Dokumentation für vertretungsberechtigte Personen unD ... · AdministrAtionshAndbuch de-mAil Web-Frontend . Dokumentation für vertretungsberechtigte. Personen unD aDministratoren

AdministrAtionshAndbuch de-mAil Web-Frontend Dokumentation für vertretungsberechtigte Personen unD aDministratoren Version 11.0

Release 2.5.2

Stand 26.02.2019

Status Freigegeben

Administrationshandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, 26.02.2019 Seite 2

impressum Copyright © 2019 by T-Systems T-Systems International GmbH, Frankfurt am Main, Germany

Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikroko-pie) sowie der Auswertung durch Datenbanken oder ähnliche Einrichtungen, vorbehalten.

Herausgeber

T-Systems International GmbH

Hahnstraße 43d D-60528 Frankfurt am Main

Dateiname

Administrationshandbuch_De-Mail_Web-Frontend_2.5.2.pdf

Release

2.5.2

Dokumentenbezeichnung

De-Mail Dokumentation für vertretungs-berechtigte Personen und Administrato-ren

Version

11.0

Stand

26.02.2019

Status

Freigegeben

Kurzinfo

Diese Dokumentation beschreibt den Funktionsumfang der De-Mail-Verwaltungsoberfläche für vertretungsbe-rechtigte Personen und Administratoren.

Administrationshandbuch De-Mail Web-Frontend Version 11.0, Stand 26.02.2019 Seite 3

inhAltsverzeichnis 1 Allgemeines zur Benutzerdokumentation ....................................................................................... 10

1.1 Vorbemerkung ............................................................................................................................................................10 1.2 Aufbau der Dokumentation ....................................................................................................................................10

1.2.1 Allgemein ...................................................................................................................................................10 1.2.2 Übersichtsseiten ......................................................................................................................................10 1.2.3 Schritt für Schritt-Anleitungen ..............................................................................................................11 1.2.4 Modul Schnellinfo ...................................................................................................................................11 1.2.5 Modul Hinweisbox ...................................................................................................................................12 1.2.6 Modul Schnellanzeige für benötigte Rechte ...................................................................................12

2 De-Mail Quickfinder ..................................................................................................................... 13 1.1.1 Allgemeine Grundlagen zur De-Mail Verschlüsselung.................................................................13 1.1.2 Schlüsselaustausch mit dem Kommunikationspartner ...............................................................13 1.1.3 Öffentlichen Schlüssel importieren ....................................................................................................13 1.1.4 Verschlüsselte De-Mails schreiben und senden ............................................................................13 1.1.5 Verschlüsselte De-Mails empfangen und lesen .............................................................................13

3 De-Mail – Überblick ..................................................................................................................... 15 3.1 Was ist De-Mail? .........................................................................................................................................................15 3.2 Voraussetzungen für die Benutzung der Anwendung ...................................................................................15 3.3 Hinweismeldungen an den Nutzer .......................................................................................................................17

3.3.1 Nachrichten - Überblick .........................................................................................................................17 3.3.2 Infobanner..................................................................................................................................................18 3.3.3 Nachrichten auf der Seite Kontoeinstellungen...............................................................................18

4 Rollen und Rechte ....................................................................................................................... 19 4.1 Rollen – Überblick .....................................................................................................................................................19 4.2 Rechte ...........................................................................................................................................................................20

4.2.1 Meine Kundendaten ...............................................................................................................................20 4.2.2 Postfachverwaltung ................................................................................................................................21 4.2.3 Nutzerverwaltung .....................................................................................................................................22 4.2.4 Vertreterverwaltung .................................................................................................................................23 4.2.5 Kontoverwaltung ......................................................................................................................................23 4.2.6 Domainverwaltung ..................................................................................................................................24 4.2.7 Exportverwaltung .....................................................................................................................................24

https://ecs.zspi.telekom.de/sites/69790/de-mail/SGR%20Dokumentation/01%20Kundendokumentation/DMDA%20Frontend/T-Systems/Administrationshandbuch_De-Mail_Web-Frontend_2.5.2.docx#_Toc1652411






5 Login ......................................................................................................................................... 25 5.1 Vorbemerkungen .......................................................................................................................................................25

5.1.1 Voraussetzungen .....................................................................................................................................25 5.1.2 Berechtigung zum Eröffnen eines De-Mail-Kontos .......................................................................25 5.1.3 Benutzerkonto sperren und entsperren ...........................................................................................26 5.1.4 Nutzungsdauer für Passwörter ............................................................................................................26 5.1.5 De-Mail aufrufen .......................................................................................................................................27

5.2 Initiales Login zur Aktivierung des De-Mail Kontos ........................................................................................28 5.2.1 Schritt für Schritt: erstes Login mit Benutzernamen und Passwort ..........................................28 5.2.2 Schritt für Schritt: erstes Login mit Mobile TAN .............................................................................37 5.2.3 Schritt für Schritt: erstes Login mit Ausweisdokument (eID) ......................................................41

5.3 Erstlogin für Administratoren und Vertretungsberechtigte Personen ......................................................44 5.3.1 Schritt für Schritt: erstes Login mit Benutzernamen und Passwort ..........................................44 5.3.2 Schritt für Schritt: erstes Login mit Mobile TAN .............................................................................54 5.3.3 Schritt für Schritt: erster Login mit Ausweisdokument .................................................................57

5.4 Login mit Benutzernamen und Passwort ...........................................................................................................60 5.4.1 Voraussetzungen .....................................................................................................................................60 5.4.2 Schritt für Schritt: Login mit Benutzernamen und Passwort .......................................................60

5.5 Login mit Mobile TAN ...............................................................................................................................................63 5.5.1 Voraussetzungen .....................................................................................................................................63 5.5.2 Schritt für Schritt: Login mit Mobile TAN ..........................................................................................63

5.6 Login mit Ausweisdokument (eID) .......................................................................................................................65 5.6.1 Voraussetzungen .....................................................................................................................................65 5.6.2 Schritt für Schritt: Login mit Ausweisdokument .............................................................................65

6 Postfach und Versand .................................................................................................................. 67 6.1 Postfachübersicht ......................................................................................................................................................67

6.1.1 De-Mail Leseansicht aufrufen ..............................................................................................................70 6.1.2 Schritt für Schritt: Darstellungsvariante wählen ............................................................................75 6.1.3 Schritt für Schritt: De-Mail im Anhang lesen ....................................................................................76 6.1.4 Schritt für Schritt: Prüfung auf Schadsoftware ...............................................................................77

6.2 Erstellung einer De-Mail ...........................................................................................................................................78 6.2.1 Übersicht ....................................................................................................................................................78 6.2.2 Schritt für Schritt: De-Mail verfassen ..................................................................................................81 6.2.3 Schritt für Schritt: De-Mail als Entwurf speichern ...........................................................................91 6.2.4 Schritt für Schritt: De-Mail drucken ....................................................................................................93


6.3 Verschlüsselte De-Mails senden und empfangen ..........................................................................................96 6.3.1 Allgemeine Grundlagen zur De-Mail Verschlüsselung.................................................................96 6.3.2 Schlüsselaustausch mit dem Kommunikationspartner ...............................................................97 6.3.3 Öffentlichen Schlüssel importieren ....................................................................................................98 6.3.4 Verschlüsselte De-Mails schreiben und senden ............................................................................99 6.3.5 Verschlüsselte De-Mails empfangen und lesen .......................................................................... 100

6.4 De-Mail Ordner verwalten ..................................................................................................................................... 102 6.4.1 Schritt für Schritt: Ordner anlegen ................................................................................................... 102 6.4.2 Schritt für Schritt: Unterordner anlegen ......................................................................................... 104 6.4.3 Schritt für Schritt: Ordner verschieben ........................................................................................... 106 6.4.4 Schritt für Schritt: Ordner umbenennen ........................................................................................ 108 6.4.5 Schritt für Schritt: Löschen von Ordnern ....................................................................................... 109 6.4.6 Schritt für Schritt: Ordner zum Export markieren ........................................................................ 110

6.5 De-Mails verwalten ................................................................................................................................................. 111 6.5.1 Einfaches Sortieren von De-Mails .................................................................................................... 111 6.5.2 Schritt für Schritt: erweitertes Sortieren von De-Mails ............................................................... 112 6.5.3 Schritt für Schritt: De-Mails verschieben ........................................................................................ 113 6.5.4 Schritt für Schritt: De-Mails exportieren ......................................................................................... 116 6.5.5 Schritt für Schritt: De-Mails löschen ................................................................................................ 119 6.5.6 Schritt für Schritt: De-Mails wiederherstellen ............................................................................... 120 6.5.7 Schritt für Schritt: De-Mails drucken ............................................................................................... 122 6.5.8 Schritt für Schritt: De-Mails als ungelesen markieren ................................................................ 125 6.5.9 Schritt für Schritt: De-Mail für Export-Datei markieren ............................................................... 126 6.5.10 Schritt für Schritt: De-Mail Suche ..................................................................................................... 128 6.5.11 Schritt für Schritt: De-Mails als Klartext speichern ...................................................................... 131

7 Adressbuch .............................................................................................................................. 133 7.1 De-Mail Adressbuch - Überblick ......................................................................................................................... 133

7.1.1 Schritt für Schritt: Adressbuch aufrufen......................................................................................... 134 7.1.2 Schritt für Schritt: De-Mail Adressbuch durchsuchen ............................................................... 135

8 De-Mail Kontoeinstellungen ........................................................................................................ 139 8.1 Einstellungen - Überblick ..................................................................................................................................... 139 8.2 Meine Kundendaten .............................................................................................................................................. 142

8.2.1 Übersicht ................................................................................................................................................. 142 8.2.2 Schritt für Schritt: Übersichtsseite Meine Kundendaten aufrufen ......................................... 145 8.2.3 Schritt für Schritt: Benutzernamen ändern ................................................................................... 146 8.2.4 Schritt für Schritt: Passwort ändern ................................................................................................. 148 8.2.5 Schritt für Schritt: Name ändern ....................................................................................................... 149 8.2.6 Schritt für Schritt: Anschrift ändern ................................................................................................. 153 8.2.7 Schritt für Schritt: De-Mail Benachrichtigung einrichten .......................................................... 155


8.2.8 Schritt für Schritt: De-Mail Benachrichtigung ändern ................................................................ 156 8.2.9 Schritt für Schritt: De-Mail Benachrichtigung löschen .............................................................. 157 8.2.10 Schritt für Schritt: Automatische Weiterleitung einrichten ....................................................... 158 8.2.11 Schritt für Schritt: Automatische Weiterleitung ändern ............................................................. 159 8.2.12 Schritt für Schritt: Automatische Weiterleitung löschen ........................................................... 160 8.2.13 Verschlüsselungs-Software herunterladen und installieren .................................................... 161 8.2.14 Schritt für Schritt: Schlüsselpaar erstellen .................................................................................... 162 8.2.15 Schritt für Schritt: Schlüssel exportieren ....................................................................................... 165 8.2.16 Schritt für Schritt: Schlüssel importieren ....................................................................................... 168 8.2.17 Versandoptionen einstellen ............................................................................................................... 171 8.2.18 Schritt für Schritt: Mobilfunknummer für Mobile TAN registrieren oder bearbeiten ........ 172 8.2.19 Schritt für Schritt: Mobilfunknummer löschen ............................................................................. 175 8.2.20 Schritt für Schritt: Ausweisdokument registrieren ...................................................................... 176 8.2.21 Schritt für Schritt: Ausweisdokument ändern .............................................................................. 178 8.2.22 Registrierung Eines Ausweisdokument löschen ........................................................................ 180 8.2.23 Einwilligung ............................................................................................................................................ 181

8.3 Kontoverwaltung ..................................................................................................................................................... 182 8.3.1 Übersicht ................................................................................................................................................. 182 8.3.2 Schritt für Schritt: Übersichtsseite der Kontoverwaltung aufrufen......................................... 185 8.3.3 Aktualitätsprüfung der Kontodaten ................................................................................................. 185 8.3.4 Schritt für Schritt: Änderung des Firmennamens / der Rechtsform ...................................... 186 8.3.5 Schritt für Schritt: Änderung der Unternehmensadresse ......................................................... 189 8.3.6 Schritt für Schritt: Änderung des De-Mail Kontonamens .......................................................... 190 8.3.7 Schritt für Schritt: Mindestauthentisierungsniveau verwalten ................................................. 191 8.3.8 Schritt für Schritt: Weiterleitungsdauer bearbeiten .................................................................... 193 8.3.9 Schritt für Schritt: Eintrag im öffentlichen De-Mail Verzeichnis erstellen ............................. 194 8.3.10 Schritt für Schritt: Eintrag im öffentlichen De-Mail Verzeichnis bearbeiten ........................ 196 8.3.11 Schritt für Schritt: Eintrag im öffentlichen De-Mail Verzeichnis löschen .............................. 197 8.3.12 Schritt für Schritt: Nachsendeauftrag erstellen ............................................................................ 198 8.3.13 Schritt für Schritt: Nachsendeauftrag ändern .............................................................................. 202 8.3.14 Schritt für Schritt: Nachsendeauftrag löschen ............................................................................. 206 8.3.15 Einwilligung ............................................................................................................................................ 207


8.4 Vertreterverwaltung ................................................................................................................................................ 207 8.4.1 Übersicht ................................................................................................................................................. 208 8.4.2 Aufbau der Beziehungen der gesetzlichen Vertreter ................................................................ 209 8.4.3 Schritt für Schritt: Übersichtsseite der Vertreterverwaltung aufrufen ................................... 210 8.4.4 Schritt für Schritt: Anlegen einer vertretungsberechtigten Person ........................................ 211 8.4.5 Übersicht: Änderungen zur vertretungsberechtigten Person ................................................. 218 8.4.6 Schritt für Schritt: Vertretungsberechtigten Person – Name ändern .................................... 219 8.4.7 Schritt für Schritt: Vertretungsberechtigten Person – Wohnsitz ............................................. 221 8.4.8 Vertretungsberechtigte Person – Link zur Nutzerverwaltung ................................................. 222 8.4.9 Vertretungsberechtigte Person – Einwilligungserklärung ....................................................... 222 8.4.10 Schritt für Schritt: Vertretungsberechtigten Person – Vertreter löschen ............................. 223 8.4.11 Schritt für Schritt: Anlegen einer vertretungsberechtigten Institution .................................. 224 8.4.12 Übersicht: Änderungen zur vertretungsberechtigten Institution ............................................ 227 8.4.13 Schritt für Schritt: Vertretungsberechtigten Institution –

Unternehmensname/Rechtsform/Registereintrag .................................................................... 228 8.4.14 Schritt für Schritt: Vertretungsberechtigten Institution – Anschrift ändern ......................... 230 8.4.15 Schritt für Schritt: Vertretungsberechtigten Institution – Vertreter löschen ........................ 231 8.4.16 Schritt für Schritt: Vertretungsberechtigten Institution – Weitere vertretungsberechtigte

Person anlegen ..................................................................................................................................... 232 8.4.17 Schritt für Schritt: Vertretungsberechtigten Institution - Weitere vertretungsberechtigte

Institution anlegen ................................................................................................................................ 239 8.4.18 Schritt für Schritt: Änderungen verifizieren ................................................................................... 242

8.5 Postfachverwaltung ............................................................................................................................................... 244 8.5.1 Übersicht Postfachverwaltung .......................................................................................................... 244 8.5.2 Schritt für Schritt: Übersichtsseite der Postfachverwaltung aufrufen ................................... 248 8.5.3 Schritt für Schritt: Neues Funktionspostfach anlegen ............................................................... 249 8.5.4 Schritt für Schritt: Neues persönliches Postfach anlegen ........................................................ 253 8.5.5 Schritt für Schritt: Deaktivieren eines Postfachs ......................................................................... 258 8.5.6 Schritt für Schritt: Aktivieren eines Postfachs .............................................................................. 259 8.5.7 Schritt für Schritt: Löschen eines Postfachs ................................................................................. 259 8.5.8 Schritt für Schritt: Zuordnen eines Postfachs............................................................................... 260 8.5.9 Übersicht Postfachbearbeitung ....................................................................................................... 264 8.5.10 Schritt für Schritt: Postfachbearbeitung - Postfachnutzer verwalten ..................................... 268 8.5.11 Schritt für Schritt: Postfachbearbeitung - Eintrag im De-Mail Verzeichnis erstellen ......... 271 8.5.12 Schritt für Schritt: Postfachbearbeitung - Eintrag im De-Mail Verzeichnis löschen .......... 273 8.5.13 Schritt für Schritt: Postfachbearbeitung - Postfachadresse ändern ...................................... 274 8.5.14 Schritt für Schritt: Postfachbearbeitung - Automatische Weiterleitung einrichten ........... 276 8.5.15 Schritt für Schritt: Postfachbearbeitung - Automatische Weiterleitung ändern ................. 277 8.5.16 Schritt für Schritt: Postfachbearbeitung - Automatische Weiterleitung löschen ............... 278


8.5.17 Schritt für Schritt: Postfachbearbeitung - Zertifikat im De-Mail Verzeichnis veröffentlichen .................................................................................................................................................................... 279

8.5.18 Schritt für Schritt: Postfachbearbeitung - Zertifikat im De-Mail Verzeichnis löschen ....... 282 8.5.19 Schritt für Schritt: Öffentlichen PGP-Schlüssel ins De-Mail Verzeichnis hochladen ........ 283 8.5.20 Schritt für Schritt: Öffentlichen PGP-Schlüssel aus dem De-Mail Verzeichnis entfernen 286 8.5.21 Schritt für Schritt: Postfachbearbeitung - Automatische Weiterleitung einrichten ........... 286 8.5.22 Schritt für Schritt: Postfachbearbeitung - Postfach einer anderen Subdomain zuordnen

.................................................................................................................................................................... 287 8.5.23 Schritt für Schritt: Postfachbearbeitung - Postfach für den Export markieren ................... 290 8.5.24 Postfachbearbeitung - Catch-All-Funktion bei Funktionspostfächern .................................. 291 8.5.25 Passive Postfächer ............................................................................................................................... 292 8.5.26 Konflikte mit passiven Postfächern: Subdomain anlegen ....................................................... 292 8.5.27 Löschen passiveR Postfächer .......................................................................................................... 294

8.6 Nutzerverwaltung .................................................................................................................................................... 296 8.6.1 Übersicht ................................................................................................................................................. 296 8.6.2 Schritt für Schritt: Übersichtsseite der Nutzerverwaltung aufrufen ....................................... 298 8.6.3 Schritt für Schritt: Neuen Mitarbeiter anlegen ............................................................................. 299 8.6.4 Schritt für Schritt: Funktionspostfach für neuen Mitarbeiter hinzufügen ............................. 306 8.6.5 Schritt für Schritt: Neuen Administrator anlegen ........................................................................ 309 8.6.6 Schritt für Schritt: Funktionspostfach für Administratoren hinzufügen ................................ 314 8.6.7 Die zusätzliche Rolle Archivar .......................................................................................................... 317 8.6.8 Schritt für Schritt: Neuen Archivar anlegen .................................................................................. 317 8.6.9 Schritt für Schritt: Mitarbeiter bearbeiten – Rolle ändern ......................................................... 324 8.6.10 Schritt für Schritt: Mitarbeiter bearbeiten – Anrede, Vorname, Nachname ........................ 327 8.6.11 Schritt für Schritt: Mitarbeiter bearbeiten – Benutzernamen ändern .................................... 328 8.6.12 Schritt für Schritt: Mitarbeiter bearbeiten – Passwort zurücksetzen ..................................... 329 8.6.13 Schritt für Schritt: Mitarbeiter bearbeiten – Persönliches Postfach ...................................... 332 8.6.14 Schritt für Schritt: Mitarbeiter bearbeiten – Funktionspostfach.............................................. 333 8.6.15 Schritt für Schritt: Administrator bearbeiten – Rolle ändern ................................................... 335 8.6.16 Schritt für Schritt: Administrator bearbeiten – (Anrede) Vorname(n) Nachname ............. 337 8.6.17 Schritt für Schritt: Administrator bearbeiten – Persönliche Angaben................................... 338 8.6.18 Schritt für Schritt: Administrator bearbeiten – Benutzernamen ändern .............................. 341 8.6.19 Schritt für Schritt: Administrator bearbeiten – Passwort ändern ............................................ 342 8.6.20 Schritt für Schritt: Administrator bearbeiten – Persönliches Postfach ................................. 345 8.6.21 Schritt für Schritt: Administrator bearbeiten – Funktionspostfach ........................................ 346


8.7 Domainverwaltung ................................................................................................................................................. 348 8.7.1 Übersicht ................................................................................................................................................. 348 8.7.2 Aufbau der Domains ............................................................................................................................ 349 8.7.3 Schritt für Schritt: Übersichtsseite der Domainverwaltung aufrufen ..................................... 350 8.7.4 Schritt für Schritt: Neue Subdomain anlegen .............................................................................. 351 8.7.5 Schritt für Schritt: Subdomain löschen .......................................................................................... 356 8.7.6 Übersicht Domainbearbeitung ......................................................................................................... 360 8.7.7 Schritt für Schritt: Domainbearbeitung – Subdomain-Namen ändern ................................. 362 8.7.8 Schritt für Schritt: Domainbearbeitung – Catch-All Adresse bearbeiten* ........................... 365 8.7.9 Schritt für Schritt: Domainbearbeitung – Initiales Funktionspostfach anlegen ................. 366 8.7.10 Schritt für Schritt: Domainbearbeitung – Initiales Funktionspostfach anpassen .............. 368 8.7.11 Schritt für Schritt: Domainbearbeitung – Weiterleitungsdauer bearbeiten ........................ 370 8.7.12 Schritt für Schritt: Domainbearbeitung – Eintrag im De-Mail Verzeichnis erstellen ......... 372 8.7.13 Schritt für Schritt: Domainbearbeitung – Eintrag im De-Mail Verzeichnis löschen .......... 373

8.8 Exportverwaltung .................................................................................................................................................... 374 8.8.1 Übersicht ................................................................................................................................................. 374 8.8.2 Schritt für Schritt: Übersichtsseite der Exportverwaltung aufrufen ........................................ 374 8.8.3 Schritt für Schritt: Export-Einstellungen anlegen ........................................................................ 375 8.8.4 Schritt für Schritt: Export-Einstellungen ändern .......................................................................... 382 8.8.5 Schritt für Schritt: Export-Einstellungen löschen ......................................................................... 387 8.8.6 Schritt für Schritt: Bearbeiterprotokoll einsehen ......................................................................... 388 8.8.7 Schritt für Schritt: Export-Dateien herunterladen oder löschen .............................................. 390

Abbildungsverzeichnis ....................................................................................................................... 393

Tabellenverzeichnis ........................................................................................................................... 406


Allgemeines zur Benutzerdokumentation

1 Allgemeines zur benutzerdokumentAtion 1.1 vorbemerkung De-Mail ist ein System zur rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation in Anlehnung an klassische E-Mails kombiniert mit den Vorteilen eines postalischen Briefes bzw. Einschreibens. Die in dieser Benutzerdoku-mentation beschriebene Nutzeroberfläche ist ein Bestandteil des De-Mail Systemverbundes.

Dieses Handbuch für Administratoren von Geschäftskunden liefert Ihnen für die De-Mail Nutzeroberfläche

einen Überblick über die für die Nutzung relevanten Prozesse und zeigt Ihnen, wie die Software bedient und angewendet wird.

Grundsätzlich werden in diesem Dokument keine Aussagen zur De-Mail Verwaltungsoberfläche in einer seiner zukünftigen Versionen getroffen. Weiterhin ist es nicht Ziel dieser Benutzerdokumentation, Aussagen zu folgen-den Punkten zu treffen:

technische Vereinbarungen über Umfang und Funktionsweise, Beschreibung von Schnittstellen zu Drittsystemen, Funktionsweise und -umfang von Fremdsystemen.

1.2 aufbau Der Dokumentation

1.2.1 Allgemein Über die Weboberfläche der De-Mail-Anwendung können Sie intuitiv auf die wesentlichen Funktionen zugreifen. Dies betrifft:

Ihr Postfach zur Verwaltung Ihrer De-Mails, öffentlicher Verzeichnisdienst, die Kontoeinstellungen mit den Verwaltungsfunktionen des De-Mail Kontos Ihrer Institution.

Die Gliederung des Benutzerhandbuchs orientiert sich an den Dialogfenstern der Benutzeroberflächen, so dass Sie die Beschreibungen direkt an der Software nachvollziehen können. Sie können das Benutzerhandbuch

als Gesamtdokument lesen, über das Inhaltsverzeichnis einzelne Abschnitte auswählen und direkt in die thematischen Abschnitte ein-

steigen oder über den Quickfinder direkt in ein Kapitel springen (Kapitel 2).

Sie erreichen die Funktionen auf der Weboberfläche über die jeweiligen Übersichtsseiten. Die jeweiligen Kapitel dieser Benutzerdokumentation beginnen mit Übersichtsseiten (siehe Kapitel 1.2.2). Schnellinfo-Module vor den Übersichtsseiten zeigen Ihnen, welche Funktionen zur Verfügung stehen.

1.2.2 Übersichtsseiten Die jeweiligen Funktionen der Anwendung wie Postfach, Adressbuch und Kontoeinstellungen erreichen Sie über Einstiegsseiten. Zu Beginn der Kapitel der Dokumentation werden Ihnen der Aufbau und die Funktionen in einem Überblick vorgestellt. Dabei werden Ihnen die einzelnen Seitenbereiche erklärt.



Abbildung 1: Beispiel Übersichtsseite

1.2.3 schritt FÜr schritt-Anleitungen Einzelne Prozesse werden in detaillierten Schritt-für-Schritt-Anleitungen abgehandelt. In der Regel wird dabei der Erfolgsfall beschrieben. Auf die möglichen Fehlermeldungen wird in diesen Anleitungen nicht eingegangen.

Ein Fortschrittsbalken zu Beginn der Arbeitsschritte erleichtert Ihnen den Überblick über den Gesamtfortschritt bei der Ausführung der Anleitung.

Abbildung 2: Beispiel Fortschrittsbalken in Schritt für Schritt-Anleitungen

1.2.4 modul schnellinFo Zu Beginn eines Kapitels erfahren Sie in einer Infobox, was in diesem beschrieben wird und welche Vorausset-zungen für die jeweiligen Aktionen erfüllt sein müssen*.

Abbildung 3: Beispiel Infobox

* Die erforderliche Berechtigung zum Ausführen der Aktionen ist vor den zugehörigen Schritt für Schritt-Anleitungen aufgeführt.



1.2.5 modul hinWeisbox In den Hinweisboxen finden Sie

wichtige Informationen zur Befüllung der Eingabefelder wie beispielsweise Passwortrichtlinien, wichtige Regeln, die bei der Benutzung des Systems beachtet werden müssen.

Abbildung 4: Beispiel Hinweisbox

1.2.6 modul schnellAnzeige FÜr benötigte rechte Zu Beginn einer Schritt-für-Schritt-Anleitung wird Ihnen angezeigt, welche Rechte und welches Authentisierungs-niveau Sie für die Ausführung der Aktion benötigen. Dabei finden folgende Icons Verwendung (siehe Tabelle 1).

Icon Erläuterung

Vertretungsberechtigte Person – Authentisierungsniveau normal / hoch: wird Ihnen angezeigt, wenn Sie zur Bearbeitung dieser Aktion entsprechend angemeldet sein müs-sen.

Administrator – Authentisierungsniveau normal / hoch: wird Ihnen angezeigt, wenn Sie zur Bearbeitung dieser Aktion entsprechend angemeldet sein müssen.

Mitarbeiter – Authentisierungsniveau normal / hoch: wird Ihnen angezeigt, wenn Sie zur Bearbeitung dieser Aktion entsprechend angemeldet sein müssen.

Tabelle 1: Schnellanzeige für benötigte Rechte

Die benötigten Rechte und das erforderliche Authentisierungsniveau werden Ihnen wie folgt angezeigt:

Abbildung 5: Beispiel Schnellanzeige für benötigte Rechte


De-Mail Quickfinder

2 de-mAil QuickFinder Auf der Nutzeroberfläche des Programms finden Sie alle Funktionen von De-Mail schnell und intuitiv. Die fol-gende Übersicht gibt Ihnen einen generellen Überblick zu den Grundfunktionen von De-Mail.

Von der Übersichtsgrafik unten können Sie direkt in die entsprechenden Kapitel gelangen. Klicken Sie dazu auf die jeweiligen Punkte, um sie aufzurufen*.

*Diese Funktion steht Ihnen nur in der elektronischen Version des Dokumentes zur Verfügung. Wenn Sie eine gedruckte Version benut-zen, können die Verweise im Dokument nicht verwendet werden.

Abbildung 6: Schnellübersicht De-Mail

Login mit Benutzer-namen und Pass-wort

Login mit Mobile TAN

Postfachübersicht

Erstellung einer De-Mail

De-Mail Ordner verwal-ten

De-Mails verwalten

Meine Kundendaten

Kontoverwaltung

Vertreterverwaltung

Postfachverwaltung

Nutzerverwaltung

Login mit Ausweis-dokument (eID)

Postfach und Versand De-Mail Konto- einstellungen

Domainverwaltung

Exportverwaltung

Adressbuch

Adressbuch


De-Mail Quickfinder

Login

Erfahren Sie in diesem Abschnitt, wie Sie sich am System anmelden. Sie haben grundsätzlich drei verschiedene Möglichkeiten, den geschützten Bereich von De-Mail aufzurufen: Ihr De-Mail Benutzername und Passwort er-möglicht Ihnen eine Anmeldung mit normalem Authentisierungsniveau. Wenn Sie über eine für das Mobile TAN Verfahren freigeschaltete Mobilfunknummer verfügen oder ein Ausweisdokument mit freigeschalteter Online-ausweis-Funktion (eID) besitzen, der in Ihren Nutzereinstellungen von De-Mail registriert ist, können Sie sich mit hohem Authentisierungsniveau anmelden.

Hinweis

Laden Sie sich zur Nutzung eines Ausweisdokuments (z. B. Personalausweis) die nötige AusweisApp 2 für Ihr Betriebssystem herunter. Sie finden den Download unter folgendem Link:

https://www.ausweisapp.bund.de/ausweisapp2-home/

Alternativ zur AusweisApp 2 können sie z. B. unter Linux auch Open eCard verwenden. Sie finden den Download unter folgendem Link:

https://www.openecard.org/download/pc/

Grundlegende Funktionen der Anwendung

Grundsätzlich können die Funktionen von De-Mail in drei Hauptbereiche aufgeteilt werden: Postfach und Ver-sand von De-Mails, Nutzung des Öffentlichen Adressbuchs und die Kontoeinstellungen.



De-Mail – Überblick

3 de-mAil – Überblick 3.1 Was ist De-mail? De-Mail ist eine elektronische Alternative zum heutigen papiergebundenen Briefverkehr. Auf einfache Weise er-möglicht De-Mail Ihnen das vertrauliche Versenden von Dokumenten und Nachrichten über das Internet. Der Empfang und Versand von De-Mails funktioniert wie bei herkömmlichen E-Mails, ist aber

sicher, nachweisbar und zuverlässig.

De-Mail ist die rechtlich verbindliche Zustellung von Nachrichten oder Dokumenten, die auch die Briefpost bietet. Dabei ist es technisch so einfach zu bedienen wie ein normales E-Mail-Programm.

3.2 voraussetzungen für Die benutzung Der anWenDung

Die Verwaltungsoberfläche des De-Mail Systems ist für folgende Browser entwickelt und getestet:

Google Chrome ab Version 72, Mozilla Firefox ab Version 65, Microsoft Internet Explorer 11 und Edge, sowie Apple Safari 11.

Für die Nutzung der genannten Browser ist die Aktivierung von TLS 1.2 notwendig.

Bevor Sie verschlüsselte Mails senden und empfangen können, müssen Sie die Browser-Erweiterung Mailvelope installieren. Mailvelope ist zurzeit für die aktuellen Versionen von Google Chrome und Firefox verfügbar.

Die Mindestauflösung Ihres Bildschirms zur korrekten Anzeige muss 1024 mal 768 Pixel betragen. Bei einer ge-ringeren Auflösung erscheinen Scrollbalken. Bei einer höheren Auflösung verbreitert sich der Inhalt bis zu einer Breite von 1280 Pixel mit. Danach vergrößert sich der umschließende Randbereich.

Zur Umsetzung der Anforderungen kommen folgende Internettechnologien zum Einsatz:

HTML 5 Javascript, Ajax, DHTML, CSS, Cookies.

Der Einsatz dieser Technologien ist für eine fehlerfreie Darstellung und die volle Funktionalität der Anwendung notwendig. Wenn Ihr System die benannten Technologien nicht unterstützt, können Sie das De-Mail System nut-zen, sind jedoch eingeschränkt im Layout und im Bedienungskomfort.



Die Oberfläche erfüllt die Vorgaben der barrierefreien Informationstechnik-Verordnung 2.0. Weitere Informatio-nen dazu entnehmen Sie bitte folgender Webseite:

http://www.barrierefreies-webdesign.de/bitv/bitv-2.0.html

Die aktuellen Informationen für die Anmeldung mit einem Ausweisdokument (eID), wie beispielsweise die unter-stützten Browserversionen, entnehmen Sie bitte folgender Webseite:


http://www.barrierefreies-webdesign.de/bitv/bitv-2.0.html



3.3 hinWeismelDungen an Den nutzer

3.3.1 nAchrichten - Überblick Hinweismeldungen sind an Sie gerichtete Meldungen. Die Tabelle 2 zeigt Ihnen, welche Meldungen des De-Mail Dienstanbieters Sie im entsprechenden Fall angezeigt bekommen können.

Nachricht Nutzer

Mobile TAN einrichten: Sie haben noch keine Handynummer für das Mobile TAN-Verfahren registriert.

Startet die Aktion Mobilfunknummer registrieren.

Ausweisdokument registrieren: Sie haben noch kein Ausweisdokument (eID) registriert.

Startet die Aktion Ausweisdokument registrieren.

Nutzungseinschränkung vorhanden: Es liegen Nutzungseinschränkungen für das De-Mail Konto vor.

Aktualitätsprüfung der persönlichen Daten: Mehr als sechs Monate sind nach der letzten Änderung beziehungsweise Bestätigung Ihrer persönlichen Daten bezie-hungsweise der Registrierung vergangen.

Startet die Aktion Aktualitätsprüfung der Identitätsdaten.

Aktualitätsprüfung der Unternehmensdaten: Mehr als sechs Monate sind nach der letzten Änderung beziehungsweise Bestätigung der Unternehmensdatendaten be-ziehungsweise der Registrierung des Unternehmens vergangen.

Startet die Aktion Aktualitätsprüfung der Identitätsdaten.

ÖVD-Zertifikate abgelaufen: Die Meldung wird eine Woche vor dem Ablaufdatum des Zertifikates beziehungsweise der Zertifikate angezeigt.

Anstehende Wartungsarbeiten: Die Meldung wird ab einer Woche vor dem jeweili-gen Beginn der anstehenden Wartungsarbeiten beziehungsweise Ausfallzeiten an-gezeigt.

Tabelle 2: Nachrichten – Überblick

Sie erhalten diese Nachrichten als Infobanner nach dem Login oder als Auflistung auf der Seite Kontoeinstel-lungen.



3.3.2 inFobAnner Nach dem Login können Ihnen Nachrichten – sofern welche vorhanden sind - in einem Hinweis-Dialogfenster angezeigt werden. Gibt es mehr als eine Nachricht, können Sie über eine Blätterfunktion zwischen diesen wech-seln.

Abbildung 7: Anzeige Infobanner

3.3.3 nAchrichten AuF der seite kontoeinstellungen Im Inhaltsbereich der Seite Kontoeinstellungen werden für Sie bestimmte Nachrichten angezeigt. Es sind die gleichen Nachrichten und Regeln wie für das Infobanner. Sie können auf dieser Seite die Nachrichten nicht schließen. Sie werden als Auflistung untereinander angezeigt.

Abbildung 8: Nachrichten auf der Seite Kontoeinstellungen


Rollen und Rechte

4 rollen und rechte 4.1 rollen – überblick Die Nutzer von De-Mail können im Geschäftskundenbereich folgende Rollen einnehmen:

Mitarbeiter: Login mit normalem beziehungsweise hohem Authentisierungsniveau Administrator: Login mit normalem beziehungsweise hohem Authentisierungsniveau Vertretungsberechtigte Person: Login mit normalem beziehungsweise hohem Authentisierungsniveau

Zusätzlich können Nutzer aller drei Rollen mit der zusätzlichen Rolle Archivar ausgestattet werden. Dies ist keine eigenständige Rolle, sondern erweitert die bestehende Rolle eines Mitarbeiters, Administrators oder vertretungs-berechtigten Person um das Recht zur Verwaltung der Exportfunktionen innerhalb des De-Mail Kontos.

Abbildung 9: Überblick Rollen für Geschäftskunden

Eine De-Mail Nutzergruppe ist dadurch gekennzeichnet, dass sie bestimmte Informationen beziehungsweise Funktionalitäten des Web-Clients sehen oder ausführen darf.


Rollen und Rechte

4.2 rechte

4.2.1 meine kundendAten

Aktion Rolle

Benutzername ändern

Passwort ändern

Name ändern

Adresse ändern

Automatische Weiterleitung für persönliches Postfach einrichten

Einrichtung von Versandoptionen

Mobilfunknummer für Mobile TAN registrieren, ändern, löschen

Ausweisdokument (eID) registrieren, ändern, löschen

Tabelle 3: Änderung Meine Kundendaten


Rollen und Rechte

4.2.2 postFAchverWAltung

Aktion Rolle

persönliches Postfach löschen, verknüpft mit Mitarbeiter

persönliches Postfach löschen, verknüpft mit Administrator

persönliches Postfach löschen, verknüpft mit vertretungsberechtigten Person

Funktionspostfach löschen

Funktionspostfach erstellen

Postfach (persönliches/Funktionspostfach) de-/aktivieren

Catch-All (initiales Funktionspostfach) aktivieren/deaktivieren

Veröffentlichung der Firmendaten im öffentlichen Verzeichnis (nicht für initiales Funktionspostfach)

Veröffentlichung einzelner Postfächer im ÖVD

Zertifikat im öffentlichen De-Mail Verzeichnis hochladen

Automatische De-Mail Weiterleitung für persönliche Postfächer erstellen/ändern

De-Mail Postfachadresse ändern *

* LocalPart vom Initial-Postfach kann nur von der vertretungsberechtigten Person geändert werden

Zuordnen des Postfachs zu einer anderen Subdomain

den Postfächern (persönliches/Funktionspostfach) Nutzer zuweisen/entfernen*

* Administratoren dürfen nicht das persönliche Postfach einer vertretungsberechtigten Person zuweisen beziehungsweise entfernen

Tabelle 4: Rechte für Postfachverwaltung


Rollen und Rechte

4.2.3 nutzerverWAltung

Aktion Der zu bearbeitende Benutzer hat die Rolle eine(s)r…

Mitarbeiters

Administrators Vertretungsberech-tigten Person

Neuen Benutzer anlegen, löschen -

Rolle (Administrator, Mitarbeiter) ändern -

Name (Anrede, Vorname, Name) ändern -

Benutzername ändern -

Passwort ändern -

Persönliches Postfach bearbeiten

Funktionspostfächer hinzufügen/löschen

Persönliche Angaben (Straße, Hausnummer, Ort, Postleitzahl, Land, Geburtsdatum, Geburtsort) än-dern

Kein Datensatz vor-handen -

Tabelle 5: Rechte für Nutzerverwaltung


Rollen und Rechte

4.2.4 vertreterverWAltung

Aktion Rolle

vertretungsberechtigte Institution anlegen

vertretungsberechtigte Institution löschen

vertretungsberechtigte Institution bearbeiten: Name, Rechtsform, Registereintrag

vertretungsberechtigte Institution bearbeiten: Adresse

vertretungsberechtigte Person anlegen ohne/mit Ausweisdokument (eID)

vertretungsberechtigte Person löschen

vertretungsberechtigte Person bearbeiten: Name: ohne/mit Ausweisdokument (eID)

vertretungsberechtigte Person bearbeiten: Adresse

Tabelle 6: Rechte für Administratoren - Vertreterverwaltung

4.2.5 kontoverWAltung

Aktion Rolle

Firmenname/Rechtsform ändern: Firmenname, Rechtsform, Registereintrag, Kon-taktdaten für Rückfragen (freiwillige Angabe)

Änderung der Firmenadresse

Änderung des De-Mail Kontonamens

Mindestauthentisierungsniveau des De-Mail Kontos ändern

Weiterleitungsdauer der Domain bearbeiten

Eintrag im öffentlichen Verzeichnisdienst erstellen

Nachsendeauftrag erstellen erstellen/ändern/löschen

Tabelle 7: Rechte für Kontoverwaltung


Rollen und Rechte

4.2.6 domAinverWAltung

Aktion Rolle

Subdomain anlegen

Subdomain löschen

Subdomain-Namen ändern

Adresse des initialen Funktionspostfachs der Subdomain ändern

Weiterleitungsdauer der Subdomain bearbeiten

Eintrag des initialen Funktionspostfachs im öffentlichen Verzeichnisdienst

Catch-All (initiales Funktionspostfach der Subdomain) aktivieren/deaktivieren

Tabelle 8: Rechte für Domainverwaltung

4.2.7 exportverWAltung

Aktion Rolle*

Export-Einstellungen ändern oder löschen

Bearbeiterprotokolle einsehen

Export-Dateien herunterladen oder löschen

Tabelle 9: Rechte für Exportverwaltung

* Mitarbeiter, Administratoren und vertretungsberechtigte Personen mit der zusätzlichen Rolle Archivar


Login

5 login

Sie möchten

sich bei Ihrem De-Mail Konto mit Ihren Zugangsdaten anmelden.

Sie werden*

sich entweder mit Ihrem De-Mail Benutzernamen und Passwort oder Ihrem Ausweisdokument mit Onlineausweisfunktion (eID) oder mit einer Mobile TAN einloggen.

* Die erforderlichen Berechtigungen zum Ausführen der Aktionen sind vor den zugehörigen Schritt für Schritt-Anleitungen aufgeführt.

5.1 vorbemerkungen

5.1.1 vorAussetzungen Um die geschützten Funktionen der Anwendung nutzen zu können, müssen Sie sich am System anmelden.

Anmelden mit Authentisierungs- niveau

Eingabeelemente Bemerkungen

Benutzername und Passwort

Normal De-Mail Kontoname, De-Mail Benutzer-name, Passwort

Benutzerkonto muss freigeschaltet und darf nicht gesperrt sein

Mobile TAN Hoch De-Mail Kontoname, De-Mail Benutzer-name,

Sicherheitscode,

PIN, Mobile TAN

Sicherheitscode zur zusätzlichen Sicherung Ihres Logins wird ange-zeigt

Benutzerkonto muss für das Mobile TAN Verfahren freigeschaltet sein

Benutzerkonto darf für das Mobile TAN Verfahren nicht mit der Zu-gangssperre hoch versehen sein

Ausweisdokument mit Onlineausweisfunktion (eID)

Hoch Personalausweis oder Aufenhaltstitel

Benutzerkonto muss für das eID-Verfahren freigeschaltet sein

Benutzerkonto darf für das eID-Ver-fahren nicht mit der Zugangssperre hoch versehen sein

Tabelle 10: Zugangsvoraussetzungen Login

5.1.2 berechtigung zum eröFFnen eines de-mAil-kontos Nach der Registrierung und dem Erhalt der Zugangsdaten aktivieren Sie durch das initiale Login Ihr De-Mail-Konto. Dies kann nur durch eine Person in der Rolle Vertretungsberechtigte Person oder einen dazu berech-tigten Administrator durchgeführt werden*.

* Administratoren können die Aktivierung des De-Mail-Kontos und Erstadministration nur durchführen, wenn ihnen diese Berechtigung während des Registrierungsprozesses erteilt wurde.


Login

5.1.3 benutzerkonto sperren und entsperren Ab dem dritten Login-Fehlversuch mit ein- und demselben Benutzernamen erfolgt eine temporäre Zugangs-sperre der Sperrart normal (Tabelle 11) für 30 Sekunden. Diese wird bei jedem weiteren Fehlversuch bis auf maximal 24 Stunden verdoppelt. Liegt eine Zugangssperre der Sperrart normal vor, können Sie sich nicht mit Benutzernamen und Passwort anmelden. Loggen Sie sich nach Ablaufen der Sperrzeit erfolgreich ein, wird der Login-Fehlversuch-Zähler wieder auf null zurückgesetzt.

Sie können die Zugangssperre der Sperrart normal durch ein erfolgreiches Login mit hohem Authentisierungs-niveau aufheben und der Login-Fehlversuch-Zähler wird wieder auf null zurückgesetzt.

Wenn Sie bei einer Anmeldung mit Mobile TAN die PIN dreimal falsch eingeben, ist diese gesperrt. Eine Entsper-rung ist nur durch die Interaktion mit dem Support möglich.

Nach insgesamt 99 Fehleingaben wird Ihr Login mit Benutzernamen und Passwort gesperrt und kann durch Sie nur durch ein Login mit hohem Authentisierungsniveau entsperrt werden.

Es werden folgende Sperrarten unterschieden:

Sperrart Beschreibung

Vollständige Sperrung Das De-Mail Benutzerkonto ist nicht nutzbar. Eine Nutzung der Kontoein-stellungen und des Post- und Versanddienstes ist dabei auch für den Empfang von Nachrichten nicht möglich. Sind zum vollständig gesperr-ten Benutzerkonto Eintragungen im öffentlichen Verzeichnisdienst exis-tent, werden diese automatisch für den Zeitraum der vollständigen Sper-rung aus dem öffentlichen Verzeichnisdienst gelöscht.

Zugangssperre „normal“ Der Zugang ist mit dem Authentisierungsniveau normal nicht möglich. Das Benutzerkonto ist hierbei durch die De-Mail Dienste weiterhin adres-sierbar. Auch bleiben die De-Mail Dienste insgesamt aktiv, soweit der Zu-gang durch den Nutzer hierzu nicht erforderlich ist.

Zugangssperre „hoch“ Der Zugang ist mit den Authentisierungsniveaus normal und hoch nicht möglich. Das Benutzerkonto ist hierbei durch die De-Mail Dienste weiter-hin adressierbar. Auch bleiben die De-Mail Dienste insgesamt aktiv, so-weit der Zugang durch den Nutzer hierzu nicht erforderlich ist.

