Anbindung an Tobit David 10 - · PDF fileProdukt: combit address manager Anbindung an Tobit David 10 (c) combit GmbH, Alle Rechte vorbehalten. Inhalt Einleitung 3 Anbindung Termin-

combit GmbH Untere Laube 30 78462 Konstanz

(c) combit GmbH, Alle Rechte vorbehalten.

Whitepaper

Produkt: combit address manager

Anbindung an Tobit David 10

Produkt: combit address manager Anbindung an Tobit David 10


Inhalt

Einleitung 3

Anbindung Termin- und Aufgabenverwaltung 3

eMail-Anbindung 4

Einzel-eMail 4

Serien-eMail (Mailing) 4

Ablage von David-Nachrichten im AM 4

Automatische Ablage gesendeter eMails 4

Ablage von Nachrichten aus dem David InfoCenter per Drag & Drop 4

Ablage von Nachrichten aus dem David InfoCenter per Tobit-AddIn 5

Telefax-Anbindung 7

Standard-Einzelfax oder Serienfax (Fax-Mailing) direkt aus dem AM 7

Einzelfax aus beliebiger Anwendung (z.B. Word) versenden 8

Serienfax aus beliebiger Anwendung (z.B. Word) 9

Import/Export von Adressen 9

AM-Datenbank direkt als Adressbuch einbinden 9

Konfiguration der Datenquelle (ODBC) 10

Konfiguration Tobit David InfoCenter 11

Erweiterte Ansteuerung von David per Script 13



Einleitung

Die Adress- und Kontaktmanagement Software combit address manager (AM) und die Fax- und Messaging Lösung Tobit David bilden eine integrative Lösung. Dabei übernimmt der AM den kompletten kundenrelevanten Teil wie die Bereitstellung der Adressinformation (Name, Anschrift, Faxnummer, email-Adresse etc.) gegenüber David, aber auch die Integration und Protokollierung der Kommunikationsvorgänge im Kundendatensatz. David ist für den kompletten Kommunikationsvorgang (Fax-/Messaging) zuständig und liefert seinerseits wiederum Input an die Kontaktmanagementlösung. Folgende Vorgänge sind möglich: • Nutzung vom David InfoCenter-Kalender mit Verknüpfung zwischen Termin/Aufgabe und Datensatz. • Versenden von Einzel-eMails aus dem AM über das David InfoCenter. • Versenden von personalisierten Serien-eMails (Mailing) aus dem AM über das David InfoCenter. • Zuordnung gesendeter und empfangener eMails aus dem David InfoCenter beim zugehörigen Datensatz

im AM. • Versenden von Einzelfaxen aus beliebigen Anwendungen (z.B. Word) über das David InfoCenter mit

Übergabe der Adressinformationen (Name, Faxnummer usw.) aus dem AM. • Versenden von Standardserienfaxen aus beliebigen Anwendungen über den David Fax-Druckertreiber an

einen Verteiler aus dem AM. • Automatisiertes Versenden eines Einzelfaxes über das David InfoCenter direkt aus dem AM (z.B.

Standardinfo-Fax). • Versenden von individuell personalisierten Serienfaxen (Faxmailing) über das David InfoCenter direkt

aus dem AM. • Hinterlegung der Kommunikationsvorgänge beim Kundendatensatz. • Pflege einer Kundenkontakthistorie. • Import der bestehenden Adressen aus David in den AM. • Export der Kundenadressen aus dem AM nach David (z.B. für den Webzugriff via David, der AM ist

jedoch das führende System).

Sytemvoraussetzungen: • combit address manager 14 • Tobit David zehn! • Installierte Microsoft Data Access Components (MDAC) ab Version 2.5

Anbindung Termin- und Aufgabenverwaltung

Alternativ zur integrierten Termin- und Aufgabenverwaltung kann im AM der David InfoCenter-Kalender aktiviert werden. Dies erfolgt benutzerspezifisch unter Konfiguration > Allgemein > Termine. Damit werden die Menüpunkte im Menü "Termine" automatisch auf korrespondierende David InfoCenter-Kalender Dialoge und Funktionen umgeleitet, d.h. über Termin > Neuer Termin zum Datensatz öffnet sich der David InfoCenter-Termindialog. Im Textfeld dieses Termins wird ein Verweis zum AM-Datensatz angelegt. Durch einen Doppelklick auf diesen Verweis können Sie direkt zum zugehörigen Datensatz springen. Sollen alle Termine bzw. Aufgaben zum aktuellen Datensatz angezeigt werden, werden diese jeweils in einem eigenen Dialog geöffnet.



