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Die zehn Gebote im Vertrags-, Claimmanagement
I. Du mußt Kompromisse eingehen, aber …
II. Du sollst Dich vor Widersprüchen hüten
III. Du sollst die frühe Stunde nutzen
IV. Du musst Deinen Vertrag kennen
V. Du musst mit Plänen arbeiten
VI. Du sollst die Rollen & Kompetenzen der Vertragspartner kennen
VII. Du musst Änderungen erfassen und dokumentieren
VIII. Du musst agieren und reagieren = kommunizieren
IX. Du darfst Dir Unterstützung organisieren
X. Du musst Dich auf Verhandlungen vorbereiten
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I. Du musst Kompromisse eingehen, aber …
Beispiel eines Anlagenbau-Konzerns für GO / NO GO Entscheidung: GO
Bekanntes Land + Bekannter Kunde + Bekannte Technologie Bekanntes Land + Bekannter Kunde + Neue Technologie Neues Land + Bekannter Kunde + Bekannte Technologie Bekanntes Land + Neuer Kunde + Bekannte Technologie
NO GO
Neues Land + Neuer Kunde + Neue Technologie Neues Land + Neuer Kunde + Bekannte Technologie Neues Land + Bestehender Kunde + Neue Technologie Bekanntes Land + Neuer Kunde + Neue Technologie
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II. Du sollst Dich vor Widersprüchen hüten
Vertragsbestandteile allgemein
Präambel
Definitionen
Vertragsinhalt, technischer Inhalt, Umfang
Kommerzielle und organisatorische Regelungen
Rechtliche Regelungen
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Wer muss was tun?
Welche Lieferungen und Leistungen schuldet der Verkäufer dem Käufer?
Welche Kompensation schuldet der Käufer dem Verkäufer?
Welche Lieferungen und Leistungen trägt der Käufer zum Vertrag bei?
Wann muss der Vertrag erfüllt werden?
Was passiert im Falle von Abweichungen?
Wie werden Risiken geteilt?
Wie tritt der Vertrag in Kraft?
Wie muss der Vertrag verstanden werden?
II. Du sollst Dich vor Widersprüchen hüten
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II. Du sollst Dich vor Widersprüchen hüten
FIDIC (International Federation of Consulting Engineers)
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Typ Kurzbeschreibung Verwendung
FIDIC White Book Dienstleistungen / Beratung Engineering, Beratung, Administrative
Dienstleistungen in Bauverträgen
Käufer - Berater
FIDIC Silver Book EPC / Turn Key Vertrag EPC / Turn Key Projekte
Käufer - Generalunternehmer
FIDIC Red Book Bauumfang inkl. Engineering Bau (inkl. Engineering)
Käufer - Bauunternehmer
FIDIC Pink Book Bauumfang,
Engineering durch Käufer
Bau (Engineering vom Käufer)
Käufer - Bauunternehmer
FIDIC New Yellow Book Lieferungen und Leistungen Elektrische und mechanische Ausrüstung inkl.
