECM-Forum genau richtig,das Bitkom in Kooperation mit derDeutschen Messe organisiert. Rund 35 Vorträge und Podiumsdiskussionendrehen sich um Trend-Themen wie„ECM in der Cloud“ (16. März, 15 Uhr), dem sicheren Mailen (17. März, 10 Uhr), der neuen elek -tronischen Rechnung nach dem ZUGFeRD (17. März, 11.30 Uhr) oder zum Scannen mit dem Smart -phone (19. März, 10 Uhr). Am Mitt-woch (18. März, 15 Uhr) werden dieVorstände und Geschäftsführer der großen ECM Software-Hersteller einenBlick in die Zukunft der Branche wer-fen und die Trends der kommendenMonate benennen. Am Messe-Freitagwerden erstmals Start-ups ihre innova-tiven Lösungen auf der Bühne präsen-tieren.

Für all diejenigen, die wenig Zeitmitbringen und sich einen raschenÜberblick über die Möglichkeiten ver-schaffen wollen, die ECM für ihr Un-ternehmen bietet, organisiert Bitkomin diesem Jahr erstmals Guided Toursin Halle 3. Von Dienstag bis Donners-tag können kostenlos geführte Rund-gänge zu den Themen Basisfunktiona -litäten von ECM, Optimierung derRechnungsverarbeitung, mobiles Scan-nen, Collaborative Tools sowie Doku-menten-Management gebucht werden.

schäftsprozesse einfacher, effizienterund kostengünstiger machen kann.

Ausstellung, Café, Forumund Guided ToursIn Halle 3 findet sich der Bitkom ECMSolutions Park, auf dem in diesem Jahrerneut mehr Firmen vertreten sind.Ihre Lösungen zeigen AKI GmbH, BCTDeutschland GmbH, BFL LeasingGmbH, Callas Software GmbH, Ceyo-niq Technology GmbH, Drivve GmbH& Co. KG, Easy Software AG, I.R.I.S.AG, IBM Deutschland GmbH, InsidersTechnologies GmbH, Kendox AG,Kühn & Weyh Software GmbH, Ma-cros Reply GmbH, Otris Software AG,Pawisda Systems GmbH, Seal SystemsAG, Wacom Europe GmbH und WMD

Der Bitkom ECMSolutions Park in Halle 3 ist ein Gemeinschafts-stand für ECM-Beratungsunter-nehmen sowie Anbieter und Hersteller von ECM-Lösungen.

CeBIT

Geschäftsprozesse


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Das gesamte Forenprogramm gibtes unter www.cebit.de/veranstal-tung/cebit-ecm-forum/FOR/60679;detaillierte Informationen zu den Guided Tours und Anmeldeunterlagenunter www.bitkom-service.de/ter-mine_2504.aspx.

Sechs ECM-Schwerpunkte 1. „In der Praxis klappt’s“ – Basisfunk-tionalitäten von Enterprise-Content-Management-Systemen: Dokumenten-management, elektronische Akte undArchivierung sind Kernfunktionalitätenjedes Enterprise-Content-Management-Systems (ECM). Gezeigt werden Lö-sungen für verschiedene Branchen,aber auch für einzelne Anwendungs-fälle wie die digitale Personalakte, dieVertragsverwaltung oder die digitaleKundenakte.2. „Rechnungen rechnen sich“ – Opti-mierung der Rechnungsverarbeitung inECM-Systemen: Wirtschaft und Ver-waltung können nach Berechnungendes Bitkom bis zu 500 Mrd. Eurodurch effektivere Handhabung vonRechnungserstellung und -versand sparen. Mit dem ZUGFeRD-Format istder Grundstein für den Siegeszug derelektronischen Rechnung gelegt, des-sen Anwendung auf der CeBIT vorge-führt wird.3. „Mobil macht‘s möglich“ – MobilesScannen, ortsunabhängige Verfügbar-keit von Informationen und optimierteFreigabeprozesse: Der Wissensarbeiter

formationsaustausch. Business-Collabo-ration ist dabei ein Wandel der Unter-nehmenskultur und tiefgreifender alseine rein technische Innovation.5. „Wissen rein – Wissen raus“ – In-und Output-Management rund um Dokumenten-Management-Systeme:Multichannel-Input-Management-Sys-teme, deren Ziel die effiziente Verwal-tung, Archivierung sowie die korrekteZuordnung, Bearbeitung und Beant-wortung aller eingehenden Doku-mente und Informationen ist, umfas-sen neben E-Mails auch alle anderenKanäle wie Social Media, klassischeBriefpost und Fax. Output-Manage-ment liefert Informationen gesteuertan verschiedene Zielgruppen auf unter-schiedlichen Ausgabekanälen in elek-tronischer oder physischer Form.6. „Alles erlaubt oder doch verboten?“– Standards und Compliance im ECM:Eine Vielzahl an Gesetzen, techni-schen Richtlinien und Normen sind beider rechtssicheren Archivierung vonDokumenten einzuhalten. WelcheRichtlinien sind für wen relevant, wel-che sind verbindlich und welche nurein mehr oder minder gut gemeinterRat? Diesen Fragen soll auf den Grundgegangen werden.(www.ecm-solutions-park.de)

von heute möchte zeit- und ortsunab-hängig arbeiten und auf alle dafür not-wendigen Informationen zugreifenkönnen. Mobile Scan-Lösungen, On-line- und Offline-Zugriff auf Doku-mente und Freigabe von Rechnungenund Urlaubsanträgen auch unterwegsund von der Couch aus, sind nur ei-nige Beispiele, wie mobile ECM-Lösun-gen effizientes Arbeiten ermöglichen.4. „Mail mir mal!“ – Interne Prozesseund Zusammenarbeit: Wo man frühernoch Dokumente per E-Mail hin- undherschicken musste, um gemeinsam anihnen arbeiten zu können, unterstüt-zen heute moderne Business-Collabo-ration-Tools interne Prozesse und denunternehmensweiten Wissens- und In-

Neben dem Ausstellungbereich bietetder ECM Solutions Park eine Café-Fläche zum Networking.

Wer sich vertiefend mit speziellenFragen rund um Enterprise-Content-Management beschäftigen will, istbeim CeBIT-ECM-Forum genau richtig.


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CeBIT

Geschäftsprozesse

HSM steht für die zuverlässige Vernichtung von Dokumenten und Festplatten

Sicher und wirtschaftlichDer Frickinger Hersteller von Aktenvernichtern, Schneide -

maschinen und Ballenpressen, HSM, präsentiert auf der

CeBIT Produkte und Neuheiten rund um das Thema

Datenschutz. Damit vertrauliche Daten und Dokumente

auch tatsächlich vertraulich bleiben.

Im Mittelpunkt auf dem HSM-Messe-stand steht der mechanische Fest-plattenvernichter HSM Powerline HDS 230. Digitale Datenträger werdenmithilfe eines robusten Vollstahl-Schneidwerks in kleinste Partikelzershreddert, so dass eine Wiederher-stellung unmöglich ist – sicher, daten-schutzkonform und wirtschaftlich. Ver-nichtet werden können Festplattenund Magnetbänder, CDs, DVDs, Dis-ketten, USB-Sticks sowie Mobiltelefoneetc. Die Inhalte auf den geshreddertenPartikeln sind nicht mehr rekonstruier-bar. Ein weiterer positiver Nebeneffekt:die zershredderten Festplatten könnendem Recycling-Kreislauf zugeführt wer-den. Für den Wertstoff erhält man biszu 1350 Euro pro Tonne (Stand Feb-

ruar 2015, kann je nach Land variie-ren). Der HSM HDS 230 sorgt so nichtnur professionell für Datenschutz, dieFestplatten werden sogar gewinnbrin-gend vernichtet und im Sinne des Prin-zips der Nachhaltigkeit der Wertstoffwiederverwertet.

Ebenfalls auf dem Messestand F01in Halle 6 zu sehen ist das breite Spek-trum an klassischen Aktenvernichtern,die direkt vor Ort begutachtet und ge-testet werden können. Die Shreddermachen vertrauliche Dokumente un -leserlich – und das in verschiedenen Sicherheitsstufen, die von Stufe zuStufe ein höheres Maß an Sicherheitgewährleisten. Das HSM-Schneidwerkmit seinen Vollstahl-Schneidwellen, aufdie es eine lebenslange Garantie gibt,ist unersetzliches Herzstück der Akten-

vernichter. Neben Papier vernichtendie Aktenvernichter, je nach Sicher-heitsstufe, problemlos auch digitale Datenträger wie CDs, Kunden- undKreditkarten sowie USB-Sticks etc.

Neu auf dem Markt sind die Ak-tenvernichter HSM Securio Autofeedmit automatischem Papiereinzug. Diein Deutschland gefertigten Autofeed-Aktenvernichter der HSM-Securio-AF-Linie mit Nanogrip-Technologie verei-nen Funktionalität und Bedienkomfort.Sie eignen sich damit perfekt für diezuverlässige und einfache Aktenver-nichtung von Papierstapeln bis zu 500Blatt sowie Einzelpapier – und das imzeitsparenden Parallelbetrieb. Die Ver-nichtung von CDs, DVDs sowie Kun-den- und Kreditkarten ist ebenfalls,Dank der nützlichen Doppelfunktion,im Parallelbetrieb möglich. (www.hsm.eu)

Wiederherstellung unmöglich: Der mechanische FestplattenvernichterHSM Powerline HDS 230 verwandeltdigitale Datenträger in kleinste Partikel.

Die in Deutschlandgefertigten Auto-feed-Aktenver-nichter der HSM-Securio-AF-Linievereinen Funktio-nalität und Be-dienkomfort.


Konica Minolta: IT bestimmt Wettbewerbsfähigkeit

Let documents flowDie Digitalisierung aller Lebens- und Arbeitsbereiche ist das

zentrale Thema der CeBIT in diesem Jahr. Doch die digitale

Transfor mation ändert auch die Rolle der IT. Sie wird zum

Rückgrat von Unternehmen und damit zu einer strategischen

Komponente für ihre Wettbewerbsfähigkeit. Konica Minolta

ist darauf bestens vorbereitet.

Big Data, Cloud, Mobile sowie Socialund Security verändern Unternehmenvon innen heraus. Es entstehen neueFertigungsprozesse und Produkte, dieMobilität steigt, Arbeitsplätze werdendigital. Für die Produktivität der Unter-nehmen ist es essenziell, aus den meistunstrukturierten und nicht klassifizier-ten Inhalten hochwertige Informatio-nen zu gewinnen. Managed-Content-Services mit ihrem zentralen BausteinECM sind Konica Minoltas Antwortauf diese Herausforderung.

Leistungsstarke Tools

Für Unternehmen aller Größen undBranchen gilt: Mitarbeiter sollen ihreZeit zum Erreichen der Geschäftszieleanstatt für Informationsprozesse ver-wenden. Dieser Grundsatz bestimmtdie Auswahl der ECM-Tools, die fürreibungslose Informationsprozesse in-nerhalb des Unternehmens sorgen.Größtmöglicher Nutzen, einfache Be-dienung und mobiler Zugang sind des-halb Kriterien, die alle Instrumente des„Werkzeugkastens“ ECM zu erfüllenhaben. Elektronische Vorgangsbearbei-tung beispielsweise schafft Übersichtund Flexibilität, indem Workflows ein-fach per Drag & Drop auf einer grafi-schen Benutzeroberfläche im Browsererstellt werden können.

Hohe Zeit- und Kostenvorteile erzielen die Unternehmen mit einer automatisierten Eingangsrechnungs-

die herstellerneutrale Prozessberatungvon Konica Minolta zeigt ihre Dienst-leistung auf. Sie erfüllt einen entschei-denden Beratungsbedarf von Unter-nehmen: Schrittweise Planbarkeit.

Etappenweise zum Ziel

Unternehmen tendieren oft dazu, das Offensichtliche zuerst und dasKomplizierte zuletzt anzugehen. Optimierte Einzelprozesse steigernaber nicht immer die Effizienz des

Gesamtprozesses. Ein Beispiel: Ein Unternehmen hat zunächst die Druck-landschaft konsolidiert. Dann wurdeper DMS die Verfügbarkeit der digita-len Information gesteigert und dabeineue Server und Software beschafft.Danach sollen unternehmensweit dieGeschäftsprozesse optimiert werden.Aber ist die IT-Struktur überhaupt fürdie neuen, weiter reichenden Anforde-rungen aus allen Abteilungen geeig-net? Das Know-how der Konica-Mi-nolta-Prozessberater stellt sicher, dassdie Optimierung einzelner Prozesseimmer auch dem Gesamtziel dient.Unternehmen können so ihr Zielschrittweise und budgetierungsfreund-lich angehen.(www.konicaminolta.de/business)

ver arbeitung, die die Erkennung, digi-tale Prüfung, Kostenzuordnung undGenehmigung von Rechnungen leistet.

Auch im Personalbereich kann ECMfür Effizienz sorgen: Eine digitale Per-sonalakte macht alle Informationenrund um die Mitarbeiter per Mausklickabrufbar – von Vertragsdaten überSchriftverkehr, AU-Bescheinigungen,Gehalts- und Spesenabrechnungen biszu Urlaubskonto und Stundensaldo.

Konkrete Beispiele für den Nutzen von ECM-Anwendungen können Inte-ressierte bei Konica Minolta live aufder CeBIT erleben: Unter dem Motto„Let documents flow“ werden amStand D36 in Halle 3 an acht Work -stations und einer Show-Zone für Live-Präsentationen u. a. die Segmente En-terprise-Search, Smart-Cloud-Services,Contract-Management, E-Mail- und Invoice-Management abgebildet. Auch

Die Optimierungeinzelner Prozessesoll immer auchdem Gesamtzieldienen – die Prozessberater von Konica Minoltahelfen Unterneh-men, ihr Zielschrittweise undbudgetierungs-freundlich anzu -gehen.

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Scopevisio: Cloud-Wirtschaftswunder im Mittelstand

Absolut flexibelDie Bonner Scopevisio AG stellt ihren diesjährigen CeBIT-

Auftritt unter das Leitmotto „Das Cloud-Wirtschaftswunder

im Mittelstand“. Im Interview mit BIT erläutert Scopevisio-

Vorstand Michael Rosbach, wie kleine und mittlere Unterneh-

men von Geschäftsanwendungen aus der Cloud profitieren.

BIT Herr Rosbach, ein neues Wirtschaftswunder in der Cloud –wie ist das machbar? Michael Rosbach Die Cloud eröffnetgerade KMU neue Möglichkeiten, effi-zienter, kostengünstiger und von belie-bigen Standorten aus zu arbeiten. Daszahlt sich im wahrsten Sinne des Wor-tes aus: Unternehmen, die Cloud-Ser-vices nutzen, wachsen schneller underzielen einen höheren Bruttogewinnals Cloud-Verweigerer. In der Breiteeingesetzt, kann die Cloud so ein digi-tales Wirtschaftswunder bewirken.

BIT Welche Rolle spielt dabei derMittelstand? Rosbach Mittelständler erkennen zu-nehmend, dass sie mit Cloud-Softwarenicht nur Kosten für Hardware undServer-Betrieb sparen, sondern vorallem eines: Zeit. Cloud-Unterneh-

mens-Software von Scopevisio strafftGeschäftsprozesse und beschleunigtsie. Unternehmen, die unsere Cloud-Anwendungen nutzen, verschaffensich dadurch einen strategischen Wett-bewerbsvorteil.

BIT Können Sie dies an einem konkreten Beispiel festmachen? Rosbach Wer mit Scopevisio Softwarearbeitet, spart bis zu 30 Prozent an Administrationsaufwand. Gleichzeitigsteigt die Produktivität, weil sich dieZusammenarbeit – auch über Unter-nehmensgrenzen hinweg – einfacherorganisieren lässt. Einer unserer Kun-den, der mit einem Netz von bundes-weit verteilten Vertrieblern und Tech-nikern arbeitet, kann sein Geschäfts-modell mit uns überhaupt erst effizientumsetzen. Scopevisio fungiert hier alszentrale Arbeits- und Informationsplatt-

form, die alle Daten bündelt, struktu-riert und automatisch aktualisiert.

BIT Welche Anwendungen bietetScopevisio an? Rosbach Scopevisio bietet eine inte-grierte Cloud-Unternehmens-Softwarefür kleine und mittlere Unternehmenan, die angefangen beim Marketingüber die Auftragsabwicklung bis hinzur Buchhaltung alle wichtigen be-trieblichen Abläufe abbildet. Bestand-teile dieser integrierten Lösung sinddie Anwendungen CRM, Abrechnung,Projekte, Finanzen und TeamworkDMS, die in verschiedenen Ausfüh-rungen erhältlich sind.

BIT Was unterscheidet Sie von anderen Anbietern? Rosbach Starre und unflexible Sys-teme haben ausgedient. Ein wichtigesKennzeichen unserer Software ist, dasssie den Wandel von Unternehmen mit-macht und jederzeit an veränderteRahmenbedingungen angepasst wer-den kann. Außerdem setzen wir aufIntegration statt Insellösungen, dennwir wissen: Mittelständler benötigeneine durchgängige Prozessoptimierungüber alle Unternehmensbereiche hin-weg. Scopevisio-Cloud-Unternehmens-Software ist dank automatischer Up-dates immer auf dem neuesten Stand,sie lässt sich beliebig skalieren undmobil nutzen. Damit ist sie das zeitge-mäße Werkzeug für Unternehmens-steuerung in der heutigen und vorallem zukünftigen Arbeitswelt.

Scopevisio ist wieder auf der CeBIT(Stand C47, Halle 4) vertreten undsteht dort für Gespräche zur Verfügung.

Michael Rosbach,Vorstand der Scopevisio AG: „Unternehmen,die Cloud-Servicesnutzen, wachsenschneller und erzielen einen höheren Brutto -gewinn als Cloud-Verweigerer.“

Scopevisio AGRheinwerkallee 3 53227 Bonn

Telefon: +49228/4334-3000 [email protected]

CeBIT

Geschäftsprozesse


BITKOM – Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V.

Tel.: +49 30/27576-0, E-Mail: [email protected], Internet: www.bitkom.org

Der Bitkom informiert

Die Informationen die ser Seite entstehen in redaktioneller Verantwortung des Bitkom.

Das Interesse an technischenBerufen steigt allmählich. Jedervierte Schüler (25 Prozent) kannsich vorstellen, später einmal im IT-Bereich zu arbeiten. Da-bei ist das Interesse bei Jungen (27 Prozent) nur etwas größerals bei Mädchen (23 Prozent).

Das ist das Ergebnis einer aktu-ellen repräsentativen Befragungim Auftrag des Bitkom. Bei einerBitkom-Umfrage im Jahr 2010hatten sich 23 Prozent allerSchüler eine Karriere in der IT vorstellen können.

Deutliche Unterschiedebeim Interesse an Informatikgibt es zwischen den Schulfor-men. Während sich bei denHauptschülern nur 12 Prozentvorstellen können, später im IT-Bereich zu arbeiten, sind esbei Realschülern 16 Prozent, bei Gesamtschülern 21 Prozentund bei Gymnasiasten sogar 32 Prozent.

An den Hochschulen steigtdas Interesse am Informatik-Stu-dium weiter. Im Wintersemester2014/15 ist die Zahl der Studi-

enanfänger in der Informatiknach vorläufigen Berechnungendes Statistischen Bundesamtesum 2,6 Prozent auf 34300 ge-stiegen. Die Informatik ist damitdas einzige MINT-Fach, das einneues Rekordhoch erreicht hat.Maschinenbau und Elektrotech-

nik mussten dagegen leichteEinbußen hinnehmen. Beson-ders erfreulich ist das deutlichstärkere Interesse von Frauen an der Informatik. Während die Zahl der männlichen Stu-dierenden nur um 1,8 Prozentzulegte, wurden 5,6 Prozentmehr Frauen im Vergleich zumVorjahr registriert. Die knapp7700 Frauen im ersten Hoch -schul semester repräsentierendamit knapp 22,5 Prozent allerErst semester.

Die IT-Branche ist mit953000 Beschäftigten nach demMaschinenbau der größte indus-trielle Arbeitgeber in Deutsch-land. Angesichts von 41000 of-fenen und nur schwer zu beset-zenden Stellen sind die Jobaus-sichten hervorragend.

Interesse an IT-Berufen steigt langsam

Fachkräftemangel

Der Mittelstand bleibt dieWachstumssäule der Hightech-Branche. 8 von 10 Mittelständ-lern (81 Prozent) in der Infor-

mationstechnologie und Tele-kommunikation erwarten in denkommenden sechs Monatensteigende Umsätze. Gerade ein-

IT-Mittelstand erwartet steigende Umsätze

Datenschutz: Kostenfreie Webinare

Der Umgang mit sensiblen Daten von Kunden, Geschäfts-partnern oder Mitarbeitern ist gesetzlich streng normiert. In der Praxis behandeln viele Unternehmen Datenschutzund Datensicherheit noch immer stiefmütterlich – bis die Behörden erste Strafen verhängen und die Reputation desUnternehmens in den Keller sinkt. Aus diesem Grund hat die Bitkom Akademie eine Webinar-Reihe aufgelegt, umWissenslücken zu schließen und Awareness im Unternehmenbezüglich der aktuell gültigen Regelungen zu schaffen. In45-minütigen Online-Seminaren erfahren die Teilnehmer,welche Maßnahmen zum Datenschutz notwendig und sinn-voll sind und wie sie diese in ihrem Unternehmen am bestenumsetzen. Im Mittelpunkt aller angebotenen Seminare ste-hen Methoden und Techniken für die Praxis im Unterneh-mensalltag. Die Seminare sind kostenfrei. Die nächsten Termine 2015: • Datenschutz und Direktmarketing: 27. März und 05. Juni.• Datenschutz im Unternehmen: 17. April und 19. Juni.• Datenschutzwissen für Personaler: 08. Mai und 10. Juli.• Datenschutz für Social Media und Websites: 22. Mai und

28. August.Weitere Termine und Anmeldeinformationen gibt es

unter: www.bitkom-akademie.de.

mal 6 Prozent gehen von einemUmsatzrückgang aus. Wie in derGesamtbranche sind Software-Unternehmen und IT-Dienstleis-ter besonders zuversichtlich. 87 Prozent der Dienstleisterrechnen mit einem Umsatzplus,bei den Software-Häusern sindes 83 Prozent. Nur 6 Prozentder Dienstleister und 4 Prozentder Software-Anbieter gehenvon einem Minus aus. Der Bit-kom-Mittelstandsindex bleibtdamit auf dem hohen Wert von75 Punkten, den er im Sommererreicht hat. Zugleich ist der IT-Mittelstand weiterhin nochetwas optimistischer als die Ge-samtbranche. Für diese liegt derBitkom-Index bei 72 Punkten.

Mehr als zwei Drittel derMittelständler (68 Prozent) wol-

len in diesem Jahr neue Mit -arbeiter einstellen. Kaum einUnternehmen will Stellen strei-chen: Nur 2 Prozent der Unter-nehmen rechnen 2015 mit Personalabbau. Besonders guteBeschäftigungschancen gibt esbei Software-Anbietern. Unterihnen wollen 8 von 10 Unter-nehmen (79 Prozent) Mitarbei-ter einstellen, bei den IT-Dienst-leistern planen rund drei Viertel(73 Prozent), die Mitarbeiter-zahl zu erhöhen. Gut ausgebil-dete Berufseinsteiger und Hoch-schulabsolventen haben hervor-ragende Chancen in der IT-Bran-che. Es lohnt sich, nicht nur aufdie großen Namen zu schauen,sondern die Karriere bei einemder vielen „Hidden Champions“im IT-Mittelstand zu starten.

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Geschäftsprozesse

IT & Business: Stuttgarter Messe-Trio richtet sich neu aus

Ganzheitliches KonzeptAus drei mach eins: IT & Business, DMS Expo und CRM-Expo

gipfeln ab sofort in der Marke „IT & Business – Fachmesse

für digitale Prozesse und Lösungen“. Veranstaltungsort des

ehemaligen Messe-Trios „Where IT works“ wird künftig das

L-Bank Forum der Messe Stuttgart sein. Ulrich Kromer von

Baerle, Geschäftsführer der Messe Stuttgart, und Gunnar Mey,

Abteilungsleiter Industrie der Messe Stuttgart, äußern sich

im Interview zu den Hintergründen der Neupositionierung.

Das L-Bank Forum (Halle 1), das neueZuhause der IT & Business, soll das so-lide Fundament der neuen Dach-Marke bilden. Mit einer Gesamtflächevon 20900 Quadratmetern zuzüglich5900 Quadratmetern auf der umlau-fenden Galerie ist das L-Bank-Forumdie größte Halle der Messe Stuttgartund soll somit der IT & Business ent-sprechendes Wachstumspotenzial bie-ten. Ihre Verfügbarkeit im Herbst istfür die nächsten drei Jahre garantiert,damit sollen ausstellende Unterneh-men Planungssicherheit bekommen.Dieses Jahr wird die IT & Business vom 29. September bis 1. Oktoberstattfinden.

Bei der Neuausrichtung erhält die IT &Business die Unterstützung der großenBranchenverbände, so begrüßt der „Digitalverband Bitkom die Zusam-menlegung der drei IT-Fachmessenunter der gemeinsamen Marke IT &Business, die künftig im Herbst alle Lösungen unter einem Dach und untereinem Namen präsentieren wird“, sagtBitkom-Hauptgeschäftsführer Dr. Bern-hard Rohleder. Durch die Zusammenle-gung in eine gemeinsame Halle werdedie Messe vor allem auch für Besuchervon mittelständischen Unternehmenattraktiver, da die für sie relevantenAngebote zu einzelnen Themen aneinem Ort gezeigt werden, heißt es.

Eine Marke, eineHalle, eine Messe –das StuttgarterMesse-Trio wirdneu aufgesetzt undöffnet im Herbstunter dem Namen„IT & Business –Fachmesse fürdigitale Prozesseund Lösungen“ die Tore.

Prof. Claus Oetter, stellvertreten-der Geschäftsführer Fachverband Soft-ware VDMA, erklärt: „Grund für alleAktivitäten und Investitionen im IT-Be-reich sind die Anforderungen aus denGeschäftsstrategien sowie den Prozes-sen der Unternehmen. Informations-technologie hilft dabei mit, sich für dieZukunft zu rüsten und neue Technolo-gien nutzbringend einzubinden. ImKern geht es aber bei allen Lösungenim IT-Umfeld um die Erfüllung der Be-dürfnisse der Anwender aus den unter-schiedlichsten Branchen. Und dies istwesentlich mehr als reine Informati-onstechnologie.“

Unterstützung durch die BranchenverbändeDer VOI – Verband Organisations- undInformationssysteme, bewertet dasneue Messekonzept ebenfalls positiv.VOI-Vorstandsvorsitzender Harald Klin-gelhöller erklärt: „In den nächsten Jah-ren bieten sich somit beste Chancen,in der größten und komfortabelstenMessehalle 1 den ganzheitlichen An-satz von Enterprise-Information-Ma-nagement als zentrale Drehscheibe fürInformationen jeglicher Art im Unter-nehmen noch umfassender als bisherdem Fachbesucher näherzubringen.Das erweiterte Qualitätskonzept derMesse und insbesondere des fachli-chen Rahmenprogramms wird dazubeitragen, dass die neue IT & Businessganz in der Tradition der DMS Expoauch weiterhin die führende Branchen-plattform für Fachbesucher und Aus-steller im Herbst bleiben wird.“

Dementsprechend beteiligen sichdie Verbände auch in diesem Jahr aktivam Messegeschehen. „Bitkom wirdsein Engagement in gleichem Umfangwie in den Vorjahren fortsetzen“, kün-digte Dr. Bernhard Rohleder an. So


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werde der Verband etwa im BereichECM mit einem Gemeinschaftsstandvertreten sein und eine Vielzahl vonVeranstaltungen während der Messedurchführen. Der VDMA stellt einenGemeinschaftsstand sowie die Einbin-dung seiner Mitgliedsfirmen in dieForen in den Mittelpunkt seiner Aktivi-täten. Des Weiteren finden im Kon-gresszentrum die Veranstaltung Busi-ness Intelligence sowie der VDMA IT-Leitertreff statt und es sind Aktivitätenrund um das Thema Industrie 4.0 inPlanung. Der VOI wird auf der IT &Business mit einem Gemeinschafts-stand vertreten sein und das neue fach-liche Rahmenprogramm mit Kompakt-Seminaren zu aktuellen Branchenthe-men im VOI-Dome bereichern.

Im Interview äußern sich UlrichKromer von Baerle, Geschäftsführerder Messe Stuttgart, und Gunnar Mey,Abteilungsleiter Industrie der MesseStuttgart, zu den Hintergründen derNeupositionierung und den Zukunfts-aussichten.

BIT Das Stuttgarter Messe-Triowird neu ausgerichtet. Warum füh-ren Sie die IT & Business, DMS Expound CRM-Expo zusammen? Ulrich Kromer Unser Ziel ist es, dieMesseattraktivität zu steigern. Dazu ar-beiten wir eng mit den Ausstellern undden Branchenverbänden zusammen.Die uns dabei zugetragenen Wünscheund Anforderungen führen wir mitden Befragungen der Besucher zusam-men und analysieren Eigenbild und

Fremdbild sowie generelle Entwicklun-gen im Markt. Bereits 2009 sind wirmit der IT & Business angetreten, einehorizontal ausgerichtete, lösungsorien-tierte Messe für die gesamte Band-breite der Business-IT zu schaffen. ImLaufe der Jahre haben wir durch dieAngliederung der vertikal ausgerichte-ten Messen DMS Expo und CRM-Expodie Messe weiter gestärkt und ent-scheidenden Bereichen der IT im Un-ternehmen einen exponierten Stellen-wert eingeräumt. Neben dem BereichProduktionsplanung und -steuerungsind das eben Dokumenten- bzw. Con-tent-Management und Kundenbezie-hungs-Management. Für die Wahrneh-mung von außen war das zuletzt je-doch eine schier unlösbare Kommuni-kationsaufgabe. Für die Besucherstellte sich die Frage, warum zwei The-men aus einem ganzheitlichen Messe-konzept hervorgehoben werden,zumal die einzelnen Disziplinenimmer näher zusammenrücken undclevere Schnittstellen für unterneh-mensweite Prozesse gefragt sind.Kurzum, wir möchten dem Besucherwieder mehr Klarheit verschaffen undunserem Anspruch auf eine umfassendaufgestellte Lösungsmesse gerecht wer-den. IT & Business steht genau für die-sen Anspruch.

BIT Benötigen die Besucher nichtgerade die Akronyme, um zu wis-sen welche Nutzenversprechen sichhinter der Messe verbergen?Gunnar Mey Unsere Analysen habengezeigt, dass dies nicht der Fall ist.War das Thema Infrastruktur und Soft-ware früher ein reines Aufgabengebietder hauseigenen IT, so werden Investi-tionen inzwischen immer öfter von derGeschäftsleitung und den Fachabtei-lungen angestoßen. Die IT als Enablerhat einen neuen Stellenwert erreicht.Viele unserer Fachbesucher kommenmit konkreten Aufgabenstellungen ausder Produktion, dem Vertrieb oder derOrganisation im Unternehmen. Nichtselten tritt ein ganzes Buying-Centerden Besuch unserer Fachmesse an.Diese Entscheider jagen nicht nach

Akronymen, sondern suchen Hilfestel-lung in einer immer schneller drehen-den und zunehmend digitalisierten Arbeitswelt. Aufgabe ist es deshalb, die Systeme und Prozesse in konkreteLösungen zu übersetzen.

BIT Werden die bisherige Bran-chentreffpunkte DMS Expo undCRM-Expo unter der Dachmarke IT& Business an Stellenwert verlieren? Kromer Keinesfalls. Wir haben in derVergangenheit alles dafür getan, den je-weiligen Herstellern ideale Bedingun-gen für eine Messeteilnahme zu schaf-fen. Das werden wir auch weiterhintun. Neben dem Messestand gibt esdie Möglichkeit zur Teilnahme anFachforen, den Live-Vergleichen oderden erfolgreich in Stuttgart etabliertenPreisverleihungen des CRM- und EIM-Awards. Tägliche Guided Tours, Pro-grammführer und die Veranstaltungender Branchenverbände garantieren einattraktives Umfeld und Sichtbarkeit.Wir sind auch in Zukunft wichtigsteBranchenplattform und Marktplatz fürDMS- und CRM-Spezialisten im Rah-men der zentralen Lösungsmesse imHerbst.

BIT Die IT & Business ist neuer-dings im Geschäftsbereich Industrie& Technologie der Messe Stuttgartangesiedelt. Welche Beweggründegab es dafür? Mey In unserem Geschäftsbereich In-dustrie & Technologie finden sich vieleführende Industriemessen wie AMB,Lasys, Moulding Expo, R+T oder Vision. Alles Messen, die sich mit Maschinenbau, Produktion, Weiterver-arbeitung, Vertrieb und dem Einsatzvon Hightech-Produkten im hoch dy-namischen globalen Markt beschäfti-gen. Bei allen Themen kommt eineKomponente immer stärker zum Tra-gen: die IT zur Steuerung, Analyse undVernetzung der Prozesse. Denken Sienur an den Trend Industrie 4.0 unddas Internet der Dinge. Wir glauben,dass die IT & Business in diesem star-ken wirtschaftlichen Umfeld hervorra-gend aufgestellt ist. Viele Synergien in

Ulrich Kromer vonBaerle, Geschäfts-führer der MesseStuttgart: „Wir spüren eine breiteAkzeptanz unsererEntscheidung.“

Gunnar Mey, Abteilungsleiter Industrie der MesseStuttgart: „Wirglauben, dass die IT & Business in diesem starkenwirtschaftlichenUmfeld hervorra-gend aufgestellt ist.“

Neues Logo, neues Glück? „IT & Business – Fachmesse für digitale Prozesse und Lösungen“ heißt dieneue Marke des früheren Messe-Trios.



Geschäftsprozesse

der Ansprache von Besucherzielgrup-pen und die Vernetzung von aktuellenAufgabenstellungen aus der Industriewerden für einen Schub in der Ent-wicklung der Veranstaltung sorgen.

BIT Was konkret findet der Entscheider auf der neuen IT & Business? Mey Wie auch bisher stehen die Aus-steller mit ihren Lösungen im Vorder-grund. In unserer größten Messehalle,dem L-Bank Forum (Halle 1), werdenwir ab sofort jedoch alle Angeboteunter einem Dach bündeln. Die IT-Lö-sungen, die in der Prozesskette im Un-ternehmen miteinander arbeiten müs-sen, finden sich nun auch in der Halleunmittelbar nebeneinander. Für diePräsentation von Best-Practice-Beispie-len findet sich in mittelbarer Nähe dasentsprechende Fachforum. Neu aus -gerichtet nach den Interessenschwer-punkten der Anwender rund um dieThemen Personal & Produktion, Mar-keting & Vertrieb und Organisation &Verwaltung bilden sich Informations-möglichkeiten im Ausstellungsbereichab. Diese nun horizontal ausgerichte-ten und für den Fachbesucher zudemkostenfrei besuchbaren Fachforen spie-len eine wichtige Rolle. Durch die Auf-planung in einer gemeinsamen Hallewerden obendrein die Wege kürzerund gleichzeitig mehr Informations-möglichkeiten an den Ständen derAussteller sichtbar. Neben den Awardsfür ERP, CRM und ECM sind wiederzahlreiche Veranstaltungen in einemprall gefüllten Rahmenprogramm ge-plant. Die Themen Start-up und Kar-

riere werden in diesem Jahr eine starkeGewichtung erfahren. Letzteres u. a.durch die zeitgleiche Angliederung der European MINT Convention. Die Fachmesse mit Kongress fürBerufs einsteiger und Karrierechancenwurde bereits 2014 erfolgreich wäh-rend der AMB in Stuttgart etabliert.Ein echter Mehrwert für die Unter -nehmen im Kampf gegen den Fach-kräftemangel.

BIT Welche Resonanzen haben Sie bereits auf ihre strategischeNeuausrichtung erhalten? Kromer Wir haben viele Rückmel-dungen zu den zurückliegenden Veran-staltungen aufgenommen und ausge-wertet. Erst vor wenigen Tagen habenwir dann im Rahmen einer erweitertenMessebeiratssitzung unseren Ausstel-lern von unserem Konzept berichtet.Die Rückmeldungen waren sehr posi-tiv. Wir spüren eine breite Akzeptanzunserer Entscheidung und freuen unsauch weiterhin auf die aktive Beteili-gung unserer Aussteller, um das Mes-sekonzept und die Marktansprachepermanent weiter zu entwickeln. Da-rüber hinaus freuen wir uns, dass un-sere Träger und Partner die Entschei-dung begrüßen und uns weiterhin ihreUnterstützung zusagen. Der Bitkom e. V. als Vertreter von über 2200 Un-ternehmen der digitalen Wirtschaft,der VOI e. V. als Fachverband für An-bieter und Anwender im Bereich Enterprise-Information-Managementund der VDMA als Vertreter von über3100 vorrangig mittelständischen Unternehmen der Investitionsgüterin-dustrie stellen sich hinter das Konzepteiner lösungsorientierten Leitmesse fürBusiness-IT im Herbst in Stuttgart.

BIT Welchen Stellenwert hat die IT& Business für die Messe Stuttgart? Kromer Die IT & Business ist einwichtiger Bestandteil in unseremHightech-Messe-Portfolio, mit dem wirdie gesamte DACH-Region adressieren.Zahlreiche Cluster-Initiativen und För-derprogramme unterstützen die IT-Wirtschaft vom Start-up bis zum Groß-

unternehmen. Die stark exportorien-tierte Wirtschaft profitiert von Pro-grammen, die den digitalen Wandel inden Unternehmensprozessen unter-stützen. Mit der IT & Business bildenwir die gesamte Bandbreite der Unter-nehmens-IT direkt hier am Standortab. Mitten im Markt.

BIT Welche Vorteile sehen Sie für Fachbesucher mit dem neuenKonzept? Mey Neben dem bisherigen Vorteil,alle unternehmerisch erfolgsrelevantenLösungen auf einer Messe vorzufin-den, ist das ganz klar die einheitlicheAnsprache mit einer Messe, einerMarke und dem gemeinsamen Aus -stellungsangebot in Stuttgarts größterMessehalle, dem L-Bank Forum. Keineverwirrende Ansprache mit drei Mar-ken. Keine Akronyme, die in jedemJahr in Relevanz und Bedeutung wech-seln. Wir pflegen eine lösungs- und anwenderorientierte Besucheranspra-che, ein breit aufgestelltes Informati-onsprogramm und ein für alle Besu-cher aus Deutschland, Österreich undder Schweiz verkehrstechnisch optimalangebundenes Messegelände in einerder wirtschaftsstärksten RegionenEuropas.

BIT Wie schätzen Sie die Zukunftder IT & Business ein? Kromer Wir planen fest mit der IT &Business. Damit unsere Partner unddie Aussteller größtmögliche Planungs-sicherheit haben, sind die Termine unddie Hallenbelegung im L-Bank Forumfür die nächsten drei Jahre fixiert. DieHalle bietet 20900 Quadratmeter Aus-stellungsfläche und zuzüglichen Ge-staltungsraum auf der umlaufendenGalerie mit weiteren 5900 Quadrat-metern. Diese idealen räumlichen Ge-gebenheiten werden wir aktiv nutzenund die IT & Business gemeinsam mitden Ausstellern und unseren Partnernam Standort Stuttgart kontinuierlichausbauen.

BIT Vielen Dank für das Gespräch. (www.itandbusiness.de)

2014 musste dasMesse-Trio einennicht unerheblichenRückgang verzeich-nen. Sowohl Aus-steller- als auch Besucherzahlengingen zurück.

38 | BIT 2–2015


Fachforum Dialog und Jahreskongress des VOI in Berlin

Die Zukunft mit EIMMehr als 100 Teilnehmer verschiedenster Branchen und

unterschiedlichster Geschäftsbereiche werden auf dem

diesjährigen Dialog Fachforum vom 29. bis 30. April in Berlin

unter dem Motto „Planen Sie die Zukunft mit EIM“ über alle

Facetten von Enterprise-Information-Management (EIM)

berichten, informieren und diskutieren. Darüber hinaus

werden zum zweiten Mal die Dialog-Awards verliehen.

Hochinteressant wird sicher auch derTrendvortrag „The End of Lawyers?Challenges in the Future“ von JoernLipkow, LL.M. (Bond University), Corporate Counsel der Carl Zeiss AG.Während des EIM-Galadinners wirdzum 2. Mal der Dialog-Award „Excel-lence with EIM“ verliehen.

Tag zwei wird von Prof. Dr. Thors-ten Riemke-Gurzki von der Hoch-schule der Medien in Stuttgart mit der Impuls-Keynote „Information!Kommunikation! Menschen?“ einge -leitet. Bei den anschließenden Fokus-

themen kommen u. a. Harald Klingel-höller von der DM Dokumenten Ma-nagement GmbH mit „ECM und/oderSharepoint“ oder Marcus Hartmannvon der Oxseed Logistics GmbH mit„Elektronische Rechnung mit ZUG-FeRD – Die Killerapplikation für EIM“zu Wort. Personaltrainerin Ute Von-denhof rundet mit ihrem Vortrag „ImVorzimmer der Macht – Das Spiel mitdem Status“ den Tag ab. Die Zusam-menfassung und Verabschiedung über-nimmt dann Steffen Schaar von derThe Quality Group GmbH in seinerFunktion als Fachlicher Leiter desFachforums Dialog.(www.dialog-fachforum.de)

Unter dem Motto „Planen Sie die Zu-kunft mit EIM“ präsentieren das dies-jährige Dialog Fachforum und der Jah-reskongress des VOI Antworten, Mei-nungen, Berichte und Beiträge ausWissenschaft, Forschung und Praxis.Experten und Berater aus allen Berei-chen des Informations-Managementsinformieren, netzwerken und diskutie-ren mit den Besuchern. Im Mittel-punkt der Veranstaltung stehen u. a.die Themen EIM, Vertrags- und Akten-Management, Aktenverwaltung, BPM,Risikoindentifizierung und Risiko-Ma-

nagement, Compliance-Managementund Legal-Process-Management. Aberauch über Planung und Reporting,Führungs kompetenz, Kommunikationund Geschäftsstrategie will die Veran-staltung informieren.

Excellence with EIM

Neben hochkarätigen Keynote-Spea-kern und zahlreichen Fachthemen ausdem Bereich des Enterprise-Informa-tion-Managements (EIM) berichtenAnwender aus der Praxis. Frank A.Dassler, General Counsel der AdidasAG, wird mit seiner Keynote „Compli-ance – Chancen und Potenziale desGlobal Players Adidas“ das diesjährigeFachforum eröffnen.

Bei den Fokusthemen am erstenTag referiert u. a. Ulrich Palmer vonder 3GRC GmbH über das Thema„Mit GRC – Governance, Risk & Com-pliance wird alles gut!?“. Thomas Pilzvon der BCT Deutschland GmbHblickt mit seinem Vortrag „Let’s digIT!Das Büro 2020 als Spiegelbild der digi-talen Transformation und Zukunft desArbeitens“ ein paar Jahre voraus.Zudem werden die Award-Preisträgervon 2014 ihre exzellenten Organisati-onsprojekte in den Best-Practice-Vorträ-gen vorstellen, so z. B. Sabrina Corne-lius von der Porsche AG mit ihremVortrag „Projekt Carrera Online“.

Frank A. Dassler,General Counselder Adidas AG,wird das DialogFachforum 2015 alsKeynote-Speakereröffnen.

Das Dialog 2015 – Fachforum für Enterprise-Information-Managementfindet im April in Berlin statt.

Für mehr als 100 Teilnehmer verschiedensterBranchen stehenauf dem DialogFachforum in Berlinalle Facetten vonEIM im Mittelpunkt.

