E-Bilanz mit SAP - rechnungswesen- · PDF fileSAP unterstützt neben der revisionssicheren Speicherung der Übertragungsprotokolle und erstellter E-Bilanz-Dateien auch eine serverseitige

White Paper

Mai 2013

© it-novum GmbH

E-Bilanz mit

SAP Elektronische Bilanz

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it-novum GmbH [email protected] Tel: +49 661 103-333

www.it-novum.com/download

E-Bilanz mit SAP White Paper

Kurzfassung

Die E-Bilanz (elektronische Bilanz) ist eine gesetzliche Vorgabe der

deutschen Finanzbehörde, nach einer vorgegebenen Taxonomie die

Bilanz in elektronischer Form den Behörden zu Verfügung zu stellen.

In diesem Zusammenhang hat die SAP AG spezielle Funktionalitäten für

die Erstellung einer E-Bilanz entwickelt. Um eine E-Bilanz an die

Finanzverwaltung melden zu können, muss die vorgegebene

Taxonomie eingehalten und im XBRL-Datenformat gemeldet werden.

Das Whitepaper beschreibt drei mögliche Lösungswege zur Erstellung

einer E-Bilanz und ihre Vor- und Nachteile.

Sie haben Fragen zum vorliegenden Whitepaper, Anmerkungen, Kritik?

Dann schreiben Sie uns an [email protected]

Wir bieten regelmäßig Webinare zu SAP-bezogenen Themen an. Bei

Interesse schreiben Sie an [email protected]

Kurzfassung

Fragen, Anmerkungen,

Webinar

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1 Was bedeutet E-Bilanz? .................... 4

2 Gesetzliche Anforderungen der E-Bilanz .... 4

3 Neue E-Bilanz-Funktionalitäten in SAP ..... 5

4 Lösungsmöglichkeiten für die E-Bilanz aus SAP 13

5 Umsetzung/Unterstützung der it-novum bei der E-Bila nz

......................................... 17

6 Über it-novum ............................ 18

7 Weiterführende Informationen /Links: ..... 20

8 Kontaktadressen .......................... 22

Inhalt

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1 Was bedeutet E-Bilanz? Das Ende 2008 verabschiedete Steuerbürokratieabbaugesetz schreibt

vor, Abläufe im Steuerrecht auf elektronische Verfahren umzustellen.

Dabei geht es darum, den Inhalt der Bilanz, der Gewinn- und

Verlustrechnung (GuV) sowie eine eventuell notwendige

Überleitungsrechnung nach einer amtlich vorgeschriebenen

Taxonomie und elektronisch standardisiert an das Finanzamt zu

übermitteln.

Die vorgeschrieben Taxonomie beschreibt den Mindestumfang der

Daten, die an das Finanzamt zu liefern sind. Als Übertragungsformat

dient der Standard XBRL (Extensible Business Reporting Language). Der

Dateninhalt basiert auf der HGB-Taxonomie.

2 Gesetzliche Anforderungen der E-Bilanz Die HGB-Taxonomie umfasst das geltende Bilanzrecht in der

Bundesrepublik Deutschland für alle Unternehmensformen (z.B.

Personengesellschaft, Einzelunternehmen). Zusätzlich werden auch

vorgesehene Spezialtaxonomien bzw. Taxonomieerweiterungen für

besondere Rechnungslegungsvorschriften (z. B. für Banken)

berücksichtigt. Alle Taxonomien werden um steuerliche Vorschriften

und erforderliche Positionen ergänzt und in Form eines XBRL-

Datensatzes auf elektronischem Weg an das Finanzamt übermittelt.

2.1 Härtefallregelungen Die Umsetzung des neuen Verfahrens kann mit einem erheblichen

Aufwand verbunden sein. Wirtschaftliche oder persönliche

Unzumutbarkeiten können dazu führen, dass Unternehmen von der

elektronischen Meldung ihrer Daten ausgenommen werden. Dazu zählt

beispielsweise der Mangel an finanziellen Mitteln des Steuerpflichtigen,

um die technischen Mittel zu besorgen oder die nötigen Kenntnisse für

das Thema bereitzustellen. In diesem Fall haben Betroffene die

Möglichkeit, eine Befreiung zu beantragen. Die Härtefallregelung wird

jedoch aus unserer Erfahrung nur in extremen Fällen und bei

Kleinunternehmern oder kleinen Mittelständlern greifen. Wer keine

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Daten übermittelt, dem droht ansonsten die Festsetzung von

Zwangsgeldern.

