Schweizer

Die Anforderungen an die neue Business-Software waren umfangreich und hoch. Siesollte die bisherigen Prozesse integrieren,damit Kundenaufträge automatisch erstelltwerden können. Alle bestehenden CAD-Lösungen für den Mechanik- und Elektro-bereich sollten sich so einbinden lassen,dass alle Stücklistendaten von der ERP-Lö-sung direkt übernommen werden können.Ein neues Betriebsdatenerfassungs-System(BDE) sollte in der Lage sein, sowohl Prä-senzzeiten zu verwalten als auch die Ar-beitszeiten automatisch auf die Fertigungs-aufträge rückzumelden. Da die Finanz-buchhaltung von SMB an einen Treuhänderausgelagert ist, der mit DATEV arbeitet,war darüber hinaus als Erstes eine Schnitt-stelle zu diesem System erforderlich.

Einführung, Überblick, AusgangslageMitte 2006 entschieden die Verantwort-lichen bei SMB-DAVID, die bisher einge-setzten Insellösungen und Office-Tools wieExcel-Tabellen und Word für die Fakturie-rung auf ein vollständig integriertes ERP-System umzustellen, das die kompletteWertschöpfung des Unternehmens abbil-det und dabei unterstützt.

Als weiterer Anspruch kam dazu, die weit-gehend manuelle Einkaufsdisposition ab-zulösen, welche aufgrund von langen Be-schaffungszeiten sowie der auftragsbe-zogenen Organisation von Teilen schwierigund fehleranfällig ist. Trotzdem sollte mitder neuen Business-Software eine Vorab-disposition auf der Basis von Musterstück-listen möglich sein, um kritische Teile mitlangen Lieferfristen zeitgerecht zu beschaf-fen.

Das Projekt war auf eine Implementie-rungsdauer von sechs Monaten terminiert.Pünktlich zum Start des neuen Geschäfts-jahrs Anfang 2007 konnte die Auftrags-abwicklung in Betrieb genommen werden.

Erzeugen der Fertigungsstückliste aus dem Produktionsauftrag mit Übergabe an Excel

Wenn es um die Herstellung von individuell zugeschnittenen Maschinen für die Bearbeitung von Isolier-und Dämmstoffen geht, kommt man an SMB-DAVID aus Herrsching bei München nicht vorbei. Zum

weltweiten Kundenkreis zählen bekannte Chemiekonzerne sowie Zulieferfirmen der Bauindustrie und diverseEntwicklungsabteilungen der Industrie. Für die Abbildung der kompletten innerbetrieblichen Wertschöpfungs-kette hat SMB seit kurzem mit ABACUS <digital erp> ein adäquates Produkt für ihre komplexen Fertigungs-abläufe gefunden.

Deutscher Anlagenbauer setzt auf Schweizer ERP-SoftwareABACUS für Verkauf, Produktion und Einkauf

Anwenderportrait ABACUS

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ERP-Hauptgründe für ein ERP-System warenfolgende:• Komplexe Anlagen mit langen Produk-

tionszeiten und Lieferfristen für Einzel-teile

• Mangelnde Transparenz über verkaufteund produzierte Maschinen wie Geräte-typ, Varianten-Stückliste, verwendeteTeile

• Ineffizienz aufgrund doppelter Arbeiten

Die Zielsetzungen der SMB-DAVID für dasneue ERP-System lauteten:• Effiziente Abwicklung aller Verkaufs-

und Warenwirtschaftprozesse• Vor- und Nachkalkulation der Maschinen

(Kostentransparenz)• Spezielle Teilelisten für Kunden (Ersatz-

teil- und Verschleissteilliste)• Integration der CAD-Stücklisten (Elektro

und Mechanik)

Besonderes Augenmerk legt die SMB auftransparente Prozesse und permanentgreifbare Detailinformationen über be-stimmte Anlagen. Dadurch wollte das Un-ternehmen eine höhere Auskunftsbereit-schaft gegenüber den Kunden erreichenund somit die Servicequalität verbessern.Darüber hinaus sollte durch die Integrationeine Doppel- und Mehrfacherfassung vonDaten vermieden werden.

