Die Heiz- und Nebenkostenabrechnung – Ein neues Geschäftsfeld für

Gasversorgungsunternehmen

Einführung und Umsetzung der Heiz- und Nebenkostenabrechnung in Gasversorgungsunternehmen– Inhouse- und Kooperations-Modell– Praxisbeispiele

Inhalt

Die Heiz- und Nebenkostenabrechnung– Ein neues Geschäftsfeld für Gasversorgungsunternehmen

Einführung und Umsetzung der Heiz- und Nebenkostenabrechnung in Gasversorgungsunternehmen– Inhouse- und Kooperations-Modell– Praxisbeispiele

Inhalt: Seite1. Einleitung 32. Die Heiz- und Nebenkostenabrechnung: Eine umfassende Dienstleistung 43. Kooperations-Modelle oder Inhouse-Modell? 74. Hinweise für die Einführung und Umsetzung des Inhouse-Modells 105. Praxisbeispiele 156. Kontakt-Adressen 27

HerausgeberASUE Arbeitsgemeinschaft für sparsamenund umweltfreundlichen Energieverbrauch e.V.Bismarckstraße 16, 67655 KaiserslauternTelefon: 06 31/360 90 70 · E-Mail: info@asue.de · lnternet: www.asue.de

Heiz- und NebenkostenabrechnungBest.-Nr. 1011 02 · Schutzgebühr: 2,00 2

Vertrieb: Verlag Rationeller ErdgaseinsatzPostfach 2547, 67613 KaiserslauternTelefax: 0631/3 6090 71

Stand: November 2002Bearbeitung: ASUE-Arbeitskreis „Energiedienstleistungen“,Hans Müller-Schnick sowie Dr. Stefan Bredel-Schürmann, Dirk Hunke, Olaf Schütze, Bernd Utesch, Ulrich Wenge

Gestaltung und Herstellung:gzm Grafisches ZentrumBödige und Partner GmbH, Mainz

Der Herausgeber übernimmt keine Gewähr für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben.

Bildhinweis:Stadtwerke Essen AG: Titelseite, Seiten 3, 6, 10, 11, 13, 26Metrix Systems GmbH: Seiten 2, 8, 12Stadtwerke Neuss Energie und Wasser GmbH: Seiten 15, 16HEIN GAS Hamburger Gaswerke GmbH: Seiten 17, 18, 19GASAG WärmeService GmbH: Seite 20

2

Einleitung3

Für Unternehmen, die sich mit demAufbau dieser kundenorientierten Dienst-leistung beschäftigen, gibt die vorlie-gende Broschüre Hintergrundinforma-tionen und Entscheidungshilfen für dieWahl eines geeigneten Modells.

Die Praxisbeispiele ab Seite 15 zeigendie Vielfalt der Umsetzungsmöglich-keiten, verdeutlichen wie sich ein GVU auf die veränderten Kundenwünscheeinstellen und gleichzeitig die damit ver-bundenen Kundenbeziehungen festigenund vertiefen kann.

Ihre ASUE

1. EinleitungFür Eigentümer und Verwalter vonWohn- und Gewerbeimmobilien ist dieHeizkostenabrechnung eine zusätzlicheAufgabe, die im direkten Zusammen-hang mit dem Bezug von Erdgas undWärme steht. Die Übernahme der Heiz- und Nebenkostenabrechnung istdaher auch eine geeignete Maßnahmeim Rahmen eines Kundenbindungskon-zeptes.

Für das Gasversorgungsunternehmen(GVU) ergibt sich mit der der Energie-lieferung nahe stehenden DienstleistungHeiz- und Nebenkostenabrechnung dieChance, das Geschäftsfeld zu erweiternund eine zusätzliche Wertschöpfung zuerzielen sowie eine verstärkte Kunden-bindung zu erreichen. Es sollte sich dabeieine „Win-Win-Situation“ für den Ver-sorger und den Kunden ergeben.

Nach einer Umfrage der Ruhrgas AGerwarten 63 Prozent der befragtenWohnungsbauunternehmen das Angebotvon Abrechnungsdienstleistungen vonVersorgungsunternehmen. Das machtdeutlich, wie aktuell die Auseinander-setzung mit diesem Thema ist.

GVU, die ihr Dienstleistungsspektrum mitder Heiz- und Nebenkostenabrechnungerweitern wollen, stehen vor derEntscheidung, das Geschäftsfeld inKooperation (Kooperations-Modell) mitgeeigneten Partnern oder eigenständigals Inhouse-Lösung (Inhouse-Modell) zuerbringen. Die Umsetzungsalternativensind heute vielfältiger als noch vorJahren, sodass für jedes Unternehmeneine optimale Lösung möglich ist.

Die Heiz- und Nebenkostenabrechnung: Eine umfassende Dienstleistung4

Bei der Heiz- und Nebenkostenabrech-nung handelt es sich um eine Messdienst-leistung, die im wesentlichen aus einerMess- und Erfassungsleistung und einerjährlichen messwertbasierten Kostenver-teilung besteht.

Messdienstleistungen werden überwie-gend im privaten und gewerblichen

2. Die Heiz- und Nebenkostenabrechnung:Eine umfassende Dienstleistung

Ausführliche Beratung desEigentümers über messtech-nische Systeme, die damit

verbundenen einmaligen undlaufenden Kosten, möglicheFinanzierungsalternativen

und die anschließende Um-setzung unter Beachtung

mietrechtlicher Bestimmungen

Effektive und zeitnahe Erstellung von Angebots-

alternativen unter Beachtungder Multi-Utility-Strategie zuwettbewerbsfähigen Preisen

und Bedingungen

Bestellung von Mess-und Erfassungstechnik

einschließlich Einbaumaterial

Einbau, Wartung undInstandhaltung von Mess-

und Erfassungstechnik vertragsgemäß managen

und dokumentieren

Ersatzbeschaffung vonMess- und Erfassungstechnik

unter Beachtung von Eichfristenund Standzeiten

Regelmäßige Ablesung, Erfassung und Auswertung von Messdaten managen

Kontinuierlich die Ablesung terminieren, sichern und prüfen

Vertragsgemäß definierte Kosten auf Vollständigkeit

überprüfen und verbrauchs-abhängig verteilen

Mieterwechsel mit Eigentümer/Verwalter abstimmen und bei

der verbrauchsabhängigenKostenverteilung berücksichtigen

Erstellen einer rechtssicherenund nachvollziehbarenVerbrauchsaufteilung

Erstellen von Einzel- undSammelrechnungen

Managen von Problemen und Mietern, Auskünfte

erteilen

Wohnungsbau nachgefragt und endenmit der nutzerbezogenen Kostenauf-stellung für verbrauchte Raumwärme,Warm- und Kaltwasser.

Von der Messdienstleistung strikt zu trennen sind Zusatzleistungen, wie z. B.der Zahlungsausgleich (Inkasso) zwi-schen Eigentümer/Verwalter und Nutzer

(Mieter)n, die vom Kunden oft erwünschtwerden (vgl. 2.3).

Gasversorgungsunternehmen, die ihrenErdgas-, Wärme- und Wasserkunden der-artige Dienstleistungen bieten wollen, müs-sen bedenken, dass sie sich damit auf einenMarkt begeben, der heute vorwiegend vonMessdienstleistern (MDL) besetzt ist.

Dienstleistung Heiz- und Nebenkostenabrechnung: Prozesse

Bei Kooperations-Modellen mit Mess-dienstleistern erbringt der MDL ganz oderzum überwiegenden Teil die Messdienst-leistungen (s. Seiten 7 und 8).

Beim Inhouse-Modell erbringt das GVUdie Messdienstleistungen selbst. Auf Grunddes Umfangs und der Komplexität derdamit verbundenen Tätigkeiten ist zu-sätzliches Personal erforderlich.

Die folgende Auflistung der wesentlichen Teilprozesse verdeutlicht die Komplexität von Messdienstleistungen:

Die Heiz- und Nebenkostenabrechnung: Eine umfassende Dienstleistung5

2.1 Rechtliche Rahmenbedingungen der verbrauchsabhängigen Abrechnung von Heiz- und Warmwasserkosten

Seit 1984 ist die verbrauchsabhängigeAbrechnung der Heiz- und Warmwasser-kosten zwingend vorgeschrieben (Heiz-kostenV). Vorrangiges Ziel des Verord-nungsgebers ist die Verminderung desEnergieverbrauchs durch eine Verhal-tensänderung der Bürger bei transparen-ter verbrauchsabhängiger Kostenvertei-lung von Wärme und Warmwasser. DieBestimmungen der HeizkostenV vom 20.Januar 1989 (BGBl. I S. 115 vom 20. 1.1989) bilden die wesentliche Grundlagefür das Geschäftsfeld.Bei der täglichen Umsetzung sind weite-re Rechtsvorschriften, Verordnungen undRichtlinien zu beachten.

Hierzu zählen insbesondere■ Neubaumietenverordnung■ Altbaumietenverordnung■ AVB FernwärmeV■ Zweite Berechnungsverordnung■ Anerkannte Regeln der Technik (wie

z. B. DIN 4713, EN 834, EN 835)■ Richtlinien der Arbeitsgemeinschaft

Heizkostenverteilung e.V. in den jeweils geltenden Fassungen.

Der Anwendungsbereich der Heiz-kosten V gilt in der Regel für Gebäudemit 2 und mehr Wohnungen.

Als Grundsatz gilt: Die Bestimmungen der Heizkosten V kommen immer zur Anwendung, wenneine kostenbezogene Verbrauchsauf-teilung bezogen auf den Nutzer vor-genommen wird.

§§

§ §

§

§§

§

HHeeiizzkkoosstteennVV

NNeeuubbaauummiieetteennvveerroorrddnnuunngg

AAVVBB FFeerrnnwwäärrmmee

Die Heiz- und Nebenkostenabrechnung: Eine umfassende Dienstleistung6

Der Einsatz von Heizkostenverteilern zurverbrauchsabhängigen Erfassung setzteinen eindeutigen Zusammenhang zwi-schen Erfassungswert und dem tatsäch-lichen Energieverbrauch voraus. Erfas-sungswerte sind daher zu plausibilisie-ren.

Da Heizkostenverteiler in der Regel diepreisgünstigste Alternative für die ver-brauchsabhängige Erfassung von Raum-wärme sind, ist der Umgang mit dieserTechnik eine grundsätzliche Voraus-setzung für die wettbewerbsfähige Preis-gestaltung.

Nach § 5 HeizkostenV sind zur Erfas-sung des anteiligen WärmeverbrauchsWärmezähler oder Heizkostenverteiler,zur Erfassung des anteiligen Warm-wasserverbrauchs Warmwasserzählerzu verwenden.

Im Gegensatz zu Wärme- oder Wasser-zählern, die den Verbrauch als physika-lische Einheit in m3 oder kWh erfassen,sind Heizkostenverteiler nicht eich-pflichtig.

Heizkostenverteiler sind Erfassungsgeräte,die den Verbrauch mittelbar erfassen. Siemüssen den anerkannten Regeln derTechnik entsprechen, für das jeweiligeHeizsystem geeignet sein und so an-gebracht werden, dass ihre technischeinwandfreie Funktion gewährleistet ist.

2.2 Technische Aspekte der Verbrauchserfassung

Die Wertschöpfung der Heiz- undNebenkostenabrechnung liegt in derjährlichen Ablesung und Erstellung derKostenverteilung auf der Grundlage derermittelten Verbrauchswerte. Die Kostenfür die eingesetzte Messtechnik sind inder Regel durchlaufende Kosten undrichten sich nach der Art der Überlas-sung der Mess- und Erfassungsgeräte. Jenach gerätetechnischer Ausstattung undGröße der Liegenschaft hat der Nutzermit zusätzlichen Kosten zwischen 55,–bis 100,– Euro pro Jahr und Wohnung(Schätzung) zu rechnen. Davon entfallenrd. 40–60% auf die Geräteausstattung,entsprechend rd. 60–40 % auf dieAblese- und Abrechnungsdienstleistung.Zusatzleistungen werden gesondert be-rechnet. Funkablesung erhöht tendenzielldie Wertschöpfung zu Gunsten der

Verbrauchserfassung. Die effektive Um-setzung des Gesamtprozesses erfordertden Einsatz moderner Gerätetechnik undeine darauf abgestimmte Software mitSchnittstellen zu den Folgesystemen.

Messdienstleister (MDL) bieten auchZusatzleistungen wie z. B. den Zahlungs-ausgleich (Inkasso) zwischen Eigentü-mer/Verwalter und Nutzer (Mieter) biszur 2. Mahnung gegen besondereBezahlung an. Da die hierfür berechne-ten Kosten von rd. 30 2/Nutzer undJahr nicht umlagefähig sind, überneh-men gewerbliche Immobilienverwalterdiese Leistungen meist in eigener Regie.Der damit verbundene Aufwand istjedoch erheblich, weshalb Verwalter hiernach geeigneten Alternativen suchen.

2.3 Kaufmännische Aspekte produktbegleitender Dienstleistungen

Kooperations-Modelle oder Inhouse-Modell?7

Bei den herkömmlichen Kooperations-Modellen zwischen MDL und GVUerfolgt die Aufgabenverteilung meistnach untenstehender Übersicht.

Bei einer Kooperation zwischen einemGVU und einem MDL erbringt derMessdienstleister ausschließlich oderzum überwiegenden Teil dieMessdienstleistungen während derVersorger die Abrechnung und alsZusatzleistung das Inkasso mit denMietern direkt oder im Auftrag desVermieters übernimmt.

3. Kooperations-Modelle oder Inhouse-Modell?

3.1 Kooperations-Modelle: Zusammenarbeit zwischen GVU und MDL

I. Kooperations-Modell „Standard“

AufgabeEigentümerVerwalter MDL GVU

1. Gas-/Wärme-/Wasserlieferung ◆

2.1 Grunddatenermittlung ❖ ◆ ❖

2.2 Montage der Messgeräte ◆

2.3 Geräteservice ◆

2.4 Ablesung ◆

2.5 Aktualisierung Mieterliste ◆

2.6 Plausibilisierung Verbrauchsanteile ◆

3.1 Kostenaufstellung ◆ ❖

3.2 Erstellung der Kostenverteilung ◆

3.3 Rechnungserstellung ❖ ◆

4. Ausgleich Zahlungsverkehr ◆

5. Kunden(Nutzer)betreuung ❖ ◆ ❖

◆ verantwortlich❖ beteiligt

In dem vorgenannten, sehr gebräuch-lichen Modell der Kooperation liegt dieVerantwortung für die Richtigkeit derMessdaten als auch für die verbrauchs-abhängige Kostenverteilung beim MDL,für die Kostenaufstellung einschließlichAbwicklung Zahlungsverkehr bis zur 2. Mahnstufe beim GVU, danach beimEigentümer.

Diese Aufgabenverteilung basiert aufeiner eindeutigen Zuordnung vonVerantwortlichkeiten für die zu erstellen-den Leistungen.

Verantwortlich für eine rechtssichereVerbrauchsaufteilung ist derjenige, derdie Verbrauchswerte erfasst (MDL).

Der Eigentümer benötigt für die Um-setzung der Vorschriften der Heiz-kostenV zwei Dienstleister. Die zu er-bringenden Leistungen werden vertrag-lich zwischen Eigentümer und MDL bzw.zwischen Eigentümer und GVU geregelt.

Der erzielbare Kostenvorteil bei diesemModell ist begrenzt auf einen mengenab-hängigen Preisnachlass je Nutzereinheit,

bezogen auf das jeweils gültige Preis-system des MDL. Beim GVU entstehtzusätzlicher Verwaltungsaufwand fürAbwicklung und Ausgleich des Zah-lungsverkehrs. Neben der Kundenbin-dung ist eine zusätzliche Wertschöpfungbeim GVU in der Regel nicht erzielbar.

Kooperations-Modelle oder Inhouse-Modell?8

II. „Modulares“ Kooperations-Modell

Messdienstleister bieten auf Grund dessich wandelnden Marktes neuerdingsVersorgern auch modular zusammenge-stellte Kooperations-Modelle im Rahmeneiner Kooperationsvereinbarung an.Dabei konzentrieren sich Messdienstlei-ster vorrangig auf die Messdienstlei-stungen in Verbindung mit der Lieferungvon Mess- und Erfassungsgeräten.

Kooperationsvereinbarungen zwischenMDL und GVU sind meist langfristigeVereinbarungen (z. B. 10 Jahre mitOption für eine Vertragsverlängerungum weitere 10 Jahre) über dieZusammenarbeit auf dem Gebiet derverbrauchsabhängigen Abrechnung vonRaumwärme und Wasser im Ver-sorgungsgebiet des GVU.

In der Regel wird die ausschließlicheZusammenarbeit mit dem MDL als exter-nen Dienstleister für• Gerätelieferung und• Dienstleistungenvereinbart.

Bei diesen Kooperations-Modellen sindzwei Varianten zu unterscheiden:

Bei der Mietvariante stellt der MDL dieMesstechnik und vermietet diese demGVU im Rahmen eines Mietvertrages fürden Zeitraum der Eichdauer bzw. derStandzeit der Geräte.

Bei der Kaufvariante kauft das GVU dieMesstechnik und vermietet diese imRahmen eines Mietvertrages an denEigentümer.

Bei beiden Varianten übernimmt der MDLden fachgerechten Einbau der Mess-technik, die jährliche Ablesung, Wartungund Verbrauchsaufteilung. Auf der Basisder ermittelten Verbrauchsanteile erstel-len alternativ das GVU oder der MDLunter Berücksichtigung der umlagefähi-gen Kosten die nutzerbezogene Kosten-abrechnung. Da das gesamte Geräte-management einschließlich Messwert-erfassung und Verbrauchsaufteilungbeim MDL verbleibt, kann das GVU wiebeim Standard-Modell auf das erforder-liche Know-how für Gerätetechnik,Plausibilisierung und Auswertung derErfassungswerte verzichten. Das GVUerspart sich somit die Investition für diedafür erforderliche Spezialsoftware undden damit verbundenen Personalaufwand.

Gegenüber dem Kooperations-Modell„Standard“ ermöglicht das „Modulare“Kooperations-Modell dem GVU eine eigene Preisgestaltung für Messdienst-leistungen. Durch den modularen Aufbauder Messdienstleistungen in Grund- undZusatzleistungen kann das GVU einzelneLeistungen wie Rechnungsschreibung,Versand, Bearbeitung von Mieterwechselund Mieterreklamationen sowie die Ab-wicklung des Zahlungsverkehrs durch ei-genes Personal erbringen.

Das GVU ist Vertragspartner des Eigen-tümers/Verwalters für die Erstellung vonMessdienstleistungen. Der MDL erbringtdie Leistungen für das GVU und rechnetdiese direkt mit dem GVU ab.

Das „Modulare“ Kooperations-Modellunterstützt die vom GVU angestrebteKundenbindung. Allerdings ist der zusätz-liche Personal- und Verwaltungsaufwandbeim GVU höher als beim Kooperations-Modell „Standard“.

Für die wirtschaftliche Abwicklung des da-mit verbundenen Datentransfers zwischenMDL und GVU sind die Schnittstellen zuden Folgesystemen von besondererBedeutung.

Generell ist der Kostenvorteil bei dem„Modularen“ Kooperations-Modell grö-ßer als beim Kooperations-Modell„Standard“. Der erzielbare Kostenvorteilist bei der Kaufvariante größer als bei derMietvariante.

Das „Modulare“ Kooperations-Modellkann bei effektiver Umsetzung zu einerzusätzlichen Wertschöpfung beitragen.

Kooperations-Modelle oder Inhouse-Modell?9

3.3 Checkliste für den Vergleich der Modelle

Gerätehersteller sind im Gegensatz zuMessdienstleistern vorrangig am Verkaufihrer Produkte und nicht an einer damitverbundenen Dienstleistung interessiert.Gerätehersteller stellen daher den Käu-fern ihrer Produkte auch die geräte-spezifischen Softwarelösungen ein-schließlich Geräte-Know-how zur Ver-fügung.

Beurteilungskriterien Kooperations-Modell „Modulares“ Kooperations-Modell Inhouse-Modell„Standard“ Mietvariante Kaufvariante

MessdienstleistungenErforderliches Marktpotential gering mittel mittel hochin Wohneinheiten (WE) > 1000 > 2000 > 2000 > 6000Kundenbindung gering hoch hoch hochInvestitionen keine keine mittel hochPersonal- undVerwaltungsaufwand gering mittel mittel hochWertschöpfung keine gering gering hoch

Ausgleich ZahlungsverkehrErforderlichesMarktpotential hoch hoch hoch hochKundenbindung hoch hoch hoch hochInvestitionen hoch hoch hoch hochPersonal- undVerwaltungsaufwand hoch hoch hoch hochWertschöpfung gering gering gering gering

Das Inhouse-Modell entspricht dem„Modularen“ Kooperations-Modell mitKaufvariante, wobei das GVU nunmehrin die Lage versetzt wird, die volleWertschöpfung von Messdienstleistun-gen zu nutzen. Das GVU erzielt dadurcheinen Kostenvorteil von derzeit rd. 20,–2/Nutzer und Jahr ohne Berück-sichtigung der Gerätekosten, die als

durchlaufende Kosten zu unterstellensind. Der innerbetriebliche Personal-und Verwaltungsaufwand für die Wei-terverarbeitung entspricht bei vergleich-baren Zusatzleistungen dem Aufwandeines Kooperations-Modells. Wesent-liches Kriterium für die Wahl einesInhouse-Modells ist das erzielbareMarktpotential.

3.2 Inhouse-Modell: Zusammenarbeit zwischen GVU und Gerätehersteller

Checkliste für das Inhouse-Modell

Marktpotential in Wohneinheiten (WE)Modell-Art bis 4000 4000 bis 6000 über 6000

ML AZ ML AZ ML AZInhouse-Modell � � • • ✔ ✔

Erklärung:ML: MessdienstleistungenAZ: Ausgleich Zahlungsverkehr

✔ geeignet• bedingt geeignet� nicht geeignet

Hinweise für die Einführung und Umsetzung des Inhouse-Modells

Bei der Auswahl der Hardware sindneben der Zuverlässigkeit der Produktedie angebotene Produktpalette und diefür das Geräte- und Datenmanagementerforderliche Software eine entscheiden-de Voraussetzung für eine wettbewerbs-fähige Leistungs- und Preisgestaltung.Der Kaufpreis für die Messtechnik mussdaher stets im Zusammenhang mit denanfallenden Prozesskosten für Mon-tage, Ablesung, Gerätewartung und das jährliche Datenmanagement be-trachtet werden.

Der Gerätepreis ist daher nur einKriterium. Viel bedeutsamer ist, dass dieeingesetzte Messtechnik mit entspre-chender Software für Parametrierung,Montage, Heizkörpererkennung, War-tung und das Gerätemanagement einezeitsparende und rationelle Arbeits-abwicklung ermöglicht.

Da elektronische Messtechnik herstell-spezifisch ist, bedeutet die Entscheidungfür einen Gerätelieferanten gleichzeitigauch eine Festlegung für eine hersteller-

spezifische Software. Der enge Zu-sammenhang zwischen Hard- undSoftware ist im Wesentlichen durch denEinsatz des Heizkostenverteilers bedingt,da der elektronisch ermittelte Wert fürjedes Gerät zu plausibilisieren ist.

