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Der Senator für Finanzen

BREMENFINANZ BERICHT

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Einführung der betriebswirtschaftlichen Standardsoftware SAP R/3für das Haushalts-, Kassen und Rechnungswesen

in der Freien Hansestadt Bremen

Die für Bremen bestehende Verpflichtung, nach Aus-laufen der Sanierungszahlungen des Bundes im Jah-re 2005 verfassungskonforme Haushalte aufzustel-len, bedeutet, dass in den bremischen Haushalteninnerhalb eines 5-Jahres-Zeitraumes - bei Nutzungvon Einnahmezuwächsen - durch gezielte Konsoli-dierungsmaßnahmen ein konsumtives Defizit vonrund 850 Mio. DM abzubauen ist. Im Rahmen derhierfür notwendigen aufgabenkritischen Verfahrensind die Optimierung des Ressourceneinsatzes undein verstärktes betriebswirtschaftliches Controlling derbremischen Verwaltung von zentraler Bedeutung. Dieverengten Gestaltungsspielräume im konsumtivenBereich müssen ein generelles Überdenken beste-hender Prozesse und deren Anpassung an zukünfti-ge Anforderungen des „Konzerns Bremen“ auslösen.Diese Prozessoptimierung ist ohne die gleichzeitigeErneuerung der Informationstechnik undenkbar.

Eine ganzheitliche Steuerung der Verwaltung erfor-dert eine ausführliche, strukturierte und weitreichen-de Bereitstellung von Informationen, insbesondere imBereich des Haushalts-, Kassen- und Rechnungs-wesens. Ein strategischer Informationsvorteil kannnur realisiert werden, wenn eine geeignete Softwareeingesetzt wird, die den Zugriff auf benötigte Datenjederzeit ermöglicht. Gerade der Bereich des Haus-halts-, Kassen- und Rechnungswesens ist geprägtdurch veraltete Verfahren, die seit den 70er Jahrenaufgrund zusätzlicher technischer und inhaltlicher An-forderungen ständig modifiziert werden mussten.

Vor diesem Hintergrund wurde das Projekt CHIPS-MOBIL initiiert, welches die Anforderungen an einemoderne Verwaltung durch eine Erneuerung desHaushalts-, Kassen- und Rechnungswesens mit Hil-fe der betriebswirtschaftlichen Standardsoftware SAPR/3 unterstützt. Parallel zu der Erneuerung deskameralen Rechnungswesens werden neue betriebs-

wirtschaftliche Prozesse (Finanzbuchhaltung, An-lagenbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnungund Logistik) eingeführt. Mit dem Projekt CHIPS-MOBIL wird die Umstellung auf die doppelte Buch-führung vorbereitet. Das SAP R/3-System wirdflächendeckend in der gesamten bremischen Verwal-tung eingeführt, so dass eine transparente Darstel-lung der Geschäftsprozesse erfolgen kann.

Mit Abschluss des Projektes CHIPSMOBIL werdenab Frühjahr 2002 circa 2.000 Arbeitsplätze der bre-mischen Verwaltung mit SAP R/3 ausgestattet sein.Die Finanzplanung, die Haushaltsaufstellung, derHaushaltsvollzug, das Haushaltscontrolling, dieZahlungs- und Buchungsverfahren sowie die Kosten-und Leistungsrechnung, die Anlagenbuchhaltung unddie Logistik werden mit SAP R/3 durchgeführt. DieSoftware bietet zusätzliche finanzbuchhalterischeAuswertungsmöglichkeiten.

Warum wird das Haushalts-, Kassen- und Rech-nungswesen erneuert?

