Egbert Ufermann Lehr- und Arbeitsbuch für das Tobit InfoCentergwise.itwelzel.biz/Tobit/David 6.6 - InfoCenter.pdf · 2001. 3. 8. · Arbeitsbuch für das ... aus dem Tobit InfoCenter

Egbert Ufermann

Lehr- undArbeitsbuch für dasTobit InfoCenter™

Dritte überarbeitete Auflage (Februar 2001)

Inhalt

Lieber Leser, . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

1 Grundlagen des Tobit InfoCenters . . . . . . . . . . . . . 131.1 Tobit-Software-Konzept . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

1.2 Leserführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

1.2.1 Systematik. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

1.2.2 Symbole . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

1.2.3 Hilfequellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

2 Aufbau und individuelle Anpassung . . . . . . . . . . . . 192.1 Startbildschirm. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

2.1.1 Bildschirmaufteilung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

2.1.2 InfoCenter Notifier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

2.2 Anpassungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

2.2.1 Globale Anpassungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

2.2.2 Anpassen der Eintragsliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

2.2.3 Anpassen der Symbolleisten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

2.2.4 Anpassen des InfoCenter Notifiers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

3 Informationsaustausch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353.1 Telefax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

3.1.1 Fax erstellen und versenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

3.1.2 Fax empfangen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

3.1.3 Tobit Image Editor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

3.1.4 Fax-Rundsendung und Serienfax. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

Inhalt

3.1.5 Faxabrufsysteme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

3.2 eMail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

3.2.1 eMail erstellen und versenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

3.2.2 eMail empfangen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

3.2.3 eMail-Rundsendung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

3.3 SMS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

3.3.1 SMS versenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

3.3.2 SMS empfangen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

3.3.3 SMS-Rundsendung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

3.4 Sprachnachrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

3.4.1 VoiceMail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

3.4.2 TMail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

3.4.3 VoiceBox (Anrufbeantworter) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

3.4.4 Remote Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

3.5 Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

4 Datenorganisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 914.1 Archives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

4.1.1 Arbeiten mit Archives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

4.1.2 Archive-Baum speichern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

4.1.3 Archive-Eigenschaften . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

4.1.4 Datenexport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

4.2 Nachrichten verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

4.2.1 Nachrichten suchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

4.2.2 Nachrichten filtern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

4

Inhalt

4.2.3 Nachrichten ein-/ausblenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

4.2.4 Nachrichten verteilen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

4.2.5 Nachrichteneigenschaften . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

4.2.6 Wiedervorlage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

4.2.7 Textbausteine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

4.2.8 Vorlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

4.3 Adressen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

4.3.1 Adressbücher . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

4.3.2 Arbeiten mit Adressen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

4.3.3 Adresse suchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118

4.3.4 Nachricht aus dem Adressbuch versenden . . . . . . . . . . . . . . . . 120

4.3.5 Adressbuchgruppen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

4.4 Kalender . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

4.4.1 Arbeiten mit Terminen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

4.4.2 Termin suchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

4.4.3 Kalender anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

4.4.4 Gruppenkalender . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

4.4.5 Terminassistent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

4.5 Dokumente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

4.5.1 Aufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

4.5.2 Entwürfe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

4.5.3 Dateien verlinken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133

4.5.4 Dateien verknüpfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

5

Inhalt

5 Anhang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1375.1 Glossar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

5.2 Tastaturkürzel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

5.3 Elemente des Startbildschirms. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

5.3.1 Menüleiste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

5.3.2 Funktionsleiste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

5.3.3 Hauptsymbolleiste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

5.4 Stichwortverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151

VORWORT

Lieber Leser,

eine gedruckte Dokumentation zu einer Software geliefertzu bekommen, ist heute schon fast eine Seltenheit. BeimHandbuch für das Tobit InfoCenter halten wir bewusst aneiner gebundenen Ausgabe fest. Es hat eine ganz andereQualität, ein Buch schwarz auf weiss in den Händen zu hal-ten, als ausschließlich am Bildschirm lesen zu müssen.

Dabei sind wir uns natürlich im Klaren darüber, dass sich dasLeseverhalten bei Computer-Dokumentationen in den letz-ten Jahren grundlegend geändert hat. Keiner liest heute ein Handbuch Seitefür Seite von vorne bis hinten durch. Schnelle Einarbeitung in Themenbereiche,direkter Einstieg an jeder Stelle im Buch und gezieltes Auffinden benötigter In-formationen sind die bestimmenden Kriterien. Dem werden wir durch unserDokumentationskonzept gerecht.

Das vorliegende Buch ist klar auf den Einsteiger ausgerichtet, der sich nochnicht oder nur wenig mit dem Tobit InfoCenter auskennt und das Buch auchspäter als fortgeschrittener Benutzer zum Nachschlagen verwendet. Als Ergän-zung wurden zahlreiche vertonte Videosequenzen produziert, die sich direktaus dem Tobit InfoCenter starten lassen und die vielen Möglichkeiten und ver-schiedenen Arbeitsschritte multimedial präsentieren. Als drittes Glied der Kettebekommen Sie dieses Handbuch im PDF-Format für das blitzschnelle Auffindengesuchter Informationen direkt an Ihrem Bildschirm.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und vor allem viel Spaß beim Arbeiten und Lernenmit dem Tobit InfoCenter!

Egbert Ufermann

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Vorwort

1 – GRUNDLAGEN DESTOBIT INFOCENTERS

1 Grundlagen des Tobit InfoCenters

Mit dem Tobit InfoCenter besitzen Sie den Schlüssel zur Organisation Ihrer ge-samten Bürokommunikation. Alle bekannten Nachrichtentypen (und noch ei-nige mehr) lassen sich mit dieser Software versenden, empfangen und verwal-ten. Dementsprechend umfangreich ist natürlich auch der Funktionsumfang.Deshalb möchten wir Ihnen in diesem Kapitel die Grundlagen zur effektivenNutzung des Tobit InfoCenters vermitteln.

Dabei gehen wir zunächst auf das Konzept ein, das der gesamten Tobit-Pro-duktpalette zugrunde liegt. Im zweiten Teil machen wir Sie dann mit der Benut-zerführung in diesem Handbuch bekannt, damit Ihnen die Bedienung des TobitInfoCenters schnell vertraut wird.

1.1 Tobit-Software-KonzeptDen Produkten von Tobit Software liegt ein wohl durchdachtes Konzept zu-grunde, das ganz auf die Bedürfnisse unserer Kunden abgestimmt ist. Dasheißt für Sie als Benutzer ganz praktisch: Egal, ob Ihr Unternehmen als Basissys-tem FaxWare, MailWare, David oder David Professional einsetzt, Sie arbeitenauf Ihrem Rechner immer mit der gleichen Software – Ihrem Tobit InfoCenter.

Je nach eingesetztem Basissystem ist lediglich der zur Verfügung stehendeFunktionsumfang des Tobit InfoCenters verschieden. Daraus ergibt sich für Sieder entscheidende Vorteil, dass Sie Ihre gewohnte Oberfläche auch dann in dergleichen Form weiterbenutzen können, wenn Ihr Unternehmen sich zum Um-stieg auf ein leistungsfähigeres Tobit-Produkt entschließt. Es stehen Ihnendann zusätzliche Funktionen zur Verfügung.

Tobit® ist Registered Trademark der Tobit Software AG. Tobit InfoCenterTM,Tobit Archive SystemTM, TASTM und ArchiveTM sind Trademarks der TobitSoftware AG.

1.2 LeserführungDamit Sie sich in Ihrem Tobit InfoCenter möglichst schnell zurechtfinden,möchten wir Ihnen kurz die Grundlagen der in diesem Handbuch verwendetenBenutzerführung erläutern.

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1.2 Leserführung

1.2.1 SystematikDas Handbuch ist so konzipiert, dass Sie es sowohl zum Schritt-für-Schritt-Ler-nen der verschiedenen Funktionen benutzen können (Lernanleitung), als auchals Nachschlageanleitung, um bestimmte Inhalte gezielt nachzulesen.

Um sich beim Lesen dieses Handbuchs ganz auf die Inhalte konzentrieren zukönnen, haben wir eine Vielzahl von systematischen Hilfen einfließen lassen,die Sie beim Verständnis des Textes unterstützen und zur Orientierung dienen.

Kolumnentitel

So genannte lebende Kolumnentitel vermitteln Ihnen jederzeit den Überblick,wo genau Sie sich im Handbuch befinden. Links oben auf jeder linken Seite wer-den Kapitelnummer und Titel des Hauptkapitels angezeigt. Rechts oben auf je-der rechten Seite erscheint der Titel des Unterkapitels. Auf dieser Seite z.B. sehenSie links oben den Kolumnentitel „1 Grundlagen des Tobit InfoCenters”.

Marginalspalte

Links auf jeder Seite finden Sie die Marginalspalte. Sie enthält herausgestelltZeichen und Symbole, die durch den nebenstehenden Text erläutert werden.So können Sie Symbole, deren Funktion Sie nachschlagen möchten, schnell imHandbuch wiederfinden.

Inhaltsverzeichnis

Das Inhaltsverzeichnis gibt Ihnen eine thematische Übersicht der behandeltenSachgebiete und erleichtert Ihnen das Auffinden der Hauptthemen. Sie findenes am Anfang des Buches.

Begriffe in französischen Anführungszeichen

Steht ein Begriff in »französischen Anführungszeichen«, so handelt es sich umeine Schaltfläche oder auswählbare Funktion. Beispiel: Schließen Sie Ihre Einga-be mit »OK« ab.

Begriffe in deutschen Anführungszeichen

Namen von Funktionen oder Dialogfenstern stehen in „deutschen Anfüh-rungszeichen”. Beispiel: Im Fenster „Sendeoptionen” können Sie weitere Op-tionen für Ihre Nachricht einstellen.

Begriffe in eckigen KlammernSteht ein Begriff in [eckigen Klammern], so bedeutet das, es handelt sich umeine Taste auf Ihrer Tastatur, die Sie drücken müssen.

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1.2.2 SymboleUm Sie auf wichtige Textstellen und Sachverhalte besonders hinzuweisen, ver-wenden wir Symbole, die Sie jeweils in der Marginalspalte finden.

HinweisDieses Zeichen erscheint neben einem Hinweis, den Sie auf jeden Fall lesen soll-ten. Es handelt sich dabei um wichtige Informationen oder hilfreiche Tipps zurBedienung Ihres Tobit InfoCenters.

Handlungsanweisung

Dieses Symbol kennzeichnet eine Handlungsanweisung im nebenstehendenText. Damit fällt es Ihnen leicht, die beschriebenen Arbeitsschritte Punkt fürPunkt nachzuvollziehen, ohne die Übersicht zu verlieren.

1.2.3 HilfequellenEs stehen Ihnen verschiedene Hilfequellen zur Verfügung, wenn Sie im Hand-buch etwas nachschlagen möchten.

Kurzinfo

Lassen Sie den Mauszeiger in Ihrem Tobit InfoCenter für einen kurzen Momentauf einem Symbol „ruhen”, so wird Ihnen zu diesem Symbol eine Kurzinforma-tion angezeigt.

Online-Hilfe

Mit wenigen Mausklicks können Sie sich zusätzliche Hilfetexte auf den Bild-schirm holen. Wählen Sie aus der Menüleiste das Fragezeichen und klickendann auf »Hilfe«. Es wird eine Übersicht der wichtigsten Elemente des Tobit-InfoCenter-Startbildschirms inkl. Erläuterungen dargestellt. Ein Druck auf dieFunktionstaste »F1« hat denselben Effekt.

Wenn Sie umfassendere Hilfe suchen, so wählen Sie aus der Menüleiste dasFragezeichen und aus dem Menü »Hilfe Inhalt«. Unter drei Registerblättern ste-hen Ihnen nun ein Inhaltsverzeichnis, ein Indexverzeichnis und ein Suchdialogzur Verfügung.

Stichwortverzeichnis (Index)

Dieses Verzeichnis gibt Ihnen einen schnellen Zugriff auf gesuchte Informatio-nen. Dazu sind alle Suchbegriffe alphabetisch sortiert und mit Seitennummernversehen worden. Sie finden das Stichwortverzeichnis im Anhang (Kap. 5.4).

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1.2 Leserführung

GlossarIm Glossar sind Erklärungen zu einigen nicht allgemein verständlichen Fachbe-griffen zusammengefasst. Sie finden das Glossar im Anhang.

BeispieleBestimmte Themen lassen sich am besten durch Beispiele erklären. Sie findenan entsprechenden Stellen im Handbuch Hinweise zu Beispielen zu folgendenThemen:

� Fax-Deckblätter

� Workflow-Formulare

� Adressen

� FaxBox-Dokumente

� Textbausteine

Video-ClipsBesonders anschaulich lassen sich Sachverhalte mit Hilfe von kurzen Filmse-quenzen (Video-Clips) erklären. Über 100 Stück stehen Ihnen zu den unter-schiedlichsten Themen zur Verfügung. Sie können direkt aus dem Tobit Info-Center heraus auf Ihrem Rechner angesehen werden. Voraussetzung ist, dassSie eine Software zum Abspielen der Filmsequenzen installiert haben (z.B.Windows Media-Player).

Um ein Video abzuspielen, öffnen Sie im Startbildschirm mit einem Mausklickauf das Fragezeichen das Hilfemenü und wählen Sie aus den Rubriken „An-wendung und Lösung“ oder „Administration und Technik“ das Thema aus, zudem Sie einen Video-Clip sehen möchten. Daraufhin startet der installierteStandard-Player und spielt die entsprechende Sequenz ab.

Startbildschirm-ÜbersichtIm Anhang des Buches (Kap. 5.3) finden Sie eine Übersicht aller Menüs undSymbole, die auf dem Startbildschirm des Tobit InfoCenters erscheinen, mitkurzen Erklärungen zur jeweiligen Funktion.

Administrator

Dieses Handbuch ist so konzipiert, dass Fragen an den Administrator höchstensin Ausnahmefällen nötig sind. Versuchen Sie bitte zunächst mit den hier ge-nannten Hilfequellen, Probleme beim Umgang mit dem Tobit InfoCenter zu lö-sen. Der Administrator wird es Ihnen danken. ;-)

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2 – AUFBAU UNDINDIVIDUELLE ANPASSUNG

2 Aufbau und individuelle Anpassung

Dieses Kapitel gibt Ihnen einen Überblick über den grundsätzlichen Aufbau desTobit InfoCenters. Neben Erläuterungen zum Startbildschirm mit seinen ver-schiedenen Elementen und Fenstern werden die Einstellmöglichkeiten be-schrieben, um die Software an Ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen. Zu-sätzlich lernen Sie den InfoCenter Notifier kennen, der im Hintergrund IhreDaten überwacht und Sie auf bestimmte Ereignisse aufmerksam macht.

2.1 StartbildschirmWenn Sie Ihr Tobit InfoCenter unter Microsoft Windows mit »Start -> Tobit In-foCenter« gestartet haben, erscheint der Startbildschirm mit seinen verschie-denen Elementen und Fenstern.

2.1.1 BildschirmaufteilungDer Startbildschirm ist in verschiedene Bereiche aufgeteilt, deren Grundfunk-tionen nun erläutert werden. Die Bedeutung jedes einzelnen Elementes wird inKapitel 4 „Datenorganisation” ausführlich behandelt.

� MenüleisteDie „Menüleiste” öffnet verschiedene Pull-Down-Menüs, aus denen Sie dieentsprechenden Funktionen einfach auswählen können. Sie ist in Abbildung 1grün eingerahmt.

� HauptsymbolleisteDie „Hauptsymbolleiste” enthält verschiedene Symbole, um schnell auf dieHauptarchives zuzugreifen. Sie ist in Abbildung 1 rot eingerahmt.

� FunktionsleisteDie „Funktionsleiste” ändert ihr Aussehen objektorientiert, je nachdem, welchesArchive (Ordner) im Archive-Baum oder welche Nachricht in der Eintragsliste(s.u.) ausgewählt ist. Neben Symbolen für individuelle Einstellungen und die On-line-Hilfe stehen Ihnen hier die Grundfunktionen für die Arbeit mit den Archiveszur Verfügung. Die Funktionsleiste ist in Abbildung 1 gelb umrahmt.

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2.1 Startbildschirm

� Archive-BaumDen linken Teil des Startbildschirms füllt der„Archive-Baum” (-> Glossar). Dortbefinden sich die Hauptordner des Tobit InfoCenters, die Sie schon in der Haupt-symbolleiste kennen gelernt haben. Zusätzlich finden Sie eine Baum-Struktur vonArchives, die der Administrator für Sie freigegeben hat. Der Archive-Baum ist inAbbildung 1 blau eingerahmt.

� EintragslisteDie „Eintragsliste” enthält die Nachrichten des Archives, das links im Archi-ve-Baum ausgewählt ist. Ein ausgewähltes Archive erkennen Sie daran, dass esentweder blau unterlegt oder fett-blau angezeigt wird. Wenn Sie in der Ein-tragsliste eine Nachricht auswählen, so wird sie mit einem blauen Balken unter-legt. Mit einem Doppelklick auf den Eintrag öffnet sich der Viewer mit dem In-halt der Nachricht. Die Eintragsliste ist in Abbildung 1 pink eingerahmt.

� Vorschau-BereichWenn Sie in der Eintragsliste eine Nachricht auswählen, so wird im „Vor-schau-Bereich” der Inhalt der Nachricht angezeigt. Je nach Nachrichtentyp sehenSie entweder sofort den Nachrichtentext (eMail, SMS) oder eine verkleinerte Vor-schau (Fax) oder ein Nachrichtensymbol (VoiceMail). Der Vorschau-Bereich ist inAbbildung 1 schwarz eingerahmt.

� InfoleisteDie „Infoleiste” ist die unterste Zeile Ihres Startbildschirms und zeigt je nach aus-gewähltem Element entsprechende Informationen. So wird Ihnen ganz links an-gezeigt, welche Nachricht in der Eintragsliste markiert ist und wie viele Nachrich-ten das Archive insgesamt enthält. Die Zahl direkt rechts daneben gibt die Anzahlder gerade markierten Einträge an. Der Name des Servers, mit dem Sie verbun-den sind, steht im dritten Feld und Pfad und Name des gerade ausgewählten Ar-chives ganz rechts. Die Infoleiste ist in Abbildung 1 hellblau eingerahmt.

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Der Startbildschirm des Tobit InfoCenters

MenüleisteEnthält in Pull-Down-Menüs zusammengefasstverschiedene Funktionen.

FunktionsleisteStellt je nach ausgewähltemElement (Archive, Nachricht,usw.) bestimmte Funktionenper Mausklick zur Verfügung.

EintragslisteEnthält die Nachrichten desArchives, das im Archive-Baum ausgewählt wurde.

HauptsymbolleisteSie enthält Symbole fürdie Hauptarchives, dieSie bei der täglichenArbeit mit dem TobitInfoCenter benötigen.

Archive-BaumEr enthält die Verzeich-nisse, auf die Sie mitIhrem Tobit InfoCenterzugreifen können.

Vorschau-BereichHier wird der Inhalt derNachricht angezeigt,die in der Eintragslistemarkiert ist.

Info-LeisteZeigt je nach ausge-wähltem Element(Archive, Nachricht,usw.) entsprechendeZusatzinformationen.

Abb. 1

2.1.2 InfoCenter NotifierMit dem InfoCenter Noti-fier (-> Glossar) besitzen Sieeinen kleinen Helfer im Hin-tergrund, der Sie mit einemHinweisfenster (Abb. 2)und/oder Sound an fälligeTermine erinnert oder Ih-nen eingetroffene Nach-richten meldet. Sie findenihn als Symbol im soge-nannten SysTray ganz un-ten rechts auf Ihrem Bild-schirm neben der Uhrzeit. Die Konfigurationsmöglichkeiten des Notifierswerden in Kapitel 2.2.4 ab Seite 31 beschrieben.

2.2 AnpassungenDieses Kapitel beschreibt die verschiedenen Möglichkeiten, das Tobit InfoCen-ter Ihren Wünschen und Ihrer Arbeitsumgebung anzupassen. Das betrifft ne-ben dem äußeren Erscheinungsbild auch die Systemeinstellungen.

2.2.1 Globale AnpassungenDie hier beschriebenen Auswahlpunkte finden Sie als Pull-Down-Menüs in derMenüleiste des Startbildschirms.

AnsichtWenn Sie in der Menüleiste des Startbildschirms den Punkt »Ansicht« ankli-cken, erscheint ein Pull-Down-Menü mit sechs Einträgen:

Die ersten vier Auswahlpunkte sind Ein-/Ausschalter. Ein Haken vor dem Begriffzeigt an, dass die entsprechende Funktion eingeschaltet ist.

� Archive LeisteDas Fenster für den Archive-Baum wird ein- bzw. ausgeblendet.

� VorschauDer Vorschau-Bereich wird ein- bzw. ausgeschaltet.

� Immer absolutes Datum anzeigenDas Datum einer Nachricht in der Eintragsliste wird entweder relativ (heute, ge-stern, morgen) oder immer absolut (Tag, Monat, Jahr) dargestellt.

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Abb. 2: Das Infofenster des InfoCenter Notifiers

� Vollständige eMail-Adresse anzeigenZeigt nicht nur die Kurzform, sondern die vollständige eMail-Adresse an.

� Verfügbare SpaltenDieser Menüpunkt bezieht sich auf die Eintragsliste und wird in Kapitel 2.2.2 abSeite 28 beschrieben.

� FilterEs öffnet sich ein Dialogfenster mit drei Registerkarten, auf denen Sie verschie-dene Filterkriterien einstellen können. In Kapitel 4.2.2 ab Seite 102 lesen Sieausführliche Informationen zum Thema „Filtern”.

� AktualisierenBaut den Bildschirm des Tobit InfoCenters neu auf und aktualisiert damit alleEinträge und Archives. Alternativ können Sie diese Funktion über die Taste [F5]auf Ihrer Tastatur aufrufen.

EinstellungenWenn Sie »Optionen -> Einstellungen« anklicken, erscheint ein entsprechen-des Dialogfenster mit vier Registerkarten.

Registerkarte „Benutzerprofil”

� Rufnummer für TAPI-Funktionen (Lokale Nebenstelle)In dieses Feld tragen Sie die Nummer Ihres Telefonanschlusses ein. Setzen Sieein Sternchen (*) vor die Ziffern, wenn es sich um eine interne Nummer han-delt, um eine Amtsholung zu verhindern. Die Informationen in diesem Feldwerden benötigt, um z.B. automatisch aus den Adressbüchern des Tobit Info-Centers einen Gesprächsteilnehmer anwählen zu lassen und anschließend dasGespräch mit Ihrem Telefon zu verbinden (-> Glossar).

� Language/Sprache/LangueWählen Sie aus der Liste Ihre Sprache aus.

� Adresskarte (VCF)Wenn Sie diese Schaltfläche anklicken, öffnet sich eine Adresskarte, in die SieIhre persönlichen Daten eingeben können. Diese Adresskarte können Sie als Vi-sitenkarte an eine eMail anhängen.

Registerkarte „Ansicht”

Ein Haken im Kästchen vor einem Eintrag bedeutet, dass dieser Eintrag aktiviertund die Funktion damit eingeschaltet ist.

Mit den ersten zehn Schaltern in der Gruppe »Vorgegebene Archive Verknüp-fungen« können Sie wählen, welche Archives im Verzeichnisbaum ein- bzw.ausgeblendet werden. Standardmäßig sind alle Archives eingeblendet.

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2.2 Anpassungen

� Tobit InfoCenter immer im VordergrundWird der Schalter aktiviert, so bleibt das geöffnete Tobit InfoCenter immer imVordergrund, auch wenn Sie zu einem anderen Programm wechseln.

� Immer sofort alle Fax-Seiten anzeigenIst der Schalter aktiviert, so werden beim Doppelklick auf den Eintrag eines mehr-seitigen Telefaxes in der Eintragsliste alle Seiten in den Speicher geladen. Im TobitImage Editor (-> Glossar) können Sie dann zwischen den einzelnen Seiten wech-seln. Ist der Schalter deaktiviert, erscheint beim Doppelklick auf den Eintrag einMenü, aus dem Sie die Seite auswählen können, die angezeigt werden soll.

� Bewegliche Symbolleisten und SpaltenDer Schalter ermöglicht das Verschieben der Symbolleisten und Spalten mitder Maus.

� Symbolleisten immer farbigDieser Schalter bedeutet, dass alle Symbole der Hauptmenüleiste permanentfarbig dargestellt werden. Ist der Schalter deaktiviert, so erscheint jeweils nurdas Symbol farbig, über dem sich der Mauszeiger befindet.

� Nachrichten beim Öffnen entschlüsselnAktivieren Sie den Schalter, so werden Sie beim Öffnen von PGP-verschlüssel-ten Nachrichten direkt nach dem Passwort gefragt und bei korrekter Eingabewird die Nachricht anschließend sofort entschlüsselt.

� Startlogo unterdrückenAktivieren Sie diesen Schalter, wenn Sie das Abspielen des animierten Tobit-Lo-gos beim Starten des Tobit InfoCenters unterdrücken möchten.

� Kompatibilitäts-ModusWenn Sie diesen Schalter aktivieren, wird zum Beantworten von empfangeneneMails das Symbol »Allen Antworten« eingeblendet. Damit ist es Ihnen mög-lich, eMails, die außer an Sie noch an andere Empfänger versendet wurden, miteinem Mausklick kommentiert an den Absender und alle anderen Empfängerzu senden (-> Kap. 3.2.1).

� Kommentar immer anzeigenSie können zu jeder empfangenen oder versendeten Nachricht einen Kom-mentar erstellen, der in einem separaten Fenster eingegeben und auch gele-sen wird. Ist der Schalter aktiviert, öffnet sich beim Programmstart automa-tisch das Kommentarfenster. Wenn Sie nun in der Eintragsliste eine Nachrichtauswählen, wird der Kommentar im Fenster angezeigt. Um einen Kommentarzu schreiben, markieren Sie die entsprechende Nachricht in der Eintragslisteund klicken in der Funktionsleiste auf das nebenstehende Symbol oder kli-

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cken Sie die Nachricht mit der rechten Maustaste an und wählen aus demMenü »Kommentar«.

� Autostart des InfoCenter NotifiersWenn Sie diesen Schalter aktivieren, wirdbeim Programmstart des Tobit InfoCentersautomatisch auch der InfoCenter Notifiergestartet.

� Immer absolutes Datum anzeigenIst dieser Schalter aktiviert, so wird das Datumin den Protokollen in absoluter Form (z.B.»20.11.1999«) und nicht in relativer Form(z.B. »heute« oder »gestern«) dargestellt.

� Vollständige eMail Adresse anzeigenDieser Schalter kürzt die Informationen derFelder »An« und »Von« in den Einträgender Eintragsliste. Bei einer eMail-Adressewird z.B. nur die Information vor dem „@”-Symbol angezeigt.

� Betreff von neuen Nachrichten fett anzeigenDer Eintrag bewirkt, dass im Eingangsbuch der Betreff aller ungelesenen Einträ-ge in Fettschrift dargestellt wird.

� Neue Nachricht als HTMLAktivieren Sie diesen Schalter, so wird eine neue eMail generell als HTML-Nach-richt erstellt. Andernfalls erzeugen Sie eine reine Textdatei ohne Formatie-rungsmöglichkeiten.

� HTML erzwingenAktivieren Sie diesen Schalter, wenn Sie möchten, dass empfangene eMail-Nachrichten, die Sie beantworten (Symbol „Antworten”) oder weiterleiten(Symbol „Weiterleiten”), in jedem Fall als HTML-eMails versendet werden. Sowandelt das System auch Nachrichten, die als reine Textdateien empfangenwerden, beim Beantworten oder Weiterleiten in HTML-Nachrichten um. DieserSchalter ist standardmäßig ausgeschaltet.

� Ursprüngliche Mail bei Antwort einrückenDieser Schalter bewirkt, dass eine eMail, auf die Sie antworten, in der neu er-stellten eMail eingerückt erscheint.

� Im Bearbeiten-Modus öffnenWenn Sie diesen Schalter aktivieren, so wird eine Nachricht, auf die Sie in derEintragsliste doppelklicken, in einem Editor geöffnet und kann sofort bearbei-

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2.2 Anpasungen

Abb. 3: Registerkarte „Ansicht”

tet werden. Andernfalls wird die Nachricht im Viewer angezeigt, der kein Bear-beiten zulässt.

� Cursor immer in Editor platzierenDieser Schalter bewirkt, dass der Cursor auch beim Weiterleiten einer Nachrichtgenerell im Textfeld steht, statt im „An”-Feld.

� Nach 5 Sekunden als gelesen markierenWenn Sie eine neue Nachricht erhalten, wird deren Protokolleintrag in der Ein-tragsliste fett dargestellt. Ist der Schalter »Nach 5 Sekunden als gelesen markie-ren« gesetzt, bekommt die Nachricht den Status „gelesen”, wenn sie fünf Se-kunden lang markiert war. Die Darstellung wechselt von Fett- auf Normalschrift.Sollte der Absender für die Nachricht „Message Tracking” aktiviert haben, wirddie entsprechende Rückmeldung erzeugt.

� Textnachrichten bei Auswahlwechsel als gelesen markierenWenn Sie eine neue Nachricht erhalten, wird deren Protokolleintrag in der Ein-tragsliste fett dargestellt. Aktivieren Sie diesen Schalter, so wird in der Eintrags-liste eine neue Nachricht bereits als gelesen gekennzeichnet, wenn Sie mit derTaste „Pfeil nach oben/unten” zur nächsten Nachricht wechseln. Sollte der Ab-sender für die Nachricht „Message Tracking” aktiviert haben, wird die entspre-chende Rückmeldung erzeugt.

� HTML in der Vorschau anzeigenBei Aktivierung dieses Schalters wird eine HTML-eMail bereits im Vorschau-Fenster entsprechend formatiert angezeigt. Die HTML-Funktionalitäten stehenIhnen nur dann zur Verfügung, wenn Sie Windows NT 4 oder Windows 2000auf Ihrem Rechner installiert haben.

Das direkte Abspielen von WAV-Dateien bzw. Ausführen von Macros wirdnicht unterstützt. Erst beim Doppelklick auf die entsprechende Nachrichtwerden die Dateien ausgeführt.

� Die Schaltfläche »Symbolleisten« öffnet ein Dialogfeld, in dem die Symbol-leisten des Tobit InfoCenters konfiguriert werden können. Kapitel 2.2.3 be-schreibt diese Funktion ausführlich.

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Registerkarte „Aktionen”

� Kommentar automatisch speichernIst der Schalter aktiviert, so wird ein von Ihnen geschriebener Kommentar zu ei-ner Nachricht oder einem Eintrag selbständig gespeichert, wenn Sie z.B. zu ei-nem anderen Eintrag wechseln. Andernfalls erscheint ein Dialogfenster mit ei-ner Sicherheitsabfrage.

� Fensterpositionen merkenBei aktiviertem Schalter werden Positionund Größe des InfoCenter-Fensters gespei-chert und erscheint genauso, wenn Sie esdas nächste Mal aufrufen.

� Archive-Baum beim Beenden speichernWenn der Schalter aktiviert ist, wird beimBeenden des InfoCenters die Anordnung desVerzeichnisbaumes gespeichert und beimnächsten Start wieder genauso hergestellt.

� Letzte Archiveansicht speichernIst der Schalter aktiviert, so wird beim Verlas-sen des Tobit InfoCenters das zuletzt darge-stellte Archive gespeichert. Beim nächsten Start wird dieses Archive automa-tisch wieder geöffnet und dessen Inhalt in der Eintragsliste dargestellt.

� Eingabe HistorieBei aktivem Schalter werden beim Erstellen von Nachrichten im NachrichtenEditor die Einträge der Felder »An« und »Betreff« gespeichert. Bei der nächs-ten Nachricht können die zuletzt eingegebenen Einträge mit den Cursor-Tas-ten abgerufen werden.

� Rücksende PrefixIst der Schalter gesetzt, so wird beim Zurücksenden von eMails über die Rück-sendefunktion des Tobit InfoCenters automatisch ein „RE:” (Reply) vor den ur-sprünglichen Betreff der eMail gesetzt, um zu signalisieren, dass es sich umeine Antwort handelt.

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2.2 Anpassungen

Abb. 4: Registerkarte „Aktionen”

� Tracking-Informationen übermittelnDer Schalter bestimmt, ob Message Tracking Informationen (-> Glossar) an ei-nen Absender versendet werden, der diese anfordert. Aktivieren Sie diesesKontrollkästchen, wenn Sie erlauben wollen, dass der Absender informiertwird. Nähere Informationen zum Message Tracking lesen Sie in Kapitel 3.2.1auf Seite 63.

� Alle Nachrichten verfolgenDeaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen wenn Sie wünschen, dass für ausge-henden Nachrichten die Message-Tracking-Funktion nicht genutzt werden soll.Diese Funktion ist standardmäßig aktiviert. Weitere Informationen lesen Sie inKapitel 3.2.1 auf Seite 63.

� Adresskarte (VCF) mit Tobit InfoCenter verknüpfenDas Tobit InfoCenter erstellt Einträge in der Windows Registry, die dafür sor-gen, dass elektronische Adresskarten (VCards mit der Dateiendung VCF) auto-matisch im Adress-Dialogfenster des Tobit InfoCenters dargestellt werden.Wenn Sie dies nicht wünschen, weil Sie z.B. Ihre Adressen mit einer anderenApplikation verwalten, so entfernen Sie die betreffenden Registry-Einträge. De-aktivieren Sie anschließend das Kontrollkästchen »Adresskarte (VCF) mit TobitInfoCenter verknüpfen«, um zu verhindern, dass die Einträge beim nächstenStart des Tobit InfoCenters erneut erzeugt werden.

� Lokale Zeit mit Serverzeit abgleichenDer Schalter synchronisiert die Uhrzeit auf Ihrem Rechner mit der Uhrzeit desDvISE Servers.

Registerkarte „Kalender”

Auf dieser Registerkarte bestimmen Sie das Aussehen des Terminkalender-Ar-chives. Neben der Hintergrundfarbe können Sie eine Anfangs- bzw. Endzeit fürIhre Einträge festlegen. Nähere Informationen zum Kalender lesen Sie in Kapi-tel 4.4 ab Seite 121.

2.2.2 Anpassen der EintragslisteWelche Einstellungen Sie in der Eintragsliste vornehmen können, wird nun be-schrieben. Die Eintragsliste ist in Abb. 1 pink eingerahmt.

SpaltenDie Spalten der Eintragsliste können auf verschiedene Weise angepasst wer-den. Bei Auswahl des Menüpunktes »Ansicht -> Verfügbare Spalten« öffnet

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sich ein Fenster mit einer Liste von Spaltennamen, die Sie ein- oder auch aus-blenden können.

Die Breite der Spalten können Sie manuell oder automatisch verändern. WennSie die Eintragsleiste mit dem Mauszeiger berühren, so verändert dieser sich zueiner Hand. Sie können nun eine Spalte mit dem Mauszeiger „fassen” undnach rechts oder links verschieben. Wenn Sie mit dem Mauszeiger genau aufdie Trennlinie zwischenzwei Spalten zeigen, er-scheint ein Doppelpfeil, mitdem Sie nun die Spalte inder Größe verändern kön-nen. Um die Spaltenbreitenautomatisch einstellen zulassen, lesen Sie weiter un-ten bei »Spalte optimieren«bzw. »Alle Spalten optimie-ren« nach. Ein Rechtsklickmit der Maus auf die Ein-tragsleiste der Eintragslistezeigt ein Pull-Down-Menümit weiteren Einstell- und Sortiermöglichkeiten (Abb. 5):

� SortierungEs öffnet sich das Fenster „Archive-Eigenschaften” mit geöffnetem Register„Sortierung” (Abb. 6). Ist der Schalter »Sortierung aktivieren« gesetzt, könnenSie im darunter liegenden Feld „Sortierreihenfolge” bestimmen, nach welchenKriterien sortiert werden soll. In Abbildung 6 z.B. wird zuerst nach dem Absen-der (Von), dann nach Datum und Uhrzeit, dann nach dem Betreff, usw. sortiert.Ist der Schalter »Anzeige aufsteigend« aktiviert, so werden Ihre Einträge von Znach A angeordnet.

� Standard Tabposition setzenMacht die individuell eingestellte Spaltenausrichtung rückgängig und stellt ei-nen Standardwert ein.

� Tabposition restaurierenStellt die vorher eingestellten Werte wieder her.

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2.2 Anpassungen

Abb. 5: Konfiguration der Eintragsleiste

� Tabpositionen speichernSpeichert die aktuell eingestellten Werte für die Spaltenbreite.

