Formularprozess und Checkliste · BUNDESVERWALTUNGSAMT Kompetenzzentrum Vorgangsbearbeitung, Prozesse und Organisation (CC VBPO) Formularprozess und Checkliste Ableitung von Prozessen

BUNDESVERWALTUNGSAMT BUNDESVERWALTUNGSAMT

Kompetenzzentrum Vorgangsbearbeitung,

Prozesse und Organisation (CC VBPO)

Formularprozess und Checkliste Ableitung von Prozessen mit eFormularen

Basiskomponente Formularserver – Formular-Management-System (BK FS – FMS) Version 1.0 Mai 2005


Das vorliegende Dokument wurde durch das Kompetenzzentrum Vorgangsbearbeitung, Prozesse und Organisation im Bundesverwaltungsamt in Zusammenarbeit mit der Firma BearingPoint und der Firma Micus erstellt. Ansprechpartner: Frau Dr. Ildiko Knaack Bundesverwaltungsamt Projektgruppe Kompetenzzentren eGovernment BundOnline 2005 - Kompetenzzentrum Vorgangsbearbeitung, Prozesse und Organisation (CC VBPO) eMail: [email protected]

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Inhaltsverzeichnis

Management Summary .......................................................10

1 Einleitung ..................................................................12

1.1 Aufbau des Dokuments...................................................12

1.2 Vorgehen........................................................................13

2 Nutzenaspekte beim Einsatz von eFormularen......14

2.1 Operativer und strategischer Nutzen...............................15

2.2 Spezifischer Nutzen der Prozessbeteiligten ....................15

2.2.1 Nutzersicht ............................................................................. 15

2.2.2 Behördensicht ........................................................................ 17

3 Der Formularprozess................................................18

3.1 Grundlegende Annahmen...............................................18

3.2 Methodik und Vorgehen..................................................19

3.3 Übersicht ........................................................................21

3.4 Detaillierte Beschreibung des Formularprozess..............24

3.4.1 Phase 1: Ausfüllen des Formulars......................................... 24

3.4.2 Phase 2: Formularversand .................................................... 33

3.4.3 Phase 3: Formularverarbeitung ............................................. 40

3.5 Plausibilitätsprüfung........................................................48

3.5.1 Unterprozess ‚Plausibilitätsprüfung’ ...................................... 48

3.5.2 Unterprozess ‚Plausibilitätsprüfung Feld’ .............................. 51

3.6 Weitere Unterprozesse ...................................................52

3.6.1 Unterprozess ‚L-1 Login’........................................................ 52

3.6.2 Unterprozess ‚S-1 Zwischenspeichern’ ................................. 53

4 Komponentenintegration .........................................54


4.1 Kommunikation FMS – BK DS (VPS)..............................54

4.1.1 Nutzersicht ............................................................................. 54

4.1.2 Behördensicht ........................................................................ 55

4.2 Kommunikation FMS – ZVP............................................55

4.2.1 Nutzersicht ............................................................................. 55

4.2.2 Behördensicht ........................................................................ 56

4.3 Kommunikation FMS – VBS............................................56

4.3.1 Generierung Antragsnummer ................................................ 56

4.3.2 Abgleich mit bereits vorhandenen Kundendaten................... 57

4.3.3 Datenschutz........................................................................... 57

4.3.4 Übergabe von Formulardaten in das VBS............................. 57

4.3.5 Abfrage von Inhalten von Wertelisten im VBS....................... 58

4.3.6 Plausibilitätsprüfungen........................................................... 58

4.4 Kommunikation FMS – Fachverfahren............................58

5 Besondere Formerfordernisse ................................59

5.1 Verfahrensgestaltung......................................................59

5.2 Umgang mit Begleitdokumenten .....................................60

5.3 Urkundencharakter .........................................................60

5.4 Rechtsbehelfsbelehrungen .............................................60

5.5 Langzeitarchivierung.......................................................60

6 Übernahme der Formularprozesse..........................61

6.1 Voraussetzungen beim Kunden ......................................61

6.2 Voraussetzungen bei den Behörden...............................61

6.3 Empfehlungen zum Vorgehen.........................................62

6.3.1 Vorbereitende organisatorische Maßnahmen ....................... 62

6.3.2 Maßnahmen im Zusammenhang mit eFormularen ............... 63

6.3.3 Infrastrukturelle Gestaltung.................................................... 65


6.4 Unterstützungsleistungen ...............................................65

Anhang .................................................................................67

A Checkliste zur Prozessgestaltung...........................68

B Prozessbeschreibung...............................................71

C Beschreibung der Unterprozesse............................87

D Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK)..................91


Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: eFormulare als Transaktionsgrundlage ......... 14

Abbildung 2: Die G2X-Beziehungen einer Behörde ............. 16

Abbildung 3: Terminologie zu Prozessen ............................. 19

Abbildung 4: Methodik: Teilprozess ‚A1-2 Online Ausfüllen’ mit Sprungstelle A1-3 c................. 20

Abbildung 5: Methodik: Teilprozess ‚A1-3 Online Ausfüllen’ mit Zielsprungstelle A1-2 c........... 20

Abbildung 6: Methodik: Teilprozess ‚A1-4 Online Ausfüllen’ mit Aufruf des Unterprozesses ‚Zwischenspeichern S1’ .................................. 20

Abbildung 7: Methodik: Unterprozess ‚S1-4 Online Ausfüllen’ mit Angabe des aufrufenden Unterprozesses ‚Zwischenspeichern S-1’ ..... 21

