Briefe und sonstige Word-Dokumente - bücher.de...brief) gestaltet werden. Ein nach diesen DIN-Regeln gestalteter Brief entspricht im Aufbau dem nachfolgend gezeigten Schema. Allerdings

Kapitel 3

Briefe und sonstigeWord-Dokumente

Nach dem Einstieg in Microsoft Word ist es nun an der Zeit,dieses Programm als »Arbeitsmittel« für den täglichen Bedarfzum Schreiben von Briefen oder Rechnungen zu benutzen.Mit der richtigen Anleitung ist dies kein großes Problem, undIhre Dokumente bekommen eine persönliche Note. Hiererfahren Sie, was es bei diesen Dokumenten zu beachten gilt.So ganz nebenbei lernen Sie auch, wie Briefe richtig gestaltetund auf Word abgestimmt werden.

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Ihr Erfolgsbarometer

Das können Sie schon:

Texte bearbeiten 40

Dokument speichern, laden und drucken 45

AutoKorrektur und Rechtschreibprüfung nutzen 56

Eine Einladung erstellen 67

Das Textdokument formatieren 72

Das lernen Sie neu:

So schreiben Sie einen Brief 92

Erstellen von Rechnungen 119

Techniken zur Dokumentgestaltung 126

Gestalten einer Telefonliste 133

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So schreiben Sie einen BriefDie häufigste Tätigkeit mit Word wird wohl das Verfassen von Briefensein. In Firmen werden hierzu typischerweise Briefformulare benutzt.Der Nachteil dabei ist: Sobald sich eine Angabe wie die Adresse oderdie Telefonnummer im Briefformular ändert, müssen Sie die Formularewegwerfen. Daher gehen immer mehr Anwender dazu über, ihre Brief-formulare selbst mit Word zu gestalten. Nachfolgend erfahren Sie, wiesich mit Word Briefe erstellen und ggf. auf Briefformulare abstimmenlassen.

Arbeiten mit Word-DokumentvorlagenUm einen neuen Brief zu schreiben, benötigen Sie ein neues Blatt. Die-ses können Sie über die Schaltfläche Neues leeres Dokument der Stan-dard-Symbolleiste holen. Dann müssen Sie aber (wie bei einer Schreib-maschine) den Brieftext eintippen und entsprechend gestalten. Elegantergeht es jedoch, wenn Sie einen Briefkopf als Vorlage verwenden. Dannbrauchen Sie nur noch die Änderungen einzutragen und erhaltenschneller den fertigen Brief. An dieser Stelle sollen kurz die Schritte skiz-ziert werden, um eventuell ein in Word vorgefertigtes Briefformular zuverwenden.

1 Starten SieMicrosoft Word. 2 Öffnen Sie im

Word-Fenster das MenüDatei, und klicken Sieauf den Befehl Neu.

Word blendet daraufhin den Aufgabenbereich Neues Dokument imrechten Teil des Dokumentfensters ein. Hier entscheiden Sie, wie dasneue Dokument erzeugt werden soll, wobei Sie über die Hyperlinksunter verschiedenen Vorlagen wählen können.

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3 Klicken Sie im Aufgaben-bereich auf den Hyperlink Aufmeinem Computer.

Word öffnet anschließend das Dialogfeld Vorlagen. Hier werden die inWord vordefinierten Dokumentvorlagen auf verschiedenen Register-karten angezeigt.

4 Klicken Sie auf den Registerreiter Briefe & Faxe.

5 Markieren Sie dasSymbol Professioneller Briefmit einem Mausklick.

So schreiben Sie einen Brief

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6 Klicken Sie auf die OK-Schalt-fläche, um das Dialogfeld zuschließen und die Vorlage zu laden.

Microsoft Word legt jetzteine neue Seite an, welchebereits einen fertig vorbe-reiteten Briefbogen enthält.

Sie brauchen jetzt nur nochdiesen Briefbogen mit dennotwendigen Angaben fürAdresse und Absender zuversehen (einfach auf diePlatzhalter klicken und denInhalt ergänzen) sowie Ih-ren Brieftext hinzuzufügen.Fertig ist das Dokument.

Hinweis

Die soeben ausgeführten Schritte sollten Sie sich merken. Über den BefehlNeu im Menü Datei öffnen Sie den Aufgabenbereich. Über dessen HyperlinkAuf meinem Computer erreichen Sie das Dialogfeld Vorlagen, auf dessenRegisterkarten Sie die Symbole für bereits vorbereitete Dokumentvorlagen fin-den. Sie können diese Dokumentvorlagen nutzen, um standardisierte Briefe,Faxnachrichten, Lebensläufe, Berichte und andere Schriftstücke anzulegen.Der Vorteil dieser Dokumentvorlagen: Sie müssen dann nur noch das Schrift-stück an Ihre Bedürfnisse anpassen (indem Sie beispielsweise den Text hinzu-fügen). Der Nachteil: Die von Microsoft mitgelieferten Dokumentvorlagensind nicht unbedingt optimal für den täglichen Gebrauch geeignet. Geschäfts-briefe entsprechen zum Beispiel nicht den in Deutschland gebräuchlichenVorgaben. Daher wird nachfolgend ein Ansatz gezeigt, wie Sie eigene Vorla-gen erzeugen können.

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Eine eigene Briefvorlage erstellenUm professionell und rationell mit Word zu arbeiten, sollten Sie Ihreeigenen Briefvorlagen (bzw. Vorlagen für andere Dokumente) erstellen.Dann können Sie die Vorlagen an Ihre Anforderungen anpassen (indemz. B. der Absender bereits im Briefkopf vorgegeben wird). Auf diese Wei-se habe ich mir Vorlagen für Privat- und Geschäftsbriefe, Faxe, Rech-nungen usw. erstellt. Dies ist nicht sonderlich schwierig.

Hinweis

Bei privaten Briefen sind Sie in der Gestaltung der Vorlage weitgehend frei. ImGeschäftsverkehr sollten Briefe nach DIN 5008 (Schreib- und Gestaltungs-regeln für die Textverarbeitung) und DIN 676 (Gestaltung/Abstände Geschäfts-brief) gestaltet werden. Ein nach diesen DIN-Regeln gestalteter Brief entsprichtim Aufbau dem nachfolgend gezeigten Schema. Allerdings musste der Brief-bogen aus Platzgründen etwas in der Höhe gekürzt werden.


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Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen eigenen Briefkopf alsVorlage anzufertigen:

Ein DIN-A4-Blatt ist 21 cm breit und 29,7 cm lang, wobei die ersten 4,5 cm imDIN-Brief zur freien Gestaltung des Briefkopfes reserviert sind. Die DIN legtden Rand für den Brief mit mindestens 2,4 cm links und 0,81 cm rechts fest.Als Schriftgrad ist ein Wert von mindestens 10 Punkt vorgegeben. Häufig be-ginnt man bereits bei 1,67 cm vom oberen Rand mit dem Firmenkopf. EineOrtsangabe mit Datumszeile wird dann in der gleichen Zeile mit einemTabulatorabstand von 10,16 cm bezogen auf den linken Blattrand angeordnet.Das Anschriftenfeld mit der Empfängeradresse beginnt 5,08 cm vom oberensowie 2,41 cm vom linken Rand und weist neun Zeilen auf. Die erste Zeileenthält die Versandart (z. B. Einschreiben). Die letzte Zeile ist der (übrigensnicht mehr fett oder unterstrichen hervorgehobenen) Ortsangabe vorbehalten.Weitere Bestandteile des Briefes sind Bezugs- und Betreffzeilen, die Anrede,die Grußformel, Unterschriftenfeld und die Anlagen. Diese Bestandteile wer-den durch eine vorgegebene Anzahl an Leerzeilen getrennt. Da beim Aus-druck die Absatzmarken nicht angezeigt werden, habe ich in nachfolgendemSchema die Leerzeilen durch kleine Punkte markiert. Die Fußzeile am unterenRand ist nach DIN frei gestaltbar.

Benötigen Sie eine abweichende Vorlage, lassen Sie die entsprechenden Ele-mente einfach weg. Drucken Sie beispielsweise auf Briefbögen mit fertigemFirmenkopf, entfallen die Schritte zur Definition des Briefkopfes. BenötigenSie keine Bankverbindung, lassen Sie die Fußzeile weg. Weiterhin können Siedie Bezugszeile mit dem Text »Ihre Zeichen« entfallen lassen. Setzen Siestattdessen am rechten Rand den Text »Ort, den [Datum]« in die betreffendeZeile ein. Auf diese Weise können Sie sich sehr schnell individuelle Vorlagenschaffen.

1 Klicken Sie imWord-Fenster auf dieSchaltfläche , um einneues leeres Blatt zurGestaltung der Vorlageanzulegen.

2 Klicken Sie imWord-Fenster auf dieSchaltfläche .

Dies sorgt für die Anzeige der verborgenen Zeichen der Absatzmarken.