Nutzungseinschränkung Das Benutzerkonto kann nur zum Abrufen von Nachrichten verwendet werden. Ein aktives Versenden von Nachrichten ist nicht möglich. Das Konto des Nutzers ist durch die De-Mail Dienste weiterhin adressierbar.

Tabelle 11: Sperrarten für Benutzerkonten

5.1.4 nutzungsdAuer FÜr pAssWörter Sie werden nach einer bestimmten Zeit aufgefordert, Ihr Passwort zu ändern. Wann und in welchem Abstand Sie diese Änderung vornehmen müssen, wird durch den DMDA festgelegt. Aktuell werden Sie alle 90 Tage zur Än-derung aufgefordert. Ändern Sie Ihr Passwort, wenn Sie eine entsprechende Meldung dazu im System erhalten.

Es wird die Aktion Passwort ändern gestartet. Dieser Dialogfenster kann durch Sie nicht abgebrochen werden.


Login

5.1.5 de-mAil AuFruFen Um die Anwendung zu starten, geben Sie folgende Adresse in Ihren Webbrowser ein:

https://www.de-mail.t-systems.de

Es öffnet sich die allgemeine Startseite von De-Mail.

Abbildung 10: De-Mail Startseite

Metanavigation

Rufen Sie über diese Navigation das Kontaktformular, das Impressum, die Allgemeinen Geschäftsbe-dingungen (AGB) oder die Informationen zum Datenschutz auf.

De-Mail Login

Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an Ihrem De-Mail Konto an.

Informationen

Erfahren Sie mehr über De-Mail.

1

2

3 3

http://www.de-mail.t-systems.de/


Login

5.2 initiales login zur aktivierung Des De-mail kontos

Sie haben

nach der Registrierung die Zugangsdaten bestehend aus De-Mail Kontoname, De-Mail Benutzername und initialem Passwort erhalten.

Sie möchten


Sie werden*

sich entweder mit Ihrem Benutzernamen und Passwort oder einer Mobile TAN oder Ihrem Ausweisdokument mit Onlineausweisfunktion (eID) einloggen.

* Die erforderliche Berechtigung zum Ausführen der Aktionen ist vor den zugehörigen Schritt für Schritt-Anleitungen aufgeführt.

5.2.1 schritt FÜr schritt: erstes login mit benutzernAmen und pAssWort Das Initialpasswort gilt bei dem ersten Login eines Benutzers in der Rolle vertretungsberech-tigte Person oder einem dazu berechtigten Administrator an einem Konto als Verfahren für das Authentisierungsniveau Hoch. Es ist nur für diesen Erstlogin-Vorgang gültig und verfällt bei dessen Benutzung. Das Passwort muss somit zwingend geändert werden.

Unter Einloggen mit wählen Sie Benutzername und Passwort aus. Geben Sie folgende Daten ein:

De-Mail Kontoname, De-Mail Benutzername, initiales Passwort.

Klicken Sie auf Login.

Abbildung 11: Erstlogin mit Benutzernamen und Passwort - Kontoaktivierung

Logindaten eingeben Passwort ändern Mind.-auth. ändern


Login

Nach dem erstmaligen erfolgreichen Login werden Sie aufgefordert, Ihr De-Mail Passwort zu ändern. Ändern Sie Ihr Passwort und wiederholen Sie die Eingabe. Klicken Sie auf Speichern.

Abbildung 12: Erstlogin: De-Mail initiales Passwort ändern - Kontoaktivierung

Sie sehen die Meldung Ihr Passwort wurde erfolgreich gespeichert.

Abbildung 13: Passwortänderung Bestätigung - Kontoaktivierung

Klicken Sie auf Weiter. Ihr geändertes Passwort wird übernommen.

Hinweis

Beachten Sie die Passwortrichtlinien.

Das Passwort muss drei der vier folgenden Zeichenarten enthalten: Großbuchsta-ben, Kleinbuchstaben, Ziffern, Sonderzeichen. Folgen von drei oder mehr auf- o-der absteigenden oder drei oder mehr gleichen Zeichen sind verboten. Das Pass-wort muss zwischen 8 und 16 Zeichen enthalten. Name, Geburtsdatum, Benutzer-name, De-Mail Adresse dürfen nicht enthalten sein. Das neue Passwort darf nicht gleich dem alten Passwort sein.



Login

Sie werden aufgefordert, das Authentisierungsniveau zu wählen. Sie können zwischen den Aktionen

Weiter für Login mit Benutzernamen und Passwort (Authentisierungsniveau normal)*, Mobilfunk-Nummer registrieren oder Ausweisdokument registrieren (Authentisierungsni-

veau hoch) wählen.

* Nur mit dem hohen Authentisierungsniveau steht Ihnen die Kontofunktionalität vollumfänglich zur Verfügung. Bei einer Registrierung Ihrer Mobilfunk-Nummer zu einem späteren Zeitpunkt können Sie das Authentisierungsniveau Hoch mit Mo-bile TAN erst dann nutzen, wenn Sie per Post einem Benutzer-PIN erhalten haben.

Abbildung 14: Erstlogin: Authentisierungsniveau wählen



Login

1. Login mit Benutzernamen und Passwort

Klicken Sie auf den Button Weiter.

Ab bildung 15: Authentisierungsniveau wählen: Weiter ohne TAN oder Ausweisdokument

Sie bekommen die Information zur späteren Registrierung der Mobilfunk-Nummer. Klicken Sie auf Weiter.


Login

Abbildung 16: Initiales Login: Weiter ohne Registrierung Mobilfunknummer

Sie sehen das Dialogfenster Einstellung für Login. Sie können nur das Authentisierungsniveau Normal wählen, da für das Authentisierungsniveau Hoch Ihre Mobilfunknummer oder Ihr Ausweisdo-kument mit Onlineausweisfunktion (eID) registriert sein müssen.

Klicken Sie auf Speichern.

Abbildung 17: Einstellung für Login bei Erstlogin mit Benutzername und Passwort

Es öffnet sich das Informations-Dialogfenster zur Bestätigung der erfolgreichen De-Mail Konto Einrich-tung. Klicken Sie auf OK. Sie gelangen zur Postfachübersicht.


Login

Abbildung 18: Bestätigung – De-Mail Konto eingerichtet – Kontoaktivierung

2. Anmelden mit Ausweisdokument

Klicken Sie auf Ausweisdokument registrieren.

Es öffnet sich das Fenster Mit Ausweisdokument anmelden. Prüfen Sie, ob Sie die erforderlichen Voraussetzungen zur Anmeldung und Authentisierung mit einem Ausweisdokument (eID) haben.

Legen Sie Ihr Ausweisdokument auf das Lesegerät. Klicken Sie auf Jetzt auslesen.

Abbildung 19: Erstlogin: mit Ausweisdokument anmelden

Sie werden mit dem De-Mail Konto verknüpft.


Login

3. Anmeldeverfahren Mobile TAN wählen

Klicken Sie auf den Button Mobilfunk-Nummer registrieren.

Abbildung 20: Mobilfunk-Nummer registrieren wählen

Es öffnet sich das Bearbeitungs-Dialogfenster Mobilfunk-Nummer registrieren. Geben Sie Ihre Mo-bilfunk Nummer ein und klicken Sie auf Weiter.


Login

Abbildung 21: Erstlogin: Mobile TAN anlegen - Mobilfunk-Nummer registrieren

Geben Sie anschließend den eingeblendeten Sicherheitscode in das Feld Sicherheitscode ein. Alter-nativ können Sie auf den Link Sicherheitscode vorlesen klicken. Bei Klick auf den Play-Button wird Ihnen ein Sicherheitscode angesagt. Tragen Sie diesen in das Feld Sicherheitscode ein und klicken auf Weiter.

Abbildung 22: Mobilfunk-Nummer registrieren – Sicherheitscode lösen

Es öffnet sich ein neues Bearbeitungs-Dialogfenster. Geben Sie die empfangene Mobile TAN ein. Kli-cken Sie auf Weiter.

Abbildung 23: Erstlogin: Mobilfunknummer registrieren – Mobile TAN


Login

Sie erhalten eine Bestätigung, dass Sie Ihre Mobilfunknummer erfolgreich registriert haben. Klicken Sie auf Weiter.

Abbildung 24: Bestätigung – Mobilfunknummer erfolgreich registriert

Sie sehen das Dialogfenster Einstellung für Login. Bitte legen Sie Ihr Authentisierungsniveau für den Login fest. Die Einstellungen gelten für alle Benutzer dieses De-Mail Kontos. Sie können diese jederzeit in den Kontoeinstellungen ändern.

Abbildung 25: Einstellung für Login: Authentisierungsniveau wählen

Sie erhalten eine Bestätigung, dass Ihr De-Mail Konto erfolgreich eingerichtet wurde. Klicken Sie an-schließend auf OK.

Abbildung 26: Bestätigung – erfolgreiche Einrichtung des De-Mail Kontos

Hinweis

Beachten Sie, dass die Festlegung des neuen Mindestauthentisierungsniveaus für das ge-samte De-Mail Konto gilt. Damit sind alle Nutzer von der Änderung betroffen. Nutzer ohne Verfahren für das hohe Authentisierungsniveau können sich anschließend nicht mehr an-melden!


Login

5.2.2 schritt FÜr schritt: erstes login mit mobile tAn Die initiale PIN gilt bei dem ersten Login mit Mobile TAN eines Benutzers in der Rolle vertre-tungsberechtigte Person oder einem dazu berechtigten Administrator an einem Konto als Verfahren für das Authentisierungsniveau Hoch. Die initiale PIN muss nach der Benutzung zwingend geändert werden.

Unter Einloggen mit wählen Sie Mobile TAN aus. Geben Sie folgende Daten ein:

De-Mail Kontoname, De-Mail Benutzername.

Geben Sie anschließend den eingeblendeten Sicherheitscode in das Feld Codeeingabe ein. Alterna-tiv können Sie auf den Link Sicherheitscode vorlesen klicken. Bei Klick auf den Play-Button wird Ihnen ein Sicherheitscode angesagt. Tragen Sie diesen in das Feld Sicherheitscode ein.

Abbildung 27: Login mit Mobile TAN

Klicken Sie auf Mobile TAN anfordern.

Logindaten eingeben Benutzer-PIN ändern Mind.-auth. ändern PIN und TAN eingeben


Login

Geben Sie Ihre PIN und Mobile TAN ein.

Abbildung 28: PIN und Mobile TAN eingeben


Sie haben im Vorfeld eine für den Erstlogin mit Mobile TAN gültige Benutzer-PIN erhalten. Ändern Sie diese PIN jetzt. Es öffnet sich ein Bearbeitungs-Dialogfenster zum Anlegen beziehungsweise Ändern Ihrer Benutzer-PIN. Geben Sie ins erste Eingabefeld Ihre bisherige Benutzer-PIN ein. Vergeben Sie dann eine neue Benutzer-PIN und wiederholen Sie die Eingabe. Klicken Sie auf Weiter.

Logindaten eingeben PIN und TAN eingeben Mind.-auth. ändern Benutzer-PIN ändern



Login

Abbildung 29: Erstlogin - Benutzer-PIN wählen

Es öffnet sich das Informations-Dialogfenster zur Bestätigung der Änderung der Benutzer-PIN. Klicken Sie auf Weiter.

Abbildung 30: Erstlogin – Bestätigung der erfolgreichen Änderung

Sie werden aufgefordert, das Mindestauthentisierungsniveau festzulegen. Wählen Sie in der Ansicht Einstellung für Login zwischen:

Authentisierungsniveau Normal, Authentisierungsniveau Hoch.



Login

Abbildung 31: Mindestauthentisierungsniveau wählen - Vertretungsberechtigte Person

Klicken Sie anschließend auf Speichern.

Es öffnet sich das Informations-Dialogfenster zur Bestätigung der erfolgreichen De-Mail Konto Einrich-tung. Klicken Sie auf OK. Sie gelangen zur Postfachübersicht.

Abbildung 32: Bestätigung – De-Mail Konto eingerichtet

Hinweis

Beachten Sie, dass die Festlegung des neuen Mindestauthentisierungsniveaus für das gesamte De-Mail Konto gilt. Damit sind alle Nutzer von der Änderung betrof-fen. Nutzer ohne Verfahren für das hohe Authentisierungsniveau können sich an-schließend nicht mehr anmelden.


Login

5.2.3 schritt FÜr schritt: erstes login mit AusWeisdokument (eid) Benutzer in der Rolle vertretungsberechtigte Person oder dazu berechtigte Administrato-ren können das initiale Login auch mittels Ausweisdokument (eID) durchführen, sofern sie ein entsprechendes Lesegerät besitzen.

Die aktuellen Informationen für die Anmeldung mit dem Ausweisdokument, wie beispielsweise die unterstützten Browserversionen, entnehmen Sie bitte folgender Webseite:


Wählen Sie als Anmeldemethode Ausweisdokument aus. Legen Sie Ihren Ausweisdokument auf das Lesegerät.

Abbildung 33: Erstlogin mit Ausweisdokument

Klicken Sie auf Ausweisdokument auslesen.

Ihnen wird ein Hinweisfenster zum Auslesen des Ausweises angezeigt.

Abbildung 34: Ausweisdokument auslesen

Daten auslesen Daten verifizieren Mind.-auth. ändern




Login

Benutzer in der Rolle vertretungsberechtigte Person oder dazu berechtigte Administrato-ren können das initiale Login auch mittels Ausweisdokument (eID) durchführen, sofern sie ein entsprechendes Lesegerät besitzen.

Befolgen Sie die Anweisungen der AusweisApp 2.

Abbildung 35: Lesegerät für Ausweisdokumente

Hinweis

Datenabgleich zwischen De-Mail Konto und Ausweisdokument

Wenn eine vertretungsberechtigte Person, unabhängig vom aktuellen Authentisie-rungsniveau, ihr Ausweisdokument (eID) registrieren möchte, werden die folgen-den Daten ihres Ausweisdokuments automatisch mit den Daten des Kontos abge-glichen.

Name Vorname* Geburtsort Geburtsdatum PLZ, Ort

Wenn der Abgleich der Daten nicht erfolgreich war, wird der Vorgang abgebro-chen. Der Nutzer erhält eine Fehlermeldung, dass die Daten vom Ausweisdoku-ment nicht mit den Daten des Kontos übereinstimmt.

* Es müssen nicht zwingend alle im Ausweisdokument enthaltenen Vornamen enthalten sein. Beim Datenabgleich wird geprüft, ob der oder die registrierte/n Vornamen auch so im Ausweisdokument als Vornamen aufgeführt sind.


Login

Sie werden aufgefordert, das Mindestauthentisierungsniveau festzulegen. Wählen Sie in der Ansicht Einstellung für Login per Radiobutton zwischen:


Abbildung 36: Mindestauthentisierungsniveau ändern

Klicken Sie anschließend auf Speichern. Sie gelangen zur Postfachübersicht.

Hinweis

Beachten Sie, dass die Festlegung des neuen Mindestauthentisierungsniveaus für das gesamte De-Mail Konto gilt. Damit sind alle Nutzer von der Änderung betrof-fen. Nutzer ohne Verfahren für das hohe Authentisierungsniveau können sie an-schließend nicht mehr anmelden!



Login

5.3 erstlogin für aDministratoren unD vertretungsberechtigte Personen

Sie haben

die Zugangsdaten bestehend aus De-Mail Kontoname, De-Mail Benutzername, initiales Passwort erhalten. Das De-Mail-Konto wurde bereits aktiviert.

Sie möchten*


Sie werden

sich mit Ihrem De-Mail Kontonamen, De-Mail Benutzernamen und initialem Pass-wort anmelden.


5.3.1 schritt FÜr schritt: erstes login mit benutzernAmen und pAssWort

Sie verfügen über gültige Zugangsdaten. Ihr Konto ist aktiv und nicht gesperrt. Das initiale Passwort gilt als Authentisierungsniveau Hoch.


De-Mail Kontoname, De-Mail Benutzername, Initiales Passwort.

Abbildung 37: Erstlogin mit Benutzernamen und Passwort

Klicken Sie auf den Button Login.



Login

Nach dem erstmaligen erfolgreichen Login werden Sie aufgefordert, Ihr De-Mail Passwort zu ändern. Ändern Sie Ihr Passwort. Wiederholen Sie die Eingabe.

Abbildung 38: Erstlogin: Initiales De-Mail Passwort ändern

Klicken Sie auf Speichern. Sie sehen die Meldung Ihr Passwort wurde erfolgreich gespeichert.

Abbildung 39: Erfolgreiche Passwortänderung - Bestätigung

Klicken Sie auf Weiter. Ihr geändertes Passwort wird übernommen.



Login

Hinweis

Sie können das Dialogfenster der Erstanmeldung nicht abbrechen oder übersprin-gen.


Das Passwort muss drei der vier folgenden Zeichenarten enthalten: Großbuchsta-ben, Kleinbuchstaben, Ziffern, Sonderzeichen. Folgen von drei oder mehr auf- o-der absteigenden oder drei oder mehr gleichen Zeichen sind verboten. Das Pass-wort muss zwischen acht und 16 Zeichen enthalten. Name, Geburtsdatum, Benut-zername, De-Mail Adresse dürfen nicht enthalten sein. Das neue Passwort darf nicht gleich dem alten sein.

Folgende Sonderzeichen sind zulässig:

@ # % *( ) _ + - = { } | [ ] : ; ? , . / ~

Sie werden aufgefordert, Ihr beliebiges Authentisierungsniveau zu wählen. Sie können zwischen den Aktionen Weiter für Login mit Benutzernamen und Passwort, Mobilfunk-Nummer registrieren und Ausweisdokument registrieren wählen.

Abbildung 40: Erstlogin: Authentisierungsniveau wählen



Login

Hinweis

Wenn das Authentisierungsniveau Ihres Accounts hoch ist, müssen Sie diese Re-gistrierung zwingend durchführen. Ist das Authentisierungsniveau normal, ist die Aktion optional.

Wenn das Authentisierungsniveau Ihres Accounts hoch ist, wird es empfohlen, Login mit Mobile TAN oder Ausweisdokument mit Onlineausweisfunktion (eID) zu wählen. Sonst können Sie sich später mit dem Benutzernamen und Passwort nicht anmelden, da diese Anmeldemethode dem Authentisierungsniveau hoch nicht ent-spricht.

1. Login mit Benutzernamen und Passwort

Klicken Sie auf den Button Weiter.

Abbildung 41: Login mit Benutzernamen und Passwort wählen


Login

Sie bekommen die Information zur späteren Registrierung der Mobilfunk-Nummer. Klicken Sie

Abbildung 42: Erstlogin: Login mit Benutzernamen und Passwort

Sie bekommen eine Nachricht zur erfolgreichen Einrichtung Ihres De-Mail Kontos. Klicken Sie a auf OK.

Abbildung 43: Erstlogin: Bestätigung der De-Mail Konto Einrichtung


Login

2. Anmelden mit Ausweisdokument (eID)

Klicken Sie auf Ausweisdokument registrieren.

Abbildung 44: Ausweisdokument registrieren wählen

Es öffnet sich das Fenster mit Ausweisdokument anmelden. Prüfen Sie, ob Sie die erforderlic setzungen zur Anmeldung und Authentisierung mit Ausweisdokument haben.

Legen Sie Ihr Ausweisdokument auf das Lesegerät. Klicken Sie auf Jetzt auslesen.


Login

Abbildung 45: Erstlogin: mit Ausweisdokument anmelden

Sie werden mit dem De-Mail Konto verknüpft.


Login

3. Anmeldeverfahren Mobile TAN wählen

Klicken Sie auf den Button Mobilfunk-Nummer registrieren.

Abbildung 46: Mobilfunk-Nummer registrieren wählen

Es öffnet sich der Bearbeitungs-Dialogfenster Mobilfunk-Nummer registrieren. Geben Sie Ihr Nummer ein und klicken Sie auf Weiter.


Login

Abbildung 47: Erstlogin: Mobile TAN anlegen - Mobilfunk-Nummer registrieren

Geben Sie anschließend den eingeblendeten Sicherheitscode in das Feld Sicherheitscode e können Sie auf den Link Sicherheitscode vorlesen klicken. Bei Klick auf den Play-Button wi Sicherheitscode angesagt. Tragen Sie diesen in das Feld Sicherheitscode ein und klicken auf

Abbildung 48: Mobilfunk-Nummer registrieren – Sicherheitscode lösen

Es öffnet sich ein neues Bearbeitungs-Dialogfenster. Geben Sie die empfangene Mobile TAN Sie auf Weiter.

Abbildung 49: Erstlogin: Mobilfunknummer registrieren – Mobile TAN


Login

Abbildung 50Erstlogin: Mobilfunknummer registrieren – Benutzer-PIN

Sie erhalten eine Bestätigung, dass Sie Ihre Mobilfunknummer erfolgreich registriert haben. Kli Weiter.

Abbildung 51: Bestätigung – Mobilfunknummer erfolgreich registriert

Sie erhalten eine Bestätigung, dass Ihr De-Mail Konto erfolgreich eingerichtet wurde. Klicken S ßend auf OK.

Abbildung 52: Bestätigung – erfolgreiche Einrichtung des De-Mail Kontos

Hinweis

Eine Mobile TAN besteht aus einer Folge von genau acht Zahlen.


Login

5.3.2 schritt FÜr schritt: erstes login mit mobile tAn

Ihre Mobilfunknummer wurde bereits für das Anmeldeverfahren mit Authentisierungsniveau Hoch angemeldet. Ihr Konto ist aktiv und nicht gesperrt.


De-Mail Kontoname, De-Mail Benutzername.

Geben Sie anschließend den eingeblendeten Sicherheitscode in das Feld Codeeingabe ein. Alterna-tiv können Sie auf den Link Sicherheitscode vorlesen klicken. Bei Klick auf den Play-Button wird Ihnen ein Sicherheitscode angesagt. Tragen Sie diesen in das Feld Sicherheitscode ein.



Logindaten eingeben Benutzer-PIN ändern Speichern PIN und TAN eingeben


Login




Sie haben im Vorfeld eine für den Erstlogin mit Mobile TAN gültige Benutzer-PIN erhalten. Ändern Sie diese PIN jetzt. Es öffnet sich ein Bearbeitungs-Dialogfenster zum Anlegen beziehungsweise Ändern Ihrer Benutzer-PIN. Geben Sie ins erste Eingabefeld Ihre bisherige Benutzer-PIN ein. Vergeben Sie dann eine neue Benutzer-PIN und wiederholen Sie die Eingabe. Klicken Sie auf Weiter.

Abbildung 55: Erstlogin - Benutzer-PIN wählen

Logindaten eingeben PIN und TAN eingeben Speichern Benutzer-PIN ändern



Login

Es öffnet sich der Informations-Dialogfenster zur Bestätigung der Änderung der Benutzer-PIN. Klicken Sie auf Weiter.

Abbildung 56: Erstlogin – Bestätigung der erfolgreichen Änderung

Es öffnet sich der Informations-Dialogfenster zur Bestätigung der erfolgreichen De-Mail Konto Einrichtung.

Abbildung 57: Bestätigung – De-Mail Konto eingerichtet

Klicken Sie auf OK. Sie gelangen zur Postfachübersicht.



Login

5.3.3 schritt FÜr schritt: erster login mit AusWeisdokument

Sie verfügen über ein Ausweisdokument mit Onlineausweisfunktion (eID) und ein entsprechen-des Lesegerät. Ihr Konto ist aktiv und nicht gesperrt.

Die aktuellen Informationen für die Anmeldung mit einem Ausweisdokument (eID), wie beispielsweise die unterstützten Browserversionen, entnehmen Sie bitte folgender Webseite:



Abbildung 58: Erstlogin mit Ausweisdokument





Login

Ihnen wird ein Hinweisfenster zum Auslesen des Ausweises angezeigt.




Hinweis


Wenn eine vertretungsberechtigte Person, unabhängig vom aktuellen Authentisie-rungsniveau, ihr Ausweisdokument (eID) registrieren möchte, werden die folgen-den Daten ihres Ausweisdokuments automatisch mit den Daten des Kontos abge-glichen.

Name Vorname Geburtsort Geburtsdatum PLZ, Ort

Wenn der Abgleich der Daten nicht erfolgreich war, wird der Vorgang abgebro-chen. Der Nutzer erhält eine Fehlermeldung, wenn die Daten vom Ausweisdoku-ment nicht mit den Daten des Kontos übereinstimmen.



Login

Sie werden aufgefordert, das Mindestauthentisierungsniveau festzulegen. Wählen Sie in der Ansicht Einstellung für Login per Radiobutton zwischen:



Klicken Sie anschließend auf Speichern. Sie gelangen zur Postfachübersicht.

Hinweis

Beachten Sie, dass die Festlegung des neuen Mindestauthentisierungsniveaus für das gesamte De-Mail Konto gilt. Damit sind alle Nutzer von der Änderung betrof-fen. Nutzer ohne Verfahren für das hohe Authentisierungsniveau können sie an-schließend nicht mehr anmelden!



Login

5.4 login mit benutzernamen unD PassWort

Sie möchten

sich bei Ihrem De-Mail Konto für das Authentisierungsniveau normal anmelden.

Sie werden

sich mit Ihrem De-Mail Kontonamen, De-Mail Benutzernamen und initialem Pass-wort anmelden.

5.4.1 vorAussetzungen

Ein Login ist nur für Sie möglich, wenn Ihr De-Mail Konto freigeschaltet und nicht gesperrt ist.

5.4.2 schritt FÜr schritt: login mit benutzernAmen und pAssWort


De-Mail Kontoname, De-Mail Benutzername, Passwort.


Abbildung 62: Login mit Benutzernamen und Passwort

Logindaten eingeben Login auslösen


Login

Ihre Angaben werden validiert und Sie gelangen auf die Seite Postfachübersicht.

Fehler: falsche Daten

Sind Ihre Angaben fehlerhaft, werden die Eingabefelder markiert. Geben Sie die korrekten Daten ein.

Abbildung 63: Login mit Benutzernamen und Passwort - Falsche Daten

Fehler: falsches Authentisierungsniveau

Hat Ihr Konto das Authentisierungsniveau Hoch, können Sie sich nicht mit Benutzernamen und Pass-wort anmelden. Sie erhalten die Nachricht, dass die gewählte Login-Methode nicht dem Min-destauthentisierungsniveau entspricht. Sie gelangen automatisch zur Anmeldemaske mit Mobile TAN.

Logindaten eingeben Login auslösen


Login

Abbildung 64: Login mit Benutzernamen und Passwort - Fehler bei hohem Mindestauthentisierungsniveau

Melden Sie sich mit Ihrer Mobile TAN an.


Login

5.5 login mit mobile tan

Sie möchten

sich bei Ihrem De-Mail Konto für das Mindestauthentisierungsniveau Hoch anmelden.

Sie werden

sich mit Ihrem De-Mail Kontonamen, De-Mail Benutzernamen und einer gültigen Mobile TAN anmelden.

5.5.1 vorAussetzungen Ein Login ist nur möglich, wenn Ihr De-Mail Benutzerkonto freigeschaltet ist und keine Zugangssperre hoch vorhanden ist. Ihr Benutzerkonto muss für das Mobile TAN Verfah-ren freigeschaltet sein.

Wenn Sie sich erfolgreich eingeloggt haben, wird eine eventuell vorhandene Zugangs-sperre normal entfernt. Sie erhalten Zugriff auf die für das hohe Authentisierungsniveau vorgesehenen Funktionalitäten.

5.5.2 schritt FÜr schritt: login mit mobile tAn


De-Mail Kontoname De-Mail Benutzername

Geben Sie anschließend den eingeblendeten Sicherheitscode in das Feld Sicherheitscode ein. Alter-nativ können Sie auf den Link Sicherheitscode vorlesen klicken. Mit Klick auf den Play-Button wird Ihnen ein Sicherheitscode angesagt. Tragen Sie diesen in das Feld Sicherheitscode ein.

Logindaten eingeben PIN und TAN eingeben Login auslösen


Login





Klicken Sie auf Login. Sie gelangen zum Posteingang.




Login

5.6 login mit ausWeisDokument (eiD)

Sie möchten

sich bei Ihrem De-Mail Konto für das Mindestauthentisierungsniveau hoch anmelden.

Sie werden

sich mit Ihrem Ausweisdokument anmelden.

5.6.1 vorAussetzungen Sie benötigen für diese Login-Methode ein Ausweisdokument und ein Lesegerät. Ein Lo-gin ist nur möglich, wenn Ihr Benutzerkonto freigeschaltet ist und keine Zugangssperre hoch vorhanden ist. Ihr De-Mail Benutzerkonto muss für das eID-Verfahren freigeschaltet sein.

Wenn Sie sich erfolgreich eingeloggt haben, wird eine eventuell vorhandene Zugangs-sperre normal entfernt. Sie erhalten Zugriff auf die für das hohe Authentisierungsniveau vorgesehenen Funktionalitäten.

5.6.2 schritt FÜr schritt: login mit AusWeisdokument

Die aktuellen Informationen für die Anmeldung mit einem Ausweisdokument, wie beispielsweise die unterstützten Browserversionen, entnehmen Sie bitte folgender Webseite:



Abbildung 67: Login mit Ausweisdokument (eID)


Ausweis auflegen Ausweisdaten auslesen



Login

Ihnen wird ein Hinweis-Dialogfenster zum Auslesen des Ausweises angezeigt.




Hinweis


Wenn eine vertretungsberechtigte Person, unabhängig vom aktuellen Authentisie-rungsniveau, ihr Ausweisdokument registrieren möchte, werden die folgenden Daten ihres Ausweisdokuments automatisch mit den Daten des Kontos abgegli-chen.


Wenn der Abgleich der Daten nicht erfolgreich war, wird der Vorgang abgebro-chen. Der Nutzer erhält eine Fehlermeldung, wenn die Daten des Ausweisdoku-ments nicht mit den Daten des Kontos übereinstimmen.

Ausweis auflegen Ausweisdaten auslesen


Postfach und Versand

6 postFAch und versAnd

Sie möchten

De-Mails empfangen, senden und verwalten.

Sie haben

das für die jeweilige Aktion notwendige Authentisierungsniveau, ein funktionsfähiges Postfach.

Sie werden*

De-Mails erstellen, versenden und empfangen, Ihr Postfach strukturieren und verwalten.


6.1 Postfachübersicht Die Postfachübersicht erscheint als erste Seite nach dem erfolgreichen Login. Standardmäßig wird der Inhalt des Ordners Posteingang dargestellt.

Abbildung 70: Postfachübersicht

2

1

3



Über der Listenansicht finden Sie je nach Ordner verschiedene Aktionsicons, um die betreffenden Aktionen durchzuführen (siehe Tabelle 12).

Icon Aktion

De-Mail schreiben (nicht im Ordner Entwürfe)

De-Mail weiter bearbeiten (nur im Ordner Entwürfe)

Verschlüsselte De-Mail schreiben (nicht im Ordner Entwürfe)

Kontakte zur verschlüsselten Kommunikation einladen (nicht im Ordner Entwürfe)

De-Mail lesen (nicht im Ordner Entwürfe)

Mehr

De-Mail beantworten (nicht im Ordner Entwürfe, Postausgang) De-Mail allen antworten (nicht im Ordner Entwürfe, Postausgang) De-Mail weiterleiten (nicht im Ordner Entwürfe, Postausgang) De-Mail verschieben (nicht im Ordner Entwürfe, Postausgang) De-Mail drucken De-Mail als Plain Text exportieren

(nicht im Ordner Entwürfe, Postausgang) De-Mail im Mbox-Format exportieren

(nicht im Ordner Entwürfe, Postausgang) De-Mail als ungelesen markieren

(nicht im Ordner Entwürfe, Postausgang) De-Mail für Export-Datei markieren Als Klartext speichern (nicht im Ordner Entwürfe, Postausgang)

De-Mail löschen (nicht im Ordner Postausgang)

De-Mails sortieren

Tabelle 12: Aktionsicons Postfachübersicht



Sie sehen je nach Wahl 10, 25 oder 50 De-Mails in der Listenansicht. Sie können diese Anzahl in der kleinen Drop-Down-Box rechts neben den Aktionsicons festlegen. Liegen mehr De-Mails vor, als auf einer Seite angezeigt werden, können Sie am unteren Seitenrand auf die nächste oder vorherige Seite blättern.

Sind in einem ausgewählten Ordner keine Nachrichten enthalten, wird ein entsprechender Hin-weistext angezeigt. Die Listenansicht ist in sechs Felder gegliedert (siehe Tabelle 13).

Feld Beschreibung

Art ungeöffnete De-Mail

geöffnete De-Mail

ungeöffnete De-Mail Authentisierungsniveau hoch

geöffnete De-Mail Authentisierungsniveau hoch

Von (Posteingang, Schad-software, Gelöscht)

Name bzw. De-Mail Adresse des Absenders

An (Postausgang, Ent-würfe, Gesendet)

Name bzw. De-Mail Adresse des Empfängers

Betreff Betreff der Nachricht

(Anhang) Vorhandensein von Nachrichtenanhängen

Datum Absende- beziehungsweise Empfangszeitpunkt der Nachricht

Größe Größe der Nachricht

Info Über Icons werden folgende Informationen zu der De-Mail angezeigt:

Absenderbestätigt

Eingangsbestätigt

Versandbestätigt

Persönlich

Abholbestätigt (nur für Behörden)

Einschreiben (entspricht Versandbestätigung + Eingangsbestätigung)

hohes Authentisierungsniveau des Absenders

Hinweis auf Schadsoftware

Signiert

Verschlüsselt für Export-Archiv markiert

Tabelle 13: Felder Listenansicht



Im Menü Postfachauswahl können Sie aus den für Sie verfügbaren Postfächern wählen. Nach einem erneuten Login gelangen Sie zur Postfachübersicht des zuletzt ausgewählten Postfachs. Falls Sie ein Funktionspostfach ausgewählt hatten und Ihnen zwischenzeitlich der Zugriff darauf entzogen wurde, wird Ihnen die Postfachübersicht Ihres persönlichen Postfachs angezeigt.

Die Postfach-Ordnerübersicht enthält alle Ihre verfügbaren Postfachordner. Ihr Postfach enthält stan-dardmäßig folgende Ordner in dieser definierten Reihenfolge:

Posteingang Postausgang Entwürfe Gesendet Schadsoftware Gelöscht

Diese sechs Standardordner können nicht gelöscht, verschoben oder umbenannt werden. Mehr Infor-mationen zum Verwalten von Ordnern erhalten Sie in Kapitel 0.

6.1.1 de-mAil leseAnsicht AuFruFen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter

Authentisierungsniveau: normal, gegebenenfalls hoch

Um eine De-Mail aus der Listenansicht zu lesen, wählen Sie die gewünschte Nachricht per Mausklick aus und drücken den Button Lesen in der Postfachübersicht. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, die Nachricht per Dop-pelklick zu öffnen.

Abbildung 71: Lesen einer De-Mail



Hinweis

Nachrichten, die ein Authentisierungsniveau hoch erfordern, können nur dann geöffnet wer-den, wenn Sie mit Authentisierungsniveau hoch angemeldet sind. Bei einer Anmeldung mit Authentisierungsniveau normal sind diese Mails mit einem Symbol und einem entsprechen-den Hinweistext versehen:

Abbildung 72: Hinweis auf hohes Authentisierungsniveau

Um diese Nachrichten zu öffnen, klicken Sie auf die Funktion Mit hohem Authentisie-rungsniveau anmelden und verfahren Sie wie in den Kapiteln 0 und 5.6 beschrieben.

Die gewählte De-Mail öffnet sich dann in der Leseansicht. Eine geöffnete De-Mail wird automatisch als gelesen markiert.

In der Leseansicht wird Ihnen eine Reihe von Informationen zu der geöffneten De-Mail angezeigt (siehe Abbil-dung 73).

Abbildung 73: De-Mail in der Leseansicht

2 3

4

1

5



Auch in der Leseansicht stehen Ihnen verschiedene Aktionsicons zum schnellen Ausführen von Standardaktionen zur Verfügung (siehe Tabelle 14).

Icon Aktion

De-Mail schreiben

De-Mail beantworten

De-Mail allen antworten

De-Mail weiterleiten

De-Mail verschieben

Weitere Optionen

De-Mail drucken De-Mail exportieren De-Mail auf Schadsoftware prüfen Für Export-Datei markieren Als Klartext speichern

sowie die Darstellungsvarianten:

− Als HTML anzeigen − Als HTML-Quellcode anzeigen − Als RTF anzeigen − Als RTF-Quellcode anzeigen − Als Klartext anzeigen

De-Mail löschen

Tabelle 14: Aktionsicons in der Leseansicht



Im Kopf der De-Mail werden Ihnen folgende Basisinformationen zur De-Mail angezeigt:

Betreff der Nachricht

Name bzw. Adresse des Absenders

Absende- beziehungsweise Empfangszeitpunkt der Nachricht

Ergänzend hierzu können Sie über die Funktion Details anzeigen zusätzliche Informationen, wie zum Beispiel:

Versandweg,

Detailinformationen zum Absender,

Antwortadresse,

Versandoptionen,

Hash-Wert,

Signatur (falls vorhanden) und

Message-ID abrufen.

Auf der rechten Seite des Kopfbereiches ist die Größe der De-Mail angegeben. Zusätzlich können ver-schiedene Icons erscheinen, die für spezielle Informationen zu der erhaltenen De-Mail stehen (siehe Tabelle 15). Diese Icons unterscheiden sich je nach Authentisierungsniveau und gewählten Ver-sandoptionen.



Icon Aktion

Absenderbestätigt

Eingangsbestätigt

Versandbestätigt

Persönlich

Abholbestätigt (nur für Behörden)

Einschreiben (entspricht Versandbestätigung + Eingangsbestätigung)

Hohes Authentisierungsniveau des Absenders

Hinweis auf Schadsoftware

Signiert

Verschlüsselt

Für Export-Datei markiert

Tabelle 15: Informationsicons in der Leseansicht

Sind in der De-Mail Anhänge vorhanden, werden diese im unteren Teil des Kopfbereiches gelistet. Um eine angehängte Datei zu öffnen oder zu speichern, klicken Sie auf den Dateinamen. Sind mehrere Mailanhänge vorhanden, haben Sie die Möglichkeit, alle angehängten Dateien mit einem Mal zu spei-chern. Klicken Sie dafür auf Alle speichern.

Abbildung 74: Alle Anhänge speichern

Im Inhalte-Bereich der De-Mail wird der vollständige Nachrichtentext angezeigt.

Hinweis

Ist eine Nachricht mit Enthält möglicherweise Schadsoftware markiert, wird Ihnen ein entsprechender Warnhinweis angezeigt. Mit dem Button Abbrechen wird die Aktion beendet und Sie gelangen zur Listenansicht zurück, ohne die Nachricht geöffnet zu haben. Über den Button Weiter wird die Nachricht zum Le-sen geöffnet.



6.1.2 schritt FÜr schritt: dArstellungsvAriAnte Wählen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter


Sie können bei einer De-Mail in der Leseansicht zwischen verschiedenen Darstellungsvarianten wäh-len. Klicken Sie dafür auf das Aktionsicon Mehr.

Abbildung 75: De-Mail in Leseansicht: Darstellungsvariante wählen

Ihnen werden nun die folgenden Darstellungsvarianten angeboten:

Als HTML anzeigen

Als HTML-Quellcode anzeigen

Als RTF anzeigen

Als RTF-Quellcode anzeigen

Als Klartext anzeigen

Die aktuell ausgewählte Darstellungsvariante wird dabei farbig angezeigt, nicht auswählbare Optionen in Hellgrau. Bei Klick auf eine der Optionen ändert sich die Darstellung der De-Mail entsprechend Ihrer Auswahl.

Optionen aufrufen Option wählen

Optionen aufrufen Option wählen



6.1.3 schritt FÜr schritt: de-mAil im AnhAng lesen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter


Wenn Sie eine De-Mail erhalten, in deren Anhang sich eine weitere De-Mail befindet, können Sie diese per Doppelklick auf das Anhangs-Dokument öffnen.

Abbildung 76: Anhang öffnen

Die angehängte De-Mail öffnet sich dann in einem neuen Dialogfenster und kann von Ihnen gelesen werden.

Abbildung 77: Dialogfenster De-Mail aus Anhang

Anhang öffnen De-Mail lesen

Anhang öffnen De-Mail lesen



6.1.4 schritt FÜr schritt: prÜFung AuF schAdsoFtWAre Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter


Sie können eine in der Leseansicht geöffnete De-Mail manuell auf Schadsoftware prüfen.

Abbildung 78: Prüfung auf Schadsoftware

Klicken Sie auf den Button Mehr und anschließend die Funktion Auf Schadsoftware überprüfen, um den Prüfvorgang zu starten.

Wenn keine Schadsoftware gefunden wird, erscheint ein entsprechender Hinweis.

Abbildung 79: Hinweis auf fehlende Schadsoftware

Wird eine Schadsoftware gefunden, wird die Nachricht mit Enthält möglicherweise Schadsoftware markiert und in den Ordner Schadsoftware verschoben. Ihnen wird in diesem Falle ein entsprechen-der Warnhinweis angezeigt.

Wird Ihnen der Warnhinweis angezeigt, können Sie mittels Klick auf den Button Anzeige beenden die Leseansicht verlassen und gelangen zurück zur Listenansicht. Über den Button Trotzdem anzeigen bleibt die Nachricht zum Lesen geöffnet.

Wird kein Warnhinweis angezeigt, gelangen Sie durch Klick auf OK zurück zur Leseansicht.

Prüfprozess starten Ergebnisanzeige Beenden





6.2 erstellung einer De-mail

Sie möchten

De-Mails erstellen und versenden.

Dazu gehören:*

das Hinzufügen von Anhängen sowie die Nutzung verschiedener Versandoptionen (beispielsweise der Versand mit Ein-

schreiben).


6.2.1 Übersicht Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter

Authentisierungsniveau: normal

Um die Erstellungsansicht aufzurufen, klicken Sie in der Postfachübersicht auf De-Mail schreiben.

Abbildung 80: Aktionsicon De-Mail schreiben

Daraufhin öffnet sich eine Ansicht, in der Sie eine De-Mail verfassen und versenden können. Diese Erstellungsansicht öffnet sich ebenfalls, wenn Sie aus der Postfachübersicht oder Leseansicht die Aktionen Beantworten, Allen antworten oder Weiterleiten auslösen.



Abbildung 81: Verfassen einer De-Mail

1

4

2

3



An oberster Stelle steht Ihnen eine Reihe von Aktionsicons zum Ausführen von Standardaktionen zur Verfügung (Aktionsleiste).

Zurück

Senden (aktiv sobald An:, Betreff: und der Mailtext vorhanden sind) Speichern

Anhang

Drucken

Im Nachrichtenkopf finden Sie eine Reihe von Feldern, in die für den Versand der De-Mail notwendige Pflichtangaben einzutragen sind. Darüber hinaus können Sie hier weitere (optionale) Spezifikationen vornehmen.

Von Absenderadresse An Empfängeradresse(n) inklusive Adressbuchfunktion, CC / Copy-Funktion, BCC / Blindcopy-

Funktion und Antwortadressen-Funktion Option

Als HTML-De-Mail versenden

Betreff

Anhang

De-Mail Editor mit Optionen zur Textformatierung.

Freitextfeld zum Verfassen des Mailtextes und ein Senden-Button (aktiv sobald An:, Betreff: und der Mailtext vorhanden sind).



6.2.2 schritt FÜr schritt: de-mAil verFAssen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter


Sie befinden sich in der Erstellungsansicht.

Abbildung 82: Absenderadresse

Ihre De-Mail-Adresse ist standardmäßig im Bereich Von dargestellt.

Absender festlegen Empfänger eingeben Versandoption wählen

Betreff formulieren Anhänge hinzufügen Mailtext verfassen Senden

Editor aktivieren



Geben Sie die De-Mail Adresse des Empfängers ein.

Abbildung 83: Eingabe der Empfängeradresse

Sie können diese manuell eingeben oder bestehende Kontakte aus dem öffentlichen Adressbuch hinzufügen. Klicken Sie dafür auf die Funktion Aus Adressbuch hinzufügen neben dem Eingabefeld.

Mehr zu der Funktion öffentliches De-Mail Verzeichnis finden Sie in Kapitel 0.

Mehrere Empfängeradressen werden durch Komma oder Semikolon getrennt. Beim Hinzufügen von Empfän-gern stehen Ihnen drei weitere Funktionen zur Verfügung:

„CC“ hinzufügen: Wenn Sie den Namen eines Empfängers in dieses Feld der De-Mail einfügen, wird eine Kopie der Nachricht an diesen Empfänger gesendet, wobei der Name des Empfängers für andere Emp-fänger der Nachricht sichtbar ist.

„BCC“ hinzufügen: Wenn Sie den Namen eines Empfängers in dieses Feld der De-Mail einfügen, wird eine Kopie der Nachricht an diesen Empfänger gesendet, der Name des Empfängers ist jedoch für an-dere Empfänger der Nachricht nicht sichtbar.

„Antwortadresse“ hinzufügen: Sie haben die Möglichkeit, eine De-Mail-Adresse festzulegen, an die der Empfänger der De-Mail seine Antwort senden soll. Diese Adresse wird vom System dann automatisch ausgewählt, wenn der Empfänger Ihre Nachricht beantwortet.



Editor aktivieren



Wählen Sie die gewünschten Optionen aus.

Abbildung 84: Optionen

Sie haben drei (Behörden: vier) verschiedene Optionen zur Wahl:

Absenderbestätigt (nur Authentisierungsniveau hoch): Diese Option ist standardmäßig voreingestellt. Sie können hiermit zum Ausdruck bringen, dass Sie sich zum Absenden der Nachricht sicher angemeldet haben. Sie können diese Versandoption in Ihren zentralen Einstellungen ändern.

Einschreiben: Mit dieser Option erhalten sowohl Sie, als auch der Empfänger der De-Mail eine Sende- und eine Empfangsbestätigung als De-Mail zugesandt. Diese Versandoption ist kostenpflichtig.

Persönlich / vertraulich (nur Authentisierungsniveau hoch): Wählen Sie diese Option aus, wenn der Empfänger der Nachricht zum Lesen ebenfalls mit Authentisierungsniveau hoch eingeloggt sein soll. Sollte der Empfänger nicht über das Authentisierungsniveau hoch verfügen, erhalten Sie eine entspre-chende Fehlermeldung vom Postfachdienst.