� Spalte optimierenSetzt die mit der rechten Maustaste ange-klickte Spalte auf eine optimale Breite, sodass keine Informationen verdeckt werden.

� Alle Spalten optimierenStellt alle Spalten der Eintragsliste auf einenoptimalen Wert ein. Daduch kann es aller-dings dazu kommen, dass nicht mehr alleSpalten gleichzeitig angezeigt werden kön-nen.

� Text rechtsbündigSetzt den Text in der mit der rechten Maus-taste ausgewählten Spalte nicht mehr links-bündig, sondern rechtsbündig.

� Verfügbare SpaltenZeigt dieselbe Liste von Spaltennamen, die auch unter »Ansicht -> VerfügbareSpalten« zu sehen ist. Probieren Sie doch die verschiedenen Einstellungen ein-fach einmal aus. So finden Sie am schnellsten heraus, wie die Schalter funk-tionieren und wie Sie sie sinnvoll einsetzen können.

2.2.3 Anpassen der SymbolleistenAuch die Symbolleisten der verschiedenen Fenster des Tobit InfoCenters (Nach-richten Editor, Image Editor, usw.) können individuell angepasst werden. JedeLeiste kann aus ihrer ursprünglichen Position herausgelöst werden, indem Siemit der linken Maustaste eine freie Stelle zwischen den einzelnen Symbolenoder den Anfang der Leiste anklicken, festhalten und bei gedrückter Maustasteherausziehen. So können Sie die Anordnung frei wählen, wenn zum Beispielbei einem kleineren Bildschirm einige Symbole verdeckt werden.

Sie können aber auch auswählen, welche Symbole überhaupt angezeigt werdenund welche nicht. Als Standard sind alle Symbole sichtbar. Wenn Sie »Optionen-> Symbolleisten« wählen, finden Sie auf der Registerkarte „Generell” eine Listealler Symbolleisten (linkes Fenster) mit den dazugehörenden Symbolen (rechtesFenster). Bei der »Hauptsymbolleiste« lässt sich zusätzlich die Symbolgröße ver-ändern. Auf der Registerkarte „Erscheinung” können Sie mit dem Schalter»Symbolleisten immer farbig« das Aussehen der Symbole beeinflussen.

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Abb. 6: Registerkarte „Sortierung”

2.2.4 Anpassen des InfoCenter NotifiersDer InfoCenter Notifier ist die Erinnerungsfunktion des Tobit InfoCenters(-> Kap. 2.1.2, S. 22). Mit ihm vergessen Sie keinen Termin und übersehen kei-ne eingegangene Nachricht. Wir beschreiben hier die verschiedenen Möglich-keiten der Konfiguration.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol des Notifiers im SysTray(-> Glossar) rechts unten auf Ihrem Bildschirm neben der Uhrzeit und wählenSie aus dem Menü »Konfiguration«, um das Dialogfenster zu öffnen (Abb. 7).

Gruppe „Ereignis bei neuen Nachrichten”� Info zeigenBei Eingang einer neuen Nachricht öffnet sich ein Fenster mit einer entspre-chenden Meldung.

� System BeepBei Eingang einer neuen Nachricht wird vomSystemlautsprecher ein Signal gegeben.

� Sound spielenBei Eingang einer neuen Nachricht wird vomSoundsystem ein eingestellter Klang abge-spielt. Dieser Klang kann in der Microsoft-Windows-Systemsteuerung entsprechend ver-ändert werden.

� Keyboard FlashBei Eingang einer neuen Nachricht blinkendie Leuchtdioden rechts oben auf Ihrer Tastatur in bestimmten Abständen.

Gruppe „Intervall”� ScanHier wird eingestellt, in welchen Zeitabständen der Notifier die überwachtenArchives (s. weiter unten) nach neu eingetroffenen Nachrichten untersucht.

� Beep/SoundLegen Sie hier eine Zeitspanne fest, nach deren Ablauf sich eine neu eingetrof-fene Nachricht in Erinnerung ruft. Erst nachdem Sie die Nachricht geöffnet ha-ben, verstummt diese Erinnerung.

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2.2 Anpassungen

Abb. 7: Einstellungen des Notifiers

Fenster „Überwachte Archives”Das Fenster zeigt Ihnen die Liste der Verzeichnisse, die vom Notifier ständig aufneue Nachrichten untersucht werden. Nach der Installation ist dort nur das Ein-gangsbuch eingetragen. Sie können aber auch jedes andere Archive überwa-chen lassen. Das ist zum Beispiel sinnvoll, wenn Sie – wie in Kapitel 4.2.4 ab Sei-te 106 beschrieben – Verteilregeln für eingehende Nachrichten definiert haben.

Das heißt, eintreffende Nachrichten werden nach bestimmten Kriterien in ver-schiedene Archives verteilt. Diese Archive können Sie dann vom Notifier über-wachen lassen.

Gruppe „Fehlerhafte Nachrichten”Die Gruppe informiert Sie über nicht korrekt versendete Nachrichten.

� Ausgangsbuch prüfenBei Auswahl dieses Schalters werden fehlerhaft versendete Nachrichten imAusgangsbuch registriert.

� Fehler-BenachrichtigungMit Aktivierung dieses Schalters werden Sie per Warnfenster über fehlerhafteVersandaufträge im Ausgangsbuch informiert. Im Fenster „Überwachte Archi-ves” erscheint nun auch das Archive „Ausgang”.

Gruppe „Optionen”� Info immer im VordergrundDamit bleibt das Infofenster nach dem Erscheinen ständig sichtbar und kannnicht durch andere Windows-Fenster überdeckt werden. Dieser Schalter ist al-lerdings nur dann aktiv, wenn Sie in der Gruppe „Ereignis bei neuen Nachrich-ten” den Schalter »Info zeigen« augewählt haben.

Gruppe „TrayIcon”Diese Gruppe stellt Ihnen verschiedene Anzeigesymbole für den Notifier zurVerfügung. Diese werden auf Ihrem Bildschirm im SysTray rechts unten nebender Uhr angezeigt.

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3 – INFORMATIONSAUSTAUSCH

3 Informationsaustausch

An dieser Stelle beginnt die eigentliche Arbeit mit dem Tobit InfoCenter. UnterInformationsaustausch verstehen wir den Umgang mit Nachrichten jeglicherArt. Angefangen mit Telefax, eMail über SMS bis TMail oder VoiceMail emp-fangen, verwalten und archivieren Sie alle Nachrichten unter einer Benutzer-oberfläche. Das Tobit InfoCenter bietet Ihnen die ideale Plattform für Ihre ge-samte Kommunikation.

3.1 TelefaxDas Telefax ist die wohl bekannteste Form des elektronischen Datenaus-tauschs. Das Tobit InfoCenter ermöglicht Ihnen die Kommunikation mit jederFaxlösung, ob herkömmlichem Faxgerät oder Computerprogramm. Zusätzlichkönnen Sie Faxe auch innerhalb Ihrer Firma (kostenlos) versenden und empfan-gen – sogar mit einigen zusätzlichen Möglichkeiten.

3.1.1 Fax erstellen und versendenSchritt für Schritt erfahren Sie nun, wie ein Fax erstellt und versendet wird. Ne-ben der Möglichkeit, direkt aus dem Tobit InfoCenter zu senden, kann dazuauch jede Textverarbeitung genutzt werden. Diese Möglichkeit beschreibenwir im Anschluss an das Versenden aus dem Tobit InfoCenter ab Seite 41.

Faxversand aus dem Tobit InfoCenter

�Klicken Sie in der Funktionsleiste Ihres Tobit InfoCenters auf das Symbol»Neu«. Alternativ wählen Sie aus der Menüleiste »Datei -> Neu -> Nachricht«oder drücken einfach die Funktionstaste [F9]. Es öffnet sich der Nachrichten

Editor (Abb. 8).

�Wenn Sie den Empfänger des Faxes bereits in Ihrem Adressbuch gespeicherthaben, wählen Sie zunächst über das Symbol »Sende Service« den Dokumen-tentyp »Fax« und klicken dann auf das Karteikartensymbol neben »An«, umdas Adressbuch zu öffnen. Hier können Sie den Empfänger nun bequemauswählen. Es werden Ihnen nur die Namen angezeigt, an die Sie ein Fax sen-den können. Das sind natürlich die Personen, für die eine Faxnummer auf derAdresskarte eingetragen ist.

Die Faxnummer wird nun automatisch in den Nachrichten Editor übernommen.Sollte im Adressbuch noch kein Eintrag vorhanden sein, lesen Sie in Kapitel4.3.2 ab Seite 116 über das Arbeiten mit Adressen nach.

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3.1 Telefax

�Tragen Sie in das Feld »Be-treff« eine kurze Notiz zu Ih-rem Fax ein. Diese wirdnicht ins Fax übernommen,denn sie dient Ihnen ledig-lich zur Information undwird in der Eintragsliste an-gezeigt, wenn Sie nach demVersand das Ausgangsbuchim Archive-Baum wählen.Wenn Sie in das Betreff-Feld klicken und auf IhrerTastatur die Pfeiltaste nachunten bzw. nach oben drücken, werden nacheinander die von Ihnen bereitsfrüher einmal eingegebenen Betreffs angezeigt. Eine vollständige Liste dieserschon einmal eingegebenen Betreffs bekommen Sie, wenn Sie den kleinen Pfeilnach unten, ganz rechts neben dem Betreff-Feld, anklicken. Diese Funktionwird „History” genannt.

�In das große Nachrichtenfenster geben Sie nun den Text für Ihr Fax ein.

�Klicken Sie auf »Senden« und Ihr Fax wird im Archive „Versand”abgelegt. Jenachdem, welche Einstellungen Sie unter „Nachrichten Optionen” (siehe wei-ter unten) vorgenommen haben, wird Ihr Fax sofort, zu einem späteren Zeit-punkt oder erst durch manuelle Freigabe verschickt.

Wenn Sie die Funktionen »Rechter Rand« ausgeschaltet haben, achten Siedarauf, dass Ihre Textzeilen nicht länger werden als 70 Zeichen. Alle darüberhinausgehenden Zeichen werden beim Übertragen abgeschnitten, da sie dasFormat DIN-A4 überschreiten.

Im Folgenden sind die Funktionen und Symbole beschrieben, die Sie im Nach-richten Editor für Ihre Faxnachricht verwenden können:

� SendenDas Dokument wird in das Archive „Versand” verschoben und zum festgeleg-ten Zeitpunkt versendet. Der Nachrichten Edior wird geschlossen.

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Abb. 8: Der Nachrichten Editor des Tobit InfoCenters

� Dokument speichernEs öffnet sich ein Fenster, in dem Sie ein Archive auswählen können, in das SieIhr Fax abspeichern können.

� Sende ServiceHier können Sie den Typ Ihrer Nachricht (eMail, Fax, TMail, SMS) auswählen. ImNormalfall jedoch erkennt Ihr Tobit InfoCenter den Typ der Nachricht automa-tisch anhand der Informationen im Adressfeld »An«.

� Nachrichten OptionenIn diesem Fenster bestimmen Sie auf drei Registerkarten verschiedene Optio-nen für den Versand Ihres Faxes.

Registerkarte „Allgemein”

� VersandzeitpunktGeben Sie einen genauen Zeitpunkt für den Versand Ihrer Nachricht an. NachAktivieren des Schalters können Sie in den zwei Eingabefeldern das Versandda-tum und die Versandzeit bestimmen (Abb. 9).

� Ablauf der NachrichtDefinieren Sie, bis zu welchem Zeitpunkt IhreNachricht gültig sein soll. Bei Erreichen diesesZeitpunktes wird der zugehörige Eintrag ausdem Archive „Versand” entfernt. Beim inter-nen Faxversand wird die Nachricht sowohlbei Ihnen als auch beim Empfänger gelöscht,sofern das Fax schon zugestellt wurde. Die-ser Ablauftermin bleibt auch für Nachrichtenerhalten, die nach Versand bzw. Empfang inandere Archives kopiert, verschoben oderautomatisch verteilt worden sind.

� GültigkeitDer Schalter »Gültigkeit« erlaubt Ihnen die Angabe einer Zeitspanne, die IhrFax gültig bleibt. Wenn Sie gleichzeitig einen Versandzeitpunkt bestimmt ha-ben, bezieht sich die Gültigkeitsdauer auf genau diesen Versandzeitpunkt.Wenn Sie also z.B. als Versandzeitpunkt den 15.5. um 15.00 Uhr eingegebenund die Gültigkeitsdauer auf 12 Stunden gesetzt haben, dann wird versucht,die Nachricht bis zum 16.5. um 3.00 Uhr zu versenden. Wenn sie bis dahinnicht versendet werden konnte, wird sie aus dem Archive „Versand” gelöscht.

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3.1 Telefax

Abb. 9: Registerkarte „Allgemein”

Die Schalter »Ablauf der Nachricht« und »Gültigkeit« schließen sich gegensei-tig aus, d.h., Sie können nicht beide Optionen gleichzeitig aktivieren.

Die Optionen »Antworten an«, »Priorität«, »Wertung«, »Verteilerliste einfü-gen«und »Visitenkarte« werden für eMail-Nachrichten genutzt.

� Nachricht im Wartezustand belassenWenn Sie den Schalter aktivieren, wird Ihr Fax im Archive „Versand” solange imWartezustand gehalten, bis Sie es manuell zum Versand freigeben. Das errei-chen Sie, indem Sie die Nachricht in der Eintragsliste anklicken und anschlie-ßend aus der Funktionsleiste »Wartezustand aufheben« auswählen.

� Nachrichten Optionen vor dem Versenden anzeigenMit Aktivieren des Schalters wird Ihnen dieses Fenster „Nachrichten Optionen”vor dem Versand jeder Nachricht angezeigt.

Alle Optionen und Funktionen, die Sie mit Hilfe der Symbole einstellen kön-nen, sind in der Menüleiste auch über die Pull-Down-Menüs erreichbar.Dort ist zusätzlich der entsprechende Hotkey angegeben. Ein komplette Lis-te der Hotkeys finden Sie im Anhang des Buches.

Registerkarte „Erweitert”

Die Optionen »Als Einschreiben versenden« und »Message Tracking« werdenfür eMail-Nachrichten genutzt.

� Rückmeldung per BroadcastBei Aktivierung des Schalters bekommen Sieüber eine Netzwerk-Broadcast eine Rück-meldung über den Versandstatus der Nach-richt. Sie können aus der Liste wählen, beiwelchem Ereignis Sie benachrichtigt werdenmöchten. »Nur bei Abschlussstatus« bedeu-tet, dass Sie benachrichtigt werden, wennder Versandauftrag abgeschlossen wurde,d.h., entweder wurde die Nachricht ord-nungsgemäß verschickt oder es trat ein Feh-ler auf und die Nachricht konnte endgültignicht versendet werden. Die Einstellung »Je-den Versuch melden« sendet Ihnen immer dann eine Rückmeldung, wennmit Ihrer Nachricht irgendetwas geschieht.

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Abb. 10: Registerkarte „Erweitert”

Das schließt sowohl Fehlversuche und Wahlwiederholungen als auch erfolg-reiche Versuche ein.

� Nur bei einem Fehler meldenDie Option »Nur bei einem Fehler melden« benachrichtigt Sie ausschließlichdann, wenn ein Fehler auftritt. Wenn Sie »Nur bei Fehler und Abschluss« aus-wählen, werden Sie sowohl bei Versandfehlern als auch beim Abschluss desVersendens (erfolgreich oder nicht erfolgreich) informiert.

� Ziel-ArchiveBei »Ziel-Archive« können Sie einen Ordner im Tobit Archive System(-> Glossar) auswählen, in den eine Kopie der Nachricht gleichzeitig mit

dem Versenden gespeichert wird. Wenn Sie auf das nebenstehende Symbol kli-cken, öffnet sich ein Dialogfenster mit den verfügbaren Archives. Wählen Sieeins aus und bestätigen Sie mit »OK« .

� Keine WahlwiederholungDer Schalter verhindert, dass bei einem Fehlversuch, Ihr Fax zu versenden, derSendeversuch wiederholt wird.

� Nur AusdruckKlicken Sie »Nur Ausdruck« an, so wird Ihr Fax lediglich ausgedruckt und da-nach als Kopie in das Ausgangsbuch gelegt.

Registerkarte „Sicherheit”

Die Schalter der Registerkarte „Sicherheit” sind ausschließlich für eMail-Nach-richten vorgesehen.

Weiter mit den Symbolen des Nachrichten Editors:

� DruckenNach einem Klick auf das Symbol erscheint das »Drucken«-Menü und Sie kön-nen Ihr Fax vor dem Versenden auf einem Drucker ausgeben.

� Textbaustein einfügenDiese Funktion erlaubt es Ihnen, vordefinierte Textabschnitte in Ihren Texteinzufügen. Der Umgang mit Textbausteinen wird in Kapitel 4.2.7 ausführlichbehandelt.

� HilfeÖffnet die Hilfe des Nachrichten Editors.

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3.1 Telefax

� Datei AnhängenDiese Funktion erlaubt es Ihnen, eine Datei oder ein FaxBox-Dokument mit IhremFax gemeinsam zu versenden. Eine Datei kann allerdings nur dann angehängtwerden, wenn auch der Empfänger über die BinFax-Funktionalität verfügt. Fax-Box-Dokumente sind Faxseiten, die zum Abruf in der FaxBox bereitliegen. Nähe-re Informationen zu diesem Thema finden Sie in Kapitel 3.1.5 ab Seite 52.

� DeckblätterDurch Anwahl dieses Symbols setzen Sie an den Anfang Ihres Faxes ein Deck-blatt, das Sie aus einer Liste auswählen können (-> Kap. 3.1.6). Mit Aktivierungdes Schalters »Notiz auf dem Deckblatt« wird Ihr im Nachrichten Editor ge-schriebener Text direkt auf dem Deckblatt platziert.

� RundsendungBeim Klick auf dieses Symbol öffnet sich ein Dialogfenster mit einer Liste allerbereits ersellten Rundsendungen (-> Kap. 3.1.4).

� Immer im VordergrundIst diese Schaltfläche aktiviert, kann Ihr Nachrichten Editor nicht mehr durch einanderes Windows-Fenster überdeckt werden, sondern befindet sich immer imVordergrund.

� Rand einstellenDieser Schalter führt beim Erreichen des Zeilenendes einen Umbruch durch. Eswird im Nachrichtenfenster eine vertikale Begrenzungslinie eingeblendet. DieZeilenlänge kann im Nachrichten Editor unter »Optionen -> Einstellungen« imFeld »Maximale Zeilenlänge« eingetragen werden. Dort können Sie auch mitdem Schalter »Als Linie anzeigen« eine Begrenzungslinie ein- oder ausblenden.

� RückgängigJeder Mausklick auf dieses Symbol macht einen weiteren Arbeitsschritt, den Sievorgenommen haben, wieder rückgängig.

� WiederherstellenJeder Mausklick auf dieses Symbol stellt einen Arbeitsschritt, den Sie mit derFunktion »Rückgängig« gemacht haben, wieder her.

Die übrigen Symbole der Symbolleiste werden für den Nachrichtenversand pereMail benötigt.

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Faxversand aus WinWord, Word Perfect & Co.

Wie zu Beginn dieses Kapitels bereits erwähnt, können Sie alternativ zum TobitInfoCenter jede andere Textverarbeitung zum Erstellen Ihrer Faxe verwenden.Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

�Erstellen Sie in Ihrem Textprogramm ein neues Dokument und geben Sie denFaxtext ein. Sie können Linien, Grafiken, Fotos und sonstige Stilmittel zur Ge-staltung verwenden.

�Um Ihr Fax zu versenden, klicken Sie auf »Datei -> Drucken« und wählen alsDruckertreiber „Tobit FaxWare”. Es erscheint das Dialogfenster „Nachrichtversenden”.

�Geben Sie Faxnummer(n) und Betreff in die entsprechenden Felder ein. TragenSie bei Bedarf weitere Daten in die folgenden Felder ein:

� AnsprechpartnerDas Feld »Ansprechpartner« kann in Ihrem Fax durch folgende Zeichenketteausgelesen werden:@@GET JOB_CONTACT@@Das bedeutet: An der Stelle in Ihrem Fax, an der Sie diesen Befehl einfügen, wirdbei der Faxerstellung der Eintrag aus dem Feld »Ansprechpartner« eingetragen.

� Speichern im Adress-ArchiveWenn Sie die eingetragene Faxnummer in Ihrem Adressbuch speichern möch-ten, geben Sie dem Eintrag einen Namen und wählen Sie nach einem Maus-klick auf die Schaltfläche »Buch« Ihr Adressverzeichnis aus.

� DeckblattSie können hier ein vordefiniertes Deckblatt auswählen. Es wird als zusätzlicheSeite vor das eigentliche Fax geschaltet. Wenn Sie den Schalter „Notiz auf demDeckblatt" aktivieren, können Sie direkt auf dieses Deckblatt eine Notiz schrei-ben. Klicken Sie dazu auf das Symbol neben „Notiz auf dem Deckblatt“, umdas Fenster „Zusätze“ zu öffnen, und geben Sie Ihren Text ein. Mit einem Klickauf »Senden« wird das Fenster geschlossen. Diese Funktion ist z.B. für Kurzmit-teilungen gut geeignet.

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3.1 Telefax

� Warten/Warten aufhebenWenn Sie den Schalter „Warten“ auswählen, wird Ihr Fax mit dem Status „War-tend“ in das Auftragsbuch gestellt. Sie können die Nachricht vor dem Versandalso noch einmal überprüfen. Um endgültig versendet zu werden, muss sie ma-nuell freigegeben werden. Klicken Sie dazu das nebenstehende Symbol in derSymbolleiste an und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit »OK«.

� ZustellungWählen Sie aus der Liste eine Option für die Zustellung aus.

� FormularlayoutBeim Versand von Telefaxen können Sie vordefinierte Formularlayouts auswäh-len. Ein Formular kann z.B. ein Firmenlogo sein, das als Grafik unter Ihren Textgelegt wird

In der Symbolleiste finden Sie folgende Funktionen:

SendenDurch einen Mausklick auf »Senden« wird Ihr Fax in das Archive „Versand” ge-stellt und sofort oder zum eingestellten Zeitpunkt versendet (s. weiter unten„Termin”). Solange es noch nicht versendet wurde, können Sie Ihr Fax beliebigoft öffnen und verändern. Allerdings müssen Sie es nach einer Änderung er-

neut versenden. Nach einem Mausklick auf das nebenstehende Symbolim Image Edior öffnet sich noch einmal das Dialogfenster „Nachricht ver-

senden” und Sie müssen erneut die Faxnummer(n) eintragen. Nach dem Ver-sand wird eine Kopie des Faxes im Ausgangsbuch abgelegt. So können Sie je-derzeit überprüfen, was Sie wann an wen gesendet haben.

BearbeitenEin Klick auf dieses Symbol öffnet den Image Editor. Dieser gibt Ihnen weiteregrafische Gestaltungsmöglichkeiten für Ihr Fax. Auch den im vorigen Absatzbeschriebenen @@-Befehl können Sie dort eintragen. Der Image Editor wird inKapitel 3.1.3 ausführlich beschrieben.

KombinierenMit dieser Funktion lassen sich mehrere Dokumente (Faxe) in einem Auftrag aneine Faxnummer senden, d.h., sie werden kombiniert. Nach Anklicken desSymbols werden Sie gefragt, ob Sie ein weiteres Dokument mit dem gerade be-arbeiteten Fax kombinieren möchten. Wenn Sie mit »Ja« antworten, öffnetsich ein Fenster, in dem Sie ein weiteres Dokument auswählen können. Daskann nun z.B. eine Tabelle oder eine Grafik sein. So ist es ohne weiteres mög-lich, verschiedene Arten von Dokumenten als mehrere Seiten eines gemeinsa-men Faxes zu versenden.

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� LänderDieses Symbol ruft eine Liste von Ländervorwahlen auf.

� TerminVergeben Sie einen Termin, an dem die Nachricht versendet werden soll. Bis zudiesem Zeitpunkt steht die Nachricht im Versandbuch.

� ZusätzeRuft das Fenster „Zusätze“ auf, in das Sie eine Notiz für das Deckblatt eintra-gen können.

� KurzwahlTragen Sie häufig verwendete Adressen im »Kurzwahl-Verzeichnis« ein. WennSie einen Kurzwahleintrag auswählen, wird die Nachricht sofort versendet.

� Neue KurzwahlErlaubt Ihnen das Anlegen eines neuen Kurzwahl-Eintrags.

3.1.2 Fax empfangenFaxnachrichten, die für Sie eintreffen, landen automatisch in Ihrem Eingangs-buch, sofern Sie in Ihrem Tobit InfoCenter keine Verteilregeln definiert haben,die das Fax weiterleiten. Das Thema „Nachrichten verteilen” wird in Kap. 4.2.4ab Seite 106 behandelt.

Um ins Eingangsbuch zu wechseln, klicken Sie auf das Symbol »Eingang« inder Hauptsymbolleiste oder auf das entsprechende Archive im Archive-Baum.In der Eintragsliste sehen Sie nun alle für Sie eingegangenen Nachrichten. EinFax erkennen Sie am entsprechenden Symbol ganz links als erstes Zeichen einerZeile. Mit einem Klick markieren Sie die Zeile und sehen im Vorschau-Bereichdie einzelnen Seiten des Faxes stark verkleinert. Ein Klick auf eine Seite öffnetdiese direkt im Image Editor.

Welche Möglichkeiten Ihnen zum Lesen und Bearbeiten eines Faxes zurVerfügung stehen, wird ausführlich im nächsten Kapitel beschrieben.

Weiterleiten oder Beantworten von empfangenen FaxnachrichtenWenn sie ein Fax unverändert an einen weiteren Empfänger schicken wollen,so klicken Sie die Nachricht einfach mit der rechten Maustaste an und wählenaus dem Menü »Erneut versenden«. Es erscheint das schon bekannte Dialog-fenster „Nachricht versenden”. Tragen Sie die Faxnummer in das Adressfeldein und klicken Sie auf »Senden«, so wird Ihr Fax weitergesendet.

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3.1 Telefax

Mit dem Tobit InfoCenter besteht auch die Möglichkeit, Kommentare in einempfangenes Fax zu schreiben und danach zurück- oder weiterzusenden.Dazu doppelklicken Sie die Faxnachricht, um sie im Image Editor zu öffnen.Schreiben oder zeichnen Sie nun in das Fax und klicken dann auf das Symbol»Fax versenden« oder »Fax zurücksenden« und geben die Faxnummer desEmpfängers ein. Klicken Sie auf »Senden«, um das Fax abzuschicken.

Welche Möglichkeiten Ihnen zum Verändern eines empfangenen Faxes im Ein-zelnen zur Verfügung stehen, lesen Sie im folgenden Kapitel 3.1.3.

Drucken von FaxnachrichtenUm ein Fax auszudrucken, markieren Sie die Nachricht im Nachrichtenfensterund klicken in der Symbolleiste auf das Symbol „Drucken” oder wählen Sie ausder Menüleiste »Datei -> Drucken«. Im folgenden Fenster machen Sie die fürIhren Drucker nötigen Einstellungen und klicken dann auf »Drucken«. WennSie in einem empfangenen Fax Änderungen oder Ergänzungen gemacht ha-ben, müssen Sie den Weg über den Tobit Image Editor wählen, damit diese Än-derungen ebenfalls gedruckt werden (-> Kap. 3.1.3, S. 44).

Löschen von FaxnachrichtenUm eine Nachricht zu löschen, haben Sie drei Möglichkeiten. Markieren Sie dieNachricht, die Sie löschen möchten, und drücken die Taste [ENTF] auf Ihrer Ta-statur. Oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht und wäh-len »Löschen«. Oder markieren Sie die Nachricht und klicken auf das Symbol»Löschen« in der Symbolleiste.

3.1.3 Tobit Image EditorIn Kapitel 3.1.2 haben Sie den Image Editor dazu benutzt, Ihre Faxnachrichtenzu lesen und Optionen zur besseren Lesbarkeit einzustellen. Die Möglichkeitengehen jedoch weit darüber hinaus. Der Image Editor verfügt über einen ganzenWerkzeugkasten von Funktionen zum Bearbeiten eines Faxes (Abb. 11).

Dabei brauchen Sie keine Sorgen um das Originaldokument zu haben. Alle Än-derungen (Zeichnungen, Anmerkungen, Befehle) können nach Bedarf ein-oder ausgeblendet werden (»Bearbeiten -> Anmerkungen«). Zum Löschenwählen Sie das Symbol „Objekte selektieren” aus der Symbolleiste und markie-ren das Objekt, das Sie löschen möchten. Drücken Sie anschließend die Taste[ENTF]. Wenn Sie beim Markieren die [STRG]-Taste gedrückt halten, können Sienacheinander mehrere Objekte auswähen. Wenn Sie die linke Maustaste ge-drückt halten, können Sie einen Auswahlrahmen um die gewünschten Objekteziehen, die dann beim Loslassen der Maustaste markiert werden.

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Sie können das Fax dann wahlweise mit Ihren Anmerkungen versenden oderohne sie. Auch für das Ausfüllen von Formularen, die Sie anschließend wiederan den Absender zurücksenden, bietet sich der Editor an. Beachten Sie, dassdiese Änderungen nur dann mitversendet werden, wenn Sie das Fax direkt

aus dem Tobit Image Editor verschicken.Das gilt ebenso für das Drucken. Wenn Siedas Fax aus der Eintragsliste versenden oderdrucken (-> S. 44), wird nur das Orginaldo-kument ohne Ihre Ergänzungen versendetoder gedruckt.

Es werden nun nacheinander die Symboleund Funktionen des Image Editors beschrie-ben. Wenn die in Abbildung 11 gezeigteAnordnung der Symbolleisten nicht mit derAnordnung in Ihrem Image Editor überein-stimmt, können Sie die Leisten durch „An-

fassen” zwischen den Symbolen und gleichzeitiges Verschieben mit der Mauseinfach an eine andere Position ziehen.

Symbolleiste „Datei”� BeendenDieses Symbol beendet den Image Editor. Sollten Ihre Änderungen im Doku-ment noch nicht gespeichert sein, geschieht das automatisch.

� ÖffnenEs öffnet sich ein Auswahlfenster, in dem Sie den Pfad und den Namen der Da-tei eingeben oder auswählen können, die Sie lesen oder bearbeiten möchten.

� SchließenDas geöffnete Dokument wird gespeichert und geschlossen.

� Ausschnitt in die Zwischenablage kopierenDer gerade markierte Text oder das Objekt wird in die Windows-Zwischenablagekopiert, um an anderer Stelle wieder eingefügt werden zu können.

� DruckenDas Drucken-Dialogfeld wird geöffnet und Sie können verschiedene Optionenfür den Ausdruck einstellen.

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3.1 Telefax

Abb. 11: Der Image Editor

� Letztes Element löschenEin Klick auf dieses Symbol löscht das letzte von Ihnen erstelle Objekt.

� Deckblatt erstellenDas im Moment von Ihnen bearbeitete Dokument können Sie als Deckblatt fürzukünftige Faxnachrichten speichern. Nach Anklicken des Symbols öffnet sichein Dialogfenster, in das Sie einen Dateinamen und eine Beschreibung für dasDeckblatt eingeben können. Ab sofort steht im Nachrichten Editor Ihr neu er-stelltes Deckblatt zur Verfügung.

� Fax versendenDas gerade bearbeitete Dokument können Sie direkt als Fax versenden. WennSie das Symbol »Fax versenden« anklicken, öffnet sich das Dialogfenster „Nach-richt versenden” mit den in Kapitel 3.1.1 ausführlich beschriebenen Optionen.

� Fax zurücksendenMit dieser Funktion können Sie ein empfangenes und von Ihnen bearbeitetesDokument direkt an den Absender zurücksenden.

� Vorhergehende Seite/Nachfolgende SeiteMit diesen zwei Symbolen blättern sie bei mehrseitigen Faxdokumenten jeweilseine Seite vor oder zurück.

� Vorhergehende Nachricht/Nachfolgende NachrichtWenn mehr als eine Faxnachricht in der Eintragsliste angezeigt wird, könnenSie mit diesen Symbolen eine Nachricht vorwärts bzw. rückwärts springen.

� Kommentar bearbeitenSie können mit dieser Funktion einen Kommentar eingeben, der Ihnen späternähere Informationen zum Dokument gibt.

Symbolleiste „Werkzeuge”� Bild verschiebenNach einem Klick auf dieses Symbol verwandelt sich der Mauszeiger in ein Pfeil-kreuz und Sie können das Dokument bei gedrückter linker Maustaste „fassen”und in alle Richtungen verschieben.

� Objekte selektierenMit dieser Funktion lassen sich von Ihnen vorher erstellte Objekte auswählenund verschieben. Der Mauszeiger verwandelt sich dabei in eine Hand.

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� TexteingabeSie können nun an einer beliebigen Stelle den Cursor platzieren und Text einfü-gen.

� Bildausschnitt markierenZiehen Sie mit gedrückter linker Maustaste einen Rahmen um einen Bildaus-schnitt, um ihn zu markieren.

� Geraden zeichnenNach Auswahl dieser Funktion können Sie gerade Linien zeichnen, indem Siedie Maus bei gedrückter linker Maustaste über den Bildschirm ziehen.

� Linien zeichnenEs wird eine Freihandlinie gezeichnet, wenn Sie die Maus bei gedrückter linkerMaustaste über den Bildschirm ziehen.

� Rechtecke zeichnenWenn Sie die linke Maustaste gedrückt halten und die Maus über den Bild-schirm führen, wird ein mit der aktuellen Farbe gefülltes Rechteck aufgezogen.

� Rahmen zeichnenWenn Sie die linke Maustaste gedrückt halten und die Maus über den Bild-schirm führen, wird ein Rahmen aufgezogen.

� RadiergummiWenn Sie dieses Symbol ausgewählt haben, können Sie in Ihrem Fax Bildele-mente ganz oder teilweise „ausradieren”.

� Stempel auswählenEinige vorgefertigte Symbole werden mit dieser Funktion wie mit einem Stem-pel auf das Fax gezeichnet.

� Selektion in den Vordergrund holenWenn sich von Ihnen gezeichnete Objekte (Rechteck, Rahmen, Text, usw.)überlagern, kann das ausgewählte Objekt in den Vordergrund geholt werden,so dass es andere Objekte überdeckt.

� Selektion in den Hintergrund legenWenn sich von Ihnen gezeichnete Objekte überlagern, kann das ausgewählteObjekt in den Hintergrund gelegt werden, so dass es von anderen Objektenüberdeckt wird.

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3.1 Telefax

� Farbe auswählenEs öffnet sich das Dialogfenster „Farbe wählen”, in dem Sie verschiedene Far-ben zum Zeichnen Ihrer Objekte auswählen können. Wenn Sie die Farben Rot,Grün, Blau oder Türkis als Objektfarbe auswählen, können Sie zusätzlich dieSchalter »Auf Schwarz zeichnen« und »Auf Weiß zeichnen« auswählen. Dasbedeutet, das Objekt wird nur dort gezeichnet, wo der Hintergrund schwarzbzw. weiß ist.

� Formatvorlage wählenEs öffnet sich eine Liste, aus der Sie (falls eingerichtet) verschiedene Formatvor-lagen für die Bearbeitung des Faxes auswählen können.

Symbolleiste „Ansicht”� Einstellungen gelten für alle DokumenteDie Aktivierung dieses Symbols bewirkt, dass alle aktuellen Einstellungen ab so-fort für alle Dokumente bzw. weitere Seiten übernommen werden. Diese Ein-stellungen gelten beim nächsten Öffnen eines Dokumentes als Grundeinstel-lungen.

� Anmerkungen hervorhebenMit diesem Schalter lassen sich alle von Ihnen im Dokument eingetragenen Än-derungen hervorheben. Alle ursprünglich im Fax enthaltenen Elemente werdenblass dargestellt.

� ZoomMit dieser Auswahl lässt sich die gerade angezeigte Fax auf feste Werte skalie-ren. Probieren Sie einfach einmal aus, welche Einstellung für Sie am günstigs-ten ist.

� VergrößernEin Klick auf dieses Symbol vergrößert die aktuelle Seite in fest definiertenSprüngen bis auf 400%.

� VerkleinernEin Klick auf dieses Symbol verkleinert die aktuelle Seite in fest definiertenSprüngen bis auf 12 %.

� Auf Seitenbreite anpassenDas Symbol vergrößert oder verkleinert die aktuelle Seite auf die Breite IhresBildschirmfensters.

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� Auf Seitenhöhe anpassenDas Symbol vergrößert oder verkleinert die aktuelle Seite auf die Höhe IhresBildschirmfensters.