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3 Klicken Sie in der linkenunteren Ecke des Dokument-fensters auf die SchaltflächeSeitenlayoutansicht.

4 Markieren Siedie erste Absatzmarkeim Dokument.

5 Setzen Sie die Schriftart auf Times NewRoman und den Schriftgrad auf 10 Punkt.

Diese Vorbereitungen helfen Ihnen bei den nachfolgenden Schritten.Die Umschaltung auf die Seitenlayoutansicht bewirkt beispielsweise dieAnzeige des horizontalen und vertikalen Lineals. Mit der Umsetzungder Schriftart und des Schriftgrads stellen Sie sicher, dass die Brieftextein einer vernünftigen Buchstabengröße ausgedruckt werden. Bei Bedarfkönnen Sie ja den Schriftgrad von 10 auf 11 Punkt erhöhen.

Hinweis

Fehlt bei Ihnen das vertikale Lineal? Dann wählen Sie im Menü Extras denBefehl Optionen. Im Dialogfeld Optionen markieren Sie auf der RegisterkarteAnsicht das Kontrollkästchen Vertikales Lineal (nur Seitenlayout). Sobald Siedas Dialogfeld über die OK-Schaltfläche schließen, sollte das Lineal angezeigtwerden. Die Anzeige der Lineale lässt sich über den Befehl Lineal im MenüAnsicht zu- oder abschalten.Möchten Sie die Ränder der Vorlage durch eine gestrichelte Linie hervorhe-ben? Dann wählen Sie im Menü Extras den Befehl Optionen. Auf der Register-karte Ansicht ist das Kontrollkästchen Textbegrenzungen in der Gruppe Sei-ten- und Weblayoutoptionen zu markieren. Sobald Sie die Registerkarte überdie OK-Schaltfläche schließen, blendet Word die Begrenzungslinien ein.


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Die Seitenränder kontrollierenWord setzt die Seitenränder zwar standardmäßig so, dass diese in denDIN-Vorgaben liegen. Bevor Sie mit der Gestaltung des Briefbogens be-ginnen, sollten Sie diese Einstellung aber zur Sicherheit kontrollieren.

1 Wählen Sie imMenü Datei denBefehl Seite ein-richten.

2 Setzen Sie ggf. auf der RegisterkarteSeitenränder die Einstellungen für Links undRechts so, dass diese DIN-konform sind.

3 Schließen Sie dieRegisterkarte über dieOK-Schaltfläche.

Hinweis

Die hier gezeigten Einstellungen entsprechen der DIN 5008. Mit einem linkenRand von 2,5 cm liegt auch die Fluchtlinie so, dass die Texte im Anschriften-feld im Fenster des Kuverts (linker Rand 2,41 cm) erscheinen.

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So können Sie den Briefkopf anlegen ...Ein Brief enthält meist Elemente (z. B. die Absenderangabe), die niemalsoder nur selten geändert werden. Diese Teile des Briefes sollten Sie voreiner unbeabsichtigten Veränderung schützen. Hierzu können Sie inWord Kopf- und Fußzeilen nutzen.

1 Wählen Sie im Menü Ansicht den BefehlKopf- und Fußzeile aus. Falls dieser Befehlfehlt, klicken Sie am unteren Menürand auf dasSymbol , um die momentan nicht sichtbarenMenübefehle einzublenden.

Jetzt können Sie den Briefkopf mit Firmenname und Absender gestalten.Da die DIN 5008 nichts über die Kopfzeile sagt, dürfen Sie Ihre Adresselinksbündig oder zentriert anordnen. Bei einem privaten Brief könnenSie die Absenderangabe linksbündig anordnen und in der ersten Zeilebei der Tabulatorposition 10,16 cm von links noch die Datumsangabe(der Art »Ort, den [Datum]« hinzufügen. In diesem Beispiel soll dieAdresse am rechten oberen Rand stehen. Der Text für die Absender-angabe beginnt üblicherweise bei 1,67 cm vom oberen Rand (das kön-nen Sie ggf. über den Absatzabstand der ersten Zeile anpassen).

2 Klicken Sie im horizonta-len Lineal auf den unteren Randunterhalb der Ziffer 11.

Dies erzeugt einen Tabulatorstopp an dieser Position. Drücken Sie jetztdie T-Taste, damit der Textcursor an die vordefinierten Tabulatorstoppsspringt. Dies ist hilfreich, wenn Sie beispielsweise Texte am rechten obe-ren Rand des Briefkopfes anordnen möchten.


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3 Geben Sie jetzt den Text für den Briefkopf gemäß der nebenste-henden Darstellung ein.

Die Zeilen werden jeweils durch Drücken der T-Taste nach rechtseingerückt.

4 Markieren Sie dieZeilen, und weisen Siediesen ggf. ein Format zu.

Der Briefkopf könnte dann folgendermaßen aus-sehen.

Hier wurde noch die Telefonnummer der Zen-trale als separate Zeile eingefügt. Weiterhin wur-den die Zeilen mit unterschiedlichen Schriftgra-den versehen sowie durch größere Absatzabstände (es lassen sich auchLeerzeilen nutzen) getrennt. Bei Bedarf können Sie noch eine E-Mail-Adresse hinzufügen.

Hinweis

Bei der Gestaltung der Kopfzeile sollten Sie lediglichbeachten, dass diese nach DIN 5008 eine Höhe von4,5 cm besitzt.

... und so das Anschriftenfeld gestaltenJetzt gilt es das Anschriftenfeld samt Absender- und Empfängerangabeim Fenster des Briefumschlags zu positionieren. Gemäß DIN 5008 istder linke Rand bei 2,41 cm und der rechte Rand bei 10,03 cm zu set-zen. Der Abstand der ersten Zeile zum oberen Rand muss 5,08 cm be-tragen.

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Der linke Rand der Briefvorlage ist bei einem leeren Word-Dokumentmit 2,5 cm bereits korrekt eingerichtet. Über einige Leerzeilen lässt sichdie Absenderangabe an den oberen Rand des Anschriftenfelds verschie-ben.

Hinweis

Sie können sich puritanisch an die DIN 5008 halten und die Position desAnschriftenfelds per Positionsrahmen millimetergenau bei 5,08 cm über denAbsatzabstand ausrichten (siehe Kapitel 2). Aus praktischen Erwägungen be-nutze ich hier jedoch eine Technik, die lediglich sicherstellt, dass dieAdressangaben (auch bei ungenauer Faltung) im Fensterkuvert erscheinen,aber ggf. einige Millimeter von den DIN-Regeln abweichen. Weiterhin wirdhier auch eine (nach DIN 5008 nicht vorgeschriebene) Absenderangabe imFenster positioniert.

1 Drücken Sie mehrfach die Taste[, bis in der Statusleiste ungefährdie Maßangabe Bei 5,3 cm erscheint.

Die vertikale Abstandsangabe kann je nach gewähltem Schriftgrad et-was schwanken. Wichtig ist lediglich, dass der Mindestabstand zumoberen Rand erreicht wird.


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2 Tippen Sie jetzt die Absender-angabe ein, und formatieren Siediese mit einem Schriftgrad von9 Punkt und unterstrichen.

Mit diesen drei Schritten haben Sie die Absenderangabe so im Briefkopfangeordnet, dass diese später im Fensterumschlag zu sehen ist. Sie spa-ren sich folglich das Beschriften der Briefumschläge mit der Adresse.Sofern Sie Briefumschläge mit aufgedruckter Absenderangabe verwen-den, lassen Sie die Zeile mit der Absenderangabe einfach leer.

Hinweis

Die restlichen Zeilen für die Adressangabe bleiben hier noch unberücksich-tigt, da diese Zeilen in der Dokumentebene liegen müssen. Durch die Eingabeder Absenderadresse im Dokumentkopf haben wir aber erreicht, dass diesevor einer unbeabsichtigten Änderung geschützt ist.

... sowie die Fußzeile ergänzenDie Fußzeile eines Briefes wird häufig genutzt, um Bankverbindungenoder andere Angaben (z. B. zur Geschäftsführung) anzugeben. MöchtenSie diesen Bereich nutzen? Dann führen Sie jetzt die folgenden Schritteaus:

1 Klicken Sie in der Symbolleiste Kopf- undFußzeile auf die nebenstehende Schaltfläche, oderblättern Sie zum Seitenende, und stellen Sie sicher,dass die Absatzmarke in der Fußzeile markiert ist.

Word zeigt jetzt die Fußzeile an. Um den Inhalt der Fußzeile besserpflegen und anordnen zu können, soll eine Tabelle eingefügt werden.Eine Tabelle besteht dabei aus Zeilen und Spalten. In jede Tabellenzellekönnen Sie einen Text einfügen. Dadurch lassen sich sehr einfach Textespaltenweise anordnen. Um eine Tabelle einzufügen, sind die folgen-den Schritte auszuführen:

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2 Klicken Sie in derStandard-Symbolleisteauf die SchaltflächeTabelle einfügen.