eMail-Anbindung

Folgende Vorgänge sind möglich: • Versenden von Einzel-eMails aus dem AM über das David InfoCenter • Versenden von personalisierten Serien-eMails (Mailing) aus dem AM über das David InfoCenter

Einzel-eMail

Sie haben verschiedene Möglichkeiten eine Einzel-eMail zu versenden: • Aus Feldern vom Feldtyp "eMail" können Sie per Kontextmenü direkt eMails an die betreffende Adresse

senden. Der Dialog vom David InfoCenter für eine neue eMail öffnet sich und die zum Datensatz gehörige eMail-Adresse wird automatisch als Empfänger eingetragen. Der Versand erfolgt automatisch über Ihren MAPI-Standard-Client (z.B. David).

• Wählen Sie Ausgabe > Einzel-eMail. Der AM-Dialog für eine neue eMail öffnet sich. Geben Sie den Text ein oder öffnen Sie eine bestehende eMail-Vorlage. Der Versand dieser eMail kann protokolliert und eine Kopie der eMail kann automatisch im eml-Format im Dokumentencontainer des entsprechenden Kundendatensatzes abgelegt werden. Der Versand erfolgt über David, wenn Sie im AM in den SMTP-Einstellungen für den Mailversand den Tobit-Server konfigurieren.

Serien-eMail (Mailing)

Um eine Serien-eMail zu versenden, müssen Sie zuerst einen Filter erstellen. Wird keine Selektion vorgenommen, wird die eMail an alle Datensätze verschickt. • Wählen Sie Ausgabe > Serien-eMail. Der Dialog für eine neue eMail öffnet sich. Geben Sie den Text ein

oder öffnen Sie eine bestehende eMail-Vorlage. Der Versand erfolgt über David, wenn Sie im AM in den SMTP-Einstellungen für den Mailversand den David-Server konfigurieren.

Ablage von David-Nachrichten im AM

Sie haben die Möglichkeit, Nachrichten (eMails, Telefax, SMS) aus einem David-Archiv einem Datensatz im address manager zuzuordnen. Damit wird eine Kopie der Nachricht als Datei in einem konfigurierten Verzeichnis gespeichert und ein Verweis auf diese Datei im Dokumenten-Container des Datensatzes abgelegt. Die abgelegten Nachrichten können jederzeit geöffnet werden (eMails im eml-Format, Telefax im tiff-Format, SMS im Textformat) und ermöglichen eine lückenlose Archivierung aller relevanten Nachrichten. Für die Ablage von eMails und David-Nachrichten haben Sie verschiedene Möglichkeiten:

Automatische Ablage gesendeter eMails

Sie haben die Möglichkeit, alle eMails die im AM direkt über Ausgabe > Einzel-eMail bzw. Serien-eMail versendet werden, nach dem Versand automatisch im Dokumentencontainer des zugehörigen Datensatzes abzulegen. Diese automatische Ablage ermöglicht eine lückenlose Archivierung aller versendeten eMails. Dazu wählen Sie in der Dokumentenverwaltung den Dokumenttyp "Auto eMail-Ablage" und aktivieren die automatische eMail-Ablage über die Checkbox "aktiv".

Ablage von Nachrichten aus dem David InfoCenter per Drag & Drop

Sie können einzelne Nachrichten (eMails, Telefax, SMS) per Drag & Drop aus dem David InfoCenter im address manager Dokumentencontainer ablegen. Selektieren Sie dazu die Nachricht im David InfoCenter und ziehen diese mit gedrückter Strg-Taste in den Dokumentencontainer des zugehörigen Datensatzes.



Ablage von Nachrichten aus dem David InfoCenter per Tobit-AddIn

Durch das Tobit-AddIn haben Sie die Möglichkeit, Nachrichten (eMails, Telefax, SMS) aus einem David-Ordner automatisch dem zugehörigen Datensatz im address manager zuzuordnen (Datensatz-Suche anhand der eMail-Adresse/Faxnummer/SMS-Nummer des Empfängers/Absenders). Zudem können Sie den zugehörigen Datensatz anzeigen lassen. Die Funktionen zur Ablage und Anzeige stehen Ihnen über Schaltflächen, über die Menüs "combit address Manager" und "Aktionen" oder im Kontextmenü einer Nachricht zur Verfügung. Über die Schaltflächen können auch mehrere Nachrichten auf einmal verarbeitet werden. Über das Kontextmenü wird jedoch nur die zuletzt markierte Nachricht für die ausgewählte Aktion (Suche/Ablage) verwendet.