� OrginalpositionWenn Sie Ihr Fax mit einem der beiden folgenden Symbole nach links oder rechtsgedreht haben, so bringt dieses Symbol Ihr Fax wieder in die Orginalposition.

� 90° nach links drehenMit jedem Klick auf dieses Symbol drehen Sie Ihr Fax um 90° nach links.

� 90° nach rechts drehenMit jedem Klick auf dieses Symbol drehen Sie Ihr Fax um 90° nach rechts.

� NormalWenn Sie mit einem der beiden folgenden Symbole Ihr Fax heller oder dunklereingestellt haben, so stellen Sie mit diesem Symbol den Standard wieder her.

� HellerJeder Klick auf dieses Symbol hellt Ihr Fax um eine Stufe auf.

� DunklerJeder Klick auf dieses Symbol dunkelt Ihr Fax um eine Stufe ab.

Unterschrift einfügenUm Ihrem Fax eine persönliche Note zu geben ist es oft wünschenswert, eineUnterschrift unter das Fax setzen zu können. Das erreichen Sie ganz einfachdurch Hinzufügen einer Steueranweisung im Tobit Image Editor. Dazu wählenSie zunächst das Textbearbeitungs-Werkzeug und setzen die Schreibmarke andie Stelle, an der später die Unterschrift erscheinen soll. Schreiben Sie nun fol-gende Steueranweisung:

@@Unterschrift@@

Beim Konvertieren in das Faxformat wird dann an der Stelle Ihre Unterschrifteingefügt. Voraussetzung für diese Funktion ist, dass Ihre Unterschrift einmaleingescannt und für Sie an der entsprechenden Stelle im Archive-Baum abge-legt wurde.

Über entsprechende DvISE-Befehle (@@-Befehle) können Sie beim Faxver-sand eine Vielzahl von Aktionen auslösen. Nähere Informationen erhalten Sievon Ihrem Administrator oder aus dem DvISE-Systemhandbuch (-> Kap. 15).

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3.1 Telefax

3.1.4 Fax-Rundsendung und SerienfaxMit Rundsendung bezeichnen wir Nachrichten, die mit gleichem Inhalt an meh-rere Empfänger verschickt werden. Der Unterschied zu einem Serienfax bestehtdarin, dass das Serienfax zusätzlich individuelle Angaben enthält, wie zum Bei-spiel eine persönliche Anrede.

Eine Rundsendung oder ein Serienfax wird zunächst genauso erstellt wie einnormales Fax. Wenn Sie mit dem Anfertigen eines normalen Faxes noch nichtvertraut sind, lesen Sie Kapitel 3.1.1.

Fax-Rundsendung

�Erstellen Sie mit dem Nachrichten Editor Ihres Tobit InfoCenters Ihr Fax odernutzen Sie dazu Ihre Textverarbeitung.

�Wählen Sie anschließend unter »Datei -> Drucken« als Druckertreiber „TobitFaxWare” und klicken anschließend auf »OK«.

�Sie können nun in das Feld rechts neben »An« die Faxnummern aller Empfän-ger durch Komma getrennt eingeben. Wenn Sie die Empfänger schon imAdressbuch gespeichert haben, wählen Sie über die Auswahlliste »Sende Servi-ce« den Dokumententyp „Fax” und öffnen Sie das Adressbuch mit einem Klickauf das Karteikartensymbol neben »An« (Abb. 12).

�Wählen Sie nacheinander die gewünschten Empfänger aus und klicken auf»An«, um sie in die Liste „Ausgewählt” zu übertragen. Um nicht alle Einträgeeinzeln auswählen zu müssen, drücken und halten Sie die [STRG]-Taste auf IhrerTastatur und wählen gleich-zeitig mit dem Mauszeigerdie gewünschten Adressa-ten aus. Wenn Sie mehreredirekt untereinander liegen-de Einträge auswählenmöchten, markieren Sie denobersten Eintrag und beigedrückter [Shift]-Taste denuntersten Eintrag. Die da-zwischenliegenden Emp-fänger werden markiert und mit einem Klick auf »An« in die Liste „Ausgewählt”übertragen. Sie können die [Strg]- und [Shift]-Taste auch kombinieren.

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Abb. 12: Adressbuch

Wenn Sie die Adressen bereits in einer Adressbuchgruppe zusammengefassthaben, wechseln Sie in das entsprechende Archive, wählen Sie alle Einträge ausund klicken auf »An«. Nähere Informationen zu Adressbuchgruppen lesen Siein Kapitel 4.3.5 ab S. 121.

�Um die Auswahl eines Empfängers rückgängig zu machen, markieren Sie ihn inder Liste „Ausgewählt” und klicken auf den „Pfeil nach links”.

�Wenn alle Empfänger ausgewählt sind, wird nach einem Klick auf die Schaltflä-che »Übernehmen« in der Symbolleiste das Adressbuch geschlossen und Siegelangen zurück in den Nachrichten Editor.

Die anderen Symbole im Adressbuch haben folgende Bedeutungen:

� AdressbücherÜber das Listenfeld sind vier Kategorien von Adressbüchern wählbar:

InternDieses Adressbuch dient dem internen Nachrichtenversand. Es werden

alle im lokalen Netzwerk eingerichteten Benutzer angezeigt.

AllgemeinDer Inhalt des Verzeichnisses »Archives – Adressen« wird angezeigt. Hier

können je nach Zugangsrechten von allen Nutzern im Netzwerk Adresseinträge

angelegt werden, die dann auch allen zur Verfügung stehen.

PersönlichHier finden Ihre persönlichen Adresseinträge Platz.

FavoritenUm schnell auf häufig genutzte Adressen zuzugreifen, können Sie sich

ein Favoritenverzeichnis einrichten (-> S. 52). Dieses Favoritenverzeichnis wirdangezeigt, wenn Sie das Symbol »Favoriten« auswählen.

� AdressbuchgruppenVerschiedene Empfänger können zu Gruppen zusammengefasst werden. Dasist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn Rundsendungen immer wieder an die glei-che Personengruppe versendet werden. So müssen Sie dann nur noch dieGruppe auswählen und können niemanden aus Versehen vergessen. Nähereszu Adressbuchgruppen lesen Sie in Kapitel 4.3.5 ab121.

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3.1 Telefax

� Übergeordnetes ArchiveEs wird in das nächsthöhere Verzeichnis gewechselt, sofern vorhanden.

� KategorienEine Liste von Kategorien wird angezeigt. Je nachdem, welche Kategorien aktivsind, werden die Einträge des ausgewählten Adressbuchs entsprechend gefil-tert. Standardmäßig sind alle Kategorien ausgewählt.

� Neuen Eintrag anlegenEs öffnet sich das Fenster „Neue Adresse”. Nun können Sie eine Person neu ineins der Adressbücher aufnehmen. Je nachdem, welches der drei Symbole„Lokale Benutzer”, „Öffentliches Adressbuch” oder „Persönliches Adress-buch” Sie ausgewählt haben, wird Ihr neuer Eintrag im entsprechenden Ar-chive abgespeichert.

� EigenschaftenDer ausgewählte Adresseintrag wird angezeigt und Sie können Änderungenoder Ergänzungen vornehmen.

� LöschenDer markierte Adresseintrag wird gelöscht, wenn Sie die anschließende Sicher-heitsabfrage mit »Ja« bestätigen.

� Zu Favoriten hinzufügenDieses Symbol wird aktiv, wenn im Fenster „Verfügbar” eine Adresse ausge-wählt wurde. In diesem Fall kann der Adresseintrag direkt in die Favoritenlisteübernommen werden.

Serienfax

Zur Erstellung eines Serienfaxes ist grundsätzlich jedes Textverarbeitungspro-gramm geeignet, das über eine Serienbrieffunktion verfügt. Wenn Sie also inIhrer Textverarbeitung schon einmal einen Serienbrief erstellt haben, wird Ih-nen das Erstellen eines Serienfaxes keine Schwierigkeiten bereiten. Der einzigeUnterschied zum Serienbrief ist das Ausgabemedium. Genau so, wie Sie denSerienbrief auf einem Drucker ausgeben, wird Ihr Serienfax mit dem Tobit-Fax-Ware-Treiber „gedruckt”. Aber der Reihe nach.

�Erstellen Sie wie gewohnt in Ihrer Textverarbeitung ein Serienbrief-Dokument.Wie das im Einzelnen funktioniert, entnehmen Sie dem Handbuch oder der On-linehilfe Ihrer Textverarbeitung.

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�Zusätzlich fügen Sie in Ihr Dokument an beliebiger Stelle jeweils in einer eige-nen Zeile die folgenden Steuerbefehle ein, die vom Tobit InfoCenter beim Fax-versand ausgewertet werden:

@@SERIENFAX@@@@NUMMER <Datenfeld-Fax>@@

An Stelle von <Datenfeld-Fax> tragen Sie aus Ihrer Serienbrief-Steuerdatei (Da-tenquelle) die Feldbezeichnung ein, die die Faxnummer repräsentiert. DieseFeldbezeichnung wird beim Erstellen des Serienfaxes durch die Faxnummer desentsprechenden Datensatzes ersetzt.

�Klicken Sie nun auf »Datei -> Drucken« und wählen aus der Liste den Drucker„Tobit FaxWare” aus.

�Bestätigen Sie das Dialogfeld mit »OK« und Ihr Fax wird an alle eingetragenenEmpfänger versendet. Die Steuerzeichen in Ihrem Dokument werden beim Ver-sand durch die Daten aus der Steuerdatei ersetzt.

3.1.5 Faxabrufsysteme„Fax Polling”, „Fax-on-Demand” und „FaxBack” werden als Faxabrufsystemebezeichnet (-> Glossar). Das bedeutet, dass derFaxempfänger von sich aus eineTelefonverbindung aufbaut, um ein Faxdokument zu übertragen. Deshalb ent-stehen die Verbindungskosten beim Empfänger (bei FaxBack zusätzlich auchbeim Sender). Die Systeme leisten in etwa das Gleiche und unterscheiden sichfür den Empfänger lediglich in der Handhabung.

Beim Fax Polling liegt ein Dokument unter einer Faxnummer bereit, die derEmpfänger anwählt, worauf die Übertragung beginnt. Bei Fax-on-Demand lie-gen mehrere Dokumente unter einer Faxnummer zum Abruf bereit, die über ei-nen Dialog per DTMF-Tonwahlverfahren (-> Glossar) vom Empfänger ausge-wählt werden können. Beim FaxBack-System fordert der Empfänger einFaxdokument an, die Verbindung wird unterbrochen und vom Faxsender er-neut aufgebaut. Dann wird das angeforderte Dokument übertragen.

Dokumente für den Abruf zur Verfügung stellen

Erstellen Sie wie in Kapitel 3.1.1 beschrieben im Tobit InfoCenter oder IhrerTextverarbeitung das Faxdokument, das Sie zum Abruf bereitstellen möchten.

Tragen Sie an einer beliebigen Stelle im Text (am günstigsten am Anfang oderam Ende) die folgende Zeile ein:

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3.2 eMail

@@FBCREATE Dokumentennummer, Dokumententitel@@Für »Dokumentennummer« setzen Sie die Nummer ein, unter der Ihr Fax abge-rufen werden kann (max. 8 Stellen). Unter »Dokumententitel« geben Sie einenNamen für das Dokument ein (max. 30 Stellen).

Klicken Sie nun – wenn Sie das Dokument mit dem Tobit InfoCenter erstellt ha-ben – auf »Senden«, so wird das Dokument im Archive „FaxBox” abgelegt undsteht ab sofort unter der von Ihnen eingetragenen Dokumentennummer zumAbruf bereit. Wenn Sie Ihre Textverarbeitung nutzen, klicken Sie auf »Datei-> Drucken« und wählen den Drucker „Tobit FaxWare” aus. Wenn Sie nun»OK« anklicken, wird das Dokument in »Archive – Faxbox« hinterlegt.

Dokumente mit dem Tobit InfoCenter abrufen

Sie können mit Ihrem Tobit InfoCenter nicht nur Faxdokumente bereitstellen,sondern auch bereitgestellte Dokumente abrufen. Dazu wurde bereits ein For-mular installiert, welches Sie lediglich ausfüllen und absenden müssen.

Öffnen Sie mit einem Klick auf das Formular-Symbol in der Funktionsleiste dasMenü und wählen Sie »Fax Polling«. Füllen Sie die Felder aus und bestätigen Siemit »OK«. Die Faxnummer wird angewählt und das Dokument übertragen.

3.2 eMailDer Nachrichtenaustausch per Electronic Mail (elektronische Post) ist auf dembesten Wege, das Fax als Kommunikationsmedium abzulösen. In diesem Kapi-tel erfahren Sie, wie Sie mit Ihrem Tobit InfoCenter einfach und schnell eMailserstellen, verschicken und empfangen können. Dabei ist es völlig unerheblich,ob Ihr Kommunikationspartner am anderen Ende der Welt oder im Büro ne-benan sitzt. eMails eignen sich ganz hervorragend sowohl für den weltweitenals auch für den bürointernen Nachrichtenaustausch.

3.2.1 eMail erstellen und versendenSchritt für Schritt erfahren Sie nun, wie Sie eine eMail erstellen und versenden.Gehen Sie folgendermaßen vor:

�Klicken Sie auf die Schaltfläche »Neu« in der Funktionsleiste. Alternativ wählenSie aus der Menüleiste »Datei -> Neu -> Nachricht« oder drücken auf Ihrer Ta-statur die Funktionstaste [F9]. Es öffnet sich der Nachrichten Editor (Abb. 13).

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�Tragen Sie in das Feld neben »An« die eMail-Adresse des Empfängers ein. DieFelder »Cc« und »Bcc« können weitere eMail-Empfänger aufnehmen, die inder Eintragsliste des jeweiligen Empfängers blau dargestellt werden.

»Cc« steht für „Carbon Copy” und bedeutet, dass eine einfache Kopie derNachricht an die in dem Feld eingetragenen Empfänger versendet wird. Hierwerden Personen eingetragen, an die eine Nachricht z.B. nur zur Kenntnisnahmegeschickt wird. Sowohl die Empfänger im Feld »An« als auch die Empfänger im

Feld »Cc« können erken-nen, an wen die Nachrichtzusätzlich verschickt wur-de. »Bcc« steht für „BlindCarbon Copy” und be-deutet, dass eine so ge-nannte verdeckte Kopiean die in dem Feld einge-tragenen Personen versen-det wird. Verdeckt des-halb, weil keiner derEmpfänger in den Feldern»An« und »Cc« erkennenkann, an wen die Nach-

richt als Blind Carbon Copy gegangen ist. Über den Menüpunkt »Ansicht« in derMenüleiste können Sie die Felder bei Bedarf ein- oder ausblenden.

Wenn Sie den Empfänger der eMail bereits in Ihrem Adressbuch gespeicherthaben, wählen Sie zunächst über das Symbol »Sende Service« den Dokumen-tentyp »eMail« und klicken dann auf das Karteikartensymbol neben »An«, umdas Adressbuch zu öffnen. Hier können Sie den Empfänger nun bequem aus-wählen. Es werden Ihnen nur die Namen angezeigt, an die Sie eine eMail sen-den können. Das sind natürlich die Personen, für die eine eMail-Adresse auf derAdresskarte eingetragen wurde.

�Wählen Sie einen oder mehrere Empfänger aus und schließen Sie das Fenster miteinem Mausklick auf das Symbol »Übernehmen«. Das Arbeiten mit Adressbü-chern wird in Kapitel 4.3.1 ab Seite 114 ausführlich beschrieben. Wenn Sie diegleiche Nachricht an mehrere Personen verschicken möchten, lesen Sie in Kapi-tel 3.2.3 ab Seite 73, wie Sie eine eMail-Rundsendung erstellen können.

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3.2 eMail

Abb. 13: Der Nachrichten Editor des Tobit InfoCenters

�Geben Sie Ihrer Nachricht im Feld »Betreff« einen Titel. Er gibt dem Empfängereinen Hinweis auf das Thema der Nachricht. Auch für Sie ist die Betreffzeile hilf-reich, wenn Sie eine versendete Nachricht später einmal suchen.Wenn Sie in das Betreff-Feld klicken und auf Ihrer Tastatur die Pfeiltaste nachunten bzw. nach oben drücken, werden nacheinander die von Ihnen bereitsfrüher einmal eingegebenen Betreffs angezeigt. Eine vollständige Liste dieserschon einmal eingegebenen Betreffs bekommen Sie, wenn Sie den kleinen Pfeilnach unten, ganz rechts neben dem Betreff-Feld, anklicken. Diese Funktionwird „History” genannt.

�Schreiben Sie Ihre Nachricht in das Textfeld. Dabei können Sie sich zur Zeilenbe-grenzung einen rechten Rand anzeigen lassen, wo der Text beim Schreibenumgebrochen wird. Als Standard ist ein Wert von 78 Zeichen eingestellt. Die-sen Wert können Sie verändern, indem Sie im Nachrichten Editor »Optionen-> Einstellungen« wählen und im folgenden Fenster im Feld »Maximale Zeilen-länge« den gewünschten Wert eingeben. In diesem Fenster können Sie zusätz-lich unter »Standard-Zeichensatz« eine Schriftart und eine Schriftgröße für Ih-ren Text wählen. Ist kein rechter Rand eingestellt, wird der Text am rechtenFensterrand umgebrochen.

Wenn Sie auf Ihrem Rechner Microsoft Office 2000 installiert haben, könnenSie im Nachrichten Editor des Tobit InfoCenters eine Rechtschreibprüfung nut-zen. Drücken Sie dazu die Tastenkombination [STRG]+R, um ein einzelnes Wortzu überprüfen, oder [STRG]+J, um den ganzen Text prüfen zu lassen.

�Klicken Sie auf das Symbol »Senden«, um die Nachricht zu verschicken. IhreeMail wird nun im Archive „Versand” abgelegt. Je nachdem, welche Einstel-lungen Sie unter „Nachrichten Optionen” (-> S. 55) vorgenommen haben,wird die Nachricht sofort, zu einem späteren Zeitpunkt oder erst durch manuel-le Freigabe verschickt. Solange sie noch nicht versendet wurde, können Sie dieNachricht beliebig oft öffnen und verändern. Nach dem Versand wird eine Ko-pie im Ausgangsbuch abgelegt. So können Sie jederzeit überprüfen, was Siewann an wen gesendet haben.

Im Folgenden sind die Funktionen und Symbole beschrieben, die Sie im Nach-richten Editor für Ihre eMail verwenden können:

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� SendenDie eMail wird in das Archive „Versand” verschoben und zum festgelegtenZeitpunkt versendet. Der Nachrichten Edior wird geschlossen.

� Dokument speichernEs öffnet sich ein Fenster, in dem Sie ein Archive auswählen können, in das SieIhre eMail abspeichern können.

� Sende ServiceHier können Sie den Typ Ihrer Nachricht (eMail, Fax, TMail, SMS) auswählen. ImNormalfall jedoch erkennt Ihr Tobit InfoCenter den Typ der Nachricht automa-tisch anhand der Informationen im Adressfeld »An«.

� Nachrichten OptionenIn diesem Fenster bestimmen Sie auf drei Registerkarten verschiedene Optio-nen für den Versand Ihrer eMail.

Registerkarte „Allgemein”

� VersandzeitpunktMit »Versandzeitpunkt« geben Sie einen genauen Zeitpunkt für den VersandIhrer Nachricht an. Aktivieren Sie den Schalter und Sie können in den zwei Ein-gabefeldern das Versanddatum und die Versandzeit bestimmen (Abb. 14).

� Ablauf der NachrichtZusätzlich haben Sie mit dem Schalter »Ab-lauf der Nachricht« die Möglichkeit, zu be-stimmen, bis zu welchem Zeitpunkt IhreNachricht gültig sein soll. Bei Erreichen diesesZeitpunktes wird der zugehörige Eintrag ausdem Archive „Versand” entfernt. Beim inter-nen Faxversand wird die betreffende Nach-richt sowohl bei Ihnen als auch beim Emp-fänger gelöscht, sofern das Fax schonzugestellt wurde. Dieser Ablauftermin bleibtauch für Nachrichten erhalten, die nach Ver-sand bzw. Empfang in andere Archives kopiert, verschoben oder automatischverteilt worden sind.

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3.2. eMail

Abb.14: Registerkarte „Allgemein”

� GültigkeitDer Schalter erlaubt Ihnen die Angabe einer Zeitspanne, die Ihre eMail gültigbleibt. Wenn Sie vorher einen Versandzeitpunkt bestimmt haben, bezieht sichdie Gültigkeitsdauer auf genau diesen Versandzeitpunkt. Wenn Sie also z.B. alsVersandzeitpunkt für eine eMail den 15.5. um 15.00 Uhr eingegeben habenund die Gültigkeitsdauer auf 12 Stunden gesetzt haben, dann wird versucht,die Nachricht bis zum 16.5. um 3.00 Uhr zu versenden. Wenn sie bis dahinnicht versendet werden konnte, wird sie aus dem Archive „Versand” gelöscht.Die Schalter »Ablauf der Nachricht« und »Gültigkeit« schließen sich gegensei-tig aus, d.h., Sie können nicht beide Optionen gleichzeitig aktivieren.

� Antworten anIn das Feld können Sie eine eMail-Adresse eintragen, an die eine Nachricht ge-sendet wird, wenn der Empfänger die „Antworten”-Funktion nutzt. Eine Ant-wort wird standardmäßig an Ihre Absende-Adresse geschickt, es sei denn, Siegeben in dieses Feld eine Alternativ-Adresse ein.

� PrioritätBei »Priorität« können Sie Ihrer Nachricht eine von drei Prioritätsstufen zuwei-sen, die dann in Ihrer Eintragsliste und auch beim Empfänger entsprechendfarbig dargestellt wird, wenn das eMail-Programm des Empfängers diese Op-tion unterstützt: rot für hohe Priorität, schwarz für normale Priorität, grau fürniedrige Priorität.

� WertungDie Schaltfläche erlaubt die Bewertung der markierten Nachricht. Entspre-chend des ausgewählten Wertes wird der Betreff der Nachricht in Ihrer Ein-tragsliste und beim Empfänger grün (gut), rot (schlecht) oder schwarz (normal)dargestellt. Diese Funktion zeigt nur dann Wirkung beim Empfänger, wenndieser ebenfalls über das Tobit InfoCenter verfügt.

� Verteilerliste einfügenWenn Sie den Schalter »Verteilerliste einfügen« aktivieren, wird eine Liste dereMail-Adressen an die Nachricht angehängt, die Sie in die Felder »An« und»Cc« eingetragen haben.

� Visitenkarte (VCard anhängen)Aktivieren Sie den Schalter wenn Sie möchten, dass Ihre persönliche Visitenkar-

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te an die Nachricht angehängt wird. Sie finden Ihre Visitenkarte im Tobit Info-Center unter »Optionen -> Einstellungen -> Adresskarte (VCF)«.

� Nachricht im Wartezustand belassenWenn Sie den Schalter aktivieren, wird Ihre eMail im Archive „Versand” solan-ge im Wartezustand gehalten, bis Sie sie manuell zum Versand freigeben. Siegeben eine Nachricht frei, indem Sie sie in der Eintragsliste anklicken und ausder Funktionsleiste »Wartezustand aufheben« auswählen.

� Nachrichten Optionen vor dem Versenden anzeigenMit Aktivieren des Schalters wird Ihnen dieses Fenster „Nachrichten Optionen”vor dem Versand jeder Nachricht angezeigt.

Alle Optionen und Funktionen, die Sie mit Hilfe der Symbole einstellen kön-nen, sind in der Menüleiste auch über die Pull-Down-Menüs erreichbar.Dort ist zusätzlich der entsprechende Hotkey angegeben. Eine kompletteListe der Hotkeys finden Sie im Anhang des Buches.


� Als Einschreiben versendenWenn Sie diese Option aktivieren, erhaltenSie automatisch eine Bestätigung vom Emp-fänger, wenn dieser die Nachricht zum Lesenöffnet (Abb. 15). Nach dem Absenden er-scheint die eMail in grüner Farbe in IhremAusgangsbuch und auch im Eingangsbuchdes Empfängers.

� Message TrackingDie Funktion »Message Tracking« erlaubt esIhnen, verschiedene Informationen über denVerbleib Ihrer Nachricht beim Empfänger zuerhalten. Wenn Sie die Nachricht nach demVersand im Ausgangsbuch mit der rechten Maustaste anklicken und den Me-nüpunkt »Tracking Informationen« aufrufen, erhalten Sie Informationen darü-ber, ob der Empfänger die Nachricht empfangen, geöffnet, verschoben, ko-piert oder gelöscht hat. Das Message-Tracking steht Ihnen nur dann zur

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3.2 eMail

Abb. 15: Registerkarte „Erweitert”

Verfügung, wenn das eMail-System des Empfängers diese Möglichkeitenebenfalls unterstützt.

� Rückmeldung per BroadcastDieser Schalter steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn in Ihrem Netzwerk ein No-vell Netware-Server arbeitet. Bei Aktivierung des Schalters bekommen Sie übereine Netzwerk-Broadcast eine Rückmeldung zum Versandstatus der Nachricht.Sie können aus der Liste wählen, bei welchem Ereignis Sie benachrichtigt wer-den möchten. »Nur bei Abschlussstatus« bedeutet, dass Sie benachrichtigtwerden, wenn der Versandauftrag abgeschlossen wurde, d.h., entweder wur-de die Nachricht ordnungsgemäß verschickt oder es trat ein Fehler auf und dieNachricht konnte endgültig nicht versendet werden. Die Einstellung »JedenVersuch melden« sendet Ihnen immer dann eine Rückmeldung, wenn mit IhrerNachricht irgendetwas geschieht. Das schließt sowohl Fehlversuche und Wahl-wiederholungen als auch erfolgreiche Versuche ein. Die Option »Nur bei einemFehler melden« benachrichtigt Sie ausschließlich dann, wenn ein Fehler auf-tritt. Wenn Sie »Nur bei Fehler und Abschluss« auswählen, werden Sie sowohlbei Versandfehlern als auch beim Abschluss des Versendens (erfolgreich odernicht erfolgreich) informiert.

� Ziel-ArchiveBei »Ziel-Archive« können Sie einen Ordner im Tobit Archive System(-> Glossar) auswählen, in den eine Kopie der Nachricht gleichzeitig mit

dem Versenden gespeichert wird. Wenn Sie auf das nebenstehende Symbol kli-cken, öffnet sich ein Dialogfenster mit den verfügbaren Archives. Wählen Sieeins aus und bestätigen Sie mit »OK« .

Die Schalter »Keine Wahlwiederholung« und »Nur Ausdruck« werden beimFaxversand verwendet.

Registerkarte „Sicherheit”

� Sichere Verbindung über TLS erzwingenWenn Sie die Option aktivieren, geschieht die Übertragung der eMail zumEmpfänger verschlüsselt, d.h., sie ist vor unautorisiertem Zugriff geschützt(Abb. 16). Wenn eine Verbindung über TLS nicht möglich ist, wird die Nach-richt nicht versendet. Voraussetzung ist, dass sowohl Sie als auch der Nach-richtenempfänger ein so genanntes Zerti- fikat besitzen, welches Sie eindeu-

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tig identifiziert. Außerdem muss diese Funktion auf dem Server freigeschaltetwerden. Nähere Informationen erhalten Sie bei Ihrem Administrator.

� Anhänge verschlüsselnSetzen Sie diesen Schalter, um an IhreNachricht angehängte Dateien beim Ver-senden automatisch verschlüsseln zu las-sen. Der Empfänger der Nachricht kann denNachrichtenanhang allerdings nur dannentschlüsseln, wenn er auch mit dem TobitInfoCenter arbeitet oder das ProgrammDVENCRPT.EXE verwendet, das er von derTobit-Internetseite herunterladen kann(www.tobit.com).

Die zwei folgenden Schalter stehen Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie imNachrichten Editor unter »Format« den Menüpunkt »Reiner Text« aktivierthaben. Bei HTML-Nachichten sind die Schalter nicht auswählbar.

� Nachrichtentext mittels PGP verschlüsselnAktivieren Sie diesen Schalter, um Ihre eMail vor dem Versand mit dem Pro-gramm PGP zu codieren. Vor der Verschlüsselung müssen Sie die Software al-lerdings auf Ihrem Rechner installieren. PGP steht für Pretty Good Privacy (ziem-lich gute Privatsphäre) und ist ein Programm der Firma Network Associates Inc.Zur Verschlüsselung wird ein so genanntes Schlüsselpaar verwendet, das auseinem privaten und einem öffentlichen Schlüssel besteht. D.h., Sie codierenIhre ausgehende eMail mit Ihrem privaten Schlüssel, die vom Empfänger nurnoch mit Ihrem öffentlichen Schlüssel wieder geöffnet werden kann. Stellen Siesicher, dass der Empfänger über Ihren öffentlichen Schlüssel verfügt, um dieNachricht wieder entschlüsseln zu können. Pretty Good Privacy ist für privateZwecke Freeware, d.h., es kann kostenlos verwendet werden. Wenn Sie es je-doch kommerziell nutzen, müssen Sie eine Lizenz bei Network Associates Inc.erwerben (www.nai.com).

� PGP Signatur dem Nachrichtentext beifügenÜber diesen Schalter können Sie die Nachricht mit Ihrer digitalen Unterschrift

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3.2 eMail

Abb. 16: Registerkarte „Sicherheit”

versehen. Beim Versenden der Nachricht werden Sie zur Eingabe Ihres PGP-Passwortes aufgefordert.

Weiter mit den Symbolen des Nachrichten Editors:

� DruckenNach einem Klick auf das Symbol erscheint das »Drucken«-Menü und Sie kön-nen Ihr Fax vor dem Versenden auf einem Drucker ausgeben.

� HilfeÖffnet die Hilfe des Nachrichten Editors.

� Textbaustein einfügenDiese Funktion erlaubt es Ihnen, vordefinierte Textabschnitte in Ihren Text ein-zufügen. Das Arbeiten mit Textbausteinen wird in Kapitel 4.2.7 behandelt.

� Datei AnhängenDiese Funktion erlaubt es Ihnen, eine beliebige Datei als Anhang gemeinsammit Ihrer eMail zu versenden. Nach einem Klick auf das Symbol öffnet sich einDialogfenster, in dem Sie den Pfad und die Datei auswählen können. Nach Be-stätigen mit »OK« wird das Fenster geschlossen und Sie sehen das Symbol derDatei in einem Extrafenster unter dem Texteingabefenster.Wenn Sie auf das Symbol doppelklicken, wird versucht, die Datei zu öffnen.Wenn Sie sie wieder aus dem Anhang löschen möchten, drücken Sie die[ENTF]-Taste auf Ihrer Tastatur. Nach Bestätigen einer Sicherheitsabfrage wirddie Datei aus dem Nachrichtenanhang gelöscht (auf Ihrer Festplatte bleibt sienatürlich erhalten).

� DeckblätterDieses Symbol wird für Faxnachrichten verwendet.

� RundsendungBeim Klick auf dieses Symbol öffnet sich ein Dialogfenster mit einer Liste allerbereits ersellten Rundsendungen (-> Kap. 3.2.3).

� Immer im VordergrundIst diese Schaltfläche aktiviert, kann Ihr Nachrichten Editor nicht mehr durch einanderes Windows-Fenster überdeckt werden, sondern befindet sich immer imVordergrund.

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� Rechter RandDieser Schalter führt beim Erreichen des Zeilenendes einen Umbruch durch. DieZeilenlänge kann im Nachrichten Editor unter »Optionen -> Einstellungen« imFeld »Maximale Zeilenlänge« eingetragen werden. Dort können Sie mit demSchalter »Als Linie anzeigen« auch eine Begrenzungslinie einblenden.

� RückgängigJeder Mausklick auf dieses Symbol macht einen weiteren Arbeitsschritt, den Sievorgenommen haben, wieder rückgängig.

� WiederherstellenJeder Mausklick auf dieses Symbol stellt einen Arbeitsschritt, den Sie mit dervorhergehenden Funktion rückgängig gemacht haben, wieder her.

� PrioritätSie können aus der aufklappenden Liste eine Priorität für Ihre Nachricht wählen(niedrig, normal, hoch), so dass die eMail beim Empfänger in entsprechenderFarbe angezeigt wird. Niedrige Priorität wird grau, normale Priorität wirdschwarz, hohe Priorität wird rot angezeigt. Voraussetzung für das Funktionie-ren ist, dass das Mailprogramm des Empfängers diese Option unterstützt.

� EinschreibenWenn Sie dieses Symbol wählen, wird die aktuelle Nachricht als Einschreiben ver-sendet. Nach dem Absenden erscheint sie in grüner Farbe in Ihrem Ausgangsord-ner und auch im Eingangsbuch des Empfängers. Solange der Empfänger dieNachricht nicht öffnet, wird keine Vorschau des Inhalts erzeugt. Statt dessen er-scheint im Vorschau-Bereich ein Briefsymbol mit rot schraffiertem Rand.Vor dem Öffnen einer solchen Nachricht wird der Empfänger zunächst durch einDialogfenster darüber informiert, dass es sich um ein Einschreiben handelt, beidessen Öffnen Sie als Absender benachrichtigt werden. Der Empfänger kannnun entscheiden, ob er mit dem Öffnen der Nachricht fortfahren oder den Vor-gang abbrechen will. Wenn er das Dokument öffnet, werden Sie benachrichtigt.Die Benachrichtigung erfolgt in der Form, dass die Kopie der versendeten eMail,die sich ja in Ihrem Ausgangsordner befindet, den Status „gesehen” erhält. Umden Status einer Nachricht einzusehen, klicken Sie diese mit der rechten Maus-taste an und wählen aus dem Menü »Tracking Informationen«.

� Message TrackingDiese Funktion erlaubt es Ihnen, verschiedene Informationen über den VerbleibIhrer Nachricht beim Empfänger zu erhalten. Wenn Sie nach dem Versand dieNachricht im Ausgangsbuch mit der rechten Maustaste anklicken und den Me-nüpunkt »Tracking Informationen« aufrufen, erhalten Sie Informationen darü-

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3.2 eMail

ber, ob der Empfänger die Nachricht empfangen, geöffnet, verschoben, ko-piert oder gelöscht hat. Das Message Tracking steht Ihnen nur dann zurVerfügung, wenn das eMail-System des Empfängers diese Möglichkeitenebenfalls unterstützt.

� Adresskarte anhängenEin Klick auf dieses Symbol bewirkt, dass Ihre persönliche Visitenkarte an dieeMail angehängt wird. Diese Visitenkarte muss zuvor einmalig erzeugt werden.Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: Öffnen Sie über »Optionen -> Einstellun-gen« des Tobit InfoCenters die Registerkarte »Benutzerprofil« und klicken Sieauf die Schaltfläche »Adresskarte (VCF)«. Tragen Sie Ihre Adressdaten in daserscheinende Dialogfenster ein und bestätigen Ihre Eingaben mit »OK«. Damitist Ihre Visitenkarte erstellt.

� WertungDiese Schaltfläche erlaubt die Bewertung der aktuellen Nachricht. Entspre-chend des ausgewählten Wertes wird der Betreff der Nachricht beim Empfän-ger grün (gut), rot (schlecht) oder schwarz (normal) dargestellt. Diese Funktionzeigt nur dann Wirkung beim Empfänger, wenn dieser ebenfalls über das TobitInfoCenter verfügt.

Die drei folgenden Schalter stehen Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie imNachrichten Editor unter »Format« den Menüpunkt »Reiner Text« aktivierthaben. Bei HTML-Nachichten sind die Schalter nicht auswählbar.

� PGP verschlüsselnSie können die aktuelle Nachricht durch Anwählen dieses Symbols verschlüs-seln, so dass sie nicht mehr im Klartext lesbar ist.Pretty Good Privacy (ziemlich gute Privatsphäre) ist ein Programm der Firma Net-work Associates Inc., das die Verschlüsselung von eMails erlaubt. Zur Verschlüss-lung wird ein so genanntes Schlüsselpaar verwendet, das aus einem privaten undeinem öffentlichen Schlüssel besteht. D.h., Sie codieren Ihre ausgehende eMailmit Ihrem privaten Schlüssel, die vom Empfänger nur noch mit Ihrem öffentli-chen Schlüssel wieder geöffnet werden kann. Stellen Sie sicher, dass der Emp-fänger über Ihren öffentlichen Schlüssel verfügt, um die Nachricht wieder ent-schlüsseln zu können. Pretty Good Privacy ist für private Zwecke Freeware, d.h.,es kann kostenlos verwendet werden. Wenn Sie es jedoch kommerziell nutzen,müssen Sie eine Lizenz bei Network Associates Inc. erwerben (www.nai.com).