3 Sobald Word einePalette zur Auswahl derTabellengröße öffnet, ziehenSie die Maus so über dieFelder der Palette, dass 2 x 4Zellen markiert sind.

Sobald Sie die Maustaste loslassen, legt Word in der Fußzeile eine Ta-belle an. Was stört, ist allerdings die Rahmenlinie, mit der die Tabelleausgestattet ist. Diese Linie soll jetzt entfernt werden.

4 Markieren Sie die gesamte Tabelle (indem Siebeispielsweise vor die erste Zelle klicken und danndie Maus bei gedrückter linker Maustaste eine Zeiletiefer ziehen).


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5 Öffnen Sie die Palette derSchaltfläche für Rahmenlinienund klicken Sie auf die Schalt-fläche Kein Rahmen. 6 Klicken Sie auf den

Fußbereich unterhalb derTabelle, um die Markie-rung aufzuheben.

Windows entfernt jetzt die schwarzen Linien aus der Tabelle und zeigtstattdessen graue Linien (auch als Gitternetzlinien bezeichnet). Diesegeben lediglich einen Hinweis auf die Tabellenstruktur und werdennicht mit ausgedruckt.

Hinweis

Die Schaltfläche zum Setzen der Rahmen-linien behält die zuletzt gewählte Rahmen-art bei (erkennbar am stilisierten Symbol derSchaltfläche).

Hinweis

Sind die grauen Gitternetzlinien zur Anzei-ge der Tabellenstruktur nicht zu sehen?Dann wählen Sie im Menü Tabelle den Be-fehl Gitternetzlinien anzeigen.

7 Klicken Sie jetzt in die einzelnen Zellen der Tabelle, geben Sieden gewünschten Text für die Fußzeile ein, und formatieren Sie ihn(z. B. mit einer 10-Punkt-Schrift).

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8 Ist die Fußzeile des Dokuments fertig,schließen Sie die Anzeige des Kopf-/Fuß-zeilenbereichs durch Anklicken der Schalt-fläche Schließen in der Symbolleiste.

Word zeigt Ihnen jetzt wieder das Dokumentfenster mit dem Bereichzur Texteingabe an. Der von Ihnen im Kopf-/Fußbereich eingetrageneText wird grau abgeblendet dargestellt, d.h. er wird durch Word ge-schützt. Nur wenn der Benutzer die Kopf-/Fußzeile per Doppelklick an-wählt oder die Anzeige dieser Zeilen einschaltet, lässt sich der Text ver-ändern.

Hinweis

Durch die Tabellenstruktur lassen sich dieEingaben im Fußbereich leicht formatie-ren und anordnen. Benötigen Sie denFußbereich nicht, übergehen Sie die obi-gen Schritte oder lassen die Tabelle leer.

Knick- und Falzmarken gefällig?Vorgedruckte Formulare und Briefköpfe zeichnen sich durch ein-gedruckte Knick- und Falzmarken aus. Dies erleichtert das Kuvertieren


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der Briefe sowie das Lochen zum Einheften. Wäre es nicht super, wennIhre Briefvorlage mit solchen Marken versehen wäre? Falls Sie dieseMarken wünschen, führen Sie zusätzlich die folgenden Schritte aus.

1 Doppelklicken Sie imDokumentkopf auf den grauabgeblendeten Text der Kopfzeile.

Mit diesem Trick wechselt Word direkt zur Bearbeitung der Kopf-/Fuß-zeile. Dies funktioniert aber nur, wenn bereits eine Kopfzeile existiert.

2 Klicken Sie in derStandard-Symbolleiste aufdie Schaltfläche Zeichnen.

Word blendet jetzt (meist am unteren Fensterrand) die Symbolleiste mitden Schaltflächen der Zeichenfunktionen ein.

3 Klicken Sie aufdie Schaltfläche Linie.

Solange diese Schaltfläche »markiert« dargestellt wird, können Sie Lini-en im Dokument ziehen.

4 Klicken Sie jetzt mit derMaus am äußersten linkenBlattrand auf die vertikale Posi-tion bei ca. 10,5 cm (bezogenauf den oberen Blattrand).

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5 Halten Sie die linke Maus-taste gedrückt, und ziehen Sieeine kurze horizontale Linie.

Sobald Sie die linke Maustaste loslassen, fügt Word eine kurze schwarzeLinie an den linken Blattrand an. Dies ist die Position der Falzmarke,d. h., hier muss der spätere Brief zum Kuvertieren gefaltet werden.

Die Feinpositionierung dieser Marke per Maus auf die vorgeschriebe-nen Abstände ist fast unmöglich. Deshalb führen Sie jetzt die folgendenZusatzschritte aus.

1 Klicken Sie mitder rechten Maustasteauf die Linie.

2 Wählen Sie im Kontextmenü denBefehl AutoForm formatieren.

3 Stellen Sie auf der Registerkarte Größe die Höheauf 0 cm und die Breite auf 0,5 cm ein.

4 Wechseln Sie zur Register-karte Layout, und klicken Sie dortauf die Schaltfläche Weitere.


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5 In der Gruppe Horizontal markieren Sie dasOptionsfeld Absolute Position und stellen die Positionauf 0,5 cm rechts von Seite ein.

6 Markieren Sie in der GruppeVertikal das Optionsfeld AbsolutePosition und stellen die Positionauf 10,5 cm unterhalb Seite ein.

7 Markieren Siedas KontrollkästchenVerankern. 8 Schließen Sie alle

geöffneten Dialog-felder über die OK-Schaltfläche.

Mit dieser Technik haben Sie die obere Falzmarke am linken Rand posi-tioniert. Wichtig ist dabei Schritt 7, der die Linie an der absoluten Positi-on verankert.

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1 Um die Knickmarke zum Lochen derBlätter zu setzen, wiederholen Sie dieobigen Schritte. Dieser Strich muss auf dervertikalen Position 14,85 cm bezogen aufden oberen Blattrand angeordnet werden.

2 Bei Bedarf können Sie nocheine zweite Falzmarke 21 cmvom oberen Rand einfügen.

3 Dann klicken Sie inder Symbolleiste Kopf- undFußzeile auf die Schalt-fläche Schließen.

Word kehrt zum Dokumentbereich zurück.

Das Anschriftenfeld im Briefkopf einfügenDas Anschriftenfeld gehört zu den Briefteilen, die sich ständig ändern.Daher muss dieses in den normalen Dokumentteil eingefügt werden.Für die nächsten Schritte ist daher wichtig, dass der Bearbeitungsmodusfür die Kopf-/Fußzeile beendet ist. Falls nein, führen Sie den letztenSchritt im vorherigen Abschnitt aus.

Hinweis

Nach DIN 5008 sind für das Anschriftenfeld neun Zeilen vorgesehen (wobeidie erste Zeile die Versandart enthält). Im aktuellen Entwurf wurde hier aberdie Absenderangabe (über die Kopfzeile) eingefügt. Die restlichen Zeilen sindfür die Versandart, besondere Verfügungsformen, den Firmennamen bzw. dieAnrede, die Straßen- und Ortsangaben vorgesehen. Bei deutschen Adressensollten Straßen- und Ortsnamen durch eine Leerzeile getrennt werden.

Durch die Gestaltung der Absenderangabe im Kopfbereich des Brief-entwurfs beginnt die erste Zeile des Dokumentbereichs bereits an der


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richtigen Position im Anschriftenfeld. Da die Absenderangabe bereitsvorhanden ist, verbleiben noch acht Zeilen für die Empfängerangabe.

1 Drücken Sie zweimal die[-Taste, um zwei Leerzeilenzwischen Absender und Anredeeinzufügen.

2 Geben Sie am besten eineBeispieladresse gemäß neben-stehender Darstellung ein.

Bezugszeile und Betreff eingebenGeschäftsbriefe weisen in der Regel eine Bezugszeile auf, in derSachbearbeiterzeichen für den Schriftwechsel, Telefonnummern, An-sprechpartner etc. angegeben werden. Zur Gestaltung dieser Bezugs-zeile sind folgende Schritte auszuführen.

Hinweis

Wenn Sie eine Empfängerangabe in der Vorlage eintragen, ist bei der späterenVerwendung sofort klar, was in welche Zeile soll. Der Briefschreiber brauchtnur noch auf die Textzeile zu klicken und den Text zu ersetzen bzw. zu über-schreiben, die Formatierung bleibt dabei erhalten. Die DIN und der Dudensehen keine Hervorhebung des Ortsnamens bzw. eine Unterstreichung vor.Durch die Abtrennung zum Ortsnamen per Leerzeile ist eine genügende Un-terscheidung gegeben. Auch die Voranstellung des Länderkennzeichens (D,A, CH) ist bei Adressen innerhalb des Landes nicht mehr vorgesehen. Lediglichbeim grenzüberschreitenden Verkehr werden die Zusätze vor die Postleitzahlgestellt. Wenn Sie die Positionierung der Empfängerangaben auf den Millime-ter bevorzugen, können Sie das Empfängerfeld mittels eines Textfelds in denBrief einfügen. Da dies aber in der Regel überflüssig ist, möchte ich auf dieDiskussion der betreffenden Technik an dieser Stelle verzichten.

