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HCM

Hannover Messe,Cemat: IoT, I 4.0 Seite 38

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OpenStackMitakaSeite 94

André Schulte (l.) und Rainer Brand (r.) von Treorbis berichten über die digitale Transformation im Human-Capital-Management-Bereich: von SAP R/3 HR in die Cloud. Der HCM-Manager muss viele Themen, Techniken und Geschwindigkeiten orchestrieren. Treorbis hat die Antworten für Globalisierung, hybride und bimodale IT/HCM-Szenarien sowie SuccessFactors.

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W elcher Begriff wird bei Tre-orbis bevorzugt, HR oder HCM? Sowohl Rainer Brand

als auch André Schulte wählen Human Capital Management. „Es geht um das Management der personalwirtschaftli-chen Zusammenhänge“, erklärt André Schulte. Human Capital Management (HCM) bleibt in der ERP-Landschaft eine eigenständige Größe. In der Vergangen-heit war das SAP-R/3-Modul HR häufig auf eigener Hardware customized und wurde getrennt vom ERP- und IT-System verwaltet. Für Rainer Brand existiert die-se Eigenständigkeit und Abschottung für den HR-Bereich immer noch: „Ja, und sie wird durch die Entwicklung aufseiten von SAP durch die Strategie S/4 Hana weitergetrieben.“ Somit ist die Bedeu-tung und Position von HCM über viele Jahre gleich geblieben. Die technischen Möglichkeiten hingegen sind gewachsen. Self-Service ist selbstverständlich, Talent Management aus der Wolke eine interes-sante Alternative. Der Personalverant-wortliche sieht sich einer heterogenen Lösungslandschaft und einem bimoda-len HCM gegenüber. Unterschiedliche Richtungen und Geschwindigkeiten muss der HCM-Manager verantworten. Die Ge-gensätze gilt es auszugleichen und mit dem CFO, CIO und CDO eine digitale Transformation zu gestalten.

Waren es früher oft technische He-rausforderungen, wenn die HR-Server zu schwach für den Monatsabschluss und die Aufrollung waren, so gilt es heute, betriebswirtschaftliche, organisatorische, technische und rechtliche Aspekte mit Sicherheit und Usability zu beherrschen.

On premise oder Cloud Computing? Abap-Modifikationen im Z-Raum, Add-ons oder SuccessFactors? Heute muss sich ein Personalverantwortlicher inten-siv in diese Diskussion einbringen und darf die Themen nicht seinen C-Kollegen überlassen (Chief Financial, Information oder Digital Officer). Welche Erfahrung macht Treorbis. Bringt sich ein Personal-verantwortlicher intensiv in den IT-Pro-zess ein? „Ja, unbedingt“, meint Rainer Brand, und sein Kollege André Schulte ergänzt: „In der Zukunft ist die Aufga-be des Personalverantwortlichen ohne IT-Unterstützung nicht mehr denkbar.“

Globalisierung

Die Gründe dafür sind die weltweite Vernetzung von Systemen, die Ver-breitung und Verwendung von sozia-len Medien und natürlich das Internet als Drehscheibe aller Dinge. Durch die vielfältigen Herausforderungen ändert sich das Rollenbild und die Position des HCM-Managers gegenüber seinem CIO. „In der Vergangenheit war es mehr das Verhältnis eines IT-Lieferanten und sei-nes Anwenders“, erklärt André Schulte. Rainer Brand sieht in der Gegenwart und Zukunft den HCM-Manager als Partner auf Augenhöhe mit dem CIO und CDO, um etwa Themen wie Nachfolge, Talente, Recruiting und proaktives Reporting aktiv voranzutreiben.

Es stellt sich also aktuell die Frage: Wie viel IT-Wissen sollte ein HCM-Ma-nager besitzen? „Er sollte das Wissen über die technologischen Möglichkeiten haben“, sagt Rainer Brand, und André

Schulte meint: „Prozess-Know-how und Abstraktionsvermögen zur Darstellung seiner Prozesse sind unbedingte Voraus-setzung.“ Ein wichtiger Ansatz für die digitale Transformation ist eine Bestim-mung, was HCM antreiben wird. Zu den Treibern zählen Rainer Brand und André Schulte von Treorbis folgende Parame-ter: Kostendruck in den Unternehmen und die Notwendigkeit zur Steigerung der Effizienz. Angemahnt wird auch die Trennung von wertschöpfenden Tätig-keiten und Routineaktivitäten. Und wie bereits angedeutet müssen die technolo-gischen Möglichkeiten evaluiert werden – on premise sowie die verschiedenen Cloud-Modelle. Organisatorisch sind vie-le SAP-Bestandskunden mit dem Thema Globalisierung und der Verlagerung von Produktion in Nearshore-Länder konfron-tiert, was letztendlich eine hervorragen-de, weltweite Kommunikation impliziert.

