Datenlotsen Informationssysteme GmbH Konzept Integriertes ... · F Ü R D I E B I L D U N G D E R Z U K U N F T . Datenlotsen Informationssysteme GmbH Konzept Integriertes Studienmanagement

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Datenlotsen Informationssysteme GmbHKonzept Integriertes StudienmanagementVorstellung Implementierungslogik und Konzeptgrundlagen Donnerstag, 28. Mai 2009

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Agenda

Beispielfolien

• Implementierungsverständnis

•Projektstruktur

•Keyuser

Implemen-

tierungs-leitlinie

•Grundlagen

•ÜberblickTerminketten

•Orga-Einheiten und Rollen

•Lehrveranstaltungsmanagement

•Prüfungsmanagement

Konzept ISM

•Diskussion

•Weitere FragenSonstiges

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Ziele: Zentrale und dezentrale Datenerfassung und Bereitstellung durch die

integrierte Software

CampusNet ist das Hauptinstrument für das Management der Prozesse in Studium und Lehre

Lehre mit möglichst hoher Effizienz und unter Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen

Bisherige Campus-Management-Systeme werden nicht mehr genutzt

Die Implementierung der Software soll entsprechend dem gemeinsam abgestimmten Projektphasenplan zum Sommersemester 2010 mit dem Start und der Nutzung der Website abgeschlossen sein.

Implementierungsverständnis

Implementierungsleitlinie

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Projektstruktur auf Seiten der VFH: Lenkungskreis (Kanzler, Projektleiter sowie Personalrat) Projektleiter (100 % AT) 1 Projektmitarbeiter für das Studierendenmanagement (mindestens 50 % AT) 1 Projektmitarbeiter für den Bereich Studienmanagement (mindestens 50 %

AT) 1 Projektmitarbeiter für den Bereich technische Sicherstellung (mindestens

20 % AT) Es wird gewährleistet, dass an den Standorten jeweils mindestens zwei

Mitarbeiter in die Implementierung und in die Arbeit mit CampusNet eingebunden werden. Dies betrifft wesentlich den Bereich des Integrierten Studienmanagements.

Projektstruktur auf Seiten der Datenlotsen: Projektleiter Berater im Bereich Integriertes Studienmanagement Berater im Bereich Studierendenmanagement Berater im Bereich Technik

Projektstruktur - Organisatorisch


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Die VFH hat dementsprechend für die von den Datenlotsen zu erbringenden Leistungen eine Informations- und Mitwirkungspflichten, indem

Präsentationen und Workshops organisatorisch vorbereitet und mitgestaltet werden.

die Erarbeitung und ggf. Anpassung von Sollprozessen bei fachlichen und systemtechnischen Änderungsbedarf durch die Key-User oder vergleichbare Experten vorgenommen werden.

sie an der Definition von Testfällen mitwirkt, Testfälle im System erfasst und die systembezogenen Arbeitsschritte testweise durchgeführt und geprüft werden.

Projektstruktur – Organisatorisch


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3 Teilprojekte:

Verzögerungen in Teilbereichen bedingen ggf. Verzögerungen im gesamten Projektverlauf und können zur Infragestellung des anvisierten Endtermins führen.

Konzeptionelle und andere Dokumente werden durch die Datenlotsen im Umfange der zur Erreichung der Zielstellung der jeweiligen durch die Datenlotsen zu verantworteten Maßnahme zur Verfügung gestellt.

Workflow und Prozessanalysen, Schulungsmaterialien und Handreichungen werden durch die VFH erstellt.

Projektstruktur – Inhaltlich


Campus

Net

Technik

PersonenISM

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Terminketten wurden auf Basis des Projektphasenplans entwickelt

Entwicklung konkreter Arbeitspakete (z.B. Schulungsblock, Workshops, Support etc.) mit Realisierungsdatum

Fristgerechte Realisierung der Terminketten als wichtige Voraussetzung für Implementierungserfolg

Terminverwaltung erfolgt verbindlich über Outlook

Projektstruktur – Terminlich


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Abstimmung von Workflows, Prozessen und Anforderungen mit den entsprechenden Abteilungen der VFH (mit Unterstützung der Datenlotsen).

Gewährleistung betriebsinterner Kommunikationsprozesse zur Sicherstellung der fachlichen Betreuung im Rahmen der Implementierung.