BIT 2–2015 | 39



Geschäftsprozesse

40 | BIT 2–2015

Zufriedene Gesichter beim ELO-ECM Fachkongress 2015 in Fellbach

Digitale ArbeitsformenDie 12. Ausgabe des ELO ECM-Fachkongresses Ende Januar

in Fellbach war ein voller Erfolg. Unter dem Leitsatz „Digitale

Zukunft erfolgreich gestalten” gab es auch in diesem Jahr

wieder zahlreiche informative Expertenvorträge. Die Kongress-

teilnehmer konnten sich in drei Vortragssälen über unter-

schiedliche Trends und Lösungen im Bereich ECM informieren.

beitsformen“, um eine maximale Pro-duktivität zu gewährleisten.

Die Weisheit der Vielen

Nächstes Highlight war die Keynotedes Internet-Strategieberaters SaschaLobo. „Das nächste Netz – was mor-gen in der digitalen Welt wichtig wird“lautete der Titel seines Vortrags, mitdem er einen Ausblick in die Zukunftgeben wollte. „Wie verändert sich dieGesellschaft durch die digitale Vernet-zung“ und das auch in sozialer Hin-sicht. Lobo sprach dabei von dem un-aufhaltsamen Voranschreiten der „Ver-streamung der Welt“, von der „Weis-heit der Vielen“ und einer generellen„Datenbegeisterung der Menschen“,die ihre Daten gern teilen und selbstbei sensible Daten nicht halt machen.

Gerade über soziale Netzwerke wer-den viele kleine Elemente der eigenenPersönlichkeit mitgeteilt, die, zusam-mengesetzt, ein erstaunlich genauesProfil ergeben. „Social Media mit sei-nen Verästelungen reicht bis in diekleinsten Details unseres Alltags hi-nein“, erklärt Lobo. Er glaubt nicht,dass es bei der „Datenbegeisterung“eine natürliche Grenze gibt und ver-weist auch auf seine eigene Begriff-kreation „Plattform-Kapitalismus“. Die-ser beschreibt eine Wirtschaftsform, inder ein Unternehmen als Mittelsmannüber eine Internet-Plattform die Bezie-hung zwischen Anbieter und Nachfra-ger von Dienstleistungen gegen Entgeltvermittelt. Lobo besetzt den Begriff alsnegatives Gegenmodell zur Share-Eco-nomy in der Diskussion neu entstehen-der Wirtschaftsformen durch das Inter-net. „Die Macht der Plattformen wei-tet sich jeden Tag aus“, erklärt Lobound beobachtet eine Entwicklung vonder Hardware zur Software ins Netz.„Märkte gruppieren sich um vernetzteSoftware. Und Produkte werde immermehr wegen der Software gekauft, undnicht wegen der Hardware“, was Loboan dem Beispiel von Handys und (An-droid-)Smartphones demonstriert.Diese Entwicklung findet in allen Be-reichen und Ebenen statt. Im Ergebnisentstehen dadurch zahlreiche neueMöglichkeiten, aber auch ein erhebli-cher Eingriff in die Freiheitsrechte. Daspersönliche Verhalten wird immertransparenter und damit auch beein-fluss- und steuerbarer.

Die 12. Ausgabe des ELO ECM-Fach-kongresses Ende Januar in der Fell -bacher Schwabenlandhalle war ein voller Erfolg. Die hohe Besucherzahlhat erneut die Bedeutung von Enter-prise-Content-Management (ECM) undseiner Herangehensweise an moderneIT-Prozesse gezeigt.

In seinem Eröffnungsvortrag mitdem Titel „Wie Business-Trends undHypes unsere Arbeitswelt verändern“ging ELO-Geschäftsführer Karl HeinzMosbach auf die rasante Vernetzungunserer Lebensbereiche ein. „Wirsehen uns einer Veränderung in der digitalen Welt gegenüber, der man sichnicht verschließen kann“, betonte er.Die digitale, mobile Revolution verän-dert die Welt; und hat selbstverständ-lich auch erheblichen Einfluss auf dieArbeitswelt: „Unsere Arbeitswelt ist imWandel hin zu digitalen, hybriden Ar-

In seiner Keynote „Das nächste Netz – was morgen in der digitalenWelt wichtig wird“ ging der Internet-Strategieberater Sascha Lobo unteranderem der Frage nach, wie sich die Gesellschaft durch die digitaleVernetzung verändert.

ELO-Geschäfts-führer Karl Heinz Mosbach: „Wirsehen uns einerVeränderung in der digitalen Weltgegenüber, derman sich nicht ver-schließen kann.“


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Im Anschluss an das Keynote-Highlight gab es auch in diesem Jahrwieder zahlreiche informative Exper-tenvorträge. Die Kongressteilnehmerkonnten sich in drei Vortragssälen überunterschiedliche Fragestellungen,Trends und Lösungen im Bereich ECMinformieren und sich somit die für sierelevanten Kongressinhalte individuellzusammenstellen. Dabei informiertendie ELO-Fachexperten über dieSchwerpunkte Mobility, Formular-Workflow, Collaboration und E-Mail-Management. Den praktischen Ansatzlieferten verschiedene Referenzkun-

den. So berichtete beispielsweise Dr. Gunther Reinhard von der SchöckBauteile GmbH über das Thema „Opti-mierter Kundenprozess: AutomatischeIntegration elektronischer Dokumentein CRM und ECC“ und das perfekteZusammenspiel zwischen dem ELOBusiness-Partner SoftMate und der fir-meninternen IT-Infrastruktur.

Stefan Victor von der Rühl AG &Co. schilderte ein Praxisbeispiel mitBlick auf die Integration verschiedenerSysteme und Anforderungen. Ebenfallsin Kooperation mit dem ELO Business-Partner SoftMate hat die Rühl-Gruppe

eine ganzheitliche ECM-Lösung einge-führt. Der Vortrag „Der ganzheitlicheProzess von der BANF bis zum Rech-nungseingang – Alles im ELO“ zeigtden prozessorientierten Ansatz zur Er-fassung und Freigabe von Bestellanfor-derungen bis hin zur Verarbeitung undFreigabe von Eingangsrechnungen mitdem ELO DocXtractor.

Den Abschluss bildete in diesemJahr wieder Dirk-Peter Kuballa vom Finanzministerium Schleswig-Holstein.Während seiner Keynote „Die papier-lose Betriebsprüfung“ ging Kuballa inseiner gewohnt emphatischen Art da-rauf ein, welche elektronischen Datenund Unterlagen der Prüfer erwartet,was die Finanzverwaltung unter „Revi-sionssicherheit“ versteht, ob man alleE-Mails aufbewahren muss und wieman elektronische Belege korrekt kon-tiert. Abgerundet wurde die Veranstal-tung durch eine Ausstellung im Foyer.Über 20 ELO-Partner präsentiertendort branchenspezifische ECM-Lösungs ansätze. (www.elo.com)

Die 12. Ausgabe des ELO ECM-Fach-kongresses im Januar in der Fellbacher Schwabenlandhalle war ein voller Erfolg.

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Geschäftsprozesse

42 | BIT 2–2015

Interview: Dr. Bernd Wild von der PDF Association zum Thema ZUGFeRD

Effizienzsteigernd

BIT Herr Wild, welche Chancenund Vorteile bietet der elektroni-sche Rechnungsaustausch für Un-ternehmen und öffentliche Verwal-tungen? Dr. Bernd Wild Eine wesentlicheKommunikationsform zwischen Unter-nehmen sowie zwischen Unterneh-men und öffentlichen Verwaltungen ist der Austausch von Rechnungen. Er-staunlicherweise werden in Deutsch-land trotz eines sonst hohen Automa -tisierungsgrades aber immer noch diemeisten Rechnungen per Papier ausge-tauscht. Wobei man hier unterschei-den muss. Große Industrieunterneh-men, die langfristige Geschäftsbezie-hungen zueinander unterhalten, tau-schen sehr wohl den Großteil ihrerRechnungen elektronisch aus. Erfolgtder Rechnungsaustausch aber mehrsporadisch oder sind Kleinstfirmen undKMU beteiligt, ändert sich das Bild.Diese Form des Austauschs macht reinzahlenmäßig den Löwenanteil an denRechnungen aus und hier dominiertganz klar noch das Papier. Schon seitlangem ist klar und unstrittig, dass beieiner Umstellung auf elektronischeRechnungen ein deutlicher Kostenvor-teil (Stichwort Porto) entsteht. Dazukommen merkliche Effizienzsteigerun-gen, die in verkürzten Prozessen unddem höheren Automatisierungsgradbegründet sind. Oder anders gespro-chen: Auf Senderseite kann über einen

beliebigen elektronischen Kanal dieRechnung vollautomatisch versendetwerden, ohne Porto und ohne Zustell-verzögerung. Auf Empfängerseite redu-zieren elektronische Rechnungen vieleTätigkeiten in der Rechnungserfassungund Übernahme in interne Systemeauf eine Minimum. Das Ausnützenvon Skonto-Regeln ist damit z. B. sehreinfach möglich. Dies gilt natürlich ingleichem Maße für Unternehmen alsauch für die öffentlichen Verwaltungen.

BIT Worin sehen Sie die heutigenHerausforderungen des elektroni-schen Rechnungsaustauschs? Dr. Wild Die Schwierigkeit liegt mei-ner Meinung nach darin, die unter-schiedlichen Anforderungen der amMarkt Beteiligten an eine elektronischeRechnung unter einen Hut zu bekom-men und dabei gleichzeitig ein für allepraktikables und beherrschbares Rech-nungsformat zu finden. Zum einen sol-len im einfachsten Fall nur die absolu-ten Mindestanforderungen an eineRechnung aus umsatzsteuerlicher Sichtenthalten sein, d. h. gerade genug In-formationen, um die Zahlungsanwei-sung durchführen zu können. Zum an-

deren wünschen sich viele Marktteil-nehmer komplexere Strukturen zurÜbermittlung von wichtigen Kontext-informationen, die eine weitgehendeDunkelverarbeitung und die fachlichePrüfung der elektronischen Rechnungermöglichen. Damit ist der automati-sierte Abgleich der Rechnungsein-gangsinformationen mit Daten des in-ternen Auftragsverwaltungsprogrammsgemeint. Andere Herausforderungensind die Stabilität des Formats an sichund die Erweiterbarkeit bzw. Anpass-barkeit auf der anderen Seite. Schließ-lich wurde ZUGFeRD branchenüber-greifend entworfen, allerdings mit derexpliziten Möglichkeit, Branchener-weiterungen zu ermöglichen. Eine ein-fache Implementierbarkeit in beste-hende Anwendungen und Systemesowie die Möglichkeit eines „weichenÜbergangs“ aus der papierorientiertenin die elektronische Welt waren wei-tere wichtige Punkte. Und natürlichdie Anforderung, international einsetz-bar zu sein, d. h. ZUGFeRD sollte vonvorn herein kein rein deutscher Stan-dard werden.

BIT Was ist der so genannte ZUGFeRD-Standard und was be -deutet er für den elektronischenRechnungsaustausch? Dr. Wild Wenn man sich den ZUG-FeRD-Standard unter dem Licht dereben beschriebenen Herausforderun-gen betrachtet, so kann man zweigrundlegende Design-Entscheidungenerkennen, die die Arbeitsgruppe AP3des FeRD in der Entstehungszeit desZUGFeRD-Standards getroffen hat. Daswar die Verwendung von UN/CefactCross Industry Invoice (CII) als eineminternational anerkannten und bewähr-ten Datenmodells und XML-Standardsfür die elektronische Repräsentationder Rechnungsdaten und die Einbet-

Dr. Bernd Wild,Vorstandsmitgliedder PDF Associationsowie Gründer undGeschäftsführer derIntarsys ConsultingGmbH: „Immermehr deutsche Unternehmen, die Niederlassungenoder Filialen in an-deren europäischenLändern unterhal-ten, gehen dazuüber, ZUGFeRD als das alleinigeRechnungsaus-tauschformat vorzuschreiben.“

Das ZUGFeRD-Format (Zentrale User Guidelines für elektronische

Rechnungen in Deutschland), soll den Austausch digitaler

Rechnungen vereinfachen. BIT sprach mit Dr. Bernd Wild,

Vorstandsmitglied der PDF Association, über die Vorteile von

elektronischem Rechnungsaustausch, die Rolle des PDF/A3-

Formats und die Inhalte einer ZUGFeRD-konformen Rechnung.

„Erstaunlicherweise werden inDeutschland trotz eines sonst hohenAutomatisierungsgrades immer nochdie meisten Rechnungen per Papierausgetauscht.“


BIT 2–2015 | 43

tung der Rechnungsdaten in ein ISO-19005-3 konformes PDF-Dokument.Entgegen der oft üblichen Tendenz,einen Datenstandard von Grund aufneu zu entwerfen, konnte so das Po-tenzial der in langjährigen internatio-nalen Standardisierungsbemühungenerreichten Ergebnisse einer branchen-übergreifenden Abbildung von Rech-nungsdaten unmittelbar genutzt wer-den. Basierend auf den europäischenVorarbeiten zu den so genannten Mes-sage User Guidelines (MUG), die be-reits eine Europäisierung von CII vor-genommen hatten, war dann der Wegzum ZUGFeRD-XML nicht mehr weit.

BIT Welche Rolle spielt dabei dasPDF/A3-Format? Dr. Wild Das PDF/A-3 übernimmt imZUGFeRD-Standard zwei Funktionen:die der Verpackung der eingebettetenXML-Rechnungsdaten und die der Vi-sualisierung der Rechnung als Doku-ment selbst. Damit schnell eine mög-lichst hohe Akzeptanz des Standardsim Markt erzielt werden kann, solltedie gewohnte Darstellung einer Rech-nung als visuelles Dokument, das an-gezeigt und gedruckt werden kannsowie problemlos archivierbar ist, er-halten bleiben. Eine vollständige Ab-kehr von der gewohnten papierartigenDarstellung einer Rechnung wie es z. B. andere Rechnungsstandards (z. B.ebInterface) vorsehen, war deshalbnicht gewollt. Allerdings war erst mitPDF/A-3, das 2012 von der ISO publi-ziert wurde ein langzeitarchivierbarerDokumentenstandard vorhanden, deres auch erlaubte Fremdformate, wie z.B. eine XML-Datei, sicher einzubetten.Mit den früheren Varianten vonPDF/A wie PDF/A-1 oder PDF/A-2wäre dies noch nicht erlaubt gewesen.Gleichzeitig wurde damit auch dieMöglichkeit geschaffen, neben den

reinen Rechnungsdaten im ZUGFeRD-XML-Format weitere für die PrüfungderRechnung wichtige Dokumente miteinzubetten. Ein Beispiel dafür wärengescannte Lieferscheine, CAD-Zeich-nungen oder Aufmaßtabellen. Deshalbentspricht PDF/A-3 genau dem Anfor-derungsprofil, das wir in FeRD für dashybride Format hatten.

BIT Was beinhaltet eine ZUGFeRD-konforme Rechnung? Dr. Wild Eine ZUGFeRD-konformeRechnung ist ein hybrides Dokument,das zum einen aus der visuellen Dar-stellung der Rechnung in Form eines„Druckbildes“ besteht und zum ande-ren die Rechnungsdaten in einer XML-Datei maschinenlesbar beinhaltet. Ins-gesamt entspricht eine ZUGFeRD-Rechnung einem PDF/A-3 konformenPDF-Dokument, das über einen Datei-anhang im ZUGFeRD-XML-Format ver-fügt. Das ZUGFeRD-XML wiederum isteine Ausprägung des UN/Cefact-Cross-Industry-Invoice-Standards. Eine ZUG-FeRD-konforme Rechnung kann so-wohl auf dem Bildschirm mit einemPDF-Anzeigeprogramm dargestellt undgedruckt werden als auch komplett automatisch von IT-Prozessen verarbei-tet werden. Beide Ausprägungen derRechnung sind in ZUGFeRD gleichbe-rechtigt vorhanden. Welche Ausprä-gung schlussendlich für die Rech-nungseingangsverarbeitung verwen -det wird, das Druckbild mit manuellerDatenübernahme oder die XML-Dateimit Importmöglichkeit, liegt in der Ent-scheidungsfreiheit des Rechnungsemp-fängers. Ein weiteres Merkmal derXML-Datei sind die so genannten Pro-file Basic, Comfort und Extend, dieden Umfang der mindestens vorhan -denen Informationselemente im XMLregeln. Abhängig vom jeweiligen Profilmüssen oder können bestimmte Ele-mente im XML vorhanden sein. Wäh-rend Basic nur die Rahmendaten ohnePositionsdetails einer Rechnung vor-gibt, erlauben Comfort und Extendedeine weitaus detailliertere Beschrei-bung der Rechnung. Im Wesentlichenentspricht Extended dem vollen Um-

fang der Cross Industry Invoice. Überdie Profilierung kann sich ein ZUG-FeRD-Sender darauf verlassen, dass derEmpfänger mindestens den Elemente-Satz Basic versteht, auch wenn er eineRechnung im Extend-Profil verschickt.

BIT Wie lässt sich das Datenformatin bestehende Rechnungserstel-lungs- und -verarbeitungssystemeintegrieren?Dr. Wild Dazu gibt es verschiedeneAnsätze, je nach Aufbau und Möglich-keiten der betroffenen Systeme. In denmeisten Fällen wird der Hersteller derAnwendung neben dem bisher unter-stützten Ausgabekanal für Rechnungeneinen weiteren für ZUGFeRD integrie-ren. Das gleiche gilt für Eingangsrech-nungen. Die Spezifikation und die Im-plementieurngsbeschreibungen insbe-sondere für die PDF/A-3 Datei könnenvon Anfang an von FeRD kostenlos be-zogen werden. Mittlerweile haben sichschon etliche Tausend Interessierte dasSpezifikationspaket heruntergeladen.Daneben gibt es eine stetig wachsende

FeRD und ZUGFeRD auf der CeBIT Auf der diesjährigen CeBIT stellen eine ganze Reihevon Ausstellern ihre neuen Lösungen auf ZUGFeRD-Basis vor und auch auf verschiedenen Foren könnensich die Besucher über das Thema E-Rechnung undZUGFeRD informieren:• Podiumsdiskussion: „Elektronische Rechnungen mitdem ZUGFeRD-Format – Vision oder schon im Marktangekommen?“, Dienstag 17. März, 11:30 bis 12:00 Uhr, Halle 3, Stand B06 (ECM-Forum Bitkom).• Interview: „Auf dem Weg zur elektronischen Rechnungsbearbeitung – Werkstattbericht", Diens-tag, 17. März, 11:50 bis 12:10 Uhr, Halle 7, Stand A 14 (Forum Public Sector Parc). • Vortrag: „ZUGFeRD – medienbruchfreier elektro nischerRechnungsaustausch mit System“, Freitag, 20. März, 10:30 bis 11:00 Uhr, Halle 5, Stand F04, (ERP-Forum).„Eine ZUGFeRD-konforme Rechnung

kann sowohl auf dem Bildschirm mit einem üblichen PDF-Anzeigepro-gramm dargestellt und gedruckt wer-den als auch komplett automatischvon IT-Prozessen verarbeitet werden.“

„Das PDF/A-3 übernimmt im ZUGFeRD-Standard zwei Funktionen:die der Verpackung der eingebette-ten XML-Rechnungsdaten und die der Visualisierung der Rechnung alsDokument selbst.“



Geschäftsprozesse

44 | BIT 2–2015

Zahl an Lösungsanbietern, die Toolkits,Software-Bibliotheken oder ganze An-wendungen zur Erzeugung von ZUG-FeRD-konformen Rechnungen aus an-deren Datenformaten zur Verfügungstellen. Auch wir als Intarsys bietenhier schon länger entsprechende Werk-zeuge für Systemintegratoren und An-wender an. Mittlerweile wird bereitsein Großteil der marktüblichen Rech-nungsverarbeitungssysteme unterstütztoder kann mit geringem AufwandZUGFeRD-fähig gemacht werden.

BIT Wie kompliziert bzw. aufwen-dig ist es für Unternehmen, dietechnischen Voraussetzungen zurEinführung des elektronischenRechnungsaustauschs nach demZUGFeRD-Standard zu schaffen? Dr. Wild Eigentlich ist dies sehr ein-fach, da im Gegensatz zum EDI-Ver-fahren keine besonderen vertraglichenVorkehrungen getroffen oder spezielleÜbertragungsverfahren eingerichtetwerden müssen. Hat das Unternehmenbislang bereits elektronische Rechnun-gen z. B. als PDF erzeugt und per E-Mail versendet, so ändert sich durchZUGFeRD an der Ausgangsseite aufden ersten Blick nichts. Bei Unterneh-men, die mit ZUGFeRD zum erstenMal elektronische Rechnungen versen-den, liegt, wie praktische Erfahrungenzeigen, die größte Schwierigkeit darin,korrekte E-Mail-Adressen für die Rech-nungsempfänger zu ermitteln und imRechnungssystem zu hinterlegen. Diereine Erzeugung der ZUGFeRD-Rech-nung übernehmen, wie bereits be-schrieben, entweder das Rechnungs-verarbeitungssystem selbst oder ent-sprechende Konverter, die am Marktverfügbar sind. Auf der Eingangsseitehängt der Aufwand entscheidend vomangestrebten Automatisierungsgrad ab.Eine vollautomatische Überwachung

des E-Mail-Eingangs mit Überprüfungder Anhänge auf ZUGFeRD-Formatund dem Ablösen der angehängtenZUGFeRD-XML-Datei mit Import derDaten ins Rechnungsverarbeitungssys-tem erfordert sicherlich eine Reihe vonVorkehrungen, die individuell sehr un-terschiedlich ausfallen können. Wäh-rend größere Unternehmen häufig be-reits über weitgehend automatisierteRechnungseingangsprozesse verfügen,wird für den selbstständigen Handwer-ker bereits das „Drag & Drop“ desZUGFeRD-PDF aus der Eingangs-E-Mail auf ein Fenster seines Buchhal-tungsprogramms einen riesigen Fort-schritt bedeuten. Gerade hier setzen ja auch Initiativen von Herstellern vonSteuer- und Buchhaltungs-Software an.

BIT Welche Unternehmen profitie-ren vom neuen Standard? Dr. Wild Der Fokus der FeRD-Initia-tive liegt ganz klar auf KMU und deröffentlichen Hand. Doch auch bei grö-ßeren Unternehmen und insbesondereFirmen mit einer hohen Anzahl unter-schiedlicher Geschäftspartner ist dasInteresse an einem von der gesamtenWirtschaft und der öffentlichen Handgetragenen Rechnungsdatenstandardgroß. Zu groß sind immer noch die formalen, technischen und kommer-ziellen Hürden für einen klassischenEDI-Betrieb. Hier bietet sich ZUGFeRDals leistungsfähiges und zukunftssiche-res Format an, das ohne zusätzlicheVereinbarungen zwischen Sender und Empfänger eingesetzt werdenkann. Entscheidend ist natürlich dieUnterstützung des Formats durch alle gängigen Faktura-Programme und der einschlägigen Steuerberatungs-software. Nur damit kann auch derSelbstständige und das KMU erreichtwerden. Aber hier sind wir auf einemguten Weg.

BIT Wie sieht es mit dem elektroni-schen Rechnungsaustausch vondeutschen Unternehmen mit aus-ländischen Geschäftspartnern aus? Dr. Wild ZUGFeRD wird von den europäischen Nachbarländern sehr auf-merksam verfolgt und wurde auch inden letztes Jahr begonnenen europäi-schen Standardisierungsprozess vonDeutschland eingebracht. Da derzeitnahezu jedes Land eigene Datenstan-dards favorisiert, wird eine Konvertie-rung der XML-Daten häufig notwendigsein. Allerdings kommt hier ZUGFeRDseine Abstammung von UN/Cefact zu-gute, indem es in der Regel problemlosin andere Rechnungsdatenformate um-gewandelt werden kann bzw. Fremd-formate in ZUGFeRD transformiertwerden können. Ein interessanter As-pekt ist, dass immer mehr deutscheUnternehmen, die Niederlassungenoder Filialen in anderen europäischenLändern unterhalten, dazu übergehen,ZUGFeRD als das alleinige Rechnungs-austauschformat vorzuschreiben. DieVerwendung von proprietären oderrein nationalen Formaten wird immermehr abnehmen. Aufgrund der Markt-stellung der deutschen Unternehmeninteressieren sich auch zunehmendausländische Zulieferfirmen für denEinsatz von ZUGFeRD, was wir an den Anfragen an die technische Ar-beitsgruppe in FeRD deutlich ablesenkönnen. ZUGFeRD hat deshalb aus unserer Sicht gute Chancen, zum De-facto Standard in Deutschland undEuropa zu werden. Die Konformitätzum künftigen europäischen Standardfür elektronische Rechnungen, der für2018 erwartet wird, wird FeRD injedem Fall gewährleisten.

BIT Vielen Dank für das Gespräch,Herr Dr. Wild.

(www.pdfa.org; www.ferd-net.de)

„Hat das Unternehmen bislang bereits elektronische Rechnungen z. B. als PDF erzeugt und per E-Mailversendet, so ändert sich durch ZUGFeRD an der Ausgangsseite auf den ersten Blick nichts.“

„ZUGFeRD wird von den europäi-schen Nachbarländern sehr aufmerk-sam verfolgt und wurde auch in denletztes Jahr begonnenen europäi-schen Standardisierungsprozess vonDeutschland eingebracht.“

„Die Konformität zum künftigen europäischen Standard für elektro -nische Rechnungen, der für 2018 erwartet wird, wird FeRD in jedemFall gewährleisten.“

„ZUGFeRD hat aus unserer Sichtgute Chancen, zumDe-facto-Standardin Deutschland und Europa zu werden.“


BIT 2–2015 | 45

Dvelop-Vergleichsstudie: Elektronischer Rechnungsprozess fasst Fuß

Das Verständnis ist daEine Vergleichsstudie der Dvelop AG zeigt: Nach jahrelang

steigender Kritik sind Finanz-Manager in Unternehmen jetzt

zunehmend zufriedener mit internen Rechnungsabläufen der

Rechnungsprozesse. Aktuell haben 57 Prozent der Unterneh-

men eine durchgängige Digitalisierung der Rechnungspro-

zesse für die nahe Zukunft eingeplant oder schon realisiert.

Immer weniger Finanz-Manager be-werten ihre Rechnungsprozesse alsgrundlegend optimierungsbedürftig,nachdem sie in den vergangenen Jah-ren noch eine konstant steigende Un-zufriedenheit geäußert hatten. DieseKehrtwende steht in engem Zusam-menhang mit der wachsenden Digita -lisierung der Abläufe, die zu wenigermanuellem Aufwand, einer besserenVerfügbarkeit und einfacherer Archi-vierung gegenüber den herkömmli-chen Papierrechnungen geführt hat.Zu diesen Erkenntnissen kommt eineVergleichsanalyse der D.velop AG.

Inzwischen sprechen nur noch 36 Prozent der Unternehmen miteinem Jahresumsatz von über 25 Mio.Euro davon, ihre internen Rechnungs-abläufe grundlegend modernisieren zumüssen. Vor zwei Jahren war es nochetwa die Hälfte. Gleichzeitig verrin-gern sich offenbar die Probleme. Urteil-ten beispielsweise 2012 noch 79 Pro-zent, die Rechnungsprozesse würdenMitarbeiterressourcen zu stark in An-spruch nehmen, so ist diese Zahl um17 Prozentpunkte gesunken.

Eine ähnliche Tendenz lässt sichbei anderen Problemfaktoren wie etwader Transparenz und Verfügbarkeit derRechnungsdokumente feststellen. Beiden Durchlaufzeiten ist sogar ein nochgünstigerer Verlauf sichtbar. In dieserHinsicht sind zwar noch 52 Prozentunzufrieden, gegenüber den 72 Pro-

zent in 2010 bedeutet dies jedoch einedeutliche Verbesserung. In die gleicheRichtung hat sich auch die Zufrieden-heit mit dem Archivierungsaufwandentwickelt. Vor vier Jahren wurde ernoch von zwei Dritteln der befragtenFinanz-Manager kritisch bewertet, zwischenzeitlich ist dieser Wert auf dieHälfte gesunken.

Aus dem Dornröschen-schlaf erwacht„Diese Entwicklung resultiert vorallem daraus, dass die Unternehmen inletzter Zeit verstärkt in die Digitalisie-rung ihrer Rechnungsprozesse inves-tiert haben“, interpretiert Mario Dön-nebrink, Vorstand Vertrieb & Marke-ting bei Dvelop, die Ergebnisse der Ver-

gleichserhebung. Lange Zeit hätte sichdieses Thema in einem Dornröschen-schlaf befunden, inzwischen sei abereine große und konstante Dynamikfestzustellen.

Tatsächlich geht die signifikant ge-wachsene Zufriedenheit bei den Ver-antwortlichen damit einher, dass dieAbläufe in wachsendem Maß elektro-nisch abgebildet werden: Beklagten2012 noch 71 Prozent eine unzurei-chende Digitalisierung in den Rech-nungsprozessen, hat sich der Kreis derUnzufriedenen in den letzten zwei Jah-ren immerhin um 17 Prozentpunkteauf 54 Prozent verringert.

„Damit besteht zwar unverändertein hoher Handlungsbedarf, aber offen-bar wird immer mehr verstanden, mitwelchem Nutzen eine Abkehr von denPapierrechnungen einhergeht“, zeigtsich Dönnebrink optimistisch. Dies äu-ßert sich auch in den weiteren Planun-gen der Unternehmen: 57 Prozenthaben eine durchgängige Digitalisie-rung der Rechnungsprozesse entwederfür die nahe Zukunft eingeplant oderschon realisiert, gegenüber 2012 entspricht das einer Steigerung von 20 Prozentpunkten.(www.d-velop.de)

57 Prozent der Unternehmenhaben eine durch-gängige Digitalisie-rung der Rech-nungsprozesse fürdie nahe Zukunfteingeplant bzw.schon realisiert.



Geschäftsprozesse

46 | BIT 2–2015

Kofax hat im September 2014 Softpro übernommen, die

Experten zur Einbindung von elektronischen Unterschriften

in Workflows. Seit Januar 2015 sind die Softpro-Signatur -

produkte unter dem Markendach von Kofax erhältlich und

setzen neue Maßstäbe für das Management digitaler Trans -

aktionen. Im Gespräch mit BIT erklärt Daniel Schmidt,

Produkt Marketing Manager bei Kofax Austria, wie sich

die Signatur-Anwendungen in die Kofax-Plattform und die

Kundenprozesse integrieren.

BIT Herr Schmidt, Kofax ist insbe-sondere im Bereich Scanning undCapture bekannt. Wie passen dieelektro nischen Signaturen von Softpro zu der bekannten Kofax-Capture-Plattform? Daniel Schmidt Kofax-Software hilftUnternehmen, die Interaktionen zwi-schen Kunden und Unternehmen soeffizient wie möglich zu gestalten. Diewichtigsten Themen sind die Kunden-kommunikation sowie das Erfassenund Verarbeiten von Informationen.Mit der elektronischen Signatur gehenwir jetzt einen Schritt weiter in Rich-tung Digital-Transaction-Management(DTM). Darunter verstehen wir dieAbwicklung eines kompletten Ge-schäftsfalles in digitaler Form – alsoohne Papier.

Kofax-Software vereinfacht ge-schäftskritische Interaktionen unab-hängig vom Wie, Wo oder Wann. Informationen können zu jeder Zeit erfasst, extrahiert, optimiert und sofortan jedem beliebigen Punkt in den Geschäftsprozess eingefügt werden.Mit Kofax Signdoc können nun auchDokumente erstellt werden, die zurUnterschrift verteilt werden könnenund in den Unternehmensapplikatio-nen abgelegt werden.

BIT Das heißt, Kofax möchte mitder Übernahme seine Positionie-rung in dem Bereich Business-Pro-cess-Management erweitern undsich in diesem Markt positionieren? Schmidt Genau richtig. Mit derKofax-Plattform geben wir den Anwen-dern die Möglichkeit, den gesamtenProzess zu überwachen und zu steu-ern – selbstverständlich alles elektro-nisch und hochautomatisiert. Voneiner Kundenanfrage bis zur Angebots-erstellung oder bis zur fallabschließen-den Verarbeitung der Vertragsdoku-mente. In diesem Prozess ist Kofax inZukunft positioniert, die Signdoc-An-wendung ist ein wichtiger Baustein.Kofax kann den gesamten Prozess un-terstützen und nicht einfach nur Infor-mationen liefern oder austauschen.

BIT In vielen Unternehmen arbei-ten die Angestellten gerade des-halb mit Papier, weil die Verant-wortlichen eine Unterschrift untereinem Dokument als unerlässlichansehen. Mit elektronischen Signa-turen, die einfach anzuwenden undgleichzeitig beweiskräftig sind,könnten sie vielleicht diese Einstel-lung ändern. Ist das die Idee, diehinter der Übernahme steht – das

Papier weiter aus den Unterneh-men zu verdrängen? Schmidt Mit Kofax Signdoc ermögli-chen wir unseren Kunden, elektroni-sche Signaturen in ihre Prozesse undin ihre Anwendungen zu integrieren.Für uns ist Digital Transaction ein Pro-zess, der durchgängig durch das Unter-nehmen läuft: Von der Kundenanfragebis zum unterschriebenen Angebotoder bis zum unterzeichneten Vertrag.Papier wird in sehr, sehr vielen dieserProzesse nicht mehr nötig sein.

BIT Aber die Prozessverantwortli-chen sind unsicher, welche Verträgeoder Dokumente auf Papier vorlie-gen sollten oder per Hand unter-schrieben sein müssen.Schmidt Die Verantwortlichen den-ken sehr häufig, sie seien gezwungen,bestimmte Prozesse mit Papier abzu -bilden. Vielleicht weil sie sehr häufigüberzeugt sind, rechtlich gelte nur dieUnterschrift auf einem Papierdoku-ment. Lange Zeit war aus Sicht vielerVerantwortlicher die Technik rund umdie digitalen Signaturen nicht reif füreinen Einsatz. Oder sie halten interneRichtlinien ein, denen sie weiterhinfolgen. Tatsächlich können sie sehrviele Papierprozesse schon heute um-stellen und mit einer elektronischenSignatur abschließen. Denken Sie aneine Bestellung – die Kunden brau-chen sie nicht auf Papier zu unter-schreiben. Das öffnet sehr viele neueMöglichkeiten, gerade auch im Einsatzauf mobilen Geräten. Ein Vertriebsmit-arbeiter kann auf einem Tablet ein Do-kument vorlegen – oder den Kunden

Kofax positioniert sich auch im Bereich von Digital-Transaction-Management

Effiziente Interaktion

Daniel Schmidt,Produkt MarketingManager bei KofaxAustria GmbH:„Viele Unterneh-men oder ganzeBranchen setzenauf Unterschriftenauf Papier, ohnedass es dafür einegesetzliche Veran-lassung gibt.“

„Elektronisches Unterschreiben istfür Kofax eines der strategischenThemen, weshalbwir in diesem Bereich auch starkinvestieren.“

„Kofax-Software hilft Unternehmen,die Interaktionen zwischen Kundenund Unternehmen so effizient wiemöglich zu gestalten.“


BIT 2–2015 | 47

dafür eine gesetzliche Veranlassunggibt. Wir haben zahlreiche dieser Pro-zesse identifiziert. Das ist ein guterWeg, ein Projekt mit elektronischenSignaturen zu starten. Hier ist sehr vielPotenzial, das die Prozessverantwort -lichen relativ schnell und unkompli-ziert realisieren können.

BIT Kofax ist nicht für elektroni-sche Unterschriften bekannt. Auchsind elektronische Unterschriftenkein Kernthema im ECM-Markt.Wenn Sie auf Ihre neuen Produkteschauen, müssen Sie diesen Marktentwickeln oder sehen Sie eine

ausreichend hohe Nachfrage nachSignatur-Lösungen bei Ihren Kunden? Schmidt Wir sehen heute schoneinen großen Bedarf an Lösungen fürelektronische Unterschriften, da Ge-schäftsprozesse effizienter gestaltetwerden müssen. Wir haben in der Ver-gangenheit schon verschiedene Anfra-gen im Bereich der elektronischen Un-terschriften von unseren Kunden erhal-ten. Softpro kannten wir aus einigenProjekten heraus gut, in denen wir ge-meinsam Lösungen für den Kundenkonzipiert und integriert haben. Elek-tronisches Unterschreiben ist für Kofaxeines der strategischen Themen, wes-halb wir in diesem Bereich auch starkinvestieren.

BIT Haben Sie vielen Dank für dasGespräch, Herr Schmidt.

(www.kofax.com)

„Für uns ist Digital Transaction ein Prozess der durchgängig durch dasUnternehmen läuft: Von der Kunden-anfrage bis zum unterschriebenenAngebot oder bis zum unterzeichne-ten Vertrag.“

das Dokument sogar zum Unterschrei-ben per Mail auf das Smartphone schi-cken. Anbieter und Kunde tätigendann ihre Unterschrift, ohne dass sieauch nur ein Stück Papier ausgedrucktoder bewegt haben.

BIT Aufgrund dieser Unsicherheitvieler Verantwortlicher beim Um-gang mit elektronischen Signaturenist Beratung und auch Vermittlungvon Wissen nötig. Deshalb dieFrage – bieten Sie Consulting, Schulung und Beratung mit an? Schmidt Selbstverständlich haben wirbei Kofax Experten, die bei der Einfüh-rung der elektronischen Signaturen un-terstützen können. Außerdem arbeitenwir mit einem Netzwerk von Vertriebs-partnern, die umfassendes Branchen-wissen mitbringen und die passendenLösungen anbieten. Viele Unterneh-men oder ganze Branchen setzen aufUnterschriften auf Papier, ohne dass es

Die Circle Unlimited AG lädt diesesJahr am 22. und 23. April nach Ham-burg ins Hotel Scandic Emporio zurcuAcademy ein – einer Entdeckungs-reise durch die Welt der digitalen Pro-zesse. Die Teilnehmer auf dem Fachfo-rum für SAP-integriertes Dokumenten-,Vertrags- und Lizenz-Management er-wartet eine abwechslungsreiche Mi-schung aus Anwenderberichten, Exper-tenvorträgen und viel Raum für Erfah-rungsaustausch.

Highlights zum Dokumenten- undVertrags-Management sind die Best-Practice-Berichte der DAK-Gesundheitzur Entwicklung der Lösung im Unter-nehmen und des UniversitätsklinikumsCarl Gustav Carus Dresden zur Inter-aktion mit bestehenden SAP-Prozessenim administrativen Bereich. Zudem in-formieren die AFI – P.M. Belz Agenturfür Informatik GmbH über die Rech-nungseingangsverarbeitung und die Öffentliche Versicherung Braun-

schweig über unternehmensweitesund compliancekonformes Manage-ment von Verträgen mit Dritten.

Eine wissenschaftliche Einführungzum Thema Industrie 4.0 und BigData hält Prof. Peter Liggesmeyer –Präsident der Gesellschaft für Informa-tik und geschäftsführender Institutslei-ter am Fraunhofer-Institut Experimen-telles Software-Engineering. MichaelGrötsch, Vorstand von Circle Unlimi-ted, widmet sich dieses Jahr besondersder Verbindung vom Vertrags-Manage-ment mit der elektronischen Signaturvia Signatur-Pad oder Mobile Devices,und dem Zusammenspiel von SAP-Systemen, MS Outlook und MS Share-Point. In spezialisierten Arbeitskreisenfinden des Weiteren in kleiner Rundeein Ideenaustausch und die aktive Weiterentwicklung der Lösungen vonCircle Unlimited statt.

Insgesamt bietet die cuAcademyBusiness- und IT-Entscheidern sowie

cuAcademy: Prozesse vernetzen, Welten verbinden

Digitale Transformation

IT-Experten eine Kombination ausWissenstransfer und Networking mitnamhaften Unternehmen verschie-denster Branchen. So werden Ein -blicke in die Praxis gewährt und neueEntwick lungen von Circle Unlimitedvorgestellt – erfahrene Nutzer des Dokumenten-, Vertrags- und Lizenz-Managements kommen mit Interes-senten zusammen.(www.cuag.de)

Die diesjährigecuAcademy imApril soll zu einerEnt deckungsreisedurch die Welt der digitalen Prozesse werden.



Geschäftsprozesse

48 | BIT 2–2015

Procad: Die Grenzen herkömmlicher DMS im technischen Umfeld

Struktur und OrdnungDie Anforderungen an eine Dokumentenverwaltung sind von

Branche zu Branche verschieden. In hochkomplexen Umge-

bungen des Maschinen- und Anlagenbaus, der Chemie- oder

Energieversorgerbranche stoßen herkömmliche Dokumenten-

Management-Systeme oft an ihre Grenzen. Dort geht es um

die Ablage in Strukturen und darauf aufbauend die Unterstüt-

zung im Prozess- und Projekt-Management. Für die Kategori-

sierung dieses DMS-Segmentes wird auch der Begriff „DMStec“

verwendet. Raimund Schlotmann, Geschäftsführer der

Procad GmbH, erklärt.

Für die Daten- und Dokumentenhal-tung im technisch-konstruierendenUmfeld sind seit langem verschie-denste Software-Lösungen im Einsatz:CAD-/CAE- und PDM-Systeme in derProduktentwicklung, ERP-/SCM-Suiten für Herstell- und Logistikpro-zesse, CRM-Lösungen als Verbindungzum Kunden und Dokumenten-Ma-nagement-Systeme (DMS) für das Management von Dokumenten. Inner-halb aller Kernanwendungen entste-hen Dokumente, die bislang getrenntverwaltet werden: Im CAD-Umfeld inPDM-Systemen, im Bereich ERP, SCM,CRM mittels DMS-Einsatz. Dies er-schwert eine abteilungsübergreifende,durchgängige Arbeit mit produktrele-vanten Daten und Dokumenten.

Viel sinnvoller wäre indes die Ein-richtung eines gemeinsamen Daten-rückgrates (Product-Data-Backbone),welches alle Dokumente zusammen-führt. Herkömmlichen DMS fehlt es jedoch an der Funktionalität, um denhohen Komplexitätsgrad im Maschi-

nen- und Anlagenbau, der Chemie-,Energieversorger- oder anderer tech-nisch geprägter Branchen abzudecken.Vielen PDM-Systemen fehlt auf der an-deren Seite DMS-Funktionalität.

Die Unternehmen mögen in unter-schiedlichen Abteilungen und von derDMS-Seite oder der PDM-Seite in dasThema einsteigen, am Ende benötigentechnische geprägte Unternehmen mitkomplexen Produkten ein einheitlichesProduct-Data-Backbone, das sowohlDMS als auch PDM auf einer Datenba-sis abdeckt. Procad hat mit seinem

PDM- und DMStec-System Pro.File einauf diese Anforderungen zugeschnitte-nes Produkt entwickelt. Produktinfor-mationen können damit entsprechenddes Produktaufbaus strukturiert wer-den, eine sachgerechte Dokumenten-lenkung für die typischen Arbeitsab-läufe lässt sich abbilden.

Der Suffix macht den UnterschiedEin DMS als Datentanker, in dem mandurch Eingabe einiger Schlagworteüber eine Google-Suchfunktion jedesDokument sofort findet? Was dieDMS-Branche als neues Credo der Re-duziertheit propagiert, ist in komple-xen technischen Produkt-Umgebungennicht ausreichend. Denn mit Ver-schlagwortung und Suchbegriffen las-sen sich Strukturen von Projekten, Pro-dukten und Anlagen sowie eine daraufaufbauende Dokumentenlenkungschlichtweg nicht darstellen. Im DMSoder in Portallösungen wie SharePointabgelegten Dokumenten fehlt es amZusammenhang zu den Produktdatenund den Product-Lifecycle-Prozessen.Die Strukturinformationen zu einem

Raimund Schlot-mann, Geschäfts-führer der ProcadGmbH & Co. KG: „HerkömmlichenDMS fehlt es an der Funktionalität,um den hohenKomplexitätsgradim Maschinen- undAnlagenbau, derChemie-, Energie-versorger- oder an-derer technisch ge-prägter Branchenabzudecken.“

Die Entwicklungsschritte zum PLM,der Evolutionsstufe Product LifecycleManagement.


