Dipl.-Ing. Lutz Langerwisch ASCI Systemhaus GmbH ......© 2008 – ASCI Systemhaus GmbH Unsere Produkte schaffen Verbindungen, unsere Lösungen überwinden Hindernisse Dipl.-Ing. Lutz

© 2008 – ASCI Systemhaus GmbH

Unsere Produkte schaffen Verbindungen,unsere Lösungen überwinden Hindernisse

Dipl.-Ing. Lutz Langerwisch ASCI Systemhaus GmbH

Geschäftsführer Seddiner Str. 5

[email protected] 10315 Berlin

© 2008 – ASCI Systemhaus GmbH Folie 2

Unternehmen

� Gründungsjahr 1990

� Mitarbeiter:� 8 Angestellte� 2 Werkstudenten� 2 Diplomanden / studentische

Praktikantin

� Softwareentwicklung für Verkehrsunternehmen

� EDV-Lösungen für� Groupware� Dokumentenmanagement

(Authorized DocuWare Partner)

� IT-Sicherheit und Vernetzung

� Mitglied im SIBB, VdOB und im UPL

KennzahlenLösungsbeispielDefinitionenAusgangssituationUnternehmen


Unternehmen

� Managementsystem und Telematiklösung für Eisenbahnverkehrsunternehmen

� Analyse von Leistungsanforderungen und Zugprogrammen in Eisenbahnnetzen

� Fahr- und Dienstplanprogramm mit integrierter Wagenlaufplanung, Fahrzeug-, Personaleinsatz, Abrechnung im Regionallinienverkehr

� Fahrkartenabo-Verwaltung/ Schülerverkehr im Regionallinienverkehr


� Dokumentenmanagementsoftware

� Offene Groupwarelösung / Collaboration Suites

� Hochverfügbarkeit und Netzinfrastruktur

� Sicherheitslösungen

� Terminalservices

� VoIP

Software für Verkehrsunternehmen

IT-Dienstleistungen



Verwaltung elektronischer Dokumente im

Unternehmen

Dokumentenmanagement

� Gründe für ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)

� Begriffe Dokument, Dokumentenmanagement

� Anforderungen an ein Dokumentenmanagementsystem

� Beispiellösung für den Einsatz eines DMS

� Vorteile aus dem Einsatz von DMS


Gründe für ein Dokumentenmanagement

� „Jährlich geben amerikanische Unternehmen 25-35 Milliarden USD aus, im Dokumente zu sortieren, zu archivieren und wieder zu finden. Alle Arbeitsabläufe eingeschlossen, entstehen dadurch Kosten von bis zu 100 Milliarden USD pro Jahr.“Quelle: Studie IDC

� „Sowohl Manager als auch Sachbearbeiter verwenden 50 Prozent ihrer Zeit damit, Informationen zu suchen. Folglich bleibt ihnen nur noch die Hälfte ihrer Arbeitszeit, um die gefundenen Informationen auch zu nutzen.“Quelle: Studie Reuters


Steigende Informationsflut

Informationen aktivieren

Papier, Papier, Papier


Gründe für ein Dokumentenmanagement


160.000.000.000 Seiten Papier Tendenz ��

0

20

40

60

80

100

120

140

Mill

iard

en S

eite

n

1994 1998 2000 2002 2004 20060

20

40

60

80

100

120

140

Mill

iard

en S

eite

n

Druckvolumen

Kopiervolumen

1994 1998 2000 2002 2004 2006Quelle: Infosource /Dataquest/NRG Deutschland GmbH.


DokumenteBegriffserklärung


Die Verwendung des Begriffs „Dokument“ ist je nach betrachtetem Sprachraum unterschiedlich:

angloamerikanischer Sprachraum:� Dokument � Textdatei, kein inhaltlich/rechtlicher Bezug

deutscher Sprachraum:� Dokument � papiergebundenes Schriftgut, häufig auch ein

Schriftstück mit hoher inhaltlicher Qualität und rechtlicher Bedeutung, ähnlich einer Urkunde


DokumentenmanagementBegriffsklärung


Die heute im allgemeinen gebrauchte Definition nach Ulrich Kampffmeyer (1995) geht vom

Dokumentenmanagement im engeren Sinne:(angloamerikanischer Sprachraum)

� Summe der Verwaltungsfunktionen für die Dateibestände� „Document Imaging” (Verwaltung von gescanntem Schriftgut) � „Document Management” (Verwaltung von bereits digital erzeugten Texten)

und vom

Dokumentenmanagement im weiteren Sinne:(deutscher Sprachraum)

� Branchenbezeichnung / Kategorisierung für verschiedene Dokumenten-Technologien, � Dokumentenmanagement im engeren Sinn,� Bürokommunikation, � Scannen, � Imaging (Erfassung, Darstellung und Ausgabe von gescannten Dokumenten),� Workflow und die � elektronische Archivierung gehören,

aus.