Installation und Inbetriebnahme
Käufer - Lieferant
FIDIC Green Book Vertrag Kurzfassung Bau (inkl. Engineering) für geringere
Auftragsvolumina
Käufer - Bauunternehmer
II. Du sollst Dich vor Widersprüchen hüten
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II. Du sollst Dich vor Widersprüchen hüten
ICC Mustervertrag Turnkey (International Chamber of Commerce)
Chapter 1 General and preliminary articles Chapter 2 The parties’ obligations Chapter 3 The execution of the contract Chapter 4 Design – responsibility and management, variations Chapter 5 Commencement, the time to taking-over scheduling and progress Chapter 6 Contract price and payment Chapter 7 Completion and taking-over of the works by the employer Chapter 8 Defect correction period Chapter 9 Allocation of risk and responsibility and exclusions from liability Chapter 10 Force majeure and termination of the contract Chapter 11 Insurance Chapter 12 Miscellaneous provisions Chapter 13 Claims, dispute resolution and arbitration
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III. Du sollst die frühe Stunde nutzen
Vertragsgestaltung
Vereinbarungen zum Umgang mit Änderungen und Claims in den Vertrag aufnehmen
Fristen für die Anmeldung von Änderungen
Prozedere für die Behandlung von Änderungen
Vereinbarungen für außergerichtliche Streitbeilegungsmöglichkeiten in den Vertrag einbauen
Mehrere Eskalationsmöglichkeiten vorsehen
Experten, Mediatoren, Schiedsrichter
Institutionen: ICC International Chamber of Commerce, DIS Deutsche Institution für Schiedsgerichtsbarkeit e.V., Handelskammer Zürich und Stockholm
Steuer-, Rechtsexperten rechtzeitig hinzuziehen
Komplexität und Änderungsgeschwindigkeit in Steuersachfragen nehmen zu
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IV. Du musst Deinen Vertrag kennen I
Welche Verpflichtungen sind wir eingegangen!
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IV. Du musst Deinen Vertrag kennen II
Was wird vereinbart?
Vertragsgegenstand, Geltungsbereich
Welches Werk ist zu erstellen?
Beschreibung, Pläne, Kennwerte, Masse, Ort
Wer vereinbart?
AG, AN, nominierte Subunternehmer, Lieferanten
Wann und wo abgeschlossen, wann in Kraft?
Was bedeutet was im Vertrag?
Begriffe, Definitionen
Woraus besteht der Vertrag? Was gilt? Was gilt nicht?
Vertragsbestandteile, Reihung der Gültigkeit, Nebenabreden, mündliche Absprachen
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IV. Du musst Deinen Vertrag kennen III
Wie verkehren wir miteinander?
Vertragssprache, Kommunikation und Dokumentation
Welches Recht gilt? Welcher Gerichtsstand?
Was hat der AN wie zu leisten?
Umfang, Qualität, Art der Durchführung
Wann hat der AN zu leisten?
Termine, Meilensteine, Zwischentermine
Störungen, Behinderungen, Verzug
Konsequenzen, Pönale
Wie hat der AG den AN zu bezahlen?
Zahlungsbedingungen, Rechnungslegung
Währung, Währungsrisiko
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IV. Du musst Deinen Vertrag kennen IV
Welche Pflichten hat der AG sonst noch ?
Vorleistungen, Beistellungen
Was geschieht wenn ?
Sanktionen bei Problemen, Schäden
Streitfälle, Haftungsfälle, Rücktritt
Gerichtsort, Sprache bei Gericht
Schiedsgericht, ordentliches Gericht
Wer trägt welche Risiken ?
Höhere Gewalt
Welche Sicherheiten hat der AG ?
Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit des AN
Bankgarantien, Versicherungen
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IV. Du musst Deinen Vertrag kennen V
Wie endet das Ganze ?
Übergabe/Übernahme
Mängel
Gewährleistung
Schlussfeststellung
Schlussabrechnung
Ende von Haftungen
Sicherheiten
Vertragsende
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V. Du musst mit Plänen arbeiten
Leistungsplanung
Liefer- und Leistungsumfang inkl. Schnittstellen
Vorleistungen der Vertragspartner
Lieferausschlüsse / Beistellungen
Terminplanung
Grobterminplan – Meilensteine
Abhängigkeiten – Vernetzte Balkenpläne
Kritischer Pfad – Netzplan
Kostenplanung
Auf Basis der Leistungsplanung
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V. Du musst mit Plänen arbeiten
Stakeholder Analyse
Kritisch, Neutral, Positiv
Aktionsplan
Pro aktives Stakeholder Management
Chancen- und Risikoplanung
Qualitative und Quantitative Risikoeinschätzung
Maßnahmenplanung
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VI. Du sollst die Rollen und Kompetenzen Deiner Vertragspartner kennen
Welche Faktoren spielen eine Rolle ?
Wer kann den Vertrag beeinflussen ?
