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10. Fachtagung IT-Beschaff ung 2014
www.fachtagung-it-beschaffung.de
10 JAHRE
Fachtagung
IT-Beschaffung
Liebe Teilnehmerin, lieber Teilnehmer,
seit nunmehr 10 Jahren treffen sich auf unserer Tagung IT-Ent-scheider und Beschaffer aus allen Bereichen von Bund, Ländern und Kommunen. Die Teilnehmerzahlen der Vergangenheit als auch wiederum die ca. 400 in diesem Jahr unterstreichen den hohen Informationsbedarf an aktuellen, praxisnahen Themen.
Auch 2014 empfi ehlt sich die Fachtagung IT-Beschaffung als wichtige Plattform für den Austausch von Informationen, Mei-nungen und Erfahrungen rund um die IT-Auftragsvergaben öf-fentlicher Auftraggeber. Aufgrund der Eigendynamik rechtlicher Rahmenbedingungen als auch der – zum Glück – noch vorhandenen Spielräume ihrer Ausgestaltung stehen vor allem die Neuerungen im Fokus unserer diesjährigen Veranstaltung. So werden aktuelle Fragen der Behandlung von Kriterien zur Nachhaltigkeit bei IT-Beschaffungen genauso diskutiert wie die Umsetzung der neuen EVB-IT Vertragswerke. Die aktuelle Tendenz der weiteren Zentralisierung von IT-Vergabestellen zeigt sich auch in der zunehmenden An-zahl von Rahmenvertragsvergaben – aus Sicht der Auftragnehmer oftmals keine optima-le Vorgehensweise, da letztlich nur der Rahmen, nicht jedoch ein konkreter Auftrag aus diesen Vergaben erwächst. Weitere spannende Themen, wie beispielsweise der Umgang mit kurzfristig anwachsenden und auswertbaren Datenmengen, die Frage der rechtlichen Umsetzung und wirtschaftlichen Vergleichbarkeit bei (politisch gefordertem) Einsatz von Open Source oder auch die IT-Werkzeug-Unterstützung bei der Beschaffung selbst werden interessanten Zündstoff für Diskussionen in den Pausen und am Abend liefern.
Letztlich werden dieses Jahr auch nicht nur IT-spezifi sche Fragestellungen wie die Bewertung von Eignung und Leistung, die Kommunikation zwischen Vergabestelle und Bieter, der Umgang mit Rügen im Vergabeverfahren vorgestellt.
Brandaktuell ist sicherlich die Frage nach dem Umgang von Informations- und Daten-weitergaben der Marktteilnehmer – was darf der Staat hier fordern, wo sind im forma-len Vergabeprozess seine Grenzen?
Versäumen Sie darüber hinaus nicht, sich in unseren Marktforen zu den Themen E-Procurement und virtualisierte Clients über neue Entwicklungen auf Seiten der Lö-sungs- und Produktanbieter zu informieren.
Diese Jubiläumsfeier steht im Zeichen jener, die als Fachbeiratsmitglied, Referent oder Moderator, aber auch als Teilnehmer oder Aussteller zu der fachlichen Diskussion und dem anregenden Erfahrungsaustausch, die für die Fachtagung IT-Beschaffung typisch sind, in den letzten 10 Jahren beigetragen haben. Ihnen allen sei für Ihr Engagement und Ihr zunehmendes Interesse an der Veranstaltung ganz herzlich gedankt!
Der Abendempfang bietet neben dem sozialen Austausch für alle Tagungsteilnehmer ein besonderes Ereignis zum 10-jährigen Bestehen der Veranstaltung – lassen Sie sich überraschen.
Wir freuen uns auf zwei feierliche Tage mit Ihnen!
Rainer UllrichINFORA Management Consulting GmbH & Co. KG
INFORA UnternehmensberatungCompetence Center Vergabeberatung
Die INFORA Gesellschaft für Information, Organisation und Automation mbH wurde 1980 als mittelständisches Beratungshaus in Köln gegründet. Mittler-weile sind wir in Köln, Berlin, München und Nürnberg vertreten. Seit mehr als 30 Jahren steht INFORA für die enge Verzahnung von IT-bezogener und orga-nisatorischer Beratung. Unser Competence Center Vergabeberatung zeichnet sich dabei durch langjährige Projekterfahrung und fundierte Kompetenz bei der rechtlichen, methodischen und organisatorischen Beschaffungsorganisation aus.
Moderner IT-EinkaufINFORA analysiert Ihre Beschaffungsprozesse, entwickelt konkrete Verbesserungs-maßnahmen und unterstützt Sie bei der Implementierung optimierter E-Procurement-Lösungen. Ihre Beschaffungsorganisation wird im Hinblick auf Effi zienz und Qualität nachhaltig verbessert.
Unsere Beratungsleistungen im Überblick: Analyse und Optimierung von bestehenden Abläufen im IT-Einkaufsumfeld Konzeption und Einführung rechtssicherer elektronischer Beschaffungsprozesse Entwicklung und Einsatz von modernen Beschaffungsmethoden Fachliche Implementierung von E-Procurement-Lösungen
VergabeberatungINFORA entwickelt Vergabeunterlagen, Leistungsbeschreibungen und Bewertungsma-trizen, die auf umfassender Markt- und Produktkenntnis beruhen. Als Co-Autoren der Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen (UfAB) konzipieren unsere Vergabe spezialisten Ausschreibungen, die gleichermaßen rechtskonform und effi zient sind.