3 Neue E-Bilanz-Funktionalitäten in SAP

3.1 Neuer SAP-Hinweis Die neuen Funktionalitäten zur Erstellung der E-Bilanz werden mittels

spezieller Hinweise von SAP in das System übertragen. Dadurch sind

viele manuelle Anpassungen im Programmcode des Systems nötig.

Außerdem werden für die neuen Funktionalitäten spezielle

Berechtigungsobjekte ausgeliefert, die nicht automatisch im Profil

SAP_ALL integriert sind. Das bedeutet, dass das Profil mit einem Report

aktualisiert werden muss.

3.1.1 Bilanzstrukturen einlesen Über die neuen Funktionen können aus den offiziellen Taxonomien

erweiterte Bilanzstrukturen in SAP ERP erzeugt werden.

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Beim Einlesen stehen z.B. die folgenden Kriterien zur Verfügung:

• Kerntaxonomie bzw. Branchenergänzungen sowie

Spezialtaxonomien (Banken, Versicherungen)

• Rechtsformen

• GuV-Format: GKV, UKV

• Handelsbilanz (HGB) oder Steuerbilanz (STB)

Die Auswahl der Handelsbilanz bietet sich z.B. für Szenarien mit

Überleitungsrechnung (außerhalb SAP ERP) an. Die Steuerbilanz setzt

voraus, dass in SAP ERP bereits steuerliche Wertansätze gebucht

werden.

3.1.2 Aktualisierung vorhandener Bilanzstrukturen Es muss damit gerechnet werden, dass die Finanzverwaltung auch

zukünftig neue Taxonomien herausgibt. Wenn eine solche neue

Taxonomie veröffentlicht wird, kann im Generierungsreport das Konten-

Mapping aus der bisherigen Struktur übernommen werden. Das

Abb. 1: Bilanzstruktur einlesen

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bedeutet, dass nur neue Konten bearbeiten bzw. die Konten zuordnet

werden müssen.

Dabei ist zu beachten, dass die Update-Funktion nicht für alte

Bilanzstrukturen im System verwendet werden kann.

3.1.3 Verwalten der neuen Strukturen Mit der der Transaktion OB58_XBRL können die neu generierten

Strukturen verwaltet werden.

Sofern die Bilanzstruktur nur mit genau einem Kontenplan genutzt

werden soll, kann der Kontenplan fest zugeordnet werden. Das

vereinfacht die spätere Kontenzuordnung erheblich.

Abb. 2: Aktualisierung der Bilanzstruktur

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Abb. 3: Verwaltung der neuen Bilanzstruktur

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3.1.4 Bearbeiten der neuen Bilanzstruktur Die neuen Bilanzstrukturen können jetzt bearbeitet und die Konten

zugeordnet werden.

Die Positionseigenschaften

• Mussfeld

• Mussfeld mit Kontennachweis

• Rechnerisch notwendige Position (i.d.R. sog. Auffangpositionen)

• Summenmussfeld

werden ebenfalls mit angezeigt.

Zusätzlich zu den Positionsbezeichnungen wurde die XBRL-Bezeichnung

in die erweiterten Strukturen mit aufgenommen. Diese technische

Positionsbezeichnung kann von der nachgelagerten XBRL-Anwendung

als eindeutiger Schlüssel verwendet werden.

Abb. 4: Bearbeiten der neuen Bilanzstruktur

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3.1.5 Die Zuordnung der Konten Die Zuordnung der Konten in der neuen Bilanzstruktur wird wie bei

normalen Strukturen durchgeführt.

3.1.6 Anzeigen der Bilanzdaten Durch die neuen Funktionalitäten lassen sich die Bilanzdaten mit

entsprechender Transaktion anzeigen. Demnach wird die folgende

Ansicht im ALV-Layout dargestellt:

Abb. 5: Kontenzuordnung

Abb. 6: Anzeigen der Bilanzdaten

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Über den Button „Weitere Abgrenzungen“ lassen sich im Selektionsbild

auch noch weitere Kriterien (z.B. Profit Center, Geschäftsbereich)

auswählen.

