Coaching-Lerngruppen - verbesserungskata.deverbesserungskata.de/app/download/5790421637/Aufbau+einer+Kata... · einer Coaching-Lerngruppe jeder jede Rolle erleben und üben kann

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Coaching-Lerngruppen zur Entwicklung einer Kata-Erfahrenen Verbesserungs-Organisation

Gerardo Aulinger

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Das Managementsystem von Toyota unterstützt und lehrt

dezentrales, wissenschaftliches Lernen

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Unser westliches Management-System

Lösungen

Wie wir zu den Lösungen

kommen

festgelegt

offen

offen

festgelegt

Zwei verschiedene

Betriebssysteme


“Die meisten Automobilisten bauen gute Autos.

Wir bauen gute Leute, und die bauen gute Autos!” - Toyota

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Optimierung durch "Experten"

in regelmäßigen Workshops

Prozess

Verbesserungskapazität und

Innovationskraft bleiben ungenutzt

und werden knapp gehalten.

Die Verbesserer

Optimierung durch Jeden

und jeden Tag!

Prozess


Innovationskraft werden voll entfaltet

und kontinuierlich erweitert.

Die Verbesserer




4



Prozess




Die Verbesserer


und jeden Tag!

Prozess




Die Verbesserer

Die Coaches


„Übung macht den Meister!“, aber wie üben wir richtig?

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Mehrfacher Golfweltmeister Tiger Woods verzichtet nicht auf die wertvollen Hinweise seines Coaches Butch Harmon.

Jeder der die Kata beherrschen will, braucht einen guten KATA-Coach, doch diese sind knapp!




6



Prozess




Die Verbesserer


und jeden Tag!

Prozess




Die Verbesserer

Die Coaches

Als Erstes steht also die Entwicklung guter

Kata-Coaches an!


THEMEN-ROLLEN-MATRIX

Zweck der Lerngruppen ist es durch tägliche Übung im

Rotationsmodell gute Kata-Coaches zu entwickeln!

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Achtung: diese Übungsphase zu überspringen kostet

viel Zeit!


Haben Sie dem Coach beim Feedback einen

konkreten Verbesserungsvorschlag angeboten?

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Feedbackregeln: 1- Sandwich: positiv, Verbesserungsvorschlag, positiv! 2- Mindestens ein konkreter Verbesserungsvorschlag pro Coach-Coach 3- „Ich hätte an der Stelle gefragt…“, „Ich hatte den Eindruck…“, usw. 4- Konkrete Beispiele nennen. Konkrete, alternative Frage vorschlagen

Coach

Mentee 1. Coach-Coach

2. Coach-Coach

Formular 7 Coaching-Beobachtungsblatt

Formular 8 Coach-Feedback-Logblatt


Prozess

Die Entwicklung von Kata-Coaches ist Voraussetzung um

Verbesserern die tägliche Arbeit mit der Kata beizubringen

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Angehende Coaches und

Coach-Coaches üben zuerst

in Lerngruppen…

Coaches und

Coach-Coaches


Prozess



10



in Lerngruppen…

Coaches und

Coach-Coaches

Achtung! Hier noch zu früh um „Prozessverbesserer“

oder „Hanchos“ einzuführen


Prozess



11



in Lerngruppen…

Coaches und

Coach-Coaches



Jetzt verstehe ich, warum

wir falsch gestartet sind!


Prozess



12



in Lerngruppen…

… um anschließend durch Coaching

in der Kata die Verbesserer

am Prozess zu trainieren!

Prozess

Die Verbesserer

Die Coaches

Coaches und

Coach-Coaches




Die Koordinations-Gruppe stellt sicher dass aus den Lerngruppen

keine isolierten „Blasen“ entstehen!

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Unterstützt die Lerngruppen bei: - Entwicklung von Standards und Regeln - Beseitigung von Hindernissen, z.B.: - Freigabe Stoppuhren, - Terminfreie Zeit pro Tag, usw. - misst Fortschritt der Lerngruppen am Ziel-Zustand der Lerngruppen, z.B.: - 4 TN x 5 AT = 20 Coachings/Wo - Ziel-Erreichung in den 4 Themen - weitere Kennzahlen - begleiten 1 x/Wo Übungen der LG vor Ort - Pflegt, aktualisiert Themen-Rollen-Matrix

Formblatt 3 "Coaching Wochenplan"

Externer Kata-Coach

Hier im Beispiel: 5 Lerngruppen x 4 Teilnehmer = 20 Führungskräfte die die Coaching-Kata üben. Rechnet man die MA im und am Prozess hinzu, entspricht dies einer Organisation von über 500 MA.

