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04.11.2014 ESSEN, SAP-FORUM FÜR DIE VERSORGUNGSWIRTSCHAFT

STEFAN LUDWIG, STADTWERKE AUGSBURG HOLDING GMBH

DOMINIK LINNEMANN, PHI-CONSULTING GMBH

Common Layer bei den Stadtwerken Augsburg

- Einführungsprojekt und Produktivbetrieb -

1. Einführungsprojekt

2. Erfahrungen aus dem Produktivbetrieb

3. Formatanpassung 01.10.2014

Einführungsprojekt


04.11.2014 | SAP FORUM FÜR DIE VERSORGUNGSWIRTSCHAFT SEITE 3

Projektziele

Projektziele

Ausgangssituation

Prozesse

• Standard erhalten, Anpassungen nur wenn unabdingbar notwendig

• Chance nutzen, Prozesse neu überdenken

• Automatisierung behalten

• Datenaustausch bereits auf IDEX-CL

• Wechselbearbeitung durch phi-SaM Tool

• Datenaustausch und Stammdaten-prozesse getrennt

• Lieferbeginn, Lieferende, Kündigung, Abmeldeanfrage, Ersatzversorgung, Stornierungsprozesse, Stilllegung Stammdatenänderungen

Einführungsprojekt


November Dezember Januar Februar März April Mai Juni Juli

KW 48 bis KW 5 KW 6 bis KW 21 KW 22 bis KW 27 Ab KW 28

2013 2014

Phase 1:

Workshops und Erstellung

des Fach- und IT-Konzeptes

Phase 2:

Umsetzung des IT-Konzeptes

und

und Formatanpassung 01.04.14

Phase 3:

Schulungen

und Tests

Produktivsetzung

05/06.07.14

Abnahme Fach- und

IT-Konzept Ende der Entwicklung

Fehlerkorrekturen

Projektstart P

rod

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Einführungsprojekt



Phase 1:

• Standard implementieren – Rapid Prototyping

• Workshops zu Prozessen, Fehlerbearbeitung, Randthemen

• Ausprägung Bearbeiter Interface (Klärungsfallüberwachung, Erweiterung EMMACLS) und BPEM

• Erstellung des Feinkonzeptes auf Basis der Workshopergebnisse

Einführungsprojekt



Phase 2:

• Umsetzung der Anforderungen – Ausprägung Bearbeiter Interface / BPEM und Rückführung der Prozessbelegprozesse in den IDEX-CL-Standard

• Integration der neuen Auslieferung der SAP zum 01.04.2014

• IT-Dokumentation erstellen

Einführungsprojekt


Phase 3:

• Funktionstests mit Fehlerkorrektur der Prozesse

• Frühzeitige Schulungen der CL-Prozesse mit der neuen Ausnahmebehandlung über das Bearbeiter Interface und BPEM

• Integrationstestphase der Prozesse

• Produktivsetzung


Einführungsprojekt



Prozess-Dokument

Prozess-Engine

Daten-Container

Klärungsfall-Bearbeitung

Klärungsfall-Überwachung

BPEM

Ausnahmenbearbeitung

SAP-Hinweise

IDEX-Common-Layer

39 Meldungen wurden bei der SAP während des Projektes erstellt und schnell bearbeitet!




Erfahrungen aus dem Produktivbetrieb Common Layer bei den Stadtwerken Augsburg


Prozess Geschäftsdatenanfrage

Produktivstellung und Produktivstart

• nahezu fehlerfreie Startphase

• detaillierte Vorarbeit am Anfang des Projektes (z.B. Workshops, detailliertes Fach- und IT-Konzept)

• Prozessdokument, Bearbeiter Interface und BPEM sind durch die lange Testphase für viele Anwender bereits bekannt





• regelmäßig „Monitoringrunden“ mit Fachbereichen & SharedService & IT

• Monitoring anhand Produktivfällen und dem Bearbeiter Interface

• Aufnahme Optimierungsanforderungen (insb. BPEM und Bearbeiter Interface)





• fehlerfreie parallele Übergangsphase „alter“ und „neuer Welt“

• seit 01.04.2013 Datenaustausch über CL, Prozessdokumente bereits vorhanden




aktuelle Situation

• stabile Prozesse

• Indiz ist Anzahl der ErrorPdocs bis zum 30.09.:

• Netz: 74 Prozessdokumente insgesamt ca. 102.000

• Vertrieb: 68 Prozessdokumente insgesamt ca. 88.000




aktuelle Situation

• automatisierte Prozesse (Netz)

• „alte Welt“: Juni 2014

• # Wechselbelege* ca. 21.000 davon wurden ca. 10,8 % vorgelegt

• „neue Welt“: September 2014

• # Prozessdokumente* ca. 30.000 davon wurden ca. 13,5 % vorgelegt

• Lieferbeginn (LW), eingehende Stammdatenänderungen und Ersatzversorgung haben dabei den größten Anteil

• restliche Prozesse nahezu vollautomatisiert.

* Lieferbeginn, Lieferende, Abmeldeanfrage, Ersatzversorgung, Stornierungsprozesse, Stammdatenänderungen




aktuelle Situation

• automatisierte Prozesse (Vertrieb)

• „alte Welt“: Juni 2014

• # Wechselbelege* ca. 20.000 davon wurden ca. 8,4 %vorgelegt

• „neue Welt“: September 2014

• # Prozessdokumente* ca. 26.000 davon wurden ca. 7,2 % vorgelegt

• Abmeldeanfrage, Kündigung (LA) und Ersatzversorgung haben dabei den größten Anteil

• restliche Prozesse nahezu vollautomatisiert.

* Lieferbeginn, Lieferende, Kündigung, Abmeldeanfrage, Ersatzversorgung, Stornierungsprozesse, Stammdatenänderungen




aktuelle Situation (Interpretation der Zahlen)

• Beispiele für Sachbearbeitervorlagen auf Wunsch der Fachbereiche

• Stammdatenänderungen eingehend (Sicht Netz): Alle bilanzierungsrelevanten Anfragen werden vorgelegt.

• Lieferbeginn (Sicht Netz): Es wird immer eine Vorlage vor der Erstellung einer Abmeldeanfrage erzeugt.

• Lieferbeginn (Sicht Vertrieb): Vorlage bei Transaktionsgrund Umzug

• Kündigung LA: Vorlage zur Prüfung der Kündigung (bei Ablehnung)

* Lieferbeginn, Lieferende, Kündigung, Abmeldeanfrage, Ersatzversorgung, Stornierungsprozesse, Stammdatenänderungen

Erfahrungen aus dem Produktivbetrieb / PDOC Common Layer bei den Stadtwerken Augsburg


• VORTEILE:

übersichtlicher als WB

vollständige Aufnahme aller

UTILMD Daten

Darstellung Nachrichten-

daten als Tabellenform

keine große Umstellung für

die Anwender

CL Prüfergebnisse auf einen

Blick

Erfahrungen aus dem Produktivbetrieb / EMMA


Bearbeiter Interface:

Erweiterung der EMMACLS

- Standard dabei erhalten

Darstellung weiterer

Informationen über Spalten

Ausprägung der Ordner

Bearbeiterzuordnung wie

bisher (z.B. RLM) ermöglicht


Erfahrungen aus dem Produktivbetrieb / BPEM Common Layer bei den Stadtwerken Augsburg


Mehr Informationen über

Fallkategorien

schnelle Darstellung über

Kundenreiter

Fehler einer Prüfgruppe

gesammelt darstellbar

Standard beibehalten




Formatanpassung 01.10.2014



• BC-Sets prüfen und einspielen

• Customizingabgleich (Kundenanpassungen übernehmen)

• Stammdatenleser abgleichen

Aufgaben

• 8 Projekttage für die Umsetzungsphase Aufwand

• Neue Prozessversionen und zugehörige Workflows

• Neue Prüfungen Herausforderung

• Verarbeitung der negativen CONTRL in den neuen Prozessversionen enthalten

• Über alle Phasen Umsetzung, Test, Produktivstellung sehr wenig Aufwand

Vorteile

Formatanpassung 01.10.2014




• erster Prozess mit Prozess-Engine (ohne Workflow)

• Implementierung in bestehendes Common Layer Gerüst mit wenig Aufwand

• Die Ablösung der Workitems durch BPEM – Klärungsfälle ist für die Fachbereiche keine Neuerung

• Nächster Prozess im Standard integriert

Vielen Dank für

Ihre Aufmerksamkeit

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