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Die Experton Group hat von Winter 2011 bis Frühjahr 2012 eine Untersuchung im Produkt- und Lösungsbereich der Office-Produktivitätslösungen (SaaS-Office-Kommunikations- und Kollaborationslösungen) durchgeführt. Betrachtet wurden Unternehmen in Deutschland mit bis zu 249 Mitarbeitern. In unserem Newsletter 12/2012 vom 23.03.2012 haben wir erste ausgewählte Ergebnisse und konkrete Empfehlungen für Geschäftsführer und IT-Verantwortliche in kleinen und mittelständischen Unternehmen vorgestellt. Im aktuellen Newsletter möchten wir die Ausführungen ergänzen. Weitere Studienergebnisse und Empfehlungen können in einer Research Note nachgelesen werden: Entmystifizierung der Beschaffung von Office-Produktivitätslösungen
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November 2012 © Experton Group www.experton-group.de
Fokusthema: Social Business
Entmystifizierung der Beschaffung von Office-
Produktivitätslösungen, die auf SaaS-/ Cloud-Lösungen
basieren. Fokus auf kleine und mittelständische
Unternehmen (Teil 2) 30.03.2012
Axel Oppermann 0561 506975-24
Axel.oppermann@experto
n-group.com
Die Experton Group hat von Winter
2011 bis Frühjahr 2012 eine Untersuchung im
Produkt- und Lösungsbereich der Office-
Produktivitätslösungen (SaaS-Office-
Kommunikations- und Kollaborationslösungen)
durchgeführt. Betrachtet wurden Unternehmen in
Deutschland mit bis zu 249 Mitarbeitern. In
unserem Newsletter 12/2012 vom 23.03.2012 haben
wir erste ausgewählte Ergebnisse und konkrete
Empfehlungen für Geschäftsführer und IT-
Verantwortliche in kleinen und mittelständischen
Unternehmen vorgestellt. Im aktuellen Newsletter
möchten wir die Ausführungen ergänzen. Weitere
Studienergebnisse und Empfehlungen können in
einer Research Note nachgelesen werden:
Entmystifizierung
der Beschaffung von Office-Produktivitätslösungen
November 2012 © Experton Group www.experton-group.de
Die Herausforderung für Unternehmen jeder
Größenklasse und Struktur besteht
insbesondere darin, die richtige Art der
Bereitstellung der Office-, Kollaborations- und
Kommunikationslösungen sowie den für ihre
Anforderungen adäquaten Hersteller bzw.
Serviceanbieter auszuwählen. Jedoch tun sich
Entscheider in kleinen und mittelständischen
Unternehmen hier oftmals besonders schwer.
Begründet wird dies mit fehlendem
Erfahrungshintergrund. So haben die
Verantwortlichen in diesen Unternehmen
oftmals keine Erfahrung hinsichtlich
Beschaffung von IT-Services oder Auslagerung
an Dienstleister / Outsourcer. Diese Sachlage
führt regelmäßig zur Vertagung von
Entscheidungen. Es geht bei diesen
Entscheidungen auf der einen Seite um die
Leistungsfähigkeit des Anbieters. Hierzu
zählen exemplarisch Umfang an
Funktionalitäten oder Verfügbarkeit von
Services. Auf der anderen Seite geht es um die
Validierung von Themen wie Datenschutz und
Datensicherheit. Dabei wird
Datenschutz als ein Schutz vor
missbräuchlicher Datenverarbeitung
interpretiert. Verbunden ist der
Schutz des Rechts auf
informationelle Selbstbestimmung,
der Schutz des Persönlichkeitsrechts
bei der Datenverarbeitung sowie der
Schutz der Privatsphäre.
Datenschutz steht für die Idee, dass
jeder Mensch grundsätzlich selbst
entscheiden kann, wem, wann und
welche seiner persönlichen Daten
zugänglich sein sollen.