Kata-Koordinationsgruppe 4-6 Mitglieder (inkl. Top-Mgmt.)

Co

ach

ing

Mi

Kata-Koordinationsgruppe koordiniert und unterstützt Lerngruppen


THEMEN-ROLLEN-MATRIX

Um trotz unerfahrener Coaches täglich zu üben, macht

ein Rotationsmodell Sinn wo jeder jede Rolle inne hat

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2

Erfahrene Kata-Coaches sind knapp Ohne Coaching durch einen erfahrenen Coach wird der Mentee die Verbesserungskata nicht richtig lernen können. Damit wir hier möglichst gut ohne externe Coaches üben können, macht ein Rotationsmodell sinn, wo innerhalb einer Coaching-Lerngruppe jeder jede Rolle erleben und üben kann. Eine Coaching-Übungsgruppe sollte aus 4 Mitarbeiter bestehen die 4 Themen auf Prozessebene mit entsprechenden 4 Zielen bearbeiten. Jeder Mitarbeiter ist ein Mal Prozessverbesserer , ein Mal Coach und zwei Mal Feedback gebender Coach-Coach . Tägliche Übung und Feedback in der Lerngruppe Täglich werden mindestens 4 Coachings gemeinsam durchgeführt und in der Gruppe besprochen. Als Standard wird stets die Coaching-Anleitung (Formular 2) verwendet. Fokus sind dabei nicht die Prozesse sondern die Coachings selbst. und geben dabei nur dem Coach Feedback: - „Hat der Coach die Coching-Kata sauber eingehalten?“ - „Welche Fragen hätte der Coach anders stellen sollen?“

3

4

2

4 3


Erster Schritt: Themen-Rollen-Matrix ausfüllen und bilden

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1 2

4 3 5

0- Vorlage der Themen-Rollen-Matrix aus www.Verbesserungskata.de/exceltools runterladen 1- Alle zukünftigen Coaches ein Mal als Mentee in die Liste eintragen, auch wenn noch keine Lernthemen bekannt sind. 2- 4er Gruppen bilden, dafür Liste mit Mentees entsprechend sortieren. 3- Jeder Mentee bekommt seine eigene Lernaufgabe mit Thema und Ziel: - Das Ziel sollte in ca. 1 bis 2 Mo. zu erreichen sein. - Themen bzw. Prozesse sollten kurzzyklisch ablaufen und gut zum Üben geeignet sein. 4- Coach und Coach-Coaches in den 4er Gruppen rotierend zuordnen, jeder sollte 1x Mentee, 1x Coach und 2x Coach-Coach sein. 5- Tägliche Uhrzeit für Coachings festlegen. Für Coachings und Feedback anfänglich 2 Std/AT (30 Min x 4 Teilnehmer) einplanen.

http://www.verbesserungskata.de/


Ziel-Zustand der Arbeit mit den Kata ist es Verbesserung

ohne Mehraufwand im Tagesgeschäft zu integrieren

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Tagesgeschäft (Stückzahl zur

geforderten Qualität)

Tagesgeschäft (Stückzahl zur

geforderten Qualität)

Ist-Zustand „Tägliche Verbesserung

mit den Kata ist Mehraufwand“

Ziel-Zustand „Tägliche Verbesserung mit den Kata ist fester Bestandteil des Tagesgeschäftes“

Kat

a

Der Anteil an „Feuerlöschen“ oder „Trouble shooting“ wird mit der Zeit

geringer!

Was soll ich noch alles in meinem ohnehin so vollen Tag reinpacken?


Die Wahl motivierender Themen um in der zu üben

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100 Coachings bedürfen viel Zeit, Durchhaltevermögen und hohe Motivation, hier einige Tipps bei der Themenwahl:

Wählen Sie ein Thema das Ihnen und Ihrem Vorgesetzten wichtig ist, damit die Übung der Coachings von der hohen Priorität des Themas profitiert:

Der zeitliche Mehraufwand hält sich in Grenzen wenn Sie ohnehin Zeit für das Thema reserviert haben und lediglich die Bearbeitungssystematik verändern,

Bei Zielerreichung wird Ihr Nutzen und das Lob Ihres Vorgesetzten größer ausfallen, das wirkt sich logischerweise wesentlich motivierender aus.