Die Zentralverfahren, mit denen das bremische Haus-halts-, Kassen- und Rechnungswesen durchgeführtwurde, werden seit circa 30 Jahren eingesetzt. Die-ses führte dazu, dass die Verfahren regelmäßig densteigenden Anforderungen in immer kürzerer Zeitangepasst werden mussten. Ein weiteres Problemergibt sich aus den veralteten Programmiersprachen,mit denen die Verfahren entwickelt wurden. Als Fol-ge wurde der Pflegeaufwand sowohl für dieVerfahrensanpassung als auch für den Betrieb im-mer kostenintensiver. Aus diesem Grund hat der Se-nat der Freien Hansestadt Bremen am 16. Dezem-ber 1997 beschlossen, dass bremische Haushalts-,Kassen- und Rechnungswesens zu erneuern undgleichzeitig die veralteten Verfahren abzulösen. DasProjekt CHIPSMOBIL wurde ins Leben gerufen.

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Welche Ziele hat das Projekt?

Um das Projekt systematisch durchführen zu kön-nen, sind klare Ziele definiert, die bis zum Projekt-Ende erreicht werden sollen:

Wie kam es zur Entscheidung für SAP R/3 unddie externe Einführungsunterstützung?

Im Anschluss an die Initiierung des Projektes CHIPS-MOBIL im Jahr 1998 wurde eine Geschäfts-prozessanalyse durchgeführt, um das Ist und das Solldes zukünftigen Haushalts-, Kassen- und Rech-nungswesens zu definieren, um anschließend bis zurMitte des Jahres 1999 die Software-Ausschreibungdurchzuführen und eine Standardsoftware zu testenund auszuwählen.

Aus dem Teilnahmewettbewerb unter mehreren nam-haften Herstellern betriebswirtschaftlicher Standard-software wurde die Software „SAP R/3“ der FirmaSAP AG / Walldorf als die für Bremen am besten ge-eignete Lösung ausgewählt. Die Firma SAP ist

Weltmarktführer im Bereich der bereichsüber-greifenden betriebswirtschaftlichen Unternehmens-software.

Im Anschluss an die Software-Auswahl des Jahres1999 wurde die externe Begleitung des Einführungs-projektes ausgeschrieben. Die Entscheidung für dieexterne Begleitung des Einführungsprojektes fiel zu-gunsten eines Konsortiums, das sich aus folgendenPartnern zusammensetzt:

- SIGNUM Unternehmensberatung GmbH

- Informations- und Datentechnik Bremen GmbH

- SAP AG

- debis Systemhaus GmbH.

Entscheidend für die Auswahl waren die fundiertenKenntnisse der Branchenlösung (SAP, debis), dielangjährige “Bremen-Erfahrung”, die umfassendeVerwaltungskenntnisse und -erfahrungen auf Landes-und Kommunalebene.

Was ist SAP R/3?

Das SAP R/3-System ist eine betriebswirtschaftlicheStandardsoftware mit der alle denkbaren Facettendes Rechnungsesens (inklusive aller Neben-rechnungen) abgebildet werden können und bieteteine informationstechnische Infrastruktur für öffentli-che und private Organisationen. Kennzeichnend fürdas R/3-System ist der modulare Aufbau der An-wendungskomponenten, die sowohl autonom alsauch zusammen eingesetzt werden können.

Ein wesentliches Merkmal von SAP R/3 ist die ein-heitliche und gemeinsame Datenhaltung. Durch denZugriff unterschiedlicher Organisationsbereiche aufdieselbe Datenbasis wird erreicht, dass Daten, die ineinem Bereich erstellt werden, sofort allen anderenBereichen - soweit dazu berechtigt - zur Verfügungstehen.

Welche Module werden in der Freien HansestadtBremen eingeführt?

