Einführungsplanung/IT-Integration Einführungsplanung von ERP-Systemen und E-Business-Lösungen Fachhochschule Dortmund Seminar IT-Consulting, Sommersemester

Einführungsplanung/IT-IntegrationEinführungsplanung von ERP-Systemen und E-Business-Lösungen

Fachhochschule DortmundSeminar IT-Consulting, Sommersemester 2002Sebastian Grodzietzki

© Sebastian Grodzietzki

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Einführungsplanung/ IT-Integration

1. Einführungsplanung von ERP-Systemen und E-Business-Lösungen1.1 Einführungsplanung: Wozu? Und was ist das überhaupt?1.2 Welche Phasen werden durchlaufen – Der Ablauf1.3 Beschreibung einzelner Phasen

2. Probleme bei Implementierungsprojekten2.1 Warum kommt es häufig zu Problemen/ Verzögerungen?2.2 Wie lassen sich Probleme/ Verzögerungen verhindern?

3. Kurzvorstellung der Oracle „E-Business Suite 11i“ und der Implementierungsmethode „FastForward“3.1 Oracle 11i – Das Produkt3.2 FastForward - Die Implementierungsmethode

4. Literatur/ sonstige Quellen

Anhang (wird im Rahmen des Vortrags nicht präsentiert)


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1. Einführungsplanung von ERP-Systemen und E-Business- Lösungen

1.1 Einführungsplanung: Wozu? Und was ist das überhaupt?

Aufgrund immer größerer Möglichkeiten von ERP- und E-Business-Paketen sind Unternehmen bemüht neuere Technologien einzusetzen um ihre Geschäftsprozesse zu verbessern.

Einführungen solcher Pakete wollen jedoch geplant sein, damit sie nicht im Chaos enden.

Einführungsplanungen umfassen alle Schritte von der Auswahl der zu implementierenden Software bis zur Inbetriebnahme - dem Cutover.Die einzelnen Schritte werden dabei in Phasen eingeteilt


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1.2 Welche Phasen werden durchlaufen – Der Ablauf

Traditioneller Ansatz für Software-Paket Implementierungen

Ansatz für eine möglichst kurze Realisierungszeit


Festlegung des Scopes und Planung

Entwicklungeiner Vision

Design AufbauImplemen-

tierung

Vorbereitungs-aktivitäten

Projekt-implementierung

Nachbereitungs-aktivitäten


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Roadmap für schnelle Implementierungen


Phase 1 Phase 2 Phase 3


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1.3 Beschreibung einzelner Phasen (1)

Erste Phase: Vorbereitungsaktivitäten (Commit-Aktivitäten)

Commit-AktivitätenCommit-Aktivitäten: Auswahl des Projektmanagers Entwicklung eines Geschäftsmodells Aufbau der Infrastruktur Erstellung der anfänglichen Projektpläne Rekrutierung der Mitglieder des Projektteams



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Zweite Phase: Projektimplementierung

Die zweite Phase beginnt offiziell mit dem sogenannten Kickoff-MeetingKickoff-Meeting. Es ist bereits Bestandteil der Start-AktivitätStart-Aktivität, die als Ausgangspunkt für dieImplementierung gilt.

Start-AktivitätenStart-Aktivitäten: Kickoff Ggf. Abschließende Maßnahmen der commit-Aktivitäten Erste Schulung der Mitglieder des Projektteams hinsichtlich des neuen Software-

Pakets (Design und Fähigkeiten)



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Im Anschluss an die Start-Aktivitäten wird ein iterativer Zyklus von drei„Aktivitätsblässchen“ betreten.

Analyse-TätigkeitenAnalyse-Tätigkeiten, die KonfigurationKonfiguration und das TestenTesten



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Analyse-AktivitätenAnalyse-Aktivitäten

Analyse- und (System-)Design-Aufgaben

Kernfragen, die während der Analyse-AktivitätenAnalyse-Aktivitäten zu beantworten sind:

Was muss das neue System leisten um die gewünschten Geschäftsprozessveränderungen zu unterstützen?

Wie kann das Unternehmen das Software-Paket einsetzen um diese Veränderungen zu bewirken?