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� PGP UnterschriftKlicken Sie dieses Symbol an, um Ihre Nachricht mit Ihrer digitalen Unterschriftzu versehen. Auch diese Funktion steht Ihnen nur dann zur Verfügung, wennSie die Software Pretty Good Privacy auf Ihrem Rechner installiert haben.

� PGP entschlüsselnWenn Sie eine mit Pretty Good Privacy verschlüsselte Nachricht erhalten undden öffentlichen Schlüssel des Absenders besitzen, können Sie mit einemKlick auf dieses Symbol den Nachrichtentext entschlüsseln und damit wiederlesbar machen.

eMails im HTML-FormatUm Ihre Nachrichten ansprechend zu gestalten, bietet das Tobit InfoCenter dieMöglichkeit, eMails im so genannten HTML-Format zu gestalten. Es stehen Ih-nen dann Formatierungsmerkmale wie bei einem Textverarbeitungsprogrammzur Verfügung. Um diese Möglichkeiten zu nutzen, wählen Sie im NachrichtenEditor aus der Menüleiste »Format -> HTML«.

Voraussetzung für die Nutzung des HTML-Formats in Ihren eMails ist die In-stallation des Microsoft Internet Explorers ab Version 4.x.

Es erscheint eine zusätzliche Leiste mit den folgenden Funktionen:

� SchriftartMarkieren Sie den Teil Ihres Textes, den Sie in einer anderen Schriftart darge-stellt haben möchten, und wählen Sie aus der Liste eine Schriftart aus. Siekönnen einen Text markieren, indem Sie den Cursor bei gedrückter linkerMaustaste über den gewünschten Textteil führen. Alternativ setzen Sie denCursor an den Anfang oder ans Ende des Textes, den Sie markieren möchten,und halten die [SHIFT]-Taste gedrückt, während Sie die Markierung mit derPfeiltaste nach links, rechts, oben oder unten bewegen. Der markierte Textwird invers dargestellt.

� SchriftgradMarkieren Sie den Teil Ihres Textes, der einen anderen Schriftgrad zugewiesenbekommen soll, und wählen Sie aus der Liste einen Schriftgrad aus. Sie könneneinen Text markieren, indem Sie den Cursor bei gedrückter linker Maustasteüber den gewünschten Textteil führen. Alternativ setzen Sie den Cursor an denAnfang oder ans Ende des Textes, den Sie markieren möchten, und halten die

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3.2 eMail

[SHIFT]-Taste gedrückt, während Sie die Markierung mit der Pfeiltaste nach links,rechts, oben oder unten bewegen. Der markierte Text wird invers dargestellt.

� FettMit diesem Symbol können Sie Texte fett formatieren. Markieren Sie den TeilIhres Textes, der fett dargestellt werden soll, und klicken Sie auf das Symbol.

� KursivMit diesem Symbol können Sie Texte kursiv formatieren. Markieren Sie den TeilIhres Textes, der kursiv dargestellt werden soll, und klicken Sie auf das Symbol.

� UnterstrichenMit diesem Symbol können Sie Texte unterstrichen formatieren. Markieren Sieden Teil Ihres Textes, der unterstrichen dargestellt werden soll, und klicken Sieauf das Symbol.

TextfarbeUm Ihren Text farbig zu erstellen, markieren Sie die gewünschten Textteile undklicken Sie auf den kleinen Pfeil neben dem Symbol „Textfarbe”. Suchen Sie nunaus der Palette eine Farbeaus oder klicken Sie auf»Farbe bestimmen«, umeine neue Farbe zu erstel-len. Es öffnet sich dasFenster „Farben”, in demSie mit »Farbe definieren«eine Erweiterung desFensters öffnen können(Abb. 17).

Wählen Sie nun mit demCursor im großen Farb-verlaufsfenster eine neueGrundfarbe und mit demkleinen Pfeil ganz rechts am Farbverlaufsstreifen einen Farbton. Klicken Sie an-schießend auf die Schaltfläche »Farbe hinzufügen«. Die erstellte Farbe er-scheint nun in einem der Felder „Benutzerdefinierte Farben”. Erstellen Sie nunweitere Farben oder klicken Sie auf »OK«, um die gewählte Farbe zur aktuellenSchriftfarbe zu bestimmen. Um auf die Standardfarbe Schwarz zurückzustel-len, klicken Sie einfach auf das Symbol »Textfarbe«.

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Abb. 17: Neue Farben erstellen im Nachrichten Editor

� LinksbündigEin Klick auf dieses Symbol ordnet den aktuellen Absatz linksbündig an. Textwird standardmäßig linksbündig formatiert.

� ZentriertEin Klick auf dieses Symbol ordnet den aktuellen Absatz zentriert an.

� RechtsbündigEin Klick auf dieses Symbol ordnet den aktuellen Absatz rechtsbündig an.

� NummerierungMit Anwahl dieser Funktion werden die markierten Absätze fortlaufend num-meriert und entsprechend eingerückt. Wenn Sie am Absatzende die Taste[RETURN] auf Ihrer Tastatur drücken, wird der folgende Absatz mit der nächst-höheren Ziffer nummeriert. Wenn Sie für einen Absatz die Nummerierung wie-der entfernen möchten, klicken Sie das Symbol erneut an.

� AufzählungBei Auswahl dieses Symbols bekommt der aktuelle Absatz einen Aufzäh-lungspunkt und wird entsprechend eingerückt. Das Symbol wirkt alsEin-/Ausschalter, d.h., bei erneutem Anklicken wird die Aufzählungsforma-tierung wieder entfernt.

� Einrücken nach linksWenn Sie dieses Symbol auswählen, wird der aktuelle Absatz um eine Tabula-torposition nach links eingerückt.

� Einrücken nach rechtsWenn Sie dieses Symbol auswählen, wird der aktuelle Absatz um eine Tabula-torposition nach rechts eingerückt.

� HintergrundfarbeWenn Sie auf den kleinen Pfeil neben dem Symbol »Hintergrundfarbe« klicken,öffnet sich eine Farbpalette, aus der Sie eine Hintergrundfarbe auswählen kön-nen. Wenn Sie die Schaltfläche »Farbe bestimmen« wählen, öffnet sich einweiteres Fenster, in dem Sie neue Farben definieren können. Wie Sie eine neueFarbe erstellen, erfahren Sie auf Seite 66 beim Symbol „Textfarbe”.

� Einfügen -> GrafikDiese Funktion erlaubt Ihnen das Einfügen einer beliebigen Grafik im GIF- oderJPG-Format an der aktuellen Cursorposition. Klicken Sie dazu in der Menüleisteauf »Einfügen -> Grafik« und wählen Sie im folgenden Fester Ihre Grafik aus.

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3.2 eMail

Alternativ ist es auch möglich, eine Grafik, die sich bereits in der Zwischenabla-ge befindet, direkt in das Texteingabefester an die Cursorposition zu kopieren.Diese Grafik wird dann im JPG-Format an die eMail angehängt versendet, ganzgleich, welches Format die Ursprungsdatei hatte.

� Einfügen -> Horizontale LinieMit dieser Funktion fügen Sie an die aktuelle Cursorposition eine horizontale Li-nie ein. Wählen Sie dazu aus der Menüleiste »Einfügen -> Horizontale Linie«.

� Einfügen -> HyperlinkMit dieser Funktion fügen Sie an der aktuellen Cursorposition einen Hyperlinkein. Klicken Sie dazu in der Menüleister auf »Einfügen -> Hyperlink«. Es öff-net sich ein Fenster, in dem Sie die Art des Hyperlinks und die Adresse (URL)auswählen bzw. eintragen können. Mit einem Klick auf »OK« wird der Hyper-link eingefügt.

� Format -> Hintergrund -> GrafikMit dieser Funktion können Sie eine beliebige Grafik, die im gif- oder jpg-For-mat vorliegt, als Hintergrund für Ihre eMail wählen. Klicken Sie dazu aus derMenüleiste auf »Einfügen -> Grafik« und wählen Sie im folgenden Fenster dieHintergrundgrafik aus.

Tobit Image MessagingMit dem Tobit Image Messaging stellt Ihnen das Tobit InfoCenter die Möglich-keit zur Verfügung, Dokumente aus beliebigen Anwendungen als eMail-An-hang zu versenden. Da diese Dokumente vom System in das JPG-Grafikformatkonvertiert werden, müssen Sie sich keine Gedanken darüber machen, ob derEmpfänger das Ursprungsdokument öffnen kann – er braucht lediglich einenJPG-Viewer. So können z.B. Texte, Grafiken, Diagramme, usw. plattform- bzw.systemübergreifend versendet werden.

Um das Tobit Image Messaging zu nutzen, erstellen Sie im gewünschten Pro-gramm Ihr Dokument und wählen »Datei -> Drucken«. Wählen Sie nun denDurckertreiber „Tobit Image Messaging” und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit»OK«. Es wird nun die Konvertierung Ihres Dokumentes in das JPG-Grafikfor-mat vorgenommen, wobei für jede Dokumentseite eine Datei erzeugt wird.Anschließend öffnet sich der Nachrichten Editor des Tobit InfoCenters mit denJPG-Dateien im Anhang. Sie können nun wie gewohnt den (die) eMail-Emp-fänger und einen Nachrichtentext eingeben und die Nachricht versenden. Nä-here Informationen zum Erstellen und Versenden von eMails finden Sie weiteroben ab Seite 54.

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3.2.2 eMail empfangenIhre eingetroffenen eMails finden Sie üblicherweise im Eingangsbuch Ihres To-bit InfoCenters, sofern Sie keine eigenen Verteilregeln definiert haben (dasThema „Nachrichten verteilen” wird in Kap. 4.2.4 ab Seite 105 behandelt).

Um die eMails zu lesen, wechseln Sie einfach ins Eingangsbuch, indem Sieentweder in der Hauptsymbolleiste auf die Schaltfläche »Eingang« oder imArchive-Baum auf das Archive »Eingang« klicken. Die Eintragsliste zeigt Ih-nen alle eingegangenen Nachrichten. eMails sind durch ein Briefum-schlag-Symbol gekennzeichnet. Wenn Sie einen Eintrag durch Anklicken mitdem Mauszeiger markieren, wird deren Inhalt im Vorschau-Bereich darge-stellt. Bleibt eine eMail länger als fünf Sekunden markiert, wird sie als gelesengekennzeichnet und erhält in der Eintragsliste neben dem Briefumschlag-Symbol ein Häkchen. Voraussetzung ist, dass Sie den entsprechenden Schal-ter bei der Konfiguration des Tobit InfoCenters gesetzt haben (im Startbild-schirm: Optionen -> Einstellungen -> Registerkarte „Ansicht“ -> Menüpunkt„Nach 5 Sekunden als gelesen markieren”). Bei einem Doppelklick öffnet sichder Viewer mit dem eMail-Inhalt. Aus dem Viewer heraus können Sie mit Hilfeverschiedener Symbole auf die eMail reagieren (beantworten, weiterleiten),was im Folgenden näher beschrieben wird.

eMail beantwortenWenn Sie eine eMail empfangen haben, können Sie mit einem Mausklick da-rauf antworten. Dabei haben Sie die Wahl, ob Ihre Antwort nur an den Absen-der zurückgesendet wird oder auch an die Personen, die zusammen mit Ihnendie ursprüngliche eMail erhalten haben (-> Rundsendung).

Um nur dem Absender zu antworten, markieren Sie die Nachricht in der Ein-tragsliste und klicken in der Funktionsleiste auf das Symbol »Antworten«. Al-ternativ klicken Sie die Nachricht mit der rechten Maustaste an und wählen ausder Liste »Antworten«. Haben Sie die eMail bereits im Nachrichten Viewer ge-öffnet, wählen Sie dort direkt das Symbol »Antworten«.

Wenn Ihre Antwort alle Empfänger erreichen soll, klicken Sie in der Funktions-leiste bzw. im Nachrichten Viewer auf »Allen antworten«. Dieses Symbol stehtIhnen nur zur Verfügung, wenn im Tobit InfoCenter unter »Optionen -> Ein-stellungen« auf der Registerkarte „Ansicht” der Schalter »Kompatibilitäts Mo-dus« aktiviert ist.

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3.2 eMail

Es öffnet sich der Nachrichten Editor mit der ursprünglichen Nachricht. DasAdressfeld enthält je nach Auswahl (s.o.) die eMail-Adresse des Absenders undggf. die eMail-Adressen der übrigen eMail-Empfänger. Oberhalb des Nachrich-tentextes wurde ein so genannter Separator eingefügt, der Informationen zuEmpfangsdatum, Absender und Empfänger des Ursprungstextes enthält. Sokann der Empfänger beim Lesen Ihrer Antwort nachvollziehen, worauf Sie ant-worten. Tragen Sie Ihren Antworttext oberhalb des Separators ein und klickenSie dann auf »Senden«. Es erscheint ein Dialogfenster, das Ihnen zusätzliche Ver-sandoptionen anbietet. Wählen Sie den Schalter »Dateianhang zurücksenden«,wenn Sie ursprünglich angehängte Dateien mit zurücksenden möchten. Darun-ter sehen Sie die Adressen aller Personen, an die die Antwort versendet wird. Miteinem Mausklick auf »OK« wird die Nachricht in das Versandbuch gestellt.

Wenn Sie auf eine eMail geantwortet haben, bekommt diese in der Eintragslis-te einen kleinen lilafarbenen Pfeil nach links neben dem Dokumentensymbol.Haben Sie den Antworttext noch nicht vollständig fertiggestellt oder wollenspäter daran weiterarbeiten, drücken Sie einfach die Taste [ESC]. Es erscheintein Menüfenster, das Sie fragt, ob Sie das Dokument im Archive „Entwürfe”ablegen möchten. Wenn Sie mit »Ja« antworten, wird Ihr Text dort zwischen-gespeichert und Sie können ihn jederzeit wieder aufrufen.

Wollen Sie die geänderte Nachricht zusätzlich an einen anderen Empfängerschicken (erneut versenden), tragen Sie dessen eMail-Adresse einfach zusätz-lich ins Adressfeld ein und klicken auf »Senden«.

eMail weiterleitenUm eine Nachricht an eine oder mehrere Personen weiterzuleiten, markieren Siedie Nachricht in der Eintragsliste und klicken in der Funktionsleiste auf das Sym-bol »Weiterleiten«. Wenn Sie die eMail mit dem Viewer geöffnet haben, könnenSie direkt das Symbol »Weiterleiten« anklicken. Es öffnet sich der NachrichtenEditor mit dem Text, den Sie weiterleiten möchten, und einem Separator, der In-formationen zu Empfangsdatum, Absender und Empfänger des Ursprungstextesenthält. Tragen Sie in das Adressfeld neben »An« einen oder mehrere Empfän-ger ein und fügen Sie bei Bedarf im Textfeld einen Kommentar hinzu. Mit einemMausklick auf das Symbol »Senden« wird die Nachricht verschickt. Wenn Sieeine Nachricht weitergeleitet haben, bekommt diese in der Eintragsliste einenkleinen blauen Pfeil nach rechts neben dem Dokumentensymbol.

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eMail erneut versendenWenn Sie eine Nachricht direkt und ohne Änderungen weitersenden möchten,klicken Sie sie mit der rechten Maustaste an und wählen aus dem Menü »Er-neut versenden«. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in das Sie die Empfängerad-resse(n) eingeben können. Mit einem Mausklick auf »Senden« wird die Nach-richt verschickt.

Sowohl beim Beantworten als auch beim Weiterleiten von HTML-eMailsbleiben die Formatierungen erhalten.

eMail verschieben, kopieren, verknüpfen oder löschenNachrichten werden einfach per Drag & Drop (-> Glossar) kopiert oder ver-schoben. D.h., Sie fassen eine Datei in der Eintragsliste mit dem Mauszeigerund ziehen Sie bei gedrückter Maustaste im Archive-Baum auf ein Zielarchive.Wenn Sie beim Ziehen keine Taste zusätzlich drücken, wird die Datei verscho-ben, d.h., sie liegt nachher nur noch im Zielarchive. Wenn Sie beim Ziehen zu-sätzlich die [STRG]-Taste gedrückt halten, wird die Datei beim Fallenlassenkopiert, d.h., sie liegt sowohl im Quell- als auch im Zielarchive. Wenn Sie beimZiehen zusätzlich die [STRG]+[SHIFT]-Taste gedrückt halten, wird eine Ver-knüpfung zur Orginaldatei erstellt. Die Verknüpfung verhält sich genau sowie die Orginaldatei. Bei einem Doppelklick auf die Verknüpfung wird die Or-ginaldatei geöffnet. Sie können beliebig viele Verknüpfungen zu einer Dateierstellen. Das ist z.B. nützlich, wenn verschiedene Benutzer Zugriff auf diesel-be Orginaldatei haben sollen, die zentral im Netzwerk abgelegt ist. Eine Ver-knüpfung erkennen Sie an einem kleinen gebogenen Pfeil in der Eintragslisteneben dem Dokumentensymbol.

Beim Löschen wird eine Nachricht in den Papierkorb verschoben. D.h., sie istdort für Sie so lange zugänglich, bis sie bei der nächsten Bereinigung endgültiggelöscht wird. Um eine eMail zu löschen, markieren Sie sie mit der linken Maus-taste und drücken einfach die [ENTF]-Taste auf Ihrer Tastatur. Oder klicken Siedie eMail mit der rechten Maustaste an und wählen dann »Löschen«. Als dritteMöglichkeit klicken Sie einfach auf das nebenstehende Symbol in der Symbol-leiste, um die Datei zu löschen.

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3.2 eMail

eMail druckenSie können empfangene eMails auf zwei Wegen ausdrucken: direkt aus derEintragsliste oder nach dem Öffnen der eMail aus dem Viewer heraus. WennSie bei HTML-eMails die Formatierungen mitdrucken möchten, erreichen Siedas nur mit der zweiten Möglichkeit.

Beim Drucken aus der Eintragsliste klicken Sie die gewünschte eMail mit derrechten Maustaste an und wählen aus dem Menü »Drucken« oder selektierenaus der Funktionsleiste »Datei -> Drucken«. Wählen Sie im folgenden Dialog-fenster den Eintrag »(Lokaler Drucker...)« und bestätigen Sie mit »OK«.

Zum Ausdrucken einschließlich Formatierungen doppelklicken Sie die eMail inder Eintragsliste, um den eMail-Viewer zu öffnen (s. unten), und wählen dasSymbol »Drucken« aus der Symbolleiste bzw. »Datei -> Drucken« aus der Me-nüleiste. Im folgenden Dialogfenster machen Sie die gewünschten Einstellun-gen und bestätigen mit »OK«.

eMail-ViewerWenn Sie eine empfangene eMail in der Eintragsliste doppelklicken, öffnet sichein Viewer mit dem Inhalt der Nachricht. Neben den Symbolen zum »Antwor-ten«, »Allen antworten«, »Weiterleiten« und »Drucken« einer eMail (s.o.)stellt Ihnen der Viewer zusätzlich folgende Funktionen zur Verfügung:

Nachricht speichernWenn Sie dieses Symbol anklicken, öffnet sich ein Dialogfenster, in dem

Sie einen Pfad für das Abspeichern der Nachricht in einem anderen Archive aus-wählen können.

In Adressbuch aufnehmenMit einem Mausklick auf dieses Symbol öffnet sich eine neue Adresskarte desAdressbuchs und Sie können einen neuen Adresseintrag anlegen. Die eMail-Adresse des Absenders finden Sie bereits im entsprechenden Feld eingetragen.

Als InfofensterEin Klick auf dieses Symbol öffnet ein auffallend gelbes Fenster mit dem

Inhalt der Nachricht, das am Bildschirm nicht mehr von anderen Wind-ows-Fenstern überdeckt werden kann. So bleibt z.B. eine wichtige Nachrichtimmer im Blickfeld auf dem Bildschirm.

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Rechter RandDieser Schalter führt beim Erreichen des Zeilenendes einen Umbruch

durch. Die Zeilenlänge kann im Nachrichten Editor unter »Optionen -> Einstel-lungen« im Feld »Maximale Zeilenlänge« eingetragen werden. Dort können Siemit dem Schalter »Als Linie anzeigen« auch eine Begrenzungslinie einblenden.

Vorhergehender EintragMit einem Klick auf dieses Symbol wird die in der Eintragsliste vorherge-

hende eMail angezeigt.

Nächster EintragMit einem Klick auf dieses Symbol wird die in der Eintragsliste nächste

eMail angezeigt.

3.2.3 eMail-RundsendungMit Rundsendung bezeichnen wir eine Nachricht, die Sie mit gleichem Inhalt anmehrere Empfänger verschicken. Sie wird zunächst genau so erstellt wie einenormale eMail (-> Kap. 3.2.1).

�Öffnen Sie mit einem Klick auf »Neu« den Nachrichten Editor, geben Sie einenBetreff ein und verfassen Sie Ihren Text.Wenn Sie in das Betreff-Feld klicken und auf Ihrer Tastatur die Pfeiltaste nachunten bzw. nach oben drücken, werden nacheinander die von Ihnen bereitsfrüher einmal eingegebenen Betreffs angezeigt. Eine vollständige Liste dieserschon einmal eingegebenen Betreffs bekommen Sie, wenn Sie den kleinen Pfeilnach unten, ganz rechts neben dem Betreff-Feld, anklicken. Diese Funktionwird „History” genannt.

�Geben Sie in das Feld rechts neben »An« die eMail-Adressen aller Empfängerdurch Komma getrennt ein. Wenn Sie die Empfänger schon im Adressbuch ge-speichert haben, wählen Sie in der Auswahlliste »Sende Service« den Doku-mententyp „eMail” und öffnen das Adressbuch durch einen Klick auf das Kar-teikartensymbol neben »An« (Abb. 18).

�Wählen Sie nacheinander die Empfänger aus und klicken auf »An«, um sie in dieListe „Ausgewählt” zu übertragen. Um nicht alle Einträge einzeln auswählen zumüssen, drücken Sie die [STRG]-Taste auf Ihrer Tastatur und wählen dann mitdem Mauszeiger die gewünschten Adressaten aus. Wenn Sie mehrere direkt un-tereinander liegende Einträge auswählen möchten, markieren Sie den oberstenEintrag und bei gedrückter [SHIFT]-Taste den untersten Eintrag.

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3.2 eMail

Die dazwischen liegen-den Empfänger werdenmarkiert und mit einemKlick auf »An« in die Liste„Ausgewählt” übertra-gen. Sie können die[STRG]- und [SHIFT]-Tasteauch entsprechend kom-binieren. Wenn Sie dieAdressen bereits in einerAdressbuchgruppe zu-sammengefasst haben,

wechseln Sie in das entsprechende Archive, wählen Sie alle Einträge aus undklicken Sie auf »An«.

Um die Auswahl eines Empfängers rückgängig zu machen, markieren Sie ihn inder Liste „Ausgewählt” und klicken auf den „Pfeil nach links”.

�Ein Klick auf die Schaltfläche »Übernehmen« in der Symbolleiste schließt dasAdressbuch und Sie gelangen zurück in den Nachrichten Editor.

Die übrigen Symbole im Adressbuch haben folgende Bedeutungen:


InternDieses Adressbuch dient dem internen Versand im Firmennetzwerk. Es

werden alle im lokalen Netzwerk eingerichteten Benutzer angezeigt.


können je nach Zugangsrechten von allen Nutzern im Netzwerk Adresseinträge

angelegt werden, die dann auch allen zur Verfügung stehen.



ein Favoritenverzeichnis einrichten (-> weiter unten). Dieses Favoritenverzeich-nis wird angezeigt, wenn Sie das Symbol »Favoriten« auswählen.

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Abb. 18: Adressbuch

� AdressbuchgruppenVerschiedene Empfänger können zu Gruppen zusammengefasst werden. Dasist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn Rundsendungen immer wieder an die glei-che Personengruppe versendet werden. So müssen Sie dann nur noch dieGruppe auswählen und können niemanden aus Versehen vergessen. Nähereszu Adressbuchgruppen lesen Sie in Kapitel 4.3.5 ab Seite 121.



� Neuen Eintrag anlegenEs öffnet sich das Fenster „Neue Adresse”. Nun können Sie eine Person neu ineins der Adressbücher aufnehmen. Je nachdem, welches der drei Symbole „Lo-kale Benutzer”, „Öffentliches Adressbuch” oder „Persönliches Adressbuch”Sie ausgewählt haben, wird Ihr Eintrag im entsprechenden Archive abgelegt.



� Zu Favoriten hinzufügenDieses Symbol wird aktiv, wenn im Fenster „Verfügbar” eine Adresse ausge-wählt wurde. In diesem Fall kann der Adresseintrag direkt in die Favoritenlisteübernommen werden.

3.3 SMSDie Abkürzung SMS steht für „Short Message Service” und meint eine Kurz-nachricht, die auf ein Mobiltelefon gesendet wird. Aus Ihrem Tobit InfoCenterist der Versand einer SMS kein Problem, wenn die technischen Voraussetzun-gen erfüllt sind. Fragen Sie dazu Ihren Administrator.

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3.3 SMS

3.3.1 SMS versendenDas Versenden einer SMS-Nachricht geschieht folgendermaßen:

�Öffnen Sie mit einem Klick auf »Neu« im Tobit InfoCenter den Nachrichten Edi-tor. Alternativ wählen Sie aus der Menüleiste »Datei -> Neu -> Nachricht« oderdrücken die Funktionstaste [F9] auf Ihrer Tastatur.

�Wählen Sie aus dem »Sende Service« in der Symbolleiste den Nachrichtentyp„SMS” aus.

�Geben Sie in das Adressfeld die Telefonnummer des Mobiltelefons ein, an dasdie SMS geschickt werden soll.

�Bestimmen Sie einen Zeitpunkt für den Versand, wenn Ihre SMS-Nachrichtnicht sofort versendet werden soll. Mit einem Klick auf das Symbol »Nachrich-ten Optionen« öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie den Schalter »Versand-zeitpunkt« aktivieren müssen. Daraufhin werden die zwei Eingabefelder fürdas Datum und die Uhrzeit aktiv. Machen Sie die gewünschten Einträge. Zu-sätzlich können Sie ein Ablaufdatum oder eine Gültigkeitsdauer für IhreSMS-Nachricht bestimmen, wenn Sie die entsprechenden Schalter aktivieren.Wenn Sie bei „Ablauf der Nachricht” eine Zeit eintragen, so wird bis zu diesemZeitpunkt versucht, die Nachricht zu versenden. Alternativ können Sie unter»Gültigkeit« eine Zeitspanne eintragen, für die Ihre Nachricht gültig bleibt. Istdiese Zeitspanne verstrichen, wird nicht mehr versucht, die Nachricht zu ver-senden und Sie erhalten eine Fehlermeldung in Ihrem Eingangsbuch. SchließenSie Ihre Eingaben mit »OK« ab. Das Dialogfenster wird geschlossen und Sie be-finden sich wieder im Nachrichten Editor.

�Geben Sie nun den Nachrichtentext ein und versenden Sie die Nachricht mit ei-nem Klick auf das Symbol »Senden«. Die SMS wird in das Archive „Versand”verschoben und sofort oder zum eingestellten Termin versendet.

Als Alternative steht Ihnen ein bereits fertig eingerichtetes Formular für denVersand einer SMS zur Verfügung, wenn es von Ihrem Administrator entspre-chend angepasst wurde. Dazu öffnen Sie mit einem Klick auf das Formularsym-bol in der Funktionsleiste das Menü und wählen »SMS-Nachricht«. Im nun er-scheinenden Formular füllen Sie die Felder »Nummer« und »Text« aus undbestätigen den Versand mit »OK«.

Beachten Sie, dass zur Zeit für eine SMS-Nachricht maximal 160 Zeichen zurVerfügung stehen. Dieses Limit setzt das Mobilfunk-System und kann vomTobit InfoCenter nicht beeinflusst werden.

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3.3.2 SMS empfangenEine SMS-Nachricht empfangen Sie – wie jede andere Nachricht auch – in Ih-rem Eingangsbuch. Voraussetzung für den Empfang ist ein an den Server ange-schlossenes GSM-Funkmodem. Nähere Informationen erhalten Sie bei IhremAdministrator.

3.3.3 SMS-RundsendungEin ganz besonderes Feature ist das Erstellen von SMS-Rundsendungen mit Ih-rem Tobit InfoCenter. Mit Rundsendung bezeichnen wir Nachrichten, die mitgleichem Inhalt an mehrere Empfänger verschickt werden. Um eine Rundsen-dung zu erstellen gehen Sie folgendermaßen vor:

�Öffnen Sie mit einem Klick auf »Neu« den Nachrichten Editor und verfassen SieIhren Text. Achten Sie darauf, dass Sie maximal 160 Zeichen eingeben. DieseBeschränkung wird durch das Mobilfunk-System gesetzt.

�Geben Sie in das Feld rechts neben »An« die Mobilfunk-Nummern aller Empfän-ger durch Komma getrennt ein. Wenn Sie die Empfänger schon im Adressbuchgespeichert haben, wählen Sie in der Auswahlliste »Sende Service« den Nach-richtentyp »SMS« und öffnen Sie das Adressbuch durch einen Mausklick auf dasKarteikartensymbol neben »An« (Abb. 19). Es werden nur die Empfänger ange-zeigt, bei denen im Adressbuch eine SMS-Nummer eingetragen wurde.

�Wählen Sie nacheinanderdie Empfänger aus und kli-cken auf »An«, um sie indie Liste „Ausgewählt” zuübertragen. Um nicht alleEinträge einzeln auswäh-len zu müssen, drückenSie die [STRG]-Taste auf Ih-rer Tastatur und wählendann mit dem Mauszeigerdie gewünschten Adressa-ten aus. Wenn Sie mehre-re direkt untereinander liegende Einträge auswählen möchten, markieren Sieden obersten Eintrag und bei gedrückter [SHIFT]-Taste den untersten Eintrag. Diedazwischen liegenden Empfänger werden markiert und mit einem Klick auf»An« in die Liste „Ausgewählt” übertragen. Sie können die [STRG]- und[SHIFT]-Taste auch kombinieren.

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3.3 SMS

Abb. 19: Adressbuch

Wenn Sie die Adressen bereits in einer Adressbuchgruppe zusammengefasst ha-ben, wechseln Sie in das entsprechende Archive, wählen Sie alle Einträge ausund klicken auf »An«.

Um die Auswahl eines Empfängers rückgängig zu machen, markieren Sie ihn inder Liste „Ausgewählt” und klicken auf den „Pfeil nach links”.

�Ein Mausklick auf die Schaltfläche »Übernehmen« in der Symbolleiste schließtdas Adressbuch und Sie gelangen zurück in den Nachrichten Editor.

Die Symbole im Adressbuch haben folgende Bedeutungen:


InternDieses Adressbuch dient dem Nachrichtenversand im Firmennetzwerk. Es

werden alle im lokalen Netzwerk eingerichteten Benutzer angezeigt.


können je nach Zugangsrechten von Ihnen oder anderen Nutzern im Netzwerk

Adresseinträge angelegt werden, die allen zur Verfügung stehen.



ein Favoritenverzeichnis einrichten (-> weiter unten). Dieses Favoritenverzeich-nis wird angezeigt, wenn Sie das »Favoriten«-Symbol auswählen.

� AdressbuchgruppenVerschiedene Empfänger können zu Gruppen zusammengefasst werden. Dasist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn Rundsendungen immer wieder an die glei-che Personengruppe versendet werden. So müssen Sie dann nur noch dieGruppe auswählen und können niemanden aus Versehen vergessen. Nähereszu Adressbuchgruppen lesen Sie in Kapitel 4.3.5 ab Seite 121.


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� Neuen Eintrag anlegenEs öffnet sich das Fenster „Neue Adresse”. Nun können Sie eine Person neu ineins der Adressbücher aufnehmen. Je nachdem, welches der drei Symbole „Lo-kale Benutzer”, „Öffentliches Adressbuch” oder „Persönliches Adressbuch”Sie ausgewählt haben, wird Ihr Eintrag im entsprechenden Archive abgelegt.



� Zu Favoriten hinzufügenDieses Symbol wird aktiv, wenn im Fenster „Verfügbar” eine Adresse ausge-wählt wurde. In diesem Fall kann der Adresseintrag mit einem Mausklick aufdas Symbol »Favoriten« direkt in die Favoritenliste übernommen werden.

3.4 SprachnachrichtenSprachnachrichten werden auch im Tobit InfoCenter größtenteils mit Hilfe desTelefons bearbeitet. Sie können das Tobit InfoCenter als klassischen Anrufbeant-worter nutzen, aber auch Sprachnachrichten auf verschiedene Weisen versen-den; entweder das direkt gesprochene Wort als „VoiceMail" oder einen Text als„TMail", der dem Empfänger mit einer synthetischen Stimme vorgelesen wird.Genauso können Sie Ihre empfangenen Nachrichten auch über ein Telefon mitHilfe der Funktion „Phone Access" abfragen. Dies entspricht der klassischenFernabfrage, nur dass Sie sich auch eMails und Faxe vorlesen lassen können.

3.4.1 VoiceMailAls VoiceMails bezeichnen wir Nachrichten, die nicht in geschriebener Form,sondern als Sounddateien vorliegen. Das kann eine Mitteilung in Ihrer VoiceBox(Anrufbeantworter) sein (-> Kap. 3.4.3, S. 82) oder auch eine von Ihnen selbstgesprochene Sounddatei, die Sie dann als Nachricht versenden. Der Empfängerder VoiceMail hört dann beim Abspielen Ihre Stimme. So bleibt der persönlicheCharakter einer Nachricht erhalten.

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3.4 Sprachnachrichten

Um eine VoiceMail zu versenden, müssen Sie sie zunächst aufzeichnen. Daskann z.B. mit Ihrem eigenen Telefon geschehen. Wenn Ihre VoiceBox (Anrufbe-antworter) von Ihrem Administrator bereits eingerichtet wurde, können Sie di-rekt eine Nachricht aufsprechen und versenden:

�Wählen Sie von einem Telefon aus die Rufnummer Ihrer VoiceBox und spre-chen Sie den zu versendenden Text auf. Nach Fertigstellung erscheint eineneue Nachricht in Ihrem Eingangsbuch.

�Klicken Sie diese Nachricht mit der rechten Maustaste an und wählen Sie ausdem Menü »Erneut versenden«. Der Nachrichten Editor wird aufgerufen.

�Tragen Sie in das Empfängerfeld neben »An« die Telefonnummer ein, an diedie VoiceMail gesendet werden soll.

�Stellen Sie einen Termin für den Versand ein, wenn die Nachricht nicht sofortversendet werden soll. Klicken Sie dazu auf das nebenstehende Symbol »Nach-richten Optionen« und aktivieren Sie im folgenden Dialogfenster den Schalter»Versandzeitpunkt«. Dadurch werden die zwei Felder neben »Versandzeit-punkt« aktiviert. Stellen Sie dort ein Datum und eine Uhrzeit für den Versandein. Klicken Sie auf »OK«, um zum vorherigen Fenster zurückzugelangen.

�Vergeben Sie bei Bedarf einen »Betreff«, um die Nachricht zu kennzeichnen.Der Betreff dient zu Ihrer Information und erscheint in der Eintragsliste.

�Klicken Sie auf »Senden«, um die Nachricht abzuschicken. Sie gelangt nun indas Archive „Versand” und wird je nach gewähltem Versandzeitpunkt sofortoder später verschickt.

Empfangene VoiceMail abspielen

Eine VoiceMail erhalten sie, wenn jemand eine Nachricht in Ihrer VoiceBox (An-rufbeantworter) hinterlässt. Wie ein Fax oder eine eMail liegt diese VoiceMaildann in Ihrem Eingangsbuch. Diese können Sie einfach per Mausklick auf dasLautsprecher-Symbol im Vorschau-Bereich abspielen. Sollte Ihr Rechner keineSoundkarte und keine Lautsprecher besitzen, können Sie die VoiceMail auchüber das Telefon abspielen. Dazu klicken Sie sie mit der rechten Maustaste anund wählen aus dem Menü »Telefonwiedergabe«. Wenn Ihr System vom Ad-ministrator entsprechend konfiguriert wurde, klingelt nun Ihr Telefon und dieNachricht wird abgespielt.

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Absender zurückrufen

Wenn Sie den Absender einer empfangenen VoiceMail per Telefon zurückru-fen möchten, können Sie das sehr einfach direkt aus Ihrem Tobit InfoCenter he-raus tun. Klicken Sie dazu die empfangene VoiceMail mit der rechten Maustas-te an und wählen Sie aus dem Menü »Rückruf->...«. Kurz darauf klingelt IhrTelefon und eine Stimme teilt Ihnen mit, dass Sie nun verbunden werden. An-schließend wird die entsprechende Telefonnummer gewählt.

