electronica 2012 - 10 Steps für Ihren Messeerfolg

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TEIL I VOR DER MESSE

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6 Mitarbeiterbriefi ng S. 20

7 Messegespräche S. 22

8 Leadmanagement S. 24

I N H A L T

VOR DER MESSE To do am/ab

To do am/ab

To do am/abNACH DER MESSE

WÄHREND DER MESSE

1 Messeziele S. 4

2 Budgetkalkulation S. 6

3 Messestandkonzept S. 8

4 Besuchereinladung S. 14

5 Neue Kontakte gewinnen S. 18

9 Messenacharbeit S. 26

10 Erfolgskontrolle S. 28

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Herausgeber: Meplan GmbH, Willy-Brandt-Allee 1, 81829 MünchenISBN 978-3-00-027670-5Copyright by Meplan GmbH 3

E D I T O R I A LSehr geehrte Aussteller der electronica 2012,

als Weltleitmesse für Komponenten, Systeme und Anwendungen der Elektronik bringt die electronica Menschen und Märkte zusammen.

In diesem hochprofessionellen Messeumfeld stehen Sie als Aussteller vor der Herausforderung, Ihre Zielgruppe auf sich aufmerksam zu machen und über erfolgreiche Kontakte Ihren Messeerfolg zu sichern. Eine überzeugende Präsentation Ihres Unternehmens und die präzise Planung und Umsetzung des Messeauftritts sind hierfür unerlässlich.

Mit der „Initiative Messeerfolg“ wollen wir Ihnen Tipps, Tricks und Regeln näher bringen, die Ihnen dabei helfen, Ihre Kunden zu überzeugen. Bewusst kurz und übersichtlich gehalten, können Sie unsere 10 STEPS Broschüre leicht in Ihre tägliche Arbeit vor, während und nach der Messe integrieren.

In zehn praxisbewährten Schritten zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Messeziele sicher und effi zient erreichen. Tragen Sie am besten schon jetzt Ihre konkreten Termine ein, wann Sie mit welchem Schritt beginnen wollen. Antworten auf Ihre Kernfragen, Checklisten und Praxistipps erleichtern Ihnen zusätzlich die Realisation Ihres Messeprojekts.

Wir wünschen Ihnen einen guten Start in die Messevorbereitungen und eine erfolgreiche electronica 2012!

Ihre

Nicole Schmitt Andreas HitzlerProjektleiterin electronica Geschäftsführer Meplan GmbH

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Kontaktziele: Stammkundenpfl ege, Neukundengewinnung

Informationsziele: Wettbewerbsbeobachtung, Benchmarking,

Gewinnung neuer Kooperationspartner

Kommunikationsziele: Steigerung des Bekanntheitsgrads,

Imageverbesserung, Einsicht in Kundenverhalten

Vertriebsziele: Vertragsabschlüsse,

Aufbau neuer Vertriebswege, Erschließung neuer Märkte

www.auma.deP R A X I S T I P P

MESSEZIELEWer sich keine konkreten Messeziele setzt, kann sie auch nicht erreichen.

Welche Ziele verfolgen Sie mit Ihrer Messebeteiligung? Wollen Sie vorran-

gig neue Kunden gewinnen, das Image Ihres Unternehmens pfl egen oder

Produktneuheiten präsentieren? Von der Defi nition Ihrer Messeziele hängt

die gesamte Planung Ihres Messeauftritts ab: von der Standfl ächenwahl

über das Messestanddesign und die Besuchereinladung bis hin zur Betreu-

ung Ihrer Gäste am Stand.

K E R N F R A G E NWie ermittle ich die Ziele meiner Messebeteiligung?Mit dem praktischen und kostenfreien MesseNutzenCheck des AUMA* erhalten Sie online einen detaillierten Einblick in die wichtigsten Ziele von Messebetei li-gungen. Außerdem fi nden Sie dort die richtigen Instrumente, um das Erreichen Ihrer Messeziele auch messen zu können. Mehr Infos unter www.auma.de

Wie werden meine Messeziele Kernstück der Messeplanung?Binden Sie frühzeitig alle Bereiche Ihres Unternehmens, die direkt in Ihren Messe-auftritt involviert sind, in die Planung mit ein. Erarbeiten Sie Ihre Messeziele gemeinsam und kommunizieren Sie diese an alle internen und externen Akteure. Die Vermittlung Ihrer Ziele ist ein ebenso wichtiger Bestandteil des Briefi ngs externer Dienstleister wie auch Ihres Standpersonals.

Welche Vorteile bieten klar formulierte und dokumentierte Messeziele?Mit den richtig defi nierten Messezielen sorgen Sie für eine klare, durchgängige Messekommunikation und haben jederzeit einen verbindlichen Leitfaden für alle Messeaktivitäten an der Hand. Ihre Messeziele bilden auch die Basis für die wichtige Erfolgskontrolle nach der Messe. Je klarer Sie dabei Ihre Ziele defi nieren, desto größer sind Ihre Erfolgsaussichten.

