Erfahrungen mit Implementierungs- Prozessen€¦ · Einwohner in NRW werden direkt oder indirekt mit Services aus Lemgo betreut - ... (DMS, Archivierung, CMS, E-Services, Internethosting,

Wir integrieren Innovationen

Erfahrungen mit

Implementierungs-

Prozessen

AWV-Workshop

Unterstützungsangebote und praktische Erfahrungen

Berlin

19. Mai 2016

das krz stellt sich voreRechnung im krz Verbandsgebiet- eine kurze Nachbetrachtung -Erfahrungen mit der eRechnungeRechnung FazitDiskussion

19.05.2016 2

Das erwartet Sie

© 2016 krz Minden-Ravensberg/Lippe

45Jahre jung und vollständig im kommunalen Besitz! Bewährte Rechtsform für die interkommunale Zusammenarbeit

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Wer wir sind – Ihr kommunaler Service-Provider

19.05.2016 © 2016 krz Minden-Ravensberg/Lippe

38Mio. Umsatz in 2015 -weitere Services werden von den Trägern zunehmend abgefragt

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250engagierte und hochqualifizierte Mitarbeiter 05/16

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11Mio. Einwohner in NRW werden direkt oder indirekt mit Services aus Lemgo betreut -Träger des krz sind 37 Kommunen

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3 Kreise, 34 Städte und Gemeinden(ca. 900.000 Einwohner im Zweckverband)

Eigenbetriebe, Werke

Gemeinnützige Vereine und Gesellschaften

Kooperationen (OWL-, landes- und bundesweit)

Ca. 600 Kommunale Anwender invierzehn Bundesländern

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Die Kunden und Anwender


Finanzwesen

(Finanzwesen, Gebühren, Steuern, Workflow Eingangsrechnung, eRechnung …)

Sicherheit und Ordnung

(Meldewesen, Ausländerwesen, Wahlen, Verkehr, Personenstandswesen Verwarn-/Bußgeld…)

Schulen und Bildung

(Schulverwaltung Schild-Zentral, Schüler Online, Bibliotheken …)

Soziales und Jugend

(Sozialleistungen, Jugendfürsorge …)

Bau und Vermessung

(Bauverwaltung, Liegenschaftskataster, Kanal- und Straßenkataster, Geodaten-Server …)

Innere Verwaltung

(Personalwirtschaft, Zeitwirtschaft, Ratsinformationssysteme, Videokonferenzsysteme…)

Querschnittsaufgaben

(DMS, Archivierung, CMS, E-Services, Internethosting, Virtuelle Poststelle)

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Die Aufgabenbereiche



eRechnung

im krz Verbandsgebiet- eine kurze Nachbetrachtung -

Auslöser: Umstellung auf die Doppikneue rechtliche RahmenbedingungenGrundstein für die papierlose Rechnungs-bearbeitungAuftrag zur Umsetzung einer Idee durch ein Verbandsmitglied (Kreis Lippe)Startschuss für den elektronischen Rechnungsfreigabeworkflow

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Initialidee – der Vorreiter


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Elektronischer Rechnungsfreigabeworkflow


Prozess für Bearbeitung u. Freigabe von Ein- u. Ausgangsrechnungenseit 2006 in ProduktionProjekt zur Einführung in 4 Monaten(mit Begleitung aus der Wirtschaft)vorgeschalteter ScanprozessIntegration in die Buchhaltung

28 kommunale Mandanten9 wirtschaftl. selbständige Mandantenca. 4.500 Benutzerca. 400.000 Rechnungen pro Jahr

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Elektronischer Rechnungsfreigabeworkflow mit OpenText MBPM


beschleunigt die Prozessereduzierte durchschnittliche Durchlaufzeit von 9 auf 2 Tage

senkt die Prozesskosten für Bearbeitung und Recherche erheblich

Zeitaufwand um 25 Prozent auf 13 Minuten pro Rechnung gesunken*

standardisierte Abläufe in gleichbleibender Qualität dauerhafte elektronische Archivierung

ersetzt das Papierarchiv schont die Umwelt

* Untersuchung der Fachhochschule für öffentliche Verwaltung NRW 2012(redaktionelle Anmerkung: andere Untersuchungen gehen von weitaus höheren Einsparpotenzialen aus!)

Nutzen elektronische Rechnungsbearbeitung


Von der Initialidee zur Vision


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Start 2009

eine Plattform für alle Zielgruppen

zentral bereitgestellt

Herzstück MBPM

digital und analog (Multikanal)

‚Rundum-Sorglos‘

Nutzung nPA

Demos ab 2010 mit verschiedenen Komponenten

OpenText MBPM als zentrale Komponente


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Historische Entwicklung im krz

eFreigabe WF

(ab 2006)

Zeitgleich mit NKF

eRechnung

(ab 2010)

DMS

(ab 2013)

ZUGFeRD

(ab 2015)

E-Archiv

(seit 1995)