Abbildung 8: Übersicht Formularprozess............................. 23

Abbildung 9: Teilprozess ‚A1-1 Online Ausfüllen’................ 25

Abbildung 10: Teilprozess ‚A1-2 Online Ausfüllen’............... 26





Abbildung 15: Teilprozess ‚A2-1 Offline Ausfüllen’............... 31



Abbildung 18: Teilprozess ‚ V1-1 Versandvorbereitung’ ...... 34

Abbildung 19: Teilprozess ‚ V2-1 Versenden über VPS’ ....... 35

Abbildung 20: Teilprozess ‚ V2-2 Versenden über VPS’ ....... 36


Abbildung 21: Teilprozess ‚ V3-1 Versenden per Post’......... 38

Abbildung 22: Teilprozess ‚ V4-1 Endgültige Ablage im FMS................................................................... 39

Abbildung 23: Teilprozess ‚ B1-1 Verarbeitung im VBS’....... 41

Abbildung 24: Teilprozess ‚B1-2 Verarbeitung im VBS’........ 42

Abbildung 25: Teilprozess ‚B1-3 Verarbeitung im VBS’........ 43

Abbildung 26: Teilprozess’ B2-1 Verarbeitung im Fachverfahren’ ................................................. 44



Abbildung 29: Unterprozess ‚P-1 Plausibilitätsprüfung’....... 49

Abbildung 30: Unterprozess ‚P-2 Plausibilitätsprüfung’....... 50

Abbildung 31: Unterprozess ‚PF-1 Plausibilitätsprüfung Feld’ .................................................................. 51

Abbildung 32: Unterprozess ‚L-1 Login’................................. 52

Abbildung 33: Unterprozess ‚S-1 Zwischenspeichern’ ......... 53

Abbildung 34: Funktionale Infrastruktur bei VBS-Nutzung ... 65

Abbildung 35: EPK-Regeln ...................................................... 92

Abbildung 36: Symbole der CC VBPO-Vorlage zur Beschreibung von Soll-Prozessen................. 93


Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Checkliste Formularprozess ........................... 70

Tabelle 2: Teilprozess. Online-Ausfüllen ......................... 74

Tabelle 3: Teilprozess: Offline-Ausfüllen......................... 76

Tabelle 4: Teilprozess: Versandvorbereitung.................. 77

Tabelle 5: Teilprozess: Versenden über VPS .................. 79

Tabelle 6: Teilprozess: Versenden per Post.................... 80

Tabelle 7: Teilprozess: Endgültige Ablage im FMS ........ 81

Tabelle 8: Teilprozess: Verarbeitung im Vorgangsbearbeitungssystem ....................... 84

Tabelle 9: Teilprozess: Verarbeitung im Fachverfahren.................................................. 86

Tabelle 10: Unterprozess: ‚Plausibilitätsprüfung’............. 88

Tabelle 11: Unterprozess: ‚Plausibilitätsprüfung Feld’ .... 89

Tabelle 12: Unterprozess: ‚Login’....................................... 90

Tabelle 13: Unterprozess: ‚Zwischenspeichern’ ............... 90


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Abkürzungsverzeichnis

Abkürzung Bedeutung

BfN Bundesamt für Naturschutz

BK Basiskomponente von BundOnline

Bspw. Beispielsweise

CC VBPO Kompetenzzentrum Vorgangsbearbeitung, Pro-zesse und Organisation

CITES Convention on International Trade in Endan-gered Species of the Wild Fauna and Flora

DOMEA Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang

DS Datensicherheit

EfA Einer für Alle, Einige für Alle

EJB Enterprise Java Beans

FMS Formular-Management-System

FS Formularserver

FV Fachverfahren

Ggf. Gegebenenfalls

GSB Government Site Builder

HKR Haushaltskassenrechnungswesen

IT Informationstechnologie

WiBe Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

o.ä. Oder ähnliches

OSCI Online Services Computer Interface

SAGA Standards und Architekturen für eGovernment Anwendungen

Sog. So genannt

SQL Structured query language

VBS Vorgangsbearbeitungssystem

VPS Virtuelle Poststelle

VwVfG Verwaltungsverfahrensgesetz

XDOMEA Strukturierte Datensätze für DOMEA

XML Extended Markup Language

XÖV Strukturierte Datensätze für die öffentliche Ver-waltung

z.B. Zum Beispiel

ZÜV Zahlungsüberwachungsverfahren

ZVP Zahlungsverkehrsplattform


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Management Summary

Zur Umsetzung möglichst medienbruchfreier Verfahren beim Einsatz von eFormularen dient das vorliegende Dokument der Ableitung von fachli-chen, technischen und organisatorischen Maßnahmen von dem im Doku-ment beschriebenen und gegebenenfalls auf die behördenspezifische Be-lange angepassten Prozesse. Das Dokument soll damit eine Hilfestellung für den eFormulare einführenden Personenkreis sein.

Dargestellt werden neben einer detaillierten Beschreibung der Formular-prozesse die mit eFormularen einhergehenden Formerfordernissen, die Kommunikation mit den Basiskomponenten Datensicherheit (VPS) und Zahlungsverkehrsplattform (ZVP) sowie die Kommunikation mit Vorgangs-bearbeitungssystemen (VBS) und Fachverfahren. Ergänzend werden die Nutzenaspekte von eFormularen sowie Empfehlungen zur Übernahme der Formularprozesse erläutert. Für einen schnellen Einstieg wird empfohlen, vor dem Studium der detaillierten Prozessbeschreibungen in Kapitel drei zunächst die anderen Kapitel zu lesen. Dabei wird vorausgesetzt, dass der Leser bereits erste Grundkenntnisse zum Thema eFormulare sowie zur BundOnline Basiskomponente Formularserver – Formular-Management-System (BK FS – FMS) besitzt. Hier wird insbesondere, wie im ersten Ka-pitel beschrieben, auf die weiteren Dokumente verwiesen, die ebenfalls zum Thema über das Wissensmanagement von BundOnline (http://www.wmsbundonline.de/) abgerufen werden können. Insbesondere sei an dieser Stelle der „Leitfaden zur Erstellung von eFormularen“ er-wähnt.