BIT 2–2015 | 49

Bauteil entstehen traditionellerweise inder Entwicklung und werden in derFertigung und im Vertrieb verwendet.CAD, PDM, ERP und CRM-Systemearbeiten aber in den seltensten Fällenin durchgängig gemanagten Struktu-ren. Betrachtet man darüber hinaus dieAblage in klassischen File-Systemenwie der Windows-Explorer-Strukturund die damit verbundene Menge anunstrukturierten Daten, wird schnellklar: Versionen, Freigaben und Kolla-boration lassen sich auf dieser Basisnicht ausreichend lenken.

Klassische Ordnerstrukturen sindnicht geeignet, um ein strukturiertesProduct-Data-Backbone bereitzustel-len. Ist z. B. ein Motor in einer Anlagean fünf verschiedenen Stellen verbaut,liegt die Spezifikation an fünf verschie-denen Stellen innerhalb der Ordner-struktur. Ändert sie sich, muss dies anallen fünf Stellen synchronisiert wer-den. Und hierbei ist noch nicht be-rücksichtigt, dass die Spezifikation derEntwicklungsabteilung, der Fertigung,des Einkaufs und die Produktbeschrei-bung des Vertriebes in völlig unter-schiedlichen Ordnerstrukturen odergar Systemen abgelegt sind, obwohl siesich mit ein und demselben Motor be-schäftigen.

Über die Ablage und Verschlagwor-tung klassischer DMS lässt sich eineZusammengehörigkeit von Dokumen-ten zwar über gleiche Keywords her-stellen. Der Zusammenhang ist abernicht eindeutig über den „Tag“ einesDokumentes herstellbar, sondern nurüber die Struktur der Anlage, denndiese ist zunächst einmal unabhängigvon einem Dokument. So wie die Pa-tientenakte zum Patienten, gehörenauch die technischen Dokumente zuder Baugruppe der Anlage oder Ma-schine.

Ordnerstruktur ist nurSicht auf das DokumentDMStec verwaltet eine Produktstruktur,eine Anlage oder ein Infrastrukturob-jekt deshalb in einer vom Dokumentlosgelösten Form. Strukturen werden

etwa durch die technische Ausprägungder Anlage, des Produktes oder denAufstellort gebildet und es kann siemehrfach und unabhängig voneinan-der geben. Gebildet wird die Strukturüber Verknüpfungen und Metadatenbzw. Sachmerkmale. Die Strukturenbilden also den Zusammenhang ab unddie Dokumente werden darin abgelegtbzw. eingehängt. Verknüpfungen len-ken Arbeitsschritte über Zusammen-hänge und sorgen dafür, dass dieselbeInformation nur einmal vorhanden istund bearbeitet wird.

Damit wird ein Schritt vollzogenweg von der am File-System orientier-ten Ordnerstruktur hin zu dynami-schen Sichten auf eine gemeinsameDatenbasis. Jedes Dokument wird imSystem nur einmal mit bestimmten Informationen hinterlegt und in Struk-turen mit einem logischen Zusammen-hang verknüpft. Unabhängig davonwird nun eine Ordnerstruktur als dy-namische Sicht darauf aufgebaut. DasDokument liegt also nicht in einemfestgelegten Ordner, sondern die Ord-nerstruktur ist nur eine Sicht auf dasDokument.

Die Konstruktionsabteilung gestal-tet sich ihre Sicht auf Zeichnungenund CAD-Modelle eines Bauteils an-ders als die Produktion, die sich fürMontage- und Fertigungsberichte inte-ressiert. Der Vertrieb wiederum willsich alle zum Bauteil gehörenden Lie-ferantenangebote, Reklamationen etc.ansehen. Weil jedes Dokument nureinmal im DMStec abgelegt wird, greiftjeder stets auf die richtigen und aktuel-len Dokumentversionen zu.

Mit der Nutzung von Maschinen-akten auf Basis eines durchgängigenProduct-Data-Backbone ist die Grund-lage für eine Dokumentenlenkung ge-schaffen, wie sie im Maschinen- undAnlagenbau, in der Chemie- oder Ener-gieversorgerbranche notwendig ist –überall dort, wo komplexe technischeStrukturen das Bild prägen. Dokumen-tenlenkung bedeutet hier das Steuernvon Dokumentenänderungen und -flüssen. Sie ist der logische nächsteSchritt nach der Einführung eines Pro-

duct-Data-Backbone für DMStec undPDM. Dann erreicht das Unternehmendie Evolutionsstufe Product-Lifecycle-Management (PLM).

Warum der Maschinen-bau DMStec brauchtDie komplexen Strukturen im Maschi-nen- und Anlagenbau, bei Infrastruk-tur- oder Chemieunternehmen lassensich mit herkömmlichen Dokumenten-Management-Systemen nur schlechtabbilden. DMStec beschreibt die spe-zielle Ausprägung eines DMS, das dieAbbildung solcher Strukturen erlaubtund sowohl als PDM als auch als DMSeingesetzt werden kann. Dies ermög-licht die Bereitstellung eines durchgän-gigen Product-Data-Backbones, daswiederum die Basis für die Abbildungvon PLM-Prozessen darstellt. Unter-nehmen der betreffenden Zielgruppemüssen sich bei der Einführung vonDMS oder PDM-Systemen über dieseZusammenhänge im Klaren sein, obdie Einführung des Systems nun vonder Entwicklung, der IT oder einer an-deren Fachabteilung geführt wird.Schnell endet das Einführungsprojektfür ein solches System im Schnittstel-len-Chaos oder am Ende entsteht nureine zusätzliche Ablage für Doku-mente und Daten.

Struktur und Ordnung sind dieBasis für Schnelligkeit und Genauig-keit. Eine bewusste und eindeutigeDaten- und Dokumentenlenkung wirdletztlich nur durch eine erfolgreicheProzesseinführung auf Basis eines ge-eigneten Systems erzielt. (www.procad.de)

Ein gemeinsamesDatenrückgrat (Product-Data-Backbone), ist imbesten Fall für dieZusammenführungaller Dokumenteverantwortlich.



Geschäftsprozesse

50 | BIT 2–2015

Gemischtes Doppel mit Sharp und Swiss Indoors

Workflow auf KnopfdruckDie Swiss Indoors AG setzt auf höchste Flexibilität und

Standortunabhängigkeit bei der Vorbereitung, Durchführung

und Nachbearbeitung des drittgrößten ATP-Hallenturniers der

Welt. Darum verlassen sich das engagierte Management-Team

und Hunderte Teilzeit-Mitarbeiter auf Sharps cloudbasierte

Daten-Management-Lösung „Cloud Portal Office“.

Die Swiss Indoors AG, die Organisato-rin des größten ATP World Tour Ten-nis-Turniers in der Schweiz, kann aufeine sehr erfolgreiche Firmenge-schichte zurückblicken: Roger Brenn-wald, der das Unternehmen im Jahr1970 gründete, steht als Präsidentauch nach jahrelanger Aufbauarbeitnoch immer im Dienste des Turniers.Eine Arbeit, die sich ausbezahlt hat.Nicht zuletzt durch die langjährigeKontinuität im Management-Team hat

es die Swiss Indoors in ihrer 45-jähri-gen Geschichte zu Weltruhm gebracht.

Mit neun Tagen Turnierdauer, über 70000 Zuschauern und einerweltweiten Fernsehübertragung in 180 Ländern ist das ATP-Turnier heutegleichzeitig das größte und bedeutend-ste Sportereignis der Schweiz. Fastjeder Weltranglisten-Erste der letzten 45 Jahre hat auf dem Center-Court inBasel Geschichte geschrieben – darun-ter unvergessene Tennis-Stars wie

Björn Borg, Ivan Lendl, John McEnroe,Andre Agassi, Pete Sampras und natür-lich der sechsmalige TurniersiegerRoger Federer. So konnte das Turnierbis heute schon viermal den Titel „BestTournament of the year“ für sich inAnspruch nehmen.

Große Herausforderung

Als die Swiss Indoors in die Premium-Klasse 500 der ATP aufstiegen – dieChampions League des Tennis-Sports –, stand das Management der Swiss Indoors AG mit den VorsitzendenRoger Brennwald (President) und Pa-trick Ammann (Managing Director)vor einer großen Herausforderung: Das immer größer werdende Organi -sationsteam besteht heute aus 14 Fest-angestellten, 25 Teilzeitangestelltenund 32 regional verteilten Teams mitinsgesamt über 700 temporären Mit -arbeitern während des Turniers. AlleBeteiligten müssen zeitgleich und ingleicher Qualität mit neuesten Infor-mationen, Dokumenten und Formblät-tern versorgt werden. Eine zentraleAblage der Dokumentationen gab esbisher nicht. Die Mitarbeiter der SwissIndoors AG verwendeten die hausei-gene IT und die Teilzeitangestelltenihre jeweils eigene, private Infrastruk-tur – meist nach Feierabend in den eigenen vier Wänden. Diese Situati-on gestaltetet den Austausch und Ab-gleich von Daten sehr schwierig. Un-tereinander wurden unzählige E-Mailsund USB-Speicher ausgetauscht, ohnedass in Echtzeit Zugriff auf dieselbenInformationen gewährleistet werdenkonnte. Ein zentrales Archiv inklusiveDaten sicherung war für die privatenUmgebungen schlichtweg nicht vor-handen.

Bereits seit 2009 unterstützt SharpElectronics (Schweiz) AG die größte

Fast jeder Welt-ranglisten-Erste der letzten 45Jahre hat auf dem Center-Court inBasel Geschichtegeschrieben.


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Engere Zusammenarbeit

Die sowohl für Anwender als auch fürAdministratoren einfach und klarstrukturierte Plattform beeindruckteden Kunden bereits bei der ersten Prä-sentation. Die IT-Abteilung der SwissIndoors AG kann mittels einer eigenenAdmin-Konsole User-Zugänge undSpeichergrößen für Sharps „Cloud Por-tal Office“ nach Bedarf zuweisen. DasEinrichten der zentralen Ablage fürFestangestellte und Hunderte von en-gagierten Teilzeitangestellten ist damitin Windeseile erledigt. All das ohne dieNotwendigkeit, neue Hardware oderSoftware zu installieren. Nach einemvierwöchigen Testlauf konnte der ersteEindruck auch von den IT-Administra-toren und den Anwendern des Organi-sationskomitees der Swiss Indoors AGbestätigt werden. Das IT-Managementfreut sich, seinen Anwendern jetzteinen ungehinderten Workflow aufKnopfdruck zur Verfügung stellen zukönnen.

„Sharp Cloud Portal Office zeich-net sich vor allem durch seine einfacheund schnelle Administration und dieflexible Reaktion auf neue Bedürfnisseaus“, so IT-Leiter Gion Conrad. „Dieeinfache Überprüfung, wer zuletzt aneinem Dokument gearbeitet hat unddie Versionierung und Archivierungvon älteren Dateien erleichtern uns die Arbeit erheblich.“ Die zahlreichenE-Mails und das Austauschen vonDaten über USB-Stick entfallen. Zu-sätzlich hat die Swiss Indoors AG

durch die zentrale Ablage die Gewiss-heit, dass alle Personen mit den glei-chen Daten und Versionen arbeiten.Auch die Anwender, die ihre Datennun standort- und geräteunabhängigabrufen können, schätzen die zentraleAblage in der Cloud: „Dadurch sinddie verteilten Teams effektiver in derZusammenarbeit geworden“, so Pa-trick Ammann, Managing Director.„Sharp hat uns ein Instrument zur Ver-fügung gestellt, durch das Mitarbeiterauf der ganzen Welt enger zusammen-arbeiten können. Es passieren wenigerFehler und unsere Abläufe können wesentlich besser kontrolliert wer-den“, so Ammann weiter. In der zwei-ten Phase des Projekts wird geprüft,auch die Multifunktionsdrucker undBig-Pads, Sharps interaktive Whitebo-ards, in das Cloud-Konzept der SwissIndoors AG mit einzubeziehen.(www.sharpbusiness.de)

nationale Sportveranstaltung als Spon-sor. Von Beginn an ist das Engagementvon Jahr zu Jahr erweitert worden. In-zwischen tritt Sharp als „Official Spon-sor Visual Solutions der Swiss Indoors“auf und stattet das gesamte Turnier u. a. mit rund 160 Sharp-LCD-LED-TV-Geräten aus.

Lösung des Problems

Die langjährige Zusammenarbeit zwi-schen Sharp und der Swiss Indoors AGist mittlerweile zu einer vertrauensvol-len Geschäftsbeziehung gewachsen.Angeregt durch die Einblicke in dieTurnier-Organisation, die Sharp imLaufe der Jahre sammeln konnte,stellte Sharp der Swiss Indoors AGschließlich „Cloud Portal Office“ vor.Managing Director Patrick Ammannwar sofort davon überzeugt, mit die-sem Produkt den richtigen Ansatz fürdie Lösung des Problems gefunden zuhaben. Er beauftragte Peter Reichen-stein, Mitglied der Turnierleitung undLeiter des Ressorts Kommunikations-technik, das Projekt in Angriff zu neh-men. Die Ziele waren die folgenden: • eine zentrale Ablage für alle Organi-sationsteams,• Datensicherheit für die einzelnenRessorts,• ein einfacherer Austausch von Infor-mationen,• eine Möglichkeit, zentrale Formularenach CI der Swiss Indoors AG allenBeteiligten unkompliziert zur Verfü-gung zu stellen.

Das Swiss IndoorsManagement (von links): Patrick Ammann,Marc Zimmermann,Roger Brennwald,Daniel Chambonund Joris Zahnd.


SharePoint

SharePoint Server 2016 auf der Zielgeraden

Der Highway zur CloudAllen Unkenrufen zum Trotz plant Microsoft die Freigabe der

nächsten SharePoint-Server-Version im zweiten Halbjahr 2015,

in etwa zeitgleich mit weiteren neuen Versionen des Exchange

Server 2016 und der kompletten Office-Suite 2016. Micro-

softs strategischer Gewichtung auf Cloud-Technologien mit

den Schlagworten „Cloud first – Mobile first“ wird damit

Rechnung getragen. Ein Beitrag von Karl G. Schneider,

Senior Consultant beim SharePoint-Spezialist IPI GmbH.

Microsoft hat sich auch weiterhin zueinem im eigenen Unternehmen statio-nierten bzw. beim Kunden vor Ort in-stallierten SharePoint Server (On-pre-mise genannt) bekannt, nicht zuletztangesichts der herrschenden Kunden-anforderungen und des daraus entstan-denen Marktdrucks, der die Cloud inEuropa und speziell auch in Deutsch-land eher in einem jahrelang herr-schenden Hochnebel sieht.

SharePoint ist Microsofts Schwei-zer Taschenmesser unter den Servernund liefert als zentrale Informations-plattform sowohl Komponenten für die virtuelle Zusammenarbeit, Unter-nehmenssuchfunktionen, Web-Con-tent-Management, Dokumenten-Ma-nagement als auch ein soziales Netz-werk und vielfältige Business-Intelli-gence-Dienste.

Julia White, ihres Zeichens Gene-ral Manager des MS-Office-Product-Manager-Teams, spricht in ihrem Blog-Beitrag http://blogs.office.com/2015/02/02/evolution-sharepoint/von drei Bereichen der Evolution vonSharePoint Server, die den Brücken-schlag zwischen der Cloud im Dunst-kreis von Office 365 und dem neuenSharePoint Server treiben werden.1. Erfahrungen – Experiences,2. Handhabung – Management,3. Erweiterbarkeit – Extensibility.

Erfahrungen

Unter dem Begriff „Erfahrungen“ ver-bucht Julia White die Erkenntnisse ausder regen Weiterentwicklung der MS-Cloud-Umgebung Office 365, die sichdann auch im SharePoint Server 2016niederschlagen sollen. • Suche: Neben der traditionellen Un-ternehmenssuche wird „Office Graph“und „Delve“ neue Wege bereiten, umrelevante Informationen und Verbin-dungen zu anderen Datenquellen imMicrosoft-Umfeld mit vorausschauen-den Such-Automatismen zur Verfü-gung zu stellen.

Mit Office Graph als technischeGrundlage und Delve als Applikationhat Microsoft im letzten Herbst einenpersönlichen Assistenten vorgestellt,der automatisch gewünschte Informa-tionen und Beziehungen aus Office-365-Umgebungen zieht und als reich-haltiges Suchergebnis aufbereitet. Alsoeine Art persönliches schwarzes Brettmit Informationen „die mich automa-tisch finden“, ohne dass ich gezielt da-nach suchen muss. Die Serendipitätlässt grüßen. Mit Office Graph wird je-doch diese Findigkeit gezielt durch vonder Suchmaschine selbstlernendes Wis-sen angereichert.

Dem Office Graph dienen nichtnur rohe Dateien als Grundlage, son-

dern es werden darüber hinaus die teil-habenden Personen und Aktivitäten imUmfeld der Cloud einbezogen. Derpersönliche Umgang mit eingehendenE-Mails in Outlook kann genauso aus-gewertet werden wie die Teilnahme anOnline-Besprechungen (mittels Lync/Skype) zu einem bestimmten Thema,oder das Tagging-Verhalten im sozialenNetzwerk des Unternehmens. Bedingtdurch die Komplexität dieser Lösunghandelt es sich bei Office Graph zu-nächst um eine reine Cloud-Lösung.Die Anbindung an den neuen Share-Point Server 2016 sind essenziell.

Ein ausgebauter Business-Con-nectivity-Service (BCS) für den Zugriffauf Line-of-Business-Daten (LOB) zuWarenwirtschaftssystemen (ERP) wirdhier ebenso eine Rolle spielen wie einso genannter Remote-Search-Index, d. h. ein gemeinsamer Suchindex zwi-schen lokaler SharePoint-Farm und derOffice 365 Cloud. Für den Endanwen-der würde das auch im Unternehmenauf dem SharePoint Server 2016 eineeinheitliche und überzeugende Such -erfahrung bieten.• Portale und Teamsites: In diesemZusammenhang wird plakativ von„Next-Generation-Portalen“ gespro-chen, um den Kunden dynamischeund sofort einsatzfähige SharePoint-Umgebungen zur Verfügung zu stellen.Eines dieser „NextGen-Portale“ ist„Office 365 Video“. Neben dem er-wähnten Office Graph nutzt Office365 Video die „Azure Media Services“für die Umwandlung und die Wieder-gabe der Videos. Wenn man Videoseinfach per Drag & Drop in Office 365hochlädt, werden die Inhalte automa-tisch von den Azure Media Services indas gängige Videoformat H.264 (720p)fürs Video-Streaming encodiert undmit AES-128 verschlüsselt. Zusätzlichwerden von den Media Services in

„Microsoft gehtletztendlich aberauch auf die Anfor-derungen der An-wender ein. Übereine offizielle Um-frage im Internetkönnen sie ihreIdeen und Wünschezum Ausdruck bringen und zumneuen SharePointServer 2016 bereitsjetzt abstimmen.“

Geschäftsprozesse

52 | BIT 2–2015


einem bestimmten Intervall kleineBildvorschauen als Metadata zur Ver -fügung gestellt. Die Videos können außerdem wie bei YouTube in Chan-nels organisiert werden.

Die Azure Media Services sindeine cloudbasierte Platform as a Ser-vice (PaaS), die für alle denkbaren End-geräte alle gängigen Videoformate auf-bereiten und bereitstellen soll. Mandarf gespannt sein, wie tief die Integra-tion im SharePoint Server 2016 undim sozialen Netzwerk von Yammerdann wirklich ausfallen wird.

Weiterhin angekündigt sind einWissens-Management-Portal und einMitarbeiter-Management-Portal. Micro-softs Most Valuable Persons (MVPs)sprechen dabei von großartigen Din-gen, die auf uns zukommen werden.• Dateiablage: Mit „OneDrive“ willMicrosoft die Notwendigkeit von tra -ditionellen File-Servern und lokalenFestplattenverzeichnissen endgültig abschaffen. Der für ein professionellesDokumenten-Management-Systemwichtige Grundsatz „One Place ofContent“ wird mit der ständigen Wei-terentwicklung sicherer und vertrau-enswürdiger Datenhaltungs- und Ver-teilungsfunktionen in OneDrive weiterverfestigt.

Die Synchronisationstechnologienvon OneDrive (für Privatanwender)und OneDrive for Business (für Ge-schäftskunden) werden in einem„OneSync“ zusammengeschmissen,mit eleganten Funktionen zur Foto -verwaltung angereichert und Clientenfür alle gängigen Betriebssysteme, ein-schließlich Android und iOS/MAC zurVerfügung gestellt.• Social: Wir können davon ausgehen,dass der Newsfeed von SharePoint2013 – die Standardversion des sozia-len Netzwerks – im neuen SharePointServer 2016 keinen stabilen Fuß mehrfassen wird, so lautete zumindest diePrognose von MS General ManagerJared Spataro, die er bereits vor einemJahr mit dem nachdrücklichen Appell„Go Yammer“ traf. „Yammer“ ist dasvon MS aufgekaufte Enterprise-Social-Network, das bereits jetzt im Office-

reits offiziell im Sterben liegende Info-Path 2013 für SharePoint Server 2016und Office 365 wiederbelebt. In die-sem überraschenden Zusammenhangund Angesichts der veralteten Techno-logie des InfoPath-Frameworks werdendie Fragen nach Dritthersteller-Toolsfür Formularerstellung immer lauter.

Ein weiterer Aufschrei ging zumJahreswechsel durch die SharePoint-Gemeinde als bekannt wurde, dass die öffentlichen Websites in Share-Point Online abgekündigt werden.

Hier setzt MS künftig auf Partner-schaften mit Webhostern wie Go -Daddy oder WiX, die mit Wordpress-Hosting oder komfortablen Web-Bau-kästen zum bequemen Zusammenkli-cken gut aussehender und vollwertigerInternet-Präsenzen mit modernem Re-sponsive Design trumpfen.

Es ist hingegen kaum vorstellbar,dass Microsoft die Veröffentlichungsin-frastruktur auch gleich im neuen Sha-rePoint Server 2016 kippt. Der Einsatzals Intranet-Plattform und als Mitarbei-ter-Portal wäre damit höchst gefährdet.

Ausblick

Über den Funktionsumfang und denRelease-Plan des kommenden Share-Point Server 2016 wird es erst zur MS-Ignite-Konferenz in Chicago AnfangMai konkrete Informationen geben.Anhand der Session-Übersicht dieserKonferenz kann man sich nur einengroben Überblick der präsentiertenThemen zusammenreimen. Aus der offiziellen Office-365-Roadmap lassensich spannende Infos über die anste-henden und geplanten Updates heraus-ziehen und für den SharePoint Server2016 ableiten. (www.ipi-gmbh.com)

365-Umfeld mit vielen Features ge-pusht wird und in SharePoint Server2016 eine tiefere und nahtlose techni-sche Integration finden wird.

Handhabung

Microsoft sieht mit einer neuen ein-heitlichen Verwaltungsschicht in Sha-rePoint Server 2016 die Datensicher-heit, den Datenschutz, die Einhaltungder Privatsphäre und die Rechtskonfor-mität an erster Stelle. Office 365 erfülltbereits jetzt viele Bestimmungen hin-sichtlich der Compliance zur Datenhal-tung und Aufbewahrungspflicht, aktu-ell dazugekommen sind neue interna-tionale Standards für den Datenschutzin der Cloud. Die ISO 27018 setztihren Schwerpunkt darauf, durch kon-krete Verpflichtungen das Vertrauenbei Kunden und Behörden bezüglichder Verarbeitung personenbezogenerDaten herzustellen.

Die Möglichkeit einer gemeinsa-men Verwaltungsschicht zwischenSharePoint Server und SharePoint Online im Office 365 ist ein Kern-stück der Weiterentwicklung vom SharePoint Server 2016.

Mut zur Lücke?

Neben vielen Neuerungen im Dunst-kreis der Cloud gibt es jedoch auch ein paar nennenswerte Einbußen, diekünftig in Kauf genommen werdenmüssen.

Eine Ankündigung zum Jahres-wechsel hat hohe Wellen geschlagen:Das ursprünglich geplante neue For-mular-Framework „Forms on Share-Point List“ (FoSL) wurde aus der Road-map gestrichen und stattdessen das be-

Karl G. Schneiderist Senior Consul-tant bei der Intra-net Agentur IPIGmbH. SeineSchwerpunktthe-men sind Business-Expert-Solutions, BI und ECM. Erblickt auf eine 25-jährige Berufs -erfahrung im Be-reich IT-Projekt-Management, ERP-Systeme, DMS undCMS zurück.

BIT 2–2015 | 53


SharePoint

Geschäftsprozesse

Intranet-Einführung im Unternehmen

Worauf es ankommtIntranet-Projekte sind im Regelfall ein strategisches Projekt

mit dem Hauptziel der Förderung und Optimierung von

Kommunikation und Zusammenarbeit. Doch wie gelingt die

Einführung in die tägliche Arbeitskultur – abgesehen von

der technischen Implementierung bzw. Installation einer

SharePoint-Plattform? Jürgen Pakosch, Senior Consultant bei

der Alegri International Group im Bereich SharePoint-Projekte,

gibt Auskunft darüber.

Glücklicherweise ist in den letzten Jah-ren das Verständnis gestiegen, Intranet-Projekte nicht nur technisch zu be-trachten (SharePoint-Plattform instal-lieren und fertig), sondern auch eingutes Design in einer anwendungs-freundlichen Umgebung zu schaffen,Mitarbeiter in die Planung einzubezie-hen usw. Doch scheitern immer nochviele Einführungen am mangelnden internen Marketing. Dafür gibt es kein

Patentrezept und viel hängt von der je-weiligen Unternehmenskultur ab, docheinige Tipps und „No-Gos“ sollen imFolgenden aufgezeigt werden.

Marketing ist ProjektbestandteilDas Intranet-Marketing ist Teil des Intranet-Projektes und muss genausogeplant werden wie alle anderen Akti-

vitäten im Projekt. Der zeitliche undmonetäre Aufwand hat dabei meist nur einen sehr geringen Anteil am Ge-samt-Budget.

Gut funktioniert immer noch dasAIDA-Modell: Wecke Attention, Inte-rest, Desire, Action. Wie erreiche ichdie Aufmerksamkeit? – z. B. mit einerMischung aus Informationen zu Nut-zen und Einblicken in die Zukunft desUnternehmensintranets. Dafür könnteman auch ein so genanntes Key-Visualgestalten, z. B. einen Vorab-Blick aufdie Startseite des neuen Intranets.

Attention, Interest, Desire, ActionViele Mitarbeiter fragen: Was genau istein Intranet? Was bringt mir das Intra-net? Wecken Sie das Interesse proaktivbeim Mitarbeiter. Geben Sie Ihrem Int-ranet einen guten Namen, so z. B. hatder Nestlé-Konzern seinem Intranetden Vornamen des Firmengründers„Henri“ gegeben. Bitte verwenden Sienicht den Unternehmensnamen – dieMitarbeiter wissen, wo sie arbeiten.Suchen Sie einen eingängigen, unver-gesslichen und kurzen Namen.

Nun ist die Neugierde geweckt.Jetzt kommt der wichtigste Punkt: Sieholen Ihre Mitarbeiter ab. Lassen Siesie teilhaben an den ersten Ergebnissenoder – daher die Abhängigkeiten im

Jürgen Pakosch, Senior Consultant,Alegri InternationalGroup: „Das Intranet-Marketing ist ein wichtiger Eckpfeiler in derEntstehung einesIntranets. Es ist derTreiber für eine guteingeführte Mitar-beiter-Kommunika-tionsplattform.“

Bei der Einführungdes Intranets funk-tioniert immernoch gut das AIDA-Modell: Wecke Attention, Interest,Desire, Action.

54 | BIT 2–2015


Aus und

wurde

Ingenico Payment Services

http://payment-services.ingenico.com

Projekt – geben Sie den ersten Teil desIntranets frei. Vielleicht haben Sie be-reits eine oder mehrere Desire-Appseingespielt: eine Abkürzungs-App odereine Definitions-App, eine Bespre-chungsraum-App (mit Ort, Lage, Aus-stattung, Bildern, Besonderheitenusw.) oder eine Hausmeister-App zumMelden kleiner Reparaturen. In einemmeiner Intranet-Projekte hat der Be-triebsrat als erster seine Informationenflächendeckend über das Intranet ver-breitet. Von den „Seitenklicks“ auf dasIntranet in der Startphase können an-dere Unternehmen nur träumen. Dennächsten Meilenstein (Desire) konntenwir fast überspringen.

Der Wunsch besteht. Jetzt müssendie Mitarbeiter befähigt werden, dennnichts ist schlimmer, als dass die Mit -arbeiter nicht wissen, was sie machensollen und können. Die nächste Wer-bemaßnahme ist also die Schulung derKollegen und damit beginnt die Phaseder Verschmelzung der Marketing-Maßnahmen mit dem Projekt selbst.Neben der klassischen Schulung überden Umgang mit dem Intranet (meistgenügen ein bis zwei Stunden), kannhier zusätzlich ein globales Verständnisgeschaffen werden. Sehr erfolgreich istauch, nach der Schulung sofort ge-meinsam Inhalte einzustellen. Inner-halb von zwei Stunden entsteht dannvor aller Augen eine Arbeitsumgebungfür die Zukunft.

Nun gilt es für die Mitarbeiter, dasIntranet selbstständig zu erforschenund zu agieren. Jetzt beginnt die Ein-

führung des Intranets, wobei 80 Pro-zent des geplanten Inhalts für den Startausreichen, denn das Intranet wird ansich nie vollständig sein. Wie beijedem Produkt muss das Intranet nunden erwarteten Ansprüchen standhal-ten. Und hierfür sollte das Intranet-Marketing im Vorfeld seine Rolle wahr-nehmen mit einer „High-Impact-Dar-stellung“ der Inhalte. Damit erreichenSie eine hohe Mitarbeiterresonanz undden Projekterfolg: Inhalte plakativ dar-stellen, mit Bildern und kurzen Tex-ten. So schaffen Sie eine Erlebniswelt.

Nach der Einführung ist auch dieNachhaltigkeit gefordert. Das Intranet-Marketing darf seine Aufgabe nochnicht beenden: von Eingabemöglich-keiten/Verbesserungsvorschlägen fürMitarbeiter an das Redaktions-Team biszu außergewöhnlichen Maßnahmenwie „Die ersten 100 Tage des Intra-nets“ oder „Das Intranet feiert Ge-burtstag“.

No-Gos – oder: wie manZeit und Geld vergeudet• Unwichtige Informationen ohne ech-ten Mehrwert meiden, wie z. B. „insechs Monaten ist es soweit …“ oder„Wir werden unsere Mitarbeiterzeitungdemnächst auf dem Portal ...“. Informa-tionen sollten dem Mitarbeiter etwasWirkliches und Wichtiges an die Handgeben, keine langfristigen Voraussagen.• Keine Big-Bang-Einführung, denn eine Einführung als Ganzes wird jedenMitarbeiter belasten. Das „Stück für

Stück-Einführen“ ist für alle Beteiligtenübersichtlicher. Machen Sie die Mitar-beiter neugierig, aber überfordern Siediese nicht.• Keine Desire-Apps, die sowieso auffast jedem Desktop zu finden sind, wie z. B. Wetter, Aktienstand, Uhrzeit,Kalender.• Bauen Sie zum Promoten des Intra-nets nicht E-Bay oder Facebook nach;diese Funktionen sind sehr aufwendigzu entwickeln, werden aber die Akzep-tanz für das Intranet nicht erhöhen.

Praxis-Tipps: Einführungdes Intranets• Binden Sie die Arbeitnehmervertre-tungen früh und intensiv ein und nutzen Sie diese als Werbeträger für das Intranet. • Involvieren Sie informelle Gruppen, z. B. Betriebssportgruppen. Diese kön-nen Ihnen schnell helfen, guten und in-teressanten Inhalt für alle Mitarbeiter (Desire) bereit zu stellen.• Nutzen Sie den Blick „Betriebsfrem-der“, um weitere positive Ansatzpunktefür das Unternehmens-Intranet aufzu-zeigen.• Holen Sie die Infos des schwarzenBrettes oder anderer Informationsaus-hänge Ihres Unternehmens an promi-nenter Stelle ins Intranet.• Das Intranet-Marketing ist ein wichti-ger Eckpfeiler in der Entstehung einesIntranets: Es ist der Treiber für eine guteingeführte Mitarbeiter-Kommunikati-onsplattform. (www.alegri.eu)


SharePoint

Geschäftsprozesse

Dokumenten-Management mit SharePoint

Stark im TeamDie Zusammenarbeit von Teams erfolgt immer häufiger dezen-

tral und interdisziplinär, so dass zentrale Ablagestrukturen und

Möglichkeiten des Austausches kurzfristig und mit geringem

Aufwand geschaffen werden müssen. Flexible und individuell

anpassbare Strukturen sind dabei ein Erfolgsfaktor für die

Zusammenarbeit. Wie diese Anforderungen optimal mit der

Kollaborationsplattform SharePoint erfüllt werden können

und wie der Einsatz von SharePoint in der Realität aussieht,

erläutert Christoph von Bargen, Senior Berater bei Pentadoc

Consulting, im folgenden Beitrag.

Mitarbeiter aus unterschiedlichen Berei-chen und Standorten, die an einem ge-meinsamen Projekt arbeiten, benötigenschnell eine komfortable Plattform, aufder ihre Anforderungen an die Zusam-menarbeit abgedeckt werden können.Mit Einzug der cloudbasierten Lösungenzum Austausch von Dateien, könnenTeams ihren Anforderungen nachkom-men. Lösungen wie Dropbox und Co.können einen schnellen Austausch vonDokumenten gewährleisten. Aber wei-

tere Bereiche der Zusammenarbeit, z. B.Gruppenkalender und Aufgabenlisten,können damit nicht bedient werden.

Kollaborationsplattformen sind eineideale Lösung für die Zusammenarbeitvon Teams, so dass eine Dezentralitätmöglich ist. SharePoint hat sich in die-sem Bereich zu einer führenden Platt-form entwickelt, die immer mehr alsStandardlösung in Unternehmen zumEinsatz kommt. Microsoft prägt zuneh-mend den Markt mit zukunftsweisen-

den Kollaborationslösungen. Aber wieist es möglich, die Unternehmensanfor-derungen, denen bisher nur etablierte Dokumenten-Management-Systemenachkommen konnten, mit SharePointzu bedienen? Und wie sieht der Einsatzvon SharePoint in der Realität aus?

Zentrale Anforderungen

Unternehmen stellen an Dokumenten-Management eine Reihe von Anforde-rungen, z. B. im Bereich der unterneh-mensweiten Suche nach Informationen,digitalen Aktenlösungen oder intelli-gente Steuerung von Informationen undDokumenten über Workflows. DerFokus soll hier aber auf typischen Anfor-derungen gelegt werden, die in Doku-menten-Management-Projekten an ers-ter Stelle stehen.

Die Hauptanforderung, ob ausrechtlichen Gründen oder aufgrund voninternen Richtlinien, ist für Unterneh-men die Sicherstellung der nachvollzieh-baren und langfristigen Dokumentation.Im Zeitalter der Digitalisierung gehenUnternehmen dazu über, Dokumentenur noch digital zu archivieren. Dafürbietet der Software-Markt eine Vielzahlvon ausgereiften Dokumenten-Manage-ment- und Archivsystemen an.

Wenn Teams zukünftig verstärktüber eine Kollaborationsplattform zu-sammenarbeiten, muss dabei die Unter-nehmensanforderung der langfristigenSpeicherung der relevanten Informatio-nen und Dokumente sichergestellt wer-den. Microsoft bietet keine ausreichendeArchivierungskomponente an, wie diesbei Dokumenten-Management-Syste-men der Fall ist. Für diese Anforderungmüssen Unternehmen beim Einsatz vonSharePoint in der Regel auf Drittkompo-nenten zurückgreifen.

Eine weitere zentrale Anforderungist es, Dokumente aus unterschiedlichenQuellen und Eingangskanälen in einerzentralen Ablage zusammenzuführen.Gerade bei der Erfassung von physi-schen Dokumenten müssen geeigneteLösungen bereitgestellt werden, die zen-trales oder dezentrales Scannen von Do-kumenten in SharePoint ermöglichen.

Christoph von Bargen, Senior Berater bei Pentadoc Consul-ting: „IntelligenteLösungen für dieZusammenarbeitsind in Zeiten der modernen, digitalen Arbeits-welt unabdingbar. SharePoint ist hiereine leistungsfähigeAlternative.“

Abb.: Geometrix, Fotolia

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SharePoint verfügt in diesem Bereichüber eingeschränkte Möglichkeiten fürInput-Management. Im Unternehmens-einsatz bietet auch hier der Markt eineVielzahl an Ergänzungsprodukten undFachlösungen, die sowohl sehr einfacheLösungen als auch komplexe Erfassungs-szenarien unterstützen.

Umsetzung in der Praxis

Deutlich punkten kann SharePoint inder Integration der Windows- und Of-fice-Umgebung. Office-Dokumente kön-nen in SharePoint über eine so genannteWeb-App geöffnet und bearbeitet wer-den. Die Office-Anwendungen stehenebenfalls als Online-Anwendung zur Ver-fügung. Hier geht Microsoft im kollabo-rativen Gedanken noch einen Schrittweiter und ist klassischen Lösungen fürDokumenten-Management weit voraus.Dies gilt vor allem für die gleichzeitigeBearbeitung von Dokumenten durchmehrere Nutzer. Mit den Web-AppsWord, Excel und PowerPoint könnenTeam-Mitglieder parallel an einem Do-kument arbeiten. Die Team-Mitgliederkönnen dabei in Echtzeit sehen, wo einanderes Team-Mitglied gerade das Doku-ment bearbeitet.

Bei den oben genannten Vorteilenstellt sich die Frage, warum SharePointnicht bereits in jedem Unternehmen eingesetzter Standard ist. Ob mieten oderkaufen, das Lizenzmodell von Microsoftbietet für jede Unternehmens- und Pro-jektgröße skalierbare Preise an. Aberwarum bleiben dennoch so viele Share-

Point-Projekte im Sande stecken bis nurwenige gesetzte Ziele einsatzbereit um-gesetzt sind? Ein hauptsächlicher Grundist, dass die Planung einer SharePoint-Landschaft komplex ist und die Struktu-ren von SharePoint abstrakt sind. DieAbstraktion bedeutet viele Freiheits-grade, aber auf der anderen Seite einenhohen Konkretisierungsaufwand.

Ein weiterer Grund für das auf derStrecke bleiben sind ungeklärte Fragen,wie man mit bestehenden Lösungen ausdem Bereich Dokumenten-Managementund den flexiblen Funktionen von Sha-rePoint umgehen soll. In der Vergangen-heit haben sich DMS-Systeme in Rich-tung Kollaboration entwickelt. Share-Point bedient im Laufe der Zeit immermehr Funktionen, die klassischerweiseeinem DMS zugeordnet werden. Esbraucht folglich eine klare SharePoint-Strategie, damit Unternehmen die großeFreiheit der Plattform gezielt für ihreZwecke einsetzen können. Wenn mandie genannten Vorteile im Kontext derUnternehmens- und Team-Anforderun-gen betrachtet, ist SharePoint, nebenvielen anderen kollaborativen Funktio-nen, eine gute Wahl. Microsoft hat sichin den vergangenen Jahren weiterent -wickelt und man kann hoffen, dass esauch zukünftig viele Verbesserungenund Weiterentwicklungen geben wird.Damit Unternehmen auf SharePoint setzen und langfristig planen können,muss Microsoft seinen Kunden mehr Sicherheit gerade im Hinblick auf dieWeiterentwicklung geben. Hierfür wünschen sich viele Kunden eine ver-

lässlichere Release-Planung und trans -parentere Roadmap.

Fazit: SharePoint hat sich zuneh-mend als Standardkollaborationsplatt-form etabliert und damit auch klassischeFunktionen des Dokumenten-Manage-ments aufgegriffen. In einigen Themen-feldern des Informations-Managementswird Microsoft sich auch in Zukunft vo-raussichtlich nicht positionieren. Intelli-gente Lösungen für die Zusammenarbeitsind in Zeiten der modernen, digitalenArbeitswelt unabdingbar. SharePoint isthier eine leistungsfähige Alternative.Problematisch ist es jedoch, wenn Un-ternehmen bei der Frage nach den ge-planten Einsatzbereichen von Share-Point bzw. ECM-Systemen nicht struk-turiert und klar vorgehen. Ein unkoordi-niertes Vorgehen stellt hier eine deutli-che Gefahr für ein einheitliches undzentrales Informations-Management dar,was unter Umständen zu isolierten In-formationsinseln führt und unterneh-mensweite Potenziale brach liegen lässt.Es ist zu empfehlen, eine solide und zu-kunftsweisende Strategie für das Infor-mations-Management in Unternehmenfestzulegen, um die zu realisierendenLösungen sukzessive auszubauen. (www.pentadoc-consulting.com)

Leading ECM Technology

docuware.com

Cloud

On Premise

Seal Systems: Lösungs-Suite für MS Sharepoint

Seal Systems bietet wichtige Bestandteile seines Lösungsportfolios nunauch als Microsoft SharePoint-Integrationen an. Der Microsoft-Partnerstellt dazu seine Lösungen zur Konvertierung von Office-Dokumentenund zur Erzeugung (und Prüfung) von validiertem PDF/A als Farm Fea-ture zur Verfügung. Die Funktionalität umfasst das Erzeugen von vali-diertem PDF/A, das Zusammenfassen verschiedener Dokumente ineinem Ziel-PDF und das Prüfen von Dokumenten auf PDF/A-Konformi-tät. Dokumente können bei der Konvertierung oder Zusammenfassungautomatisiert oder per manueller Einstellung mit Informationen undSharepoint-Metadaten bestempelt werden. (www.sealsystems.de)


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SharePoint

Geschäftsprozesse

Alegri: SharePoint als strategische Plattform

SharePoint-LösungsszenarienMicrosoft SharePoint hat sich in den Unternehmen als strate-

gische Plattform etabliert. SharePoint optimiert die Zusam-

menarbeit, kann viele Business-Prozesse der Fachbereiche

effektiv abbilden und gängige IT-Fragestellungen lösen.

Die Alegri International Group, Microsoft- und SAP-Partner,

stellt verschiedene Business-Szenarien vor.

Durchgängige Prozessoptimierung:SharePoint bildet alle unternehmeri-schen Kernprozesse entlang der gesam-ten Wertschöpfungskette ab – in derEingangslogistik, der Produktion, inMarketing und Vertrieb und der Aus-gangslogistik bis hin zum Service beimKunden. Ebenso integriert sind die unterstützenden Prozesse wie F&E, Beschaffung, HR, Qualitäts-Manage-ment, Finanzen und Controlling, IT:durchgängig und ohne Medienbrüche,effizient und standortübergreifend.Digitale Akten: Digitale Akten aufBasis von SharePoint verwalten ge-samte Business-Lebenszyklen: Verträge,Maschinen/Geräte, Fuhrpark, Personal.Workflowbasierte Formulare im ge-wohnten Office-Layout führen die je-weils relevanten Daten und Doku-mente zusammen; weitere Systemewie ERP/SAP, Personalsysteme, Datev

u. a. können integriert werden. Scan-und OCR-Lösungen erfassen die papier-basierten Dokumente und leiten dieseintelligent in die entsprechende Akteweiter. Erweiterungen erlauben dienahtlose Anbindung an rechtskonformeArchivsysteme. Kennzahlen und aggre-gierte Reports z. B. aus SAP lassen sichals Dashboards integrieren; Fristen wer-den automatisch gemeldet.Qualitäts-Management-Portal: Allewesentlichen Qualitäts- und Prozess -daten aus unterschiedlichsten Systemenwerden interaktiv gesammelt, konsoli-diert, analysiert und dokumentiert.Klickbare Prozessdiagramme erleich-tern das Prozessverständnis und zeigenzugehörige Dokumente, Vorlagen undProzessverantwortliche, die Audit-Funktionen dokumentieren relevanteÄnderungen. Dashboard-Funktionenzeigen aktuelle Kennzahlen aus Back -

endsystemen als Scorecards, Ampeloder KPI.Communities, Social Collaborationund Enterprise Search: Experten-gruppen sichern einen einfachen undeffizienten Wissenstransfer über Teamshinweg, intern wie extern. Netzwerkemit SharePoint oder Yammer unterstüt-zen, das Feedback von Lieferanten oderKunden einzuholen und Informationenzügig auszutauschen. Social Collabora-tion und umfangreiche Search-Funktio-nen ermöglichen es zudem, Expertenin „Communities“ sowie besonders re-levante Dokumente zu identifizieren.Mit deren Verschlagwortung und Be-wertung ergibt sich ein „Social Feed-back Loop“ aus der Collaboration derNutzer heraus und bietet eine Vor-Filte-rung der Dokumente nach fachlicherQualität.Projektportale und Team-Zusam-menarbeit: Die formularbasierte, auto-matisierte Beantragung neuer Projekt-oder Team-Räume ist das Herzstückvon Collaboration-Lösungen. Teams arbeiten an Dokumenten, Status- undRisikolisten zusammen. Kombiniert mitdem Microsoft Project Server erhältman ein firmenweites Ressourcen-, Projektplanungs- und Steuerungsinstru-ment, bei dem wichtige Kennzahlenund Fakten/Dokumente ein vollständi-ges Bild zur Projektsituation ergeben.Mit den bidirektionalen Schnittstellender Business-Connectivity-Services vonund nach ERP-Systemen/SAP kannman wichtige Kennzahlen im Prozessnutzen oder im Project Dashboard gra-phisch und interaktiv visualisieren.