Abholbestätigt (nur für öffentliche Institutionen): Diese Versandoption wird nur für öffentliche Institutio-nen angezeigt. Hiermit erhalten Sie und der Empfänger einen Nachweis darüber, wann die Nachricht im Postfach des Empfängers abgelegt wurde. Die Abholbestätigung wird vom Postfachdienst des Empfän-gers erzeugt, wenn dieser sich das erste Mal nach dem Ablegen der Nachricht in seinem Postfach mit Authentisierungsniveau hoch anmeldet. Nachrichten, für die eine Abholbestätigung angefordert wurde, werden nicht weitergeleitet. Es wird lediglich eine Benachrichtigung an die Weiterleitungsadresse gesen-det, dass eine in der Abholung zu bestätigende Nachricht eingegangen ist.

Hinweis

Sie können in dem Bereich Meine Kundendaten die Optionen auswählen, die beim Verfassen einer neuen De-Mail für Sie vorausgewählt sein sollen (siehe Kapitel 8.2.13).



Editor aktivieren



Wählen Sie Als HTML-De-Mail versenden?, um den De-Mail Editor zu aktivieren.

Abbildung 85: De-Mail Editor aktivieren

Es öffnet sich ein Standard HTML-Editor, der Ihnen grundlegende Funktionen der Textformatierung bietet.

Abbildung 86: De-Mail Editor

Folgende Funktionen stehen Ihnen über den Editor zur Verfügung:



Editor aktivieren



Feld Beschreibung

Ausschneiden

Kopieren

Einfügen

Rückgängig

Wiederherstellen

Im Text suchen

Im Text suchen und ersetzen

Liste/nummerierte Liste erstellen

Einzug verringern/erhöhen

Bild/Sonderzeichen/Tabelle einfügen/editieren

Link einfügen/editieren/entfernen

Schriftart auswählen

Größe auswählen

Schriftstil auswählen: fett, kursiv, unterstrichen, durchgestrichen / Formatierung entf.

Textausrichtung auswählen: linksbündig, zentriert, rechtsbündig, Blocksatz

Textfarbe auswählen

Schriftart auswählen

Größe auswählen

Schriftstil auswählen: fett, kursiv, unterstrichen, durchgestrichen / Formatierung entf.

Textausrichtung auswählen: linksbündig, zentriert, rechtsbündig, Blocksatz

Textfarbe auswählen

Tabelle 16: Funktionen HTML-Editor



Formulieren Sie einen prägnanten Betreff der Nachricht.

Abbildung 87: Betreff formulieren

Um Ihrer De-Mail eine oder mehrere Dateien anzuhängen, klicken Sie auf die Funktion Anhang hinzufügen. Al-ternativ können Sie auch auf das Aktionsicon Anhang in der obigen Aktionsleiste klicken.

Abbildung 88: Anhang hinzufügen



Editor aktivieren

Absender festlegen Empfänger eingeben Versandoption wählen Editor aktivieren




Es öffnet sich ein Dialogfenster zum Hochladen der Dateien.

Abbildung 89: Dialogfenster Datei hochladen

Klicken Sie auf Durchsuchen, um das Standard-Dialogfenster Ihres Browsers aufzurufen.

Abbildung 90: Dialogfenster Dateiauswahl

Wählen Sie die gewünschte Datei aus und bestätigen Sie die Auswahl mit einem Klick auf Öffnen.



Abbildung 91: Dialogfenster Dateiupload

Nach Auswahl einer Datei haben Sie die Möglichkeit, Ihrer De-Mail einen weiteren Anhang hinzuzufügen. Sie können bis zu drei Anhänge gleichzeitig auswählen. Zum Upload der Datei beziehungsweise Dateien klicken Sie im Dialogfenster auf Hochladen.

Nach Abschluss des Upload-Prozesses, der einige Sekunden dauern kann, werden die angehängten Dateien im Kopfbereich der Erstellungsansicht gelistet*.

* Beachten Sie, dass die Zustellung einer De-Mail nur garantiert werden kann, wenn sie kleiner als 20 MB ist.

Abbildung 92: Dateianhang in einer De-Mail

Um eine angehängte Datei wieder zu entfernen, klicken Sie auf das Kreuz-Symbol neben der entsprechenden Datei. Um eine weitere Datei anzuhängen, klicken Sie auf Weitere Anhänge hinzufügen.



Verfassen Sie im Freitextfeld den Text Ihrer Nachricht.

Abbildung 93: Mailtext verfassen



Editor aktivieren



Um Ihre Mail abschließend zu senden, klicken Sie auf das Aktionsicon Senden in der obigen Aktionsleiste oder den Button Senden unter dem Freitextfeld.

Abbildung 94: Senden von De-Mails

Die Buttons werden erst aktiv, wenn Sie alle Pflichtfelder im Kopfbereich der De-Mail eingegeben haben (Emp-fängeradresse, Betreff und Nachrichtentext). Nach erfolgreichem Versand der Nachricht wird diese automa-tisch in den Ordner Gesendet verschoben. Für die kurze Dauer des Versandprozesses wird die Nachricht auto-matisch im Ordner Postausgang zwischengelagert.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass ein Benutzer im normalen Authentisierungsniveau pro Tag maximal 100 De-Mail Nachrichtern versenden darf. Diese Begrenzung gilt auch, falls er Zugriff auf mehrere Postfächer besitzt.

Haben mehrere Nutzer Zugriff auf das gleiche Postfach (zum Beispiel im Rahmen von Funktionspostfächern), so kann jeder der Benutzer im normalen Authentisie-rungsniveau jeweils 100 De-Mail-Nachrichten pro Tag versenden.

Absender festlegen Empfänger eingeben Versandoptionen


Editor aktivieren



6.2.3 schritt FÜr schritt: de-mAil Als entWurF speichern Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter


Möchten Sie die formulierte De-Mail zu einem späteren Zeitpunkt senden, können Sie die De-Mail als Entwurf speichern. Klicken Sie dafür das Aktionsicon Speichern in der Aktionsleiste an.

Abbildung 95: Speicherung als Entwurf

Speichern Bestätigen



Ein Hinweis-Dialogfenster bestätigt Ihnen dann die Speicherung als Entwurf.

Abbildung 96: Hinweis Entwurf gespeichert

Klicken Sie auf OK.

Hinweis

Sollten Sie bereits Informationen wie Text oder Empfängeradresse eingegeben haben, werden Sie auch bei Klicken des Aktionsicons Zurück gefragt, ob Sie die De-Mail als Entwurf speichern möchten.

Speichern Bestätigen



6.2.4 schritt FÜr schritt: de-mAil drucken Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter


Um die De-Mail auszudrucken, klicken Sie das Aktionsicon Drucken in der obigen Aktionsleiste.

Abbildung 97: Aktionsicon Drucken

Drucken wählen Druck bestätigen Drucker auswählen Druckergebnis



Es öffnet sich dann eine Druckansicht der De-Mail in einem weiteren Browserfenster.

Abbildung 98: De-Mail Druckansicht

Klicken Sie auf den Button Drucken.




Es öffnet sich das Standard-Dialogfenster Ihres Browsers.

Abbildung 99: Dialogfenster Drucken

Wählen Sie den gewünschten Drucker aus und nehmen Sie eventuelle Druck-Einstellungen vor.

Senden Sie den Druckauftrag mit einem Klick auf OK ab.

Die De-Mail wird gedruckt. Folgende Felder einer De-Mail werden dabei gedruckt:

Datum (aktueller Zeitstempel)

An

Absender

Betreff

Liste der Anhänge (vollständiger Dateiname)

Nachrichtentext





6.3 verschlüsselte De-mails senDen unD emPfangen

6.3.1 Allgemeine grundlAgen zur de-mAil verschlÜsselung Mit der De-Mail Verschlüsselung stellen wir Ihnen eine Lösung zur Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (englisch End-to-End) Ihrer De-Mails zur Verfügung. Unter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung versteht man die Verschlüsselung der übertragenen Inhalte über alle Übertragungsstationen hinweg. Die zu übertragenden Daten werden auf Sen-derseite verschlüsselt und erst beim Empfänger wieder entschlüsselt.

Hinweis

Die Funktion steht nur für persönliche Postfächer zur Verfügung.

Die De-Mail Verschlüsselung wird mit einem auf Pretty Good Privacy (PGP) basierenden Verschlüsselungsver-fahren umgesetzt. Die Verschlüsselung wird unter der Verwendung von Schlüsselpaaren erreicht. Als Nutzer der De-Mail Verschlüsselung generieren Sie sich dieses Schlüsselpaar, das sich aus einem

geheimen privaten Schlüssel (Privater Schlüssel – Private Key) und einem öffentlichen Schlüssel (nicht geheim – Public Key) für Ihre Kommunikationspartner zusammensetzt.

Hinweis

Bevor Sie verschlüsselte De-Mails senden und empfangen können, müssen Sie die Browser-Erweiterung Mailvelope installieren. Mailvelope ist zurzeit für die ak-tuellen Versionen von Google Chrome und Firefox verfügbar.

Die Informationen zur Installation und der Erstellung von Schlüsselpaaren entneh-men Sie dem Kapitel 0 Schritt für Schritt: Schlüsselpaar erstellen.



6.3.2 schlÜsselAustAusch mit dem kommunikAtionspArtner Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter


Laden Sie Ihre Kontakte zur verschlüsselten Kommunikation ein. Klicken Sie im Posteingang auf Ein-laden. Es wird eine De-Mail mit dem mit Ihrem öffentlichen Schlüssel an den gewünschten Empfänger als De-Mail versendet.

Es öffnet sich die Ansicht zum Verfassen einer De-Mail. Im Anhang ist Ihr öffentlicher Schlüssel bereits hinzugefügt.

Abbildung 100: Einladung versenden

Einladen Verfassen Senden




Klicken Sie auf Senden.

Hinweis

Beachten Sie, dass Sie zur Kommunikation den öffentlichen Schlüssel Ihres Kom-munikationspartners ebenfalls benötigen. Erst dann können Sie eine De-Mail schicken, die Sie mit dem öffentlichen Schlüssel Ihres Kommunikations-partners abschließen.

Falls Ihre Kommunikationspartner Ihren öffentlichen Schlüssel in das De-Mail Ver-zeichnis geladen haben, können Sie verschlüsselte Mails direkt versenden – ohne vorherige Einladung des Kommunikationspartners.

Sie haben die Möglichkeit Ihren öffentlichen Schlüssel in das De-Mail Verzeichnis zu laden, wenn Sie zuvor Ihr Postfach im De-Mail Verzeichnis veröffentlicht haben.

6.3.3 öFFentlichen schlÜssel importieren Öffnen Sie die De-Mail mit dem öffentlichen Schlüssel Ihres Kommunikationspartners. Klicken Sie auf Schlüssel jetzt importieren.

Abbildung 101: Schlüssel importieren




6.3.4 verschlÜsselte de-mAils schreiben und senden Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter


In der Ansicht Posteingang finden Sie die Funktion Verschlüsseln. Klicken Sie auf das Icon um die Ansicht zum Erstellen einer verschlüsselten De-Mail zu öffnen.

Füllen Sie wie gewohnt die Felder zur Adressierung sowie den Betreff aus. Der zur Verschlüsselung vorgesehene Inhaltsbereich Ihrer Nachricht wird gesondert dargestellt. Informationen, die in diesem Bereich eingegeben werden, befinden sich ausschließlich lokal in der Browser-Erweiterung. Erst mit dem Bestätigen durch den Senden-Button werden die Nachrichten verschlüsselt und zum Versand an Ihren De-Mail Anbieter übergeben.

Abbildung 102: Verschlüsselte De-Mail verfassen





Klicken Sie auf Senden.

Hinweis

Sie können Dateianhänge einer verschlüsselten De-Mail anfügen. Fügen Sie dem Inhaltsbereich über die Funktion Anhang hinzufügen Ihre Anlage dazu. Bitte beachten Sie, dass die Nachrichtengröße der De-Mail insgesamt das Größen-Limit von 20 MB nicht übersteigen darf.

6.3.5 verschlÜsselte de-mAils empFAngen und lesen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter


Sie erkennen eine verschlüsselte De-Mail im Posteingang am Schloss-Symbol in der Spalte Info. Kliken Sie zum Öffnen auf das Icon Lesen.

Abbildung 103: Verschlüsselte De-Mail lesen

Um eine verschlüsselte De-Mail zu entschlüsseln, werden Sie aufgefordert, das Passwort zu Ihrem per-sönlichen Schlüssel einzugeben. Hierzu wird im Dialogfenster der entsprechende Schlüssel ange-zeigt. Geben Sie das Passwort ein und klicken Sie auf OK.

Abbildung 104: Schlüssel-Passwort eingeben

Einladen Vefassen Senden

De-Mail öffnen De-Mail entschlüsseln De-Mail lesen




Nach erfolgreicher Eingabe des Schlüsselpassworts öffnet sich die entschlüsselte Nachricht. Der In-haltsbereich der Nachricht ist gesondert gekennzeichnet und befindet sich ausschließlich lokal in der Browser-Erweiterung.

Abbildung 105: Leseansicht einer verschlüsselten Nachricht




6.4 De-mail orDner verWalten

Sie möchten

Ihre De-Mails in Ordnern verwalten.

Dazu gehören:*

das Anlegen von Ordnern und Unterordnern, das Verschieben von Ordnern, das Umbenennen von Ordnern und das Löschen von Ordnern.


6.4.1 schritt FÜr schritt: ordner Anlegen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter


Um einen neuen Ordner anzulegen, klicken Sie in der Postfachübersicht auf die Funktion Neuer Ord-ner.

Abbildung 106: Postfach-Ordnerübersicht

Vergeben Sie dann einen selbstgewählten Ordnernamen.

Abbildung 107: Neuen Ordner benennen

Neuer Ordner Ordner benennen Ordner anlegen Weitere Funktionen




Nach Drücken der Taste Enter ist der neue Ordner angelegt.

Abbildung 108: Neuer Ordner angelegt

Für jeden selbst angelegten Ordner kann per Rechtsklick auf das Symbol ein Kontextmenü auf-gerufen werden, das fünf Funktionen bereithält, die in den nachfolgenden Schritt für Schritt-Anleitun-gen beschrieben werden.

Abbildung 109: Ordner-Kontextmenü





6.4.2 schritt FÜr schritt: unterordner Anlegen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter


Um in einem vorhandenen Ordner einen Unterordner anzulegen, rufen Sie mittels Klick auf das Sym-

bol rechts neben dem Ordnernamen das Kontextmenü des vorhandenen Ordners auf.

Abbildung 110: Ordner Kontextmenü

Klicken Sie anschließend auf Neu anlegen.

Abbildung 111: Ordner Kontextmenü - Neu Anlegen

Es entsteht ein neuer Unterordner.

Abbildung 112: Neuer Ordner

Kontextmenü aufrufen Unterordner anlegen Unterordner benennen Darstellung




Vergeben Sie einen Namen für den neuen Unterordner.

Abbildung 113: Ordner benennen

Bestätigen Sie die Eingabe durch Drücken der Enter-Taste.

Der Unterordner ist angelegt.

Abbildung 114: Neuer Unterordner

Das Vorhandensein von Unterordnern wird durch einen kleinen Pfeil links neben dem übergeordneten Ordner angezeigt. Mittels Klick auf das Symbol lässt sich die Ordnerstruktur auf- und wieder zuklappen.

Hinweis

Nicht erlaubt sind Unterordner unterhalb der sechs Standardordner Posteingang, Postausgang, Entwürfe, Gesendet, Schadsoftware und Gelöscht.

Die Ordnerstruktur kann eine maximale Hierarchietiefe von drei Ordnern aufwei-sen.





6.4.3 schritt FÜr schritt: ordner verschieben Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter


Um einen Ordner oder Unterordner innerhalb der Ordnerstruktur zu verschieben, rufen Sie mittels

Klick auf das Symbol rechts neben dem Ordnernamen das Kontextmenü des vorhandenen Ord-ners auf.


Klicken Sie anschließend auf Verschieben.

Es öffnet sich ein Bearbeitungs-Dialogfenster, in dem Sie den neuen Zielordner auswählen können.

Abbildung 116: Bearbeitungs-Dialogfenster Ordner verschieben

Kontextmenü aufrufen Ordner verschieben Ordner ablegen




Wählen Sie den Zielordner per Klick aus. Bei Auswahl des Ordners Stammverzeichnis wird ein zu verschiebender Unterordner zu einem Ordner ersten Ranges.

Abbildung 117: Bearbeitungs-Dialogfenster Ordner verschieben Auswahl

Beenden Sie die Aktion durch einen Klick auf Speichern. Der Ordner befindet sich damit an seinem neuen Platz.

Hinweis

Ein Ordner kann nicht in sich selbst oder unterhalb eines seiner Unterordner ver-schoben werden (weder direkter noch indirekter Unterordner).

Die Unterordner-Struktur des verschobenen Ordners bleibt in seiner Struktur und Zuordnung bestehen, diese werden also implizit mit verschoben. Sollte dadurch die Hierarchietiefe von maximal drei Ebenen überschritten werden, kann der Ord-ner nicht verschoben werden.

Die Eingruppierung der Nachrichten in den Ordnern bleibt beim Verschieben be-stehen.




6.4.4 schritt FÜr schritt: ordner umbenennen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter


Um einen Ordner oder Unterordner umzubenennen, rufen Sie mittels Klick auf das Symbol rechts neben dem Ordnernamen das Kontextmenü des vorhandenen Ordners auf.


Klicken Sie anschließend auf Umbenennen.

Der Ordnername wird zum Bearbeiten freigegeben. Vergeben Sie einen neuen Namen.

Abbildung 119: Umbenennen eines Ordners

Speichern Sie die Änderung nach der Umbenennung des Ordners durch Drücken der Enter-Taste. Der Ordner ist nun mit neuem Namen gelistet.

Abbildung 120: Ordner Kontextmenü - Speichern

Hinweis

Standardordner können nicht umbenannt werden.

Kontextmenü aufrufen Ordner umbenennen Speichern





6.4.5 schritt FÜr schritt: löschen von ordnern Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter


Um einen Ordner oder Unterordner innerhalb der Ordnerstruktur zu löschen, rufen Sie mittels Klick

auf das Symbol rechts neben dem Ordnernamen das Kontextmenü des vorhandenen Ordners auf.


Klicken Sie anschließend auf Löschen.

Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage mit einem Klick auf Ja wird der Ordner gelöscht.

Abbildung 122: Ordner löschen - Bestätigung

Hinweis

Standardordner können nicht gelöscht werden.

Bitte beachten Sie beim Löschen, dass immer zuerst im Ordner befindliche De-Mails und Unterordner gelöscht werden müssen, bevor der zugehörige Oberord-ner gelöscht werden kann. Enthält ein Ordner also noch De-Mails oder Unterord-ner, werden Sie darauf hingewiesen, diese zuerst zu löschen.

Kontextmenü aufrufen Ordner löschen

Kontextmenü aufrufen Ordner löschen



6.4.6 schritt FÜr schritt: ordner zum export mArkieren Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter mit der zusätzlichen Rolle Archivar


Um die gesamten De-Mails eines Ordners oder Unterordners zum Export zu markieren, rufen Sie mit-

tels Klick auf das Symbol rechts neben dem Ordnernamen das Kontextmenü des entsprechen-den Ordners auf.


Klicken Sie anschließend auf Archivieren.

Die im Ordner enthaltenen De-Mails sind nun zum Export markiert. Sie werden in der in der Listenan-sicht nun mit dem Icon A für Archivierung angezeigt.

Abbildung 124: De-Mails für Export markiert

Hinweis

Wenn Sie mit einem niedrigeren Authentisierungsniveau als die zu archivierenden De-Mails angemeldet sind, können diese nicht zum Export markiert werden. Mel-den Sie sich dafür mit dem Authentisierungsniveau hoch an.

Kontextmenü aufrufen Ordner archivieren

Kontextmenü aufrufen Ordner archivieren



6.5 De-mails verWalten

Sie möchten

Ihre De-Mails verwalten.

Dazu gehören:*

das Sortieren von De-Mails, das Ablegen von De-Mails, das Exportieren von De-Mails, das Löschen und Wiederherstellen von De-Mails, das Drucken von De-Mails sowie das Suchen von De-Mails.


6.5.1 einFAches sortieren von de-mAils Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter


Zum Sortieren Ihrer De-Mails stehen Ihnen eine einfache sowie eine erweiterte Sortierfunktion zur Verfügung. Für die einfache Sortierung sind die Spalten des Inhalte-Bereichs (Von / An, Betreff, Datum) mit zwei Pfeilen verse-hen.

Abbildung 125: Einfaches Sortieren

Durch einen Klick auf das entsprechende Pfeilsymbol der Spalte können Sie die De-Mails in auf- bzw. absteigen-der Reihenfolge sortieren. Die aktuelle Sortierreihenfolge wird durch Verdunklung des Pfeil-Icons im entspre-chenden Spaltentitel verdeutlicht. Standardmäßig wird absteigend nach Empfangsdatum der De-Mails sortiert. Die neueste De-Mail ist die oberste der Liste.



6.5.2 schritt FÜr schritt: erWeitertes sortieren von de-mAils Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter


Zum Sortieren Ihrer De-Mails stehen Ihnen eine einfache sowie eine erweiterte Sortierfunktion zur Verfügung. Um die erweiterte Sortierfunktion zu nutzen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

Daneben gibt es in der Aktionsleiste das Aktionsicon Sortieren.

Abbildung 126: Sortierung von De-Mails

Klicken Sie auf dieses Icon, um das Bearbeitungs-Dialogfenster zur Sortierung Ihrer De-Mails zu öff-nen.

Abbildung 127: Bearbeitungs-Dialogfenster Sortierkriterien

Im Bearbeitungs-Dialogfenster können Sie verschiedene Kriterien zur Sortierung der De-Mails sowie die Sortierreihenfolge festlegen. Starten Sie die Sortierung mit einem Klick auf den Button Sortieren.

Sortieren aufrufen Sortierkriterien festlegen

Sortieren aufrufen Sortierkriterien festlegen



6.5.3 schritt FÜr schritt: de-mAils verschieben Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter


Um eine oder mehrere De-Mails innerhalb der Ordnerstruktur zu verschieben (beispielsweise aus dem Posteingang in einen selbst angelegten Ordner), wählen Sie diese De-Mails zunächst in der Listenan-sicht per Klick aus. Für eine Auswahl von mehreren De-Mails halten Sie dabei die STRG-Taste ge-drückt.

Klicken Sie dann auf das Aktionsicon Verschieben in der obigen Aktionsleiste.

Abbildung 128: Icon Speichern von De-Mails

Sie haben auch die Möglichkeit, diese Aktion in der Leseansicht einer De-Mail vorzunehmen (dann ist jedoch keine Mehrfachauswahl von De-Mails möglich).

Wenn Sie mit einem niedrigeren Authentisierungsniveau als die zu verschiebenden De-Mails ange-meldet sind, können diese nicht verschoben werden. Sie werden dann aufgefordert, sich entweder mit Authentisierungsniveau hoch anzumelden oder nur die De-Mails mit niedrigem Authentisie-rungsniveau werden verschoben.

De-Mail auswählen Ablegen wählen Ablageort wählen Ablageort erstellen

Ablage bestätigen


Ablage bestätigen



Nach Klick auf das Icon öffnet sich ein Dialogfenster, der Ihre Postfach-Ordnerstruktur anzeigt (siehe Abbildung 129).

Abbildung 129: Ablegen von De-Mails

Wählen Sie den Zielordner per Klick aus. Sie können dabei immer nur einen Ordner auswählen.


Ablage bestätigen



Sie können innerhalb des Bearbeitungs-Dialogfensters auch neue Ordner und Unterordner anlegen, um die De-Mails dort abzulegen.

Abbildung 130: De-Mails ablegen in neue Ordner

Klicken Sie dafür auf die Funktion Neuer Ordner ganz oben oder das Plus-Symbol neben einem be-stehenden Ordner. Gehen Sie anschließend wie in Kapitel 6.4.1 beziehungsweise 0 beschrieben vor.

Klicken Sie nach Auswahl des Zielordners den Button Speichern. Die De-Mails werden dann in den ausgewählten Ordner verschoben.

Wenn Sie versuchen, die markierten De-Mails in einen Ordner zu verschieben, in den sie nicht verscho-ben werden dürfen (beispielsweise eine De-Mail aus dem Ordner Gesendet in den Ordner Postein-gang), wird Ihnen eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt.

Sie erhalten einen Hinweis, wenn nicht alle De-Mails verschoben werden konnten.


Ablage bestätigen


Ablage bestätigen



6.5.4 schritt FÜr schritt: de-mAils exportieren Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter


Sie haben die Möglichkeit, De-Mails zu exportieren und lokal auf Ihrem Rechner abzuspeichern. Wäh-len Sie dafür aus der Listenansicht Ihrer Postfachübersicht per Klick diejenige De-Mail aus, die Sie speichern möchten. Für eine Mehrfachauswahl von De-Mails halten Sie während des Markierens die STRG-Taste gedrückt.

Klicken Sie dann auf das Aktionsicon Mehr und anschließend auf die Funktion Exportieren in der Aktionsleiste.

Abbildung 131: Exportieren von De-Mails

De-Mail auswählen De-Mail exportieren Export-Typ wählen Datei speichern

Speicherort


Speicherort



Es öffnet sich dann ein Dialogfenster, auf dem Sie auswählen können, ob Sie die De-Mail(s) unkompri-miert oder komprimiert exportieren möchten.

Abbildung 132: Exporttyp

Mit einem Klick auf das gewünschte Exportformat lösen Sie den Exportvorgang aus und die entspre-chende Datei wird erzeugt.

Nach Abschluss des Vorgangs öffnet sich das Standard-Dialogfenster Ihres Browsers.

Abbildung 133: Dialogfenster De-Mails ablegen

Um die De-Mails lokal auf Ihrem Rechner zu speichern, klicken Sie auf Speichern.


Speicherort


Speicherort



Es öffnet sich ein neues Dialogfenster Ihres Browsers.

Abbildung 134: Browserfenster De-Mails ablegen - Speicherort

Legen Sie nun den gewünschten Speicherort fest und klicken abschließend auf Speichern.


Speicherort



6.5.5 schritt FÜr schritt: de-mAils löschen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter


Um eine De-Mail zu löschen, markieren Sie diese in der Listenansicht. Für eine Mehrfachauswahl von De-Mails halten Sie beim Markieren die STRG-Taste gedrückt.

Sie können den Löschvorgang auch in der Leseansicht einer De-Mail vornehmen.

Abbildung 135: Löschen von De-Mails

Klicken Sie auf das Aktionsicon Löschen in der Aktionsleiste.

Bestätigen Sie den Löschvorgang in der Sicherheitsabfrage. Die De-Mail wird damit in den Ordner Gelöscht verschoben. Eine Ausnahme bilden dabei die Entwürfe – diese werden nicht in den Ordner Gelöscht verschoben, sondern sofort unwiderruflich gelöscht.

Im Ordner Gelöscht befindliche De-Mails (einzelne oder mehrere) können Sie mittels Klick auf das Aktionsicon Endgültig löschen auch dauerhaft entfernen.

Abbildung 136: Dauerhaftes Löschen von De-Mails

Sie können auch den gesamten Inhalt des Ordners Gelöscht auf einmal dauerhaft entfernen, indem Sie auf das Aktionsicon Papierkorb leeren klicken.

De-Mail auswählen Löschen wählen Löschen bestätigen Dauerhaftes Löschen






Hinweis

Wenn Sie mit einem niedrigeren Authentisierungsniveau als die zu löschenden De-Mails angemeldet sind, können diese nicht gelöscht werden. Sie werden dann aufgefordert, sich mit Authentisierungsniveau hoch anzumelden.

Systemnachrichten (Versand-, Eingangs- und Abholbestätigungen), welche jün-ger als 90 Tage sind, können nur mit Authentisierungsniveau hoch endgültig ge-löscht werden.

Abholbestätigungen und Nachrichten mit Versandoption "Abholbestätigung" kön-nen generell nur mit hohem Authentisierungsniveau gelöscht werden.

6.5.6 schritt FÜr schritt: de-mAils Wiederherstellen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter




Um eine De-Mail wiederherzustellen, klicken Sie in der Postfachübersicht auf den Standardordner Ge-löscht.

Abbildung 137: Ordner Gelöscht

Wählen Sie die wiederherzustellende De-Mail per Klick aus.

Abbildung 138: Aktionsicon Wiederherstellen

Klicken Sie anschließend auf das Aktionsicon Wiederherstellen. Die De-Mail wird damit zurück in den Ordner verschoben, aus dem sie gelöscht wurde.

Hinweis

Nachrichten, die ein Authentisierungsniveau hoch erfordern, können nur dann ge-öffnet werden, wenn Sie mit Authentisierungsniveau hoch angemeldet sind. Bei ei-ner Anmeldung mit Authentisierungsniveau normal sind diese Mails mit einem Symbol und einem entsprechenden Hinweistext versehen:

Abbildung 139: Hinweis auf hohes Authentisierungsniveau

Um diese Nachrichten zu öffnen, klicken Sie auf die Funktion Mit hohem Authen-tisierungsniveau anmelden und verfahren wie in den Kapiteln 5.5 und 5.6be-schrieben.

De-Mail auswählen Wiederherstellen

De-Mail auswählen Wiederherstellen



6.5.7 schritt FÜr schritt: de-mAils drucken Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter


Das Drucken einer De-Mail kann sowohl aus der Listenansicht als auch aus der Leseansicht heraus vorgenom-men werden.

Hinweis

Beim Drucken aus der Listenansicht darf maximal eine De-Mail markiert sein – eine Mehrfachauswahl von De-Mails zum Drucken ist nicht möglich.



Markieren Sie die zu druckende De-Mail oder öffnen Sie diese in der Leseansicht. Klicken Sie auf das Aktionsicon Mehr und anschließend die Funktion Drucken in der Aktionsleiste.

Abbildung 140: Drucken von De-Mails

Es öffnet sich dann eine Druckansicht der De-Mail in einem weiteren Browserfenster. Die Druckansicht entspricht der aktuell ausgewählten Ansicht.

Abbildung 141: De-Mail Druckansicht

Klicken Sie auf den Button Drucken.






Abbildung 142: Dialogfenster Druckereinstellungen

Wählen Sie den gewünschten Drucker aus und nehmen Sie eventuelle Druck-Einstellungen vor.

Senden Sie den Druckauftrag mit einem Klick auf OK ab.

Die De-Mail wird gedruckt. Folgende Felder einer De-Mail werden gedruckt:

Datum (aktueller Zeitstempel)

An

Absender

Nachrichtenbetreff

Liste der Anhänge (vollständiger Dateiname)

Nachrichtentext





6.5.8 schritt FÜr schritt: de-mAils Als ungelesen mArkieren Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter


Um eine bereits gelesene De-Mail als ungelesen zu markieren, wählen Sie diese Sie diese in der Lis-tenansicht per Klick aus. Für eine Mehrfachauswahl von De-Mails halten Sie beim Auswählen die STRG-Taste gedrückt.

Abbildung 143: De-Mails als ungelesen markieren – De-Mail auswählen

Klicken Sie auf das Aktionsicon Mehr und anschließend die Funktion Als ungelesen markieren in der Aktionsleiste.

Abbildung 144: De-Mails als ungelesen markieren – Funktion auswählen

Die ausgewählte De-Mail wird in der Listenansicht wieder als ungelesen angezeigt.

Abbildung 145: De-Mails als ungelesen markieren – Ergebnis

De-Mail markieren Funktion wählen Ergebnis

De-Mail markieren

Funktion wählen Ergebnis




Hinweis

Wenn Sie mit einem niedrigeren Authentisierungsniveau angemeldet sind, als die als ungelesen zu markierenden De-Mails erfordern, können Sie den Vorgang nicht durchführen. Sie werden dann aufgefordert, sich mit Authentisierungsniveau hoch anzumelden.

6.5.9 schritt FÜr schritt: de-mAil FÜr export-dAtei mArkieren Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter mit der zusätzlichen Rolle Archivar


Neben der Möglichkeit, De-Mails lokal auf dem Computer abzuspeichern, können Sie diese auch zur Archivie-rung markieren. Informationen zur automatisierten Erfassung von zu archivierenden De-Mails über Regeln finden Sie im Kapitel Exportverwaltung. Das vorliegende Kapitel beschreibt den Vorgang für das manuelle Markieren einzelner oder mehrerer De-Mails für die Export-Archiv-Datei.

Um eine De-Mail für den Export in die Archiv-Datei zu markieren, wählen Sie diese Sie diese in der Listenansicht per Klick aus. Für eine Mehrfachauswahl von De-Mails halten Sie beim Auswählen die STRG-Taste gedrückt.

Abbildung 146: De-Mail für Export-Datei markieren – De-Mail auswählen

Klicken Sie auf das Aktionsicon Mehr und anschließend die Funktion Für Export-Datei markieren in der Aktionsleiste.

Abbildung 147: De-Mail für Export-Datei markieren – Funktion auswählen


De-Mail markieren

Funktion wählen Ergebnis



Die Markierung für den Export in die Archiv-Datei wird Ihnen per Dialogfenster bestätigt.

Abbildung 148: Export erfolgreich

Nach Bestätigung durch einen Klick auf OK gelangen Sie zurück zur Postfachübersicht. Die ausge-wählte De-Mail wird in der Listenansicht nun mit dem Icon A für Archivierung angezeigt.

Abbildung 149: De-Mail für Export-Datei markieren– Ergebnis

Hinweis

Die Markierung einer De-Mail für den Export ist nur möglich, wenn ein Export-Ar-chiv angelegt wurde.

Zur Markierung einer De-Mail müssen Sie mit dem zum Lesen beziehungsweise Bearbeiten dieser De-Mail erforderlichen Authentisierungsniveau angemeldet sein. Ist eine De-Mail einmal für den Export markiert, lässt sich die Markierung nicht rückgängig machen.




6.5.10 schritt FÜr schritt: de-mAil suche Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter




Auf jeder Seite Ihres Postfachs steht Ihnen eine Suchfunktion zur Verfügung, mit der Sie Ihre De-Mails nach bestimmten Begriffen durchsuchen können.

Abbildung 150: De-Mail-Suche

Geben Sie einen Suchbegriff ein und klicken Sie anschließend auf das Lupen-Symbol oder drücken Sie die Enter-Taste.

Nach Bestätigung der Eingabe durchsucht die Anwendung alle Nachrichten in allen Ordnern Ihres Postfaches. Es werden dabei folgende Datenfelder durchsucht:

Nachrichtentext (ohne Anhänge)

Betreff

Absender

Empfänger (inklusive CC)

Zusätzlich zur einfachen Suche können Sie auch eine Detailsuche vornehmen. Klicken Sie dazu auf den Pfeil neben dem Suchfeld.

Abbildung 151: Detailsuche

Es öffnet sich ein Bereich, in dem Sie verschiedene Suchmodifikationen vornehmen können.

Standardmäßig sind alle Checkboxen markiert. Um die Suche auf die gewünschte Weise einzuschrän-ken, entfernen Sie nicht benötigte Häkchen. Es muss immer mindestens eine Checkbox ausgewählt sein.

Klicken Sie anschließend auf das Lupen-Symbol oder drücken Sie die Enter-Taste, um den Suchvor-gang zu starten.

Suchbegriff eingeben Suchkriterien festlegen Suchergebnis




Als Suchergebnis erhalten Sie dem Suchkriterium entsprechende De-Mails in Listenform in der Post-fachübersicht angezeigt. Ihnen stehen dabei sämtliche Standardaktionen zur Bearbeitung der De-Mails zur Verfügung.

Hinweis

Es kann nur nach ganzen Wörtern gesucht werden, eine Platzhalterfunktion – zum Beispiel über das Stern-Zeichen (*) oder ein Fragezeichen (?) – steht nicht zur Verfügung.

Sie müssen mindestens zwei und können höchstens 255 Zeichen eingeben.

Bei der Eingabe mehrerer Wörter (durch Leerzeichen getrennt) wird nach De-Mails gesucht, in denen beide Wörter vorkommen.

Es werden nur die Nachrichten angezeigt, deren Sicherheitsniveau mindestens Ihrem aktuellen Authentisierungsniveau entsprechen.




6.5.11 schritt FÜr schritt: de-mAils Als klArtext speichern Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter


Um eine De-Mail als Klartext-Datei zu speichern, wählen Sie diese in der Listenansicht per Klick aus.

Abbildung 152: De-Mails als Klartext speichern – De-Mail markieren

Klicken Sie auf das Aktionsicon Mehr und anschließend die Funktion Exportieren (Plain-Text) in der Aktionsleiste.

Abbildung 153: De-Mails als Klartext speichern – Funktion auswählen

Mit einem Klick auf die Funktion lösen Sie den Exportvorgang aus und die entsprechende Datei wird erzeugt. Die ausgewählte De-Mail wird in der Listenansicht automatisch als gelesen angezeigt.

Abbildung 154: De-Mails als Klartext speichern – Ergebnis

De-Mail markieren Als Klartext speichern Datei speichern

De-Mail markieren

Als Klartext speichern Datei speichern

Speicherort

Speicherort



Nach Abschluss des Vorgangs öffnet sich das Standard-Dialogfenster Ihres Browsers.

Abbildung 155: Dialogfenster De-Mail speichern

Es öffnet sich ein neues Dialogfenster Ihres Browsers.

Abbildung 156: Browserfenster De-Mails ablegen - Speicherort

Legen Sie nun den gewünschten Speicherort fest und klicken abschließend auf Speichern.

Hinweis

Wenn Sie mit einem niedrigeren Authentisierungsniveau angemeldet sind, als die als ungelesen zu markierenden De-Mails erfordern, können Sie den Vorgang nicht durchführen. Sie werden dann aufgefordert, sich mit Authentisierungsniveau hoch anzumelden.

De-Mail markieren Als Klartext speichern Datei speichern

De-Mail markieren Als Klartext speichern Datei speichern Speicherort

Speicherort


Adressbuch

7 Adressbuch

Sie möchten

einen Kontakt im Adressbuch suchen, um:

Detailinformationen zu erhalten, eine De-Mail an die Person zu verfassen.

Sie haben

sich in Ihr De-Mail Konto eingeloggt.

Sie werden*

im Adressbuch nach Personen suchen, sich Detailinformationen zu Kontakten anzeigen lassen, und De-Mails an gefundene Personen verfassen.


7.1 De-mail aDressbuch - überblick Das Adressbuch ist ein öffentliches Verzeichnis, in dem kontoübergreifend nach eingetragenen De-Mail Postfachadressen gesucht werden kann.

Abbildung 157: Übersicht Seite Adressbuch

Menü Icon Adressbuch

Über das Icon Adressbuch öffnet sich die Übersichtseite des De-Mail Verzeichnisses.

1

2

3

4


Adressbuch

Suchmaske

Durchsuchen Sie das De-Mail-Adressbuch z. B. nach Vornamen, Namen, Unternehmen oder Orten um einen oder mehrere Kontakte zu finden. Sie können mehrere Suchbegriffe hintereinander getrennt durch ein Leerzeichen angeben. Mehrere Suchbegriffe schränken die Trefferliste ein.

Suchmaske – Erweiterte Suche

Durchsuchen Sie das De-Mail-Adressbuch z. B. ganz gezielt nach einem Namen in einem Ort. Tragen Sie die Suchbegriffe dazu in die jeweiligen Felder ein. Mehrere Suchbegriffe schränken die Treffer-liste ein.

Eigenen Adressbuch-Eintrag anlegen oder bearbeiten

Dieser Link führt Sie in den entsprechenden Bereich der Kontoverwaltung, wo Sie Ihren eigenen Ad-ressbuch-Eintrag anlegen oder einen vorhandenen bearbeiten können.

7.1.1 schritt FÜr schritt: Adressbuch AuFruFen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter


Klicken Sie im Menü auf das Icon Adressbuch, um die Übersichtsseite der De-Mail Verzeichnis-Suche zu öffnen.

Abbildung 158: Adressbuch aufrufen

Auf der Übersichtsseite des Adressbuches haben Sie die Möglichkeit, Kontakte über die folgenden Suchkriterien zu finden:

Vorname Name Institution bzw. Unternehmen De-Mail Adresse Straße Postleitzahl Ort

Übersichtsseite

Adressbuch aufrufen Übersichtsseite

Adressbuch aufrufen


Adressbuch

7.1.2 schritt FÜr schritt: de-mAil Adressbuch durchsuchen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter


Geben Sie mindestens ein Suchkriterium mit mindestens zwei Zeichen an. Sie können Ihre Suche auf eine Exakte Übereinstimmung eingrenzen, wenn Sie die entsprechende Checkbox aktivieren.

Abbildung 159: Adressbuch aufrufen - Suchkriterien angeben

Klicken Sie zur Durchführung der Suche auf Suchen.

Suchergebnis sortieren Suchkriterien angeben Schreiben, Anzeigen


Adressbuch

Erhalten Sie mehr als ein Suchergebnis, können Sie die Suchergebnisse nach Vorname, Name, Insti-tution bzw. Unternehmen, De-Mail-Adresse, PLZ und Ort sortieren.

Abbildung 160: Adressbuch aufrufen - Suchergebnis sortieren

Aktion Beschreibung

Sortierung des Suchergebnisses nach Vorname

Sortierung des Suchergebnisses nach Nachname

Sortierung des Suchergebnisses nach Name der Institution bzw. Unternehmen.

Sortierung des Suchergebnisses nach De-Mail Adresse

Sortierung des Suchergebnisses nach der Postleitzahl

Sortierung des Suchergebnisses nach Ort

Tabelle 17: Sortierung der Suchergebnisse

Suchkriterien angeben Suchergebnis sortieren Schreiben, Anzeigen


Adressbuch

Haben Sie die gesuchte Person gefunden, markieren Sie diese. Oberhalb der Suchmaske werden zwei Icons aktiviert, Schreiben und Kontaktdetails anzeigen. Ist mehr als ein Kontakt markiert, steht nur die Option Schreiben zur Verfügung. Sie haben die Möglichkeit, über das Icon Schreiben eine De-Mail an den ausgewählten Kontakt zu verfassen und abzusenden. Über Kontaktdetails anzeigen erhalten Sie weitere Kontaktdaten zur ausgewählten Person.

Über das Icon Zurück gelangen Sie zur vorherigen Ansicht.

Abbildung 161: Adressbuch aufrufen - De-Mail schreiben, Kontaktdetails anzeigen

Icon Beschreibung

Es öffnet sich eine Seite, auf der Sie eine De-Mail verfassen und absenden können.

Kontaktdetails der ausgewählten Person werden angezeigt.

Über dieses Icon gelangen Sie zur vorherigen Ansicht.

Suchkriterien angeben Suchergebnis sortieren Schreiben, Anzeigen


Adressbuch

Abbildung 162: Kontakt in der Detailansicht

In der Detailansicht zum Kontakt werden Ihnen folgende Informationen angezeigt:

De-Mail Adresse inkl. Zugangseröffnung. Die Zugangseröffnung gibt an, dass der Kontakt die Kommunikation mit Behörden auf elektronischem Wege über sein De-Mail-Konto erlaubt.

Institution bzw. Unternehmen Anschrift PGP-Schlüssel (für PGP-Verschlüsselung, sofern hinterlegt) S/MIME-Zertifikat (für S/MIME-Verschlüsselung, sofern hinterlegt)

Tabelle 18: Aktionsicons Adressbuch

Hinweise

Wildcard Suche

Ist die Checkbox Exakte Übereinstimmung nicht aktiviert, wird automatisch eine Wildcard-Suche durchgeführt: die Suche nach „mann“ im Feld Nachname liefert dann beispielsweise die Kontakte „Mustermann“ und „Mannhart“ im Suchergeb-nis.

Suchergebnis einschränken

Sollte das Suchergebnis zu groß (über 200 Ergebnisse) oder nicht eindeutig sein, können Sie das Ergebnis weiter einschränken. Geben Sie hierfür einen weiter Such-begriff in der einfachen Suche bzw. erweiterten Suche oberhalb der Trefferliste ein. Aktualisieren Sie das Suchergebnis über das Aktionsicon Suchen.


De-Mail Kontoeinstellungen

8 de-mAil kontoeinstellungen

Sie möchten

die Funktionen, die Ihnen für die Kontoeinstellung zur Verfügung stehen, nutzen. Die je-weiligen Funktionen sind abhängig vom Authentisierungsniveau und Ihrer Rolle.

Dazu gehören

Meine Kundendaten, die Postfachverwaltung, die Nutzerverwaltung, die Kontoverwaltung, die Vertreterverwaltung, die Domainverwaltung, die Exportverwaltung.

8.1 einstellungen - überblick Ihr persönlicher Bereich wird auf allen Seiten nach dem Login oben rechts angezeigt. Klicken Sie auf Kontoein-stellungen, um auf die Übersichtsseite zu gelangen.

Abbildung 163: Kontoeinstellungen - Überblicksseite

1

3

4

2



Persönlicher Bereich

Abbildung 164: Persönlicher Bereich

Der persönliche Bereich wird Ihnen nach jedem erfolgreichen Login angezeigt. Er enthält folgende Elemente:

Ihren Vor- und Nachnamen, das Authentisierungsniveau (Anzeige des aktuellen beziehungsweise Auswahl des mögli-

chen Authentisierungsniveaus. Das aktuell verwendete ist vorausgewählt. Sie können von nor-mal auf hoch wechseln. Es wird der entsprechende Login-Prozess gestartet. Nach erfolgrei-chem Login für das Authentisierungsniveau hoch können sie nicht auf normal zurück wech-seln.),

die aktuelle Serverzeit, den Link zur Übersichtsseite Kontoeinstellungen sowie das Logout zur Abmeldung vom System.

Postfach, Adressbuch, Suche

Klicken Sie auf die Funktionsbuttons Postfach beziehungsweise Adressbuch, um in die jeweiligen Bereiche zu gelangen.

Menü Kontoeinstellungen

Rufen Sie aus dem Menü die Funktionen zur Kontoeinstellung auf:

Meine Kundendaten (Kapitel 0), Kontoverwaltung (Kapitel 8.3), Vertreterverwaltung (Kapitel8.4), Postfachverwaltung (Kapitel 8.5), Nutzerverwaltung (Kapitel 8.6), Domainverwaltung (Kapitel 8.7), Exportverwaltung (Kapitel 8.8).



Nachrichten

Abbildung 165: Anzeige einer Nachricht

Ihnen werden für Sie bestimmte Nachrichten angezeigt.