Im zweiten Kapitel erfolgt zunächst eine grundlegende Erläuterung der mit dem Einsatz von eFormularen verbundenen Nutzenaspekte und -potentiale. Neben der Darlegung von strategischem und operativem Nut-zen werden insbesondere die Sichtweisen von formularnutzenden Perso-nen und formularanbietenden Behörden dargelegt. Deutlich wird in diesem Kapitel, dass der aus dem Einsatz von eFormularen resultierende Nutzen für alle Beteiligte Vorteile birgt, wenn die Formularprozesse entsprechend definiert worden sind.

Im darauf folgenden dritten Kapitel werden zunächst die für die Definition des Formularprozesses nötigen Annahmen zusammengefasst. Mit den Beschreibungen des Formularprozesses wird im Sinne einer Modellierung Gegebenheiten in den Behörden soweit wie möglich entsprochen. Deutlich ist dabei aber, dass nicht immer alle Annahmen zutreffend sein können. Dennoch wird der eigentliche Formularprozess in einer ausreichenden Tie-fe untergliedert in Phasen, Teilprozesse und Unterprozesse definiert, um daraus spezifische Ableitungen generieren zu können. In diesem Abschnitt werden die Prozessbestandteile grafisch wiedergegeben. Für eine noch größere Detailtiefe wird an dieser Stelle auf die tabellarische Darstellung im Anhang hingewiesen.

Im vierten Kapitel werden die aus Prozesssicht berührte Kommunikation mit anderen Basiskomponenten und nachgelagerten Systemen, wie Vor-gangsbearbeitungssysteme oder Fachverfahren, in Abstimmung mit den verfügbaren BundOnline-Dokumentationen dargelegt.

Kapitel fünf widmet sich intensiv den mit der Nutzung von eFormularen verbundenen Formerfordernisse. Je nach dem, ob z. B. die qualifizierte elektronische Signatur gefordert ist oder andere formale Aspekte bei der Umsetzung von Verfahren mit eFormularen nötig sind, kann die Ausgestal-tung des individuellen Formularprozesses einer Behörde erheblich variie-ren. Hier können sicher nur Ansatzpunkte diskutiert werden, da bei jedem spezifischen Einzelfall die jeweilige Rechtslage und somit die zu beachten-den Formerfordernisse betrachtet werden müssen.


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Das letzte Kapitel beschäftigt sich mit der Ableitung und Übernahme der behördeneigenen Formularprozesse. Neben Empfehlungen zum Vorgehen bei der jeweiligen Behörde werden hier auch die im Rahmen von BundOn-line nutzbaren Beratungsleistungen beschrieben. Die Inhalte dieses Kapi-tels bilden die Basis für die im Anhang zu findende Checkliste als Hilfestel-lung für die Definition eigener Prozessvarianten.

Neben den bereits in dieser Zusammenfassung erwähnten Inhalten des Anhangs ist dort weiterhin eine Erklärung zu der im dritten Kapitel gewähl-ten Darstellungsform für die Prozessbeschreibung zu finden.


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1 Einleitung

Das vorliegende Dokument richtet sich an alle Behörden, die beabsichti-gen, ihren Kunden elektronische Formulare zur Verfügung zu stellen. Da-bei wird der Einsatz der BundOnline Basiskomponente Formularserver mit dem dazugehörigen Formular-Management-System (BK FS – FMS) be-rücksichtigt. Dieses Dokument ist insbesondere für Projektverantwortliche und -mitarbeiter sowie IT-Leiter gedacht, soll aber auch weiteren am The-ma Interessierten Erläuterungen geben und Hilfestellung sein.

Im Prinzip ergeben sich zwei Lesergruppen bzw. Einsatzzwecke für dieses Dokument:

• Der interessierte Leser, der sich einen Überblick zum Thema Prozess-gestaltung unter Berücksichtigung der BK FS – FMS verschaffen möchte. Diesem Leserkreis sei an dieser Stelle empfohlen, die detail-lierte Prozessbeschreibung in den Abschnitten 3.4 bis 3.6 zunächst auszulassen und diese bei weitergehendem Interesse im Nachhinein zu studieren.

• Mitarbeiter, die sich im Rahmen eines laufenden Projekts mit der Pro-zessgestaltung in Verbindung mit eFormularen beschäftigen. Für die-sen Leserkreis ist das vorliegende Dokument als projektbegleitendes Werkzeug ausgelegt. Hauptaugenmerk sollte dieser Leserkreis auf die detaillierten Prozessbeschreibungen der Abschnitte 3.4 bis 3.6 sowie auf die im Anhang zu findende tabellarische Prozessbeschreibung ha-ben.