Orientieren Sie sich bei der Defi nition Ihrer Messeziele an Ihren Unternehmens- und Marketingzielsetzungen.

Rechtzeitige Festlegung – je früher, desto besser

Defi nieren Sie realistische Ziele, die Sie für jede Messe-beteiligung neu festlegen bzw. überprüfen.

Konzentrieren Sie sich auf Ziele, die konkret messbar sind.

Legen Sie fest, wie Sie das Erreichen Ihrer Ziele messen wollen.

Kommunizieren Sie die Messeziele an alle Messebeteiligten in Form einer schriftlichen Dokumentation.

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* Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft e. V.

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K E R N F R A G E NWelche Kostenpositionen sollten in meine Budgetkalkulation mit einfl ießen? Der MesseNutzenCheck des AUMA (www.auma.de) vermittelt nicht nur einen Überblick über die Messeziele, sondern auch über die Kosten positionen einer Messe.

Wie erhalte ich eine realistische Kalkulation?Der „Messebudgetplaner®“ ermöglicht Ihnen die Berechnung Ihres Messebudgets für die wichtigsten messespezifi schen Kosten. Dieses kostenlose Online-Tool erreichen Sie unter www.electronica-budgetplaner.de. Zudem sollten Sie die Nachkalkulation vergangener Messebeteiligungen prüfen und als Grundlage heranziehen.

Wie gestalte ich meinen Messeauftritt effi zienter, um Kosten zu reduzieren?Wer früh plant, spart bares Geld. Nichts verursacht mehr Kosten als kurzfristige Änderungen oder Last-Minute-Bestellungen. Prüfen Sie zu jedem Zeitpunkt, wie und wo Sie auf bereits Bestehendes zurückgreifen können. Sichern Sie durch regelmäßige Abstimmung mit Ihrem Messeteam die Einhaltung des Budgets.

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BUDGETKALKULATIONMit einer realistischen Budgetkalkulation schaffen Sie ein solides fi nanzielles

Fundament für Ihre Messebeteiligung. Grobeinschätzungen, Pi-mal-Daumen-

Kalkula tio nen oder die viel bemühte „Hausnummer“ führen immer zu

Kompromiss lösungen, die Ihre Messeziele gefährden. Daher ist es entschei-

dend, dass Sie von Anfang an eine verlässliche Übersicht über die anfal-

lenden Messekosten haben.

Planen Sie Ihr Budget frühzeitig!!!

Bedenken Sie alle Positionen: Standfl äche, Gebühren, Versorgung (Strom, Wasser etc.), Messestandkonzeption, Messebau, Marketingmaßnahmen, Personal, Reisekosten, Catering etc.

Achten Sie darauf, dass Ihr Budget auf Fakten basiert, nicht auf groben Schätzungen.

Überprüfen Sie die Einhaltung Ihres Budgets durch eine Nachkalkulation im Anschluss an die Messe.

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www.electronica-budgetplaner.de

www.auma.de

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K E R N F R A G E NWodurch zeichnet sich ein gutes Standkonzept aus?Das optimale Standkonzept orientiert sich in erster Linie an den defi nierten Messe-zielen. Wollen Sie beispielsweise den Bekanntheitsgrad Ihrer Produkte erhöhen, so stellt auch das Standkonzept die Inszenierung Ihrer Produkte in den Vordergrund. Ist Ihr wichtigstes Ziel dagegen der Neukundenkontakt, so gilt das Hauptaugen-merk der Fernwirkung Ihres Standes und aufmerksamkeitsstarken Eyecatchern. In jedem Fall sollte Ihr Standkonzept eine klar formulierte Messe botschaft beinhalten.Messen leben vom Gespräch: Wichtig ist daher die Planung von Bereichen, die Gespräche in angenehmer Atmosphäre erlauben.Ein weiterer bedeutsamer Bestandteil der Gesamtkonzeption ist die Detailgestal-tung des Standes. Achten Sie dabei auf die optimale Auswahl der Exponate sowie auf den gezielten Einsatz von Grafi ken, Licht, Farbe und Materialien.

Worauf ist bei der Standaufteilung zu achten?Sorgen Sie für eine klare Abgrenzung von Kommunikations- und Präsentations-bereichen: mit Pfl anzen, semitransparenten Raumteilern oder durch getrennte Raumebenen. Schaffen Sie in jedem Bereich eine eigene Atmosphäre, beispiels-weise durch unterschiedliche Bodenbeläge oder eine individuelle Beleuchtung. Kalkulieren Sie von Beginn an ausreichend Flächen für den Backoffi cebereich, Lager, Garderobe und vor allem für das Catering mit ein. Insbesondere darf die Bewirtung den Standablauf nicht stören. Einblicke in die Küche oder hinter Theken sind zu vermeiden.Eine besondere Herausforderung ist die intelligente Besucherführung am Stand: Informationstheken sollten als erster Anlaufpunkt unmittelbar ins Auge fallen, ein-zelne Standbereiche durch auffällige Beschriftung klar gegliedert werden. Denken Sie an den Grundsatz „weniger ist mehr“ – vermeiden Sie Zutrittsbarrieren und achten Sie darauf, dass Sie Ihren Stand nicht „zustellen“. Auf genügend Platz für Exponate und Präsentationsmedien sollte geachtet werden.