Es gibt kaum einen IT-Bereich, der nicht von der Globalisierung erfasst wird. Mit den vielen nationalen Gesetzgebun-gen im Sozial- und Personalwesen – wie weit kann HCM globalisiert werden? „Es können globale Stammdaten und ein glo-bales KPI-Reporting aufgebaut werden, wobei eine Vereinheitlichung der Begriff-lichkeiten zwingende Voraussetzung ist“, mahnt Rainer Brand ein und André Schul-te ergänzt: „Prozesse wie Talent und Re-cruiting bieten sich für die Globalisierung an. Die Payroll-Services sind globalisier-bar – aber die technische Abbildung und Durchführung ist nicht globalisierbar und muss in den nationalen Gesetzgebun-gen durchgeführt werden.“ Eine Ant-wort für die HCM-Globalisierung ist das

Treorbis ist der ganzheitliche HCM-Experte in der SAP-Community

BimodalesVom R/3-Modul HR bis zu SuccessFactors ist es ein langer Weg, der sowohl eine technische wie auch organisatorische Evolution widerspiegelt. Klassisches HR, Personalverwaltung, ist immer noch aktuell und essenziell. Hinzu kommen viele neue Aufgaben und Herausforderungen, die SAP teilweise mit der Übernahme von SuccessFactors abdeckt. Beginnend mit HR über HCM bis zum Cloud Computing – diese Bandbreite braucht Agilität und Kompetenz. SAP-Partner Treorbis hat die Antworten auf Bewah-ren und Fortschritt. Mit Geschäftsführer Rainer Brand und Geschäftsleiter André Schulte von Treorbis sprach Peter M. Färbinger, Chefredakteur des E-3 Magazins.

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oneHCM-Serviceportfolio von Treorbis. „In einem aktuellen Projekt richten wir eine zentrale Stammdatenpflege und globalisierte Prozesse für Talentma-nagement und Recruiting mithilfe von SuccessFactors ein. Diese globalen Kom-ponenten verbinden wir weltweit mit den dezentralen Payroll-Anwendungen un-serer Partner“, beschreibt Rainer Brand eines der vielen Referenzprojekte.

Neue Rollen

Was sind für den HCM-Manager die über-greifenden Herausforderungen? André Schulte weist auf die Veränderungen seiner Rolle im Unternehmen hin und Rainer Brand meint, dass es letztend-lich eine Neuausrichtung der Qualifika-tionen der Personalsachbearbeiter sein wird. Aus der Vergangenheit heraus gibt es im HCM-Bereich viele verschiedene Aufgabengebiete und somit werden die Arbeiten durch unterschiedliche Teams erbracht. Aber meint André Schulte:„Die Grenzen werden sich in Zukunft immer mehr auflösen, da die Gesamtprozesse im Vordergrund stehen. Wir als Treorbis decken beide Bereiche ab, Lohnabrech-nung – das Brot-und-Butter-Geschäft –, moderne Funktionen kommen hinzu, Systeme und Prozesse wachsen zusam-men.“ Der Transformationsprozess hat somit im HCM voll eingesetzt. „HCM entwickelt sich zum Business-Partner der Unternehmensführung“, erklärt Rai-ner Brand. Die Trends sind Outsourcing von Standardprozessen an Partner und Umstrukturierung der Personalbereiche und die Auslagerung einfacher Arbeiten an Partner. Daraus ergibt sich für Brand die Aufwertung der Sachbearbeiter zu hochqualifizierten Spezialisten: Beratung in Prozessen, Bedarfsermittlung beim Recruiting, Halten und Betreuen von Mit-arbeitern durch aktives Handeln und der Auftritt als Partner der Führungskräfte.

Hana & HCM

Neben den organisatorischen und be-triebswirtschaftlichen Aspekten ist eben auch die Technik ein bestimmender Pa-rameter. „Aufgrund des technologischen Fortschritts müssen alle Beteiligten sehr früh an einem Tisch sitzen“, weiß André Schulte aus seiner beruflichen Praxis. „Für uns in Deutschland ist es aber nicht nur HR und IT, sondern auch die Mit-bestimmung, die berücksichtigt werden muss“, ergänzt Rainer Brand. Wie weit wird die HCM-Entwicklung durch dis-ruptive Techniken wie SAP Hana beein-

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André Schulte (links) ist Geschäftsleiter von Treorbis. Rainer Brand ist Geschäftsführer von Treorbis.

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flusst, fragte E-3 Chefredakteur Peter M. Färbinger. „Es findet keine Verdrängung statt, sondern eine Ergänzung und Erwei-terung von Möglichkeiten“, stellt André Schulte fest. Aus Sicht von Treorbis wird ein Lückenschluss zwischen on demand und on premise vollzogen. Ein Stichwort dazu ist nach Meinung von Rainer Brand die Hana Cloud Platform (HCP). „SAP Hana wird HR nicht verdrängen, sondern erweitern und ergänzen, es gibt zahlrei-che Möglichkeiten zum Lückenschluss von on premise bis Cloud Computing“, ergänzt er. SAP hat mit S/4 Finance und Logistics begonnen, ein neues ERP-Sys-tem aufzubauen: Wird es auch ein S/4 HCM geben? Brand und Schulte sagen, dass aktuell laut SAP noch nichts aktiv in der Planung ist. Dass aber die kom-plette HCM-Funktionalität in das Cloud Computing verlagert wird, wird definitiv verneint.

„Für uns haben hybride Cloud-Land-schaften die nächsten fünf bis zehn Jah-re noch Bestand“, meint André Schulte. „Insbesondere in den D-A-CH-Ländern sehen wir die Hürden im Bereich Per-sonalabrechnung und Zeitwirtschaft. Hier ist seitens SAP aus unserer Wahr-nehmung noch keine marktreife Lösung in Sicht.“ Bei Treorbis sieht man deut-liche Akzeptanz für SuccessFactors in Europa, aber, meint André Schulte, „die

Konkurrenz in Form von Workday wird ebenfalls einen Marktanteil bekommen. In Deutschland hingegen sehen wir pri-mär eine Nachfrage für SuccessFactors.“ Man weiß aber, dass aus dem Ausland kontrollierte Unternehmen Workday-An-wendungen nach Deutschland bringen. „Dabei entstehen Herausforderungen bei der Entwicklung von effizienten Schnitt-stellen“, erklärt Rainer Brand. Bei Tre-orbis blickt man dieser Transformation gelassen entgegen, denn „SuccessFac-tors ist Bestandteil unseres oneHCM-Lö-sungsportfolios“, erklärt Brand. Treorbis verfügt über ein SuccessFactors-Bera-tungsteam, das in Zukunft weiter aus-gebaut wird. Und Treorbis verfügt über hohes Schnittstellen-Know-how für Hybrid-Lösungen.