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4. Hinweise für die Einführung und Umsetzung des Inhouse-Modells

GVU, die auf Grund des vorhandenenMarktpotentials das Inhouse-Modell favorisieren, benötigen für eine Ent-scheidungsfindung zusätzliche Infor-mationen über die Auswahlkriterien von Hard- und Software, die Preis-bildungs- und Finanzierungsvariantenvon Messdienstleistungen sowie dieVorgehensweise bei der Einführung undUmsetzung im Unternehmen.

4.1 Kriterien für die Auswahl von Hard- und Software

Hinweise für die Einführung und Umsetzung des Inhouse-Modells

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Hinweis:

Plausibilisierung der Messwerte

Die Verbrauchswerte eines Heizkosten-verteilers sind zu plausibilisieren. EinePlausibilisierung ist jedoch nur möglich,wenn die für den jeweiligen Gerätetypgültigen Wärmeübergangs-Faktoren be-zogen auf den jeweiligen Heizkörpertypbekannt sind.

Diese gerätespezifischen Wärmeüber-gangs-Faktoren sind jedoch nicht immererhältlich. Sofern das GVU bei einem HerstellerGeräte bestellt, hat es Anspruch auf diespezifischen Wärmeübergangs-Faktoren.

Anforderungen an den Gerätelieferanten• Lieferung der kompletten Gerätepalette für die Heiz- und Betriebskostenabrechnung• Bereitstellung von produktspezifischer Software für

• Installation, Montage und Parametrierung von Mess- und Erfassungsgeräten • Ablesung, Auslesung, Instandhaltung, Wartung von Messgeräten und Plausibilisierung erfasster Ablesewerte

einschließlich Heizkörpererkennung• Integrationsfähige Softwaremodule für die IT-Landschaft des Versorgers • Integration der Verbrauchswerte von Tarifzählern für Erdgas, Wasser, Wärme und Strom• Technischer Support• Schulung und Know-how-Transfer • Unterstützung beim Aufbau des Geschäftsfeldes• Vertragliche Vereinbarung über Liefer- und Leistungsumfang

Da nunmehr das GVU für die Richtigkeitder ermittelten Verbrauchsanteile verant-wortlich ist, hat die Plausibilisierung derMesswerte unter Berücksichtigung einesliegenschaftsbezogenen Messkonzepteszu erfolgen. Im Gegensatz zu Erdgas-,Wärme- und Wasserzählern sind beiHeizkostenverteilern weitere Informa-tionen erforderlich. Dies sind die für die Berechnung des Wärmeübergangsmaßgeblichen KC- und KQ-Werte.Schließlich ist der Einsatz von Heiz-kostenverteilern effektiv nur möglich,wenn auch eine Heizkörpererken-nungsdatei zur Verfügung steht. DieBedeutung der Heizkörpererkennungs-datei wird klar, wenn man bedenkt, dassrund 50.000 bis 60.000 Heizkörper für die praktische Umsetzung relevant sind.

Die Anlage und Änderung von Mess-konzepten ist daher eine weitere An-forderung an die Funktionalität derSoftware. Im Messkonzept erfolgt fürjede Liegenschaft die Dokumentation derVerteilungskriterien für den Verbrauchvon Raumwärme und Wasser sowie dermesstechnischen Ausstattung. Die Er-stellung setzt heizungstechnische Fach-kenntnisse voraus. Fehlerhafte Messkon-zepte sind besonders gravierend, da siedie Grundlage für die verbrauchsabhän-gige Kostenverteilung bilden und meisterst nach der ersten Abrechnungsperio-de durch Mieterbeschwerden erkanntwerden.

Hinweise für die Einführung und Umsetzung des Inhouse-Modells12

4.2 Finanzierungsvarianten Messtechnik

Bei der Kalkulation der Verkaufspreisesind die Geräteeinkaufspreise zuzüglichEinbaumaterial und einem Zuschlag fürGeräteausfall sowie die Kosten fürMontage zu berücksichtigen.

Die gängigsten Gerätearten sind:

• Heizkostenverteiler• Kalt- und Warmwasserzähler• Wärmemengenzähler

Nach der Art der Ablesung unterschei-det man zwischen

• konventioneller Messtechnik• elektronischer Messtechnik und• Funktechnik

Die Standzeit für elektronische Heiz-kostenverteiler beträgt 10 Jahre. DieStandzeit für eichpflichtige Zähler be-trägt 5 bzw. 6 Jahre für Warmwasser-und Wärmemengenzähler bzw. Kalt-wasserzähler.

Bei Vermietung und Kauf mit Wartungwird nach Ablauf der Standzeit ein neuesGerät zu den dann gültigen Preisen ein-gebaut. Die anfallenden jährlichenGebühren sind umlagefähig. ImGegensatz zur Miete sind beim Kauf mitWartung die Wartungsgebühren niedri-ger, da bei letzterer Überlassungsart dieErstausrüstung vom Hauseigentümergekauft wird und der Dienstleister nachAblauf der Standzeit ein entsprechendesGerät für eine weitere Stand- bzw.Eichperiode einbaut.

Die Finanzierungsvarianten für dieMesstechnik unterscheiden sich nach derArt der Überlassung der Geräte.

Man unterscheidet zwischen• Kauf• Kauf mit Wartung• Miete

Die Art der Überlassung wird vertrag-lich vereinbart. Die Vertragslaufzeitenentsprechen in der Regel der Standzeitbzw. der Eichdauer der Geräte.

Hinweise für die Einführung und Umsetzung des Inhouse-Modells313

dert deshalb die Bündelung vorhande-ner Ressourcen, die Koordinierung sämt-licher Vertriebsaktivitäten und einen effizienten Prozessablauf. Besonderswichtig ist der intensive Informations-austausch zwischen Vertrieb und Ab-rechnung.Dies erfordert• eine prozessorientierte Ablauforgani-

sation, • technische und kaufmännische Spezial-

software, • IT-gestütztes Workflowmanagement für

Vertrieb und Controlling und• qualifiziertes Fachpersonal

Fachliche Ressourcen für die unterneh-mensinterne Umsetzung sind in der Regelbeim GVU vorhanden. Das Know-how ist allerdings bei Personen in unter-schiedlichen Abteilungen angesiedelt, die jeweils mit anderen Aufgabenbeschäftigt und ausgelastet sind. BeimInhouse-Modell ist auf Grund des Umfangs der insgesamt erforderlichenTätigkeiten auch in der Anfangsphaseein Mitarbeiter alleine nicht in der Lage,alle Anforderungen zu erfüllen.

Die wettbewerbsfähige Umsetzung einesderart komplexen Geschäftsfeldes erfor-

4.3 Einführung und Umsetzung im Unternehmen

Hinweise für die Einführung und Umsetzung des Inhouse-Modells14

Eine sorgfältige Grundlagenplanung ver-meidet Fehlinvestitionen und sichert dieangestrebte Wirtschaftlichkeit der künfti-gen Geschäftstätigkeit.Standardisierte Vorgaben, allgemeineRichtlinien und Vollmachten für Vertriebs-

mitarbeiter sind die Grundlagen für einen effektiven Vertrieb und wirtschaft-liches Handeln.In nachfolgender Übersicht sind diewesentlichen Grundlagen zusammenge-stellt.

Sofern die Unternehmensleitung ausstrategischen Gesichtspunkten denEinstieg in das Geschäftsfeld als zielfüh-rend erachtet, ist die Erstellung einesBusinessplanes durch einen (neutralen)Berater zu empfehlen.

Der Einstieg in das Geschäftsfeld ist fürjedes Unternehmen unter Berücksich-tigung vorhandener Ressourcen, Markt-potential sowie Art und Umfang bereitsexistierender Kooperations-Modelle sorg-fältig zu planen. Da es sowohl für kleineund mittlere Versorger Alternativen füreine wirtschaftliche Umsetzung gibt, sindexaktere Aussagen nur über die Er-stellung eines Businessplanes möglich.