Datensatz suchen Über "address manager – Datensatz suchen" wird die Datensatz-Suche im AM anhand der eMail-Adresse/Faxnummer/SMS-Nummer des Empfängers/Absenders gestartet. Es werden alle passenden Datensätze angezeigt.

Nachricht ablegen Über "address manager – Nachricht ablegen" wird die Datensatz-Suche im AM anhand der eMail-Adresse/Faxnummer/SMS-Nummer des Empfängers/Absenders gestartet. Wenn ein oder mehrere Suchtreffer erzielt wurden, wird eine Kopie der Nachricht im konfigurierten Dateipfad (Konfiguration der Dokumentenverwaltung) gespeichert und ein Verweis im jeweiligen Dokumentencontainer abgelegt.

Voraussetzung • Aktivieren Sie in der Dokumentenverwaltung (Konfiguration > Dokumentenverwaltung) die "Auto-eMail-

Ablage" (Checkbox "aktiv") und wählen Sie einen Ablagepfad für die Kopie der Nachricht, z.B. C:\Programme\combit\amw\Dokumente. Die Ablage in einem DMS-Archiv ist nicht möglich.



Konfiguration Öffnen Sie den Konfigurationsdialog über das David-Menü Aktionen > address manager – Konfiguration. • Registerkarte Allgemein: Geben Sie die Anmeldedaten an und wählen Sie die Datenbank aus, für die die

Nachrichten-Zuordnung aktiviert werden soll. • Registerkarte Einstellungen: Hier finden Sie die Optionen für die Nachrichten-Zuordnung.

Aktivieren des Tobit AddIn Das David InfoCenter-AddIn wird über den Assistenten der Arbeitsplatzinstallation (ws_gen.exe) aktiviert. Falls Sie das AddIn nachträglich aktivieren möchten, führen Sie die Arbeitsplatzinstallation erneut aus und aktivieren im Installationsdialog die Option "Tobit AddIn". Zur Darstellung der Schaltflächen und Menüpunkte gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Entpacken Sie die Datei "cmbtTICAddIn.zip" aus dem address manager-Installationsverzeichnis in das

David-Verzeichnis "David\Code\scripts" auf dem David-Server. Im Verzeichnis "scripts" gibt es anschließend ein Unterverzeichnis "combit" mit der Datei "cmbtAddIn.vbs" und einen Unterordner "am".

2. Aktivieren Sie im David.Administrator in den David-Benutzer Einstellungen die Option "Individuelle Scripts" und geben Sie den Pfad zur Scriptdatei an, also "combit/cmbtAddIn.vbs". Weitere Informationen zur Verwendung von Scripten in David finden Sie auch im Dokument "InfoCenter Scripts.pdf" im David-Server-Scriptverzeichnis.



Deaktivieren des Tobit AddIn Falls Sie das AddIn deaktivieren möchten, führen Sie die Arbeitsplatzinstallation (ws_gen.exe) erneut aus und deaktivieren im Installationsdialog die Option "Tobit AddIn". Die Schaltflächen und das Menü "combit address manager" können über die Registrierung deaktiviert werden:

Pfad: HKEY_CURRENT_USER\Software\combit\combit eMail AddIn Name: amTICInstalled Wert: "T" aktiviert und "F" deaktiviert die Bedienelemente.

Telefax-Anbindung

Folgende Vorgänge sind möglich: • Versenden von personalisierten Einzelfaxen und Serienfaxen (Faxmailing) über das David InfoCenter

direkt aus dem AM. • Versenden von Einzelfaxen aus beliebigen Anwendungen (z.B. Word) über das David InfoCenter mit

Übergabe der Adressinformationen (Name, Faxnummer usw.) aus dem AM. • Versenden von Standardserienfaxen aus beliebigen Anwendungen über das David InfoCenter an einen

Verteiler aus dem AM.