Cloud Computing

„Cloud Computing wird für die weltweite Harmonisierung der Prozesse eingesetzt und akzeptiert“, weiß Rainer Brand. Im Ausland kommt die Payroll-Cloud zum Einsatz, im D-A-CH-Gebiet wird die Payroll on premise eingesetzt und Treorbis ent-wickelt hierfür hybride Modelle. „Treorbis ist schon seit Jahren mit cloudbasierten Prozessen vertraut“, bestätigt André Schul-te. „Wir setzen diese über unsere Partner – Cloudpay, Celergo, Mobile Expense etc.

International tätige Mittelständler mit mehreren Standorten können mithilfe der maßgeschneiderten, plattformunabhängigen und skalierbaren HR-Ser-vices von oneHCM die globalen HR-Prozesse und das HR-Reporting standardisieren und ihre Effizienz, Qualität und Transparenz nachhaltig verbessern.

André Schulte ist Geschäftsleiter von Treorbis.

» In der Vergangenheit war der HR-Manager mehr der Lieferant und Anwender.

In der Gegenwart und Zukunft muss er ein Partner

auf Augenhöhe sein. «

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– in dem oneHCM-Serviceportfolio ein.“ Mit SuccessFactors wird man in Zukunft die strategischen Funktionen in der Cloud besetzen. Treorbis sieht sehr deutlich einen Schwerpunkt in der Unternehmensentwick-lung im Cloud Computing.

Digitale Transformation

Somit gibt es in der HCM-Szene Nach-holbedarf: Veraltete Prozesse, die on premise laufen, müssen überarbeitet werden. Für einen kommenden SAP-Re-leasewechsel müssen Add-ons und Abap-Modifikationen evaluiert werden. In einem zukünftigen S/4-System wer-den zahlreiche Abap-Tabellen eliminiert sein. Das schlanke System ist schneller und effizienter, aber die Altlasten müssen beseitigt werden. „Und Chancen, die sich aus der Digitalisierung ergeben, müssen genutzt werden“, betonen André Schul-te und Rainer Brand mit Nachdruck. Ein eigener Punkt ist Cloud Computing, hier herrscht der vielleicht größte Nachholbe-darf: „Cloud-Anwendungen müssen ge-nutzt werden, wo sie sinnvoll einsetzbar sind“, betont André Schulte. Daraus erge-ben sich zahlreiche zukünftige Aufgaben

für HCM, wo das Gespräch mit Treorbis jedem SAP-Bestandskunden weiterhelfen kann: „Die zukünftigen Aufgaben leiten sich aus der neuen Rolle ab“, meint Rainer Brand. „Hier können wir auf viele erfolg-reiche Projekte bei unseren Kunden ver-weisen.“ Es gilt, den HCM-Business-Part-ner von administrativen Aufgaben zu befreien. Hierbei unterstützt Treorbis und übernimmt die Verantwortung für folgende Aufgaben: erstens, Treorbis hat seit Jahren Erfahrungen bei global agie-renden Unternehmen gesammelt und kann diese an die Kunden weitergeben; zweitens, aktuell beschäftigt man sich mit Anfragen zur Harmonisierung weltweiter Personalprozesse unter Einbindung von Niederlassungen in Malaysia und Thailand – die Globalisierung ist eine der Kernkom-petenzen von Treorbis.

Damit ergeben sich sehr natürlich Auf-gaben und Bereiche, auf die sich Treor-bis fokussieren wird: Cloud Computing mit SuccessFactors und Workforce; und hy bride Landschaften und die dazuge-hörigen Schnittstellen (synchron und asynchron). „Für Treorbis bleibt aber das SAP HCM das wichtige Brot-und-Butter-Geschäft“, erklären Brand und Schulte. Daneben steht natürlich auch Hana im Zentrum zukünftiger Strategien: „Dieses Thema sind wir bereits mit unserem Tech-nologie-Team angegangen. Neben einer soeben aktivierten Hana-Demo-Umge-bung werden aktuell eine Reihe von Mit-arbeitern auf die neuen technologischen Herausforderungen vorbereitet“, berichtet Rainer Brand. Werden die Themen HEC, Hana Enterprise Cloud, und HCP, Hana Cloud Platform, auch für das HCM re-levant? „Ganz klar ja“, antwortet André Schulte. Und Rainer Brand erklärt: „Aktu-ell steht für uns die HCP im Fokus unserer Analysen. Wir analysieren die Möglichkei-ten der neuen Umgebung.“

Hana ist im SAP-Ecosystem jedoch mehr als eine Datenbank. Die Plattform Hana bietet mit dem Framework SAP Hana PAL, Predictive Analysis Library, zahlreiche statistische und mathematische Möglich-keiten – auch eine spezifische HR-Entwick-lung. Wird sich Treorbis hier mit Hana-Ei-genentwicklungen engagieren, fragten wir abschließend: „Durchaus sehen wir hier auch für das Thema HR Möglichkeiten“, ist André Schulte überzeugt, und sein Kol-lege Rainer Brand erklärt: „Aktuell inves-tieren wir in die Umsetzung Umsetzung demografischer Simulationsmodelle unter Berücksichtigung von komplexen Einfluss-größen.“ Das bimodale HCM ist Realität: Es gilt, die Zukunft agil zu gestalten und das Erreichte sicher zu bewahren. SAP® ist eine eingetragene Marke der SAP AG in Deutschland

und in den anderen Ländern weltweit.