Welche Merkmale im Hauptbuch zur Verfügung stehen, ist vom

Customizing der neuen Hauptbuchhaltung abhängig. In der klassischen

Hauptbuchhaltung wäre lediglich der Geschäftsbereich noch ein

sinnvolles zusätzliches Selektionsmerkmal.

Im Einstiegsbild der Transaktion kann auch ein Selektionsmerkmal zum

Kontennachweis gesetzt werden. Durch das Selektionserkmal werden

anschließen Konten oder Funktionsbereiche mit ausgegeben.

3.1.7 Export der Bilanzdaten Für den Datenexport stellt SAP zwei zusätzliche Transaktionen bereit.

Anhand dieser Transaktionen ist es möglich, die Daten sowohl mit

Kontennachweis als auch ohne zu exportieren. Eine Kombination aus

beiden Möglichkeiten ist nicht vorgesehen. Außerdem werden nur

Positionen angezeigt, die bebuchten Konten zugeordnet wurden.

Abb. 7: Anzeigen der Bilanzdaten mit Kontennachweis

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Abb. 8: Datenexport

Abb. 9: Datenexport mit Kontennachweis

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4 Lösungsmöglichkeiten für die E-Bilanz aus SAP

In SAP gibt es verschiedene Möglichkeiten, eine E-Bilanz zu generieren.

Im Folgenden beschreiben wir drei davon.

4.1 Lösungsszenario 1 Das „SAP ERP in Verbindung mit SAP Business Objects Disclosure

Management“ ist eine umfassende Lösung, mit der SAP nicht nur die E-

Bilanz, sondern der gesamte Berichtsprozess durchgängig unterstützt.

SAP Business Objects Disclosure Management ermöglicht eine

workflowgesteuerte, revisionssichere Zusammenarbeit über Teams,

Hierarchieebenen, verschiedene Standorte, Systeme und verschiedene

Datenquellen hinweg. (Quelle: http://fico-forum.de/artikle/0212A.php)

Abb. 2: Lösungsmöglichkeit 1

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Zur Erstellung einer E-Bilanz werden die relevanten Bewegungs- und

Stammdaten in das SAP Business Objects Disclosure Management

extrahiert. Geladen werden können sowohl SAP ERP als auch andere

SAP- und Nicht-SAP-Datenquellen. Das heißt, dass auch Gesellschaften,

die kein SAP ERP im Einsatz haben, in das gleiche Verfahren

einbezogen und bearbeitet werden können.

Die Aufbereitung und Verwaltung der Daten findet in einem

taxonomiegerechten, vordefinierten Microsoft Excel-Template statt, das

auf dem Server verwaltet wird. Die vordefinierten Templates lassen

manuelle Anpassungen zu, um die steuerliche Überleitungsrechnung

durchzuführen, sofern im ERP-Vorsystem nicht bereits steuerbilanziell

gebucht wird.

Im Anschluss daran generiert SAP das XBRL-Instanzendokument, die E-

Bilanz-Datei. Direkt integriert ist die Elster Rich Client (ERiC)-

Komponente, sodass nach erfolgreich durchgeführter Validierung die

Daten an die Finanzverwaltung gesendet werden.

SAP unterstützt neben der revisionssicheren Speicherung der

Übertragungsprotokolle und erstellter E-Bilanz-Dateien auch eine

serverseitige Massenverarbeitung für mehrere Gesellschaften. Das

Disclosure Management lässt sich nicht nur für bereits vorhandene

Meldeverfahren einsetzen (z. B. E-Bilanz in Deutschland, HMRC-Filing in

Großbritannien, SEC-Filing in den USA), sondern auch für zukünftige

Meldepflichten.