Wahlhilfe aus dem Tobit InfoCenter

Eine weitere Möglichkeit, eine Telefonnummer vom Tobit InfoCenter wählenzu lassen, erreichen sie folgendermaßen:

Öffnen Sie durch Doppelklicken z.B. eine empfangene eMail, halten Sie dieTaste [STRG] auf Ihrer Tastatur gedrückt und drücken Sie gleichzeitig die Taste[D]. Sofort erscheint die Meldung, dass die Telefonnummer, die in Ihrem Textgefunden wurde, nun angewählt wird. Es klingelt Ihr Telefon und Sie werdenverbunden. Es wird immer die erste im Text gefundene Nummer gewählt. Be-findet sich mehr als eine Telefonnummer im Text, markieren Sie die gewünsch-te durch Doppelklick und drücken nun [STRG]+[D].

Voraussetzung für die Nutzung der zwei letztgenannten Funktionen ist die ent-sprechende Konfiguration durch Ihren Administrator und einige Einstellungenin den Systemeinstellungen Ihres Tobit InfoCenters. Wählen Sie dazu im TobitInfoCenter aus der Menüleiste »Optionen -> Einstellungen« und tragen Sie aufder Registerkarte „Benutzerprofil” unter »Rufnummer für TAPI Funktionen (Lo-kale Nebenstelle)« die Durchwahlnummer Ihres Telefons ein. Wenn es sich umeine interne Nummer handelt, setzen sie vor die Ziffern ein Sternchen (z.B.*123), um eine Amtsholung zu verhindern. Für nähere Informationen zu die-sem Thema lesen Sie Kapitel 2.2.1 ab Seite 23.

3.4.2 TMailMit TMail bezeichnen wir eine Nachricht, die dem Empfänger am Telefon miteiner synthetischen Stimme vorgelesen wird. D.h., Sie schreiben einen Text undgeben die Telefonnummer des Empfängers an. Das Tobit InfoCenter wählt nundiese Nummer und liest dem Empfänger den geschriebenen Text vor.

Eine TMail ist z.B. sinnvoll, wenn Sie jemandem eine Nachricht zukommen las-sen möchten, von dem Sie wissen, dass er nur zu einer bestimmten Zeit und nurtelefonisch erreichbar ist, dieser Zeitpunkt aber für Sie ungünstig ist.

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Erstellen Sie eine TMail und geben Sie den Versandzeitpunkt ein; so wird dasTobit InfoCenter Ihre Nachricht zuverlässig und pünktlich übermitteln. Sie kön-nen eine TMail folgendermaßen erstellen:

�Öffnen Sie den Nachrichten Editor mit einem Klick auf »Neu«. Es öffnet sich derNachrichten Editor.

�Wählen Sie aus dem »Sende Service« in der Symbolleiste den Nachrichtentyp»TMail« aus.

�Geben Sie in das Adressfeld die Telefonnummer des Empfängers ein oder wäh-len Sie ihn aus dem Adressbuch. Dieses öffnen Sie mit einem Mausklick auf dasKarteikartensymbol neben »An«. Es werden Ihnen nur die Namen angezeigt,an die Sie eine TMail senden können. Das sind natürlich die Personen, für dieeine Telefonnummer auf der Adresskarte eingetragen ist. Schließen Sie dasFenster mit einem Mausklick auf das Symbol »OK«.

�Bestimmen Sie einen Zeitpunkt für den Versand. Klicken Sie dazu auf das ne-benstehende Symbol »Nachrichten Optionen« und aktivieren Sie im folgendenDialogfenster den Schalter »Versandzeitpunkt«. Dadurch werden die zwei Fel-der neben »Versandzeitpunkt« aktiviert. Stellen Sie dort ein Datum und eineUhrzeit für den Versand ein. Klicken Sie auf »OK«, um zum vorherigen Fensterzurückzugelangen.

�Versenden Sie die Nachricht mit einem Mausklick auf das Symbol »Senden«.Die TMail wird in das Archive „Versand” verschoben und zum eingestelltenTermin versendet.

3.4.3 VoiceBox (Anrufbeantworter)Die VoiceBox ist der Anrufbeantworter Ihres Tobit InfoCenters. Sind Sie nichtan Ihrem Arbeitsplatz, werden eingehende Anrufe vom Tobit InfoCenter ent-gegengenommen und als Sounddateien in Ihrem Eingangsbuch abgelegt. Die-se können Sie dann mit einem einfachen Mausklick anhören. Wie für jeden„normalen” Anrufbeantworter gibt es auch hier die Möglichkeit der Fernabfra-ge. Im nächsten Kapitel (3.4.4) wird der gesamte Zugriff von außen (RemoteAccess) auf Ihre Archives behandelt. Das schließt auch die VoiceBox ein.

Die Aktivierung der VoiceBox geschieht auf dem Server und kann hier nicht all-gemein beschrieben werden. Fragen Sie dazu Ihren Administrator.

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3.4.4 Remote AccessUnter Remote Access (Fernzugriff) versteht man ganz allgemein den Zugriff aufArchives und Daten von außerhalb per Telefon (Phone Access) oder per Inter-net (Web Access). So können Sie sich z.B. Ihre neuen Nachrichten vorlesen las-sen oder via Internet einen Eintrag aus einem Adressbuch heraussuchen.

Voraussetzung für den Remote Access ist, dass Ihr Administrator diesen Dienstfür Sie eingerichtet hat. Zusätzlich müssen Sie einige einfache Einstellungen imTobit InfoCenter vornehmen.

�Klicken Sie im Archive-Baum Ihres Tobit InfoCenters mit der rechten Maustasteauf das Archive „Persönlich” und wählen Sie im aufklappenden Menü den Ein-trag »Eigenschaften«.

�Auf der Registerkarte „Zugang” aktivieren Sie den Schalter »Remote Accessaktivieren«. Machen Sie unter „User Name” und „Password” Ihre Eingaben.Beachten Sie, dass Sie bei „Password” nur Ziffern eingeben, wenn Sie per Tele-fon auf Ihre Daten zugreifen möchten, da über das Telefon keine Buchstabenund sonstige Zeichen eingegeben werden können.

�Wählen Sie die Schaltfläche »Parameter«, um das Dialogfenster „Zugangspara-meter” zu öffnen (Abb. 20). In die Felder »Zugelassene CLI« (-> Glossar) könnenSie je eine Telefonnummer eintragen. Wenn Sie dann vom Telefonanschluss aus,der zu einer dieser Nummern gehört, auf Ihre Archives zugreifen wollen, werdenSie automatisch identifiziert ohne ein Password eintragen zu müssen.

�Wählen Sie im folgenden Feld „Sprache” Ihre gewünschte Sprache aus. Imnächsten Feld „Spracherkennung” wählen Sie aus der Liste den Eintrag »Ein-schalten«, wenn Sie beim telefonischen Zugriff Ihre Eingaben sprachgesteuertvornehmen möchten. Steht in diesem Feld »Ausschalten«, so erfolgt die Steue-rung per Telefontasten.

Eine Steuerung über die Telefontasten ist nur von tonwahlfähigen Telefon-apparaten aus möglich.

�Das Feld „Audio Out” gibt Ihnen die Wahl, die Kommunikation mit dem TobitInfoCenter über eine menschliche Stimme (Auswahl »Sprach-Files«) oder einesynthetische Stimme (Auswahl »Synthetisch«) zu führen.

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�In das Feld »Anrufe annehmen nach (Sek.)«tragen Sie nun noch eine Zeitspanne in Se-kunden ein, nach der der Anruf vom Tobit In-foCenter angenommen wird. Die Vorgabe isteine Sekunde, d.h., der Anruf wird fast au-genblicklich beantwortet.

�Wenn Sie bei »Zugelassene CLI« Telefon-nummern eingeben werden Anrufer, die vondiesen Anschlüssen aus auf Ihre Archives zur-greifen, automatisch identifiziert und müs-sen kein Passwort mehr eingeben. SchließenSie Ihre Eingaben mit »OK« ab.

�Nun müssen Sie noch die Archives, auf dieSie von außen zugreifen möchten, in IhremTobit InfoCenter freigeben. Momentan ist der Zugriff per Phone Access (überdas Telefon) nur auf das Eingangs- und Adressbuch möglich. Über den WebAccess (-> S. 86) können Sie auch auf Ihre anderen persönlichen Archives überdas Internet zugreifen.

Um einen Ordner für den Remote Access zugänglich zu machen, klicken Sie ihneinfach mit der rechten Maustaste an und wählen »Eigenschaften«. Auf derRegisterkarte „Zugang” aktivieren Sie den Schalter »Remote Access aktivie-ren«. Das Archive und alle darunter liegenden Sub Archives sind nun freigege-ben. Wenn Sie in die Felder »User Name« bzw. »Password« an dieser Stelle Ein-gaben machen, werden diese beim Remote-Zugriff auf das Archive abgefragt.

Phone Access

Phone Access (Telefon-Zugriff) meint die Erreichbarkeit Ihrer Archives von je-dem beliebigen tonwahlfähigen Tastentelefon aus. Wählen Sie die Nummer Ih-res Anschlusses und tippen Sie – während der Ansagetext Ihrer VoiceBox läuft –Ihr Password ein. Dadurch gelangen Sie in das Hauptmenü des Phone Access.Mit den folgenden Tasten können Sie sich nun im System bewegen:

� 1 für „Eingangsbuch”Es folgt die Ansage: „Eingangsbuch: Sie haben X neue Nachrichten.“ Die Listeder neuen und vorhandenen Einträge wird vorgelesen.

Folgende Navigationstasten stehen zur Verfügung:

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Abb. 20: Zugangsparameter

1 = Zum vorherigen Eintrag wechseln7 = Zum nächsten Eintrag wechseln4 = Kurzinformationen des Eintrags5 = Eintrag öffnen6 = Eintrag auswählen, um weitere Aktionen damit durchzuführen0 = Ins HAUPTMENÜ wechseln3 = Sprache wechseln

� 2 für „Adressbuch”Es folgt die Ansage: „Adressbuch: In diesem Adressbuch befinden sich XAdressen.“ Die Liste der vorhandenen Adressen wird nun vorgelesen. Das au-tomatische Vorlesen kann durch einen Tastendruck beendet werden. FolgendeNavigationstasten stehen zur Verfügung:

1 = Zum vorherigen Eintrag wechseln7 = Zum nächsten Eintrag wechseln4 = Kurzinformationen des Eintrags5 = Eintrag öffnen0 = Hauptmenü9 = Einstellungen:

Es folgt die Ansage: „Einstellungen”. Es stehen folgende Möglichkeiten zurWahl:

1 = Neue Ansage aufsprechen2 = Bestehende Ansage löschen, Standardansage verwenden

Des Weiteren werden die folgenden Aktionen unterstützt.

Während eine Nachricht vorgelesen wird:

1 = Beantworten einer eMail (an die Absenderadresse)2 = Weiterleiten an eine Adresse aus dem Adressbuch

Während eine Sprachnachricht abgespielt wird:1 = Beantworten der Nachricht an Absender2 = Weiterleiten an eine Adresse aus dem Adressbuch3 = Anrufer über die Absender-Telefonnummer zurückrufen

Während eine Adresse vorgelesen wird:1 = Mit dem Adressat über die Telefonnummer verbinden lassen2 = Verfassen einer eMail an den Adressaten (wird als VoiceMail angehängt)

Mit der Taste „0” können alle Funktionen jederzeit abgebrochen werden.

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Web Access

Mit der Funktion „Web Access” haben Sie Zugriff auf Ihre Archives über das In-ternet mit einem beliebigen Internet-Browser. Dazu wird in Ihrem Inter-net-Browser eine Oberflä-che dargestellt, die sichstark am Aussehen des To-bit InfoCenters anlehnt.Um diese Oberfläche auf-zurufen, geben Sie in dieAdressleiste Ihres Inter-net-Browsers die Adresseder entsprechenden Inter-netseite ein, und zwar inder Form: http://www.ihre-firma.de/~Benutzername.Ihren genauen Benutzerna-men finden Sie im Archi-ve-Baum unter »Archive – User«. Es erscheint ein Dialogfenster, das Ihren User-namen und das Password abfragt. Diese Angaben haben Sie in Kapitel 3.4.4,Seite 83 unter „Zugangsparameter” eingetragen. Nach erfolgreichem Einlog-gen sehen Sie Ihre freigegebenen Archives dargestellt und können damit arbei-ten, als würden Sie vor Ihrem Rechner im Büro sitzen (Abb. 21).

Um per Web Access auf ein Archive zugreifen zu können, müssen Sie es zuvorim Tobit InfoCenter freigeben. Klicken Sie das Archive dazu mit der rechtenMaustaste an und wählen Sie »Eigenschaften«. Auf der Registerkarte „Zu-gang” aktivieren Sie den Schalter »Remote Access aktivieren”. Bestätigen Siemit »OK«.

Voraussetzung für die Nutzung des Web Access ist auch hier, dass Ihr Adminis-trator die Funktionen eingerichtet bzw. freigeschaltet hat.

3.5 WorkflowUnter Workflow (Arbeitsfluss) verstehen wir die Automatisierung und damitVereinfachung von wiederkehrenden Arbeitsabläufen. Das kann z.B. die Erstel-lung eines neuen Adresseintrags sein oder auch die Entscheidung über die Be-willigung eines Urlaubsantrags, der von verschiedenen Personen aus unter-schiedlichen Abteilungen geprüft werden muss (-> Beispiel in Kap. 3.5.3).

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Abb. 21: Web Access

Grundlagen

Als Basis für Workflows dienen vorgefertigte Formulare. Jedes enthält ähnlicheinem herkömmlichen Papierformular Felder, die der Reihe nach ausgefülltwerden müssen. Anschließend wird das fertig bearbeitete Formular an die be-treffende(n) Stelle(n) verschickt und dort geprüft und ggf. weiterverteilt.

Formular nutzen

Nach der Installation des Tobit InfoCenters sind auf Ihrem Rechner bereits eini-ge Standardformulare eingerichtet, mit denen Sie einen Workflow einleitenkönnen. Öffnen Sie dazu im Tobit InfoCenter in der Hauptsymbolleiste mit demSymbol »Formulare« das gewünschte Formular und bearbeiten Sie die einzel-nen Felder. Mit einem Mausklick auf »Abschicken« wird Ihre Nachricht an dieentsprechende Person oder Abteilung zur Weiterbearbeitung versendet. Dasfunktioniert natürlich nur, wenn Ihr Administrator entsprechende Anpassun-gen vorgenommen hat.

Ein empfangenes Formular wird wie andere Nachrichten auch in Ihrem Ein-gangsbuch abgelegt. Wenn Sie die Nachricht in der Eintragsliste markieren, se-hen Sie im Vorschau-Bereich das Formularsymbol. Durch einen Mausklick wirdes geöffnet und kann bearbeitet oder auch weiterversendet werden.

Beispiel für einen Workflow

Um die Anwendung eines Workflows zu veranschaulichen, hier ein Beispiel fürdie Bearbeitung eines Urlaubsantrages (Abb. 22).

Ein Arbeitnehmer beantragt Urlaub und fülltam Computer das entsprechende Formularaus, das er anschließend per Mausklick an sei-nen Vorgesetzten sendet. Dieser genehmigtden Antrag für seinen Arbeitsbereich und miteinem Mausklick auf »Senden« wird es an diePersonalabteilung weitergeleitet. Dort wirdgeprüft, ob eine Genehmigung des Urlaubsmit übergeordneten Interessen der Firma kol-lidiert. Wird der Antrag abgelehnt, geht aufKnopfdruck eine Kopie zurück an den Vorge-setzten und an den Arbeitnehmer, der den Antrag gestellt hat.

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3.5 Workflow

Abb. 22: Ein Workflow-Formular

Wird dem Antrag zugestimmt, geht zusätzlich zu Vorgesetztem und Arbeit-nehmer eine Kopie an die Zeitplanungsstelle, die den Urlaub dann in die Ter-minkalender überträgt. Alle betroffenen Stellen haben das Ergebnis des Work-flows als Formular im Eingangsbuch Ihres Tobit InfoCenters.

So kann mit geringem Zeitaufwand und ohne Lauferei ein gesamter Arbeitsab-lauf mit mehreren Personen abgestimmt, entschieden und weiterverarbeitetwerden. Wenn Sie ein neues Formular erstellen wollen, setzen Sie sich mit Ih-rem Administrator in Verbindung.

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4 – DATENORGANISATION

4 Datenorganisation

Die Grundlage der gesamten Datenstruktur und -organisation bildet das „TobitArchive System” (TAS). Es umfasst in einer Baumstruktur alle Archives (Ordner)und die darin abgelegten Dateien. Den für Sie wichtigen Teil des TAS (-> Glos-sar) sehen Sie in Ihrem Tobit InfoCenter im „Archive-Baum”. Dabei handelt essich um die Ordner, die von Ihnen selbst angelegt oder vom Administrator fürSie freigegeben wurden.

4.1 ArchivesEinige der wichtigen Archives haben Sie bereits in den vorherigen Kapiteln ken-nen gelernt. Sie finden diese Ordner im Archive-Baum bzw. in der Hauptsym-bolleiste. Wir erläutern nun die Funktionen der Hauptarchives:

� EingangIm „Eingangsbuch” finden Sie Ihre empfangenen Nachrichten.

� VersandDas Archive „Versand” nimmt die Nachrichten auf, die fertig für den Versandund entweder noch nicht freigegeben oder auf Termin gesetzt sind.

� AusgangIm „Ausgangsbuch” sehen Sie die von Ihnen versendeten Nachrichten.

� WiedervorlageIn der „Wiedervorlage” werden Nachrichten abgelegt, die auf einen späterenZeitpunkt terminiert sind. So können Sie sich empfangene Nachrichten, auf dieSie im Augenblick nicht antworten wollen oder können, zu einem späterenZeitpunkt wieder in Erinnerung rufen. Sie landen als neue Nachrichten in IhremPosteingang und besitzen dann den Status „Wiedervorlage”. Die Wiedervorla-ge wird in Kapitel 4.2.6 ab Seite 111 ausführlich behandelt.

� KalenderDer „Kalender” übernimmt die Planung Ihrer gesamten Termine. Es stehen ver-schiedene Ansichten (Tag, Woche, Monat) zur Verfügung, zwischen denen Siebeliebig umschalten können. Zur Erinnerung wird bei fälligen Terminen eineNachricht in Ihren Posteingang gesendet. Der Kalender wird in Kapitel 4.4 abSeite 121 ausführlich behandelt.

� PapierkorbAlle von Ihnen gelöschten Nachrichten landen zunächst im „Papierkorb”. Dortkönnen Sie noch solange darauf zugreifen, bis bei der nächsten Datenbereini-gung des Servers der Papierkorb endgültig gelöscht wird.

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4.1 Archives

� AufgabenDas Archive „Aufgaben” steht Ihnen für die Planung und Organisation Ihrer zuerledigenden Tätigkeiten zur Verfügung. Es wird in Kapitel 4.5 ab Seite 116ausführlich behandelt.

� EntwürfeIn diesem Archive werden Nachrichten und Dokumente abgelegt, die nochnicht fertiggestellt sind. Näheres Lesen Sie in Kapitel 4.5.2 ab Seite 132.

� VerknüpfungenDieses Archive enthält von Ihnen erstellte Verknüpfungen zu anderen Archives,auf die Sie schnell zugreifen wollen. In Kapitel 4.1.1 (nächstes Kapitel) wird dasAnlegen von Verknüpfungen genau beschrieben.

� PersönlichDas Archive „Persönlich” stellt die oberste Ebene Ihrer persönlichen Verzeich-nisse dar. Dort finden Sie neben allen Hauptarchives (Eingang, Ausgang, usw.)auch die von Ihnen selbst angelegten Ordner, Ihr persönliches Adressbuch unddie von Ihnen erstellten Textbausteine. Das Archive „System” enthält nebendem Papierkorb die Ergebnisse Ihrer Suchdurchgänge und die Protokolle, diebeim Remote-Zugriff auf Ihre Archives erstellt wurden.

Die Hauptsymbolleiste stellt Ihnen die am häufigsten benutzten Archives als an-klickbare Icons für den schnellen Zugriff zur Verfügung. Sie finden sie als senk-rechte Leiste ganz links im Tobit InfoCenter.

4.1.1 Arbeiten mit ArchivesUm Daten nach Ihren Wünschen zu organisieren, können Sie natürlich auch ei-gene Archives anlegen. Voraussetzung ist allerdings, dass Sie die Rechte dazubesitzen. Unter „Persönlich” können Sie uneingeschränkt neue Archives undSub Archives anlegen und natürlich auch wieder löschen.

Archive anlegen

Wenn Sie ein neues Archive anlegen möchten, klicken Sie mit der rechtenMaustaste auf das darüberliegende Archive und wählen aus dem Menü »Archi-ve erstellen«. Alternativ klicken Sie in der Funktionsleiste auf den Pfeil nebendem Symbol »Neu« und wählen aus dem Menü »Archive«. Geben Sie im fol-genden Fenster einen Archive-Namen ein. Der Schalter »Eigenschaften über-nehmen« bedeutet, dass alle Eigenschaften des darüberliegenden Archivesauch für das neu erstellte gelten soll.

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4 Datenorganisation

Archive löschenUm ein Archive zu löschen markieren Sie es einfach und drücken [ENTF] auf Ih-rer Tastatur. Alternativ klicken Sie das Archive mit der rechten Maustaste anund wählen »Archive löschen« oder klicken in der Funktionsleiste auf das »Lö-schen«-Symbol.

Archive umbenennenWenn Sie einem Archive einen anderen Namen zuweisen möchten, klicken Siees mit der rechten Maustaste an und wählen aus dem Menü »Archive umbe-nennen«. Alternativ drücken Sie einfach die Taste [F2] auf Ihrer Tastatur. Ge-ben Sie den neuen Namen ein und drücken Sie die [ENTER]-Taste.

Archive verknüpfenEine Verknüpfung anzulegen ist sinnvoll, wenn Sie oft auf ein Archive zugreifenmüssen, das sehr tief in der Baumstruktur liegt. Alle Änderungen, die Sie imverknüpften Archive vornehmen (z.B. Löschen einer Datei), wirken sich auchsofort auf das Orginalarchive aus.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das zu verknüpfende Archive undwählen Sie aus dem Menü »Als Verknüpfung erstellen«. Es öffnet sich dasFenster „Verknüpfung” mit zwei Registerkarten.

Registerkarte „Eigenschaften”

Hier können Sie einen Namen für die Verknüpfung eingeben und ein Symbolwählen, das dem verknüpften Archive zugewiesen wird.


Auf dieser Registerkarte sehen Sie das Ziel- bzw. Quell-Archive Ihrer Verknüp-fung. Mit einem Klick auf das nebenstehende Symbol können Sie den jeweili-gen Pfad ändern. Nach Bestätigung mit »OK« finden Sie die Verknüpfung imArchive „Verknüpfungen” bzw. in dem Ordner, den Sie als Quell-Archive aus-gewählt haben.

Archive suchenMit der Zeit kann es vorkommen, dass man den Überblick über seine verschach-telte Archive-Struktur verliert. Dann ist eine einfach zu bedienende Suchfunktionnützlich. Um ein Archive zu suchen, markieren Sie im Archive-Baum den Ordner,mit dem die Suche beginnen soll und schreiben Sie den gesuchten Namen ein-fach in das Suchfenster direkt oberhalb des Archive-Baums. Klicken Sie zum Startder Suche auf das Symbol neben dem Eingabefeld. Alternativ können Sie die Su-che aufrufen, indem Sie das zu durchsuchende Archive im Archive-Baum mit derrechten Maustaste anklicken und aus dem Menü »Archive-Suche« auswählen.

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4.1 Archives

Es erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie den Suchnamen eingeben könnenund mit einem Mausklick auf »OK« wird die Suche gestartet. Beim ersten ge-fundenen Eintrag stoppt der Suchlauf.

4.1.2 Archive-Baum speichernDamit Sie nicht nach jedem Starten des Tobit InfoCenters den Archive-Baumerneut nach Ihren Vorstellungen anordnen müssen, können Sie das aktuelleAussehen für die Zukunft speichern. Dann öffnen sich Archives und Sub Archi-ves jedesmal in der derzeitigen Position. So wird´s gemacht:

�Öffnen Sie alle Archives und Sub Archives so weit, wie Sie es für Ihre täglicheArbeit benötigen. Schließen Sie die nicht benötigten Ordner.

�Klicken Sie ein beliebiges Archive mit der rechten Maustaste an und wählen Sieaus dem Menü »Archive-Baum speichern«.

Die aktuelle Anordnung der Archives wird bei jedem Start des Tobit InfoCen-ters wieder hergestellt.

4.1.3 Archive-EigenschaftenJedes Archive besitzt bestimmte Eigenschaften, die Aussehen und Zugriff be-stimmen. Diese lassen sich mit verschiedenen Schaltern und Optionen beein-flussen. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das betreffende Archi-ve und wählen aus dem Kontextmemü »Eigenschaften...«. Es öffnet sich einDialogfenster mit folgenden Registerkarten:

Registerkarte „Optionen”

Wenn Sie auf das Aktenschrank-Symbol links oben auf dieser Registerkarte kli-cken, erscheint der interne Pfad dieses Archives.

� NameHier finden Sie den Namen des ausgewählten Archives, den Sie an dieser Stelleauch ändern können (Abb. 23).

� Manuelles LöschverbotDurch Setzen des Schalters verhindern Sie, dass Einträge aus dem aktuellen Ar-chive manuell entfernt werden können. Beim Versuch, einen Eintrag zu löschenoder zu verschieben, erfolgt eine entsprechende Fehlermeldung. Das Kopieren

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4 Datenorganisation

von Nachrichten aus diesem Archive per Drag & Drop (-> Glossar) ist dagegenweiterhin möglich.

� Nur für ArchivesWird der Schalter gesetzt, so können keineNachrichten per Drag & Drop in das aktuelleArchive verschoben oder kopiert werden.

� AusblendenDer Schalter bewirkt, dass das aktuelle Archi-ve für den externen Zugriff (Remote Access)nicht angezeigt wird.

� IHS Replizierung unterbindenDer Schalter ist nur bei Nutzung der InternetHosting Services (IHS) von Bedeutung, wennsich das aktuelle Archive innerhalb der dortkonfigurierten „Archive Replica Root" befindet. Durch Aktivierung dieserFunktion können Sie dann die Replizierung zum DvISE-Host speziell für diesesArchive einschließlich aller Sub Archives unterbinden.

� Einträge bei der Verteilung verschiebenDiese Option bezieht sich auf das manuelle Verteilen von Nachrichten(-> Kap. 4.2.4). Der Schalter bestimmt, ob die Option »Orginal Nachricht zu-stellen (verschieben)« oder »Als Kopie verteilen (kopieren)« standardmäßig ak-tiviert ist. Dieser Schalter kann für jedes Archive gesondert eingestellt werden.

� FarbeWählen Sie eine Farbe aus, in der das Archive-Symbol im Archive-Baum darge-stellt werden soll.

� Anzeigen alsHier können Sie die Darstellungsart bestimmen, in der das aktuelle Archive an-gezeigt werden soll. Die Anordnung der Spalten in der Eintragsliste entsprichtdann dem hier gewählten Archive-Typ.

Registerkarte „Dienste”

� Automatische BereinigungDer Server führt in regelmäßigen Intervallen eine Datenbereinigung durch, beider alle Protokolleinträge inklusive der zugehörigen Dateien gelöscht werden,wenn sie ein definiertes Alter überschritten haben. Hier können Sie die Datenbe-

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4.1 Archives

Abb. 23: Registerkarte „Optionen”

reinigung für das aktuelle Archive individuell konfigurieren. Legen Sie fest, wielange die Einträge in diesem Archive gespeichert bleiben sollen, bis sie automa-tisch entfernt werden (Abb. 24). Wählen Sie dazu einen Eintrag aus der Liste.Wenn Sie »(keine)« auswählen, erfolgt keine Datenbereinigung. Beachten Sie,dass einzelne Archive-Einträge von der Bereinigung ausgenommen werden kön-nen, indem Sie in den Eigenschaften der Nachricht oder des Dokumentes auf derRegisterkarte „Parameter” den Schalter »Keine Bereinigung« setzen.

� BereinigungsoptionenNehmen Sie hier weitere Einstellungen zur au-tomatischen Datenbereinigung vor. Mit demSchalter »Vererbung aufheben« wird die Re-gelung »Sub Archives einbeziehen« (siehe un-ten) für das aktuelle Archive und alle darinenthaltenen Sub Archives aufgehoben.

� Sub Archives einbeziehenDer Schalter bewirkt, dass die eingetragenenParameter der automatischen Datenbereini-gung auch für alle Sub Archives gelten sollen.

� Archive-ReplizierungBei Nutzung der DvISE Replica Services kön-nen Sie unter »Replizierung aktivieren« Einstellungen zur Replizierung des ak-tuellen Archives treffen. Nähere Informationen erhalten Sie bei Ihrem Admi-nistrator.

� IndexerstellungAktivieren Sie den Schalter »Sub Archives ausschließen«, um den Inhalt des ak-tuellen Archives und aller enthaltenen Sub Archives für die Erstellung der Index-datei unberücksichtigt zu lassen. Während der Datenbereinigung wird auto-matisch eine Indexdatei erstellt, die für die Archive übergreifende Suchfunktionbenötigt wird. Diese Indexdatei enthält eine Auflistung sämtlicher Worte, die inden Betreffs und Texten aller Nachrichten enthalten sind.

Registerkarte „Zugang”

Auf dieser Registerkarte aktivieren Sie den „Remote Access” für den Zugriff aufIhre Archives und Daten per Telefon oder Internet. Die Optionen und Parame-ter werden ausführlich in Kapitel 3.4.4 ab Seite 83 beschrieben.

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4 Datenorganisation

Abb. 24: Registerkarte „Dienste”

Registerkarte „Sortierung”

Generell werden die Einträge in den Archives in der Reihenfolge aufgelistet, inder sie eingetragen wurden. Auf dieser Registerkarte können Sie diese Reihen-folge verändern (Abb. 25). Aktivieren Sie hierzu den Schalter »Sortierung akti-vieren« und wählen Sie in der Liste das Kriterium, nach dem die Liste zuerst sor-tiert werden soll. Schieben Sie den Eintragmit Hilfe der Pfeiltaste an die oberste Positi-on. Verändern Sie so auch die Reihenfolgeder anderen Einträge. Bestätigen Sie die Ein-gabe mit »OK«. Die Nachrichten werden inder Eintragsliste nach kurzer Zeit neu sortiert.

Bei Aktivierung des Schalters »Anzeige auf-steigend« werden die Einträge im aktuellenArchive in umgekehrter Reihenfolge sor-tiert. Wenn also z.B. durch eine Sortierungder älteste Eintrag oben steht, wird er nunam Ende der Liste angeordnet. Die einge-stellte Sortierung bleibt dauerhaft erhalten,auch nach Programmende. Wenn Sie die ursprüngliche Sortierung wieder-herstellen möchten, deaktivieren Sie den Schalter »Sortierung aktivieren«.

Registerkarte „Ausdruck”

Über diese Einstellungen können Sie Nach-richten automatisch ausdrucken bzw. Proto-kolle erstellen lassen (Abb. 26). Hierzu wer-den die eingerichteten Drucker verwendet.Wählen Sie in der Gruppe „Nachrichten” jeeinen Drucker für den Ausdruck von Fax-bzw. Textnachrichten. In der Gruppe „Proto-koll” lässt sich ein Drucker für den automati-schen Protokollausdruck auswählen.

Unter „Intervall” wird mit »Alle bereinigtenEinträge« eine Liste der Einträge erstellt, diewährend der Datenbereinigung gelöscht wur-den. »Täglich alle Einträge« erstellt eine Listealler Einträge des vorherigen Tages.

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4.1 Archives

Abb. 25: Registerkarte „Sortierung”

Abb. 26: Registerkarte „Ausdruck”

»Wöchentlich alle Einträge« erstellt eine Liste aller Einträge der vergangenenWoche. Der Protokollausdruck erfolgt an jedem Montag. »Monatlich alle Einträ-ge« druckt eine Liste aller Einträge des vergangenen Monats. Der Protokollaus-druck erfolgt an jedem ersten Tag eines Monats.

Für die Formatierung des Protokollausdrucks (Anzahl Zeilen, Zeichen) geltendie Einstellungen des eingetragenen Druckers.

4.1.4 DatenexportDie Funktion »Datenexport« ermöglicht Ihnen den Export von Adressen oderProtokolleinträgen der Eintragsliste, um sie an anderer Stelle weiterzuverarbei-ten (z.B. in einer Tabellenkalkulation). Sie finden diese Funktion unter »Datei-> Datenexport« in der Menüleiste oder als Symbol in der Symbolleiste, wenndas Symbol unter »Optionen -> Symbolleisten« eingeblendet wurde. Der Me-nüpunkt ist nur dann auswählbar, wenn Sie in der Eintragsliste eine oder meh-rere Einträge markiert haben. Nach der Auswahl erscheint das Dialogfenster„Datenexport” mit den folgenden Registerkarten:

Registerkarte „Generell”

Wählen Sie unter „Einträge” aus, welche Daten aus der Eintragsliste expor-tiert werden sollen. Aktivieren Sie dazu den gewünschten Schalter. Unter„Exportart” erscheint eine Liste, aus der Sie das Format für den Export aus-wählen können.


Diese Registerkarte erlaubt Einstellungen bzgl. der Exportoptionen (Abb. 27).

� TrennzeichenHier kann in der Liste »Feld« ein Zeichen zur Trennung der einzelnen Datenfel-der (z.B. Name, Vorname, Straße) bestimmt werden.

� EintragDieser Schalter gibt die Möglichkeit, ein Zeichen zum Trennen der einzelnenDatensätze festzulegen.

� Clipboard/DateiMit den Schaltern »Clipboard« und »Datei« kann ein Ziel für den Export fest-

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4 Datenorganisation

gelegt werden. Wenn Sie »Datei« auswäh-len, können Sie im darunter liegenden Feldden Dateinamen und Laufwerkspfad einge-ben bzw. auswählen. Durch die Schalter»Ansi« bzw. »OEM« geben Sie den Zei-chensatz der Exportdatei an.


Auf der Registerkarte „Erweitert” könnenSie im Feld »Tabellenkalkulation« Pfad undDateiname des auf Ihrem Rechner installier-ten Tabellenkalkulationsprogramms eintra-gen. Wenn Sie Verzeichnisse eintragen müs-sen, die aus mehr als acht Zeichen bestehen,geben Sie nach dem sechsten Zeichen eineTilde (~) und anschließend eine „1” ein. Wenn z.B. der Name des Verzeichnis-ses »GEMEINSAME DATEIEN\PETER\ALTE_ABLAGE« lautet, müssen Sie eintra-gen: »GEMEIN~1\PETER\ALTE_A~1« .

4.2 Nachrichten verwaltenDen Begriff „Nachricht” haben Sie bereits in den vorherigen Kapiteln kennen-gelernt. Damit meinen wir neben Fax- und eMail- auch SMS-, TMail- und Voice-Mail-Nachrichten. Wie Sie Nachrichten sinnvoll verwalten können, um denÜberblick zu behalten, erfahren Sie in diesem Kapitel.

Nachricht kopierenUm eine Nachricht in ein anderes Archive zu kopieren, verfahren Sie folgender-maßen: „Fassen” Sie die Nachricht mit der linken Maustaste und ziehen sie beigedrückter [STRG]-Taste zum Zielarchive, wo Sie sie fallen lassen. Diese Metho-de wird Drag & Drop genannt (ziehen und fallen lassen). Auf diese Weise kön-nen Sie neben einzelnen auch mehrere Nachrichten gleichzeitig in andere Ver-zeichnisse kopieren. Dazu wählen Sie die zu kopierenden Nachrichten unterVerwendung der [STRG]- und/oder [SHIFT]-Taste aus und ziehen diese bei ge-drückter [STRG]-Taste in das Zielarchive.

Nachricht verschiebenDas Verschieben von Nachrichten geschieht wie das Kopieren per Drag & Drop.Markieren Sie die Nachricht(en) und ziehen Sie sie einfach bei gedrückter linkerMaustaste in das Zielarchive. Die Nachrichten werden im Quellarchive gelöschtund im Zielarchive erstellt.

