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Von der Anfrage bis zur Zahlung – Kompletter elektronischer Belegservice (eBS)
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Aus einer Hand!
Von der Anfrage bis zur Zahlung -Kompletter Dokumentenworkflow
in und zwischen Unternehmen
Schnell °Papierlos °Transparent °Rechtskonform
Unsere Lösungen
Unsere Lösungen
PublicGate bietet Softwarebausteine sowie Dienstleistungen für Unternehmen rund um die automatisierte elektronische Belegverarbeitung.
PublicGate steht Ihnen mit innovativen, standardisierten sowie übersichtlichen Lösungen zur Seite.
So fokussieren Sie wieder Ihre Wert schöpfenden Kernprozesse: Kundenbetreuung und Lieferantenpflege!
Ohne zusätzliche Ressourcen für den Bereich IT können sie sofort beginnen (SaaS). Sie bestimmen den Grad der Funktionalität. Innerhalb kürzester Zeit und mit kalkulierbaren Kosten erreichen Sie den gewünschten Erfolg in Ihrem Unternehmen.
PublicGate- Lösungen sind:
�benutzerfreundlich �erweiterbar�anpassungsfähig mit wenigen Klicks �immer aktuell�sicher�kalkulierbar �integrierbar
Unsere Lösungen
PublicGate
Anfrage Angebot Bestellung LieferungEingangsRechnung
AusgangsRechnung
Zahlung
Workflow
Warenwirtschaft
ERP-/Fibu-Systeme
Archivierung
Rechnungseingang mit externen Scannen
PublicGate
Anfrage Angebot Bestellung LieferungEingangsRechnung
AusgangsRechnung
Zahlung
Workflow
Materialwirtschaft
ERP -/ FiBu -/ Archiv Systeme
Archivierung
Rechnungs-Eingang
Leere Seite
ScannenSichtprüfung des
ImagesOptische
Qualitätsprüfung
Workflow Rechnungsprüfung
Validierung O.K.?Rechnung zurück
an Lieferanten
Automatische Zuordnung zum
Mandanten
AutomatischeZuordnung zumSachbearbeiter
Rechnung EingangsbuchVorerfassung
Beleg O.K.?
Freigabe erforderlich?
Beleg korrigieren(automatisches
Lernen)
Sachliche Prüfungund Freigabe
Zeichnungsbe-rechtigung O.K.?
Mitanerkennungnächst höhererVorgesetzter
Buchung des Beleges
Protokollierung erstellenund archivieren
ENDE
Posteingang Scanstelle
Klassifikation und Validierung
Rechnungsprüfung
Freigabe Workflow
FI-Beleg erzeugen
nein
nein
ja
ja
ja
ja
nein
neinBarcode
VorsortierteRechnung
Prozess der automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung
Archivierung Workflowaufgabe
OCR Freiformerkennung Validierung
Übergabe an Fibu
� Statusinformationen über Ampelschaltung für Skontoverlust, Zahlungsverzug, Abweichungen
� Belastungsanzeige per E-Mail an Lieferanten, interne Weiterberechnung
� Umfangreiche Protokollierung und Archivierung sämtlicher Schritte (vom Scannen bis zur Zahlung)
� Buchung von Wareneingängen
� Scannen und Zuordnen von Lieferscheinen, sonst. Dokumente zum Vorgang
� Mandanten - fähig sowie Abbildung von N-Filialen, N-Währungen zu einem Mandanten
� Unterstützung der Anforderungen von Zentralregulierer� Integration zum externen ERP-/ Fibu -/ Archiv System
� Umfangreiches Reporting
Funktionsüberblick
Funktionsüberblick
� Scannen der Belege als Dienstleistung über PublicGate oder in Eigenverantwortung (Web-Service)
� Online-Archivierung der Belege oder Übergabe an internes Archiv-System
� Textextraktion über OCR sowie automatisierte Belegerfassung über Klassifikation und Validierung mit umfangreichen Plausibilitätsprüfungen gegen Stamm- und Bewegungsdaten (Kopf- und Positionsdaten)
� Einfache, standardisierte Workflows für Preis-/Mengenabweichungen, Wareneingang nicht gebucht sowie mehrstufige Freigabeverfahren für Kostenrechnungen
� Unterstützung sämtlicher Kontierungstypen
� Kostensplitt auf Positionsebene mit paralleler Freigabe der Position durch unterschiedliche Empfänger
� Anlagegüter können mehreren Sachkonten aufwandsbezogen zugeordnet werden (absolut oder prozentual)
� Komfortable E-Mail-Einbindung zur Workflow - Freigabe
Rechnungseingang mit externen Scannen
Vorbereitende Maßnahmen:1. Lieferantenanschreiben zu neuer Postfachadresse
Erstellung und Versand eines Lieferantenanschreibens inklusive Rückantwortfax. Das Anschreiben informiert die Lieferanten über die neuen Abwicklungsmodalitäten.