(Quelle: http://fico-forum.de/artikle/0212A.php )

4.2 Lösungsszenario 2 Die zweite Möglichkeit „SAP ERP Client AddOn für E-Bilanz“ ist konzipiert

als lokale PC-Komponente und bezieht sich explizit nur auf die E-Bilanz-

Funktionalitäten. Die Extraktion und Aufbereitung der ERP-Daten in ein

taxonomiegerechtes, vordefiniertes Microsoft Excel-Template erfolgt

wie beim ersten Lösungsszenario. Die Daten werden jedoch lokal

gespeichert. Wie bei Option 1 ist es möglich, manuelle Anpassungen

und eine steuerliche Überleitungsrechnung durchzuführen.

Die Erzeugung des XBRL-Instanzendokuments, die Validierung und der

Versand mit der ERiC-Komponente müssen ebenfalls im Client AddOn

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integriert werden. Um die sichere Speicherung der E-Bilanz-Dateien und

der Übertragungsprotokolle muss sich der Anwender kümmern. Wir

empfehlen dazu die Einbindung beispielsweise ein bereits vorhandenes

Dokumentenmanagementsystem. Der Anwender muss sich auch um

die Revisionssicherheit (Audit Trail) selbst kümmern.

Im Gegensatz zu Option 1 werden die serverseitige

Hintergrundverarbeitung mehrerer Gesellschaften und weitere

Meldeverfahren (z. B. XBRL-Filings im Ausland) nicht unterstützt. (Quelle:

http://fico-forum.de/artikle/0212A.php)

4.3 Lösungsszenario 3 Mit der dritten Option können SAP-Anwender die relevanten SAP-

Bewegungs- und Stammdaten in eine Microsoft Exceldatei laden. Je

nach Buchungsverfahren lassen sich in einem Fremdsystem die

steuerliche Überleitungsrechnung und die E-Bilanz-Funktionalität

(Erzeugung des XBRL-Instanzendokuments, Validierung und Versand via

ERiC) durchführen. (Quelle: http://fico-forum.de/artikle/0212A.php)


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5 Umsetzung/Unterstützung bei der E-Bilanz durch

it-novum it-novum unterstützt bei allen fachlichen und technischen Fragen beim

Einrichten der neuen Funktionalitäten für die E-Bilanzerstellung in Ihrem

SAP-System.

Dabei wird in erster Linie das SAP System um die neuen Transaktionen

für die E-Bilanz erweitert und die dafür erforderlichen notwendigen

Berechtigungen zugewiesen. Anschließend können die neuen

Taxonomien eingespielt und die Kontenzuordnungen vorgenommen

werden.

Kundenseitig wurde bisher aus Effizienz- und Kostengründen meistens

Lösungsszenario 3 gewählt. Die Bilanzdaten werden dabei wie oben

beschrieben aus SAP extrahiert und anschließend in einem externen

Tool / Software importiert (ETL-Prozess). Es gibt verschiedene Anbieter,

die geeignete Tools / Software zur Verfügung stellen. In diesem

Fremdsystem können dann die E-Bilanzdaten validiert und weitere

Anpassungen durchgeführt werden. Anschließend werden die Daten

im XBRL-Format an die Finanzbehörden weiter geleitet! (siehe Kapitel 5,

Lösungsansatz 3)

Abb. 13 E-Bilanz in SAP mit it-novum

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6 Über it-novum Wir besitzen mehr als 10 Jahre Erfahrung in der Implementierung von

SAP ERP-Systemen und deren Betreuung. Besonders bei den SAP

Financials-Modulen können wir auf weitreichende Erfahrungen in der

Optimierung von Finanz- und Rechnungswesen Funktionalitäten

zurückgreifen. Als interner SAP-Dienstleister stellen wir unsere SAP-

Expertise seit Jahren in mittelständisch geprägten Konzernstrukturen

geführt von einer Holding unter Beweis, die neben

Finanzierungsfunktionen auch operative Funktionen (z.B. im

Versicherungswesen, Real-Estate Management usw.) wahrnimmt.

Im Bereich SAP Financials haben wir viele praxiserprobte Lösungen im

Einsatz. Neben der beschriebenen Funktionalität des Elektronischen

Kontoauszugs sind dies u.a.:

• Die neue Intercompany-Abstimmung in den Prozessen „003

Offene Posten Debitoren/Kreditoren“ und „002

Hauptbuchkonten“

• Elektronischer Kontoauszug(FI- BL)

• Fremdwährungsbewertung

• Investitions- und Instandhaltungsmanagement in SAP R/3.

it-novum ist ein Beratungsunternehmen für SAP-Beratung,

Infrastrukturlösungen und Open Source. Im SAP Bereich verfügen wir

über langjährige Erfahrungen in den SAP Modulen sowie in der

Einführung und Betreuung verschiedener Branchenlösungen.