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4.2 Nachrichten verwalten


Nachricht löschenWenn Sie Nachrichten löschen, werden diese nicht sofort von Ihrem Compu-ter entfernt, sondern wandern in den Papierkorb. Dort haben Sie noch so lan-ge Zugriff darauf, bis die Dateien bei der nächsten Datenbereinigung endgül-tig entfernt werden. Um Nachrichten zu löschen, haben Sie verschiedeneMöglichkeiten:

Markieren Sie die zu löschende Nachricht(en) und drücken Sie auf Ihrer Tasta-tur die [ENTF]-Taste. Oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die mar-kierte(n) Nachricht(en) und wählen Sie aus dem Kontextmeü »Löschen«. Alsdritte Alternative markieren Sie die zu löschende(n) Nachricht(en) und wählenSie das Symbol »Löschen« aus der Funktionsleiste. Oder ziehen Sie die Nach-richt per Drag & Drop auf den Papierkorb.

4.2.1 Nachrichten suchenBei einer großen Zahl von Archives ist es nicht immer leicht, den Überblick zubehalten, welche Nachricht wo abgelegt wurde. Um eine verloren gegangeneDatei wiederzufinden, bietet das Tobit InfoCenter leistungsstarke Suchfunktio-nen, die wir im Folgenden erläutern:

�Klicken Sie im Archive-Baum den Ordner an, in dem Sie die gesuchte Nachrichtvermuten. Haben Sie keine Idee, welches Archive oder Sub Archive das seinkönnte, dann klicken Sie auf den Ordner „Archive”. Dieser enthält als Sub Ar-chives alle für Sie verfügbaren Ordner.

�Klicken Sie nun in der Funktiosleiste auf das Symbol »Suchen«. Alternativ kön-nen Sie das Archive mit der rechten Maustaste anklicken und »Suchen« ausdem Menü wählen.

�Wählen Sie die gewünschten Optionen auf den folgenden Registerkarten undschließen Sie danach Ihre Eingabe mit »OK« ab. Es stehen folgende Optionenzur Verfügung:


� SuchtextHier können Sie den zu suchenden Namen oder Begriff eingeben. Es wird nichtnach Groß- und Kleinschreibung unterschieden (Abb. 28).

� Suchen inBestimmen Sie hier, in welchen Datenfeldern der Archive-Einträge nach demSuchtext gesucht werden soll. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen aller Felder,

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4 Datenorganisation

die Sie in die Suche einbeziehen möchten. Über die Schaltflächen »Keine« bzw.»Alle« können alle Kästchen gemeinsam deaktiviert bzw. aktiviert werden.

� Sub Archives einbeziehenAktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um außer dem aktuell markierten Archi-ve auch dessen Sub Archives zu durchsuchen. Hier haben Sie zwei Möglichkei-ten: Wenn Sie die Option »Neue Suche starten« wählen, werden generellsämtliche Sub Archives des markierten Archives durchsucht. Die Option »Suchefortsetzen« bewirkt eine spezielle Art der Suche: Ist das Archive beim Startender Suche komplett geschlossen (symbolisiert durch ein „+“ im Archive-Baum),so werden sämtliche Sub Archives durch-sucht. Ist dagegen die Archive-Struktur un-terhalb des markierten Archives teilweisegeöffnet, so werden ausschließlich die aktu-ell dargestellten Sub Archives in die Sucheeinbezogen. Tiefer verschachtelte Ordner,die sich in noch geschlossenen Unterord-nern befinden, werden in diesem Fall alsonicht berücksichtigt.

� Nur gültige Archives anzeigenDiese Funktion bewirkt, dass nach Abschlusseiner Suche über mehrere Archives nur dieje-nigen Sub Archives im Archive-Baum des To-bit InfoCenters dargestellt werden, in denen die Suche erfolgreich war. Aufdiese Weise können in Verbindung mit der Einstellung »Suche fortsetzen«(s. o.) mehrere Suchabfragen miteinander kombiniert werden. Dabei umfasstdas letzte Suchergebnis jeweils ausschließlich diejenigen Einträge, auf welchedie Kriterien sämtlicher vorherigen Abfragen zutreffen.

Registerkarte „Feste Daten”

� EintragsstatusHier können Sie aus der Liste einen Eintragsstatus auswählen, nach dem SieIhre Archives durchsuchen lassen wollen.

� MarkierungenHier können Sie aus der Liste die Markierung auswählen, nach der Sie Ihre Ar-

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Abb. 28: Registerkarte „Generell”

chives durchsuchen lassen wollen. Näheres zu Markierungen lesen Sie in Kapi-tel 4.2.5 ab Seite 111.

Registerkarte „Aktion”

Auf dieser Registerkarte können Sie bestimmen, ob alle gefundenen Einträge,die den Suchkriterien entsprechen, angezeigt oder nicht angezeigt werden sol-len. Wenn Sie »Ausschließen« wählen, werden als Suchergebnis diejenigenEinträge aufgelistet, welche die Suchkriterien nicht erfüllen. So lässt sich eineSuche invertieren.

Die Archives, in denen die Suche erfolgreich war, sind im Archive-Baum ducheine Zahl in Klammern gekennzeichnet. Diese Zahl gibt an, wie viele Einträge indem Archive gefunden wurden. Wenn Sie das Archive anklicken, sehen Sie inder Eintragsliste die gefundenen Einträge und im Vorschau-Bereich den Inhaltdes markierten Eintrags.

4.2.2 Nachrichten filternNeben der Suche nach bestimmten Nachrichten haben Sie auch die Möglich-keit, Ihre Archives nach bestimmten Dokument- und Versandeigenschaften zufiltern. Das bedeutet, es werden nur noch die Nachrichten angezeigt, auf diebestimmte Eigenschaften zutreffen. Alle an-deren Nachrichten werden lediglich ausge-blendet, jedoch nicht gelöscht.

�Klicken Sie auf das Archive, das gefiltertwerden soll und wählen Sie aus der Funk-tionsleiste das Symbol »Filter« oder aus derMenüleiste »Ansicht -> Filter«. Es öffnetsich das Dialogfeld „Filter” mit drei Regis-terkarten für die Feineinstellungen.

�Wählen Sie die gewünschten Optionen aufden folgenden Registerkarten und schließenSie Ihre Eingabe mit »OK« ab.


Auf dieser Registerkarte wählen Sie verschiedene Schalter, die sich auf Attributund Typ einer Nachricht beziehen (Abb. 29).

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4 Datenorganisation


� StatusIn dieser Gruppe können Sie wählen, ob »korrekte Einträge« und/oder »fehler-hafte Einträge« angezeigt oder ausgeblendet werden.

� GesehenDie Gruppe stellt zur Auswahl, ob schon »Gesehene« und/oder »Ungesehene«Nachrichten angezeigt werden.

� DateianhangUnter „Dateianhang” stehen die Kriterien »Mit Dateianhang« und »Ohne Da-teianhang« zur Auswahl. Je nach aktiviertem Schalter werden nur Dateien mitbzw. ohne Dateianhang gefiltert.

� DokumenttypIn dieser Gruppe können Sie die Dokumenttypen auswählen, die angezeigtwerden sollen.


Diese Registerkarte enthält weitere Möglichkeiten, Nachrichten und Dokumen-te zu filtern (Abb. 30).

� OptionenBei Aktivierung des Schalters »Nur Einträgemit Abschlussstatus« werden nur die Sende-versuche aufgelistet, die einen Abschlusssta-tus tragen, also versendet (grüner Haken)oder nicht versendet (rotes Kreuz) wurden.Sendeaufträge, die noch nicht abgeschlos-sen sind, da z.B. noch Wahlwiederholungenausstehen (Pfeil), werden nicht angezeigt.Mit dem Schalter »Ausgeblendete Einträgeanzeigen« können Sie sich auch ausgeblen-dete Archive-Einträge wieder in der Liste an-zeigen lassen (-> Kap. 4.2.3).

� Aufträge aller BenutzerDie Option ist für Sie nur dann verfügbar, wenn Sie die Berechtigung dazuvom Administrator besitzen. Falls das der Fall ist und Sie diese Option aktivie-ren, werden Ihnen im Auftragsbuch auch die Einträge der Sendeaufträge alleranderen Benutzer angezeigt. Die zugehörigen Nachrichten können Sie aller-dings nur einsehen, wenn Ihnen vom Administrator explizit die Leserechte auf

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die betreffenden Archives gegeben wurden. Standardmäßig besitzt jeder Be-nutzer nur die Rechte auf sein eigenes Archive.

� ArchivierungSie können Nachrichten in den Archives als »Archivierte« oder »Nicht Archivier-te« kennzeichnen. In diesem Fall werden sie bei der automatischen Datenberei-nigung nicht gelöscht.

� Maximale Anzahl angezeigter EinträgeHier geben Sie unter »Begrenzen auf« die maximale Anzahl der Einträge an, dieangezeigt werden soll. Stellen Sie den Wert auf „0”, so werden alle Nachrich-ten angezeigt.

Registerkarte „Prioritäten”

Auf dieser Registerkarte wählen sie aus, welche Priorität die Nachrichten habensollen, die Sie angezeigt haben möchten (Hohe Priorität, Normale Priorität,Niedrige Priorität).

4.2.3 Nachrichten ein-/ausblendenNeben der Möglichkeit, Nachrichten wie in Kapitel 4.2.2 beschrieben zu filtern,können Sie einzelne Nachrichten auch ausblenden, d.h., sie werden nicht mehrangezeigt. Voraussetzung ist allerdings, dass unter »Ansicht -> Filter« auf derRegisterkarte „Optionen” die Schaltfläche »Ausgeblendete Einträge anzei-gen« nicht aktiviert ist (Standard). Wenn dieser Schalter aktiviert ist, werdennatürlich auch die ausgeblendeten Einträge angezeigt.

Nachricht ausblenden

Um eine Nachricht auszublenden, klicken Sie sie in der Eintragsliste mit derrechten Maustaste an und wählen Sie aus dem Menü »Ausblenden«. Wenn Siedie Sicherheitsabfrage mit »OK« bestätigen, wird der Eintrag ab sofort nichtmehr angezeigt.

Nachricht einblenden

Möchten Sie die ausgeblendete Nachricht wieder dauerhaft sichtbar machen,aktivieren Sie wie oben beschrieben unter »Ansicht -> Filter« auf der Registerkar-te „Optionen” den Schalter »Ausgeblendete Einträge anzeigen« und bestätigenmit »OK«. Nun können Sie die ausgeblendeten Nachrichten wieder sehen.

Markieren Sie den ausgeblendeten Eintrag nun mit der rechten Maustaste undwählen Sie aus dem Menü »Einblenden«. Anschließend sollten Sie unter »An-

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4 Datenorganisation

sicht -> Filter« auf der Registerkarte „Optionen” den Schalter »AusgeblendeteEinträge anzeigen« wieder deaktivieren.

4.2.4 Nachrichten verteilenDie Verteilung empfangener Nachrichten spielt im Tobit Archive System(-> Glossar) eine entscheidende Rolle. Je nach Konfiguration können eingehen-de Nachrichten automatisch in andere Archives, an verschiedene Mitarbeiteroder auch Gruppen verteilt oder weitergeleitet werden.

So ist es zum Beispiel möglich, die Faxnachrichten eines bestimmten Absendersautomatisch bei Ihnen in ein gesondertes Archive einsortieren zu lassen, odereingehende Nachrichten während Ihres Urlaubs an eine Vertretung weiterzulei-ten. Genau so gut ist es aber auch möglich, Nachrichten manuell an andere Mit-arbeiter zu verteilen. Die verschiedenen Möglichkeiten stellen wir Ihnen nun vor.

Einzelne Nachricht manuell verteilen

Um eine einzelne Nachricht z.B. an einen Mitarbeiter weiterzuleiten (zu vertei-len), gehen Sie folgendermaßen vor:

�Klicken Sie die Nachricht einfach mit der rechten Maustaste an und wählen ausdem Menü »Verteilen«. Alternativ wählen Sie das entspechende Symbol ausder Funktionsleiste. Es öffnet sich ein Fenster mit allen zur Auswahl stehendenEmpfängern. Aus einer Liste können Sie wählen, ob nur Benutzer oder nurGruppen von Benutzern oder beide angezeigt werden.

�Aktivieren Sie einen der beiden Schalter »Orginal Nachricht zustellen (verschie-ben)« oder »Als Kopie verteilen (kopieren)«. Dabei bedeutet »verschieben«,die Nachricht wird versendet und aus Ihrem Archive gelöscht, und »Kopieren,die Nachricht wird versendet und bleibt gleichzeitig in Ihrem Archive erhalten.Welcher der beiden Schalter standardmäßig gesetzt ist, können Sie in den Ei-genschaften eines Archives auf der Registerkarte „Optionen” bestimmen(-> Kap. 4.1.3). Zusätzlich können Sie im Feld „Info für den Empfänger” eineNachricht an den Adressaten eintragen. Wenn dieser die Nachricht in seinemTobit InfoCenter per Doppelklick öffnet, wird ihm diese Info in einem separatenFenster angezeigt.

�Drücken Sie »OK«, um die Nachricht zu verteilen.

Einzelne Nachricht erneut versenden

Wenn Sie eine erhaltene Nachricht an Personen außerhalb Ihres Firmen-Netz-werks versenden möchten, steht Ihnen dazu eine eigene Funktion zur Verfü-

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gung. Klicken Sie die zu versendende Nachricht mit der rechten Maustaste anund wählen Sie aus dem Menü »Erneut versenden«. Es öffnet sich das schon be-kannte Fenster »Nachricht versenden«, in das Sie nun den Empfänger eintragenkönnen. Mit einem Mausklick auf »Senden« wird die Nachricht abgeschickt.

Nachricht erneut eintragen

Es kann vorkommen, dass eine Nachricht nicht versendet werden kann, da z.B.bei einem Fax die Empfängernummer über einen längeren Zeitraum nicht er-reichbar ist. In dem Fall wird die Nachricht im Ausgangsbuch mit einem Fehler-status versehen. Um diese Nachricht erneut zu versenden, klicken Sie sie mitder rechten Maustaste an und wählen aus dem Menü »Erneut eintragen«. DieNachricht wird nun erneut in das Archive „Versand” gestellt.

Automatische Verteilung

Bei der automatischen Verteilung werden Regeln festgelegt, nach denen ein-treffende Nachrichten verteilt werden. Um neue Verteilregeln zu erstellen ge-hen Sie folgendermaßen vor:

�Wählen Sie im Verzeichnisbaum das Archive, für das Sie Regeln erstellen wol-len, und anschließend in der Menüleiste »Archive -> Regeln« oder klicken Siemit der rechten Maustaste auf das Archive und wählen »Regeln« aus demMenü. Es öffnet sich das Fenster „Regeln”.

�Klicken Sie auf die Schaltfläche »Hinzufügen«, um eine neue Regel anzulegen.Vergeben Sie einen Namen und bestätigen Sie mit »OK«. Die neu angelegteRegel erscheint nun in der Liste. Sie können mit der Schaltfläche »Kopieren«den markierten Eintrag duplizieren, um auf dieser Grundlage eine ähnliche Re-gel zu erstellen. Mit »Bearbeiten« können Sie die Eigenschaften verändern undmit der Schaltfläche »Löschen« wird die markierte Regel entfernt.Der Schalter »Verteilung deaktivieren« kann verwendet werden, um eine Re-gel zeitweise außer Kraft zu setzen, ohne sie löschen zu müssen. »Als Kopieverteilen« verschiebt die Nachricht nicht, sondern sendet eine Kopie an den(die) Empfänger.

�Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf »Hinzufü-gen«, um eine weitere Verteilregel zu erstellen oder beenden Sie die Eingabemit einem Mausklick auf »OK«.

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4 Datenorganisation

Registerkarte „Bedingung”

Auf der Registerkarte „Bedingung” befinden sich drei Felder zur SpezifizierungIhrer Verteilregel (Abb. 31).

Wenn Sie »Generell umleiten« wählen, werden alle empfangenen Nachrichtengrundsätzlich verteilt. Einträge in den Vergleichsfeldern bleiben unberücksich-tigt und werden grau dargestellt.

Aus dem ersten Listenfeld wählen Sie durch Mausklick auf den Pfeil eine Optionaus, nach der verteilt werden soll. Wenn Sie z.B. alle Nachrichten eines bestimm-ten Absenders verteilen möchten, wählen Sie den Eintrag »Von (Absender)«. Imnächsten Listenfeld wählen Sie einen der Operatoren „gleich”, „ungleich”,„kleiner” oder „größer”. In das letzte Feld tragen Sie das Verteilkriterium ein. Inunserem Beispiel die eMail-Adresse oder Faxnummer des Absenders.

Welches Verteilkriterium ein Nachrichtenabsender besitzt, erfahren Sie,indem Sie eine bereits empfangene Nachricht in der Eintragsliste mit derrechten Maustaste anklicken und »Eigenschaften« wählen. Auf der Regis-terkarte „Informationen” finden Sie neben der Adresse das Verteilkriteri-um des Absenders.

Sie haben hier die Möglichkeit, Wildcards zuverwenden. Dadurch können Sie Begriffeeinsetzen, die nur zum Teil mit dem Verteil-kriterium übereinstimmen. Wenn Sie z.B. alleNachrichten, die Sie aus München erhalten,automatisch verteilen möchten, so geben Sieals Verteilkriterium »089*« an, wobei derStern stellvertretend für alle Ziffern nach»089« (für München) steht. Oder Sie geben»*tobit.com« ein, um alle mit der Endung»tobit.com« eintreffenden eMails automa-tisch zu verteilen.

Wenn Sie weitere Spezifizierungen eingebenmöchten (maximal fünf sind möglich), klicken Sie auf die Schaltfläche »Mehr«und füllen erneut die drei Felder aus. Die Zeilen Ihrer Verteilregel sind standard-mäßig durch den Operator „oder” verknüpft, d.h., eine Nachricht wird dann ver-teilt, wenn mindestens eine der Spezifizierungen zutrifft. Durch einen Mausklick

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Abb. 31: Registerkarte „Bedingung”

auf »oder« am Ende der ersten Zeile wechselt der Operator zu „und”. Jetztmüssen beide Spezifikationen zutreffen, damit die Nachricht verteilt wird. EinKlick auf die Schalftfläche »Weniger« löscht die letzte Zeile.

Registerkarte „Ziel”

Wählen Sie »Benutzer«, um Nachrichten an einen Benutzer zu versenden. Esöffnet sich die Liste aller verfügbaren Benutzer, an die Sie die Nachricht versen-den können. Aktivieren Sie den Schalter »Orginal Nachricht zustellen (verschie-ben)«, um die Nachricht nach dem Versand aus dem Archive zu löschen oder»Als Kopie verteilen (kopieren)«, um die Nachricht als Kopie im Archive zu be-lassen. Welcher der beiden Schalter als Standard aktiviert ist, können Sie ein-stellen, indem Sie im Archive-Baum das Archive, für das die Regel gelten soll,mit der rechten Maustaste anklicken und aus dem Menü »Eigenschaften« aus-wählen. Auf der Registerkarte „Optionen“ können Sie nun mit Hilfe des Schal-ters »Einträge bei der Verteilung verschieben« bestimmen, ob als Standard„verschieben“ (Schalter gesetzt) oder „kopieren“ (Schalter nicht gesetzt) ein-gestellt wird.

Alternativ wählen Sie »Hinzufügen«, um die Nachricht in ein anderes Archivezu verteilen. Es öffnete sich ein Fenster mit allen für Sie verfügbaren Archives.Natürlich können Sie auch einen Benutzer und ein Archive angeben.

Registerkarte „Zeitraum”

Auf dieser Karte wird der Zeitraum bestimmt, in dem die Verteilregel geltensoll. Geben Sie in das Feld die entsprechende Zeitspanne ein. Die Schaltfläche»Immer« erzeugt ein Minuszeichen im Eingabefeld, was bedeutet, dass die Re-gel ohne zeitliche Einschränkungen gültig ist. Mit »Von...« und »Bis...« könnenSie Anfangs- und Endpunkt für die Gültigkeit der Verteilregel festlegen. Es öff-net sich ein Kalenderblatt, in dem der Zeitpunkt ausgewählt werden kann.

Registerkarte „Weiterleiten”

� Weiterleiten aktivierenAktivieren Sie den Schalter, um Nachrichten an weitere Empfänger zu versen-den. Hier besteht die Möglichkeit, die Nachricht auch an externe Empfänger zuverschicken und/oder die Dokumentenart beim Versenden zu ändern (Abb. 32).

� Weiterleiten anIn das Feld »Weiterleiten an« tragen Sie die Zieladresse ein. Bestimmen Sie inder Liste »Weiterleiten als« den Dokumenttyp für die Nachricht. Dieser muss

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4 Datenorganisation

natürlich zur Zieladresse passen. D.h., zum Typ eMail gehört auch eineeMail-Adresse und zum Fax gehört eine Telefonnummer.

� Ohne DateianhangDer Schalter wird aktiviert, wenn an Nach-richten angehängte Dateien nicht mitversen-det werden sollen. Aktivieren Sie den Schal-ter »Nur Betreff«, wenn statt der gesamtenNachricht nur der Nachrichtenbetreff versen-det werden soll. Das Fenster „Includedatei-en” ermöglicht Ihnen das Voranstellen oderAnhängen von Texten, die in Textbausteinenoder als ASCII-Texte abgespeichert sind. Kli-cken Sie auf das Textbaustein-Symbol nebenden Eingabefenstern »Vor orginal Nach-richt« bzw. »Nach orginal Nachricht« und

wählen Sie die gewünschten Textbausteine aus der Liste aus. Wie Sie Textbau-steine anlegen können, erfahren Sie in Kapitel 4.2.7. Eine sinnvolle Nutzung ei-ner Includedatei besteht z.B. darin, die weitergeleitete Nachricht durch einenKommentar als solche zu kennzeichnen.

eMail-Nachrichten, die HTML-formatiert empfangen werden, werden auchim HTML-Format weitergeleitet.

Registerkarte „Autoreply”

Um ankommende Nachrichten mit einem Standardtext automatisch zu beant-worten, aktivieren Sie den Schalter »Autoreply aktivieren«. Dabei kann es sichz.B um einen Hinweis an den Absender handeln, dass Sie zur Zeit im Urlaubsind und die Nachricht an eine Vertretung weitergeleitet wurde. Wählen Siedazu unter „Includedateien” mit dem nebenstehenden Symbol jeweils einenText aus, der vor- bzw. nach der Originalnachricht erscheinen soll. Wenn Sie dieOriginalnachricht nicht zurücksenden möchten, deaktivieren Sie den Schalter»Originalnachricht zurücksenden«. Es werden dann nur die Includedateien ver-sendet, die Sie ausgewählt haben. Mit einem Klick auf dieses Symbol wird derEintrag des Includefeldes gelöscht.

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Abb. 32: Registerkarte „Weiterleiten”

eMail-Nachrichten, die HTML-formatiert empfangen werden, werden auchim HTML-Format beantwortet.

4.2.5 NachrichteneigenschaftenJede eintreffende oder abgehende Nachricht enthält neben dem eigentlichenInhalt eine Vielzahl von zusätzlichen Informationen. Diese können über dieNachrichteneigenschaften eingesehen werden.

Markieren Sie die betreffende Nachricht in der Eintragsliste und wählen dasSymbol »Eigenschaften« in der Funktionsleiste oder klicken Sie mit der rechtenMaustaste auf die Nachricht und wählen »Eigenschaften« aus dem Menü. Eserscheint das Dialogfenster „Eigenschaften” mit den drei Registerkarten „Para-meter”, „Informationen” und „Erweitert”.

Registerkarte „Parameter”

Diese Registerkarte zeigt Ihnen in den ersten Zeilen den Nachrichtentitel, denBetreff der Nachricht und den Empfänger(Abb. 33).

� Keine BereinigungDurch Aktivieren dieses Schalters erreichenSie, dass der Archive-Eintrag bei einer auto-matischen Datenbereinigung auf keinen Fallgelöscht wird. Dies wird durch ein Schloss-symbol in der Eintragsliste angezeigt. DerEintrag bleibt solange im Archive enthalten,bis er manuell gelöscht wird.

� GesehenUnmittelbar nach dem ersten Öffnen einerNachricht wird diese als gesehen markiert.Der Schalter »Gesehen« erlaubt das manuelle Setzen oder Entfernen diesesMerkmals.

� AusgeblendetÜber die Funktion »Ausgeblendet« kann erreicht werden, dass der entspre-chende Eintrag nicht in der Eintragsliste des Tobit InfoCenters angezeigt wird.

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4 Datenorganisation

Abb. 33: Registerkarte „Parameter”

Ausgeblendete Einträge werden nur angezeigt, wenn in den Filtereinstellungendas Kennzeichen »Ausgeblendete Einträge anzeigen« gesetzt ist (-> Kap. 4.2.2).

� DFML-FormularBei aktiviertem Schalter wird die Nachricht als DFML-Formular (-> Glossar) an-gezeigt, bei deaktiviertem Schalter sehen Sie den Quelltext der Nachricht mitHTML- und DHTML-Quellcode (-> Glossar).

� MarkierungSie können jeder Nachricht zur Einteilung in Kategorien ein entsprechendesMarkierungssymbol zuweisen, das in der Eintragsliste angezeigt wird. So kön-nen Nachrichten optisch hervorgehoben werden. Klicken Sie dazu auf die Listeneben »Markierung« und wählen Sie ein Symbol aus.

� PrioritätAus der aufklappenden Liste »Priorität« können Sie der Nachricht eine Priori-tätsstufe zuweisen. Dieser Stufe entsprechend wird die Nachricht in der Listefarbig angezeigt.

� Schaltfläche »Anhänge«Nach Anklicken der Schaltfläche »Anhänge« öffnet sich ein Dialogfenster mitder Liste von Anhängen, die dieser Nachricht hinzugefügt wurden. Ausführli-che Informationen zum Thema finden Sie in Kapitel 3.2.1 auf Seite 59.

Registerkarte „Informationen”

Hier werden Ihnen alle verfügbaren Informationen zur ausgewählten Nachrichtangezeigt.


Neben Dateipfad und Dateigröße werden verschiedene Zeiten, die die Nach-richt betreffen, angezeigt. Bei Bedarf können diese hier auch geändert werden.

4.2.6 WiedervorlageDas Archive „Wiedervorlage” finden Sie im Archive-Baum und es enthält Nach-richten oder Informationen, die sich zu einem einstellbaren Termin wieder inErinnerung rufen. So können Sie z.B. eine empfangene Nachricht, die Sie imAugenblick nicht bearbeiten können, für einen späteren Zeitpunkt auf Wieder-vorlage legen. Die Nachricht erscheint dann zum eingestellten Termin als neueNachricht in Ihrem Eingangsbuch. Genauso ist es möglich, sich an bestimmteDinge erinnern zu lassen, indem Sie eine Notiz mit Termin in das Archive „Wie-dervorlage” legen.

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Um eine Nachricht auf Wiedervorlage zu setzen, ziehen Sie sie einfach per Drag& Drop auf das Archive „Wiedervorlage”. Es öffnet sich das Dialogfenster„Wiedervorlage”. Stellen Sie Tag, Datum und Uhrzeit für die Wiedervorlageein, indem Sie den Schalter vor einer der Optionen akivieren. Schließen Sie IhreEingaben mit »OK« ab. Zur eingestellten Zeit erscheint die Nachricht in IhremEingangsbuch mit dem Status „Wiedervorlage”.

4.2.7 TextbausteineTextbausteine (-> Glossar) sind Texte oder Textteile, die häufig benötigt unddeshalb abgespeichert werden, um später immer wieder eingefügt werden zukönnen (z.B. Grußformeln, Einleitungstexte). Sie werden als Dateien in be-stimmten Archives des Tobit Archive Systems (TAS) abgelegt. Eine Möglichkeitder Nutzung von Textbausteinen haben Sie bereits in Kapitel 4.2.3 auf Sei-te 109 kennen gelernt. Hier erfahren Sie, wie Textbausteine erstellt und imNachrichten Editor genutzt werden.

Textbausteine erstellen

�Öffnen Sie mit einem Klick auf »Neu« den Nachrichten Editor und schreibenoder importieren Sie den Text, den Sie als Textbaustein ablegen wollen.

�Geben Sie einen Betreff in das entsprechende Feld ein. Dieser erscheint als Titelfür den Textbaustein in der Auswahlliste.

�Klicken Sie in der Funktionsleiste auf »Datei -> Speichern unter« und wählenSie die Option »Persönlicher Textbaustein« bzw. »Öffentlicher Textbaustein«,je nachdem, ob Sie den neuen Textbaustein nur für Ihre eigene Arbeit benöti-gen oder allen Benutzern im Netzwerk zur Verfügung stellen möchten. Schlie-ßen Sie Ihre Eingaben mit »OK« und ab sofort steht der neue Textbaustein zurVerfügung.

Textbausteine nutzen

Bestehende Textbausteine können Sie im Nachrichten Editor nutzen. ÖffnenSie dazu den Nachrichten Editor und wählen aus der Symbolleiste »Textbau-stein einfügen« oder aus der Menüleiste »Einfügen -> Textbausteine...«. Es öff-net sich ein Dialogfenster, aus dem Sie bequem einen oder mehrere Textbau-steine auswählen können. Im unteren Bereich des Auswahlfensters sehen Sieden ausgewählten Textbaustein in einer Vorschau.

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4 Datenorganisation

� Wenn Sie das Symbol »Übernehmen und schließen« anklicken, wirdder ausgewählte Textbaustein eingefügt und gleichzeitig das Auswahl-fenster geschlossen. Um weitere Textbausteine einzufügen, wählen Siedas Symbol »Einfügen«. Das Fenster bleibt dann weiterhin geöffnet.

� Öffentliche TextbausteineEs öffnet sich eine Liste von Textbausteinen, die für alle Benutzer des

Netzwerks zugänglich ist.

� Persönliche TextbausteineEs öffnet sich die Liste der Textbausteine, die Sie selber angelegt haben.

� Alternative TextbausteineEs öffnet sich eine Liste von Textbausteinen, die in einem beliebigen Ar-

chive abgelegt sind (falls eingerichtet).

� Archive AuswahlSie können in einem Dialogfenster wählen, aus welchem Archive Sie ei-

nen Textbaustein einfügen möchten.

Wenn der Nachrichten Editor noch nicht geöffnet ist, können Sie ihn in einemArbeitsschritt öffnen und gleichzeitig den gewünschten Textbaustein einfü-gen. Klicken Sie dazu in der Funktionsleiste auf den kleinen Pfeil neben »Neu«und wählen Sie aus dem aufklappenden Menü »Textbausteine« und anschlie-ßend den gewünschten Textbaustein aus. Es öffnet sich der Nachrichten Editormit dem eingefügten Textbaustein.

Ein besonderer Textbaustein trägt den Titel „Initialen”. Sie können ihn an belie-biger Stelle im Nachrichten Editor einfügen durch Drücken der Tastenkombina-tion [STRG]+[N]. Einrichten können Sie ihn im Nachrichten Editor, wenn Sie ausder Menüleiste »Optionen -> Einstellungen« wählen. Tragen Sie nun in dasFeld »Initialen« Ihr Namenskürzel ein, oder setzen Sie einen Textbaustein ein,indem Sie das entsprechende Symbol anklicken und aus der Liste einen Eintragauswählen.

4.2.8 VorlagenUnter Vorlagen versteht man vorgefertigte Nachrichten oder Dokumente, diemit gleichem oder ähnlichem Inhalt immer wieder verwendet werden sollen. Somüssen Sie eine Nachricht nicht jedes Mal neu schreiben und gestalten, son-dern greifen einfach auf die entsprechende Vorlage zurück und tragen nur

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noch Anrede und Adresse des Empfängers ein. Das spart Zeit und garantiert einidentisches Aussehen aller ausgehenden Nachrichten.

Vorlage nutzen

Bereits erstellte Vorlagen finden Sie, wenn Sie in der Funktionsleiste Ihres TobitInfoCenters auf den Pfeil neben dem Symbol »Neu« klicken und den Menü-punkt »Vorlagen« anwählen. Ein weiteres Menü klappt aus und zeigt die ver-fügbaren Volagen, wobei allgemeine und persönliche Vorlagen durch eine Li-nie getrennt sind.

Wenn Sie eine bereits erstellte Vorlage automatisch für alle neuen Nachrichteneinsetzen möchten, können Sie eine Standard-Vorlage bestimmen. Rufen Siedazu den Nachrichten Editor auf und wählen aus der Menüleiste »Optionen ->Einstellungen«. Im folgenden Dialogfenster tragen Sie den Namen einer Vorla-ge ein oder wählen Sie sie nach durch Mausklick auf das Symbol neben demEingabefeld. Durch einen Mausklick auf das Kreuz-Symbol wird eine bereitseingerichtete Vorlage gelöscht.

Vorlage erstellen

Um eine neue Vorlage zu erstellen, öffnen Sie den Nachrichten Editor durch ei-nen Mausklick auf das Symbol »Neu« in der Funktionsleiste. Schreiben und ge-stalten Sie nun die Nachricht so, wie sie später versenden werden soll. Verwen-den Sie dazu bei Bedarf auch die Möglichkeiten der HTML-Formatierungen(Format -> HTML) oder fügen Grafiken oder grafische Elemente ein.

Zum Abspeichern der Vorlage klicken Sie nun das Symbol »Dokument spei-chern« an, wählen »Archive - Benutzer - <Ihr Benutzername> - System - Vorla-gen« und bestätigen mit OK. Die Nachricht wird nun als persönliche Vorlagegespeichert. Falls Sie Schreibrechte auf das globale Vorlagen-Archive haben,können Sie Ihre Vorlagen allen Benutzern zur Verfügung stellen. Speichern Siein dem Fall die Nachricht ab unter »Archive - Resourcen - Vorlagen«.

4.3 AdressenWie Sie Adressen verwenden, um Faxe oder eMails zu adressieren, haben Sie infrüheren Kapiteln bereits erfahren. In diesem Kapitel geht es um die effektiveVerwaltung von Adressen in den verschiedenen Adressbüchern.

4.3.1 AdressbücherDas Tobit InfoCenter bietet Ihnen den komfortablen Zugriff auf alle für Sie frei-gegebenen Adressbücher. Das sind neben Ihrem persönlichen auch öffentliche

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4 Datenorganisation

Adressbücher. Diese haben den Vorteil, dass sie zentral abgelegt und gepflegtwerden können, so dass alle Benutzer auf einen identischen Datenbestand zu-greifen können.

Um das Adressbuch aufzurufen, starten Sie den Nachrichten Editor und öffnenSie mit »Datei -> Adressbuch« oder der Taste [F8] das Adressbuch (Abb. 34).Wählen Sie aus der Liste „Adressbücher” eins der folgenden Symbole für dieverschiedenen Bücher:

InternDieses Symbol dient dem internen Nachrichtenversand. Es werden alle im

lokalen Netzwerk eingerichteten Benutzer angezeigt.

AllgemeinDer Inhalt des Archives „Archive – Adressen” wird angezeigt. Hier kön-

nen je nach Zugangsrechten von Ihnen oder anderen Nutzern im NetzwerkAdresseinträge angelegtwerden, die allen zur Ver-fügung stehen.

PersönlichHier finden Ihre per-

sönlichen AdresseinträgePlatz, die Sie mit Hilfe desSymbols »Neue Adresse«(s.u.) anlegen können.

FavoritenEs wird der Inhalt

des Archives „Persönlich – Adressen – Favoriten“ angezeigt.

Um einen Empfänger auszuwählen, markieren Sie ihn im Fenster „Verfügbar”an und klicken dann auf »An«, »Cc« oder »Bcc«, um ihn in das Fenster „Aus-gewählt” zu übertragen. Wenn Sie gleichzeitig mehrere Personen auswählenmöchten, halten Sie auf Ihrer Tastatur die Taste [STRG] gedrückt und wählennun mit dem Mauszeiger nacheinander die Empfänger aus.

Wenn Sie aus Versehen einen Empfänger gewählt haben, markieren Sie ihn imFenster „Ausgewählt” und entfernen ihn mit einem Klick auf den Pfeil nachlinks wieder aus der Auswahl.

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4.3 Adressen

Abb. 34: Adressbuch

Zum Abschluss beenden Sie Ihre Auswahl mit einem Mausklick auf „Überneh-men” und Sie gelangen zurück zum Nachrichten Editor. Die zuvor gewähltenAdressen befinden sich nun in den zuvor gewählten Adressfeldern.

Die übrigen Symbole des Adressbuchs haben folgende Bedeutungen:

� AdressbuchgruppenVerschiedene Empfänger können zu Gruppen zusammengefasst werden. Dasist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn Rundsendungen oder Seriennachrichtenimmer wieder an die gleiche Personengruppe versendet werden. So müssen Siedann nur noch die Gruppe auswählen und können niemanden aus Versehenvergessen (-> Kap. 4.3.5).