In SharePoint lassen sich business-entscheidendeund geschäfts -unterstützendeLösungen entlangder gesamtenWertschöpfungs-kette durchgängigabbilden.

Innsbrucker Ring 1581673 MünchenTelefon: 089/666107-0Fax: 0700/0000-2581

[email protected]


BIT 2–2015 | 59

Köpfe & Karrieren

Luratech: Gert Michiels (37) ist neuer Pro-dukt-Manager bei Luratech. Er soll das Unter-nehmen dabei unterstützen, die Produktpaletterund um die automatisierte serverbasierte Kon-vertierung digital erzeugter und gescannter Do-kumente nach PDF(/A) auszubauen und breiterzu positionieren. Michiels sammelte nach sei-nem Studium bei Siemens als Software-Entwick-ler erste Erfahrungen. Ab 2004 verstärkte er alsSenior Consultant den Professional Service beiSaperion, die inzwischen unter dem Namen Perceptive SoftwareDeutschland firmiert. Dort kümmerte er sich bis Ende vergangenenJahres vornehmlich um die Einbindung der Dokumenten-Manage-ment-Systeme in die Systemlandschaft der Kunden.

Gert Michiels

Adesso: Der Aufsichtsrat der Adesso AG hat Andreas Prenneis mit Wirkung zum 1. Aprilfür drei Jahre zum Vorstand ernannt. Dort wirdder 49-jährige Diplom-Statistiker die Geschäfts-bereiche Automotive, Öffentliche Verwaltung,IT-Management-Consulting sowie Energiewirt-schaft verantworten. Prenneis stößt im Vorstanddes IT-Dienstleisters zu Michael Kenfenheuer,Dr. Rüdiger Striemer und Christoph Junge. DieErweiterung des Adesso-Vorstands findet vor dem Hintergrund desstarken Wachstums der Adesso-Unternehmensgruppe statt. Die konsequente Ausdehnung des Angebots an IT-Dienstleistungen und -lösungen auf neue Kernbranchen geht mit einem stetigen Mitarbei-terwachstum einher. Die Erweiterung des Managements ermöglichtes den Vorstandsmitgliedern, sich weiterhin in das operative Projekt-geschäft einzubringen und sich auch in Zukunft eng und unmittelbarmit den Kunden auszutauschen. Andreas Prenneis kommt zu Adessovon der Compugroup Medical Deutschland, wo er zuletzt als AreaVice President Telematik & AddOn verschiedene Geschäftsbereicheleitete. Zuvor hatte Prenneis rund 20 Jahre lang verschiedene Füh-rungspositionen in der Gesundheits-IT inne.

Andreas Prenneis

Kyocera: Die Kyocera Document SolutionsDeutschland GmbH hat die Stelle des DirektorService seit dem 1. Dezember 2014 mit Ulf Hagedorn besetzt. Der 39-Jährige verant-wortet in dieser Funktion die Service-Strategie inDeutschland. Hagedorn ist seit mehr als zehnJahren in der Branche tätig und verfügt über um-fangreiche Erfahrung im Service-Bereich sowieim Projekt-Management. Zuletzt verantworteteer bei der Ricoh Deutschland GmbH als Head ofRegional Services die Service-Aktivitäten des Unternehmens in Nord-rhein-Westfalen, Hessen, Rheinland-Pfalz und dem Saarland. Bei Kyo-cera sieht der Familienvater vor allem die enge Zusammenarbeit mitdem Fachhandel als Schlüssel für eine zukunftsorientierte Servicestra-tegie. Ziel sei es, zum einen die Qualität des Services weiter zu stei-gern, zum anderen aber auch das Thema „Professional Services“noch stärker in den Fokus zu nehmen.

Ulf Hagedorn

Beta Systems: Die Beta Systems GmbH hatpersonelle Veränderungen in der Vorstandsebenebekanntgegeben. Der Vorstandsvorsitzende Stefan Exner hat sein Vorstandsmandat mitWirkung zum 28. Februar niedergelegt. DerGrund für die Niederlegung seien unterschied -liche Auffassungen zwischen Exner und dem

Aufsichtsrat über die Füh-rung des Unternehmens. In den Vorstand berufen wurden Dr. Andreas Huth (49) und Armin Steiner (39). Beide werden das Unternehmenin einer gleichberechtigten Doppelspitze leiten.Dr. Huth, promovierter Wirtschaftsingenieur, sollzukünftig die Bereiche Direkt- und Partnerver-trieb, Marketing, Produkt-Management und Ser-vices in der Beta-Systems-Gruppe verantwortenund Steiner, Diplom-Kaufmann und Wirtschafts-informatiker, die Bereiche Finance & Controlling,Legal Affairs, Human Resources, CorporateFunctions, Development & Support sowie Mer-gers & Acquisitions. Dr. Huth trägt seit über 15 Jahren u. a. als Geschäftsführer, Vorstand undselbstständiger Unternehmer Verantwortung inden Bereichen Vertrieb, Marketing, Service, Pro-dukt-Management sowie Business Development.Steiner begann seine berufliche Laufbahn bei Ro-land Berger Strategy Consultants und KPMG.

2008 übernahm Steiner die Geschäftsführung bei der In Time Ex-press Logistik GmbH.

Stefan Exner

Dr. Andreas Huth

Armin Steiner

Compart: Dr. Wolfgang A. Köstler ist zum Finanzvorstand der Compart AG berufen wor-den. Dr. Köstler bringt umfangreiche Kenntnisseund langjährige Erfahrungen für Finanzen, Con-trolling und Personal mit. Als Chief Financial Of-ficer (CFO) verantwortete er diese Bereiche u. a.bei Heiler Software. Davor leitete er bei derDeutschen Bahn den Konzernbereich Mergers &Acquisitions und nahm verschiedene nationaleund internationale Aufsichtsratsmandate wahr.

Dr. Wolfgang A. Köstler


60 | BIT 2–2015

Elektronische Akte

Geschäftsprozesse

Einführung einer digitalen Personalakte

Planen, prüfen,aber nicht sparenMit der digitalen Personalakte ist eine der ersten großen

Hürden genommen auf dem Weg zur papierlosen Personalab-

teilung. Der Vorteil: Der Aktenordnerberg wird abgebaut und

alle Dokumente zu den Mitarbeitern liegen digital vor. Damit

ist ein zentraler und unabhängiger Zugriff auf alle Personal-

dokumente gewährleistet. Dr. Martin Grentzer, Vorstand

der Aconso AG, gibt wichtige Tipps, auf die man bei der

Implementierung einer digitalen Personalakte achten sollte.

1. Sorgfältige Auswahl des Anbie-ters: Wer sich auf den Weg zur digita-len Personalakte begibt, der sollte sichden Anbieter und künftigen Lösungs-partner genau anschauen. Es genügtbei weitem nicht, sich allein über dasInternet, Fachpublikationen oder aufMessen zu informieren. Diese Vorre-cherche kann nur eine erste Orientie-rungshilfe sein.

Die Entscheidung sollte dann an-hand folgender Qualitätskriterien statt-finden:• Wie viel Erfahrung hat das Unterneh-men in der Digitalisierung von Perso-nalakten?• Wie viele branchenund unterneh-mensnahe Referenzkunden kann derDienstleister vorweisen?• Ist die Software nahtlos in das be -stehende ERP-System integrierbar?• Verfügt die Software über eine intui-tive, visuell ansprechende Oberfläche?• Weist das Unternehmen ein ausge-reiftes Sicherheitskonzept auf?• In welchem Verhältnis stehen dieKosten zum Leistungsumfang desDienstleisters?• Sind Erweiterungen wie automati-sche Dokumenterzeugung, digitale Signierung und Output-Management

möglich? Lassen sich Workflows undProzesse problemlos einbinden?2. Schon früh klären, ob Cloudoder Inhouse-Installation: Für denBetrieb einer digitalen Akte haben Un-ternehmen die Wahl zwischen Cloud-und Inhouse-Lösung. Beim Cloud-Ver-fahren sollte die Verwaltung der Perso-nalakten und HR-Dokumente in profes-sionellen Datenbank- und Archivsyste-men erfolgen, die den Datenschutz je-derzeit gewährleisten. Dies wird des-halb oft als „Controlled Cloud“ be-zeichnet. Besonderes Augenmerk istdabei auf die sichere Archivierung derPersonalakten zu legen. Die sensiblenMitarbeiterdaten und Dokumentemüssen rechts- und revisionssicher ineiner Langzeitspeicherung abgelegtwerden können. In dem Archivsystemsollten sich die Zugriffsrechte einfachregeln und eine entsprechende Ver-schlüsselung für die geschützte Über-tragung der Daten und Dokumente ausder Cloud sicherstellen lassen.

Wird eine Inhouse-Lösung bevor-zugt, sollte sich die Software möglichsteinfach in die bestehende Unterneh-mensinfrastruktur integrieren lassen,so hält sich der Pflegeaufwand für diehauseigene IT in Grenzen. Aufgrund

des hohen Individualisierungsgradeseignet sich eine Inhouse-Installationbesonders für größere Unternehmen.3. Klare Kommunikationsstrategiefestlegen: Transparente Kommunika-tion der Nutzenaspekte mit allen An-spruchsgruppen sind von hoher Wich-tigkeit. Im Vorfeld sind unbedingt die-jenigen Vorteile zu definieren, die demUnternehmen den größten Benefitschaffen. Ein übergreifendes Erarbeitender Nutzenaspekte ist hierbei vonhoher Relevanz. Es ist darauf zu ach-ten, dass nicht nur Nutzenaspekteeiner potenziellen User-Gruppe aufge-zeigt werden, sondern zusätzlich einbis zwei Aspekte für jede andere. Mit-hilfe von Mitarbeitern und Kollegenlassen sich kritische Punkte und mög -liche Projektrisiken bereits im Vorfeldabschätzen und minimieren.4. Mit klaren Datenschutzregelun-gen den Betriebsrat überzeugen:Kritische Stimmen zu den Themen Da-tenschutz und Datensicherheit beglei-ten Unternehmen am häufigsten beider Einführung einer digitalen Perso-nalakte. Von der Archivierung über das Beweisrecht bis hin zum Daten-schutz – es gilt, sämtliche Anforderun-gen zu erfüllen. Um sich einen Über-blick über die Datenschutzbedingun-gen zu verschaffen, sollten Anwenderdie folgenden Grundsätze beachten:• Detailliertes Berechtigungskon-zept: Hierbei wird ein differenzierterZugriffsschutz gewährleistet, der nurberechtigte Personen befugt, auf diefür sie zugelassenen Dokumente undAkten zuzugreifen.• Einsichtsbeschränkung: Es sollteklar definiert werden, welche Perso-nen oder Nutzergruppen welche Be -reiche einer digitalen Personalakte ein-sehen dürfen. Eine granulare Rechte-und Rollenverteilung verhindert dasEinsehen sensibler Personaldaten un-berechtigter Dritter.• Protokollierung. Sie stellt dieGrundlage der Nachvollziehbarkeitaller Änderungen von Metadatensowie des Dokumenten-Check-in und -out (Einscannen, Löschen) innerhalbder digitalen Personalakte dar.

Dr. Martin Grentzer,Vorstand derAconso AG: „Auchwenn Usability undNutzerergonomiebei modernen Software-Lösungeneinen hohen Stellenwert haben,sollte auf keinenFall auf eine Mitarbeiterschulung verzichtet werden.“


BIT 2–2015 | 61

• Hinterlegte Sicherheitsmechanis-men: Ein Ineinandergreifen u. a. vonIdentifikation und Datenverschlüsse-lung sollte sichergestellt sein.• Rechts- und revisionssichere Archivierung: Diese sollte möglichstmittels unveränderbarem Format wiePDF/A und sicherem Speichermediumerfolgen, damit die Unveränderbarkeitder Dokumente gewährleistet ist.• Trennung von Datenbank undArchivbereich: Administratoren soll-ten nur Textbereiche, jedoch keinekompletten Akten einsehen können.• Verfahrensdokumentation: Sieumfasst die Prüfung des internen Kon-trollsystems und der Lösung und giltals Garant für Rechtssicherheit.

Wenn eine Lösung diese Punktenicht erfüllen kann, hat die HR-Abtei-lung kaum Chancen, ihr Projekt der digitalen Personalakte beim Betriebsratdurch zu bekommen. 5. Den Scan-Dienstleister prüfen:Die Wahl des Scan-Dienstleisters istkeine einfache Entscheidung. LiegenZertifizierungen vor? Welche Expertisehat er? Einige Dienstleister bieten an,den Prozess der Verscannung im Vor -hinein zu besichtigen. Diese Möglich-keit sollte man nutzen. Auch der Ortder Verscannung kann unternehmens-spezifisch bestimmt werden. Soll diesvor Ort geschehen, müssen Anwenderdie Zeitspanne wie auch die benötigtenRäumlichkeiten bedenken. Bei der gän-gigeren Variante, außer Haus zu ver-scannen, werden die Akten in Teil -chargen mit einem gesicherten Trans-port zum Scan-Dienstleister gebrachtund digitalisiert.

Bereits im Vorfeld der Verscan-nung sollte in Zusammenarbeit mitdem Scan-Dienstleister und dem Soft-wareAnbieter eine „bereinigte Akte“erstellt werden. Dabei ist zu definie-ren, welche Dokumente einer Papier -akte gescannt werden, was also digi -talisiert wird und was nicht. Mit einerbereinigten Personalakte lassen sichDigitalisierungskosten einsparen. Zerti-fizierte Scan-Dienstleister prüfen jedesAktendokument anhand des erstelltenKriterienkatalogs. Fallen Dokumente

nicht in das vordefinierte Raster „digi-talisieren/nicht digitalisieren/lö-schen“, wird das Dokument aufbe-wahrt und zur Prüfung vorgelegt. Na-türlich kann der Prozess der Aktenvor-bereitung auch inhouse vollzogen wer-den. Im Vorfeld ist deshalb eine Evalu-ierung der Kosten und Personentageerforderlich. Preislich liegt die Akten -digitalisierung zwischen 2,7 und 20 Cent pro Seite – da lohnt es sichden Scan-Dienstleister auch einmalselbst zu besuchen, denn bei mehrerentausend Scans sind durch die richtigeWahl des Scan-Partners erhebliche Einsparungen möglich.

Wer nicht weiß, was er mit denalten Papierakten machen soll, denkann sein Dienstleister auch hier un-tertstützen, denn etliche zertifizierteScan-Dienstleister lagern auf Wunschund zu geringen Kosten die einge-scannten Akten zwischen. Tipp: DieAkten für einen Zeitraum von sechsMonaten zwischenlagern und nacheiner Qualitätsprüfung durch Testpha-sen und halbjähriger, aktiver Software-Nutzung im Unternehmen können dieeinstigen Akten dann unbedenklich zuPapierstaub vernichtet werden.6. Ausreichend Zeit für Kick-offund Testphase einplanen: Nachdem Scannen der Akten sollte ineinem Kick-off-Termin das weitere Vor-gehen besprochen werden. In dieserSpezifikationsphase werden zuerstStammdatenstruktur, Rollen- und Be-

rechtigungskonzepte sowie Register-und Dokumentenartstruktur festgelegtund konfiguriert. Deshalb ist es wich-tig, dass möglichst alle im Unterneh-men beteiligten Mitarbeiter aus demHR- und IT-Bereich wie auch das Pro-jekt-Team des Anbieters involviert wer-den. Wer sich bei der Spezifikation ge-nügend Zeit nimmt, der muss hinter-her weniger nachjustieren – Imple-mentierung und Testphase laufen dafürdann um so zügiger durch. Und werseinen Beschäftigten ohnehin den Zu-griff auf die digitalen Personaldaten alsEmployee Self Services ermöglicht, derkann die Daten auch gleich durch dieMitarbeiter selbst überprüfen lassen.Hierzu sollte jeder Mitarbeiter via WebZugriff auf einen Test-Server erhalten,um die für ihn zugeschnittene digitalePersonalakte zu prüfen. 7. Keinesfalls an Schulungskostensparen: Auch wenn Usability undNutzerergonomie bei modernen Soft-ware-Lösungen einen hohen Stellen-wert haben, sollte auf keinen Fall aufeine Mitarbeiterschulung verzichtetwerden. Eine intensive Schulung zumsicheren und einfachen Arbeiten mitder digitalen Personalakte ist für dieAkzeptanz das A und O. Kollegen zu-zuhören, lohnt sich. Nur wenn einebreite Akzeptanz erreicht wird, lässtsich die digitale Personalakte sukzessivzu einem Werkzeug für mehr Effizienzund Prozessoptimierung weiterent -wickeln. (www.aconso.com)

Zeitgemäß: Heutesehen sich Persona-ler auf dem Multi-Touch-Display ihresiPads, iPhones oderiPods die benötig-ten Unterlagen an.


62 | BIT 2–2015

Elektronische Akte

Geschäftsprozesse

Digitale Einkaufsakte bei Wieland-Werke

Schlanke ProzesseAls der Hersteller von Halbfabrikaten Wieland-Werke AG sich

entschloss, einige Prozesse bei der Lohnveredelung neu zu

gestalten, waren die Ziele klar definiert: Mit dem Einsatz einer

digitalen Akte sollte nicht nur der Prozessablauf im Einkauf

optimiert werden, sondern auch zu einer verbesserten Kom-

munikation und einem schnelleren Informationsaustausch

zwischen den Mitarbeitern führen.

Die Wieland-Werke AG definierte imRahmen einer Umstrukturierung einigeProzesse bei der Lohnveredelung neu.Dieses Produktionsverfahren führte dasUnternehmen nicht selbst durch, son-dern hat es an einen Lohnveredelervergeben. Das Verkaufs-Team hatte dieAufgabe, neben den Verkaufstätigkei-ten auch die Einkaufsaktivitäten zu er-ledigen. Dieser Ablauf sollte künftigzentral über einen Einkauf abgewickeltwerden. Es entstand ein komplexerProzess, an dem viele unterschiedliche

Abteilungen wie Vertrieb, Einkaufsowie Arbeitsvorbereitung, Produk-tion, Qualitätssicherung, Logistik undVersand beteiligt waren. Hinzu kam,dass die Abteilungen an unterschiedli-chen Standorten angesiedelt sind.

Das Team identifizierte bei derAnalyse des Ablaufs ein großes Poten-zial im Bereich der Durchlaufzeiten.Durch den Einsatz von abteilungsüber-greifenden Workflows sollte eine hö-here Transparenz und ein durchgängi-ger Informationsfluss erreicht werden.Zudem sollten die Mitarbeiter auto-matisch vom System über anstehende Arbeitspakete informiert werden.

Da dem SAP-Standard für diesenAblauf eine übergeordnete Prozess-steuerung fehlt, entschloss sich dasProjekt-Team für den Einsatz einer in-tegrierten Lösung auf Basis von SAP-Folders-Management. Alle Dokumentesollten auf einer zentralen Plattformgebündelt und verfügbar gemacht wer-den. Ergänzt mit bestehenden undneuen SAP-Funktionen bildet das neueSystem nun den Gesamtprozess ab.

Die Lösung stellte sich als Auf-tragsakte auf Basis von top xRM avondem Software-Spezialisten Top Flowdar. Das SAP-Add-on wird schnittstel-lenfrei implementiert und arbeitetohne aufwendige Subsysteme. TopxRM basiert auf SAP-Folders-Manage-ment und nutzt in diesem Fall die eige-

nen Templates der Vertriebs- und Ein-kaufsakten. Daraus ergeben sich fürWieland die Vorteile einer SAP-inte-grierten Lösung, die die relevanten Geschäftsprozesse unterstützt. DasProjekt-Team legte großen Wert darauf,Medienbrüche zu eliminieren. Die Ent-scheidung für die ECM-Lösung der TopFlow GmbH fiel aufgrund des funktio-nellen Umfangs, der hohen Flexibilitätder Applikation und der guten Erfah-rungen, die in vergangenen Projektenmit Top Flow gemacht wurden.

Ablauf und Ergebnis

• Der Fachbereich entschied sich fürdie Implementierung einer Fristüber-wachung. Für den einzelnen Arbeits-schritt konnte auf diese Weise eineSollzeit hinterlegt werden, nach derein Eskalationsszenario greift.• Regelmäßige Auswertungen der Pro-zesse ermöglichen die Beobachtungder Durchlaufzeiten und der Dauer der einzelnen Arbeitsschritte.• Die Kommunikation (E-Mails, Noti-zen, Belege, Dokumente) wird mithilfeeines zentralen Tools dokumentiert.• Da die Akte den Ablauf vorgibt, sindZuständigkeiten klar geregelt undtransparent.• Das Unternehmen hat der Einfüh-rung der Lösung große Akzeptanz ent-gegengebracht• IT und Fachbereich sind von der Lö-sung überzeugt und haben die Einfüh-rung aktiv unterstützt.

Die Lohnveredelungsakten habengeholfen, einen über mehrere Stand-orte und Abteilungen verteilten Pro-zess transparent abzubilden und dieBearbeitung lückenlos zu dokumentie-ren. Nach über 5000 bearbeitetenAkten kann man die Lohnveredelungs-akten als vollen Erfolg ansehen. DieAkte hat nicht nur den Prozessablaufim Einkauf optimiert, sondern auch zu einer verbesserten Kommunikationund schnelleren Information aller Be-teiligten beigetragen. Mit der Umset-zung des Projektes wurde dem Lean-Gedanken Rechnung getragen.(www.top-flow.de)

Bei Wieland-Werke haben die Lohn-veredelungsakten geholfen, einenüber mehrere Standorte und Abtei-lungen verteilten Prozess transpa-rent abzubilden und die Bearbeitunglückenlos zu dokumentieren.


Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlichtekürzlich die neuen Grundsätzezur ordnungsmäßigen Führungund Aufbewahrung von Bü-chern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischerForm sowie zum Datenzugriff(GoBD). Darin wird explizit erlaubt, dass steuerrelevante Dokumente in ein PDF-Formatkonvertiert werden dürfen, so-fern ihre maschinelle Auswert-barkeit erhalten bleibt. Dies betrifft auch E-Mails, beispiels-weise wenn deren Inhalt auseinem Handels- oder Geschäfts-brief besteht. Die Rückwand-lung von PDF/A-3-Dateien inein Bildformat wie TIFF oderJPEG ist nicht zulässig. Darüberhinaus findet ZUGFeRD als dasneue, auf PDF/A-3 basierendeDatenmodell für den elektroni-schen Rechnungsaustausch An-wendung. Die PDF Associationals internationaler Verband, derPDF-Anwendungen für digitaleDokumente, die auf offenenStandards basieren, fördert, begrüßt die Novellierung aus-drücklich.

Mit den GoBD, die ab Ver-anlagungszeiträumen nach dem

31. Dezember 2014 gelten, wer-den die GoBS aus 1995 ersetzt.Waren in den GoBS keine Anga-ben über das zu nutzende Auf-bewahrungsformat zu finden,sind in den GoBD diese nun ein-deutig genannt. Dem Gesetzge-ber geht es in erster Linie da -rum, dass die maschinelle Aus-wertbarkeit digital erzeugter Do-kumente erhalten bleibt – einKriterium, das in den GoBS kei-nerlei Berücksichtigung fand.Eingehende elektronische Han-dels- und Geschäftsbriefe dürfenmit den GoBD nach PDF kon-vertiert werden, wenn „die ma-schinelle Auswertbarkeit nichteingeschränkt wird und keineinhaltlichen Veränderungen vor-genommen werden“. Selbigestrifft auf selbst erstellte Doku-mente wie Ausgangsrechnungenzu. Das BMF schreibt jedochvor, dass beide Versionen, alsodas Ursprungsformat des Doku-mentes und das Konvertierfor-mat aufzubewahren sind. DiePDF Association empfiehlt hier -zu die Nutzung von PDF/A-3 –damit können beide Varianten ineiner Datei als so genannte hy-bride Archivierung zusammen-hängend aufbewahrt werden.

Neue Grundsätze

PDF-Einsatz wird gefördert

Neue Mitglieder

Grahl Software Design mit Sitzin Landshut, Snowbound Soft-ware, USA, und Investin -tech.com Inc., Kanada, sind

der PDF Association beigetre-ten. Darüber hinaus ist die Open Planets Foundation (OPF)neuer Kooperationspartner.

Save the Date: PDF Days Europe 2015

Nach erfolgreicher Premiere2014 führt die PDF Associationauch in diesem Jahr ihre PDFDays durch. Diese finden am 8. und 9. Juni in Köln statt. Teil-nehmer profitieren von einer ef-

fizienten Veranstaltungsstrukturmit einem „Educational Day“und einem „Solution Day“. Darüber hinaus sind für den 10. Juni weitere Veranstaltun-gen zu Spezialthemen geplant.

PDF Association und Apache PDFBox

Partnerschaft vereinbartDer internationale Verband PDFAssociation und Apache PDF -Box, ein Top-Level-Projekt derApache Software Foundation,kooperieren. Die PDF Associa-tion fördert hierdurch die Ent-wicklung von Anwendungen,

die die bestehenden PDF-Nor-men der ISO unterstützen. ImRahmen dieser Kooperationkann die Apache Software Foun-dation auf die Expertise der PDF Association rund um dasPDF-Format zugreifen.

PDF AssociationKontakt: PDF Association, Thomas Zellmann,

Telefon: +49 30/394050-0, E-Mail: [email protected], www.pdfa.org

Die PDF Association informiert

Die Informationen die ser Seite entstehen in redaktioneller Verantwortung der PDF Association.

PDF Association auf der CeBIT 2015

PDF-Standards in der PraxisAuch in diesem Jahr sind zahlreiche Mitglieder der PDF Association als Aussteller – vorwiegend in Halle 3 – auf derCeBIT vertreten. So haben Messebesucher umfassende Mög-lichkeiten, sich über Anwendungsgebiete und Nutzen derPDF-Standards zu informieren.

Die Mitglieder der PDF Association auf der CeBIT:• Abbyy Europe GmbH: Halle 3, Stand F18;• Callas Software GmbH: Halle 3, Stand B17;• Kühn & Weyh Software GmbH: Halle 3, Stand B17;• Microform GmbH: Halle 3, Stand J30;• Optimal Systems GmbH: Halle 3, Stand J18;• Rosenberger GmbH & Co. KG: Halle 3, Stand G20;• Seal Systems AG: Halle 3, Stand B17;• SRZ GmbH & Co. KG: Halle 3, Stand G30;• VOI e. V.: Halle 3, Stand F36;• MSV Peine: Halle 3, Stand H17; • Verlag für Standesamtswesen: Halle 7, Stand B62.

Hans-Joachim Hübner, Satz-Rechen-Zentrum(SRZ): „In diesem Jahr feiert das PDF/A-For-mat als ISO-Standard sein zehnjähriges Jubi-läum und ist mittlerweile in allen Branchenund Anwendungsbereichen akzeptiert. Ins -besondere in Deutschland gibt es mit denneuen GoBD, Resiscan und ZUGFeRD aktuelleThemen, bei denen PDF und PDF/A eine wich-tige Rolle spielt.“

BIT 2–2015 | 63


64 | BIT 2–2015

TR-Resiscan

Geschäftsprozesse

An dem aktuellen Thema TR-Resiscan

bzw. ersetzendes Scannen entzünden

sich kontroverse Debatten. Kritiker

der Technischen Richtlinie, die vom

BSI herausgegeben wurde, bemängeln

u. a. den hohen Aufwand und eine

komplexe praktische Umsetzung.

Befürworter der TR-Resiscan begrüßen

es u. a., dass Unternehmen und

Behörden damit verbindliche Vorgaben

an der Hand haben, wenn sie Papier-

dokumente scannen und die Originale

vernichten wollen. BIT befragte

Scan-Dienstleister sowohl zu den

Vorteilen als auch zu der zukünftigen

Rechts sicherheit von TR-Resiscan

sowie Consulter und Verbände u. a.

nach dem Aufwand und Nutzen der

Technischen Richtlinie.

BIT fragt Scan-Dienstleister:

Vorteile: Wo sehen Sie die Vorteile von TR-Resiscan?

Zukunft:Wie beurteilen Sie die Zukunft der Richtlinie?

Resonanz: Auch knapp zwei Jahre nachdem Erscheinen der TR-Resiscan ist die Reso-nanz noch von Zurückhaltung geprägt. Wasmuss passieren, damit sich das ändert?

BIT fragt Consulter und Verbände:

Aufwand und Nutzen:An TR-Resiscan entzünden sich kontroverse De-batten. Kritiker bemängeln u. a. den hohen Auf-wand und eine komplexe praktische Umsetzung.Wie beurteilen Sie Aufwand und Nutzen für TR-Resiscan?

Einsatz: Für welche Unternehmen ist Ihrer Ansicht nach derEinsatz von TR-Resiscan sinnvoll?

TR-Resiscan: Neue Richtlinie zum ersetzenden Scannen

Endlich Rechtssicherheit?

Abb.: M. Schuppich, Fotolia


BIT 2–2015 | 65

Vorteile:Mit der Technischen Richtlinie TR-Re-siscan haben Unternehmen und Behör-den erstmals verbindliche Leitplankenan der Hand, wenn sie Papierdoku-mente ersetzend scannen und die Ori-ginale vernichten wollen. Aufgrund ge-setzlicher Aufbewahrungspflichtenplatzen viele Archive förmlich ausallen Nähten. Deshalb suchen immermehr Organisationen nach Möglichkei-ten, ihre Archive zu digitalisieren. Bis-her fehlten dafür verbindliche Regeln.

So passieren oft entscheidendeFehler: Wer Unterlagen einfach ein-scannt und als normales PDF ablegt,läuft Gefahr, dass das digitale Doku-ment im Fall der Fälle vor Gerichtnicht als Beweismittel anerkannt wird.Dafür muss der gesamte Weg der Do-kumente von der Entstehung oder von

ihrem Eintreffen bis hin zum Archivüberprüft und geregelt sein. Mit TR-Resiscan hat das Bundesamt für Sicher-heit in der Informationstechnik (BSI)Abhilfe geschaffen: Die Richtlinie gibtvor, wie Dokumente ersetzend zuscannen sind. Besonderen Wert legtdas BSI dabei auf eine ausführlicheProzess dokumentation. An den Vorga-ben können sich Unternehmen undBehörden orientieren und damit sicher-gehen, dass der Beweiswert ihrer Un-terlagen erhalten bleibt.

Zukunft:Wir beurteilen die Zukunft von TR-Re-siscan als ausgesprochen positiv, weilder Bedarf nach einer solchen Orientie-rungshilfe seitens der Anwender riesigist. Insbesondere in Kombination mitTR-Esor – einer BSI-Richtlinie, die sich

Hans Szymanski, Francotyp-Postalia

Beweiswert bleibt erhalten

Hans Szymanski,Vorstandssprecherder Francotyp-Postalia HoldingAG: „Wir beurtei-len die Zukunft vonTR-Resiscan als aus-gesprochen positiv,weil der Bedarfnach einer solchenOrientierungshilfeseitens der Anwen-der riesig ist.“

mit der Langzeitspeicherung kryptogra-fisch signierter Dokumente befasst –bietet sie Unternehmen und Behördendie dringend benötigte Sicherheit beider Digitalisierung ihrer Unterlagen.

Resonanz:Zum einen ist vielen Anwendern nichtbewusst, dass es mit TR-Resiscan einenhilfreichen Leitfaden gibt. Zum ande-ren empfinden viele Unternehmenoder Behörden den Weg zur Zertifizie-rung nach TR-Resiscan als aufwendig,komplex und kostenintensiv. Aller-dings reicht es oft, nur einzelneSchritte dieses Weges zu gehen, umdie gewünschte Sicherheit zu erlan-gen. Das hängt von den individuellenZielsetzungen der Organisation ab. Wir definieren gemeinsam mit unserenKunden deren spezifische Anforderun-gen und beraten und begleiten sie gernbei der Digitalisierung ihrer Doku-mente bis hin zu einer Zertifizierung. (www.fp-francotyp.com)

Vorteile:Die TR-Resiscan ist aus „Dokumenten-sicht“ die richtige Antwort auf die For-derung der Bundesregierung, dieChancen der Digitalisierung zu nutzenund damit die „Digitale Agenda“ ausdem Koalitionsvertrag konsequent indie Tat umzusetzen. Eine digitale Infra-struktur ist nur dann sinnvoll nutzbar,wenn Informationen über sie auchrechtssicher ausgetauscht und bearbei-tet werden können. Eine Richtlinie,die branchenübergreifend als Standardoder Norm anerkannt wäre, würde dieEntscheidungsprozesse in Unterneh-men deutlich beschleunigen, die Vor-teile des digitalen Dokumenten- undBeleg-Managements endlich in allenUnternehmensbereichen zu etablieren.

Zukunft:Der Bekanntheitsgrad der TR-Resiscansollte medienund gesetzgeberseitig

deutlich erhöht werden, da sonst dasRisiko besteht, dass sich proprietäreStandards in verschiedenen Branchenetablieren könnten. Das wäre in derKonsequenz ein Rückschritt, da der ge-samte Prozess einer Vereinheitlichungund Akzeptanz in den diversen An-wendungsbereichen wieder teurer undverlangsamt werden würde. Der Lei-densdruck von Unternehmen, geradein Ballungsräumen, ihre Dokumentezu digitalisieren, nimmt stetig zu, dieFrage nach Beweiskraft erhaltendenVerfahren wird damit auch immer häu-figer gestellt. Eine gesteigerte Präsenzder Lösungsoption Resiscan in der ent-sprechenden Fachpresse wäre hier sicher hilfreich.

Resonanz:Die Bundesregierung kann keine „Digi-tale Agenda“ ins Leben rufen, die zwardie Infrastruktur fördert, die relevanten

Maximilian Kruschewsky, Letterscan

Richtige Antwort

Maximilian Kruschewsky, geschäftsführenderGesellschafter,Letterscan GmbH &Co. KG: „Eine digi-tale Infrastrukturist nur dann sinn-voll nutzbar, wennInformationen übersie auch rechtssicherausgetauscht undbearbeitet werdenkönnen.“

Inhalte, um sie auch nutzen zu kön-nen, jedoch vernachlässigt. Das „Ge-setz zur Förderung des elektronischenRechtsverkehrs mit den Gerichten“,kurz E-Justice-Gesetz, soll beispiels-weise erst 2018 in Kraft treten. Wiesoll heute Vertrauen in einen rein digi-talen Umgang mit Dokumenten ge-schaffen werden, wenn gerade der Be-reich die kleinsten Schritte macht, dereigentlich als Vorbild voranschreitensollte?

Hinzu kommt, dass gerade dieserBereich laufend hohe Kosten durch pa-pierbasierten Datenaustausch zwi-schen allen beteiligten Parteien gene-riert und ganz besonders von einemschnellen und normierten Dokumen-tenaustausch – gerade im Hinblick aufden ebenfalls von der Bundesregierunggewünschten Bürokratieabbau – profi-tieren würde. An dieser Stelle muss dieKommunikations- und Informationspo-litik erheblich verbessert werden, umHürden und Entscheidungshemmnissein allen Branchen abzubauen.(www.letterscan.de)


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TR-Resiscan

Geschäftsprozesse

Vorteile:Die TR-Resiscan hat eine Diskussionüber das ersetzende Scannen in Ganggebracht, die es in dieser Intensitätnoch nicht gab. Das ist generell sehrpositiv zu bewerten. Sie definiert erst-mals sowohl organisatorische als auchverfahrensspezifische und technischeAnforderungen für ein ersetzendesScannen. Indem die Übereinstimmungmit dem Original nachvollziehbar undbestätigt wird, ist eine hohe Beweis-werterhaltung gegeben.

Ihre inhaltlichen Vorgaben könnensomit als Orientierungshilfe für jed-wede Art von Projekten dienen, dieden beweiswerterhaltenden Ersatz vonPapierdokumenten durch digitale Ko-pien zum Ziel haben. Das ist unabhän-gig davon, ob man am Ende nach TR-Resiscan digitalisiert oder nicht.

Dienstleister und Software-Anbie-ter erhalten mit der TR-Resiscan Vorga-ben, um Angebote für ein dokumen-tenersetzendes und beweissicherndesScannen zu entwickeln. Und Anwen-der wissen, was sie von einem TR-Re-siscan zertifizierten Dienstleister bzw.

einer TR-Resiscan zertifizierten Soft-ware erwarten dürfen.

Anwender sollten sich daher nichtvon den markigen Marketing-Sprücheneiniger Anbieter täuschen lassen. Ichhabe den Eindruck, dass man versucht,ohne Zertifizierung und den damit ver-bundenen Kosten auf dem Markt zubestehen. Das ist sicher nicht im Sinneder Richtlinie.

Zukunft:Die größte Bedeutung wird TR-Resis-can in der öffentlichen Verwaltung, imJustizwesen und im Gesundheitssektoreinnehmen. Das E-Government-Gesetzverpflichtet Bundesbehörden zur Ein-führung der E-Akte bis 2020. Im Ge-setzeskommentar steht, dass die Digi-talisierung nach dem Stand der Tech-nik zu erfolgen hat. Und als Beispielnennt der Kommentar ausdrücklichdie TR-Resiscan. Getrieben wird dieNachfrage nach ersetzendem Scannenauch durch das E-Justice-Gesetz, dasdie verbindliche Einführung des elek-tronischen Rechtsverkehrs bei denZivil- und Fachgerichten bis 2018 vor-

Hans-Joachim Hübner, SRZ

Orientierungshilfe für Projekte

Hans-Joachim Hüb-ner, Spezialist fürbeweissichere Ar-chivierung und digitale Erfassung,beim SRZ: „TR-Re-siscan hat eine Dis-kussion über das er-setzende Scannenin Gang gebracht,die es in dieser In-tensität noch nichtgab. Das ist positivzu bewerten.“

Vorteile:Die TR Resiscan stellt einen Rahmenan Anforderungen aller am Scan-Pro-zess beteiligten Komponenten und Pro-zessschritte dar. Insbesondere die Anla-gen P, R und V helfen der Industrieund Verwaltung, das Risikopotenzialeinzuschätzen und die rechtliche Be-deutung des Scan-Gutes einzuordnen.Mit der Anlage V steht auch eineexemplarische Gliederung einer Ver-fahrensanweisung zur Verfügung.

Zukunft:Gerade durch die Simulationsstudie Ersetzendes Scannen unter der Pro-

jektleitung von Prof. Dr. AlexanderRoßnagel wird deutlich, wie wichtigein einheitliches Verständnis über den Prozess des ersetzenden Scannensist. In 14 simulierten Gerichtsverfah-ren, mit echten Richtern und Anwäl-ten, wurden Urteile auf Basis einge-scannter Dokumente gefällt. Die Trans-parenz und das Verständnis für dendurchgeführten Scan-Prozess, derTransfervermerk und die Integrations-sicherung halfen den Richtern bei derUrteilsfindung. Sieht man die TR-Resis-can auf dieser Basis, wird sie das Werk-zeug für Industrie, Verwaltung undJustiz.

Markus Schuster, Intarsys

Einheitliches Verständnis

Markus Schuster,Leiter Marketingund Vertrieb, Intarsys ConsultingGmbH: „Um diesenächste Stufe derDigitalisierung zuerreichen, benöti-gen wir eine TR-Resiscan.“

sieht. Die TR-Resiscan findet sich des-halb auch immer häufiger in öffentli-chen Ausschreibungen. Aktuelles Bei-spiel: Beim Aufbau eines elektroni-schen Archivs im Justizbereich mussdie gesuchte Lösung eine TR-Resiscankompatible Scan-Strecke aufweisen.

Resonanz:Viele Anwender in den öffentlichenVerwaltungen sind sich bewusst, dasseine durchgängige Digitalisierung mit-tel- und langfristig Kosten senkt. Fürdie kurzfristigen Investitionen fehlenjedoch momentan die dafür notwendi-gen Haushaltsmittel. Hier sind Bund,Länder und Kommunen gefragt, demThema „beweissichernde Digitalisie-rung“ eine höhere Priorität beizumes-sen und letztlich das notwendige Bud-get bereitzustellen. Ähnliches gilt fürdas Gesundheitswesen. Viele Klinikenwürden gerne elektronische Patienten-akten einführen, es steht aufgrund desKostendrucks für diese Aufgabe aberwenig Budget zur Verfügung.

Ein weiterer Faktor sind die nochfehlenden Referenzinstallationen. Ge-sucht sind also ambitionierte Verwal-tungen, die bereit sind, Pionierarbeitzu leisten.(www.srz.de)

Resonanz:Zurzeit wird die Diskussion noch zusehr im Detail geführt. Ist man aber imDialog mit Industrie und Verwaltung,so wird schnell klar, dass komplizierteKlassifizierungen von Dokumenten garnicht notwendig sind. Es muss auf derAnwenderseite deutlich werden, dassauch der Schutzbedarf „hoch“ und„sehr hoch“ sowohl technisch komfor-tabel als auch wirtschaftlich umsetzbarist. Auch müssen wir die Diskussionbeenden, dass wir die TR-Resiscan inder Vergangenheit nicht benötigthaben. Das ist zwar richtig, aber jetztgeht es um die Dokumente, bei denensich in der Vergangenheit niemand ge-wagt hat, sie zu digitalisieren und an-schließend das Papier zu vernichten. (www.intarsys.de)


BIT 2–2015 | 67

Vorteile: In immer komplexer gestalteten infor-mationstechnischen Umgebungen unddem beruflichen Alltag erhalten Sys-teme für das Scannen von Dokumen-ten Einzug, damit Papierberge redu-ziert und Abläufe in Unternehmen undVerwaltungen digital optimiert wer-den. Dadurch können auch Kosten beider täglichen Arbeit und Lagerung vonDokumenten gespart werden. Das istkein neues Thema, allerdings gab undgibt es nach wie vor Unsicherheiten,ob nach dem Scan das Papier tatsäch-lich vernichtet werden und wie gege-benenfalls zu einem späteren Zeit-punkt der Beweiswert eines Dokumen-tes nachgewiesen werden kann. TR-Resiscan kann dabei helfen, dieses Zielsicher zu erreichen und ist gleichzeitigeine zuverlässige und nachhaltige An-weisung für einzuhaltende Prozessefür das ersetzende Scannen.

