22 Postmaster-Magazin 10/2016

Multichannel

Die Digitalisierung der Briefkommuni-

kation legt ein rasantes Tempo vor, das

nicht jeder mitgehen will oder kann

– und vielleicht auch noch gar nicht muss.

Viele Faktoren sind von Belang: von Unter-

nehmensidentität, Image und Innovations-

anspruch über Branche, Marktposition und

Wettbewerbssituation bis hin zur Klientel

und ihren Kommunikationsvorlieben; nicht

zu vergessen: das Postvolumen. Gleichzeitig

steht fest: Elektronische Post bringt viele

Vorteile, und langfristig wird kaum jemand

daran vorbeikommen. Also ist ein Umset-

zungsweg gefragt, der unternehmensspezi-

fischen Situationen Rechnung trägt. Überall

werden Wege gesucht, wie man die Vorteile

der Digitalisierung nutzen und dabei sein

Tempo selbst bestimmen kann.

Großes Zögern trotz großen Nutzens

Laut einer GfK-Umfrage sind 67 Prozent

der Unternehmen davon überzeugt, dass

digitale Technologien Prozesse effizienter

machen und so Kosten sparen. 68 Prozent

der Befragten erwarten eine verbesserte

Wettbewerbsfähigkeit, und 82 Prozent

Der Ausweg aus dem Multichannel-DilemmaPhysische und digitale Post gleichzeitig managen scheint aufwändig und kompliziert.

Eine flexible All-in-one-Lösung macht die Sache einfach.

halten die Digitalisierung sogar für nötig,

um wettbewerbsfähig zu bleiben. Weiterfüh-

rende Ergebnisse liefert eine groß angelegte

Mittelstandsstudie von TNS Infratest. Dieser

Erhebung zufolge werden vor allem etab-

lierte Digitaltechnologien als wichtig und

nützlich bewertet. Die genannten Vorteile

reichen vom Erschließen neuer Märkte über

gezielteres Marketing bis zur Verschlankung

der Administration.

Doch wie sieht es konkret bei der Brief-

digitalisierung aus? Am deutlichsten wird

das mit Blick auf die E-Rechnung, deren

Nutzeffekte belegt sind. Am wichtigsten

für Unternehmen ist die Kosteneinsparung,

dicht gefolgt von der Prozessbeschleuni-

Auch bei der Briefkommunikation ist die digitale Transformation voll im Gange. Eine große Her-

ausforderung für alle. Gleichzeitig sorgen offizielle E-Rechnungs-Standards für Verunsicherung:

etwa die für 2018 beschlossene digitale B2G-Rechnung und das dafür geplante deutsche Format

„XRechnung“. Mehr noch als Großkonzerne geraten die kleinen und mittleren Unternehmen (KMU)

unter Druck. Wie lässt sich einfach, sicher und bezahlbar am digitalen Wandel teilhaben? Und sind

gerade hier nicht auch Posttechnik-Lieferanten gefordert, die sich seit jeher mit der Modernisie-

rung von Brieferstellung und -verarbeitung befassen? Mit einer umfassenden innovativen Lösung

haben sich die Neopost-Produktentwickler zu Worte gemeldet.

Wie können kleinere und mittlere Poststellen bei der Digitalisierung der Briefkommunikation

Schritt halten?

Neop

ost

Multichannel

gung. Das zeigt eine Studie von ibi research,

an der sowohl KMU als auch Großunter-

nehmen teilnahmen. Sie ergab zudem, dass

mehr als die Hälfte der Befragten mit der

E-Rechnung Wünschen bzw. Forderungen

der Empfänger nachkommen – und da-

mit Kundenorientierung demonstrieren.

Als nützlich werden auch die papierlosen

Prozesse bewertet, die eine automatisierte

Verarbeitung zulassen, Fehlerquellen mini-

mieren und die Ökobilanz verbessern. All

diese Effekte sind keineswegs auf E-Rech-

nungen beschränkt, sondern zeigen sich bei

jeder Art digitaler Post.

