GEWOBA Aktiengesellschaft Wohnen und Bauen

Digitalisierung des Rechnungsverkehrs

Elektronische Rechnungen bei der GEWOBA

Einsatz des Mareon-Portal

Datum: 18.05.2015

Referent: Frank Wendt, GEWOBA / Marco Schnakenberg, Elektro Suhr

Ort: Handelskammer Bremen

GEWOBA Aktiengesellschaft Wohnen und Bauen

Agenda

Ausgangslage

Umsetzung

Prozess Auftrag

Prozess Rechnung

Mareon

Vorteile / Nachteile

GEWOBA Aktiengesellschaft Wohnen und Bauen

Ausgangslage

seit 2010 SAP Blue Eagle als ERP-System

Investitionen in den Bestand (2015)• 60 Mio. € pro Jahr, davon:

– ca. 34,5 Mio. Modernisierung – ca. 19,2 Mio. Großinstandhaltung– ca. 20 Mio. ungeplante Instandhaltung

Fokussierung „Massengeschäft“: ca. 80.000 Vorgänge pro Jahr (Rechnungen von 10 bis 5.000 €)

GEWOBA Aktiengesellschaft Wohnen und Bauen

Umsetzung

• Projektstart 2012

• Interdisziplinarische Arbeitsgruppe aus Rechnungswesen, IT, Innenrevision, Controlling, kaufmännischer und technischer Wohnungsverwaltung

• Produktentscheidung für Mareon (www.mareon.de)– seit mehr als 10 Jahren am Markt etabliert– bei rund 250 wohnungswirtschaftlichen Kunden im Einsatz– Über 8.500 angebundene Handwerker– Schnittstellen zu mehr als 50 Handwerkersoftwaresystem– auch als reine Weblösung ohne Schnittstelle nutzbar– vorhandene Schnittstelle zu SAP

GEWOBA Aktiengesellschaft Wohnen und Bauen

Umsetzung

• Identifizierung der strategischen Geschäftspartner nach Umsatz und Anzahl der Aufträge

– ca. 500 Unternehmen im Bereich der ungeplanten Instandhaltung– ca. 100 Unternehmen Infoveranstaltung / Vertragsunterlagen / Schulungsangebote– aktuell 85 Unternehmen im Mareon für die GEWOBA aktiv

• Projektstart zum 01.01.2013 mit ausgewählten Handwerkern und beauftragenden Kollegen

• Erweiterung um Firmen und beauftragende Kollegen zum 01.03.2013

• Nutzung des kompletten digitalen Prozesses vom Auftrag bis zur Rechnung seit Januar 2014

GEWOBA Aktiengesellschaft Wohnen und Bauen

Elektronische Geschäftsabwicklung: Auftrag

GEWOBA Aktiengesellschaft Wohnen und Bauen

Elektronische Geschäftsabwicklung: Rechnung

GEWOBA Aktiengesellschaft Wohnen und Bauen

Mareon / Online-Ansicht

GEWOBA Aktiengesellschaft Wohnen und Bauen

GEWOBA Aktiengesellschaft Wohnen und Bauen

GEWOBA Aktiengesellschaft Wohnen und Bauen

Vorteile / Nachteile aus Sicht der GEWOBA

Vorteile:• Entlastung von Fachbereichen

(Postumläufe, Unterschriften, etc.)

• Bessere Einbindung der örtlichen Wohnungsverwaltung

• Geringere Durchlaufzeiten einer Rechnung schnellere Zahlung an den Handwerker

• Tagesaktuelle Budgetübersicht

• Auswertbarkeit der Leistungen durch Einheitspreisabkommen und Gewichtung im Einkauf

Nachteile:• Aufwand in der Systempflege SAP

(Rahmenverträge je Handwerker, Gewerk und Leistungsart)

• Durchgängige Akzeptanz bei den Geschäftspartnern („Ein-Mann-Betriebe“ / Kleinstunternehmen)

GEWOBA Aktiengesellschaft Wohnen und Bauen

Vorteile / Nachteile aus Sicht der Unternehmer

Vorteile:• Einfache Bedienung

• Leichtes Verständnis

• Stetige, aktuelle Auftragsansicht

• Geldeingänge ersichtlich

• Controlling

• Automatisches Archiv

• Online, ohne Softwareanbindung möglich

• Terminierung bei Bedarf möglich

Nachteile:• Anschaffungskosten für evtl.

Handwerkersoftware / Schnittstelle

• Pflege der Software