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Rainer Brand ist Geschäftsführer von Treorbis.

» Hana wird HR nicht verdrängen, sondern

erweitern und ergänzen. Das ist die Möglichkeit zum

Lückenschluss von on demand und on premise. «

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D er deutsche Mittelstand ist welt-weit auf allen wichtigen Märkten präsent – mit eigenen Werken,

Vertriebsgesellschaften oder durch den Zukauf regionaler Firmen. Um das Wachs-tum effizient zu steuern, werden betriebs-wirtschaftliche Prozesse normalerweise standardisiert und standortübergreifend in einer zentralen ERP-Anwendung wie SAP ERP zusammengeführt.

Stiefkind globale HR-Prozesse

Die globalen Personalprozesse werden jedoch oft stiefmütterlich behandelt. Die zentrale Personalabteilung in Deutschland muss HR-Prozesse wie die monatliche Abrechnung, die Zeitwirtschaft und das Reisemanagement für alle Mitarbeiter weltweit verantworten und dabei auch noch landesspezifische Besonderheiten jedes Standorts berücksichtigen. In Un-ternehmen, deren IT-Strategie auf dem Einsatz von SAP-Software beruht, führt die HR-Abteilung diese Prozesse meist in der Anwendung SAP Human Capital Ma-nagement (SAP HCM) durch.

Da die einzelnen Standorte mit ihren eigenen HR-Lösungen arbeiten, die nur selten mit SAP HCM verbunden sind,

erhöht sich die Komplexität der globalen HR-Prozesse deutlich. Gehalts-, Reise-, Zeitwirtschafts- und Personaldaten wer-den dann weitgehend manuell an die Zen-trale übertragen, wo die Daten wiederum von Hand in SAP HCM eingegeben werden – ein ebenso fehleranfälliger wie arbeitsin-tensiver und zeitraubender Kraftakt. Durch den Einsatz solcher lokalen Lösungen kann zudem der „Reifegrad“ von HR-Prozessen unterschiedlich ausgeprägt sein: Standort A etwa nutzt für das Reisemanagement und die Reisekostenabrechnung HR-Self-Services, Standort B hat einen externen Dienstleister beauftragt, während Standort C mit einer Excel-Lösung und Papierdoku-menten arbeitet.

Überlastete HR

Heterogene HR-Lösungen und -Prozesse, unterschiedliche Reifegrade und manuelle Tätigkeiten mit Medienbrüchen – all dies bringt zahlreiche Nachteile mit sich.

Erstens: Die HR-Abteilung ist mit Rou-tinetätigkeiten ausgelastet. Folglich fehlen ihr die Kapazitäten für wichtige Kernauf-gaben und die Zeit, sich Know-how im Hinblick auf lokale Besonderheiten der HR-Arbeit in den weltweiten Standorten anzueignen.

Zweitens: Ohne eine Harmonisierung der globalen HR-Prozesse kann es keine klare und einheitliche Sicht auf Perso-naldaten und HR-Informationen geben. Konzepte zur Mitarbeiterentwicklung, Qualifizierung oder das Talentmanage-ment können somit nur lokal geplant, durchgeführt und verwaltet werden. In Zeiten des Fachkräftemangels kann sich das rasch zu einem Wettbewerbsnachteil entwickeln.

Drittens: Die Qualität des HR-Re-portings leidet. Ohne standardisierte Prozesse fehlen standortübergreifend einheitliche HR-Kennzahlen (KPIs), zum Beispiel bei der Definition für Teilzeit-kräfte. Zudem kann das Management auf HR-Berichte erst mit starkem Zeitverzug zugreifen, da die zentrale HR-Abteilung die per Excel übermittelten Personalda-ten von Hand konsolidieren muss.

Es besteht also akuter Handlungsbe-darf, was die Konsolidierung, die Standar-disierung und die Vereinfachung globa-ler Personalprozesse sowie den Aufbau eines einheitlichen HR-Berichtswesens betrifft. Allerdings stoßen international tätige Mittelständler hier schnell an ihre Grenzen. Aufwand und Kosten für die Auswahl, die Einführung, für Betrieb und Pflege geeigneter HR-Lösungen sowie für

oneHCM

Maßanzug für globale HR-ProzesseTrotz der weltweiten Präsenz des deutschen Mittelstands werden die globalen Personalprozesse vernach-lässigt. Der HR-Komplettdienstleister Treorbis zeigt mit seiner oneHCM-Suite, wie es gelingt, Effizienz und Qualität zu steigern, Kosten um bis zu 40 Prozent zu senken, mehr Raum für das Kerngeschäft zu schaffen.

Von Rainer Brand und André Schulte, Treorbis

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Lizenzen sind hoch, zudem bindet eine solche Maßnahme personelle Ressour-cen in der HR- und der IT-Organisation.