Als selbständiges Tochterunternehmen der KAP AG sind wir

verantwortlich für den SAP Support von mehr als 50

Tochtergesellschaften der KAP AG und Daun & Cie. Group.

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Gerne unterstützen wir auch Sie in der Einführung, Optimierung

und/oder Betreuung von SAP Anwendungen. Wir selbst setzen

konzernintern SD, MM, PP, PP-PI, CO-PA sowie HCM ein.

Zur Integration von SAP ERP und Drittsystemen entwickeln wir

Schnittstellen z.B. zu Dokumenten-Management-Systemen wie Alfresco

und ELO oder Business-Intelligence-Lösungen wie Pentaho oder Palo.

Professionelles Projektmanagement verbunden mit der strikte

Anwendung unserer Projekt-Management-Tools sind bei unseren

Projekten ebenso selbstverständlich wie der zielorientierte und

partnerschaftliche Umgang mit unseren Kunden.

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7 Weiterführende Informationen /Links: Weiterführende White-Papers zu OpenSource allgemein oder themen-

bzw. produktspezifischen Analysen sind bei it-novum als Download oder

auf Anfrage erhältlich:

Allgemein zum Thema Open Source:

Die Top-10 Mythen und Irrtümer über Open Source: Einführung von

Open Source aus der Sicht eines Anwenders

Der Open Source-Diamant: Beurteilung von Open Source Lösungen

nach fünf praxis-relevanten Kriterien

100% Open Source – ist das möglich?

Business Intelligence:

Open Source BI: Vergleich der führenden Open Source BI-Werkzeuge

Pentaho, Jaspersoft und Palo (deutsch und english)

Vertriebscontrolling mit Open Source: Aufbau einer Vertriebssteuerung

mit Palo und Pentaho

Open Source-Datenbanken. Open Source-Datenbanken: MySQL und

PostgreSQL im Leistungs- und Funktionsvergleich

Systemmanagement und Monitoring:

SAP-Monitoring mit Open Source: Umfassendes SAP-Monitoring mit

einer Open Source-Plattform, die über CCMS hinaus geht

openITCOCKPIT: Nagios-basiertes System- und Servicemanagement mit

Enterprise-Fokus

SAP- und ERP-Lösungen:

IC-Abstimmung im Konzern. Intercompany-Abstimmungen

toolunterstützt im SAP-Standard nutzen

Konsolidierung im Konzern. Verbesserung des Konsolidierungsprozesses

im Konzern durch den Einsatz des Konsolidierungstools SAP SEM-BCS

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SAP und Open Source:

SAP-Schnittstelle zu Alfresco. Datenintegration und Prozessabbildung

durch die Einbindung von SAP in das Open Source-

Dokumentenmanagementsystem

Alfresco

Open Source Applikationen:

Modernes Open Source Dokumentenmanagement mit Alfresco:

Wegweiser vom einfachen Enterprise Content Management bis hin zu

komplexen Workflows mit jBPM und SAP-Integration

Open Source CRM mit sugarCRM als nachhaltiger Beitrag zum

Vertriebserfolg: Lassen sich moderne Anforderungen wie Abbildung

von Vertriebsprozesse, Closed-Loop Marketing und analytisches CRM

einfach mit Open Source umsetzen?

Aus unseren Projekten heraus ergeben sich immer neue themen-

/produktspezifische Whitepapers. Sehen Sie regelmäßig auf unserer

Homepage (www.it-novum.com) vorbei oder Fragen Sie nach Themen,

die Sie interessieren unter den oben genannten Kontaktdaten.

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8 Kontaktadressen

it-novum GmbH

Deutschland:

Edelzeller Straße 44 o 36043 Fulda o Tel: +49 (661) 103-333

Österreich:

Am Europaplatz 2 Gebäude G o 1120 Wien o Tel: +43 (1) 71728-415

[email protected]

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