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1 Fügen Sie vierLeerzeilen unterhalbder Ortsangabe desAnschriftenfelds ein. 2 Klicken Sie auf

die dritte Absatzmarke.

3 Fügen Sie jetzt eine Tabelle mitvier Spalten und zwei Zeilen in dasDokument ein. Blenden Sie außerdem –wie weiter oben gezeigt – dieGitternetzlinien der Tabelle aus.

4 Tragen Sie in derTabelle die Texte gemäß derfolgenden Darstellung ein.

Hinweis

Beim Einfügen einer Tabelle sollten Sie immer dafür sorgen, dass unterhalbder Tabelle eine Absatzmarke existiert. Dies erlaubt Ihnen, auch Text hinterder Tabelle zu schreiben. Die Techniken zum Arbeiten mit Tabellen haben Siebei der Gestaltung der Fußzeile kennen gelernt. Um einen Eintrag in der Ta-belle vorzunehmen, klicken Sie lediglich die betreffende Zelle an. Die Texteder oberen Spalte sollten Sie nach der Eingabe markieren und mit einemSchriftgrad von 8 Punkt versehen. Die untere Textzeile behält dagegen einenSchriftgrad von 10 Punkt bei. Sie können beim Gestalten der Tabelle bereitsalles eintragen, was sich nicht oder selten ändert (z. B. die Angabe der Spalte»Unser Zeichen« oder Telefonnummer und Name).


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Eine Besonderheit stellt noch die Datumsangabe ganz rechts dar. DieDIN sieht die amerikanische Schreibweise (Jahr, Monat, Tag) in der Art2003-07-06 vor. Diese Schreibweise hat sich aber bisher in Deutsch-land nicht durchgesetzt. Daher wurde in unserem Entwurf die »klassi-sche« Schreibweise mit Tag, Monat, Jahr benutzt. Sie können dieDatumsangabe fest im Briefbogen vorgeben bzw. weglassen. Dann müs-sen Sie das Datum beim Schreiben eines Briefes nachtragen. Dies kannmanuell oder über den Befehl Datum und Uhrzeit im Menü Einfügenerfolgen. Es besteht aber auch die Möglichkeit, die Datumsangabe alsFeld einzufügen und automatisch durch Word beim Anlegen des neuenDokuments aktualisieren zu lassen.

Die DIN 5008 kennt eine Kurzform sowie die hier gezeigte Langform für dieBezugszeile. Die Spalten besitzen folgende Abstände vom linken Seitenrand:2,41; 7,49; 12,57 und 17,65 cm. Sie sollten daher die Zellbreiten über dashorizontale Lineal kontrollieren und ggf. anpassen. Viele Anwender verwen-den zum Aufbau der Bezugszeile keine Tabelle, sondern Tabstopps. Ich be-vorzuge aber Tabellen, da diese recht problemlos zweizeilige Einträge in ei-nem Feld zulassen.

Hinweis

Beim privaten Briefbogen können Sie die Datumsangabe, wie oben erwähnt,in der Kopfzeile hinterlegen. Um das Datum besser aktualisieren zu können,bevorzuge ich es jedoch, die Orts- und Datumsangabe unterhalb der letztenZeile des Empfängerfelds rechtsbündig eingerückt anzuordnen. Dann gehörtdie Zeile zum Brief und kann ohne Umschaltung zur Kopfzeile verändert wer-den.

Der Vorteil eines Datumsfelds ist, dass der Brief immer ein aktuelles Datumträgt. Wenn Sie den Brief ausdrucken und abheften, ist dies kein Problem.Speichern Sie die Briefe und laden diese später erneut, wird natürlich dasDatum ein weiteres Mal aktualisiert. Sie können dann ggf. nicht mehr kontrol-lieren, wann der Brief geschrieben wurde. Dieser Nachteil lässt sich aber kor-rigieren, indem Sie das Datumsfeld beim Anlegen des neuen Briefes einfrie-ren. Hierzu markieren Sie das (Datums-)Feld und drücken die Tastenkombina-tion S+H+).

Möchten Sie ein aktualisierbares Datumsfeld in den Briefbogen einfü-gen, führen Sie folgende Schritte aus.

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1 Klicken Sie in dieTabellenzelle, in der dasDatum erscheinen soll. 2 Wählen Sie im Menü

Einfügen den Befehl Feld (ggf.die momentan nicht ange-zeigten Menübefehle einblen-den lassen, falls der EintragFeld im Menü fehlt).

Word öffnet jetzt das Dialogfeld Feld, in dem Sie den einzufügendenFeldnamen wählen.

3 Wählen Sie im Listenfeld Kategorien den EintragDatum und Uhrzeit aus.

4 Wählen Sie inder Spalte Feldnamenden Eintrag Date. 5 Wählen Sie

unter Datumsformatedas gewünschteFormat aus.


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6 Schließen Sie dasDialogfeld über dieOK-Schaltfläche.

Word fügt jetzt das Feld in die Tabellenzelle ein. Bei der Dokument-anzeige sehen Sie dann an der betreffenden Stelle das aktuelle Datum.

Was ist das?

Ein Feld ist eine Art Platzhalter mit einer hinterlegten Funktion, den Word indas Dokument einfügt. Die Funktion bewirkt dann, dass der Platzhalter durcheinen Wert ersetzt wird. Im obigen Fall liefert das Feld das aktuelle Datum,welches bei jedem Aufruf des Briefentwurfs automatisch aktualisiert wird. Einmarkiertes Feld können Sie durch Drücken der Funktionstaste ) aktualisie-ren. Durch Drücken der Tastenkombination H+) lässt sich zwischen derAnzeige der Felddefinition und des Feldwerts umschalten.

Hinweis

Möchten Sie lediglich einen Privatbrief verfassen? Dann ist die Angabe derBezugszeile nutzlos. In diesem Fall verzichten Sie auf die Tabelle. Stattdessenfügen Sie der ersten Kopfzeile den Text »Ort, den ...« an. Anstelle der dreiPünktchen fügen Sie ebenfalls ein Datumsfeld ein. Sie können diese Zeiledann rechtsbündig ausrichten lassen oder mit der Tabulatortaste nach rechtseinziehen.

Bleibt jetzt noch die Betreffzeile einzufügen. Diese wird in der Regelzwei Zeilen unterhalb der Bezugszeile angeordnet und fett formatiert.

1 Fügen Sie unterhalbder Tabelle mit der Bezugs-zeile zwei Leerzeilen ein. 2 Tippen Sie das

Wort »Betreff« ein.

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3 Markieren Sie dieZeile und formatierenSie diese fett.

An dieser Stelle kann später beim Schreiben des Briefes ein kurzer Satz,der den Betreff des Briefes angibt, eingefügt werden. Mit diesem Schrittist der Briefkopf fertig.

Anrede, Brieftext und GrußformelUm das Schreiben der späteren Briefe zu erleichtern, empfehle ich Ih-nen, auch einen Rumpftext mit der Anrede, einen kurzen Satz als Brief-text und die Grußformel für den Abschluss hinzuzufügen. Weiterhinkönnen Sie noch den Begriff »Anlagen« am Briefende aufnehmen.

1 Fügen Sie unterhalbder Betreffzeile zweiweitere Leerzeilen ein. 2 Geben Sie den Text »Sehr

geehrte Damen und Herren,«in eine getrennte Zeile ein.

3 Fügen Sie jetzt einige Leer-zeilen ein. Diese dienen später zurAufnahme des Brieftextes.

4 Geben Sie am unteren Randeine Grußformel wie »Mit freund-lichen Grüßen« ein.

5 Fügen Sie einige Leerzeilenund dann das Wort »Anlage« inFettschrift ein.


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Der Rest des Briefentwurfs sieht jetzt folgendermaßen aus.

Speichern des Entwurfs als DokumentvorlageHaben Sie den Briefentwurf gemäß den obigen Ausführungen erstellt?Dann ist es Zeit, diesen Entwurf in Form einer Dokumentvorlage zuspeichern. Dies funktioniert fast genauso wie das Speichern einer nor-malen Dokumentdatei.

Hinweis

Beachten Sie beim Schreiben des Briefes,dass die Anrede mit einem Komma abge-schlossen und mit einer Leerzeile vomBrieftext getrennt wird. Das erste Wortdes Folgesatzes schreibt man klein (au-ßer Anredefürwort und Substantiv).