MESSESTANDKONZEPTWelche Informationen benötigt Ihr Standbaupartner zur Entwicklung Ihres individuellen Standkonzepts?Je mehr Hintergrundinformationen Sie Ihrem Standbaupartner liefern, desto besser ist das Standkonzept auf die Erreichung Ihrer Messeziele ausgerichtet. Messespezifi sch spielen Informationen zur Lage, Größe und Art der Stand-fl äche eine Rolle. Haben Sie schon eine konkrete Vorstellung zur Bauweise Ihres Stands? Kennen Sie Ihre Standnachbarn? Hilfreich sind für Ihre Standbaupartner auch Fotodokumentationen älterer Messebeteiligungen oder Beispiele von Ständen, die Sie auf anderen Messen besonders beeindruckt haben. Zudem benötigt Ihr Standbaupartner genaue Infos darüber, welche Aktivitäten am Stand geplant sind (z. B. Präsentationen, Vorführungen, Events etc.). Maßgeblich wird aber ein Punkt das Standkonzept beeinfl ussen: Ihr verfügbares Budget.

Mit der richtigen Idee überzeugen. Ein beeindruckender Messestand

zieht Besucher an und lenkt interessierte Blicke auf Ihr Unternehmen.

Entscheidend sind dabei nicht das Standbudget und die -größe, sondern

ein schlüssiges Standkonzept, das Sie beim Erreichen Ihrer Messeziele

unterstützt.

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Ihr Messestand repräsentiert Ihr Unternehmen.

Ihr Standkonzept muss sich an Ihren Messezielen ausrichten.

Schaffen Sie angenehme Kommunikationsbereiche. Schließlich wollen Sie den persönlichen Kontakt pfl egen.

Kommunizieren Sie klare Botschaften.

Denken Sie bei der Größe Ihrer Standfl äche auch an den Platzbedarf für Lagerraum, Backoffi ce oder das Catering.

Insbesondere bei der Gestaltung von Grafi ken- und Informations texten gilt: „Weniger ist mehr“.

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Vorteile

Schnelle Realisierbarkeit kurze Reaktionszeiten

Kostengünstig maximale Effizienz durch die Systembauweise

Hohe Sicherheit hohe Qualitätsstandards

Effektiv reibungslose technische Abwicklung

Häufig genutzt für Stände bis 60 m²Durchschnittliche Kosten: 65,00 bis 120,00 €/m²

MESSAGE ab 193,00 €/m2

SYSTEM

START B ab 64,58 €/m2 FRESH SIGHT ab 108,40 €/m2


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STANDBAUARTEN

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Konfi gurieren und kalkulieren Sie Ihren

persönlichen Systemstand online unter

www.meplan.com

Messedaten eingeben

Standtyp wählen

Stand- und Teppich-

farben wählen

Ausstattung wählen

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Modern zeitgemäße Hightech-Systembauweise

Flexibel individuell auf Ihre Wünsche abstimmbar

Budgetorientiert Kostentransparenz durch standardisierte Module

Hohe Sicherheit hohe Qualitätsstandards

Intensiv starke Imagewirkung

Häufig genutzt für Stände zwischen 40 und 120 m²Durchschnittliche Kosten: 180,00 bis 360,00 €/m²

Kreativ Unikate gemäß Ihrer Corporate Identity

Maßgeschneidert individuelle, auf Ihre Messeziele abgestimmte Konzeption

Exklusiv hochwertige Messearchitektur mit exklusiver Ausstattung

Aufmerksamkeitsstark beeindruckendes Standdesign zur optimalen Kommunikation mit Ihren Besuchern

Durchschnittliche Kosten: ab 400,00 €/m²

BALANCE ab 215,00 €/m2 ACCURATE ab 310,00 €/m2 EG 160 m2/OG 35 m2 120 m2

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BesuchereinladungMit einem gezielten Besuchermarketing können Sie sicher sein, dass Sie

diejenigen Kunden am Messestand begrüßen, für die Sie sich interessieren.

Nichts ist auf einer Messe ineffi zienter als Zufall und Hoffnung.

K E R N F R A G E NWarum sind Besuchereinladungen so wichtig?Laut einer aktuellen AUMA-Umfrage ist eine Messeeinladung die wirksamste Form der Besucher ansprache überhaupt. Zudem bieten Messeeinladungen eine hervorragende Möglichkeit, sich frühzeitig vom Wettbewerb positiv abzusetzen und Interesse zu generieren. Das Wichtigste aber ist: Auch die verfügbare Zeit der Messebesucher ist begrenzt. Über 80 % aller Fachbesucher planen Ihren Messe-besuch im Vorfeld und vereinbaren bereits wichtige Gesprächstermine. Sorgen Sie mit gezielten Einladungen für verbindliche Besuchertermine.