Mobile TAN einrichten: Sie haben noch keine Handynummer für das Mobile TAN-Verfahren registriert

Ausweisdokument registrieren: Sie haben noch kein Ausweisdokument (eID) registriert. Nutzungseinschränkung vorhanden: Für Ihr Konto liegt eine Nutzungseinschränkung vor. Öffentlicher Verzeichnisdienst– Zertifikate abgelaufen: Eine Woche vor dem Ablaufdatum

der Zertifikate wird diese Meldung angezeigt. Wartungsarbeiten: Ab einer Woche vor dem jeweiligen Beginn der anstehenden Wartungs-

beziehungsweise Ausfallzeiten. Aktualitätsprüfung der persönlichen Daten: Mehr als sechs Monate sind nach der letzten Än-

derung beziehungsweise Bestätigung der persönlichen Daten beziehungsweise der Registrie-rung des Benutzers vergangen.

Aktualitätsprüfung der Firmendaten: Mehr als sechs Monate sind nach der letzten Änderung beziehungsweise Bestätigung der Firmendaten beziehungsweise der Registrierung des Unter-nehmens vergangen.



8.2 meine kunDenDaten

Sie möchten

Ihre Kundendaten überprüfen und gegebenenfalls ändern.

Dazu gehören:*

Ihr De-Mail Benutzername und De-Mail Passwort, Ihr Name und Ihre Adresse, eine Browser-Erweiterung zur Ende-zu-Ende-Verschlüsselung laden, eine E-Mail-Adresse zur Benachrichtigung hinterlegen, um informiert zu werden,

wenn Sie eine neue De-Mail erhalten haben, das Einrichten einer automatischen Weiterleitung von einer De-Mail-Adresse zu ei-

ner anderen De-Mail-Adresse, das Festlegen der Versandoptionen, ob Ihre De-Mails mit Absenderbestätigung ver-

sendet werden sollen oder nicht, das Einrichten, Ändern oder Löschen Ihrer für das Mobile TAN-Verfahren freige-

schalteten Mobilfunknummer, das Registrieren Ihres Ausweisdokuments.


8.2.1 Übersicht Die Übersichtsseite Meine Kundendaten listet die verfügbaren Funktionen auf. Von hier aus können Sie die ent-sprechenden Funktionen verwalten (siehe Abbildung 166).





Abbildung 166: Meine Kundendaten als vertretungsberechtigte Person

In den folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitungen erfahren Sie, wie Sie Änderungen bei den jeweiligen Einstellun-gen vornehmen.

Hinweis

Die Möglichkeiten zur Bearbeitung sind abhängig von Ihrer Rolle. Funktionen, für die Sie keine Berechtigung besitzen, werden Ihnen nicht angezeigt. Zu Beginn der Schritt für Schritt-Anleitungen sehen Sie, welche Rechte Sie zur Ausführung der entsprechenden Aktion benö-tigen.



8.2.2 schritt FÜr schritt: Übersichtsseite meine kundendAten AuFruFen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter


Klicken Sie im persönlichen Bereich oben rechts auf den Link Kontoeinstellungen.

Abbildung 167: Kontoeinstellungen aufrufen

Es öffnet sich die Seite Kontoeinstellungen mit dem Menü im linken Bereich zur De-Mail-Kontoverwal-tung.

Klicken Sie auf den Menüpunkt Meine Kundendaten.

Abbildung 168: Seite Meine Kundendaten aufrufen

Es öffnet sich die Übersichtseite Meine Kundendaten. Von hier aus können Sie alle für Sie verfügba-ren und in den folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitungen beschriebenen Aktionen durchführen.

Einstellungen Meine Kundendaten

Einstellungen Meine Kundendaten



8.2.3 schritt FÜr schritt: benutzernAmen ändern Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter


Klicken Sie auf der Seite Meine Kundendaten im Bereich Benutzername und Passwort auf den Link Benutzernamen ändern.

Abbildung 169: Benutzernamen ändern – Funktion aufrufen

Es öffnet sich ein neuer Bearbeitungs-Dialogfenster Benutzername ändern. Geben Sie Ihren neuen Benutzernamen ein. Während der Eingabe wird geprüft, ob der neue Benutzername verfügbar ist. Bei Verfügbarkeit klicken Sie auf Speichern.

Abbildung 170: Benutzernamen ändern

Anschließend öffnet sich ein Hinweis-Dialogfenster, dass die Änderung erfolgreich war.

Benutzernamen eingeben Änderung abschließen

Benutzernamen eingeben Änderung abschließen



Abbildung 171: Meldung Benutzername erfolgreich geändert

Klicken Sie auf Schließen, um den Vorgang zu beenden.

Hinweis

Beachten Sie die Richtlinien für Benutzernamen.

Ihr Benutzername muss aus mindestens acht und darf aus maximal 255 Zeichen bestehen. Es sind Buchstaben (a-z und A-Z), Ziffern (0-9) sowie der Punkt und Bin-destrich (keine Sonderzeichen am Anfang, keine gleichen Sonderzeichen mehrfach hintereinander, keine unterschiedlichen Sonderzeichen mehrfach hintereinander) als valide Eingaben erlaubt, weitere Sonderzeichen sind nicht erlaubt.



8.2.4 schritt FÜr schritt: pAssWort ändern Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter

Authentisierungsniveau: normal, hoch

Klicken Sie auf der Seite Meine Kundendaten im Bereich Benutzername und Passwort auf den Link Passwort ändern. Es öffnet sich das entsprechende Bearbeitungs-Dialogfenster.

Falls Sie sich mit dem Authentisierungsniveau Hoch angemeldet haben, geben Sie Ihr neues De-Mail Passwort ein und wiederholen Sie die Eingabe. Klicken Sie auf Speichern.

Abbildung 172: De-Mail Passwort ändern – Authentisierungsniveau Hoch

Falls Sie sich mit dem Authentisierungsniveau Normal angemeldet haben, geben Sie zuerst Ihr altes De-Mail Passwort ein, dann Ihr neues De-Mail Passwort und wiederholen Sie die Eingabe. Klicken Sie auf Speichern.

Abbildung 173: De-Mail Passwort ändern –Authentisierungsniveau Normal

Neues Passwort eingeben Änderung abschließen



Anschließend öffnet sich ein Hinweis-Dialogfenster, dass die Änderung erfolgreich war.

Abbildung 174: Meldung Passwort erfolgreich geändert

Klicken Sie auf Weiter, um den Vorgang zu beenden.

Hinweis


Das Passwort muss drei der vier folgenden Zeichenarten enthalten (Großbuchsta-ben, Kleinbuchstaben, Ziffern, Sonderzeichen). Folgen von drei oder mehr auf- o-der absteigenden oder drei oder mehr gleichen Zeichen sind verboten. Das Pass-wort muss zwischen acht und 16 Zeichen enthalten. Name, Geburtsdatum, Benut-zername, De-Mail Adresse dürfen nicht enthalten sein. Das neue Passwort darf nicht gleich dem alten sein.

Folgende Sonderzeichen sind zulässig:

@ # % *( ) _ + - = { } | [ ] : ; ? , . / ~

8.2.5 schritt FÜr schritt: nAme ändern Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person

Authentisierungsniveau: hoch

Klicken Sie auf der Seite Meine Kundendaten im Bereich Name auf den Link Ändern. Es öffnet sich das entsprechende Bearbeitungs-Dialogfenster.

Änderung abschließen Neues Passwort eingeben

Änderung abschließen Änderung eingeben



Abbildung 175: Name ändern aufrufen

Abbildung 176: Namensänderung

Nehmen Sie die entsprechenden Namensänderungen vor. Klicken Sie anschließend auf Weiter.

Zur vollständigen Erledigung des Änderungsauftrages haben Sie zwei Möglichkeiten:

Identformular direkt herunterladen und ausdrucken, Identformular an Ihre persönliche E-Mail-Adresse versenden und später ausdrucken.

Identformular herunterladen und ausdrucken

1. Klicken Sie auf den Download-Button, um die Mitteilung zur Namensänderung herunterzula-den.

2. Überprüfen Sie die Angaben. Nach Beendigung der Bearbeitung Ihres Änderungsauftrages sind die Änderungen auf der Seite sichtbar.

3. Drucken Sie das Formular aus.

4. Wenden Sie sich an Ihren Accountmanager. Er wird Ihre Änderungen überprüfen und dafür sorgen, dass Ihre geänderten Daten übernommen werden.

Klicken Sie anschließend auf Schließen. Sie gelangen zurück zur Seite Meine Kundendaten.

Änderung abschließen Änderung eingeben



Abbildung 177: Namensänderung verifizieren

Identformular per E-Mail versenden

1. Klicken Sie auf den Link …oder Identformular per E-Mail versenden.

2. Um die Daten per E-Mail versenden zu können, müssen Sie Ihr Einverständnis erklären. Setzen Sie dazu das Häkchen in der Checkbox neben der Einverständniserklärung.

3. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse an und klicken Sie auf den Button Identformular per E-Mail versenden. Das Formular wird an die angegebene E-Mail Adresse gesandt. Sie können es spä-ter ausdrucken.

Abbildung 178: Identformular per E-Mail versenden



Hinweis

Offener Änderungsauftrag

Solange der Änderungsauftrag offen ist, wird Ihnen der alte Name angezeigt. Sie sehen den Hinweis, dass bei offenen Aufträgen keine Änderung vorgenommen werden kann. Zusätzlich können Sie das PDF-Dokument Namensänderung durch Klick auf den Button Download herunterladen.

Abbildung 179: Namensänderung - offener Auftrag

Sie werden nach erfolgter Änderung schriftlich informiert.

Verifizierung mit Ausweisdokument und dessen Onlineausweisfunktion (eID)

Wenn Sie die Daten von ihrem Ausweisdokument einlesen, entfällt der Verifizie-rungsprozess über das PDF-Formular. Ihre Änderungen sind sofort gültig.



8.2.6 schritt FÜr schritt: AnschriFt ändern Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person


Klicken Sie auf der Seite Meine Kundendaten im Bereich Adresse auf den Link Ändern.

Abbildung 180: Adressänderung

Es öffnet sich das entsprechende Bearbeitungs-Dialogfenster. Nehmen Sie die entsprechenden Än-derungen vor.

Abbildung 181: Adressänderung eingeben

Klicken Sie auf Weiter.

Anschrift ändern Änderungserfolg



Es öffnet sich ein Hinweis-Dialogfenster, der Ihnen die erfolgreiche Adressänderung bestätigt.

Abbildung 182: Adressänderung erfolgreich abgeschlossen

Klicken Sie auf Schließen. Sie gelangen zur Seite Nutzereinstellungen.

Anschrift ändern Änderungserfolg



8.2.7 schritt FÜr schritt: de-mAil benAchrichtigung einrichten Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter


Klicken Sie auf der Seite Meine Kundendaten im Bereich De-Mail Benachrichtigung auf den Link Einrichten. Es öffnet sich das entsprechende Bearbeitungs-Dialogfenster.

Abbildung 183: De-Mail Benachrichtigung einrichten - Dialogfenster aufrufen

Geben Sie eine gültige E-Mail Adresse ein und wiederholen Sie die Eingabe.

Abbildung 184: De-Mail Benachrichtigung einrichten


E-Mai-Adressel einrichten E-Mail-Adresse speichern

E-Mail-Adresse einrichten E-Mail-Adresse speichern



8.2.8 schritt FÜr schritt: de-mAil benAchrichtigung ändern Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter


Klicken Sie auf der Seite Meine Kundendaten im Bereich De-Mail Benachrichtigung auf den Link Ändern. Es öffnet sich das entsprechende Bearbeitungs-Dialogfenster.

Abbildung 185: Benachrichtigen ändern - Dialogfenster aufrufen

Geben Sie eine gültige E-Mail Adresse ein und wiederholen Sie die Eingabe.

Abbildung 186: De-Mail Benachrichtigung ändern


E-Mai-Adressel ändern Änderung speichern




8.2.9 schritt FÜr schritt: de-mAil benAchrichtigung löschen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter


Klicken Sie auf der Seite Meine Kundendaten im Bereich De-Mail Benachrichtigung auf den Link Löschen. Es öffnet sich das entsprechende Bearbeitungs-Dialogfenster.

Abbildung 187: De-Mail Benachrichtigung löschen - Dialogfenster aufrufen

Abbildung 188: De-Mail Benachrichtigung löschen

Um die Benachrichtigungsadresse zu löschen, klicken Sie auf Ja.

E-Mai-Adressel einrichten E-Mail-Adresse speichern




8.2.10 schritt FÜr schritt: AutomAtische Weiterleitung einrichten Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator


Sie können empfangene Nachrichten automatisch an eine andere De-Mail-Adresse, nicht jedoch an eine Internet-E-Mail-Adresse weiterleiten. Bei der automatisierten Weiterleitung wird die Nachricht im eigentlichen Postfach abgelegt, bevor eine Kopie an die Weiterleitungs-Adresse gesendet wird. Gegebenenfalls angeforderte Zugangs-bestätigungen werden vom Postfachdienst erstellt, der die Nachricht weiterleitet.

Eine eingerichtete Weiterleitungsadresse muss über einen Freischaltlink aktiviert werden. Die Einrichtung einer Weiterleitungs-De-Mail-Adresse ist nur für das dem Benutzer zugeordnete persönliche Postfach möglich.

Klicken Sie auf der Seite Meine Kundendaten im Bereich Automatische Weiterleitung auf den Link Einrichten. Es öffnet sich das entsprechende Bearbeitungs-Dialogfenster.

Abbildung 189: Automatische Weiterleitung einrichten

Geben Sie eine gültige De-Mail-Adresse ein und wiederholen Sie die Eingabe. Wählen Sie per Check-box, ob Ihre persönlichen De-Mails weitergeleitet werden sollen.


Weiterleitung einrichten Einrichtung speichern




8.2.11 schritt FÜr schritt: AutomAtische Weiterleitung ändern Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator


Klicken Sie auf der Seite Meine Kundendaten im Bereich Automatische Weiterleitung neben einer eingerichteten Weiterleitungsadresse auf den Link Ändern. Es öffnet sich das entsprechende Bearbei-tungs-Dialogfenster.

Abbildung 190: Automatische Weiterleitung ändern

Geben Sie eine gültige De-Mail Adresse ein und wiederholen Sie die Eingabe. Aktivieren Sie die Checkbox, wenn Ihre persönlichen De-Mails weitergeleitet werden sollen.


Weiterleitung ändern Änderung speichern




8.2.12 schritt FÜr schritt: AutomAtische Weiterleitung löschen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator


Klicken Sie auf der Seite Meine Kundendaten im Bereich Automatische Weiterleitung neben einer eingerichteten Weiterleitungsadresse auf den Link Löschen.

Abbildung 191: Automatische Weiterleitung löschen

Es öffnet sich die entsprechende Sicherheitsabfrage.

Abbildung 192: Automatische Weiterleitung löschen - bestätigen

Klicken Sie auf Ja, um die Weiterleitungsadresse zu löschen.

Weiterleitung löschen Löschen bestätigen




8.2.13 verschlÜsselungs-soFtWAre herunterlAden und instAllieren Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator


Mit der De-Mail Verschlüsselung stellen wir Ihnen eine Software zur Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (englisch End-to-End) Ihrer De-Mails zur Verfügung. Unter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung versteht man die Verschlüsse-lung der übertragenen Inhalte über alle Übertragungsstationen hinweg. Die zu übertragenden Daten werden auf Senderseite verschlüsselt und erst beim Empfänger wieder entschlüsselt.

Um die Verschlüsselung nutzen zu können, müssen Sie die Browser-Erweiterung Mailvelope installieren. Gehen Sie zum Abschnitt Verschlüsselung. Klicken Sie dazu auf den Link Jetzt Browser-Erweiterung herunterladen.

Abbildung 193 Mailvelope herunterladen

Folgen Sie den Anweisungen zur Installation der Mailvelope-Erweiterung Ihres Browsers.

Hinweis

Die Erweiterung ist derzeit nur für die aktuellen Versionen von Chrome und Firefox verfügbar.



8.2.14 schritt FÜr schritt: schlÜsselpAAr erstellen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter


Sobald Sie die Browser-Erweiterung Mailvelope installiert haben und mit hohem Authentisierungsni-veau im De-Mail Account angemeldet sind, können Sie Ihr persönliches Schlüsselpaar erstellen.

Klicken Sie zuerst auf den Button Schlüssel erstellen.

Abbildung 194 Schlüssel erstellen auswählen

Prozess starten Schlüssel erstellen



Im Feld Name tragen Sie bitte Ihren Vor- und Nachnamen und im Feld E-Mail Ihre De-Mail Adresse ein. Achten Sie darauf, dass der Schlüssel auf die korrekte De-Mail Adresse ausgestellt ist, da nur so ver-schlüsselte De-Mail Nachrichten versendet werden können.

Abbildung 195 Mailvelope - Schlüssel erstellen

Klicken Sie auf Senden. Anschließend wird Ihr Schlüssel erstellt. Sie erhalten bei erfolgreicher Erstel-lung eine Meldung auf der Oberfläche.

Prozess starten Schlüssel erstellen



Abbildung 196 Schlüssel erfolgreich erstellt

Hinweis

Wählen Sie ein Passwort, das sich von anderen nicht leicht erraten lässt. Zur Ge-währleistung der Sicherheit gelten folgende Empfehlungen:

Passwortlänge mindestens 8 Zeichen, Verwendung von Klein- und Großbuchstaben, sowie Zahlen und Sonderzeichen.



8.2.15 schritt FÜr schritt: schlÜssel exportieren Es wird dringend empfohlen, dass Sie eine Sicherungskopie Ihrer Schlüssel extern sichern, zum Beispiel auf einem USB-Stick oder einem Backup-Laufwerk.

Klicken Sie innerhalb des Mailvelope-Dialogfensters im Bereich Verschlüsselung auf Schlüssel an-zeigen. Es öffnet sich der Dialogfenster Schlüsselverwaltung.

Abbildung 197 Schlüsselverwaltung öffnen

Schlüssel anzeigen Schlüssel exportieren Löschen bestätigen Schlüssel speichern



Klicken Sie auf den Button Exportieren. Wählen Sie im Feld Schlüsseltyp Alle aus.

Abbildung 198 Schlüssel exportieren auswählen

Klicken Sie auf Herunterladen.

Abbildung 199 Schlüssel herunterladen

Es öffnet sich das Standard-Dialogfenster zu Speichern einer Datei.

Schlüssel anzeigen Schlüssel exportieren Schlüssel herunterladen Schlüssel speichern




Abbildung 200 Schlüssel speichern

Wählen Sie Datei speichern und klicken Sie auf OK. Wählen Sie einen sicheren Ort zur Aufbewahrung Ihres Schlüssels.*

* Die Export-Datei wird im ASC-Format gespeichert. ASC-Dateien sind einfache Textdateien und können mit jedem Texteditor geöffnet werden.

Hinweis

Geht der private Schlüssel verloren, können Sie keine De-Mail mehr entschlüs-seln, die mit dem bekanntgemachten öffentlichen Schlüssel des Kommunika-tionspartners verschlüsselt wurden.

Im Falle eines Schlüsselverlust empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

Informieren Sie alle Kommunikationspartner über den Verlust. Generieren Sie einen neuen öffentlichen Schlüssel. Verteilen Sie diesen über die Einladefunktion, um zumindest neue De-Mails

wieder entschlüsseln zu können.




8.2.16 schritt FÜr schritt: schlÜssel importieren Im Fall eines Schlüsselverlustes haben Sie die Möglichkeit, Ihr gesichertes Schlüsselpaar in die Browser-Erwei-terung Mailvelope zu importieren. Dazu muss Ihnen Ihr Schlüsselpaar als ASC-Datei zur Verfügung stehen (siehe Kapitel



Schritt für Schritt: Schlüssel importieren).

Klicken Sie innerhalb des Mailvelope-Dialogfensters auf Schlüssel importieren.

Abbildung 201 Schlüssel importieren




Klicken Sie im Dialogfenster Schlüssel importieren auf den Button Bitte eine Schlüsseldatei zum Im-portieren auswählen.

Abbildung 202 Schlüssel zum Importieren auswählen

Wählen Sie die gespeicherte ASC-Datei von Ihrem Speicherort aus. Der Schlüssel wird geladen.

Klicken Sie auf Importieren.

Abbildung 203 Importvorgang abschließen

Der Schlüssel steht Ihnen wieder zum Ver- und Entschlüsseln von Mails zur Verfügung.





8.2.17 versAndoptionen einstellen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter


Hier können Sie festlegen, welche Versandoptionen beim Verfassen einer neuen De-Mail für Sie vorausgewählt sein sollen. Wählen Sie die gewünschten Versandoptionen aus, indem Sie Häkchen in die entsprechenden Checkboxen setzen.

Abbildung 204: Versandoptionen einstellen

Sie haben drei (Behörden: vier) verschiedene Optionen zur Wahl:

Absenderbestätigt (nur Authentisierungsniveau hoch): Sie können hiermit zum Ausdruck bringen, dass Sie sich zum Absenden der Nachricht sicher angemeldet haben. Sie können diese Versandoption in Ihren zentralen Einstellungen ändern.

Einschreiben: Mit dieser Option erhalten sowohl Sie, als auch der Empfänger der De-Mail eine Sende- und eine Empfangsbestätigung als De-Mail zugesandt. Diese Versandoption ist kostenpflichtig.

Persönlich / vertraulich (nur Authentisierungsniveau hoch): Wählen Sie diese Option aus, wenn der Emp-fänger der Nachricht zum Lesen ebenfalls mit Authentisierungsniveau hoch eingeloggt sein soll. Sollte der Empfänger nicht über das Authentisierungsniveau hoch verfügen, erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung vom Postfachdienst.

Abholbestätigt (nur für öffentliche Institutionen): Diese Versandoption wird nur für öffentliche Institutio-nen angezeigt. Hiermit erhalten Sie und der Empfänger einen Nachweis darüber, wann die Nachricht im Postfach des Empfängers abgelegt wurde. Die Abholbestätigung wird vom Postfachdienst des Empfän-gers erzeugt, wenn dieser sich das erste Mal nach dem Ablegen der Nachricht in seinem Postfach mit Authentisierungsniveau hoch anmeldet. Nachrichten, für die eine Abholbestätigung angefordert wurde, werden nicht weitergeleitet. Es wird lediglich eine Benachrichtigung an die Weiterleitungsadresse gesen-det, dass eine in der Abholung zu bestätigende Nachricht eingegangen ist.



8.2.18 schritt FÜr schritt: mobilFunknummer FÜr mobile tAn registrieren oder

beArbeiten Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter

Authentisierungsniveau: hoch*

* Über einen PIN-Brief kann eine vertretungsberechtigte Person auch mit normalem Authentisierungsniveau eine Mobilfunknummer registrieren.

Klicken Sie auf der Seite Meine Kundendaten im Bereich Mobilfunknummer auf den Link Registrie-ren beziehungsweise Ändern. Sind Sie bereits für das hohe Authentisierungsniveau registriert, jedoch normal angemeldet, öffnet sich ein Dialogfenster zur Anmeldung mit dem Mindestauthentisierungsni-veau hoch. Es öffnet sich das entsprechende Bearbeitungs-Dialogfenster.

Abbildung 205: Mobilfunknummer senden

Geben Sie die Mobilfunknummer ein oder ändern Sie die Nummer. Klicken Sie auf Weiter.

Abbildung 206: Mobilfunknummer senden - Sicherheitscode

Nummer eingeben Mobile TAN eingeben Benutzer-PIN eingeben Änderung abschließen



Geben Sie anschließend den eingeblendeten Sicherheitscode in das Feld Codeeingabe ein. Alterna-tiv können Sie auf den Link Sicherheitscode vorlesen klicken. Bei Klick auf den Play-Button wird Ihnen ein Sicherheitscode angesagt. Tragen Sie diesen in das Feld Sicherheitscode ein und klicken auf Weiter.

Mit dem Eingeben beziehungsweise Ändern der Mobilfunknummer erhalten Sie per SMS eine neue Mobile TAN. Geben Sie diese Nummer in das Feld Mobile TAN ein.

Abbildung 207: Mobile TAN anlegen/ändern


Bei Eingabe oder Änderung der Mobilfunknummer benötigen Sie einen neuen Benutzer-PIN. Als Nut-zer mit normalem Authentisierungsniveau ist das Mobile TAN Verfahren nicht sofort freigeschaltet. Sie bekommen die Benutzer-PIN per Post zugeschickt.

Legen Sie die Benutzer-PIN in dem sich öffnenden Bearbeitungs-Dialogfenster fest. Wiederholen Sie die Eingabe.

Abbildung 208: Benutzer-PIN anlegen/ändern


Nummer eingeben Mobile TAN eingeben Benutzer-PIN eingeben Änderung abschließen

Nummer eingeben Mobile TAN eingeben Benutzer- PIN eingeben Änderung abschließen



Es öffnet sich ein Hinweis-Dialogfenster, der die Registrierung beziehungsweise Änderung bestätigt.

Abbildung 209: Hinweis geänderte Mobilfunknummer

Klicken Sie auf Weiter. Die Änderungen werden übernommen.

Nummer eingeben Mobile TAN eingeben Benutzer- PIN eingeben Änderung abschließen



8.2.19 schritt FÜr schritt: mobilFunknummer löschen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter


Klicken Sie auf der Seite Meine Kundendaten im Bereich Mobile TAN auf den Link Löschen.

Abbildung 210: Mobilfunknummer löschen

Es öffnet sich die Sicherheitsabfrage zum Löschen der Mobilfunknummer. Klicken Sie auf Ja. Die Mo-bilfunknummer ist gelöscht.

Abbildung 211: Mobilfunknummer löschen - Bestätigung

Nummer löschen Löschen bestätigen

Nummer löschen Löschen bestätigen



8.2.20 schritt FÜr schritt: AusWeisdokument registrieren Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter


Klicken Sie auf der Seite Meine Kundendaten im Bereich Ausweisdokument auf den Link Registrieren. Sind Sie bereits für das hohe Authentisierungsniveau registriert* (Administratoren, Mit-arbeiter), jedoch normal angemeldet, öffnet sich ein Dialogfenster zur Anmeldung mit dem Min-destauthentisierungsniveau hoch.

* Vertretungsberechtigte Personen können sich auch mit normalem Authentisierungsniveau registrieren.

Es öffnet sich ein Hinweis-Dialogfenster zur Registrierung eines Ausweisdokuments.

Abbildung 212: Ausweisdokument auslesen - Hinweis

Klicken Sie auf Ausweis auslesen. Befolgen Sie die Schritte der AusweisApp 2.

Mit eID anmelden Ausweis auslesen




Abbildung 213: Ausweisdokument auslesen - Lesegerät

Hinweis


Wenn eine Vertretungsberechtigte Person, unabhängig vom aktuellen Authenti-sierungsniveau, sein Ausweisdokument für das eID-Verfahren registrieren möchte, werden die folgenden Daten seines Ausweisdokuments automatisch mit den Daten des Kontos abgeglichen.


Wenn der Abgleich der Daten nicht erfolgreich war, wird der Vorgang abgebro-chen. Der Nutzer erhält eine Fehlermeldung, dass die Daten von seinem Ausweis-dokument nicht mit den Daten des Kontos übereinstimmen.



8.2.21 schritt FÜr schritt: AusWeisdokument ändern Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter


Klicken Sie auf der Seite Meine Kundendaten im Bereich Ausweisdokument auf den Link Ändern. Sind Sie bereits für das hohe Authentisierungsniveau registriert, jedoch normal angemeldet, öffnet sich ein Dialogfenster zum zur Anmeldung mit dem Mindestauthentisierungsniveau hoch.

Es öffnet sich ein Hinweis-Dialogfenster zur Anmeldung mit einem Ausweisdokument.

Abbildung 214: Ausweisdokument auslesen - Hinweis




Klicken Sie auf Ausweis auslesen. Befolgen Sie die Schritte der Ausweis App.

Abbildung 215: Ausweisdokument auslesen – Lesegerät

Hinweis


Wenn eine Vertretungsberechtigte Person, unabhängig vom aktuellen Authenti-sierungsniveau, sein Ausweisdokument für das eID-Verfahren registrieren möchte, werden die folgenden Daten seines Ausweisdokuments automatisch mit den Daten des Kontos abgeglichen.


Wenn der Abgleich der Daten nicht erfolgreich war, wird der Vorgang abgebro-chen. Der Nutzer erhält eine Fehlermeldung, dass die Daten von seinem Ausweis-dokument nicht mit den Daten des Kontos übereinstimmen.




8.2.22 registrierung eines AusWeisdokument löschen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter


Klicken Sie auf der Seite Meine Kundendaten im Bereich Ausweisdokument auf den Link Löschen. Sind Sie bereits für das hohe Authentisierungsniveau registriert, jedoch normal angemeldet, öffnet sich ein Dialogfenster zur Anmeldung mit dem Mindestauthentisierungsniveau hoch.

Ihnen wird eine Sicherheitsabfrage angezeigt, ob Sie das aktuell registrierte Ausweisdokument wirklich löschen wollen. Bestätigen Sie die Abfrage mit OK. Ihr aktuell registriertes Ausweisdokument wird gelöscht.

+

Hinweis

Löschen der Registrierung des Ausweisdokuments für vertretungsberechtigte Personen:

Falls zum Zeitpunkt der Löschung des Ausweisdokuments keine Registrierung ei-ner Mobilfunknummer für das Mobile TAN Verfahren vorhanden ist, erfolgt auto-matisch eine Herabstufung Ihres Authentisierungsniveaus auf normal. Ist für Sie kein weiteres Verfahren für das Authentisierungsniveau hoch registriert und das Mindestauthentisierungsniveau des De-Mail Kontos ist auf hoch eingestellt, wer-den Sie nach dem Löschen des Ausweisdokuments automatisch ausgeloggt. Sie sind aus dem De-Mail Konto ausgesperrt. Wenden Sie sich an den Support, um einen neuen Token zu registrieren.

Falls zum Zeitpunkt der Löschung des Ausweisdokuments keine Registrierung eines weiteren Verfahrens für das Authentisierungsniveau hoch im gesamten De-Mail Konto mehr vorhanden ist, erfolgt automatisch eine Herabstufung des Mindestauthentisierungsniveaus auf normal, wenn das Mindestauthentisierungs-niveau des De-Mail Kontos auf hoch eingestellt ist.*

* Dies gilt nur für vertretungsberechtigte Personen. Ob ein Administrator oder Mitarbeiter noch ein To-ken registriert hat, ist unerheblich!

Löschen der Registrierung des Ausweisdokuments für Administratoren und Mitarbeiter:

Nach dem Löschen eines registrierten Ausweisdokuments werden Sie ausgeloggt und zur Startseite weitergeleitet.



8.2.23 einWilligung Wenn Sie sich bei einer Namensänderung das erzeugte Identformular an Ihre persönliche E-Mail Adresse senden möchten, müssen Sie dazu eine Einwilligung erteilen. Dazu sehen Sie in der Übersicht eine entsprechende Infor-mation. Nach jeder Namensänderung wird diese Information aktualisiert.

Abbildung 216: Einwilligung zur Versendung des Identformulars



8.3 kontoverWaltung

Sie möchten

Ihre De-Mail Kontodaten überprüfen und gegebenenfalls ändern.

Dazu gehören:*

das Bearbeiten des Firmennamens beziehungsweise der Rechtsform, das Bearbeiten der Firmenadresse, das Bearbeiten des Kontonamens, das Einstellen des Mindestauthentisierungsniveaus, das Bearbeiten der Weiterleitungsdauer der Domain das Einrichten, Ändern oder Löschen des Eintrages der Domain im öffentlichen Ver-

zeichnisdienst, das Einrichten, Ändern oder Löschen eines Nachsendeauftrages von Ihrer De-Mail

Adresse zu einer anderen De-Mail Adresse.


8.3.1 Übersicht Die Übersichtsseite Kontoverwaltung listet die hier verfügbaren Funktionen auf. Von hier können Sie die ent-sprechenden Funktionen des Kontos verwalten (siehe Abbildung 217).


Hinweis

Die Möglichkeiten zur Bearbeitung sind abhängig von Ihrer Rolle. Funktionalitäten, für die Sie keine Berechtigung besitzen, werden Ihnen nicht angezeigt. Zu Beginn der Schritt-für-Schritt-Anleitungen wird Ihnen angezeigt, welche Rechte Sie zur Ausführung der entsprechenden Aktion benötigen.





Abbildung 217: Übersicht Kontoverwaltung für gesetzliche Vertreter



8.3.2 schritt FÜr schritt: Übersichtsseite der kontoverWAltung AuFruFen




Klicken Sie auf den Menüpunkt Kontoverwaltung.

Abbildung 219: Seite Kontoverwaltung aufrufen

Es öffnet sich die Übersichtseite Kontoverwaltung. Von hier aus können Sie alle für Sie verfügbaren und in den folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitungen beschriebenen Aktionen durchführen.

8.3.3 AktuAlitätsprÜFung der kontodAten Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person


Wenn mehr als sechs Monate nach der letzten Änderung der Firmendaten beziehungsweise der Registrierung des Unternehmens vergangen sind, werden Sie über das Infobanner dazu aufgefordert, die Aktualität der Fir-mendaten zu überprüfen. Ihnen wird ein entsprechender Hinweistext angezeigt.

Klicken Sie auf den Button Angaben bestätigen, um die Daten zu bestätigen, wenn sie weiterhin aktuell sind. Die Anzeige des Infobanners wird beendet.

Einstellungen Nutzereinstellungen

Einstellungen Nutzereinstellungen



8.3.4 schritt FÜr schritt: änderung des FirmennAmens / der rechtsForm Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person


Klicken Sie auf der Seite Kontoverwaltung im Bereich Name / Rechtsform / Registereintrag auf den Link Ändern. Es öffnet sich das entsprechende Bearbeitungs-Dialogfenster.

Abbildung 220: Daten der Institution ändern

Ändern Sie die entsprechenden Daten. Sie können für Rückfragen bei der Identifizierung optional Ihre Telefonnummer sowie Ihre E-Mail-Adresse angeben.

Daten ändern Daten verifizieren Prozess abschließen



Klicken Sie auf Weiter. Es öffnet sich der Dialogfenster zur Verifizierung Ihrer Daten.

Laden Sie das Formular Firmendatenänderungen herunter. Dieses Dokument enthält neben den An-gaben zu der zu identifizierenden Institution ein Informationsblatt zu gesellschaftsformunabhängig beizubringenden Dokumenten und Nachweisen.

Abbildung 221: Namensänderung verifizieren


Identformular direkt herunterladen und ausdrucken, Identformular per an Ihre persönliche E-Mail-Adresse versenden und später ausdrucken.

Identformular herunterladen und ausdrucken

1. Klicken Sie auf den Download-Button, um die Mitteilung zur Namensänderung herunterzula-den.





3. Drucken Sie das Formular aus.

4. Wenden Sie sich an Ihren Accountmanager. Er wird Ihre Änderungen überprüfen und dafür sorgen, dass Ihre geänderten Daten übernommen werden.

Klicken Sie anschließend auf Schließen. Sie gelangen zurück zur Seite Meine Kundendaten.

Identformular per E-Mail versenden

1. Klicken Sie auf den Link …oder Identformular per E-Mail versenden.

2. Um die Daten per E-Mail versenden zu können, müssen Sie Ihr Einverständnis erklären. Setzen Sie dazu das Häkchen in der Checkbox neben der Einverständniserklärung.

3. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse an und klicken Sie auf den Button Identformular per E-Mail versenden. Das Formular wird an die angegebene E-Mail Adresse gesandt. Sie können es spä-ter ausdrucken.

Klicken Sie zur Beendigung des Prozesses auf Schließen.

Hinweis

Solange der Änderungsauftrag offen ist, können keine weiteren Änderungen des Firmennamens und der Rechtsform vorgenommen werden. Gehen Sie zur voll-ständigen Erledigung des Änderungsauftrages folgendermaßen vor:

Drucken Sie das Formular aus. Wenden Sie sich zur Verifikation der Änderungen an Ihren Accountmanager.




8.3.5 schritt FÜr schritt: änderung der unternehmensAdresse Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person


Klicken Sie auf der Seite Kontoverwaltung im Bereich Unternehmensadresse auf den Link Ändern. Es öffnet sich das entsprechende Bearbeitungs-Dialogfenster.


Klicken Sie auf Speichern. Die Änderungen werden übernommen.


Daten ändern Prozess abschließen

Daten ändern Prozess abschließen



8.3.6 schritt FÜr schritt: änderung des de-mAil kontonAmens Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person


Klicken Sie auf der Seite Kontoverwaltung im Bereich De-Mail Kontoname auf den Link Ändern. Es öffnet sich das entsprechende Bearbeitungs-Dialogfenster.

Abbildung 224: Änderung des De-Mail Kontonamens

Ändern Sie Ihren Kontonamen. Nach Erreichen der Mindestlänge wird nach jedem Tastendruck die freie Verfügbarkeit des bisher gewählten Namens ermittelt und ein Status zur Verfügbarkeit anzeigt. Klicken Sie auf Speichern.

Es öffnet sich ein Hinweis-Dialogfenster, der Sie darauf aufmerksam macht, dass sich jeder Nutzer mit dem neuen De-Mail Kontonamen anmelden muss.

Abbildung 225: Hinweis bei Änderung des De-Mail Kontonamens

Daten ändern Änderung speichern

Daten ändern Änderung speichern



Klicken Sie zur endgültigen Bestätigung des neuen De-Mail Kontonamens auf Ja. Die Änderungen werden sofort wirksam. Künftig muss sich jeder Nutzer mit dem neuen Kontonamen anmelden.

Hinweis

Beachten Sie die Richtlinien für den De-Mail Kontonamen.

Ihr Kontoname muss mindestens drei und darf maximal 255 enthalten. Es sind nur Buchstaben und Zahlen sowie Punkt und Bindestrich, keine Sonderzeichen (Punkt beziehungsweise Bindestrich) am Anfang, keine gleichen Sonderzeichen mehrfach hintereinander, keine unterschiedlichen Sonderzeichen mehrfach hin-tereinander als valide Eingaben erlaubt. Weitere Sonderzeichen sind nicht erlaubt.

8.3.7 schritt FÜr schritt: mindestAuthentisierungsniveAu verWAlten Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator


Klicken Sie auf der Seite Kontoverwaltung im Bereich Mindestauthentisierungsniveau auf den Link Ändern. Es öffnet sich das entsprechende Bearbeitungs-Dialogfenster.

Wählen Sie das Authentisierungsniveau für das Konto aus.


Mind.-auth. ändern Änderungen speichern



Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

Hinweis

Zukünftig müssen sich alle Mitarbeiter, Administratoren und vertretungsberech-tigte Personen des De-Mail Kontos mit dem gewählten Authentisierungsniveau an-melden. Die Anzeige des Mindestauthentisierungsniveaus auf der Kontoverwal-tung Übersichtsseite wird entsprechend aktualisiert.

Mind.-auth. ändern Änderungen speichern



8.3.8 schritt Für schritt: WeiterleitungsdAuer beArbeiten Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator


Wenn ein Subdomain-Name geändert oder eine Subdomain gelöscht wurde oder die Zuordnung zu einer ande-ren Subdomain erfolgt ist, wird eine De-Mail Adresse passiv (siehe Kapitel 8.5.26). Sie haben die Möglichkeit, alle De-Mails von der alten, passiven De-Mail-Adresse zur neuen De-Mail-Adresse weiterzuleiten. Die Einstellung der Weiterleitungsdauer für die passiven De-Mail-Adressen, die zur Hauptdomain gehören und keine Subdomains erhalten, erfolgt in der Kontoverwaltung im Bereich Weiterleitungsdauer.

Klicken Sie auf der Seite Kontoverwaltung im Bereich Weiterleitungsdauer auf den Link Bearbeiten.

Abbildung 227: Weiterleitungsdauer bearbeiten aufrufen

Es öffnet sich das entsprechende Bearbeitungs-Dialogfenster.

Abbildung 228: Weiterleitungsdauer ändern

Sie haben drei verschiedene Möglichkeiten, die Weiterleitungsdauer festzulegen:

Unbegrenzt: Die Weiterleitungsdauer wird nicht eingeschränkt. Deaktivieren: Die Weiterleitung wird ausgeschaltet. Wert eingeben: Sie können ein Datum im Format DD.MM.YYYY eingeben, nach welchem die

Weiterleitungsdauer automatisch ausgeschaltet wird. Klicken Sie anschließend auf Speichern.

Funktion aufrufen Dauer bearbeiten




8.3.9 schritt FÜr schritt: eintrAg im öFFentlichen de-mAil verzeichnis erstellen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person


Sie können die Daten der registrierten Institution zur Anzeige im öffentlichen De-Mail Verzeichnis freigeben. Diese Daten werden bei der Veröffentlichung eines Postfaches zur Anreicherung des entsprechenden öffentli-chen De-Mail Verzeichnisses verwendet*.

*Hier haben nur Teilnehmer des De-Mail Dienstes Zugriff.

Für jede De-Mail Postfachadresse (persönliches Postfach, Funktionspostfach) kann ein Eintrag im De-Mail Ver-zeichnis erstellt werden. Die jeweilige Einstellung hierfür erfolgt in der Postfachverwaltung.

Voraussetzung für diesen Eintrag ist, dass das initiale Funktionspostfach (De-Mail-Hauptadresse) im De-Mail Ver-zeichnis eingetragen ist. Die Einstellung hierfür erfolgt in der Kontoverwaltung im Bereich Ihr Eintrag im De-Mail Verzeichnis. Diese Einstellung ist in den folgenden Schritten beschrieben.

Klicken Sie auf der Seite Kontoverwaltung im Bereich Ihr Eintrag im De-Mail Verzeichnis auf den Link Erstellen.

Abbildung 229: Eintrag im öffentlichen De-Mail Verzeichnis erstellen – Funktion aufrufen


Freigabe erstellen Freigabe bestätigen



Abbildung 230: Eintrag im öffentlichen Verzeichnisdienst erstellen: Adressfreigaben

Beachten Sie dabei folgende Regeln:

Der Name des Unternehmens ist standardmäßig ausgewählt. Wenn der Name des Unternehmens nicht ausgewählt wurde, kann der Sitz des Unterneh-

mens nicht ausgewählt werden. Wenn der Sitz des Unternehmens nicht ausgewählt wurde, können Postleitzahl, Straße und

Land nicht ausgewählt werden. Wird der Sitz des Unternehmens ausgewählt, werden automatisch Postleitzahl, Straße und

Land mit ausgewählt. Wird der Sitz des Unternehmens abgewählt, werden automatisch Postleitzahl, Straße und

Land abgewählt.

Klicken Sie auf Speichern, um den Eintrag zu erstellen. Sie gelangen auf die Übersichtsseite Konto-verwaltung. Dort wird Ihnen der Eintrag angezeigt.

Freigabe erstellen Freigabe bestätigen



8.3.10 schritt FÜr schritt: eintrAg im öFFentlichen de-mAil verzeichnis beArbeiten Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person


Sie können die Daten der registrierten Institution zur Anzeige im öffentlichen De-Mail Verzeichnis von De-Mail freigeben. Diese Daten werden bei der Veröffentlichung eines Postfaches zur Anreicherung des entsprechenden öffentlichen De-Mail Verzeichnis-Eintrages verwendet. Die Freigaben können Sie ändern.

Klicken Sie auf der Seite Kontoverwaltung im Bereich Ihr Eintrag im De-Mail Verzeichnis auf den Link Ändern. Es öffnet sich das entsprechende Bearbeitungs-Dialogfenster.

Abbildung 231: Eintrag im öffentlichen Verzeichnisdienst ändern: Adressfreigaben

Die Checkboxen sind mit den jeweiligen Freigaben vorbelegt. Ändern Sie diese gegebenenfalls. Be-achten Sie dabei folgende Regeln:

Der Name des Unternehmens ist standardmäßig ausgewählt. Wenn der Name des Unternehmens nicht ausgewählt wurde, kann der Sitz des Unterneh-

mens nicht ausgewählt werden. Wenn der Sitz des Unternehmens nicht ausgewählt wurde, können Postleitzahl, Straße und

Land nicht ausgewählt werden. Wird der Sitz des Unternehmens ausgewählt, werden automatisch Postleitzahl, Straße und

Land mit ausgewählt.

Freigabe ändern Änderung bestätigen



Wird der Sitz des Unternehmens abgewählt, werden automatisch Postleitzahl, Straße und Land abgewählt.

Klicken Sie auf Speichern, um die vorgenommenen Änderungen zu sichern.

8.3.11 schritt FÜr schritt: eintrAg im öFFentlichen de-mAil verzeichnis löschen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person


Sie können die Daten der registrierten Institution zur Anzeige im öffentlichen De-Mail Verzeichnis von De-Mail freigeben. Diese Daten werden bei der Veröffentlichung eines Postfaches zur Anreicherung des entsprechenden öffentlichen De-Mail Verzeichnis-Eintrages verwendet. Die Freigaben können Sie löschen.

Klicken Sie auf der Seite Kontoverwaltung im Bereich Ihr Eintrag im De-Mail Verzeichnis auf den Link Löschen. Es öffnet sich das entsprechende Bearbeitungs-Dialogfenster.

Abbildung 232: Eintrag im öffentlichen De-Mail Verzeichnisdienst löschen

Klicken Sie auf Ja, um den Eintrag zu löschen. Auch die Daten der bereits im öffentlichen De-Mail Verzeichnis veröffentlichten Postfachadressen des De-Mail Kontos werden entfernt.

Sie kehren zur Übersicht zurück. Im Bereich Ihr Eintrag im De-Mail Verzeichnis können Sie eine er-neute Veröffentlichung vornehmen.

Adresse löschen Löschen bestätigen


Freigabe ändern Änderung bestätigen



Abbildung 233: Bestätigung den Eintrag im öffentlichen De-Mail Verzeichnisdienst zu löschen

8.3.12 schritt FÜr schritt: nAchsendeAuFtrAg erstellen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person


Sie haben die Möglichkeit, empfangene Nachrichten automatisch an eine andere De-Mail Adresse, nicht jedoch an eine E-Mail-Adresse nachsenden zu lassen. Beim Nachsendeauftrag wird die Nachricht nicht in Ihrem Post-fach abgelegt, sondern im Original direkt an die Nachsende-Adresse gesendet. Gegebenenfalls angeforderte Zugangsbestätigungen werden vom Postfachdienst der Nachsende-Adresse erstellt.