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KonfigurationKonfiguration

Konfiguration anhand von Parametertabellen Eingriffe in den Quellcode



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TestTest

Beispiel: Tests für eine einzige Transaktion – Bestellung

Eingabe einer Bestellung mit nur einem Artikel Eingabe einer Bestellung mit vielen Artikeln, die mehrere Eingabebildschirme

erforderlich machen Eingabe einer Bestellung, mit der die Kreditlinie eines Kunden überschritten wird Eingabe einer Bestellung mit manueller Korrektur des Rabattsatzes Eingabe einer Bestellung, bei der die Waren nicht am Lager sind und nachbestellt

werden müssen Eingabe einer Bestellung, wobei der Kunde von der Umsatzsteuer befreit ist Eingabe einer Bestellung, bei der die Frachtkosten berechnet werden müssen Eingabe einer Bestellung, bei der die Waren aus verschiedenen Vertriebszentren

versandt werden müssen Eingabe einer Bestellung im Rahmen eines Dauerauftrags, der im System

gespeichert ist. ...



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VeränderungenVeränderungen

Implementierungsprojekte verursachen in einem Unternehmen viele VeränderungenVeränderungen.

Die Veränderungen betreffen insbesondere: Die Mitarbeiter der DV-Abteilung Die Benutzer des Systems Gruppenleiter und Manager der mittleren Führungsebene



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Support-AktivitätenSupport-Aktivitäten

Die Aufgaben, die zu den Support-Aktivitäten zählen sind zumeist von der Hauseigenen DV-Abteilung bzw. von ASPs zu leisten.

Folgende Aufgaben fallen in diesen Tätigkeitsbereich: Frühzeitige Schaffung einer Entwicklungsumgebung für das Projektteam Erstellung einer Produktionsumgebung für die Verarbeitung echter Transaktionen

nach dem Cutover Ausstattung des Projekt-Arbeitsraums mit Workstations für alle Teammitglieder Die Hersteller-Software muss auf einen Entwicklungs-Server installiert werden Die Datenbank bzw. das Datenbankmanagementsystem muss angepasst/ installiert

werden ...



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KonvertierenKonvertieren

Die Aktivität des Konvertierens umfasst alle Maßnahmen, um die Daten aus dem alten System (lesbar) in das neue System zu übertragen.

Möglichkeiten der Migration: Hilfsprogramme des Software-Pakets Eigens programmierte Konvertierungs-Programme Manuelle einpflege



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VorbereitenVorbereiten

Das Vorbereiten umfasst alle (ausstehenden) Aktivitäten, damit das neue System ordnungsgemäß betrieben werden kann.

Beispielsweise: letzte Systemtests Schulungen der Endbenutzer Vorbereitung/ Aktualisierung der Produktionsumgebung Datenkonvertierungen Einrichtung eines Help-Desks



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InbetriebnahmeInbetriebnahme

Tätigkeiten im Rahmen dieser Aktivität: Der Cutover “Motivieren” der Mitarbeiter das neue System zu nutzen



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Dritte Phase: Nachbereitungsaktivitäten

VerbessernVerbessern

Das Anwendungspaket ist nun implementiert.Aktivitäten, die in diesem Rahmen erledigt werden betreffen Aufgaben, die später erledigt werden können.

Beispiele: Erarbeitung zusätzlicher Verfahren für die Behandlung von Ausnahmesituationen

(größtenteils Recovery-Strategien; Backups etc.) Anpassungen der Prozesse an die Wünsche der End-Benutzer Entwicklung und Durchführung zusätzlicher Schulungsmaßnahmen in Bereichen, in

denen Mitarbeiter Probleme haben



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2. Probleme bei Implementierungsprojekten

2.1 Warum kommt es häufig zu Problemen/ Verzögerungen (1)

Die Änderungen, die aus Implementierungsprojekten resultieren, betreffen drei Bereiche: Technologie, Prozesse und Organisationsstrukturen.