Wie plane ich meine Einladungskampagne richtig?Die wichtigste Regel vorweg: Planen Sie frühzeitig. Allein die Aktualisierung und Erweiterung von Adressdaten ist zeitaufwändig – und unerlässlich. Schließlich hat die richtige Ansprache Ihrer Gäste oberste Priorität. Kategorisieren Sie Ihre Adres-sen und legen Sie fest, wen Sie per E-Mail einladen wollen und für welche Gäste Sie die persönlichere Form des Briefes oder der direkten Ansprache wählen. Gut strukturierte Adressdaten erlauben Ihnen zudem, zielgruppenspezifi sche Anschrei-ben zu versenden.

Beachten Sie beim Einladungsversand, dass Führungskräfte und Gäste mit langer Anreise mehr Vorlaufzeit für ihre Terminplanung benötigen. Auch Feiertage und Ferien sind zu berücksichtigen. Nicht nur bei mehrstufi gen Einladungskampagnen ist ein exakt defi nierter Terminplan genauso wichtig wie die inhaltliche Abstim-mung der Einladungen mit weiteren Marketingmaßnahmen.

Insbesondere die internen Organisationsprozesse sind frühzeitig zu defi nieren: An wen geht der Rücklauf? Wer koordiniert die Messetermine und wie? Sind Ihre Vertriebsmitarbeiter über die Messeeinladungen informiert und können diese kom-petent reagieren, wenn sie von interessierten Besuchern angesprochen werden?

Wie hebe ich mich mit meiner Einladung von den anderen Ausstellern ab?Mehrstufi ge Einladungsaktionen erzielen deutlich höhere Aufmerksamkeit. Nutzen Sie dabei auch unterschiedliche Medienformen. Bewährt haben sich beispiels-weise „Save the Date“-E-Mails für den ersten Schritt, im zweiten dann die schrift-liche Einladung in Briefform und zuletzt der persönliche Erinnerungsanruf kurz vor Messebeginn. Schaffen Sie dabei besondere Anreize für den Besuch Ihres Messe-stands und wecken Sie Neugierde auf die Innovationen, die Sie präsentieren. Auch Gutscheine, eine Einladung zur Standparty und zu Vorträgen oder passende Give-aways verstärken das Interesse an einem Standbesuch. Leicht zu integrieren und bei den Besuchern sehr beliebt sind die Gutscheine, die beim Messeveran-stalter bestellt werden können und Ihren Besuchern einen kostenfreien Zugang zur Messe ermöglichen. Häufi g stehen diese Gutscheine auch in elektronischer Form zur Verfügung und lassen sich somit problemlos in Ihre E-Mails integrieren.

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P R A X I S T I P P :W A S G E H Ö R T I N M E I N E M E S S E E I N L A D U N G ?

Messebotschaft Veranstaltung: Ort und Datum Ansprechpartner mit Kontaktdaten Themen, Produkte, Dienstleistungen --> insbesondere: Neuheiten Nutzen für die Besucher Events (Produktpräsentationen, Vorträge etc.) Logo des Unternehmens und der Messe Anreiz (z. B. (elektronische) Eintrittsgutscheine) Rückantwortmöglichkeiten Halle/Standnummer --> Wegweiser zum Stand

Messeeinladungen tragen maßgeblich zum Erfolg der Messebeteiligung bei.

Messeeinladungen sind ein integrativer Bestandteil der gesamten Messekommunikation.

Laden Sie außer bestehenden auch neue Kunden ein.

Nachhaltige Wirkung lässt sich mit einer mehrstufi gen Besucheransprache erreichen.

Schaffen Sie Anreize für einen Standbesuch.

Vereinbaren Sie konkrete Gesprächstermine.

Sprechen Sie Ihre unterschiedlichen Zielgruppen individuell an.14

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Online-Terminvereinbarungstool ExpoEasyContact®

Der einfachste Weg zur Terminvereinbarung für bestehende und potenzielle Kunden

Mit ExpoEasyContact® bieten Sie Ihren Besuchern die Mög lichkeit, problemlos vorab Gesprächstermine für den Zeitraum der Messe zu vereinbaren. Ihre Besucher gelangen über Mailings und Ihre Homepage auf die von Ihnen konfi -gurierten Online-Terminkalender Ihrer Standmitarbeiter. In der Terminübersicht können die Besucher dann ihre Wunschtermine wählen und diese bei Ihren Standmitarbeitern anfragen.

ExpoEasyContact® lässt sich fl exibel in Ihre Messekommunikation einbinden.

Weitere Informationen im Informationsportal der Initiative Messeerfolg der electronica 2012 unter www.electronica.initiative-messeerfolg.de

3| Versand Terminanfrage

2| Besucher wählt Wunschtermine

1| Kalender in Mailings und Website einbinden

Hier Wunschtermin vereinbaren.

Ihre Terminanfrage wurde versendet.

ExpoEasyContact®

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Neue Kontakte gewinnenMessen sind nicht nur das ideale Forum zur Kundenpfl ege, sie sind

auch das ideale Instrument, um neue Kontakte zu gewinnen.