4.4 Checkliste für die interne Umsetzung

Checkliste

Markt- und Potenzialanalyse

Absatzplanung

Investitionsplanung

Personalplanung

Büro- und Geschäfts-ausstattung, Software

Auswahl Geräte- und Systemlieferanten

Auswahl Softwarelieferanten

Organisation und Arbeitsablauf

Auswahl Personal und Schulung

Allg. Geschäfts-bedingungen

Kalkulation Verkaufspreise

Muster- und Rahmenverträge

Angebotsgestaltung

4.5 Der Businessplan als Entscheidungsgrundlage

Hinweis:Weitere Hinweise für die Umsetzung imUnternehmen mit Ablaufschema enthältdas ASUE-Faltblatt:„Dienstleistung Heizkostenabrechnung fürGasversorgungsunternehmen“.Einzelexemplare können kostenfrei überASUE-Telefon (0631)3609070 angefor-dert werden.

Praxisbeispiele

erstellt die Verteilungsrechnung anhandder von den Stadtwerken bereitgestelltenObjekt-Gesamtkosten.

Die Stadtwerke ermitteln die Gesamt-kosten für das Objekt, die aus den vertraglich vereinbarten KomponentenWärme-Grundpreis, Wärme-Arbeitspreissowie Verrechnungspreis resultieren.

Nach Durchführung der Verteilungs-rechnung durch den Messdienstleistererfolgt die Fakturierung sowie dasInkasso einschließlich Mahnwesen durchdie Stadtwerke. In diesem Prozess gibt es folgende Schwachstellen:

1. Da es sich für die Gesamtheit derObjekte nicht um einen, sondern ummindestens fünf Messdienstleister han-delt, wechseln von Fall zu Fall dieFormate der von den Messdienst-leistern erstellten Abrechnungsunter-lagen. Desgleichen hat man es mitverschiedenen Ansprechpartnern hin-sichtlich Service (z. B. Umzugs-ablesung) und Abrechnung (z. B.Erläuterungen zum Rechenverfahren)zu tun.

2. Die Fakturierung und das Inkasso der Wärmedienstleistungen lassensich nicht mit dem bei den Stadt-werken eingesetzten Programm zurVerbrauchsabrechnung abwickeln.Daraus resultieren Qualitätsmängelinsbesondere auch in Bezug auf dieBeitreibung offener Forderungen.

5. Praxisbeispiele

Nebenkostenabrechnung als Zusatzleistungbei der Wärmelieferungin der Wohnungswirtschaft

EinleitungDie Stadtwerke Neuss Energie undWasser GmbH betreiben seit etwa fünfJahren dezentrale Wärmeerzeugungs-anlagen, insbesondere auch im Bereichder gewerblichen Wohnungswirtschaft.Als Zusatzleistung zur eigentlichenWärmelieferung wird den Kunden fürdiese Objekte die Heizkostenabrechnungmit den einzelnen Mietern angebotenund in den allermeisten Fällen auch mitbeauftragt. Inzwischen wird diese Dienst-leistung für ca. 1.500 Wohnungen inNeuss erbracht und dies mit steigenderTendenz.

Die Heiz- und Nebenkostenabrechnungwird also keinesfalls als eigenes Geschäfts-feld angesehen, sondern steht immer inVerbindung mit einer Wärmelieferung,deren Empfänger der Eigentümer desHauses ist.

Ist-Situation des AbrechnungsprozessesAn der Erstellung der Nebenkosten-Abrechnung für die Mieter eines Mehrfamilienhauses sind sowohl dieStadtwerke als auch ein externer Mess-dienstleister beteiligt. Der Messdienstleisterinstalliert und betreibt die Heizkosten-verteiler, nimmt die Ablesungen vor und

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Die unterschiedlichen Beispiele aus den GVU zeigen die Bandbreite der Möglichkeiten auf: von Kooperations-Modellen (Seite 15–20) bis zum Inhouse-Modell (Seite 21–26).

5.1 Kooperations-Modell 1: Stadtwerke Neuss Energie und Wasser GmbH

Praxisbeispiele

– Monatliche Übergabe von Mahnlisten(nach erfolgter 2. Mahnstufe) an dieStadtwerke

Weiterhin wurde in der Ausschreibunggefordert, dass der Anbieter in beste-hende Verträge mit Messdienstleisterneinsteigt. Damit soll erreicht werden,dass nach einer Übergangszeit nur nochein Messdienstleister für die Mieter-Abrechnung in Wärmelieferungsobjek-ten der Stadtwerke zuständig ist. Diesbirgt zwar einerseits die Gefahr einerMonopolisierung des Abrechnungspro-zesses, vereinfacht auf der anderen Seitejedoch enorm den Schnittstellenaufwandfür die Stadtwerke.

ErgebnisUm die Übernahme der Abrechnungs-dienstleistungen haben sich ingesamt 9 Unternehmen beworben, darunter alle,die bisher Messdienstleistungen für dieStadtwerke erbracht haben. Ausgewähltwurde tatsächlich nur ein Unternehmen,dass im Laufe des Jahres 2002 sukzessi-ve alle Nutzer-Abrechnungen für dieingesamt 1.500 Wohneinheiten in Neussübernehmen soll. Die Gesamtkosten derAbrechnung konnten auf diese Weise umca. 15 % reduziert werden. Die Akzep-tanz des ausgewählten Abrechnungs-dienstleisters bei den Kunden derStadtwerke ist hoch. Durch ein kon-sequent durchgeführtes Mahnverfahrenreduziert sich bereits jetzt die Zahl derMieter, die mit ihren Zahlungen imRückstand liegen.

Ansprechpartner:

Stadtwerke NeussEnergie und Wasser GmbHPostfach 101448 · 41414 NeussTelefon: (02131)53 10-0

3. Sowohl für die Beantwortung vonMieter-Nachfragen als auch für dieBetreuung der Messdienstleister stellendie Stadtwerke eine Art „Flaschen-hals“ dar, weil für den auf bestimmteStichtage fixierten Abrechnungslaufnur ein ausreichend qualifizierterMitarbeiter bereitsteht.

Neuaufstellung desAbrechnungsprozessesIm Zuge einer verstärkten aktivenAkquisition für Wärmelieferungsobjektewurde der gesamte Abrechnungsprozessauf den Prüfstein gestellt. Ziel derNeuausrichtung war es, die Zufrieden-heit der Objekt-Eigentümer über dieextern vergebenen Abrechnungsdienst-leistungen zu erhöhen sowie die Kostender Stadtwerke in diesem Bereich zu senken. Verworfen wurde der Gedanke,die bereits jetzt vom Messdienstleistererbrachten Tätigkeiten, wie Geräte-installation, Ablesung und Durchführungder Verteilungsrechnung, stadtwerke-intern abzuwickeln.

Stattdessen wurde untersucht, welche bis-her noch intern erbrachten Teilleistungenaus dem Abrechnungsprozess externvergeben werden können. Dazu wurdeein Pflichtenheft erstellt und an verschie-dene Messdienstleister versandt. Ange-fragt wurde dabei neben den „klassi-schen“ MDL-Leistungen die Übernahmefolgender Tätigkeiten:– Durchführung und Versand der Mieter-

Abrechnung im Auftrag der Stadt-werke Neuss

– Telefonische und persönliche Mieter-betreuung im Auftrag der StadtwerkeNeuss

– Inkasso der Abschläge und Endab-rechnungen

– Durchführung eines zweistufigen Mahn-verfahrens

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Praxisbeispiele

Mehrfamilienhäusern. Jedes Haus sollte23 Wohnungen und eine Wohnflächevon ca. 1.700 Quadratmetern haben.Sein Wunsch war die Ausgliederung derWärmeversorgung sowie der komplettenHeizkostenabrechnung.

