Bürgeramtskonzepte und Informationsmanagement:

Auf dem Weg zum Virtuellen Rathaus

Patrick Ernst SensburgFernUniversität Hagen

Leitgedanken für die Einführung von Bürgerämtern

Bürgernähe

Zielgruppe

Die Nähe

Bürgerorientierung

Bürgerfreundlichkeit

- Privatpersonen

- alltägliche Lebenslagen

- Wohnsitzwechsel

- keine geographische Nähe

- Aufgabenbündelung

- Bürgeramt bei den Bürgern

Planungsparameter

Öffnungszeiten

Räumliche Situation

Umfang des Dienstleistungsangebots

Dezentralisierung

Bürger- und Mitarbeiterzufriedenheit

IuK-Ausstattung

Raumkonzept

Bürgeramtmodell

Bürgerladen

Bürgerbüro

Bürgeramt

- Stadtartikelshop- Externe Angebote- Chancen im ländlichen Raum

- Info-/ Anlaufstelle- Sorgentelefon- Ungenaue Begrifflichkeit

Evaluations- und PlanungsphaseProduktauswa

hl

Ansätze Infobüro

Produktauswahl

Erwartungen (allgemein)

- kompetente und freundliche

Leistungserbringung

- lange Öffnungszeiten

- umfassende Aufgabenwahr- nehmung

- kurze Wartezeiten

- angenehmes Raumkonzept

Auswahlkriterien

- Nachfragehäufigkeit

- Arbeitsteiligkeit

- Bearbeitungs- und Nachbe-arbeitungszeit / Kurzkontakte

- Bearbeitungstiefe

- Produktzusammenhang

- Personalstruktur

Produktkatalog

Produktkatalog des Bürgeramts Hagen

Konzeption eines Bürgeramtes

Einwohnermeldewesen incl. Pässe und AuweiseSoziales (Wohngeld, Rundfunk- u. Fernsehgebühr)Standesamtswesen (Personenstandsurkunden)

Umwelt (Abfallentsorgung)

Allgemeine Dienstleistungen (Auskünfte, Beglaubigungen)

Au

slastu

ng

Au

fwan

d

Ziel: bürgernahes Leistungsangebot

Konzeption eines Bürgerladens

Au

slastu

ng

Au

fwan

d

Ziel: bürgernahes Leistungsangebot

Einwohnermeldewesen incl. Pässe und Einwohnermeldewesen incl. Pässe und AuweiseAuweiseSoziales (Wohngeld, Rundfunk- u. Soziales (Wohngeld, Rundfunk- u. Fernsehgebühr)Fernsehgebühr)Standesamtswesen (Personenstandsurkunden)Standesamtswesen (Personenstandsurkunden)

Umwelt (Abfallentsorgung)Umwelt (Abfallentsorgung)

Allgemeine Dienstleistungen (Auskünfte, Allgemeine Dienstleistungen (Auskünfte, Beglaubigungen)Beglaubigungen)Postdienstleistungen

Nah- und Vernverkehr ...

Bürgeramt Virtuelles Rathaus

- Bürgernähe- Daten sollen laufen nicht Bürger- Verwaltung als Dienstleister- Ausgleich der Nachteile der funktionalen und räumlichen Aufgabentrennung

Zusammenfassung von Produkten

back-office-Bereich

Alle Daten an jedem Arbeitsplatz

Bürgeramt Virtuelles Rathaus

Zusammenfassung von Produkten

back-office-Bereich

Alle Daten an jedem Arbeitsplatz

Bürgerclient

Elektronische Signatur

Elektronische Aktenführung

Computer-Assisted-Learning

Das Virtuelle Rathaus

Beispiel der Stadt Münster:

pro Jahr über 80.000 Anfragen aus dem Melderegister

Downloadbereiche

Kommunikation

Schaufensterfunktion

Produktauswahl

Lebenslagen

Zugangssituationen

persönliche Ebene

Telefonische EbeneElektronische Ebene

Bürgeramt Das Virtuelle Rathaus

Kann grds. alle Dienstleistungen und Auskünfte umfassen - nicht nur Lebenslage

Wohnungswechsel soll erfaßt werden

Callcenter

Virtuelle Verwaltung

Ele

ktron

ische

Sig

natu

r

Ab

schlie

ßen

de

Bearb

eitu

ng

Ele

ktron

ische

Akte

nfü

hru

ng

Ele

ktron

ische

Postste

lle

Bürgeramt:Schaufensterfunktion, backoffice-client,

DMS

Signaturkomponenten sind zu teuer

Authentifizierungssysteme sind nicht

kompatibel

Trustcenter haben sich noch nicht

etabliert

In Zukunft serienmäßige

Hardwarekomponente

T7-Arbeitsgruppe arbeitet an Standards

Vorentscheidungen auf

unterschiedlichen Ebenen: z.B. “Das

digitale Ruhr-gebiet”

Elektronische Signatur

150 städtischen Vordrucke zum Download sind bereits für eine elektronischen Signatur vorbereitet

Einwohnermeldekurzauskunft (für jeden Nutzer und geschlossene Benutzergruppen)

Auskunft aus der Liegenschaftskarte (geschlossene Benutzergruppe)

Auskunft aus dem Liegenschaftsbuch (geschlossene Benutzergruppe)

Auskunft aus dem Bestandsverzeichnis (geschlossene Benutzergruppe)

Reservierung von Kfz-Wunschkennzeichen (für jeden Nutzer)

Abschließende Bearbeitung

Kein Ermessen

Keine unbestimmten Rechtsbegriffe

Keine Formerfordernisse

Keine Urkunden beizubringen

Melderegister-auskunft

Liegenschaft

IFG

Elektronische Akte

Daten sollen laufen und nicht der Bürger

Transport und Ver-waltung von Akten und Briefen wir als uner-träglich lang empfunden

Sachbearbeiter können Wiedervorlagen selbst orga-nisieren

umfangreiche Recherchemöglichkeiten

Benötigte Daten sind an jedem Arbeitsplatz abrufbar

Elektronische Akte

Größte Kosten durch Dokumentenmanagement-system und Schulung der MitarbeiterGrößter Aufwand durch Einscannen der Dokumente, die noch Papierform haben

Optimierungsmöglichkeiten i.V.m. elektronischer Poststelle

In der Privatwirtschaft - Krankenkassen

Im öffentlichen Bereich- Bundesverwaltungsamt

Elemente des Virtuellen Rathauses und Wegmarken

Elektronische Aktenführung

Elektronische Poststelle

Schaufensterfunktion

Computer-Assisted-Learning

Downloadbereiche

Elektronische Signatur

Dokumentenmanagement-system

Virtuelle Rathäuser - aber Schritt für Schritt

1. Schaufensterfunktion

Downloadbereiche2.

Elektronische „Poststelle“3.

Dokumentenmanagementsystem4.

Elektronische Akte5.

Elektronische Signatur6.

Signaturfunktionen sparsam einsetzen

Verschlüsselungen z.B. durch Browser-Funktion HTTPS

Elektronische Signaturvorwiegend in geschlossenen Benutzergruppen

Applikationen anschließen, die ohne Signaturfunktionen ablaufen

Payment Systeme ohneKarte: Kreditkarte/ Paybox

In den nächsten drei Jahren sollten diese Elemente Schritt für Schritt realisiert

werden, um Virtuelle Rathäuser möglichst kostensparend zu entwickeln.

Patrick Ernst SensburgFernUniversität Hagen

Die virtuelle Verwaltung betrifft jede Kommune