K E R N F R A G E NWie erreiche ich bereits vor der Messe potenzielle Besucher?Wer neue Kontakte generieren will, muss potenzielle Besucher über die eigene Messebeteiligung informieren. Binden Sie die Ankündigung Ihrer Messepräsenta-tion in Ihre gesamte Kommunikation mit ein, beispielsweise in Ihre E-Mail-Signatur, auf Ihrer Website, in Ihre Anzeigen oder in einen Newsletter. Sorgen Sie für Interesse, indem Sie Highlights ankündigen – beispielsweise Fachvorträge von renommierten Experten oder exklusive Produktpremieren.

Besonders wichtig ist die Einladung potenzieller Neukunden. Nutzen Sie dafür Adressen Ihrer eigenen Datenbank potenzieller und ehemaliger Kunden oder von Adressbrokern. Auch Newsletter-Abonnenten-Pools, Community-Plattformen und die Ausstellerdatenbank der Messe sind wertvolle Quellen. Bieten Sie Besuchern mit einem Eintrag im Messekatalog die Möglichkeit zur Kontaktaufnahme. Zahlrei-che Chancen, auf sich aufmerksam zu machen, bieten auch die Kommunikations-plattformen der Messe: Dazu zählen Einträge in den Messekatalog und Banner-werbung auf der Messehomepage. Sorgen Sie im Vorfeld der Messe mit aktiver Pressearbeit für redaktionelle Berichterstattung über Ihren Messeauftritt oder nutzen Sie die Möglichkeit, Anzeigen in Sonderausgaben von Fachpublika tionen zur Messe zu schalten.

Wie gewinne ich während der Messe das Besucherinteresse?Um das Interesse Ihres potenziellen Neukontakts zu gewinnen, muss dieser auf den ersten Blick erkennen können, wer Sie sind und was Ihr Unternehmen bietet. Besondere Eyecatcher am Stand oder Aktionen können dabei die Aufmerksamkeit der Messebesucher erregen. Viele Messen bieten auch die Möglichkeit, Werbefl ä-chen auf dem Messegelände für eine gezielte Führung zu Ihrem Stand zu nutzen. In Kooperation mit anderen Ausstellern lassen sich auch Hinweise auf den eigenen Stand an den Ständen Ihrer Partner effi zient platzieren.

Binden Sie Informationen zu Ihrem Messeauftritt in Ihre bestehende Kommunikation mit ein und nutzen Sie die Kommunikationswege des Veranstalters wie z. B. den Katalogeintrag.

Bieten Sie unkomplizierte Möglichkeiten der Kontaktaufnahme mit Ihrem Unternehmen.

Sorgen Sie mithilfe einer durchgängigen Kommunikation für eine hohe Wiedererkennbarkeit.

Laden Sie ehemalige Kunden und Pressevertreter an Ihren Stand ein.

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K E R N F R A G E NWelche Informationen benötigen meine Standmitarbeiter, um optimal vorbereitet zu sein? Nur wer sein Ziel kennt, kann es auch erreichen. Die genaue Kenntnis der defi -nierten Messeziele, -botschaften und -strategien sind für die Gesprächsführung am Stand unerlässlich. Je genauer Ihre Mitarbeiter wissen, was und wer sie auf der Messe erwartet, desto besser können sie sich auf die Situation am Stand vorbereiten. Informieren Sie sie darüber, welche Zielgruppen Sie eingeladen haben und welche potenziellen Interessenten aufgrund der Besucherstruktur der Messe zu erwarten sind. Die FKM*-Besucherstatistik gibt Ihnen darüber genauen Auf-schluss. Der Messestand ist für die Messedauer Ihre zentrale Firmenpräsenz. Daher sollten Ihre Mitarbeiter auch ihr Umfeld genau kennen: Nicht nur die exakte Standposition auf dem Messegelände, sondern auch, welche Mitbewerber sich auf der Messe in welcher Form und mit welchen Produkten und Dienstleistungen präsentieren.

Wie sichere ich einen reibungslosen organisatorischen Ablauf am Stand? Eine klare Verteilung der Verantwortlichkeiten am Messestand ist unerlässlich, um reibungslose Prozesse zu gewährleisten. So ist insbesondere zu klären, wer der Ansprechpartner für Key-Accounts ist, wer sich um Presseanfragen kümmert und wer für organisatorische Fragen zuständig ist. Eine Telefonliste mit den wich-tigsten Kontaktpersonen am Stand sollte jedem verfügbar sein, ebenso wie eine Übersicht mit Terminen, Veranstaltungen und Aktionen am Stand. Um möglichst viele Kontakte zu gewinnen, ist die Festlegung der optimalen Ge-sprächsdauer sinnvoll. Vereinbaren Sie zudem mit Ihrem Standteam ein unauf-fälliges Zeichen, um ungewollte „Marathon-Gespräche“ geschickt zu beenden. Kommunizieren Sie im Vorfeld an alle Standmitarbeiter, wie Gespräche an Ihrem Stand dokumentiert werden sollen.

