CompetenceTag „Der Weg zum Ziel - xft.com · Jörg Rogalla / Dr. Ulrich Kampffmeyer Eigenverlag des VOI 1997 ISBN 3-932898-03-6 VOI Kompendium 4 - Grundsätze der Verfahrensbeschreibung

CompetenceTag „Der Weg zum Ziel"

Jörg Rogalla Frankfurt 12.06.2013

1. Mögliche Projektrisiken

2. Projektdefinition und Methodik

3. Revisionssicherheit und Verfahrensdokumentation

4. Fragen und Antworten

| ©2013, Cognizant Solutions 1

Agenda

Inhaltliche und technische Risiken • unausgereifte Technologie und mangelnde Revisionssicherheit • Mangelhafte Softwarequalität • Undefinierte Kundenanforderungen

Zeitliche Risiken • Mangelnde Ressourcen bei Lieferanten und Auftraggeber • Verspätete Bestellungen oder Genehmigungen • Moving Targets / Änderung der Anforderungen im Projekt

Wirtschaftliche Risiken • Unterschätzter Projektaufwand • Zu geringe Reserven im Projektbudget • Zu hohe Betriebskosten


Projektrisiken

1. Projektrisiken



4. Fragen und Antworten


Agenda

• Pragmatischer Ansatz

• Nahezu überall und für jeden verfügbar

• Ermöglicht tagesgenaue Planung aller Ressourcen und Projektaufgaben

• Ermöglicht Kalkulation des aktuellen Restaufwands

• Enthält Tabelle mit Kontaktdaten

• Enthält Tabelle mit Urlaubsplanung


Planungswerkzeug Excel


Ein Beispiel

Tagesgenaue Aktivitäten

Ressourcen

Cognizant Projektvorgehensweise

Projektstart Konzeption Integrationstest Implementierung

Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4

Kick-off Workshop Ist-Aufnahme Installation Produkt Customizing -Dokumentation

Vorgehensmodell Sollprozesse Einrichtung Rollen Anwender-Dokumentation

Projektstandards Dokumenttypen Customizing Akten Key-User Schulung

Kommunikationsmatrix Berechtigungen und Rollen Schnittstellen Testplan und Durchführung

Entwurf Konzeption Entwickler-Tests Korrekturen

Zuständigkeiten Review Admin-Schulung Abnahme

Berichtswesen Freigabe der Konzeption Erstellung Betriebshandbuch

Freigabe zum Go-Live

Verabschiedung Planung

Go-Live

Phase 5

Liste der Transporte

Unterstützung Transport

Übernahme Einstellungen

Vor-Ort Bereitschaft

Bet

rieb

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Lö

sun

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Endanwenderschulung

Vorstellung Projektablauf und Vorgehen im Projekt (1)

Plan Build Run

Laufzeit: 4-6 Monate

Kickoff

Hard- und Softwarebeschaffung

Konzeption

• Erstellung

• Review

• Freigabe

Vorstellung Projektablauf und Vorgehen im Projekt (2) Test und Korrekturen

• Vorstellung Prototypen bei Key-Usern • Entwicklertest der Systemintegration mit der IT • Test durch Auftraggeber • Erstellung und Einarbeitung der Korrekturen • Abschlusstests

Dokumentation

• Systemdokumentation • Betriebshandbuch • Anwenderhandbuch • Verfahrensdokumentation

Abnahme

• Formale Abnahme durch Anwender und IT Schulungen

• Anwender und IT Produktivsetzung

Vorstellung Projektablauf und Vorgehen im Projekt (3)

Cognizant-Arbeiten vor Ort (in der Regel 70%)

• Kickoff und regelmäßige Projektmeetings / Jour-Fix

• Phase Konzeption

• Interviews und Ist-Aufnahmen

• Review-Meeting(s) Konzeption

• Phase Realisierung

• Installation Template / Add-on´s

• Cognizant-Entwicklungen und Tests

• Systemintegration

• Review des Piloten und der Final-Anwendung

• Abnahmebegleitung

• Schulung

• Betriebsübergang und Produktivsetzung

Vorstellung Projektablauf und Vorgehen im Projekt (4-1)

Darstellung Interne Ressourcen Auftraggeber

• Teilnehmer Kickoff

• Interner Projektleiter

• Fachliches Team

• IT-Team

• Team „Prüfung und Freigabe“ der Konzeption

• Fachlich

• IT-Technisch

• IT Team

• Basistransporte

• User

• Berechtigungen

• Integrationen

Vorstellung Projektablauf und Vorgehen im Projekt (4-2)

Darstellung Interne Ressourcen Auftraggeber

• Test-Team

• Fachliche Anwendung

• Technische Systemintegration

• Abnahme

• Projektleiter und Team-Delegierte

• Schulungen/Einweisungen

• Fachteams

• IT-Betrieb

• Produktivstart

• IT-Unterstützung


Gemeinsame Steuerung

Projektinstanzen Cognizant Projektaufgaben

Lenkungskreis /Jörg Rogalla

PL Jörg Ernst (J.Rogalla)

RE-FX Akten Korrespondenz

Jan Zocher Claudia Schwarmann Christoph Scheel

Gremium zur

Steuerung des Projekts

Management

des Projekts

Durchführung

des Projekts

Standard-Dokumentationen

Anwenderhandbuch (AHB)