Sind für einzelne Postfächer Weiterleitungen eingerichtet, bleiben diese bei gleichzeitig vorhandenem Nachsen-deauftrag bestehen. Es werden jedoch keine Weiterleitungen ausgeführt, sondern nur die Nachsendung.

Klicken Sie auf der Seite Kontoverwaltung im Bereich Nachsendeauftrag auf den Link Erstellen. Es öffnet sich das entsprechende Bearbeitungs-Dialogfenster.

Sie haben zwei Möglichkeiten, eine Nachsendeadresse einzustellen:

Direkte Eingabe der De-Mail Adresse De-Mail Adresse im De-Mail Verzeichnis suchen und hinzufügen

Im Folgenden werden beide Wege beschrieben:

Direkte Eingabe der De-Mail Adresse

Sie geben in das Feld De-Mail Adresse die bekannte vollständige Adresse ein. Die Eingabe der Nach-sendeadresse wiederholen Sie im Feld De-Mail Adresse wiederholen.

Adresse auswählen Adresse speichern



Abbildung 234: Nachsendeadresse direkt eintragen

Klicken Sie auf Speichern. Der Bearbeitungs-Dialogfenster wird geschlossen. Sie können auf der Übersichtsseite unter Nachsendeadresse den Eintrag sehen.

De-Mail Adresse im De-Mail Verzeichnis suchen und hinzufügen

Wählen Sie die Nachsendeadresse aus dem De-Mail Verzeichnis aus. Fahren Sie dazu mit der Maus über den Link Aus dem Adressbuch wählen und klicken Sie dann auf Aus De-Mail Verzeichnis wäh-len.

Abbildung 235: Nachsendeadresse über Adressbuch auswählen

Geben Sie als Suchbegriff entweder Vorname, Name, Unternehmen oder Institution oder Ort ein. Klicken Sie anschließend auf Suchen.



Abbildung 236: De-Mail-Adresse suchen

Wählen Sie aus den angezeigten Suchergebnissen die richtige Adresse per Klick aus und klicken Sie auf Übernehmen.



Abbildung 237: Adresse aus dem De-Mail Verzeichnis hinzufügen

Es öffnet sich der Bearbeitungs-Dialogfenster Nachsendeauftrag mit der hinzugefügten De-Mail-Ad-resse.

Abbildung 238: Nachsendeadresse hinzufügen


Adresse erstellen Adresse speichern



Abbildung 239: Nachsendeadresse Sicherheitsabfrage

Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja, um die Nachsendeadresse anzulegen. Sie können auf der Übersichtsseite unter Nachsendeadresse den Eintrag sehen. Die vorhandene Adresse kann geän-dert oder gelöscht werden.

8.3.13 schritt FÜr schritt: nAchsendeAuFtrAg ändern Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person


Sie können eine eingerichtete Nachsendeadresse ändern.

Klicken Sie auf der Seite Kontoverwaltung im Bereich Nachsendeauftrag auf den Link Ändern.

Abbildung 240: Nachsendeauftrag ändern

Es öffnet sich das entsprechende Bearbeitungs-Dialogfenster. Sie haben zwei Möglichkeiten, eine Nachsendeadresse zu ändern:

direkte Eingabe der De-Mail Adresse, De-Mail Adresse im De-Mail Verzeichnis suchen und hinzufügen.

Im Folgenden werden beide Wege beschrieben:

Direkte Eingabe der De-Mail Adresse

Löschen Sie die vorhandene und geben Sie in das Feld De-Mail Adresse die bekannte vollständige Adresse ein. Die Eingabe der neuen Nachsendeadresse wiederholen Sie im Feld De-Mail Adresse wiederholen.

Adresse ändern Änderung speichern



Abbildung 241: Nachsendeadresse direkt ändern

Klicken Sie auf Speichern. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja, um die Nachsendeadresse anzulegen.

Abbildung 242: Sicherheitsabfrage Nachsendeadresse

Sie können auf der Übersichtsseite unter Nachsendeadresse den Eintrag sehen. Die vorhandene Ad-resse kann geändert oder gelöscht werden.

De-Mail Adresse im De-Mail Verzeichnis suchen und hinzufügen

Wählen Sie die neue Nachsendeadresse aus dem De-Mail Verzeichnis aus. Fahren Sie dazu mit der Maus über den Link Aus dem Adressbuch wählen und klicken Sie dann auf Aus De-Mail Verzeichnis wählen.

Abbildung 243: Neue Nachsendeadresse über Adressbuch ändern



Geben Sie als Suchbegriff entweder Vorname, Name, De-Mail Adresse, Unternehmen oder Institu-tion oder Ort ein. Klicken Sie anschließend auf Suchen.

Abbildung 244: De-Mail-Adresse suchen

Wählen Sie aus den angezeigten Suchergebnissen die richtige Adresse durch Klick aus und klicken Sie auf Übernehmen.



Abbildung 245: Adresse aus öffentlichen Adressbuch hinzufügen

Es öffnet sich der Bearbeitungs-Dialogfenster Nachsendeauftrag mit der hinzugefügten De-Mail Ad-resse.

Abbildung 246: Nachsendeauftrag ändern – Änderungen speichern


Adresse ändern Änderung speichern



Abbildung 247: Sicherheitsabfrage Nachsendeadresse anlegen

Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja, um die Nachsendeadresse zu ändern. Sie können auf der Übersichtsseite unter Nachsendeadresse den Eintrag sehen. Die vorhandene Adresse kann geän-dert oder gelöscht werden.

8.3.14 schritt FÜr schritt: nAchsendeAuFtrAg löschen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person


Sie können eine eingerichtete Nachsendeadresse löschen.

Klicken Sie auf der Seite Kontoverwaltung im Bereich Nachsendeauftrag auf den Link Löschen.

Abbildung 248: Nachsendeauftrag löschen

Es öffnet sich die Sicherheitsabfrage Nachsendeadresse löschen.

Abbildung 249: Nachsendeadresse löschen – Sicherheitsabfrage





Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja, um die Nachsendeadresse zu löschen. Sie können auf der Übersichtsseite unter Nachsendeadresse keinen Eintrag sehen. Sie können eine neue Nachsen-deadresse erstellen.

8.3.15 einWilligung Wenn Sie sich bei einer Namensänderung das erzeugte Identformular an Ihre persönliche E-Mail Adresse gesen-det haben, müssen Sie dazu eine Einwilligung erteilen. Dazu sehen Sie in der Übersicht eine entsprechende Information. Nach jeder Namensänderung wird diese Information aktualisiert.

Abbildung 250: Einwilligung zur Versendung des Identformulars

8.4 vertreterverWaltung

Sie möchten

die gesetzlichen Vertreter Ihres De-Mail Kontos verwalten.

Dazu gehört*

das Anlegen und Ändern von vertretungsberechtigten Personen, das Anlegen und Ändern von vertretungsberechtigten Institutionen sowie das Auslösen des Verifizierungsprozesses.




8.4.1 Übersicht

Abbildung 251: Übersichtsseite Vertreterverwaltung

Änderung der Angaben zur vertretungsberechtigten Person

Name ändern Wohnsitz ändern zur Nutzerverwaltung zusätzlich, wenn mehr als ein gesetzlicher Vertreter vorhanden: Vertreter löschen

Änderung der Angaben zur vertretungsberechtigten Institution

Änderung Unternehmensname/Rechtsform/Registereintrag Änderung Unternehmensadresse zusätzlich, wenn mehr als ein gesetzlicher Vertreter vorhanden: Vertreter löschen weitere vertretungsberechtigte Person anlegen (unterhalb dieser Institution) weitere vertretungsberechtigte Institution anlegen (unterhalb dieser Institution)

Anlegen einer weiteren vertretungsberechtigten Person

Anlegen einer weiteren vertretungsberechtigten Institution

Änderungen verifizieren (Button nur aktiv, wenn verifizierungsrelevante Änderungen durchgeführt wurden)

1

2

4 3

5



8.4.2 AuFbAu der beziehungen der gesetzlichen vertreter Auf der Seite Vertreterverwaltung werden Ihnen die Daten der gesetzlichen Vertreter zusammengefasst und angezeigt.

Grundsätzlich sind die Beziehungen der gesetzlichen Vertreter hierarchisch aufgebaut. Ausgehend von der sich registrierenden Institution können unterhalb dieser weitere vertretungsberechtigte Institutionen und vertretungs-berechtigte Personen angelegt werden. Unterhalb einer vertretungsberechtigten Institution können wiederum weitere vertretungsberechtigte Institutionen und vertretungsberechtigte Personen angelegt werden. Unterhalb einer vertretungsberechtigten Person kann keine weitere vertretungsberechtigte Person oder Institution angelegt werden. Am Ende jeder Verkettung von vertretungsberechtigten Institutionen muss immer eine vertretungsbe-rechtigte Person vorhanden sein. Insgesamt muss in der Hierarchie immer mindestens eine vertretungsberech-tigte Person vorhanden sein.

Abbildung 252: Hierarchie Vertreterberechtigung



Hinweis

Bis auf wenige Ausnahmen müssen alle in der Vertreterverwaltung vorgenommenen Ände-rungen durch ein Ident-Verfahren verifiziert werden. In Kapitel 8.4.18 wird beschrieben, wie Sie das Verfahren initiieren können.

8.4.3 schritt FÜr schritt: Übersichtsseite der vertreterverWAltung AuFruFen



Es öffnet sich die Seite Kontoeinstellungen mit dem Menü im linken Bereich zur De-Mail-Vertreterver-waltung.

Klicken Sie auf den Menüpunkt Vertreterverwaltung.

Abbildung 254: Seite Vertreterverwaltung aufrufen

Es öffnet sich die Übersichtseite Vertreterverwaltung. Von hier aus können Sie alle für Sie verfügbaren und in den folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitungen beschriebenen Aktionen durchführen.

Einstellungen aufrufen Vertreterverwaltung

Einstellungen aufrufen Vertreterverwaltung



8.4.4 schritt FÜr schritt: Anlegen einer vertretungsberechtigten person Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person




Beim Klick auf die Funktion Vertretungsberechtigte Person anlegen öffnet sich ein entsprechendes Bearbeitungs-Dialogfenster.

Dateneingabe Eingabe per eID Mobilfunknr. angeben Mobile TAN eingeben

Prüfen, Speichern



Abbildung 255: Bearbeitungs-Dialogfenster Vertretungsberechtigte Person anlegen

Im Bearbeitungs-Dialogfenster können Sie Namen, Benutzerdaten, Adresse des Hauptwohnsitzes sowie persönliche Angaben einer weiteren vertretungsberechtigten Person eintragen. Bitte beachten Sie dabei die Hinweise in den farbigen Feldern auf der rechten Seite des Bearbeitungs-Dialogfensters.

Hinweis

Die Angabe eines Vornamens ist verpflichtend. Sollten Sie auf Ihren Ausweisdoku-menten keinen Vornamen eingetragen haben, so können Sie dieses Feld leer las-sen.



Die personenbezogenen Daten können auch direkt über das Ausweisdokument eingegeben werden. Klicken Sie dafür im entsprechenden farbigen Feld auf der rechten Seite des Bearbeitungs-Dialog-fensters auf die Funktion anmelden. Befolgen Sie die Schritte der AusweisApp 2.

Hinweis

Bei erfolgreichem Abschluss der Aktion wird das benutzte Ausweisdokument auto-matisch als Verfahren für das Authentisierungsniveau hoch registriert und freige-schaltet.


Prüfen, Speichern



Die Registrierung einer Mobilfunknummer dient der Freischaltung für das Anmeldeverfahren mit Au-thentisierungsniveau hoch. Dieser Schritt ist im Anlegeprozess optional, Sie können die Mobilfunk-nummer auch zu einem späteren Zeitpunkt registrieren.

Zur Eingabe einer Mobilfunknummer klicken Sie auf Ändern im Abschnitt Mobilfunkrufnummer für das Anmeldeverfahren mit Mobile TAN. Es öffnet sich dann ein neues Dialogfenster, in dem Sie die Eintragung vornehmen können.

Abbildung 256: Bearbeitungs-Dialogfenster Mobilfunknummer eingeben

Klicken Sie nach Eingabe der Nummer auf Weiter.


Prüfen, Speichern



Sie erhalten dann per SMS eine TAN zur Verifizierung Ihrer Mobilfunknummer. Geben Sie anschlie-ßend den eingeblendeten Sicherheitscode in das Feld Codeeingabe ein. Alternativ können Sie auf den Link Sicherheitscode vorlesen klicken. Bei Klick auf den Play-Button wird Ihnen ein Sicher-heitscode angesagt. Tragen Sie diesen in das Feld Sicherheitscode ein und klicken auf Weiter.

Abbildung 257: Sicherheitscode lösen

Geben Sie diese Nummer im nachfolgenden BearbeitungsDialogfenster in das Feld Mobile TAN ein.

Abbildung 258: Bearbeitungs-Dialogfenster Mobile TAN angeben

Klicken Sie abschließend auf Weiter, um zurück zum Bearbeitungs-Dialogfenster zu gelangen.


Prüfen, Speichern



Haben Sie alle Daten eingetragen, klicken Sie im Bearbeitungs-Dialogfenster auf Speichern. Benut-zername und Local-Part der De-Mail Adresse werden dann auf Verfügbarkeit geprüft.

Ist alles korrekt ausgefüllt, gelangen Sie nach Schließen des Bearbeitungs-Dialogfensters zurück zur Übersichtsseite der Vertreterverwaltung. Mit dem Anlegen der vertretungsberechtigten Person wird für diese automatisch ein persönliches Postfach erstellt.


Prüfen, Speichern



8.4.5 Übersicht: änderungen zur vertretungsberechtigten person

Abbildung 259: Details vertretungsberechtigte Person

Um sich detaillierte Angaben zu einem gesetzlichen Vertreter (in diesem Fall: vertretungsberechtigte Person) anzeigen zu lassen, klicken Sie auf den kleinen Pfeil links neben der Laufnummer. Zur Bearbeitung der Daten stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung, die in den nachfolgenden Schritt-für-Schritt-Anleitungen beschrieben werden.



8.4.6 schritt FÜr schritt: vertretungsberechtigten person – nAme ändern Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person


Beim Klick auf die Funktion Namen ändern öffnet sich ein entsprechendes Bearbeitungs-Dialogfens-ter.

Abbildung 260: Bearbeitungs-Dialogfenster Namen ändern

Im Dialogfenster können Sie Anrede, Titel sowie Vorname und Nachname der vertretungsberechtig-ten Person ändern. Die Felder sind dabei mit den aktuellen Daten vorbelegt. Pflichtfelder sind mit ei-nem Stern gekennzeichnet.

Namen ändern Speichern Eingabe per eID



Nach Eingabe der neuen Daten können Sie die Aktion mit einem Klick auf Speichern abschließen.

Die Eingabefelder werden dann validiert. Sind die Eingabefelder korrekt ausgefüllt, werden die Ände-rungen übernommen und das entsprechende Anzeigefeld aktualisiert.

Liegen für De-Mail Adressen, die mit der jeweiligen vertretungsberechtigten Person verknüpft sind, De-Mail Verzeichniseinträge vor, werden diese Einträge entsprechend aktualisiert.

Sie können die Eingabe der personenbezogenen Daten auch mittels Ausweisdokument mit der Onli-neausweisfunktion (eID) vornehmen. Klicken Sie dafür auf die Funktion auslesen im farbigen Feld auf der rechten Seite des Bearbeitungs-Dialogfensters Name ändern. Befolgen Sie die Schritte der AusweisApp 2.

Hinweis

Wenn Sie die Namensänderung der vertretungsberechtigten Person mit einem Ausweisdokument und der Onlineausweisfunktion (eID) vorgenommen haben, ist diese Änderung sofort verifiziert und es ist keine Identifizierung über das Verifizie-rungsverfahren (Kapitel 8.4.18) notwendig.





8.4.7 schritt FÜr schritt: vertretungsberechtigten person – Wohnsitz Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person


Beim Klick auf die Funktion Anschrift ändern öffnet sich ein entsprechendes Bearbeitungs-Dialog-fenster.

Abbildung 261: Bearbeitungs-Dialogfenster Adressänderung

Im Bearbeitungs-Dialogfenster können Sie die gewünschten Adressänderungen in den Eingabefel-dern Straße / Hausnummer, PLZ / Wohnort und Land vornehmen.

Die Felder sind dabei mit den aktuellen Daten vorbelegt. Pflichtfelder sind mit einem Stern gekenn-zeichnet. Die eingegebenen Adressdaten müssen mit denen des Personalausweises oder Reisepas-ses übereinstimmen.

Schließen Sie die Aktion mit einem Klick auf Speichern ab.

Liegen für De-Mail Adressen, die mit der jeweiligen vertretungsberechtigten Person verknüpft sind, Adressbuch-Einträge vor, werden diese Einträge entsprechend aktualisiert.

Die Dateneingabe kann auch direkt über das Ausweisdokument mit Onlineausweisfunktion (eID) er-folgen. Klicken Sie dafür im entsprechenden farbigen Feld auf der rechten Seite des Bearbeitungs-Dialogfensters auf die Funktion anmelden. Befolgen Sie die Schritte der AusweisApp 2.

Wohnsitz ändern Speichern Eingabe per eID





8.4.8 vertretungsberechtigte person – link zur nutzerverWAltung Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person


Mit einem Klick auf die Funktion Zur Nutzerverwaltung gelangen Sie in den entsprechenden Bearbeitungsbe-reich für die vertretungsberechtigte Person in der Nutzerverwaltung. Sie können dort Rolle, Benutzername, Persönliches Postfach sowie Funktionspostfächer ändern.

Hinweis

Sie können die Rolle einer vertretungsberechtigten Person nicht ändern.

Abbildung 262: Zur Nutzerverwaltung

8.4.9 vertretungsberechtigte person – einWilligungserklärung Wenn Sie sich bei einer Namensänderung das erzeugte Identformular an Ihre persönliche E-Mail Adresse gesen-det haben, müssen Sie dazu eine Einwilligung erteilen. Dazu sehen Sie in der Übersicht eine entsprechende Information. Nach jeder Namensänderung wird diese Information aktualisiert.



8.4.10 schritt FÜr schritt: vertretungsberechtigten person – vertreter löschen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person


Sind zwei oder mehr gesetzliche Vertreter vorhanden, wird die Funktion Vertreter löschen angezeigt. Um eine vertretungsberechtigte Institution zu löschen, klicken Sie auf die Funktion Vertreter löschen neben der zu entfernenden Institution.

Abbildung 263: Vertreter löschen

Bestätigen Sie den Löschvorgang in der nachfolgenden Sicherheitsabfrage. Der Vertreter ist gelöscht.

Abbildung 264: Vertreter löschen - Bestätigung

Vertreter löschen Löschen bestätigen




Hinweis

Nur eine vertretungsberechtigte Person kann gesetzliche Vertreter löschen (außer sich selbst).

Mit dem Löschen eines gesetzlichen Vertreters werden automatisch die Zuord-nungen zu den ihm zugeordneten Postfächern gelöst. Liegen De-Mail Verzeich-niseinträge zu dem gesetzlichen Vertreter vor, werden diese beim Löschen auto-matisch mit entfernt.

Sind für eine vertretungsberechtigte Person eine Mobilfunknummer oder ein Aus-weisdokument (eID) als Login-Methode für das Authentisierungsniveau hoch re-gistriert und freigeschaltet, werden diese Daten automatisch mit entfernt.

8.4.11 schritt FÜr schritt: Anlegen einer vertretungsberechtigten institution Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person




Beim Klick auf die Funktion Vertretungsberechtigte Institution anlegen öffnet sich ein entsprechen-des Bearbeitungs-Dialogfenster.

Abbildung 265: Vertretungsberechtigte Institution anlegen I

Dateneingabe Speichern



Abbildung 266: Vertretungsberechtigte Institution anlegen II

Im BearbeitungsDialogfenster können Sie Angaben zu UnternehmensDaten, Unternehmensadresse, Rechtsform und Registereintrag machen sowie optional Kontaktdaten für Rückfragen eingeben. Bitte beachten Sie dabei die Hinweise in den farbigen Feldern auf der rechten Seite des BearbeitungsDialogfensters.

Wird bei der Auswahl der Rechtsform die Sonstige gewählt, weil die zutreffende Rechtsform in der Dropdown-Liste nicht enthalten ist, wird das Eingabefeld darunter aktiv.

Tragen Sie die entsprechende Rechtsform der Institution in dieses Feld ein.

Haben Sie alle Daten eingetragen, klicken Sie im Bearbeitungs-Dialogfenster auf Speichern.

Haben Sie alle Eingabefelder korrekt ausgefüllt, werden die Daten übernommen und Sie gelangen zurück zur Übersichtsseite der Vertreterverwaltung.




8.4.12 Übersicht: änderungen zur vertretungsberechtigten institution

Abbildung 267: Details vertretungsberechtigte Institution

Um sich detaillierte Angaben zu einem gesetzlichen Vertreter (in diesem Fall: vertretungsberechtigte Institution) anzeigen zu lassen, klicken Sie auf den kleinen Pfeil links neben der Laufnummer. Zur Bearbeitung der Daten stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung.



8.4.13 schritt FÜr schritt: vertretungsberechtigten institution –

unternehmensnAme/rechtsForm/registereintrAg Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person




Beim Klick auf die Funktion Änderung Unternehmensname/Rechtsform/Registereintrag öffnet sich ein entsprechendes Bearbeitungs-Dialogfenster.

Abbildung 268: Vertretungsberechtigte Institution - Änderung Firmendaten

Im Dialogfenster können Sie Unternehmensdaten, Rechtsform, Registereintrag ändern sowie opti-onal Kontaktdaten für Rückfragen eingeben. Die Felder sind dabei mit den aktuellen Daten vorbelegt (Ausnahme: Kontaktdaten für Rückfragen). Pflichtfelder sind mit einem Stern gekennzeichnet.

Wird bei der Auswahl der Rechtsform die Sonstige gewählt, weil die zutreffende Rechtsform in der Dropdown-Liste nicht enthalten ist, wird das Eingabefeld darunter aktiv. Tragen Sie die entsprechende Rechtsform der Institution in dieses Feld ein.


Liegen für De-Mail Adressen, die mit der vertretungsberechtigten Institution verknüpft sind, De-Mail Verzeichniseinträge vor, werden diese Einträge entsprechend aktualisiert.

Firmendaten ändern Speichern

Firmendaten ändern Speichern



8.4.14 schritt FÜr schritt: vertretungsberechtigten institution – AnschriFt

ändern Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person


Beim Klick auf die Funktion Anschrift ändern öffnet sich ein entsprechendes Bearbeitungs-Dialog-fenster.

Abbildung 269: Vertretungsberechtigte Institution - Änderung Firmenadresse

Im Bearbeitungs-Dialogfenster können Sie die gewünschten Änderungen zu Unternehmensadresse und Postfach vornehmen. Die Felder sind dabei mit den aktuellen Daten vorbelegt. Pflichtfelder sind mit einem Stern gekennzeichnet. Bitte beachten Sie die Hinweise in den farbigen Feldern auf der rechten Seite des BearbeitungsDialogfensters.


Die Eingabefelder werden dann validiert. Fehlerhafte Eingabefelder werden markiert und eine entspre-chende Fehlermeldung angezeigt.

Liegen für De-Mail Adressen, die mit der jeweiligen vertretungsberechtigten Institution verknüpft sind, De-Mail Verzeichniseinträge vor, werden diese Einträge entsprechend aktualisiert.

Firmenadresse ändern Speichern

Firmenadresse ändern Speichern



8.4.15 schritt FÜr schritt: vertretungsberechtigten institution – vertreter

löschen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person


Sind zwei oder mehr gesetzliche Vertreter vorhanden, wird die Funktion Vertreter löschen angezeigt. Um eine vertretungsberechtigte Institution zu löschen, klicken Sie auf die Funktion Vertreter löschen neben der zu entfernenden Institution.

Abbildung 270: Vertretungsberechtigte Institution - Vertreter löschen

Bestätigen Sie den Löschvorgang in der nachfolgenden Sicherheitsabfrage. Der Vertreter ist gelöscht.

Hinweis

Nur eine vertretungsberechtigte Person kann gesetzliche Vertreter löschen (außer sich selbst).

Mit dem Löschen eines gesetzlichen Vertreters werden automatisch die Zuord-nungen zu den mit ihm verknüpften Postfächern gelöst. Liegen Adressbuch-Ein-träge zu dem gesetzlichen Vertreter vor, werden diese beim Löschen automatisch mit entfernt.

Beim Löschen einer vertretungsberechtigten Institution werden automatisch alle weiteren damit verknüpften Vertreter (Personen sowie Institutionen) entfernt.





8.4.16 schritt FÜr schritt: vertretungsberechtigten institution – Weitere

vertretungsberechtigte person Anlegen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person




Um unterhalb einer vertretungsberechtigten Institution eine weitere vertretungsberechtigte Person an-zulegen, klicken Sie auf die Funktion Vertretungsberechtigte Person anlegen. Es öffnet sich ein ent-sprechendes Bearbeitungs-Dialogfenster.


Prüfen, Speichern



Abbildung 271: Vertretungsberechtigte Person anlegen

Im Bearbeitungs-Dialogfenster können Sie Namen, Benutzerdaten, Adresse des Hauptwohnsitzes sowie persönliche Angaben einer weiteren vertretungsberechtigten Person eintragen. Bitte beachten Sie dabei die Hinweise in den farbigen Feldern auf der rechten Seite des Bearbeitungs-Dialogfensters.

Die personenbezogenen Daten können auch direkt vom Ausweisdokument eingelesen werden. Kli-cken Sie dafür im entsprechenden farbigen Feld auf der rechten Seite des Bearbeitungs-Dialogfens-ters auf die Funktion auslesen. Befolgen Sie die Schritte der AusweisApp 2.


Prüfen, Speichern



Hinweis

Bei erfolgreichem Abschluss der Aktion wird das Ausweisdokument automatisch als Verfahren für das Authentisierungsniveau hoch registriert und freigeschaltet. Haben Sie zur Dateneingabe kein Ausweisdokument benutzt, muss die Mobil-funknummer als Pflichtfeld angegeben werden.



Zur Eingabe einer Mobilfunknummer klicken Sie auf Ändern im Abschnitt Mobilfunkrufnummer für das Anmeldeverfahren mit Mobile TAN. Es öffnet sich dann ein neues Bearbeitungs-Dialogfenster, in dem Sie die Eintragung vornehmen können.

Abbildung 272: Mobilfunknummer registrieren

Klicken Sie nach Eingabe der Mobilfunknummer der anzulegenden vertretungsberechtigten Person auf Weiter.


Prüfen, Speichern



Sie erhalten dann per SMS eine TAN zur Verifizierung Ihrer Mobilfunknummer. Geben Sie anschlie-ßend den eingeblendeten Sicherheitscode in das Feld Codeeingabe ein. Alternativ können Sie auf den Link Sicherheitscode vorlesen klicken. Bei Klick auf den Play-Button wird Ihnen ein Sicher-heitscode angesagt. Tragen Sie diesen in das Feld Sicherheitscode ein und klicken auf Weiter.

Abbildung 273: Sicherheitscode lösen

Geben Sie diese Nummer im nachfolgenden Dialogfenster in das Feld Mobile TAN ein.

Abbildung 274: Mobilfunknummer registrieren - Mobile TAN

Klicken Sie abschließend auf Weiter, um zurück zum ursprünglichen Bearbeitungs-Dialogfenster zu gelangen.


Prüfen, Speichern



Haben Sie alle Daten eingetragen, klicken Sie im Bearbeitungs-Dialogfenster auf Speichern. Benut-zername und Local-Part der De-Mail Adresse werden dann auf Verfügbarkeit geprüft.

Ist alles korrekt ausgefüllt, gelangen Sie nach Schließen des Bearbeitungs-Dialogfensters zurück zur Übersichtsseite der Vertreterverwaltung. Mit dem Anlegen der vertretungsberechtigten Person wird für diese automatisch ein persönliches Postfach erstellt.

Eine unterhalb einer vertretungsberechtigten Institution angelegte vertretungsberechtigte Person erscheint in der Vertreterverwaltung wie in Abbildung 275 dargestellt.

Abbildung 275: vertretungsberechtigte Person unterhalb einer vertretungsberechtigten Institution


Prüfen, Speichern



8.4.17 schritt FÜr schritt: vertretungsberechtigten institution - Weitere

vertretungsberechtigte institution Anlegen



Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person


Um unterhalb einer vertretungsberechtigten Institution eine weitere anzulegen, klicken Sie auf die Funktion Vertretungsberechtigte Institution anlegen. Es öffnet sich ein entsprechendes Bearbei-tungs-Dialogfenster.

Abbildung 276: Vertretungsberechtigte Institution anlegen




Im BearbeitungsDialogfenster können Sie Angaben zu Firmenname, Firmenadresse, Rechtsform und Registereintrag machen sowie optional Kontaktdaten für Rückfragen eingeben.

Bitte beachten Sie dabei die Hinweise in den farbigen Feldern auf der rechten Seite des BearbeitungsDialogfensters.

Wird bei der Auswahl der Rechtsform die Sonstige gewählt, weil die zutreffende Rechtsform in der Dropdown-Liste nicht enthalten ist, wird das Eingabefeld darunter aktiv. Tragen Sie die entsprechende Rechtsform der Institution in dieses Feld ein.


Haben Sie alle Eingabefelder korrekt ausgefüllt, werden die Daten übernommen und Sie gelangen zurück zur Übersichtsseite der Vertreterverwaltung.

Eine unterhalb einer vertretungsberechtigten Institution angelegte weitere vertretungsberechtigte Institution er-scheint in der Vertreterverwaltung wie in Abbildung 277 dargestellt.

Abbildung 277: Vertretungsberechtigte Institution unterhalb einer vertretungsberechtigten Institution




8.4.18 schritt FÜr schritt: änderungen veriFizieren Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person


Folgende Änderungen in der Vertreterverwaltung müssen in der Regel durch eine Prüfinstanz verifiziert wer-den: Hinzufügen einer neuen vertretungsberechtigten Person, Hinzufügen einer neuen vertretungsberechtigten Institution, Namensänderung einer vertretungsberechtigten Person ohne Ausweisdokument (eID), Firmennamenänderung bzw. Änderung der Bezeichnung einer vertretungsberechtigten Institution, Ändern der Rechtsform bzw. des Registereintrags einer vertretungsberechtigten Institution.

Nach jeder verifizierungsrelevanten Änderungsaktion wird der Aktionsbutton Änderungen verifizie-ren auf der Übersichtsseite der Vertreterverwaltung aktiv. Zudem erscheint der Hinweis Ihre Ände-rungen müssen noch verifiziert werden! über der Auflistung der gesetzlichen Vertreter.

Abbildung 278: Änderungen verifizieren

Um den Verifizierungsprozess zu starten, klicken Sie auf den Button Änderungen verifizieren.

Änderungen verifizieren Download Ident-Formul.



Auf der Folgeseite wird Ihnen ein Dokument zur Verifizierung der Daten per Download zur Verfügung gestellt. Laden Sie das Formular herunter. Alternativ können Sie sich das Dokument an Ihre persönli-che E-Mail-Adresse senden, um es später auszudrucken oder digital per De-Mail einzureichen.

Das PDF enthält neben den Angaben zu den zu identifizierenden Personen / Institutionen ein Informa-tionsblatt zu gesellschaftsformunabhängig beizubringenden Dokumenten beziehungsweise Nach-weisen, falls im Rahmen der Änderungen an den gesetzlichen Vertretern vertretungsberechtigte Insti-tutionen angelegt oder bearbeitet worden sind.


Identformular direkt herunterladen, ausdrucken und vor Ort identifizieren lassen Direkt per De-Mail einreichen. Eine vor Ort Identifizierung entfällt hiermit.

Identformular ausdrucken und vor Ort identifizieren

1. Klicken Sie auf den Download-Button, um die Mitteilung zur Namensänderung herunterzuladen.


3. Drucken Sie das Formular aus und wenden Sie sich an Ihren Accountmanager zur Identifizie-rung/Verifizierung bei Ihnen vor Ort.

Identformular per De-Mail einreichen

1. Klicken Sie auf den Download-Button, um die Mitteilung zur Namensänderung herunterzuladen.


3. Erstellen Sie als Vertretungsberechtige Person eine neue De-Mail unter ihrem persönlichen Postfach. Geben Sie als Empfänger-Adresse „[email protected]“ an, schildern Sie im Text kurz Ihr Anliegen und hängen Sie als Anhang das herunter-geladene Identformular an.

4. Wir als DMDA nehmen dann die Freischaltung der Änderung im System vor.

Hinweis

Wurden Daten mit Hilfe eines Ausweisdokuments (eID) eingelesen, so die Ände-rung sofort verifiziert und es ist keine Identifizierungsverfahren notwendig.

Änderungen verifizieren Download Ident-Formul.

mailto:[email protected]




8.5 PostfachverWaltung

Sie möchten

die Postfachfächer Ihres De-Mail Kontos einsehen und gegebenenfalls bearbeiten.

Dazu gehören:*

das Anlegen und Löschen von Postfächern, das Deaktivieren und Aktivieren von Postfächern, das Verwalten der Nutzer eines Postfachs, das Eintragen eines Postfachs in das öffentliche De-Mail Verzeichnis, das Hinzufügen eines Zertifikates, das Ändern der Postfachadresse, das Zuordnen des Postfachs zu einer anderen Subdomain, das Einrichten einer automatischen Weiterleitung sowie das Aktivieren einer Catch-All-Funktion.


8.5.1 Übersicht postFAchverWAltung Bei einem Klick auf den Bereich Postfachverwaltung erscheint zunächst eine Übersichtsseite, auf welcher alle vorhandenen Funktionspostfächer und persönlichen Postfächer in einer Liste angezeigt werden.

Abbildung 279: Postfachverwaltung Übersicht

1

3

2



Auf der Übersichtsseite finden Sie eine Auflistung aller persönlichen Postfächer und Funktionspostfä-cher, die im De-Mail Konto angelegt sind (max. 1000). Sie können die Anzahl der angezeigten Postfä-cher über ein Dropdown-Menü unter der Postfach-Liste auf 10, 25, 50 oder 100 festlegen (10 im ab-gebildeten Beispiel). Sind mehr Postfächer vorhanden, wird die Liste auf einer weiteren Seite fortge-setzt, die Sie über die Blätter-Funktion erreichen können.

Für jedes Postfach werden Status- und Typinformationen angezeigt. Durch einen Klick auf das ent-sprechende Pfeilsymbol in den Spalten können Sie die Postfächer in auf- bzw. absteigender Reihen-folge nach Status, Postfachadresse, Domain oder Typ sortieren.

Feld Beschreibung

Status aktives Postfach

inaktives Postfach

Postfachadresse Auflistung aller vorhandenen Postfachadressen

Domain Anzeige der entsprechenden Domains

Typ persönliches Postfach (aktiv)*

persönliches Postfach (inaktiv)

Funktionspostfach**

initiales Funktionspostfach***

initiales Funktionspostfach der Subdomain****

* ein persönliches Postfach ist ein dem jeweiligen Nutzer zugeordnetes Postfach, zum Bei-spiel [email protected]

** ein Funktionspostfach kann für bestimmte Zwecke eingerichtet werden und für verschie-dene Nutzer zugänglich sein, zum Beispiel [email protected].

*** das initiale Funktionspostfach wird im Rahmen des Registrierungsprozesses angelegt.

****ein initiales Funktionspostfach der Subdomain kann beim Anlegen der Subdomain er-stellt werden.

Tabelle 19: Übersicht Postfachverwaltung

Im Filterbereich werden Ihnen verschiedene Möglichkeiten geboten, die aufgeführten Postfächer ein-zugrenzen oder Postfächer zu suchen.





Feld Beschreibung

Postfachadresse Freitextfeld zur Suche nach einem bestimmten Namen oder Begriff inner-halb einer Postfachadresse oder einer gesamten Postfachbezeichnung.

Domain Dropdown-Menü zur Suche bzw. Einschränkung der Anzeige auf eine be-stimmte Domain oder Subdomain, beispielsweise musterfirma.de-mail.de oder berlin.musterfirma.de-mail.de

Das Dropdown-Menü enthält eine Auflistung aller bisher angelegten Do-mains oder Subdomains.

Postfachtyp Dropdown-Menü zur Suche bzw. Einschränkung der Anzeige auf einen be-stimmten Postfachtyp. Sie können zwischen folgenden Optionen wählen:

Alle Postfachtypen

Catch-All-Postfächer

Funktionspostfächer

Persönliche Postfächer

Veröffentlichte Postfächer

Unveröffentlichte Postfächer

Aktivierte Postfächer

Deaktivierte Postfächer

Unzugeordnete Postfächer

Tabelle 20: Filterfunktionen Postfachverwaltung



Auf der Übersichtsseite steht Ihnen zudem eine Leiste mit Aktionsicons zum Ausführen von Stan-dardaktionen zur Verfügung (siehe Tabelle 21).

Icon Aktion

Neues Postfach: Hinzufügen eines neuen Funktionspostfachs (siehe Kapi-tel 8.5.3) oder Anlegen eines persönlichen Postfachs (siehe Kapitel 8.5.4)

Bearbeiten eines vorhandenen Postfachs. Dieses Icon wird erst aktiv, wenn ein Postfach per Klick markiert wurde. Mit einem Klick darauf gelangen Sie zu der Übersichtsseite des ausgewählten Postfachs und können dort ver-schiedene Aktionen zur Verwaltung des Postfachs durchführen (siehe Kapi-tel 8.5.9)

Deaktivieren eines vorhandenen Postfachs. Das Icon wird erst aktiv, wenn ein Postfach per Klick markiert wurde (siehe Kapitel 8.5.5)

Aktivieren eines vorhandenen, inaktiven Postfachs. Das Icon ist nur aktiv, wenn ein inaktives Postfach per Klick markiert wurde (siehe Kapitel 8.5.6)

Löschen eines Postfachs (siehe Kapitel 8.5.7)

Zuordnen eines Postfachs zu einer anderen Subdomain. Dieses Icon wird erst aktiv, wenn ein Postfach per Klick markiert wurde (siehe Kapitel 8.5.8).

Tabelle 21: Aktionsicons Postfachverwaltung



8.5.2 schritt FÜr schritt: Übersichtsseite der postFAchverWAltung AuFruFen


Abbildung 280: Einstellungen aufrufen


Klicken Sie auf den Menüpunkt Postfachverwaltung.

Abbildung 281: Seite Postfachverwaltung aufrufen

Es öffnet sich die Übersichtseite Postfachverwaltung. Von hier aus können Sie alle für Sie verfügbaren und in den folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitungen beschriebenen Aktionen durchführen.

Einstellungen aufrufen Postfachverwaltung

Einstellungen aufrufen Postfachverwaltung



8.5.3 schritt FÜr schritt: neues FunktionspostFAch Anlegen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator


Um ein neues Postfach zu erstellen, klicken Sie auf der Übersichtsseite der Postfachverwaltung auf das Aktionsicon Neues Postfach und anschließend auf Funktionspostfach.

Abbildung 282: Neues Funktionspostfach anlegen – Dialogfenster aufrufen

Es öffnet sich ein BearbeitungsDialogfenster, in dem Sie ein neues Funktionspostfach erstellen können.

Abbildung 283: Funktionspostfach anlegen - Local-Part festlegen

Geben Sie den Local-Part der neuen Postfachadresse ein (im Beispiel: sales). Das neue Funktionspostfach wird standardmäßig der Hauptdomain zugeordnet. Falls Sie es einer anderen Subdomain bzw. Domain zuordnen wollen, klicken Sie auf die Funktion Setzen (der Vorgang ist im nächsten Schritt beschrieben). Falls nicht, klicken Sie auf Anlegen.

Anlegen wählen Local-Part festlegen Subdomain (Domain)

Nutzer hinzufügen

Adressbucheintrag Zusammenfassung


Nutzer hinzufügen




Um eine andere Subdomain auszuwählen, klicken Sie wie beschrieben auf Setzen. Es öffnet sich ein entsprechender Auswahl-Dialogfenster.

Abbildung 284: Funktionspostfach anlegen – Domain auswählen

Wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Subdomains die gewünschte per Klick aus. Klicken Sie anschließend auf Weiter.


Nutzer hinzufügen


Local-Part festlegen Nutzer hinzufügen


Anlegen wählen Subdomain (Domain)



Abbildung 285: Funktionspostfach anlegen – Nutzer auswählen

Im nächsten Schritt können Sie bereits registrierte Nutzer zum Funktionspostfach hinzufügen.

Diese werden Ihnen in Listenansicht auf dem Dialogfenster dargestellt (insgesamt max. 1000). Sie können die Anzahl der auf einer Seite angezeigten Nutzer über das Dropdown-Menü im unteren Bereich auf 10, 25, 50 oder 100 festlegen (10 in diesem Beispiel). Sind mehr Nutzer vorhanden, wird die Liste auf einer weiteren Seite fortgesetzt, die Sie über die Blätter-Funktion erreichen können. Über die Freitextfelder Nachname, Vorname und Benutzername haben Sie die Möglichkeit, nach Nutzern zu suchen. Weiter können Sie die Nutzerliste nach erteiltem Zugriff, der Einschränkung nur lesen sowie nach Nachname, Vorname, Nutzername oder Rolle auf- bzw. absteigend sortieren.



Wählen Sie nun alle Nutzer, denen Zugriff zum Funktionspostfach gewährt werden soll, mit Aktivierung der Checkboxen unter Zugriff aus. Mit Aktivierung der nebenstehenden Checkbox nur lesen schränken Sie die Rechte des Mitarbeiters auf lesenden Zugriff ein. Sie können Ihre Auswahl widerrufen, indem Sie das Häkchen aus den jeweiligen Checkboxen entfernen. Dem Funktionspostfach muss mindestens ein Nutzer zugeordnet sein.

Schließen Sie die Auswahl des Nutzerkreises mit Weiter ab.

Abbildung 286: Funktionspostfach anlegen – Funktionspostfach veröffentlichen

Wählen Sie, ob das angelegte Funktionspostfach in das öffentliche De-Mail Verzeichnis aufgenommen werden soll. Klicken Sie anschließend auf Anlegen. Das Funktionspostfach wird damit angelegt.

Die vorgenommenen Einstellungen werden Ihnen noch einmal in einer Übersicht angezeigt.

Neues Postf. wählen Local-Part festlegen Subdomain (Domain)


Nutzer hinzufügen

Neues Postf. wählen Local-Part festlegen Nutzer hinzufügen


Subdomain (Domain)



Abbildung 287: Funktionspostfach anlegen – Zusammenfassung

Beenden Sie die Aktion durch einen Klick auf Schließen. Falls Sie das Postfach im ÖVD veröffentlicht haben, erscheint es im Dropdown-Menü der Postfachübersicht eines jeden hinzugefügten Nutzers und steht zur Verwendung bereit.

Hinweis

Es ist möglich, den gleichen Local-Part einer Postfach-Adresse bei verschiedenen Sub-Level Domains zu verwenden (z. B. [email protected] und [email protected])

Das initiale Funktionspostfach der Subdomain muss veröffentlicht sein, sonst können alle zu derselben Subdomain zugeordneten Funktionspostfächer nicht veröffentlicht werden.

Eine Subdomain muss über ein initiales Funktionspostfach verfügen, bevor weitere Postfä-cher angelegt werden können.

8.5.4 schritt FÜr schritt: neues persönliches postFAch Anlegen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator


Wenn ein Mitarbeiter nicht über ein persönliches Postfach verfügt, kann dieses in der Postfachverwaltung für ihn angelegt werden. Ein solcher Fall kann beispielsweise auftreten, wenn einem Mitarbeiter während des Anlege-prozesses zunächst nur Zugriff auf ein Funktionspostfach gewährt wurde.

Um ein neues persönliches Postfach zu erstellen, klicken Sie auf der Übersichtsseite der Postfachverwaltung auf das Aktionsicon Neues Postfach und anschließend auf Persönliches Postfach.


Nutzer hinzufügen






Abbildung 288: Persönliches Postfach anlegen – Dialogfenster aufrufen

Wenn alle registrierten Nutzer bereits über ein persönliches Postfach verfügen, wird Ihnen ein entspre-chender Hinweis angezeigt. In diesem Falle ist kein Anlegen eines neuen persönlichen Postfachs über diese Funktion möglich.

Es öffnet sich ein BearbeitungsDialogfenster, in dem Sie ein neues persönliches Postfach erstellen können.

Abbildung 289: Persönliches Postfach anlegen - Local-Part festlegen

Geben Sie den Local-Part der neuen Postfachadresse ein (Benutzername des Mitarbeiters, im Beispiel: anna.bell). Das persönliche Postfach wird standardmäßig der Hauptdomain zugeordnet. Falls Sie es einer anderen Subdomain bzw. Domain zuordnen wollen, klicken Sie auf die Funktion Setzen (der Vorgang ist im nächsten Schritt beschrieben). Falls nicht, klicken Sie auf Anlegen.

Um eine andere Subdomain auszuwählen, klicken Sie wie beschrieben auf Setzen. Es öffnet sich ein entsprechender Auswahl-Dialogfenster.


Nutzer hinzufügen



Nutzer hinzufügen




Abbildung 290: Persönliches Postfach anlegen – Domain auswählen

Wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Subdomains die gewünschte per Klick aus. Klicken Sie anschließend auf Weiter.



Abbildung 291: Persönliches Postfach anlegen – Nutzer auswählen

Im nächsten Schritt können Sie den bereits registrierten Nutzer zu seinem persönlichen Postfach hinzufügen.

Die Nutzer werden Ihnen in Listenansicht auf dem Dialogfenster dargestellt. Sie können die Anzahl der auf einer Seite angezeigten Nutzer über das Dropdown-Menü im unteren Bereich auf 10, 25, 50

Local-Part festlegen Nutzer hinzufügen


Anlegen wählen Subdomain (Domain)



oder 100 festlegen (10 in diesem Beispiel). Sind mehr Nutzer vorhanden, wird die Liste auf einer wei-teren Seite fortgesetzt, die Sie über die Blätter-Funktion erreichen können. Über die Freitextfelder Nachname, Vorname und Benutzername haben Sie die Möglichkeit, nach Nutzern zu suchen.

Wählen Sie nun den Nutzer aus, dem Zugriff zum persönlichen Postfach gewährt werden soll. Aktivieren Sie dafür die entsprechende Checkbox unter Zugriff. Mit Aktivierung der nebenstehenden Checkbox nur lesen schränken Sie die Rechte des Mitarbeiters auf lesenden Zugriff ein. Sie können Ihre Auswahl widerrufen, indem Sie das Häkchen aus der Checkbox entfernen.

