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Digital Pen & Paper Systeme für den Bereich Hausbetreuung und Facility Management

CT-PEN ist spezialisiert auf die Entwicklung und den Vertrieb von Digital Pen & Paper Systemen (kurz DPP). Es handelt sich dabei um eine sensationelle Technologie zur handschriftlichen, mobilen Datenerfassung. DPP Systeme ermöglichen die Umsetzung von handschriftlich erfassten Informationen über eine sehr leistungsfähige Texterkennung in ein digitales Format. Diese Informationen werden örtlich unabhängig über Mobiltelefone an Ihre zentrale IT übermittelt. CT-PEN bietet dazu eine Lösung speziell für Hausbetreuungs- und Facility Management Unter-nehmen, welche die mobile Erfassung z.B. von Abnahmeprotokollen ermöglicht und damit erheblich Zeit und Kosten spart. Aufgrund der Verkehrssicherungspflicht müssen leerstehende Wohnungen einmal pro Monat begangen, Wohnhäuser müssen dreimal im Jahr inspiziert werden um die Gebäudesicherheit zu gewährleisten. Die dazu benötigten Formulare werden mit der herkömmlichen Methode handschriftlich erfasst, ev. mit Bar-code versehen und in die Firma gefaxt der persönlich abgeliefert werden. Danach werden die Formulare gescannt und die Daten manuell in das ERP übertragen. Diese Vorgänge sind kompliziert, unsicher und zeitaufwendig. Für das CT-PEN Digital Pen & Paper System ist lediglich ein spezieller elektronischer Kugelschreiber, das gerasterte Formular und ein Mobiltelefon notwendig. Die handschriftlich erfassten Daten werden über Bluetooth und GPRS an die zentrale IT gesendet und stehen dort sofort als PDF Datei und im Klartext, welcher aus einer genialen ICR Schrifterkennung resultiert, zur Integration in die eigene IT zur Verfügung. Als Beispiel werden vom Außendienstmitarbeiter Formulare für Wohnungsabnahme, Ausstattungsmerkmalen, Zustand von Woh-nungen, Messprotokolle, Abnahme elektrischer Ausstattung, Zählerständen für Wasser, Gas und Strom etc. ausgefüllt, (bei Bedarf mit Kundenunterschrift). Das Formular wird gesendet und ist somit sofort in der Zentrale verfügbar. Das Original kann sogar beim Kunden bleiben (Durchschläge sind jedoch auch möglich). Rechtlich ist die elektronische Kopie ausreichend für die Archivierung. Zusätzlich können noch Fotos oder Sprachnachrichten mit dem Formular gesendet werden. Für Sonderfälle können sogar die GPS Koordinaten beim Senden mitgeschickt werden. Es werden immer die Informationen über den Sender sowie ein Zeitstempel mit gesendet. Die Formulare können natürlich beliebig gestaltet und an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Durch eine intelligente Schrifterkennung können Schreibfehler jederzeit korrigiert werden, z.B. wenn eine falsche Checkbox angekreuzt wurde. Über die Definition von flexiblen Weiterleitungsregeln können die Formulare zusätzlich sofort und automa-tisch an Mail-, FAX oder andere Verteiler versendet werden. Damit erhält z.B. Ihr Kunde sofort eine digi-tale Kopie des Auftrags. Unterschriften von Mietern sind durch die Erfassung biometrischer Daten beim Schreiben rechtswirksam und unabhängig vom Originalformular.

DPP Systeminformationen Vertriebs - Außendienst Seite 2

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Die auf den Formular erfassten Daten müssen nicht mehr manuell abgeschrieben und die Formulare nicht mehr gescannt werden. Die gerasterten Formulare können selbst gedruckt und auch mit individuellen Auftragsdaten und Barcodes versehen werden. Beispiele: * Wohnungsabnahme * Erfassen von Ausstattungsmerkmalen * Erfassen von Zustandsdaten von Wohnungen * Messprotokolle für Abnahme elektrischer Ausstattung * Erfassen von Zählerständen für Wasser, Gas und Strom bei Ein- und Auszug Unser System ist einfach zu bedienen, unkompliziert in der Wartung und zuverlässig im Betrieb. Kein Formular geht mehr verloren, die Daten sind sofort in der zentralen IT archiviert. Das System ist kostengünstiger, anwenderfreundlicher und flexibler als herkömmliche mobile Datener-fassungslösungen wie PDA, Tablet oder Notebook. Die Anwenderakzeptanz auch bei ungeschulten Mitar-beitern ist wesentlich höher. Die Ersparnisse pro Formularseite betragen im Schnitt 2,60 €, das System rentiert sich im Schnitt alleine dadurch innerhalb weniger Monate. Wir erstellen Ihnen gerne kostenlos eine individuelle Kalkulation für Ihren Betrieb. Vorteile bei Einsatz unseres Systems:

• Sie erhalten den Auftrag sofort in Ihre IT, keine Formulare gehen verloren • Sie haben sofort über ein Webinterface Zugang zum Formular und den Daten aus der Schrifter-

kennung zur weiteren Bearbeitung und Kontrolle • Sie brauchen das Formular nur mehr kurz visuell kontrollieren und können es sofort in die ent-

sprechenden weiteren Geschäftsprozesse wie Lieferung, Kommissionierung oder Verrechnung wei-terleiten

• Einsparung von bis zu 2,60 € pro Formularseite, da nichts mehr abgeschrieben werden muss • Alle Dokumente liegen im digitalen Format vor und können sofort in Ihre Dokumentenverwaltung

integriert werden • Sie erhalten eine biometrische Verifizierung der Kundenunterschrift • Sie erhalten einen Zeitstempel wann das Formular ausgefüllt wurde • Imagesteigerung bei Ihren Kunden durch den Einsatz einer faszinierenden Technologie • Einfachste Anwendung auch für EDV Laien • Flexibel da neue Formulare oder Änderungen in kürzester Zeit möglich sind

Zur einfachen Verwaltung der Formulare wurde von uns ein sehr flexibles System entwickelt, welches an jede Art von Formularen angepasst werden kann. Die ausgewerteten und verifizierten Daten können an beliebige andere Systeme übergeben werden, damit ist die einfache und kostengünstige Integration in Ihr bestehendes IT-System gewährleistet.

Digital Pen & Paper Systeme sind seit über acht Jahren weltweit bei vielen Firmen erfolgreich im Einsatz, die Technik ist also ausgereift und hat sich im praktischen Einsatz bestens bewährt. Durch die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten und durch die einfache Handhabung hat diese Technologie ein enormes Potential auch in weiterer Zukunft. Auf Anfrage erhalten Sie eine umfangreiche Referenzkundenliste sowie Studien bezüglich der Vorteile bei der Anwendung dieses Systems.

Finanzierung ohne Einstiegskosten und geringer monatlicher Rate

Durch ein spezielles Finanzierungskonzept kann ein komplettes System bestehend aus Stift, Block, Software sowie sämtlicher Nebenkosten über einen mindestens dreijährigen Zeitraum zu einem sensationell günstigen Preis angeboten werden. Das Basissystem ist ab ca. 1,- € pro User und Tag erhältlich. Ein sehr leistungsfähiges ERP Komplettsystem (siehe Beschreibung UNIFLEX im Anhang) mit vollständiger Integration des CT-PEN DPP System für Verkauf, Service, Reparatur und Notizen erhalten Sie schon ab 199,- € pro Monat. Damit kann jedes vom Außendienst erstellte Formular sofort als Auftrag bzw. Faktura verarbei-tet werden. Jedes Formular ist sofort in der Dokumentenverwaltung dem Kunden bzw. der Transaktion zuge-ordnet. Unser DPP System kann natürlich auch in jedes andere ERP System über flexible Schnittstellen ein-fach integriert werden.



Sicherheit für Großkunden

Für Firmen mit hohen Sicherheitsanforderungen kann das komplette System beim Kunden im Haus installiert werden. Dabei ist keine Verbindung mehr zu unseren Servern notwendig und der verschlüsselte Datenfluss läuft nur mehr intern über Ihre IT.

Return on Investment

Mit Digital Pen & Paper erreichen Daten die Systeme innerhalb von Sekunden statt Tagen oder gar Wochen. Die Kalkulation des Nutzens dieser Verbesserung ist sehr individuell und kann dem entsprechend nicht gene-rell in einer Return on Investment-Analyse ausgewiesen werden. Oft liegt der wirtschaftliche Vorteil in einem schnelleren Cashflow oder besserer Servicequalität. In anderen Einsatzfeldern ist mit der Nutzung von digita-len Stiften der zeitliche Effekt noch höher, wenn Zeit ein kritischer Faktor innerhalb des Prozesses ist. Oft ist schon die Kosteneinsparung gegenüber der manuellen Eingabe von Daten in die entsprechende Soft-ware für sich Grund genug für den Einsatz von digitalen Stiften. Investitionsrechenverfahren zeigen, dass die Pay-back-Periode (Rückflüsse des Nettonutzens einer Investition kumuliert der Anfangsinvestition gegenüber) bereits nach wenigen Monaten erreicht wird. Wir erstellen gerne für Sie eine ROI Berechnung aufgrund Ihrer Anforderungen.

Anwendungsbeispiele

� Erfassen von Formularen für Hausbetreuung und Facility Management � Erfassen von Kundenaufträgen im Außendienst � Erfassen von Aufträgen und Kundendaten auf Messen � Erfassen von Reparatur- und Serviceberichten � Erfassen von Strafzetteln in Kombination mit Foto � Erfassen von Skizzen für Planung und Service � Bautagebücher und Regiescheine � Inventursysteme � Controlling in der Luftfahrtindustrie � Abrechnungssysteme für die Gastronomie � Warenkommissionierung � Elektronische Unterschriftenverifizierung � Patientenblätter für Spitäler � Versicherungs-Außendienst � Mobile Personalzeit- und Projektzeiterfassung � Systeme für Architektur- und Baugewerbe � Erfassen von Formularen im Bereich Behörden und Ämter