Definieren Sie den Ziel-Zustand so dass dieser in 2 bis 4 Wochen zu erreichen ist: Sie werden Erfolgserlebnisse benötigen um für sich die Kata üben zu wollen und schätzen zu lernen.

Wählen Sie am Anfang, wenn möglich, ein einfaches Thema, damit Sie sich auf die Einhaltung der Kata konzentrieren können. Die neuen Routinen und ein schwieriges Thema gleichzeitig angehen zu wollen ist oft überfordernd und frustrierend.

Sinnvoll sind kurzzyklische Prozesse die sich zum Experimentieren eignen und die Sie persönlich verändern können. Idealerweise mit Zykluszeiten von ca. 1-2 Min, auf keinem Fall über einem Tag. Sie wollen in der Lage sein die Wirkung Ihrer Experimente schnell nachvollziehen zu können, auch dies ist entscheidend für Ihre Motivation die Coaching-Kata täglich üben zu wollen.


Aufbau Coaching-Tafel für Coaching-Übungen in vor Ort Eine Tafel pro Mentee, vier Tafeln pro Lerngruppe notwendig

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1- Flipchartblatt im Querformat nehmen 2- Titelschild kleben , Thema eintragen

3- Formulare 4, 5 und 6 im Querformat nebeneinander kleben

4- ausgefülltes T-Formular aus Prozessanalyse verwenden

5- ein Fortschrittsblatt pro Ergebnis- und variable Prozess-Kennzahl, Zielwert x und ein Balken mit Ist-Wert y eintragen

6- leeres Coaching-Blatt 6, Mentee, Coach, Ziel-Zustand eintragen

x

y

y

x

4- T-Formular 5- Ziel-Err.-Graphik 6- Coaching-Formular

5- Ziel-Err.- Graphik


7- Coaching-Beobachtungsblatt

Antwort des Mentees: Darauf folgende Frage des Coaches: Bemerkungen durch Coach-Coach:

Hilfreiche Abkürzungen: ZZ?: Ziel-Zustand, IZ?: Ist-Zustand, LSG?: aus letztem Schritt gelernt, H?: Hindernisse, 1H?: ein Hindernis, WGP?: Was genau ist das Problem?, WG?: Wie genau…?, NÄS+E?: Nächster Schritt + Erwartung, BW+W?: Bis wann + wo

Thema:

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Hier starten, blick auf die Uhr nicht vergessen

Wie lang hat das Coaching gedauert? Min

Coach: Mentee:

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8- Coach-Feedback-Logblatt Coach: Coach-Coach 1: Coach-Coach 2:

Me

ntee:

1. Coach

-Coach

:2. Co

ach-Co

ach:

Nr.

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1234567891011121314151617181920

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1.1

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wöchentlich

Jeder angehende Coach führt sein persönliches Log-Blatt…

… welches Daten bzgl. Fortschritt und Hindernisse für die

Kata-Koordinationsgruppe liefert

Eine Excel-Vorlage zum Download finden Sie hier oder unter www.verbesserungskata.de.

Um Fortschritt der Lerngruppen Richtung Ziel „100 Coachings“

zu messen ist eine graphische Zählung der Coachings sinnvoll

http://verbesserungskata.de/app/download/5790421327/Themen-Rollen-Matrix+Vorlage+1.1.xlsx


Auch Kata-Koordinationsgruppe benötigt einen Ziel-Zustand und

eine Coaching-Tafel bei der Kata-Einführung in einem Standort

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1- Flipchartblatt im Querformat nehmen 2- Titelschild kleben , „Einführung Kata am Standort XY“

3- Formulare 4, 5 und 6 im Querformat nebeneinander kleben

4- ausgefülltes T-Formular mit Kennzahlen: U. A. Anzahl Führungskräfte pro Hierarchieebene, Ziel-Anzahl Coaches pro Hierarchieebene, Coachings pro AT, Anzahl Übungs-Coachings bis Datum X, usw.

5- ein Fortschrittsblatt mit „Anzahl Coachings pro AT“

6- leeres Coaching-Blatt 6: Mentee und Coach sind Mitglieder der KKG, Ist- und Ziel-Zustand eintragen

x

y

4- T-Formular 5- Ziel-Err.-Graphik 6- Coaching-Formular

7- Ausgefüllte Themen-Rollen-Matrix mit 4er-Lerngruppen

8- Detaillierte Coaching-Übungen-Messgraphik


Woher kommen Verbesserer wenn ich noch keine habe?