Unsere Beratungsleistungen im Überblick: Entwicklung einer optimalen, vergaberechtskonformen Beschaffungsstrategie Konzeption von Vergabeunterlagen, Leistungsbeschreibungen und Bewertungsma-trizen als Basis der Auftragsvergabe
Moderation und aktive Unterstützung des Vergabeprozesses bis zur Zuschlagsempfehlung
INFORA GmbH Telefon: 030 893658-0Salzufer 8 E-Mail: [email protected] Berlin Internet: www.infora.de
AgendaMittwoch, 17. September 2014
Ablauf Themen
ab 08.00 Akkreditierung
09.30 – 10.00 Begrüßung und EröffnungRainer Ullrich, INFORA GmbH GrußwortMarkus Blume, MdL, Medienpolitischer Sprecher der CSU Landtagsfraktion
10.00 – 10.30 Vorstellung neue EVB-IT Verträge und Ausblick Momme Jacobsen, Bundesministerium des Innern
10.30 – 11.00 Hilfe, wir müssen ausschreiben! – 10 häufige Fehler von Vergabestellen Dr. Bernhard Kern, INFORA GmbH
11.00 – 11.30 Kaffeepause und Gelegenheit zum Besuch der Begleitausstellung
11.30 – 12.00 Neues zur Angebotsbewertung: Eignungskriterien in der 4. WertungsstufeWerner Leitzen, Bundesakademie für öffentliche Verwaltung
12.00 – 12.30 Kommunikationsmanagement als Erfolgsfaktor im VergabeverfahrenRobert Thiele, Techniker Krankenkasse
12.30 – 13.30 Mittagspause und Gelegenheit zum Besuch der Begleitausstellung
13.30 – 15.00 Marktforum 1 (Raum 1 – 3) E-ProcurementModeration: Günther Pinkenburg, INFORA Rechtsanwaltsgesellschaft mbHWie viel E-Vergabe ist wirtschaftlich?Carsten Klipstein, cosinex GmbHLeistungsorientierte Software-BeschaffungFlorian Schnitzhofer, reqPOOL GmbH
Marktforum 2 (Raum 4 – 6)Virtualisierte Clients für mobile NutzungModeration: Joachim Bieniak, INFORA GmbHArbeitsplätze mit ZeitgeistElke Papaioannou, Computacenter AG & Co. oHGThin Clients und Zero Clients für Behörden – sicher, wartungsarm und kostengünstigTim Riedel, IGEL Technology GmbHBewährte Vorgehensweisen für den Einstieg in Ihre mobile Client-Virtualisierungs-LösungThomas Gande, Dell GmbH
15.00 – 15.30 Kaffeepause und Gelegenheit zum Besuch der Begleitausstellung
Themen Ablauf
Fachforum 1 (Raum 1 – 3) Flexible IT-Beschaffung mittels RahmenverträgenModeration: Günther Pinkenburg, INFORA Rechtsanwaltsgesellschaft mbHRechtliche Grundlagen von RahmenvereinbarungenGünther Pinkenburg, INFORA Rechtsanwaltsgesellschaft mbHAktuelle Rechtsprechung zu einzelnen Aspekten im Umfeld von Rahmenvereinbarungen Hans-Peter Schaden, BWI Informationstechnik GmbHUmweltfreundliche IT-Beschaffung und Rahmenverträge – Chance oder Widerspruch? Dr. Hans-Jürgen Baumeister,Umweltbundesamt, Beratungsstelle nachhaltige Informations- und Kommunikationstechnik (Green-IT)
15.30 – 17.00
Fachforum 2 (Raum 4 – 6) Soziale Nachhaltigkeit bei BeschaffungsprozessenModeration: Christian Forsmann, INFORA GmbHAufgaben und Ziele der Kompetenzstelle für nachhaltige Beschaffung beim Beschaffungsamt des BMI (KNB) – Umsetzung von sozialen Nachhaltigkeitsgesichtspunkten in der Beschaffungspraxis Sabine Poell, Leiterin der Kompetenzstelle für nachhaltige Beschaffung (KNB)Joachim Weller, Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern Impulsvortrag: Soziale Nachhaltigkeit als Vertragsbedingung – kann ich das als Bieter unterschreiben? Felix Zimmermann, BITKOM e.V.Impulsvortrag: Kontrolle sozialer Nachhaltigkeit in IKT-Ausschreibungen Annelie Evermann, WEED e.V. Aktuelle Möglichkeiten und Grenzen sozial nachhaltiger Beschaffung Dr. Lale Akgün, Staatskanzlei des Landes Nordrhein-Westfalen
Gelegenheit zum Besuch der Begleitausstellung 17.00 – 17.45
Bustransfer zur Abendveranstaltung im „Pirates Berlin“ Mühlenstr. 78-80, 10243 Berlin (Beginn: 18.00 Uhr)
ab 17.30
AgendaDonnerstag, 18. September 2013
Ablauf Themen
ab 08.00 Akkreditierung
09.00 – 10.30 Fachforum 3 (Raum 1 – 3)Beschaffung eines E-Procurement-Werkzeugs und die kommenden Herausforderungen des E-Invoicing als strategischer ProzessModeration: Andreas Werner, INFORA GmbHEin Praxisbericht: Fünf Jahre E-Vergabe bei der Bundesagentur für Arbeit Astrid Widmann, Bundesagentur für Arbeit, NürnbergBeschaffung eines E-Vergabe-Tools Joachim-Engelbert Warbek, Region Hannover vergabe.NRW – der portalintegrierte Ansatz zur Erhöhung von Transparenz und Rechtssicherheit Ralf Sand, Finanzministerium NRW
Fachforum 4 (Raum 4 – 6) Anwendung der neuen EVB-IT Verträge in der Praxis Moderation: Prof. Dr. Manfred Mayer, INFORA Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Elke Bischof, Kanzlei SSW Schneider Schiffer Weihermüller, MünchenWilhelm Kruth, Ltd. Regierungsdirektor a. D. Prof. Dr. Manfred Mayer, INFORA Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
10.30 – 11.00 Kaffeepause und Gelegenheit zum Besuch der Begleitausstellung
11.00 – 12.30 Fachforum 5 (Raum 1 – 3)Umgang mit Rügen und NachprüfungsverfahrenModeration: Günther Pinkenburg, INFORA Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Matthias Steck, Vorsitzender der Vergabekammer SüdbayernGünther Pinkenburg, INFORA Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Fachforum 6 (Raum 4 – 6) Nach der Vergabe ist vor der Vergabe. Wie die Qualität der Ausschreibung auf das (juristische) Projektmanagement nach dem Zuschlag wirkt und Projekte scheitern lassen kannModeration: Andreas Werner, INFORA GmbHEin kleiner Rundflug über einige wesentliche Gründe aus juristischer Sicht, an denen IT-Projekte scheitern – vom OLG Düsseldorf über CR zum Faktor Mensch Frank Richter, it@M - Dienstleister für Informations- und Telekommunikationstechnik der Landeshauptstadt MünchenAus dem Scheitern von IT-Projekten für die nächste Vergabe lernen oder bei der nächsten Vergabe wird alles anders Prof. Dr. Manfred Mayer, INFORA Rechtsanwaltsgesellschaft mbHDiskussionsbeitrag Werner Leitzen, Bundesakademie für öffentliche Verwaltung