Unsere fertigen Branchenlösungen

� UNIFLEX Auftragsverwaltung für Verkauf � UNIFLEX Service und Reparatur � UNIFLEX Service Einsatzplanung � UNIFLEX Auftragszeiterfassung � UNIFLEX Inventursystem � Inkassosystem (KSV-, Infoscore Schnittstellen) � Projektzeiterfassung � Hauskrankenpflegeabrechnung � Bautagebuch und Regieschein � Service und Reparatur für Kleinbetriebe

Folgende Sprachen bei der Schrifterkennung werden derzeit unterstützt:

• Arabic • Chinese (Simplified) • Chinese (Traditional) • Danish • Dutch • English (Canada) • English (GB)* • English (US) • Finnish • French (Canada) • French (France) • German

• Greek • Italian • Japanese • Korean • Norwegian • Portuguese (Portugal) • Portuguese (Brazil) • Russian • Spanish (Mexico) • Spanish (Spain) • Swedish • Turkish



Technische Details

Der Weg der Daten vom Stift über zentralen Server in Ihre hauseigene IT

Der Weg der erfassten Daten stellt sich folgendermaßen dar: � Der Stift generiert ein sog. PGC File mit den Vektordaten der Schrift des Anwenders, zusätzlich wird die Zeit

und der Anpressdruck gespeichert. � Der Stift sendet die Daten über Bluetooth an das Telefon oder über USB an PC, Datenmenge pro A4 Seite

vollgeschrieben ca. 50 KB. � Telefon sendet Daten über GPRS an HUB (zentraler Softwarekommunikationsknoten für Stiftdaten) � HUB sendet Daten an CT-PEN DPP Server, dieser konvertiert das PGC File, führt Schrifterkennung durch und

erstellt PDF, XML File � Der CT-PEN DPP Server sendet ein Mail an die Zieladresse (FormCommander Postfach) mit den fertigen

Formulardaten � Der FormCommander liest zyklisch die Formulardaten Daten aus, sendet Bestätigung, Info und bei Bedarf

ein direktes Mail mit PDF an Stiftinhaber und führt Weiterleitungen von Formularen und Daten durch, sendet Faxe mit Formularinhalten weiter oder SMS mit dem Inhalt bestimmter Textfelder. Bei fehlerhafter Texter-kennung von Mailadressen, FAX oder Telefonnummern für Weiterleitungen kann ein sog. Response an das Telefon des Stiftinhabers gesendet werden. Die Daten werden als PDF, GIF und XML lokal oder auf einem SLQ Server zur weiteren Verarbeitung gespeichert, und können von beliebigen Fremdsystemen übernom-men werden.

� Mit dem FormCommander Webinterface oder FormViewer werden die Formulardaten noch einmal visuell überprüft und können dann endgültig in das Zielsystem über verschiedenste Schnittstellen übergeben wer-den.

� Direkte Übernahme durch das hauseigene IT System (z.B. ERP System, Auftragsverwaltung etc.) über indi-viduelle Schnittstellen (XML, SQL, CSV, DBF, MDB etc.)

Verwendete Komponenten

FormServer oder DPP Server (LINUX System mit Verwaltung von Projekten und Usern)

� Erstellung von Formularen � Der Verwaltung von Usern � Der Zuteilung und Verwaltung von Stiftlizenzen � Der Verwaltung von Rasterlizenzen � Der Verwaltung von Wörterbüchern � Der Schrifterkennung und Umwandlung � Der Verteilung der Formulare � Einem rudimentären, webbasierenden Verifizierungstool (FormViewer)

FormCommander

Kommunikations- und Verwaltungssystem zur Verarbeitung der Rohdaten vom DPP Server, Verteilung der Daten an User, bereitstellen der Daten zur Verifizierung über ein integriertes Webinterface, Schnittstelle zur hauseigenen IT und Fremdprogrammen.

FormViewer

Netzwerkfähiges Windows Programm zur Verifizierung von Formulardaten. Wird für komplexe Dialoge und Verif-zierungslogiken verwendet.



FormCommander Der FormCommander in Verbindung mit dem DPP Server stellt das zentrale Kommunikationsmodul des CT-PEN

Systems dar und dient zur Verwaltung von Formularen über ein Webinterface, den Druck, der flexiblen Konvertie-rung und Verteilung der Formulardaten sowie der Überprüfung und Korrektur von Formularen.

� Übernahme der Formulardaten vom CT-PEN DPP Server. � Weiterleitung als PDF und in beliebigen anderen Formaten an den Formularersteller. � Weiterleitung von PDF, XML oder Formularfeldern als FAX und SMS an beliebige Empfänger nach frei defi-

nierbaren Regeln. � Auflösen und Weiterleiten von Shortcuts, Mails und Faxadressen � Auflösen und Weiterleiten fixer Emailadressen (Checkboxen z.B. Email1 – Email5 in Formularen). � Weiterleitungen zeitlich begrenzt definierbar. � Direkte Weiterleitungen an andere FormCommander Systeme. � Userverwaltung mit individueller Freigabe von FAX, SMS und Formularrouting, Weiterleitungsdefinitionen. � Serienmail an User für Support. � Automatischer Mail-Response bei fehlerhaften Mail-, FAX oder SMS Adressen � Automatisches optimieren von Feldern für Telefonnummern, Faxnummern und Emailadressen. � Exportieren und Versenden der Formulare in HTML, PNG, CSV, XLS, DOC, RTF, TIFF, GIF und JPG Format. � Verschlüsseln von Formularen und Daten � Integrierter, sehr leistungsfähiger Reportgenerator mit Designer für die Definition der Export Dateien. � Desktopapplikation (FormViewer) zur Bearbeitung und Kontrollieren komplexer Formulare. � Sofortiger Ausdruck empfangener Formulare auf beliebigen Druckern im Netzwerk. � Drucken von zusätzlichen Daten auf Formularen wie z.B. Kundendaten, Standardartikel, Servicedaten. � Drucken von Formularen mit verschiedenen Durchschlägen auf Laserdrucker. � Anbindung an beliebige SQL Systeme mit frei definierbarem Export. � Anbindung über SOAP Kommunikation an andere Systeme. � Integrierter Webserver für die Verwaltung der Weiterleitungen und Konfiguration über Browser. � Sehr schneller voll integrierter Webserver, durch direkte Kommunikation mit Browser, sicher und völlig ei-

genständig lauffähig, auch z.B. von Memorystick aus ohne Installation. � Komfortable Formularverwaltung und Verifizierung über Webinterface.



� Bearbeiten und verifizieren von Formularen über Webinterface. � Frei definierbare HTML Templates für die Bearbeitung von Formularen. � Suchfunktion über sämtliche Formulare und Formularfelder. � Administration des Systems über Webinterface. � Einfache Mailadministration der Weiterleitungen für User. � Mobiles Webinterface für Mobiltelefone zur Formular- und Weiterleitungsverwaltung. � Zusätzliche Anbindung an Messanger Systeme wie z.B. SKYPE. � Hohe Flexibilität durch die Möglichkeit kundenspezifischer Erweiterungen über DLL.

Für den Datentransfer ist ein zentraler Mailaccount sowie Accounts für die einzelnen User notwendig. An diesen werden die Basisdaten als PDF und XML gesendet und vom FormCommander zyklisch ausgelesen. Dazu ist im FormCommander ein SMTP/POP Client direkt integriert, es müssen nur die Zugangsdaten für den Mailaccount defi-niert werden. Grundsätzlich ist auch die Kommunikation über MAPI möglich, wird aber auf keinen Fall empfohlen. Eine Sonderversion ermöglicht den Transfer über FTP. Der FormCommander ist nicht als Windows Dienst konzipiert, sollten dies jedoch aus technischen Gründen erfor-derlich sein, so können Sie über das Programm SRVANY den FormCommander im Kommunikationsmodus als Dienst starten und bei Bedarf das Programm parallel normal am Desktop zur Kontrolle starten. Verifizierung von Formulardaten

Es gibt verschiedene Möglichkeiten Formulardaten zu Verifizieren und Korrekturen durchzuführen. Dabei kann an verschiedenen Punkten des Workflow eingegriffen werden und verschiedene Kommunikationsarten zur Information des Users verwendet werden. Bei allen Varianten besteht die Möglichkeiten die lokalen Daten des FormCommander zu verwenden (MS FOXPRO Format) oder eine beliebige SQL Datenquelle (MySQL, PostgerSSQL, MSSQL, AS400 etc.). Der FormViewer ist im Hybridmodus verfügbar, d.h. die Daten werden grundsätzlich im Flatfile System verwaltet und parallel im SQL System repliziert. Diese Variante hat wesentliche Vorteile, da die Installation und Wartung des Systems sehr einfach bleibt, die Formulardaten jedoch in einer Leistungsfähigen SQL Datenbank zur Verfügung stehen. Bei großen Datenmengen und komplexeren Suchanforderungen wird die SQL Version empfohlen (PostgreSQL, MySQL, MS SQL, etc.). SQL hat für solche Anforderungen einige wesentliche Vorteile, vor allem die Abfragege-schwindigkeit bei großen Datenmengen und komplexen Filterfunktionen. Außerdem können die Daten über ein SQL System einfacher in die bestehende IT übertragen werden, da der Zugriff auf eine gemeinsame Datenbank erfolgt und Standardisiert ist. Als zentrale Datenbank kann auch der MySQL Server der zentralen Datenbank des DPP Servers verwendet werden. Dadurch entfällt eine getrennte Installation eines MySQL Servers. Die SQL Daten werden durch den FormCommander automatisch mit den lokalen Daten synchronisiert und sind daher einmal lokal als DBF Dateien im FOXPRO Format mit den PDF, GIF und XML Dateien verfügbar, und einmal als SQL Datei bei der die PDF, XML und GIF Dateien direkt in der Datenbank gespeichert sind. Eine spezielle Verifizierungslogik ermöglicht die komfortable Kontrolle für Formulare welche mehrfach gesendet werden (z.B. Stundenerfassung). Dabei werden bereits korrigierte Felder intelligent mit den neuen Daten zusam-mengeführt. Diese Logik setzt für jede Zeile im Formular eigene Flags für den Fehlerstatus bzw. den Verarbei-tungsstatus.

