Der elektronische Kontoauszug

mit der qualifizierten elektronischen Signatur

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Stand: 29.12.2017

Information für buchführungspflichtige Kunden Die Sparkasse stellt elektronische Kontoauszüge auf Grundlage der Rahmenvereinbarung über die Teilnahme am Online-Banking oder der Vereinbarung über die Elektronische Kontoführung (EBICS) bereit. Sie versieht sie mit einer qualifizierten elektronischen Signatur. Die Kontoauszüge genügen den Anforderungen an elektronische Rechnungen gemäß § 14 Abs. 3 und 4 UStG. Als buchführungspflichtige/r Kundin/Kunden müssen Sie die Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) weiterhin beachten. Besonders wichtig in diesem Zusammenhang: Der Kontoauszug darf sich ab Eingang nicht mehr verändern lassen. Mit anderen Worten: Die von Ihnen eingesetzten Datenverarbeitungsverfahren müssen gewährleisten, dass alle Informationen (Programme und Datenbestände), die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung), nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können. Die/der Kontoinhaber/in hat zu prüfen, ob die elektronischen Kontoauszüge korrekt sind. Sie/er muss dies für die Finanzverwaltung dokumentieren und die Daten im empfangenen Format unverändert zehn Jahre lesbar aufbewahren. Die elektronische Bereitstellung durch die Sparkasse erleichtert Ihnen also die Arbeit, aber es ersetzt nicht Ihre steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten. Sofern die Anforderungen der GoBD nicht erfüllt sind, könnte eine Betriebsprüfung die Buchführung als nicht ordnungsgemäß im Sinne der §§ 140 ff. Abgabenordnung bewerten. Prüfung der Signatur Zu den Pflichten der Kontoinhaberin/des Kontoinhabers gehört es auch, die elektronische Signatur zu prüfen und das zu dokumentieren. Zertifizierte Signatur-Anwendungskomponenten bzw. Signatur-Viewer gibt die Bundesnetzagentur auf ihren Internetseiten bekannt (www.bundesnetz-agentur.de). Eine kostenlose und frei verwendbare Lösung ist Sign Live! von Intarsys. Sie können die Software direkt bei Intarsys auf der Homepage herunterladen (www.intarsys.de/SignLiveCC-SparkassenEdition). Weitere Informationen erhalten Sie auch auf der Website der Sparkasse Fulda unter www.sparkasse-fulda.de/eauszug. Bitte leiten Sie dieses Informationsblatt auch an Ihre Buchhaltung und an Ihre/n Steuerberater/in weiter. Bei Fragen zu Buchführungspflichten wenden Sie sich am Besten direkt an Ihre/n Steuerberater/in. Ihre Sparkasse Fulda

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Information der Steuerberaterkammer Hessen Die Steuerberaterkammer Hessen ist über die Bereitstellung von elektronischen Kontoauszügen für Firmenkunden vom Sparkassen- und Giroverband Hessen-Thüringen informiert worden. Auf Grundlage der übermittelten Informationen ist darauf in Zusammenarbeit folgende Information auf ihrer Homepage veröffentlicht worden:

Quelle: Steuerberaterkammer Hessen, Elektronischer Kontoauszug für Firmenkunden von Sparkassen, http://www.stbk-hessen.de/News_2016_04, 15.03.2016

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Leitfaden zur Überprüfung der Signatur von Elektronischen Kontoauszügen Zur Prüfung, ob die qualifizierte Signatur eines elektronischen Kontoauszugs gültig ist, können verschiedene Softwarelösungen genutzt werden. Entsprechend zertifizierte Signaturanwendungskomponenten bzw. Signatur-Viewer werden auf den Internetseiten der Bundesnetzagentur bekanntgegeben. Weiteres technisches Equipment ist nicht erforderlich. Diese Lösungen erlauben u.a. die Erstellung gesetzeskonformer Signaturprüfprotokolle im für die Langzeitarchivierung geeigneten Format PDF/A. Weitere Informationen zum elektronischen Kontoauszug mit qualifizierter elektronischer Signatur erhalten Sie unter www.sparkasse-fulda.de/eauszug. Validierung einer Signatur mit dem Sign Live! CC Sparkassen-Edition Die für Sparkassenkunden kostenfrei nutzbare Software kann unter folgendem Link heruntergeladen werden: https://www.intarsys.de/SignLiveCC-SparkassenEdition Nach der Installation muss zunächst im Einstellungsdialog (Menüpunkt "Extras > Einstellungen") eine Parametrisierung erfolgen. Navigieren Sie zur Seite "Signaturen > Signaturvalidierung > Zertifikatsvalidierung" und beantworten Sie die Frage "Welche Zertifikate sollen mittels OCSP geprüft werden?" mit "Alle Zertifikate". Prüfung der Signatur Nach dem Starten der Software laden Sie über das Menü Öffnen die betreffende PDF-Kontoauszugsdatei oder ziehen diese per „Drag and Drop“ in das Fenster. Der Prüfprozess der Signatur wird nach dem Öffnen automatisch gestartet. Dieser Prozess benötigt ggf. einige Sekunden. Anschließend wird im linken Fensterbereich der Status der Signatur angezeigt (s. Abbildung). Falls nicht, kann das entsprechende Fenster über das Menü Ansicht -> Seitenleiste -> Signaturübersicht eingeblendet werden. Die Prüfung ist erfolgreich, wenn alle vier Einzelprüfungen erfolgreich und mit einem grünen Häkchen versehen sind:

1. Das Dokument wurde seit dem Signieren nicht verändert.

2. Die Signatur und die dazugehörigen Daten wurden nicht verändert und sind gültig.

3. Das Zertifikat des Unterzeichners ist qualifiziert und gültig.

4. Die Unterschrift ist qualifiziert.

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Speicherung des Validierungsprotokolls

1. Über das Menü Extras -> Validierungsprotokoll -> Validierungsprotokoll mit erweiterten Optionen erzeugen… oder den eingerahmten Button (s. Abbildung) können Sie das Validierungsprotokoll erstellen lassen.

2. Im neu geöffneten Fenster können Sie aus verschiedenen Ausgabeformaten wählen. (über Auswahl PDF und Weiter > kann die Speicherung als PDF/A-Dokument ausgewählt werden)

3. Das erstellte Validierungsprotokoll können Sie im Anschluss direkt speichern, bzw. ausdrucken.

3. Validierungsprotokoll speichern, bzw. ausdrucken

2. Validierungsprotokoll erstellen

1. Validierungsprotokoll mit erweiterten Optionen erzeugen

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Einrichtung und Abruf der Kontoauszüge über SFirm Einrichtung (chipTAN, pushTAN, HBCI-Karte, EBICS)

1. Nur erforderlich bei bereits eingerichteten HBCI-Bankzugängen (nicht bei EBICS) a. Abruf des neuen freigeschalteten Geschäftsvorfalls für den jeweiligen

Benutzer über Stammdaten – HBCI-Bank öffnen – Zugang synchronisieren 2. Optional: Anlage eines neuen Rundrufs (erleichtert das Abrufen für mehrere Konten)

a. Auftragsart „Elektronischer Kontoauszug (PDF)“ 3. Optional: Automatischer Export von elektronischen Kontoauszügen

a. Die abgerufenen Kontoauszüge werden aus Sicherheits- und Datenschutzgründen verschlüsselt abgelegt. Sollen unverschlüsselte Kopien auf dem Datenträger zur Weiterverarbeitung abgelegt werden, so kann dies in den Einstellungen unter „Kontoinformationen abholen“ eingestellt werden.

4. Optional: Rechtevergabe in SFirm a. Ist die Einsicht in die Kontoinformationen (Umsätze, Kontoauszüge,…) nicht

für alle Nutzer in SFirm gewünscht, kann die Einschränkung über das Recht „Kontoinformationen betrachten“ gesteuert werden.

Abruf und Prüfung (chipTAN, pushTAN, HBCI-Karte, EBICS)

1. Abholen der Kontoauszüge a. Ausführen des Rundrufs oder manueller Abruf über Kontoinformationen –

Konto – Elektronische Kontoauszüge – Abholen (beim Abruffenster muss die Checkbox „als PDF“ angehakt sein)

2. Die Prüfung mit dem separat installiertem Programm Sign Live! CC Sparkassen-Edition kann mit Doppelklick auf den Kontoauszug oder über Details gestartet werden. Benötigt wird die jeweils aktuellste Version.

3. Die vorgenommene Prüfung und Dokumentation in SFirm zusätzlich mit „Prüfung dokumentieren“ bestätigen.

Einrichtung und Abruf der Kontoauszüge über StarMoney Einrichtung (chipTAN, pushTAN, HBCI-Karte)

1. Erforderlich bei bereits eingerichteten Bankzugängen a. Abruf des neuen freigeschalteten Geschäftsvorfalls über Kontenliste –

Kontodetails – gewünschten Bankzugang auswählen - Aktualisieren Abruf und Prüfung (chipTAN, pushTAN, HBCI-Karte)

1. Abholen der Kontoauszüge über Kontodetails – Kontoauszüge (PDF) – Aktualisieren 2. Optional: Für eine bessere Übersichtlichkeit Jahr, Nr. und ggfs. einen Kommentar

hinterlegen. Dies kann im Nachgang noch angepasst werden. 3. Die Prüfung mit dem separat installiertem Programm Sign Live! CC Sparkassen-

Edition kann über „Kontoauszug prüfen“ gestartet werden. Benötigt wird die jeweils aktuellste Version.

4. In StarMoney die Prüfung und Dokumentation zusätzlich beim Kontoauszug über den Zusatz „geprüft“ und Speichern dokumentieren.

5. Optional: Das Prüfprotokoll (oder weitere Dokumente) können im Reiter „Dokumente“ in StarMoney importiert werden.

Einrichtung und Abruf der Kontoauszüge über weitere Softwareprodukte

Bitte wenden Sie sich an den Kunden-Support Ihres Softwareprodukts.