Zugeschnitten auf die Anforderungen der öffentlichenVerwaltungen und Institutionen stellt IS-PS (IndustrySolution Public Sector) eine flexible Branchenlösungdar, die alle betriebswirtschaftlichen und kameralenProzesse unterstützt. Neben der kameralen Einnah-men- und Ausgabenrechnung kann parallel dasdoppische System der Finanzbuchhaltung genutztwerden, so dass bei Vorliegen aller benötigten Zah-len ein kaufmännischer Jahresabschluss und damiteine leistungsorientierte Beurteilung der bremischen

Projektziele

− Erneuerung des Haushalts-, Kassen- undRechnungswesens (HKR) in der bremischenVerwaltung durch den Einsatz der Standard-software SAP R/3 unter mitarbeiterorientiertenAspekten

− Ablösung der heterogenen Kernverfahren undTeile der veralteten Annex-Verfahren durch dieflächendeckende Einführung der Standardsoft-ware SAP R/3 in allen Dienststellen der bremi-schen Verwaltung

- Aufbau von Verfahrens- und Schulungs-Know-how sowie Prozesswissen bei den Mitarbeiter/-innen der Freien Hansestadt Bremen(Customer Competence Center in allen HKR-relevanten Bereichen)

− Vorbereitung der Umstellung von derkameralen auf die doppelte Buchführung mitHilfe der Standardsoftware SAP R/3

- Produktivstart des SAP R/3-Systems mit denModulen Finanzwesen einschließlich Anlagen-buchhaltung, der Branchenlösung Public Sec-tor, Treasury, Controlling, Materialwirtschaft unddes Basismoduls im ersten Quartal 2002

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Verwaltung erfolgen kann.

Im Projekt CHIPSMOBIL werden folgende Moduleeingeführt:

− Das Modul IS–PS / FI (Finanzwesen) und FI–TR(Treasury) für die Finanzplanung und Haushalts-aufstellung, die Mittelbewirtschaftung, dasKassenverfahren, den Jahresabschluss und dasHaushaltscontrolling.

Das SAP R/3-System unterstützt alle Haushalts-prozesse, indem es die Durchführung der Kern-prozesse der Haushaltsaufstellung und Mittel-bewirtschaftung transparent und komfortabelgestaltet.

Durch die Darstellung der Einnahmen und Aus-gaben auf einer aggregierteren Ebene unterstütztdas System sowohl die mittelfristige Finanzpla-nung als auch die reguläre Haushaltsplanung.

Die Arbeiten zum Entwurf des Haushaltsplanessind bestimmt durch eine Vielzahl an Beteiligten,die rückgekoppelt den Haushaltsplan erstellen.Diese Arbeit wird durch das SAP R/3-Systemvereinfacht. So können beispielsweise die Plan-daten der mittelfristigen Finanzplanung aus demvorherigen Haushaltsjahr als erste Version desneuen Haushaltsentwurfs kopiert werden. Par-allel hierzu können diese Daten den aktuellenRahmenbedingungen, wie beispielweise Tarifer-höhungen angepasst werden.

Der erste Entwurf wird in einem zweiten Schrittsukzessive in den einzelnen Verantwortungsbe-reichen modifiziert und weitergeleitet. DieserProzess ist so lange wiederholbar, bis der end-gültige Haushaltsplan fertiggestellt ist.

Jeder Planungsschritt im Rahmen der Haushalts-aufstellung wird dokumentiert und damit nach-vollziehbar gestaltet. Jeder Prozessschritt derMittelbewirtschaftung kann in Abhängigkeit vonden individuellen Bedürfnissen entweder automa-tisiert oder manuell erfolgen.

Das SAP-System bildet die Prozesse Kassen-verfahren und den Jahresabschluss sowohlkameral als auch in Form der doppelten Buch-führung inklusive der Bilanz und der Gewinn- undVerlustrechnung ab. Auf diese Weise ist die Über-prüfung des Vermögensstandes jederzeit ge-währleistet.

Das Modul IS-PS FI lässt eine detaillierte Über-leitung von noch nicht abgeschlossenenGeschäftsvorfällen und Budgets zu und ermög-licht dadurch einen reibungslosen Übergang indas neue Haushaltsjahr.