DPP Server Verifizierung: Die erste Stufe ermöglicht die Analyse der Daten direkt am LINUX Server über einen Eventhandler (PHP Schnittstelle zur Server API) im Verarbeitungsprozess bevor das Formular weitergesendet wird. Bei Fehlern und notwendigen Korrekturen kann eine Info sofort ans Mobiltelefon geschickt werden, um die fehlenden Daten in einem Dialog direkt am Telefon einzugeben. Erst nachdem die Korrektur durchgeführt wurde, wird das Formular weiterverarbeitet. Dieser Response wird im HTML Format generiert.



FormCommander Verifizierung mit integriertem Webinterface: Die Formulardaten werden beim Einlesen

mittels einer Scriptsprache analysiert und über einen Eventhandler bei Bedarf auf Korrekturstatus gesetzt. Der Status kann bei zeilenorientierten Formularen wie z.B. Zeiterfassung, Materialentnahme-scheine, Fahrtenbuch etc. auch für die jewei-lige Formularzeile gesondert gesetzt werden. Über einen Response in Form eines Emails, SMS, Skype Message etc. kann der Anwender darüber informiert werden. Die Formularda-ten sind dabei schon komplett im System gespeichert und können über das Webinter-face des FormCommander mittels Browser überprüft bzw. korrigiert werden. Beim Web-interface können Sie die Daten mit einem normalen HTML Editor wie z.B. Dreamweaver sehr einfach über sog. Templates selbst ges-talten. Der FormCommander erstellt das Basis Template automatisch nach dem ersten Durchlauf eines Formulars, es enthält das Bild des Formulars und die einzelnen Formularfel-der als Eingabefelder. Die Variablennamen des Templates entsprechen den XML Be-zeichnungen und werden einfach an Stelle der Eingabefelder in das Template gesetzt. Die Daten werden aus-schließlich über das XML File bearbeitet, also nicht separiert als einzelne Felder in eine Datenbank geschrieben. Die Variante über den Webserver wird verwendet, wenn der Zugriff auf die Formular auch von außen über einen Brow-ser möglich sein muss.

FormVerfier Verifizierung: Wenn Sie die Formulare über eine Windows Applikation verwalten wollen, wird vorzugsweise der FormViewer verwendet. Diese Methode ist am komfortabelsten und bietet die meisten Möglichkeiten. Der FormViewer ist netzwerkfähig und durch die Verwendung von Windows GUI Dialogkomponenten wesentlich übersichtlicher und komfortabler. Es können sehr komplexe Abläufe programmiert wer-den und die Daten sofort nach verifizieren in andere Systeme übertragen werden. Es können Daten wie Artikelstamm, Kunden etc. für Auswahlfelder in der Verifizierungsmaske verwendet werden. Diese Variante wird von uns kundenspezifisch programmiert.



Es sind also die verschiedensten Kombinationen von einzelnen Modulen verfügbar, um das System ideal in die bestehende EDV zu integrieren. Es werden dem Kunden auch die Kosten für die Programmierung von Schnittstel-len oder Verwaltungsprogrammen für die Formulare erspart und das System ist in kürzester Zeit mit minimalen Kosten in die hauseigene EDV integriert. Screenshot FormCommander Webinterface

Screenshot FormCommander Weiterleitungen



Screenshot FormCommander Verwaltung

Formular über Webinterface bearbeiten



Druck von Formularen

Formulardruck über Laserdrucker beim Kunden

Der FormCommander enthält auch einen sog. PrePrintProcessor kurz PPP genannt. Dieser kann Daten von ei-

nem bestehenden IT System in einem einfachen ASCII Format einlesen und dann über den PrintProcessor ausge-ben. Es genügt die Daten für ein Formular in einem bestimmten Format in ein bestimmtes Verzeichnis zu stellen. Der PrePrintProcessor wertet die ASCII-Druckdaten aus, sendet die Druckdaten per XML an den Printprocessor, wartet bis das Formular tatsächlich auch ausgedruckt wurde und druckt danach die Durchschläge. Dabei wird das selbstdurchschreibende Formular mit dem Raster aus dem ersten Druckerschacht und die Durchschläge aus dem zweiten Druckerschacht eingezogen. Danach kann die bestehende IT die resultierende eindeutige Formularnummer wieder einlesen. Der gesamte Ablauf ist optimal gegen Fehlbedienung, Drucker- oder Computerfehler abgesichert. Wenn ein Formular gedruckt wurde und den Druckerspooler verlassen hat, werden Datum, Zeit und User gespei-chert, um zu überprüfen, ob das Formular später auch tatsächlich ausgefüllt wurde.