Die typischen Hindernisse, die durch diese Veränderungen und durch die Implementierung selbst entstehen, lassen sich in folgender Liste zusammenfassen:

Widerstand und Sabotage Personalprobleme Langsame Entscheidungen Unzureichender technischer Support Fehlerhafte Software Komplexe Projektaufgaben


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Widerstand und SabotageWiderstand und Sabotage

Implementierungsprojekte verursachen in einem Unternehmen oft großeVeränderungen.

Das führt dazu, dass einige von diesen Veränderungen/ Neuerungen profitieren,andere jedoch als Verlierer aus solchen Projekten hervorgehen.

Potentielle Verlierer können unter Umständen zu extremen Mitteln greifen um das Projekt zu behindern:

Permanente Kritik am Team oder am Projekt selbst Anzweiflung von Entscheidungen des Teams Verhinderung der Teilnahme von Benutzern an Tests und

Schulungsmaßnahmen Streuen von Zweifeln und Sorgen über die Wirksamkeit des Konzepts der

Implementierung Verweigerung der Unterstützung bei Projekttätigkeiten


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PersonalproblemePersonalprobleme

Hauptursache für das Scheitern von Implementierungsprojekten

Menschliches „Versagen“

Im Projektteam Bei den Endbenutzern


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Notwendige Eigenschaften des Projektteams:

Das Team Der Projektmanager

• abteilungsübergreifende Teammitglieder

• gutes Ansehen der Teammitglieder

• motivierte, intelligente, kreative, fleißige und teamorientierte Teammitglieder

• Teammitglieder müssen das Geschäft und die Strategien des Unternehmens verstehen

• gute Fähigkeiten im Projektmanagement

• verantwortungsbewusster, erfahrener Manager

• hohen Bekanntheitsgrad im Unternehmen

• Respektsperson

• hervorragende Führungsqualitäten

• tiefes Verständnis des Geschäfts und der Strategien des Unternehmens


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Langsame EntscheidungenLangsame Entscheidungen

Dazu zählen Entscheidungen die vom Topmanagement gefällt werden müssen.Diese Entscheidungen betreffen:

Veränderungen in der Unternehmensstruktur, Veränderungen bei den Verantwortlichkeiten, größere Veränderungen des Projektinhalts, Einsatzstrategien, Austausch von Teammitgliedern, Budgetveränderungen und Zeitplanänderungen


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Unzureichender technischer SupportUnzureichender technischer Support

Einige Beispiele: Die nicht rechtzeitige Fertigstellung der Entwicklungsumgebung Fehlerhafte oder unzureichende Testdaten Ausfälle des LANs Systemabstürze, insbesondere Datenbankabstürze Verschlimmert wird die Situation, falls Recovery-Maßnahmen nicht, oder nur unzureichend funktionieren Mangelhafte Administrationsfähigkeiten

(geringe Fachkompetenz) Fehlerhaft programmierte Unterstützungs-Software;

Insbesondere Datenkonvertierungs-Applikationen


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Fehlerhafte SoftwareFehlerhafte Software

Alle Software-Pakete weisen Fehler auf – Dinge, die nicht so funktionieren wie sie sollten.

Erst wenn man alle Szenarien, die das eigene Unternehmen betreffen durchgespielt hat, kann man sich sicher sein, dass die Software fehlerfrei funktioniert.


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Komplexe ProjektaufgabenKomplexe Projektaufgaben

Bei jeder Implementierung gibt es Aktivitäten, die komplexer und anspruchsvoller sind als andere.

Die Lernkurve kann dabei unter Umständen sehr steil sein, und das Team kann Tage und Wochen an der Aufgabe arbeiten, ohne eine Lösung zu erzielen.

Externe Spezialisten können hier mit Rat und Tat zur Seite stehen.


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2.2 Wie lassen sich Probleme/ Verzögerungen verhindern (1)

Um Problemen bzw. Verzögerungen bei Implementierungsprojekten entgegen zu wirken muss man das Unternehmen auf die anstehenden Veränderungen vorbereiten.

Das Change-Management ist hier der Lösungsansatz, der mit einigen Aktivitäten die Implementierung begleiten sollte um die Veränderungen zu „steuern“.

Die Aktivitäten lassen sich in folgende Kategorien einteilen: Analyse Kommunikation Einbeziehung/ Beteiligung Schulung Personalorganisation


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AnalyseAnalyse

Zu Beginn des Projekts muss das Team die Bereitschaft der Betroffenen zu den anstehenden Veränderungen analysieren.