DokumentenmanagementAnforderungen


Nach Art der zu verwaltenden Dokumente unterschiedlich:Kaufmännische Dokumente

� Vorgaben für die Aufbewahrung (u.a. HGB, AO, GoB, GoBS, GDPdU)

� Papierbelege in elektronische Form überführen:Vollständig, indexiert und unverändert mit revisionssicherer elektronischer Archivierung

� Elektronisch entstandene Dokumente (z.B. eMails) müssen in originärer Form und in den Sachzusammenhängen verwaltbar sein

Technische Zeichnungen

� Hohe Anzahl von großformatigen Zeichnungen (formatabhängig Speicherung)

� Referenzierung nach Zeichnungsnummern (Ziffern/Buchstaben)

� Suchemöglichkeiten nach Zeichnungsart und Auftraggeber

� Verknüpfung mit weiteren Informationen, z.B. Produktionsumgebungen,

� zum Nachweis nach Produkthaftungsgesetz.


DokumentenmanagementAnforderungen


Zusätzlich bestimmen sich die Anforderungen aus:

� Anzahl der Dokumente,

� Dynamik der Änderung von Dokumenten,

� Häufigkeit des Zugriffs,

� Vertraulichkeit der Dokumente (öffentlich bis geheim) und

� Art der Benutzer des Systems.

Lösung des grundlegenden Problems: Wiederauffinden der abgelegten Informationen


Dokumentenmanagementtechnische Lösung

� Datenbankserver

� Dateiserver

� Archivierungssystem

� Konvertierungsserver

� Kommunikationsserver


Dokumentenmanagementsysteme werden nach Art und Umfang der zu verwaltenden Dokumente ausgebaut und bestehen aus:

Benutzer / Arbeitsplätze

Server


Situation ohne Dokumentenmanagementlösung


Ablage heute: 1 Vorgang = 3 x Suchen

@@


@@

Situation mit Dokumentenmanagementlösung


� Automatische Ablage aus beliebigen Programmen

� Anbindung aller Quellen

(Scanner, Digitalkopierer, E-Mail, Windows-Programme)

� Ein Dokumenten-Pool für alle Dokumentarten

� Volltext-Recherche


Implementierung einer Dokumentenmanagementlösung


� Welche Dokumente sollen betrachtet werden?� Papier, Spooldateien, Dateien, E-Mails, ...� Welche Arbeitsabläufe und welche Abteilungen sind betroffen � Mehrere Standorte, wer greift wie und warum zu� Wie ist der Belegfluss

� Wie ist die technische Umgebung im Unternehmen?� Hardware, Betriebssysteme

� Welche vorhandene Software muss berücksichtigt werden?

� Wer positionieren sich die Anwender und Entscheider zum DMS?

� Welche Daten sind für eine revisionssichere Archivierung relevant?

� Wie sollen diese signiert und gespeichert werden sollen?(Festlegung des Archivierungsformats und der Art der Signatur!)

Einsatzvorbereitung mit den Spezialisten für DMS:

Gemeinsame Definition der Anforderungen und gemeinsame

Erarbeitung der Lösungsvorschlag!


Beispiel einer Dokumentenmanagementlösung


Maschinenbauunternehmen

Problemstellung:

Rechnungseingangsbearbeitung ist ineffizient� Rechnungen bleiben häufig bei Kostenstellenleitern liegen

� Verzögerungen bei Zahlungen� … mit Skontoverlusten

� … und Schwierigkeiten mit Lieferanten

� Gelegentlich Belegverlust auf internem Postweg oder durch Falschablage

� Heraussuchen von Rechnungen zu späterem Zeitpunkt oftsehr zeitaufwändig

Beispiel: Peters GmbH



Organisationsstruktur von Peters GmbH


Peter KönigGeschäftsführer

Peter KönigGeschäftsführer

Paul LeiterBereichsleiter

Technik

Paul LeiterBereichsleiter

Technik

Jana GoldingKaufmännische Leiterin

Jana GoldingKaufmännische Leiterin

Elisabeth ZahlFinanzleiterin

Elisabeth ZahlFinanzleiterin

Manfred MoritzHauptbuchhalterManfred Moritz

Hauptbuchhalter

Freddi VerkaufVertriebsleiter

32200

Freddi VerkaufVertriebsleiter

32200

Dieter ProzeßFertigungsleiter

21000

Dieter ProzeßFertigungsleiter

21000



Bearbeitungsprozess bisher:

Hauspost

BuchhaltungManfred Moritz

InnendienstDieter Prozeß

FinanzleitungElisabeth Zahl

1. Eingang

2. Buchung Verbindlichkeit

3. Kontierstempel

4. Kostenstellenzuweisen

32200

AußendienstFreddi Verkauf

> 5000 €

5. Freigeben

5a. Zusätzliche Freigabe > 5000 €

6. Bezahlen + Bezahlt-Stempel

7. Ablage




Eingangsbelege erfassen

Poststelle

Buchhaltung432089 432091

432092

432090

432090

432092

432091

432089

1. Scannen 2. Barcode erkennen,Stapel trennen

3. In Buchhaltungweiterleiten




Rechnungsfreigabe

BuchhaltungZahlung

Stop

< 5000 €?

ja

nein

ok? Startnein

ja

nein

ja

Genehm.Leitung

FreigabeKoSt-Leiter

Freigabe?