12.30 – 13.30 Mittagspause und Gelegenheit zum Besuch der Begleitausstellung
Themen Ablauf
Produktneutralität und Exklusivverhandlungen beim IT-EinkaufDr. Thomas Kirch, Leinemann & Partner Rechtsanwälte, MbB
13.30 – 14.00
Beschaffungsvorhaben im Bereich ForensikUwe Laber, Landeskriminalamt Sachsen-Anhalt
14.00 – 14.30
Kaffeepause und Gelegenheit zum Besuch der Begleitausstellung 14.30 – 15.00
Open Source Software – Rechtliche RahmenbedingungenProf. Dr. Gerhard Spindler, Universität Göttingen
15.00 – 15.30
Podiumsdiskussion: No-Spy-Vergaben-ErlassRainer Ullrich, INFORA GmbH (Moderation)Ramon Mörl, Geschäftsführer itWatch GmbH Dr. Oliver Maor, Bundesministerium des Innern Felix Zimmermann, BITKOM e.V.Dr. Joachim Gerber, INFORA GmbH
15.30 – 16.15
Resümee und VerabschiedungPer Wiegand, INFORA GmbH
16.15 – 16.30
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Marktforum 1E-ProcurementModeration: RA Günther Pinkenburg, LL.M., INFORA Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Der öffentliche Sektor ist mit einem Auftragsvolumen i.H.v. mehr als 250 Milliarden Euro der größte Auftraggeber der Bundesrepublik Deutschland. Der bei diesen öf-fentlichen Auftragsvergaben einzuhaltende Prozess verursacht in Deutschland jährlich Bürokratiekosten in Höhe von rund 19 Mrd. Euro. Um diese erheblichen Kosten zu reduzieren und das Vergabewesen insgesamt schlanker und effizienter zu gestalten, sollen in Deutschland zukünftig Vergabeverfahren vollelektronisch und „medienbruch-frei“ abgewickelt werden (sog. E-Vergabe).
Die vollelektronische Vergabe öffentlicher Aufträge gewinnt daher zunehmend an Be-deutung. So dürfen schon seit Sommer 2008 bei immer mehr Vergabestellen – bis dato vornehmlich größerer öffentlicher Auftraggeber – Angebote für verschiedenste Liefer- und Dienstleistungen nur noch elektronisch abgegeben werden. Darüber hinaus fordert die Europäische Union in der neuen Vergaberichtlinie 2014/24/EU bis 2016 die grundsätzlich verpflichtende elektronische Kommunikation mit den Bietern. Gezielt ein-gesetzt, bietet die E-Vergabe viele Vorteile bei der Ausschreibungserstellung sowie der Prüfung und Wertung von Teilnahmeanträgen und Angeboten.
Das Marktforum 1 beleuchtet daher die Frage, wie viel E-Vergabe denn (noch) wirt-schaftlich ist. Darüber hinaus werden die Teilnehmer informiert, wie eine leistungsori-entierte Softwarebeschaffung elektronisch durchgeführt werden kann.
Marktforen
Wie viel E-Vergabe ist wirtschaftlich?Carsten Klipstein, cosinex GmbH
Die Lösungen, die von den unterschiedlichen Anbietern für die elektronische Vergabe (kurz E-Vergabe) angeboten werden, weichen am Markt im Hinblick auf die Betriebs-varianten, Geschäftsmodelle, aber vor allem auch die Prozesse, die elektronisch un-terstützt werden, deutlich voneinander ab. Der Vortrag gibt einen groben Überblick darüber, welche Prozesse unter dem Begriff „E-Vergabe“ subsumierbar sind und wie die Wirtschaftlichkeit beim Einsatz solcher Lösungen bewertet werden kann.
Leistungsorientierte Software-BeschaffungFlorian Schnitzhofer, reqPOOL GmbH
Wie ist es möglich konstant gute Qualität in der Softwareentwicklung zu beschaffen? Wie kann der Kunde die angebotenen Leistungen objektiv vergleichen? Florian Schnitz-hofer präsentiert das evolutionäre Prinzip hin zur leistungsorientierten Software-Be-schaffung. Von der ersten Business-Case-Rechnung zur initialen Make-or-buy-Entschei-dung wird der Bogen zu den Metriken der leistungsorientierten Software-Beschaffung gespannt. Herr Schnitzhofer wird mit dem Publikum den Einsatz von Function Points, parametrisierten Aufwandsschätzungen und Earned Value in der erfolgreichen IT-Be-schaffung diskutieren.
Die ReqPOOL GmbH unterstützt Kunden bei der Beschaffung von IT-Produkten als Dienstleistung und softwaregestützt über die IT-Beschaffungsplattform ReqPOOL. Namhafte Kunden, wie die Bundesagentur für Arbeit, DEGES, Brau Union Österreich AG oder die Liechtensteinische Post vertrauen auf die Expertise und die Technologie von ReqPOOL.
Marktforum 2Virtualisierte Clients für mobile NutzungModeration: Joachim Bieniak, INFORA GmbH
In nahezu jede IT-Infrastruktur ist die Virtualisierung eingezogen. Neben Serversyste-men und Storagekomponenten werden auch Desktopsysteme virtualisiert und bieten außer einem optimierten Energieverbrauch auch hohe Effi zienz bezüglich eines (teil-)automatisierten und zentralisierten IT-Betriebs und schneller Bereitstellungszeiten bei geringem Bereitstellungsaufwand. Die Vertreter der sich an diesem Marktforum beteili-genden Unternehmen zeigen ihre Lösungsangebote für virtualisierte Clients und stellen sich Ihren Fragen. Nutzen Sie die Möglichkeit um Lösungen kennenzulernen, mit denen Sie den an Ihren IT-Betrieb gestellten Anforderungen gerecht werden können.