Das Haushaltscontrolling wird hierdurch wirksamgestaltet. Neben der Einnahmen- und Ausgaben-rechnung ist die Nutzung des kaufmännischenRechnungswesens mit den Teilgebieten Vermö-gens-, Finanz- und Ergebnisrechnung möglich.

− Das Modul FI-CO (Controlling) für die Kosten-und Leistungsrechnung.

Um Kostenverursachungs- und Einsparpotentialesichtbar machen zu können, ist ein Informations-und Controllingsystem notwendig. Das Modul COermöglicht der bremischen Verwaltung eine Viel-zahl betriebswirtschaftlicher Planungs-,Steuerungs- und Kontrollinstrumente. Mit Hilfedes Moduls können alle gängigenKostenrechnungsverfahren eingesetzt werden.

Der bremischen Verwaltung ermöglicht das Mo-dul CO alle entscheidungsrelevanten Daten fürdie Steuerung der Kosten für die Produkte undLeistungen aktuell und bedarfsgerecht abzuru-fen.

Durch die Verknüpfung von beispielsweisePersonenkonten und Haushaltsstellen mit Ko-stenarten bzw. Kostenstellen ermöglicht SAPR/3 den Aufbau eines Gemeinkostencontrolling.Die Gemeinkosten, also die Kosten, die undiffe-renziert zusammengefasst wurden, lassen sichproblemlos aufschlüsseln und auf die Produkteund Kostenstellen verteilen. Einzelne Leistungs-arten lassen sich ebenfalls transparent nachvoll-ziehen.

Die Integration und Abstimmung von Geschäfts-vorfällen zwischen kameraler bzw. kaufmänni-scher Buchhaltung und dem Controlling ist jeder-zeit möglich, unabhängig davon, ob die kameraleoder doppische Buchführung eingesetzt wird.

− Das Modul FI-AA (Anlagenbuchhaltung) für dieAnlagenbuchhaltung.

Im SAP-Modul Anlagenbuchhaltung wird dasAnlagevermögen inventarisiert, um das erfassteAnlagevermögen anschließend fortlaufend be-werten zu können. Auf diese Weise kann derWerteverzehr der Anlagen ermittelt und alskamerale Ausgaben ausgewiesen werden. DasModul ermöglicht eine fortlaufende Bewertungdes Anlagevermögens mit unterschiedlichen An-sätzen, wie sie bisher fast ausschließlich in derPrivatwirtschaft üblich ist.

− Das Modul MM (Materialwirtschaft) für die Logi-stik.

Mit Hilfe des Moduls Materialwirtschaft könnendie Logistik-Prozesse effizient und transparentabgebildet werden. Die Materialwirtschaft ist mit

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der Anlagenbuchhaltung und der Vermögens-rechnung gekoppelt, um Verbräuche wie Ab-schreibungen und Lagerbestandsbewertungenim Anlage- und Umlaufvermögen auszuweisen.

Das Modul MM unterstützt komplett denBeschaffungsprozess. Eine Optimierung des Pro-zesses wird durch die reibungslose Anbindungan die Bestandskontrolle und die Anfrage- undAngebotsverwaltung erreicht. Daneben könnenLieferantendaten auf der Basis von Preis, Quali-tät und Service problemlos ausgewertet werden.

Wie ist die Vorgehensweise im Projekt?

Eine transparente Projektdurchführung erfordert einestrukturierte Vorgehensweise. Zu diesem Zweck istdas Projekt in Phasen unterteilt, die sukzessive durch-laufen werden. Die Phasenunterteilung erfolgt ana-log zu der von der SAP AG empfohlenen Vorgehens-weise Accelareted SAP.

In der Phase 1 Projektvorbereitung wurde das Pro-jekt im Detail geplant und Standards für die Arbeits-weise definiert. So wurden beispielsweise die Arbeits-aufträge für die einzelnen Arbeitspakete formuliert unddie Aufgaben der Projektbeteiligten im Projekt-handbuch beschrieben. Daneben wurden technischeund logistische Vorbereitungen, wie zum Beispiel diePC-Ausstattung und Räume für die externen Beratereingerichtet.

Die Projektvorbereitung endete mit dem offiziellenProjektstart am 02. Mai 2000, an dem die Phase 2

Business Blueprint mit allen Projektbeteiligten begon-nen hat.

In der Phase 2 Business Blueprint, wurde das fach-liche Feinkonzept - der sogenannte BusinessBlueprint - erstellt, das die Organisationsstruktur unddie Abbildung der Geschäftsprozesse im SAP R/3-System, die technischen Soll-Infrastruktur für den Be-trieb sowie der Anforderungen an die Systemerwei-terungen des R/3-Systems festlegt. Der BusinessBlueprint ist das Fachkonzept, das für jedenGeschäftsprozess festlegt, wie dieser im SAP R/3-System abgebildet werden soll.

Die Business Blueprint-Phase endete mit der Abnah-me des Konzeptes für die Prozesse Finanzplanungund Haushaltsaufstellung, Haushaltsvollzug undMittelbewirtschaftung, Jahresabschluss und Kassen-verfahren, Logistik sowie die Weiterentwicklung desKosten- und Leistungsrechnungskonzeptes. Dane-ben wurde das IT-Konzept erstellt und die Schnitt-stellen zu den angrenzenden Verfahren identifiziert.Im Rahmen des IT-Konzeptes wurden die durch dasSAP R/3-System entstehenden zusätzlichen Anfor-derungen an das Bremer Verwaltungsnetz (BVN) fest-gehalten.

Im Rahmen des IT-Konzeptes wurde festgelegt, wel-che technischen Anforderungen erfüllt sein müssen,um ein lauffähigen SAP R/3-System zu haben. Sowurden beispielsweise alle beteiligten Dienststellenbefragt, welche Hardware-Ausstattung vorhanden ist.Darauf basierend wurde der Hardware- und Software-bedarf des Systems bestimmt. Mit dem Kickoff der

I2000

I2001

I2002

I2003

Systemerweiterungen Systemerweiterungen

Hardware-Hardware-BeschaffungBeschaffung

Aktionen

= externe Beteiligung

= interne Durchführung

Behörden-Roll-Behörden-Roll-outout durchführen durchführen

Unter-Unter-stützungstützung

Jahre

02.05. - 14.08.

01.03. - 01.05.

05.09. - 31.12.

01.04. -

14.12.

01.01. - 06.05.

Endabnahme 01.04.02

nach Jahresabschluß

SchulungSchulung SchulungSchulungRoll-Roll-outout

ProjektmanagementProjektmanagement

Behörden-Roll-Behörden-Roll-outout vorbereiten vorbereiten

Phase 1Phase 1 Phase 2Phase 2 Phase 3Phase 3 Phase 4Phase 4 Phase 5Phase 5

08.01. - 31.03.Migration auf 4.62a

01.05- 01.08.00

HH-Planproduktiv05.03.01

BusinessBusinessBlueprintBlueprint

Ab-Ab-nahmenahme

Projekt-Projekt-vorbevorbe--reitungreitung

Lagerlogistikproduktiv01.01.01

System-System-wandelwandelUNIX - UNIX - OS 390OS 390

Master-Master-systementwsystementw.. PilotierungPilotierung

SchulungSchulungRoll-Roll-outout

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Phase 3 Realisierung des Mastersystems undPilotierung am 13. September 2000 wurde die Pha-se 2 Business Blueprint abgeschlossen.

In der Phase 3 Realisierung des Mastersystems undPilotierung erfolgt die technische Umsetzung der imFachkonzept erarbeiteten Anforderungen im SAP-Sy-stem. Der Business Blueprint wird zunächst in einemMastersystem realisiert. Das Mastersystem hält allewesentlichen bremischen Geschäftsprozesse im Sy-stem fest und deckt damit circa 80% der Anforde-rungen Bremens an das SAP R/3-System ab.