2. Zugangsdaten für PublicGate bereitstellen
3. Einrichtung des Rechnungseingangscockpit inkl. Ar chivierungEinrichtung eines Rechnungseingangscockpit aufgrund der bereitgestellten Kreditoren- und Kontendaten sowie Artikel und Warengruppen. Test der Fibu oder ERP-Integration. Aktualisierung und Überarbeitung (Selfservice) der Lieferantenstammdaten.
4. FreigabeworkflowEinrichten von ein- und/oder mehrstufigen Freigabeverfahren mit Integration zum E-Mail-System.
5. SchulungenSchulungen können in einer Websession oder bei Ihnen vor Ort durchgeführt werden.
6. Testrechnungen verarbeiten
7. Produktivsetzung
Durchzuführende Tätigkeiten:
� Kontrolle der Lieferung� Prüfung der Belege� Erstellen eines Eingangsprotokolls� Entnahme der Belege aus den Umschlägen etc.� Entfernen von Klammern und Heftungen� Entfalten und Glätten der Belege� Der zusammengehörige Sendungsvorgang (z. B. Rechnung plus Lieferschein) wird durch ein
Trennblatt von den dazugehörigen Anlagen und vom nächsten Vorgang separiert� Scannen� OCR-Erkennung� Klassifizierung (Kopf- und Positionsdaten) und Validierung� Recherche� Wahlweise Vernichtung der Dokumente
Gemäß Dokumentenklassifizierung werden sämtliche Nicht – Rechnungsbelege aussortiert.
Die Rücksendung erfolgt am gleichen Tag als Sammel sendung.
Rechnungseingang mit externen Scannen
Recherche auf Originaldokumente
Auf Anforderung des Auftraggebers werden Originalbelege während der Verarbeitung oder anschließend innerhalb der vereinbarten Aufbewahrungsfristen in einem zu vereinbarenden Zeitraum recherchiert und an den Kunden überstellt. Die Rücksendung der Originalbelege erfolgt auf dem vereinbarten Kurierweg. Die Beleganforderungen werden nach der tatsächlich angefallenen Recherchezeit zu einem Stundensatz abgerechnet.
Vernichtung
Die Vernichtung der Belege kann durch uns erfolgen.
Im Anschluss an die Auslieferung der Datenträger werden die Belege neun Wochen am Produktionsstandort aufbewahrt. Mit den Datenträgern werden die entsprechenden Anforderungen zur Vernichtungsfreigabe an den Auftraggeber ausgeliefert, sofern mit uns die Vernichtung vereinbart wurde.
Der Auftraggeber sendet innerhalb eines vereinbarten Zeitraums die Anforderungen zur Vernichtungsfreigabe an uns zurück. Erfolgt keine Rücksendung dieser Vernichtungsfreigabe und liegt keine Mängelrüge des Auftraggebers vor, sind wir berechtigt, die Belege kostenpflichtig einzulagern oder ebenfalls kostenpflichtig an den Auftraggeber zurückzusenden.
Mit Vorlage der unterzeichneten Vernichtungsfreigabe sind wir berechtigt und verpflichtet, die Belege gemäß dem Datenschutzgesetz über einen zertifizierten Dienstleister zu vernichten.
