Digitale Bauakten? Die Digitalisierung des Baugenehmigungsverfahrens

und deren Folgen für die Archivierung Archive im Jahr des Denkmals: Die Bauakte – ein Teil des kulturellen Erbes!

Marlen Schnurr M.A. Landesamt für Denkmalpflege und Archäologie Sachsen-Anhalt/ „Digital Heritage“ Absolventin im Studiengang Informationswissenschaften M.A.

GLIEDERUNG

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Gliederung

1. Digitalisierung des Baugenehmigungsverfahrens

2. Abgrenzung einer digitalen Bauakte

3. Bewertungsvorschläge

4. Aussonderung und Archivierung

5. Zusammenfassung

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1. DIGITALISIERUNG DES BAUGENEHMIGUNGSVERFAHRENS

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Digitalisierung des Baugenehmigungsverfahrens

• Zentrales Fachverfahren ProBAUG – Datenbankgestütztes

Informationssystem zur Unterstützung der Prozessschritte im Baugenehmigungsvorgang

• Diverse Schnittstellen und Ergänzungsmodule

• „Mediencenter“ als vorgangsbezogene Fileablage

• Nutzung von ProBAUG in allen unteren Bauaufsichtsbehörden Brandenburgs.

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Digitalisierung des Baugenehmigungsverfahrens

• Zentrales Fachverfahren ProBAUG – Datenbankgestütztes

Informationssystem zur Unterstützung der Prozessschritte im Baugenehmigungsvorgang

• Diverse Schnittstellen und Ergänzungsmodule

• „Mediencenter“ als vorgangsbezogene Fileablage

• Nutzung von ProBAUG in allen unteren Bauaufsichtsbehörden Brandenburgs.

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Digitalisierung des Baugenehmigungsverfahrens

• Zentrales Fachverfahren ProBAUG – Datenbankgestütztes

Informationssystem zur Unterstützung der Prozessschritte im Baugenehmigungsvorgang

• Diverse Schnittstellen und Ergänzungsmodule

• „Mediencenter“ als vorgangsbezogene Fileablage

• Nutzung von ProBAUG in allen unteren Bauaufsichtsbehörden Brandenburgs.

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Digitalisierung des Baugenehmigungsverfahrens

• ABER: Einreichung des Bauantrages inkl. Bauvorlagen in der Papierform ist weiterhin verpflichtend

• Führende Akte liegt in der Papierform vor

• Keine digitale Bauakte im Sinne einer elektronischen Akte → Stattdessen: Hybride Bauakte

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2. ABGRENZUNG EINER DIGITALEN BAUAKTE

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Die digitale Bauakte

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• Daneben: Fachverfahren mit datenbankgestützten Inhalten

3. BEWERTUNG

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Bewertung

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• Nutzung bestehender (inhaltlicher) Bewertungsmodelle • Lücken und Redundanzen in der hybriden Aktenführung

→ Archivische Vorfeldarbeit gewinnt an Relevanz!

• Betrachtung beider Formen der hybride Akten vor Bewertungsentscheidung – Ganzheitliche oder separate Bewertung?

• Ganzheitliche Bewertung bedeutet: – Vollständige Überlieferung des Vorgangs – Berücksichtigung des Entstehungskontextes – Erhöhte Recherchierbarkeit in digitalen Objekten

4. AUSSONDERUNG UND ARCHIVIERUNG

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Aussonderung und Archivierung

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• Einrichtung einer digitalen Zwischenarchivlösung für die Aufbewahrung von Bauakten bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist

• Automatisierung des Aussonderungsprozessen mit Hilfe digitaler Systeme

• Verkürzung der Aufbewahrungsfrist?

5. ZUSAMMENFASSUNG

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Zusammenfassung

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• Hybrides Schriftgut als typisches Schriftgut des beginnenden 21. Jahrhunderts

• Stärkere archivische Vorfeldarbeit

• Übernahme bestehender Bewertungsmethoden

• Überdenken von derzeitigen Aufbewahrungsfristen

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• Link zur Masterarbeit: https://opus4.kobv.de/opus4-fhpotsdam/frontdoor/index/index/docId/1907

• Kurz: https://opus4.kobv.de/opus4-fhpotsdam/

VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT