ESS - Employee Self Service via SAP-Portal der UDE · PDF file2 Workflow „Dienstreiseantrag“ und Rollen ... SAP kennt nicht nur den öffentlichen Dienst, sondern bedient insbesondere

WAVES@UDE ESS - Employee Self Service via SAP-Portal der UDE
Reisekostenmanagement (RK) Leitfaden fr die Portalnutzung V 1.02 | 24.06.2013

WAVES@UDE | ESS - Employee Self Service via SAP-Portal der UDE
Reisekostenmanagement (RK)
Anna Bhm & Frank Krner RK-Portal_EA-Handbuch_1-02_20130624.docx Version | Stand: V 1.02 | 24.06.2013 Seite 2 / 63
Autoren und Historie
Version | Datum Beschreibung Status Autoren
-V0.11 | 20.05.2013
Strukturierung und Erstellung des Leitfadens
abgeschlossen Bhm, Anna Krner, Frank
V1.00 | 21.05.2013
Version zur Vorlage bei den Personalrten und erste Information fr Piloten
V1.01 | 21.06.2013
Ergnzung um Rollenbeschreibungen (2.1-2.4) Vorgehen DERPART und AVIS eingefgt (3.3) Ergnzung um Erluterungen zu Pflichtfeldern bei Spesenarten und zu Belegen in Fremdwhrung (3.4.1.6)
V1.02 | 24.06.2013
Ergnzungen zur Rollenzuweisung und Formularnutzung Vertretung Genehmiger (2.4) Ergnzungen fr Inhaber einer allgemeinen Dienstreisegenehmigung bei Flug- & Bahnbuchungen (DERPART) und AVIS-Mietwagen (3.3)
abgeschlossen Bhm, Anna

Inhalt
Autoren und Historie ................................................................................................................. 2
Inhalt ......................................................................................................................................... 3
Abbildungen ............................................................................................................................. 4
Tabellen .................................................................................................................................... 6
Abkrzungen ............................................................................................................................ 6
1 Einleitung ...................................................................................................................... 7
1.1 Wie liest man diesen Leitfaden? ................................................................................... 7
1.2 Wichtige SAP-spezifische und organisatorische Besonderheiten ................................ 8
1.3 Formatierung und Semantik ......................................................................................... 8
2 Workflow Dienstreiseantrag und Rollen ..................................................................... 8
2.1 Rolle Reisender ........................................................................................................ 10
2.2 Rolle Reiseassistenz ................................................................................................ 10
2.3 Rolle Mittelbewirtschafter ......................................................................................... 10
2.4 Rolle Genehmiger .................................................................................................... 10
3 Erluterungen fr Reisende ........................................................................................ 12
3.1 Zugang & Werkzeuge: Arbeitsplatz Reisender ........................................................... 14
3.1.1 Register Alle meine Reisen und Spesen ........................................................ 15
3.1.2 Register Meine Reiseantrge ......................................................................... 15
3.1.2.1 Bearbeitungs- und Genehmigungsstatus .................................................. 163.1.2.2 ndern eines Dienstreiseantrags .............................................................. 173.1.2.3 Kopieren des Dienstreiseantrags .............................................................. 17
3.1.3 Register Meine Spesenabrechnungen ........................................................... 18
3.1.3.1 Besonderheit: Vorerfasste Dienstreiseantrge .......................................... 183.1.3.2 Bearbeitungs- und Genehmigungsstatus .................................................. 193.1.3.3 ndern der Reisekostenabrechnung ......................................................... 193.1.3.4 Kopieren der Reisekostenabrechnung ...................................................... 20
3.1.4 Register Ausstehende Spesenabrechnungen ................................................ 20
3.2 Schritt 1: Dienstreiseantrag anlegen .......................................................................... 21
3.2.1 Angabe von Reiseziele(n) ................................................................................. 23
3.2.2 Angabe der geschtzten Kosten ....................................................................... 24
3.2.3 Angabe wichtiger Zusatzinformationen im Kommentarfeld .............................. 25
3.2.4 Beantragung eines Vorschusses/ Abschlags ................................................... 26
3.2.5 Kostenzuordnung = Angabe der Finanzierungsquelle(n) ................................. 26

3.2.6 Hinzufgen von Anlagen/ Nachweis des Reisezwecks .................................... 27
3.2.7 Sichern und Senden des Dienstreiseantrags ................................................... 28
3.3 Schritt 2: Dienstreisegenehmigung abwarten ............................................................. 28
3.3.1 Buchung von Flug- und Bahntickets ber DERPART ....................................... 28
3.3.2 Buchung von Mietwagen ber AVIS ................................................................. 28
3.4 Schritt 3: Reisekostenabrechnung anlegen ................................................................ 29
3.4.1 Abrechnung von Auslandsreisen ...................................................................... 29
3.4.1.1 Reiseziel(e) ................................................................................................ 323.4.1.2 Grenzbertritt ............................................................................................. 333.4.1.3 Zusatzinformationen .................................................................................. 333.4.1.4 Tagegeld und bernachtungsgeld ............................................................ 333.4.1.5 Wegstecke ................................................................................................. 343.4.1.6 Belege erfassen ......................................................................................... 353.4.1.7 Hinzufgen von Anlagen ........................................................................... 383.4.1.8 Reisekostenabrechnung abschlieen ....................................................... 39
3.4.2 Abrechnung von Inlandsreisen ......................................................................... 41
3.4.3 Abrechnung von Dienstgngen ........................................................................ 42
3.4.4 Abrechnung von Campusfahrten ...................................................................... 42
3.4.4.1 Vordefinierte Adressen .............................................................................. 434 Erluterungen fr Mittelbewirtschafter ........................................................................ 44
4.1 Zentraler Arbeitsvorrat fr Mittelbewirtschafter ........................................................... 44
4.2 Automatisch generierte E-Mail an Reisende .............................................................. 46
5 Erluterungen fr Genehmiger ................................................................................... 48
5.1 Zentraler Arbeitsvorrat fr Genehmiger ...................................................................... 48
5.2 Temporre Vertretungen einstellen und verwalten ..................................................... 51
6 Erluterungen fr die Reiseassistenz ......................................................................... 56
7 Fehlerbehebung: Personalnummer entsperren .......................................................... 59
8 AnsprechpartnerInnen ................................................................................................ 62
Abbildungen Abbildung 1: Workflow "Dienstreiseantrag" an der UDE .......................................................... 9Abbildung 2: Der Weg zum Reisemanagement ..................................................................... 12Abbildung 3: Alternative Wege im Reisemanagement ........................................................... 13Abbildung 4: Arbeitsplatz Reisender Startbildschirm .......................................................... 14Abbildung 5: Arbeitsplatz Reisender Meine Reiseantrge .................................................. 16Abbildung 6: Reiseantrag kopieren ........................................................................................ 17Abbildung 7: Arbeitsplatz Reisender Meine Spesenabrechnungen .................................... 18

Ab

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