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Arbeitsplätze mit ZeitgeistElke Papaioannou, Computacenter AG & Co. oHG
„Der PC ist tot“ – diesen Satz hört man immer wieder. Was ist dran? Werden PCs und Notebooks durch das Tablet ersetzt? Wandern unsere Anwendungen komplett von der Festplatte ins Rechenzentrum oder in die Cloud? Mobilitäts- und Virtualisierungs-Techno-logien und deren intelligente Kombination spielen heute eine wichtige Rolle, um den An-forderungen der modernen Arbeitswelt gerecht zu werden. Damit sind sie ein wichtiger Bestandteil des „Zeitgemäßen Arbeitsplatzes“. Was genau ein „Zeitgemäßer Arbeitsplatz“ ist und wie er aufgebaut wird, zeigt Computacenter in diesem Vortrag.
Thin Clients und Zero Clients für Behörden – sicher, wartungsarm und kostengünstigTim Riedel, IGEL Technology GmbH
Thin und Zero Clients haben viele Vorteile für Behörden. Sie tragen durch ihren geringen Energieverbrauch zur Energiewende bei. Durch die zentrale Verwaltung eignen sie sich hervorragend für den Einsatz in Außenstellen.
Bewährte Vorgehensweisen für den Einstieg in Ihre mobile Client-Virtualisierungs-LösungThomas Gande, Dell GmbH
Neue Endgeräteprojekte betreffen die gesamte Infrastruktur, ausgehend vom Benutzer und seinem Endgerät, über das Netzwerk bis hin zu Server- bzw. Storage-Systemen im Rechenzentrum. Individuelle Anforderungen und konkrete Gegebenheiten erfordern eine angepasste Infrastrukturlösung. Die Konzeption einer Desktop-Virtualisierungslösung ist dabei von vielen Parametern wie z. B. Benutzerprofi len, Technologien, Applikationen etc. abhängig. Die Präsentation stellt unter anderem eine Methodik vor, die bewährte Vor-gehensweisen in einem strukturierten Ansatz zusammenfasst und Organisationen in die Lage versetzt, Entscheidungen auf Basis von Fakten zu treffen.
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Als wirtschaftlich und rechtlich unabhängige Kanzlei bieten wir unseren Mandanten ein spezialisiertes und praxisnahes Leistungsportfolio. Wir unterstützen öffentliche Auftraggeber und Wirtschaftsunternehmen in sämtlichen vergabe- und IT-rechtlichen Fragen und Belangen. Dabei fl ießt die neueste Rechtsprechung wie auch die aktuellen Bestrebungen in der Gesetzgebung zum Nutzen unserer Mandanten in die Be-ratungs tätigkeit mit ein.
Unsere praxisorientierte Vorgehensweise bietet für unsere Mandanten einen weiteren besonde ren Mehrwert. Denn unsere Berater verfügen nicht nur über detailliertes Wissen in den be-troffenen Rechtsgebieten, sondern sind auch darüber hinaus umfassend durch Erfahrungen aus der Praxis und Kenntnisse in den relevanten nichtjuristischen Fachgebieten qualifi ziert. Dies erleichtert vor allem in interdisziplinären Teams die Kommu-nikation zwischen juristischer / kommerzieller und Fachseite.
Günther Pinkenburg, LL.M.Rechtsanwalt | Geschäftsführer
INFORA Rechtsanwaltsgesellschaft mbHWilly-Brandt-Platz 6 · 81829 MünchenTel: 089 45108896-0Fax: 089 45108896-9Mobil: 0170 7858351www.infora-rag.de
Vergaberecht für Wirtschaftsteilnehmer
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Fachforum 1Flexible IT-Beschaffung mittels RahmenverträgenModeration: RA Günther Pinkenburg, LL.M., INFORA Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Hans-Peter Schaden, BWI Informationstechnik GmbHDr. Hans-Jürgen Baumeister, UmweltbundesamtRA Günther Pinkenburg, LL.M., INFORA Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Für jede Beschaffung – seien es Dienstleistungen oder Lieferungen – eine gesonderte Ausschreibung durchführen? Im Sinne eines effi zienten und effektiven Beschaffungs-vorgehens kann dies, insbesondere bei größeren, aber unregelmäßig auftretenden Be-darfen nicht zielführend sein. Für öffentliche Auftraggeber können daher Rahmenver-träge ein fl exibles Instrumentarium sein.
Durch den Einsatz von Rahmenverträgen können bei der Vergabe von Standardlei-stungen und -produkten aufwändige Einzelausschreibungen reduziert und Effi zienz-vorteile durch gebündelte Beschaffungen erreicht werden. Die benötigten Leistungen können damit bedarfsbezogen abgerufen werden und das Verfahren wird fl exibler und weniger bürokratisch. Die elektronische Ausschreibung und die Möglichkeiten der Stan-dardisierung führen zu erheblichen Arbeitserleichterungen.
Gleichwohl gilt es, die besonderen rechtlichen Vorgaben, vor allem Besonderheiten bei der Bekanntmachung, bei der Konzeptionierung von Vergabe-, insbesondere (Rah-men-) Vertragsunterlagen, bei der Gestaltung des Einzelabrufs (z. B. ein oder mehrere Wirtschaftsteilnehmer; Mini-Wettbewerb) sowie der Erbringung und Abnahme der Ein-zelabrufl eistungen zu beachten. Des Weiteren sind beim Abruf der Technik aus Rah-menverträgen Berechnungen der Lebenszykluskosten vorzunehmen und auf umwelt-schonende Eigenschaften der Technik zu achten.
Diese und weitere Aspekte, etwa die aktuelle Rechtsprechung und die europarecht-lichen Entwicklungen, werden im Rahmen des Fachforums 1 „Flexible IT-Beschaffung mittels Rahmenverträgen“ für die Beschaffungspraxis aus verschiedenen Blickwinkeln und anhand der Erfahrungen der Referenten beleuchtet.
Fachforen
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der öffentlichen Auftragsvergabe zu sorgen. Mit einer gemeinsam entwickelten, schritt-weise erweiterten und kontinuierlich auf die Probe gestellten Muster-Erklärung soll ein praxistaugliches Instrumentarium für Beschaffer und Bieter gleichermaßen geschaffen werden. Bei aller Einigkeit über den Zielzustand liegen auf der Wegstrecke für die Bieter gewaltige Herausforderungen, die sich im Moment der Angebotsunterzeichnung konzentrieren. Der kurze Impulsvortrag soll aufzeigen, wie aus einer Selbstverständ-lichkeit schnell ein schwieriger Fall werden kann.