Der KundenwunschIm Winter 1997/98 stellte ein Bauträgerdie Anfrage für die komplette Wärme-versorgung der Wohnanlage Haidkoppelin Rosengarten-Eckel vor den TorenHamburgs. Beabsichtigt wurde der Baueiner Eigentumswohnanlage mit zwei

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5.2 Kooperations-Modell 2:HEIN GAS Hamburger Gaswerke GmbH: Wärmeversorgung Haidkoppel

Die UmsetzungDer Heizraum wurde im Sommer 1998bei der Erstellung des ersten Hauses bauseits zur Verfügung gestellt. DiePlanung und der Bau der Heizzentralefür beide Gebäude erfolgten im Auftragedes Wärmeversorgers. Das Gebäudeerhielt einen Hauptwärmemengenzählerzur Gesamtabrechnung der Wärme-lieferung. Jede Wohnung wurde miteinem Ultraschall-Wärmemengenzählerfür die Verteilabrechnung der Raum-

heizung und einem Warmwasserzählerfür die Warmwasserabrechnung aus-gestattet.

Im Folgejahr wurde das zweite Haus fertiggestellt. Die Versorgung erfolgt über eine Wärmeleitung und eine Unterstation mit Heizungsregelung undWarmwasserbereitung im Keller. DieAusstattung zur Abrechnung ist identischmit dem ersten Gebäude.

Praxisbeispiele

„Zusatzvereinbarung Abrechnung“ zumWärmelieferungsvertrag geschlossen. Indieser Vereinbarung tritt die WEG sämtliche Rechte und Pflichten desHauseigentümers aus der Heizkosten-verordnung an das GVU ab.

HEIN GAS übernimmt die Ausstattungder Wohnungen mit Verteilgeräten sowiederen Wartung und Erneuerung. DieAblesung wird im Auftrag des Eigen-tümers durchgeführt. Rechnungslegungund das Inkasso mit den Nutzern erfolgtdurch eigenes Personal. In allen Ab-rechnungsfragen ist der Versorger An-sprechpartner des Wohnungsnutzers. Fürdie Abrechnungsdienstleistung wird einjährlicher Pauschalpreis je nach Umfangund Ausstattung erhoben. Die Abrech-nung erfolgt im Auftrag des Gebäude-eigentümers.

Die Lieferung und AbrechnungDer Betrieb der Heizungsanlage und derUnterstation einschließlich Wartung,Instandhaltung und späterer Erneuerungerfolgt durch HEIN GAS. EventuelleStörungen werden durch einen 24-Stun-den-Service behoben.

Über die Lieferung wurde ein Wärme-lieferungsvertrag auf Basis der AVB-FernwärmeV mit der Wohnungseigen-tümergemeinschaft (WEG) geschlossen.Die Laufzeit beträgt 15 Jahre. Abgerech-net wird die am Wärmemengenzähler imKeller gemessene Energiemenge und derjährliche Leistungspreis für die Nutzer-gruppe. Der Wärmepreis enthält alleKosten für Energie, Betrieb, Erneuerungund Kapital.

Über die Durchführung der Abrechnungmit den Wohnungsnutzern wurde eine

Objekt2 Wohnhäuser46 Wohnungen3.397 m2 Wohnfläche

Wärmeerzeugung• Heizzentrale Haus I– 200 kW Niedertemperatur Heizkessel– 1 Warmwasserbereitung NL 23– 1 Heizkreis, 90 kW– 1 Fernkreis– 1 Wärmemengenzähler QN6

• Unterzentrale Haus II– 1 Warmwasserbereitung– 1 Heizkreis, 90 kW– 1 Wärmemengenzähler QN6

Wohnungsausstattung– 46 Ultraschall-Wärmemengenzähler

QN 0,5– 46 Warmwasserzähler

18

Praxisbeispiele

KooperationspartnerZähler: SYNERGO GmbHAbrechnung: Kalorimeta AG & Co.

Abrechnung• Gesamtrechnung der Wärmelieferung Versorger – WEG gemäß AVB FernwärmeV– Ermittlung der Gesamtkosten der Nutzergruppe

– Jährlicher Leistungspreis nach Anschlussleistung– Arbeitspreis für die gelieferte Wärmemenge– Pauschalpreis je Wohneinheit für die Abrechnungsdienstleistung

• Erstellung der Heizkostenabrechnung im Auftrag der WEG– Aufteilung der Gesamtkosten je Nutzergruppe

– Bestimmung der Warmwasserkosten gemäß Heizkosten V– Ermittlung der Verteilfaktoren WWB

– Verteilung der restlichen Kosten auf die Raumheizung (RH)– Ermittlung der Verteilfaktoren RH

• Erstellung der individuellen Rechnung je Wohnung– Heizungskosten

– Bewertung der Wärmemenge mit den Verteilkosten je MWh – Bewertung der Wohnfläche mit den Verteilkosten je Quadratmeter

– Warmwasserkosten– Bewertung der Warmwassermenge mit den Verteilkosten je Kubikmeter– Bewertung der Wohnfläche mit den Verteilkosten je Quadratmeter

19

Ansprechpartner:HEIN GAS Hamburger Gaswerke GmbHVerkauf WohnungswirtschaftHeidenkampsweg 99 · 20097 HamburgTelefon: (0 40)23 66-32 87

Praxisbeispiele20

der kompletten Heizkostenabrechnungaus der eigenen Verwaltung auszuglie-dern. Die Verträge sollten also unmittel-bar mit den Eigentümern der Wohnun-gen abgeschlossen werden.

Der KundenwunschEine große städtische Wohnungsbau-gesellschaft stellte der GASAG Wärme-Service GmbH die Aufgabe, eine neu zuerrichtende Eigentums-Wohnanlage mitinsgesamt 53 WE mit Wärme zu versor-gen und diese Versorgung einschließlich

5.3 Kooperations-Modell 3:GASAG WärmeService GmbH:Wärmeversorgung Hakenfelder Bogen

Die UmsetzungNach der Errichtung der Wärmeer-zeugungsanlage mit einer Anschluss-leistung von 230 kW erhielt dasGebäude drei Wärmemengenzähler fürdie Beheizung der Wohnungen und drei für die Warmwasserbereitung. Inden Wohnungen wurden elektronischeHeizkostenverteiler und Wasserzähler für Kalt- und Warmwasser von der

Fa. Metrix Systems GmbH installiert.Diese Geräte werden via Chipkarteausgelesen, so dass kein Eigentümer beim eigentlichen Ablesevorgang in derWohnung sein muss. Gegenüber dem Einbau von Woh-nungswärmemengenzählern ergab sichnoch ein Kostenvorteil für die Eigen-tümer.

Lieferung und AbrechnungDie Überwachung der Heizungsanlageerfolgt mittels Datenfernübertragung aufdie Leitwarte der GASAG WärmeServiceGmbH. Eventuelle Störungen könneninnerhalb kürzester Zeit erkannt undbeseitigt werden.Für die Abrechnung der Heizkostengemäß HeizkostenV wurde mit jedemWohnungseigentümer ein Vertrag zurMiete der Geräte und über die Ab-rechnung selbst geschlossen. GASAGWärmeService GmbH übernahm dieAusstattung der Wohnungen mit Heiz-kostenverteilern und elektronischenWarm- und Kaltwasserzählern.Die Erstablesung erfolgt durch GASAGWärmeService GmbH. Hierbei wird denWohnungsnutzern ein Flyer zum Ge-brauch der Chipkarte übergeben. DieChipkarten verbleiben bis zur nächsten

Jahreshauptablesung bei der GASAGWärmeService GmbH. Dann wird diesedem jeweiligen Wohnungsnutzer mit derBitte um Auslesung zugestellt. Die mit denausgelesenen Daten versehenen Chip-karten werden vom Hauswart in derWohnanlage gesammelt und von derGASAG WärmeService GmbH abgeholt.Die Abrechnung erfolgt mit einer spe-ziellen Software. Die Übergabe derAbrechnungsunterlagen kann somit kurz-fristig erfolgen.