Der PrePrintProcessor läuft im Hintergrund und ist sehr flexibel konfigurierbar. Es sind verschiedenste Variatio-

nen von Formularseiten mit Raster und Durchschlägen sowie individuellen Zusatzseiten in einem Druckvorgang möglich. Es können auch verschiedene Formulare beim Ausdruck kombiniert werden. Zusätzlich kann Barcode auf die Zusatzseiten gedruckt werden. Diese Druckmethode ist ausschließlich unter Verwendung eines eigenen DPP Servers möglich!

Prepopulated Druck

Der Druck von vordefinierten Daten auf Formularen wie Kunden-, Artikel-, Anlagendaten etc. kann in Verbin-

dung mit der bestehenden EDV erfolgen. Diese enthalten Informationen über den Ausdruck (Drucker, Kopien, Schacht, etc.) sowie die eigentlichen Daten (Kundendaten etc.). Diese Zusatzdaten werden dann mit der XML Da-tei, welche nach dem Absenden des Formulars an die zentrale EDV gesendet wird, in die XML Datei integriert. So-mit hat man z.B. sofort die Referenz zur Auftrags-, Kunden- oder Artikelnummer.

Pseudo Prepopulated

Diese Methode kann z.B. im Testbetrieb verwendet werden, da sie keinen eigenen DPP Server benötigt. Dabei

werden die zusätzlichen Daten mit einem herkömmlichen Drucker auf das Formular nachträglich gedruckt. Diese Daten können jedoch nicht in resultierenden XML Datei und im PDF dargestellt werden, da diese Informationen dem System nicht bekannt sind. Es ist aber trotzdem möglich diese Daten dann weiter zu verarbeiten und nach-träglich wieder zusammenzufügen. Dazu sieht man einfach ein spezielles Feld vor, in welches der User eine ein-deutige ID abschreibt, welche mitgedruckt wird. Das kann z.B. die Auftragsnummer sein. Diese ID sollte eine Prüf-ziffer enthalten, um die Sicherheit zu erhöhen. Damit kann beim Einlesen das Formular wieder eine eindeutige Zuordnung zu den nachträglich gedruckten Daten erfolgen.

Prepopulated Druck auf Matrixdrucker mit Selbstdurchschreibesätzen (NCR Papier)

Für bestimmte Anwendungen kann es notwendig sein, Formulare mit Durchschreibesätzen auf Matrixdruckern

mit Daten nachträglich zu bedrucken. Auch dafür können wir über einen unserer Druckpartner eine Lösung anbie-ten. Dabei wird von uns lediglich die erste Seite mit dem Raster an die Druckerei geliefert, diese druckt die Durch-schreibeseiten, verleimt diese zu Sätzen und bringt diese Sätze auf einem Endlosträger auf. Diese können dann problemlos mit Matrixdruckern bedruckt werden.

Druckmethoden und Papier

Es sind fertige Durchschreibepapiersätze am Markt erhältlich, diese sind bereits farblich sortiert und in der rich-

tigen Reihenfolge im Karton verpackt. Diese enthalten abwechselnd die Durchschläge als NCR Papier (selbstdurch-schreibend) in verschiedenen Farben. Das System hat aber einen entscheidenden Nachteil gegenüber dem Druck über den FormCommander. Wenn nur eine einzige Seite nicht richtig eingezogen wird, ist der gesamte Druckjob um diese Seite verschoben und somit unbrauchbar. Bei der Verwendung des FormCommanders kann jede Seite aus einem anderen Schacht eingezogen werden. Sollte eine Seite falsch eingezogen werden, wirkt sich das nicht auf die Reihenfolge der Ablage aus. Es fehlt nur diese eine Seite.

Digitaldruck

Sie können die Formulare auch über einen unserer Druckpartner im Digitaldruckverfahren drucken lassen. Dafür

ist eine lizenzierte Druckerei erforderlich, wir stellen gerne den direkten Kontakt für individuelle Angebote her.



XML Dateien

Die XML Dateien (UTF-8 Format) enthalten die aus der Schrifterkennung resultierenden Daten. Der Header enthält folgende Daten:

• Applikationsname • Applikationsnummer • Ersteller des Files (Stift User) • Export Zeit • Seitennummer der ersten Seite • Seitennummer der letzten Seite • Stift ID • Datum und Zeit des letzen Schreibvorganges mit dem Stift • Emailadresse des Stiftbesitzers • Telefonnummer des Stiftbesitzers

Der Datenteil enthält für jedes Feld den Typ, den Wert und die Schrifterkennungsrate. Wenn auf dem Formular Daten ergänzt werden, werden alle Daten in der XML Datei zurückgeliefert. Für Checkboxen können beliebige Werte für die Rückgabe in der XML Datei definiert werden, standardmäßig wird true/false zurückgeliefert. Typische Datentypen:

• Checkbox Checkbox • Textfieldmulti mehrzeilige freie Textfelder • Textfield einzeilige Textfelder • Boxed unterteilte Felder • Date Datum • Price Preis • Digit Ziffern 0-9 • Number Zahlen

Es können von CT-PEN beliebige Feldtypen mit speziellen Definitionen erstellt werden. Z.B. für Postleitzahlen mit hinterlegtem Wörterbuch mit allen Postleitzahlen.