� Übergeordnetes ArchiveEin Klick auf dieses Symbol bringt Sie in der Archive-Struktur eine Ebene höher.

� KategorieEs öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie verschiedene Kategorien auswäh-len können. In diesem Fall werden dann im Adressbuch nur noch die Adres-sen angezeigt, die den ausgewählten Kategorien zugeordnet sind. Die Zuord-nung geschieht im jeweiligen Adresseintrag auf der Registerkarte„Kategorien”(-> Kap. 4.3.2).

� Neue AdresseKlicken Sie auf dieses Symbol, um neue Adressen anzulegen (-> Kap. 4.3.2).

� EigenschaftenEs öffnet sich die Adresskarte der ausgewählten Adresse und Sie können Ände-rungen vornehmen.

� LöschenAlle aktuell markierten Adressen werden gelöscht.

4.3.2 Arbeiten mit Adressen

Adresskarte erstellen

Eine neue Adresse können Sie auf verschiedenen Wegen erstellen, abhängigdavon, ob Sie im Archive-Baum bereits ein Adress-Archive ausgewählt habenoder nicht.

Wenn Sie bereits das Adress-Archive markiert haben, in dem Sie einen neuenEintrag erstellen möchten, klicken Sie einfach auf das Symbol „Neu” in der

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4 Datenorganisation

Funktionsleiste.Wenn Sie noch kein Adress-Archive im Archive-Baum markiert haben, klickenSie in der Hauptsymbolleiste auf den Pfeil neben dem Symbol „Neu” und wäh-len den Menüpunkt »Adresse«. Es öffnet sich eine neue Adresskarte, die Sienun ausfüllen können. Speichern Sie den Eintrag mit »OK«.

Registerkarte „Person”

Tragen Sie hier die persönlichen Daten der Person ein. Der Eintrag im Feld »An-gezeigter Name« erscheint später in der Adressliste des Adressbuchs.

Registerkarte „Anschrift”

Tragen Sie hier die postalische Anschrift der Person und ggf. der Firma ein.

Registerkarte „Telefon”

Tragen Sie die geschäftliche, private und mobile Rufnummer der Person ein.

Registerkarte „Adressen”

Tragen Sie in die Felder eMail-Adresse(n), Faxnummer(n), VoiceBox-Nummerund SMS/Pager-Nummer ein. Zusätzlich können Sie mit einem Schalter die„Bevorzugte Adresse” auswählen. Das bedeutet, dass diese Adresse beim Er-stellen einer neuen Nachricht in das Adressfeld übernommen wird, falls Sie denDokumententyp (eMail, Fax, usw.) nicht festlegen. Standardmäßig wird»eMail« als bevorzugte Adresse festgelegt.

Registerkarte „Zusatz”

Hier können Sie einen Kommentar zur Person eintragen.

Registerkarte „Kategorien”

Es öffnet sich eine Liste von Kategorien, denen Sie den Adresseintrag zuordnenkönnen.

Registerkarte „Info”

Diese Karte zeigt Ihnen die auf den vorigen Registerkarten eingegebenen Da-ten auf einen Blick an. Durch Mausklick auf eine eingetragene Fax-, SMS-,TMail-Nummer oder eMail-Adresse wird sofort eine neue Nachricht erstelltbzw. die ausgewählte Rufnummer vom System gewählt und auf Ihr Telefon ge-legt (falls Ihr System entsprechend eingerichtet ist).Zusätzlich können Sie auf dieser Registerkarte ein Bild einfügen. Klicken Siedazu mit Ihrem Mauszeiger auf den Hyperlink »Foto einfügen«. Im folgenden

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4.3 Adressen

Dialogfenster können Sie Pfad und Dateiname des Fotos auswählen und mit ei-nem Mausklick auf »Öffnen« einfügen.

Adresse bearbeiten

�Markieren Sie im Archive-Baum einen Adress-Ordner mit der linken Maustaste.

�Doppelklicken Sie in der Eintragsliste den Adresseintrag, den Sie bearbeitenmöchten. Es öffnet sich die betreffende Adresskarte.

�Bearbeiten Sie auf den Registerkarten die Einträge nach Wunsch und bestäti-gen Sie mit »OK«.

Adresse kopieren, verschieben, löschen

Wenn Sie eine Adresse in ein anderes Adressbuch verschieben möchten, so ge-schieht dies einfach per Drag & Drop.

�Markieren Sie das Adressbuch, in dem sich die zu verschiebende Adresse befin-det, im Archive-Baum.

�Markieren Sie in der Eintragsliste die Adresse, die Sie verschieben möchten,und ziehen Sie diese bei gedrückter linker Maustaste auf das Ziel-Adressbuchim Archive-Baum.

�Wenn der Adresseintrag über dem gewünschten Verzeichnis ´schwebt´, lassenSie die Maustaste los. Die Adresse wird in das Zielarchive verschoben.

Wenn Sie beim Herüberziehen des Adresseintrags die [STRG]-Taste gedrückthalten, wird die Adresse ins Zielverzeichnis kopiert statt verschoben.

Um einen Adresseintrag zu löschen, markieren Sie ihn mit der linken Maustasteund drücken auf Ihrer Tastatur die [ENTF]-Taste. Bestätigen Sie die Sicherheits-abfrage mit »OK«. Alternativ können Sie den Eintrag mit der rechten Maustas-te anklicken und aus dem Menü »Löschen« auswählen. Eine dritte Möglichkeitbesteht darin, das Symbol »Löschen« aus der Hauptsymbolleiste zu wählen.

4.3.3 Adresse suchenUm eine Adresse in einem Adressbuch wiederzufinden, bietet Ihnen das TobitInfoCenter eine leistungsstarke Suchfunktion. Klicken Sie dazu das Adress-Ar-chive, welches Sie durchsuchen möchten, mit der rechten Maustaste an und

118

4 Datenorganisation

wählen Sie aus dem Menü »Suchen«. Alternativ klicken Sie das Adress-Archivemit der linken Maustaste an und wählen aus der Funktionsleiste das Symbol»Suchen«. In beiden Fällen öffnet sich das Dialogfenster „Suchen”. Auf dreiRegisterkarten können Sie hier Ihre Suche verfeinern.


� SuchtextHier können Sie nach den zu suchenden Namen oder Begriff eingeben. Es wirdnicht nach Groß- und Kleinschreibung unterschieden (Abb. 35).

� Suchen inBestimmen Sie hier, in welchen Datenfeldernder Archive-Einträge nach dem Text gesuchtwerden soll. Aktivieren Sie die Kontrollkäst-chen aller Felder, die Sie in die Suche einbe-ziehen möchten. Über die Schaltflächen»Keine« und »Alle« können alle Kontroll-kästchen gemeinsam deaktiviert bzw. akti-viert werden.

� Sub ArchivesAktivieren Sie das Kontrollkästchen »Sub Ar-chives einbeziehen«, um außer dem aktuellmarkierten Archive auch dessen Sub Archi-ves zu durchsuchen. Hier haben Sie zweiMöglichkeiten: Wenn Sie die Option »Neue Suche starten« wählen, werdengenerell sämtliche Sub Archives des markierten Ordners durchsucht. Die Opti-on »Suche fortsetzen« bewirkt eine spezielle Art der Suche: Ist das Archivebeim Starten der Suche komplett geschlossen (symbolisiert durch ein „+“ imArchive-Baum) so werden sämtliche Sub Archives durchsucht.

Ist dagegen die Archive-Struktur unterhalb des markierten Archives teilweisegeöffnet, so werden ausschließlich die aktuell dargestellten Sub Archives in dieSuche einbezogen. Tiefer verschachtelte Archives, die sich in noch geschlosse-nen Sub Archives befinden, werden in diesem Fall also nicht berücksichtigt.

Die Funktion »Nur gültige Archives anzeigen« bewirkt, dass nach Abschluss ei-ner Suche über mehrere Archives nur diejenigen Sub Archives im Archive-Baumdargestellt werden, in denen die Suche erfolgreich war. Auf diese Weise kön-nen in Verbindung mit der Einstellung »Suche fortsetzen« (s. o.) mehrere Such-abfragen miteinander kombiniert werden. Dabei umfasst das letzte Suchergeb-

119

4.3 Adressen


nis jeweils ausschließlich diejenigen Einträge, auf welche die Kriteriensämtlicher vorherigen Abfragen zutreffen.


� EintragsstatusHier können Sie aus der Liste einen Eintragsstatus auswählen, nach dem SieIhre Archives durchsuchen lassen wollen.

� MarkierungenHier können Sie aus der Liste die Markierung auswählen, nach der Sie Ihre Ar-chives durchsuchen lassen wollen.


Auf dieser Registerkarte können Sie bestimmen, ob alle gefundenen Einträge,die den Suchkriterien entsprechen, angezeigt oder nicht angezeigt werden sol-len. Wenn Sie »Ausschließen« wählen, werden als Suchergebnis diejenigenEinträge aufgelistet, welche die Suchkriterien nicht erfüllen. So lässt sich eineSuche invertieren.

Klicken Sie auf »OK«, um die Suche zu starten. Es erscheint ein Fenster, das Ih-nen während der Suche den aktuellen Suchstatus anzeigt und nach Abschlussder Suche das Ergebnis präsentiert.

Die Archives, in denen die Suche erfolgreich war, sind im Verzeichnisfensterduch eine Zahl in Klammern gekennzeichnet. Diese Zahl gibt an, wie viele Ein-träge in dem Archive gefunden wurden. Wenn Sie das Archive anklicken, se-hen Sie in der Eintragsliste die gefundenen Einträge und im Vorschau-Bereichden Inhalt des markierten Eintrags.

4.3.4 Nachricht aus dem Adressbuch versendenWir beschreiben hier die Möglichkeit, direkt aus dem Adressbuch eine Nach-richt zu versenden.

�Wählen Sie im Archive-Baum das Adress-Archive, in dem sich die Adresse be-findet, an die Sie eine Nachricht senden möchten.

�Doppelklicken Sie in der Eintragsliste die Adresse, an die Sie eine Nachricht ver-senden wollen. Es öffnet sich die betreffende Adresskarte.

�Wählen Sie die Registerkarte „Info”. Sie sehen oben links den Namen desAdressaten und zusätzlich Telefonnummern, Faxnummer und eMail-Adresse,sofern sie eingetragen wurden.

120

4 Datenorganisation

�Wählen Sie den Schalter »Dialog automatisch schließen«, wenn Sie möchten,dass nach Auswahl einer Adresse dieses Fenster automatisch geschlossen wird.

�Doppelklicken Sie nun auf eine Telefonnummer, um sich verbinden zu lassen,oder auf eine Faxnummer oder die eMail-Adresse, um eine Nachricht zu ver-senden. Es öffnet sich der Nachrichten Editor mit der Zieladresse im Adressfeld.

�Erstellen Sie nun Ihren Nachrichtentext und klicken Sie auf »Senden«, um ihnabzuschicken.

4.3.5 AdressbuchgruppenSie können Personen in einer Adressbuchgruppe zusammenfassen, um ihnenz.B. regelmäßig eine Rundsendung zukommen zu lassen. Gehen Sie folgen-dermaßen vor:

�Erstellen Sie im Archive-Baum ein neues Archive als Sub Archive von „Adres-sen”. Dazu klicken Sie das Archive „Adressen” mit der rechten Maustaste anund wählen aus dem Menü »Archive erstellen«.

�Geben Sie im folgenden Fenster einen Namen für das neue Archive ein und be-stätigen Sie mit »OK«.

Sie können nun neue Adresseneinträge in dem Archive erstellen (-> Kap. 4.3.2).Wenn Sie die Adressen schon in anderen Archives gespeichert haben, könnenSie sie in das neue Archive verschieben, kopieren oder eine Verknüpfungdazu anlegen. Dann müssen die Adressen nicht doppelt eingegeben und ge-pflegt werden. Zum Kopieren drücken Sie die [STRG]-Taste und ziehen gleich-zeitig die Adresse mit der linken Maustaste aus dem Quelladressbuch in dasneu erstellte Archive.

Um eine Verknüpfung zu erstellen, halten Sie [STRG]+[SHIFT] gleichzeitig ge-drückt und ziehen Sie die Adresse in das Ziel-Archive. Wenn Sie beim Verschie-ben keine Taste auf Ihrer Tastatur gedrückt halten, wird die Adresse im altenArchive gelöscht und ins neue Archive übertragen.

4.4 KalenderFür Ihre Terminverwaltung steht Ihnen im Tobit InfoCenter ein individuellerKalender zur Verfügung. Diesen können Sie aktivieren, indem Sie in derHauptsymbolleiste das Symbol »Kalender« auswählen oder auf das entspe-chende Archive im Archive-Baum klicken. In der Eintragsliste sehen Sie nun

121

4.4 Kalender

die Kalenderübersicht für einen Tag, eine Woche oder einen Monat. Dieselässt sich mit den folgenden drei Symbolen umschalten.

� TagesansichtDiese Ansicht zeigt Ihnen die Termine eines Tages. Sie sehen links in der Zeit-leiste die vollen Stunden, oben das aktuelle Datum und rechts den aktuellenMonat mit dem gewählten Datum rot markiert. Die Infoleiste zeigt Ihnen inFettschrift das ausgewählte Datum an.

� WochenansichtIn der Wochenansicht sehen Sie die Tage einer Woche in der Übersicht. Derausgewählte Tag wird mit einem blauen Balken gekennzeichnet. Oben links im„Montag”-Feld ist die aktuelle Wochenzahl in blau angezeigt. Mit der Bildlauf-leiste ganz rechts oder den Pfeiltasten „Nach oben”/„Nach unten” können Sieper Mausklick wochenweise rückwärts oder vorwärts blättern. Die Infoleistezeigt Ihnen in Fettschrift das Datum des ersten und letzten angezeigten Wo-chentages an. Von eingetragenen Terminen wird jeweils die Anfangs- und dieEndzeit angezeigt.

� MonatsansichtIn der Monatsansicht werden jeweils fünf Wochen übersichtlich auf einen Blickdargestellt. Sie sehen die Tage spaltenweise und die Wochen zeilenweise ange-ordnet. Auch hier sind die Monate wie in der Wochenansicht abwechselndgrau bzw. weiß hinterlegt. In der Infoleiste sehen Sie fett dargestellt den erstenund letzten angezeigten Tag. Um zum aktuellen Datum zu gelangen, klickenSie in einer beliebigen Ansicht mit der rechten Maustaste auf den Kalender undwählen aus dem Menü »Heute«. Von eingetragenen Terminen wird jeweils dieAnfangs- und die Endzeit angezeigt.

4.4.1 Arbeiten mit Terminen

Termin planen

Einen neuen Termin können Sie auf verschiedene Arten planen, abhängig da-von, ob Sie im Archive-Baum bereits das Kalender-Archive ausgewählt habenoder nicht. Gehen Sie folgendermaßen vor:

�Wenn Sie bereits das Kalender-Archive markiert haben, in dem Sie einen neuenTermin erstellen möchten, klicken Sie einfach nur auf das Symbol „Neu”. Alter-nativ klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Kalender-Ansicht und wählenaus dem Menü »Neuen Termin eintragen«. In dem Fall wird im folgenden Di-

122

4 Datenorganisation

alogfenster „Termin” bereits der gewünschte Tag bzw. in der Tagesansicht diegewünschte Stunde ausgewählt.Wenn Sie noch nicht das Kalender-Archive im Archive-Baum markiert haben,sondern ein beliebiges anderes Archive, klicken Sie in der Hauptsymbolleiste aufden Pfeil neben dem Symbol „Neu” und wählen den Menüpunkt »Kalender«.

�Geben Sie für den Termin einen »Betreff« ein. Dieser wird in den verschiedenenÜbersichten (Tag, Woche, Monat) angezeigt. Geben Sie bei Bedarf einen »Ort«an, wo z.B. eine Besprechung stattfinden soll.

�Geben Sie Datum und Uhrzeit für Beginn und Ende des Termins ein. Wenn Sieden Schalter »Ganztägig« aktivieren, werden die Zeitfelder ausgeblendet undder Termin wird für den ganzen Tag eingetragen. Die Schaltfläche »Erinne-rung« gibt Ihnen die Möglichkeit, sich eine Zeitspanne vor Beginn des Terminsdurch eine entsprechende Nachricht in Ihr Eingangsbuch erinnern zu lassen.Die Zeitspanne kann aus der Liste ausgewählt werden.

�Tragen Sie bei Bedarf Ihre Notizen zum Termin in das Eingabefeld ein. DieserText wird im Vorschau-Bereich angezeigt, wenn Sie den Termin im Kalenderausgewählt haben. Sie können die Notizen wie in einem Textverarbeitungspro-gramm formatieren und gestalten. Schalten Sie dazu in der Menüleiste unter»Format« die Option »HTML« ein. Es wird eine zusätzliche Symbolleiste einge-blendet, die Ihnen alle Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung stellt. Zu-sätzlich finden Sie nun in der Menüleiste unter der Option »Einfügen« weitereFormatierungsmöglichkeiten. Eine genaue Beschreibung der einzelnen Funk-tionen finden Sie im Abschnitt „eMails im HTML-Format” ab Seite 65.

Auf der Registerkarte „Optionen” können Sie weitere Einstellungen für diesenTermin festlegen:

� Anzeigen als

Hier haben Sie die Möglichkeit, dem Termin ein Attribut zuzuweisen. DieseAuswahl in Kombination mit der Option „Art“ (s.u.) bestimmt das Verhaltendes Terminassistenten. Weisen Sie die Attribute „Gebucht“ oder „Abwesend“in Kombination mit der Terminart „Public“ zu, so werden diese Zeiten vom Ter-minassistenten auf der Suche nach freien Zeiten übergangen, d.h. nicht in dieSuche einbezogen.

� Art

Wählen Sie hier die Terminart aus. Termine, die als „Public“ gekennzeichnetsind, werden auch in den Kalendern angezeigt, mit denen Ihr Kalender ver-

123

4.4 Kalender

knüpft ist (-> Kap. 4.4.4 „Gruppenkalender”). Wenn Sie „Privat“ zuweisen,wird der Termin nur in Ihrem Kalender dargestellt.

� Priorität

Legen Sie hier eine Priorität für den Termin fest. Dieser wird dann grau (niedrigePriorität), schwarz (hohe Priorität) oder rot (hohe Priorität) angezeigt.

� Flags

Sie können den Termin in eine Kategorie einordnen. Wählen Sie dazu das ent-sprechende Flag aus der Liste aus.

� Teilnehmer

In diesem Bereich der Registerkarte können Sie aus dem Adressbuch Personenauswählen, die an diesen Termin erinnert werden sollen. Aktivieren Sie denSchalter »Benachrichtigen bei Speichern des Termins«, so werden die ausge-wählten Personen per eMail benachrichtigt, sobald Sie die Schaltfläche »Spei-chern und Schließen« betätigen. Aktivieren Sie »Benachrichtigen zum einge-stellten Erinnerungstermin«, so werden die ausgewählten Personen einebestimmte Zeitspanne vor Beginn des Termins per eMail benachrichtigt. DieZeitspanne können Sie auf der Registerkarte „Termin“ durch Aktivieren desSchalters »Erinnerung« und Auswahl eines Eintrags aus der Liste bestimmen.Stellen Sie z.B. 10 Minuten ein, so werden alle ausgewählten Personen 10 Mi-nuten vor Beginn des Termins benachrichtigt.

Welche Personen an den Termin erinnert werden, bestimmen Sie durch Aus-wahl aus dem Adressbuch. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche »Adress-buch...«. Ihr Adressbuch wird geöffnet und Sie können bequem die gewünsch-ten Personen auswählen. Der Umgang mit Adressbüchern wird in Kapitel 4.3.1ab Seite 114 ausführlich beschrieben.

Folgende Icons stehen Ihnen in der Symbolleiste zur Verfügung:

� Speichern und schließenEin Mausklick auf diese Schaltfläche speichert Ihre Eingaben und schließt dasTerminfenster. Der zuvor eingetragene Termin wird im Kalender angezeigt.

� PrioritätGeben Sie Ihrem Termin eine Priorität. Der Eintrag wird entsprechend IhrerAuswahl grau für eine niedrige Priorität, schwarz für eine normale Prioritätoder rot für eine hohe Priorität angezeigt.

124

4 Datenorganisation

Textbaustein einfügenÜber das Symbol können Sie aus einer Liste verschiedene vorgefertigte Text-bausteine auswählen und an der Cursorposition einfügen. Näheres zur Nut-zung von Textbausteinen lesen Sie in Kapitel 4.2.6.

� Dateien anhängenSie können dem Termin eine oder mehrere Dateien anhängen, z.B. einen Textoder eine Grafik. Dazu wählen Sie das Symbol »Anhängen« in der Symbolleis-te. Es öffnet sich das Dialogfenster „Dateien anhängen”. Wählen Sie Pfad undDateiname der anzuhängenden Datei(en) und klicken Sie auf »Öffnen«, um dieAuswahl abzuschließen.

� TerminserieDiese Funktion erlaubt Ihnen die Erstellung eines Termineintrags, der in regel-mäßigen Abständen wiederkehrt (z.B. Geburtstage). Es öffnet sich das Dialog-fenster „Terminserie”.

� Tragen Sie in die Felder „Beginn”, „Ende” und „Dauer” die gewünschtenZeiten für den ersten Termin ein. Falls Sie bereits im vorigen Dialogfenster „Ter-min” entsprechende Eingaben gemacht haben, wurden diese übernommen.

� Wählen Sie im Bereich „Serienmuster” zunächst, wann der Termin wieder-holt werden soll (Täglich, Wöchentlich, Monatlich, Jährlich). Je nach Auswahlstehen Ihnen nun zusätzliche Einstellmöglichkeiten zur Verfügung, um IhreAuswahl näher zu bestimmen.

� Bestimmen Sie unter „Seriendauer” das Datum des ersten Termins. Falls Siebereits im vorigen Dialogfenster „Termin” eine Eingabe gemacht haben, wur-de diese übernommen. Geben Sie zusätzlich an, wann die Terminwiederho-lung enden soll. Dort haben Sie die Auswahl zwischen „Kein Enddatum” undeinem festen Termin, den Sie in das Feld eingeben oder auf einem Kalender-blatt auswählen können, wenn Sie den Pfeil nach unten anklicken.

Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, schließen Sie Ihre Eingabenmit »OK« ab. Sie kehren nun zum Dialogfenster „Termin” zurück und sehendort Ihre Einstellungen eingeblendet.

Wenn Sie eine Terminserie wieder löschen möchten, öffnen Sie in der Kalen-deranzeige den ersten Termin und wählen Sie das Symbol »Terminserie«. Kli-cken Sie dann auf die Schaltfläche »Serie entfernen«.

125

4.4 Kalender

� Rechter RandDurch Auswahl dieses Symbols wird beim Schreiben nach einer bestimmtenZahl von Zeichen ein Zeilenumbruch durchgeführt. Dieser lässt sich unter »Op-tionen -> Einstellungen« auf der Registerkarte „Einstellungen” im Feld »Maxi-male Zeilenlänge« verändern. Dort lässt sich mit dem Schalter »Als Linie anzei-gen« auch eine Begrenzungslinie einblenden.

� Immer im VordergrundWenn Sie möchten, dass das Fenster nicht von anderen Windows-Fenstern ver-deckt wird, aktivieren Sie das Symbol »Immer im Vordergrund«.

Termin ändern

Um die Eigenschaften eines schon erstellten Termins zu bearbeiten, doppelkli-cken Sie den Eintrag in einer beliebigen Ansicht. Es öffnet sich das Fenster »Ter-min« und Sie können alle gewünschten Änderungen vornehmen.

Termin löschen

Ein Termin wird gelöscht, in dem Sie ihn mit der rechten Maustaste anklickenund aus dem Menü »Löschen« auswählen. Alternativ verwenden Sie das Sym-bol »Löschen« aus der Symbolleiste oder drücken die Taste [ENTF].

Termin drucken

Sie können Ihre Termine in verschiedenen Übersichten ausdrucken. Zur Aus-wahl stehen eine Tages-, Wochen- oder Monatsübersicht. Schalten Sie dazu indie entsprechende Ansicht und wählen Sie aus der Symbolleiste das Symbol»Drucken« oder wählen Sie aus der Menüleiste »Datei -> Drucken«. WählenSie im folgenden Dialogfenster den gewünschten Drucker aus und bestätigenSie mit »OK«.

Um die Daten eines einzelnen Termins auszudrucken, doppelklicken Sie denTermin und wählen anschließend aus der Menüleiste »Datei -> Drucken«. Eserscheint das Dialogfenster „Drucken”. Nehmen Sie die für Ihren Drucker not-wendigen Einstellungen vor und klicken Sie auf »OK«. Die Daten diesese Ter-mins werden gedruckt.

Termin versenden

Sie können einen Termin direkt aus dem Kalender per eMail versenden. Dabeiwird dieser Termin im ICS-Dateiformat an die eMail angehängt. Der Empfängerkann die angehängte Datei per Doppelklick öffnen und einsehen. Wenn das

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4 Datenorganisation

von ihm verwendete Terminverwaltungsprogramm dieses Format unterstützt,kann der empfangene Termin direkt in seinen Kalender integriert werden.

Nur wenn Sie bei der Installation das Tobit InfoCenter als Stan-dard-eMail-Client bestimmt haben, erfolgt die Registrierung des ICS-Datei-formats durch das Setup-Programm.

4.4.2 Termin suchenWenn Sie einen Eintrag in Ihrem Kalender suchen möchten, gehen Sie folgen-dermaßen vor:

Klicken Sie das Archive „Kalender” im Verzeichnisbaum mit der rechten Maus-taste an und wählen Sie aus dem Menü »Suchen«. Es öffnet sich das Dialogfens-ter „Suchen”. Auf drei Registerkarten können Sie hier Ihre Suche verfeinern.


� SuchtextHier können Sie den zu suchenden Namen oder Begriff eingeben. Es wird nichtnach Groß- und Kleinschreibung unterschieden (Abb. 36).

� Suchen inBestimmen Sie hier, in welchen Datenfeldern der Archive-Einträge nach demText gesucht werden soll. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen aller Felder, die Siein die Suche einbeziehen möchten. Über die Schaltflächen »Keine« und »Alle«können alle Kontrollkästchen gemeinsam deaktiviert bzw. aktiviert werden.

� Sub ArchivesAktivieren Sie das Kontrollkästchen »Sub Archives einbeziehen«, um außerdem aktuell markierten Archive auch dessen Sub Archives zu durchsuchen. Hierhaben Sie zwei Möglichkeiten: Wenn Sie die Option »Neue Suche starten«wählen, werden generell sämtliche Sub Archives des markierten Ordnersdurchsucht. Die Option »Suche fortsetzen« bewirkt eine spezielle Art der Su-che: Ist das Archive beim Starten der Suche komplett geschlossen (symbolisiertdurch ein „+“ im Archive-Baum) so werden sämtliche Sub Archives durchsucht.Ist dagegen die Archive-Struktur unterhalb des markierten Archives teilweisegeöffnet, so werden ausschließlich die aktuell dargestellten Sub Archives in die

127

4.4 Kalender

Suche einbezogen. Tiefer verschachtelte Archives, die sich in noch geschlosse-nen Sub Archives befinden, werden in diesem Fall also nicht berücksichtigt.

Die Funktion »Nur gültige Archives anzeigen« bewirkt, dass nach Abschluss ei-ner Suche über mehrere Archives nur diejenigen Sub Archives im Archive-Baumdargestellt werden, in denen die Suche erfolgreich war. Auf diese Weise kön-nen in Verbindung mit der Einstellung »Su-che fortsetzen« (s. o.) mehrere Suchabfra-gen miteinander kombiniert werden. Dabeiumfasst das letzte Suchergebnis jeweils aus-schließlich diejenigen Einträge, auf welchedie Kriterien sämtlicher vorherigen Abfragenzutreffen.


Diese Optionen haben bei der Suche im Ka-lender keine Funktion.


Auf dieser Registerkarte können Sie bestim-men, ob alle gefundenen Einträge, die den Suchkriterien entsprechen, ange-zeigt oder nicht angezeigt werden sollen. Wenn Sie »Ausschließen« wählen,werden als Suchergebnis diejenigen Einträge aufgelistet, welche die Suchkrite-rien nicht erfüllen. So lässt sich eine Suche invertieren.

Klicken Sie auf »OK«, um die Suche zu starten. Es erscheint ein Fenster, das Ih-nen während der Suche den aktuellen Suchstatus anzeigt und nach Abschlussder Suche das Ergebnis präsentiert.

Die Archives, in denen die Suche erfolgreich war, sind im Verzeichnisfensterduch eine Zahl in Klammern gekennzeichnet. Diese Zahl gibt an, wie viele Ein-träge in dem Archive gefunden wurden. Wenn Sie das Archive anklicken, se-hen Sie in der Eintragsliste die gefundenen Einträge und im Vorschau-Bereichden Inhalt des markierten Eintrags.

4.4.3 Kalender anpassenSie können einige individuelle Einstellungen für den Kalender vornehmen,wenn Sie in der Menüleiste unter »Optionen -> Einstellungen« die Registerkar-te „Kalender” auswählen. Mit »Hintergrundfarbe« legen Sie die Farbe fest, inwelcher der unter »Arbeitszeit von« eingestellte Zeitraum in der Tagesansicht

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4 Datenorganisation


farblich hinterlegt wird. So können Sie allein durch die Farbgebung erkennen,ob ein Termin innerhalb oder außerhalb der Arbeitszeit liegt.

4.4.4 GruppenkalenderDer Gruppenkalender unterstützt Sie bei der Terminplanung für mehrere Mit-arbeiter. So kann z.B. eine Person in ihrem Tobit InfoCenter die Termine einesganzen Teams von Mitarbeitern verwalten. Oder aber Sie lassen sich von IhremAdministrator ein zentrales Kalender-Archive einrichten und für alle Team-Mit-glieder Schreibrechte erteilen, so dass dort jeder seine geschäftlichen Termineeintragen kann. Diesen freigegebenen Kalender blendet sich jedes Team-Mit-glied in seinen privaten Kalender ein, so dass nun die geschäftlichen und priva-ten Einträge getrennt verwaltet werden können.

Kalender einbinden

Um einen Kalender in die eigene Terminverwaltung einzubinden, gehen Sie fol-gendermaßen vor:

�Wählen Sie in der Hauptsymbolleiste oder im Archive-Baum Ihren Kalender aus,indem Sie ihn mit dem Mauspfeil anklicken.

�Klicken Sie nun in der Funktionsleiste den kleinen Pfeil neben dem Symbol»Gruppenkalender« an. Es öffnet sich das gleichnamige Dialogfenster.

�Klicken Sie rechts auf die Schaltfläche »Hinzufügen«. Es öffnet sich das Dialog-fenster „Archive-Auswahl”.

�Doppelklicken Sie unter »Archive -> Benutzer« die Person, deren Kalender Siein Ihren Kalender einblenden möchten und markieren Sie deren Kalender. Be-stätigen Sie Ihre Auswahl mit »OK«. Es öffnet sich ein Eingabefenster, in demSie den Namen des Kalenders ändern können.

Sie sehen nun in Ihrem Terminkalender zusätzlich zu Ihren eigenen Terminendie Termine des gerade verknüpften Kalenders.

Kalender ein-/ausblenden

Bereits eingebundene Terminkalender können nach Belieben ein- oder ausge-blendet werden, wenn Sie nicht dauerhaft angezeigt werden sollen. Dazu findenSie in der Hauptsymbolleiste Ihres Tobit InfoCenters das Symbol »Gruppenkalen-der«. Durch einen Mausklick auf dieses Symbol werden alle eingebundenen Ka-lender ausgeblendet, ein weiterer Mausklick blendet sie wieder ein.

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4.5 Dokumente

Möchten Sie nur ganz bestimmte Kalender ein-/ausblenden, öffnen Sie überden kleinen Pfeil neben dem Symbol »Gruppenkalender« das Dialogfenster„Gruppenkalender”. Wählen Sie nun die Kalender, die angezeigt werden sol-len, mit einem Mausklick aus. Nachdem Sie mit »OK« bestätigt haben, werdennur noch die ausgewählten Einträge in Ihrer Kalenderübersicht angezeigt.

Kalender entfernen

Um einen eingeblendeten Kalender aus Ihrer Terminverwaltung nicht nur aus-zublenden, sondern dauerhaft zu entfernen, öffen Sie mit einem Mausklick aufden Pfeil neben dem Symbol »Gruppenkalender« das gleichnamige Dialog-fenster. Wählen Sie nun den zu entfernenden Eintrag aus und klicken Sie aufdie Schalftfläche »Löschen«. Nachdem Sie mit »OK« bestätigt haben, wird die-ser Kalender aus der Liste entfernt.

4.4.5 TerminassistentDer Terminassistent hilft Ihnen bei der Suche im Kalender nach freien Zeiten, indenen neue Termine geplant werden können. Dabei erfolgt die Suche nicht nurin einem Kalender, sondern in beliebig vielen, die Sie in einer Liste zusammen-stellen können. So ist es ein Leichtes, freie Zeiten für ein Mitarbeiter-Team vomTobit InfoCenter suchen und für eine Terminplanung vorschlagen zu lassen.

Freie Zeiten suchen

�Um den Terminassistenten aufzurufen, wählen Sie im Archive-Baum ein Kalen-der-Archive und klicken dann in der Funktionsleiste auf das Symbol »Terminas-sistent«.

�Bestimmen Sie im Dialogfenster „Terminassistent“ zunächst die Suchparame-ter. Wählen Sie aus den entsprechenden Listen den Beginn für die Suche nachfreien Zeiten, den Suchzeitraum, in dem gesucht werden soll und die Dauer desgeplanten Termins.

�Geben Sie nun Anfang und Ende des Zeitraums an, in dem der Termin stattfin-den soll. Klicken Sie auf »Weiter«, um zum nächsten Dialogfester zu gelangen.

�Hier wählen Sie durch »Hinzufügen« bzw. »Entfernen« die Personen aus, fürdie der Termin erstellt werden soll. In deren Kalendern wird dann nach freienZeiten für den Termin gesucht.

�Wenn Sie nun auf »Weiter« klicken, beginnt die Terminsuche. In einer Liste er-scheinen die möglichen Zeiten, in denen der geplante Termin für alle Personen,die in die Suche einbezogen wurden, infrage kommt.

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4 Datenorganisation

�Wählen Sie nun einen Zeitraum aus und klicken auf »Fertigstellen«. Es öffnetsich das bekannte Dialogfenster „Termin“ und Sie können alle notwendigenEinstellungen vornehmen. Auf der Registerkarte „Optionen“ sind die zuvor ge-wählten Personen bereits eingetragen.

�Schließen Sie Ihre Eingaben mit »Speichern und Schließen« ab und der Terminwird an die entsprechenden Personen gesendet. Diese erhalten eine Nachrichtin ihrem Eingangsbuch und können sie per Drag-and-drop in ihr Kalenderarchi-ve eintragen.

4.5 DokumenteAls Dokumente werden Textdateien bezeichnet, die Sie für Notizen, Aufga-benlisten, usw. verwenden können. Sie sind im Gegensatz zu Nachrichtennicht für den Versand bestimmt und werden direkt im Tobit Archive System(TAS) gespeichert.

4.5.1 AufgabenFür die Verwaltung und Organisation Ihrer Aufgaben stellt das Tobit InfoCenterein gleichnamiges Archive zur Verfügung. Dies können Sie verwenden wie je-den anderen Ordner des Tobit Archive Systems. Das Aufgaben-Archive ist z.Bfür die Ablage von Tätigkeitslisten o.ä. vorgesehen.

Aufgabe erstellenUm eine neue Aufgabe zu erstellen gehen Sie folgendermaßen vor:

�Klicken Sie in der Funktionsleiste auf den Pfeil neben der Schaltfläche »Neu«und wählen Sie aus dem Menü »Dokument«. Es öffnet sich ein Editor, der bisauf wenige Menüpunkte mit dem Nachrichten Editor identisch ist.

�Geben Sie der Aufgabe einen Betreff und schreiben Sie den Aufgabentext indas Eingabefenster.

�Klicken Sie auf das Symbol »Dokument speichern« und wählen Sie zum spei-chern das Archive »Aufgabe« oder eins der Sub Archives von »Aufgabe« undbestätigen Sie mit »OK«. Es werden alle Eingabefenster geschlossen und Siefinden die neu erstellte Aufgabe im ausgewählten Archive. Wenn Sie statt des-sen das Symbol „Speichern” auswählen, wird die Aufgabe im Archive „Ent-würfe” abgelegt.