Das Team muss prüfen, welche Gruppen von dem neuen System betroffen sind und wie sie zu dem Projekt stehen.


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KommunikationKommunikation

Gute Kommunikation ist ein Schlüssel für den Erfolg aller Implementierungsprojekte.

Durch Kommunikation werden Ziele, Aktivitäten und der Status des Projekts im gesamten Unternehmen verbreitet.

Die Kommunikation kann in Form von Präsentationen, Rundschreiben, Statusberichten, Systemdemonstrationen, Projekt-Websites oder in Einzelgesprächen

erfolgen


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Einbeziehung/ BeteiligungEinbeziehung/ Beteiligung

Die Mitarbeiter wollen an Dingen, die ihre Arbeit betreffen, beteiligt werden.

Sie erwarten zudem, dass sie um Informationen gebeten werden und ihre Meinung eingeholt wird.

Durch diese Einbeziehung schafft das Kernteam ein Gefühl der Verbundenheit bei denjenigen von denen der Erfolg des neuen Systems abhängt.


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SchulungSchulung

Schulungen bieten eine weitere Möglichkeit, die Auswirkungen von Veränderungen im Zusammenhang mit einem neuen System zu kontrollieren.

Sie tragen dazu bei Ängste, Zweifel und Sorgen abzubauen.

Die Mitarbeiter erlernen neue Fähigkeiten und werden zu „Power-Usern“ des neuen Systems.


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PersonalorganisationPersonalorganisation

Durch das Einführen neuer Geschäftsprozesse und Anwendungen können sich große Änderungen in den Arbeitsaufgaben der Mitarbeiter ergeben.

Auf diese Umstrukturierungen ihrer Arbeitsaufgaben müssen Mitarbeiter vorbereitet werden.

Das Implementierungsteam muss dafür sorgen, das Änderungen in einzelnen Aufgabenbereichen dokumentiert und Pläne umgesetzt werden, die den Mitarbeitern den Übergang zu ihren neuen Arbeitsaufgaben erleichtern.

Fähigkeiten und Erfahrung im Bereich derOrganisationsgestaltung sind daher unerlässlich.


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3. Kurzvorstellung der Oracle „E-Business Suite 11i“ und der Implementierungsmethode „FastForward“

3.1 Oracle 11i – Das Produkt

Die Oracle E-Business Suite ist eine betriebswirtschaftliche Standardsoftware für

kleine und mittelgroße Unternehmen.

Sie besteht aus Hunderten von integrierten Teilmodulen, die sich den Kernmodulen

zuteilen lassen.

Kernmodule:

• Advanced Planning• E-Commerce• Financials• Manufacturing• Procurement• Projects• Training• Business Intelligence• Enterprise Asset-Management• Human Ressources• Marketing

• Product Development• Sales• Treasury• Oracle Small Business Suite• Contracts• Exchanges• Interaction Center• Order Fulfilment• Professional Services Automation• Service


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3. Kurzvorstellung der Oracle „E-Business Suite 11i“ und der Implementierungsmethode „FastForward“

3.2 FastForward - Die Implementierungsmethode

Um die E-Business Suite in einem Unternehmen zu implementieren bieten die Oracle FastForward Solutions eine ideale Möglichkeit.

Das FastForward Konzept steht in folgenden Solution-Paketen zur Verfügung: FastForward Enterprise Portal FastForward OnLine Financials FastForward Budgeting FastForward Distribution FastForward Financials FastForward Human Resources FastForward Human Resources/ Payroll FastForward Manufacturing FastForward Manufacturing for High-Tech FastForward Process Manufacturing FastForward Procurement FastForward Sales Compensation FastForward Web Store


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4. Literatur/ sonstige Quellen

ERP-Systeme und E-Business schnell und erfolgreich einführenMurrel G. ShieldsWiley VerlagISBN 3-527-50017-0

www.oracle.com www.tse-hamburg.de

IT.Services, 07/2000 PAC nach CW 16/2001


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Einführungsplanung/ IT-Integration

Ende

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