Systemdokumentation (SDO)

Architekturskizze, technische Darstellung

Systemparameter, Customizingeinstellungen

Dokumentation von ggf. notwendiger Programmierung

Individualisierte Darstellung der Systemhandhabung

Dokumenterfassung, Fachabteilung, Shared Service Center

Übergabe in elektronischer, pflegbarer Form (Word und PDF)

Fachkonzeption (FK)

Definition der Sollprozesse

Genaue Umsetzung der Funktionen

Rollen und Berechtigungen

Optionale Dokumentationen

Verfahrensdokumentation (SDO)

Betriebshandbuch (BHB)

Rechtliche Einordnung

Sachlogische Lösung

Betriebsprozesse

Wartung und Migration

Einordnung in das IKS

Betreuung der gesamten Systemlösung

Betrieb und Fehlerhandling

Periodische Kontrollen

Notfallplan

1. Projektrisiken



4. Zusammenfassung


Agenda


Aspekte der Revisionssicherheit

Vollständigkeit

Nachvollziehbarkeit

Ordnungsmässigkeit

Verfügbarkeit

Unveränderbarkeit

In Verordnungen und Gesetzen werden keine konkreten Vorgaben gemacht. Die Schlagwörter lauten:

Auswahl von Veröffentlichungen

VOI Kompendium 3 - Grundsätze der elektronischen Archivierung

Jörg Rogalla / Dr. Ulrich Kampffmeyer

Eigenverlag des VOI 1997

ISBN 3-932898-03-6

VOI Kompendium 4 - Grundsätze der Verfahrensbeschreibung

nach GoBS

Karl-Georg Henstorf, Dr. Ulrich Kampffmeyer, Jan Prochnow

Eigenverlag des VOI 1999

ISBN 3-932898-04-4

An International Code of Good Practice in Five Parts for:

- Part 1 Information Stored Electronically

- Part 2 Electronic Communication and e-mail Policy

Group 5 Training 1999. Editor Alan Shipman

Prüfkriterien für Dokumentenmanagement Lösungen (PK-DML)

Arbeitsgruppe des VOI/TÜV

Eigenverlag des VOI 2000-2009

ISBN 3-932898-05-2

Gesetzes- bzw. Verordnungslage

GoBS (in Kürze GoBD) // Handelrecht AO • Archivierung von elektronischen Handelsbriefen • COLD/ Listenarchivierung • Geeignete Technik und eine Verfahrensdokumentation

GDPdU (in Kürze GoBD) // Steuerrecht

• Archivierung von maschinell auswertbaren Daten, die steuerrechtlich relevant sind

• Nur original digitale Daten müssen aufbewahrt werden • Zugriff Z1, Z2 und Z3 ist wahlfrei für die Steuerprüfer • Unter Umständen können Altsysteme abgeschaltet

werden

E-Mail Archivierung • Keine pauschale Pflicht – ggf. im Kontext GDPdU

12. Zertifizierung und Software-Testate Die Vielzahl und unterschiedliche Ausgestaltung und Kombination der DV-Systeme für die Erfüllung außersteuerlicher oder steuerlicher Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten lassen keine allgemein gültigen Aussagen der Finanzbehörde zur Konformität der verwendeten oder geplanten Hard- und Software zu. Dies gilt umso mehr, als weitere Kriterien (z. B. Releasewechsel, Updates, die Vergabe von Zugriffsrechten oder Parametrisierungen, die Vollständigkeit und Richtigkeit der eingegebenen Daten) erheblichen Einfluss auf die Ordnungsmäßigkeit eines DV-Systems und damit auf Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen haben können. Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung - und damit zur Ordnungsmäßigkeit DV-gestützter Buchführungssysteme - werden weder im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung noch im Rahmen einer verbindlichen Auskunft erteilt. „Zertifikate“ oder „Testate“ Dritter entfalten gegenüber der Finanzbehörde keine Bindungswirkung.


Zertifikate (Auszug aus GoBD)


Bestandteile der Verfahrensdokumentation

Technische Systemlösung und Migration

IT-Sicherheit

Technischer Betrieb

Sachlogische Systemlösung

Prozesse

Mitarbeiterqualifikation

Tests

Beschreibung des Internen Kontrollsystems

Allgemeine Beschreibung des Einsatzgebietes

Wartung

1. Projektrisiken


3. Verantwortung der Projektpartner


5. Zusammenfassung


Agenda

• Technik allein ist nicht genug

• Methodik allein ist nicht genug

• Guter Wille allein reicht erst recht nicht

• Dynamische und nachhaltige Projektsteuerung notwendig

• Ein Projekt ist nicht statisch, Änderungen sind zu erwarten, Planung ist stetig anzupassen

• Nachhaltige Flexibilität ist gefragt, aber nicht Aktionismus!

• Zu guter Letzt: Verfahrensdokumentation ist zumeist notwendig


Zusammenfassung

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Cognizant Solutions GmbH

Osterbekstraße 90c

D-22083 Hamburg

Fon: +49(0)40 523 88-459

Fax: +49(0)40 523 88-100

Mobil: +49(0)172 40137 02

Jörg Rogalla Head of ECM

[email protected]

mailto:[email protected]

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