Das Digitale Zwischenarchiv des Bundes - infora-mc.de · Michael Ucharim (BArch) & Thomas Seliger (BKM) 17.11.2014 2 Agenda Bundesarchiv und BKM Das E-Government-Gesetz und seine

Michael Ucharim (BArch) & Thomas Seliger (BKM) 17.11.2014 1

Das

Digitale Zwischenarchiv

des Bundes

Die zentrale Speicherlösung für die Bundesverwaltung

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6. Jahrestagung E-Akte

Berlin, 19.- 20.November 2014


Agenda

Bundesarchiv und BKM

Das E-Government-Gesetz und seine Auswirkungen

Rahmenbedingungen & Grundlagen

Das Digitale Zwischenarchiv des Bundes

Zeitplan

Diskussion


Die Beauftragte der Bundesregierung

für Kultur und Medien

und

Das Bundesarchiv


Die Beauftragte der Bundesregierung für Kultur und

Medien

Monika Grütters

Staatsministerin bei der Bundeskanzlerin

Leiterin einer obersten Bundesbehörde

rd. 230 Mitarbeiter in Bonn und Berlin

Jahresetat ca. 1,2 Mrd. Euro

institutionelle Förderung rd. 70 Einrichtungen

Geschäftsbereich: BStU, BKGE und das Bundesarchiv


Das Bundesarchiv

Einige Fakten: 1952 Errichtung in Koblenz

~ 700 Mitarbeiter

9 Dienststellen an 7 Dienstorten

~ 8.000 Benutzer jährlich

~ 300 Regal-km konventionelles Schriftgut

~ 12 Mio. Fotos (analog)

Auftrag gemäß BArchG:

• Archivgut auf Dauer sichern & nutzbar machen

• Entscheidung über bleibenden Wert der Unterlagen

aller Bundesbehörden


Das

E-Government-Gesetz

und seine Auswirkungen


Das EGovG

und seine Auswirkungen

Seit über 15 Jahren Übergang von Papier- zur E-Akte

E-Government-Gesetz

– Alle Behörden sollen bis zum Jahr 2020 die E-Akte einführen

Folgen

– Hohe Datenvolumina der Behörden erwartbar

• Diese unterliegen Aufbewahrungsfristen, die maximal 30 Jahre

betragen können

– Alle Behörden haben die gleichen Probleme

• Altdaten belasten die behördeneigenen Systeme

• Altdaten benötigen einen revisionssicheren Speicher

• Altdaten müssen verkehrsfähig gehalten werden

• Archivwürdige Altdaten müssen nach Ablauf der Aufbewahrungs-

fristen an das Bundesarchiv abgegeben werden


Ein bekanntes Problem…

Bundesarchiv verfügt seit 1965 über

papierne Zwischenarchive

– Motivation: Aktenfülle und Platzmangel bei den

Behörden, Rückgriffe relativ selten

Zwischenarchive als Gewinn für die

Behörden und das Bundesarchiv

– Entlastung ohne Rückgriffsverlust

– Frühe Abgabe und Bewertung der Unterlagen

Erfolgsmodell für die digitale Zukunft


Digitales Zwischenarchiv

17.11.2014 9

Die Lösung:


Bundesarchiv

Bundesregierung

Bundesverwaltung

Bundesgerichte Bundespräsident


Die Lösung:


Vorteile für die Bundesbehörden

– Verzicht auf kostenintensive, dezentrale Langzeitspeicher in

jeder Behörde

– Entlastung der behördeneigenen Systeme

– Sachgerechte und rechtssichere Speicherung für die Dauer der

Aufbewahrungsfristen

– Komfortabler Zugriff aus dem eigenen DMS/VBS heraus

– Einfache Aussonderung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen

Vorteile für das Bundesarchiv

– Frühzeitige Sicherung und Bewertung der digitalen Unterlagen

– Geregelte Übernahme ins Archiv

Win-Win-Situation

Michael Ucharim (BArch) & Thomas Seliger (BKM)

Das Digitale Zwischenarchiv

Funktionen und Anwendungsfälle

Bundesarchiv

Behörden

Digitales

Endarchiv

Digitales

Archivgut

Digitales

Zwischen-

archiv

Digitale Unterlagen

mit laufender

Aufbewahrungsfrist

Übernahme

Bewerten

E-Akte


Rahmenbedingungen


Rahmenbedingungen

– rechtlich –

§ 39 GGO iVm. § 18 RegR – Behörden bleiben während der Dauer der

Aufbewahrungsfristen Eigentümer „ihrer“ Daten

Kabinettsbeschluss „IT-Steuerung Bund“

vom 5.12.2007 – Konzentration der IT-Services in DLZ-IT des Bundes

– Hosting des Digitalen Zwischenarchivs bei der BA

§ 8 II BSIG – Einschlägig: BSI TR-03125 (TR-ESOR)


Rahmenbedingungen

– technisch –

BSI TR-03125 (TR-ESOR)

