Von Thomas Weimar*

Büro- oder Verpackungs-Material, C-Teile wie Schrauben und Muttern

oder Arbeitskleidung: Unternehmenmüssen hier für steten Nachschub sor-gen. Doch weil durchgängige Prozesseim Einkauf häufig fehlen, bestellen Ab-teilungen Waren und Dienstleistungen –oft ohne den Einkauf oder Standard-Softwareprozesse in den Vorgang mit einzubeziehen. Neben diesem „wildenEinkaufen“, im Englischen „MaverickBuying“ genannt, kommt es oft zu Me-dienbrüchen: Aufträge werden nicht nurper E-Mail vergeben, sondern auch perFax, einem gedruckten Lieferschein oderper Telefon. Die Folgen davon sind einerhöhter Aufwand und eine erhöhte Feh-lerquote durch die Mehrfacherfassungvon Daten – wirtschaftlicher Einkaufsieht anders aus. Mit einer zentralen Beschaffungsplatt-form gehören derartig ineffiziente Ab-läufe der Vergangenheit an. Aus mehre-ren Prozess-Schritten wie es früher gangund gäbe war – „Einkauf mit fünfDurchschlägen“ – wird ein Ein-Schritt-Szenario. Der Mitarbeiter beziehungs-weise Bedarfsmelder kann heute in einem Self-Service-Portal seines Unter-nehmens über einen elektronischen Ka-talog die gewünschte Ware direkt be-stellen – ähnlich einfach, wie er es etwavon Amazon im Privatleben gewöhnt ist.

Elektronischer Katalog als HerzstückIm Zentrum einer Beschaffungsplatt-form steht ein elektronischer Katalog,der die Bezugsquellen und alle Datenüber lieferbare Produkte und Dienst-leistungen, mögliche Risiken, Konditio-nen oder Qualität enthält. Die Inhaltedes Katalogs legt die Einkaufsabteilung

vorher gemeinsam nach Verhandlungenmit den Lieferanten fest. Damit nichtjeder im Betrieb alles und jedes bestellenkann, werden interne Regeln fixiert undin der Plattform implementiert. So ist esmöglich, Zugriffsberechtigungen auf dasEinkaufsportal flexibel über Abteilun-gen und Niederlassungen hinweg zu er-teilen sowie Budget-Rahmen festzule-gen, die die einzelnen Kostenstellen, de-nen bestimmte Mitarbeiter zugeordnetsind, nicht überschreiten dürfen. Alle zuvor definierten Prozesse laufenim Einkaufsprozess dann elektronischund meist automatisiert ab – von derAuftragsbestätigung über die Freigabebis hin zur Integration der Auftragsdatenin das Warenwirtschaftssystem. Dasheißt: Aus dem zentralen Katalogsystemwird automatisch eine Bestellung in SAP ERP erzeugt, der Lieferant wirdbenachrichtigt, ebenfalls automatisch

(e-Invoicing) wird die Gutschrift desZahlungsbetrags beim Lieferanten aus-gelöst. Das Procedere läuft damit we-sentlich einfacher ab als in Unterneh-men, die aus den Abteilungen herausund ohne eine klare Zuordnung zu Kos-tenstellen ordern.

Voraussetzung: Enge Anbindung an SAPUnternehmen profitieren aber nur dannvon schnelleren Prozessen, wenn die Be-schaffungsplattform eng mit dem SAP-System verzahnt ist und vor allem diefinanztechnische Seite mit Zahlungs -daten oder Controlling integriert. AuchObli gos müssen abgebildet sein, sprichdie Zahlungsverpflichtungen eines Un-

Elektronischer Einkauf auf Basis von SAP

Bestellungen am Einkauf vorbei, doppelte oder dreifache Aufnahme von Daten – das ist vielerorts ein Problem

der Beschaffung. In vielen Unternehmen fehlt im Einkauf die Effizienz. Abhilfe schaffen zentrale Beschaf-

fungsplattformen mit elektronischen Katalogen, die eng mit dem SAP-System verbunden sind. Unternehmen

können damit die Prozesse im Einkauf vereinfachen, automatisieren und so ihre Kosten erheblich reduzieren.

Einkaufs-Plattformen geschickt mit SAP verknüpfen

Offen für alle Plattformen: Die Konnektoren von BTC verbinden

eProcurement-Systeme mit SAP und anderen ERP-Systemen.

* Thomas Weimar ist Bereichsleiter Dienst-

leistungen bei der BTC Business Techno-

logy Consulting AG.

Quelle: BTC

Sonderdruck aus Heft 5/2014 vom 06.05.2014 · www.sap-port.de

ternehmens. Dazu gehören nicht nur diebuchhalterisch bereits erfassten Ver-bindlichkeiten (etwa durch erhaltene,aber noch nicht bezahlte Rechnungen),sondern auch alle künftigen Zahlungs-verpflichtungen (zum Beispiel aufgrundvertraglicher Vereinbarungen).Die grundlegende Frage lautet: Wie ge-langen die Daten aus der Beschaffungs-plattform möglichst automatisiert in dasSAP-System, ohne dass der Anwenderviel dazu tun muss? Entscheidend isthier die Schnittstelle in das ERP-Sys-tem. Eine Option ist die Übertragungvon Katalog-Datensätzen und Waren-korbinhalten in das SAP-System überdas Open Catalog Interface (OCI). Die-se offene und standardisierte Schnitt-stelle hat SAP entwickelt. OCI definiertim SAP-System, in welcher Form Liefe-rantenartikel etwa über Browseranwen-dungen übergeben werden.