Zukunft:Meines Erachtens wird die TR-Resi -scan tendenziell in den kommendenzwei bis fünf Jahren an Zuspruch ge-winnen, da Unternehmen das Einspa-rungs- und Optimierungspotenzial beibetrieblichen Abläufen erkennen wer-den. In der öffentlichen Verwaltungund in der Justiz wird sich die Rele-vanz letztendlich ab 2020 vollendsentfalten, weil dann die elektronischeAktenführung zumindest für Bundes-behörden bzw. in der Justiz verpflich-tend wird. Ich könnte mir vorstellen,dass dies deutschlandweit Zeichen set-zen wird. In der Industrie sehe ich mit-telfristig Dienstleister, die für Mittel-stand und Kleinbetriebe die Servicesnach TR-Resiscan in der Cloud anbie-ten werden. Also Scan-Dienstleister,die das ersetzende Scannen für dieseBetriebe durchführen und die digitalenDokumente in einer Private-Cloud für

Sven Rüscher, Governikus

Bedenken ausräumen

Sven Rüscher, Produkt-Manager,Governikus KG:„Meines Erachtenswird die TR-Resiscantendenziell in denkommenden zweibis fünf Jahren an Zuspruch gewinnen.“

Vorteile: Informationen einzuscannen, um sieanschließend digital vorliegen zuhaben, ist für verschiedene Unterneh-mensprozesse sinnvoll. Die originalenPapierdokumente werden aber zusätz-lich aufgehoben, da im Zweifelsfall nurdiese die Echtheit und Unveränder -lichkeit bestätigen können. Das BSIschließt diese Lücke mit der Techni-schen Richtlinie TR-03138 (TR-Resi -scan) zum so genannten „ersetzendenScannen“. Mit Einhaltung dieser Richt-linie können die originalen Papierdo-kumente nach der Digitalisierung ru -higen Gewissens vernichtet werden.

Die Vorteile sind vielfältig und jenach Einsatzszenario griffig. Generellwerden Einsparungen bei der Nutzungvon Archivierungsflächen erzielt. DieDigitalisierung stellt die Wiederauffind-

barkeit sicher und reduziert somit Ver-waltungsaufwände durch effizente an-schließende Suchmöglichkeiten. Wei-tere Gründe wie die Nachvollziehbar-keit der Bearbeitung von Dokumentensind dabei wesentliche Aspekte für dieanschließende Aufbewahrung.

Zukunft:Es ist positiv zu bewerten, dass durchTR-Resiscan organisatorische, verfah-rensspezifische und technische Grund-lagen für das ersetzende Scannen ineiner Technischen Richtlinie hinterlegtwurden. Damit ist auch für andere Or-ganisationseinheiten, die sich nicht anGoBS oder GOBD eindeutig orientie-ren konnten, eine zulässige Orientie-rungshilfe geschaffen. Die Vernichtungdes Papiers wird durch das ersetzendeScannen für weitere Zielgruppen unter

Christian Hanisch, Ceyoniq

Nachvollziehbarkeit wichtig

Christian Hanisch,AbteilungsleiterPortfolio-Manage-ment, CeyoniqTechnology GmbH:„Mit Einhaltungdieser Richtliniekönnen die origi -n alen Papierdoku-mente nach der Digitalisierungruhigen Gewissensvernichtet werden.“

die betrieblichen Abläufe ihrer Kundenbereitstellen.

Resonanz:Unternehmen und die öffentliche Ver-waltung beschäftigen sich durchausmit der TR-Resiscan. Das stelle ichimmer wieder in Gesprächen über die-ses Thema fest. Die Zurückhaltungrührt eher daher, dass nach wie vor dieFrage gestellt wird, inwieweit mandem ersetzenden Scannen vertrauenkann und wie groß das Einsparpoten-zial tatsächlich ist. Zunächst sieht manerst mal einen erhöhten Aufwand inden Inhouse-Analysen, bis man losle-gen kann. Diese Fragen lösen weitereBedenken und Unsicherheiten aus.Nun gilt es, eben diese auszuräumen.Inhaltlich macht die TR-Resiscan dasauch schon heute – ist aber gleichwohlein sehr umfangreiches Gesamtwerk.Meiner Meinung nach obliegt es denBeratungshäusern die TR-Resiscan zuentmystifizieren, wenn sie mit ihrenKunden darüber sprechen.(www.governikus.com)

Erhöhung der Beweiskraft des digitalenDokumentes vor Gericht gefördert.

Die Erfahrung zeigt, dass die TR-Resiscan-Nachfrage steigt. Ein wesentlicher Aspekt dabei ist jedoch,dass diese Projekte im Zusammenspielmit der beweiswerterhaltenen Lang -zeit archivierung nach TR-Esor statt -finden und somit ganzheitlich geplantwerden. Wir gehen von einem An-stieg der Nachfrage in dieser Konstel -lation aus.

Resonanz:Die TR-Resiscan geht über die Be-schreibung einer Systemarchitektur hinaus und fordert u. a. die Überprü-fung und gegebenenfalls Anpassung organisatorischer Prozesse. Best-Prac -tice-Ansätze als Basis für das Change-Management würden als Orientie-rungshilfe nützlich sein, um den Wegzu einer erfolgreichen TR-Resiscan-Umsetzung effizient gestalten zu können. (www.ceyoniq.com)


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TR-Resiscan

Geschäftsprozesse

Vorteile: Wir können keinen Mehrwert erken-nen. Das Bundesministerium der Finanzen hat das ersetzende Scannenbereits im November 1995 für rechts-konform erklärt. Es ist bis heute keineinziger Fall bekannt geworden, indem das Finanzamt eine digitalisierteRechnung beanstandet hätte. Darüberhinaus ist die TR-Resiscan derart theo-

Peter Fischer, Alpha Com

Kein Mehrwert erkennbarretisch und komplex, dass sie bei Digi-talisierungsprojekten eher abschre-ckend wirkt. Wir stellen bei unserenKunden ein hohes Maß an Verunsiche-rung fest, die teilweise medial geför-dert wird. Insofern ist die TR-Resiscanfür uns als Scan-Dienstleister keine Hilfestellung, sondern mehr der miss-lungene Schritt „weg von der Praxis –hin zur Theorie“.

Zukunft:Die könnte gut aussehen für Berater,das schulende Gewerbe und Signatur -anbieter, denn ohne sie lässt sich dieTR kaum umsetzen. Aber wer über-nimmt die Kosten dafür? Unsere Kun-den erwarten von uns wirtschaftlicheStückpreise. Sie selbst stehen unterimmer stärkerem Kostendruck undhaben wenig Verständnis für zusätz -lichen Projektierungsaufwand.

Resonanz:Ganz klar: eine Ent-Theoretisierung.Und man sollte die TR als das betrach-ten, was sie ist: eine Empfehlung. Einvergleichbares Werk, aber deutlichkompakter und praxisnaher ist derHandlungsleitfaden zum Scannen vonPapierdokumenten, den das Bundes -ministerium für Wirtschaft und Tech-nologie bereits im Jahr 2008 aufgelegthat. Dort wird das ersetzende Scannenumfassend behandelt, ohne die Betei-ligten zu überfordern.(www.alpha-com.de)

Peter Fischer,Mitglied derGeschäftsleitung,Alpha ComDeutschlandGmbH: „Die TR-Resiscan ist derarttheoretisch undkomplex, dass sie bei Digitalisie-rungsprojekteneher abschreckendwirkt.“

Vorteile: Die TR-Resiscan dient Anwendern inJustiz, Verwaltung und Wirtschaft alsHandlungsleitfaden und Entschei-dungshilfe für das ersetzende Scannen.Wer die technischen, personellen undorganisatorischen Anforderungen desScan-Prozesses einhält, kann seine Pa-pierdokumente anschließend ruhigenGewissens vernichten – die elektroni-schen Dokumente werden vor Gerichtals Beweismittel anerkannt. Ein sehrgroßer Vorteil ist demnach das Erset-zen von Papierarchiven, die nicht nurviel Platz einnehmen, sondern auchPersonalkapazitäten für das händischeEinsortieren und Heraussuchen vonDokumenten erfordern.

Zukunft:Wie die meisten Technischen Richtli-nien findet auch die TR-Resiscan der-

zeit überwiegend in der öffentlichenVerwaltung Anwendung. In der Indus-trie werden zugunsten der Prozess -geschwindigkeit häufig qualitative Abstriche in Kauf genommen, so dassdie Technische Richtlinie nicht kom-plett eingehalten wird.

Um Unternehmen einen schnellenund hohen Durchsatz beim Scannenunter Einhaltung der TR-Resiscan zuermöglichen, bieten daher zunehmendmehr Anbieter von Hochleistungs-Scannern Komplettlösungen für das ersetzende Scannen an (z. B. Fujitsu,Canon oder Opex Corporation). Wirverzeichnen eine steigende Kunden-nachfrage und denken, dass dieseKomplettlösungen ein wichtiger Schrittfür den Einsatz der TR-Resiscan in derWirtschaft sind. Demnach sehe ich die Zukunft für die Technische Richt -linie durchaus positiv.

Carsten Jenß, Open Limit Signcubes

Es braucht noch etwas Zeit

Carsten Jenß, Senior Consultant /IT-Projektleiter,Open Limit Signcubes GmbH: „Die TR-Resiscanverfolgt einenganzheitlichen Ansatz, der Aus -wirkungen auf verschiedene Prozesse im Unter-nehmen hat.“

Resonanz:Die TR-Resiscan verfolgt einen ganz-heitlichen Ansatz, der Auswirkungenauf verschiedene Prozesse im Unter-nehmen hat. Die Einrichtung eines revisionssicheren Scan-Prozesses isttechnisch mit relativ wenig Aufwandverbunden, umständlicher ist jedochdie organisatorische Umstrukturierungim Unternehmen (abschließbareRäume, Zutrittskontrollen, Signatur -karten-Management etc.).

Ich denke, dass dies den Haupt-grund für die zurückhaltende Reso-nanz in Wirtschaftsunternehmen darstellt. Doch auch hier werden die Unternehmen nicht gänzlich allein gelassen: Immer mehr Con-sultingunternehmen und Lösungs-anbieter unterstützen bei der Um-setzung und Einhaltung der Techni-schen Richtlinie.

Was die TR-Resiscan also braucht,ist meines Erachtens einfach noch einwenig Zeit.(www.openlimit.com)

BIT fragt Scan-Dienstleister:

Vorteile: Wo sehen Sie die Vorteile von TR-Resiscan?

Zukunft:Wie beurteilen Sie die Zukunft der Richtlinie?

Resonanz: Auch knapp zwei Jahre nach dem Erscheinen der TR-Resiscan ist die Resonanz noch von Zurückhaltung geprägt. Was muss passieren, damit sich das ändert?


BIT 2–2015 | 69

Friedrich LotharWalther, FMI-Mitglied: „Inner-halb der TR ist derdefinierte ,generi-sche Scan-Prozess’ein Fortschritt, die Forderungen zurSchutzbedarfs -analyse ebenfalls –aber in der Praxisnur bedingt wirtschaftlich umzusetzen.“

Aufwand und Nutzen:Ob elektronischer Rechtsverkehr oderE-Akte – die Umwandlung von Papier-dokumenten in elektronische Doku-mente wird langfristig erforderlichsein. Um den Scan-Prozess beweis -werterhaltend zu gestalten, bietet dieTR-Resiscan eine ganze Reihe von Re-geln und Verfahren. Sie kann daherwichtige Impulse für das dokumenten-ersetzende Scannen geben. Verschie-dene Task-Forces in der öffentlichenVerwaltung sind bereits entstanden, z. B. in der hessischen und bayeri-schen Justiz. Die zentrale Bußgeld-stelle in Brandenburg plant, ihre Doku-mente ersetzend zu scannen. In einerumfassenden Untersuchung wird jetztdie bereits bestehende Scan-Streckeauf ihre Kompatibilität hinsichtlich TR-Resiscan überprüft.

Der Aufwand definiert sich aus derAnalyse des Schutzbedarfs und des Ge-fährdungsrisikos der zu verarbeitenden

Hans-Joachim Hübner, PDF Association

Pragmatisch herangehenDokumente. Wir plädieren dabei füreine pragmatische Herangehensweise.Man sollte nicht über das Ziel hinaus-schießen und die Aufwände in einemvertretbaren Rahmen halten. Die öf-fentliche Diskussion wird sicherlichauch Einfluss auf neue Versionen derTechnischen Richtlinie haben.

Hilfestellung bieten externe Spe-zialisten, deren Blick von außen häufigneutraler und unvoreingenommen ist.Zudem können spezielle Software-Tools zur Unterstützung des Anwen-ders beitragen. Verschiedene Mitglie-der der PDF Association können in beiden Punkten weiterhelfen – undbieten natürlich auch das richtige For-mat für eine langfristige, beweiswerter-haltende Archivierung: PDF/A, das anverschiedenen Stellen empfohlen wird.

Einsatz: Die öffentliche Verwaltung und dasJustizwesen sind an erster Stelle zu

Aufgabenstellungen innerhalb der zu er-zeugenden Transfervermerke (gemeintist: individuelle Anmerkungen) und ins-besondere, wenn es um die höchsteSchutzklasse geht.

Forderungen, die gerade die öffent-liche Hand in Zusammenhang mit derpolitisch gewollten Einführung der E-Akte stellt, werden unserer Meinungnicht erfüllt. Neben den allgemeinenProblemen bei der Einführung der E-Akte erzeugt die TR die Illusion, eineLösung für alle Probleme zu haben. Erwartungen an Effizienzsteigerungenkönnen kurz und mittelfristig nicht er-füllt werden. Inwieweit die angeführte„erhöhte Beweiskraft“ tatsächlich zu-trifft, müssen entsprechende Prozesseder ordentlichen Gerichtsbarkeit erstbelegen.

Friedrich Lothar Walther, FMI-Mitglied

Individuelle EntscheidungAufwand und Nutzen:Eindeutige Regularien für rechtssicheresScannen, in konsolidierter Form, fehlennach wie vor. Die TR macht bereits be-stehende und in der Anwendung be-findliche Regelwerke nicht überflüssig.Der Praktiker muss auch weiterhin seinWissen stetig aktualisieren, siehe GoBD.Innerhalb der TR ist der definierte „ge-nerische Scan-Prozess“ ein Fortschritt,die Forderungen zur Schutzbedarfsana-lyse ebenfalls – aber in der Praxis nurbedingt wirtschaftlich umzusetzen.

Als Outsourcing-Nehmer verfügendie FMI-Mitglieder über das notwen-dige Wissen, können es aber teilweiseaus ökonomischen Gründen nicht aus-reichend im Markt platzieren. DerKunde ist nicht bereit, den Aufwand zu bezahlen, dies bezieht sich z. B. auf

nennen. Sowohl beim E-Government-als auch im E-Justice-Gesetz wird inder Begründung des Regierungsent-wurfs die TR-Resiscan ausdrücklich alsBeispiel für den Stand der Technik re-ferenziert.

Geradezu ersehnt wurde die tech-nische Richtlinie durch Vertreter desGesundheitssektors. Hier geht es vorallem um die Befund- und Behand-lungsdokumentation, die sehr langeaufzubewahren ist. Im Bereich des Sozialgesetzbuches SGB III gilt bereitsschon länger die gesetzliche Regelung,dass alle gescannten Dokumente, dievernichtet werden sollen, einer elek-tronischen Signatur bedürfen.

Interessant ist die TR-Resiscanauch für Unternehmen mit einemhohen Dokumentationsbedarf, langenAufbewahrungszeiten und einemhohen Haftungsrisiko. Das sind z. B.der Flug- und Fahrzeugbau, der Son-dermaschinenbau und Kraftwerks -betreiber. In diesen Bereichen ist derEinsatz von PDF(/A) zur langfristigenArchivierung bereits weit verbreitet.(www.pdfa.org)

Einsatz: Die TR sollte aus Gründen der erhöh-ten Beweiskraft überall dort Anwen-dung finden, wo es durch bestehendeRichtlinien bereits entsprechende Forderungen gibt. Beispielsweise ver-weist die GoBD auf ZUGFeRD undinnerhalb ZUGFeRD wird das Datei-Format PDF/A-3 angesprochen.Scans können in dieses Format kon-vertiert werden. Entsprechend vonder TR geforderte Kontrollverfahrenwaren für Scan-Prozesse schon in derVergangenheit notwendig. Eine wei-tere Verschärfung diese Kontrollver-fahren ist kontraproduktiv. Wo genauman die TR einsetzen muss ist nichteindeutig zu sagen. Es bleibt sicher-lich eine individuelle Entscheidung.Eine pauschale Forderung in Aus-schreibungen, TR konform zu scan-nen, ist eher ein Beweis weiterer Unsicherheit.(www.fmi-ev.de)

Hans-Joachim Hübner, Mitglieddes Vorstands derPDF Association:„Geradezu ersehntwurde die techni-sche Richtliniedurch Vertreter des Gesundheits-sektors. Hier gehtes vor allem um dieBefund- und Be-handlungsdoku-mentation, die sehr lange aufzu-bewahren ist.“


70 | BIT 2–2015

TR-Resiscan

Geschäftsprozesse

Zöller & Partner: Nutzen und Einsatz von TR-Resiscan

Hoher Aufwand Am Markt existiert eine vollkommen falsche Erwartungshal-

tung zu TR-Resiscan, ist sich Bernhard Zöller, Geschäftsführer

der Zöller & Partner GmbH und ECM-Berater, sicher. Denn,

eine erhöhte Rechtssicherheit, wie sie der Resiscan zugeschrieben

wird, kann die Technische Richtlinie im Vergleich zu bisherigen

Verfahren nicht leisten.

Ersetzendes Scannen ist seit 25 Jahrentägliche Praxis bei DMS-Anwendernquer über alle Branchen. Vor der Äraelektronischer Lösungen hatte manMikrofilm und „ersetzendes Verfil-men“ als übliche Praxis. Anwenderhaben schon immer abgewogen, obdas Fehlen eines Dokumentes im Ori-ginal ein Problem darstellen könnte,das so groß ist, dass das Aufbewahrender wenigen Originaldokumente mitUrkundencharakter (in der Regel nurgeringer Prozent- oder Promillesatz,wenn überhaupt) preiswerter erscheintals ein verlorener Prozess.

Mithilfe ordnungsgemäßer Erfas-sungs- und Ablageverfahren, die manidealerweise auch beschrieben hat (ineiner DMS-Verfahrensdokumentation),ist man damit seit 25 Jahren im DMS-Markt gut gefahren. Im großen Ein-satzfeld steuerlicher Belegaufbewah-rung gibt es seit 1995 sogar eine aus-drückliche, mehrfach bestätigte Erlaub-nis des BMF (so auch jüngst in der aktuellen GoBD), das Original zu ver-nichten.

Was aber machen Anwender, diewichtige, rechtssensible Dokumente in so großer Menge erhalten, dass dasAussortieren und Lagern der Teilmen -ge der Urkundenoriginale keine Optionist, ein Rechtstreit aber zu inakzeptabelhohen Kosten oder gar einem Reputat -ionsschaden führen kann? Hilft diesenAnwendern die TR-Resiscan? Und

genau hier setzt unsere Kritik an. Esexistiert am Markt eine vollkommenfalsche Erwartungshaltung zur Resi -scan: dass nämlich nun ein Verfahrenexistiere, das besser als die bisherigenordnungsgemäßen Scan-Verfahren ge-eignet sei, den Richter zu überzeugen,dass das Scan-Dokument gleichwertigsei zu dem nicht mehr vorhandenenOriginal. Genau dies – nämlich eine erhöhte Rechtssicherheit im Vergleichzu bisherigen Verfahren – kann die TR-Resiscan nach unserer festen Über-zeugung gar nicht leisten.

Nicht schützbares ZeitfensterDie Erklärung ist einfach: ein von FrauMuster unterschriebenes und per Postverschicktes Papierdokument wird – je nach Scan-Prozess bei frühem oderspätem Scannen – Stunden, Tage undmanchmal sogar Wochen oder Monatenach Eintreffen des Originals in derScan-Stelle digitalisiert. Sofern für Dokumente mit Schutzbedarf „hoch“oder „sehr hoch“ (über die Heraus -forderung bei der Einordnung kommeich noch zu sprechen) nun nach derTR-Empfehlung eine kryptografischeKomponente zur Integritätssicherung –beispielsweise eine qualifizierte Signa-tur – zum Einsatz kommt, wird alsonicht Frau Muster zum Zeitpunkt desAbsendens signieren, sondern ein hof-

fentlich wacher, aufmerksamer Mit -arbeiter der Scan-Stelle signiert mit seiner Signaturkarte seine eigene Übereinstimmungsbehauptung.

Somit existiert ein durch krypto-grafische Verfahren gar nicht schütz -bares Zeitfenster zwischen Absendendes Papierdokumentes durch den Er-steller und dem Zeitpunkt des Signie-rens durch den Scan-Mitarbeiter. Erstab diesem Zeitpunkt könnte man fest-stellen, dass das vielleicht unvollstän-dige, vielleicht unleserliche, vielleichtzu einem anderen Vorgang gehörendeDokument „technisch unverändert“ist. Und dass es von einer bestimmtenPerson aus der Scan-Stelle erfasstwurde. Mehr nicht. Das ist aber nichtSinn und Zweck einer DMS-Anwen-dung. Jedes bessere DMS-Systemschützt wirksam gegen Manipulation.Die Signatur erlaubt nur die Feststel-lung, ob eine Manipulation stattgefun-den hat. Das ist ein wichtiger Unter-schied in einem revisionssicheren Gesamtverfahren.

Schlauer, wacher, aufmerksamer?Diese genannten Unsicherheiten beimTransformieren analoger zu digitalenDokumenten sind in der Praxis keinechtes Problem, weil das Themen sind,die die DMS-Anwender seit Jahrenkennen und in zahllosen ordnungs -gemäßen Verfahren berücksichtigt undumgesetzt haben. Für Dokumente miteinem solchen nicht schützbaren Zeit-fenster ist die TR-Resiscan daher nichtbesser geeignet als die seit 25 Jahren in der Praxis erprobten Verfahren.

Mit anderen Worten: kein Richterwürde annehmen dürfen, dass die Mit-arbeiter in einem mit Resiscan zertifi-zierten Verfahren schlauer, wacher,aufmerksamer sind als solche in einem„normalen“ ordnungsgemäßen DMS-Scan-Verfahren. Oder noch einfacher:Wenn einer pennt, tut er dies auch ineinem TR-Resiscan-Verfahren, das weißauch jeder Richter. Die TR-Resiscan istaber aufgrund der Verpflichtung zurVerwendung kryptografischer Verfah-

Bernhard Zöller,Geschäftsführerder Zöller & PartnerGmbH und ECM-Berater: „Die Umsetzung der Resiscan wird extrem aufwendig,wenn man sie ernst nimmt.“


BIT 2–2015 | 71

ren und der Prüfung nicht scan-rele-vanter Komponenten (siehe unten) exorbitant aufwendiger.

Eine lückenlose Schutzfunktiongäbe es nur, wenn der Absender einelektronisches Dokument (nicht Pa-pier) mit seiner qualifizierten Signaturversieht. Aber darüber reden wir hiernicht. Und leider sind wir im Hoch-technologieland Deutschland auchnach über 17 Jahren Signaturgesetznoch immer nicht so weit, dass wirSignaturfunktionen für solche gerichts-belastbaren Authentifizierungsfunk -tionen flächendeckend und für jeder-mann preiswert verfügbar und simpelanwendbar einsetzen können. Aberdieses Trauerspiel ist eine ganz andereGeschichte. Im Zusammenhang mitResiscan reden wir über das erset-zende Scannen analoger Dokumente,nicht über vom Absender qualifiziertsignierte Dokumente.

Enormer Aufwand,wenig NutzenUm die Frage nach dem Nutzen zu beantworten: Derzeit sehe ich keinerechtlich bessere Position und daherauch keinen Nutzen im Vergleich zubisherigen Verfahren. Ein weiterer Kritikpunkt ist der extreme Aufwand,den die TR-Resiscan verursacht, wennman den Text ernst nimmt und Punktfür Punkt durcharbeitet. Auch hierwieder nur ein Beispiel von vielen:jede Dokumentenart muss auf ihrenSchutzbedarf überprüft werden undzwar für sechs unterschiedliche Datenobjekte: Original, Scan-Pro-dukt, Index- und Metadaten, Transfer-vermerk, Sicherungsdaten und Proto-kolldaten.

Jedes dieser sechs Datenobjekte istim Hinblick auf neun Sicherheitszielezu bewerten: Integrität, Authentizität,Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit,Verfügbarkeit, Lesbarkeit, Verkehrs -fähigkeit, Vertraulichkeit, Löschbarkeit.Also eine Ausarbeitung zu 54 Einzel-aspekten je Dokumentenart.

In einem Unternehmen mit fünfoder zehn Abteilungen und jede mit

fünf bis zehn Dokumentenarten müs-sen hier Tausende von Einzelaspektenim Team erarbeitet und in der Resis-can-konformen Schutzbedarfsanalyseniedergelegt werden. Das ist alles an-dere als trivial: Ich freue mich auf Dis-kussionen in den Projekt-Teams, wenn(wiederum nur ein Beispiel) der Aspektdes Sicherheitsziels „Authentizität“ desDatenobjektes „Metadaten“ diskutiertwird. Bereits bei diesem Punkt gibt esweitere Verzweigungen: Die Meta -daten kommen ja immer auf die glei-che Weise, sondern per Barcode, per Verknüpfung mit Fachanwendun-gen per automatischer oder manuellerIndexierung, im Laufe eines Vorgangsund nicht schon zu Beginn und so weiter.

Das wäre dann für jede Dokumen-tenart, jeden Prozess und jeden Be-reich separat zu analysieren und imTeam und mit den Resiscan-Expertenabzustimmen. Spätestens an dieserStelle wird in der Detailarbeit klar werden, dass nicht klar ist, was ge-meint ist und dass jeder eine eigene Interpretation hat. Und das 54 mal jeDokumentenart. Man kann nicht ein-fach Dokumente mit dem gesundenMenschenverstand in eine auf den ers-ten Blick passende Schutzklasse legen,weil damit ganz erhebliche technischeund funktionale Konseqenzen für dieLösung verbunden sind.

Damit aber nicht genug – dieseEinstufung und die Ableitung derSchutzmaßnahmen gilt dann auch fürdie technische Infrastruktur: Scanner,Server, Scan-Arbeitsplätze bis ganz tief unter der Haube, wo z. B. gemäßAnlage A, Kapitel A.1.5 auch die neunKommunikationsverbindungen einestypischen Scan-Systems gehören, also auch die Kommunikationswegezwischen externer Integritätssiche-rungs-Hardware und der internen Intergritätssicherungs-SW, dem Scan-Cache etc.

Und ob man dann endlich Resi -scan-konform ist, erfährt man natürlicherst nach einer kostenpflichtigen Zerti-fizierung durch neutrale Dritte (so dieEmpfehlung in der TR). Wer käme

dafür wohl in Frage? Und bei Schutz-bedarf „hoch“ und „sehr hoch“ ist dasalle 36 Monate zu wiederholen.

Aufwendige Umsetzungder RichtlinieMit anderen Worten: Die Umsetzungder Resiscan wird extrem aufwendig,wenn man sie ernst nimmt. Alleine derAufwand, die Richtlinie mit allen An-hängen und Verweisen (BSI Grund-schutz, TR-Esor, Common Critieria) zu lesen und einen Umsetzungskon-sens zu erzielen, stellt ein Projekt dar.

Hinzu kommt, dass sie in vielenAspekten unklar formuliert ist und sichhierdurch ein sehr hoher Interpretati-onsspielraum ergibt, z. B. bei Formulie-rungen wie „Die Größe der Stichprobesoll abhängig vom Schutzbedarf der ge-scannten Dokumente und der Zuver-lässigkeit des Scan-Systems bestimmtwerden“. Oder man macht es ober-flächlich, um den Aufwand zu redu -zieren, aber wozu taugt dann eine Zer-tifizerung, die einen nach unserenSchätzungen dreistelligen Personenta-geaufwand für Interne und Externekostet, wenn eh jeder damit machtwas er will?

Ein weiterer elementarer Kritik-punkt ist die Forderung nach dem Ein-satz elektronischer Signaturen undkryptografischer Schutzfunktionen fürDatenobjekte und technische Kompo-nenten inklusive der Kommunikations-wege in der Scan-Workstation, sobaldDokumente mit Schutzbedarf „hoch“oder darüber eingestuft werden.

Und „hoch“ ist laut TR definiertals „Die Schadensauswirkungen sindin der Regel beträchtlich. Ein solcherSchaden führt im Regelfall zu beträcht-lichen Konsequenzen für die am Ge-schäftsvorfall beteiligten Personen undInstitutionen“. Das muss jetzt jederselbst interpretieren, ob der Zivilrechts-streit zu einem Kontoauszahlungsbe-leg, einem Versicherungsantrag odereiner Rechnung mit hohem Betrag die-ses Kriterium nicht erfüllt und niedri-ger eingestuft werden kann. WelcherProjektleiter würde es wagen, hier

„Man kann nichteinfach Dokumentemit dem gesundenMenschenverstandin eine auf den ersten Blick pas-sende Schutzklasselegen, weil damiterhebliche techni-sche und funktio-nale Konseqenzenfür die Lösung ver-bunden sind.“


72 | BIT 2–2015

TR-Resiscan

Geschäftsprozesse

etwas Geringeres als Hoch anzugeben?In der Praxis wird dann aus persönli-cher Risikoabsicherung der Projektlei-tung alles „hoch“ oder „sehr hoch“klassifiziert und wir haben komplettsignaturbasierte Erfassungsstreckenund Archivsysteme, weil die Zigtau-send installierten Systeme in Deutsch-land den Soll- oder sogar Muss-Anfor-derungen der Resiscan nicht mehr ent-sprechen würden. Die aber – sieheoben – keine erhöhte Rechtssicherheitfür die Frage nach der zwingenden Anerkennung des Scans für das Origi-nal bringen.

Verhältnis Zusatzkosten – NutzenKein uns bekannter DMS-Anwenderbürdet sich heutzutage die Zusatzlastder qualifizierten elektronischen Signa-tur freiwillig auf, da den Zusatzkostendieser Infrastruktur kein quantifizierba-rer Nutzen gegenübersteht. Lediglichdie dem SGB IV unterliegenden Insti-tutionen, insbesondere Krankenkassen,müssen aus gesetzlichen, keinem Fach-mann jedoch nachvollziehbaren Grün-den, diese Zusatzkosten tragen.

Zusatzkosten entstehen nicht nurdurch die Einbindung der Signatur-funktion und des hohen personellenAufwands des Signierens, sondernauch in der Verwaltung der Signatur -daten und insbesondere in der Fähig-keit bzw. Durchführung der Erneue-rung von Signaturen, die gesetzlich gefordert ist.

Es gäbe noch viele andere Aspektezu beleuchten, die dem normalen An-wender entweder unverständlich sindoder die er gar nicht umsetzen kann,aber der Platz ist begrenzt, so dass beiweitem nicht alle kontroversen Punktehier aufgelistet werden können. Aberzur Veranschaulichung, wo die Resi -scan meines Erachtens über ihr Ziel hinausschießt, hier ein Beispiel vonsehr vielen: Der Anwender muss doku-mentieren, wie er nach einem Besuchdes Service-Technikers sicherstellt,dass dieser den Scan-Cache nicht ma-nipuliert hat (Quelle: Hauptdokument,

Fragen nach dem Scan-Cache beant-worten müssen, wenn es nicht so traurig wäre.

Es wäre in diesem Zusammenhangschön, wenn sich die DMS-Herstellermal selbst Gedanken über diese Dingemachen würden, weil es ihr ureigenerMarkt ist, der hier gefährdet ist. In derÖffentlichkeit findet man aber eher Ab-sichtserklärungen, die Resiscan zu un-terstützen. Unter vier Augen erfährtman dann, dass man nicht aus öffent -lichen Vergabeverfahren fliegenmöchte, was ich nachvollziehen kann.

Wir als Berater profitieren ja eben-falls eher von solchen erklärungsbe-dürftigen Themen und wir kennen dieStellen mit dünnem Eis, wo man nach-bessern muss. Aber ich denke, es istfür die gesamte DMS-Branche nichtgut, wenn sich solche Rahmenbedin-gungen verfestigen. Es bremst die Projekte aus, es bringt keine erhöhteRechtssicherheit, es ist eine deutscheInsellösung und es ist daher innovati-onsbremsend und bürokratiefördernd.Also genau das Gegenteil dessen, wasAnbieter und Anwender modernerECM-Lösungen wollen.

Ich glaube, dass das BSI in einerexzellenten Position wäre, eine Orga-nisationsrichtlinie (OR-Resiscan, sozu-sagen die Version 2.0 der TR-Resiscan)für die Bundesbehörden und als wert-voller Lesestoff für alle anderen zurVerfügung zu stellen, die einen Mehr-wert für die Bundesbehörden schafft,ohne gleichzeitig einen aberwitzigenbürokratischen Aufwand zu erzeugen.

Die derzeitige Version würde ichgerne als ersten Wurf verstehen, denman nun nochmal in der Branche dis-kutiert. Und wenn man alle beteiligtenFachleute dann aber auch an einenTisch bringt, vielleicht haben danndemnächst Entscheider im öffentli-chen Raum ein verständliches, wider-spruchsfreies und von Signatur- undKryptoballast befreites Dokument, mitdem sie ihre Scan-Prozesse gestaltenkönnen. Viele Abschnitte in der Resi -scan enthalten heute bereits wertvolleHinweise, sie sind nur gut versteckt. (www.zoeller.de)

„Ich glaube, dassdas BSI in einer exzellenten Position wäre, eine Organisations-richtlinie für dieBundesbehördenund als wertvollerLesestoff für alleanderen zur Verfü-gung zu stellen.“

Kapitel A.O.3: Abnahme- und Freiga-beverfahren für Hardware und Soft-ware). Scan-Cache? Wahrscheinlichwissen manche Gerätetechniker nicht,was das sein soll und wo der ist. Wiesoll der normale Anwender den Scan-Cache ohne Mithilfe des Technikers(den er der Manipulation verdächtigt)prüfen? Und zwar jedes Mal, wenn derTechniker da war.

Zugangskontrollen undBesucherregelungenNoch ein Beispiel: Gemäß KapitelA.SC.2 (Zugangs- und Zugriffskontrol-len für Scanner) muss es Zugangskon-trollen und Besucherregelungen fürScan-Einrichtungen geben, um Mani-pulationen an der Scan-Hardware zuverhindern. Ist es wirklich ein realis -tisches Angriffsszenario, dass jemand,der ein Dokument manipulierenmöchte, ausgerechnet den praktischaussichtslosen Weg geht und an dentechnischen Innereien eines Scannersfrickelt, statt das Dokument vor demScannen zu fälschen, was definitiv ein-facher wäre. Aber jetzt steht das ineiner Technischen Richtlinie des BSI,und alle stehen stramm und müssendokumentieren, wie sie die Innereieneines Multifunktionsgerätes oder einesScanners gegen Manipulation vonaußen schützen sollen, unter Einrich-tung von Zugangskontrollen und Besu-cherregelungen.

Wenn man solche Passagen liest,kann man nur resignieren. Hier wirdjedes normale DMS-Projekt von An-wendern mit normalem Geldbeutel imKeim erstickt. Jeder Anwender – vorallem im öffentlichen Bereich – mussnun fürchten, nicht ordnungsgemäß zu arbeiten, wenn die Erfassungspro-zesse nicht Resiscan-konform sind.

Ich will an dieser Stelle gar nichterst auf neue Erfassungsszenarien ausHome-Office-Konzepten mit neuenTechnologien (z. B. Scan-Apps) einge-hen. Scan-Cache des iPhone überprü-fen nach der Reparatur im AppleStore.Das wäre echt lustig zu sehen, wie dieApple-Mitarbeiter an der Genius-Bar

„Kein uns bekann-ter DMS-Anwenderbürdet sich heutzu-tage die Zusatzlastder qualifiziertenelektronischen Sig-natur freiwillig auf,da den Zusatzkos-ten dieser Infra-struktur kein quan-tifizierbarer Nutzengegenübersteht.“


BIT 2–2015 | 73

Governikus: Maßnahmen zum strukturierten Scannen mit TR-Resiscan

Prüfungen standhaltenSeit Jahren wird vom papierlosen Büro gesprochen – die Rea -

lität sieht allerdings nach wie vor anders aus. Trotz vielfältiger

technischer Möglichkeiten, die ECM-, DMS- oder E-Akten-

Systeme mit sich bringen, bestehen Unsicherheiten aufgrund

unterschiedlicher rechtlicher Anforderungen. Darüber hinaus

gilt es, im parallelen Umgang die Lücke zwischen bereits

digital erstellten Dokumenten und den existierenden und

auch künftig neu eingehenden Papierdokumenten zu

schließen. Welche Rolle hierbei TR-Resiscan spielt, erläutert

Petra Waldmüller Schatz, Leiterin PR & Events, Governikus

GmbH & Co. KG, im folgenden BIT-Beitrag.

Obwohl bereits seit Jahren Papierdoku-mente eingescannt werden, um diesesowohl in elektronischer Form inter-nen Workflows zuzufügen als auch inden jeweils eingesetzten SystemenTransparenz und Überblick über sämt-liche Geschäftsbeziehungen abbildenzu können, sorgt Unsicherheit dafür,dass das Originaldokument nach demScan nicht vernichtet, sondern zusätz-lich aufbewahrt wird. Aufgrund diver-ser Dokumentations- und Aufbewah-rungsvorschriften und der damit ein-hergehenden gegebenenfalls eintreten-den Beweisführung nimmt man diehohen finanziellen und organisatori-schen Belastungen mehr oder wenigerbilligend in Kauf.

Aus diesem Grund hat das Bundes-amt für Sicherheit in der Informations-technik (BSI) eine Technische Richtli-nie herausgegeben, um entsprechendeMaßnahmen entlang eines strukturier-ten Scan-Prozesses berücksichtigen zukönnen und anschließend die Sicher-heit zu haben, das Original nach demScan vernichten zu können – undtrotzdem zu einem späteren Zeitpunktsämtlichen Prüfungen oder Gerichts-

verfahren standhalten zu können. Ver-wirrend ist vielleicht, dass es sich hierum eine so genannte „Technische“Richtlinie handelt, denn die TR-Resi -scan behandelt nur am Rande wirklichtechnische Spezifikationen. Im We-sentlichen handelt es sich bei den ein-zelnen Modulen eher um organisato -rische Maßnahmen, Richtlinien undLeitfäden, um im Prozess sicherheits-und rechtsrelevante Vorschriften ein-zuhalten, z. B. die Klassifizierung dereinzuscannenden Dokumente nachSchutzbedarfen.

Prinzip der ÜbersignierungDenn nicht jedes Dokument mussauch in 30 oder mehr Jahren noch auf-bewahrt und lesbar sein, von den Prü-fungen zu Integrität und Authentizitätganz abgesehen. Technisch bedientsich die TR-Resiscan bei weiterenRichtlinien und Standards, wie z. B.die qualifizierte elektronische Signatur,Zeitstempel und in der weiteren Lang-zeitaufbewahrung beispielsweise fürdie Schutzbedarfsklasse „hoch“, wie

es in der TR-Resiscan heißt, nach „je-weils aktuellem Stand der Technik“.

Schutzbedarfsklasse„hoch“Was bedeutet das? Jedes Unterneh-men, jede Organisation verfügt überDokumente, die in die Schutzbedarfs-klasse hoch eingestuft werden müssen.Mittels elektronischer Signaturen undZeitstempel kann die Integrität undAuthentizität der digitalisierten Doku-mente nachgewiesen werden, umdiese gegebenenfalls auch in späterenGerichtsverfahren verwenden zu kön-nen. Da Signaturen auf kryptographi-schen Algorithmen basieren, die a) imLaufe der Zeit „weich“ werden kön-nen und b) die Prüfbarkeit auch in ent-fernter Zukunft infrage gestellt werdenmuss, ist das Prinzip der ständigenÜbersignierung eine Möglichkeit, dieBeweiskette über Jahrzehnte hinausaufrecht erhalten zu können.

Was also tun? Alle zwei bis dreiJahre manuell die Signaturen sämtli-cher Dokumente mit der Schutzbe-darfsklasse „hoch“ erneuern und da-rauf vertrauen, dass keines übersehenwird? Mit dieser Vorgehensweisewürde die Kosten- und Fehlerquellen-reduzierung ad absurdum geführt. Der„aktuelle Stand der Technik“ kann der-zeit mit „TR-Esor“ übersetzt werden.TR-Esor-konforme Lösungen sind amMarkt verfügbar und runden ECM-,DMS- und E-Akten-Systeme ab. Gover-nikus LZA beispielsweise verfügt aktu-ell als einzige Lösung über eine BSI-Zertifizierung nach TR-Esor und ist inunterschiedliche Systeme bereits er-folgreich eingebunden. Vielleicht ge-lingt es TR-Resiscan und TR-Esor imDoppelpack, das papierlose Büro dochnoch zu verwirklichen. (www.governikus.de)

Petra Waldmüller-Schantz, Leiterin PR & Events, Gover-nikus GmbH & Co.KG: „Verwirrend ist, dass es sich umeine so genannte,Technische‘ Richtli-nie handelt, denndie TR-Resiscan behandelt nur am Rande wirklichtechnische Spezi -fikationen.“


74 | BIT 2–2015

Titelstory

Geschäftsprozesse

Image-Access-Scanner zwischen Aachen und Tausend und einer Nacht

Heute Großformat,morgen GroßauftragDas Wuppertaler Unternehmen Image Access schreibt zwei neue Kapitel der Erfolgsstory seines

Bookeye 4. In Aachen, der Stadt Karl des Großen, hält der größte bislang gebaute Buch-Scan-

ner dieses Typs der Bookeye-Familie im Internationalen Zeitungsmuseum Einzug. Viele kleinere

Schwestergeräte sind in diversen anderen Digitalisierungsprojekten weltweit im Einsatz. Über

hundert davon wurden im Dezember letzten Jahres in den Nahen Osten geliefert, um in einem

umfangreichen Digitalisierungsprojekt zum Aufbau eines kompletten natio nalen Meldewesens

diese einzigartige Herausforderung unter schwierigsten Rahmenbedingungen anzunehmen.


BIT 2–2015 | 75

Dieser komplexe Großauftrag brauchtefünf Jahre Vorlauf. Das Projekt wurde2009 international ausgeschrieben mitdem Ziel, die auf 900 Standorte imganzen Land dezentral verteilten Per-sonenstandsinformationen vor Ort zuerfassen, abzugleichen und zu digita -lisieren, um daraus ein vollständigesaktuelles Meldewesen zu entwickeln.Bookeye-Buch-Scanner haben sich inden letzten Jahren bereits bei Projek-ten mit vergleichbarer Größenord-nung in Südamerika, Nordafrikaund Spanien bewährt.

Neben den häufig teilweisezerstörten oder stark in Mitleiden-schaft gezogenen Dokumenten sindunterschiedlichste Formate des vor-handenen, zum Teil uralten Daten-bestands zu bewältigen. Manchmalgehört es zu den regionalen Beson-derheiten, dass die Personenangabenzum großen Teil nicht nach Namen ge-ordnet sind, sondern nach Straßen undHäusern. Wo Verwandte nicht zusam-men wohnen, fordertdas neue System fürden späteren Work-flow Querver-weise – Links inden Images – zuFamilienmitglie-dern. Das bedeu-tet ein großes Maß an spezifischem Fachwissen, dasdie Bediener schon beim Einlesen deranalogen Register benötigen. Die Folgesind ganz spezielle Software-Anforde-rungen, die von Image Access in nurvier Monaten umgesetzt wurden.

Wiederverwendbare VerpackungEine weitere Herausforderung in die-sem Großprojekt sind die Umweltbe-dingungen und die Logistik. Hier ver-wies der Bookeye seine Konkurrentenauf die Plätze. Robust, staubdicht,schnelle und mehrfache Installation(Auf- und Abbau), modularer System-aufbau etc. waren unabdingbare Anfor-derungen, die der Bookeye als einzigerso liefern konnte.

