Die neue Einfacheit der Procure-to-Pay-Lösung bei Swiss Re

Für die breite Öffentlichkeit bestimmt

Die neue Einfachheit der Procure-to-Pay-Lösung bei Swiss Re



Kai Petersen | IT Project Lead 2

Swiss Re zusammengefasst

Kunden-Orientierung

Differenzierung: Knowledge Business

Finanz Sektor Marktführer für (Rück-)Versicherung

Offen für Technologie-Entwicklungen

Profitabel

Hoch-Technologisch

Klein - 12,000 Mitarbeiter

Global - 60 Vertretungen

Enge Beziehungen zu NGOs & Regierungen

152 Jahre altSwiss Re makes the world more resilient

3


Kai Petersen | IT Project Lead

Globaler Einkauf nach Regionen bei Swiss Re

Global Sourcing Organisation

Business Partners locations

Americas27%

Zurich47%

EMEA20%

APAC6%



Implementierung von Systemen

2008 20142009 2010 2011 2012 2013

Oracle iPro

SAP eProc

Procurement and Financial Execution

Inventory ManagementSAP MM

Catalogue Management

External Workforce Management

Contract Management

Hubwoo

ERT

Coupa

ERT Nextgen

Vendor Management

Reporting

SoCM

Vendor Master

Global Spend

Sourcing KPIGlobal PO

Basware

eProc Upgrade

eProc PO



Ziele

Unser Ziel ist es, einen globalen Einkaufsprozess zu entwickeln, so dass wir beschaffen können, was wir brauchen und wann wir es brauchen. Dadurch ermöglichen wir dem Business, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Wir werden die drei existierenden Systeme ersetzen mit einem einfachen, intelligenten und skalierbaren Tool, um den Procure-to-Pay-Prozesse ganzheitlich zu unterstützen.

Wir werden in EINE globale Einkaufsplattform herstellen, um effiziente Prozesse und Regelwerke zu unterstützen. Dabei fokussieren wir uns auf:

• Automatisierung• Standardisierung• Zusammenarbeit

• Benutzerfreundlichkeit• Erhöhte Transparenz

MySpend – Einfacher Zugang zu externen Lieferanten und Dienstleistungen


Kai Petersen | IT Project Lead 6

63 Hersteller wurden anhand von Forrester/Gartner sowie eigenen Nachforschungen und «Knock-Out-Kriterien» analysiert

11 Hersteller sind verblieben und wurden anhand der Forrester/Gartner Evaluierung eingeordnet

11 Hersteller haben ihre Preisvorstellungen geschickt und den funktionalen und technischen Fragebogen ausgefüllt (RFI)

11 Hersteller wurden eingeladen, ihr Tool vorzustellen

RfIs und Präsentationen wurden bewertet und die 11 Hersteller wurden bewertet und eingeordnet

5 Hersteller wurden nach Kunden-Referenzen befragt

5 Hersteller wurden eingeladen, ihre Lösung dem Swiss Re Auswahlkomitee vorzuführen

2 Hersteller wurden am besten bewertet – zusätzliche Prüfungen (kommerziell und

technisch)

Coupa wurde als Hersteller ausgewählt

Q1 2013

Q1 2013

Q22013

Q22013

June2013

Oct2013

Nov2013

Nov2013

Dec2013

Der Auswahl Prozess



Ausführung

7

Pilot

Integration

Pilot in Bratislava mit einer kleineren Menge von Bestellungen und Rechnungen

Konfiguration und Integrationskonzept entwickelt für den globalen Rollout

Touch Point für transaktionale Daten: «Ready-to-Pay Invoice»

Integration mit Hilfe von− Informatica PowerCentre als Middleware− Restful API und Secure File Transfer

Keine Integration von (Bestell-)Anforderungen und Bestellungen Rechnungs-Validierung mit dem ERP System Integration einer OCR Lösung (Readsoft)

Rollout

Live in Bratislava, Zürich, Hong Kong, Australien, US , GB, Luxembourg & Dänemark

Integration mit drei unterschiedlichen ERP Systemen: SAP, Oracle und “BIS” (von SR entwickeltes Finanzsystem)



Die grösste Herausforderung ist die Veränderung, nicht die Technologie

Schlussfolgerungen und Erfahrungen

1

Kleines aber feines IT-Team: 5 interne Mitarbeiter; 1,5 externe CoupaBerater während der Pilot-Phase

2 Entscheidend ist ein nicht zu komplexes System zu haben, das einfach zu konfigurieren und zu integrieren ist

3 Keep it simple

4 Integration zu jedem ERP fügt Komplexität hinzu, ist aber keine Hürde

5

Der Business Case wurde basierend auf der Vereinfachung der IT Landschaft kalkuliert aber jetzt profitieren auch die Geschäftsprozesse

6

7 Gute Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen für Finanzen, Einkauf ist ein absolutes Muss



Back-up Slides

9



Sw

iss

Re

Saa

S

Webserver

Informatica PowerCenter

• Vendor • Hr Data• Cost Center• Accounts• User Data

Master Data

Coupa Procurement Solution

Master Data

SFTPREST REST

SQL

Ready-to-Pay-Invoice

BIS

COBOL

SOAP

Ready-to-Pay-Invoice

MDM

BOOKING

ERP Integration

Oracle

SQL

BOOKING

SAP

BAPI

BOOKING

Requisition PO



Sw

iss

Re

Saa

S

Informatica PowerCenter

EAI

PDF

SFTP

UC4 Scheduler

Documentum

PDF

Mail Box

PDF

Readsoft Cloud

SOAP

Master Data

Master Data

Scanning

PDF

MDM

• Vendor • Legal Entities

PDF XML InvoiceOCR +

Text Mining

XML Invoice

XML Invoice

Coupa Procure

XML Invoice +Link to PDF

XML Invoice +Link to PDF

1

1

2 2

2

2

3

4

4

5

5

OCR Integration



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