Allgemeine Systemvoraussetzungen

Voraussetzungen für den Betrieb eines eigenen DPP Servers

Sollten Sie das System bei Ihnen im Haus installieren wollen, dann benötigen Sie folgende Hard- und Software

dafür: DPP-LINUX Server: CentOS oder RedHat Enterprise Linux 5. Der DPP Server unterstützt keine 64-Bit Linux In-

stallationen! Bei RedHat wird nur Channel IA-32 (32-bit x86) unterstützt (nicht IA-64 oder x86_64). Das Gleiche gilt für CentOS. Wählen Sie ISO-Files und ‘i386’ rpms.

Weiters wird MySQL, Apache Webserver, PHP sowie KVM Fernzugang benötigt. Bis auf KVM ist normalerweise alles in der Standardinstallation von z.B. CentOS enthalten und nach der Installation sofort verfügbar.

Zertifizierte Hardware finden Sie auf der RedHat Internetseite. Beispiel Hardware:

Dell PowerEdge 6650 Processor: 2 x Intel® MP Xeon™ 2,5GHz processor Memory: 4GB Hard drive: 500 GB SCSI 1 Ethernet Netzwerkkarte Der Server muss über eine eigene Domain angebunden werden. Auf dem DPP Server muss Port 23 (Telnet), 80

(http), 443 (https) und 8080 bei Verwendung von Blackberry Telefonen freigeschalten werden. Es muss die Mög-lichkeit der Datensicherung geschaffen werden, für die Sicherung ist der Kunde verantwortlich. Port 23 wird nicht über ein Standard Telnetprotokoll angesprochen sondern über ein propietäres Protokoll, es besteht also kein Si-cherheitsrisiko. Der Port für den Webserver und Port (23) für den Hub sind konfigurierbar.

SE Linux Firewall und PHP-Savemode muss ausgeschalten sein. Es muss eine Emailadresse für den Empfang der Formulare eingerichtet werden, z.B. [email protected] Es müssen von uns freigegebene Telefone mit Internetzugang sowie Mailadressen der User vorhanden sein.

Schrifterkennung und Optimierung von Formularen

Grundsätzlich gibt es zwei verschiedene Methoden der Schrifterkennung: OCR – Optical Character Recognition wird meist in Zusammenhang mit Scannern verwendet. Diese Me-thode beschreibt die automatische Texterkennung einer gedruckten Vorlage und bezieht sich in de Regel auf die Erkennung einzelner Schriftzeichen. ICR – Intelligent Character Recognition beschreibt die Analyse von Schriften anhand weiterer Merkmale wie Anpressdruck und Geschwindigkeit. Es wird die Schrift also im gesamten Kontext analysiert. ICR führt dabei zu wesentlich besseren Ergebnissen auf Grund der vielen Parameter welche im jeweiligen Zusam-menhang berücksichtigt werden. Das CT-PEN Digital Pen & Paper System verwendet das ICR System und ermöglicht daher eine sehr leis-tungsfähige Texterkennung von Hand- und Blockschrift. Jeder Mensch hat seine individuelle Handschrift, abhängig vom kulturellen Hintergrund, Übung und per-sönlicher Präferenzen. Eine 100%ige Schrifterkennungsrate ist daher sehr schwierig. Die Technik der Handschrifterkennung hat sich in den letzten Jahren sehr schnell weiterentwickelt, jedoch ist das mensch-liche Gehirn bei der Leistung in der Schrifterkennung unerreichbar. Auf Grund der sehr unterschiedlichen Schriften kann CT-PEN daher auch nicht für eine bestimmte Erken-nungsrate garantieren. CT-PEN unterstützt in seinem System viele Sprachen bzw. Schriften und wird ständig weiterentwickelt. Wir verwenden eines der technisch am weitesten entwickelten Systeme welche derzeit verfügbar sind. Das System analysiert die Schrift anhand verschiedener Kriterien wie z.B. Anpressdruck und Geschwin-



digkeit des Stiftes. Eine Musteranalyse vergleicht die einzelnen Zeichen mit vorhergehenden Schriften und optimiert damit die Erkennung. Der Erkennungsprozess gliedert sich in verschiedene Phasen:

1. Die Zeichenanalyse extrahiert Blockbuchstaben und Zahlen und klassifiziert nach Alphabet 2. Die Segmentierung analysiert den Schriftzug bei Handschrift und entscheidet, wo die einzelnen

Zeichen getrennt werden 3. Sie Sprachanalyse mittels linguistische Informationen (Sprache, Lexikon, Sprachmodell etc.) op-

timiert das Ergebnis Diese drei Prozesse arbeiten bei der Erkennung simultan zusammen um das optimale Resultat zu ermit-teln. Unser System enthält sämtliche Informationen um die höchstmögliche Erkennungsrate in sehr kur-zer Zeit zu garantieren. Übersicht : Verschiedene Sprachen in einem Formular