Standard-Einzelfax oder Serienfax (Fax-Mailing) direkt aus dem AM

Für das schnelle Versenden von Standard-Einzelfax und Serienfax erstellen Sie das Fax-Dokument als Druckvorlage und übergeben die Faxnummer (@@NUMMER) und andere Feldinformationen über sogenannte DvISE Befehle an das David InfoCenter. Dadurch wird beim Druck der Empfängerdialog unterdrückt, da alle Informationen im Dokument bereits eingebettet sind. • Den Versand als Einzelfax starten Sie dann über Ausgabe > Einzelbrief > Direkt. • Um ein Serienfax zu verschicken, wählen Sie zuerst über die Filterfunktionen die gewünschte

Empfängergruppe aus. Starten Sie dann den Versand über Ausgabe > Serienbrief > Direkt.



Eine fertige, direkt verwendbare Druckvorlage wird bereits mitgeliefert: Rufen Sie Konfiguration > Druck > Karteikarte auf und laden Sie die Datei "David.crd". Diese Druckvorlage können Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen, es stehen Ihnen dabei alle Datenbankfelder für eine Personalisierung zur Verfügung. Eine genaue Dokumentation der DvISE Befehle entnehmen Sie bitte der entsprechenden David Dokumentation.

Einzelfax aus beliebiger Anwendung (z.B. Word) versenden

Das Faxen aus einer beliebigen Anwendung erfolgt über den Druck auf den David-Fax(drucker)treiber. Es öffnet sich der Dialog zur Eingabe der Empfängerdaten. Wählen Sie nun aus der als Adressbuch eingebundenen AM-Datenbank (siehe unten) den Empfänger aus oder übergeben Sie die Empfängerdaten automatisch aus dem aktuellen AM-Datensatz per Titelmakro. Ein Titelmakro ist eine Folge von Anweisungen (ähnlich wie ein Script), die automatisch ausgeführt werden, sobald unter Windows ein Fenster mit einem bestimmten Titeltext aktiv wird. Da der address manager zunächst einmal beim Drucken eines Faxbriefes aus Word oder einer anderen Anwendung heraus gar nicht involviert ist, "lauert" er im Hintergrund auf das Erscheinen des Fax-Empfänger-Dialogs, um dann dem Anwender die Auswahl des Empfängers aus dem address manager Datenbestand zu ermöglichen. Um im address manager Titelmakros nutzen zu können, aktivieren Sie unter Konfiguration > Allgemein die Option "Titelmakros einschalten". Aktivieren Sie dann unter Konfiguration > Titelmakros/Faxanbindung das David-Titelmakro (Aktiv=J).



Serienfax aus beliebiger Anwendung (z.B. Word)

Wenn ein standardisiertes (nicht personalisiertes) Fax aus Word heraus an eine Verteilerliste versendet werden soll, können Sie die Adressen direkt in das David Adressbuch exportieren. Über Ausgabe > Export gelangen Sie direkt in den address manager Export-Assistent.

Import/Export von Adressen

Folgende Vorgänge sind möglich: • Import der bestehenden Adressen aus David in den AM • Export der Kundenadressen aus dem AM nach David (z.B. für den Webzugriff via David, der AM ist

jedoch das führende System) • Abgleich der bestehenden Adressen im AM mit einem Adressbuch in David

Der Import/Export/Abgleich erfolgt direkt über den entsprechenden Eintrag im Import- bzw. Export-Assistenten (z.B. David 10). Für den Import/Export/Abgleich der Daten können Sie sowohl auf das globale als auch das persönliche Addressbuch zugreifen.

AM-Datenbank direkt als Adressbuch einbinden

Sie haben die Möglichkeit, eine address manager Datenbank direkt als Adressbuch einzubinden. Die Datensätze werden dann in einem sog. Archive angezeigt. Über die Schaltflächen im Vorschau-Fenster können Sie nun direkt z.B. eine eMail senden.

Alternativ steht Ihnen das Archiv natürlich auch als Adressbuch z.B. in einer neuen eMail zur Verfügung.