Impulsvortrag: Kontrolle sozialer Nachhaltigkeit in IKT-AusschreibungenAnnelie Evermann, WEED e.V.
WEED - Weltwirtschaft, Ökologie und Entwicklung e.V. berät seit 2010 Beschaffungs-verantwortliche dabei, soziale und ökologische Kriterien in Ausschreibungen zu IT-Hardware zu integrieren. In den wenigen Jahren, seit die ILO-Kernarbeitsnormen in im-mer mehr Ländergesetzen eingefordert werden, hat sich viel getan. Im Impulsvortrag werden die Herausforderungen und die Möglichkeiten unabhängiger Kontrolle sozialer Vergabekriterien aufgezeigt.
Aktuelle Möglichkeiten und Grenzen sozial nachhaltiger BeschaffungDr. Lale Akgün, Staatskanzlei des Landes NRW
Mit ihrem Ursprung im Haushaltsrecht beschränkte sich die Vergabepraxis in der Ver-gangenheit ausschließlich auf eine wirtschaftliche (preisgünstige) Beschaffung im Wettbewerb. Nach zahlreichen Urteilen des Europäischen Gerichtshofes entdeckte der Gesetzgeber die sozialpolitische Hebelwirkung des öffentlichen Beschaffungsmarktes. Insbesondere seit der Jahrtausendwende gewinnen soziale Nachhaltigkeitsaspekte stetig an Bedeutung. Seit 2008 haben immer mehr Bundesländer Tariftreue- und Ver-gabegesetze verabschiedet, die neben ökologischen auch soziale Anforderungen in Be-schaffungsvorgängen vorschreiben. Dennoch bestehen bei der Integration politischer Zielsetzungen wie sozialer Gerechtigkeit, Menschen- und Arbeitsrechten (ILO-Kernar-beitsnormen) erhebliche Praxisschwierigkeiten. Was also versteht Nordrhein-Westfalen unter einer sozial nachhaltigen bzw. gerechten Beschaffung? Welche Herausforde-rungen und Möglichkeiten bestehen derzeit aus Sicht einer vorsorgenden Nachhaltig-keitspolitik neben vergaberechtlichen Aspekten?
Fachforum 2Soziale Nachhaltigkeit bei BeschaffungsprozessenModeration: Christian Forsmann, INFORA GmbH
Die Öffentliche Hand gibt jährlich über 19 Milliarden Euro für Informations- und Kom-munikationstechnik sowie Dienstleistungen aus. Mit dieser Nachfragemacht geht die Verantwortung einher, grundlegende soziale und ökologische Aspekte bei der Auftrags-vergabe zu berücksichtigen. Indem öffentliche Auftraggeber gezielt Produkte nach-fragen, die unter menschenwürdigen Bedingungen und umweltverträglich hergestellt werden, kann weltweit verantwortliches wirtschaftliches Handeln gefördert werden. Das Fachforum möchte Ihnen einen Überblick zu dem aktuellen Stand bieten.
Aufgaben und Ziele der Kompetenzstelle für nachhaltige Beschaffung beim Beschaf-fungsamt des BMI (KNB) – Umsetzung von sozialen Nachhaltigkeitsgesichtspunkten in der BeschaffungspraxisSabine Poell, Leiterin der Kompetenzstelle für nachhaltige Beschaffung (KNB)Joachim Weller, Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern
Die KNB ist die bundesweite Unterstützungs-, Informations-, Kommunikations- und Vernetzungsdrehscheibe, ressort- und ebenenübergreifend für alle öffentlichen Be-schaffungsstellen. Wir beraten neben ökologischen und ökonomischen auch zu sozi-alen Kriterien auf unserer Webplattform (www.nachhaltige-beschaffung.info), per Telefon und E-Mail-Hotline sowie auf Veranstaltungen und Schulungen. Der Schwer-punkt des Beitrags liegt auf der Weiterentwicklung der nachhaltigen IT-Beschaffung im Hinblick auf soziale Nachhaltigkeitskriterien. Frau Poell wird die in Zusammenarbeit mit BITKOM erarbeitete Verpflichtungserklärung zu den ILO-Kernarbeitsnormen sowie deren praktische Umsetzung im Beschaffungsamt des BMI vorstellen.
Impulsvortrag: Soziale Nachhaltigkeit als Vertragsbedingung - kann ich das als Bieter unterschreiben?Felix Zimmermann, BITKOM e.V.
BITKOM unterstützt die Kompetenzstelle für nachhaltige Beschaffung beim Beschaf-fungsamt des BMI dabei, für einen sozial nachhaltigen Einkauf von IT-Leistungen in
vergabe.NRW – der portalintegrierte Ansatz zur Erhöhung von Transparenz und RechtssicherheitRalf Sand, Finanzministerium NRW
E-Procurement-Werkzeuge können öffentliche Auftraggeber und Unternehmen im Beschaffungsprozess unterstützen. Häufig werden solche technischen Werkzeuge zu sehr in den Vordergrund gestellt. Aspekte wie Akzeptanzsteigerung, Informationsauf-bereitung im Beschaffungsverfahren, Erhöhung von Transparenz und Rechtssicherheit werden hierbei oft vernachlässigt. Die Idee eines portalintegrierten Ansatzes wurde in vergabe.NRW umgesetzt und vergabe.NRW hat sich mit dem zur Verfügung gestellten Angebot und den integrierten E-Procurement-Werkzeugen in der Beschaffungsland-schaft Deutschlands etabliert.
Fachforum 3Beschaffung eines E-Procurement-Werkzeugs und die kommenden Heraus-forderungen des E-Invoicing als strategischer ProzessModeration: Andreas Werner, INFORA GmbH
In immer stärkerem Maße werden Vergabeprozesse möglichst medienbruchfrei über Vergabeplattformen mit damit verbundenen E-Procurement-Werkzeugen abgewickelt. Das Fachforum stellt Praxiserfahrungen aus unterschiedlichsten Bereichen der öffent-lichen Beschaffung vor und versucht einen ersten Ausblick auf die kommende Inte-gration des E-Invoicing und auf die Anforderungen aus der neuen Vergaberichtlinie 2014/24/EU zu geben.