Genau hier setzt die integrierte und modulare Suite oneHCM des HR-Kom-plettdienstleisters Treorbis an. Die maß-geschneiderten, plattformunabhängigen HR-Services unterstützen global agieren-de Mittelständler mit 1500 bis 5000 Be-schäftigten, ihre Personalprozesse und das HR-Reporting zu harmonisieren, zu automatisieren und zu vereinfachen. Auf Wunsch übernimmt Treorbis als Genera-lunternehmer die Betreuung der perso-nalwirtschaftlichen Belange des Kunden – dies sowohl in Deutschland wie auch international.

Größter Vorzug der modularen und skalierbaren HR-Services ist, dass sie passgenau auf individuelle Anforderun-gen abgestimmt werden können und sich wie bei einem Baukasten flexibel zu einer maßgeschneiderten Gesamtlö-sung kombinieren lassen. Die Service-bausteine aus oneHCM decken nahezu alle HR-Bereiche ab: Entgeltabrechnung, Personalstammdatenverwaltung, Zeiter-fassung, Rekrutierung, Leistungsbeur-teilung, Nachfolgeplanung, Reisema-nagement, HR-Analysen und -Reporting sowie Anlage und Pflege einer digitalen Personalakte.

Die Suite wird laufend erweitert und um neue Services ergänzt. Schon bald können die Kunden beim Reisemanage-ment und der Reisekostenabrechnung auch auf Cloud-Lösungen des SAP-Un-ternehmens Concur zugreifen.

Treorbis begleitet mittelständische Firmen bei der Harmonisierung ihrer globalen HR-Prozesse mit ausgewiesener Beratungs-, Prozess-, Technologie- und Methodenkompetenz und fungiert bei der Zusammenarbeit mit internationa-len Partnern als Generalunternehmer. In diesem Fall übernimmt Treorbis zu fest definierten Service Level Agreements (SLAs) die komplette Abwicklung eines HR-Projekts und steuert dieses zentral wie ein „HR-Leitstand“. Für den Kunden ist das ein unschätzbarer Vorteil, denn er hat nur einen Ansprechpartner und er-hält alle Leistungen aus einer Hand: von der Auswahl der passenden HR-Lösun-gen und des richtigen Betriebsmodells über die Implementierung bis hin zur Betreuung der Anwendungen und Pro-zesse nach der Inbetriebnahme in dem jeweiligen Land.

Wer die HR-Services von Treorbis für seine monatliche Entgeltabrechnung nutzt, stellt damit sicher, dass sie feh-lerfrei und vorschriftsmäßig erstellt und fristgerecht zugestellt wird. Auch die Auf-gaben der betrieblichen Zeitwirtschaft werden akkurat erledigt, die Berichte und Analysen zeitnah bereitgestellt, und durch die Pflege der Personal- und Ab-rechnungsdaten sämtlicher Mitarbeiter von ihrem Eintritt bis zum Ausscheiden ist deren hohe Qualität gewährleistet. Dass bei der Verarbeitung von HR-Da-ten alle gesetzlichen Anforderungen vorbildlich erfüllt werden, garantiert die Zertifizierung nach Paragraph 11 Bundes-datenschutzgesetz – siehe Kasten auf

Seite 66. Neue gesetzliche Regelungen, etwa in Bezug auf die Abrechnung, wer-den umgehend umgesetzt, Schnittstel-len zwischen dem Personal- und dem Finanzwesen laufend kontrolliert und Change Requests wie die Forderung nach neuen HR-Funktionen oder eines HR-Rollouts zügig bearbeitet. Dem Ge-neralunternehmer obliegen zudem Ge-staltung und Abschluss von Verträgen mit lokalen HR-Dienstleistern und die Prüfung ihrer Rechnungen. Auf Wunsch wandelt er auch die Datenformate ein-zelner Standorte in ein Format um, das SAP HCM verarbeiten kann.

Zeit für das Kerngeschäft

Dank der bewährten HR-Services aus oneH-CM erhöhen sich die Effizienz, die Qualität und die Transparenz der globalen HR-Pro-zesse und des HR-Reportings spürbar, zugleich wird die interne HR-Organisation von zeitraubenden Routinetätigkeiten ent-lastet und kann sich voll und ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Dazu gehört neben der Mitarbeiterentwicklung, dem Re-krutieren geeigneter Fachkräfte und dem Talentmanagement besonders das Erarbei-ten einer zukunftsweisenden, im Einklang mit den Firmenzielen stehenden HR-Stra-tegie. Wesentlichen Anteil da ran haben die vom Outsourcing-Partner zur Verfügung gestellten HR-Berichte.

Durch die Zentralisierung der HR-Aufga-ben, die Integration der IT-Anwendungen, die Harmonisierung und Optimierung der Prozesse und des Reportings im Zuge eines

André Schulte ist Geschäftsleiter von Treorbis.

Rainer Brand ist Geschäftsführer von Treorbis.

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HR-Outsourcings lassen sich außerdem signifikante Kostenvorteile realisieren. Ab-hängig von der Situation im Unternehmen und den verwendeten oneHCM-Services können Treorbis-Kunden im operativen Be-trieb nachweislich Einsparungen von 20 bis zu 40 Prozent erzielen.

Von der Ist-Analyse zum Soll-Modell

Den Ausgangspunkt jedes HR-Outsour-cing-Projekts bildet eine Ist-Analyse, die alle relevanten Aspekte einbezieht: Daten, Prozesse, IT-Architektur und Organisation. Auf dieser Grundlage wird dann gemeinsam mit dem Kunden ein maßgeschneidertes Soll-Modell erarbeitet und Schritt für Schritt umgesetzt. Zu den besonders sensiblen Aufgaben gehört dabei die Entwicklung ei-nes Qualifizierungskonzepts, das betroffene Mitarbeiter der Personalabteilung frühzei-tig auf neue Aufgaben wie die Rekrutierung oder die Nachfolgeplanung vorbereitet.