1 Wählen Sie imMenü Datei den BefehlSpeichern unter.

Word öffnet jetztdas DialogfeldSpeichern unter.

2 Stellen Sie als Dateityp Dokumentvorlage (*.dot) ein.

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Hinweis

Sobald Sie den Dateityp auswählen, verwendet Word automatisch den Ord-ner, in dem Vorlagen gespeichert sind. Im Feld Speichern in sehen Sie denOrdner Vorlagen. Die Lage dieses Ordners lässt sich auf der RegisterkarteSpeicherort für Dateien in der Zeile Benutzervorlagen einstellen. Die Register-karte rufen Sie über den Befehl Optionen im Menü Extras ab. Sofern Sie andiesen Einstellungen nichts geändert haben, besteht aber keine Notwendig-keit, den Ordner zu wechseln.

Über die Schaltfläche Neuen Ordner erstellen des Dialogfelds können Sieneue Unterordner (z. B. Privatbrief, Bürovorlagen etc.) anlegen. Die Unter-ordner erlauben, die Vorlagen in Kategorien aufzuteilen. Jeder Unterordnerwird später im Word-Dialogfeld Vorlagen als eigene Registerkarte angezeigt.

3 Tragen Sie jetzt im Feld Dateinameeinen Namen (z. B. Briefvorlage.dot) ein(bei Bedarf können Sie noch in einenUnterordner wechseln, um die Vorlageeiner Kategorie zuzuordnen).

4 Klicken Sie auf dieSchaltfläche Speichern.

5 Schließen Sie dasDokumentfenster.

Word legt beim Speichern das Dokument als Vorlage ab.

Einen Brief verfassenWenn Sie anschließend einen Brief mit dieser Vorlage erstellen möch-ten, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1 Wählen Sie im MenüDatei den Befehl Neu.


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2 Wählen Sie im Aufgaben-bereich den Hyperlink Aufmeinem Computer.

3 Wählen Sie im Dialogfeld Vorlagen die RegisterkarteAllgemein (oder die Registerkarte der Kategorie, unter derdie Vorlage gespeichert wurde).

4 Klicken Sie auf dasSymbol der Vorlage und dannauf die OK-Schaltfläche.

Word lädt den Inhalt der Vorlage und zeigt den Text als Dokument an.Sie brauchen nur noch die Ergänzungen im Anschriftenfeld vorzuneh-men und den Brieftext zu schreiben.

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Dies entspricht der am Kapitelanfang besprochenen Vorgehensweisebeim Arbeiten mit den Word-Dokumentvorlagen. Sie sehen, es ist nichtsonderlich schwer, eine eigene Dokumentvorlage zu erstellen. Sie ent-werfen einfach ein Musterdokument. Hierbei wenden Sie die Funktio-nen an, die Ihnen Word zur Dokumentgestaltung und Formatierung bie-tet. Anschließend speichern Sie das Ergebnis als .dot-Datei in denOrdner Vorlagen (oder in dessen Unterordner). Auf diese Weise könnenSie verschiedene Vorlagen für Geschäftsbriefe, Rechnungen, Privatbrie-fe, Faxe usw. anlegen. Einfacher kann man es kaum noch haben.

Erstellen von RechnungenEin weiterer häufig benutzter Dokumenttyp stellen Rechnungen dar. ImGrunde handelt es sich um einen Brief, in dem die Rechnungsbeträgeaufgeführt und zum Schluss summiert werden. Für diesen Zweck lässtsich Word verwenden. Einen Großteil der erforderlichen Funktionenhaben Sie bereits in den vorherigen Kapiteln und Abschnitten kennengelernt. Nachfolgend wird Ihnen exemplarisch gezeigt, wie Sie mitWord und der gerade erstellten Briefvorlage eine Rechnung schreiben.

1 Starten Sie Word, und laden Sie ein neuesDokument unter Verwendung der auf denvorherigen Seiten erstellten Dokumentvorlage.

Erstellen von Rechnungen

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2 Tragen Sie die Empfängeradresse ein.

3 Passen Sie ggf. dieDaten der Bezugszeile an.

4 Fügen Sie in dieBetreffzeile dieRechnungsnummer ein. 5 Geben Sie einen Text

für die Rechnung ein.

Nach diesen Vorbereitungen können Sie im Textteil die einzelnenRechnungspositionen auflisten sowie die Einzelsummen und die Ge-samtsumme bestimmen. Um sich diese Arbeit zu erleichtern, empfehleich Ihnen, eine einfache Tabelle mit drei Spalten zu verwenden.

6 Fügen Sie eine Tabellemit drei Spalten und einerZeile in den Textbereich ein.

7 Markieren Sie bei Bedarfdie Tabelle, und löschen Siedie Rahmenlinien.

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Die einzelnen Schritte wurden auf den vorhergehenden Seiten beim An-legen der Briefvorlage skizziert (siehe oben).

8 Zeigen Sie auf die vertikaleTrennlinie zwischen den Tabellen-zellen, und ziehen Sie diese perMaus in die gewünschte Richtungnach links oder rechts.

Auf diese Weise passen Sie die Breite der einzelnen Tabellenspalten an.

9 Tragen Sie die Spaltenüber-schriften »Pos.«, »Bezeichnung«und »Betrag« in die erste Zeileder Tabelle ein, und formatierenSie diese bei Bedarf.

10 Anschließend gebenSie die einzelnen Rechnungs-positionen ein.

Hinweis

Durch Drücken der T-Taste können Sie jeweils von einer Tabellenzelle zurrechts danebenliegenden Zelle wechseln. Die Tastenkombination H+Tverschiebt den Textcursor dagegen zur links befindlichen Zelle. Erreichen Siedas Tabellenende, verschiebt die T-Taste den Cursor in die erste Zelle derdarunter liegenden Zelle. Erreichen Sie die Tabellenzelle in der rechten unte-ren Ecke und drücken dort die T-Taste, legt Word automatisch eine neueTabellenzeile an. Alternativ können Sie die jeweiligen Zellen direkt durchAnklicken mit der Maus markieren und dann den Zellinhalt eingeben.

Formatieren Sie die letzte Zeile einer Tabelle oder den letzten Absatz einesDokuments, wird das Format beim Drücken der [-Taste in die Folgezeileübernommen. Sie können dies verhindern, indem Sie vor dem Formatierender betreffenden Zeile bereits die Folgezeile erzeugen.

Wenn Sie alles richtig machen, sollte die Tabelle dann den folgendenAufbau besitzen.


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Die Tabelle erlaubt Ihnen, die einzelnenRechnungspositionen exakt untereinan-der in einer Liste aufzuführen. Die Preisestehen in der letzten Spalte.

Währungsbeträge ausrichtenDie Überschrift »Betrag« lässt sich in der gezeigten Tabelle zentriert inder Tabellenspalte anordnen. Beim Ausrichten der Währungsbeträgehilft das Zentrieren aber nicht. Sie müssen die Zahlen vielmehr amDezimalpunkt ausrichten.

Hinweis

Die Währungsbeträgewurden bereits mit demEurosymbol (Tastenkom-bination G+e) ver-sehen.

1 Klicken Sie auf diebetreffende Zelle derTabelle, und wählen Siedie Schaltfläche Zentriert.

Jetzt wird der Zellinhalt »Betrag« zentriert angeordnet. Nun gilt es nochdie Währungsbeträge korrekt auszurichten. Dies soll nun mit Tabulator-stopps (siehe Kapitel 2) erfolgen.

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3 Wählen Sie jetzt amlinken Rand des horizonta-len Lineals den Tabstoppdezimal (mehrfach auf dasFeld klicken).

2 Markieren Sie die Zellen, dieWährungsbeträge aufnehmen sollen(z. B. indem Sie auf die erste Zelleklicken und dann mit der Maus überdie restlichen Zellen ziehen).

4 Sobald das Symbol Tabstopp dezimalerscheint, klicken Sie am unteren Rand deshorizontalen Lineals auf die Position, an dieder Tabstopp einzufügen ist.

Eine gestrichelte Linie zeigt die Position des Tabstopps an.

5 Klicken Sie jetzt auf die erste Zelle mit demWährungsbetrag, und fügen Sie ein Tabulator-zeichen mittels der Tastenkombination S+Tein. Wiederholen Sie dies bei den restlichen Zellen.


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Sobald ein dezimaler Tabstopp in der Zelle ge-setzt ist, richtet Word die Währungsbeträge desmarkierten Tabellenbereichs am Dezimalkommaan diesem Zeichen aus. Dadurch werden dieWährungsbeträge korrekt untereinander in einerSpalte angezeigt.