Ein Praxisbericht: Fünf Jahre E-Vergabe bei der Bundesagentur für ArbeitAstrid Widmann, Bundesagentur für Arbeit, Nürnberg
Seit 2008 werden die Vergabeverfahren vollständig elektronisch über die E-Vergabe-Plattform des Beschaffungsamtes des Bundes abgewickelt. Welche internen Schritte sind für eine erfolgreiche Umsetzung der E-Vergabe erforderlich, mit dem Ziel, von Beginn an eine möglichst hohe, branchenübergreifende Akzeptanz zu erreichen? Wie wurden die betroffenen Marktteilnehmer im Projekt auf die E-Vergabe vorbereitet? Wie ist der aktuelle Status? Die aus dem Projekt und der Einführung gewonnen Erfah-rungen sowie daraus resultierende Empfehlungen sollen aufgezeigt werden.
Beschaffung eines E-Vergabe-ToolsJoachim-Engelbert Warbek, Region Hannover
Im Rahmen der im Dezember 2011 beschlossenen Modernisierung der europäischen Vergaberichtlinien haben das Europäische Parlament und die Mitgliedsstaaten Anfang dieses Jahres die neuen EU-Vergaberichtlinien auch formal angenommen. Die Umset-zung in deutsches Recht hat bis April 2016 zu erfolgen. Von diesem Zeitpunkt an sollen die öffentlichen Vergabestellen sukzessive auf die E-Vergabe als Standardverfahren um-steigen. Abgesehen von der Praktikabilität der E-Vergabe stellen sich folgende Fragen:Welche Möglichkeiten haben die Vergabestellen schon jetzt? Wo sind noch technische bzw. organisatorische „Stolpersteine” zu beheben? Welches E-Vergabe-Tool ist für meine Vergabestelle das Richtige?
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Die CANCOM on line GmbH ist ein lösungsorientiertes, in-ternational agierendes Systemhaus. Wir realisieren als Ihr kompetenter Partner herstellerunabhängige Teil- und Kom-plettlösungen. Unsere kompetenten Mitarbeiter beraten und unterstützen Sie in der Projektplanung, über die Implemen-tierung bis hin zum Betrieb Ihrer individuellen Lösung.
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Fachforum 4Anwendung der neuen EVB-IT Verträge in der PraxisRAin Elke Bischof, FAin für Informationstechnologierecht, Kanzlei SSW Schneider Schiffer Weihermüller, MünchenWilhelm Kruth, Ltd. Regierungsdirektor a. D. Prof. Dr. Manfred Mayer, INFORA Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Wer bisher für die Beschaffung von IT-Leistungen auf die sogenannten EVB-IT, die Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen zurückgegrif-fen hat, der nutzte für die Beschaffung von Individualsoftware und die Anpassung von Standardsoftware regelmäßig die EVB-IT System, wobei diese vom Grundzweck her die Beschaffung eines IT-Systems abdecken und nicht speziell nur auf Software fokussieren.
Für die Beschaffung so genannter Serviceleistungen verwendete man entweder die EVB-IT Instandhaltung (für Hardware), die EVB-IT Pflege S oder die BVB Pflege (für Software). Ein Musterregelwerk für den Service eines IT-Systems gab es bis dato nicht.Inzwischen haben sich die Vertreter der Öffentlichen Hand unter Führung des Bundes-ministeriums des Innern und Vertretern des Bundesverbandes Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. (BITKOM e.V.) auf neue EVB-IT für eben diese Zwecke verständigt:
EVB-IT Erstellung vom 08.07.2013 und die EVB-IT Service vom 24.03.2014, gültig ab 28.03.2014Gegenüber dem 38 Seiten starken EVB-IT Systemvertrag umfasst der EVB-IT Erstel-lungsvertrag nunmehr „nur“ noch 21 Seiten. Die EVB-IT Erstellung konzentrieren sich – anders als die für die Beschaffung von komplexen IT-Systemen konzipierten EVB-IT System – auf Softwareerstellung und Anpassungsleistungen an Software. Sie sollen dadurch sowohl für öffentliche Auftraggeber als auch für die Wirtschaftsteilnehmer deutlich besser handhabbar sein.
Die EVB-IT Service enthalten Regelungen zu möglichen Serviceleistungen, die über den Regelungsumfang zum Systemservice in den EVB-IT System und EVB-IT Sys-temlieferung deutlich hinausgehen, so etwa zum Lizenzmanagement, zu Datensiche-rungsservices, zur Verlagerung und Modifikation von Systemkomponenten sowie zur Rufbereitschaft. Die EVB-IT Service können daher zum Einsatz kommen, wenn nach Erstellung oder Lieferung eines IT-Systems durch den Auftragnehmer umfassende und differenzierte Serviceleistungen vereinbart werden sollen.Daneben bietet sich dieses Regelungswerk an, wenn die in den Bestandsverträgen ver-einbarten Serviceleistungen neu ausgeschrieben werden müssen oder wenn generell die Betreuung eines IT-Systems ausgeschrieben werden soll.
Im Rahmen des Fachforums 4 sollen die neuesten EVB-IT im Überblick dargestellt und ihre Nutzungsmöglichkeiten für die Beschaffungspraxis aus verschiedenen Blickwinkeln und anhand der Erfahrungen der Referenten beleuchtet werden.
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Fachforum 5Umgang mit Rügen und NachprüfungsverfahrenORR Matthias Steck, Vorsitzender der Vergabekammer Südbayern RA Günther Pinkenburg, LL.M., INFORA Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Eingegangene Rügen oder gar ein eingeleitetes Nachprüfungsverfahren: Schreckge-spenst jeder Vergabestelle, für Bieter jedoch teils notwendiges Mittel zur Wahrung ihrer Rechte im Vergabeverfahren.
Gerade bei komplexen Beschaffungsvorhaben lassen sich Unstimmigkeiten oft nicht vermeiden. Aus Bietersicht stellt sich die Frage, zu welchem Zeitpunkt und in welcher Form qualifizierte und zielführende Rügen anzubringen sind und wie dies mit dem eigentlichen Ziel eines Bieters, den Auftrag zu erhalten, vereinbar ist. Aus Sicht der Vergabestelle können durch sachgerechten Umgang mit Rügen Nachprüfungsverfah-ren und der damit verbundene Zeitverlust häufig vermieden werden.