Mit den Beschreibungen entspricht das Kompetenzzentrum Vorgangsbe-arbeitung, Prozesse und Organisation (CC VBPO) dem Bedarf der Bun-desbehörden, die Formularbearbeitung aus Prozesssicht darzustellen. Deutlich wird dabei, dass die Definition von Formularprozessen sehr kom-plex werden kann. Mit der in diesem Dokument beispielhaft dargestellten Beschreibung wird dem Leser eine Detailtiefe angeboten, die es im Rah-men eines Projekts in Verbindung mit eFormularen ermöglicht, alle nötigen organisatorischen und technischen Maßnahmen zur Umsetzung durch-gängig elektronischer Verfahren abzuleiten.

Für die im Folgenden verwendeten Begriffe, die Personen bezeichnen, wird aus Gründen der Lesbarkeit keine Unterscheidung in die weibliche oder männliche Form vorgenommen. Es sind aber jeweils beide Formen gemeint.

1.1 Aufbau des Dokuments

Aufbauend auf diese Einleitung werden im folgenden Kapitel die Nutzen-aspekte der BK FS - FMS sowie der Einsatz von eFormularen genauer betrachtet. Anschließend werden die einzelnen Phasen des Formularpro-zesses beschrieben, wobei wie folgt unterteilt worden ist:

• Ausfüllen, • Versand und • Weiterbearbeitung eines eFormulars in der Behörde.

Gegenstand sind darüber hinaus die zu beachtenden Integrationsaspekte im Prozess, insbesondere zu anderen BundOnline Basiskomponenten und zu den weiterverarbeitenden Systemen in einer Behörde. Die Beschrei-bungen konzentrieren sich hierbei auf die organisatorischen Aspekte.

Weiterhin wird auf die besonderen Formerfordernisse eingegangen, die im Zusammenhang mit dem elektronischen Formularaustausch zu beachten sind.


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Im letzten Kapitel werden die Voraussetzungen beschrieben, die seitens der Behörde erfüllt sein müssen, um den Formularprozess zielführend um-zusetzen.

Abschließend werden Empfehlungen des CC VBPO zum Umgang mit dem Formularprozess sowie Hinweise auf mögliche Unterstützungsleistungen angeführt.

1.2 Vorgehen

Ziel des Dokuments ist es, die Formularbearbeitung aus Prozesssicht dar-zustellen. Die beschriebenen Formularprozesse sollen Grundlage für die spezifische Prozessgestaltung für den Einsatz der BK FS - FMS in Behör-den sein. Die vorliegenden Beschreibungen sind auf Basis angenommener Rahmenbedingungen erfolgt. Diese sind für die Umsetzung behördenspe-zifischer Prozesse im Detail zu prüfen und anzupassen.

Die Beschreibungen und Prozessdarstellungen im Dokument orientieren sich an der aktuellen Version der Basiskomponente, wobei ein Detaillie-rungsgrad gewählt wurde, der eine Übertragbarkeit auf behördenspezifi-sche Verfahren ermöglicht. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass der vorlie-gende Text über einen längeren Zeitraum Bestand hat und nur im geringen Maß durch neue Produktversionen der Basiskomponente beeinflusst wird.


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2 Nutzenaspekte beim Einsatz von eFormularen

In diesem Kapitel wird dargelegt, wie sich der Nutzen, also die Vorteile des Einsatzes von eFormularen manifestieren kann. Weiterhin wird nach ver-schiedenen Nutzerkreisen unterschieden. Mit Nutzerkreisen sind Nutzer-gruppen gemeint, die gleiches Verhalten aufweisen, wie beispielsweise der Bürger.

Jenseits einer reinen Quantifizierung von Kosten-/Nutzen-Aspekten sowie der aufwändigen Abschätzung von qualitativen Mehrwerten, wie diese im eGovernment-Umfeld inzwischen Standard sind (IT-WiBe), schaffen eFor-mulare einen Nutzen, der sich vielfach manifestiert.

eFormulare ermöglichen die medienbruchfreie Bearbeitung von Anträgen, vom Ausfüllen des eFormulars bis zu seiner Einbindung in behördeninterne Fachanwendungen. Wo noch keine behördeninterne Fachanwendung be-steht, wird durch den Einsatz von eFormularen im ersten Schritt ein kun-denfreundliches „Interface“ geschaffen.

Mit eFormularen werden Dienstleistungen der Verwaltung für den Kunden zeitlich rund um die Uhr verfügbar. Zugleich entlasten eFormulare die Ver-waltung, da ausgefüllte eFormulare sich auf Grund der integrierten Plausi-bilitätsprüfungen durch eine hohe Datenqualität auszeichnen.

Mit dem systematischen Einsatz von eFormularen kann die Grundlage für eine Transaktionsbeziehung zwischen der Verwaltung und ihren Kunden geschaffen werden. Komplexe transaktionsbasierte Verfahren können hierbei durch den Einsatz von FMS umgesetzt werden. Erreicht wird damit eine bidirektionale Kommunikation zwischen Bürger/Unternehmen und Verwaltung, die als höchste Stufe des eGovernment zu betrachten ist. ��

• Inhalte beschaffen• Inhalte aufbereiten/ verdichten

• Inhalte verbreiten

• Dialog einleiten• Kommunikations-partner einbinden

• Beratungsleistungendurchführen

• Antrag aufnehmen• Zulassungen undGenehmigungen erteilen

• Zahlungen abwickeln

�� • Inhalte beschaffen• Inhalte aufbereiten/ verdichten

• Inhalte verbreiten

• Dialog einleiten• Kommunikations-partner einbinden

• Beratungsleistungendurchführen

• Antrag aufnehmen• Zulassungen undGenehmigungen erteilen

• Zahlungen abwickeln

Abbildung 1: eFormulare als Transaktionsgrundlage

Auch wenn voraussichtlich noch über einen längeren Zeitraum zusätzlich zum elektronischen Datenaustausch der papiergebundene Versand von Unterlagen (z.B. beglaubigte Kopie eines Personalausweises) genutzt werden wird, entfalten eFormulare und der damit zusammenhängende Einsatz der BK FS - FMS einen großen Nutzen.