In der Evaluation, die in Form von Work-shops durchgeführt wurde, hat sich dieMünchner Beratungsfirma und ABACUS-Partnerin alphawerk gegen namhafte Kon-kurrenten durchgesetzt. So war beispiels-weise Microsoft Dynamics Nav auch in derEndauswahl. Die Entscheidung hat schliess-lich die überzeugende Präsentation vonalphawerk und ABACUS gebracht. WeiterePluspunkte für <digital erp> waren stan-dardmässig vorhandene Programmerwei-terungen wie zum Beispiel für das Service-geschäft oder für Business Intelligence, umzukünftige Anforderungen schnell undintegriert lösen zu können.

Technische Integration von CAD und BDEBei SMB sind aus historischen Gründendrei verschiedene CAD-Systeme im Einsatz.Da für jeden Kundenauftrag individuelleKonstruktionen erarbeitet werden müssen,ist der Pflegeaufwand für die Stücklistenhoch. Mit der neuen CAD-Integration ver-ringert sich dieser Aufwand beträchtlich,da nun die Daten aus der Konstruktion au-tomatisch im ERP-System weiterverwendetwerden können.

Die in der Zeichnungsverwaltung der CAD-Systeme erzeugten Stücklisten werdenüber die Produktschnittstelle ins ABACUS-System eingelesen und automatisch in denProduktstamm übernommen. Dabei wer-den spezifische Werte wie Ausmasse vonHalbzeugen, Oberflächen, Farbcodes usw.mit übergeben. Das mehrmalige Einlesenauf die gleiche Baugruppe ist jederzeitmöglich. Für Revisionen werden alphanu-merische Indizes angehängt. Diese Stück-listen können dann im Produktionsauftragmanuell noch angepasst werden. Somit

ProjektübersichtUm das Projekt in qualitativer und zeitli-cher Hinsicht optimal durchzuführen, wa-ren über die gesamte Projektdauer Mitar-beiter von alphawerk und ABACUS regel-mässig selbst vor Ort.

Um den anvisierten Termin des Produktiv-starts halten zu können, wurde ein strafferTerminplan mit fixen Meilensteinen defi-niert. Dadurch entstand eine To-Do-Listefür alle Projektteam-Mitglieder, die bei je-der Projektsitzung aktualisiert wurde.

Vom Kick-off-Meeting bis zum Produktiv-start vergingen nur sechs Monate, wobeidie Stammdatenerfassungsprogramme und-auswertungen bereits nach zwei Monatenproduktiv genutzt werden konnten. Teilbe-reiche der Produktion liessen sich aufgrundvon Kundenprioritäten erst später umset-zen. So sollte das PPS-Modul erst in derzweiten Phase zum Einsatz kommen, weilvorgängig die weit über Tausend Stücklis-ten im alten System bereinigt, überarbeitetund für das neue System vorbereitet wer-den mussten.

Übergabe der CAD-Stücklisten in den Produktstamm mit Zusatzinformationen

Maschinelles Zusammenfügen einzelner Stücklisten über Konvertervorlagen undgleichzeitiger CAD-Indexierung (Flag)

ABACUS Anwenderportrait

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wurde eine maximale Flexibilität der Kon-struktion für die Erzeugung und Verarbei-tung der Stücklisten bei gleichzeitiger Minimierung des Pflegeaufwands im ERP-System realisiert.

Die Integration des BDE-Systems in dasABACUS-ERP ist seit Januar 2008 abge-schlossen. Mit der Integration des BDE wur-de eine automatische Übertragung der Ar-beitszeiten für alle Arbeitsschritte in derProduktion realisiert. Diese stehen dannbewertet im Produktionsauftrag für Aus-wertungen und Nachkalkulationen zur Ver-fügung. Die tatsächlichen Fertigungskostenwerden transparent und können für zu-künftige Kalkulationen herangezogen wer-den.

Dokumentation von Kunden-StücklistenEine Anforderung aller internationalenGrosskunden von SMB ist es, bei Projekt-abschluss alle Zusammenbau-, Ersatzteil-und Verschleissteilstücklisten getrennt do-kumentiert sowie elektronisch zu erhalten.Um diese Anforderung zu erfüllen, werdenfür ein beliebiges Produkt über alle seineFertigungsstufen sämtliche Stücklisten auf-gelöst und in einen speziellen Report über-geben. Dieser konvertiert die aufgelöstenStücklisten und übergibt die Daten anExcel. Dort stehen diese aufgelösten Stück-listen formatiert zur Verfügung. Je nachKundenwunsch können die Stücklistennach Aufriss über den Gesamtauftrag, Er-satzteil-/Verschleissteile sowie Kaufteile-Stücklisten aggregiert werden.