Kommt es bei EU-weiten Ausschreibungen tatsächlich zum Nachprüfungsverfahren, sind aus Bietersicht zahlreiche Formalien und Fristen zu beachten. Aus Sicht des Auf-traggebers ist unverzüglich die Vergabeakte vorzulegen und es stellt sich spätestens jetzt die Frage nach anwaltlicher Beratung. Die Zeitplanung des Vergabeverfahrens muss an den jetzt unvermeidlichen Zeitverlust angepasst werden. Zudem treffen bei-de Parteien Mitwirkungspflichten, um den Fortgang des Nachprüfungsverfahrens zu beschleunigen und zu fördern. Nach der erstinstanzlichen Entscheidung der Vergabe-kammer stellt sich für die unterlegene Partei die Frage des Rechtsmittels zum Oberlan-desgericht mit den damit verbundenen Fragen (weitere Verzögerung, Anwaltszwang, Kostenrisiken etc.).
Diese und weitere Aspekte werden im Rahmen des Fachforums 5 „Umgang mit Rügen und Nachprüfungsverfahren“ für die Vergabepraxis verständlich und anhand von Bei-spielen aus der täglichen Arbeit der Referenten dargestellt.
IT-Beschaffungleicht gemachtIT-Verantwortliche der öffentlichen Verwaltung profitieren von einer Vielzahl an Rahmenverträgen mit Computacenter. Dadurch lässt sich der gesamte IT-Infra-strukturbedarf professionell abdecken. Selbst komplexe IT-Projekte können von der Planung bis zur Umsetzung somit kostengünstig umgesetzt werden.
Darüber hinaus hält Computacenter auch diverse Rahmenverträge mit Landesminis-terien und Dienstleistungszentren verschiedener Länder und Kommunen.
Unsere aktuellen Rahmenverträge (RV) für Bundesministerien und nachgeordnete Bundesbehörden:
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— RV „Storage-Produkte für NetApp Bestandskunden“
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Fachforum 6Nach der Vergabe ist vor der Vergabe. Wie die Qualität der Ausschreibung auf das (juristische) Projektmanagement nach dem Zuschlag wirkt und Pro-jekte scheitern lassen kannModeration: Andreas Werner, INFORA GmbH
Vergabe- und Ausführungsphase bilden eine Einheit, auch wenn oft der Zuschlag als Zäsur empfunden wird. Statistische Erhebungen gehen davon aus, dass etwa 60 Pro-zent der Zusatzkosten nach Projektstart ihre Ursache im vorvertraglichen Bereich ha-ben. Im Forum werden Möglichkeiten, aber auch Grenzen für die öffentliche Beschaf-fung betrachtet, auf diese Kosten Einfl uss zu nehmen, vor allem aber das Scheitern umfassender und wichtiger Projekte möglichst zu vermeiden.
Ein kleiner Rundfl ug über einige wesentliche Gründe aus juristischer Sicht, an denen IT-Projekte scheitern – vom OLG Düsseldorf über CR zum Faktor MenschFrank Richter, it@M - Dienstleister für Informations- und Telekommunikationstechnik der Landeshauptstadt München
Der Vortrag betrachtet wesentliche Projektänderungen vor dem Hintergrund der jüngs-ten Rechtsprechung des OLG Düsseldorf zur Ausschreibungspfl icht bei wesentlichen Ver-tragsänderungen. Weiter wird auf die Abwehr von kostentreibenden Change Requests aus juristischer Sicht eingegangen und es werden juristische Präventionsmöglichkeiten gegen das Scheitern eines Projektes am „Faktor Mensch“ aufgezeigt.
Aus dem Scheitern von IT-Projekten für die nächste Vergabe lernen oder bei der nächsten Vergabe wird alles andersProf. Dr. Manfred Mayer, INFORA Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Kaum ist das Klingen der Sektgläser nach dem Zuschlag verklungen und die Tinte des Protokolls des Projektstartworkshops trocken, treten oft bei der Realisierung der IT-Ver-gabeprojekte die ersten Probleme auf. Die ersten Vorschläge für Change Requests (CR) kommen schnell auf den Tisch. Projektverzögerungen gestalten die Tagesordnung. Nicht selten führen die Enttäuschungen über die Nichteinhaltung der drei Projektmaximen „in quality“, „in budget“ und „in time“ letztlich zum Scheitern und zur juristischen Rückab-wicklung der Vorhaben. Die Suche nach den Gründen dafür beginnt.
Schnell stellen die Beteiligten fest, dass man die Ursachen dafür bereits im Vergabever-fahren gesetzt hat. Sie fragen sich, ob man diese Entwicklung nicht hätte verhindern können, indem man z.B. doch eine andere Vergabeart oder ein anderes Vorgehens-modell hätte wählen, die Leistungsbeschreibung doch noch konkreter gestalten, eine wahrnehmbarere Unterscheidung zwischen Lasten- und Pfl ichtenheft hätte treffen, die Mitwirkungshandlungen noch präziser fassen, das Projektmanagement anders regeln und die juristischen Rahmenbedingungen doch hätte individualisieren müssen. Da man den Ablauf der Ereignisse in der Regel nicht zurückdrehen kann, bleibt nur die Chance, diese Erkenntnisse in das neue oder auch andere Vergabeverfahren einfl ießen zu lassen.
Diskussionsteilnehmer:Werner Leitzen, Bundesakademie für öffentliche Verwaltung
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Vorstellung neue EVB-IT Verträge und AusblickMomme Jacobsen, Bundesministerium des InnernDer Referent gibt einen kurzen Überblick insbesondere zum jüngsten EVB-IT Ver-tragswerk, den „EVB-IT Service“ vom 24.03.2014. Dabei werden einige Klau-seln hervorgehoben, die neu sind oder die angesichts aktueller Diskussionen zur IT-Sicherheit von Interesse sein dürften. Abschließend wird ein kurzer Ausblick auf die Fortentwicklung der EVB-IT Ver-träge gegeben.
Hilfe, wir müssen ausschreiben! –10 häufi ge Fehler von VergabestellenDr. Bernhard Kern, INFORA GmbHVergabeverfahren scheitern nicht nur am Verhalten von Bietern, sondern minde-stens ebenso häufi g an Vergabestellen oder den Fachabteilungen. In der Praxis zeigt sich, dass Fehler sich wiederholen und viele Verfahren an denselben Män-geln leiden. Selbst wenn manche dieser Fehler im Vergabeverfahren noch korri-giert werden können, zeigen sich andere Auswirkungen erst später. Die daraufhin gestarteten Projekte werden selten zu Glanzstücken – Kostenüberschreitungen,
Nachträge und allseitige Unzufrieden-heit sind die Folge. Diese Fehler können leicht vermieden werden – wenn man sie frühzeitig erkennt.