Konfiguration der Datenquelle (ODBC)

Die Konfiguration der address manager Datenbank über die ODBC Schnittstelle finden Sie in der Windows Verwaltung (Windows XP: Start > Einstellungen > Systemsteuerung > Verwaltung > Datenquelle). Gehen Sie wie folgt vor: 1. Hinzufügen einer neuen Datenquelle

2. Auswahl dBase Treiber



3. Konfiguration der dBase III ODBC Schnittstelle

Konfiguration Tobit David InfoCenter

Starten Sie das David InfoCenter und gehen Sie wie folgt vor: 1. Richten Sie ein neues Archive ein und rufen Sie die Archive-Eigenschaften durch Anklicken mit der

rechten Maustaste und Auswahl von Eigenschaften auf. 2. Im Eigenschaften-Dialog wählen Sie auf der Registerkarte Optionen unter Anzeigen als die Option

SQL Addressen.



3. Über den Button Konfigurieren... rufen Sie den Dialog “David InfoCenter Database Configuration“ auf.

4. Wählen Sie nun die Database Connection indem Sie auf die Schaltfläche "..." klicken. 5. Im folgenden Dialog wählen Sie aus der Liste der Provider den Eintrag “Microsoft OLE DB-Provider for

ODBC Drivers" 6. Wählen Sie nun auf der Registerkarte Verbindung die zuvor angelegte Datenquelle "amw" aus.

7. Nach dem Schließen des Dialogs befinden Sie sich wieder im Dialog “David InfoCenter Database Configuration“. Hier wählen Sie nun die AM-Datenbank bei Data Selection aus. Bitte beachten: Wir empfehlen die Option "Allow write access" nicht zu aktivieren!



8. Im letzten Schritt wechseln Sie auf die Registerkarte "Fields". Hier müssen die Felder der Tabelle mit den internen Feldern des David InfoCenter verknüpft werden. Für das Key Field wählen Sie das Feld "RECORDID" und als Feldoption "string".

9. Nach einem Neustart des David InfoCenter werden die AM-Datensätze im konfigurierten Archive angezeigt.

Erweiterte Ansteuerung von David per Script

Der address manager verfügt über eine eingebaute Scripting Schnittstelle. Diese ermöglicht es, auf OLE-Automation Schnittstellen anderer Produkte wie z.B. Word oder Excel zuzugreifen. Hierdurch ist auch eine Ansteuerung der David DVAPI32 Schnittstelle möglich. Dies erlaubt sogar eine vom Anwender programmierbare Integration vom address manager und David.


Hinweis: combit macht keine Angaben zu einer bestimmten Eignung obiger Informationen. Irrtümer und Fehler bleiben ausdrücklich vorbehalten, die Angaben erfolgen ohne Gewähr und enthalten keine Zusicherung. Die Informationen können z.T. auch ein Versuch sein, Ihnen bei einer Aufgabenstellung zu helfen, selbst wenn das Produkt eigentlich nicht für diesen speziellen Zweck vorgesehen wurde.


An folgendem VBScript Beispiel erkennt man die verschiedenen Ansteuerungsmöglichkeiten über die DVAPI Schnittstelle: Option explicit

Dim david

Set david= CreateObject("DVOBJAPILib.DvISEAPI")

Msgbox "Descript: " & david.Description

Msgbox "VIntern: " & david.VIntern

Dim Account

Set Account=david.Logon

Dim User

Set User=account.User

Dim GlobalAdresses

Dim LocalAddressBook

Dim PersonalAddressBook

Set GlobalAdresses = account.GlobalAddressBook

Set LocalAddressBook = account.LocalAddressBook

Set PersonalAddressBook = account.PersonalAddressBook

MsgBox "GlobalAdresses: " & GlobalAdresses.Count

MsgBox "LocalAddressBook:" & LocalAddressBook.Count

MsgBox "PersonalAddressBook: " & PersonalAddressBook.Count

Dim Adr

Dim i

for i = 0 to PersonalAddressBook.Count-1

Set Adr = PersonalAddressBook.Item(i)

MsgBox Adr.DisplayName

next

Derartige Scripte können direkt in den address manager integriert werden und gleichzeitig auf alle address manager Funktionalitäten zugreifen. Der Lösung auch komplexerer Integrationsaufgaben sind quasi keine Grenzen gesetzt. Die Dokumentation der Schnittstelle steht auf der Tobit-Website zum Download zur Verfügung.

Documents

Anbindung an Tobit David 10 - · PDF fileProdukt: combit address manager Anbindung an Tobit David 10 (c) combit GmbH, Alle Rechte vorbehalten. Inhalt Einleitung 3 Anbindung Termin-