Auch auf längere Transporte perSeefracht mit mehreren Umlade-Statio-nen und weitere Transporte an Landüber unbefestigte Straßen hat sichImage Access vorbereitet und ent -wickelte dafür eine spezielle, wieder-verwendbare Verpackung aus sieb-druckbeschichtetem Plattenmaterial.Wiederverwendbar deshalb, weil dieBuch-Scanner während dieses Digitali-sierungsprojektes vier bis fünf Mal zwi-

schen verschie-denen Standor-ten umgesetztwerden müs-

sen, da die Origi-naldokumenteaus rechtlichenGründen anihren jeweiligenAufbewahrungs-

orten verbleiben müssen.Ganz anders wurde dies

Der Bookeye 4 V1A Professional eignet sich für Digitalisierungspro-jekte, die hohe Qualität und maximale Produktivität auch im 24/7-Betrieb erfordern.

Über 100 Buch-Scanner des Bookeye 4gingen im Dezember letzten Jahresauf die Reise, um in einem umfang-reichen Digitalisierungsprojekt denAufbau eines kompletten nationalenMeldewesens anzunehmen.

Die eigens für diesen Großauftragaufwendig gefertigten Transportver-packungen aus siebdruckbeschichte-tem Plattenmaterial sind wiederver-wendbar, weil die Geräte währenddes Projekts vier bis fünf Mal zwi-schen verschiedenen Standorten umgesetzt werden müssen.


76 | BIT 2–2015

Titelstory

Geschäftsprozesse

beispielsweise beim peruanischen Meldewesen gehandhabt, wo sämt -liche Akten aus allen Teilen des Lan-des – 7,6 Millionen Originaldoku-mente – in der Hauptstadt Lima zen-tral zusammengeführt wurden.

Von Großaufträgen zurück zuGroßformaten, die eine Spezialität des internationalen ZeitungsmuseumsAachen sind. Es hütet seit 1854 Origi-nalausgaben aus allen Kontinenten, darunter bis zu 400 Jahre alte Rari-täten zur Pressegeschichte. Die welt-weit größte Sammlung dieser Art besteht inzwischen aus weit über200000 Exemplaren, von denen je-weils nur ein Bruchteil aktuell im„Großen Haus von Aachen“, dem re-präsentativen Standort gleich nebendem berühmten Marktplatz im Herzender Stadt, gezeigt werden kann. DieSchätze werden nicht nur in wechseln-den Sonderausstellungen gehoben,sondern sind für einzelne Recherchenan den Arbeitsplätzen der Bibliothekim ersten Stock nutzbar.

raubender Hebearbeit entlastet. Denngebundene Zeitungsjahrgänge sinddurchaus allein physisch schwer imHandling. Hier erweist sich die einzig-artige motorgesteuerte Buchwippe alsSegen. Sie ruht auf zwei höhenverstell-baren Säulen und bewältigt 35 Zenti-meter dicke Bücher – optional sogar 50 Zentimeter. Besonders buchscho-nend werden die Originale beim Scan-nen auf 140 Grad aufgeschlagen. Alter-nativ kommt die motorisch betriebeneGlasplatte zum Einsatz, wenn die Vor-lage flach aufliegt oder automatisch auf45 Grad geöffnet wird.

Spezialist für große Formate

Hier kommt der A1+-Buch-ScannerBookeye 4 V1A-C35 zum Einsatz. Erist die professionelle Lösung für die Digitalisierung von Vorlagenformaten,die bis zu 8 Prozent größer sein kön-nen als DIN A1. Dieser neue Buch-Scanner-Spezialist wurde im Juni 2014während des deutschen Bibliothekar -tages und auf internationalem Parkettim August 2014 auf der 80. IFLA Ge-neralkonferenz, dem Weltkongress Bibliothek und Information, erstmalsöffentlich gezeigt. Dort hat diese pro-fessionelle Lösung für Digitalisierungs-projekte im Großformat aus dem Standhohe Aufmerksamkeit erreicht.

Der Bookeye 4 V1A-C35 beein-druckt neben hoher Qualität nicht zu-letzt damit, dass er Bediener von kraft-

Internationales Zeitungsmuseum inAachen: Auf einer Weltkarte lassensich Zeitungen aus (fast) allen Ländern der Welt digital abrufenund das unterschiedliche Leseverhaltenerkunden.

Abb.: Stadt Aachen / Peter Hinschläger

Das Große Haus von Aachen ist dasvermutlich älteste erhaltene Wohn-haus in der Stadt Aachen und be -herbergt heute das InternationaleZeitungsmuseum.


BIT 2–2015 | 77

Besonders praktisch ist die Auto-mode-Funktion, bei der Drucksensorenin den beiden Buchwippentellern denAndruck vollautomatisch steuern. DassBediener hier nur noch umblätternund die Seiten glattziehen müssen,steigert die Produktivität erheblich.Den einzelnen A1-Scan schafft derBookeye in weniger als drei Sekundenbei 200 dpi, selbst nur sieben Sekun-den bei 400 dpi. Das Ergebnis ist so-gleich präzise auf einem 22 Zoll gro-ßen Monitor zu sehen.

Da es sich um ein Spezialproduktfür einen Nischenmarkt handelt, er-wartet der Hersteller Image Access zu-nächst zwar nur 25 bis 30 Bestellun-gen pro Jahr, sieht aber vor allemwegen der optimalen ergonomischenLösung sehr gute Zukunftsperspekti-ven. Schließlich wird Inklusion ein imArbeitsleben immer wichtigeresThema, und das höhenverstellbareGerät eignet sich hervorragend für dieAusstattung behindertengerechter Ar-beitsplätze. Hinzu kommt die Steue-rung über ein separates Bediengerätmit integriertem Touchscreen.

Neben der Qualität besticht freilichauch der Preis. Während vergleichbareModelle anderer Hersteller gut undgerne das Doppelte kosten, ist derBook eye 4 V1A-C35 schon für unter40000 Euro zu haben. Hier profitiertder größte bislang gebaute Bookeye-4-Buch-Scanner eindeutig davon, dass erTeil einer Scanner-Familie ist: Ohne dieSynergieeffekte und Erfahrungen mitden bewährten, tausendfach gebautenBookeyes der bisherigen Produktlinieließe sich so hohe Qualität zu einemderart günstigen Preis überhaupt nichtkalkulieren. Selbstverständlich verfügt„der Große“ über alle Vorzüge seinerGeschwister: Jeder Bookeye-4-Buch-Scanner lässt sich nicht nur in jedesNetzwerk mit jedem beliebigem Be-triebssystem integrieren, sondern auchüber die Scan2Net-Technologie flexibelansteuern. So sind zudem Fernwar-tung, Fernanalyse und Firmware-Updates per Web-Interface jederzeit gesichert. (www.imageaccess.de)

Der Buch-Scanner Bookeye 4V1A-C35entlastet den Bediener von kraft -raubenden Tätigkeiten. Die motorischangetriebene V-förmge Buchwippebewältigt einen Hub von 35 cm –alternativ 50 cm.

Interview mit Rüdiger Klepsch

Extreme BedingungenFür ein ganz besonderes Projekt hat der Scanner-Spezialist

Image Access im letzten Jahr über hundert Bookeye-Scanner

in den Nahen Osten geliefert. Mit diesem Digitalisierungs -

projekt soll ein komplettes Meldewesen aufgebaut werden.

BIT sprach mit Geschäftsführer Rüdiger Klepsch über die

extremen Anforderungen und Bedingungen dabei.

eines jeden modernen Registerwesens.Wie so oft bei Projekten mit sensiblenDaten war die Anforderung, dass dieScanner mobil sind. Das heißt, gescanntwird in über 600 Melderegisterämternund die Scanner müssen dorthin gebracht werden.

BIT Was war ausschlaggebend fürdie Entscheidung der Auftraggeberzugunsten von Bookeye 4?

Rüdiger Klepsch,Vertriebsleiter undGeschäftsführer der Image AccessGmbH: „Nur dieVerpackung wurdevon Image Accessdiesmal neu ent -wickelt, um härtesteAnforderungen fürden langen Wegper Seefracht undüber unbefestigteLandstraßen mit Sicherheit zu bestehen.“

BIT Herr Klepsch, Image Access hat104 Scanner in den Nahen Ostengeliefert, die als Hardware das Fun-dament eines modernen Meldewe-sens liefern sollen. Was war die Be-sonderheit dieses Großauftrags? Rüdiger Klepsch An dezentralenStandorten werden Familienbücher inunterschiedlichen Formaten gescannt.Aus diesen Millionen Images entstehteine landesweite Datenbank, Basis


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Titelstory

Geschäftsprozesse

Bookeye 4 V1A: Der weltweit einzigeA1+-Aufsichts-Scanner, der sowohlflache Dokumente aufnehmen (wahl-weise unter Nutzung der Glasplatte),als auch in der besonders schonendenV-Stellung von 140 bis 180 Grad arbeiten kann.

orten umgesetzt werden müssen. AmScanner selbst wurde lediglich dasTouchpanel zur Bedienung in arabi-scher Sprache angepasst. Vergleichba-res ist allerdings auch bei anderen Lie-ferungen ins In- und Ausland je nachspezifischer Kundenanforderung stan-dardmäßig üblich.

BIT Wie werden die Mitarbeitergeschult, die mit der Digitalisierungbeschäftigt sind? Klepsch Das läuft nach dem Prinzip„Train the Trainer“. Zehn Mitarbeiterunseres Kunden waren zum Scanner-Training eine Woche lang in der Wup-pertaler Zentrale von Image Access. Im Mittelpunkt stand neben der Hard-ware insbesondere die Workflow-Schu-lung. Dabei herrschte eine sehr kon-struktive Arbeitsatmosphäre, die Teil-nehmer waren stark motiviert. Sie wer-den die Scanner allerdings nicht selbstbedienen, sondern ihrerseits vor OrtMitarbeiter für die Scanner-Bedienungschulen.

BIT Hat Image Access schon einmalein Digitalisierungsprojekt dieserGrößenordnung abgewickelt? Klepsch Es gab durchaus vergleich-bare Aufträge, aber was die extremlange Planungsphase – immerhin fünfJahre –, die schwierigen Rahmenbedin-gungen im Einsatzland und die Zahlder einzelnen Arbeitsplätze angeht, istdas für uns ein neuer Rekord. Das Pro-jekt wird bei uns im Hause von einemTeam aus Hardware-Ingenieuren, Soft-ware-Entwicklern und Vertriebsmitar-beitern betreut.

Diese Team-Orientierung versetztuns in die Lage, solche Projekte profes-sionell zu stemmen, beginnend mit der Angebotsphase bis hin zur Realisie-rung. Deshalb ist Image Access bei solchen Großprojekten der bevorzugtePartner der Industrie.

BIT Vielen Dank für dieses Gespräch, Herr Klepsch.

(www.imageaccess.de)

Klepsch Besonders wichtig ist bei die-sem Projekt, dass die Scanner einfachzu installieren, zu transportieren, zubedienen und ausreichend robust fürdas teilweise extreme Wüstenklima imNahen Osten sind. Jede einzelne Scan-Station besteht im Wesentlichen ausScanner, PC und unterbrechungsfreierStromversorgung – also UPS: Uninter-ruptable Power Supply. Kurz gesagthaben wir uns mit unserer Produkt-qualität und unserem Service-Konzeptdurchsetzen können.

BIT Mussten die Scanner im Hin-blick auf die Anforderungen spe-ziell modifiziert werden? Klepsch Die Scanner im Wesentli-chen nicht, was ein weiterer Grund fürdie Entscheidung für den Bookeye 4war. Unsere hochempfindlichen opto-elektronischen Komponenten im Scan-ner sind von Hause aus staubdicht ver-siegelt und sehr robust aufgebaut. Sofindet man in unserem Scanner fastkeine beweglichen Teile; einzig einDrehspiegelmotor, der gegen Erschüt-terungen völlig unempfindlich ist.

Nur die Verpackung wurde vonImage Access diesmal neu entwickelt,um härteste Anforderungen für denlangen Weg per Seefracht und über unbefestigte Landstraßen mit Sicher-heit zu bestehen. Diese aufwendig gefertigten Transportverpackungen aus siebdruckbeschichtetem Platten-material sind wiederverwendbar – und zwar deshalb, weil die Gerätewährend des Projekts vier bis fünf Mal zwischen verschiedenen Stand -

„Besonders wichtigist bei diesem Projekt, dass dieScanner einfachzu installieren, zutransportieren, zubedienen und aus-reichend robust für das teilweiseextreme Wüsten-klima im NahenOsten sind.“


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Imageware: Mit BCS-2 Richtung Windows 10

ZukunftsfähigeScan-SoftwareDie Scan- und Capturing-Software BCS-2 aus dem Hause

Imageware Components GmbH kommt vor allem in Biblio -

theken und bei Scan-Dienstleistern zum Einsatz. Die aktuelle

Version ist komplett neu entwickelt worden und jetzt in den

vier verschiedenen Varianten Express, Office, Standard und

Professional für unterschiedliche Einsatzbereiche zu haben.

Mehr als 4000 Installationen weltweitmachen BCS-2 zu einer etabliertenScan- und Capturing-Lösung für Bib -liotheken und Scan-Dienstleister.

Neue Funktionen, modernes De-sign und übersichtliche Strukturenkennzeichnen die neue BCS-2 „V6“.Nach der kompletten Neuentwicklungder Software gibt es BCS-2 zukünftigin vier Varianten: • BCS-2 Express für den Selbstbedie-nungsbereich, • BCS-2 Office für den Büroalltag, • BCS-2 Standard für standardisierteGeschäftsgänge/Workflows in wissen-schaftlichen Bibliotheken,• BCS-2 Professional für umfangreicheIndexierung, (Nach)Bearbeitung sowieQualitätssicherung von Scans.

Alle BCS-2 Varianten haben einesgemein: Sie sind lauffähig auf Win -dows 7/8 und bereits getestet aufWindows10 beta. Sie haben eine multilinguale Oberfläche und internUTF-8. Sie sind stabil für den 24/7-Einsatz in der Produktion und Selbst-bedienung.

Intuitive Bedienung

Die intuitive Bedienung der Express-Variante macht diese insbesondere fürden Einsatz im Freihand- und Selbst -

bedienungsbereich interessant. Ein klarer und übersichtlicher Aufbau derNutzeroberfläche, die Konzentrationauf die wichtigsten Basisfunktionenund große Bedienelemente (Buttons)erübrigen Einweisungen und Schu-lungen.

Die Einstellbarkeit der Oberfläche,der Nutzersprache und die Hilfe- undInformation-Funktion ermöglichendem Administrator eine individuelle

Profil: BCS-2

BCS-2 ist eine Software für dasDigitalisieren von Büchern, Zeit-schriften, Karten u. a. Vorlagen.Die Nachbearbeitung und das elektronische Publizieren der Images können direkt im Anschluss an den Scan-Vorgang(auch an einem externen Ar-beitsplatz) erfolgen. Konfigura-tionsabhängig sind Ergebnisseder Scan-Prozesse nahtlos in dasWorkflow-System MyBib eDocoder in den elektronischen Lesesaal MyBib eL integrierbar. BCS-2 steuert unterschiedlicheScanner-Typen, Kopiersystemeund Digitalkameras an.

Der Screenshotzeigt ein Beispieleiner BCS-2-Express-Benutzeroberflächemit Scan.

Anpassung an institutionsspezifischeAnforderungen. In Verbindung miteiner geeigneten Kiosklösung fürWindows kann sogar ein „unbetreu-ter“ Rundum-Betrieb erfolgen.

Um die Nutzerfreundlichkeit zu erhöhen, sind die einzelnen BCS-2-Express-Versionen exakt auf die unter-schiedlichen Bedienelemente undFunktionen des jeweils angeschlosse-nen Scanner-Modells abgestimmt.

BCS-2 Express ist ab 195 Euro für den Selbstbedienungsbereich er-hältlich. Der geringe Einstiegspreis ermöglicht insbesondere kleinen Bib -liotheken, einen Scan- und Kopier-Service anzubieten. Zudem ist diese„Low-Budget-Variante“ eine Möglich-keit für größere Einrichtungen mitmehreren Standorten, dezentraleSelbstbedienungsstationen auch bei geringem Scan/Kopiervolumen zu installieren.

BCS-2-Express-Features

Die Software verfügt über Funktionenwie automatische Schräglagenkorrek-tur, Freistellen und Drehen (Image-Plus), Flecken entfernen (Despeckle),Maskieren und Seitenteilen.

Gescannte Dokumente lassen sichin den Formaten PDF, TIFF, MTIFFund JPEG per Scan-to-USB oder aufFestplatte (Server) speichern.

Optional steht der Anschluss anAbrechnungs- und Bezahlsystemesowie die Ausgabe per Scan-to-E-Mailund Druck zur Verfügung.(www.imageware.de)


Scannen

Geschäftsprozesse

80 | BIT 2–2015

Kodak Alaris stellt neuen Produktions-Scanner vor

Effizienz von Anfang anWenn hohe Mengen an Dokumenten schnell, zuverlässig und

kostengünstig digitalisiert und die Informationen daraus zügig

und sicher weiterverarbeitet werden müssen, sind Produktions-

Scanner gefragt. Für geschäftskritische Vorgänge mit beson-

deren Anforderungen an Geschwindigkeit und Vielseitigkeit

hat Kodak Alaris das Modell Kodak i5850 entwickelt.

InternationaleKonzerne, Bankenund Versicherungen sowie Unternehmen im Business-Process-Outsourcing (BPO) sind heutzutagemit immensen Herausforderungenkonfrontiert. Sie müssen recht gegen-sätzliche Anforderungen erfüllen: Stei-gende Mengen von Papierunterlagenakkurat und schnell zu insgesamt nied-rigeren Kosten zu verarbeiten, inklu-sive beispielsweise dem Einlesen vonPatchcodes, fortlaufender Nummerie-rung, OCR/IDR oder Validierung derScan-Daten.

Erschwertwird dies durch

strenge Service-Level-Agree-ments sowie dadurch, den Kundengleichzeitig einen Mehrwert durch andere zeitkritische Dienstleistungenerbringen zu müssen.

Die Antwort von Kodak Alaris istder neue Produktions-Scanner Kodaki5850, der für geschäftskritische Vor-gänge mit besonderen Anforderungenan Geschwindigkeit und Vielseitigkeitentwickelt wurde. Gerade die neuenintelligenten Verarbeitungsfunktionensorgen neben der hohen Geschwindig-

keit auch für eine extrem zuverlässigeScan-Leistung. Programmierbare Funk-tionstasten vereinfachen komplexeund wiederkehrende Aufgaben mit nur einem Tastendruck.

Wenn Geschwindigkeitund Genauigkeit zählenMit einer Geschwindigkeit von 210 Blattpro Minute werden Dokumente miteiner Auflösung von 300 dpi auch imDuplex- oder Dual-Stream-Modusohne Leistungsabfall digitalisiert. Dasneue Scanner-Modell verfügt über eineoptische Patchreader-Technologie fürdie Bildadressierung. Patchcodes wer-den gelesen und jedes Dokument wirdfortlaufend nummeriert. Diese Funk-tion ist besonders sinnvoll, wenn einedreistufige Bildadressierung für die Archivierung benötigt wird.

Die Höhenverstell-barkeit des Produk-tions-ScannersKodak i5850 er-laubt es, die Ar-beitshöhe an denBediener anzu -passen. Der Scan-ner kann auch imSitzen bedient werden.

Der Kodak i5850 verarbeitet Stapelmit gemischten Papierformaten und -stärken. Der Feeder fasst 750 Blatt.


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• Intelligenter Dokumentenschutz:Der Kodak i5850 verarbeitet Stapelmit gemischten Papierformaten und -stärken. Der automatische Feeder fasst750 Blatt. Hochsensible Mikrofone amEingang des Papiereinzugs „hören“ ab-weichende Geräusche von zusammen-geklebten oder gehefteten Dokumen-ten und er stoppt sofort, um Beschädi-gungen zu vermeiden.

• Bildqualität: Der Kodak i5850unterstützt eine optische Bildauflösungvon bis zu 600 dpi, was zu einer enor-men Verbesserung von OCR-/IDR-An-wendungen beiträgt. Zudem sorgt dieBildverarbeitungstechnologie KodakPerfect Page bei allen gewählten Auf -lösungen für qualitativ hochwertigeBilder. Die innovative LED-Technologiesorgt für eine gleichmäßige Ausleuch-tung. Sie bringt aber noch weitere Vor-teile wie Langlebigkeit und leisen Be-trieb mit.

• Geringe Verbrauchskosten: DieKosten für Verbrauchsmaterialien für

Ein Tastendruck: ProgrammierbareFunktionstasten vereinfachen kom-plexe und wiederkehrende Aufgaben.

Die kostenlose Scan-App des DMS-Spezialisten Docuware ermöglicht dasScannen von Papierdokumenten mitbeliebigen Smartphones. Gut ein Jahrnach Einführung der ersten PaperScan-Version bringt Docuware die neue Ge-neration der Scan-App auf den Markt.Rund 22000 Downloads sprechen fürdas Produkt. Die Handhabung ist ex-trem einfach: Smartphone über dasDokument halten, Gerät löst automa-tisch aus, bei Bedarf weitere Seitenhinzuscannen und hochladen in dasDokumenten-Management-System DocuWare, auf Dropbox, GoogleDrive, OneDrive oder per E-Mail ver-senden. PaperScan schneidet das Do-kument aus dem Foto aus, entzerrt es, richtet es gerade und erzeugt einePDF-Datei. Das alles läuft vollautoma-tisch ab. Auch bei schlechten Lichtbe-dingungen werden mithilfe des Foto-lichts perfekte Ergebnisse erzielt. Die

Kernkomponenten der Technologie hatDocuware zum Patent angemeldet.

Neben der Bedienung wurde vorallem die Schwarzweiß-Funktion opti-miert. Gescannte Dokumente sindnach der Umwandlung in Graustufenkontrastreich, scharf und damit auchfür Texterkennung oder DocuWare Intelligent Indexing geeignet.

Belege wie Quittungen und Kas-senzettel werden in der Geldbörseoder der Hosentasche schnell geknit-tert oder reißen ein. Falten oder Rissemachen sich auf einem Farb-Scan un-angenehm bemerkbar. Werden dieScans jedoch in Graustufen umgewan-delt, sind die Belege wieder gut lesbar.Zu finden ist die Graustufen-Konver -tierung in einer neuen Toolbar in derSeitenansicht.

Eine weitere Vereinfachung gibt es für DocuWare-Anwender: Um diePaperScan-App mit dem eigenen Doku-

Docuware: Scan-App PaperScan 2.0 optimiert

Dokumente mobil scannenmenten-Management zu verknüpfen,stellt der DocuWare-Browser-Clienteinen PaperScan-QR-Code bereit. Nachdem Scannen des Codes mit demSmartphone erkennt das Gerät alle Ver-bindungsparameter automatisch – daslästige Eintippen entfällt. Unabhängigdavon, ob Anwender mit der Cloud-Lösung DocuWare Online oder der be-währten On-Premise-Lösung arbeiten.

Voraussetzung für den Einsatz der kostenlosen Scan-App sind Smart -phones der neueren Generationen.iPhone 5 und Samsung Galaxy S4 werden als Mindestanforderung empfohlen. (www.docuware.com)

eine Million gescannte Dokumente liegen beim Kodak i5850 lediglich bei 78 Euro. Hier lohnt sich der Vergleichvor der Anschaffung, denn oft wird fürVerbrauchsmaterialen bei derselbenAnzahl von Scans das bis zu Sechs -fache dieses Betrags fällig.

• Imprinter für Vorder- oder Rück-seite: Viele Unternehmen kennzeich-nen die gescannten Dokumente mitDatum und Zeitstempel der Verarbei-tung. Allerdings ist nicht immer einAufdruck auf der Vorderseite des Ori -ginaldokuments gewünscht. Der neueImprinter druckt auf Vorder- oderRückseite, ohne dass Einstellungen am Treiber erforderlich sind.

• Optionale Sortiereinheit: Optio-nal steht eine Sortiereinheit zur ge-trennten Ausgabe von Dokumenten inzwei Ausgabefächern zur Verfügung.Sie ermöglicht die Sortierung von Do-kumenten in verschiedenen Größenwie Schecks und Rechnungen und dieWiederverwendung von Patch-Blätternzur Abfallreduzierung sowie zur Kosten-senkung. (www.kodakalaris.com/go/di)


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Scannen

Geschäftsprozesse

Zeutschel: zeta Office sorgt für mehr Produktivität

Neue FunktionenZeutschel stellt die weiterentwickelte Version des professio -

nellen Overhead-Scanners zeta Office vor. Anwender profi -

tieren von neuen Ausgabemöglichkeiten, die den gesamten

Scan-Prozess beschleunigen.

Der Zeutschel zeta liefert zusätzlicheImage-Auflösungen für kleinere Bild -dateien. Gescannt wird in 300 oder600 dpi, die Ausgabe kann zusätzlichin 150, 200 oder 400 dpi erfolgen.

Weiterhin wurde die Bedienerfüh-rung erweitert, so dass man schnellerzum gewünschten Scan-Ergebniskommt. Der rechts am Gerät ange-brachte Touchscreen bietet modernsteBedienkonzepte. Gewählte Ausschnit -te können nicht nur in der Größe ver-ändert werden, sondern jetzt auchkomplett verschoben werden.

RFID-Lesegerät anschließenZudem erleichtert die neue Schnellzu-griffsleiste, die per Fingertipp aktiviertwird, das schnelle Umschalten bei derSeitenauswahl und den unterschiedli-chen Möglichkeiten der Dokumenten-verarbeitung. Mit neuen Layouts fürdie Bildschirmtastatur wurde die Ein-gabe weiter vereinfacht und zwar in

den Sprachen Deutsch, Englisch, Kyril-lisch und Arabisch.

Zusätzliche Export-Optionen gibtes zu den Capture-Lösungen von Kofaxund zum Druck-Management-SystemQPilot. Neue Möglichkeiten der Au-thentifizierung ergeben sich durch denAnschluss eines Chip-Readers nachRFID-Standard. Dies beinhaltet aucheffizientere Workflows, indem man z. B. nach der Freischaltung des Scan-ners personalisierte E-Mail-Adressenoder das Home-Laufwerk des Anwen-ders automatisch zur Verfügung stellt.

„Der Anspruch von Zeutschel istes, bestehende Modellreihen kontinu-ierlich zu optimieren. Und das solldann möglichst allen Anwendergrup-

pen zugute kommen. Deshalb könnenbestehende zeta-Kunden die neuenFunktionalitäten einfach per Software-Update nutzen“, erläutert HorstSchmeissing, Zeutschel-Vertriebsleiter.

Der Zeutschel zeta Office bietetein innovatives Scan-Prinzip für mehrArbeits- und Kosteneffizienz bei der Digitalisierung gebundener Doku-mente. Aktenordner, Zeitschriften oderVerträge verbleiben aufgeschlagen aufder Vorlagenfläche liegen, der Scan er-folgt von oben. Die intelligente Be-triebs-Software wurde für typische Bü-roanwendungen konzipiert und liefertein optimales Ergebnis gleich beim ers-ten Scan. Störende Elemente wie dieOrdnermechanik samt Hebel werdenautomatisch aus dem Bild retouchiert,schief angelegte Seiten gerade gerücktund verzerrte Buchstaben im Buchfalzentzerrt.

Die Scans lassen sich sofort elek-tronisch in den gängigsten Dokumen-ten- und Grafikformaten weiterverar-beiten – ob gespeichert auf mobilenDatenträgern und im gesicherten Netz-werk oder verschickt per Mail-Anhang.Über flexible Schnittstellen gelingt dieunkomplizierte Anbindung an die un-terschiedlichsten IT-Lösungen wie Do-kumenten-Management- und Archiv-systeme. (www.zeutschel.de)

Zeutschel: Neue A2-Scanner-Generation

„Der kontinuierliche Dialog mit unseren Kunden hat ergeben, dass esZeit für einen neuen Scanner ist. Kompaktheit, Mobilität, Plug-n-Playund Funktionen für noch mehr Effizienz bei der Digitalisierung sinddabei die wichtigsten Anforderungen“, gibt Jörg Vogler, Zeutschel-Geschäftsführer, einen ersten Ausblick. Hohe Produktivität ist ein wichtiger Aspekt. So können mit dem neuen

Zeutschel-Scanner jetzt noch mehr Dokumente in höchster Qualität ein-gescannt werden. Optimierungen bei der Workflow-Automatisierungversprechen nie dagewesene Erfassungsraten. Aber auch einfache Bedienung und Inbetriebnahme hat sich Zeutschel auf die Fahne ge-schrieben. Der Scanner-Spezialist zeigt, wie dieser Anspruch praxisorien-tiert umgesetzt wird, ganz nach dem Motto: Auspacken, einschalten,loslegen. Dank seiner kompakten Bauweise lässt er sich an verschiedenenStandorten einsetzen und überzeugt durch ein modernes Design. All diese Eigenschaften sind bei Live-Demonstrationen auf dem

Zeutschel CeBIT-Stand zu bestaunen.

Bestehende zeta-Kunden können die neuen Funktio-nalitäten einfachper Software-Update nutzen.


Halle 3, Stand G30

SRZ Berlin | www.srz.de | fon +49 (0)30 75301-0 | e-Mail [email protected]

Fujitsu: Neuer Dokumenten-Scanner

Enterprise-TechnologieMit dem neuen Dokumenten-Scanner der fi-Serie

Fujitsu fi-6400 erweitert PFU sein Scanner-Angebot.

Das neue Familienmitglied bietet neuen Anwender-

gruppen Technologie aus dem oberen Enterprise-

Segment zu einem erschwinglichen Preis.

Die umfassenden Funktionalitä-ten und Software für Produkti-onsumgebungen mit mittlerenScan-Volumen machen denneuen Dokumenten-Scanner zueiner Lösung für kleine undmittlere Unternehmen (KMU),die eine zentralisierte Dokumen-tenerfassung etablieren möch-ten. Größere Firmen könnenden Fujitsu fi-6400 zum Scan-nen in ihren Niederlassungennutzen. Das System ist für zen-trale Bedienung und Verwaltungkonzipiert und verarbeitet bis zu100 Seiten pro Minute (A4, far-big, duplex, 300 dpi). Sein auto-matischer Dokumenteneinzug(ADF) akzeptiert Papierformatebis zu einer Größe von A3 undhat eine optimierte Papierverar-beitung mit einer Stapelkapazi-tät von bis zu 500 Blatt.

Flexible Erfassung

Der fi-6400 ist eine vielseitigeErfassungslösung für hohesScan-Volumen, die eingehendeDokumente verarbeitet und innutzbare digitale Daten umwan-delt. Das beschleunigt das Ma-nagement und die Automatisie-rung von Geschäftsprozessen.Produktivitätssteigernd wirkt

sich auch aus, dass der Scannerin weniger als 15 Sekunden be-triebsbereit ist. Der Scanner digi-talisiert eine große Bandbreitean Dokumenten, von dünnenQuittungen bis hin zu dickenVorlagen (20 bis 209 g/qm) undverarbeitet Papiergrößen von A7bis A3. Die zuverlässige Papier-schutz-Funktion bewahrt Papier-dokumente vor Beschädigungenbeim Scan-Vorgang – selbst beihöchster Geschwindigkeit.

Beim Design des Scannerswurde besonderer Fokus auf Ergonomieaspekte gelegt: SeinFronteinzug und die niedrige,kompakte Bauweise erlaubenbeim Einlegen des Papiers undbeim Entfernen der gescanntenDokumente eine einfache Bedie-nung. Die gesamte Erfassungs -lösung ist darauf ausgelegt, imZusammenspiel von Hardwareund Software beste Bildqualitätzu liefern. Das Ergebnis sind ef-fiziente Verarbeitung und Text-erkennung sowie die Minimie-rung von Fehlerquoten. Gleich-zeitig lässt sich der Scannerschnell und einfach bedienen.

Der fi-6400 integriert sichnahtlos in bestehende Scan-Um-gebungen. Er ist mit einer kom-pletten Software-Umgebung aus-

gestattet: PaperStream IP fürBildverarbeitung und -verbesse-rung, PaperStream Capture füreine optimierte Stapelverarbei-tung und Scanner CentralAdmin für die effiziente Verwal-

tung einer Vielzahl von Scan-nern. (www.fujitsu.com/emea/products/de)

Fujitsu fi-6400 für den Einsatz inKMU und großen Unternehmen.

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84 | BIT 2–2015

Scan-Dienstleister Saga: Auf der Suche nach höherer Produktivität

Mehr als eine Scan-StraßeModerne Scan-Technologien schrauben die Leistungsfähigkeit

elektronischer Erfassungslösungen immer weiter nach oben.

Die Saga GmbH, Scan-Dienstleister aus Düsseldorf, vereinigt

in einem Referenzprojekt das Beste aus zwei Welten: Die

Vorteile einer Scan-Straße mit denjenigen eines kompakten

Standgeräts. Im Produktivbetrieb glänzt ein Modell der neuen

Scamax-8x1-Serie von Inotec.

Ein hoher Qualitätsanspruch kombi-niert mit maximaler Flexibilität sinddie Markenzeichen der Saga GmbH.„Am Ende des Scan-Prozesses stehtimmer ein perfektes Ergebnis“, betontLudwig Nickel, Geschäftsführer desDüsseldorfer Scan-Dienstleisters undergänzt: „Zusätzlich bieten wir maß -geschneiderte Lösungen für die unter-schiedlichsten Scan-Anforderungen.“

Erfüllt wird dieser Anspruch in derPraxis durch eine hohe Qualifikationder Mitarbeiter, die neben einer inten-siven Schulung mindestens eine kauf-männische Ausbildung aufweisen müs-sen. Zum anderen setzt das Unterneh-

men auf fortschrittliche und innovativeScan-Technologien.

Dabei ist für Ludwig Nickel „weni-ger mehr“: „Nicht die Anzahl derScanner ist entscheidend, sondern diegelieferte Produktivität. Mit acht Hoch-leistungs-Scannern von Inotec verarbei-ten wir 350000 Blatt pro Tag.“

Mehr Durchsatz mit einer MaschineTrotz der guten Marktposition ist Lud-wig Nickel kontinuierlich auf derSuche nach Optimierungsmöglichkei-ten für die eigenen Scan-Workflows.

„Wer Arbeit effizienter macht, mussauch selbst effizient arbeiten“, lautetnicht umsonst das Unternehmens-motto.

Im Jahr 2013 beschäftigte er sichmit der Anschaffung einer Scan-Straße.Doch bei näherer Betrachtung kamenihm mehr und mehr Zweifel. So sindder Personaleinsatz und der Platzbe-darf für den Betrieb deutlich höher.Hinzu kommt, dass es bei einemPapier stau schwierig sein kann, denBetrieb sofort wieder aufzunehmen.

Auf der Suche nach einer Maschi -ne, die einen höheren Durchsatz erzie-len kann, kam er dann schnell mit Ino-tec ins Gespräch. Zu den Scanner-Spe-zialisten aus Wölfersheim besteht einelange und vertrauensvolle Geschäfts -beziehung. Die gesamte Scanner-Infra-struktur von Saga besteht aus Model-len verschiedener Scamax-Serien.

Inotec kündigte auf der CeBIT2013 einen Hochleistungs-Scanner an, der speziell für Anforderungen von Scan-Dienstleistern und Anwen-dern mit einem sehr hohen Belegauf-kommen konzipiert ist.

Nachdem ein Vorserien-Modell be-reitstand, vereinbarten Inotec und Sagaeinen intensiven Testlauf. Dieser fandinsgesamt zwei Wochen bei Inotec inWölfersheim und eine Woche am SagaFirmenstandort statt.

Während dieser Zeit lief der Scan-ner im Dauerbetrieb und musste starkheterogenes Beleggut verarbeiten. Diedaraus gewonnenen Erkenntnisse wur-den in ein Aufgabenbuch eingetragen,das die Inotec-Ingenieure zur Optimie-rung der Scanner-Funktionen nutzten.„Die Zusammenarbeit zwischen Inotec

Der Scamax 8x1 wird von Saga fürProjekte mit den allerhöchsten Pro-duktivitätsanforderungen eingesetzt.

Scannen

Geschäftsprozesse


BIT 2–2015 | 85

und Saga war echtes Teamwork. DasEndergebnis ist ein Scanner, der dieVorteile einer Scan-Straße mit denjeni-gen eines Standgeräts kombiniert, da-runter Kompaktheit, einfache Bedie-nung und unkomplizierte Wartung“,erklärt Ludwig Nickel.

In den Produktivbetrieb ging einModell der neuen Scamax-8x1-Serie ab Mitte Oktober. Das erste Projekt sahdie Digitalisierung von 70000 Aktenmit vier Millionen Blatt vor. Die Be-schaffenheit der Belege stellte ebensoeine Herausforderung dar wie der anvi-sierte Zeitraum. Ein Großteil der Doku-

8x1 vollziehen unsere Scan-Operato-ren in fünf Minuten“, so Ludwig Ni-ckel.

Zentrales Argument für den Ino-tec-Hochleistungs-Scanner ist nach An-gaben des Saga-Geschäftsführers derhohe Durchsatz von 300 Blatt pro Mi-nute. Dafür sorgen u. a. ein patentier-tes Einzugssystem sowie ein weitge-hend störungsfreier Papierfluss.

Um kontinuierliches Arbeiten amGerät zu ermöglichen, haben die Ino-tec-Ingenieure einen Doppelanlage-Tisch entwickelt. In diesen sind zweiAnlagefächer mit je 1000 Blatt Fas-

sungsvermögen integriert. Währendaus einem Anlagefach abgearbeitetwird, lässt sich das zweite bereits mitneuen Dokumenten bestücken.

Aktuelle Projekte im Posteingangund der Rechnungsbearbeitung wer-den jetzt schrittweise auf den Scamax8x1 verlagert. Während acht Mitar -beiter mit der Belegvorbereitung be-schäftigt sind, reicht für die Bedie-nung des Hochleistungs-Scanners einMitarbeiter.

Ludwig Nickel denkt jedoch schonan den nächsten Schritt. „Ideal wäreein zweites 8x1-Gerät für eine opti-male Ausfallsicherheit. Damit stärkenwir unser Versprechen, auch zeitkriti-sche Projekte mit hohem Belegvolu-men sicher und ‚Right-in-Time‘ durch-zuführen.“ (www.inotec.eu)

mente stammt aus den 40er- und 50er-Jahren, sie sind stark vergilbt, weisenRisse auf und bestehen aus sehr dün-nem Papier. Laut Kundenvereinbarungmussten die Dokumente noch vorWeihnachten zur Verfügung gestelltwerden.

Heute kann Ludwig Nickel mitStolz auf das erzielte Ergebnis blicken:„Der Inotec-Scanner hat seine Bewäh-rungsprobe mit Bravour bestanden.Alle Dokumente wurden pünktlich an den Kunden geliefert und das, ob-wohl das Volumen 35 Prozent höherlag als zunächst veranschlagt.“

Technologisches Konzept überzeugtNach den Erfahrungen der Testphaseund des Produktivbetriebs zeigt sichLudwig Nickel von dem technologi-schen Konzept des neuen Scannersüberzeugt: „Der Scamax 8x1 ist mehrals eine Scan-Straße.“

Da ist zunächst das Argument desPlatzbedarfs. „Der Hochleistungs-Scan-ner benötigt die Stellfläche eines größe-ren Tischgeräts, während eine Scan-Straße mindestens das dreifache an Bürofläche einnehmen würde“, soLudwig Nickel.

Lobend äußert er sich über die ein-fache Bedienung und Handhabung. Solassen sich die Scanner-Einstellungenin wenigen, logisch aufeinander aufge-bauten Schritten über den rechts amScanner angebrachten Touchscreenvornehmen.

Die Steuerung erfolgt über einenScan-Client, den der Inotec-PartnerSCE Software speziell für das Gerätentwickelt hat. „Ohne TwinScan hätten wir die maximale Geschwin-digkeit nicht hinbekommen“, erläu-tert Ludwig Nickel.

Unkompliziert ist auch die Reini-gung des Inotec-Scanners. Per Tasten-druck öffnet und schließt sich dasScanner-Gehäuse automatisch. Aufdiese Weise erhält man sofortigen Zu-gang zu den zentralen Komponenten,die einer Reinigung bedürfen. „Dievollständige Reinigung des Scamax

Saga GmbH

Die Saga GmbH mit Sitz inDüsseldorf bietet auf die Kun-denbedürfnisse zugeschnitteneLösungen für die elektronischeArchivierung und das digitaleInformations-Management an.1984 gegründet, kombiniert das deutschlandweit aufge-stellte Familienunternehmenwegweisende Scan-Technolo-gien mit kundenzentriertenDienstleistungen. Zu den Ange-boten gehören die Digitalisie-rung von Bestandsarchiven,die elektronische Datenerfas-sung, Posteingangsbearbeitung,sowie die Rechnungseingangs-bearbeitung.

Ludwig Nickel, Geschäftsführer derSaga GmbH: „Nicht die Anzahl derScanner ist entscheidend, sondern die gelieferte Produktivität.“

Der metallische Auffangarm stellt eine saubere Ablage der Dokumente sicher.


86 | BIT 2–2015

ABB Schweiz setzt bei der Rechnungseingangsverarbeitung auf Kofax

Hochkritischer ProzessInnerhalb nur eines Jahres hat ABB Schweiz das neue

„Scanning Center of Excellence“ projektiert, die Software -

Systeme von Kofax ausgewählt, implementiert und produktiv

geschaltet. Weil die Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung

„too critical to fail“ sind, musste die neue Installation so

rasch wie möglich und zuverlässig einsatzbereit sein. Dies

ist gelungen, die Verantwortlichen rechnen mit einem

ROI von rund einem Jahr.

Das Shared-Accounting-Service-Centerist Teil der ABB Schweiz AG mit Sitz in Baden und ist für die Rechnungs-ver arbeitung der ABB Schweiz sowieder internationalen Konzernzentralemit Sitz in Zürich zuständig. Das Rechnungsvolumen beträgt rund400000 Dokumente im Jahr. Bislanghatte ein Dienstleister die Post geöff-net, sortiert, gescannt, ausgelesen, vali-diert und die Datensätze schließlich anABB geliefert. Nach eingehender Beur-teilung der Sachlage fiel der Entscheid,eine neue Lösung zu implementieren.Entscheidend war für ABB Schweiz,

dass der Wechsel zur Inhouse-Rech-nungsverarbeitung die Qualität derProzesse sowie die Produktivität deut-lich verbessern würde.

„Wir waren mit der Outsourcing-Situation nicht zufrieden. Wir hattenhohe Kosten, obwohl die Qualität derDaten, die unser Dienstleister gelieferthat, nicht zufriedenstellend war“, sagtMaik Zimmermann, Head SAS Ac-counts Payables, Shared AccountingServices, ABB Schweiz AG. „Deshalbhaben wir den gesamten Prozess zu-rück ins Unternehmen geholt. Unser,Scanning Center of Excellence‘ verar-

beitet das komplette Rechnungsvolu-men der ABB Schweiz AG und das des ABB Headquarters in Zürich.“

Die größte Herausforderung wares, innerhalb nur eines Jahres das neue„Scanning Center of Excellence“ zuprojektieren, die Software-Systeme aus-zuwählen, zu implementieren und pro-duktiv zu schalten. Denn die Prozessein der Kreditorenbuchhaltung sind„too critical to fail“. Doch nach demAuslaufen des Outsourcing-Vertragesmusste die neue Installation möglichstrasch einsatzbereit sein.

Hohe Erkennungsrate

Der erste Kontakt zwischen Kofax undABB Schweiz kam im November 2013zustande und bereits Ende Mai 2014hatten die Partner die Verträge unter-zeichnet. Ab dem 1. Juni 2014 began-nen sie mit der Integration der Soft-ware in die IT-Landschaft der ABBSchweiz. Schließlich schaltete ABBpünktlich zum 27. Oktober 2014 diegesamte Installation produktiv.