Neues zur Angebotsbewertung: Eignungskriterien in der 4. Wer-tungsstufeWerner Leitzen, Bundesakademie für öffentliche VerwaltungSinneswandel in Berlin und Brüssel: Die bislang strikte Trennung von Eignungs- und Bewertungskriterien wird aufge-weicht. Wenn die Qualität des einge-setzten Personals erheblichen Einfl uss auf die Qualität der Auftragsausführung haben kann, können – bei Einhaltung be-stimmter Rahmenbedingungen – Organi-sation, Qualifi kation und Erfahrung des Bieterpersonals in der 4. Wertungsstufe berücksichtigt werden.
Kommunikationsmanagement als Erfolgsfaktor im VergabeverfahrenRobert Thiele, Techniker KrankenkasseIm Beschaffungsprozess ist Kommunika-tion das zentrale Element. Das Kartell-vergaberecht stellt mit seinen komplexen Regelwerken erschwerende und hem-mende Bedingungen für die Kommunika-tion zwischen Auftraggeber und Bietern auf. Zugleich ist eine aktive Kommuni-kation im von formellen Anforderungen und zahlreichen Fehlerquellen geprägten Vergabeverfahren besonders wichtig.
Ausgehend vom vergaberechtlichen Re-gelungsrahmen und den prozessinten-dierten Rahmenbedingungen werden anhand von Praxisbeispielen Kommuni-kationsstrategien und ein Kommunika-tionsmanagement für Auftraggeber und Bieter in europaweiten öffentlichen Aus-schreibungen dargestellt.
Produktneutralität und Exklusiv-verhandlungen beim IT-EinkaufDr. Thomas Kirch, Leinemann & Partner Rechtsanwälte mbBBei der Ausschreibung von IT-Hard- und/oder Software kommt dem Grundsatz der produktneutralen Ausschreibung beson-dere Bedeutung zu. Zum einen kann es auf tatsächlicher Ebene mitunter schwie-rig sein, produktneutral auszuschreiben, wenn bestimmte technische Spezifi ka-tionen nur von einem bestimmten An-bieter erfüllt werden. Zum anderen wird etwa gerade bei der Erweiterung beste-hender Systeme vielfach der Wunsch nach einer produktbezogenen Ausschrei-bung bestehen, um etwa Schnittstellen-risiken zu vermeiden.
Eine produktbezogene Ausschreibung wird vergaberechtlich nur hingenom-men, wenn dies durch den Auftragsge-genstand gerechtfertigt ist. Nach der neueren vergaberechtlichen Rechtspre-chung insbesondere des OLG Düsseldorf ist eine dem genügende Rechtfertigung bereits dann anzunehmen, wenn auf-
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trags- und sachbezogene Gründe vorlie-gen, die zu einer bestimmte Unterneh-men oder Erzeugnisse bevorzugenden Leistungsbeschreibung führen. Die Vor-gabe besonderer Merkmale muss ledig-lich bezogen auf die Art der zu verge-benden Leistungen gerechtfertigt sein, da der Grundsatz der Produktneutralität im Lichte des den öffentlichen Auftragge-bern zukommenden Bestimmungsrechts in Bezug auf die Festlegung des Beschaf-fungsgegenstands anzuwenden ist.
Der Auswahl- und Beschaffungsentschei-dung des Auftraggebers dürfen lediglich keine sachfremden, willkürlichen oder diskriminierenden Erwägungen zugrun-de liegen. Kommt europaweit nur ein einziges Unternehmen für die Leistungs-ausführung in Betracht, wird mit diesem unmittelbar in Exklusivverhandlungen im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb oder einer freihändigen Vergabe eingetreten wer-den können. Eine diesbezüglich tragfä-hige Begründung muss im Vergabever-merk dokumentiert werden.
Beschaffungsvorhaben im Bereich ForensikUwe Laber, Landeskriminalamt Sachsen-AnhaltDer Vortrag befasst sich mit den an-stehenden Aufgaben für Beschaffungs-vorhaben für den Aufgabenbereich „Cybercrime“ bei den Polizeibehörden, insbesondere mit den sich daraus erge-benden Problemstellungen aus Sicht des Forensikers. Hierbei wird auf die Schwie-rigkeiten bei der Erfüllung entspre-chender Vorgaben für Ausschreibungen, insbesondere die zentrale Bündelung und Standardisierung von IT-Equipment, eingegangen. Die vorgegebenen Stan-dards für z.B. PC-Ausstattungen bei den Polizeibehörden sind aus Sicht der Foren-siker meist nicht für die spezifischen An-forderungen ausgelegt oder anwendbar.
Die Herausforderung liegt darin, dass die Beschaffung von Technik für den Be-reich Cybercrime regelmäßig, jedoch mit sehr spezifischen funktionalen Anforde-rungen und in vergleichsweise geringen Stückzahlen vergaberechtskonform zu erfolgen hat. Wie diese in der Praxis ge-meistert wurden, soll in diesem Beitrag aufgezeigt werden und zu Denkanstößen anregen.
Open Source Software – Rechtliche RahmenbedingungenProf. Dr. Gerhard Spindler, Universität GöttingenOpen Source Software basiert auf dem sog. Copyleft-Prinzip und ermöglicht den freien Zugang und die Weiter-entwicklung von Software und deren Nutzung. Anwender und (Weiter-)Ent-wickler haben aber auch die Beschrän-kungen der verschiedenen Lizenzen, insbesondere der GPL 3.0, zu beachten. Der freie Zugang zum Quell-Code ist mit einem weitgehenden Haftungs- und Gewährleistungsausschluss verbunden. Anwender und Weiterentwickler sollten daher auf entsprechende begleitende Softwarepflege- und -wartungsverträ-ge Rückgriff nehmen. Der Vortrag stellt die verschiedenen Rechtsprobleme, die mit Open Source Software verbunden sind, dar und zeigt den rechtssicheren Umfang auf.
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