Berechnungen in TabellenNach diesen Vorbereitungen ist es jetzt an der Zeit, die Summe derEinzelbeträge zu ermitteln, den Mehrwertsteueranteil zu berechnenund die Gesamtsumme zu bilden. Haben Sie schon den Taschenrechnerbereitgelegt? Gemach, gemach: Um solche Werte zu berechnen, sindSie nicht auf Ihren alten Abakus angewiesen. Word kann Ihnen dieseAufgabe bis zu einem gewissen Grad abnehmen.

1 Klicken Sie in dieTabellenzelle, in der dasberechnete Ergebnis ange-zeigt werden soll. 2 Wählen Sie im

Menü Tabelle denBefehl Formel.

Word öffnet jetzt das Dialogfeld Formel.

3 Geben Sie in das Feld Formel denAusdruck zur Berechnung ein.

4 Wählen Sie im FeldZahlenformat das ge-wünschte Format aus.

5 Schließen Sie dasDialogfeld über dieOK-Schaltfläche.

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6 Klicken Sie in dieZelle mit demMehrwertsteuerbetrag.

Hinweis

Die Zellen einer Tabelle werden spaltenweise mit den Buchstaben A, B, C etc.durchnummeriert. Die einzelnen Zeilen erhalten fortlaufende Nummern. DieZelle in der linken oberen Tabellenecke besitzt dann den Namen A1, dierechts danebenliegende Zelle wird über B1 angesprochen. In der Formel müs-sen Sie die Namen der Zellen mit mathematischen Operatoren (+, -, *, /, SUMetc.) verknüpfen. Im Listenfeld Funktion einfügen finden Sie die Operatoren.Die Formel =SUM(C2:C4) weist Word an, die Summe der Zellen C2 bis C4 zubilden. Das Zahlenformat lässt sich über das Listenfeld Zahlenformat abrufen.Die obige Abbildung zeigt die Formel zur Berechnung der Nettosumme.

7 Rufen Sie das Dialogfeld Formelauf, und geben Sie die nebenstehendgezeigte Formel ein.

8 Fügen Sie auf die gleiche Weisedie nebenstehende Formel zur Be-rechnung der Bruttosumme in dieTabelle ein.

9 Markieren Sie dieeinzelnen Werte derErgebniszellen, und weisenSie diesen Formate wie Fettund Unterstrichen zu.


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Nachdem die Summen berechnet sind, schreiben Sie den restlichen Textder Rechnung. Dieser könnte beispielsweise den folgenden Aufbau auf-weisen.

Anschließend könnenSie dieses Dokumentauf Rechtschreibfehlerprüfen, in eine Dateispeichern und drucken.Die Handhabung istnicht anders als bei derGestaltung eines an-deren Textdokuments.Neu ist lediglich dieMöglichkeit, Berech-nungen innerhalb derTabelle durch Wordausführen zu lassen.

Hinweis

Um lediglich einige Zellen zu summieren, klicken Sie auf die gewünschteZelle und dann auf die Schaltfläche . In der Symbolleiste Tabellen undRahmen wählen Sie die Schaltfläche . Word sollte die benötigten Funktio-nen zur Summenbildung automatisch in die aktuelle Zelle einfügen und dieSumme der benachbarten Zellen berechnen.

Techniken zur DokumentgestaltungAuf den vorherigen Seiten haben Sie bereits einige Funktionen zumUmgang mit Word kennen gelernt. Mit diesen Funktionen lassen sichdie gebräuchlichsten Dokumente erstellen, speichern und ausdrucken.Mit der Zeit werden Sie aber weitere Optionen nutzen wollen. Nachfol-gend werden Ihnen daher noch einige »Komfortfunktionen« sowie Zu-satzoptionen vorgestellt.

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Textbausteine mit AutoText einfügenBeim Schreiben von Briefen oder sonstiger Dokumente müssen Sie häu-fig die gleichen Textfloskeln eingeben. Denken Sie an »Sehr geehrteFrau«, »Sehr geehrter Herr«, »Sehr geehrte Damen und Herren« oder»Hochachtungsvoll«, »Mit freundlichen Grüße« usw. Sicherlich ist eskein Problem, die paar Buchstaben einzutippen. Vielschreiber sind aberan jeder Arbeitserleichterung interessiert. Wäre es nicht schön, wennsich solche Standardtexte per Mausklick oder mit einem Buchstaben-kürzel abrufen ließen?

1 Legen Sie inMicrosoft Word eineneue leere Seite an,und fügen Sie in dasDokument einigeLeerzeilen ein.Anschließendklicken Sie in einender leeren Absätze.

2 Öffnen Sie das Menü Einfügen, undwählen Sie den Befehl AutoText.

Word öffnet jetzt ein Untermenü mit verschiedenen vordefinierten Text-bausteinen.

3 Wählen Sie jetzt einen der Einträge wie Anrede,Grußformel etc., und klicken Sie im angezeigtenUntermenü auf den gewünschten AutoText-Eintrag(z. B. Sehr geehrte Damen und Herren).

Der betreffende Textbaustein wird jetzt im Dokument an die aktuelleStelle eingefügt.

Techniken zur Dokumentgestaltung

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So definieren Sie neue AutoText-EinträgeBenötigen Sie eigene Textbausteine, die Sie in AutoText aufnehmenmöchten? Auch dies ist kein Problem. Die Aufgabe ist mit wenigenMausklicks erledigt.

Hinweis

In Kapitel 2 hatten Sie bereits die Funktion AutoVervollständigen kennen ge-lernt. Diese Funktion kann bereits nach Eingabe weniger Buchstaben bestimm-te Wörter automatisch vervollständigen. Auch über die AutoKorrektur-Funkti-on ließen sich bei der Eingabe automatisch Ergänzungen vornehmen (z. B.wird »mfg« automatisch in »Mit freundlichen Grüßen« korrigiert). WelcheFunktion Sie verwenden, bleibt Ihnen überlassen.

1 Tippen Sie dengewünschten Text indas Dokument ein.

2 Markieren Sie den Text.

3 Wählen Sie im MenüEinfügen den Befehl AutoTextund dann im Untermenü denBefehl Neu. Oder drücken Siedie Tastenkombination A+§.

Hinweis

Möchten Sie nur den Text aufneh-men, markieren Sie diesen. Sollauch das (Absatz-)Format übertragenwerden, markieren Sie den Text ein-schließlich der Absatzmarke.

Word öffnet das DialogfeldAutoText erstellen.

4 Passen Sie bei Bedarf den Eintragim Feld Name für AutoText-Eintrag an.

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5 KlickenSie auf OK.

Word fügt den AutoText-Ein-trag in den Befehl Standardein. Benötigen Sie den Text-baustein, lässt sich dieser an-schließend über das MenüEinfügen/AutoText/Standard ab-rufen.

Auf diese Weise können Siesich eine Sammlung von häu-fig benutzten Textfloskeln er-stellen und als AutoText-Ein-träge abrufen.

Hinweis

Der Komfort lässt sich noch steigern. So richtig effizient wird das Schreibenerst, wenn Sie sich Tastenkürzel definieren, um einen längeren Textbausteinabzurufen. Sie könnten beispielsweise, wie oben gezeigt, die Floskel »Mitfreundlichen Grüßen« in das Dokument eintippen, markieren und dann denBefehl AutoText/Neu im Menü Einfügen wählen. Im Dialogfeld AutoText er-stellen geben Sie in das Feld Name für AutoText-Eintrag dann das Kürzel »gru«an. Sobald Sie das Dialogfeld über die OK-Schaltfläche schließen, ist das Kür-zel definiert. Um die Floskel abzurufen, tippen Sie in das Dokument nur nochdie drei Zeichen »gru« und drücken anschließend die Funktionstaste §.Word erweitert dann dieses Kürzel zu »Mit freundlichen Grüßen«. DieAutoKorrektur kennt übrigens bereits das Kürzel »mfg« und setzt dieses in»Mit freundlichen Grüßen« um.

Textformatierung für KönnerIn Kapitel 2 haben Sie gelernt, wie sich markierte Textbereiche über dieSchaltflächen der Format-Symbolleiste formatieren lassen. Klicken Sieauf eine dieser Schaltflächen, wird der markierte Text entsprechend aus-gezeichnet. Ein zweiter Mausklick hebt das Format wieder auf. Ist dage-


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gen nichts markiert, aktiviert die betreffende Schaltfläche das Format.Beim Schreiben des nachfolgenden Textes erhält dieser das Format zu-gewiesen.

Haben Sie eine Textstelle mit einem Format versehen und möchten die-ses Format jetzt auf eine andere Textstelle kopieren? Kein Problem, dieLösung liegt nur einige Mausklicks entfernt.

1 Markieren Sie dieTextstelle, die bereitsdas gewünschteFormat aufweist. 2 Klicken Sie auf

die SchaltflächeFormat übertragen.

3 Markieren Siejetzt die neue Text-stelle per Maus.

Während Sie diese Textstelle markieren, nimmt der Mauszeiger die Formeines stilisierten Pinsels an. Beim Loslassen der Maustaste wird das For-mat kopiert. Sobald Sie die Markierung aufheben, ist das neue Formatzu sehen.