Hybride SAP-HR-Prozesse

Hohe strategische Bedeutung kommt auch der Auswahl des geeigneten IT-Betriebsmo-dells zu – on premise oder als Hybridform. Erfahrungsgemäß nutzen international

tätige Mittelständler, deren IT-Strategie auf SAP-Software beruht, für klassische HR-Prozesse wie die Personalabrechnung oder die Zeitwirtschaft eine SAP-HCM-An-wendung, die on premise installiert ist.

Dieses Modell kann in vielen Fällen ideal durch die moderne HR-Cloud-Platt form von SAP SuccessFactors ergänzt werden, denn mit ihr lassen sich die Personaldaten aller Mitarbeiter weltweit konsolidieren und einheitlich verwalten. Strategische Prozesse wie Rekrutierung, Mitarbeiterentwicklung, Nachfolgeplanung, Leistungsbeurteilung und HR-Reporting können so unterneh-mensweit standardisiert, vereinfacht und sehr effizient erledigt werden. Dadurch entsteht ein echter Mehrwert, zumal die HR-Cloud-Lösung auch die Erwartungen der End-User nach einer zeitgemäßen, in-tuitiven Bedienoberfläche erfüllt, auf der sie ihre HR-Aufgaben rollenbasiert und komfortabel erledigen können, und zwar am Desktop genauso wie mobil per Smart-phone oder Tablet.

Werden also die Stärken der On-Pre-mise- und der Cloud-Welt kombiniert und in einer integrierten, leistungsstarken und maßgeschneiderten HR-Plattform gebün-delt, lässt sich daraus ein hoher geschäft-licher Nutzen ziehen. Der Kunde kann bei der Personalarbeit dann das Beste

aus beiden Welten nutzen und ist für die Herausforderungen der Zukunft hervor-ragend gerüstet.

Die maßgeschneiderten HR-Services der oneHCM-Suite basieren auf SAP HCM und können für global agierende Mittel-ständler die Personalprozesse und das HR-Reporting harmonisieren, automati-sieren und vereinfachen. Auf Wunsch über-nimmt der HR-Komplettdienstleister als Generalunternehmer die Betreuung der personalwirtschaftlichen Belange des Kunden.

§ 11 BDSG

HR-Daten gesetzes- konform verarbeiten

Deutsche Mittelständler haben noch immer Vorbehalte gegen das HR-Outsourcing. Neben der Sorge vor einem möglichen Kontrollverlust treibt sie insbesondere die Angst vor unberechtigtem Zugriff auf hochsen-sible personenbezogene Daten um. Der Kunde muss sich darauf verlas-sen können, dass die Sicherheit und Integrität beim Umgang mit seinen personenbezogenen Informationen gewährleistet ist – bei der Mitarbei-ter- bzw. Personalstammdatenpflege ebenso wie bei der Gehaltsabrech-nung, der Zeitwirtschaft oder dem Reisemanagement. Die Zertifizierung nach Paragraph 11 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) garantiert, dass Treorbis als HR-Outsourcing-Dienstleister die gesetzlichen Anforderungen an die Verarbeitung von HR-Daten vorbildlich erfüllt und umsetzt. Die erforderlichen regelmäßigen Audits bei Treorbis, die Datenschutz Cert als unabhängige Instanz durch-führt, werden vom Partner Procedo Unternehmensberatung maßgeblich unterstützt. Procedo ist als unabhän-giger und objektiver Prüfungs- und Beratungsdienstleister auf die Berei-che Risikomanagement und interne Revision, Datenschutz und Datensi-cherheit, Qualitätsmanagement und Arbeitssicherheit spezialisiert.

Drei Fragen an Treorbis-Geschäftsführer Rainer Brand

SuccessFactors-Vertriebspartner

Welche Ziele verfolgt Treorbis als Reseller von SuccessFactors?Rainer Brand: Als Vertriebspartner von SAP SuccessFactors adressieren wir in erster Linie unsere Kunden aus dem Mit-telstand, die weltweit Niederlassungen und somit globale HR-Prozesse haben. Im Fokus steht dabei die Entwicklung hybrider HR-Szenarien. Das heißt: Die klassische Personalabrechnung, die on premise in SAP HCM erfolgt, wird mit der Cloud-Lösung SAP SuccessFactors Employee Central (EC) verknüpft, die als zentrales Personalsteuerungssystem dienen soll.

Welche Leistungen erbringen Sie für Kunden?Brand: Als Reseller unterstützen wir un-sere Kunden bei der Implementierung der Cloud-Lösungen von SAP SucessFac-tors in allen Belangen mit umfassender Beratung – im Hinblick auf Prozesse,

Daten, IT-Architektur und Organisation. Um eine hohe Qualität bei der Beratung und Implementierung zu garantieren, stellen wir für SAP SuccessFactors ein eigenes Beratungsteam zusammen und organisieren gezielte Qualifizierungs-maßnahmen für die Mitarbeiter in die-sem HCM-Bereich.