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60 MA

40 MA

8 FK

3 FK 63 MA

48 MA

1:20 1:5

Stabile Prozesse bedürfen enge Betreuung wenn Entropie und Zerfall nicht die Überhand gewinnen dürfen. Der Betreuungsaufwand hierfür ist i.d.R. wesentlich geringer als die über die Zeit gewonnene Produktivität und Qualität. Erfahrungsgemäß ist eine Führungsspanne von 1:5 wesentlich billiger als eine Führungsspanne von 1:20!

Teuer! Billig!

Falsch!

Um Verbesserung wirksam zu machen muß der Personaleinsatz im Prozess durch steigerung der

Prozessqualität ständig reduziert werden. Um Personalentlassungen zu vermeiden, sollte

idealerweise die Aufgabe kontinuierlich wachsen und nicht die Personaldecke ständig schrumpfen!

Richtig!

Mannschaft bleibt, Aufgabe wächst!

Aufgabe bleibt, Mannschaft schrumpft!

Aufgabe Aufgabe

Prozess

Die Verbesserer

Die Coaches

Wenn Verbesserer aus der Mannschaft entwickelt werden, können wir eine Perspektive

anbieten und den Personalabbau in den Prozessen unterstützen. Wenn die Perspektive

stimmt und keine Entlassungen stattfinden, dann ist Rationalisierung eine freiwillige Aktivität!


1. Aufbauphase einer Kata-Organisation Die Verbesserungskata ist eine inhaltsneutrale Routine um mit der wissenschaftlichen Methode herausfordernde Ziel-Zustände in Richtung einer Vision zu erreichen. Sie gibt keine Lösungen und keine Ziele per se vor. Sie dient lediglich dazu die Motivation und die Fähigkeit wissenschaftlich zu lernen zu entwickeln. Diese Routine sollte am Anfang von jeden Einzelnen intensiv geübt werden um verstanden und verinnerlicht zu werden und um die entsprechende Coaching-Organisation von Grund auf zu entwickeln. Deshalb liegt am Anfang der Fokus der Kata-Übungen primär auf dem Aufbau der Verbesserungs- organisation und nicht auf die Entwicklung von Unternehmensprozesse und -Ergebnisse. Die Entwicklung einer explorativen, offenen Haltung bei den Mitgliedern der Organisation durch Übung an „Lernbeispielen“ steht so lange im Vordergrund (in der Regel 2 bis 3 Jahren) bis die gewünschten Handlungs- und Denkweisen zur Selbstverständlichkeit und Normalität für alle geworden sind und die Organisation „lernbereit“ ist.

Erst nach Abschluss der Aufbauphase geht die Kata-erfahrene

Organisation in den ergebniswirksamen „Echtmodus“ über

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2. Handlungsweise der „Kata-erfahrenen“ Verbesserungsorganisation Erfahrung und Lernbereitschaft sind Voraussetzungen für den erfolgreichen, systematischen Einsatz der Kata in einer Organisation. Erst wenn diese gegeben sind, kann die Organisation vom „Übungsmodus“ schrittweise auf den „Echtmodus“ übergehen, wodurch die selbstverständlich gewordenen Kata unbewusster genutzt werden können. Dadurch wird es erst möglich die ganze bewusste Aufmerksamkeit auf zunehmend herausfordernde prozess- und ergebniswirksame Ziele zu richten. Um Zielkonflikte und Lokaloptimierungen zu vermeiden, wird nun die ganzheitliche Entwicklung der Wertströme durch Reduzierung von Durchlaufzeit und Bestände als übergeordnetes System-Ziel angestrebt. Die im Soll-Wertstrom definierten Ziel-Bestände bilden jetzt den Ausgangspunkt für die Konsensbildung und Abstimmung der einzelnen Verbesserungsaktivitäten. Ziel-Bestände und –Durchlaufzeiten sind die Basis um mathematisch schlüssige, numerische Ziele und Ziel-Zustände herzuleiten die in der neuen Kata-Organisation mit System, hoher intrinsischer Motivation und geringsten Reibungsverlusten angestrebt werden können. Eine genaue Anleitung zum Thema „Strategische Zielentfaltung mit den Kata“ finden Sie hier.

http://verbesserungskata.de/app/download/5791120258/Strategy_Deployment+3.4.pdf


Eine detaillierte Anleitung für den Ziele-Entfaltungs-Prozess

und die Arbeit mit den Kata von Toyota finden Sie hier:

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

http://goo.gl/h0HCm

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