Die Zeit- und Aufwandsvorteile auf Kundenseite (bspw. innerhalb eines Antragsverfahrens) sind unter volkswirtschaftlichen Aspekten als erheblich einzustufen. Die Reduktion von Tätigkeiten wie die Fehlerkontrolle der Formulardaten oder Nachfrageaufwänden beim Kunden tragen dazu bei, dass die Sachbearbeiter sich stärker ihren fachlich-inhaltlichen Tätigkeiten zuwenden können.

Mit dem systematischen Einsatz von eFormularen wird die Grundlage für eine moderne Transaktionsbeziehung zwischen der Verwaltung und ihren Kunden geschaffen. Mit dem Einsatz der Basiskomponente steht ein leis-tungsfähiges Werkzeug zur Verfügung, das diesen Modernisierungsschub unterstützt.


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2.1 Operativer und strategischer Nutzen

Der operative Nutzen bezieht sich – insbesondere aus Sicht der Verwal-tung – auf den Lebenszyklus eines eFormulars und lässt sich entspre-chend auf die drei Phasen Formularerstellung, -bereitstellung und -weiter-bearbeitung beziehen.

Zu den Nutzeneffekten bei der Formularerstellung zählen demnach der mit geringem Aufwand verbundene Designprozess sowie die Trennung von Layout und Daten. Damit können eFormulare modular erstellt und effizient wieder verwendet werden. Möglich und empfehlenswert hierbei ist die Standardisierung durch Formatvorlagen, die interne Abstimmungsaufwän-de minimiert und die Umsetzung eines behördlichen Corporate Designs unterstützt.

Weitere Nutzeneffekte ergeben sich bei der Formularbereitstellung, da e-Formulare hoch performant sind und mit geringen Datenmengen auskom-men. Darüber hinaus bieten Sie komfortable Funktionalitäten, wie z.B. die Vorbelegung von Feldern mit wiederkehrenden Daten.

Auch bei der Formularweiterbearbeitung sind die Nutzeneffekte deutlich. Durch eine medienbruchfreie Weiterbearbeitung kann eine nicht zu unter-schätzende Prozessbeschleunigung erreicht werden. Rechtssicherheit wird mit der eindeutigen Protokollierung des Übergabezeitpunktes von Anträgen an die Verwaltung geschaffen.

Neben dem hier skizzierten operativen Nutzen kann durch den Einsatz von eFormularen beträchtlicher strategischer Nutzen erzielt werden. Durch die Nutzung einheitlicher eFormulare werden behördenübergreifende Ab-stimmungen vereinfacht und die Transaktionskosten sinken. Die Verwal-tung kann sich durch die Einführung von eFormularen als kundenorientiert und zeitgemäß präsentieren. Das eFormular wird zum behördlichen Marke-tinginstrument.

2.2 Spezifischer Nutzen der Prozessbeteiligten

Mit Blick auf einzelne Nutzerkreise bietet sich ein noch differenzierteres Bild. Hier soll im Folgenden zwischen den Behörden einerseits und ihren Kunden als Nutzer von eFormularen andererseits unterschieden werden.

2.2.1 Nutzersicht

Die Beziehungen zwischen der Behörde und dem Bürger (G2C, Government-to-Citizen), den Wirtschaftsunternehmen (G2B, Government-to-Business), anderen Behörden (G2G, Government-to-Government) und zu ihren Mitarbeitern (G2E, Government-to-Employee) ist in der folgenden Graphik veranschaulicht. Der rollenspezifische Nutzen wird anschließend erläutert.


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Verwaltung

Behörde B

Verwaltung

Verwaltungs-personal

Bürger

Unternehmen

Behörde A

Privater Bereich Öffentlich- rechtlicher Bereich

G2B

G2C G2G

G2E

Abbildung 2: Die G2X-Beziehungen einer Behörde

Bürger

Für den Bürger bedeuten eFormulare eine neue Dimension im Umgang mit der Verwaltung. Indem behördliche Prozesse im Internet abgebildet wer-den, kommt der auf eFormularen basierten Kommunikation mit dem Bürger als Nutzer eine tragende Rolle zu. eFormulare enthalten Ausfüllhinweise und ermöglichen ein „geleitetes“ Ausfüllen. Hinterlegte Plausibilitäten wei-sen den Bürger auf fehlende Angaben oder Unterlagen hin, noch bevor das Formular abgeschickt wird. Dies führt zu vollständigen, qualitätsgesi-cherten Anträgen. Schließlich können mit fachlich vollständigen Anträgen die Bearbeitungszeiten reduziert werden. Dies steigert die Kundenzufrie-denheit. Wenn im Rahmen der behördlichen Weiterbearbeitung die elekt-ronische Kommunikation mit dem Bearbeiter möglich ist, wird dieser Effekt weiter verstärkt.