Ansprechpartner:

GASAG WärmeService GmbHReichpietschufer 60–6210785 BerlinTelefon: (030)78 72-16 51

Praxisbeispiele

barer Wettbewerber ihren Erdgas-,Wärme- und Wasserkunden. Das Ge-schäftsfeld umfasste Ende 2001 einenBestand von rund 12.000 Wohnungenund wird von 4 Mitarbeitern betreut.

Seit Ende 1997 bieten die StadtwerkeEssen AG neben den bestehenden üb-lichen Kooperations-Modellen mit ver-schiedenen Messdienstleistern das kom-plette Dienstleistungsspektrum vergleich-

5.4 Inhouse-Modell: Stadtwerke Essen AG

5.4.1 Organisation

Bei dem Inhouse-Modell sind im Wesent-lichen die Akquisition, die Auftrags-abwicklung und das Vertragsmanage-

ment zu organisieren. Die Koordinierungdieser Tätigkeiten erfolgt im SachgebietMessdienstleistungen.

HausanschlussserviceErdgas, Wasser

VertriebKundenberatungAngebots- und

Vertragsgestaltung

Montage-, Geräte-, Ablese- und technischer

Abrechnungsservice

AbrechnungsserviceAbwicklung

ZahlungsverkehrMahnwesen

Messdienstleistungen Wärmeservice

Das Sachgebiet ist innerhalb derAnschluss- und anwendungstechnischenKundenberatung mit dem Hausanschluss-service Erdgas und Wasser sowie dem

Wärmeservice eingebunden, so dasseine effiziente Umsetzung im Rahmender gesamten Vertriebsaktivitäten desUnternehmens gewährleistet ist.

21

Anschluss- und anwendungstechnische Kundenberatung

Organisation der Messdienstleistungen bei der Stadtwerke Essen AG

Praxisbeispiele22

Der entscheidende Unterschied zu den Ko-operations-Modellen mit den verschiedenenMessdienstleistern ist das damit verbun-dene direkte Vertragsverhältnis zwischenVersorger und Gebäudeeigentümer, wasletztlich der Stadtwerke Essen AG ermög-licht, die im Auftrag des Gebäude-eigentümers erbrachten Leistungen zuberechnen und damit die Wertschöpfungbei der Preisgestaltung für das Gesamt-geschäft zu optimieren. Die nachfolgendeZusammenstellung ergibt einen Überblicküber den Gesamtprozess.

5.4.2 Tätigkeiten

Die Inhouse-Lösung setzt voraus, dass dieBeratung des Gebäudeeigentümers überdie optimale Geräteausstattung nach Artund Umfang mit eigenem Personal erfolgt.Insbesondere ist die auf die Liegenschaftbezogene Preis- und Vertragsgestaltungunter Berücksichtigung der Wirtschaftlich-keitskriterien vorzunehmen. Die eigenstän-dige Akquisition verlangt fachlich qualifi-ziertes Personal, das sowohl die heizungs-und gerätetechnischen Fragen als auchdie mietrechtlichen Aspekte im Zusammen-hang mit der Erstausrüstung, der Umrüs-tung und Erweiterung von Abrechnungs-objekten beurteilen und bewerten kann.

Beratung, Angebots- und Preisgestaltung mitFinanzierungsvarianten

Akquisition

Messtechnik liefern, montierenund ablesen, plausibilisierte

Ablesewerte bereitstellen

Einzel- und Gesamtabrechnungerstellen

Alternativ:Abwicklung Zahlungsverkehr

Zusatzleistungen: Zwischenablesung, Reparaturen,

Nachmontagen undStichtagsumprogrammierung

Auftragsabwicklung

Vertragsmanagement

Prozessablauf Messdienstleistungen, Stadtwerke Essen AG

Praxisbeispiele

Jahren SAP-RIVA nutzen und dieUmstellung auf IS-U/CCS für 2002 vor-gesehen ist, wurde die Heiz- undBetriebskostenabrechnung bereits früh-zeitig über entsprechende Schnittstellenin das Abrechnungssystem eingebunden.Mit den nachfolgend aufgeführtenProgrammmodulen und der eingesetztenMesstechnik können die jeweils ge-wünschten Dienstleistungen mit großerFlexibilität den technischen Erfordernissenund den Kundenanforderungen angebo-ten, umgesetzt und abgerechnet werden.

Dienstleistungen von Messdienstleisternenden in der Regel mit der Erstellung vonEinzel- und Sammelrechnungen für dieAbrechnungseinheit. Den Versand an dieNutzer übernehmen Messdienstleisterdann im Rahmen von Zusatzleistungen inder Regel mit gesonderter Berechnung.Ein wesentlicher Vorteil des GVU ist dieIntegration der Abrechnung zusätzlicherDienstleistungen im Rahmen der ohnehindurchzuführenden Verbrauchsabrechnungfür Erdgas, Wärme und Wasser. Da dieStadtwerke Essen AG seit mehreren

5.4.3 Das System- und Datenmanagement für die Heiz- und Nebenkostenabrechnung in SAP

VC-Modul HBKA-Modul

WinTASK SAP

ThermoWin

23

Zusammenwirken der Software-Lösungen, Stadtwerke Essen AGErklärung der Module auf Seite 24 und 25.

Praxisbeispiele24

Workflow gestützteAkquisition und Steuerungder Auftragsabwicklung

Preiskalkulation, AngeboteVerträge, Schriftverkehr, Dokumentation, Statistik

Messkonzept, HeizkörpererkennungGerätemontage, Dokumentation

Ablesung, AuslesungPlausibilisierung Erfassungswerte

GeräteserviceErmittlung Verbrauchsanteile

je Nutzer

Kostenverteilung,Rechnungslegung

Bearbeitung MieterwechselAbschläge,

Ausgleich Zahlungsverkehr,Inkasso

nischer Geräteverwaltung, Geräteserviceund wiederkehrende Aufträge automati-siert.Die abrechnungsrelevanten Daten wieZählerstände und Verbrauchsanteile ausden Technik-Modulen bilden die Grund-lage für die Rechnungsstellung mit demHBKA-Modul (Heiz-und Betriebskosten-abrechnungs-Modul).

Das VC-Modul (Vertrieb und Controlling)unterstützt die Tätigkeiten und Arbeitsab-läufe der Berater im Zusammenhang mitder Akquisition und Auftragsabwicklung. Mit den Softwareprogrammen Thermo-Win und WinTASK werden technischeMesskonzepte, Gerätemontagen, Geräte-programmierung, Ab- und Auslesung,Umprogrammierung einschließlich tech-

Das HBKA-Modul gewährleistet dieVerwaltung, Verteilung und Abrechnungsämtlicher Mietnebenkosten nach denVorgaben der HeizkostenV, der ZweitenBerechnungsverordnung sowie der Neu-baumietenverordnung.

Durch die optionale Integration desHBKA-Moduls in das IS-U/CCS ist dieAnbindung an das SAP Vertragskonto-korrent FI-CA gewährleistet.

KundengewinnungMesstechnische

AusstattungAblesung Abrechnung

VC-Modul HBKA-Modul

ThermoWin

WinTASK

VC-Modul HBKA-ModulThermoWinWinTASK

Die Funktion der einzelnen Softwaremodule verdeutlicht die nachfolgende Abbildung.

Praxisbeispiele

Der modulare Aufbau der Software warfür den Einstieg und die Umsetzung desGeschäftsfeldes von besonderem Vorteil.So konnte die Stadtwerke Essen AG mitder ersten Liegenschaft unter Einsatz vonThermoWin das Messkonzept erstellen,die dazu erforderlichen Heizkörper iden-tifizieren und die Geräte programmierenund dokumentieren. Dies garantiertebereits in der Anfangsphase eine korrek-te Ausstattung der Liegenschaften unterBeachtung der Allgemeinen Geschäfts-bedingungen.