Wie bereite ich meine Standmitarbeiter optimal vor?Messetrainings sind ein wichtiges Instrument, um frühzeitig alle Messe-beteiligten auf konkrete Situationen am Stand vorzubereiten und das richtige Kommunikationsverhalten abzustimmen. Auch ein schriftliches Briefi ng, in dem alle relevanten Aspekte Ihrer Messebeteiligung knapp formuliert sind, ist eine wertvolle Unterstützung für Ihre Standmitarbeiter. Nutzen Sie den Tag vor der Messe für ein kurzes Kick-off-Meeting, um organisatorische Details und offene Fragen zu klären, eine Einführung in den Stand zu geben sowie nochmals die wichtigsten Kommunikations-richtlinien zu wieder holen.

Auch während der Messetage sind tägliche Meetings notwendig. Nur so können Sie sofort auf auftretende Probleme reagieren und erhalten Feed-back zu den geführten Messegesprächen und allen Prozessen am Stand.

MITARBEITERBRIEFINGDer Verlauf eines Kundengesprächs am Messestand ist ein maßgeblicher

Erfolgsfaktor. Damit Ihre Standmitarbeiter optimal agieren und reagieren,

müssen sie im Vorfeld umfassend auf die spezifi schen Anforderungen vorbe-

reitet werden.

Der erste Eindruck zählt – setzen Sie an Ihrer Informationstheke nur bestens geschultes, kompe -tentes Personal ein.

Setzen Sie Anreize für Ihre Mitarbeiter, um gemeinsam das Messeziel zu erreichen.

Nutzen Sie in täglichen Meetings das Feedback Ihrer Mitarbeiter, um umgehend reagieren zu können.

Arbeiten Sie mit einem System, das jederzeit sofort erkennen lässt, welche Mitarbeiter gerade nicht am Stand anwesend sind und wann diese zurückkehren.

Gehen Sie sicher, dass die Zuständigkeiten am Stand klar verteilt und kommuniziert sind.

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*Gesellschaft zur freiwilligen Kontrolle von Messe- und Ausstellungszahlen

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K E R N F R A G E N Wie führe ich ein erfolgreiches Messegespräch?Messegespräche sind Dialoge. Vermeiden Sie es, in einen Monolog über Ihre Leistungen zu verfallen. Erkunden Sie im Gespräch die Anforderungen und Bedürf-nisse Ihres Gesprächspartners. Beantworten Sie nicht nur Fragen, sondern fragen Sie selbst gezielt nach. Und vergessen Sie nicht: Das Messegespräch dient der Kontaktpfl ege und der Kundenneugewinnung. Vereinbaren Sie also gemeinsam das weitere Vorgehen.

Wie spreche ich Besucher richtig an?Geben Sie Ihrem Besucher beim Betreten des Standes erst einmal kurz Zeit, sich zu orientieren. Nehmen Sie Augenkontakt auf und steigen Sie dann mit einer offenen, situativen Frage in das Gespräch ein. Und ganz wichtig: Die Gesprächs-partner sollten sich im Gesprächsverlauf mit dem Austausch der Visitenkarte persönlich vorstellen.

Wie prüfe ich die Qualität der Messegespräche? Die Selbsteinschätzung einer Gesprächssituation ist sehr subjektiv. Mit den so genannten „Mystery Visits“durch einen objektiven Testbesucher können Sie die Kommunikation mit Ihren Kunden und die Betreuungsqualität optimieren. Ein fundiertes Feedback erhalten Sie kostengünstig durch eine Online-Befragung Ihrer Besucher nach der Messe. Als Grundlage für die Optimierung Ihres nächsten Messe auftritts ist sie ein wertvolles Instrument im Messemarketing.

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MESSEGESPRÄCHEDie Möglichkeit zur „Live-Kommunikation“ mit Interessenten, Kunden und

Partnern ist ein wesentlicher Vorteil von Messen. Messen sind Kommu-

nikationsforen und entsprechend steht am Messestand das erfolgreiche

Kundengespräch im Mittelpunkt. Ihre gesamte Messevorbereitung und Ihr

Standkonzept sollten darauf ausgerichtet sein, zahlreiche und qualitativ

hochwertige Messegespräche zu generieren.

Sprechen Sie Ihre Besucher mit einer offenen Frage an. Vermeiden Sie allgemeine Floskeln wie die Frage „Kann ich Ihnen helfen?“.

Vermitteln Sie nicht nur Informationen, sondern hinterfragen Sie aktiv die Bedürfnisse Ihres Gesprächspartners.

Bereiten Sie sich auf Ihre Gesprächstermine vor und informieren Sie sich über das Unternehmen Ihres Gesprächspartners.

Beweisen Sie Ihrem Gegenüber, dass Sie Ihr Messegespräch ernst nehmen – mit einer raschen Reaktion auf seinen Besuch im Nachfeld der Messe.

Intensive Trainings mit allen Mitarbeitern, die am Messestand Gespräche führen, geben Sicherheit und schaffen einheitliche Kommunikationsleitlinien.