Heute digitalisieren Mitarbeiter imScancenter die Eingangspost. Der Fujitsu-Produktions-Scanner übergibtdie elektronischen Dokumente an dasKofax-System. Die Software liest dieRechnungsinformationen aus, KofaxValidation überprüft die Datensätze.Hierzu lädt ABB jeden Morgen die ta-gesaktuellen Stammdaten ins System.Dies sind etwa die Tabellen der Bestel-lungen, sämtliche Kostenstellen unddas interne Organisations-Chart.

„Wir holen morgens die Rechnun-gen aus dem Postfach, scannen sie einund haben schon kurze Zeit später dieersten Rechnungen im System und aufden Arbeitsplätzen“, berichtet MaikZimmermann. „Tatsächlich sind wir inder Lage, den gesamten Rechungsein-gang jeweils tagesaktuell an die Mit -

Die sieben Wege zu einer intelligen-teren „First Mile“ –Kofax zeigt, aufwas es ankommt,damit Kosten, Qualität und Produktivität imEinklang stehen.

Scannen

Geschäftsprozesse


BIT 2–2015 | 87

arbeitenden zu verteilen und zu vali-dieren.“ Die ABB-Mitarbeiter müssenkeine einzige Information ins Systemtippen. Denn die Kofax-Software er-kennt automatisch, welcher Lieferanteine Rechnung geschickt hat. Die Lö-sung findet die Bestellnummer auf derRechnung, vergleicht sie mit den Be-stelllisten und gleicht Betrag, Wäh-rung, zuständigen Mitarbeiter, Beleg-nummern, Belegdatum, und weitereDaten miteinander ab. „Alle wichtigenDaten werden automatisch aus derRechnung ausgelesen“, bestätigt Zim-mermann. „Bereits bei den ersten Test-läufen konnten wir hervorragende Er-gebnisse hinsichtlich der Erkennungs-rate erzielen. Mittelfristig wollen wireine Erkennungsrate von 90 Prozenterreichen.“

Zusätzliche Motivation

Die Rechnungsverarbeitung ist einhochkritischer Prozess. Kein Wunder,dass der CFO der ABB Schweiz in dasProjekt involviert war. Im ABB-Head-quarter hatte der CIO von ABB die fi-nale Entscheidung für das Projekt un-terzeichnet. Für alle Beteiligten warenKosten, Qualität und Produktivität dieKriterien für eine erfolgreiche Integra-tion. „Wir konnten alle drei Faktorenerfolgreich umsetzen“, freut sich Zim-mermann. „Und alle drei Faktorengreifen bei der Berechnung des ROI in-einander.“ Ein entscheidender Vorteilist, dass die Qualität der Rechnungsver-arbeitung in Zukunft in den Händender ABB-Mitarbeiter liegt. „Denn ABB-Mitarbeitende wissen sehr genau, wasdie einzelnen Positionen auf einerRechnung bedeuten, welche Datenund Informationen auf einer Rechnungwichtig sind und wie sie in der Buch-haltung zugeordnet und gebucht wer-den. Wir haben die Qualität unsererArbeit deutlich verbessert, und unsereLieferanten haben die positiven Aus-wirkungen sofort gespürt“, so Zimmer-mann weiter. „Wir können Rechnun-gen nun bereits am Morgen einscan-nen und tagfertig validieren. Dies er-möglicht es uns, Falschzahlungen zu

vermeiden, die Skonto-Ausschöpfungzu verbessern und dadurch die Pro-duktivität der Kreditorenbuchhaltungim Allgemeinen zu steigern. So rech-nen wir mit einem verhältnismäßig raschen ROI.“ Tatsächlich quantifizier-ten Zimmermann und sein Team be-reits nach kurzer Zeit die ersten Er-folge. Das neue System ist am 27. Ok-tober in Produktion gegangen. Undschon zum Abschluss des Monatsfreute sich das Team über einen erstenErfolg: Das Volumen der verarbeiteten

Rechnungen lag um 10 Prozent höherals zuvor. Dies erfreut natürlich auchdie Mitarbeitenden der ABB-Shared-Accounting-Services und steigert zu-sätzlich die Motivation des gesamtenTeams. (www.kofax.com)

Schnell und effizient: Die Punkte Inte-gration, Analysen, Erfassung, Mobilund Prozess-Management spielen fürSmart-Process-Applications eine be-deutende Rolle.

Auf dem Inotec-Partnerstand auf derCeBIT gibt es Hochleistungs-Scannenin höchster Präzision und Geschwin-digkeit zu sehen. Mehr als 300 Blattpro Minute (600 Images) scannt derScamax 8x1 von Inotec ein. Damit diedaraus entstehenden digitalen Imagesauch ohne zeitliche Verzögerungenverarbeitet werden, hat die SCE Software & Services GmbH einen spe-ziellen Scan-Client entwickelt. „Twin -Scan stellt sicher, dass der Scan-Work-flow die volle Geschwindigkeit des Ge-räts nutzen kann“, erläutert EberhardM. Stahl, SCE-Geschäftsführer. Twin -Scan gibt es für die BetriebssystemeWin dows, Linux/Unix und Mac OS.

Inotec & SCE Software: Scan-Client

Rasanter WorkflowDer SCE Scan-Client ist modular

aufgebaut und vollständig skalierbar.Mit TwinScan werden zudem die ver-fügbaren Prozessoren bzw. Rechen-kerne optimal ausgenutzt. Der Scan-Client unterstützt dabei auch moderneMehrkernsysteme, was eine schnelleVerarbeitung auch bei komplexenScan-Workflows ermöglicht.

Zudem lässt sich die Scan-Softwareauch über einen Touchscreen steuern.Der gesamte Scan-Vorgang und dieQualitätskontrolle können somit – wievon Smartphones und Tablets gewohnt– mit Gesten und Fingertipps durchge-führt werden. (www.inotec.eu)


Postleitzahlenbereich 1

MIK-Center GmbH13129 BerlinAlt-Blankenburg 1aTel. 0 30 / 8 64 87-0Fax 0 30 / 8 64 87-1 50E-Mail: [email protected]: www.mik-center.de


MIKRO BYTE GmbH21224 RosengartenOhepark 1Tel. 0 41 08 / 4 13 91-0Fax 0 41 08 / 4 13 91-22 E-Mail: [email protected]: www.mikrobyte.de


SGH Service AG31135 HildesheimDaimlerring 51Tel. 05121/7646-0Fax 05121/7646-611E-Mail: [email protected]: www.sgh-net.de

Rosenberger GmbH & Co. KG33602 Bielefeld Ravensberger Straße 7Tel. +49 (0) 5 21 / 5 83 04 61Fax +49 (0) 5 21 / 5 83 04 20E-Mail: [email protected]: www.rosenberger-data.de

Rechenzentrum Schulte GmbH35614 AßlarWalbergraben 1Tel. 0 64 41 / 80 40Fax 0 64 41 / 80 45 02E-Mail: [email protected]: www.rzs.de


VMS Gesell schaft für Archivierung mbH49078 Osnabrück Blumenhaller Weg 86Tel. 05 41 / 4 04 73-13Fax 05 41 / 4 04 73-30E-Mail: [email protected]: www.vms-archiv.com


Rhenus Document Services GmbH59439 HolzwickedeRhenus-Platz 1Tel. 0 23 01 / 29-1600Fax 0 23 01 / 29-1593E-Mail: [email protected]: www.rhenus.com� Daten- und Dokumenten-Management

� Poststellen-Management� Analoge und digitale Archivierung


ULSHÖFER IT GMBH + CO KGImaging – DMS – Consulting61191 Rosbach v.d. HöheRaiffeisenstraße 17Tel. 0 60 03 / 91 23-0Fax 0 60 03 / 91 23 99E-Mail: [email protected]: www.ulshoefer.deScan- und Mikrofilmservice,Outsourcing-Archivierung, Kom-plettangebot und ProjektleitungDMS, Systemvertrieb inkl. techn.Kundendienst. Biblio grafischeAnwendung. Aktenlagerung.

Gaa GmbH & Co. KG61381 FriedrichsdorfMax-Planck-Straße 9 ATel. 0 61 72 / 95 60-23Fax 0 61 72 / 95 60-60E-Mail: [email protected]: www.gaa.deDokumenten-Management-Systeme, Mikrofilm-Service, Scan-Service, Internet-Archi -vierung

DOCUsystem GmbH63322 RödermarkRudolf-Diesel Str. 4Tel. 0 60 74 / 8 41 31 65Fax 0 60 74 / 8 41 35 56E-Mail: [email protected]: www.docusystem.de


D. Knoch GmbH87439 KemptenMemminger Straße 140Tel. 08 31 / 5 91 26 11Fax 08 31 / 5 91 26 10E-Mail: [email protected]: www.knoch-archiv.de


MIK-Center GmbH99089 ErfurtMittelhäuser Str. 22, Haus 4Tel. 03 61 / 5 98 52-0Fax 03 61 / 5 98 52-55E-Mail: [email protected]: www.mik-center.de

Dienstleisterrund ums Dokument

88 | BIT 2–2015


Output-Management

Von neuen Wegen, anderen Rhythmen und hybriden Kunden

Alles ist im WandelDa Fach- und Anwendervorträge teilweise recht komplex sein können und mitunter ein großes

Fach wissen voraussetzen, hat sich der Doxnet-Verband etwas einfallen lassen: Auf der dies -

jährigen Fachkonferenz im Juni wird es am zweiten Veranstaltungstag erstmals einen ergänzen-

den „Education“-Teil geben. In diversen Vorträgen sollen somit Grundlageninformationen

vermittelt werden – für Teilnehmer, die neu in der Dokumentenbranche sind, aber auch für

Auszubildende, Studenten und Trainees der Konferenzbesucher. Mehr dazu auf Seite 100.

Nicht mehr alle vier, sondern alle drei Jahre wird die Drupa nach 2016 stattfinden. Die Welt -

leitmesse für Print- und Crossmedia-Solutions vollzieht diesen Turnuswechsel u. a., um auf

die schnelleren Innovationszyklen reagieren zu können. Erfreulicher Nebeneffekt: Auch die

enge terminliche Nachbarschaft zur Interpack im Jahr 2020 wird vermieden.

Die Grundlage für eine konsistente Beantwortung von Kundenanfragen ist ein lückenloser,

nachvollziehbarer Kommunikationsverlauf ohne Informationsverlust. Doch oftmals ist der

Automatisierungsgrad im Service-Management nicht ausreichend. Dies ist jedoch eine Voraus-

setzung, um Anfragen schnell und umfassend beantworten zu können. Wie es gelingen kann,

unterschiedliche Kanäle miteinander zu vernetzen, erfährt man ab Seite 92 dieser Ausgabe.


90 | BIT 2–2015

Output-Management


Compart: Qualitätssicherung in der Dokumentenverarbeitung

Je früher, desto besserJeder schließt Versicherungen ab, um sich vor Schäden

zu schützen. Aber auch eine Versicherung braucht Schutz:

Schutz vor falschen Dokumenten. Die Police ist eine Urkunde

und muss korrekt sein. Ohne gründliche Tests an der richtigen

Stelle ist das nicht möglich. Andreas Wechsler von Compart

erklärt, auf was es dabei ankommt.

Eine stringente Qualitätsprüfung in derDokumentenverarbeitung ist unum-gänglich, denn die Komplexität beimVersand (mehr Kommunikationska-näle), die rechtlichen Auflagen (Com-pliance) und auch die Kundenanforde-rungen (personalisierte Massen-Mai-lings mit vielen variablen Daten) neh-men zu. Gleichzeitig sollen die Durch-laufzeiten aber verkürzt werden.

Zur Illustration: Ein Direkt-Mai-ling-Unternehmen, das monatlich5000 verschiedene Briefe und Ange-bote erstellt und versendet, ist wohlkaum in der Lage, die unterschiedli-chen Versionen manuell auf Korrekt-heit, Vollständigkeit und zulässige Ab-

weichungen hin zu überprüfen. Esbliebe im besten Fall eine Stichproben-kontrolle.

Fakt ist: Ohne Automatisierungwerden sich die Datenmengen nichtmehr produktionssicher verarbeitenlassen. Zu groß ist das Risiko von Fehl-drucken und teuren Rechtsstreitigkei-ten als Folge von Regelverletzungenund Zustellungsfehlern. Will man also eine 100-prozentige Sicherheithaben, kommt man an einer IT-ge-stützten Dokumentenprüfung nichtvorbei.

Die Vorteile liegen auf der Hand:1. Die fehleranfällige manuelle Prüfungentfällt.

2. Es ist garantiert, dass alle Doku-mente, unabhängig von Format, Struk-tur, Umfang, Quelle und Ausgabeka-nal, die definierten Qualitätsstandardserfüllen.3. Die Produktivität steigt, denn dieSachbearbeiter können sich auf ihrKerngeschäft konzentrieren.

Prüfen, bevor das Dokument entstehtDie Frage lautet daher nicht ob, son-dern wie man eine computergestützteDokumentenprüfung etabliert. Wo im„Dokumentenkreislauf“ ist sie am sinn-vollsten? Natürlich dort, wo das Doku-ment entsteht. Wenn beispielsweise ineinem CRM- oder ERP-System dieDaten nicht absolut korrekt und voll-ständig sind, muss der Check weit vorder Dokumentenausgabe erfolgen. Jefrüher, desto besser. Statistiken bele-gen: Je später ein Fehler erkannt wird,desto größer der Aufwand für dessenBeseitigung. Mitunter beträgt dieseram Ende der Prozesskette das Zehn -fache dessen, was man gleich zu Be-ginn in die Korrektur hätte investierenmüssen. Doch selbst dann lässt sichnoch eine Prüfungsinstanz etablieren,um Kosten zu senken: Indem man bei-spielsweise im Output-Center prüft, ob sich Schriftstücke an einund den-selben Empfänger nicht im Interesseeiner Portooptimierung bündeln las-sen; oder ob die Dokumente alle not-wendigen Steuerungszeichen für dieWeiterverarbeitung enthalten, umRückläufer zu vermeiden.

Die Bertelsmann-Tochter Arvatobeispielsweise setzt ein System ein, dasden Datenstrom auf korrekten Inhaltund richtige Position der hinterlegtenObjekte kontrolliert, noch bevor dasDokument überhaupt erstellt (Compo-sition), formatiert und versendet wird.

Andreas Wechsler,Leiter Produkt -Management, Compart AG: „Willman eine 100-pro-zentige Sicherheithaben, kommt man an einer IT-gestützten Doku-mentenprüfungnicht vorbei.“

Qualitätsprüfung in der Dokumentenver arbeitung

Regressionstests: Alle Modifikationen und Upgrades an dokumenten-generierender Software werden gegen die bestehenden Anwendungengetestet.Iterationstests: Die Erstellung eines Dokuments erfordert mehrereProgrammierungsschritte und anschließende Tests. Änderungen an bestehenden Dokumentenvorlagen ziehen ebenfalls einen ausführli-chen Testprozess nach sich.Konvertierungstests: Oft müssen Dokumente für Produktion undVersand in andere Formate umgewandelt werden (z. B. AFP nach PDF).Da her ist ein Vergleich der Original- mit der Ausgabedatei unumgäng-lich.Archivvalidierung: Es werden die in den archivierten Dokumentenhinterlegten Daten auf ihre technische Lesbarkeit hin geprüft. Prüfung gegen Regelwerke: CI, Compliance.


BIT 2–2015 | 91

Dazu ein Beispiel: So steht die Rech-nungsnummer an einer genau definier-ten Stelle und hat einen bestimmtenUmfang. Stellt das Tool nun fest, dasssie im finalen Dokument anders posi-tioniert ist oder statt zehn nur acht Zeichen aufweist, wird die Produktionsofort gestoppt. Alternativ dazu sortiertman den „auffälligen“ Datenstrom ersteinmal aus und macht mit den ande-ren Jobs weiter. Ein Report listet amEnde alle Änderungen bzw. Abbrücheauf, und die betreffenden Vorgängewerden der verantwortlichen Instanz(Sachbearbeiter oder Kunde) zur Ent-scheidung vorgelegt: Freigabe oder An-nullierung.

Dokumentencheck ohneZentralisierung sinnlosFest steht: Qualitätssicherung kann anjeder beliebigen Stelle der Dokumen-tenproduktion erfolgen. Letztlich be-stimmen die festgelegten Abläufe,wann welche Dokumente durch wengeprüft werden müssen. Ein häufig an-zutreffendes Phänomen in der Kun-denkommunikation ist die dezentraleErstellung außerhalb der Standardpro-zesse. Da wird im Callcenter oder derörtlichen Filiale immer noch viel lokalgeschrieben und versendet, ohne dassdie Zentrale davon etwas weiß. Wich-tige Informationen eines Geschäftsvor-gangs gehen dadurch verloren.

Qualitätssicherung in der Doku-mentenverarbeitung hat also auchetwas mit Zentralisierung zu tun: Mansammelt und übergibt sämtliche Post,die im Rahmen der Kundenkommuni-kation anfällt, an ein zentrales System– unabhängig davon, in welchem Be-reich, in welchem Format und auf wel-chem physischen und digitalen Kanaldie jeweiligen Schriftstücke erstelltund ausgegeben wurden. Während derSachbearbeiter an seinem Arbeitsplatzdas Dokument druckt oder als PDF- Anhang per E-Mail versendet, wird esz. B. gleichzeitig indiziert und archi-viert. Alles läuft im Hintergrund desSystems. Im Idealfall ist gleich einRegel-Check integriert. Der umfasst

die Einhaltung der Corporate Identity(Wording, Layout, Fonts etc.) und dergesetzlichen Auflagen (Archivierung,Reporting, Datenschutz), aber auchFreigabemechanismen (Vier-Augen-Prinzip etc.). Gerade Banken, Versiche-rer und Telekommunikationsdienst -leister sind mit komplexen Auflagender Aufsichtsbehörden konfrontiert.Wie wollen sie denen ohne eine zu -verlässige und zentrale IT-gestützteKontrollinstanz nachkommen?

Erst die Analyse, dann die PrüfungFest steht: Qualitätssicherung umfasstmehrere Aspekte; zum einen die in-haltliche Prüfung (Sind die Daten kor-rekt und vollständig? Werden alle Be-stimmungen an CI und Complianceeingehalten?), zum anderen die pro-duktionstechnische (Lassen sich dieDateien überhaupt ausgeben und wei-terverarbeiten? Sind alle Steuerungs -Codes für Kuvertierung, Frankierungetc. enthalten?) und natürlich auch dieValidierung der IT selbst (Welche Aus-wirkungen haben Modifikationen undUpdates an einem bestimmten Systemauf die anderen Anwendungen bzw.auf das Dokument? Ist sichergestellt,dass bei Konvertierungen Original- und Ausgabedatei inhaltlich überein-stimmen?).

Daher ist die Etablierung einerdurchgängigen Qualitätsprüfung auchimmer mit einer Prozessanalyse ver-bunden. Wo könnten Regelverletzun-gen oder Engpässe in der Produktionauftreten? Wie sieht es mit der Daten-

konsistenz aus? Welche dokumenten-generierenden Systeme unterliegenhäufigen Updates? Haben diese Modifi-kationen überhaupt Auswirkungen aufdie Dokumentenerstellung? Die Ergeb-nisse bestimmen letztlich, an welchenStellen der Dokumentenverarbeitungwelche Art von Prüfung notwendig ist.Sachbearbeiter und Fachanwendermüssen in die Bestandsaufnahme ein-bezogen werden, damit der kompletteDokumentenkreislauf auf möglicheSchwachstellen hin untersucht wird. (www.compart.com)

Dokumentenprüfung bei Compart

Seit jeher spielt die Qualitätssicherung eine zentraleRolle bei Compart: Das international agierende Unter-nehmen bietet Lösungen und Tools, die alle Bereicheund Verfahren der Dokumentenprüfung abdecken.Das schließt die Validierung gegen Regelwerke (CI,Compliance), den direkten Dokumentenvergleich aufObjekt- und Textebene sowie verschiedene Testverfah-ren (Regressions-, Iterations- und Konvertierungstests)ein. Aufgrund des modularen Charakters der Tools las-sen sie sich beliebig kombinieren und an jeder Stelleder Dokumentenproduktion einsetzen. Ein Vorzug derLösungen ist, dass sich mit ihnen Prüfkriterien unter-schiedlicher Länder als Regelwerke hinterlegen lassenund bestimmte Bereiche eines Dokuments (variableFelder wie Adresse, Kundennummer etc.) von der Prüfung ausgenommen werden können (Masking).Zudem erlauben die Lösungen eine größtmögliche Toleranz bei der Prüfung, ohne die absolute Korrekt-heit in Inhalt, Corporate Identity (Fonts, Layout etc.)und Compliance (gesetzliche Auflagen) zu vernach -lässigen (Fuzzy-Methodik). Die Toleranzparameterkönnen nach Belieben gewählt werden.

Eine stringenteQualitätsprüfung inder Dokumenten-verarbeitung ist unumgänglich – zugroß ist das Risikovon Fehldruckenund teuren Rechts-streitigkeiten alsFolge von Regelver-letzungen und Zu-stellungsfehlern. Abb.: Moreno Soppelsa, Fotolia


92 | BIT 2–2015

Ru-Kundenkommunikation


Die Grundlage für eine konsistente Beantwortung von

Kundenanfragen ist ein lückenloser und für jeden Sach-

be arbeiter nachvollziehbarer Kommunikationsverlauf ohne

Informationsverlust. Doch oft ist der Automatisierungsgrad

im Service-Management nicht ausreichend. Dies ist jedoch

eine Voraussetzung, um Anfragen schnell und vor allem

umfassend beantworten zu können.

Längst wird auch im Geschäftsalltagauf allen möglichen Kanälen kommu -niziert, und das nicht zu knapp. SelbstMedien wie Twitter, WhatsApp undSMS sind im Business kein Tabu mehr.Dabei wird nicht nur multimedial zwi-schen Unternehmen und Kunden kom-muniziert, sondern auch parallel oderzeitlich versetzt. Was oft dazu führt,dass sich Informationen überschnei-den, auf einund dieselbe Anfragemehrmals geantwortet oder imschlimmsten Fall falsche Auskünfte erteilt werden. Der Grund ist immerderselbe: Niemand im Unternehmenhat den kompletten und aktuellen

kurze Zeit später nochmals im Call -center anruft oder im Web-Portal eineNachricht hinterlässt, weil ihm nochetwas eingefallen ist?

Ziel muss es sein, die unterschied-lichen Kanäle miteinander zu vernet-zen – so dass eine einheitliche Sichtauf die komplette Kundenkommuni -kation entsteht, die bei jedem neuenKontakt mit dem Kunden, bei jederÄnderung sofort und automatisch aktualisiert wird. Damit jeder Sach -bearbeiter auf einen Blick sieht, wieder aktuelle Bearbeitungsstatus ist. Hat der Kollege schon geantwortet? Erübrigt sich vielleicht der Sachverhalt,weil beim Kunden inzwischen eineneue Situation eingetreten ist? Waskam als letzte Information herein?Letztlich geht es darum, eine konsis-tente und für den Kunden nachvoll-ziehbare, verständliche und vor allemzufriedenstellende Korrespondenz zuerreichen.

Informationen aus allen Kanälen Umfragen und Erhebungen in deut-schen Unternehmen zeigen es immerwieder: Die Qualität in der Kommuni-kation nach außen lässt zu wünschenübrig. Neben Schnelligkeit ist es vorallem die fachkundige Beratung, diebemängelt wird. Eine aktuelle Studiedes Deutschen Instituts für Service-Qualität (DISQ) beispielsweise kommtbei Deutschlands Versicherungen zumErgebnis, dass viele eine ungenügendeKompetenz bei der Beantwortung derService-Anfragen besitzen. Wirft manvor diesem Hintergrund einen Blickhinter die Kulissen, wird deutlich, dasses nicht so sehr an den zuständigenMitarbeitern selbst liegt, sondern viel-mehr an der ungenügenden informati-onstechnologischen Verknüpfung. Oft

Ityx: Vernetzte Kundenkommunikation und Customer-Engagement-Plattformen

Die hybriden Kunden

Kenntnisstand zu einem Vorgang.Stattdessen hat man es mit „fragmen-tierten“ Daten zu tun, je nachdem,wer wann was und wie erhalten hat.

Eine nachvollziehbareKorrespondenz erreichenDie zentrale Frage heutiger Kunden-kommunikation lautet: Wie lassen sichdie verteilten Informationen so bün-deln, dass Anfragen nicht nur schnell,sondern auch zufriedenstellend beant-wortet werden? Was tun, wenn derKunde einen Teil seiner Fragen als E-Mail an das Unternehmen schickt,

Vernetzte Service-Ökonomie: Kom-munikationsin-halte, Touchpoints,Prozesse und Res-sourcen verschmel-zen zu einem digi-talen Ökosystem, indem die Interaktio-nen mit Kundenweitestgehend au-tomatisch mit denGeschäftsprozessendes Unternehmensverbunden sind.


BIT 2–2015 | 93

ist der Automatisierungsgrad im Ser-vice-Management nicht ausreichend –eine Voraussetzung, um Anfragenschnell und vor allem umfassend be-antworten zu können.

KI-Lösungen für höchste GenauigkeitUnterstützung bieten in diesem Zu-sammenhang Software-Lösungen, dieauf den Methoden der „künstlichen Intelligenz“ (KI) basieren – denn sie er-kennen mit höchster Genauigkeit denKontext jeder Art von Kommunika-tion: Worum geht es bei den unter-schiedlichen Informationen überhaupt?Worauf bezieht sich eine Anfrage, egal,ob sie nun telefonisch, elektronischund auf dem klassischen Postwegkommt? Gibt es dazu bereits einenVorgang? Wann und wie wurde bishermit dem Kunden kommuniziert?

Diese KI-Lösungen analysierensämtliche Informationen, die über dieverschiedenen digitalen und klassi-schen Kommunikationswege (E-Mail,Telefonie, klassischer Brief, Online-Chats, mobile Applikationen etc.) ein-treffen, klassifizieren sie und verknüp-fen sie mit den bestehenden Kommu-nikationsdaten. Dabei berücksichtigensie auch sich widersprechende Infor-mationen und lassen sie in die Bewer-tung eines Vorgangs einfließen.

Der Vorteil dieser Tools ist, dass sie alle Kommunikationskanäle, die einUnternehmen anbietet, in die Analyseeinbezieht und die für eine schnelleund vor allem konsistente Beantwor-tung notwendige Verknüpfung her-stellt. Das Ergebnis ist ein lückenloserund für jeden Sachbearbeiter nachvoll-ziehbarer Kommunikationsverlaufohne Informationsverlust. Und damitdie Grundlage für eine konsistente Beantwortung der Kundenanfragen.

Im Gespräch mit Andreas Klug,Chief Marketing Officer der Ityx-Gruppe, geht es um die Schwachstel-len der Kundenkommunikation, denUmgang mit neuen Medien und die Stolpersteine auf dem Weg zur360-Grad-Kundensicht.

BIT Herr Klug, wo liegen die größ-ten Schwachstellen in der Kunden -kommunikation deutscher Unter-nehmen? Andreas Klug Zunächst einmal müs-sen wir festhalten: Konsumenten sind– im Gegensatz zu vielen Unterneh-men – längst digital aufgeklärt und organisiert. Sie haben große Teile ihresAlltags mithilfe ihrer mobilen Endge-räte vereinfacht. Sie erwarten ebendiese Vereinfachung auch, wenn siemit Unternehmen zu tun haben. Sielassen sich nicht länger diktieren, wasalles nicht angeboten oder geregeltwerden kann. Sie wählen Marken undDienstleister danach aus, wie komfor-tabel und positiv der Austausch mitihnen ist. Der Wechsel von Versiche-rungs-, Telefon-, Internet- oder Strom-anbietern ist zum Volkssport gewor-den. Die Banken werden von dernächsten Welle betroffen sein. Die Digitalisierung wird unsere Service-Ökonomie fundamental verändern.Wer da nicht mitzieht, kann schnelldas Nachsehen haben.

BIT Sind Medien wie Whats-App, Twitter, Facebook etc. ge -eignete Kanäle im B2B und B2C?Für wen eignen sie sich und fürwen nicht? Klug Ob sie geeignet sind oder nichtentscheidet letztlich der Konsument –und nicht das Unternehmen. E-Mail istmit Abstand der am stärksten wach-sende Kanal. In Chat und Mobile wirdebenso investiert. In soziale Netzwerkewill jedes dritte Unternehmen investie-ren.

Allerdings fließen die Investitionenin Insellösungen, die nicht im Kontexteiner großen, intelligenten Customer-Engagement-Plattform Bestand habenwerden. Etwa 80 Prozent der einge-setzten Software-Tools sind nicht inte-griert, rechnet Gartner vor. Die Frage,welche Touchpoints geeignet sind,stellt sich erst einmal gar nicht. Wiewerden sie strategisch zusammenge-führt zu einer 360-Grad-Kundensicht?Wie können Unternehmen im Kunden-Service den standardisierbaren Regel-

fall vom individuellen Einzelfall unter-scheiden? Diese Fragen müssen ge-stellt werden.

BIT Was muss man bei der strin-genten Vernetzung zu dieser 360-Grad-Kundensicht der ver-schiedenen Kommunikations-kanäle beachten? Wo liegen Stolpersteine und warum? Klug Die Integration ist der Schlüssel.Im Jahr 2020 werden sich Service-Or-ganisationen entweder zu „digitalenDienstleistern“ entwickelt haben odervon der Welle der Disruption überrollt.Die IT wird eine zentrale strategischeRolle in dieser digitalen Transformationspielen. Diese Transformation umfasstdie vollständige Verschiebung aller Ge-schäftsprozesse innerhalb der gesam-ten Organisation hin zu Konnektivität,Flexibilität, Reaktionsgeschwindigkeitund technisierter Abwicklung. Gefragtsind Geschäftsprozess- und BPM-Platt-formen, die alle Inhalte, Daten, Ge-räte, Ressourcen und Touchpoints ver-schmelzen.

BIT Wie unterstützt Ityx dabei? Klug Wir bei Ityx beschäftigen unsmit genau diesen Customer-Engage-ment-Plattformen und deren nahtloserIntegration in das digitale Ökosystemder Gegenwart und Zukunft. Wir tech-nisieren den Kunden-Service – undhelfen Unternehmen wie Fedex, Ikeaoder Samsung dabei, 80 Prozent ihrerschriftlichen Service-Anfragen inner-halb von zwei Stunden zu erledigen.Nicht selten werden die Kosten ummehr als 75 Prozent gesenkt. Künst -liche Intelligenz, cloudnahe Architek-turen und ein digitales Geschäftsmo-dell sind die entscheidenden Trendsdes digitalen Wandels in Unterneh-men. Abwarten ist längst keine Optionmehr. Die Callcenter und Back-Office-Organisationen müssen ihren Wertbei-trag für die Konsumenten überdenken.

BIT Vielen Dank für das Gespräch,Herr Klug.

(www.ityx.de)

Andreas Klug,Chief MarketingOfficer der Ityx-Gruppe: „Im Jahr2020 werden sichService-Organisa-tionen entweder zu,digitalen Dienst-leistern‘ entwickelthaben oder von derWelle der Disrup-tion überrollt.“


Social-Business-Collaboration – Wie sicher ist „Facebook im Büro“?

Facebook at workSocial-Enterprise-Networks sind in Unternehmen keine

Seltenheit mehr. In ihnen laufen klassische Anwendungen wie

Groupwork und Intranet mit Sharing-Funktionen wie Messa-

ging, Wiki und Blog zusammen. Das bringt Herausforderungen

für Datenspeicherung und Datenschutz mit sich. Wie gehen

die Anbieter von Social-Business-Werkzeugen damit um?

Faktoren, damit Social-Business-Colla-boration-Werkzeuge ihren praktischenNutzen entfalten können: Laut derMcKinsey-Studie „Evolution of the net-worked enterprise“ sparen Mitarbeiterallein dadurch 30 Prozent an Zeit, dasssie bei der Bearbeitung von Nachrich-ten anstelle von E-Mail Social-Business-Tools verwenden. Und die Produkti -vität von Wissensarbeitern in Unter-nehmen nimmt McKinsey zufolge um 25 Prozent zu.

Anbieter im Vergleich

Wenn es jedoch um die Speicherungund den Schutz der Daten geht, taugtFacebook als Vorbild eher weniger fürdie zahlreichen Anbieter von Social-Enterprise-Networking-Suites. Darun-

ter befinden sich Schwergewichte derIT-Branche wie IBM, Microsoft, SAPund die Deutsche Telekom AG.

IBM gehört mit der Lösung Con-nections laut dem „Social BusinessVendor Benchmark“ der Experton-Ana-lysten zu den Marktführern und stelltUnternehmen sowohl die Vor-Ort-Im-plementierung (On Premise) als aucheine Hybrid- oder reine Cloud-Lösungzur Auswahl. Über sein Rechenzen-trum in Frankfurt nebst Disaster Reco-very in Amsterdam bietet IBM die Datenhaltung komplett auf EU-Boden.Zudem gebe es auf Kundenwunschauch Hosting-Angebote mit Partnern,die als deutsches Unternehmen in hie-sigen Rechenzentren eine Private-Cloud betreiben.

SAP bietet seine Enterprise-Net-working-Suite Jam als Software as aService (SaaS) in einer Public-Cloud-Lösung an. Sie wird regional in SAP-Cloud-Rechenzentren bereitgestellt, so dass Kundenunternehmen selbstihre primäre Region festlegen können,in der die Daten gespeichert werden.Dazu stehen u. a. Rechenzentren inEuropa, Australien und den USA zurVerfügung. Generell sind laut SAP dieSicherheitsmaßnahmen global gültigund an den jeweils geltenden Daten-schutzbestimmungen ausgerichtet.

Aus der Cloud liefert auch dieDeutsche Telekom AG ihre Anwen-dung Teamlike, die von der FirmaMindsmash entwickelt wurde und imaktuellen Experton Vendor Benchmarkzu den „Herausforderern“ gehört. DieTelekom hostet das Firmennetzwerkund die dazugehörige Infrastruktur inihren deutschen Rechenzentren undunterliegt somit der strengen hiesigenDatenschutzgesetzgebung.

Microsoft hat seine GroupwareSharePoint zu einer Social-Business-Plattform ausgebaut. Sie ist On Pre-

Die Mutter aller sozialen Netzwerkesteigt in das Geschäft mit Unterneh-mensanwendungen ein: Seit Anfangdes Jahres läuft das bereits seit länge-rem angekündigte „Facebook at Work“in einigen Unternehmen als Testver-sion. Im Datenschutzland Deutschlanddürfte Facebook mittlerweile eher dasImage eines Paten aus Mafiafilmenhaben. Dafür haben die zahlreichenEnthüllungen über den nachlässigenUmgang mit Nutzerdaten reichlichStoff geliefert.

Nichtsdestoweniger haben die An-bieter von Social-Enterprise-Networ-king-Suites in puncto Aufbau, Designund Funktionen einiges beim kalifor -nischen Internet-Shootingstar des letz-ten Jahrzehnts abgeschaut. Denn dieUsability gehört zu den wesentlichen

Die Telekom hostetdas Firmennetz-werk Teamlike unddie dazu gehörigeInfrastruktur inihren deutschenRechenzentren undunterliegt somitder strengen hie -sigen Datenschutz-gesetzgebung.

Kundenkommunikation


94 | BIT 2–2015


mise, als Hybrid oder als reine Cloud-Lösung nutzbar. Die in SharePoint inte-grierte, 2012 übernommene Enter-prise-Social-Network-Lösung Yammerwird als „Nur-Cloud-Dienst“ angebo-ten und steht somit in einer lokalenUmgebung nicht zur Verfügung.

In Deutschland bestehen insbe -sondere unter mittelständischen Unter-nehmen noch erhebliche Vorbehaltegegenüber Cloud-Lösungen – zumal,wenn für diese nicht die hierzulandegeltenden Datenschutzbestimmungenverbindlich sind. Darauf hat Microsoftnun reagiert. Deutschland-Chef Chris-tian Illek räumte unlängst in einem Interview mit dem „Tagesspiegel“ ein,dass es einen Markt für Cloud-Diensteaus deutschen Rechenzentren gebe,die deutschem oder europäischemRecht unterliegen – Stichwort „Deut-sche Cloud“. Dabei favorisiert der Konzern eine Lösung, bei der dieDaten bei einem deutschen Partner gehostet werden.

Datenschutzland

IT-Analyst Steve Janata von Crisp Re-search hält Hosting oder Colocation fürein geeignetes Mittel, um Social-Enter-prise-Networking-Suites als Cloud-Dienste anzubieten, wenn man keineeigenen Data-Center bauen wolle:„Das Sicherheitsniveau, das große An-bieter in ihren Rechenzentren oderüber ihre Hosting-Partner gewährleis-ten können, ist in der Regel immerhöher als bei einem On-Premise-Be-trieb im eigenen Unternehmen.“Gleichwohl solle man das Thema Datenschutz nicht überbetonen. Zwarkönnten durch den Patriot Act US-amerikanische Anbieter gezwungenwerden, Daten ihrer Kunden heraus -zugeben. Doch gelange sensibles Mate-rial, wie etwa Baupläne für Maschi-nen, üblicherweise nicht in Social-Bu -siness-Tools. Darüber hinaus gibt derExperte zu bedenken, dass Daten-schutzaspekte nicht das alleinige oderentscheidende Kriterium für den Er-werb einer Lösung seien: „Ein wesent-licher Faktor für den Erfolg von Social-

Business-Tools ist ihre Einführung, Be-gleitung und Usability, und damit letzt-lich die Akzeptanz durch die Nutzer.Die Lösungen müssen Unternehmens-prozesse standardisiert abbilden undMehrwerte erbringen.“

Wenn allerdings verschiedene Lö-sungen im Preis-Leistungs-Verhältnisebenbürtig sind, wird das Standort-Ar-gument zum Trumpf: „Bei gleich gutenAngeboten kann es für die in Deutsch-land ansässigen Anbieter ein Vorteilsein, dass ihre Social-Business-Platt -formen den strengen deutschen undeuropäischen Datenschutzbestimmun-gen unterliegen“, bestätigt Steve Janata. Denn im DatenschutzlandDeutschland gibt im Zweifelsfall derhöhere Schutzfaktor den Ausschlag.

Weder Mode noch Hype

Der Markt für Social-Business-Collabo-ration hat noch Luft nach oben, docher wächst stetig. Bereits 2014 konsta-tierten die Experton-Analysten inihrem „Social Business Vendor Bench-mark“, dass 40 Prozent der deutschenFirmen ab 100 Mitarbeitern Social-Business-Software nutzen. Laut aktuel-lem Vendor Benchmark 2015 hat derdeutsche Markt 2014 um 50 Prozentzugelegt – Tendenz weiter steigend.

Das durchschnittliche jährlicheWachstum in den kommenden Jahrenbeziffert Experton auf 36 Prozent,denn „zwischen 2013 und 2019 wer-den die Investitionen und Ausgabendeutscher Unternehmen für Social-Business-Produkte und -Services von1,2 Mtd. Euro auf 7,8 Mrd. Eurowachsen.“

Dabei expandiert der Markt nichtnur, er differenziert sich auch in unter-schiedliche Segmente. Dazu zählenvor allem Social-Enterprise-Networ-king-Suites, die Experton zufolge„immer häufiger zum Dreh- und An-gelpunkt in den Unternehmen wer-den“ und Funktionen übernehmen,die bislang durch separate Produkte abgedeckt waren.

Auch die Marktforscher von IDCgehen davon aus, dass Einzellösungen

zunehmend in Enterprise-Social-Net-works aufgehen, die das künftige„Communication & CollaborationBackbone“ in Unternehmen bildenwerden. Sie errechnen für den deut-schen Social-Enterprise-Markt bis 2017ein durchschnittliches jährlichesWachstum von 44 Prozent. (www.telekom.com)

Mit einem Rekord-Auftragseingang istdie Summ-it Unternehmensberatung indas Geschäftsjahr 2015 gestartet. Dasim Jahr 2012 gegründete StuttgarterBeratungshaus hat sich mit Projektenzur Strategie und Positionierung vonUnternehmen und Produkten aus demBereich Dokumenten- und Informati-ons-Management eine herausgehobenePosition im Markt für Marketing-Ser-vices geschaffen. Neben den klassi-schen Dienstleistungen wie Presse -arbeit, Vorbereitung von Messeauftrit-ten und Branchenevents hat sichSumm-it besonders auf die ThemenContent-Marketing sowie die Konzep-tion und Realisierung von Online-Auf-tritten, Suchmaschinenoptimierungund Social-Media-Aktivitäten speziali-siert. Das Unternehmen beschäftigtmittlerweile acht Mitarbeiter aus ver-schiedenen Spezialdisziplinen. Seit Januar gehört der frühere BIT-Chefre-dakteur Jacques Ziegler zum Team.Das Wachstum macht nun einenUmzug in ein neues Gebäude erforder-lich, der zum 1. Juni 2015 geplant ist.(www.summ-it.de)

Summ-it expandiert

BIT 2–2015 | 95

Richtigstellung: AFP statt ASF

In BIT 1-2015 hat sich leider der Fehlerteufel einge-schlichen. Im Interview mit Klaus Ganter, Geschäfts-führer von Kühn & Weyh, „Viele Wege zum Kunden“,muss es auf Seite 72 oben bei den Ausgabeformatendes Output-Management-Systems von Kühn & Weyh„AFP“ statt „ASF“ heißen. Wir entschuldigen uns fürden Tippfehler.


96 | BIT 2–2015

Kundenkommunikation


Formware: Neues Outfit für Aldiana-Booklets

Upgrade für dieReiseunterlagenSeit einigen Monaten stehen jedem Gast von Aldiana, führen-

der Anbieter für Club-Urlaub, seine Reisedokumente als

personalisiertes Booklet anstatt loser Blätter zur Verfügung.

Der Nutzen: Der erste Eindruck des Kunden wird positiv

betont und die Kundenbindung gestärkt. Die Umsetzung

der Layouts und den Multichannel-Versand übernahm der

Output-Management-Spezialist Formware.

Das Internet mit seinen Möglichkeitenzu Preis- und Qualitätsvergleichenmacht es für einen Reiseanbieter zueiner komplexen Aufgabe, Kunden zu gewinnen und zu binden. Aldianaist mit zehn Anlagen in verschiedenenUrlaubsregionen ein führender Anbie-ter für Club-Urlaub im Premiumseg-ment. Um schon den ersten Berüh-rungspunkt mit dem Kunden beson-ders vielversprechend zu gestalten, hat das Unternehmen die Reisedoku-mente, die der Gast vor Reiseantritt erhält, vor kurzem einem Facelift

unterzogen. Durch eine optische Auf-frischung und eine stärkere Personali-sierung soll der erste Eindruck positivbetont werden.

Attraktive Booklets

„Bisher bestanden die Reiseunterlagenaus einer Sammlung loser Blätter ineiner Tickethülle“, sagt Sarah Brock-mann, Team-Leiterin des Produkt-Ma-nagements bei Aldiana. „Das empfan-den wir nicht mehr als angemessen.Dass der Club-Urlaub ein Premium -produkt ist, soll auch schon vor derReise sichtbar werden.“ So brachteman ein Projekt auf den Weg, beidem zusammen mit der Marketing-Agentur ein attraktives, personali-siertes Booklet für die Aldiana-Kunden entwickelt wurde. Dietechnische Umsetzung der Lay-

outs, die Regelwerke für die Personalisierung und den Multichan-nel-Versand über-nahm der Output-Management-Spe-zialist Formware.Vor einigen Mona-ten begann die Pro-duktion der neuen

Booklets. Der Reisegast findet nun Tickets, Voucher und Kofferanhängerin einer sehr ansprechenden Aufma-chung in einem kleinen Büchlein zu-sammengefasst. Als zusätzlichen Ser-vice enthält das Heft zahlreiche nütz -liche Reiseinformationen über Einrich-tung und Ausstattung des gebuchtenClubs, über Umgebung, Klima und vieles mehr.