Aufgrund der im Kundenauftrag und in derEinkaufsbestellung integrierten Ablauf-steuerung erzeugt das System beim Errei-chen eines bestimmten Status automatischeine E-Mail an den verantwortlichen Buch-halter beim Treuhänder mit der Informa-tion, dass der Auftrag nun bereit ist für dieRechnungsfreigabe. Der Auftrag befindetsich nun im Status ”Freigabe” und kannnur durch die Berechtigungsgruppe ”Buch-haltung” weiterverarbeitet und freigege-ben werden. Führt der verantwortlicheBuchhalter für den Kundenauftrag oder dieLieferantenbestellung die Rechnungsfrei-gabe aus, erstellt das System automatischeine Schnittstellendatei für den Import insDATEV-System. Für SMB wurde der Prozessder Rechnungsfreigabe im Verkaufs- undEinkaufsprogramm so gestaltet, dass dieAufgabenteilung zwischen dem Verkauf,Einkauf und Buchhaltung klar durch dasSystem mit gleichzeitiger automatischerVerarbeitung der DATEV-Schnittstelle defi-

Ersatzteilangebote – leicht gemachtEin wichtiges Anliegen von SMB war es, ei-nen effizienten Prozess zur Erstellung vonErsatzteilangeboten für bereits ausgeliefer-te Maschinen zu bekommen. Aus den ar-chivierten Produktionsaufträgen zu denMaschinen können jederzeit die Ersatzteil-und Verschleissteilstücklisten in ein ange-legtes Ersatzteilangebot eingelesen wer-den. Diese Ersatzteilangebote sind um be-liebige Stücklistenpositionen erweiterbar.Der Erstellungsaufwand für Ersatzteilange-bote wurde so auf ein Minimum reduziert.

Workflow für RechnungsfreigabenMit der Einführung der DATEV-Schnittstellezur Übergabe der Finanzdaten an denTreuhänder bestand die Notwendigkeit, diebuchhalterische Freigabe von Lieferanten-und Kundenrechnungen in einen Workfloweinzubinden, um Informationsdefizite undBearbeitungs- sowie Rückmeldezeiten zuminimieren.

Auswertbarkeit der Stückliste über Autofilter-Funktionalität in Excel z.B. für Kauf-teileliste, Ersatzteil- und Verschleissteile, Lieferanten

Zusammenarbeit SMB-DAVID mit Treuhänder S&W durch Workflow für Rechnungsfreigaben

Anwenderportrait ABACUS

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niert ist. Als Resultat ergibt sich darauseine generell hohe Datenqualität und nichtzuletzt eine effiziente Verarbeitung derVerkaufs- und Einkaufsrechnungen inklu-sive DATEV-Schnittstellenverarbeitung.

AusblickMomentan steht die effiziente Handhabungder implementierten Programmmodule beiSMB im Vordergrund. Mit zunehmender, imSystem verwalteter Datenmenge und derdamit verbundenen stetigen Verbesserungder Datenqualität soll im Laufe der Zeit einübersichtliches Informationsmanagementfür die Geschäftsleitung aufgebaut werden.Dieses soll es ermöglichen, die Kundenauf-träge global auszuwerten und jederzeit ei-nen Überblick über die Informationen wieFertigungsstatus, Lieferzeit und Bestell-volumen zu erhalten.

Für die Rechnungsfreigaben sollen imnächsten Schritt die Eingangsrechnungendigital archiviert und den Datensätzen au-tomatisch über Barcode zugeordnet wer-den, damit sie dem Auftragsverantwortli-chen für die Rechnungsfreigabe elektro-nisch zur Verfügung stehen. Mittelfristigkönnte auch die Einführung des Service-und Vertragsmanagements von Interessesein, da das Servicegeschäft eine interes-sante Perspektive für SMB darstellt.