Unternehmen

Aus Unternehmenssicht stellt eGovernment das „eBusiness des Staates" dar. Aus diesem Blickwinkel werden eFormulare zum Indikator für die Pro-fessionalisierung der Verwaltung. Durch den Einsatz von eFormularen steigt die virtuelle Erreichbarkeit der Verwaltung. Ausfüllhilfen und hinter-legte Plausibilitäten führen auch hier zu qualitativ besseren und vollständi-geren Anträgen, deren Bearbeitung keine ständigen Nachfragen erfordert. Zeitkritische Verfahren, wie die Anmeldung eines Gewerbes oder die An-siedlung in einem Gewerbegebiet, können gestützt auf eFormulare schnel-ler abgewickelt werden. Verfahren, die es Unternehmen erlauben, den ak-tuellen Bearbeitungsstand eines Antrags einzusehen, können Formular-prozessen nachgelagert werden. Indem sich die Wirtschaft als Kunde und Geschäftspartner einer Behörde fühlt und nicht als Bittsteller, wächst die Bindung an den Wirtschaftsstandort.


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Andere Behörden

Nicht nur das eigene Haus, auch andere Behörden können dem Einsatz von eFormularen greifbare Vorteile abgewinnen. Durch die Vernetzung behördlicher Portale und die übergeordnete Informationsdarstellung wird der Zugriff auf zentrale eFormulare erleichtert. Die Übernahme von eFor-mularen anderer Behörden und deren Anpassung an das eigene Corpora-te Design sowie deren Integration in vorhandene Internetauftritte ermögli-chen erhebliche Synergieeffekte innerhalb der Verwaltung. Behördenüber-greifend gewährleistet die eFormular-basierte Antragstellung hohe Stan-dards für Datenschutz, Datensicherheit und Verschlüsselung.

Mitarbeiter der Behörde

Auch jenseits spezifischer Verwaltungsverfahren ist der Nutzen von eFor-mularen erfahrbar. Interne Routinevorgänge, wie die Urlaubsbeantragung oder die Reisekostenabrechnung, können automatisiert werden. Die eFor-mular-gestützte Antragstellung führt auch intern zu beschleunigten Verfah-ren.

2.2.2 Behördensicht

Aus Behördensicht lassen sich vor Allem folgende Vorteile elektronischer Formulare anführen, die als Mehrwert gegenüber dem papiergebundenen Formular greifbar sind

• Sie sind jederzeit und ohne Bindung an Geschäftszeiten verfügbar. • Dynamische eFormulare beschränken sich auf die notwendigen Infor-

mationen (Eingabefelder). Statische Formulare können jederzeit als Leer-Formulare ausgedruckt und noch in konventioneller Art und Wei-se befüllt werden.

• Mit eFormularen übertragene Datensätze können beispielsweise zur Übernahme in ein Vorgangsbearbeitungssystem (VBS) oder Fachver-fahren bereitgestellt werden.

• eFormulare vermeiden Formfehler durch automatische Prüfungen auf Richtigkeit und Vollständigkeit.

• eFormulare erleichtern die behördliche Weiterbearbeitung durch ein-gebettete Verfahren wie z.B. Berechnungen.

• eFormulare können auf Datenbanken zugreifen. • eFormularen kann ein fester Ablauf (Workflow) hinterlegt werden, der

die Weiterbearbeitung erleichtert. • In eFormulare können elektronische Bezahlverfahren eingebunden

werden. • eFormulare ermöglichen das Signieren mittels elektronischer Unter-

schrift.

Das FMS nutzende Organisationseinheiten

Noch spezifischer greifbar wird der Nutzen von eFormularen für einzelne Organisationseinheiten, die ihre Dienstleistung durch Einsatz eines eFor-mulars optimieren können. Ist das FMS an ein Fachverfahren oder VBS angebunden, werden Medienbrüche vermieden und die Datenqualität steigt. Die Übernahme wesentlicher Plausibilitätsprüfungen durch im e-Formular hinterlegte Logiken entlastet den/die Bearbeiter/in bei der inter-nen Prüfung von Anträgen. Eingegebene Kundendaten erleichtern den permanenten Abgleich mit einer Kundendatei (Stammdatenhaltung) und bieten daher auch die Chance, standardisierte Adressdatensätze abtei-lungsübergreifend auszutauschen.


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3 Der Formularprozess

In diesem Kapitel werden die grundlegenden Annahmen für einen erfolg-reichen Einsatz von eFormularen formuliert und nach einer Übersicht der Formularprozess erläutert. Dabei wird der Formularprozess in Teilprozes-sen oder Varianten dargestellt.

3.1 Grundlegende Annahmen

Der im Folgenden dargestellte Formularprozess geht davon aus, dass zur Abwicklung von Dienstleistungen einer Behörde mit ihren Kunden und wei-teren Beteiligten die BK FS – FMS eingesetzt wird.

Für den Formularprozess gelten die folgenden Prämissen:

• Die rechtlichen Voraussetzungen für die elektronische Antragstellung sind geschaffen: • Das Formular kann elektronisch eingesandt werden; • Eine Unterschrift per digitaler Signatur wird anerkannt;

• Die organisatorischen Voraussetzungen sind geschaffen: • Der Leitfaden zur Erstellung von eFormularen ist in der Behörde

bekannt;1 • Alle Mitarbeiter, die in die Formularprozesse involviert sind, sind

geschult (Sachbearbeiter, Formulargestalter, Administratoren); • Der Ablauf der Formularerstellung bis hin zur Veröffentlichung ist

definiert; • Der Ablauf der Formularannahme (oder Datenannahme) ist

definiert; • Ein einheitliches Erscheinungsbild (Corporate Design) zur

Formulargestaltung ist vorhanden; • Die technischen Voraussetzungen für die Nutzung der elektronischen

Formulare und die Inanspruchnahme der BK FS – FMS sind geschaf-fen: • Der Nutzer verfügt über einen PC mit Internetbrowser; • Der Kundenzugang über Internetcafes oder Bürgerterminals ist

möglich; • Das Formular-Management-System ist eingerichtet und

betriebsbereit; • In der Behörde ist eine elektronische Annahmestelle

eingerichtet; • Die Basiskomponenten Datensicherheit (Virtuelle Poststelle, VPS) und

Zahlungsverkehrsplattform (ePayment), ein Vorgangsbearbeitungssys-tem (VBS) oder ein Fachverfahren können optional in Anspruch ge-nommen werden;

• Die elektronischen Formulare sind erstellt und qualitätsgesichert auf der behördeneigenen Webseite und/oder im Formularcenter des Bun-des unter www.bund.de veröffentlicht;

• Erklärende Hinweise zum Umgang mit den Formularen sind auf den Webseiten vorhanden.