Variabler Content

Das Formware-Layout ist die Grund-lage sowohl für das neue, innovativeDesign als auch für umfangreiche Logi-ken. Je nach Buchung werden unter-schiedliche Bausteine entsprechendvorgegebener Regeln zusammengefügt,abhängig davon beispielsweise, ob dieAusgabe für Print oder E-Mail vorge -sehen ist und ob Bahn-Voucher nötigsind oder nicht. Am Ende entsteht einedruckfähige PDF-Datei oder ein ent-sprechend reduziertes PDF für den E-Mail-Versand. Gleichzeitig gehendiese Dateien elektronisch zurück zumKunden und in dessen Archiv. Solltendie Reiseunterlagen auf dem Postwegverloren gehen oder der Gast die Do-kumente beim Reiseantritt vergessen,kann man sie notfalls am Flughafen-schalter noch einmal ausdrucken las-sen. Für die Zukunft ist eine direkteSchnittstelle der Layout-Software vonFormware ans Buchungssystem ge-plant, so dass Aldiana-Mitarbeiterdamit die Reiseunterlagen auch selbsteditieren können.

Mehrwert für die Marke

Die Produktionskosten für das Bookletsind übrigens nicht höher als vorherfür die herkömmlichen Reiseunter -lagen. Formware konnte durch das Zusammenfassen von Druckaufträgenund Portooptimierung den bisherigenPreis halten. „Die Aufwertung unsererReiseunterlagen hat sich gelohnt. ImErgebnis bekommen wir mehr Kun-denbindung und einen Mehrwert fürdie Marke ohne Mehrkosten“, soBrockmann. (www.formware.de)

Das Formware-Layout für die Booklets von Aldiana ist dieGrundlage sowohlfür das neue De-sign als auch fürumfangreiche Logiken.


Mit der Dienstleistungs-Software(SaaS) FlexStream Secure & Tracked E-Mails hat Hefter Systemform, Spe-zialist für die maschinelle Post-, Mai-ling- und Druckweiterverarbeitung,die Möglichkeiten der Postausgangs -bearbeitung im digitalen Bereich er-weitert. FlexStream Secure & TrackedE-Mails bietet einen innovativen, ein-fachen und absolut sicheren, weil ver-schlüsselten Service an. Damit könnenGeschäftsdokumente wie z. B. Rech-nungen, Mahnungen etc. digital alsPDF/A-Datei versendet werden (E-In-voicing). Mit FlexStream kann jedeStandard-E-Mail-Adresse verwendetwerden.

FlexStream Secure & Tracked E-Mails benutzt für das sichere undnachverfolgbare Versenden von E-Mails den Service von SSLPost. Dieser Service bietet aufgrund derdurchgehenden Verschlüsselung unddes Versandes via https maximale Sicherheit. SSLPost ist ISO-27001-zertifiziert. Der große Vorteil liegtdabei in den reduzierten Kosten durch den Wegfall von Porto-, Papier-,Druck-, Kuvertier- und Handlings-Kos-

ten gegenüber demkonventionellen Brief-versand. Ein weiteresgroßes Plus von Flex-Stream: Die einfacheAnwendung sowohlfür den Sender, alsauch für den Empfänger. Aufgrund der Portoerhöhungen für die Inlands-und Auslandspost ab 2015 wird dieseLösung noch interessanter.

FlexStream Secure & Tracked E-Mails ist schnell einsetzbar: JedeStandard-E-Mail-Adresse kann welt-weit verwendet werden – ohne vor -herige Registrierung des Empfängers.Die Dienstleistungs-Software (SaaS) ist einfach und schnell zu installieren.Da jedes Unternehmen bereits eineVielzahl an E-Mail-Adressen seinerKunden im eigenen Hause hat, kannsofort gestartet werden. Sowohl der E-Mail-Versand an den Empfänger als auch der Download (z. B. Rech-nung/PDF) durch den Empfänger erfolgt verschlüsselt (https).

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einem bereits vorhandenen Output-Management-Programm. FlexStreamkann vorhandene PDF-Dateien ver-wenden und läuft unabhängig von an-deren Programmen, so dass ein exis-tierendes System nicht geändert wer-den muss. Mehrere Rechnungen aneinen Adressaten können zusammen-gefasst werden. Die Dateien werdenmit hoher Geschwindigkeit verarbeitetund das Resultat kann per sicherer,verschlüsselter E-Mail versendet oderalternativ auf jedem beliebigen Dru-cker ausgegeben werden.

Die mit FlexStream versandte E-Mail kann jederzeit genau nach -verfolgt werden: Wann sie beimAdressaten einging, ob und wann sie geöffnet wurde und ob und wanndas Dokument, z. B eine Rechnung,verschlüsselt heruntergeladen wurde.(www.hefter-systemform.com)

Hefter: Dokumente über Standard-E-Mail versenden

Sicher und verschlüsselt


98 | BIT 2–2015

Kundenkommunikation


Social Collaboration bei TUI Infotec

Transparent kommunizierenUm das Wissen und die Expertise aller Mitarbeiter optimal

nutzen zu können, hat sich die IT-Tochter des Touristikkon-

zerns TUI nicht nur ein Social-Collaboration-Tool gesucht,

sondern auch eine Strategie entwickelt, damit die Mitarbeiter

transparenter miteinander kommunizieren. Statt Einweg-Kom-

munikation und zeitaufwendigen E-Mails sorgen u. a. Foren

für mehr Effiziienz, Infosilos gehören der Vergangenheit an.

„Wir wollten weg von der Einweg-Kommunikation, wie sie in klassischenIntranets üblich ist. Der Austauschfand bisher eher im persönlichen Ge-spräch und in Besprechungen statt“,sagt Jan Krüger, Power User des ESM-Projekts bei TUI Infotec. Auch mehrEffizienz in der Kommunikation warein wichtiger Faktor für den IT-Dienst-leister. „Unser Ziel war es zudem, dieaufwendige E-Mail-Kommunikation zuverringern. Zu der Eins-zu-Eins-Kom-munikation kommen im Verlauf einesE-Mail-Austausches im mer mehrAdressaten hinzu. Die Mitarbeiter, diespäter einsteigen, haben dann meistnicht alle Informationen – daraus ent-stehen Redundanzen durch erneuteDarstellung des bisherigen Ablaufs undSpielraum für Missverständnisse“, soKai Brausewetter, Projektleiter Enter-prise Social Media (ESM) bei TUI Info-tec. Mit einem Collaboration-Toolkönnten die Mitarbeiter, die ein Themaangeht, den gesamten Kontext undDiskussionsverlauf sehen und entschei-den, inwieweit es für sie relevant ist.

Bei den Recherchen im Vorfeldschauten sich die Hannoveraner beiKonferenzen und Messen um undsprachen mit anderen Anwendern. Ihr Fazit: Ein Collaboration-Tool hätte

auch im eigenen Unternehmen großesPotenzial. „Es gibt eine große Anzahlvon Tools. Einige fokussieren eher denActivity-Stream, bei anderen steht einWiki-Ansatz im Vordergrund. Undschließlich gibt es komplette Suiten“,so Brausewetter. „Wenn man sich fürein solches Tool entscheidet, mussman es auch richtig machen – es reichtnicht, die Software einzuführen, son-dern es muss ein organisatorischerWandel damit einhergehen.“ Entspre-chende Vorhaben bräuchten den Rückenwind der Geschäftsführung undUnterstützung aus der HR-Abteilung,schlicht weil es um einen kulturellenWandel geht.

Einbindung in bestehende ITBesonders wichtig war dem IT-Dienst-leister, wie sich das Social-Collabora-tion-Tool in die IT-Landschaft einbin-den ließ. Die Wahl fiel schließlich aufJive, u. a. weil der Anbieter sich derSystemoffenheit verpflichtet hat.„Auch ERP- und CRM-Systeme bietenteilweise Collaboration-Features, hierist eine Integration wichtig, um nichtmit mehreren Systemen parallel zu arbeiten“, sagt Brausewetter.

Die Connectoren und Plug-ins eig-nen sich auch, um beim Bearbeitenvon MS-Office-Dokumenten gleich Anschluss an die Jive-Anwendung zuhaben. Beispielsweise können Kollegensofort im Word-Dokument via Jive-Kommentar aufgefordert werden,einen Absatz zu überarbeiten. „AllePersonen, die dem Dokument folgen,sehen prompt in Form einer Nachricht,dass es eine neue Version gibt. Das ist angenehmer, als ein Dokument an alle Beteiligten zu schicken und esdann im DMS-System zu speichern,wo niemand regelmäßig hinein-schaut“, sagt Krüger.

Ein anderer Grund für die Ent-scheidung lag darin, dass Jive als Suiteeinen Plattformansatz mit einer großenBandbreite an Features bietet. Deshalbwird evaluiert, ob neben MS Officeund MS Outlook auch das ITSM-Toolvon BMC angebunden werden kann.

Schrittweise zum unverzichtbaren Tool„Unser Ziel ist, dass es nur nocheinen News-Stream im Unternehmengibt, in dem sämtliche neuen Informa-tionen ankommen. Jede Information,die entsteht, wird dabei mit einemKurztext in einer Übersicht namens‚Was ist neu‘ angezeigt“, erklärt Brau-sewetter. Campus nennt TUI Infotecsein neues System. Aus strategischenGründen starteten die Hannoveranerals erstes mit einer Blog-Funktion.Durch gegenseitiges Kommentierenund Hinzufügen von Verlinkungensorgt jeder Nutzer dafür, dass ein ein-zelner Beitrag immer wertvoller wird.

Mittlerweile wird Jive auch fürdas DMS-System genutzt, es werdenDiskussionen wie in klassischen Forengeführt und Artikel wie in Wikis ver-fasst. Dabei können alle MitarbeiterFragen stellen, bewerten und kom-mentieren. Für Interessens- oder Pro-jektgruppen lassen sich eigene Social-Groups definieren. Auch direkteNachrichten an eine Person sind ohneMedienbruch zwischen den Anwen-dungen möglich, z. B. wenn jemand


BIT 2–2015 | 99

nicht öffentlich auf einen Beitrag ein-gehen will.

„Bei der Einführung ist darauf zuachten, zügig eine kritische Masse zuerreichen – zum einen von Beiträgen,zum anderen von Mitarbeitern, dieselbst etwas schreiben“, so Brause-wetter. „Unternehmen sind gut bera-ten, gerade in der Anfangsphase inte-ressante Inhalte mit großer Regelmä-ßigkeit sicherzustellen“, rät auch Krü-ger. Da niemand gezwungen werdenkann, noch ein weiteres Tool zu nut-zen, müsse man die User durch infor-mative und spannende Beiträge moti-vieren. Es gebe immer auch Leute,die meinen, kein weiteres Tool zubrauchen. Das wird sich künftig wohländern. Noch gibt es das alte Intranetparallel, das soll jedoch perspektivischabgeschaltet werden – damit sinkennicht nur die Kosten, sondern alle In-formationen sind dann an einem Ortzu finden.

„Wir haben mit einer schmalen,aber interessanten Funktionalität be-gonnen, damit auch nicht ganz sotechnikaffine Mitarbeiter mit demTool wachsen können“, blickt Brause-wetter zurück. Entscheidend sei vorallem, rechtzeitig vor der Einführungeines Collaboration-Tools die Verstän-digung mit dem Betriebsrat zu su-chen. Bei TUI Infotec wurde das Stu-fenkonzept mit erweiterten Funktio-nen durch eine Betriebsvereinbarungverabredet. „Den Betriebsrat interes-sieren vor allem die Punkte Daten-schutz für personenbezogene Datenund inwieweit mit einem solchenTool eine Leistungs- und Verhaltens-kontrolle der Mitarbeiter möglich ist“,erklärt der Projektleiter. Denn theore-tisch wäre es denkbar, Mitarbeiter po-sitiver zu bewerten, die viele Beiträgeschreiben. Auch der umgekehrte Fallist vorstellbar: Da alle Beiträge kom-mentiert und wie bei Facebook geli-ked werden können, könnte auchdies eine Beurteilung der Mitarbeiternach sich ziehen, deren Beiträge nichtso gut ankommen. „Entscheidendsollte immer die bessere Form der Zu-sammenarbeit sein. Unser Betriebsrat

nutzt Campus bereits intensiv für dieeigene Kommunikation“, so Krüger.

Wie viel Entertainmentdarf sein?Ebenso wie die Netiquette oder SocialMedia Guidelines braucht auch SocialCollaboration ein Herantasten an das,was geht. „Auch hier gelten die Klas-siker: keine Beleidigungen, kein Ras-sismus und respektvoller Umgang“,sagt Krüger. Zwar habe es auch einenBeitrag gegeben, „wie man den per-fekten Blogpost schreibt“, doch es seischwer, hier eine Festlegung zu fin-den. „Ein individueller Schreibstilkann auch gut und interessant sein,selbst die Länge lässt sich nicht gutvorgeben. Zuviel Guidelines erschwe-ren die Dinge. Es kann auch mal einKochrezept sein, das ein Mitarbeiterpostet, oder einen Urlaubstipp“, so derProjektleiter.

„Es kam die Frage auf, wie viel En-tertainment denn erlaubt ist. UnsereAntwort lautete, dass auch der Witzdes Tages in Ordnung ist. Der Filterwird von denen gesetzt, die es lesen.Was ankommt, sieht man an den Like-Buttons“, so Brausewetter. Man solltesich natürlich vorher fragen, welcherEindruck entsteht, wenn mehrere hun-dert Menschen einen Eintrag lesen.„Hier hat ein gewisser Paradigmen-wechsel stattgefunden. Anstatt vorherschon auszusieben, und nach demPush-Prinzip zu kommunizieren,

kommt heute eher das Pull-Prinzip aufSeiten der Leser zum Tragen“, erklärtder Projektleiter.

„Zum ersten Mal auf ‚Posten‘ zudrücken, ist für viele ein aufregenderMoment, nicht für alle ist es Tagwerk,sich schriftlich in Form von Artikeln zuäußern“, sagt Krüger. Bei TUI Infotechelfen Community Manager, die fürihren Bereich eine Art Patenfunktionübernehmen, dabei, die Berührungs-ängste mit dem Tool und der Art derKommunikation zu überwinden.

TUI Infotec nutzt ihr neues Toolauch, um neuen Kollegen die Einarbei-tung zu erleichtern. Neuzugänge kön-nen sich im Bereich für ihr jeweiligesProjekt schlaumachen. Alle Diskussio-nen sind leicht nach Keywords durch-suchbar. Auch für das Skill-Manage-ment ist das neue Tool nützlich. Zujedem Mitarbeiter gibt es eine Profil-seite, u. a. mit der Expertensuche las-sen sich die passenden Mitarbeiter fürProjekte finden. Den größten Nutzenjedoch birgt die Möglichkeit, unabhän-gig von Hierarchieebenen auf Wissenzugreifen zu können.

Gerade durch die privaten Inhalteverschwimmen Bereichsgrenzen, überdas soziale Netzwerk finden sichLeute, die sonst nicht miteinander inKontakt gekommen wären. Vor allemwird davon profitiert, dass Problem -stellungen öffentlich gemacht werden.Hinweise und Lösungsideen kommenoft von Leuten, die man sonst nicht er-reicht hätte. (www.tui-infotec.com)

Die TUI-IT-TochterTUI Infotec führteein Collaboration-Tool ein, mit demdie Mitarbeiter dengesamten Kontextzu einem Thema erfassen können.


100 | BIT 2–2015

Output-Management


17. Doxnet Fachkonferenz und Ausstellung in Baden-Baden

Doxnet geht neue WegeAuf der diesjährigen Fachkonferenz will der Doxnet-Verband

erstmals einen ergänzenden „Education“-Teil anbieten. Am

zweiten Konferenztag werden in diversen Vorträgen Grund -

lageninformationen vermittelt. Zielgruppe sind Teilnehmer,

die neu in der Dokumentenbranche sind, sowie Auszubildende,

Studenten und Trainees der Konferenzbesucher.

Doxnet – The Document X-perts Network e. V. – will auf der Jahres -konferenz 2015 den Mitgliedern undKonferenzbesuchern einen zusätzli-chen Mehrwert bieten. Dies hat derVorstand während seiner jüngstenKick-Off-Sitzung in Frankfurt bekannt-gegeben.

Die Organisatoren der Veranstal-tung wissen, dass die Fach- und An-wendervorträge teilweise ein großesFachwissen voraussetzen. Aus diesem

Grund hat man sich in diesem Jahrdazu entschlossen, am 23. Juni einenzusätzlichen „Edu cation“-Teil anzubie-ten. Zwischen 10 und 16 Uhr werdenFachvorträge rund um das Thema Dokument angeboten. Dabei stehenThemen wie „Drucken – was ist das?“,„Papier Vor- und Nachverarbeitung“,„Software und Workflow“, „Farbe imDigitaldruck“, sowie „Papier“ alsGrundlageninformationen im Vorder-grund.

Angesprochen werden zum einenTeilnehmer, die neu in der Dokumen-tenbranche sind, und zum anderenAuszubildende, Studenten und Trai-nees der Konferenzbesucher.

Attraktivität weiter steigernAuch in diesem Jahr arbeitet der Vor-stand des Verbandes bereits frühzeitigam Vortragsprogramm, damit wiederein ausgewogenes Verhältnis von Vor-trägen und begleitender Fachmesse angeboten werden kann. Pressespre-cher Rainer Rindfleisch: „Den Fokusder Vorträge wollen wir auch in die-sem Jahr wieder auf das weite Feld desDokumenten-Managements sowie dieAufbereitung von elektronischen Do-kumenten legen. Das zusätzliche An-gebot eines ,Education‘-Teils wird dieAttraktivität der Veranstaltung weitersteigern."

Das Erfolgsgeheimnis der Baden-Baden-Konferenz ist eine Mischungaus Fachvorträgen, direkten Kontaktenzu führenden Herstellern der Hard-und Software-Branche, ein einzigarti-ges Branchennetzwerk sowie ein aus-gewogenes Tagungsangebot. Nebenhochkarätigen Keynote-Speakern undzahlreichen Fachthemen aus dem Be-reich des Dokumenten-Managementsberichten Anwender von interessantenInstallationen und Projekten. An derVeranstaltung in 2014 nahmen wiederüber 600 Experten teil.

Wie bereits in den letzten Jahrenerfolgreich durchgeführt, können auchdiesmal die Hersteller aus dem Hard-und Software-Bereich die Möglichkeitnutzen, ihre Produkte und Lösungenim Kongresssaal 1 zu präsentieren.

Den Erfolg macht die TeamarbeitDass die diesjährige Veranstaltung wie-der ein Erfolg wird, ist vor allem derTeamarbeit des Vorstandes zu verdan-ken – so werden alle Aktivitäten desrührigen Verbands von Ehrenamtlichengestemmt.

Für den 700 Quadratmeter großenAusstellungsteil zeichnet Stefan Hun-keler verantwortlich und wird in derStandplanung von Lothar Bibus unter-stützt. Den Fachkonferenzteil verant-worten Günter G. Müller und HaraldEichhorn. Das Marketingteam setztsich aus Rainer Rindfleisch, StephanSchumann, Karl Toni Gayer und RalfWittmann zusammen. Peter Dehmund Gabriele Grosse übernehmen diekomplette Organisation.

Auch in diesem Jahr soll eine Flä-che für die Doxnet-Medienpartner alsKommunikationsplattform zwischenFachpresse und Leserschaft dienen.(www.doxnet.eu)

Auf der diesjährigen Fachkonferenzwill der Doxnet-Verband erstmalseinen ergänzenden „Education“-Teil anbieten.


BIT 2–2015 | 101

Die Drupa, Weltleitmesse für Print undCrossmedia Solutions, wechselt nach2016 (31. Mai bis 10. Juni) vom Vier-in den Dreijahresturnus. Diese Ent-scheidung hat das Drupa-Komitee be-schlossen.

„Die gesamte Print-Prozesskettehat sich durch die Auswirkungen desInternets und digitaler Technologienverändert. Neue Anwendungen undLösungen entwickeln sich dadurchund eröffnen zusätzliche Geschäftsfel-der. Gleichzeitig rücken innovativeTechnologien wie 3D-Druck, PrintedElectronics oder Functional Printing inden Fokus“, erläutert Claus Bolza-Schünemann, Vorsitzender des Drupa-Komitees und Vorsitzender des Vor-stands Koenig & Bauer AG, die Hinter-gründe dieser Entscheidung. „Umsowichtiger ist für unsere Kunden, sichüber neueste Technologien einen Über-

blick zu verschaffen und gleicherma-ßen auch Inspirationen für neue Ge-schäftsmodelle und Lösungen zu be-kommen. Im Weltmaßstab ist dieDrupa die einzige Fachmesse, die diesbieten kann – und das künftig alle dreiJahre.“

Erfreulicher Nebeneffekt diesesTurnuswechsels: Die enge terminlicheNachbarschaft zur Interpack, Messefür die Verpackungsbranche und derverwandten Prozessindustrie, im Jahr2020 wird vermieden. „Vor allem fürunsere Drupa-Aussteller, die sich aufden Bereich Verpackungsdruck spezia-lisiert haben, wäre diese Situationnicht tragbar gewesen. Hier steht ein-deutig der Kundennutzen im Vorder-grund“, erläutert Werner MatthiasDornscheidt, Vorsitzender der Ge-schäftsführung der Messe Düsseldorf,diese Entscheidung.

Drupa wechselt nach 2016 in einen neuen Turnus

In Zukunft alle drei Jahre

Die genauen Termine stehen zwarnoch nicht fest; klar ist aber, dass dieDrupa jeweils im klassischen Drupa-Monat Mai der Jahre 2019, 2022 und2025 in Düsseldorf stattfinden wird.(www.drupa.de)

Nach 2016 wird die Drupa in einenDreijahresturnus wechseln.

Eine zentrale Herausforderung bei derNutzung von Terminalserver-Umge-bungen ist und bleibt das Drucken. DieSpezialisten für unternehmens weitePrint- und Output-Management-Lösun-gen von Seal Systems bieten mit ihremzentralen Systemansatz eine IT-Strate-gie, um den Anforderungen an dasDruck-Management im Terminalserver-Bereich gerecht zu werden und dasPotenzial der virtualisierten Desktopsauszuschöpfen.

Die Corporate-Output-Manage-ment-Software Plossys netdome vonSeal Systems ermöglicht die Einbin-dung eines zentralen Druck-Servers inCitrix-XenApp-/Citrix-Xen-Desktop-Umgebungen, ohne geräte- oder her-stellerspezifische Druckertreiber aufden Terminalservern und den virtuel-len Desktops zu installieren. Alle physi-schen und virtuellen Desktops sowie

Terminalserver bleiben dabei frei vonnativen Drucker treibern. Diese müssenauch nicht im Backend installiert undgepflegt werden, da sie durch den vonMicrosoft zertifizierten Seal-Systems-MasterDriver ersetzt werden. DieserTreiber ist kundenspezifisch konfigu-rierbar und bietet für jedes Einzelgerätdie individuellen Ausgabeoptionen an.Dabei handelt es sich um ein einzigesTreiberpaket für alle Gerätetypen allerHersteller in 32 und 64 Bit. Anwenderkönnen so nahtlos von allen Anwen-dungen auf alle Geräte ausgeben. DieOutput-Management-Plattform decktauch alle elektronischen Ausgabewegeab. Die Übertragung der Druckdatenerfolgt komprimiert und bandbreiten -optimiert.

Der Treiber wird einmal auf denRich-Clients oder auf einem Windows-Printserver installiert. Über eine App,

Seal-Systems-Lösung für Terminalserver-Umgebung

Treiberkonflikte adédie entweder auf dem Rich-Client oderauf dem Terminalserver installiert ist,kann sich der Anwender eine Über-sicht verschaffen, welche Geräte fürihn zur Verfügung stehen. Durch einenKlick kann sich der Anwender einenDrucker in seiner Umgebung einrich-ten. Die Druckereinrichtung erfolgt aufdem MasterDriver.

Die zentralen Administrations- undMonitoring-Oberflächen vereinfachenzudem die Einrichtung und Verwal-tung komplexer Druckumgebungen.Die Einrichtung oder Entfernung einesDruckers kann z. B. mit wenigenMausklicks auf allen gewünschten Systemen erfolgen. Die Seal-Systems-Lösung ist optimal geeignet, um auchverteilte Außenstandorte anzubinden.Der zentrale Druck-Server ermöglichtdabei die Einsparung von Druck-Ser-vern an den Standorten. Neben Netz-werkdruckern können auch lokaleDrucker an das zentrale Output-Ma-nagement angebunden werden.(www.sealsystems.de)


BIT-Kompass

RUBRIK FIRMA ADRESSE KONTAKT PROFIL

Alegri International GroupInnsbrucker Ring 1581673 München

Tel. +49 89 / 666 107-0Fax. +49 700 / 0000 [email protected]

Alegri ist ein IT-Beratungsunternehmen im Bereich allerMicrosoft & SAP-Produkte: Managed Services, Cloud,Industrie 4.0, SharePoint Plattform & Solutions, UnifiedCommunications, BI und CRM mit rund 340 Mitarbeitern inMünchen, Stuttgart, Mannheim, Frankfurt/M., Köln, Hamburg,Basel, Zürich, Wien, Cluj-Napoca.

MicrosoftPartnerlösungen

COI Consulting fürOffice und InformationManagement GmbHAm Weichselgarten 2391058 Erlangen

Tel. 09131/9399-0Fax 09131/[email protected]

Die COI bietet umfangreiche Dienstleistungen zur MicrosoftSharePoint-Plattform an, von der Einführungsberatung über diedirekte Technologieunterstützung bis hin zu Lösungsentwick-lungen. Spezielle Lösungen für das Qualitätsmanagement,Brandmanagement, Produktqualifizierung sowie die revisions-sichere Archivierung über die SharePoint-Integration derECM-Suite COI-BusinessFlow runden das Angebot ab.

Capturing

Janich & KlassComputertechnik GmbHZum Alten Zollhaus 2442281 Wuppertal


Janich & Klass ist seit 1981 der führende Anbieter von innova-tiven Produkten in den Bereichen Industrie-PC-Technik undDocument Capturing. Dazu gehören Scannertreiber, OEM-Scannerelektronik und die Capture Software DpuScan.DpuScan ist das universelle Programm zum Scannen (Farbe,Grau, Schwarzweiß gleichzeitig), mit Indexieren, Bildoptim-ierungen, Barcodelesung, Patchcodeerkennung und OCR.

Satz-Rechen-ZentrumHartmann + HeenemannGmbH & Co. KGBessemerstraße 83-9112103 Berlin

Tel. 030/75301-444Fax. 030/[email protected]

Ganzheitliche Systemlösungen und hochwertigeDienstleistungen sind unser Thema: Scan- und ECM-Systemezur Erfassung, Archivierung und DMS, umfassendeScandienstleistungen vom Papier aller Formate und vonMikroformen, Crossmedia-Publishing-Lösungen, klassischenSatz und medienneutrale XML-Produktion.

Akzentum GmbHWesterwaldstr. 29D-56579 Rengsdorf

Tel. +49 26 34/66 55-300Fax +49 26 34/66 [email protected]

Akzentum entwickelt und vertreibt das eigene Dokumenten-Management-System PROXESS®. Ergänzt wird PROXESSdurch Softwarepakete für automatische Belegerkennung,Workflow, Digitale Personalakte, Vertragsmanagement undE-Mail-Archivierung. Akzentum ist Spezialist fürDMS-Lösungen im Bereich Handel.

ALOS GmbHDocument ManagementDieselstraße 1750859 Köln


Der Spezialist für Dokumenten-Management beschäftigt rund 90 Mit-arbeiter und verfügt über eine eigene Erfassungslösung namens „ALOS-SCAN“. Zu den Kunden vonALOS zählen Unternehmen aller Branchen.Das mehr als 50 Jahre bestehende Systemhaus bietet seinen KundenScanner aller Klassen, diverse Software-,Workflow- undArchivierungs-Lösungen an, sowie herstellerautorisierten Support. Die Reparatur undWartung der Scanner gehört ebenfalls zum Portfolio vonALOS.

DMS+EC

M+Workflow

COI Consulting fürOffice und InformationManagement GmbHAm Weichselgarten 2391058 Erlangen


Die COI ist Anbieter von Archivierungs-, Dokumenten-,Workflow- und Informationsmanagement-Systemen. DieProduktlinie COI-BusinessFlow zeichnet sich durch Skalier-barkeit, Flexibilität sowie Leistungsfähigkeit aus und wird vonUnternehmen aus verschiedensten Branchen als zentraleInformationsbasis zur Optimierung von Geschäftsprozessenerfolgreich eingesetzt.

icon Systemhaus GmbHHauptstätter Straße 7070178 Stuttgart


icon bietet mit der Produktsuite DOPiX ein prozessintegriertesKorrespondenz-System mit regelbasierten Textbausteinen fürdie automatische und interaktive Erstellung von hoch persona-lisierten Businessdokumenten (Korrespondenz, Policen, Ver-träge, ...) und Serienbriefen an.

INVARISInformationssysteme GmbHINVARIS CenterA-7000 Eisenstadt

Tel. +43/(0)2682/64000Fax +43/(0)2682/[email protected]

INVARIS ist führender Hersteller von Plattform-Softwarefür Textautomation, elektronisches Output Management, inter-aktiv-dynamische Formulare und Document Composition.INVARIS setzt seit nahezu 30 Jahren Maßstäbe bei intelligen-ter Aufbereitung, Verarbeitung und Multi-Channel-Ausgabevon Dokumenten.

kühn & weyhSoftware GmbHLinnéstr. 1-379102 Freiburg


kühn & weyh entwickelt und vertreibt Produkte zur effizientenErstellung und Verarbeitung individualisierter Business-Dokumente (Outputmanagement inkl. Textverarbeitung). DieSERIE M/ bietet die unternehmensweite Komplettlösung, dieden gesamten Dokumentenprozess von der Datenbeschaffungbis zum zentralen OMS organisiert und steuert.

Dokum

entenautom

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BIT-Kompass


AKI GmbHBerliner Platz 997080 Würzburg

Tel. +49 (0) 931/32155 -0Fax +49 (0) 931/32155 [email protected]

Herstellerübergreifend, plattformunabhängig, made in Germany– die AKI GmbH vereinfacht Druckmanagement. Seit 1986konzentrieren wir uns auf die Optimierung von Druckvor-gängen, nicht nur in anspruchsvollen SAP-Anwendungen. DasErgebnis: Wirtschaftliches, komfortables und sicheres Drucken.Für zufriedene Kunden und DAX-Konzerne. Weltweit.

Pitney BowesDeutschland GmbHPitney Bowes SoftwarePoststraße 4-664293 Darmstadt

Tel. 06151 / 52 02 0Fax. 06151 / 52 02 [email protected]

Pitney Bowes ist Technologieführer im Post- und Dokumenten-management. Mit der modularen „Production Intelligence”-Software, den Digitaldruck- und Highspeed-Endverarbeitungs-systemen bieten wir End-to-End-Lösungen für ein fortschritt-liches Customer Communication Management. Sie tragenzur Optimierung der Kommunikation und damit zum Unter-nehmenswachstum bei.

profiforms ist Hersteller und technologischer Vorreiter fürOutput-Management-Systeme. profiforms steht für optimalgestaltete Prozesse in der Dokumenten-Ausgabe, Verfügbar-keit und Lastverteilung, ebenso wie für wirkungsvolleKommunikation mit TransPromo oder den Einsatz von WhitePaper Production.

ProfiForms GmbHHeidenheimer Straße 671229 Leonberg

Tel. +49 7152/2990-0Fax +49 7152/[email protected]

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ICOM Software Research oHGTechnologiepark DortmundMartin-Schmeißer-Weg 1144227 Dortmund

Tel. +49 (0) 231 556991-20Fax +49 (0) 231 [email protected]

ICOM Dokustream ist das komplette Werkzeug für denDokumentenoutput und die leistungsstärkste Indizierungs- undDatenanalyse SW am Markt. Diese Engine treibt unsereLösungen für das BPM und OM. ICOM bietet Workflows undden Leitstand für alle Prozesse im Output-Zentrum. ADF platt-form-, channel- und carrierneutral, Schnittstellen zu Vorsystemenund Archiven, vollautomatisierbar, das ist die ICOM Lösung!

Outsourcing

Gaa GmbH & Co. KGMax-Planck-Straße 9a61381 Friedrichsdorf

Tel. +49 6172 95 60 0Fax. +49 6172 95 60 [email protected]

GAA GmbH - Ihr kompetenter Partner für innovative elektroni-sche Posteingangssysteme und Scandienstleistung. Es erwartetSie: fundiertes Know-how aus 25 Jahren, eigene Software-entwicklung, maßgeschneiderte Beleglesungslösungen, höchsteFlexibilität, bundesweiter Service, Akten-Einlagerung.

D. Knoch GmbHJerome KnochMemminger Straße 14087439 Kempten

Tel. 0831/5912611Fax 0831/[email protected]

Die Fa. Knoch ist seit mehr als 20 Jahren darauf spezialisiertInformationen für Mittelständler und Großbetriebe digital zuarchivieren. Dabei wurde die Entwicklung der Archivierungmiterlebt und mitgestaltet. Das Familienunternehmen bietetangepasste Lösungen, zeitgemäße Workflows und sicheresDokumentenmanagement aus einer Hand.

Neopost GmbH & Co. KGLandsberger Straße 15480339 München

Tel. +49 (0)89/516891-0Fax +49 (0)89/[email protected]

Neopost bietet innovative Lösungen für die Automatisierungund Effizienzsteigerung in der Postbearbeitung an. Dazu ge-hören Frankier- und Kuvertiermaschinen, Brieföffner, Postein-gangssysteme und komplette Poststelleneinrichtungen - vonder Beratung über die Planung und Realisierung bis hin zurAusstattung und Einrichtung moderner Poststellen.

Der BIT-Kompass beinhaltet: FIRMA Firmen-Logo: max. 30 mm breit (.jpg, .tif, .eps mit 300 dpi) -ADRESSE Firmenname, Straße, PLZ und Ort - KONTAKT Telefon, Fax, E-Mail und Internet - PROFIL Einkurzes Unternehmensprofil zur Darstellung des Leistungsangebotes (Fließtext mit max. 300 Zeichen inkl.Leerzeichen) - RUBRIK Beispiele wie im aktuellen BIT-Kompass

Der BIT-Kompass erscheint 7 mal im Jahr – in allen 7 BIT-Ausgabengleichzeitig im Internet.

bit-Verlag Weinbrenner GmbH & Co. KG • Fasanenweg 18 • 70771 Leinfelden-EchterdingenTel. 0711/75 91 312, Fax 0711/75 91 336 • www.bitverlag.de, [email protected]


BIT-K

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BIT-Kompass


Outsourcing

BIT-KompassFür die schnelle Orientierung in der Dokumenten-Branche

Ihre Fragen dazu beantwortet Joachim Ahnfeldt, Tel.: 07 11/75 91-312, [email protected]

Ratiodata IT-Lösungen &Services GmbHGustav-Stresemann-Weg 2948155 Münster

Tel. 0251/7000-5210Fax. 0251/[email protected]

Durch die Bereitstellung modernster Scan-, Erfassungs- undArchivierungsservices bietet Ratiodata bei der Digitalisierungaller Arten von Dokumenten effiziente Unterstützung. Mit täglichbis zu 1.000.000 verarbeiteten Belegen zählen die Scan-Center zuden führenden Dienstleistern Deutschlands. Speziallösungen mitintegriertem Workflow (elektronischer Post-/Rechnungseingangu. Personalakte) bieten überzeugende Einsparpotenziale.

SGH Service AGDaimlerring 5131135 Hildesheim

Tel. 05121/76460Fax 05121/[email protected]

Die sgh Service AG ist einer der größten Full-Service-Dienstleister für Outsourcing im Rechnungswesen inDeutschland, und spezialisiert auf die automatisierte elektroni-sche Rechnungsbearbeitung sowie den Austausch elektroni-scher Rechnungen zwischen Unternehmen. Die sgh betreutKunden aus Handel, Industrie und Verbundgruppen.

profiforms ist Hersteller und technologischer Vorreiter fürOutput-Management-Systeme. profiforms steht für optimalgestaltete Prozesse in der Dokumenten-Ausgabe, Verfügbar-keit und Lastverteilung, ebenso wie für wirkungsvolleKommunikation mit TransPromo oder den Einsatz von WhitePaper Production.

ProfiForms GmbHHeidenheimer Straße 671229 Leonberg

Tel. +49 7152/2990-0Fax +49 7152/[email protected]

SEAL Systems AGLohmühlweg 491341 Röttenbach


SEAL Systems hat Werkzeuge für die Informations- undDokumentenverteilung und für die professionelle Erzeugungund Konvertierung von grafischen Datenformaten aus vielenAnwendungen und Applikationen entwickelt. Mit der PDFLonglife Suite wird die Kompatibilität von PDF für Archivierung(PDF/A) sichergestellt.

PDF/A

Postb

e-arbeitung HEFTER Maschinenbau

GB: HEFTER SystemformAm Mühlbach 683209 Priem


HEFTER Systemform ist seit 40 Jahren weltweit Spezialist fürFalz- und Kuvertiermaschinen, elektronische Brieföffner, sowieMaschinen für die Endlosformularbearbeitung. Eine besondereStärke: Das automatische individuelle Kuvertieren mit OME-/OMR-Steuerzeichen inkl. eigener Software, z.B. fürRechnungen oder Lohn & Gehalt. Der Geschäftsbereich ver-fügt über ein eigenes Servicetechnikernetz.

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Die Zukunft ist CROSSMEDIAL!

Mehr Kontakte, mehr Reichweite, mehr Möglichkeiten zumErreichen Ihrer Zielgruppe Mehr-Wert mit Crossmedia

Mit unserem komplett überarbeiteten Internetauftrittwww.bit-news.de bieten wir Ihnen eine Vielzahl moderner, digitaler Werbeformate.


BIT 2–2015 | 105

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Herausgeber:Dipl.-Kfm. Karl-Heinz Weinbrenner †Dipl.-Kfm. Claudia Weinbrenner-Seibt

Verlagsleitung:Dipl.-Volkswirt Siegfried Elsaß

Redaktion:Torsten Wiegand (verantwortlich)Dw-3771, E-Mail: [email protected]

Anja StapelbroekDw-364, E-Mail: [email protected]

Claudia Weißenfels Dw-317, E-Mail: [email protected]

Anzeigenleitung:Joachim AhnfeldtDw-312, E-Mail: [email protected]

Mediaberatung:Günter AchenbachTelefon: (02369) 2 03 14 40E-Mail: [email protected]

Layout/Herstellung: Ulrike Pfeffer

Erscheinungsweise: 7-mal im Jahr

Ab 1. Januar 2015 ist die Anzeigenpreisliste Nr. 50 gültig.

Erfüllungsort: Leinfelden-EchterdingenGerichtsstand: Stuttgart

Bezugspreis:Zwölf Monate 84,– Euro (inkl. Zustellgebührund 7 % MwSt.), im Ausland zuzüglich 7,80 Euro Porto. Das Abonnement verlängert sich stillschwei-gend um ein weiteres Jahr, wenn es nicht spätestens sechs Wochen vor Ende des Bezugsjahres gekündigt wird.Einzelheftpreis 14,– Euro zuzüglich 1,70 Euro Versandkostenanteil.

Druck:Bosch-Druck GmbHFestplatzstraße 6, 84030 Ergolding

Verlag, Redaktion und Anzeigenverwaltung:bit-Verlag Weinbrenner GmbH Co. KGFasanenweg 18, 70771 Leinfelden-Echterdingen Postfach 10011670745 Leinfelden-Echterdingen

Telefon (0711) 7591-0 Telefax Verlag: (0711) 7591-348 Telefax Leserservice/Abonnement: (0711) 7591-368

Internet:www.bit-news.de

ISSN 1617-9757

Angeschlossen der Informations -gemeinschaft zur Feststellung derVerbreitung von Werbeträgern – Sicherung der Auflagenwahrheit.

Fachgruppe Fachpresse im VerbandDeutscher Zeitschriftenverleger e. V.

Partner-Verbände:

Der BITKOM-Kompetenzbereich ECM ist Medien-partner der BIT.

BIT ist offizielles Verbandsorgan von DOXNET – The Document X-perts Networke. V. Für Mitglieder des Verbandes DOXNETist der Bezug der BIT im Mitgliedsbeitragenthalten.

BIT ist bei den Mitgliedern des FMI – Fachverband für multimediale Informations-verarbeitung e. V. – verbreitet.

BIT ist offizielles Verbandsorgan der PDF Association, einer Initiative der Association for Digital Document Standards.

Wirtschaftsverband Kopie& Medientechnik

Für Mitglieder des VOI – Verband Orga -nisations- und Informationssysteme e.V. – ist der Bezug der BIT im Mitgliedsbeitragenthalten.

Impressum

Die Themen in BIT 3-2015

BIT 3-2015

erscheint am04. Mai 2015

Redaktionsschluss:07. April 2015

Anzeigenschluss:13. April 2015

Geschäftsprozesse

� Mobile Dokumentenprozesse /

Mobile-Device-Management

� Customer-Relationship-Management (CRM)

� Business-Process-Management (BPM)

Output-Management

� Output-Management in der

Kundenkommunikation

� Outsourcing von Dokumentenprozessen

� Output- und Input-Management

106 | BIT 2–2015


B T� Magazin für Geschäftsprozess- und Output-Management

BIT widmet sich dem Themenspektrum Geschäftsprozess-

und Output-Management in allen Facetten – von der

Office-Umgebung über die Druckzentrale in den

Unternehmen bis hin zum Druck- und

Dokumenten-Dienstleister.

BIT bietet wertvolle Informationen für

die Planung, Auswahl und Einführung

von Systemen und Lösungen rund um

Dokumenten- und Informationsprozesse.

BIT zeigt, wie Dokumentenprozesse vom

Eingang bis zum Versand und der Archivie-

rung effizient gestaltet werden können.

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Bitte senden Sie mir die nächsten zwei BIT-Ausgaben kostenlos und portofrei zur Probe.

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� Bitte schicken Sie mir den wöchentlichen, kostenfreien Newsletter

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Damit BIT optimal auf Ihre Informationsbedürfnisse eingehenkann, beantworten Sie uns bitte noch folgende Fragen:

Welcher Branche gehört Ihr Unternehmen an?

_______________________________

Wie viele Angestellte hat Ihr Unternehmen?� 1-19� 20-49� 50-99� 100-199� 200-499� 500-1.000� über 1.000

Was ist Ihre Position bzw. Zuständigkeit im Unternehmen?� Leiter Fachabteilung� Leiter Organisation� Geschäftsprozess-Optimierung� IT-Management� Leiter Rechenzentrum� Leiter Poststelle� Geschäftsführung� Business-Consulting� Output-Management im

Assekuranz- und Finanzsektor� Leiter Druckzentrum oder

Druckdienstleister� Leiter Dokumentendienstleistung

� Verantwortlich für Postauf-bereitung und Versand

� Verantwortlich für Dokumenten- und Output-Management bei Behörden

� Sonstige_____________________

________________________________

In welchen Bereichen interessierenSie sich für Problemlösungen?� Drucken und Kopieren� Dokumenten-Management,

Workflow� Archivieren� Storage-Systeme� E-Prozesse und E-Business� Web-Technologien� SAP R/3� Datenbanken� Output-Management,

Distributed-Output-Management,Elektronische Formulare

� Postbearbeitung� Produktionsdruck,

Print-on-demand� High-Volume-Dokumenten-

Verarbeitung� Andere______________________________________________________

Fax: 0711 /75 91-4 44


Neueste Studien zeigen: Ein effi zientes Dokumentenmanagement kann die Produktivität in einem Unternehmen um bis zu 20 Prozent steigern. Für Sie bedeutet das konkret: ein Extratag pro Woche! Wenn das kein Argument ist. Wir bei Ricoh zeigen Ihnen gerne und ganz genau, wie das geht und wie wir diesen Extra-tag für Sie rausholen. Nehmen Sie uns beim Wort.

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bi 0215 U1 e La 1 26.02.2015 13:28 Seie 1 B T€¦ · BIT 2–2015 |3 d!conomy ist das Top-Thema der CeBIT 2015 – der rasante Einzug von IT und Digitalisierung in alle Bereiche