Klicken Sie anschließend auf Weiter.

Abbildung 292: Persönliches Postfach anlegen – Postfach veröffentlichen

Wählen Sie, ob das angelegte Postfach in das öffentliche De-Mail Verzeichnis aufgenommen werden soll. Klicken Sie auf Anlegen.

Die vorgenommenen Einstellungen werden Ihnen noch einmal in einer Übersicht angezeigt.

Neues Postf. wählen Local-Part festlegen Subdomain (Domain)


Nutzer hinzufügen

Neues Postf. wählen Local-Part festlegen Nutzer hinzufügen


Subdomain (Domain)



Abbildung 293: Persönliches Postfach anlegen – Zusammenfassung

Beenden Sie die Aktion durch einen Klick auf Schließen.

8.5.5 schritt FÜr schritt: deAktivieren eines postFAchs Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator


Sie haben die Möglichkeit, Postfächer vorübergehend oder dauerhaft zu deaktivieren. Bei einem deaktivierten Postfach ist nur noch der Empfang, jedoch kein Versenden von De-Mails mehr möglich. Sie können ein deakti-viertes Postfach jederzeit wieder aktivieren.

Um ein Postfach zu deaktivieren, markieren Sie dieses per Klick in der Übersichtsseite der Postfachverwaltung. Klicken Sie auf das Aktionsicon Deaktivieren.

Abbildung 294: Funktionspostfach deaktivieren

Nach einer Sicherheitsabfrage wird das Konto deaktiviert. Dies ist am veränderten Icon in der Spalte Status erkennbar. Zudem wechselt das Icon in der Spalte Typ seine Farbe von dunkel- zu hellgrau.

Abbildung 295: deaktiviertes Postfach

Deaktivierung Statusänderung

Deaktivierung Statusänderung



8.5.6 schritt FÜr schritt: Aktivieren eines postFAchs Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator


Sie können ein deaktiviertes Postfach jederzeit wieder aktivieren.

Um ein Postfach wieder zu aktivieren, markieren Sie dieses per Klick in der Übersichtsseite der Postfachverwaltung. Klicken Sie auf das Aktionsicon Aktivieren.

Abbildung 296: Aktivieren eines Postfachs

Nach einer Sicherheitsabfrage wird das Konto wieder aktiviert. Dies ist am veränderten Icon in der Spalte Status erkennbar. Zudem wechselt das Icon in der Spalte Typ seine Farbe wieder von hell- zu dunkelgrau.

Abbildung 297: Status eines Postfachs

8.5.7 schritt FÜr schritt: löschen eines postFAchs Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator


Aktivierung Statusänderung

Postfachverwaltung

Aktivierung Statusänderung



Um ein Postfach zu löschen, markieren Sie dieses per Klick in der Übersichtsseite der Postfachverwaltung. Klicken Sie auf das Aktionsicon Löschen.

Abbildung 298: Postfach löschen

Nach einer Sicherheitsabfrage wird das Postfach gelöscht.

Mit dem Löschen gehen auch sämtliche Zuordnungen verloren. Gegebenenfalls vorliegende Einträge im De-Mail Verzeichnis werden beim Löschen des zugehörigen Postfachs ebenfalls mit entfernt.

Hinweis

Es können persönliche Postfächer und Funktionspostfächer gelöscht werden, nicht jedoch das initiale Funktionspostfach.

Als Administrator können Sie keine persönlichen Postfächer löschen, welche mit einer vertretungsberechtigten Person verknüpft sind.

Es ist nicht möglich, das letzte einer vertretungsberechtigten Person zugeordnete Postfach zu löschen.

Sie können nur Postfächer löschen, welche leer sind und keine De-Mails bezie-hungsweise benutzerdefinierten Ordner mehr enthalten.

8.5.8 schritt FÜr schritt: zuordnen eines postFAchs Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator


Postfach löschen Löschen bestätigen

Postfach löschen Löschen bestätigen



Um ein Postfach zuzuordnen, markieren Sie dieses per Klick in der Übersichtsseite der Postfachverwaltung. Klicken Sie auf das Aktionsicon Zuordnen. Für eine Mehrfachauswahl von Postfächern halten Sie beim Markieren die STRG-Taste gedrückt.

Abbildung 299: Postfach zuordnen starten

Bevor Sie die Zuordnung vornehmen können, werden Sie darauf hingewiesen, dass alle vorhandenen ÖVD-Zertifikate in diesem Fall entfernt werden.

Abbildung 300: ÖVD-Zertifikate entfernen

Bestätigen Sie die Entfernung mit einem Klick auf Ja.

Postfach zuordnen Zertifikate entfernen Subdomain auswählen Konflikte

Zusammenfassung

Zertifikate entfernen

Subdomain auswählen Konflikte

Zusammenfassung

Postfach zuordnen



Wählen Sie aus der Liste der vorhandenen Domains und Subdomains per Klick diejenige aus, der sie die Postfächer zuordnen möchten.

Abbildung 301: Domain (Subdomain) auswählen


Postfach zuordnen

Zertifikate entfernen Subdomain auswählen

Konflikte

Zusammenfassung



Im nächsten Schritt werden die Adressen auf Konflikte geprüft. Falls keine Konflikte vorhanden sind, klicken Sie auf Weiter.

Wenn die ausgewählte Domain beziehungsweise Subdomain bereits ein Postfach mit demselben Namen besitzt, wird ein Konflikt angezeigt. Sie können entweder auf Zurück klicken, um eine andere Domain oder Subdomain auszuwählen oder mit einem Klick auf Weiter den Vorgang fortsetzen. In diesem Fall wird das Postfach der ausgewählten Domain zugeordnet und die Ziffer 1 am Ende des Local-Parts der Adresse angehängt.

Wenn die ausgewählte Domain oder Subdomain bereits ein passives Postfach mit demselben Namen besitzt, wird dieses gelöscht (siehe Kapitel 8.5.26). Sie können entweder auf Zurück klicken, um eine andere (Sub-)Domain auszuwählen oder den Vorgang mit einem Klick auf Weiter fortsetzen.

Abbildung 302: Zuordnung des Postfaches - Konflikte

Postfach zuordnen

Zertifikate entfernen Subdomain auswählen Konflikte

Zusammenfassung



Im letzten Schritt wird Ihnen die neue Zuordnung angezeigt.

Abbildung 303: Zuordnung des Postfachs - Bericht

Klicken Sie auf Schließen.

8.5.9 Übersicht postFAchbeArbeitung Um ein Postfach zu bearbeiten, klicken Sie auf der Übersichtsseite der Postfachverwaltung auf das Aktionsicon Bearbeiten.

Abbildung 304: Postfach bearbeiten

Sie gelangen dann zu einer Übersichtsseite für die Bearbeitung von Postfächern. Dort werden Ihnen verschiedene Funktionen angeboten, die in den nachfolgenden Schritt für Schritt-Anleitungen erklärt werden.

Das De-Mail Konto unterscheidet zwischen dem persönlichen Postfach, dem Funktionspostfach und dem initialen Funktionspostfach. Je nach Art des Postfaches stehen verschiedene Verwaltungsfunktionen zur Verfügung. Die folgenden drei Abbildungen stellen jeweils einen Postfachtyp und die Möglichkeiten der Verwaltung dar.

Postfach zuordnen

Zertifikate entfernen Subdomain auswählen Konflikte

Zusammenfassung



Übersichtsseite Bearbeitung eines persönlichen Postfachs

Abbildung 305: Übersicht Bearbeitung persönliches Postfach



Übersichtsseite Bearbeitung eines Funktionspostfachs

Abbildung 306: Übersicht Bearbeitung Funktionspostfach



Übersichtsseite Bearbeitung eines initialen Funktionspostfachs

Abbildung 307: Übersicht Bearbeitung initiales Funktionspostfach



Übersichtsseite Bearbeitung eines initialen Funktionspostfachs der Subdomain

Abbildung 308: Übersicht Bearbeitung initiales Funktionspostfach der Subdomain

8.5.10 schritt FÜr schritt: postFAchbeArbeitung - postFAchnutzer verWAlten Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator




Um einem Postfach Nutzer hinzuzufügen oder Nutzer zu entfernen, klicken Sie in der Bearbeitungsansicht auf Verwalten.

Abbildung 309: Postfachnutzer verwalten

Postfachnutzer aufrufen Nutzer verwalten Speichern



Es öffnet sich daraufhin ein Bearbeitungs-Dialogfenster, in dem Sie die Nutzerauswahl vornehmen können.

Abbildung 310: Bearbeitungs-Dialogfenster Postfachnutzer verwalten

Die registrierten Nutzer werden Ihnen in Listenansicht auf dem Dialogfenster dargestellt (insgesamt max. 1000). Sie können die Anzahl der auf einer Seite angezeigten Nutzer über das Dropdown-Menü im unteren Bereich auf 10, 25, 50 oder 100 festlegen (10 in diesem Beispiel). Sind mehr Nutzer vor-handen, wird die Liste auf einer weiteren Seite fortgesetzt, die Sie über die Blätter-Funktion erreichen können. Über die Freitextfelder Nachname, Vorname und Benutzername haben Sie die Möglichkeit, nach Nutzern zu suchen. Weiter können Sie die Nutzerliste nach erteiltem Zugriff, der Einschränkung nur lesen sowie nach Nachname, Vorname, Nutzername oder Rolle auf- bzw. absteigend sortieren.

Wählen Sie nun alle Nutzer, denen Zugriff zum Funktionspostfach gewährt werden soll, mit Aktivierung der Checkboxen unter Zugriff aus. Mit Aktivierung der nebenstehenden Checkbox nur lesen schränken Sie die Rechte des Mitarbeiters auf lesenden Zugriff ein. Sie können Ihre Auswahl widerrufen, indem Sie das Häkchen aus den jeweiligen Checkboxen entfernen. Dem Funktionspostfach muss mindestens ein Nutzer zugeordnet sein.

Schließen Sie die Nutzerzuordnung mit einem Klick auf Schließen ab.





Hinweis

Einem persönlichen Postfach kann immer nur ein Nutzer zugeordnet sein, wäh-rend einem Funktionspostfach mehrere Nutzer gleichzeitig zugeordnet sein kön-nen. Als Administrator können Sie im persönlichen Postfach einer vertretungsbe-rechtigten Person keine Nutzerzuweisung vornehmen.

8.5.11 schritt FÜr schritt: postFAchbeArbeitung - eintrAg im de-mAil verzeichnis

erstellen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator




Um eine Postfachadresse im De-Mail Verzeichnis zu veröffentlichen, klicken Sie in der Bearbeitungsansicht auf Erstellen.

Abbildung 311: Eintrag im De-Mail Verzeichnis

Es öffnet sich dann ein Dialogfenster, in welchem Sie den Eintrag im öffentlichen De-Mail Verzeichnis veranlassen können.

Abbildung 312: Bearbeitungs-Dialogfenster Eintrag im De-Mail Verzeichnis

Klicken Sie De-Mail Adresse veröffentlichen an und anschließend auf Speichern, um die Veröffentlichung freizugeben.

Eintrag erstellen Veröff. veranlassen

Eintrag erstellen Veröff. veranlassen



8.5.12 schritt FÜr schritt: postFAchbeArbeitung - eintrAg im de-mAil verzeichnis

löschen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator


Um den Eintrag einer Postfachadresse aus dem De-Mail Verzeichnis wieder zu entfernen, klicken Sie in der Bearbeitungsansicht auf die Funktion Entfernen.

Abbildung 313: Verzeichniseintrag entfernen

Es öffnet sich ein Dialogfenster, in welchem Sie den Eintrag im öffentlichen De-Mail Verzeichnis wieder entfernen können.

Abbildung 314: Eintrag im De-Mail Verzeichnis

Klicken Sie De-Mail Adresse nicht veröffentlichen an und anschließend auf Speichern, um den Eintrag aus dem Verzeichnis zu löschen.

Entfernen wählen Veröff. zurückziehen

Postfachverwaltung

Entfernen wählen Veröff. zurückziehen



8.5.13 schritt FÜr schritt: postFAchbeArbeitung - postFAchAdresse ändern Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator




Um eine Postfachadresse zu ändern, klicken Sie in der Bearbeitungsansicht auf Postfachadresse Än-dern.

Abbildung 315: Postfachadresse ändern

Es öffnet sich ein Bearbeitungs-Dialogfenster, in welchem Sie den Postfachname Ihrer Postfachad-resse ändern können. Das Eingabefeld ist mit Ihrer aktuellen Postfachadresse vorbelegt. Ändern Sie den Adresslaut wie gewünscht ab.

Abbildung 316: Postfachadresse ändern

Postfachadresse ändern Local Part ändern Prüfen, Speichern




Klicken Sie den Button Speichern. Es wird dabei automatisch überprüft, ob die Postfachadresse noch verfügbar ist.

Ist dies nicht der Fall, wird das Eingabefeld rot markiert und Ihnen eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt.

Ist das Eingabefeld korrekt ausgefüllt, wird die Änderung übernommen und das Anzeigenfeld aktuali-siert. Wurde das Postfach im De-Mail Verzeichnis eingetragen, aktualisiert sich dieser Eintrag entspre-chend automatisch.

8.5.14 schritt FÜr schritt: postFAchbeArbeitung - AutomAtische Weiterleitung

einrichten Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator


Klicken Sie in der Bearbeitungsansicht im Bereich Automatische Weiterleitung neben einer einge-richteten Weiterleitungsadresse auf den Link Einrichten. Es öffnet sich das entsprechende Bearbei-tungs-Dialogfenster.


Geben Sie eine gültige De-Mail Adresse ein und wiederholen Sie die Eingabe. Sie haben auch die Möglichkeit, die Weiterleitungsadresse über das De-Mail Verzeichnis zu suchen.

Wählen Sie per Checkbox, ob Ihre persönlichen De-Mails weitergeleitet werden sollen.






Abbildung 318: Automatische Weiterleitung – Adresse speichern


Hinweis

Diese Funktion steht nur bei persönlichen Postfächern zur Verfügung.

Wenn Sie die Funktion zur Weiterleitung von persönlichen De-Mails deaktiviert ha-ben, können diese De-Mails nicht zugestellt werden.


ändern Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator


Klicken Sie in der Bearbeitungsansicht im Bereich Automatische Weiterleitung neben einer einge-richteten Weiterleitungsadresse auf den Link Ändern. Es öffnet sich das entsprechende Bearbeitungs-Dialogfenster.

Abbildung 319: Automatische Weiterleitung ändern






Abbildung 320: Automatische Weiterleitung - Änderung speichern





Diese Funktion steht nur bei persönlichen Postfächern zur Verfügung.

Klicken Sie in der Bearbeitungsansicht im Bereich Automatische Weiterleitung neben einer einge-richteten Weiterleitungsadresse auf die Funktion Löschen.

Abbildung 321: Automatische Weiterleitung löschen






Es öffnet sich die entsprechende Sicherheitsabfrage.

Abbildung 322: Automatische Weiterleitung löschen - Bestätigung

Klicken Sie auf Ja, um das Löschen der Weiterleitungsadresse zu bestätigen.

8.5.17 schritt FÜr schritt: postFAchbeArbeitung - zertiFikAt im de-mAil

verzeichnis veröFFentlichen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator




Sofern Sie über ein PKI-Zertifikat verfügen, können Sie dieses im De-Mail Verzeichnis veröffentlichen. Klicken Sie auf die Funktion Zertifikat hochladen in der Bearbeitungsansicht.

Die Funktion zum Hochladen eines Zertifikates wird erst aktiv, wenn bereits eine Freigabe des Postfa-ches im öffentlichen De-Mail Verzeichnis vorhanden ist.

Abbildung 323: Zertifikat hochladen

Es öffnet sich ein Dialogfenster, über den Sie das Zertifikat auswählen können.

Abbildung 324: Zertifikat - Durchsuchen

Klicken Sie auf Durchsuchen.

Funktion aktivieren Computer durchsuchen Datei auswählen Datei hochladen

Ergebnis


Ergebnis




Abbildung 325: Standard-Dialogfenster Browser

Wählen Sie die gewünschte Datei aus und bestätigen Sie die Auswahl mit einem Klick auf Öffnen. Sie können nur ein X.509-Zertifikat zum Hochladen auswählen.

Abbildung 326: Zertifikat - Datei Hochladen

Fügen Sie das ausgewählte Zertifikat über Hochladen Ihrem Postfach hinzu.


Ergebnis

Funktionen aktivieren Computer durchsuchen Datei auswählen Datei hochladen

Ergebnis



Das Zertifikat wurde nun zu Ihrem Verzeichniseintrag hinzugefügt.

Abbildung 327: Zertifikat - Darstellung im De-Mail Verzeichnis

8.5.18 schritt FÜr schritt: postFAchbeArbeitung - zertiFikAt im de-mAil

verzeichnis löschen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator


Sie haben auch die Möglichkeit, ein im De-Mail Verzeichnis veröffentlichtes Zertifikat wieder zu lö-schen.

Abbildung 328: Zertifikat im Verzeichnis

Klicken Sie dafür auf die Funktion Zertifikat löschen.

Nach Bestätigung einer Sicherheitsabfrage wird das Zertifikat aus dem Verzeichnis entfernt.

Funktionen aktivieren Computer durchsuchen Datei auswählen Datei hochladen

Ergebnis

Zertifikat löschen Löschen bestätigen

Zertifikat löschen Löschen bestätigen



8.5.19 schritt FÜr schritt: öFFentlichen pgp-schlÜssel ins de-mAil verzeichnis

hochlAden Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator




Damit andere De-Mail Nutzer Ihnen auch ohne Einladung verschlüsselte De-Mails senden können, müssen Sie Ihren öffentlichen PGP Schlüssel in das De-Mail Verzeichnis laden.

Die Funktion zum Hochladen eines PGP Schlüssels wird erst aktiv, wenn bereits eine Freigabe des Postfaches im öffentlichen De-Mail Verzeichnis vorhanden ist.

Klicken Sie dafür auf die Funktion PGP Schlüssel hochladen.

Es öffnet sich ein Dialogfenster, über den Sie den PGP Schlüssel auswählen können. Dabei gibt es für Sie zwei Möglichkeiten:

Direktes Hochladen aus dem Mailvelope-Plugin, oder Hochladen als Dateiupload

Beide Möglichkeiten werden in Folge beschrieben.

Direktes Hochladen aus dem Mailvelope-Plugin:

Klicken Sie auf den Button Schlüssel aus Plugin hochladen.

Abbildung 329 PGP Schlüssel aus Plugin hochladen

Nach erfolgreicher Aktion schließt sich das Bearbeitungsfenster automatisch.

Funktion aktivieren PGP Schlüssel hochladen

Funktion aktivieren PGP Schlüssel hochladen



Schlüssel von externer Quelle als Dateiupload:

Klicken Sie auf Durchsuchen… Wählen Sie Ihren öffentlichen Schlüssel von einem Ihnen bekannten Ablageort aus.

Abbildung 330 PGP Schlüssel hochladen - Datei auswählen

Klicken Sie auf Hochladen.

Abbildung 331 PGP Schlüssel hochladen

Nach erfolgreicher Aktion schließt sich das Bearbeitungsfenster automatisch.



8.5.20 schritt FÜr schritt: öFFentlichen pgp-schlÜssel Aus dem de-mAil

verzeichnis entFernen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator


Sie haben auch die Möglichkeit, einen PGP Schlüssel wieder zu löschen.

Abbildung 332 Öffentlicher PGP Schlüssel im Verzeichnis

Klicken Sie dafür auf die Funktion PGP Schlüssel löschen.

Nach Bestätigung einer Sicherheitsabfrage wird das Zertifikat aus dem Verzeichnis entfernt.

Abbildung 333 PGP Schlüssel aus De-Mail Verzeichnis entfernen


einrichten Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator


Diese Funktion steht nur bei persönlichen Postfächern zur Verfügung, nicht bei Funktionspostfächern.

Klicken Sie in der Bearbeitungsansicht unter Automatische Weiterleitung auf Einrichten. Es öffnet sich das entsprechende Dialogfenster.


PGP Schlüssel löschen Löschen bestätigen

PGP Schlüssel löschen Löschen bestätigen








8.5.22 schritt FÜr schritt: postFAchbeArbeitung - postFAch einer Anderen

subdomAin zuordnen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator





Um ein Postfach einer anderen Subdomain zuzuordnen, klicken Sie in der Bearbeitungsansicht auf Setzen. Für eine Mehrfachauswahl von Postfächern halten Sie beim Markieren die STRG-Taste ge-drückt.

Abbildung 336: Postfach zuordnen - Funktion aufrufen


Abbildung 337: Postfach zuordnen - Zertifikate entfernen


Funktion aufrufen Zertifikate entfernen Domain auswählen Namen bestätigen

Zusammenfassung

Funktion aufrufen


Domain auswählen Namen bestätigen

Zusammenfassung



Wählen Sie aus der Liste der vorhandenen (Sub-)Domains (Subdomains) die entsprechende aus.

Abbildung 338: Postfach zuordnen – (Sub-)Domain - auswählen


Im nächsten Schritt werden die Adressen auf Konflikte geprüft. Falls keine Konflikte vorhanden sind, klicken Sie auf Weiter.

Wenn die ausgewählte (Sub-)Domain bereits ein Postfach mit demselben Namen besitzt, wird ein Konflikt angezeigt. Sie können entweder auf Zurück klicken, um eine andere (Sub-)Domain auszuwählen oder mit einem Klick auf Weiter den Vorgang fortsetzen. In diesem Fall wird das Postfach der ausgewählten Domain zugeordnet und eine Zahl am Ende des Local-Parts der Adresse angehängt.

Abbildung 339: Postfach zuordnen - Konflikte

Funktion aufrufen

Zertifikate entfernen Domain auswählen

Konflikte

Zusammenfassung

Funktion aufrufen

Zertifikate entfernen Domain auswählen Konflikte

Zusammenfassung



Im letzten Schritt wird Ihnen die neue Zuordnung angezeigt.

Abbildung 340: Postfach zuordnen - Zusammenfassung


8.5.23 schritt FÜr schritt: postFAchbeArbeitung - postFAch FÜr den export mAr-

kieren Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator mit der zusätzli-chen Rolle Archivar


Funktion aufrufen

Zertifikate entfernen Domain auswählen Konflikte

Zusammenfassung



Um ein gesamtes Postfach und alle darin enthaltenen De-Mails zum Export zu markieren, wählen Sie die Funktion Für Export markieren in der Bearbeitungsansicht.

Abbildung 341: Postfach archivieren

Es öffnet sich eine entsprechende Sicherheitsabfrage.

Abbildung 342: Sicherheitsabfrage Postfach-Archivierung

Bestätigen Sie diese mit einem Klick auf Ja.

8.5.24 postFAchbeArbeitung - cAtch-All-Funktion bei FunktionspostFächern Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator


Funktionspostfächer können als Catch-All Postfach angelegt werden. Catch-All bedeutet, dass alle an die Do-main adressierten De-Mails angenommen werden. Es erfolgt die Weiterleitung von De-Mails an das Catch-All Postfach, die nicht explizit Postfächern unterhalb der Domain zugeordnet werden können. Zusätzlich ist es beim Catch-All Versand nicht zwingend erforderlich, dass das Absendepostfach vorhanden sein muss. In diesem Fall wird die im De-Mail-Entwurf enthaltene De-Mail-Absendeadresse als gültige Adresse für den De-Mail-Versand ge-nutzt.

Um ein Funktionspostfach zum Catch-All-Empfang zu aktivieren, setzen Sie das Häkchen in der Checkbox Catch-All-Funktionalität aktiviert. Durch Entfernen des Häkchens wird die Funktion wieder deaktiviert.

Abbildung 343: Catch-All-Funktion

Für Export markieren Archivierung bestätigen

Für Export markieren Archivierung bestätigen



Hinweis

Wenn Sie bei einem Postfach die Catch-all-Funktion aktivieren, obwohl bereits eine andere Catch-all-Zuweisung existiert, erhalten Sie eine entsprechende Hin-weismeldung. Bei Bestätigung dieser wird die Zuweisung vom bestehenden Post-fach entfernt und dem aktuellen zugeordnet.

Ist bei einem Postfach die Catch-all-Funktion aktiviert, kann dieses keiner anderen Subdomain zugeordnet werden. Haben Sie eine Catch-all-Zuweisung vorgenom-men, wird in der Übersichtsseite der Postfachbearbeitung die Funktion Subdo-main zuordnen ausgeblendet. Auch der Button Zuordnen auf der Übersichtsseite der Postfachverwaltung wird inaktiv. Bei einer Entfernung der Catch-all-Zuwei-sung werden die Funktionen wieder angezeigt beziehungsweise aktiv.

Ein als Catch-All-Postfach definiertes Funktionspostfach darf nicht gelöscht wer-den. Die Einrichtung einer Weiterleitung auf ein Catch-All-Postfach ist nicht mög-lich. Ebenfalls kann ein Postfach, für das bereits Weiterleitungen existieren, nicht zu einem Catch-All Postfach gemacht werden. Sie erhalten in diesen beiden Fäl-len eine entsprechende Fehlermeldung.

8.5.25 pAssive postFächer Postfächer können in folgenden Fällen passiv werden:

Bei der Änderung des Namens der Subdomain, zu der das Postfach zugeordnet ist, beim Löschen der Subdomain, zu der das Postfach zugeordnet ist sowie bei Zuordnung des Postfachs zu einer anderen Subdomain.

Passive Postfächer werden in der Liste der vorhandenen Postfächer nicht angezeigt. Beachten Sie beim Anlegen oder Bearbeiten von Postfächern, dass diese trotzdem im System vorliegen und ihre Namen daher nicht ander-weitig verwendet werden können. Mit passiven Postfächern können Konflikte einhergehen, die in den nachfol-genden Abschnitten beschrieben werden.

8.5.26 konFlikte mit pAssiven postFächern: subdomAin Anlegen Der Konflikt, der sich beim Anlegen einer Subdomain im Zusammenhang mit passiven Postfächern ergeben kann, soll anhand eines Fallbeispiels illustriert werden:

Sie verfügen über ein Postfach mit dem Namen [email protected].

Sie möchten den Namen der Subdomain hamburg.musterfirma.de-mail.de nun in sales.musterfirma.de-mail.de ändern (siehe Kapitel 8.7.7).

Damit wird das Postfach [email protected] passiv und das neue Postfach [email protected] wird automatisch angelegt.

Solange das passive Postfach im System erhalten bleibt, können über dessen Postfachadresse weiterhin De-Mails empfangen werden. Diese werden automatisch an die neue Postfachadresse weitergeleitet. Sie können die Dauer der Weiterleitung von passiven De-Mail Adressen an die aktiven einstellen (siehe Kapitel 8.7.11).







Passive Postfächer können gelöscht werden, wenn Sie ein aktives Postfach mit demselben Namen anlegen (siehe nächste Punkte: Löschen der passiven Postfächer: Subdomain umbenennen und Löschen der passiven Postfächer: aktives Postfach zuordnen). Passive Postfächer werden auch nach Ablauf der Weiterleitungsdauer automatisch gelöscht, wenn Sie ein bestimmtes Ablaufdatum der Weiterleitungsdauer eingeben.

Hinweis

Beachten Sie, dass es einen Unterschied zwischen passiven und deaktivierten Postfächern gibt. Ein Postfach kann deaktiviert (siehe Kapitel 8.5.5) und wieder aktiviert werden (siehe Kapitel 8.5.6). Auch wenn ein Postfach deaktiviert ist, wird es, anders als ein passives Postfach, in der Liste der Postfächer angezeigt.

Möchten Sie nun eine neue Subdomain mit dem Namen hamburg.musterfirma.de-mail.de anlegen (siehe Ka-pitel 8.5.26), können Sie dieser nicht das Postfach [email protected] zuordnen, da schon ein passives Postfach unter diesem Namen im System existiert. Sie erhalten in diesem Fall die in Abbildung 344 angezeigte Fehlermeldung.

Abbildung 344: Konflikte mit passiven Postfächern: Subdomain anlegen

Geben Sie einen neuen Namen für das initiale Funktionspostfach ein oder brechen Sie den Vorgang ab.

Diese Fehlermeldung taucht ebenfalls auf, wenn Sie ein Postfach umbenennen möchten, es aber bereits ein passives Postfach mit demselben Namen gibt.




8.5.27 löschen pAssiver postFächer

Löschen beim Umbenennen der Subdomain

Passive Postfächer können gelöscht werden, wenn die Subdomain, der sie zugeordnet sind, erneut umbenannt wird (siehe Kapitel 8.7.7). In genannten Beispiel wäre das der Fall, wenn Sie den Namen der Subdomain sa-les.musterfirma.de-mail-de zurück in hamburg.musterfirma.de-mail.de ändern möchten. Im dritten Schritt des Vorganges zur Umbenennung der Subdomain erscheint eine Meldung wie in Abbildung 345 dargestellt.

Abbildung 345: Löschen der passiven Postfächer – Subdomain umbenennen

Wenn Sie jetzt auf Schließen klicken, wird das passive Postfach [email protected] ge-löscht und ein aktives mit demselben Namen wird automatisch angelegt.

Löschen beim Zuordnen des aktiven Postfachs

Ein passives Postfach kann ebenfalls gelöscht werden, wenn Sie ein aktives mit demselben Namen der Subdo-main des passiven Postfaches zuordnen.

Am Beispiel: Es gibt ein passives Postfach mit der Bezeichnung [email protected] und ein aktives Postfach mit dem Namen [email protected].

Wenn Sie jetzt das Postfach [email protected] der Subdomain dresden.musterfirma.de-mail.de zuordnen möchten, sehen Sie eine Meldung wie in Abbildung 346 dargestellt.

Abbildung 346: Löschen der passiven Postfächer – aktives Postfach zuordnen







Klicken Sie auf Weiter, um den Vorgang fortzusetzen. Damit wird das passive Postfach [email protected] gelöscht und automatisch ein aktives Postfach mit demselben Namen angelegt. Das Post-fach [email protected] erscheint nun in der Liste der vorhandenen Postfächer und das Postfach [email protected] ist passiv geworden.







8.6 nutzerverWaltung

Sie möchten

neue Mitarbeiter/neue Administratoren anlegen oder vorhandene Benutzer bearbeiten oder löschen.

Sie haben

einen Zugang als vertretungsberechtigte Person oder Administrator und haben sich für das Authentisierungsniveau Hoch registriert.

Sie werden*

neue Mitarbeiter anlegen, neue Administratoren anlegen und Benutzer verwalten oder löschen.


8.6.1 Übersicht Mit einem Klick auf den Bereich Nutzerverwaltung erscheint zunächst eine Übersichtsseite, auf welcher alle vorhandenen Nutzer in einer Liste angezeigt werden (insgesamt max. 1000).

Abbildung 347: Nutzerverwaltung - Übersichtsseite

2

1

3



Menüleiste mit Aktionsicons zum Ausführen der Standard-Aktionen zum Anlegen, Bearbeiten und Lö-schen von Nutzern.

Icon Aktion

Anlegen eines neuen Mitarbeiters oder Administrators. Ein Administrator kann nur durch eine vertretungsberechtigte Person angelegt werden.

Bearbeiten eines vorhandenen Benutzers (vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter).

Löschen eines Mitarbeiters oder Administrators (nur durch eine vertre-tungsberechtigte Person).

Tabelle 22: Aktionsicons in der Nutzerverwaltung

Im Filterbereich werden Ihnen verschiedene Möglichkeiten geboten, die aufgeführten Nutzer einzu-grenzen oder Nutzer zu suchen.

Feld Beschreibung

Vorname Freitextfeld zur Suche nach einem bestimmten Vornamen.

Nachname Freitextfeld zur Suche nach einem bestimmten Nachnamen.

Benutzername Freitextfeld zur Suche nach einem bestimmten Benutzernamen.

Postfachtyp Dropdown-Menü zur Suche bzw. Einschränkung der Anzeige auf Nutzer ei-nes bestimmten Postfachtyps. Sie können zwischen folgenden Optionen wählen:

Alle Nutzer

Nutzer mit persönlichem Postfach

Nutzer ohne persönliches Postfach

Nutzer mit Funktionspostfach

Nutzer ohne Funktionspostfach

Nutzerrolle Dropdown-Menü zur Suche bzw. Einschränkung der Anzeige auf eine be-stimmte Nutzerrolle. Sie können zwischen folgenden Optionen wählen:

Alle Nutzer

Vertretungsberechtigte Personen

Administratoren



Feld Beschreibung

Mitarbeiter

Zusätzlich steht Ihnen die Checkbox Nur Archivare anzeigen zur Verfü-gung. Sie können damit das Suchergebnis (bei Bedarf auch in Kombina-tion mit einer über das Dropdown-Menü ausgewählten Nutzerrolle) auf Per-sonen mit der zusätzlichen Berechtigung Archivar einschränken.

Tabelle 23: Filterbereich - Suchfelder

Auf der Übersichtsseite finden Sie eine Auflistung aller Nutzer, die im De-Mail Konto angelegt sind (insgesamt max. 1000). Sie können die Anzahl der angezeigten Nutzer über ein Dropdown-Menü unter der Postfach-Liste auf 10, 25, 50 oder 100 festlegen (10 im abgebildeten Beispiel). Sind mehr Nutzer vorhanden, wird die Liste auf einer weiteren Seite fortgesetzt, die Sie über die Blätter-Funktion errei-chen können.

Zu jedem Nutzer werden verschiedene Informationen angezeigt. Durch einen Klick auf das entspre-chende Pfeilsymbol in den Spalten können Sie die Nutzer in auf- bzw. absteigender Reihenfolge sor-tieren.

Icon Aktion

Die alphabetische Sortierung der Nutzer nach dem Nachnamen auf- oder absteigend.

Die alphabetische Sortierung der Nutzer nach dem Vornamen auf- oder ab-steigend.

Die alphabetische Sortierung der Nutzer nach dem Benutzernamen auf- o-der absteigend.

Die Sortierung der Nutzer nach Rolle auf- und absteigend:

Vertretungsberechtigte Person

Administrator

Mitarbeiter

Tabelle 24: Sortierfunktionen für Nutzer

8.6.2 schritt FÜr schritt: Übersichtsseite der nutzerverWAltung AuFruFen


Einstellungen aufrufen Nutzerverwaltung




Es öffnet sich die Seite Kontoeinstellungen mit dem Menü im linken Bereich.

Klicken Sie auf den Menüpunkt Nutzerverwaltung.

Abbildung 349: Seite Nutzerverwaltung aufrufen

Es öffnet sich die Übersichtseite Nutzerverwaltung. Von hier aus können Sie alle für Sie verfügbaren und in den folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitungen beschriebenen Aktionen durchführen.

8.6.3 schritt FÜr schritt: neuen mitArbeiter Anlegen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator


Klicken Sie in der Nutzerverwaltung auf das Plus Symbol (Neu) und wählen Sie Neuer Mitarbeiter aus.

Abbildung 350: Neuen Mitarbeiter anlegen

Einstellung aufrufen Nutzerverwaltung

Funktion aufrufen Namen angeben Daten hinterlegen Postfach anlegen

Domain auswählen Postfach hinzufügen Speichern



Hinterlegen Sie für den neuen Mitarbeiter die persönlichen Daten.

Abbildung 351: Neue Mitarbeiter anlegen – Persönliche Daten eingeben


Hinweis








Geben Sie im nächsten Schritt die Benutzerdaten des Mitarbeiters ein. Bitte beachten Sie dabei die Hinweise in den farbigen Feldern auf der rechten Seite des BearbeitungsDialogfensters.

Abbildung 352: Neue Mitarbeiter anlegen – Benutzerdaten eingeben




Abbildung 353: Neue Mitarbeiter anlegen – Postfach wählen

Geben Sie den Local-Part für die De-Mail Adresse des Mitarbeiters an. Bitte beachten Sie dabei die Hinweise in dem farbigen Feld auf der rechten Seite des BearbeitungsDialogfensters. Mit Aktivierung der Checkbox Nur lesend zugreifen können Sie die Rechte des Mitarbeiters auf lesenden Zugriff einschränken. Sie müssen dem Mitarbeiter zwingend entweder ein persönliches Postfach oder ein Funktionspostfach zuordnen (oder beides). Das Anlegen eines persönlichen Postfachs für einen Mitarbeiter können Sie auch im Nachhinein vornehmen (Kapitel 8.5.4). Voraussetzung dafür ist, dass dem Mitarbeiter während des Anlegeprozesses ein Funktionspostfach zugeordnet wurde.

Im Formular ist eine Subdomain für die De-Mail Adresse des Mitarbeiters bereits voreingestellt. Um eine andere Subdomain auszuwählen, klicken Sie auf die Funktion Setzen.

Mit dem Klick auf Setzen öffnet sich ein entsprechendes Bearbeitungs-Dialogfenster.







Abbildung 354: Domain (Subdomain) des persönlichen Postfachs auswählen

Wählen Sie eine Domain beziehungsweise Subdomain aus und klicken Sie anschließend auf Weiter. Sie gelangen zurück zum Dateneingabe-Formular.

Sie können dem Mitarbeiter ein Funktionspostfach zuordnen. Klicken Sie auf die Funktion Funktions-postfach zuordnen, um den entsprechenden Bearbeitungsbereich zu öffnen.





Abbildung 355: Neue Mitarbeiter anlegen – Funktionspostfach zuordnen

Nach Auswahl des gewünschten Funktionspostfachs können Sie dieses per Klick auf Hinzufügen dem Mitarbeiter zuweisen. Mit Aktivierung der Checkbox unter dem Stift-Symbol schränken Sie die Rechte des Mitarbeiters auf lesenden Zugriff ein. Sie müssen dem Mitarbeiter zwingend entweder ein persönliches Postfach oder ein Funktionspostfach zuordnen.

Überprüfen Sie Ihre Angaben und schließen Sie den Vorgang mit Speichern ab. Sie gelangen auf die Übersichtsseite der Nutzerverwaltung.





Hinweis


Ihr Benutzername muss aus mindestens acht und darf aus maximal 255 Zeichen bestehen. Es sind Buchstaben (a-z und A-Z), Ziffern (0-9) sowie der Punkt und Bindestrich als valide Eingaben erlaubt. Weitere Sonderzeichen sind nicht gestat-tet. Sonderzeichen dürfen nicht am Anfang stehen, gleiche oder unterschiedliche Sonderzeichen dürfen nicht mehrfach hintereinander verwendet werden.


Das Passwort muss drei der vier folgenden Zeichenarten enthalten (Großbuchsta-ben, Kleinbuchstaben, Ziffern, Sonderzeichen). Folgen von drei auf- oder abstei-genden oder vier gleichen Zeichen sind verboten. Das Passwort muss zwischen acht und 16 Zeichen enthalten. Name, Geburtsdatum, Benutzername, De-Mail Ad-resse dürfen nicht enthalten sein. Das neue Passwort darf nicht gleich dem alten sein.

Beachten Sie die Richtlinien für den Local-Part.

Der Local-Part darf aus maximal 64 Zeichen bestehen und nur die folgenden Zei-chenarten enthalten: Buchstaben, Ziffern, Punkte, Bindestriche und Unterstriche.



8.6.4 schritt FÜr schritt: FunktionspostFAch FÜr neuen mitArbeiter hinzuFÜgen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator


Sie haben einen Benutzer angelegt und möchten zu diesem Nutzer ein Funktionspostfach hinzufügen.



Um einem Mitarbeiter ein Funktionspostfach zuzuweisen, markieren Sie diesen auf der Übersichts-seite der Nutzerverwaltung und klicken Sie anschließend auf Bearbeiten.

Abbildung 356: Funktionspostfach hinzufügen

Gehen Sie in der Bearbeitungsansicht auf den Abschnitt Funktionspostfächer und klicken Sie auf Verwalten.

Abbildung 357: Funktionspostfach verwalten - Option aufrufen

Wählen Sie aus der Liste Verfügbare Postfächer per Klick das Funktionspostfach aus, auf das der Mitarbeiter Zugriff haben soll. Für die Auswahl mehrerer Funktionspostfächer halten Sie die STRG-Taste gedrückt.

Abbildung 358: Funktionspostfach verwalten - Postfächer zuordnen

Weisen Sie per Klick auf Hinzufügen das oder die ausgewählten Funktionspostfächer dem Mitarbeiter zu. Mit Aktivierung der Checkbox unter dem Stift-Symbol schränken Sie die Rechte des Mitarbeiters auf lesenden Zugriff ein. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

Postfach hinzufügen Option aufrufen Mitarbeiter auswählen

Mitarbeiter auswählen Option aufrufen Postfach hinzufügen






8.6.5 schritt FÜr schritt: neuen AdministrAtor Anlegen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person




Klicken Sie in der Nutzerverwaltung auf das Plus Symbol (Neu) und wählen Neuer Administrator aus.

Abbildung 359: Administrator anlegen - Neuer Administrator

Hinterlegen Sie für den neuen Administrator die in der Eingabemaske abgefragten Informationen. Bitte beachten Sie dabei die Hinweise in den farbigen Feldern auf der rechten Seite des Bearbeitungs-Dialogfensters.

Daten hinterlegen Administrator anlegen

Administrator anlegen Daten hinterlegen Administrator speichern

Administrator speichern Subdomain auswählen

Subdomain auswählen





Abbildung 360: Administrator anlegen - Daten hinterlegen

Mit Aktivierung der Checkbox Nur lesend zugreifen können Sie die Rechte des Administrators auf lesenden Zugriff einschränken. Im Abschnitt Anschrift können Sie im Feld Zusatzdaten zusätzliche Informationen zu Ihrer Anschrift eingeben. Im Formular ist eine Subdomain für die De-Mail Adresse des Administrators bereits voreingestellt. Um eine andere Subdomain auszuwählen, klicken Sie auf die Funktion Setzen. Es öffnet sich ein entsprechendes Bearbeitungs-Dialogfenster.



Administrator anlegen Daten hinterlegen Administrator speichern Subdomain auswählen



Überprüfen Sie Ihre Angaben und schließen Sie den Vorgang über Speichern ab. Sie gelangen auf die Übersichtsseite der Nutzerverwaltung.

Hinweis







Administrator anlegen Daten hinterlegen Subdomain auswählen Administrator speichern



8.6.6 schritt FÜr schritt: FunktionspostFAch FÜr AdministrAtoren hinzuFÜgen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person


Sie haben einen Administrator angelegt und möchten diesen zu einem Funktionspostfach zuordnen.



Um einem Administrator ein Funktionspostfach zuzuweisen, markieren Sie diesen auf der Über-sichtsseite der Nutzerverwaltung und klicken Sie anschließend auf Bearbeiten.

Abbildung 362: Administrator Funktionspostfach - Bearbeiten

Gehen Sie in der Bearbeitungsansicht auf den Abschnitt Funktionspostfächer und klicken Sie auf Verwalten.

Abbildung 363: Administrator Funktionspostfach - Option aufrufen

Wählen Sie aus der Liste Verfügbare Postfächer per Klick das Funktionspostfach aus, auf das der Administrator Zugriff haben soll. Für die Auswahl mehrerer Funktionspostfächer halten Sie die STRG-Taste gedrückt.

Abbildung 364: Administrator Funktionspostfach - Postfächer zuordnen

Weisen Sie per Klick auf Hinzufügen das oder die ausgewählten Funktionspostfächer dem Administ-rator zu. Mit Aktivierung der Checkbox unter dem Stift-Symbol schränken Sie die Rechte des Administ-rators auf lesenden Zugriff ein. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

Postfach hinzufügen Option aufrufen Administrator auswählen

Administrator auswählen Option aufrufen Postfach hinzufügen

Administrator auswählen Option aufrufen Postfach hinzufügen





8.6.7 die zusätzliche rolle ArchivAr Ihr De-Mail Konto bietet Ihnen die Möglichkeit, De-Mails zum Zweck der Archivierung außerhalb des De-Mail-Verbundes zu exportieren, um sie anschließend zu verwalten. Der Archivar ist eine Rolle zur Verwaltung der Exportfunktionen innerhalb des De-Mail Kontos. Er kann:

Exporteinstellungen und –regeln konfigurieren, die protokollierten Daten der Exportvorgänge einsehen, die erstellten Exportdateien herunterladen oder löschen.

Mit der Archivar-Rolle können Sie eine vorhandene Rolle (Mitarbeiter, Administrator, Vertretungsberechtigte Per-son) um die entsprechenden Funktionen erweitern. Sie ist keine eigenständige Rolle.

8.6.8 schritt FÜr schritt: neuen ArchivAr Anlegen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator


In der hier beschriebenen Funktion legen Sie einen Mitarbeiter mit der zusätzlichen Rolle Archivar an. Außer der beschriebenen Besonderheit ist der Prozess analog zur Aktion Mitarbeiter anlegen (siehe Kapitel 8.6.3).

Klicken Sie in der Nutzerverwaltung auf das Plus Symbol (Neu) und wählen Sie Neuer Archivar aus.

Abbildung 365: Neuen Archivar anlegen

Hinterlegen Sie für den neuen Archivar die persönlichen Daten.







Abbildung 366: Archivar anlegen – Persönliche Daten eingeben


Hinweis






Geben Sie im nächsten Schritt die Benutzerdaten des Mitarbeiters ein. Bitte beachten Sie dabei die Hinweise in den farbigen Feldern auf der rechten Seite des BearbeitungsDialogfensters.

Abbildung 367: Archivar anlegen – Benutzerdaten eingeben






Abbildung 368: Archivar anlegen – Local Part eingeben

Geben Sie den Local-Part für die De-Mail Adresse des Mitarbeiters an. Bitte beachten Sie dabei die Hinweise in dem farbigen Feld auf der rechten Seite des BearbeitungsDialogfensters. Mit Aktivierung der Checkbox Nur lesend zugreifen können Sie die Rechte des Mitarbeiters auf lesenden Zugriff einschränken. Sie müssen dem Mitarbeiter zwingend entweder ein persönliches Postfach oder ein Funktionspostfach zuordnen (oder beides). Das Anlegen eines persönlichen Postfachs für einen Mitarbeiter können Sie auch im Nachhinein vornehmen (Kapitel 8.5.4). Voraussetzung dafür ist, dass dem Mitarbeiter während des Anlegeprozesses ein Funktionspostfach zugeordnet wurde.