1 Siehe hierzu Dokumentliste im Anhang


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3.2 Methodik und Vorgehen

Für den im Folgenden in Form von „Ereignisgesteuerten Prozessketten” grafisch abgebildeten und beschriebenen Formularprozess wurde ein Pro-zessmodell zu Grunde gelegt, nach dem ein Prozess alle relevanten Teil-prozesse enthält und ein Teilprozess wiederum die zur Erzeugung eines Arbeitsergebnisses notwendigen Prozessschritte als Aktivität oder Funktion beinhaltet.

Zur weiteren Unterteilung eines Teilprozesses wird der Begriff Unterpro-zess verwendet. Unterprozesse subsumieren Aktivitäten eines Teilprozes-ses. Nach Beendigung eines Unterprozesses wird der Prozess nach der den Unterprozess aufrufenden Aktivität im Teilprozess fortgesetzt. Die fol-gende Abbildung verdeutlicht diesen Zusammenhang.

� Prozess: Summe aller relevanten Teilprozesse und deren Ablauffolge

� Teilprozess: Element zur Untergliederung eines Prozesses

� Unterprozess: Element zur Unter- gliederung eines Teilprozesses Eines Teilprozesses

Abbildung 3: Terminologie zu Prozessen

Ablaufdiagramme eines Teil-/Unterprozesses, die über mehrere Seiten dargestellt sind, werden dabei wie im Folgenden erläutert miteinander ver-knüpft:

• Sprungmarke zur Folgeseite innerhalb eines Teil-/Unterprozesses zur Teil-/Unterprozessfortsetzung

• wird dargestellt als Kreis und • enthält die Kurzbezeichnung des Teil-/Unterprozesses,

z.B. „A1“ für den Teilprozess ‚Online-Ausfüllen des Formulars’ sowie

• mit Bindestrich abgetrennt die Seite auf der der Prozess fortgesetzt wird, z.B. „A1-3“ und

• für den Fall, dass auf die Folgeseite mehrfach verwiesen wird, einen Buchstaben zur genauen Identifizierung, z.B. „A1-3 a“ oder „A1-3 c“

• Sprungmarke (Ziel) auf der Folgeseite innerhalb eines Teil-/Unterprozesses zur Teil-/Unterprozessfortsetzung

• wird ebenfalls als Kreis dargestellt und • enthält die gleiche Kurzbezeichnung, allerdings hier durch

Bindestrich abgetrennt die Seite von der diese Zielsprungstelle aufgerufen wird, z.B. „A1-2 a“ oder „A1-2 c“

Die Sprungmarke „A1-3 c“ in Abbildung 4 und in Abbildung 10 verweist also auf die Zielsprungmarke „A1-2 c“ in Abbildung 5 und in Abbildung 11.


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Abbildung 4: Methodik: Teilprozess ‚A1-2 Online Ausfüllen’ mit Sprung-stelle A1-3 c

Abbildung 5: Methodik: Teilprozess ‚A1-3 Online Ausfüllen’ mit Ziel-sprungstelle A1-2 c

Neben der Teil-/Unterprozessfortsetzung auf einer Folgeseite wird für den Aufruf anderer Teil- oder Unterprozesse als Symbol ein „Fünfeck“ verwendet. Das Quellsymbol enthält dabei • den Namen des Teil-/Unterprozesses „Zwischenspeichern“ • die Kurzbezeichnung „S“ sowie • die Angabe der Seite „-1“ des aufgerufenenTeil-/Unterprozesses. Dieses Symbol wird ebenso wie die Aktivitäten durchnumeriert: Der laufenden Nummer ist dabei die Kurzbezeichnung des Teil-/Unterprozesses vorangestellt, z.B. A1.25 oder A1.26.

Abbildung 6: Methodik: Teilprozess ‚A1-4 Online Ausfüllen’ mit Aufruf des Unterprozesses ‚Zwischenspeichern S1’


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Das Symbol auf der Seite des aufgerufen Teil-/Unterprozesses enthält den Namen und die Kurzbezeichnung sowie die Seite des aufrufenden Teil-/Unterprozesses, z.B. ‚Online Ausfüllen A1-4’.

Abbildung 7: Methodik: Unterprozess ‚S1-4 Online Ausfüllen’ mit Anga-be des aufrufenden Unterprozesses ‚Zwischenspeichern S-1’

Aktivitäten in der Prozessdarstellung werden mit der Teilprozessnummer (beispielsweise „A1” oder „S”) und einer laufenden Aktivitätennummer ge-trennt durch einen Punkt durchnumeriert: „A1.1” beziehungsweise „S.1”.

Die in den Prozessablaufbildern in diesem Kapitel vom CC VBPO verwen-deten Symbole zur Abbildung von Prozessen in Form der „Ereignis-Gesteuerten Prozesskette” werden im Anhang erläutert.