Das Mastersystem wird anschließend in derPilotierungsphase an die ersten von der R/3-Einfüh-rung betroffenen Verwaltungseinheiten herangetra-gen und im Zuge dessen verfeinert, vervollständigtund angepasst.

Wesentliche Meilensteine dieser Phase sind die In-betriebnahme des Logistikmoduls mit dem Jahres-wechsel 2000 zu 2001 sowie der Haushaltsauf-stellung im März 2001. Ende März wird diese Phaseabgeschlossen sein.

In der Phase 4 Produktionsvorbereitung und Be-hörden-Roll-out wird der Produktionsbetrieb ein-schließlich Tests, Endbenutzerschulung, das System-management und die Abschluss-Aktivitäten für dieendgültige Bereitschaft zum Produktivstart abge-schlossen. Das Mastersystem geht in der Verbrei-tung des Systems - dem sogenannten Roll-out - aufalle beteiligten Dienststellen auf. Die bereichs-pezifischen Einstellungen werden an dieser Stelledurchgeführt, so dass in dieser Phase alle Anforde-rungen Bremens an das SAP R/3-System sukzessi-ve eingearbeitet werden. Die Phase endet voraus-sichtlich im Dezember 2001.

In der Phase 5 Projektabschluss und Unterstüt-zung im Produktivbetrieb wird die Produktiv-umgebung im R/3-System abgenommen. Im

Anschluss wird während der ersten bremischenProduktivphase eine externe Unterstützung geleistet.Im Frühjahr 2002 wird im Anschluss an dieEndabnahme nach dem Jahresabschluss das Pro-jekt abgeschlossen sein.

Wer setzt das Projekt um?

Das Projekt wird federführend vom Senator für Fi-nanzen betreut und aus verschiedenen Bereichen derbremischen Verwaltung aktiv unterstützt. Sowohl inden Arbeitspaketen als auch in der Qualitätssiche-rung sind Vertreter des Gesamtpersonalrates, desRechnungshofes und des Landesbeauftragten fürden Datenschutz vertreten, um alle Vorgaben dieserBereiche einzuhalten.

An dem Projekt sind zur Zeit insgesamt circa 125Mitarbeiter aus folgenden 11 verschiedenen Organi-sationen beteiligt.

Wie ist das Projekt organisiert?

Das Projekt wird mit Hilfe verschiedener Gremienumgesetzt.

Der Lenkungsauschuss ist die federführendeEntscheidungsinstanz, an den die Projektleitung be-richtet. Der Lenkungsausschuss berichtet an die

Piloten

- der Senator für Finanzen

- die Performa Nord, Bereich Landes-hauptkasse

- die Polizei Bremen

− Senator für Wirtschaft und Häfen

− Rechnungshof Bremen

Beteiligte Verwaltungseinheitender Freien Hansestadt Bremen

im Projekt CHIPSMOBIL

- GBI mbH

- Gesamtpersonalrat

- Landesbeauftragter für den Datenschutz

- Performa Nord

− Polizei Bremen

− Rechnungshof

- Senator für Arbeit, Frauen, Gesundheit,Jugend und Soziales

- Senator für Bildung und Wissenschaft

- Senator für Finanzen

- Senator für Wirtschaft und Häfen

- Stadtkämmerei Bremerhaven

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Steuerungsgruppe Konzernmanagement bzw. direktan die Staatsräte-Lenkungsgruppe.

Die Projektleitung ist verantwortlich für den Erfolgdes Gesamtprojektes, plant und steuert das Projekt.

Das Projekt Public Relation erstellt spezifische Un-terlagen für das Außenverhältnis des Projektes. Da-neben informiert es über wesentliche Fortschritte in-nerhalb der beteiligten Organisationen.