Wie ist die Nachfrage nach HR-Cloud-Lö-sungen von SuccessFactors?Brand: Wir registrieren derzeit ein reges Interesse an den Cloud-Angeboten von SAP SuccessFactors für die Personalar-beit, wie zahlreiche Gespräche mit unse-ren Kunden wie auch mit Interessenten bestätigen. Gleichzeitig steigt dadurch auch die Nachfrage nach entsprechen-den Beratungsleistungen. Wir werden daher unser bestehendes Team für SAP SuccessFactors weiter verstärken und suchen für Projekte in diesem Bereich erfahrene Berater und Spezialisten. Bundesdatenschutzgesetz

(BDSG)

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V iele Unternehmen in Deutschland bilden personalwirtschaftliche Kernprozesse – Personaldaten-

management, Entgeltabrechnung oder Zeitwirtschaft – mit den integrierten Funk-tionen von SAP Human Capital Manage-ment (SAP HCM) ab. Für dezentral aufge-stellte Firmen bedeutet das, dass der Ver-antwortliche vor Ort, also der Filial- oder Werksleiter, mit personalwirtschaftlichen, vor allem arbeitsvertraglichen Prozessen konfrontiert ist: Er erstellt und prüft den Arbeitsvertrag bei der Einstellung, der Ver-längerung einer Befristung, der Entfris-tung, der Versetzung oder der Vertrags-auflösung. Allerdings sind neben ihm in der Regel noch die zentrale HR-Organisa-tion und eventuell ein HR-Business-Mana-ger in der regionalen Personalabteilung in diese Prozesse involviert.

Manuelle Prozessebremsen HR-Arbeit

In den meisten Fällen erfolgt die Abstim-mung zwischen diesen Beteiligten ma-nuell und papiergebunden und gestaltet sich dadurch recht komplex. Begleitende Dokumente – Vertrag, Personalbogen, Formulare, Bewerbungsunterlagen – werden ausgedruckt und oft mehrfach auf dem Postweg versendet. Bei einem Einstellungsverfahren zum Beispiel fehlt dann die klare Sicht auf den gesamten arbeitsvertraglichen Prozess. Das hat zur Folge, dass die Beteiligten den aktuellen Bearbeitungsstatus des Vorgangs bei Be-darf umständlich per Telefon oder E-Mail erfragen müssen.

Generell verlängern sich aufgrund der zahlreichen Medienbrüche auch die Durchlaufzeiten. Man stelle sich vor, wel-che Laufzeiten in einer Firma anfallen, die deutschlandweit mehr als 100 Shops hat und arbeitsvertragliche Prozesse wie beschrieben ausführt. Der Filial- oder Werksleiter muss daher für das Einstel-lungsverfahren eine erhebliche Vorlauf-zeit einplanen, und es entsteht ein bü-rokratischer Overhead, der hohe Kosten

verursacht. Deutlich einfacher und effizi-enter ist es, wenn das Einstellungsverfah-ren, aber auch andere HR-Prozesse wie die Abwicklung von Überstundenanträ-gen workflowgestützt und damit standar-disiert, durchgängig und automatisiert erfolgen. Das erfordert den Einsatz einer IT-Lösung, die einfach zu bedienen ist und sich nahtlos in SAP HCM integriert, wie zum Beispiel die Location Suite von Treorbis. Sie ist modular aufgebaut und basiert auf Web Dynpro for Abap.

Workflow-Framework

Zentraler Kern der Location Suite ist ihr leistungsstarkes generisches und so-mit flexibles Workflow-Framework, der HCM-Prozessmanager. Dort werden alle Personaldaten zentral erfasst, verwaltet und bei Bedarf automatisch und mit allen erforderlichen Dokumenten zur Weiter-bearbeitung direkt an die richtigen Stel-len weitergeleitet. Die Zeiten der lästigen Zettelwirtschaft, unleserlicher Handauf-zeichnungen oder des Wartens auf In-formationen sind damit vorbei. Auch der Filial- oder Werksleiter ist stets bestens informiert. Ein Cockpit mit Ampelfunkti-onen zeigt ihm wichtige Termine wie den Ablauf einer Befristung an, sodass er die entsprechenden Maßnahmen pünktlich mit einem Mausklick anstoßen kann.

Arbeitsvertrag binnen Stunden

Dank des durchgängigen Daten- und Dokumentenflusses werden vertragsbe-zogene Vorgänge gestrafft, die Durch-laufzeiten verkürzen sich signifikant. Mit der Treorbis Location Suite benötigt ein Einstellungsverfahren von der Erfassung der Personaldaten bis zur Vorlage des unterschriftsreifen Vertrags nur wenige Stunden. Eine solche rasche Reaktion erhöht die Attraktivität eines Unterneh-mens als Arbeitgeber bei Bewerbern und bedeutet einen nicht zu unterschätzen-den Imagegewinn.

Auch die Qualität der Daten profitiert, da alle Informationen nur einmal einge-geben werden müssen. Ob Einstellungs-verfahren oder Vertragsänderung – ein Workflow leitet die erforderlichen Daten direkt an die entsprechenden Stellen in der regionalen oder zentralen HR-Orga-nisation weiter. Dabei ist die Abfolge der einzelnen Arbeitsschritte exakt definiert, genau wie auch festgeschrieben ist, wel-che Daten vom Personalverantwortlichen vor Ort einzugeben sind und den jeweili-gen Stellen bereitgestellt werden.