– Ziel Standard für die Beweiswerterhaltung

kryptographisch signierter Dokumente

– Definitionen für die beweissichere Architektur eines

Langzeitspeichers

Sicherheitsmodule (ArchiSafe-, ArchiSig-, Krypto-Modul)

eine beweissichere Datenstruktur

Formate, Protokolle, Schnittstellen, etc.

mögliche Anwendungsfälle bzw. Funktionen in einem Langzeitspeicher


Rahmenbedingungen

– finanziell –

Bundesagentur für Arbeit bietet beweissichere

Langzeitspeicherung gegen Entgelt

Kostenaufwand sowohl für die Bundesbehörden

als auch für das Bundesarchiv


Rahmenbedingungen

– organisatorisch –

Vereinbarungen BArch, BA und Behörden – Betriebskonzept

– Rollen- und Zuständigkeitsverteilung

• bspw. Aufbau eines archivischen Kompetenz-

zentrums als Hauptansprechpartner für

Bundesbehörden und BA

– Supportregelung

– Datenschutzkonzept

– IT-Sicherheitskonzept

– Rechnungsstellung

Abschluss einer Verwaltungsvereinbarung und eines

SLA zwischen Behörde und BArch / BA


Rahmenbedingungen

– Zuständigkeitsverteilung –

Behörden • Anpassung der DMS/VBS

• Erstellen der Datenpakete

• Auslagerung der Altdaten

• 1st-Level Support

Bundesarchiv:

Kompetenzzentrum Archivierung • Technische und fachliche Beratung der Bundesbehörden:

Vereinbarung der Datenstrukturen

• Herstellen der Schnittstellen

• 2nd-Level Support

• Endarchiv

DLZ-IT / BA • Basisdienst eArchiv

• 3rd-Level Support

Daten

Daten Support Support


Das

Digitale Zwischenarchiv

des Bundes


Digitales Zwischenarchiv des Bundes

Sicherheitsschicht


Architektur und grober Funktionsaufbau

Bundesarchiv Konnektor

(Verbindung / Import)

Behörden-DMS Konnektor

(Verbindung/Im-/Export)

Silo

Bn

Silo

B4

Silo

B3

Silo

B2

Silo

B1

Silo

BArch

Z

Z

Z Z



Datenstruktur

Package Header

Archivische

Metadaten

DataObject

Section

Nutzdaten

Credentials

Section

Kryptographische

Beweisdaten

XML-formatiertes Archiv Informations Paket

MetaData Section

Behörden-

Metadaten



Archivische Metadaten

1. XAIP Package Header – Attribut

1. Lieferungs-ID

2. Versionsangabe

2. XAIP Package Header – Element

1. Lieferungsname

2. Abgebende Behörde

3. Netzadresse der abgebenden Behörde

4. Aktenführende Organisationseinheit

5. Name des Lieferungsveranlassers

3. XAIP Package Header Index – Attribut

1. Referenz auf die Lieferungs-ID

2. ID für Teilpaket

3. Versionsnummer des Teilpakets

4. XAIP Package Header Index – Element

1. Akten-/Vorgangszeichen

2. Betreff

3. Laufzeit von

4. Laufzeit bis

5. Zeitpunkt der Abgabe

6. Aufbewahrungsfrist

7. Freifeld zur Bewertung

8. Kurzbeschreibung der exportierten Unterlagen

9. Suchbegriffe

10. Zusätzliche Lieferungsbeschreibung

11. Lieferungsformate

12. Verweis auf evtl. vorhandene Papierakte



Idealer Ablauf: Akte / Vorgang speichern

AOID

„Anmelden“

„Zurücklegen“


(Verbindung/Im-/Export)

XML PDF/A

XAIP


Silo

Silo

Silo

Silo



Idealer Ablauf: Akte / Vorgang lesen

XAIP

AOID oder

Suchbegriff

„Anmelden“

„Recherche“

„Entnahme“


(Verbindung/Im-/Export) XML PDF/A


Silo

Silo

Silo

Silo



Idealer Ablauf: Akte / Vorgang löschen

Löschbestätigung

„Anmelden“

„Recherche“

„Löschen“

Nach

„Entnahme“

Nach

Entscheidung

des

Bundesarchivs

„AOID löschen“

Begründung


(Anmeldung/Im/Export)


Silo

Silo

Silo

Silo

Prüfung

Löschprotokoll


Zeitplan


Genereller Zeitplan

Michael Ucharim (BArch) & Thomas Seliger (BKM)

Kontakt-aufnahme mit Bundesarchiv

Abstimmung der jeweiligen

Rahmen-bedingungen

Pilot- und Testphase

Wirkbetrieb

17.11.2014 27

Interesse?

Wie schließe ich meine

Behörde an?


Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Die Beauftragte der Bundesregierung für Kultur und Medien

Referat K18 (Informationsmanagement, DDB)

Dipl. Inform. Thomas Seliger

Graurheindorfer Straße 198

53117 Bonn

Telefon: 0228 / 99681 - 3619

E-Mail: [email protected]

Bundesarchiv

Projektgruppe Digitales Archiv / Digitales Zwischenarchiv

Michael Ucharim

Potsdamer Straße 1

56075 Koblenz

Telefon: 0261 / 505 - 597

E-Mail: [email protected]

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