Was lässt Unternehmen zögern? Vor

allem der Mittelstand steht Digitalisierungs-

tendenzen zögerlich gegenüber, obwohl er

ihnen großes Potenzial zuschreibt – so ein

weiteres Ergebnis der TNS-Infratest-Studie,

die auch über Umsetzungsbarrieren Aus-

kunft gibt. Zu den Meistgenannten zählen

technische Komplexität, Investitionsbedarf,

erwartete Sicherheitsrisiken und das ver-

meintliche Fehlen verlässlicher Standards.

Die GfK-Studie kommt zu ähnlichen Re-

sultaten mit teils konkreteren Aussagen.

Ihr zufolge wird beispielsweise aufgrund

erhöhter Komplexität und zunehmender

Schnittstellen eine größere Fehleranfällig-

keit des IT-Systems befürchtet. Und statt

von hohem Investitionsbedarf sprechen die

Studienteilnehmer bei GfK sogar von wach-

sendem Investitionsdruck. Als zusätzliches

Problem nennt fast die Hälfte der Unter-

nehmen die mangelnde IT-Qualifikation

der Mitarbeiter.

Kleine Schritte statt Hauruck-Aktion

Warum ist eine radikale Umstellung un-

realistisch und wäre kontraproduktiv? In

einer Hauruckaktion gleich komplett auf

digitalen Versand zu wechseln, ist so gut wie

unmöglich. Denn dann müsste der ganze

Postausgang von einem Tag auf den ande-

ren umgestellt werden: also alle relevanten

Systeme, Strukturen und Prozesse. Das ist

organisatorisch kaum machbar. Aber der

vielleicht noch viel wichtigere Punkt sind

die Postadressaten. Digital zu kommunizie-

ren wäre zwar auch für die Empfänger der

langfristig einfachste und effizienteste Weg.

Voraussetzung ist aber, dass die Adressaten

Modernisierung der Poststelle – abstrakte

Zustimmung und konkrete Lösung

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Postm

aster-Mag

azin (2

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Multichannel

digitale Post überhaupt empfangen können

und das auch wollen. Jedenfalls steht der

klassische Brief bei vielen Geschäftspartnern

noch hoch im Kurs.

Solche Vorlieben zu ignorieren und

rigoros nur noch elektronische Post anzu-

bieten könnte die Geschäftsbeziehungen

trüben. Manch einer bevorzugt Papierbriefe.

Einige erhalten lieber E-Mails. Andere favor-

isieren den elektronischen Datenaustausch

(EDI) in unterschiedlichsten Formaten und

über diverse Kanäle. Andererseits ist eine

konsequente Multichannel-Praxis nicht

einfach. Neben Poststellenhardware und

E-Mail-Programmen sind dann womöglich

noch verschiedene Softwares im Einsatz, um

alle Versandformate und -kanäle abzude-

cken. Die Systemverwalter haben mehrere

Lösungen zu implementieren, aufeinander

abzustimmen und zu pflegen sowie die

Postausgangsprozesse entsprechend anzu-

passen. Und die Anwender müssen sich in

mehrere Lösungen einarbeiten und haben

jeweils andere Ansprechpartner für Service

sowie Support. Zu guter Letzt amortisieren

sich die Einzelinvestitionen auch noch

schleppend, weil sich die Ausgangspost

auf mehrere Lösungen verteilt, die nicht

ausgenutzt werden. Unterm Strich ergeben

sich mehr Arbeit, Zeitaufwand und Kosten,

mehr Komplexität im Tagesgeschäft und

weniger Transparenz und Kontrolle – ei-

gentlich genau das Gegenteil dessen, was

mit der Einführung digitaler Post erreicht

werden sollte.