Erfahrungen mit der

eRechnung

eRechnungseingang seit 2010 mit Sparkassen RechnungsServiceAuftrag durch ein Verbandsmitglied (Stadt Herford)Basis OpenTrans 2.1 (PDF + XML + Signatur)gute Ergänzung des bestehenden Prozesses – erstmals ohne Medienbruch

eRechnungseingang seit 2013 mit CrossinxNutzung der virtuellen Poststelle „VPS“ (EU-DLR)Ideale Ergänzung und Ausnutzung der bestehenden Infrastruktur

Umstellung des Dokumentenformates von Tiff auf PDF/A seit 2014Verarbeitungsprozess beinhaltet Prüfung gegen eine Whitelist seit 2015Umstellung der Crossinx-Bestandskunden auf ZUGFeRD seit 2015krz eigene Faktura als eRechnung seit 2015 möglich

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Erfahrungen mit der eRechnung


Bilddatei der Rechnung? / Worddatei? PDF-Datei? E-Mail?eine reine PDF-Datei per E-Mail ist keine eRechnung!

ZUGFeRD ist ein Rechnungsaustauschformat für eRechnungenBasicComfortExtended

Bilddatei + strukturierte Daten!Signatur ist seit 2011 keine Pflicht mehr

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Was ist eine eRechnung? Aufklärungsarbeit


Versender: keine Druck- und PortokostenVersender: kein ZeitverlustEmpfänger: Entfall aufwändiger Scan- bzw. ImportprozesseEmpfänger: keine Rechnung geht verlorenEmpfänger: keine Transportwege und -zeitenEmpfänger: Tracking der Rechnungen (bspw. Skontofrist)

Trotz der Vorteile muss viel Aufklärungsarbeit und Zeit in die Akquisition investiert werden

20

Was ist eine eRechnung? Aufklärungsarbeit


Der Erfolg lässt sich messen

* Werte von Kirchlengern und Herford** Werte über alle 8 Kommunen mit eRechnung

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eRechnung in Zahlen

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

4000

4500

5000

2011 2012 2013 2014 2015

Anzahl eRechnungen**

0%

2%

4%

6%

8%

10%

12%

14%

16%

18%

2012 2013 2014 2015

Anteil eRechnung*


Drei WegeAnmeldung an einem externen Portal ggf. mit Roamingabkommen zu anderen Portalen Zwischenschaltung eines externen Dienstleisters, der einfache PDF Rechnungen im Auftrag der Kommune in eRechnungen umwandeltDirekte Ansprache, ob zukünftig eRechnungen im ZUGFeRD-Format geschickt werden können

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Wege zu mehr eRechnungen


Prozess eRechnung im krz

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eInvoicing Dienstleister - Crossinx Lieferant

Maileingang in der VPS des Empfängers

KIRP

Lieferanterstellt

Rechnung

Lieferant überstellt Rechnung an ext.

Dienstleister

Erzeugung Zielformat des Empfängers

verschl. Mailversand Rechnung inkl. XML,

etc.

Archivierung der Nachrichten Archiv

automatisierte Verarbeitungskette

Postkorb-workflow

Steuerungs-prozess

Übergabe-prozess

Zahlungs-prozess

Kommune



eRechnung Fazit

Potential sofort nutzen

frühzeitig beginnen lohnt sich Erfahrungen sammeln Prozesse, Formate, Technologien

schrittweises Vorgehen schafft SicherheitOptimierung der Prozesse in der Verwaltungmedienbruchfreie Abläufe über die Verwaltungsgrenzen hinweg schafft Prozesskostenersparnisse bei allen Beteiligten

Durchlaufzeiten können reduziert werdenxRechnung vs. ZUGFeRD! Formatdiskussion darf nicht bremsen

kann man ein Format, dann kann man perspektivisch alleWirtschaftlichkeit beachten

krz Erfahrungen – Fazit (1)


Vorsicht bei PDF-Rechnungen, nicht jedes PDF ist eine eRechnung!Crossinx als eInvoicing-Dienstleister ergänzt im ersten Schritt perfekt den vorhandenen Workflow und generiert sofort MehrwerteAkquisition, wer und wie?ZUGFeRD ist ein ideales Austauschformatkrz Kunden sind für die Zukunft mit ZUGFeRD vorbereitet



aktuell im krz in der DiskussionBlindverbuchung Kommunale Prozesse – eigene Rechnungen im Konzern Stadt

Ausgangskanäle Bescheide/AusgangsrechnungenRechtssichere Zustellung gewährleistenKommunal-eigene Bescheide voraussichtlich im ersten Schritt, externe Bescheide im zweiten Schritt



Gesamtschau! Wo arbeite ich Attraktive Arbeitgeberdemografischer Faktor, Lebenslagen der Mitarbeiter (Homeoffice)Interkommunale Zusammenarbeit

Aufbau von BPM-Know-HowTechnologie und eigenes Know-how versus HerstellerumsetzungNeue Daueraufgabe (KVP, Betrieb)Suchen Sie sich verlässliche PartnerAnfangen, es lohnt sich !!!


© 2016 krz Minden-Ravensberg/Lippe 2819.05.2016


Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Manuel DehneGeschäftsbereich Haushalt, Buchhaltung, Finanzquerschnitt

Kommunales Rechenzentrum Minden-Ravensberg/LippeBismarckstraße 2332657 Lemgo

Tel: 05261/[email protected]

Besuchen Sie das krz auch auf und

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