� Mischen von Sprachen im Formular auf Feldebene � Definition des Feldtyps bis auf einzelne Zeichen oder freier Handschrift (Zeile, mehrzeilige Textfel-

der, Feldboxen, Checkboxen, Radiobuttons (Gruppen von Checkboxen)) � Vordefinierte Formate für Felder wie z.B. Namensfeld (z.B. alle Vornamen hinterlegt), Telefonnum-

mer, Datum, Email, Land etc. � Kundenspezifische Formate � Kombination von verschiedenen Formaten zur Optimierung der Schrifterkennung � Erkennung in über 20 Sprachen � Hinterlegung von eigenen Wörterbüchern auf Feldebene (z.B. Artikelstamm für Artikelnummer und.

Bezeichnung). Diese Wörterbücher kann der Anwender mittels Webservice selbst verwalten. Beispiel Handschrifterkennung:

Biometrische Unterschriften Verifizierung

Da der Stift beim Schreiben Anpressdruck, Geschwindigkeit und Richtung speichert,

eignet sich das System optimal für die biometrische Verifizierung von Unterschriften. Es ist unmöglich eine Unterschrift mit dem Stift zu Duplizieren oder abzupausen. Durch die einzigartige Kombination der o.a. Parameter in Verbindung mit dem Originaldokument auf dem unterschrieben wurde, kann die Unterschrift eindeutig zugeordnet werden.

Das System ist in der Lage, Unterschriften anhand der biometrischen Signatur

automatisch zu vergleichen. Es kann sofort eine Meldung an den Stiftinhaber gesendet werde, dass die Unterschrift nicht einer bestimmten Vorlage entspricht.

Für die Verifizierung wird von uns auf dem DPP Server eine spezielle Software instal-

liert, welche die Analyse und den Vergleich von Schriftzügen durchführt. GPS Tracking von Usern

Für Windows Mobile und Blackberry Telefone können beim Senden

des Formulars die GPS Koordinaten mitgesendet werden. Damit lässt sich eine exakte Kontrolle von Routen und Einsätzen realisieren. Zu-sätzlich können wir die aktuellen Positionsdaten und Routen von Usern, KFZ-Flotten etc. über ein Webinterface darstellen und eventu-elle Verzögerungen im Vergleich zu Planrouten auswerten. Z.B. kann bei Verzögerungen oder Abbruch der Route kann ein Alarm ausgelöst werden. Es besteht auch die Möglichkeit, die Koordinaten und Routen in Google Maps online darzustellen.



Verfügbare Formularelemente

Die Formulare können vielseitig bis zur Größe A3 gestaltet werden, anbei ein paar Beispiele für Formular-elemente. Standardfelder für Text und Zahlen (boxed fields) Jedes Zeichen muss in eine Box geschrieben werden Datumsfelder Optionsfelder (Radiobuttons) es wird nur eines der Felder mit einem Kreuz markiert, bei Mehrfachmarkierung (Fehler beim Ankreuzen) wird nur die letzte Wahl registriert. Checkboxen zum Anhaken einzeln wählbar. Uhrzeit wählbar Zeiterfassung von – bis, die Dauer wird automatisch berechnet Temperatur Felder für Emailadressen, es können sog. Shortcuts verwendet werden. (einstellbar im Webinterface) oder direkte Emailadressen Checkboxen für Emailverteiler, die entsprechenden Adressen können im Webinterface definiert werden. Felder für Unterschriften mit biologischer Verifizierung der Unterschrift. Anpress- druck und Geschwindigkeit werden gespeichert Senden Box, fertig ausgefülltes Formular senden. Nur bei Verwendung von Mobiltelefon

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1

210

1112

Zeiten erfassen

8:00 9:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 19:007:00

Beginn Ende

°Celsius36 37 38 39



Beispiel einer XML Datei nach Schrifterkennung

Über diese Datei können die aus der Schrifterkennung (CT-PEN Notizblock freestyle) resultierenden Daten in ein IT System übernommen werden. Es sind jedoch bliebe anderer Formate auf Anfrage möglich.

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>

<form name="pennotesfreestyle" application-name="pennotesfreestyle" application-id="9"

document-id="5497" producer="Penvision Formidable Application Server"

export-time="2009-12-01T15:15:41+01:00" first-page="22.127.16.205" last-page="22.127.16.205">

<submit penid="0x000001030001bcdd" penid-dashed="AJX-AAE-GTF-DN"

first-stroke-time="2009-11-29T00:45:37+01:00"

last-stroke-time="2009-11-29T00:45:37+01:00"

total-time="0:00:00" email="[email protected]" phone="+436503243704"/>

<field type="textfield" name="Betreff" normalized-score="1"

resemblance-score="1">Betreffeld</field>

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resemblance-score="1">Firmenfeld</field>

<field type="textfieldmulti" name="Textfeld" normalized-score="1"

resemblance-score="0.025">Notiztext</field>

<field type="checkbox" name="Email1">true</field>

<field type="checkbox" name="Email2">false</field>




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