Datenübertragung per Knopfdruck

Sind alle Angaben von den zuständigen Personalstellen geprüft und freigegeben, erzeugt der Verantwortliche per Knopf-druck den unterschriftsreifen Arbeitsver-trag und alle weiteren notwendigen Un-terlagen. Der Vertrag wird ausgedruckt und unterzeichnet, zusammen mit den übrigen Dokumenten eingescannt und automatisch mit einem QR-Barcode versehen. Das garantiert, dass die Do-

Workflows, digitale Dokumente, standardisierte KPIs

HR-OptimiererManuelle, papiergebundene HR-Prozesse sind gerade bei dezentral aufgestellten Unternehmen aufwändig und zeitintensiv. Mit einer SAP-HCM-integrierten IT-Lösung lassen sich standardisierte Workflows gestalten und Durchlaufzeiten verkürzen.

Von André Schulte, Treorbis

André Schulte ist Geschäftsleiter von Treorbis.

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kumente reibungslos verarbeitet, dem richtigen Prozess in Form einer „elekt-ronischen Umlaufmappe“ eindeutig zu-geordnet und revisionssicher archiviert werden. Prozessbegleitende Dokumente wie Verträge, Fragebögen oder Formula-re lassen sich anhand vorab definierter, im HCM-Prozessmanager hinterlegter Textbausteine schnell und unkompliziert als PDFs erstellen, sogar im Corporate Design des jeweiligen Unternehmens.

Um die Prozesssicherheit zu gewähr-leisten, ist eine Weiterbearbeitung erst möglich, wenn alle erforderlichen Unter-lagen vorliegen. Ein Status-Tracking infor-miert die beteiligten Mitarbeiter gemäß ihrer Rolle und Berechtigung automatisch über die anstehenden Aufgaben. Ist der Vorgang dann abgeschlossen, werden alle Informationen mitsamt den ent-sprechenden Dokumenten per Knopf-druck in SAP HCM übertragen, wo sie den richtigen SAP-Infotypen zugeordnet

beziehungsweise in der elektronischen Personalakte abgelegt werden.

Einheitliche KPIs

Sind die vertragsbezogenen HR-Prozes-se erst einmal unternehmensweit har-monisiert, lassen sich auch einheitliche HR-Kennzahlen bilden, die für Analysen herangezogen werden können. Mithilfe des Softwaremoduls HCM Analytics, das integraler Bestandteil der Location Suite ist, kann der Filialleiter zum Beispiel ak-tuelle KPIs etwa zur Mitarbeiterfluktu-ation, zur Gehalts- oder Altersstruktur abrufen.

Auch Vergleiche zwischen der Mitar-beiterleistung des eigenen Standorts und der anderer Filialen oder des Gesamtun-ternehmens sind nun möglich, was wich-tige Aufschlüsse zur Verbesserung der Personalarbeit liefert. Ein zentrales Dash-board stellt die HR-Kennzahlen grafisch

übersichtlich dar, per Drill-down lassen sie sich bis auf die gewünschte Detailtiefe verfeinern.

HCM Analytics basiert auf der Lösung SAP BusinessObjects Dashboards, die Datenhaltung erfolgt in einem SAP Busi-ness Warehouse (SAP BW). Die Location Suite wird zudem stetig weiterentwickelt und verbessert – und dabei auch dem Trend zur IT-Konsumerisierung Rech-nung getragen: Alternativ zur „klassi-schen“ Web-Dynpro-Darstellung werden bestimmte HR-Prozesse künftig auf der modernen und intuitiven SAPUI5-Ober-fläche (Fiori) visualisiert.

Auf dem Prüfstand

Im Zuge der Planung und Realisierung workflowgestützter HR-Prozesse sind viele sehr unterschiedliche Herausfor-derungen zu bewältigen. Bei der Um-setzung eines entsprechenden Projekts sollte man daher auf einen erfahrenen HCM-Dienstleister wie Treorbis zurück-greifen, der über umfassendes Know-how, eine strukturierte Einführungsmethode und ein gewisses Fingerspitzengefühl verfügt, um den Anwendern Neuerun-gen nahezubringen. Im Rahmen einer Ist-Analyse werden zunächst die Prozes-se im Unternehmen kritisch hinterfragt, anschließend werden Verbesserungen für jeden einzelnen Schritt erarbeitet. Unter anderem werden Abläufe zusammenge-fasst und die Zahl der Begleitdokumente reduziert.

Auch die vorhandene IT-Landschaft kommt auf den Prüfstand. Als hilfreich erweist sich hier eine inkrementelle Vorgehensweise. Dabei wird mithilfe der BPMN-Methode (Business Process Model and Notation) zunächst ein Pro-totyp für die End-to-End-Prozesse model-liert, sukzessive auf die Anforderungen des Kunden zugeschnitten und bis zur Implementierungsreife verfeinert. Der Aufwand und die Kosten für den Aufbau IT-gestützter Arbeitsflüsse bleiben dabei überschaubar. Die Workflow-Bestandteile – Bildschirmaufbau, Übergang zwischen Prozessschritten, Datenweitergabe oder Steuerung der Dokumente – sind in der Location Suite in Form wiederverwend-barer Komponenten abgebildet.

Ausgehend vom Ist-Zustand werden die betroffenen Prozesse verbessert, dann die Soll-Prozesse und das Soll-Bild der IT-Infrastruktur definiert sowie ein Prototyp für die End-to-End-Prozesse mo-delliert und bis zur Implementierungsreife verfeinert.

Bitte beachten Sie auch den Community-Info-Eintrag ab Seite 99

COVERSTORY

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Bimodales HCM

E-3 MAI 2016

Wer nichts

weiß, muss alles

glauben!Marie von Ebner-Eschenbach

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