131

4.5 Dokumente

Aufgabe ändernWenn Sie eine bereits erstellte Aufgabe bearbeiten möchten, gehen Sie folgen-dermaßen vor:

�Doppelklicken Sie die Aufgabe in der Eintragsliste, um den Nachrichten Editorzu öffnen. Alternativ markieren Sie die Aufgabe mit der rechten Maustaste undwählen »Anzeige« aus dem Menü. Eine dritte Möglichkeit besteht darin, dieAufgabe mit der linken Maustaste zu markieren und aus der Funktionsleistedas Symbol »Anzeigen« zu wählen.

�Bearbeiten Sie die Aufgabe.

�Wählen Sie aus der Menüleiste »Datei -> Speichern« oder drücken Sie die Taste[F2] auf Ihrer Tastatur, um die Änderungen zu speichern.

�Wählen Sie aus der Menüleiste »Datei -> Beenden« oder drücken Sie die Taste[ESC] auf Ihrer Tastatur, um den Nachrichten Editor zu verlassen. Sollten Sie andieser Stelle Ihre Eingaben noch nicht gespeichert haben, so fragt Sie das Sys-tem zur Sicherheit: „Wollen Sie die durchgeführten Änderungen speichern?”

Aufgabe löschen

Um eine Aufgabe zu löschen, haben Sie verschiedene Möglichkeiten:

Klicken Sie die Aufgabe mit der rechten Maustaste an und wählen Sie aus demMenü »Löschen«. Oder markieren Sie die Aufgabe mit der linken Maustasteund drücken Sie auf Ihrer Tastatur die Taste [ENTF]. Als dritte Möglichkeit mar-kieren Sie die Aufgabe mit der linken Maustaste und wählen aus der Symbol-leiste »Löschen«. Es erscheint eine Sicherheitsabfrage, die Sie zum Löschen mit»Ja« beantworten müssen.

4.5.2 EntwürfeAls Entwürfe bezeichnen wir Dokumente oder Nachrichten, die noch nichtendgültig fertiggestellt sind und später weiter bearbeitet werden sollen. Dafürist in Ihrem Tobit InfoCenter zur besseren Übersicht ein eigenes Archive mitdem Namen „Entwürfe” eingerichtet.

Um eine Nachricht als Entwurf abzuspeichern, gehen Sie folgendermaßen vor:

�Wenn Sie den Entwurf für eine Nachricht erstellen wollen, öffnen Sie mit einemKlick auf das Symbol »Neu« den Nachrichten Editor. Wenn Sie den Entwurf fürein Dokument erstellen wollen, klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben demSymbol »Neu« und wählen aus dem Menü »Dokument«.

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4 Datenorganisation

�Geben Sie einen Betreff ein und schreiben Sie Ihren Text in das Eingabefenster.

�Klicken Sie nun in der Symbolleiste auf das Symbol »Dokument speichern«. Esöffnet sich ein Fenster mit dem Archive-Baum.

�Doppelklicken Sie das Archive »System« und wählen Sie den Ordner »Entwür-fe«. Bestätigen Sie mit »OK«. Das Dokument ist nun gespeichert und kann ausdem Archive „Entwürfe” jederzeit wieder aufgerufen und bearbeitet werden.

Wenn Sie ein Dokument erstellt haben und statt auf das Symbol »Dokumentspeichern« auf »Speichern« klicken, wird das Dokument in dem Archive abge-legt, das im Archive-Baum gerade ausgewählt ist. So ersparen Sie sich die Aus-wahl eines Pfades beim Abspeichern, indem Sie schon vor dem Öffnen einesneuen Dokumentes das Archive auswählen, in dem es abgelegt werden soll.

4.5.3 Dateien verlinkenEine Datei zu verlinken bedeutet, einen Verweis (engl. Link) auf diese Datei zuerstellen und in Ihrem Tobit Archive System (-> Glossar) abzulegen. Dieser Da-tei-Link verhält sich dann so, als würde man mit der Datei selbst arbeiten. Daskann man nutzen, um z.B. eine Telefonliste an einer zentralen Stelle zu verwal-ten und per Link allen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. So hat jeder Mit-arbeiter über diesen Link Zugriff auf denselben Datenbestand und muss sichnicht um die Aktualisierung kümmern. Sie können jede Datei auf Ihrer Festplat-te oder Ihrem Netzwerk verlinken. Sie erkennen einen Dateilink an einem klei-nen roten Pfeil im Symbol, das Sie in der Eintragsliste sehen.

Datei-Link erstellen

Um einen Link zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

�Markieren Sie im Archive-Baum das Archive, in dem der Link abgelegt werdensoll. Sie können den Link natürlich auch später per Drag & Drop in ein anderesArchive verschieben.

�Klicken Sie in der Funktionsleiste auf den Pfeil neben der Schaltfläche »Neu«und wählen Sie aus dem Menü »Link«. Sie sehen nun das Dialogfenster „Link”.

�Geben Sie einen Namen für den Link in die Zeile »Bezeichnung« ein.

�Tragen Sie den Pfad und den Dateinamen des Links inkl. der Dateiendung in dieZeile »Link« ein, oder wählen Sie diese Angaben nach einem Klick auf dieSchaltfläche mit den drei Punkten.

133

4.1 Das Tobit Software-Konzept

�Aktivieren Sie den Schalter „Grundsätzlich mit Web-Browser öffnen”, wenndie verlinkte Datei mit dem Standard-Web-Browser (-> Glossar) geöffnet wer-den soll (z.B. gif-Bilder oder HTML-Seiten). Schließen Sie anschließend die Ein-gabe mit einem Klick auf »OK« ab.

Sie finden den Datei-Link nun im vorher gewählten Archive. Durch einen Dop-pelklick wird die verknüpfte Datei aufgerufen und mit dem entsprechendenProgramm geöffnet. Eine Word-Datei z. B. wird dann mit Microsoft Word ge-öffnet oder ein HTML-Dokument mit dem installierten Web-Browser.

Datei-Link löschenUm einen Link zu löschen, haben Sie verschiedene Möglichkeiten: Klicken Sieden Link mit der rechten Maustaste an und wählen Sie aus dem Menü »Lö-schen«. Alternativ markieren Sie ihn mit der linken Maustaste und wählen ausder Symbolleiste das Symbol »Löschen«. Oder drücken einfach die Taste [ENTF]auf Ihrer Tastatur. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit »OK«, so wird derLink gelöscht.

4.5.4 Dateien verknüpfenEine Datei-Verknüpfung ist vom Prinzip her das gleiche wie ein Datei-Link. DerUnterschied besteht darin, dass die Datei-Verknüpfung sich auf Nachrichtenoder Dokumente in Ihrem Tobit Archive System (TAS) bezieht. Sie erstellen eineDatei-Verknüpfung, indem Sie einfach eine Nachricht oder ein Dokument perDrag & Drop (-> Glossar) in ein anderes Archive ziehen und gleichzeitig die[STRG]+[SHIFT]-Taste auf Ihrer Tastatur gedrückt halten. Sie erkennen eine Ver-knüpfung an einem kleinen gebogenen roten Pfeil in der Eintragsliste nebendem Symbol für den Dokumententyp. Sie verhält sich genauso wie die Datei,auf die sie verweist. Mit einem Doppelklick öffnet sich die Originaldatei im ent-sprechenden Programm.

134

4 Datenorganisation

5 – ANHANG

5 Anhang

Im Anhang finden Sie verschiedene Verzeichnisse, die Ihnen die Arbeit mit Ih-rem Tobit InfoCenter vereinfachen.

5.1 GlossarIn der folgenden Liste finden Sie Erklärungen zu einigen nicht allgemein ver-ständlichen Fachbegriffen. Wir haben uns bemüht, Spezialausdrücke zu ver-meiden, aber manchmal geht es nicht ohne sie. Und es ist natürlich wichtig,dass Sie wissen, wovon wir reden.

Administrator Verwaltet das Netzwerk und damit die Tobit Software

Adresskarte Digitale Visitenkarte, die an eine eMail angehängt wird

API Application Programming Interface: Schnittstelle zumZugriff von fremden Programmen aus

API-Verzeichnis Enthält alle Sendeaufträge

Archive Ordner des Tobit Archive Systems

Archive-Baum Grafische Darstellung der Hierarchie der Archives imTobit InfoCenter

CLI Steht für „Calling Line Identification” und bedeutet,dass von eingehenden Telefonanrufen die Rufnummererkannt wird und ausgewertet werden kann, z.B. umden Anrufer zu identifizieren

Dateipfad Vollständige Beschreibung des Zugangs zu einer Datei

Datei-Link S. Link

DFML Abkürzung für „DvISE Formular Markup Language”. Eshandelt sich dabei um eine von Tobit Software entwi-ckelte Erweiterung von HTML um Programmierbefehle,die das Erstellen von Formularen ermöglicht

DHTML Erweiterung von HTML.

Drag & Drop Heißt „ziehen und fallen lassen” und bedeutet „Anfas-sen” einer Datei mit dem Mauszeiger und bei gedrück-ter Maustaste Ziehen auf ein anderes Archive, über demsie dann fallen gelassen wird

137

5.1 Glossar

Eintragsliste Das Fenster des Startbildschirms, das eine Liste der Ein-träge des im Archive-Baum markierten Archives enthält

FaxBox Enthält Faxdokumente, die per Fax Polling oder Fax-on-Demand abgerufen werden können

Fax Polling Beim Fax Polling wird einem per Telefax abrufbaren Do-kument eine Faxnummer zugewiesen, die der Empfän-ger anwählt, um es zu übertragen

Fax-on-Demand Bei Fax-on-Demand liegen unter einer Faxnummer meh-rere Dokumente zum Abruf bereit, die über einen Dialogper DTMF-Tönen vom Empfänger ausgewählt werden

Formular Digitales Arbeitsblatt mit vorgegebenen Feldern, dieausgefüllt werden müssen, bevor das Formular versen-det werden kann

GIF Dateiformat für Grafiken

Hotkey Tastenkombination, die eine definierte Aktion auslöst

HTML „Seitenbeschreibungssprache”, mit der Internetseitenerstellt werden

IHS Internet Host Service. Firmen, die keine Standleitungzum Internet besitzen, stellen mittels ISDN-Leitung in re-gelmäßigen Abständen für den Datenaustausch (z.B.eMail- Versand) eine sichere Verbindung zum IHS-Provi-der her, der diese Daten im Internet publiziert.

Icon Bildsymbol, das in diesem Fall zumeist eine Funktionoder einen Nachrichtentyp (z.B. in der Eintragsliste)kennzeichnet

Kalender Funktion des Tobit InfoCenters, die eine Termin- undZeitplanung ermöglicht

Link Verweis auf ein anderes Dokument oder eine Informati-on im Internet, ruft beim Anklicken die zugeordnetenDaten auf oder öffnet die verknüpfte Seite

Message Tracking Funktion, die die Zurückverfolgung von eMails erlaubt

138

5 Anhang

Parameter Einstellmöglichkeit in Anwendungsprogrammen

Pfad S. Dateipfad

PGP Pretty Good Privacy: Algorithmus, um eMails vor demVersand zu verschlüsseln und nach dem Empfang zuentschlüsseln

PGP-Unterschrift Digitale Unterschrift mit Hilfe von PGP, die die eindeuti-ge Identifikation des Absenders erlaubt

Remote Access Zugriffsmöglichkeit auf einen Computer bzw. ein Netz-werk von außerhalb per Telefon oder Internet

Rundsendung Nachricht gleichen Inhalts an verschiedene Personen

Serienfax Gleiches Fax an verschiedene Personen, wobei der Inhaltindividuell angepasst wird

SMS Short Message Service: ermöglicht Mobiltelefonen(Handys) den Empfang und das Versenden von schriftli-chen Kurznachrichten

SysTray Anzeigebereich auf Ihrem Windows-Bildschirm untenrechts, der neben der Uhrzeit verschiedene Symbole vongerade geladenen Programmen aufnehmen kann (z.B.den InfoCenter Notifier)

TAS Tobit Archive System: Baumstruktur aller Archives (Ord-ner) und der darin abgelegten Dateien

TAPI Heißt „Telephone Application Programming Interface”und ist ein Standard für Programme, mit denen man dasTelefon mit Hilfe des Computers nutzen kann (z.B. dasWählen einer Telefonnummer vom Computer aus)

Tobit InfoCenter Benutzeroberfläche, die dem Anwender an seinem Ar-beitsplatz-Rechner Versand, Empfang und Verwaltungvon Nachrichten und Informationen ermöglicht

Tobit Image Editor Programm des Tobit InfoCenters zum Anzeigen und Be-arbeiten von Faxnachrichten

139

5.1 Glossar

Tobit Image Stellt Ihnen per Druckertreiber eine Funktion zur Verfü-Messaging gung, um Dokumente aus beliebigen Anwendungen als

eMail-Anhang im JPG-Format zu versenden

Textbaustein Textpassage, die abgespeichert wird, um sie an verschie-denen Stellen immer wieder einzufügen

TMail Geschriebene Nachricht, die dem Empfänger am Tele-fon mit einer synthetischen Stimme vorgelesen wird

Verknüpfen Verbinden mit einem Link, einer Datenquelle oder einerAnwendung

Verteilen Einsortierung eintreffender Nachrichten in verschiedeneArchives nach selbst definierten Regeln

VoiceBox Anrufbeantworter des Tobit InfoCenters

VoiceMail Aufgezeichnete Nachricht, die als Sounddatei versendetwird

Vorschau-Bereich Fenster des Tobit InfoCenter-Startbildschirms, in demdie Vorschau einer Nachricht angezeigt wird

Vorschau-Fenster S. Vorschau-Bereich

Web Access Bietet Zugriff auf Ihre Archives über das Internet mit Hil-fe eines Internet-Browsers

Web-Browser Programm, mit dem man Internetseiten darstellenkann (z.B. Microsoft Internet Explorer oder NetscapeNavigator)

Workflow Automatisierung und damit Vereinfachung von immerwiederkehrenden Arbeitsabläufen mit Hilfe eines For-mulars

140

5 Anhang

5.2 TastaturkürzelViele Funktionen im Tobit InfoCenter, Nachrichten Editor und im Image Editorsind durch Tastaturkürzel erreichbar. Um eine Funktion auszulösen, drückenund halten Sie die erste Taste und betätigen gleichzeitig die zweite Taste. Las-sen Sie dann beide Tasten wieder los.

Allgemein:

Kopieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [STRG]+[C]

Ausschneiden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [STRG]+[X]

Einfügen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [STRG]+[V]

Online-Hilfe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [F1]

Im Hauptfenster des Tobit InfoCenters:

Archive/Eintrag umbenennen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [F2]

Nachrichten suchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [F3]

Kontextmenü. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [F4]

Eintragsliste aktualisieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [F5]

Empfangsbuch öffnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [F6]

Auftragsbuch öffnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [F7]

Sendebuch öffnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [F8]

Nachrichten Editor öffnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [F9]

Im Nachrichten Editor:

Löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [ENTF]

Manueller Seitenumbruch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [STRG]+[ENTER]

Rückgängig . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [ALT]+[BACKSPACE]

Senden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [F10]

Antwort erzeugen bei empfangenen eMails . . . . . . . . . . . . . . . . . . [STRG]+[S]

Speichern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [F2] oder [StRG]+[S]

Text suchen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [STRG]+[F]

Archive zum Speichern auswählen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [F]

Separator setzen bei empfangenen eMails. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [STRG]+[S]

Zurücksenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [F9]

Initialen einfügen (»Optionen -> Einstellungen«) . . . . . . . . . . . . . . . [STRG]+[N]

141

5.2 Tastaturkürzel

Im Tobit Image Editor:

Alle Objekte markieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [STRG]+[A]

Alle Seiten schließen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [STRG]+[F4]

Drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [STRG]+[P]

Fax senden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [STRG]+[F]

Kopieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [STRG]+[C]

Einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [STRG]+[V]

Schließen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [STRG]+[F4]

142

5 Anhang

5.3 Elemente des Startbildschirms

5.3.1 Menüleiste

Datei� NeuErstellen eines Archives, eines Dokuments, einer Nachricht, einer Adresse odereines Links

� ÖffnenÖffnen des markierten Eintrags

� Suchen [F3]Start der Volltextsuche

� Umbenennen [F2]Umbenennen des markierten Eintrags

� EigenschaftenEigenschaften des markierten Eintrags

� Kontextmenü [F4]Öffnen des Kontextmenüs

� DruckenAusdruck des markierten Eintrags

� DatenexportExport des markierten Eintrags

� BeendenBeenden des Tobit InfoCenters

Bearbeiten� Markierte in Zwischenablage übernehmenKopiert den markierten Bereich in die Zwischenablage

� VerteilenVerteilen des markierten Eintrags an weitere Empfänger

� IdentifizierenÜbernahme der Absender-Informationen in die Identifizierungsliste

� Erneut versendenVersenden der markierten Nachricht an einen weiteren Empfänger

� Erneut eintragenDie markierte Nachricht wird erneut in das Auftragsbuch eintragen

143


� Markierte Einträge löschenLöschen der markierten Datei oder des markierten Archives

Archive� Archive erstellenErstellt ein neues Archive unterhalb des markierten Ordners

� SuchenStartet den Suchen-Dialog, um Archive-Einträgen nach einem Suchtext zudurchsuchen

� Archive Suche...Sucht nach einem Archive im Archive-Baum

� Archives expandierenÖffnet alle Sub Archives des markierten Ordners

� Archive-Baum speichernSpeichert das aktuelle Aussehen des Archive-Baums

� InfoCenter NotifierKonfiguration des InfoCenter Notifiers

� RegelnFestlegen von Verteilregeln für ein markiertes Archive

� Eigenschaften...Festlegen der Eigenschaften des markiertes Archives

Extras

� AnzeigenÖffnet den Nachrichten Editor und lädt den markierten Eintrag

� DruckenDruckt die markierte Datei auf einem angeschlossenen Drucker

� Kommentar editierenÖffnet die Kommentardatei zum markierten Eintrag

� Antworten [Strg]+RErmöglicht die direkte Antwort an den Absender der markierten eMail

� Allen antworten [Strg]+AErmöglicht die direkte Antwort an den Absender der markierten eMail und de-ren weitere Empfänger

� Weiterleiten [Strg]+FErmöglicht das Editieren und Weiterleiten der markierten eMail an einen odermehrere Empfänger

144

5 Anhang

� Als ungelesen markierenHebt den Status „gelesen” einer Nachricht auf

� Ein-/AusblendenBlendet die markierten Einträge aus

� LöschenVerschiebt markierte Einträge in den Papierkorb

� VerteilenVerteilen des markierten Eintrags an weitere Empfänger

� WiedervorlageDer markierte Eintrag wird Ihnen zu einem einstellbaren Zeitpunkt wiedervor-gelegt

� Als eMail versenden...Erlaubt das Weiterleiten beliebiger Nachrichten als eMail-Anhang

� Erneut eintragenDen markierten Eintrag erneut in das markierte Archive eintragen

� Erneut versendenErneutes versenden des markierten Eintrags

� EigenschaftenZeigt die Eigenschaften des markierten Eintrags

Ansicht� Archive LeisteBlendet die Archive Leiste im Tobit InfoCenter ein oder aus

� VorschauBlendet das Vorschau-Fenster im Tobit InfoCenter ein oder aus

� Immer absolutes Datum anzeigenZeigt das Datum als Kalenderwert oder als relativen Wert (heute, gestern)

� Vollständige eMail-Adresse anzeigenZeigt die eMail-Adresse des Absenders/Empfängers vollständig oder verkürzt

� Verfügbare Spalten...Ermöglicht das Umsortieren der Spalten in der Eintragsleiste

� Filter...Steuert die Anzeige der Einträge in der Eintragsliste

� Aktualisieren [F5]Aktualisiert den Inhalt der Eintragsliste

145


Optionen� Einstellungen...Individuelle Konfiguration des Tobit InfoCenters

� Symbolleisten...Konfiguration der Symbolleisten

� DvISE Server...Einstellung des DvISE Servers in einer Multiserver-Umgebung

Fenster� Eingang [F6]Wechselt in das Eingangsbuch

� Versand [F7]Wechselt in das Archive „Versand”

� Ausgang [F8]Wechselt in das Ausgangsbuch

� DvISE KonsoleBietet direkten Zugang auf den DvISE Service Layer

� KommentarÖffnet die Kommentardatei zum markierten Eintrag

? (Hilfe):� Hilfe...Öffnet eine Übersicht zum Startbildschirm des Tobit InfoCenters

� Hilfe InhaltÖffnet die Hilfe zum Tobit InfoCenter

� Server Info...Zeigt Informationen zur Server-Software

� StartbildZeigt das Intro des Tobit InfoCenters

� Über...Zeigt Informationen über die Version des Tobit InfoCenter und führt zumWeb-Support

� Anwendungen und LösungenZahlreiche Video-Clips zu den Themen „Anwendungen und Lösungen”

� Administration und TechnikZahlreiche Video-Clips zu den Themen „Administration und Technik”

146

5 Anhang

5.3.2 Funktionsleiste

� NeuErstellen eines Archives, eines Dokuments, einer Nachricht, einer Adresse odereines Link

� FormulareAufrufen vorgefertigter Formulare für Workflows

� Archive ProfileÖffnet eine Liste von zuvor abgespeicherten Archive-Baum-Profilen.

� EigenschaftenEigenschaften des markierten Eintrags

� Verteilung lernenÖffnet das Dialogfenster „Regeln” und erlaubt es Ihnen, für das im Archive-Baum markierte Verzeichnis eine automatische Verteilregel zu definieren.

� Senden/EmpfangenErlaubt es Ihnen, den eMail-Austausch zwischen Ihrem DvISE-Server und IhremeMai-Provider augenblicklich auszulösen. Damit diese Funktion in Ihrem TobitInfoCenter sichtbar ist, muss Ihr Administrator Ihnen das entsprechende Rechtzugewiesen haben.

� FilterSteuert die Anzeige der Einträge in der Eintragsliste

� SuchenIn Archives nach Inhalten suchen

� DatenexportErmöglicht den Export von Daten aus dem Tobit InfoCenter (z.B. Adressen).

� SummeBerechnet die Summe der Übertragungskosten für die Nachrichten im markier-ten Archive (Faxnachrichten, VoiceMails, TMails, SMS).

� Bewegliche Symbolleisten und SpaltenBei aktiviertem Schalter haben Sie die Möglichkeit, die Fenster und Spalten desTobit InfoCenters nach Bedarf anzupassen.

147


� EinstellungenIndividuelle Konfiguration des Tobit InfoCenters.

� Hilfe InhaltÖffnet die Hilfe zum Tobit InfoCenter.

� DruckenAusdruck des markierten Eintrags

� AnzeigenÖffnet den Nachrichteneditor und lädt den markierten Eintrag

Sollte das eine oder andere Symbol in Ihrem Tobit InfoCenter nicht zu sehensein, so könnte die entsprechende Anzeige deaktiviert sein. Setzen Sie beiBedarf unter »Optionen -> Symbolleisten...« die gewünschten Schalter. Be-achten Sie auch, dass je nach ausgewähltem Verzeichnis im Archive-Baumdie angezeigten Symbole wechseln.

� LöschenVerschiebt die markierten Einträge in den Papierkorb

� VerteilenErmöglicht das Verteilen (Weiterleiten) von empfangenen Nachrichten

� AntwortenErmöglicht die direkte Antwort an den Absender der markierten eMail

� Allen antwortenAls Empfänger für die Antwort werden neben dem Absender alle Personen ein-getragen, an die die Orginalnachricht versendet wurde

� WeiterleitenErmöglicht das Editieren und Weiterleiten der markierten eMail an einen odermehrere Empfänger

� Datum/UhrzeitÄndert Datum und Uhrzeit des markierten Eintrags

� IdentifizierenDiese Funktion ermöglicht eine direkte Übernahme der Absenderinformationder markierten Nachricht in die DvISE-Identifizierungsliste, die auf dem DvI-SE-Server geführt wird. Damit Ihnen diese Funktion im Tobit InfoCenter zur

148

5 Anhang

Verfügung steht, muss Ihr Administrator Ihnen das entsprechende Recht zuge-wiesen haben.

� Erneut versendenVersendet die ausgewählte Nachricht ein weiteres Mal.

� Kommentar editierenÖffnet die Kommentardatei zum markierten Eintrag

� InfoZeigt Informationen über die Version des Tobit InfoCenter und führt zumWeb-Support

5.3.3 Hauptsymbolleiste

� EingangWechselt in das Eingangsbuch

� VersandWechselt in das Archive „Versand”

� AusgangWechselt in das Ausgangsbuch

� AufgabenWechselt in das Archive „Aufgaben”

� KalenderWechselt in den Kalender

149


5.4 Stichwortverzeichnis

A

Ablauf der Nachricht . . . . . . . . 37,57

Absender zurückrufen . . . . . . . . . 81

Administrator . . . . . . . . . . . . . 137

Adressbücher . . . . . . . . . . . . . 114

Adressbuchgruppen . . . . . . . 116,121

Adresse bearbeiten . . . . . . . . . . 118

Adresse kopieren, verschieben, löschen 118

Adresse suchen . . . . . . . . . . . . 118

Adressen . . . . . . . . . . . . . . . 114

Adresskarte . . . . . . . . . . . . 23,137

Adresskarte anhängen . . . . . . . . . 64

Adresskarte erstellen . . . . . . . . . 116

Anpassen der Eintragsliste . . . . . . . 28

Anpassen der Symbolleisten . . . . . . 30

Anpassen des InfoCenter-Notifier. . . . 31

Anpassen des Kalenders. . . . . . . . 128

Anrufbeantworter . . . . . . . . . . . 82

Ansicht . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Antworten . . . . . . . . . . . . . . . 69

Antworten an . . . . . . . . . . . . . 58

API . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

API-Verzeichnis . . . . . . . . . . . . 137

Archive . . . . . . . . . . . . . . . . 137

Archive anlegen . . . . . . . . . . . . 92

Archive löschen. . . . . . . . . . . . . 93

Archive umbenennen. . . . . . . . . . 93

Archive verknüpfen . . . . . . . . . . . 93

Archive-Baum . . . . . . . . . 20,94,137

Archive-Baum speichern . . . . . . . . 94

Archive-Eigenschaften . . . . . . . . . 94

Archive-Replizierung . . . . . . . . . . 96

Auf Seitenbreite anpassen . . . . . . . 48

Auf Seitenhöhe anpassen. . . . . . . . 49

Aufgabe ändern. . . . . . . . . . . . 132

Aufgabe erstellen . . . . . . . . . . . 131

Aufgabe löschen . . . . . . . . . . . 132

Aufgaben. . . . . . . . . . . . . . . . 92

Aufgaben verwalten. . . . . . . . . . 131

Aufzählung. . . . . . . . . . . . . . . 67

Ausgang . . . . . . . . . . . . . . . . 91

Automatische Verteilung . . . . . . . 106

Autoreply . . . . . . . . . . . . . . . 109

Autostart des InfoCenter Notifiers . . . 25

B

Bedeutung der Archives . . . . . . . . 91

Beispiel für ein Workflow . . . . . . . . 87

Beispiele . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Benutzerführung . . . . . . . . . . . . 13

Benutzerprofil . . . . . . . . . . . . . 23

Betreff von neuen Nachrichten fett anzei-gen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Bildschirmaufteilung . . . . . . . . . . 19

D

Dateien verknüpfen . . . . . . . . . . 134

Dateien verlinken . . . . . . . . . . . 133

Datei-Link . . . . . . . . . . . . . . . 137

Datei-Link erstellen . . . . . . . . . . 133

Datei-Link löschen. . . . . . . . . . . 134

151


Dateipfad . . . . . . . . . . . . . . . 137

Datenexport . . . . . . . . . . . . . . 98

Datenorganisation . . . . . . . . . . . 91

Deckblatt . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Deckblatt erstellen . . . . . . . . . . . 46

Deckblätter . . . . . . . . . . . . . . . 40

DFML . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

Dokumente . . . . . . . . . . . . . . 131

Drucken von Faxnachrichten . . . . . . 44

EEingang . . . . . . . . . . . . . . . . 91

Einschreiben . . . . . . . . . . . . . . 63

Eintragsliste. . . . . . . . . . . 20,28,138

eMail . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

eMail beantworten . . . . . . . . . . . 69

eMail empfangen . . . . . . . . . . . . 69

eMail erstellen . . . . . . . . . . . . . 54

eMail-Viewer . . . . . . . . . . . . . . 72

Entwürfe . . . . . . . . . . . . . . 92,132

FFax empfangen . . . . . . . . . . . . . 43

Fax erstellen . . . . . . . . . . . . . . 35

Fax on demand . . . . . . . . . . . . 138

Fax Polling . . . . . . . . . . . . . 54,138

FaxBox . . . . . . . . . . . . . 40,54,138

FaxBox-Dokumente . . . . . . . . . . . 16

Faxversand aus WinWord . . . . . . . . 41

Formular . . . . . . . . . . . . . . 87,138

Funktionsleiste . . . . . . . . . . . . . 19

G

GIF . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138

Globale Anpassungen . . . . . . . . . 22

Glossar . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Gruppenkalender . . . . . . . . . . . 129

Gültigkeit . . . . . . . . . . . . . . 37,58

H

Hauptbildschirm . . . . . . . . . . . . 19

Hauptsymbolleiste . . . . . . . . . . . 19

Hilfequellen. . . . . . . . . . . . . . . 15

Hintergrundfarbe . . . . . . . . . . . . 67

Hotkey . . . . . . . . . . . . . . . . 138

HTML . . . . . . . . . . . . . . . . . 138

IIcon . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138

IHS . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138

IHS Replizierung . . . . . . . . . . . . 95

Im Bearbeiten-Modus öffnen . . . . . . 25

ImageEditor . . . . . . . . . . . . . . 44

InfoCenter-Notifier . . . . . . . . . 22,31

Info-Leiste . . . . . . . . . . . . . . . 20

Informationsaustausch . . . . . . . . . 35

Inhaltsverzeichnis . . . . . . . . . . . . 14

Intern . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

K

Kalender . . . . . . . . . . 28,91,121,138

Kalender anpassen . . . . . . . . . . 128

Kolumnentitel . . . . . . . . . . . . . 14

Kommentar immer anzeigen . . . . . . 24

Kommentar schreiben . . . . . . . . . 24

Kurzinfo . . . . . . . . . . . . . . . . 15

152

5 Anhang

L

Leserführung . . . . . . . . . . . . . . 13

Link. . . . . . . . . . . . . . . . 134,138

Linksbündig . . . . . . . . . . . . . . 67

M

Marginalspalte . . . . . . . . . . . . . 14

Menüleiste . . . . . . . . . . . . . . . 19

Message Tracking . . . . . . . . . 63,138

Monatsansicht . . . . . . . . . . . . 122

NNach 5 Sekunden als gelesen markieren 26

Nachricht aus dem Adressbuch versen-den . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

Nachricht erneut eintragen . . . . . . 106

Nachricht im Wartezustand belassen . . 38

Nachricht kopieren . . . . . . . . . . . 99

Nachricht löschen . . . . . . . . . . . 100

Nachricht suchen . . . . . . . . . . . 100

Nachricht verschieben . . . . . . . . . 99

Nachrichten . . . . . . . . . . . . . . 99

Nachrichten ein-/ausblenden . . . . . 104

Nachrichten filtern . . . . . . . . . . 102

Nachrichten Optionen vor dem Versendenanzeigen . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Nachrichten verteilen . . . . . . . . . 105

Nachrichten verwalten . . . . . . . . . 99

Nachrichteneditor . . . . . . . . . . 35,54

Nachrichteneigenschaften . . . . . . . 110

Nachrichtenoptionen . . . . . . . . 37,57

Neue Nachricht als HTML . . . . . . . . 25

Notiz auf dem Deckblatt . . . . . . . . 40

Nummerierung . . . . . . . . . . . . . 67

OÖffentliches Adressbuch. . . . . . . . 115

Online-Hilfe. . . . . . . . . . . . . . . 15

P

Papierkorb . . . . . . . . . . . . . . . 91

Parameter . . . . . . . . . . . . . . . 139

Persönlich . . . . . . . . . . . . . . . 92

Persönliches Adressbuch . . . . . . . 115

Pfad. . . . . . . . . . . . . . . . . . 139

PGP . . . . . . . . . . . . . . . . 24,139

PGP entschlüsseln . . . . . . . . . . . 65

PGP Unterschrift . . . . . . . . . . . . 65

PGP verschlüsseln. . . . . . . . . . . . 64

PGP-Unterschrift . . . . . . . . . . . 139

Phone Access . . . . . . . . . . . . 83,84

Priorität. . . . . . . . . . . . . . . . . 58

RRechtsbündig. . . . . . . . . . . . . . 67

Regeln . . . . . . . . . . . . . . . . 106

Remote Access. . . . . . . . . . . 83,139

Rückmeldung per Broadcast . . . . . . 38

Rundsendung. . . . . . . . . . 50,73,139

SSende Service . . . . . . . . . . . . 37,57

Separator . . . . . . . . . . . . . . . . 70

Serienfax. . . . . . . . . . . . . . 52,139

SMS . . . . . . . . . . . . . . . . 75,139

SMS empfangen . . . . . . . . . . . . 77

SMS versenden . . . . . . . . . . . . . 76

153


SMS-Rundsendungen . . . . . . . . . . 77

Software-Konzept . . . . . . . . . . . 13

Sprache. . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Sprachnachrichten . . . . . . . . . . . 79

Standard-Vorlage . . . . . . . . . . . 114

Startbildschirm . . . . . . . . . . . . . 19

Stichwortverzeichnis . . . . . . . . . . 15

Symbole . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Systematik . . . . . . . . . . . . . . . 14

SysTray . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

T

Tagesansicht . . . . . . . . . . . . . 122

TAS . . . . . . . . . . . . . . . . 91,139

Telefax . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Termin ändern . . . . . . . . . . . . 126

Termin drucken . . . . . . . . . . . . 126

Termin löschen . . . . . . . . . . . . 126

Termin planen. . . . . . . . . . . . . 122

Termin suchen . . . . . . . . . . . . 127

Terminassistent . . . . . . . . . . . . 130

Textbaustein . . . . . . . . . . . 112,140

Textbausteine erstellen . . . . . . . . 112

Textbausteine nutzen . . . . . . . . . 112

Textfarbe . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Textnachrichten bei Auswahlwechsel als ge-lesen markieren. . . . . . . . . . . . . 26

TMail . . . . . . . . . . . . . . . 81,140

Tobit Archive System. . . . . . . . 91,139

Tobit Image Editor. . . . . . . 44,139,140

Tobit Image Messaging . . . . . . 68,140

Tobit InfoCenter . . . . . . . . . . . . 139

U

Überwachte Archives . . . . . . . . . . 32

Unterstrichen . . . . . . . . . . . . . . 66

VVerknüpfen . . . . . . . . . . . . . . 140

Verknüpfungen. . . . . . . . . . . . . 92

Versand . . . . . . . . . . . . . . . . 91

Versandaufträge . . . . . . . . . . . . 91

Versandzeitpunkt . . . . . . . . . . 37,57

Verteilen . . . . . . . . . . . . . 105,140

Verteilerliste einfügen . . . . . . . . . 58

Verteilregeln . . . . . . . . . . . . . 106

Video-Clips . . . . . . . . . . . . . . . 16

Visitenkarte (VCard anhängen) . . . . . 58

VoiceBox. . . . . . . . . . . . . . 82,140

VoiceMail . . . . . . . . . . . . . 79,140

VoiceMail abspielen . . . . . . . . . . 80

Vorlagen . . . . . . . . . . . . . . . 113

Vorschau-Bereich . . . . . . . . . 20,140

Vorschau-Fenster . . . . . . . . . . . 140

W

Wahlhilfe . . . . . . . . . . . . . . . . 81

Web Access . . . . . . . . . . 83,86,140

Weiterleiten . . . . . . . . . . . . . . 43

Wertung . . . . . . . . . . . . . . . . 58

Wiedervorlage . . . . . . . . . . . 91,111

WinWord. . . . . . . . . . . . . . . . 41

Wochenansicht . . . . . . . . . . . . 122

Wordperfekt . . . . . . . . . . . . . . 41

Workflow . . . . . . . . . . . . . 86,140

Zentriert . . . . . . . . . . . . . . . . 67

154

5 Anhang

Documents

Egbert Ufermann Lehr- und Arbeitsbuch für das Tobit InfoCentergwise.itwelzel.biz/Tobit/David 6.6 - InfoCenter.pdf · 2001. 3. 8. · Arbeitsbuch für das ... aus dem Tobit InfoCenter