Schnittstelle in der Kommunikation zu den Mitarbeitern der Datenlotsen in dem jeweiligen Teilbereich.

Keyuser – Aufgaben im Projekt


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First-Level-Support für die Sachbearbeitung des jeweiligen Zuständigkeitsbereiches (inkl. Entgegennahme von Fehlermeldungen und Verbesserungsvorschlägen sowie deren Weiterleitung und Verfolgung im CustomerCenter der Datenlotsen)

Verfolgung von Weiterentwicklungen u. Optimierung der Software

Kontaktperson zu den Datenlotsen bei durch eigenverantwortlich nicht zu lösenden CampusNet-technischen Sachverhalten

Unterstützung bei aktuellen Fragen zum jeweiligen Fachgebiet

Trainertätigkeit in Qualifizierungsmaßnahmen

Keyuser – Aufgaben Im Regelbetrieb


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Agenda

Beispielfolien


•Projektstruktur

•Keyuser

Implemen-

tierungs-leitlinie

•Grundlagen





Konzept ISM

•Diskussion


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Grundlagen

Terminketten

Terminketten sind Bestandteil der Implementierungsleitlinie und des Konzeptes zum integrierten Studienmanagement

Terminketten dienen zur Realisierung der Implementierungslogik

Terminketten verorten Arbeitspakete aus dem Projektphasenplan in konkreten Termine

Teilnehmer, Orte, Vorbereitungsaufwand werden benannt

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Überblick Projektphasenplan

Terminketten

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Überblick Terminketten

Terminketten

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Einige Eckdaten:

10. Juni 2009 – Auftakt Modellierung

20. August 2009 – Abnahme Dokumente ISM und Personenverwaltung 02. September 2009 – Freigabe Modellierung

03. September 2009 – Auftakt LVM und PM 16.-18. September 2009 – Keyuser-Schulung LVM/PM

07.-09. und 14.-16. Oktober 2009 – Schulung Anwender LVM/PM

Überblick Terminketten

Terminketten

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Agenda

Beispielfolien


•Projektstruktur

•Keyuser

Implemen-

tierungs-leitlinie

•Grundlagen





Konzept ISM

•Diskussion


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Ziel des Dokumentes:

Beschreibung der Rahmenbedingungen und grundlegenden Aspekte des Einsatzes von CampusNet für die an der Softwareimplementierung beteiligten Akteure und die wichtigsten kritischen Erfolgsfaktoren zu beschreiben.

grundlegende (Handlungs-) Orientierung für den Einsatz von CampusNet im integrierten Studienmanagement an der VFH Wiesbaden

Alle darüber und über die CampusNet-Handbücher hinausgehenden, detaillierten Prozess- und Funktionsbeschreibungen werden von der Hochschule selbst erarbeitet und sind nicht Teil dieses Dokumentes.

Allgemeines

Konzept ISM

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keine vollständige Prozessbeschreibung der betreffenden Teilbereiche der VFH

keine detaillierte Beschreibung von Funktionen aus CampusNet oder deren Anwendung

Erkenntnisse aus dem Dokument dienen als Grundlage und können sich mit dem Fortschritt des Projekts im Implementierungsprozess weiterentwickeln

Beide Parteien sind sich einig, dass CampusNet eine integrierte Standardsoftwarelösung darstellt, die die vorhandene, teilintegrierte Softwarelösung nicht in jedem Detail ersetzen kann. Vielmehr benötigt und ermöglicht der Einsatz von CampusNet z.T. andere Prozesse und neue Workflows.

Allgemeines

Konzept ISM

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Orga-Einheiten = Ordnungsgröße in CampusNet

Elemente in CampusNet werden an Orga-Einheiten gebunden

Sicht auf Elemente nach Fachbereichen und Zuständigkeiten können eingeschränkt werden

Orga-Einheiten spiegeln nicht zwingend die Verwaltungsstrukturen und systemischen Zusammenhänge der Hochschule wider

Aufgabe der Software und der Rollen- und Rechteverwaltung in CampusNetist das optimierte und prozessorientierte Management des Hochschulbetriebs unter weitestmöglicher Beachtung der Datenschutzbestimmungen.

