er Elektronische Beschaf-

fungs-/BelegService (eBS)

ist eine nachhaltige und effektive Lö-

sung, um im Unternehmen Prozesse zu

optimieren und einen aktiven Beitrag

für den Umweltschutz zu leisten. Diese

elektronischen Prozesse (eBS) werden

überwiegend als plattformunabhängi-

ges, webbasiertes Workfl ow-System für

strukturierte und unstrukturierte Daten,

zur revisionssicheren, elektronischen

Verwaltung, Steuerung und Archivie-

rung angeboten.

Gleichgültig ob Sie zukünftig Dokumen-

te als Papier oder in den unterschied-

lichsten elektronischen Dateiformaten

in Ihrem Unternehmen im Umlauf haben,

diese Lösungen verarbeiten alle For-

mate. eBS entspricht den gesetzlichen

Anforderungen und berücksichtigt die

nationalen und europäischen Gesetzge-

bungen.

Komfort, Sicherheit und Flexibilität steht

an erster Stelle, gepaart mit einfacher

Bedienung und Administration. Ziel ist

es, die Geschäftsprozesse zu unterstüt-

– oder wie mesprozesse. Sie Sparen Zeit, Geld und

Nerven bei der Bearbeitung, Suche und

Archivierung Ihrer Daten.

Datenverfügbarkeit

Mit diesem elektronischen Prozess hat

man eine permanente Datenverfügbar-

keit der neuen Generation. Alle Doku-

mente können jederzeit von den berech-

tigten Personen eingesehen und/oder

bearbeitet werden.

Mit den zu konfi gurierenden Workfl ows

werden Dokumente sofort an die richti-

gen Mitarbeiter weitergeleitet. Ebenso

bilden parallele Workfl ows die Grundla-

ge für ein effi zientes Arbeiten im Team.

So kann ein digitales Dokument, ohne

physische Kopie, bei mehreren Perso-

nen zur Bearbeitung vorliegen, um es

zum Beispiel durch ein Vier-Augen-Prin-

zip zu genehmigen.

Durch die browserbasierte Bedienung

von eBS stehen die Dokumente über-

all und jederzeit zur Verfügung. Egal

ob am Rechner im Büro, unterwegs auf

dem Handy oder zu Hause im Wohn-

zimmer am Tablet-PC. So kann man

alle Vorteile von eBS orts- und zeitun-

abhängig nutzen und die Verarbeitung

der Dokumente nach seinen eigenen

Wünschen zu gestalten.

zen und zu

optimieren. Dabei

ist es egal, ob die Zusammenar-

beit in Projektgruppen im Unternehmen

erfolgt oder ob es sich hierbei um einen

oder mehrere externe Partner handelt.

eBS wird zum digitalen Postboten in Ih-

rem Unternehmen. Unabhängig von der

Art des Dokuments wird dieses nur noch

digital im Unternehmen verteilt. Vom

einfachen Geschäftsbrief bis hin zum

kompletten Projekt (z.B. Bestellanfor-

derung bis Rechnung), eBS stellt alles

zielgerecht und zeitecht zur Verfügung.

Mit den entsprechend defi nierten Vor-

lagen funktioniert das alles auch noch

vollautomatisch. Das Wiederauffi nden

von unternehmensrelevanten Daten wird

so ein Leichtes. Eine umfangreiche und

intuitive Suchfunktion über die gesamte

Datenbank unterstützt Sie beim Fin-

den von wichtigen Dokumenten.

Egal ob sich diese gerade in

einem Prozess oder bereits

im Langzeitarchiv befi n-

den.

Die eBS-Lösung dient

sowohl zur Digita-

lisierung aller Do-

kumente als auch

zur Unterstützung

effi zienter Unterneh-

D

funktioniert der digitale Postbote?

Wissenschaft & Technik | Prozessoptimierung

Transparenz

Mittels der konfi gurierbaren Workfl ows

ist es möglich, alle Geschäftsprozesse

in eBS abzubilden. Für die meisten An-

wendungen reichen die verschiedenen

Standardprozesse aus oder Sie können

auf Wunsch auch angepasst werden.

Mittels dieser Prozessschritte wird jede

relevante Information zum Dokument

revisionssicher archiviert. Eine Informa-

tion via eBS-Nachricht oder E-Mail über

anstehende Aufgaben sowie Eskalati-

onsstufen bei Nichterledigung sind eine

weitere Option innerhalb der Workfl ows.

Erledigte Dokumente werden automa-

tisch archiviert und sind jederzeit wie-

der auffi ndbar.

Cloud-Lösung

eBS bietet nicht nur unternehmensin-

tern eine effi ziente Dokumentenbear-

beitung.

Ebenso leicht können Partner, Lieferanten

und Kunden in jeden Prozessschritt einge-

bunden werden. Ob es der Empfang von

Dokumenten über eine bestimmte E-Mail-

Adresse oder der eigene Benutzer für Ih-

ren Steuerberater ist. Alle Möglichkeiten

zur gemeinsamen Nutzung stehen offen.

Dritte können auf diese Weise papierlos

mit Ihnen kommunizieren und z.B. Rech-

nungen versenden und empfangen oder

Lieferscheine einliefern, genehmigen

oder digital unterschreiben. Durch die

Kompatibilität mit allen gängigen Brow-

sern können Sie oder Ihre Geschäfts-

partner eBS auch mobil auf Ihrem

Handy oder Tablet verwenden. Ob

Sie Rechnungen auf Firmenrei-

sen freigeben oder den aktuellen

Lieferstatus einer Bestellung abfragen –

all‘ das ist überall und jederzeit möglich.

Globale Vernetzung

Mit den möglichen Anbindungen an

ERP- oder Warenwirtschaftssystem, ist

ein weiterer Schritt zur unternehmens-

weiten papierlosen Lösung gesetzt.

Im ERP- oder Warenwirtschaftssystem

erstellte Dokumente können archiviert

und eingehende Dokumente sofort in

eBS gescannt und mit automatischer

Verschlagwortung ins vorgelagerte

System weitergeleitet werden. Mittels

der verfügbaren Prozesse sind die Frei-

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gaben zur Buchung oder Zahlung ein

Leichtes, die Rechnungen werden noch

im eBS mit Kontodaten versehen und

stehen im Frontend-System zur soforti-

gen Weiterverarbeitung bereit.

eBS verfügt über eine umfangreiche

aber leicht anzusprechende Webser-

vice-Schnittstelle, mit der alle notwendi-

gen Schritte integriert werden können.

Von der einfachen Archivanbindung bis

hin zur synchronen Komplettintegration

sind alle Möglichkeiten gegeben.

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