Testen Sie, wie gut Sie sind. Mit „Mystery Visits“ während und Online-Befragungen nach der Messe.

Halten Sie vereinbarte Termine ein.


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K E R N F R A G E NWie sichere ich schon vor der Messe die optimale Kontakterfassung?Informieren Sie alle Mitarbeiter über den Prozess der Kontakterfassung und legen Sie standardisierte Gesprächsformulare fest. So gehen Sie sicher, am Ende über alle wichtigen Informationen zu verfügen. Gesprächsformulare erleichtern und sichern im nächsten Schritt die zügige Nachbearbeitung und Auswertung Ihrer Messekontakte. Bereiten Sie bereits vor Messebeginn den Versand eines Dankes-schreibens vor und versenden Sie dieses tagesaktuell oder kurz nach Messeende an Ihre Besucher.

Wie führe ich die Kontakterfassung am Stand durch?Um die Gesprächsinformationen auswerten zu können, müssen diese direkt nach dem Gespräch erfasst werden. Notizen während des Gesprächs zeigen Ihrem Besucher, dass Sie sein Anliegen erst nehmen – denken Sie allerdings daran, diese offen vor dem Kunden zu machen. Vergessen Sie nicht, Ihre Gesprächsnotizen mit den Kontaktdaten oder der Visitenkarte Ihres Gesprächspartners zu versehen. Und vereinbaren Sie auf alle Fälle den nächsten Schritt: Ob dies nun die Zusendung von Informationsmaterial ist, ein weiterer Gesprächstermin oder die Zusendung eines Angebots.

Wie aufwändig ist eine professionelle Kontakterfassung? Mit den richtigen Tools ersparen Sie Ihren Standmitarbeitern jede Menge Arbeit – und gewährleisten, dass alle Daten und Gesprächsformulare schon auf der Messe digitalisiert werden. Mit professionellen Leadmanagementsystemen wie z. B. LeadSuccess erfassen Sie sämtliche Kontaktdaten Ihrer Besucher am Stand elektronisch. Beim Gespräch füllen Sie standardisierte Formulare aus und scannen diese ein. Alle wichtigen Kontakt- und Gesprächsdaten sind damit sofort erfasst und stehen für die Nachbearbeitung, z. B. für den Versand von Infomaterial, sofort zur Verfügung.

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Die perfekt geplante Kontakterfassung als Erfolgsgarant.

LEADMANAGEMENT

Erfassen Sie Kontaktdaten unmittelbar und digital direkt am Stand.

Standardisierte Gesprächsprotokolle lassen sich umgehend digitalisieren. So gehen keine wichtigen Informationen verloren.

Nutzen Sie Wettbewerbsvorteile durch eine zeitnahe Nachbearbeitung Ihrer Messekontakte.

Erfassen Sie folgende Daten standardisiert mit einem ein-fachen Gesprächsbogen: Kontaktdaten, Besucherkategorie (Kunde etc.), Gesprächsinhalt (z. B. Interesse an bestimmten Produkten), an wen wird der Kontakt intern weitergeleitet, vereinbarte nächste Schritte und Datum, Bemerkungen.

LeadSuccess

Mit LeadSuccess beginnt die

Messenacharbeit schon wäh-

rend der Messelaufzeit durch

die digitale Erfassung von

Kontakt daten und Gesprächs-

notizen mit minimalem Aufwand.

Weitere Informationen

im Informationsportal der

electronica 2012 unter

www.electronica.initiative-messeerfolg.de

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3| Schnelle Reaktion auf Messebesuch

2| Digitalisierung der Gesprächsbögen

1| Elektronische Kontakterfassung

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MESSENACHARBEITErntezeit – so trägt Ihr Messeengagement Früchte.

K E R N F R A G E NWarum ist die Messenacharbeit eigentlich so wichtig? Ihre Besucher führen auf einer Messe viele Gespräche – sehr wahrscheinlich auch mit Ihren Mitbewerbern. In diesem Zusammenhang ergab eine Studie des AUMA, dass über 50 % der Messebesucher mit der Messenacharbeit der Aussteller unzufrieden sind. Dort liegt also ein besonders hohes Potenzial, sich vom Wettbe-werber abzusetzen.

Wodurch zeichnet sich eine gute vertriebliche Messenacharbeit aus?Gute vertriebliche Nacharbeit zeichnet sich durch eine schnelle Reaktion sowie ein konkretes Eingehen auf das Anliegen des Besuchers aus. Ihre Besucher erwarten, dass Sie Zusagen einhalten – und beispielsweise die Zusendung von Informations-materialien und Angeboten nicht auf die lange Bank schieben. Einen nachhaltig positiven Eindruck des Messe besuchs sichert auch ein Dankesschreiben, das unmittelbar nach dem Besuch versendet wird.