Im Formular ist eine Subdomain für die De-Mail Adresse des Mitarbeiters bereits voreingestellt. Um eine andere Subdomain auszuwählen, klicken Sie auf die Funktion Ändern, andernfalls fahren Sie mit einem Klick auf Speichern fort.

Mit dem Klick auf Ändern öffnet sich ein entsprechendes Bearbeitungs-Dialogfenster.







Sie können dem Mitarbeiter ein Funktionspostfach zuordnen. Klicken Sie auf die Funktion Funktions-postfach zuordnen, um den entsprechenden Bearbeitungsbereich zu öffnen.





Abbildung 370: Neue Mitarbeiter anlegen – Funktionspostfach zuordnen

Nach Auswahl des gewünschten Funktionspostfachs können Sie dieses per Klick auf Hinzufügen dem Mitarbeiter zuweisen. Mit Aktivierung der Checkbox unter dem Stift-Symbol schränken Sie die Rechte des Mitarbeiters auf lesenden Zugriff ein. Sie müssen dem Mitarbeiter zwingend entweder ein persönliches Postfach oder ein Funktionspostfach zuordnen.

Überprüfen Sie Ihre Angaben und schließen Sie den Vorgang mit Speichern ab. Sie gelangen auf die Übersichtsseite der Nutzerverwaltung.





Hinweis









8.6.9 schritt FÜr schritt: mitArbeiter beArbeiten – rolle ändern Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person; Administrator




Markieren Sie in der Nutzerverwaltung den gewünschten Mitarbeiter und klicken auf das Aktionsicon Bearbeiten.

Abbildung 371: Mitarbeiter Rolle bearbeiten

Innerhalb der Nutzerverwaltung eines Mitarbeiters haben Sie die Möglichkeit, die Rolle des Mitarbei-ters in die Rolle eines Administrators zu ändern. Klicken Sie dazu im Abschnitt Rolle des Nutzers auf Ändern.

Abbildung 372: Mitarbeiter Rolle bearbeiten - Option aufrufen

Wählen Sie die Nutzerrolle Administrator aus. Zusätzlich können Sie dem Nutzer die ergänzende Rolle Archivar vergeben, der diesen zur Verwaltung der Export-Archive berechtigt. Verfügt der Nutzer bereits über die Rolle Archivar, können Sie ihm diese zusätzliche Rolle wieder entziehen, indem Sie das Häkchen aus der Checkbox entfernen.

Abbildung 373: Mitarbeiter Rolle bearbeiten - Nutzerrolle ändern

Bestätigen Sie die Änderung mit einem Klick auf Speichern.

Mitarbeiter auswählen Option aufrufen Nutzerrolle ändern

Mitarbeiter auswählen Option aufrufen Nutzerrolle ändern

Nutzerrolle ändern Option aufrufen Mitarbeiter auswählen



Es öffnet sich ein Bearbeitungs-Dialogfenster zum Erfassen der persönlichen Daten zu Anschrift, Ge-burtstag und -ort.

Abbildung 374: Administrator anlegen - Daten erfassen

Geben Sie die Daten ein und klicken Sie auf Speichern.



8.6.10 schritt FÜr schritt: mitArbeiter beArbeiten – Anrede, vornAme, nAchnAme Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator


Markieren Sie in der Nutzerverwaltung den Mitarbeiter und klicken auf das Aktionsicon Bearbeiten.

Abbildung 375: Mitarbeiter Name bearbeiten

Klicken Sie im Abschnitt (Anrede) Vorname(n) Nachname auf Name ändern.

Abbildung 376: Mitarbeiter Name bearbeiten - Option aufrufen

Es öffnet sich ein Bearbeitungs-Dialogfenster, der die aktuell erfassten Daten enthält.

Abbildung 377: Mitarbeiter Name bearbeiten - Anrede, Name, Vorname ändern

Ändern Sie nach Bedarf Anrede, den Vornamen oder den Nachname des Mitarbeiters. Speichern Sie die Änderungen.

Name ändern Option aufrufen Mitarbeiter auswählen

Mitarbeiter auswählen Option aufrufen Name ändern

Mitarbeiter auswählen Option aufrufen Name ändern



8.6.11 schritt FÜr schritt: mitArbeiter beArbeiten – benutzernAmen ändern Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator



Abbildung 378: Miterbeiter Benutzernamen ändern

Klicken Sie im Abschnitt Benutzername und Passwort auf Ändern.

Abbildung 379: Miterbeiter Benutzernamen ändern - Option aufrufen

Ändern Sie den Nutzernamen des Mitarbeiters.

Abbildung 380: Mitarbeiter Benutzernamen ändern - Nutzernamen eingeben


Benutzernamen ändern Option aufrufen Mitarbeiter auswählen

Mitarbeiter auswählen Option aufrufen Benutzernamen ändern

Mitarbeiter auswählen Option aufrufen Benutzernamen ändern



Hinweis


Der Benutzername muss aus mindestens acht und darf aus maximal 255 Zeichen bestehen. Es sind Buchstaben (a-z und A-Z), Ziffern (0-9) sowie der Punkt und Bindestrich als valide Eingaben erlaubt. Weitere Sonderzeichen sind nicht gestat-tet. Sonderzeichen dürfen nicht am Anfang stehen, gleiche oder unterschiedliche Sonderzeichen dürfen nicht mehrfach hintereinander verwendet werden.

8.6.12 schritt FÜr schritt: mitArbeiter beArbeiten – pAssWort zurÜcksetzen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator


Hinweis

Mitarbeiter, die bei ihrem initialen Login keine Mobilfunknummer oder Ausweis-dokument registriert haben, können dies bei den folgenden Anmeldungen am System nicht mehr nachholen. Dies bedeutet, dass eine berechtigte Person (in der Regel der Administrator) das Passwort zurücksetzen muss. Der Mitarbeiter kann sich wieder initial mit dem Authentisierungsniveau hoch anmelden und diese Re-gistrierung nachholen.




Abbildung 381: Mitarbeiter Passwort ändern

Klicken Sie im Abschnitt Benutzername und Passwort auf Passwort zurücksetzen.

Abbildung 382: Mitarbeiter Passwort ändern - Option aufrufen

Bestätigen Sie mit Ja, um den Vorgang fortzusetzen.

Abbildung 383: Mitarbeiter Passwort ändern - Abfrage bestätigen

Mitarbeiter auswählen Option aufrufen Abfrage bestätigen Passwort ändern

Abfrage bestätigen Passwort ändern Option aufrufen Mitarbeiter auswählen

Option aufrufen Abfrage bestätigen Passwort ändern Mitarbeiter auswählen



Das System vergibt automatisch ein neues Passwort.

Abbildung 384: Mitarbeiter Passwort ändern - Passwort geändert

Beenden Sie die Aktion mit einem Klick auf Schließen.

Mitarbeiter auswählen Option aufrufen Abfrage bestätigen Passwort ändern



8.6.13 schritt FÜr schritt: mitArbeiter beArbeiten – persönliches postFAch Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator



Abbildung 385: Mitarbeiter Persönliches Postfach bearbeiten

Klicken Sie im Abschnitt persönliches Postfach auf Bearbeiten.

Abbildung 386: Mitarbeiter Persönliches Postfach bearbeiten - Option aufrufen

Wählen Sie aus dem Drop Down-Menü das persönliche Postfach aus. Mit Aktivierung der Checkbox Nur lesend zugreifen können Sie die Rechte des Mitarbeiters auf lesenden Zugriff einschränken.

Abbildung 387: Mitarbeiter Persönliches Postfach bearbeiten - Postfach ändern


Postfach ändern Option aufrufen Mitarbeiter auswählen

Mitarbeiter auswählen Option aufrufen Postfach ändern

Mitarbeiter auswählen Option aufrufen Postfach ändern



8.6.14 schritt FÜr schritt: mitArbeiter beArbeiten – FunktionspostFAch Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator





Abbildung 388: Mitarbeiter Funktionspostfach bearbeiten

Gehen Sie in der Nutzerverwaltung auf den Abschnitt Funktionspostfächer und klicken Sie auf Ver-walten.

Abbildung 389: Mitarbeiter Funktionspostfach bearbeiten - Option aufrufen

Wählen Sie aus der Liste Verfügbare Postfächer das Funktionspostfach aus, auf das der Mitarbeiter Zugriff haben soll. Fügen Sie es der Liste Zugewiesene Postfächer hinzu. Mit Aktivierung der Check-box unter dem Stift-Symbol schränken Sie die Rechte des Mitarbeiters auf lesenden Zugriff ein.

Abbildung 390: Mitarbeiter Funktionspostfach bearbeiten - Postfach hinzufügen

Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

Postfach hinzufügen Option aufrufen Mitarbeiter auswählen





8.6.15 schritt FÜr schritt: AdministrAtor beArbeiten – rolle ändern Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person




Markieren Sie in der Nutzerverwaltung den Administrator, den Sie bearbeiten möchten und klicken auf das Aktionsicon Bearbeiten.

Abbildung 391: Administrator Rolle bearbeiten

Innerhalb der Nutzerverwaltung eines Administrators haben Sie die Möglichkeit, seine Rolle in die ei-nes Mitarbeiters zu ändern. Klicken Sie dazu im Abschnitt Rolle des Nutzers auf Ändern.

Abbildung 392: Administrator Rolle bearbeiten - Option aufrufen

Wählen Sie die Nutzerrolle Administrator aus. Zusätzlich können Sie dem Nutzer die ergänzende Rolle Archivar vergeben, der diesen zur Verwaltung der Export-Archive berechtigt. Verfügt der Nutzer bereits über die Rolle Archivar, können Sie ihm diese zusätzliche Rolle wieder entziehen, indem Sie das Häkchen aus der Checkbox entfernen.

Abbildung 393: Administrator Rolle bearbeiten - Nutzerrolle ändern

Bestätigen Sie die Änderung mit einem Klick auf Speichern.

Nutzerrolle ändern Option aufrufen Administrator auswählen

Administrator auswählen Option aufrufen Nutzerrolle ändern

Administrator auswählen Option aufrufen Nutzerrolle ändern



8.6.16 schritt FÜr schritt: AdministrAtor beArbeiten – (Anrede) vornAme(n)

nAchnAme Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person





Abbildung 394: Administrator Name bearbeiten

Klicken Sie im Abschnitt (Anrede) Vorname(n) Nachname auf Name ändern.

Abbildung 395: Administrator Name bearbeiten - Option aufrufen

Es öffnet sich ein Bearbeitungs-Dialogfenster, der die aktuell erfassten Daten enthält.

Abbildung 396: Administrator Name bearbeiten - Identitätsdaten ändern

Ändern Sie nach Bedarf Anrede, Titel, Vorname oder Nachname des Mitarbeiters. Speichern Sie die Änderungen.

8.6.17 schritt FÜr schritt: AdministrAtor beArbeiten – persönliche AngAben Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person


Name ändern Option aufrufen Administrator auswählen

Administrator auswählen Option aufrufen Name ändern

Administrator auswählen Option aufrufen Name ändern



Option aufrufen




Abbildung 397: Administrator: persönliche Angaben bearbeiten

Klicken Sie im Abschnitt Persönliche Angaben auf Ändern.

Abbildung 398: Administrator :persönliche Angaben bearbeiten - Option aufrufen

Ändern Sie nach Bedarf Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Staat oder Zusatzdaten des Administ-rators. Speichern Sie am Ende die Änderungen ab.

Abbildung 399: Administrator: persönliche Angaben bearbeiten - persönliche Angaben ändern

Adresse ändern Administrator auswählen

Administrator auswählen Option aufrufen Adresse ändern

Administrator auswählen Option aufrufen Adresse ändern



8.6.18 schritt FÜr schritt: AdministrAtor beArbeiten – benutzernAmen ändern Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person


Markieren Sie in der Nutzerverwaltung den Administrator, den Sie bearbeiten möchten und klicken Sie auf das Aktionsicon Bearbeiten.

Abbildung 400: Administrator Benutzernamen ändern – Funktion aufrufen

Klicken Sie im Abschnitt Benutzername und Passwort auf Benutzername ändern.

Abbildung 401: Administrator Benutzername ändern - Option aufrufen

Ändern Sie den Nutzernamen des Administrators und übernehmen Sie die Änderungen mit einem Klick auf Speichern.

Abbildung 402: Administrator Benutzernamen ändern – Benutzernamen eingeben

Benutzername ändern Option aufrufen Administrator auswählen

Administrator auswählen Option aufrufen Benutzername ändern

Administrator auswählen Option aufrufen Benutzername ändern



Hinweis



8.6.19 schritt FÜr schritt: AdministrAtor beArbeiten – pAssWort ändern Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person





Abbildung 403: Administrator Passwort ändern

Klicken Sie im Abschnitt Benutzername und Passwort auf Passwort zurücksetzen.

Abbildung 404: Administrator Passwort ändern - Option aufrufen

Klicken Sie auf Ja, damit sich der Dialogfenster einer Passwortänderung öffnet.

Abbildung 405: Administrator Passwort ändern - Abfrage bestätigen

Administrator auswählen

Administrator auswählen Option aufrufen

Administrator auswählen Option aufrufen

Option aufrufen

Abfrage bestätigen

Abfrage bestätigen

Abfrage bestätigen

Passwort ändern

Passwort ändern

Passwort ändern



Das System vergibt automatisch ein neues Passwort.

Abbildung 406: Administrator Passwort ändern - Passwort geändert

Beenden Sie die Aktion mit einem Klick auf Schließen.

Administrator auswählen Option aufrufen Abfrage bestätigen Passwort ändern



8.6.20 schritt FÜr schritt: AdministrAtor beArbeiten – persönliches postFAch Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator



Abbildung 407: Administrator persönliches Postfach ändern

Klicken Sie im Abschnitt persönliches Postfach auf Bearbeiten.

Abbildung 408: Administrator persönliches Postfach ändern - Option aufrufen

Wählen Sie aus dem Drop Down-Menü das persönliche Postfach aus. Mit Aktivierung der Checkbox Nur lesend zugreifen können Sie die Rechte des Administrators auf lesenden Zugriff einschränken.

Abbildung 409: Administrator persönliches Postfach ändern - Postfach ändern

Sie schließen die Aktion mit einem Klick auf Speichern ab.

Postfach ändern Option aufrufen Administrator auswählen

Administrator auswählen Option aufrufen Postfach ändern




8.6.21 schritt FÜr schritt: AdministrAtor beArbeiten – FunktionspostFAch Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator





Abbildung 410: Administrator Funktionspostfach ändern

Gehen Sie in der Nutzerverwaltung auf den Abschnitt Funktionspostfächer und klicken auf Verwal-ten.

Abbildung 411: Administrator Funktionspostfach ändern - Option aufrufen

Wählen Sie aus der Liste Verfügbare Postfächer per Klick das Funktionspostfach aus, auf das der Administrator Zugriff haben soll. Für die Auswahl mehrerer Funktionspostfächer halten Sie die STRG-Taste gedrückt.

Abbildung 412: Administrator Funktionspostfach ändern - Postfach ändern

Weisen Sie per Klick auf Hinzufügen das oder die ausgewählten Funktionspostfächer dem Administ-rator zu. Mit Aktivierung der Checkbox unter dem Stift-Symbol schränken Sie die Rechte des Administ-rators auf lesenden Zugriff ein. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

Postfach ändern Option aufrufen Administrator auswählen





8.7 DomainverWaltung

Sie möchten

die Subdomains Ihres De-Mail Kontos einsehen und gegebenenfalls bearbeiten.

Dazu gehören:*

das Anlegen und Löschen von Subdomains, das Ändern des Subdomain-Namens, das Ändern der Adresse des initialen Funktionspostfachs der Subdomain, das Bearbeiten der Weiterleitungsdauer einer Subdomain, das Eintragen des initialen Funktionspostfachs in das öffentliche De-Mail Verzeich-

nis sowie das Aktivieren/Deaktivieren einer Catch-All-Funktion für das initiale Funktionspost-

fach einer (Sub-)Domain.


8.7.1 Übersicht Bei einem Klick auf den Bereich Domainverwaltung erscheint zunächst eine Übersichtsseite, auf welcher die Hauptdomain und alle vorhandenen Subdomains in einer Liste angezeigt werden (siehe Abbildung 413).

Abbildung 413: Übersichtsseite Domainverwaltung

Menü Einstellungen

Möglichkeiten der Kontoeinstellungen von De-Mail.

Domainverwaltung

Menüleiste zum Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Subdomains.

1

2

3



Icon Aktion

Anlegen einer neuen Subdomain (siehe hierzu Kapitel 8.5.26).

Bearbeiten einer vorhandenen Subdomain. Dieses Icon wird erst aktiv, wenn eine Subdo-main per Klick markiert wurde. Mit einem Klick auf das Symbol gelangen Sie zu der Über-sichtsseite der ausgewählten Subdomain und können dort verschiedene Aktionen zur Verwaltung dieser durchführen (siehe Kapitel 8.7.6).

Löschen einer Subdomain (siehe Kapitel 8.7.5). Dieses Icon wird erst aktiv, wenn eine Subdomain per Klick markiert wurde.

Tabelle 25: Aktionsicons Domainverwaltung

Liste aller vorhandenen Subdomains

Die Subdomains jeder übergeordneten Subdomain bzw. Domain sind alphabetisch aufgelistet. Eine Mehrfachauswahl von Subdomains ist für die Funktionen Bearbeiten und Löschen nicht möglich.

8.7.2 AuFbAu der domAins

Abbildung 414: Übersicht Domain-Aufbau

Die De-Mail Domain, der alle De-Mail-Adressen innerhalb eines Kontos zugewiesen sind, wird während der Registrierung der Geschäftskunden festgelegt und als Hauptdomain bezeichnet. Die Bezeichnung der Domain folgt üblicherweise der Struktur unternehmen.de-mail.de.

Unter dieser Hauptdomain können zugehörige Subdomains angelegt, bearbeitet und gelöscht werden. Die Verwaltung der Subdomains erfolgt in Eigenverantwortung durch den Administrator oder die vertretungsberechtigte Person. Die Verwendung von Subdomains ermöglicht die Strukturierung des De-Mail Kontos beispielsweise nach De-Mail-Adressen innerhalb der Hauptdomain beziehungsweise deren Verteilung nach Standort, Abteilung etc.



Unterhalb einer De-Mail Domain können bis zu drei Subdomain-Level angelegt werden. Dies entspricht der Struktur @level3.level2.level1.unternehmen.de-mail.de. Das Anlegen muss dabei Level für Level geschehen, das heißt, eine untergeordnete Subdomain des Levels 3 beispielsweise kann nur nach Erstellung der übergeordneten Subdomain auf Level 2 angelegt werden.

Die Anzahl der Subdomains im Allgemeinen ist nicht eingeschränkt. Es müssen nicht zwingend jeder Subdomain Postfächer zugeordnet werden, da sie auch ohne zugeordnete Postfächer existieren können.

Um neue Subdomains anzulegen oder vorhandene bearbeiten oder löschen zu können, müssen Sie über einen Zugang als vertretungsberechtigte Person oder Administrator verfügen und mit dem Authentisierungsniveau Hoch angemeldet sein.

8.7.3 schritt FÜr schritt: Übersichtsseite der domAinverWAltung AuFruFen

Klicken Sie im persönlichen Bereich oben rechts auf den Bereich Kontoeinstellungen.

Abbildung 415: Einstellungen aufrufen

Klicken Sie im Menü links auf den Punkt Domainverwaltung.

Abbildung 416: Domainverwaltung aufrufen

Es öffnet sich die Übersichtsseite Domainverwaltung (siehe Kapitel 8.7.1). Von hier aus können Sie alle für Sie verfügbaren und in den folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitungen beschriebenen Aktionen durchführen.

Einstellungen aufrufen Domainverwaltung

Einstellungen aufrufen Domainverwaltung



8.7.4 schritt FÜr schritt: neue subdomAin Anlegen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator




Um eine neue Subdomain anzulegen, klicken Sie auf der Übersichtsseite der Domainverwaltung auf das Aktionsicon Anlegen.

Abbildung 417: Subdomain anlegen – Funktion aufrufen

Wählen Sie aus der Liste der vorhandenen (Sub-)Domains diejenige per Klick aus, unter der eine neue Subdomain angelegt werden soll.

Abbildung 418: Subdomain anlegen - Übergeordnete Domain auswählen


Funktion aufrufen Domain auswählen Namen eingeben Namen bestätigen

Zusammenfassung

Funktion aufrufen

Domain auswählen

Namen eingeben Namen bestätigen

Zusammenfassung



Geben Sie den Namen der neuen Subdomain sowie den Local-Part des initialen Funktionspostfachs an. Ein initiales Funktionspostfach können Sie auch später anlegen (siehe Kapitel 8.7.9). Optional können Sie auch die Catch-All Funktion per Checkbox aktivieren.

Abbildung 419: Subdomain anlegen – Namen eingeben


Funktion aufrufen

Domain auswählen Namen eingeben

Namen bestätigen

Zusammenfassung



Überprüfen Sie die angezeigten Daten.

Abbildung 420: Subdomain anlegen – Namen überprüfen

Klicken Sie zur Bestätigung auf Weiter.

Funktion aufrufen

Domain auswählen Namen eingeben Namen bestätigen

Zusammenfassung



Im letzten Schritt sehen Sie die Zusammenfassung der Daten Ihrer neu erstellten Subdomain.

Abbildung 421: Subdomain anlegen - Zusammenfassung


Hinweis

Beachten Sie die Richtlinien für Domain-Namen. Diese müssen aus mindestens 1 und maximal 64 Zeichen bestehen. Es sind Buchstaben (a-z und A-Z), Ziffern (0-9) sowie der Bindestrich (nicht aber am Anfang oder Ende des Subdomain-Namens) erlaubt. Weitere Sonderzeichen sind nicht gestattet.

Bitte beachten Sie, dass die Gesamtlänge des Domain-Parts nicht 189 Zeichen überschreiten darf.

Funktion aufrufen

Domain auswählen Namen eingeben Namen bestätigen

Zusammenfassung



8.7.5 schritt FÜr schritt: subdomAin löschen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator




Um eine Subdomain zu löschen, wählen Sie die zu entfernende Subdomain aus der Liste der Übersichtsseite zur Domainverwaltung aus und klicken Sie auf das Aktionsicon Löschen.

Abbildung 422: Subdomain löschen – Funktion aufrufen

Klicken Sie auf Ja, um das Löschen der Subdomain zu bestätigen.

Abbildung 423: Subdomain löschen - Löschen bestätigen

Funktion aufrufen Postfächerüberblick Domain auswählen

Zertifikate entfernen Bestätigung

Löschen bestätigen

Postfächerüberblick

Domain auswählen


Löschen bestätigen Funktion aufrufen



Im nächsten Schritt werden alle Postfächer der ausgewählten Subdomain angezeigt. Bevor die Subdomain gelöscht werden kann, müssen alle darunterliegenden Postfächer einer anderen Subdomain zugeordnet werden.

Abbildung 424: Subdomain löschen - Postfächerüberblick


Wählen Sie aus der Liste der vorhandenen (Sub-)Domains diejenige aus, der die Postfächer nun zugeordnet werden sollen.

Abbildung 425: Subdomain löschen - Domain (Subdomain) auswählen


Bestätigung


Domain auswählen Postfächerüberblick

Löschen bestätigen Funktion aufrufen

Funktion aufrufen

Postfächerüberblick Domain auswählen


Löschen bestätigen



Bei Zuordnung der Postfächer werden die entsprechenden ÖVD-Zertifikate entfernt.

Abbildung 426: Subdomain löschen - Zertifikate entfernen

Bestätigen Sie die Entfernung mit einem Klick auf Weiter.

Im letzten Schritt wird Ihnen eine Bestätigung der Löschung angezeigt.

Abbildung 427: Subdomain löschen - Zusammenfassung


Hinweis

Es können Subdomains gelöscht werden, nicht jedoch die Hauptdomain. Sudomains können nur gelöscht werden, wenn keine weiteren Subdomains darunterhängen.

Funktion aufrufen

Domain auswählen


Bestätigung

Postfächerüberblick Löschen bestätigen

Funktion aufrufen

Domain auswählen

Bestätigung

Löschen bestätigen Postfächerüberblick




8.7.6 Übersicht domAinbeArbeitung Um eine Subdomain zu bearbeiten, klicken Sie auf der Übersichtsseite der Domainverwaltung auf das Akti-onsicon Bearbeiten.

Abbildung 428: Subdomain bearbeiten

Sie gelangen zur Übersichtsseite Domainverwaltung. Hier stehen Ihnen verschiedene Funktionen zum Bearbeiten einer Subdomain zur Verfügung, die in den nächsten Schritt für Schritt-Anleitungen beschrieben werden.



Abbildung 429: Übersicht Verwaltung einer Subdomain

Die Bereiche Subdomain-Level und Postfächerüberblick haben lediglich einen informativen Charakter und sind nicht änderbar.



8.7.7 schritt FÜr schritt: domAinbeArbeitung – subdomAin-nAmen ändern Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator




Um die Subdomain umzubenennen, klicken Sie in der Bearbeitungsansicht auf Ändern.

Abbildung 430: Subdomain-Namen ändern – Funktion aufrufen


Abbildung 431: Subdomain-Namen ändern – Entfernung der Zertifikate


Funktion aufrufen Zertifikate entfernen

Postfächerüberblick Namen eingeben

Zusammenfassung

Funktion aufrufen


Postfächerüberblick Namen eingeben

Zusammenfassung



Im nächsten Schritt werden Ihnen alle Postfächer angezeigt, die dieser Subdomain zugeordnet sind. Die aufgeführten Postfächer werden mit dieser Aktion umbenannt, das heißt, der Domain-Part der Postfächer wird gemäß der neuen Subdoamin-Bezeichnung geändert.

Abbildung 432: Subdomain-Namen ändern - Subdomain Überblick


Geben Sie den neuen Namen der Subdomain ein.

Abbildung 433: Subdomain-Namen ändern - Namen eingeben


Funktion aufrufen

Zertifikate entfernen Postfächerüberblick

Namen eingeben

Zusammenfassung

Funktion aufrufen

Zertifikate entfernen Postfächerüberblick Namen eingeben

Zusammenfassung



Falls die alte Subdomain passive Adressen enthält, werden diese im letzten Schritt gelöscht.

Abbildung 434: Subdomain-Namen ändern – Zusammenfassung

Klicken Sie anschließend auf Schließen.

Hinweis

Beachten Sie die Richtlinien für Domain-Namen.

Diese müssen aus mindestens 1 und maximal 63 Zeichen bestehen. Es sind Buchstaben (a-z und A-Z), Ziffern (0-9) sowie der Bindestrich (nicht aber am Anfang oder Ende des Subdomain-Namens) erlaubt. Weitere Sonderzeichen sind nicht gestattet.

Die Änderung eines Subdomain-Namens wird für alle darunterliegenden Subdo-mains und Postfächer wirksam. Hauptdomains können nicht umbenannt werden. Bitte beachten Sie, dass die Gesamtlänge des Domain-Parts 189 Zeichen nicht überschreiten darf.

Nach dem Umbenennen einer Subdomain werden eventuell vorhandene Weiter-leitungen der alten Subdomain gelöscht (die sogenannten passiven Adressen, die beispielsweise von einer früheren Umbenennung stammen). Es wird immer nur die letzte vorgenommene Änderung gespeichert.

Wenn Sie die Weiterleitung von De-Mails wünschen, beachten Sie, dass Sie vor der Umbenennung eine Weiterleitungsdauer einstellen müssen.

8.7.8 schritt FÜr schritt: domAinbeArbeitung – cAtch-All Adresse beArbeiten*

*Diese Option steht nur Business Flex Kunden zur Verfügung

Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator


Funktion aufrufen

Zertifikate entfernen Postfächerüberblick Namen eingeben

Zusammenfassung



Das initiale Funktionspostfach einer Subdomain kann als Catch-All Postfach verwendet werden. An das Catch-All Postfach erfolgt die Weiterleitung von De-Mails, die nicht explizit Postfächern unterhalb der Domain oder Sub-domain zugeordnet werden können. Zusätzlich ist es beim Catch-All Versand nicht zwingend erforderlich, dass ein Absendepostfach vorhanden ist. In diesem Fall wird die im De-Mail-Entwurf enthaltene De-Mail-Absenderad-resse als gültige Adresse für den De-Mail-Versand genutzt.

Um die Einstellungen zum Catch-All Postfach einer Subdomain anzupassen, klicken Sie in der Bearbeitungsansicht auf Bearbeiten.

Abbildung 435: Catch-All Postfach bearbeiten – Funktion aufrufen

Möchten Sie das initiale Funktionspostfach der Subdomain zum Catch-All-Empfang aktivieren, wählen Sie dieses Postfach im Dropdown-Menü aus. Durch die Auswahl der Option Kein Postfach als Catch-All festlegen wird die Funktion wieder deaktiviert. Sofern vorhanden, können Sie ein anderes Funkti-onspostfach der Subdomain zum Catch-All-Empfang aktivieren

Abbildung 436: Catch-All-Funktion – Catch-All Postfach festlegen


8.7.9 schritt FÜr schritt: domAinbeArbeitung – initiAles FunktionspostFAch

Anlegen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator


Funktion aufrufen Option auswählen

Funktion aufrufen Option auswählen



Um ein initiales Funktionspostfach anzulegen, klicken Sie in der Bearbeitungsansicht im Bereich Initiales Funktionspostfach auf Anlegen.

Abbildung 437: Initiales Funktionspostfach anlegen – Funktion aufrufen

Es öffnet sich ein entsprechendes Bearbeitungs-Dialogfenster.

Geben Sie den Namen des initialen Funktionspostfachs ein.

Abbildung 438: Funktionspostfach anlegen - Namen eingeben


Funktion aufrufen

Funktion aufrufen

Zusammenfassung

Zusammenfassung

Namen eingeben

Namen eingeben



Im letzten Schritt wird Ihnen die Bestätigung angezeigt, dass ein initiales Funktionspostfach zur Subdomain erstellt wurde.

Abbildung 439: Initiales Funktionspostfach anlegen - Zusammenfassung

Um den Vorgang zu beenden, klicken Sie auf Schließen.

Hinweis

Beachten Sie die Richtlinien für die Benennung des Local-Parts des initialen Funk-tionspostfachs.

Der Local-Part muss aus mindestens 1 und maximal 64 Zeichen bestehen. Es sind Buchstaben (a-z und A-Z), Ziffern (0-9) sowie der Bindestrich als valide Eingaben erlaubt. Weitere Sonderzeichen sind nicht gestattet. Der Local-Part soll keinen Punkt am Anfang oder Ende beinhalten und darf nicht mit „pn_“ beginnen, da mit “pn_” Pseudonym-Adressen beginnen.

Das Anlegen eines initialen Funktionspostfachs ist Voraussetzung dafür, dass wei-tere Postfächer für diese Subdomain angelegt werden können.

8.7.10 schritt FÜr schritt: domAinbeArbeitung – initiAles FunktionspostFAch

AnpAssen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator


Zusammenfassung Namen eingeben Funktion aufrufen



Um ein initiales Funktionspostfach umzubenennen, klicken Sie in der Bearbeitungsansicht im Bereich Initiales Funktionspostfach auf Anpassen.

Abbildung 440: Initiales Funktionspostfach anpassen – Funktion aufrufen

Es öffnet sich ein entsprechendes Bearbeitungs-Dialogfenster.

Geben Sie den neuen Namen des initialen Funktionspostfachs ein.

Abbildung 441: Namen des initialen Funktionspostfachs eingeben


Hinweis

Beachten Sie die Richtlinien für die Benennung des Local-Parts des initialen Funk-tionspostfachs.

Der Local-Part muss aus mindestens 1 und maximal 64 Zeichen bestehen. Es sind Buchstaben (a-z und A-Z), Ziffern (0-9) sowie der Bindestrich als valide Eingaben erlaubt. Weitere Sonderzeichen sind nicht gestattet. Der Local-Part darf nicht mit „pn_“ beginnen und soll keinen Punkt am Anfang oder Ende beinhalten.

Funktion aufrufen Namen eingeben

Funktion aufrufen Namen eingeben



8.7.11 schritt FÜr schritt: domAinbeArbeitung – WeiterleitungsdAuer beArbeiten Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator


Sie haben die Möglichkeit, alle De-Mails von einer passiven Adresse zu einer neuen Adresse weiterzuleiten. Die Einstellung der Weiterleitungsdauer für passive De-Mail Adressen, die einer Subdomain zugeordnet sind, erfolgt in der Bearbeitungsansicht der Domainverwaltung. Die Einstellung der Weiterleitungsdauer für passive De-Mail Adressen, die zur Hauptdomain gehören, erfolgt in der Bearbeitungsansicht der Kontoverwaltung. Die unbe-grenzte Weiterleitungsdauer ist automatisch voreingestellt. Einstellungen für Subdomains werden von der über-geordneten (Sub-)Domain übernommen.

Um die Weiterleitungdauer einzustellen, klicken Sie in der Bearbeitungsansicht im Bereich Weiterleitungsdauer auf Bearbeiten.

Abbildung 442: Weiterleitungsdauer bearbeiten – Funktion aufrufen

Es öffnet sich ein Bearbeitungs-Dialogfenster.

Sie haben drei verschiedene Möglichkeiten, die Weiterleitungsdauer zu bestimmen:

Unbegrenzt: Die Weiterleitungsdauer ist nicht eingeschränkt. Deaktivieren: Die Weiterleitungsdauer wird ausgeschaltet. Wert eingeben: Sie können ein Datum im Format DD.MM.YYYY eingeben, nach welchem die

Weiterleitungsdauer automatisch ausgeschaltet wird.

Abbildung 443: Weiterleitungsdauer ändern





Treffen Sie Ihre Auswahl und klicken Sie anschließend auf Speichern.

Hinweis

Beachten Sie, dass Sie bei der Umbenennung einer Subdomain vorher eine Wei-terleitungsdauer einstellen müssen, sofern Sie die Weiterleitung von De-Mails wünschen.



8.7.12 schritt FÜr schritt: domAinbeArbeitung – eintrAg im de-mAil verzeichnis

erstellen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator


Um eine Subdomain im De-Mail Verzeichnis zu veröffentlichen, klicken Sie in der Bearbeitungsansicht im Bereich Ihr Eintrag im De-Mail Verzeichnis auf Erstellen.

Abbildung 444: Verzeichniseintrag erstellen – Funktion aufrufen

Es öffnet sich ein Dialogfenster, in welchem Sie den Eintrag im öffentlichen De-Mail Verzeichnis veranlassen können.

Abbildung 445: Verzeichniseintrag erstellen – Veröffentlichung veranlassen

Wählen Sie Subdomain veröffentlichen per Radiobutton und klicken Sie anschließend auf Spei-chern, um die Veröffentlichung freizugeben.

Funktion aufrufen Veröff. veranlassen

Funktion aufrufen Veröff. veranlassen



Hinweis

Eine Subdomain muss zur Veröffentlichung im ÖVD eine De-Mail-Adresse, also ein initiales Funktionspostfach, besitzen. Ohne die veröffentlichte Subdomain ist es nicht möglich, weitere Postfächer der Subdomain im ÖVD zu veröffentlichen.

8.7.13 schritt FÜr schritt: domAinbeArbeitung – eintrAg im de-mAil verzeichnis



Um den Eintrag einer Subdomain wieder aus dem De-Mail Verzeichnis zu entfernen, klicken Sie in der Bearbeitungsansicht im Bereich Eintrag im De-Mail Verzeichnis auf Entfernen.

Abbildung 446: Verzeichniseintrag entfernen – Funktion aufrufen

Es öffnet sich ein Dialogfenster, in welchem Sie den Eintrag aus dem öffentlichen De-Mail Verzeichnis wieder zurückziehen können.

Abbildung 447: Verzeichniseintrag entfernen – Veröffentlichung zurückrufen

Wählen Sie Subdomain nicht veröffentlichen per Radiobutton und klicken Sie anschließend auf Spei-chern, um den Eintrag aus dem Verzeichnis zu löschen.

Funktion aufrufen Veröff. zurückziehen

Funktion aufrufen Veröff. zurückziehen



8.8 exPortverWaltung

Sie möchten

die Einstellungen zum Exportieren von De-Mails zum Zweck einer externen Archivierung einsehen und gegebenenfalls ändern.

Sie haben

die Rolle Archivar inne und sich mit dem Authentisierungsniveau Hoch angemeldet.

Sie werden

Export-Einstellungen anlegen, ändern und löschen, Bearbeiterprotokolle einsehen sowie Export-Dateien einsehen, herunterladen und löschen.


8.8.1 Übersicht Bei einem Klick auf den Bereich Exportverwaltung erscheint zunächst eine Übersichtsseite, auf welcher alle verfügbaren Optionen angezeigt werden.

Abbildung 448: Exportverwaltung - Übersichtsseite


8.8.2 schritt FÜr schritt: Übersichtsseite der exportverWAltung AuFruFen



Es öffnet sich die Seite Kontoeinstellungen mit dem Menü im linken Bereich.

Einstellungen aufrufen Exportverwaltung



Klicken Sie auf den Menüpunkt Exportverwaltung. Dieser erscheint zusätzlich in Bereich der Kon-toeinstellungen, wenn Sie über die erforderliche zusätzliche Rolle Archivar verfügen.

Abbildung 450: Seite Exportverwaltung aufrufen (Administrator oder vertretungsberechtigte Person)

Abbildung 451: Seite Exportverwaltung aufrufen (Mitarbeiter)

Es öffnet sich die Übersichtseite Exportverwaltung. Von hier aus können Sie alle in nachfolgenden Schritt-für-Schritt-Anleitungen beschriebenen Aktionen durchführen.

8.8.3 schritt FÜr schritt: export-einstellungen Anlegen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter mit der zusätzlichen Rolle Archivar


Einstellung aufrufen Exportverwaltung



Klicken Sie auf der Seite Exportverwaltung im Bereich Export-Einstellungen auf den Link anlegen.

Abbildung 452: Export-Einstellungen aufrufen


Abbildung 453: Benachrichtigungsadresse eingeben

Geben Sie die De-Mail Adresse für den Empfang der Benachrichtigung ein. Wiederholen Sie die Ein-gabe. Wenn Sie Gateway-Kunde sind, können Sie per Checkbox wählen, ob die Export-Datei über Ihr Gateway zugestellt werden soll.

Einstellungen aufrufen Adresse eingeben Regel anlegen Export konfigurieren

Speichern


Speichern



Klicken Sie im nächsten Schritt auf Neue Regel anlegen. Es öffnet sich das entsprechende Bearbei-tungs-Dialogfenster.

Abbildung 454: Neue Regel anlegen

Vergeben Sie zunächst einen Regelnamen.


Speichern



Der Regelstatus wird beim Anlegen einer neuen Regel automatisch auf aktiv gesetzt (Checkbox ist aktiviert).

Bestimmen Sie, ob die Regel auf eingehende und / oder ausgehende De-Mails angewendet werden soll.

Im Bearbeitungs-Dialogfenster werden Ihnen dann weitere Filtermöglichkeiten angezeigt:

Filter für De-Mail-Adresse und Betreff, Versandoptionen, Nachrichtentyp sowie Weitere Einstellungen zur Größe der De-Mail und zur Festlegung, ob De-Mails mit oder ohne

Anhang exportiert werden sollen.

Treffen Sie Ihre Auswahl und klicken Sie anschließend auf Speichern.

Sie gelangen zurück zum BearbeitungsDialogfenster Export-Einstellungen konfigurieren. Dort wird Ihnen die angelegte Regel angezeigt. Sie können nun eine weitere Neue Regel anlegen oder die bestehende Bearbeiten oder Löschen.

Abbildung 455: Regel angelegt

Sind mehrere Regeln vorhanden, können Sie die Reihenfolge, in der die Regeln angewendet werden, selbst bestimmen. Verwenden Sie zur Positionierung der Regeln jeweils den Pfeil nach oben oder un-ten. Es können maximal 10 Regeln angelegt werden.



Hinweis

Regelerstellung und Kombinierbarkeit von Regeln

Beim Anlegen einer Regel sind die Felder Regelname sowie Regel wird ange-wendet auf (entweder eingehende oder ausgehende De-Mails oder beides) als Pflichtangaben definiert. Alle weiteren Optionen sind optional. Wenn Sie mehrere dieser Optionen auswählen, werden nur De-Mails gefunden, welche alle angege-benen Kriterien oder mehr beinhalten.

Beispiel

Sie haben eine Filterregel gesetzt für eingehende, persönliche De-Mails, die grö-ßer sind als 100 KB. Durch diese Regel werden folgende De-Mails für den Export markiert beziehungsweise nicht markiert:

Regel markiert eingehende Mail mit der Versandoption persönlich, welche 150 KB groß ist

Regel markiert eingehende Mail mit den Versandoptionen persönlich, ab-senderbestätigt und dem Betreff Test, welche 150 KB groß ist

Regel markiert aber nicht die eingehende De-Mail mit der Versandoption per-sönlich, welche nur 50 KB groß ist



Um die erweiterten Export-Einstellungen aufzurufen, klicken Sie auf den Link Export-Einstellungen konfigurieren. Es öffnet sich das entsprechende Bearbeitungs-Dialogfenster.

Abbildung 456: Erweiterte Export-Einstellungen

Nehmen Sie die gewünschten Konfigurationen vor und klicken Sie abschließend auf Speichern.

Export-Datei

− Vergeben eines Dateinamens − Beschränkung der Export–Datei auf eine maximale Größe (wird die angegebene Größe

überschritten, werden Teil-Archive erzeugt und einzeln zugestellt) − Festlegung des Ausführungsintervalls (täglich oder wöchentlich)

Export-Protokoll

− Wahl, ob ein Export-Protokoll erstellt werden soll − Festlegung der Aufbewahrungsdauer für De-Mails

Weitere Einstellungen

− Festlegung, ob und nach welchem Zeitraum De-Mails automatisch gelöscht werden sol-len


Speichern



Hinweis

Beachten Sie bei Festlegung der maximalen Größe des Export-Archivs, dass der Wert von 50 MB nicht unterschritten werden darf. Dieser Wert entspricht der ma-ximalen Größe einer De-Mail im DMDA-Verbund. Damit ist sichergestellt, dass jede De-Mail exportiert werden kann (ein Teilen während des Exports ist nicht möglich).

Sie gelangen zurück zum Bearbeitungs-Dialogfenster.

Abbildung 457: Zurück zum Bearbeitungs-Dialogfenster

Klicken Sie zum Beenden der Konfiguration der Export-Einstellungen auf Speichern.


Speichern



8.8.4 schritt FÜr schritt: export-einstellungen ändern Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter mit der zusätzlichen Rolle Archivar




Klicken Sie auf der Seite Exportverwaltung im Bereich Export-Einstellungen auf den Link ändern.

Abbildung 458: Export-Einstellungen aufrufen


Abbildung 459: Benachrichtigungsadresse eingeben

Nehmen Sie gewünschte Änderungen an Benachrichtigungsadresse oder Gateway-Zustellung vor.

Einstellungen aufrufen Einstellungen ändern Regel anlegen/löschen Export ändern

Speichern

Einstellungen aufrufen Einstellungen ändern Regel ändern/löschen Export ändern

Speichern



Sie können eine Regel deaktivieren, indem Sie den Haken in der Checkbox neben dieser entfernen. Um eine Regel vollständig zu entfernen, klicken Sie neben dieser auf den Link Löschen.

Zum Ändern einer Regel klicken Sie auf den Link Bearbeiten. Es öffnet sich das entsprechende Bear-beitungs-Dialogfenster.

Abbildung 460: Neue Regel anlegen

Einstellungen aufrufen Einstellungen Ändern Regel ändern/löschen Export ändern

Speichern



Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie abschließend auf Speichern.

Hinweis

Wird eine Regel geändert, gilt die Änderung für alle neu zu versendenden bezie-hungsweise zu empfangenden De-Mails.



Um die erweiterten Export-Einstellungen aufzurufen und zu bearbeiten, klicken Sie auf den Link Ex-port-Einstellungen konfigurieren. Es öffnet sich das entsprechende Bearbeitungs-Dialogfenster.

Abbildung 461: Erweiterte Export-Einstellungen

Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie abschließend auf Speichern.


Speichern



Sie gelangen zurück zum Bearbeitungs-Dialogfenster.

Abbildung 462: Export-Einstellungen konfigurieren

Um Ihre Änderungen abzuspeichern, klicken Sie abschließend auf Speichern.

8.8.5 schritt FÜr schritt: export-einstellungen löschen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter mit der zusätzlichen Rolle Archivar


Klicken Sie auf der Seite Exportverwaltung im Bereich Export-Einstellungen auf den Link löschen.


Speichern

Löschen wählen Löschen bestätigen



Abbildung 463: Exporteinstellungen löschen

Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit einem Klick auf Ja.

Abbildung 464: Exportjob löschen - Sicherheitsabfrage

Damit sind die gesamten Export-Einstellungen zurückgesetzt. Sie können bei Bedarf neu angelegt werden.

8.8.6 schritt FÜr schritt: beArbeiterprotokoll einsehen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter mit der zusätzlichen Rolle Archivar


Klicken Sie auf der Seite Exportverwaltung im Bereich Bearbeiterprotokoll auf den Link anzeigen.

Abbildung 465: Bearbeiterprotokoll - Funktion aufrufen

Es öffnet sich das entsprechende Informations-Dialogfenster.

Funktion aufrufen Protokoll einsehen Detailansicht aufrufen

Funktion aufrufen Protokoll einsehen Detailansicht aufrufen

Löschen bestätigen Löschen bestätigen



Abbildung 466: Bearbeiterprotokoll - Übersicht

Der Dialogfenster zeigt Ihnen eine Übersicht sämtlicher vorgenommener Änderungen.

Mit einem Klick auf Mehr können Sie die Detailansicht einer Änderung aufrufen.

Funktion aufrufen Detailansicht aufrufen Protokoll einsehen



Abbildung 467: Bearbeiterprotokoll – Detailansicht

Schließen Sie eine einzelne Detailansicht und das Informations-Dialogfenster mit einem Klick auf Schließen.

8.8.7 schritt FÜr schritt: export-dAteien herunterlAden oder löschen Benötigte Berechtigung: Vertretungsberechtigte Person, Administrator, Mitarbeiter mit der zusätzlichen Rolle Archivar




Klicken Sie auf der Seite Exportverwaltung im Bereich Export-Dateien auf den Link anzeigen.

Abbildung 468: Export-Dateien anzeigen

Es öffnet sich ein Dialogfenster, auf dem vorhandene Export-Dateien mit Dateiname und Erstellungsdatum aufgelistet sind.