Datensicherheit mit Zielen der
Vermeidung von Schäden
gleichgesetzt. Es geht im Kern um
Eigenschaften von
informationsverarbeitenden und -
lagernden Systemen, welche die
Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und
Integrität sicherstellen sollen.
Bei der Entscheidungsfindung hinsichtlich der
für die eigene Situation optimalen
Bereitstellung ist zwischen der
Bereitstellungsform und den
Bereitstellungsmodellen zu unterscheiden. Bei
den Bereitstellungsformen handelt es sich um
Client-Applikationen
Auf dem Client installierte
Anwendungen, die ein umfängliches
Leistungsspektrum bieten.
Server (vor Ort beim Anwender)
Server, die beim Anwender vor Ort
stehen und die Funktionalitäten der
Client-Lösungen ergänzen sowie
integrierte Funktionalitäten
ermöglichen
Services
Bezug und Zugriff auf die Lösungen
via Internet und i.d.R. über den
Browser
Unternehmen erhalten hierdurch die
Möglichkeit, eine für sich optimierte
Kombination der einzelnen
Bereitstellungsoptionen zu wählen. So können
exemplarisch Mail-Lösungen über Service-
Modelle beschafft werden, während wichtige
Daten im Unternehmen auf eigenen Servern
betrieben werden.
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Dabei haben die Unternehmen die Wahl
zwischen den folgenden drei Betriebsmodellen:
On-Premise
Eigene Infrastruktur im
Unternehmen
Hybrid
Hybride Modelle verbinden (Cloud-)
Services mit beim
Anwenderunternehmen vor Ort
installierten/betriebenen Lösungen
SaaS-Only (Cloud-Only)
Ausschließlicher Bezug der Office-
Lösungen über ein
Dienstleistermodell
Hierdurch ergibt sich die Möglichkeit, eine, bis
auf Ebene des einzelnen Mitarbeiters,
bedarfsgerechte Strategie hinsichtlich der
Ausstattung mit Office- und
Kommunikationslösungen umzusetzen. Durch
diese Bündelung und Integration der
unterschiedlichen Bereitstellungsoptionen und
Produkteigenschaften können Entscheider in
Unternehmen die optimale Schnittmenge für
das eigene Unternehmen ermitteln und
variieren. Ausgangspunkt ist immer der Bedarf
des einzelnen Mitarbeiters (und in Summe des
gesamten Unternehmens).
Herausforderung: Mangelnde Kommunikation
der Anbieter einerseits – Diskrepanz zwischen
Informationsbedarf und Informationsnachfrage
andererseits
Entscheider in kleinen und mittelständischen
Unternehmen, die bisher noch keine - bzw. nur
wenige – IT-Services über einen Dienstleister
beschafft haben, stehen vor der
Herausforderung, die unterschiedlichen
Werbebotschaften und inhaltlichen Merkmale
im Umfeld der SaaS-/ Cloud-basierten Office-
Produktivitätslösungen aufzunehmen, zu
filtern und verarbeiten zu können. Dieser
Prozess erfolgt vor dem Hintergrund
asymmetrischer Informationslagen und
geringen Erfahrungswerten bei der
Beschaffung dieser IT-Services. Dies ist ein
wesentlicher Unterscheidungsfaktor,
beispielsweise gegenüber Unternehmen die
bereits eine entsprechende Erfahrungs- und
Lernkurve durchschritten haben. Was jedoch
bei allen unterschiedlichen
Anwendersegmenten zu erkennen ist, ist der
Unterschied zwischen Informationsangebot,
Informationsbedarf und der
Informationsnachfrage. Der
Informationsbedarf ist zu unterteilen in einen
objektiven und einen subjektiven
Informationsbedarf. Der objektive
Informationsbedarf zielt auf die Informationen
ab, die zur Entscheidungsfindung notwendig
sind. Der subjektive Informationsbedarf leitet
sich aus (subjektiven) Einschätzungen des
Einzelnen – respektive der Summe der
subjektiven Elemente im Buying Center – im
Beschaffungsprozess ab. Informationen über
die Einhaltung von Standards oder
Zertifizierungen zielen regelmäßig auf beide
Informationsbedarfe ab.