Wie schaffe ich es, von den Erfahrungen aller Messebeteiligten zu profi tieren?Neben den Daten Ihrer Messemarktforschung liefert Ihnen das Feedback aller betei-ligten Mitarbeiter und Dienstleister wichtige Anhaltspunkte, die Sie zur Optimie-rung Ihres nächsten Messeprojekts benötigen. Feedbackmeetings und -workshops sollten umgehend nach Messeende durchgeführt werden, damit Eindrücke, Anregungen, Lob und auch Kritik nicht verloren gehen.

Die schnelle Reaktion auf Messegespräche sichert Wettbewerbsvorteile.

Halten Sie Zusagen (z. B. Versand von Angeboten oder Informationsmaterialien) unbedingt ein.

Defi nieren Sie bereits vor der Messe alle Prozesse der Nacharbeit.

Holen Sie sich Feedback von allen Beteiligten: durch Online-Befragung, Feedbackmeetings und -workshops.

Eine professionelle Kontakterfassung am Stand ist die grundlegende Voraussetzung der Messenachbearbeitung.

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Anzahl der Gespräche – Auswertung der Gesprächsbögen

Qualität der Gespräche – Auswertung der Gesprächsbögen

Gespräche pro Mitarbeiter – Auswertung der Gesprächsbögen

Anzahl der Standbesucher – Besucherzählung

Gesamtzufriedenheit der Standbesucher – Besucherbefragung

Gesprächsinitiative der Standmitarbeiter – „Mystery Visits“

AUSGEWÄHLTE KENNZAHLEN

UND MESSMETHODEN


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K E R N F R A G E NWie weiß ich, ob ich erfolgreich war?Eine der wichtigsten Informationsquellen ist sicherlich die Auswertung Ihrer Messekontakte. Ihre Gesprächsdokumentation gibt Ihnen exakten Aufschluss über Anzahl und Qualität der Gespräche an Ihrem Stand. Aber auch passive Kontakte sind als Erfolg zu werten. Wer Sie auf der Messe wahrgenommen hat und wie Sie wahrgenommen wurden, lässt sich über Besucher befragungen ermitteln. Weitere wichtige Kennzahlen sind die Relation von Messe besuchern insgesamt und Ihren aktiven Kontakten, die Anzahl der Kontakte pro Standmitarbeiter oder auch die Kontaktanzahl je Zielgruppe.

Woher beziehe ich Vergleichsgrößen?Nur mit einer kontinuierlichen Dokumentation von Ergebnissen über Jahre hinweg lassen sich verlässliche Erkenntnisse über den Erfolg Ihres Marketinginstruments Messe feststellen. Weitere Orientierungsgrößen zur Qualifi zierung liefern aber auch die Daten des Messeveranstalters.

Wie ermittle ich meine eigenen Kennzahlen?Bereits zum Zeitpunkt der Defi nition Ihrer Messeziele sollten konkrete Messgrößen festgelegt werden. Dadurch ist gewährleistet, dass schon in der Planungsphase mitbedacht werden kann, wie und in welchem Umfang sich die entsprechenden Kennzahlen erheben lassen. Zudem können Marktforschungsmaßnahmen wäh-rend der Messe eingesetzt werden, um verlässliche Informationen über das Errei-chen der Messeziele zu erhalten. Mit Besucherbefragungen vor Ort oder Online-Befragungen lässt sich beispielsweise die Imagewirkung des Auftrittes sowie die Besucherzufriedenheit mit dem geführten Gespräch und die Investitionsbereit-schaft des Besuchers ermittelt. „Mystery Visits“ zur Analyse der Servicequalität und Benchmarkanalysen zur Überprüfung Ihres Standkonzepts – auch im Vergleich mit Ihren Wettbewerbern – sind weitere wirksame Instrumente.

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ERFOLGSKONTROLLESie wollen mit jedem Messeauftritt besser werden? Dann überlassen Sie

nichts dem Zufall. Analysieren Sie, welche Messeziele Sie in welchem

Umfang erreicht haben. Nur so können Sie Ihr Messe engagement kontinu-

ierlich optimieren und Ihren Messeerfolg stetig ausbauen. Messekontakte sind der Maßstab Ihres Erfolges.

Was zuletzt zählt, ist die Qualität Ihrer Kontakte. Differenzie-ren Sie nach Kunden, Interessenten und weiteren Zielgruppen sowie nach dem Potenzial des jeweiligen Besuchers.

Vergleichen Sie Ihre Besucherstruktur am Stand mit den FKM*-Daten der Messe.

Orientieren Sie sich bei der Erfolgsmessung an Ihren kon-kreten Messezielen. Bedenken Sie dabei, dass Messen lang-fristig wirken und neben der Generierung von Kontakten und Umsätzen viele weitere Vorteile – wie beispielsweise die Vermittlung des Unternehmensimages oder die Steigerung des Bekanntheitsgrades – bieten.

*Gesellschaft zur freiwilligen Kontrolle von Messe- und Ausstellungszahlen

NOTIZEN Wi c h t i g : M e s s e n s i n d

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Tel. + 49 (0) 89 949 249 80Fax + 49 (0) 89 949 249 89

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electronica 2012 - 10 Steps für Ihren Messeerfolg