Hinweis

Die Schaltfläche Format übertragen bleibt immer nur für eine Textstelle mar-kiert. Möchten Sie ein Format auf mehrere Dokumentstellen übertragen, wäh-len Sie die Schaltfläche per Doppelklick an. Dann wird die Schaltfläche solange als »markiert« dargestellt, bis Sie diese erneut anklicken oder die E-Taste drücken. Im aktivierten Zustand wird automatisch das zuletzt gewählteFormat übertragen.

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3 Wählen Sie imKontextmenü denBefehl Zeichen.

Ein anderes Problem betrifft Sonderformate für Textstellen. Manchmalmuss eine Textstelle hochgestellt oder tiefgestellt werden. Oder eineZahl bzw. ein Text ist doppelt zu unterstreichen. Denkbar wären auchfarbige Auszeichnungen im Text. Mit einem Farbdrucker lässt sich diessogar zu Papier bringen. Auch dies ist in Word kein Problem. Vielleichtprobieren Sie einmal, einen Text hochgestellt zu formatieren.

1 Markieren Sie dieTextstelle, die mit demFormat auszuzeichnen ist.

2 Klicken Sie mit der rechten Maus-taste auf die markierte Textstelle.

Word öffnet jetzt die Register-karte Zeichen, auf der Sie alleOptionen zum Formatierender markierten Zeichen fin-den. Legen Sie dort die ge-wünschten Formate fest.

4 Markieren Siebeispielsweise das Kontroll-kästchen Hochgestellt.


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5 Schließen Sie das Dialogfeldüber die OK-Schaltfläche, undheben Sie die Markierung desTextbereichs anschließend auf.

Word zeigt Ihnen nun den Textbereich im gewählten Format.

Die Varianten zum Unterstreichen finden Sie im Listenfeld Unterstrei-chung, und die Textfarbe wird im gleichnamigen Listenfeld ausgewählt.Auf ähnliche Weise können Sie über den Kontextmenübefehl Absatzauch Absatzformate wie den Absatzabstand (siehe vorhergehende Sei-ten) per Registerkarte anpassen.

Hinweis

Um die Schriftfarbe oder den Hintergrund füreinen markierten Bereich umzusetzen, gibt esauch einen einfacheren Weg. Die Schriftfarbelässt sich direkt über die gleichnamige Schalt-fläche der Symbolleiste wählen. Klicken Sie aufdas kleine Dreieck neben der Schaltfläche, undwählen Sie in der Farbpalette eine Farbe aus.Die links daneben befindliche SchaltflächeHervorheben erlaubt Ihnen, Textstellen farblichauszuzeichnen. Klicken Sie auf die Schalt-fläche, wählen Sie eine Farbe aus, und ziehenSie dann die Maus über den zu kennzeichnen-den Text. Ein zweiter Mausklick auf die Schaltfläche hebt den Auszeichnungs-modus wieder auf.

Falls Sie viel schreiben, sind die obigen Methoden zum Formatiereneines Textes vielleicht etwas zu umständlich. In diesem Fall hilft Ihnenbestimmt die folgende Tabelle mit einigen Tastenkombinationen weiter.Drücken Sie diese Tastenkombinationen, wendet Word das betreffendeFormat direkt (auf den markierten Bereich oder den anschließend ein-getippten Text) an.

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Tastenkombination Format

S+K Hebt sämtliche Formatierungen auf

S+H+f Fettschrift ein-/ausschalten

S+H+k Kursivschrift ein-/ausschalten

S+H+u Unterstreichen ein-/ausschalten

S+H+d Doppelt unterstreichen ein-/ausschalten

S++ Hochgestellt ein-/ausschalten

S+# Tiefgestellt ein-/ausschalten

Hinweis

Aus der Tabelle sollten Sie sich auf jeden Fall die TastenkombinationS+K merken. Drücken Sie diese beiden Tasten, hebt Word die Forma-tierung wieder auf. War vorher ein Text markiert, setzt Word dessen (Zeichen)-Formatierung zurück.Bei den Formaten wird zwischen Absatz- und Zeichenformaten unterschie-den. Fett, kursiv und unterstrichen wirken sich beispielsweise auf die einzel-nen Zeichen aus, während die Ausrichtung linksbündig, rechtsbündig oderder Zeilenabstand auf den Absatz wirkt.

Gestalten einer TelefonlisteAbschließend sollten Sie noch einige Techniken zur Gestaltung von Lis-ten kennen lernen. Als Beispiel wird eine kleine Telefonliste dienen, dieprivat oder geschäftlich einsetzbar ist. Um diese Liste zu erstellen, grei-fen Sie am besten auf eine Tabelle zurück. Die Techniken zum Erstellenvon Tabellen haben Sie ja bereits kennen gelernt.

1 Öffnen Sieein neues leeresDokument.

2 Legen Sie eineTabelle mit mindes-tens vier Spalten an. 3 Tippen Sie in die

erste Zeile die Tabellen-überschriften ein.

Gestalten einer Telefonliste

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Die Tabelle könnte dann in etwa folgendes Aussehen aufweisen.

Bei Bedarf lässt sich die Kopfzeile fett formatieren.

Sonderzeichen und Symbole einfügenIst Ihnen das Telefonsymbol in der letzten Tabellenspalte aufgefallen? Invielen Schriftstücken sieht man solche Sonderzeichen (z. B. einen stili-sierten Brief, ein Telefon etc.). Diese Symbole lassen sich mit wenigenSchritten in den Text einfügen.

1 Klicken Sie an dieTextstelle, an die das betref-fende Symbol einzufügen ist. 2 Wählen Sie im

Menü Einfügen denBefehl Symbol.3 Aktivieren Sie in

dem von Wordgeöffneten DialogfeldSymbol die Register-karte Symbole.

4 Wählen Sie im Listenfeld Schriftart die ge-wünschte Schriftart.

Symbole finden Sie insbesondere in der Schriftart Wingdings.

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5 Suchen Sie das gewünsch-te Symbol in der Tabelle, undmarkieren Sie dieses perMausklick. 6 Klicken Sie jetzt

auf die SchaltflächeEinfügen.

7 Klicken Siedann auf die Schalt-fläche Schließen.

Word hat jetzt das von Ihnen gewählte Sonderzeichen in den Text ein-gefügt. Sie können dieses Symbol wie andere Texte formatieren, kopie-ren und auch wieder löschen.

Tabellenelemente bearbeitenHaben Sie die Tabellenüberschrift eingegeben und entsprechend forma-tiert? Dann können Sie jetzt die Namen samt Telefonnummern in dieListe eintragen. Das Ergebnis könnte dann folgendermaßen aussehen.

Vielleicht ist bei Ihnen diese Liste etwas länger. Für die weiteren Schrittegenügt das obige Beispiel. Wenn Sie mit Listen arbeiten, werden Siefrüher oder später auf die Frage stoßen: Wie lässt sich die Tabelle anpas-sen? Manchmal ist eine Zeile/Spalte einzufügen. Ein andermal soll dieSpalte oder Zeile gelöscht werden. Im Prinzip beherrschen Sie dieseTechniken schon. Die Breite einer Tabellenspalte lässt sich durch Zie-hen des Spaltentrenners anpassen (Sie setzen den Mauszeiger einfachauf die Trennlinie zwischen zwei Zellen und ziehen die Trennlinie bei


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gedrückter linker Maustaste nach links/rechts). Sie müssen nur daraufachten, dass keine Zelle markiert ist. Andernfalls bezieht sich dieGrößenänderung nur auf den markierten Zellbereich. Hier noch einpaar Tipps zur schnelleren Bearbeitung von Tabellen.

Markieren lassen sich die Tabellenzellen, indem Sie auf die erste Zelleklicken und dann die Maus über die restlichen Zellen ziehen.

1 Um eine Zeile schnell zu markieren,klicken Sie einfach links neben den Tabellen-anfang.

2 Eine Spalte markierenSie durch einen Mausklickauf die oberste Linie desSpaltenkopfes.

Eine markierte Tabellenzeile oder -spalte können Sie mitden nebenstehend gezeigten Schaltflächen der Standard-Symbolleiste ausschneiden, kopieren und wieder einfü-gen.

Auch dies kennen Sie bereits aus Kapitel 2, wo das Ausschneiden, Ko-pieren und Einfügen von Textstellen besprochen wurde.

Hinweis

Alternativ lassen sich auch Tastenkombinationen wie S+x (Ausschneiden),S+c (Kopieren) und S+v (Einfügen) verwenden. Um den Inhalt allermarkierten Zellen zu löschen, drücken Sie einfach die Taste _. Die Zell-struktur (also der Tabellenaufbau an sich) bleibt bei diesem Schritt erhalten.Eine Änderung können Sie mit der Schaltfläche Rückgängig bzw. mit der Tas-tenkombination S+Z wieder zurücknehmen.