Durch das FI-CA werden u. a. folgendeFunktionen unterstützt:• Anforderungen und Verrechnung von

Nebenkostenvorauszahlungen• Zahlungsregulierung• Mahnwesen• Verarbeitung von Rückbuchungen

Das Modul unterstützt verschiedene Kon-zepte zur Abwicklung der Heiz- undNebenkostenabrechnung. Die Konzepte für • Inhouse-Modell sowie• Kooperations-Modelle mit MDL’s

mit und ohne Abwicklung desZahlungsverkehrs sowiemit und ohne Übernahme desInkassorisikos

können nebeneinander betrieben werden.

Die Stadtwerke Essen AG setzt aus-schließlich elektronische Messtechnik ein.Nach der Art der Ablesung wird dieGeräteausstattung in 3 Versionen ange-boten• Standard (manuelle Ablesung)• Universal (Ablesung mit Chipkarte)• Funk

Die Liegenschaften wurden überwiegendmit Universal Metrix-Produkten ausge-stattet. Für Funklösungen kommenKundo-Produkte und das EuroTRACE-System von Elster zum Einsatz.

5.4.4 Messtechnik und Messsysteme

25

Die Stadtwerke Essen AG programmiertund dokumentiert die Mess- und Er-fassungsgeräte; Montage und Ablesungerfolgen überwiegend durch einenSubunternehmer. Bei Auftragsspitzenwerden zusätzlich Mitarbeiter desZählerbetriebes eingesetzt.

Übersicht Heizkostenverteiler

Standard-Heiz-kostenverteiler

Universal-Heiz-kostenverteiler

Funk-Heiz-kostenverteiler

(Bilder: Metrix Systems GmbH)

Mess- und Erfassungsgeräte (Funk)

ElektronischerHeizkostenverteiler

Kompaktwärmezähler(Bild: KUNDO)

Großwärmezähler(Bild: KUNDO)

Wasserzähler Datenkonzentrator(Bild: ELSTER)

Gaszähler(Bild: ELSTER)

Praxisbeispiele26

Mit den genannten Softwaremodulenwerden bei der Stadtwerke Essen AG dieganzheitliche Kundenberatung und Auf-tragsabwicklung für Erdgas-, Wärme- undWasserkunden unter Berücksichtigungproduktbegleitender Dienstleistungen un-terstützt.

5.4.6 Ganzheitliche Akquisition und Auftragsabwicklung (Multi-Utility-Strategie)

Die hohe Kundenakzeptanz und die stei-gende Nachfrage sind ein Beleg dafür,wie effektiv eine qualitätsorientierteServiceleistung bei wettbewerbsfähigerPreisgestaltung bestehende Geschäfts-beziehungen festigen und vertiefen kann. Gleichzeitig bestätigt die Absatzent-wicklung dieses Geschäftsfeldes, dassauch bei einem gesättigten Markt Wachs-tum möglich ist. Letztlich stellen sich imDienstleistungsbereich die Marktchancenfür die Stadtwerke Essen AG ebenso darwie im Energiebereich. Erfolgsentschei-dend sind dabei die ganzheitliche Aus-richtung sämtlicher Vertriebsaktivitäten desUnternehmens, eine kreative und flexibleAngebotsgestaltung für eine qualitäts-orientierte Dienstleistung zu wettbe-werbsfähigen Preisen und Bedingungen.

Wärmelieferung

WasserlieferungErdgaslieferung

Mess- undErfassungsgeräteliefern, montierenfinanzieren und

warten

Kostenverbrauchs-abhängigverteilen

Messdienst-Service

5.4.5 Funklösungen

Funksysteme werden auf Grund der damitverbundenen Investitionen nur vereinzelteingesetzt. Der Einsatz von Funksystemenist jedoch im Zusammenhang mit derHeiz- und Nebenkostenabrechnung unterbestimmten Randbedingungen eine wirt-schaftlich sinnvolle Alternative. Im libera-lisierten Energiemarkt wird sich der Trendzum Einsatz von Funksystemen verstär-ken. Die frühzeitige Auseinandersetzungmit den Einsatzmöglichkeiten von Funk-systemen ermöglicht dem GVU die Diffe-renzierung im Markt.Ein Beispiel für den Funkeinsatz ist dieNahwärmeversorgung der Humboldt-Siedlung in Essen (Wärmeabgabe ca.3,4 Mio. kWh,584 WE, 3016 Messstellen).

Mess- undVerbrauchswerte

erfassen

Humboldt-Siedlung, Essen

Ansprechpartner:Stadtwerke Essen AG Rüttenscheider Straße 27–3745128 EssenTelefon: (02 01)8001-4 39

Firma Adresse PLZ Ort Telefon

Actaris Messtechnik und Service GmbH Borsteler Chaussee 43 22453 Hamburg 0 40/53 32 40-0Brunata Wärmemesser – Gesellschaft Schultheiss GmbH & Co. Max-Planck-Str. 2 50354 Hürth 0 22 33/5 00DSC Unternehmensberatung und Software GmbH Carl-Benz-Str. 16a 69198 Schriesheim 0 62 03/69 41-0GEMAS GmbH Volmarstr. 5 71706 Markgröningen 0 71 45/2 62 79Heimer Concept GmbH Hülsbrockstr. 21 33334 Gütersloh 0 52 41/93 77-0Kalorimeta AG & Co. Heidenkampsweg 40 20097 Hamburg 0 40/23 77 50KUNDO System Technik GmbH – Wärmemesstechnik Postfach 13 32 78105 St. Georgen 0 77 24/93 89-0Metrix Systems GmbH Landzungenstr. 17 68159 Mannheim 06 21/1 50 46 43Neutrasoft GmbH & Co. KG Hansaring 106 48268 Greven 0 25 71/5 05-0NGT Neue Gebäudetechnik GmbH Hängebank 13 45307 Essen 02 01/85 22-143ORGA GmbH, Geschäftsstelle Berlin Storkower Str. 111 10407 Berlin 0 30/4 2191-3 20Punktablesung Zenner GmbH Römerstadt 6 66121 Saarbrücken 06 81/9 96 76-163R. Lieske GmbH Softwareentwicklung Mühlenstr. 16 25524 Itzehoe 0 48 21/9 10 27SAP AG Neurottstr. 16 69190 Walldorf 0 62 27/74 74 74Schick Lüneburger Str. 23 39106 Magdeburg 03 01/5 41 96 34Schleupen AG Richard-Löchel-Str. 7 47441 Moers 0 28 41/9 12-0SIV AG Konrad-Zuse-Str. 1 18184 Roggentin 03 81/25 24-0Somentec Software AG Heinrich-Hertz-Str. 26 63225 Langen 0 61 03/9 04-4 00SYNERGO GmbH Ausschläger Elbdeich 127 20539 Hamburg 0 40/7 80 78-75 01Techem Energy Services GmbH &Co. KG Gutleutstr. 175 60327 Frankfurt/Main 0 69/96 31 62-0U-CON GmbH Milchstraße 6A 20148 Hamburg 0 40/44 40 57 00Veridis GmbH Meisenstr. 96 33607 Bielefeld 05 21/92 88 00

Messdienstleister, Gerätehersteller und/oder Systemdienstleister

Kontakt-Adressen Anbieter27

Diese Übersicht stellt keine Empfehlungdar, sondern dient vielmehr zur Er-leichterung der Kontaktaufnahme fürweitergehende Informationen.

Sie ist nicht vollständig

Es gibt weitere Anbieter.

6. Kontakt-AdressenEine umfassendere Übersicht gibt dasMitgliederverzeichnis der Vereinigungder Heizkostenabrechner. Dieses ist im„Handbuch der Heizkostenabrechnung“von Joachim Kreuzberg, herausgegebenim Werner Verlag, Düsseldorf (aktuelleAuflage) erschienen.

Alle Angaben ohne Gewähr.

(Stand Oktober 2002)

www.asue.de