möglichst effektive Abbildung der VHF-internen Rechte und Rollenverwaltung Einhaltung einer übergreifenden Datenschutzerklärung der Hochschulmitarbeiter soll nicht ersetzt werden

Orga-Einheiten und Rollen

Konzept ISM

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Orga-Einheiten müssen zwei der VFH-Verwaltung eigene Sachverhalte abbilden können: Einschränkung nach Fachbereich Polizei und Fachbereich Verwaltung Einschränkung nach Abteilungen (Zentrale Verwaltung, Abteilung Wiesbaden,

Abteilung Gießen, Abteilung Kassel, Abteilung Mühlheim)


Konzept ISM

Polizei

• (Zentrale Verwaltung)

• Abteilung Wiesbaden

• Abteilung Gießen

• Abteilung Kassel

• Abteilung Mühlheim

Verwaltung

• (Zentrale Verwaltung)

• Abteilung Wiesbaden

• Abteilung Gießen

• Abteilung Kassel

• Abteilung Mühlheim

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Dadurch ergeben sich folgende Orga-Einheiten und die folgenden Rollen:


Konzept ISM

MH Abteilung

MH Polizei

MH Verwaltung

Sicht auf alle anderen

Abteilungen

KS Abteilung

KS Polizei

KS Verwaltung


Abteilungen

WI Abteilung

WI Polizei

WI Verwaltung


Abteilungen

GI Abteilung

GI Polizei

GI Verwaltung


Abteilungen

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Mitarbeiter in den Abteilungen nehmen Aufgaben aus

Lehrveranstaltungsmanagement Prüfungsmanagement Studierendenmanagement

wahr. Die Mitarbeiter sollen sich gegenseitig in allen Verwaltungsbereichen vertreten können, so dass eine weitere Rechteeinschränkung an dieser Stelle nicht erforderlich ist.

Für das Studierendenmanagement erhalten die Mitarbeiter Bearbeitungsreche für Studierende ihrer Orga-Einheit, d.h. ihrerAbteilungen (jeweils Polizei und Verwaltung)


Konzept ISM

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Integriertes Studienmanagement

Konzept ISM

Bsp. für ISM: Prüfungsanmeldung in CampusNet

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Die Modellierung legt die Grundvoraussetzungen für nahezu alle weiteren Bereiche in der Arbeit mit CampusNet im Tagesgeschäft der Hochschule. Die Modellierung wirkt sich aus auf

das Bewerbungsmanagement das integrierte Studienmanagement (Lehrveranstaltungsplanung und

Prüfungsmanagement) die Ansicht des Studiengangs im Web-Portal für Studierende die Anmeldung zu Prüfungen und Veranstaltungen Importe das Dokumentenmanagement etc.

Die Modellierung erfolgt im zentralen Implementierungsteam (Keyuser) in Wiesbaden.

Modellierung

Konzept ISM

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Kurs- und Lehrveranstaltungsnummerierung: 1 Buchstabe (V oder P) zu Fachbereich 2 Buchstaben zur Abteilung (WI, KS, GI, MH) 2-7 Buchstaben für den Kurs (aus Abkürzungsverzeichnis der Fächer in

Großbuchstaben) 1 Ziffer zur jeweiligen Kursnummerierung Zur weiteren Differenzierung zwischen Kriminalpolizei und Schutzpolizei,

werden ggf. hinter der letzten Ziffer „K“ oder „S“ angefügt; analog im Verwaltungsbereich „A“ für allgemeine Verwaltung und „D“ für deutsche Rentenversicherung

Einheiten werden jeweils mit einem Punkt getrennt.

Beispiele: V.GI.KR.1

(Verwaltung, Gießen, Kommunalrecht, 1. Veranstaltung)

P.WI.KRILO.1.S(Polizei, Wiesbaden, Kriminologie, 1. Veranstaltung, Schutzpolizei)

P.WI.KRILO.1.K (Polizei, Wiesbaden, Kriminologie, 1. Veranstaltung, Kriminalpolizei)

Modellierung

Konzept ISM

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Die Abbildung der Prüfungsordnung im Web-Portal der Studierenden fußt auf den Konfigurationen aus der Modellierung.