Die Praxis zeigt jedoch, dass im Rahmen einer
Informationsbeschaffung im institutionellen
Beschaffungsprozess nicht immer alle
(objektiven und subjektiven) Informationen
vorhanden sind. So kommunizieren
exemplarisch viele Anbieter nur über
ausgewählte Inhalte oder lenken die
Aufmerksamkeit in eine bestimmte Richtung.
Hierbei werden regelmäßig Größen
vernachlässigt, die umwelt- und/oder
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produktspezifische sowie
unternehmensspezifische
(=nachfragespezifische) Faktoren im
Beschaffungsprozess beinhalten.
Abbildung: Diskrepanz zwischen
Informationsangebot und –nachfrage. Quelle:
Experton Group 2012.
Die Experton Group empfiehlt kleinen und
mittelständischen Unternehmen, die sich
überlegen, Office-Kommunikations- und
Kollaborationslösungen über SaaS-/ Cloud-
Modelle zu beziehen, im Vorfeld der
Beschaffung die für die Entscheidungsfindung
benötigen Informationen und Inhalte zu
erfassen und in für sie einfachen Modellen
abzubilden. Letztendlich sollten – egal in
welchem Umfang die Aktivitäten tatsächlich
umgesetzt werden – die Methoden bzw. das
Vorgehen in eine quantitative Ausrichtung
münden. Also quasi in eine gewichtete
Wissens- und Informationsbilanz. In diesem
Zusammenhang muss auch die zentrale Frage
beantwortet werden, ob im Eigenbetrieb eine
höhere Servicequalität, Verfügbarkeit und
Gewährleistung von Datensicherheits- und
Datenschutzanforderungen sichergestellt
werden kann, oder ob ein professioneller
Anbieter hier Mehrwerte liefern kann.
Kurzübersicht
Die Experton Group hat eine Kurzübersicht
ausgewählter Anbieter von SaaS-/Office-
Kollaborations- und Kommunikationslösungen
zusammengestellt. Hierbei wurden sowohl
Anbieter aufgenommen, die Ihre Leistungen in
einer Public Cloud als auch in einer Private-
Cloud-Infrastruktur bereitstellen. Aufgelistet
wurden unterschiedliche Zertifizierungen,
Prozesse und Maßnahmen zum Erzielen von
Transparenz. Eine Kurzbeschreibung der
Zertifizierungen ist in Kapitel 7 der erwähnten
Research Note zu finden. Diese aufgeführte
Darstellung kann (und muss gegebenenfalls)
noch um industriespezifische regulatorische
oder interne Sicherheitsanforderungen ergänzt
werden. Eine Gewichtung oder Bewertung der
unterschiedlichen Zertifizierungen findet an
dieser Stelle nicht statt. Auch können – und
sollten – die Ausführungen der Kurzübersicht
noch individuell ergänzt werden.
Die Beschaffung und der Einsatz von
Produktivitätslösungen über das
Bereitstellungsmodell Cloud Computing
erfordert von den IT-Entscheidern und
Geschäftsführern in kleinen und
mittelständischen Unternehmen auch eine
ernsthafte Prüfung der Sicherheits- und
Datenschutzfragen und Technologien. Hiervon
können sie sich nicht lossprechen. Es wird
empfohlen, die Entscheidung für oder gegen
einen Lieferanten oder eine
Bereitstellungsform auf einer transparenten
vergleichenden Darstellung durchzuführen. So
kann die nachfolgende Darstellung in eine
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gewichtete Bewertungsmatrix (Balance
Scorecard) übertragen werden. Diese
beinhaltet dann auch die Punkte „Reputation
des Anbieters“ und die „Kosten für die
Services“.