Macht & Einfluss ?
Strategische Interessen ?
Wirtschaftliche Interessen ?
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VII. Du musst Änderungen erfassen dokumentieren und anmelden
Unabhängig vom späteren Vorgehen konsequente Erfassung und Dokumentation von Änderungen
Leistungsumfang Qualität Terminverschiebungen Verursacher intern/extern Abschätzen von Auswirkungen auf Kosten, Termine, Leistungsumfang, Qualität
Änderungen werden dezentral erfasst und zentral - idealerweise toolunterstützt - dokumentiert
z.B. SOBIS – PIRS Claim PM Smart
Das entsprechende Bewusstsein im Projektteam schaffen und etablieren Lückenlos dokumentieren Zeitgerecht (Re)agieren
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Relevante Dokumente Korrespondenz
Technische Dokumentation
Zeitscheiben
Frachtpapiere
Protokolle
Fortschrittsberichte
Fotos
NCRs
…
VII. Du musst Änderungen erfassen dokumentieren und anmelden
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VIII. Du musst agieren und reagieren = kommunizieren
Um einen Vertrag auch zu seinen Gunsten nutzen zu können, braucht es
Vertragskenntnis
Erkennen der Lücken im Vertrag
Realistische Einschätzung der eigenen Position im Vertrag
Erkennen des Spielraumes und der Vertragsgrenzen
Interpretationsgeschick
Sämtliche vertragsrelevanten Änderungen werden Lückenlos erfasst
Dokumentiert
Kommuniziert intern/extern
Einem vereinbarten Änderungsprozess konform behandelt
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IX. Du darfst Dir Unterstützung organisieren
Unterstützung für den Projektleiter durch
Stabstelle Recht
Kaufmännischen Projektleiter
Projektkaufmann
Vertragsmanager intern/extern
Vertrags-, Claimmanager intern/extern
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IX. Du darfst Dir Unterstützung organisieren
Beispiel Job Description Vertrags-, Claim Manager:
Unterstützung des Projektteams in der
Vertragsgestaltung, Vertragsverhandlung
Vertragsprüfung
Vertragsanalyse
Vertragsabwicklung-, Anpassung (Nachträge, Forderungen)
Vertragsreview
Ansprechpartner für das komplette Projektteam
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IX. Du darfst Dir Unterstützung organisieren
Beispiel Job Description Vertrags-, Claim Manager:
Führen der gesamten vertragsrechtlichen Dokumentation
Schriftverkehr
Änderungen (Nachträge)
Claims (Forderungen)
Schnittstellenkoordination zu den Bereichen
Finanz
Steuer
Einkauf, Logistik
Controlling
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Klar strukturierte Prozesse:
Vertragsgestaltung-
Verhandlung
Vertrags-prüfung
Vertrags-analyse
Vertrags-review
Vertrags-abwicklung/-anpassung
Change Request Management
Claim-Management
IX. Du darfst Dir Unterstützung organisieren
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Vorbereitung des eigenen Teams Definition der eigenen Grenzen und Verhandlungsziele
Definition der Rollen, falls nötig, Rollenspiele trainieren
Diskussion und definition der Argumentationslinie und Taktik
Diskussion und Definition der Argumentationslinie und Taktik der Gegenpartei – Rollenspiele!
Definition der Spielregeln und Agenda für die Verhandlungen
Niemals die Gegenpartei unterschätzen
Gewillt sein, Kompromisse einzugehen
X. Du musst Dich auf Verhandlungen vorbereiten
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“Du setzt dich durch !”
Loose / Win
“Der lachende Dritte !”
Loose / Loose
“Ich setze mich durch !”
Win / Loose
“Kompromiss, Aushandlung”
Win / Win
Meine Position
Dei
ne
Po
siti
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X. Du musst Dich auf Verhandlungen vorbereiten
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VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT!
Erwin Fuchs Partner & Senior Consultant M: +43 699 147 63 406 E: [email protected] W: www.centerlineconsulting.eu