Das Projektcontrolling überwacht laufend denRessourceneinsatz, die Kosten und Termine und lei-tet bei Abweichungen Maßnahmen zur Gegen-steuerung ein.

Die Qualitätssicherung prüft die Projektergebnissevor der Vorlage in dem Lenkungsausschuss. Die Qua-

litätssicherung schlägt Maßnahmen vor, die der Ein-haltung der zugesicherten Ergebnisqualität währendaller Phasen des Projektes dienen. Auf diese Weisekönnen potentielle Risikobereiche erkannt, Projekt-verzögerungen minimiert und damit die Einführungdes SAP R/3-Systems beschleunigt werden.

Die Arbeitspaket-Leitungen sind für die Planung,Koordination und Bearbeitung ihrer Arbeitspakete ent-sprechend dem jeweiligen Arbeitsauftrag verantwort-lich. Daneben bilden sie die Schnittstelle zwischenProjektleitung und den Arbeitspaket-Mitarbeitern. DieArbeitspaket-Leitung setzt sich aus jeweils einem in-ternen Mitarbeiter und einem externen Berater zu-sammen.

Die Arbeitspaket-Mitarbeitenden sind ebenfalls eininternes und externes Team. Die internen Mitarbeiterbringen den Sachverstand bezüglich der Arbeitsab-läufe und der rechtlichen Rahmenbedingungen in dasProjekt ein und agieren als Multiplikator des im Pro-jekt erworbenen Fachwissens.

Die externen Berater stellen ihr SAP R/3- undProzess-Know-how bereit, welches sie an die inter-nen Mitarbeiter weitergeben.

Wesentliches Projektelement sind die Arbeitspakete,die prozessorientiert die Anforderungen definieren,das Mastersystem erstellen, die Pilotierung sowie denRoll-out durchführen. So werden die Verfahren, mitdenen die bestehenden Prozesse Finanzplanung undHaushaltsaufstellung, Haushaltsvollzug und Mittel-bewirtschaftung, Jahresabschluss und Kassen-

verfahren sowie die Logistik durchgeführt werden, mitden SAP R/3-Anforderungen abgeglichen und um-gesetzt.

Das vorhandene Kosten- und Leistungsrechnungs-konzept für die Software MACH M1 wird unter demSAP R/3-Aspekt weiterentwickelt und umgesetzt.Zusätzlich wird die Anlagenbuchhaltung in der Frei-en Hansestadt Bremen flächendeckend eingeführt.

Daneben arbeiten sieben Arbeitspakete prozess- unddamit arbeitspaketübergreifend. Die Arbeitspakete IT-Konzept, Schnittstellen, Systemerweiterungen so-wie das Betreiberkonzept sind wesentliche Elemen-te, die die technische Umsetzung ermöglichen.