Rechnungseingang mit externen Scannen
Archivierung
Rechnungen
Die Archivierung und Online - Abrufbarkeit der Rechnungsdaten über das Ende des auf das Geschäftsjahr des Belegs folgenden Geschäftsjahres sind im Systempreis enthalten.
Falls eine über das Ende des jeweiligen Geschäftsjahreshinausgehende Archivierung von Papierrechnungen gewünscht ist, wird diese gemäß der jeweils gültigen Preisliste berechnet.
Lieferscheine
Zugescannte Lieferscheine sind bis zum Ende des auf das Rechnungsdatum folgenden Kalenderjahres zusammen mit der zugehörigen Rechnung online abrufbar.
Falls eine über das Ende des jeweiligen Geschäftsjahres hinausgehende Archivierung, nur in Zusammenhang mit den Papierrechnungen möglich, gewünscht ist, wird diese gemäß der jeweils gültigen Preisliste berechnet.
Über eine Suchmaske können Rechnungen nach bestimmten Suchbegriffen (Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, etc.) abgefragt werden. Derzeitiges Datenvolumen je Archiv-CD ca. 6.000 Belege.
Ihr Nutzen
Hardfacts
Keine Folgekosten
� Durch die Nutzung der Software-on-Demand Lösung entstehen keine Kosten für zusätzliche Hardware, Implementierung von Software sowie jährliche Softwarepflege
� Sie zahlen nur für die Belege, die verarbeitet wurden� Die PublicGate Lösung wird bei etablierten Rechenzentrums Dienstleister gehostet.
Damit ist eine sehr hohe Verfügbarkeit/Ausfallsicherheit der Anwendung zur Rechnungsprüfung gewährleistet. Es wird kein weiteres Daten-/Ausfallsicherheits-Szenario benötigt.
Effizienzsteigerung
� Kunden erzielen Durchlaufzeiten von ca. 2 Arbeitstagen für ca. 80-90 Prozent der Rechnungen durch Einsatz von automatisierten Workflow.
� Verbesserte Einhaltung von Skontofristen.� Erfahrungsgemäß halbiert sich die Bearbeitungszeit der Rechnungen.
Ihr Nutzen
Hardfacts
Projekt
� Geringer Schulungsaufwand durch einfache Handhabung und intuitive Bedienung
� Online Handbuch
� Kein Aufwand zur Einbindung von zusätzlichen Mandanten/Filialen
� Produktivsetzung innerhalb von ca. 4 Wochen
� Projektrisiko wird durch kurze Projektlaufzeiten und geringe externe Dienstleistungen (ca. 5 PT) explizit reduziert
� Amortisation zwischen 6 und 12 Monaten möglich
Ihr Nutzen
Softfacts
Bewährte Web-Technologien
� Sofortiger Beginn möglich - Voraussetzung: Web-Browser� Kein Verlust der Daten bei Internetunterbrechung: Intelligente Sicherung der Daten.� Gesicherte Integration in Fibu- und ERP-Systeme� Betrieb als Inhouse- oder ASP-Lösung möglich
Zukunftssicher
� Unterstützt mehrere Sprachen� Skalierbar für weitere Anwendungen durch Freischaltung von zusätzlichen
Komponenten wie eProcurement, Auktionen etc.� Jederzeit können andere Belegarten/Formulare in das
Freigabeverfahren des Workflows integriert werden
Facts and Figures
Sitz: Karlsruhe
Gründung: 1986
Mitarbeiter: 5 Mitarbeiter
Standorte: Karlsruhe
Datenvolumen: > 10.000 Belege pro Monat
Ausgewählte Referenzen
Kontakt
PublicGate GmbHAm Rüppurrer Schloss 576199 Karlsruhe
Telefon: 0721/ 9887 403Telefax: 0721/ 9887 383
Media-Digital GmbHPaul-Ehrlich-Str. 265520 Bad Camberg
Telefon: 06434 / 908 783Telefax: 0721/ 9887 383