BuchhaltungKoSt-

Stempel

Start

Archivierung+ Routing




Automatische Archivierung mit Indexerweiterung

Beleg-# Firma Summe Datum

222954 Robinson‘s Refuge 667 13.02.05

222874 Hugo:NET 36099 10.06.05

222873 Telefonica Helvetica 216 22.05.05

222876 Stahlwerk München 1197120 17.10.04

222879 RoadRunner Logist 467 15.05.05

222954

Beleg-# Dokument-Typ Ko.-St. Status Firma Summe Datum

222954 Rechnung-Eingang 32200 gebucht





Robinson‘s Refuge 667 13.02.05

Hugo:NET 36099 10.06.05

Telefonica Helvetica 216 22.05.05

Stahlwerk München 1197120 17.10.04

RoadRunner Logist 467 15.05.05

Buchungsjournal

Archiv „Dokumenten-Pool“




Erzielte Erfolge

� Verzögerungen beseitigt� Keine Transportwegeverzögerungen� Buchhaltung kann sofort nachfassen

� Elektronische Einbindung des Aussendienstes

� Zahlungsverzögerungen vermieden� Lieferantenbeziehung gepflegt� Skonti genutzt

� Kein Belegverlust mehr

� Falschablage ausgeschlossen

� Späterer Rechnungszugriff für jeden direkt, ohne Aufwand in der Buchhaltung




Zusatznutzen durch DMS-Einsatz

� Bessere Informationsversorgung� Einbindung des Aussendienst� Anbindung von Aussenstellen

� Zeitersparnis durch automatische Ablage, keine Doppeltablage und damit keine Kopien mehr

� Rechnungen automatisch nach mehreren Kriterien findbar:� Lieferant, � Datum, � Belegnummer, � Betrag, � Volltext

� Keine Reorganisation des Archivs erforderlich� Gefilterter Zugriff für Dritte möglich (Kunden, Prüfer)� Maximale Rechtssicherheit durch Qualifizierte

elektronische Signatur



Einsatzgebiete von Dokumentenmanagement



Nutzen und Wirtschaftlichkeit von Dokumentenmanagementlösungen (1/2)


� Verbesserung des Kundenservices durch schnelle und korrekte Vorgangsrecherche und damit verbundener Wettbewerbsvorteil

� Systematische Dokumentenablage

� Reduzierung des Papierbedarfs

� Verringerung des Platzbedarfs für Papierarchive

� Einfache Recherchemöglichkeit von Informationen(Suchmaschine, Verschlagwortung, Vergabe eindeutiger Dokumente-Identifikatoren), auch in Alt-Dokumenten

� Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten

(durch automatische Konvertierung in aller Voraussicht nach „zeitlose“ Dateiformate wie TIFF oder PDF/A)

� Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfristen (teils bis zu 30 Jahren)

� Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen)

� Unterstützung bei der Dokumentenerstellung (Vorlagenverwaltung, Überwachung des Bearbeitungsstandes)


Nutzen und Wirtschaftlichkeit von Dokumentenmanagementlösungen (2/2)


� Abbildung und Steuerung des Dokumentendurchlaufs

(Workflow, automatisierte Überwachung von Vertragslaufzeiten)

� Paralleler Zugriff auf den Dokumentenbestand für alle berechtigten Mitarbeiter vom Arbeitsplatz aus

� Einsparung von Arbeitszeit durch Wegfall von Wartezeiten, Erhöhung der Produktivität der Mitarbeiter

� Gewährleistung eines Zugriffsberechtigungskonzeptes (Informationssicherheit und Datenschutz)

� Protokollieren sämtlicher Manipulationen an den Dokumenten und der Weiterleitungen der Dokumente

� Vermeiden von Speicherplatzkosten, die durch Mehrfachablage von Dokumenten entstehen (auf den E-Mail-Servern, auf Projekt-, Abteilungs- und Benutzerlaufwerken)

� Verhindern von Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen und Konflikten durch parallele Änderungen

� Verhindern von Doppelarbeit und Doppelablage


Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Lutz LangerwischASCI-Systemhaus GmbHTelefon: 030 / 2934850

E-Mail: [email protected]

Documents

Dipl.-Ing. Lutz Langerwisch ASCI Systemhaus GmbH ......© 2008 – ASCI Systemhaus GmbH Unsere Produkte schaffen Verbindungen, unsere Lösungen überwinden Hindernisse Dipl.-Ing. Lutz