Flexible Lösung als lohnender Weg

Im Zuge voranschreitender Modernisierung

haben Postversender die genutzten Systeme

und Lösungen zur effizienteren Briefverar-

beitung nicht selbst konstruiert. Vielmehr

wurde auf Maschinen zurückgegriffen, die

von Posttechnik-Anbietern neu auf den

Markt kamen. Heute ist es mit Maschinen

allein nicht getan. Gefragt sind flexible

IT-Lösungen und neue Services, die der

KMU-Poststelle aus dem Multichannel-Di-

lemma helfen. Auch hier kann man nach wie

vor auf Posttechnik-Anbieter vertrauen. So

hat Neopost in Deutschland und Österreich

die All-in-one-Lösung mail4business auf

den Markt gebracht. Zum monatlichen

Fixpreis inklusive Full Service kombiniert sie

klassische Poststellenhardware nach Wahl

mit dem Neopost e-Services-Portal, einer

webbasierte Plattform zur digitalen Postbe-

arbeitung. So lässt sich die Ausgangspost auf

insgesamt vier Wegen abwickeln:

hausinterne Produktion klassischer Briefe

bis hin zum portooptimierten Kuvertie-

ren und Frankieren mit moderner Post-

bearbeitungstechnik

hybride Postbearbeitung, bei der die

Dokumente digital ans e-Services-Portal

geschickt und die Briefproduktion sowie

der Versand über Neopost abgewickelt

werden

automatisiertes digitales Senden von

PDF-Dokumenten inklusive Signatur-

möglichkeit, wahlweise per E-Mail oder

über das e-Services-Portal – für maxima-

len Datenschutz

digitales Senden von Transaktionsdoku-

menten in EDI-Formaten (strukturierte

Datensätze), die sich zum Beispiel im

ERP-System des Empfängers vollelektro-

nisch und automatisiert weiterverarbeiten

lassen

Neben den Postbearbeitungsmaschinen

sind auch die Volumen für papierbasierte,

hybride und volldigitale Post frei wählbar

und variabel. Daraus ergibt sich der vo-

lumenbasierte Fixpreis. So lassen sich die

Postausgangskosten flexibel steuern. Wer

auf diese Weise die Briefkommunikation

modernisiert, spart nicht nur Zeit, sondern

auch Porto und Verbrauchsmaterial. Die

Prozesskosten sollen sich um bis zu 80

Prozent verringern lassen. Außerdem ist

man in puncto Technik, Rechtskonformität,

Datenschutz, Verfügbarkeit gängiger Digi-

talformate und Einhaltung von Standards

immer auf der sicheren Seite. Die e-Services

laufen webbasiert. Also müssen weder Sys-

teme noch Abläufe umgestellt werden, und

außer einem virtuellen Druckertreiber ist

lokal nichts weiter zu installieren.

Vom Entweder-oder zum

Sowohl-als-auch

Solange der klassische Brief in der Kom-

munikation noch eine Rolle spielt, ist die

Digitalisierung keine Entweder-oder-Frage.

Vielmehr geht es um ein Sowohl-als-auch,

bei dem Unternehmen alle gängigen Ver-

sandwege parallel bedienen können: wann

sie wollen und welche sie wollen. Wenn auch

kleinere Unternehmen und Organisationen

von der Digitalisierung profitieren wollen,

sind sie mit einer flexiblen Lösung aus einer

Hand gut beraten. Dadurch ist das Thema

skalierbar: Alle modernen Ressourcen stehen

zur Verfügung, und Unternehmen können

ganz ohne Druck entscheiden, wann, wie

und in welchem Maß sie ihre Briefpost di-

gitalisieren wollen – mit allen Vorteilen, die

sich daraus ergeben. So lässt sich der digitale

Wandel nicht nur meistern, sondern auch

entspannt und gelassen nehmen. hdw

Weitere Informationen:

www.neopost.de/mail4business

Hauruck-Aktionen im Mailroom sind eher schädlich.