Al-ler-

dings birgt OCI einen Nachteil: DieSchnittstelle beschränkt den Daten-transfer zwischen Beschaffungsplattformund SAP-System auf wenige Standard-felder: Kontierungs-Informationen wieKontenstruktur, Buchungsvorgänge undKostenträger lassen sich nicht übertra-gen. Um dieses Manko zu beheben, hatbeispielsweise BTC eigene Konnekto-ren für die Integration von sogenanntenStandalone-eProcurement-Plattformenmit SAP entwickelt. Damit lassen sichunterschiedlichste Beschaffungslösun-gen mit dem SAP-System verknüpfen,von Katalog-Lösungen wie der von In-formatica bis hin zu Supplier Relation -ship Management (SRM)-Tools wie derer von Wallmedien, Pool4Tool oderImperia, die neben dem Katalog auchFunktionen für Ausschreibungen, Ver-tragsmanagement oder Lieferanten-Ma-nagement enthalten.

Konnektoren bilden XML-Strukturund Prozess-Ebene abIm ersten Schritt der Koppelung müs-sen die XML-Struktur der Warenkörbeder Beschaffungsplattform und dieXML-Struktur des Standard SAP-Doku -mentenformats IDoc (Intermediate Do-cument) zusammengeführt und die Da-ten korrekt eingelesen werden. Dies istalles andere als trivial, wenn man be-denkt, dass beispielsweise eine Kurz-text-Beschreibung im Warenkorb desKatalog-Tools bis zu 100 Zeichen um-fassen kann, dagegen der Kurztext inder SAP-Lösung (EKPO-TXZ01) auf 40Zeichen begrenzt ist. Gerade bei spe-ziellen Einkaufsprodukten ist es wichtig,die Bestellung im Kurztext detaillierterbeschreiben zu können.Im zweiten Schritt geht es um die Prozess-Ebene. Ziel hier ist es, den Einkauf zu vereinfachen, indem alle Prozesse elektronisch und automatisiert ablaufen. Es geht darum, die aus dem Warenkorb in das SAP-Modul MM (Material-Management) eingelesenen Da-ten in Prozesse wie Bestell-Anforderung,Bestellung, Lagerlieferung oder Umbu-chung umzusetzen. Dazu hat BTC fürSAP IDoc den Konnektor ProcurementMulti IDoc Interface (PMII) entwickelt.Dieser erkennt aufgrund der Ausgangs-daten (XML-Struktur der Daten aus demWarenkorb) automatisch, welchem Pro-zess diese Daten zugeordnet werden.Dazu sind allerdings diverse grundlegen -de Vorarbeiten notwendig. So müssenUnternehmen auf die Datenqualität ach-ten und im Katalog-Tool des Beschaf-fungssystems Informationen zu Sach-konten und Warengruppen hinterlegen,damit diese in SAP richtig gebucht wer-den. Zudem sind im Vorfeld alle ent-

IDoc (Intermediate Document) ist ein Standard SAP-Dokumentenformat mit

XML-Struktur. Es dient dem Austausch und automatischen Verbuchen von Ge-

schäftsbelegen zwischen dem SAP-System und anderen Plattformen wie ePro -

curement-Lösungen. Ziel ist es, die unterschiedlich komplexen Strukturen

verschiedener Anwendungssysteme auf eine möglichst einfache Struktur zu re -

duzieren.

Ein IDoc besteht aus einer Kopfzeile, mehreren zusammenhängenden Daten-

segmenten und Statussätzen.

� Die Kopfzeile enthält Informationen über Inhalt, Struktur, Sender, Empfänger

und aktuellem Status des IDocs.

� Jedes Datensegment enthält einen Standardheader, der aus einer fortlaufenden

Segmentnummer sowie einer Beschreibung des Segmenttyps besteht, und

eine 1.000 Zeichen lange Feldleiste, die die Daten des Segments enthält.

� Die Statussätze beschreiben die bisherigen Verarbeitungsschritte des IDocs.

Details zu SAP IDoc

Viele Schritte: Bei der Bestellung in einem elektronischen Katalog

laufen im SAP-Backend definierte Prozesse automatisiert ab.

Quelle: BTC

sprechenden Prozesse zu definieren undelektronisch abzubilden, damit der Ein-kauf über den Katalog vollautomatischablaufen kann. So kann nach der Waren-eingangs-Bestätigung im ERP-Systemautomatisch eine Gutschrift angelegt undeine Überweisung ausgelöst werden.

