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Evaluation von E-Government Vorhaben nach qualitativen Kriterien

Die Utilitas Methode bei E-Government Schweiz

Astrid Strahm, Geschäftsstelle E-Government Schweiz14. Verwaltungskongress „Effizienter Staat“Forum XX: Leistungsvergleiche in der Verwaltung

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Messen…

3

�

Wirtschaftlichkeit von E-Government-Vorhaben

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Kreative Schätzungen…Antworten aus der Praxis auf die Frage nach geschätzten Erträge / Einsparungen pro Jahr:

„Noch nicht genauer abschätzbar, aber gross.“

„Es kann eine Kostenreduktion der Ämter aufgrund wegfallender Porto- und Materialkosten von zwischen 3 - 10 Mio. CHF schweizweit erzielt werden.“

„Präzise Angaben sind derzeit nicht möglich.“

„Der Nutzen ist sehr hoch, ein geschätzter Betrag wird noch ermittelt.“

„Der Ertrag liegt in den Einsparungen Dritter.“

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Das Ziel

Belegbare Aussage zum

Nutzen von Vorhaben trotz

fehlender monetären Fakten

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Qualitative Kriterien: Fragen

Beschleunigung?

Verbesserung?

Einsparungen?

Öffentliche Wirkung?

Ablösung?

Modernisierung?

Risikoverminderung?

Kundenzufriedenheit?

Zusammenarbeit?

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Das Modell: Zwei Sichten auf das Einzelprojekt ergeben die Gesamtauswertung

+

Der Schwerpunktnutzen……macht eine differenzierte Aussage zum Nutzen

Utilitas-Label……macht eine Aussage zur Effizienz des Projekts

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2EbeneWirtschaftlichkeit

Netto Inv. + Betrieb -Ertrag

Q-Nutzen

B2

B3

C2

C3

B1 A2 A1

A2

B1

B2B3C2

C1

B2 A3

B2

+

++

+ -0

Ebene qualitativer

Nutzen

1

3A1

A2

A3

B1

B2

B3

C1

C2

C3

4

Sicht 1: Das Utilitas-Label……macht eine Aussage zur Effizienz

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Sicht 2: Der Schwerpunktnutzen…...macht eine differenzierte Aussage zum qualitativen Nutzen

Modernisierung / ImageSynergien

Basisleistung Prozessoptimierung

Qualitätssteigerung

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Schwerpunktnutzen: Modernisierung

Sichtbarer Beitrag zu

Modernisierung und

Steigerung des

öffentlichen Image,

Innovation, neue

Technologien…

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Schwerpunktnutzen: Prozessoptimierung

Verbesserung resp.

Beschleunigung der

verwaltungsinternen und

-externen Abläufe, Arbeits-

entlastung, Vereinfachungen,

Hürdenabbau…

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Schwerpunktnutzen: Qualitätssteigerung

Verbesserung der Resultate,

der Datenqualität oder der

Umweltfreundlichkeit.

Steigerung der Verfügbarkeit

und Benutzerfreundlichkeit,

Fehlerreduktion…

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Schwerpunktnutzen: Basisleistung

Erfüllung von gesetzlichen

Vorgaben, Voraussetzung für

andere Vorhaben, rechtliche

und organisatorische

Rahmenbedingungen,

Sicherheitsmassnahmen…

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Schwerpunktnutzen: Synergien

Wiederverwendung von

Daten, Infrastruktur

oder Software,

Knowhow-Transfer

zwischen Vorhaben

oder Anwendungen…

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Womit kann man arbeiten?

� Excel / Tabellenkalkulation� Portfolio-Management-Systeme� Online-Umfragetools� Datenbanken…

Unser Hilfsmittel-

angebot :

Utilitas Kit

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Utilitas Kit: Das Vorgehen

Auswahl der zu messenden

Projekteeboge

15

15

Auswahl der Fragebogen

Methodik, Termine usw..

Information und Versand

Erhebung durchführen , Validierung

Auswertung mit Utilitas Kit

Berechnung Utilitas-Label und

Schwerpunkt-nutzen

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Utilitas Kit: Die Erhebung Fragebogen für Projektleiter

Fragebogen

Interviews

Schätzungen

Recherche

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Utilitas Kit: Auswertung im Mastersheet

Mastersheet

FragebogenExcel 1

Formeln

Fragebogen Excel 2

Fragebogen Excel 3

Fragebogen Excel 4 - 15

CockpitAuswertungenKonsolidierung

Fragebogen 1 - 15

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Utilitas Kit: AuswertungsmethodikLabel

Q-Nutzen

B2

B3

C2C3

B1 A2 A1

A2

B1

B2B3C2

C1

B2 A3

B2+

++

+ -0

Netto Inv. + Betrieb -Ertrag

W

A1A2

A3B1

B2B3

C1C2

C3

4

1

Q = Σ Anzahl Punkte der qualitativen Kriterien

Q < 40 = 1Q < 55 = 2Q < 68 = 3Q > 68 = 4

2

W = GI + (4 x BKJ) – (4 x E x ÄQ)

W > 1‘000‘0000 = 1W > 0 = 2W > - 1‘000‘000 = 3W < - 1000000 = 4

3

Gesamtinvestition + 4 Jahre Betriebskosten – 4 Jahre Ertrag x Äquivalenzfaktor

Q U

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Utilitas Kit: Einzelauswertung

• Beantwortung der

Fragen inkl. Bemerkungen

• Utilitas Label

• Grafische Darstellung der

Bewertung der Schwerpunkte

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Utilitas Kit: AuswertungsmethodikSchwerpunktnutzen

z.B. Modernisierung

M = Σ Anzahl Punkte der qualitativen Kriterien der spezifischen Fragen:

• Öffentliche Wirkung • Innovationscharakter• Transparenzverbesserung• Umweltverträglichkeit

Wenn M > 12 Punkte dann ist Modernisierung ein Schwerpunktnutzen

Modernisierung

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Utilitas Kit: CockpitZeigt die kumulierte Bewertung aller Projekte

• Verteilung Utilitas Label

• Verteilung Schwerpunkte

• Risikobewertung

• Öffentliche Wirkung

• Gesetzliche Vorgaben

• Verteilung der Antworten

innerhalb der

Schwerpunkte

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Utilitas Kit – Download oder…

www.egovernment.ch/utilitas

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Vielen Dank und viel Erfolg!