Anwenderportrait ABACUS

Steuerung des Bestellprozesses mit automatischen und manuell zu bestätigen-den Arbeitsschritten

Erzeugung elektronischer Kontrolldokumente mit Buchungsinformationen zurFreigabe in der Finanzbuchhaltung

Erzeugung der DATEV-Buchungssätze für die Schnittstellendatei

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Anwenderportrait ABACUS

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FazitMit ABACUS <digital erp> hat SMB allenotwendigen Prozesse des Anlagenbausangefangen vom Verkauf über CAD-Kons-truktion, bedarfsorientierte Beschaffung,Produktion bis hin zu den Produktionsauf-trägen und der Kostenrechnung miteinan-der integriert. Die Qualität der Prozessehat sich durch die ERP-Implementierungwesentlich verbessert. Erstmals ist SMB inder Lage, eine Vor- und Nachkalkulationfür ihre Kundenaufträge durchzuführenund wichtige Informationen zur Unterneh-menssteuerung zu evaluieren. Auf der Ba-sis einer ausbaubaren Business-Lösungkönnen auch zukünftige Geschäftstätigkei-ten effizient durch ABACUS unterstütztwerden.

Weitere Auskünfte zur beschriebenenLösung erhalten Sie bei:

alphawerk Consulting GmbHTorsten Winkler, GeschäftsführerRidlerstrasse 31bD-80339 MünchenTelefon +49 (89) 500 786 01Fax +49 (89) 500 786 03winkler@alphawerk.dewww.alphawerk.de

SMB-DAVID GmbHLydia Walder, GeschäftsführerinGewerbestrasse 68D-82211 HerrschingTelefon +49 (8152) 9237-0Fax +49 (8152) 9237-37info@smb-david.dewww.smb-david.de

Die Gründe für ABACUS <digital erp>Mit der Entscheidung für die ABACUS-Software für die Auftragsbearbeitung und Produk-tionssteuerung hat SMB-DAVID Neuland betreten. Das Teilprojekt ”Auftragsbearbeitung”als deutsches Referenzprojekt wurde innerhalb von sechs Monaten produktiv. Im zweitenTeilprojekt geht es darum, die Produktion soweit zu integrieren, dass zukünftig sogarkomplette Anlagenproduktionen im Vorfeld simuliert und kalkuliert werden können, umden optimalen Mix aus Beschaffung und Eigenfertigung zu bestimmen.

ABACUS-Software bei SMB-DAVID• Auftragsbearbeitung/Einkauf/Logistik 22 Benutzer• Produktionsplanung und -steuerung 14 Benutzer• Adressverwaltung 6 Benutzer• Elektronische Archivierung und Scanning 1 Benutzer• AbaView Report Writer 4 Benutzer• AbaPilot Volltextsuchmaschine 4 Benutzer• AbaNotify Melde- und Informationssystem 1 Benutzer• AbaAudit Datenbankmonitoring 1 Benutzer

Firmenportrait SMB-DAVIDDie Technologie- und Marktführerin in der Herstellung von Maschinen und Anlagen zurIsolier- und Dämmstoffbearbeitung SMB-DAVID wurde 1972 gegründet und hat ihrenHauptstandort 40 Kilometer von München entfernt in Herrsching. Zum weltweiten Kun-denkreis zählen bekannte Chemiekonzerne und Zulieferfirmen der Bauindustrie ebensowie Entwicklungsabteilungen der Industrie. Das Produktprogramm umfasst kompletteAnlagen und Maschinen sowie Sondermaschinen, die speziell nach Kundenanforderungentwickelt und gefertigt werden.

Die Zusammenarbeit aus Sicht des KundenFrau Walder, Geschäftsführerin der SMB-DAVID GmbH”Als Produzent für Sondermaschinen haben wir lange nach einer geeigneten Soft-ware gesucht und unsere Entscheidung für ABACUS <digital erp> bis heute nichtbereut. Die Software lässt sich an die individuellen Anforderungen anpassen, dieSchnittstelle zur Konstruktionssoftware war schnell eingerichtet. Besonders gut hatuns die Organisation der Implementierungsphase seitens unseres ABACUS-Vertriebs-partners alphawerk hinsichtlich Termintreue, fachliche Kompetenz der Referenten,Durchführung der Workshops gefallen und die jederzeit unbürokratische Hilfestel-lung zwischen den Terminen.”

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ABACUS Research AGZiegeleistrasse 12CH-9301 Wittenbach-St.GallenTelefon +41 (0)71 292 25 25Fax +41 (0)71 292 25 00www.abacus.ch