Eigene Prozesse für verschiedeneWarenkorb-ElementeDas große Plus von ausgereiften Be-schaffungsplattformen ist es, dass nichtnur einfach Dinge über das Einkauf-sportal bestellt werden können, sondernalles, was der Einkauf bisher über dieverschiedensten Wege und Mechanis-men bestellt hat. Das heißt, es könnensich die unterschiedlichsten Waren undDienstleistungen gleichzeitig in einemWarenkorb befinden – sei es Büromate-rial, ein Fahrzeug für den Fuhrpark oderdas Catering für eine Besprechung. Jededieser Warengruppen erfordert andereProzesse. Der Konnektor erkennt an-hand der eingespeisten Daten die zu-grundeliegenden Prozesse und bereitetdiese für das SAP-System spezifisch auf. Beim Büromaterial stößt der Konnektordie Bestellung mit allen damit verbun-denen Prozessen automatisiert an. Dazugehören etwa die Benachrichtigung des

Lieferanten und die Gutschrift auf des-sen Konto. Komplizierter wird es beimBestellen des Firmenfahrzeugs, da diesesim Katalog möglicherweise nicht alsStandard-Produkt enthalten ist. Hier bie-tet die Beschaffungsplattform als SinglePoint of Search eine Freitext-Bestellungan. Der Konnektor macht daraus eineBestellanforderung, generiert eine An-

frage und holt Angebote ein. Sollte dieAnfrage nach einem Firmenfahrzeughäufiger auftreten, können Unterneh-men dieses Produkt in den Katalog auf-nehmen, mit Informationen wie Sach-konten versehen und auch ein Geneh-migungsverfahren dazu schalten. AuchDienstleistungen wie Gebäudereinigungoder Wartungsarbeiten lassen sich perFreitext oder Katalog bestellen. Im Ka-talog lassen sich dafür Formulare für dieBerechnung des Zeitaufwands, Stun-densätze und weitere Konditionen hin-terlegen und bei Bedarf beliebig abrufen.

Viele Vorteile für den EinkaufIn der Regel lohnen sich Beschaffungs-plattformen ab einem Beschaffungsvolu-men von rund 20 Millionen Euro pro Jahr.Langfristig profitieren Unternehmen nichtnur von effizienteren, automatisierten Prozessen mit geringeren Durchlaufzeitenund 35 bis 40 Prozent Einsparungen beiden Prozesskosten, sondern auch durchsSenken der Einstandspreise. Der Ein-standspreis ist der Preis eines Gutes plusTransportkosten, abzüglich jeglicher Preis-abschläge wie Rabatte. Der „ProcurementBenchmark“, den BTC gemeinsam mitInformatica, Supply On und apsolut er-stellt hat, zeigt, dass sich die Einstands-preise durch die elektronische Kataloglö-sung um durchschnittlich sieben Prozentverringerten. Gibt ein Unternehmen imJahr beispielsweise 200 Millionen Eurofür C-Teile aus, ergibt das unter demStrich Einsparungen von 14 Millionen Euro. Das Beispiel zeigt, wie schnell sichdie Investition in eine Beschaffungs-Platt-form auszahlen kann, sofern sie geschicktmit dem SAP-System verknüpft ist. (ur) @

Das Procurement Multi IDoc Interface (PMII) von BTC erkennt

aufgrund der Ausgangsdaten aus dem Warenkorb automatisch,

welchem Prozess diese Daten zugeordnet werden.

Quelle: BTC

Der „Procurement-Benchmark“ von BTC, Informatica, SupplyOn und apsolut er -

gab neben dem Senken der Prozesskosten und Einstandspreise folgende Erfolgs -

faktoren für den ROI von elektronischen Kataloglösungen.

� Abdeckungsquote: Sie gibt an, wie viel Prozent aller in einem Katalog ab-

bildbaren indirekten Güter und Dienstleistungen tatsächlich über elektroni-

sche Kataloge abgewickelt werden. Je höher diese Abdeckungsquote, umso bes-

ser, da sich mit einer höheren Standardisierung der manuelle Aufwand im

Einkauf verringert.

� Maverick Buying: Mit einer höheren Abdeckungsquote sinkt auch der Anteil des

Maverick Buying, sprich des „wilden Einkaufens“. Die Beschaffung findet so-

mit außerhalb der vom Einkauf und seiner Lieferanten verhandelten Rahmen-

verträge statt. Das steigert die Kosten, da die Preise durch nicht oder schlecht

geführte Verhandlungen oder auch durch fehlende Preisvergleiche zu hoch sind.

� Reduktion des Lieferantenstammes: Mit einem elektronischen Beschaffungs-

system können Unternehmen Überschneidungen im Sortiment vermeiden und

ihren Lieferantenstamm reduzieren. Das Bündeln des Bedarfs auf wenige Lie-

feranten und das damit verbundene höhere Beschaffungsvolumen pro Lieferant

können unmittelbaren Einfluss auf die Einstandspreise haben.

� Fehlerrate: Im Einkauf entstehen durch manuelle und nicht verbundene Prozesse

hohe Fehlerraten. Die Folgen sind Falschbestellungen und Falschlieferungen.

Diese Fehler lassen sich mit einer e-Procurement-Lösung und der damit ver-

bundenen Standardisierung vermeiden.

Erfolgsfaktoren für den Return-on-Investment (ROI) von Kataloglösungen