Finanz-Finanz-planungplanung / /

Haushalts-Haushalts-aufstellungaufstellung

BerechtiBerechti--gungsgungs --konzeptkonzept

Haushalts-Haushalts-vollzugvollzug / /

MittelbewirtMittelbewirt--schaftungschaftung

Basis-Basis-einrichtungeinrichtung / /IT-KonzeptIT-Konzept

SchulungsSchulungs--konzeptkonzept und undKoordinationKoordination

System-System-erweiterungerweiterung

Haushalts-Haushalts-controllingcontrolling

Anlagen-Anlagen-buchhaltungbuchhaltung

LogistikLogistikFinanz-Finanz-dispositiondisposition

CCC- undCCC- undBetreiber-Betreiber-konzept konzept

Kosten- undKosten- und LeistungsLeistungs--rechnungrechnung

AP 1 AP 2 AP 3 AP 4 AP 5 AP 6 AP 7 AP 8

AP 12AP 9 AP 13AP 10 AP 11

ProjektleitungProjektleitungProjektassistenz /Projektassistenz /

PublicPublic Relation RelationProjekt-Projekt-

controllingcontrolling

AnpassungAnpassungRechts-Rechts-

vorschriften vorschriften

AP 14

QualitätsQualitäts--sicherungsicherung

LenkungsausschussLenkungsausschuss

BremischerBremischerKonten-Konten-rahmen rahmen

AP 15

Kassen-Kassen-verfahren / verfahren /

Jahres-Jahres-abschlussabschluss

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Das Arbeitspaket Berechtigungskonzept legt dieZugriffsmöglichkeiten der Mitarbeiter auf die Datenund Transaktionen im SAP R/3-System fest und ver-hindert dadurch einen unzulässigen Zugriff auf die-se.

So werden die Rollen und Funktionen innerhalb je-des Moduls bzw. Kompetenzbereiches definiert, umanschließend die Berechtigungsprofile (Festlegungvon Namenskonventionen, Abkürzungen, etc.) zugenerieren, anschließend zu testen und umzusetzen.

Im Rahmen des Arbeitspaketes Schulungskonzeptwird die Vorgehensweise zur Ausbildung der Mitar-beiter, die später mit dem System arbeiten, entwik-kelt.

Von interner Seite wird das Arbeitspaket federfüh-rend vom AFZ durchgeführt. Es werden beispielswei-se die Schulungsunterlagen erstellt, das SAP R/3-System in den Schulungsräumen auf die spezifischenBedürfnisse der jeweiligen Teilnehmer angepasst undeine detailierte Zeitplanung zur Schulungsdurch-führung dem Projektverlauf angepasst.

Im Rahmen des Arbeitspaketes CustomerCompetence Center wird ein Konzept erstellt, dasklärt, welche zentralen Funktionen zur Betreuung derSystem-Nutzer im laufenden Betrieb wahrgenommenwerden. Neben der technischen und fachlichen An-wenderunterstützung gehören beispielsweise dieVertragsverwaltung, die Koordination der Benutzer-schulungen im laufenden Betrieb und das interneMarketing zum Aufgabenspektrum. Das CustomerCompetence Center übernimmt eine Schlüssel-funktion, um den laufenden Betrieb des SAP R/3-Systems zu sichern.

Im Sinne des Konzerns Bremen wird im Rahmen desgleichnamigen Arbeitspaketes ein einheitlicher Bre-mischer Kontenrahmen erstellt, der die Anforderun-gen Bremens zusammenfasst.

Für den Fall, dass für die SAP R/3-Einführung recht-liche Anpassungen sinnvoll erscheinen, wurde dasArbeitspaket Anpassung Rechtsvorschriften ein-gerichtet. Das Arbeitspaket prüft die notwendigenrechtlichen Änderungen, die sich auf alle einzufüh-renden Module in allen Phasen auf das Projekt aus-wirken, und erarbeitet anschließend gegebenenfallsMaßnahmen zur Änderung der Rechtsvorschriften.

Autorin: Anike Reuter (Projektassistenz CHIPS-MOBIL)

Fazit

Mit dem flächendeckenden Einsatz des SAP R/3-Systems sowohl in den klassischen Haus-halts-, Kassen- und Rechnungswesenbereichen der bremischen Verwaltung als auch mit derEinführung neuer betriebswirtschaftlicher Prozesse und der Vorbereitung auf die doppelteBuchführung wird die Möglichkeit einer optimierten Steuerung und einer erhöhten Kosten-aber auch Leistungstransparenz geschaffen.

Die Erneuerung des bestehenden Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens einerseits unddie Einführung neuer betriebswirtschaftlicher Prozesse und Instrumente andererseits ermög-licht eine gezielte Sicht auf alle Geschäftsvorfälle innerhalb der bremischen Verwaltung, sodass der Weg zur output- und ressourcengesteuerten Verwaltung im Sinne des NeuenSteuerungsmodells weitgehend unterstützt wird.