Abbildung 469: Export-Dateien verwalten

Es stehen Ihnen die Bearbeitungsmöglichkeiten Herunterladen und Löschen zur Verfügung.

Funktion aufrufen Export-Dateien anzeigen Datei herunterladen Datei löschen




Klicken Sie zum Herunterladen einer Export-Datei auf den Link Herunterladen. Es öffnet sich ein Stan-dard-Dialogfenster Ihres Browsers

Abbildung 470: Export-Datei speichern

Wählen Sie die entsprechende Option aus und bestätigen Sie mit OK.

Sie können eine Export-Datei auch wieder entfernen. Klicken Sie dafür neben der entsprechenden Datei auf den Link Löschen.

Abbildung 471: Exportarchiv löschen- Sicherheitsabfrage

Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit einem Klick auf Ja.




Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Beispiel Übersichtsseite ........................................................................................................................................ 11 Abbildung 2: Beispiel Fortschrittsbalken in Schritt für Schritt-Anleitungen ..................................................................... 11 Abbildung 3: Beispiel Infobox ........................................................................................................................................................ 11 Abbildung 4: Beispiel Hinweisbox ................................................................................................................................................ 12 Abbildung 5: Beispiel Schnellanzeige für benötigte Rechte ................................................................................................ 12 Abbildung 6: Schnellübersicht De-Mail ...................................................................................................................................... 13 Abbildung 7: Anzeige Infobanner ................................................................................................................................................. 18 Abbildung 8: Nachrichten auf der Seite Kontoeinstellungen............................................................................................... 18 Abbildung 9: Überblick Rollen für Geschäftskunden ............................................................................................................. 19 Abbildung 10: De-Mail Startseite .................................................................................................................................................. 27 Abbildung 11: Erstlogin mit Benutzernamen und Passwort - Kontoaktivierung ............................................................ 28 Abbildung 12: Erstlogin: De-Mail initiales Passwort ändern - Kontoaktivierung ............................................................. 29 Abbildung 13: Passwortänderung Bestätigung - Kontoaktivierung ................................................................................... 29 Abbildung 14: Erstlogin: Authentisierungsniveau wählen .................................................................................................... 30 Ab bildung 15: Authentisierungsniveau wählen: Weiter ohne TAN oder Ausweisdokument .................................... 31 Abbildung 16: Initiales Login: Weiter ohne Registrierung Mobilfunknummer................................................................ 32 Abbildung 17: Einstellung für Login bei Erstlogin mit Benutzername und Passwort ................................................... 32 Abbildung 18: Bestätigung – De-Mail Konto eingerichtet – Kontoaktivierung ............................................................... 33 Abbildung 19: Erstlogin: mit Ausweisdokument anmelden ................................................................................................. 33 Abbildung 20: Mobilfunk-Nummer registrieren wählen ........................................................................................................ 34 Abbildung 21: Erstlogin: Mobile TAN anlegen - Mobilfunk-Nummer registrieren ......................................................... 35 Abbildung 22: Mobilfunk-Nummer registrieren – Sicherheitscode lösen ........................................................................ 35 Abbildung 23: Erstlogin: Mobilfunknummer registrieren – Mobile TAN .......................................................................... 35 Abbildung 24: Bestätigung – Mobilfunknummer erfolgreich registriert ........................................................................... 36 Abbildung 25: Einstellung für Login: Authentisierungsniveau wählen ............................................................................. 36 Abbildung 26: Bestätigung – erfolgreiche Einrichtung des De-Mail Kontos ................................................................... 36 Abbildung 27: Login mit Mobile TAN .......................................................................................................................................... 37 Abbildung 28: PIN und Mobile TAN eingeben ......................................................................................................................... 38 Abbildung 29: Erstlogin - Benutzer-PIN wählen ....................................................................................................................... 39 Abbildung 30: Erstlogin – Bestätigung der erfolgreichen Änderung ................................................................................ 39 Abbildung 31: Mindestauthentisierungsniveau wählen - Vertretungsberechtigte Person .......................................... 40 Abbildung 32: Bestätigung – De-Mail Konto eingerichtet ..................................................................................................... 40 Abbildung 33: Erstlogin mit Ausweisdokument ....................................................................................................................... 41 Abbildung 34: Ausweisdokument auslesen .............................................................................................................................. 41 Abbildung 35: Lesegerät für Ausweisdokumente ................................................................................................................... 42 Abbildung 36: Mindestauthentisierungsniveau ändern ........................................................................................................ 43 Abbildung 37: Erstlogin mit Benutzernamen und Passwort ................................................................................................. 44 Abbildung 38: Erstlogin: Initiales De-Mail Passwort ändern ................................................................................................. 45


Abbildung 39: Erfolgreiche Passwortänderung - Bestätigung ............................................................................................ 45 Abbildung 40: Erstlogin: Authentisierungsniveau wählen .................................................................................................... 46 Abbildung 41: Login mit Benutzernamen und Passwort wählen ........................................................................................ 47 Abbildung 42: Erstlogin: Login mit Benutzernamen und Passwort ................................................................................... 48 Abbildung 43: Erstlogin: Bestätigung der De-Mail Konto Einrichtung .............................................................................. 48 Abbildung 44: Ausweisdokument registrieren wählen .......................................................................................................... 49 Abbildung 45: Erstlogin: mit Ausweisdokument anmelden ................................................................................................. 50 Abbildung 46: Mobilfunk-Nummer registrieren wählen ........................................................................................................ 51 Abbildung 47: Erstlogin: Mobile TAN anlegen - Mobilfunk-Nummer registrieren ......................................................... 52 Abbildung 48: Mobilfunk-Nummer registrieren – Sicherheitscode lösen ........................................................................ 52 Abbildung 49: Erstlogin: Mobilfunknummer registrieren – Mobile TAN .......................................................................... 52 Abbildung 50Erstlogin: Mobilfunknummer registrieren – Benutzer-PIN .......................................................................... 53 Abbildung 51: Bestätigung – Mobilfunknummer erfolgreich registriert ........................................................................... 53 Abbildung 52: Bestätigung – erfolgreiche Einrichtung des De-Mail Kontos ................................................................... 53 Abbildung 53: Login mit Mobile TAN .......................................................................................................................................... 54 Abbildung 54: PIN und Mobile TAN eingeben ......................................................................................................................... 55 Abbildung 55: Erstlogin - Benutzer-PIN wählen ....................................................................................................................... 55 Abbildung 56: Erstlogin – Bestätigung der erfolgreichen Änderung ................................................................................ 56 Abbildung 57: Bestätigung – De-Mail Konto eingerichtet ..................................................................................................... 56 Abbildung 58: Erstlogin mit Ausweisdokument ....................................................................................................................... 57 Abbildung 59: Ausweisdokument auslesen .............................................................................................................................. 58 Abbildung 60: Lesegerät für Ausweisdokumente ................................................................................................................... 58 Abbildung 61: Mindestauthentisierungsniveau ändern ........................................................................................................ 59 Abbildung 62: Login mit Benutzernamen und Passwort ....................................................................................................... 60 Abbildung 63: Login mit Benutzernamen und Passwort - Falsche Daten ........................................................................ 61 Abbildung 64: Login mit Benutzernamen und Passwort - Fehler bei hohem Mindestauthentisierungsniveau .... 62 Abbildung 65: Login mit Mobile TAN .......................................................................................................................................... 64 Abbildung 66: PIN und Mobile TAN eingeben ......................................................................................................................... 64 Abbildung 67: Login mit Ausweisdokument (eID) ................................................................................................................... 65 Abbildung 68: Ausweisdokument auslesen .............................................................................................................................. 66 Abbildung 69: Lesegerät für Ausweisdokumente ................................................................................................................... 66 Abbildung 70: Postfachübersicht ................................................................................................................................................. 67 Abbildung 71: Lesen einer De-Mail .............................................................................................................................................. 70 Abbildung 72: Hinweis auf hohes Authentisierungsniveau .................................................................................................. 71 Abbildung 73: De-Mail in der Leseansicht ................................................................................................................................. 71 Abbildung 74: Alle Anhänge speichern ...................................................................................................................................... 74 Abbildung 75: De-Mail in Leseansicht: Darstellungsvariante wählen ................................................................................ 75 Abbildung 76: Anhang öffnen ....................................................................................................................................................... 76 Abbildung 77: Dialogfenster De-Mail aus Anhang .................................................................................................................. 76


Abbildung 78: Prüfung auf Schadsoftware ............................................................................................................................... 77 Abbildung 79: Hinweis auf fehlende Schadsoftware ............................................................................................................. 77 Abbildung 80: Aktionsicon De-Mail schreiben ......................................................................................................................... 78 Abbildung 81: Verfassen einer De-Mail ...................................................................................................................................... 79 Abbildung 82: Absenderadresse .................................................................................................................................................. 81 Abbildung 83: Eingabe der Empfängeradresse ....................................................................................................................... 82 Abbildung 84: Optionen .................................................................................................................................................................. 83 Abbildung 85: De-Mail Editor aktivieren ..................................................................................................................................... 84 Abbildung 86: De-Mail Editor ......................................................................................................................................................... 84 Abbildung 87: Betreff formulieren ................................................................................................................................................ 86 Abbildung 88: Anhang hinzufügen .............................................................................................................................................. 86 Abbildung 89: Dialogfenster Datei hochladen ......................................................................................................................... 87 Abbildung 90: Dialogfenster Dateiauswahl ............................................................................................................................... 87 Abbildung 91: Dialogfenster Dateiupload ................................................................................................................................. 88 Abbildung 92: Dateianhang in einer De-Mail ............................................................................................................................ 88 Abbildung 93: Mailtext verfassen ................................................................................................................................................. 89 Abbildung 94: Senden von De-Mails ........................................................................................................................................... 90 Abbildung 95: Speicherung als Entwurf ..................................................................................................................................... 91 Abbildung 96: Hinweis Entwurf gespeichert ............................................................................................................................. 92 Abbildung 97: Aktionsicon Drucken ............................................................................................................................................ 93 Abbildung 98: De-Mail Druckansicht ........................................................................................................................................... 94 Abbildung 99: Dialogfenster Drucken ......................................................................................................................................... 95 Abbildung 100: Einladung versenden ........................................................................................................................................ 97 Abbildung 101: Schlüssel importieren........................................................................................................................................ 98 Abbildung 102: Verschlüsselte De-Mail verfassen .................................................................................................................. 99 Abbildung 103: Verschlüsselte De-Mail lesen ........................................................................................................................ 100 Abbildung 104: Schlüssel-Passwort eingeben ....................................................................................................................... 100 Abbildung 105: Leseansicht einer verschlüsselten Nachricht .......................................................................................... 101 Abbildung 106: Postfach-Ordnerübersicht .............................................................................................................................. 102 Abbildung 107: Neuen Ordner benennen ............................................................................................................................... 102 Abbildung 108: Neuer Ordner angelegt ................................................................................................................................... 103 Abbildung 109: Ordner-Kontextmenü ....................................................................................................................................... 103 Abbildung 110: Ordner Kontextmenü ....................................................................................................................................... 104 Abbildung 111: Ordner Kontextmenü - Neu Anlegen .......................................................................................................... 104 Abbildung 112: Neuer Ordner ..................................................................................................................................................... 104 Abbildung 113: Ordner benennen ............................................................................................................................................. 105 Abbildung 114: Neuer Unterordner ........................................................................................................................................... 105 Abbildung 115: Ordner Kontextmenü ....................................................................................................................................... 106 Abbildung 116: Bearbeitungs-Dialogfenster Ordner verschieben ................................................................................... 106


Abbildung 117: Bearbeitungs-Dialogfenster Ordner verschieben Auswahl ................................................................. 107 Abbildung 118: Ordner Kontextmenü ....................................................................................................................................... 108 Abbildung 119: Umbenennen eines Ordners ......................................................................................................................... 108 Abbildung 120: Ordner Kontextmenü - Speichern ................................................................................................................ 108 Abbildung 121: Ordner-Kontextmenü ....................................................................................................................................... 109 Abbildung 122: Ordner löschen - Bestätigung ....................................................................................................................... 109 Abbildung 123: Ordner-Kontextmenü ....................................................................................................................................... 110 Abbildung 124: De-Mails für Export markiert .......................................................................................................................... 110 Abbildung 125: Einfaches Sortieren .......................................................................................................................................... 111 Abbildung 126: Sortierung von De-Mails ................................................................................................................................. 112 Abbildung 127: Bearbeitungs-Dialogfenster Sortierkriterien ............................................................................................. 112 Abbildung 128: Icon Speichern von De-Mails ........................................................................................................................ 113 Abbildung 129: Ablegen von De-Mails ..................................................................................................................................... 114 Abbildung 130: De-Mails ablegen in neue Ordner ................................................................................................................ 115 Abbildung 131: Exportieren von De-Mails ............................................................................................................................... 116 Abbildung 132: Exporttyp ............................................................................................................................................................. 117 Abbildung 133: Dialogfenster De-Mails ablegen ................................................................................................................... 117 Abbildung 134: Browserfenster De-Mails ablegen - Speicherort ...................................................................................... 118 Abbildung 135: Löschen von De-Mails ..................................................................................................................................... 119 Abbildung 136: Dauerhaftes Löschen von De-Mails ............................................................................................................ 119 Abbildung 137: Ordner Gelöscht ............................................................................................................................................... 121 Abbildung 138: Aktionsicon Wiederherstellen ....................................................................................................................... 121 Abbildung 139: Hinweis auf hohes Authentisierungsniveau ............................................................................................. 121 Abbildung 140: Drucken von De-Mails ..................................................................................................................................... 123 Abbildung 141: De-Mail Druckansicht ...................................................................................................................................... 123 Abbildung 142: Dialogfenster Druckereinstellungen ........................................................................................................... 124 Abbildung 143: De-Mails als ungelesen markieren – De-Mail auswählen ..................................................................... 125 Abbildung 144: De-Mails als ungelesen markieren – Funktion auswählen................................................................... 125 Abbildung 145: De-Mails als ungelesen markieren – Ergebnis ........................................................................................ 125 Abbildung 146: De-Mail für Export-Datei markieren – De-Mail auswählen .................................................................... 126 Abbildung 147: De-Mail für Export-Datei markieren – Funktion auswählen ................................................................. 126 Abbildung 148: Export erfolgreich ............................................................................................................................................. 127 Abbildung 149: De-Mail für Export-Datei markieren– Ergebnis ........................................................................................ 127 Abbildung 150: De-Mail-Suche ................................................................................................................................................... 129 Abbildung 151: Detailsuche ......................................................................................................................................................... 129 Abbildung 152: De-Mails als Klartext speichern – De-Mail markieren ............................................................................ 131 Abbildung 153: De-Mails als Klartext speichern – Funktion auswählen ......................................................................... 131 Abbildung 154: De-Mails als Klartext speichern – Ergebnis .............................................................................................. 131 Abbildung 155: Dialogfenster De-Mail speichern .................................................................................................................. 132


Abbildung 156: Browserfenster De-Mails ablegen - Speicherort ...................................................................................... 132 Abbildung 157: Übersicht Seite Adressbuch .......................................................................................................................... 133 Abbildung 158: Adressbuch aufrufen ....................................................................................................................................... 134 Abbildung 159: Adressbuch aufrufen - Suchkriterien angeben ....................................................................................... 135 Abbildung 160: Adressbuch aufrufen - Suchergebnis sortieren ....................................................................................... 136 Abbildung 161: Adressbuch aufrufen - De-Mail schreiben, Kontaktdetails anzeigen ................................................ 137 Abbildung 162: Kontakt in der Detailansicht .......................................................................................................................... 138 Abbildung 163: Kontoeinstellungen - Überblicksseite ......................................................................................................... 139 Abbildung 164: Persönlicher Bereich ....................................................................................................................................... 140 Abbildung 165: Anzeige einer Nachricht ................................................................................................................................. 141 Abbildung 166: Meine Kundendaten als vertretungsberechtigte Person ...................................................................... 144 Abbildung 167: Kontoeinstellungen aufrufen......................................................................................................................... 145 Abbildung 168: Seite Meine Kundendaten aufrufen ............................................................................................................ 145 Abbildung 169: Benutzernamen ändern – Funktion aufrufen ........................................................................................... 146 Abbildung 170: Benutzernamen ändern .................................................................................................................................. 146 Abbildung 171: Meldung Benutzername erfolgreich geändert ........................................................................................ 147 Abbildung 172: De-Mail Passwort ändern – Authentisierungsniveau Hoch ................................................................. 148 Abbildung 173: De-Mail Passwort ändern –Authentisierungsniveau Normal ............................................................... 148 Abbildung 174: Meldung Passwort erfolgreich geändert ................................................................................................... 149 Abbildung 175: Name ändern aufrufen .................................................................................................................................... 150 Abbildung 176: Namensänderung ............................................................................................................................................ 150 Abbildung 177: Namensänderung verifizieren ...................................................................................................................... 151 Abbildung 178: Identformular per E-Mail versenden ............................................................................................................ 151 Abbildung 179: Namensänderung - offener Auftrag ............................................................................................................ 152 Abbildung 180: Adressänderung ............................................................................................................................................... 153 Abbildung 181: Adressänderung eingeben ............................................................................................................................ 153 Abbildung 182: Adressänderung erfolgreich abgeschlossen ........................................................................................... 154 Abbildung 183: De-Mail Benachrichtigung einrichten - Dialogfenster aufrufen .......................................................... 155 Abbildung 184: De-Mail Benachrichtigung einrichten ......................................................................................................... 155 Abbildung 185: Benachrichtigen ändern - Dialogfenster aufrufen .................................................................................. 156 Abbildung 186: De-Mail Benachrichtigung ändern .............................................................................................................. 156 Abbildung 187: De-Mail Benachrichtigung löschen - Dialogfenster aufrufen .............................................................. 157 Abbildung 188: De-Mail Benachrichtigung löschen ............................................................................................................. 157 Abbildung 189: Automatische Weiterleitung einrichten...................................................................................................... 158 Abbildung 190: Automatische Weiterleitung ändern ........................................................................................................... 159 Abbildung 191: Automatische Weiterleitung löschen .......................................................................................................... 160 Abbildung 192: Automatische Weiterleitung löschen - bestätigen .................................................................................. 160 Abbildung 193 Mailvelope herunterladen ............................................................................................................................... 161 Abbildung 194 Schlüssel erstellen auswählen ...................................................................................................................... 162


Abbildung 195 Mailvelope - Schlüssel erstellen .................................................................................................................... 163 Abbildung 196 Schlüssel erfolgreich erstellt .......................................................................................................................... 164 Abbildung 197 Schlüsselverwaltung öffnen ........................................................................................................................... 165 Abbildung 198 Schlüssel exportieren auswählen ................................................................................................................. 166 Abbildung 199 Schlüssel herunterladen .................................................................................................................................. 166 Abbildung 200 Schlüssel speichern .......................................................................................................................................... 167 Abbildung 201 Schlüssel importieren ....................................................................................................................................... 169 Abbildung 202 Schlüssel zum Importieren auswählen ....................................................................................................... 170 Abbildung 203 Importvorgang abschließen ........................................................................................................................... 170 Abbildung 204: Versandoptionen einstellen ........................................................................................................................... 171 Abbildung 205: Mobilfunknummer senden ............................................................................................................................ 172 Abbildung 206: Mobilfunknummer senden - Sicherheitscode .......................................................................................... 172 Abbildung 207: Mobile TAN anlegen/ändern ........................................................................................................................ 173 Abbildung 208: Benutzer-PIN anlegen/ändern ...................................................................................................................... 173 Abbildung 209: Hinweis geänderte Mobilfunknummer ...................................................................................................... 174 Abbildung 210: Mobilfunknummer löschen ........................................................................................................................... 175 Abbildung 211: Mobilfunknummer löschen - Bestätigung ................................................................................................. 175 Abbildung 212: Ausweisdokument auslesen - Hinweis ....................................................................................................... 176 Abbildung 213: Ausweisdokument auslesen - Lesegerät ................................................................................................... 177 Abbildung 214: Ausweisdokument auslesen - Hinweis ....................................................................................................... 178 Abbildung 215: Ausweisdokument auslesen – Lesegerät ................................................................................................. 179 Abbildung 216: Einwilligung zur Versendung des Identformulars ................................................................................... 181 Abbildung 217: Übersicht Kontoverwaltung für gesetzliche Vertreter ............................................................................ 184 Abbildung 218: Kontoeinstellungen aufrufen......................................................................................................................... 185 Abbildung 219: Seite Kontoverwaltung aufrufen ................................................................................................................... 185 Abbildung 220: Daten der Institution ändern .......................................................................................................................... 186 Abbildung 221: Namensänderung verifizieren ...................................................................................................................... 187 Abbildung 222: Daten der Institution ändern .......................................................................................................................... 189 Abbildung 223: Daten der Institution ändern .......................................................................................................................... 189 Abbildung 224: Änderung des De-Mail Kontonamens ........................................................................................................ 190 Abbildung 225: Hinweis bei Änderung des De-Mail Kontonamens ................................................................................. 190 Abbildung 226: Mindestauthentisierungsniveau ändern .................................................................................................... 191 Abbildung 227: Weiterleitungsdauer bearbeiten aufrufen ................................................................................................. 193 Abbildung 228: Weiterleitungsdauer ändern .......................................................................................................................... 193 Abbildung 229: Eintrag im öffentlichen De-Mail Verzeichnis erstellen – Funktion aufrufen .................................... 194 Abbildung 230: Eintrag im öffentlichen Verzeichnisdienst erstellen: Adressfreigaben ............................................. 195 Abbildung 231: Eintrag im öffentlichen Verzeichnisdienst ändern: Adressfreigaben ................................................ 196 Abbildung 232: Eintrag im öffentlichen De-Mail Verzeichnisdienst löschen ................................................................ 197 Abbildung 233: Bestätigung den Eintrag im öffentlichen De-Mail Verzeichnisdienst zu löschen ......................... 198


Abbildung 234: Nachsendeadresse direkt eintragen .......................................................................................................... 199 Abbildung 235: Nachsendeadresse über Adressbuch auswählen.................................................................................. 199 Abbildung 236: De-Mail-Adresse suchen ................................................................................................................................. 200 Abbildung 237: Adresse aus dem De-Mail Verzeichnis hinzufügen ................................................................................ 201 Abbildung 238: Nachsendeadresse hinzufügen ................................................................................................................... 201 Abbildung 239: Nachsendeadresse Sicherheitsabfrage .................................................................................................... 202 Abbildung 240: Nachsendeauftrag ändern ............................................................................................................................. 202 Abbildung 241: Nachsendeadresse direkt ändern ............................................................................................................... 203 Abbildung 242: Sicherheitsabfrage Nachsendeadresse .................................................................................................... 203 Abbildung 243: Neue Nachsendeadresse über Adressbuch ändern ............................................................................. 203 Abbildung 244: De-Mail-Adresse suchen ................................................................................................................................. 204 Abbildung 245: Adresse aus öffentlichen Adressbuch hinzufügen................................................................................. 205 Abbildung 246: Nachsendeauftrag ändern – Änderungen speichern ........................................................................... 205 Abbildung 247: Sicherheitsabfrage Nachsendeadresse anlegen ................................................................................... 206 Abbildung 248: Nachsendeauftrag löschen ........................................................................................................................... 206 Abbildung 249: Nachsendeadresse löschen – Sicherheitsabfrage ................................................................................ 206 Abbildung 250: Einwilligung zur Versendung des Identformulars ................................................................................... 207 Abbildung 251: Übersichtsseite Vertreterverwaltung ........................................................................................................... 208 Abbildung 252: Hierarchie Vertreterberechtigung................................................................................................................ 209 Abbildung 253: Kontoeinstellungen aufrufen......................................................................................................................... 210 Abbildung 254: Seite Vertreterverwaltung aufrufen ............................................................................................................. 210 Abbildung 255: Bearbeitungs-Dialogfenster Vertretungsberechtigte Person anlegen ............................................. 213 Abbildung 256: Bearbeitungs-Dialogfenster Mobilfunknummer eingeben .................................................................. 215 Abbildung 257: Sicherheitscode lösen ..................................................................................................................................... 216 Abbildung 258: Bearbeitungs-Dialogfenster Mobile TAN angeben ................................................................................ 216 Abbildung 259: Details vertretungsberechtigte Person ....................................................................................................... 218 Abbildung 260: Bearbeitungs-Dialogfenster Namen ändern ............................................................................................ 219 Abbildung 261: Bearbeitungs-Dialogfenster Adressänderung ......................................................................................... 221 Abbildung 262: Zur Nutzerverwaltung ...................................................................................................................................... 222 Abbildung 263: Vertreter löschen .............................................................................................................................................. 223 Abbildung 264: Vertreter löschen - Bestätigung .................................................................................................................... 223 Abbildung 265: Vertretungsberechtigte Institution anlegen I ............................................................................................ 225 Abbildung 266: Vertretungsberechtigte Institution anlegen II ........................................................................................... 226 Abbildung 267: Details vertretungsberechtigte Institution ................................................................................................. 227 Abbildung 268: Vertretungsberechtigte Institution - Änderung Firmendaten ............................................................... 229 Abbildung 269: Vertretungsberechtigte Institution - Änderung Firmenadresse .......................................................... 230 Abbildung 270: Vertretungsberechtigte Institution - Vertreter löschen........................................................................... 231 Abbildung 271: Vertretungsberechtigte Person anlegen ................................................................................................... 234 Abbildung 272: Mobilfunknummer registrieren ..................................................................................................................... 236


Abbildung 273: Sicherheitscode lösen ..................................................................................................................................... 237 Abbildung 274: Mobilfunknummer registrieren - Mobile TAN ........................................................................................... 237 Abbildung 275: vertretungsberechtigte Person unterhalb einer vertretungsberechtigten Institution ................... 238 Abbildung 276: Vertretungsberechtigte Institution anlegen .............................................................................................. 240 Abbildung 277: Vertretungsberechtigte Institution unterhalb einer vertretungsberechtigten Institution ............. 241 Abbildung 278: Änderungen verifizieren ................................................................................................................................. 242 Abbildung 279: Postfachverwaltung Übersicht ...................................................................................................................... 244 Abbildung 280: Einstellungen aufrufen .................................................................................................................................... 248 Abbildung 281: Seite Postfachverwaltung aufrufen ............................................................................................................. 248 Abbildung 282: Neues Funktionspostfach anlegen – Dialogfenster aufrufen ............................................................. 249 Abbildung 283: Funktionspostfach anlegen - Local-Part festlegen ................................................................................. 249 Abbildung 284: Funktionspostfach anlegen – Domain auswählen ................................................................................. 250 Abbildung 285: Funktionspostfach anlegen – Nutzer auswählen ................................................................................... 251 Abbildung 286: Funktionspostfach anlegen – Funktionspostfach veröffentlichen .................................................... 252 Abbildung 287: Funktionspostfach anlegen – Zusammenfassung ................................................................................. 253 Abbildung 288: Persönliches Postfach anlegen – Dialogfenster aufrufen .................................................................... 254 Abbildung 289: Persönliches Postfach anlegen - Local-Part festlegen .......................................................................... 254 Abbildung 290: Persönliches Postfach anlegen – Domain auswählen .......................................................................... 255 Abbildung 291: Persönliches Postfach anlegen – Nutzer auswählen ............................................................................ 256 Abbildung 292: Persönliches Postfach anlegen – Postfach veröffentlichen ................................................................ 257 Abbildung 293: Persönliches Postfach anlegen – Zusammenfassung .......................................................................... 258 Abbildung 294: Funktionspostfach deaktivieren ................................................................................................................... 258 Abbildung 295: deaktiviertes Postfach ..................................................................................................................................... 258 Abbildung 296: Aktivieren eines Postfachs ............................................................................................................................. 259 Abbildung 297: Status eines Postfachs .................................................................................................................................... 259 Abbildung 298: Postfach löschen .............................................................................................................................................. 260 Abbildung 299: Postfach zuordnen starten ............................................................................................................................. 261 Abbildung 300: ÖVD-Zertifikate entfernen .............................................................................................................................. 261 Abbildung 301: Domain (Subdomain) auswählen ................................................................................................................ 262 Abbildung 302: Zuordnung des Postfaches - Konflikte ....................................................................................................... 263 Abbildung 303: Zuordnung des Postfachs - Bericht............................................................................................................. 264 Abbildung 304: Postfach bearbeiten......................................................................................................................................... 264 Abbildung 305: Übersicht Bearbeitung persönliches Postfach ........................................................................................ 265 Abbildung 306: Übersicht Bearbeitung Funktionspostfach ............................................................................................... 266 Abbildung 307: Übersicht Bearbeitung initiales Funktionspostfach ............................................................................... 267 Abbildung 308: Übersicht Bearbeitung initiales Funktionspostfach der Subdomain ................................................ 268 Abbildung 309: Postfachnutzer verwalten ............................................................................................................................... 269 Abbildung 310: Bearbeitungs-Dialogfenster Postfachnutzer verwalten ......................................................................... 270 Abbildung 311: Eintrag im De-Mail Verzeichnis ..................................................................................................................... 272


Abbildung 312: Bearbeitungs-Dialogfenster Eintrag im De-Mail Verzeichnis ............................................................... 272 Abbildung 313: Verzeichniseintrag entfernen ........................................................................................................................ 273 Abbildung 314: Eintrag im De-Mail Verzeichnis ..................................................................................................................... 273 Abbildung 315: Postfachadresse ändern ................................................................................................................................ 275 Abbildung 316: Postfachadresse ändern ................................................................................................................................ 275 Abbildung 317: Automatische Weiterleitung einrichten...................................................................................................... 276 Abbildung 318: Automatische Weiterleitung – Adresse speichern ................................................................................ 277 Abbildung 319: Automatische Weiterleitung ändern ........................................................................................................... 277 Abbildung 320: Automatische Weiterleitung - Änderung speichern ............................................................................... 278 Abbildung 321: Automatische Weiterleitung löschen .......................................................................................................... 278 Abbildung 322: Automatische Weiterleitung löschen - Bestätigung ............................................................................... 279 Abbildung 323: Zertifikat hochladen ......................................................................................................................................... 280 Abbildung 324: Zertifikat - Durchsuchen ................................................................................................................................. 280 Abbildung 325: Standard-Dialogfenster Browser .................................................................................................................. 281 Abbildung 326: Zertifikat - Datei Hochladen ........................................................................................................................... 281 Abbildung 327: Zertifikat - Darstellung im De-Mail Verzeichnis ........................................................................................ 282 Abbildung 328: Zertifikat im Verzeichnis ................................................................................................................................. 282 Abbildung 329 PGP Schlüssel aus Plugin hochladen ......................................................................................................... 284 Abbildung 330 PGP Schlüssel hochladen - Datei auswählen ........................................................................................... 285 Abbildung 331 PGP Schlüssel hochladen .............................................................................................................................. 285 Abbildung 332 Öffentlicher PGP Schlüssel im Verzeichnis ............................................................................................... 286 Abbildung 333 PGP Schlüssel aus De-Mail Verzeichnis entfernen ................................................................................. 286 Abbildung 334: Automatische Weiterleitung einrichten...................................................................................................... 287 Abbildung 335: Automatische Weiterleitung einrichten...................................................................................................... 287 Abbildung 336: Postfach zuordnen - Funktion aufrufen ...................................................................................................... 288 Abbildung 337: Postfach zuordnen - Zertifikate entfernen ................................................................................................. 288 Abbildung 338: Postfach zuordnen – (Sub-)Domain - auswählen .................................................................................... 289 Abbildung 339: Postfach zuordnen - Konflikte ....................................................................................................................... 289 Abbildung 340: Postfach zuordnen - Zusammenfassung ................................................................................................... 290 Abbildung 341: Postfach archivieren ........................................................................................................................................ 291 Abbildung 342: Sicherheitsabfrage Postfach-Archivierung ............................................................................................... 291 Abbildung 343: Catch-All-Funktion ............................................................................................................................................ 291 Abbildung 344: Konflikte mit passiven Postfächern: Subdomain anlegen ................................................................... 293 Abbildung 345: Löschen der passiven Postfächer – Subdomain umbenennen ......................................................... 294 Abbildung 346: Löschen der passiven Postfächer – aktives Postfach zuordnen ........................................................ 294 Abbildung 347: Nutzerverwaltung - Übersichtsseite ............................................................................................................ 296 Abbildung 348: Kontoeinstellungen aufrufen......................................................................................................................... 299 Abbildung 349: Seite Nutzerverwaltung aufrufen ................................................................................................................. 299 Abbildung 350: Neuen Mitarbeiter anlegen ............................................................................................................................ 299


Abbildung 351: Neue Mitarbeiter anlegen – Persönliche Daten eingeben ................................................................... 300 Abbildung 352: Neue Mitarbeiter anlegen – Benutzerdaten eingeben .......................................................................... 301 Abbildung 353: Neue Mitarbeiter anlegen – Postfach wählen .......................................................................................... 302 Abbildung 354: Domain (Subdomain) des persönlichen Postfachs auswählen.......................................................... 303 Abbildung 355: Neue Mitarbeiter anlegen – Funktionspostfach zuordnen .................................................................. 304 Abbildung 356: Funktionspostfach hinzufügen ..................................................................................................................... 307 Abbildung 357: Funktionspostfach verwalten - Option aufrufen ...................................................................................... 307 Abbildung 358: Funktionspostfach verwalten - Postfächer zuordnen ............................................................................ 307 Abbildung 359: Administrator anlegen - Neuer Administrator .......................................................................................... 310 Abbildung 360: Administrator anlegen - Daten hinterlegen ............................................................................................... 312 Abbildung 361: Domain (Subdomain) des persönlichen Postfachs auswählen.......................................................... 312 Abbildung 362: Administrator Funktionspostfach - Bearbeiten ........................................................................................ 315 Abbildung 363: Administrator Funktionspostfach - Option aufrufen ............................................................................... 315 Abbildung 364: Administrator Funktionspostfach - Postfächer zuordnen ..................................................................... 315 Abbildung 365: Neuen Archivar anlegen ................................................................................................................................. 317 Abbildung 366: Archivar anlegen – Persönliche Daten eingeben ................................................................................... 318 Abbildung 367: Archivar anlegen – Benutzerdaten eingeben .......................................................................................... 319 Abbildung 368: Archivar anlegen – Local Part eingeben ................................................................................................... 320 Abbildung 369: Domain (Subdomain) des persönlichen Postfachs auswählen.......................................................... 321 Abbildung 370: Neue Mitarbeiter anlegen – Funktionspostfach zuordnen .................................................................. 322 Abbildung 371: Mitarbeiter Rolle bearbeiten.......................................................................................................................... 325 Abbildung 372: Mitarbeiter Rolle bearbeiten - Option aufrufen ........................................................................................ 325 Abbildung 373: Mitarbeiter Rolle bearbeiten - Nutzerrolle ändern .................................................................................. 325 Abbildung 374: Administrator anlegen - Daten erfassen .................................................................................................... 326 Abbildung 375: Mitarbeiter Name bearbeiten ........................................................................................................................ 327 Abbildung 376: Mitarbeiter Name bearbeiten - Option aufrufen ...................................................................................... 327 Abbildung 377: Mitarbeiter Name bearbeiten - Anrede, Name, Vorname ändern ...................................................... 327 Abbildung 378: Miterbeiter Benutzernamen ändern ............................................................................................................ 328 Abbildung 379: Miterbeiter Benutzernamen ändern - Option aufrufen .......................................................................... 328 Abbildung 380: Mitarbeiter Benutzernamen ändern - Nutzernamen eingeben ........................................................... 328 Abbildung 381: Mitarbeiter Passwort ändern ......................................................................................................................... 330 Abbildung 382: Mitarbeiter Passwort ändern - Option aufrufen ....................................................................................... 330 Abbildung 383: Mitarbeiter Passwort ändern - Abfrage bestätigen ................................................................................. 330 Abbildung 384: Mitarbeiter Passwort ändern - Passwort geändert .................................................................................. 331 Abbildung 385: Mitarbeiter Persönliches Postfach bearbeiten ........................................................................................ 332 Abbildung 386: Mitarbeiter Persönliches Postfach bearbeiten - Option aufrufen ....................................................... 332 Abbildung 387: Mitarbeiter Persönliches Postfach bearbeiten - Postfach ändern ..................................................... 332 Abbildung 388: Mitarbeiter Funktionspostfach bearbeiten................................................................................................ 334 Abbildung 389: Mitarbeiter Funktionspostfach bearbeiten - Option aufrufen .............................................................. 334


Abbildung 390: Mitarbeiter Funktionspostfach bearbeiten - Postfach hinzufügen ..................................................... 334 Abbildung 391: Administrator Rolle bearbeiten .................................................................................................................... 336 Abbildung 392: Administrator Rolle bearbeiten - Option aufrufen ................................................................................... 336 Abbildung 393: Administrator Rolle bearbeiten - Nutzerrolle ändern ............................................................................. 336 Abbildung 394: Administrator Name bearbeiten ................................................................................................................... 338 Abbildung 395: Administrator Name bearbeiten - Option aufrufen ................................................................................. 338 Abbildung 396: Administrator Name bearbeiten - Identitätsdaten ändern .................................................................... 338 Abbildung 397: Administrator: persönliche Angaben bearbeiten .................................................................................... 340 Abbildung 398: Administrator :persönliche Angaben bearbeiten - Option aufrufen .................................................. 340 Abbildung 399: Administrator: persönliche Angaben bearbeiten - persönliche Angaben ändern ........................ 340 Abbildung 400: Administrator Benutzernamen ändern – Funktion aufrufen ................................................................ 341 Abbildung 401: Administrator Benutzername ändern - Option aufrufen ....................................................................... 341 Abbildung 402: Administrator Benutzernamen ändern – Benutzernamen eingeben ............................................... 341 Abbildung 403: Administrator Passwort ändern .................................................................................................................... 343 Abbildung 404: Administrator Passwort ändern - Option aufrufen .................................................................................. 343 Abbildung 405: Administrator Passwort ändern - Abfrage bestätigen ............................................................................ 343 Abbildung 406: Administrator Passwort ändern - Passwort geändert ............................................................................ 344 Abbildung 407: Administrator persönliches Postfach ändern ........................................................................................... 345 Abbildung 408: Administrator persönliches Postfach ändern - Option aufrufen ......................................................... 345 Abbildung 409: Administrator persönliches Postfach ändern - Postfach ändern........................................................ 345 Abbildung 410: Administrator Funktionspostfach ändern.................................................................................................. 347 Abbildung 411: Administrator Funktionspostfach ändern - Option aufrufen ................................................................ 347 Abbildung 412: Administrator Funktionspostfach ändern - Postfach ändern .............................................................. 347 Abbildung 413: Übersichtsseite Domainverwaltung ............................................................................................................ 348 Abbildung 414: Übersicht Domain-Aufbau.............................................................................................................................. 349 Abbildung 415: Einstellungen aufrufen .................................................................................................................................... 350 Abbildung 416: Domainverwaltung aufrufen .......................................................................................................................... 350 Abbildung 417: Subdomain anlegen – Funktion aufrufen ................................................................................................. 352 Abbildung 418: Subdomain anlegen - Übergeordnete Domain auswählen ................................................................ 352 Abbildung 419: Subdomain anlegen – Namen eingeben .................................................................................................. 353 Abbildung 420: Subdomain anlegen – Namen überprüfen ............................................................................................... 354 Abbildung 421: Subdomain anlegen - Zusammenfassung ................................................................................................ 355 Abbildung 422: Subdomain löschen – Funktion aufrufen .................................................................................................. 357 Abbildung 423: Subdomain löschen - Löschen bestätigen ............................................................................................... 357 Abbildung 424: Subdomain löschen - Postfächerüberblick .............................................................................................. 358 Abbildung 425: Subdomain löschen - Domain (Subdomain) auswählen ...................................................................... 358 Abbildung 426: Subdomain löschen - Zertifikate entfernen .............................................................................................. 359 Abbildung 427: Subdomain löschen - Zusammenfassung ................................................................................................ 359 Abbildung 428: Subdomain bearbeiten ................................................................................................................................... 360


Abbildung 429: Übersicht Verwaltung einer Subdomain ................................................................................................... 361 Abbildung 430: Subdomain-Namen ändern – Funktion aufrufen .................................................................................... 363 Abbildung 431: Subdomain-Namen ändern – Entfernung der Zertifikate ..................................................................... 363 Abbildung 432: Subdomain-Namen ändern - Subdomain Überblick ............................................................................. 364 Abbildung 433: Subdomain-Namen ändern - Namen eingeben ...................................................................................... 364 Abbildung 434: Subdomain-Namen ändern – Zusammenfassung ................................................................................. 365 Abbildung 435: Catch-All Postfach bearbeiten – Funktion aufrufen ............................................................................... 366 Abbildung 436: Catch-All-Funktion – Catch-All Postfach festlegen ................................................................................. 366 Abbildung 437: Initiales Funktionspostfach anlegen – Funktion aufrufen .................................................................... 367 Abbildung 438: Funktionspostfach anlegen - Namen eingeben ...................................................................................... 367 Abbildung 439: Initiales Funktionspostfach anlegen - Zusammenfassung ................................................................... 368 Abbildung 440: Initiales Funktionspostfach anpassen – Funktion aufrufen ................................................................. 369 Abbildung 441: Namen des initialen Funktionspostfachs eingeben ............................................................................... 369 Abbildung 442: Weiterleitungsdauer bearbeiten – Funktion aufrufen ........................................................................... 370 Abbildung 443: Weiterleitungsdauer ändern .......................................................................................................................... 370 Abbildung 444: Verzeichniseintrag erstellen – Funktion aufrufen ................................................................................... 372 Abbildung 445: Verzeichniseintrag erstellen – Veröffentlichung veranlassen ............................................................. 372 Abbildung 446: Verzeichniseintrag entfernen – Funktion aufrufen ................................................................................. 373 Abbildung 447: Verzeichniseintrag entfernen – Veröffentlichung zurückrufen ........................................................... 373 Abbildung 448: Exportverwaltung - Übersichtsseite ............................................................................................................. 374 Abbildung 449: Kontoeinstellungen aufrufen......................................................................................................................... 374 Abbildung 450: Seite Exportverwaltung aufrufen (Administrator oder vertretungsberechtigte Person) .............. 375 Abbildung 451: Seite Exportverwaltung aufrufen (Mitarbeiter) ......................................................................................... 375 Abbildung 452: Export-Einstellungen aufrufen ...................................................................................................................... 376 Abbildung 453: Benachrichtigungsadresse eingeben ........................................................................................................ 376 Abbildung 454: Neue Regel anlegen ........................................................................................................................................ 377 Abbildung 455: Regel angelegt .................................................................................................................................................. 378 Abbildung 456: Erweiterte Export-Einstellungen ................................................................................................................... 380 Abbildung 457: Zurück zum Bearbeitungs-Dialogfenster .................................................................................................. 381 Abbildung 458: Export-Einstellungen aufrufen ...................................................................................................................... 383 Abbildung 459: Benachrichtigungsadresse eingeben ........................................................................................................ 383 Abbildung 460: Neue Regel anlegen ........................................................................................................................................ 384 Abbildung 461: Erweiterte Export-Einstellungen ................................................................................................................... 386 Abbildung 462: Export-Einstellungen konfigurieren ............................................................................................................ 387 Abbildung 463: Exporteinstellungen löschen......................................................................................................................... 388 Abbildung 464: Exportjob löschen - Sicherheitsabfrage ..................................................................................................... 388 Abbildung 465: Bearbeiterprotokoll - Funktion aufrufen ..................................................................................................... 388 Abbildung 466: Bearbeiterprotokoll - Übersicht .................................................................................................................... 389 Abbildung 467: Bearbeiterprotokoll – Detailansicht ............................................................................................................ 390


Abbildung 468: Export-Dateien anzeigen ................................................................................................................................ 391 Abbildung 469: Export-Dateien verwalten ............................................................................................................................... 391 Abbildung 470: Export-Datei speichern ................................................................................................................................... 392 Abbildung 471: Exportarchiv löschen- Sicherheitsabfrage ................................................................................................ 392


tAbellenverzeichnis

Tabelle 1: Schnellanzeige für benötigte Rechte ...................................................................................................................... 12 Tabelle 2: Nachrichten – Überblick ............................................................................................................................................. 17 Tabelle 3: Änderung Meine Kundendaten ................................................................................................................................. 20 Tabelle 4: Rechte für Postfachverwaltung ................................................................................................................................. 21 Tabelle 5: Rechte für Nutzerverwaltung ..................................................................................................................................... 22 Tabelle 6: Rechte für Administratoren - Vertreterverwaltung ............................................................................................... 23 Tabelle 7: Rechte für Kontoverwaltung....................................................................................................................................... 23 Tabelle 8: Rechte für Domainverwaltung ................................................................................................................................... 24 Tabelle 9: Rechte für Exportverwaltung ...................................................................................................................................... 24 Tabelle 10: Zugangsvoraussetzungen Login ............................................................................................................................ 25 Tabelle 11: Sperrarten für Benutzerkonten ............................................................................................................................... 26 Tabelle 12: Aktionsicons Postfachübersicht ............................................................................................................................. 68 Tabelle 13: Felder Listenansicht ................................................................................................................................................... 69 Tabelle 14: Aktionsicons in der Leseansicht ............................................................................................................................. 72 Tabelle 15: Informationsicons in der Leseansicht ................................................................................................................... 74 Tabelle 16: Funktionen HTML-Editor .......................................................................................................................................... 85 Tabelle 17: Sortierung der Suchergebnisse ............................................................................................................................ 136 Tabelle 18: Aktionsicons Adressbuch ....................................................................................................................................... 138 Tabelle 19: Übersicht Postfachverwaltung .............................................................................................................................. 245 Tabelle 20: Filterfunktionen Postfachverwaltung .................................................................................................................. 246 Tabelle 21: Aktionsicons Postfachverwaltung ........................................................................................................................ 247 Tabelle 22: Aktionsicons in der Nutzerverwaltung ................................................................................................................ 297 Tabelle 23: Filterbereich - Suchfelder ....................................................................................................................................... 298 Tabelle 24: Sortierfunktionen für Nutzer .................................................................................................................................. 298 Tabelle 25: Aktionsicons Domainverwaltung.......................................................................................................................... 349

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Dokumentation für vertretungsberechtigte Personen unD ... · AdministrAtionshAndbuch de-mAil Web-Frontend . Dokumentation für vertretungsberechtigte. Personen unD aDministratoren