Das bedeutet, dass eine möglichst ergonomische Abbildung der Prüfungsordnungsstruktur in der Modellierung berücksichtigt werden muss, um den Studierenden ein benutzerfreundliches Portal zur Verfügung stellen zu können.

Diese Abbildung kann vor der Live-Schaltung des Portals für die Studierenden im Web-Portal durch die Key-User überprüft und ggf. entsprechend angepasst werden

Modellierung

Konzept ISM

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Der Planungszyklus in CampusNet

Kurs Modul Prüfungsordnung

LehrveranstaltungKurs- und Modulangebot

Abstr

akt

Konkre

t

z.B. Kurs „Analysis 1“ z.B. Modul „Analysis“

z.B. Vorlesung „Analysis 1“

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Modellierung und LVM

Konzept ISM

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Der Lehrveranstaltungsmanager übernimmt das operative Tagesgeschäft der Semesterplanung und –durchführung und ist somit verantwortlich für das konkrete Anbieten von Kursen und Leistungen (später auch Modulen), sowie allen damit zusammenhängenden Tätigkeiten. Planung Teilnehmerverwaltung Leistungserfassung Etc.

Die Anmeldung der Teilnehmer erfolgt pro Lehrveranstaltung und pro Klasse dezentral in den Abteilungen

Die Teilnehmer werden vorbehaltlich bei der Anmeldung zur Lehrveranstaltung zur Prüfung angemeldet letztliche Überprüfung im zentralen Prüfungsamt

Lehrveranstaltungsmanagement

Konzept ISM

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Bei der Planung eines konkreten Semesterangebots werden die in der Modellierung vorgegebenen Leistungen von CampusNet automatisch als konkrete Prüfungen mit erzeugt

Aufgaben zur operativen Betreuung von Prüfungen terminliche und/oder räumliche Verwaltung von Prüfungen in CampusNet Eintragung/Änderungen der Prüfungsnoten Berechtigung, Teilnehmer zu Prüfungen anzumelden oder von Prüfungen

abzumelden (über eine implizite Prüfungsanmeldung bei der Lehrveranstaltungsanmeldung)

alle über eine Einzelprüfung hinaus gehenden Tätigkeiten mit Bezug zu studentischen Leistungsdaten, z. B. Anerkennung von extern erbrachten Studienleistungen , Entschuldigung des Nichtbestehen für mehrere Prüfungen (Verwaltung von Krankmeldungen) etc.

Das Anlegen von Abschlussprüfungen erfolgt zentral.

Prüfungsmanagement

Konzept ISM

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Notenerfassung – „4-Augen-Prinzip“:

Prüfer gibt über das Webinterface die Noten ein. (Dieser Vorgang kann vor der Veröffentlichung in beliebig vielen Schritten gespeichert werden.)

Auch die Bewertungseingabe der Zwischen-/Abschlussprüfungen erfolgt in den Verwaltungen der Abteilungen.

Alle Noten wurden (im Portal) eingetragen? der Dozent gibt die Ergebnisse als Block frei. Damit sind sie für ihn nicht mehr

veränderbar und liegen der Abteilungsverwaltung zur Veröffentlichung vor.

Die Studierenden können die Noten durch die Freigabe durch den Dozierenden noch nicht einsehen. Dies wird erst durch die Veröffentlichung in den dezentralen Abteilungen (für studienbegleitende Prüfungen, Zwischen-/Abschlussprüfungen), also über die Client-Veröffentlichung, möglich. = „4-Augen-Prinzip“

Prüfungsmanagement

Konzept ISM

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Agenda

Beispielfolien


•Projektstruktur

•Keyuser

Implemen-

tierungs-leitlinie

•Grundlagen





Konzept ISM

•Diskussion


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Diskussion und weitere Fragen

Sonstiges

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Datenlotsen Informationssysteme GmbHBeim Strohhause 27, D – 20097 HamburgTelefon/ Fax: +49 (40) 27 09 68 -0/ -222www.datenlotsen.de

http://www.datenlotsen.de/

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Die in dieser Präsentation dokumentierten Gedanken und Vorschläge sind geistiges Eigentum der Datenlotsen Informationssysteme GmbH

und unterliegen den geltenden Urhebergesetzen.

Die unautorisierte Nutzung, die ganze oder teilweise Vervielfältigung sowie die Weitergabe an Dritte ist nicht gestattet.

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