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Müssen Sie die Zellen einer Tabellenspalte nachträglich teilen? Auchkein Problem.

1 Klicken Sie in der Standard-Symbolleiste auf die SchaltflächeTabellen und Rahmen.

Der Mauszeiger nimmt jetzt die Form eines Stifts an.

2 »Zeichnen« Sie mit dem Stiftdie gewünschte Trennlinie in dieTabelle ein.

Die gestrichelte Linie zeigt die Teilungsposition an.

Sobald Sie die linke Maustaste loslassen, teiltWord die betreffenden Zellen.

3 Klicken Sie erneut auf die Schalt-fläche Tabellen und Rahmen, um denModus zum Zeichnen von Tabellenund Rahmen wieder aufzuheben.

Hinweis

Weiter oben hatte ich Ihnen gezeigt, wie Sie einfache Tabellen mit der Schalt-fläche Tabelle einfügen anlegen. Bei komplexeren Tabellen empfiehlt es sichaber, die Schaltfläche Tabellen und Rahmen zu wählen. Anschließend kön-nen Sie die Tabelle quasi mit dem »Stift« zeichnen. Zudem blendet dieseSchaltfläche eine Symbolleiste ein, auf der Sie weitere Schaltflächen zum Ent-fernen von Trennlinien, zur Berechnung der AutoSumme etc. finden (sieheauch die folgenden Seiten).


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Tabelle sortierenEine Telefonliste wird üblicherweise nach dem Namen sortiert. Schnellist beim Eintippen ein Fehler passiert, und die alphabetische Auflistungstimmt nicht mehr. Um die Tabelle nach dem Inhalt einer bestimmtenSpalte zu sortieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1 Klicken Sie auf eine Zelleder Tabelle, oder markierenSie die betreffende(n)Tabellenspalte(n) bzw. Zellen. 2 Wählen Sie im Menü

Tabelle den Befehl Sortieren.

Falls dieser Befehl fehlt, müssen Sie auf den letzten Menüeintrag kli-cken, um alle Befehle anzuzeigen.

3 Geben Sie im Dialogfeld Sortieren dieSortierkriterien ein.

4 Legen Sie dierestlichen Sortieroptionenim Dialogfeld fest. 5 Klicken Sie auf

die OK-Schaltfläche.

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Hinweis

Sie können bis zu drei Spalten der Tabelle im Listenfeld Sortierschlüssel ange-ben. Enthält die Tabelle keine Überschriften, aktivieren Sie das Optionsfeld Kei-ne Überschrift. In diesem Fall werden im Feld Sortierschlüssel die Begriffe Spal-te1, Spalte2 etc. eingeblendet. Im Feld Typ legen Sie fest, ob die Spalte Text,Zahlen oder Datumswerte enthält. Über die Optionsfelder Aufsteigend bzw.Absteigend geben Sie die Sortierrichtung an. Mit der Schaltfläche Optionen ru-fen Sie ein weiteres Dialogfeld auf. In diesem Dialogfeld lässt sich beispielsweisedie Landessprache wählen, nach der die Sortierung vorzunehmen ist. Standard-mäßig verwendet Word die Sortierreihenfolge der deutschen Sprache.

Sobald das Dialogfeld geschlossen wird, sortiert Word den Inhalt derTabelle nach den gewählten Kriterien.

Tabellengestaltung mit AutoFormatMöchten Sie die Tabelle noch besonders gestalten (z. B. mit Hintergrün-den oder farblichen Hervorhebungen)?

1 Markieren Siedie Tabelle. 2 Klicken Sie in der

Standard-Symbolleiste aufdie Schaltfläche Tabellenund Rahmen.

Word blendet jetzt die Symbolleiste Tabellen und Rahmen ein. Über dieeinzelnen Schaltflächen können Sie Linien in der Tabelle ziehen, diesewegradieren, Spalten sortieren, Werte summieren und vieles mehr.

3 Klicken Sie auf die SchaltflächeAutoFormat für Tabelle.


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4 Wählen Sie im Dialogfeld TabelleAutoFormat in der Spalte Tabellenformatvor-lagen die gewünschte Formatierung aus.

Das Ergebnis wird als stilisierte Vorschau sofort angezeigt.

5 Passen Sie bei Bedarfdie Markierungen derKontrollkästchen an. 6 Klicken Sie auf

die Übernehmen-Schaltfläche.

Die Tabelle wird jetzt nach den vonIhnen gewählten Kriterien forma-tiert.

Hinweis

Um die Formatierung der Tabel-le wieder aufzuheben, führenSie die obigen Schritte erneutaus, wählen aber als FormatNormale Tabelle.

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Seitennummerierung einfügenZum Abschluss dieses Kapitels sollen Sie noch erfahren, wie Sie eineSeitennummerierung in Word-Dokumente einfügen. Dies ist immerdann hilfreich, wenn Sie ein mehrseitiges Textdokument erstellen undspäter ausdrucken.

1 Öffnen Sie einneues Dokument. 2 Tippen Sie einen

kurzen Text ein.

3 Drücken Sie dieTastenkombinationS+[.

Mit dieser Tastenkombination fügen Sie einen Seiten-wechsel in das Dokument ein. Sie erkennen diesanhand einer horizontal gestrichelten Linie, sobalddie Anzeige der verborgenen Zeichen eingeschaltet ist.

4 Tippen Sie jetzt aufder zweiten Seiteweiteren Text ein.

5 Blättern Sie zurersten Dokument-seite zurück.

Mit den obigen Schritten haben Sie Ihr Dokument so vorbereitet, dasseine Seitennummerierung Sinn macht.

1 Rufen Sie jetzt imMenü Einfügen denBefehl Seitenzahlen auf.

2 Wählen Sie im Dialogfeld Seitenzahlenim Feld Position die Lage (Kopf- oderFußzeile) für die Seitennummerierung aus.


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3 Legen Sie im FeldAusrichtung fest, ob dieSeitenzahl links oderrechts erscheinen soll.

4 Schließen Sie dasDialogfeld über die OK-Schaltfläche.

Word zeigt jetzt die Seitennummer an der betreffenden Position auf derSeite an.

Hinweis

Wahlweise können Sie im Dialogfeld Seitenzahlen auf die Schaltfläche For-mat klicken. Im dann angezeigten Dialogfeld lässt sich der Startwert für dieSeitennummer eintragen. Weiterhin besteht die Möglichkeit, den Befehl Feldim Menü Einfügen aufzurufen. Im Dialogfeld Feld (siehe auch vorhergehendeSeiten zum Thema »Datum einfügen«) lässt sich über die Kategorie Numme-rierung das Feld Page in den Text einfügen. Word ergänzt dieses Feld durcheine laufende Seitennummer. Möchten Sie neben der aktuellen Seitennummerauch die Gesamtseitenzahl des Dokuments in der Art »Seite 1 von 2« anzei-gen? Dann fügen Sie zusätzlich das Feld NumPages in der KategorieDokumentinformationen in den Text ein.

Testen Sie Ihr WissenNachdem Sie dieses Kapitel durchgearbeitet haben, können Sie bereitsfast alles, um mit Word zu arbeiten. Zumindest können Sie die am häu-figsten benutzten Dokumente erstellen. Möchten Sie Ihr bisheriges Wis-sen nochmals überprüfen? Dann bearbeiten Sie bitte die folgenden Auf-gaben. Lösungshinweise dazu finden Sie im Anhang.

1. Erstellen Sie eine Vorlage für ein Rechnungsformular.

2. Wie können Sie einen Brief mittels einer eigenen Vorlage erstellen?

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3. Erstellen Sie eine Textseite mit einer Tabelle.

4. Kopieren Sie eine Spalte in der Tabelle. Wiederholen Sie dies miteiner Zeile. Machen Sie diese Änderungen wieder rückgängig.

5. Sortieren Sie die Tabelle nach der letzten Spalte.

6. Erstellen Sie eine Liste mit zwei durch Tabulatorzeichen getrennteSpalten, und probieren Sie die unterschiedlichen Tabstopp-Varian-ten aus.

7. Definieren Sie einen AutoText-Eintrag »Liebe Frau«, und legen Siediesen unter »lf« ab.

8. Erstellen Sie eine Tabelle, bei der nur die horizontalen Linien dar-gestellt werden.

9. Summieren Sie eine Tabellenspalte.

10. Erstellen Sie einen Text mit hochgestellten Buchstaben.

11. Heben Sie die Formatierung des in Punkt 10 erstellten Texteswieder auf.

Testen Sie Ihr Wissen

Documents

Briefe und sonstige Word-Dokumente - bücher.de...brief) gestaltet werden. Ein nach diesen DIN-Regeln gestalteter Brief entspricht im Aufbau dem nachfolgend gezeigten Schema. Allerdings