Zusätzlich zu der grafischen Abbildung des Formularprozesses werden dessen Phasen und Teilprozesse tabellarisch beschrieben. Die Tabellen sind im Anhang enthalten.

Die einzelnen Tabellenspalten bieten dabei folgende Informationen:

• Nr. beinhaltet als Referenz die Aktivitätennummer im Teilprozess; • Aktivität enthält die aus dem Teilprozess übernommene Aktivitäten-

bezeichnung; • Ausführende/r bezeichnet die die Aktivität ausführende Organi-

sationseinheit beziehungsweise Rolle; • Handlung beschreibt ggf. die Aktivität detaillierter; • Ergebnis beinhaltet das durch Ausführen der Aktivität entstehende

Resultat; • Anmerkung enthält ggf. weitere Informationen zum Prozessschritt.

3.3 Übersicht

Grundsätzlich lässt sich der Formularprozess in drei Phasen untergliedern. In der ersten Phase erfolgt das Ausfüllen des Formulars. Ergebnis dieser Phase ist ein vollständig und korrekt ausgefülltes Formular auf Nutzerseite. In der zweiten Phase erfolgt der Formularversand. Ergebnis dieser Phase ist ein in der Behörde eingegangenes, vollständig und korrekt ausgefülltes Formular. Die dritte Phase beschreibt die Formularverarbeitung. Je nach Art der Weiterverarbeitung wird die Formularbilddatei mit den Formularda-ten entweder in das VBS oder in das Fachverfahren zur weiteren Verarbei-tung übernommen.

Die drei Phasen sind jeweils in verschiedenen Teilprozessen dargestellt:

Phase 1: Ausfüllen des Formulars unterteilt in

• Teilprozess ‚Online Ausfüllen des Formulars’ und • Teilprozess ‚Offline Ausfüllen des Formulars’.

Phase 2: Formularversand unterteilt in

• Teilprozess ‚Versandvorbereitung’, • Teilprozess ‚Versenden über VPS’ , • Teilprozess ‚Versenden per Post’ und


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• Teilprozess ‚Endgültige Ablage im FMS’.

Phase 3: Formularverarbeitung unterteilt in:

• Teilprozess ‚Verarbeitung im Vorgangsbearbeitungssystem’, • Teilprozess ‚Verarbeitung im Fachverfahren’ und • Teilprozess ‚Weiterverarbeitung ohne Nutzung eines elektronischen

Verfahrens’.

Zusätzlich zu den Teilprozessen der Phasen wird die Plausibilitätskontrolle mehrfach und aus unterschiedlichen Teilprozessen als so genannter Un-terprozess aufgerufen und wird deshalb in Abschnitt 3.5 gesondert behan-delt:

Plausibilitätsprüfung unterteilt in:

• Unterprozess ‚Plausibilitätsprüfung’ und • Unterprozess ‚Plausibilitätsprüfung Feld’.

Daneben sind folgende weitere Unterprozesse beschrieben:

• Unterprozess ‚Login’ und • Unterprozess ‚Zwischenspeichern’.

Auch diese Unterprozesse werden aus verschiedenen Teilprozessen her-aus aufgerufen.


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Die nachfolgende Grafik zeigt den Formularprozess im Überblick:

Abbildung 8: Übersicht Formularprozess


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3.4 Detaillierte Beschreibung des Formularprozess

In den folgenden Abschnitten wird der Formularprozess mit seinen Teilpro-zessen in Ablaufdiagrammen dargestellt.

3.4.1 Phase 1: Ausfüllen des Formulars

Im Folgenden wird der Teilprozess des Online- oder Offline- Ausfüllen ei-nes Formulars durch den Nutzer beschrieben. Beim Online-Ausfüllen be-steht ständiger Kontakt zum Formularserver, beim Offline-Ausfüllen wird das Formular durch den Nutzer vom Server herunter geladen, die Verbin-dung unterbrochen und das Formular auf dem PC mit Hilfe einer speziellen Softwarekomponente ausgefüllt. Prinzipiell ist es möglich, dass Formulare von mehreren Benutzern nacheinander ausgefüllt werden. In den nachfol-genden Betrachtungen wird aber davon ausgegangen, dass das eFormular jeweils von einem Nutzer vollständig ausgefüllt wird.


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Teilprozess ‚Online Ausfüllen’

Vorbedingung: Die Web-Seite für das jeweilige Formular ist vom Nutzer aufgerufen.

Abbildung 9: Teilprozess ‚A1-1 Online Ausfüllen’


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Teilprozess ‚Offline Ausfüllen’

Vorbedingung: Die Web-Seite für das jeweilige Formular ist vom Kunden aufgerufen. Die Begriffe ‚Offline-Ausfüllhilfe’ oder ‚Ausfüllkomponente’ sind neutrale Bezeichnungen. Im Zusammenhang mit dem derzeit verfügbaren Produkt für die BK FS – FMS ist dabei der „FormsForWeb Filler“ gemeint.

Abbildung 15: Teilprozess ‚A2-1 Offline Ausfüllen’


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3.4.2 Phase 2: Formularversand

Nachfolgend werden die verschiedenen Versandarten von Formularen be-schrieben:

• Online-Übermittlung unter Einsatz der Basiskomponente Datensicher-heit/Virtuelle Poststelle (BK DS/VPS)

• Versenden per Post • Übermittlung an und endgültige Ablage im FMS


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Teilprozess ‚Versandvorbereitung’

Vor der eigentlichen Versendung werden die Formulardaten auf Plausibili-tät geprüft.

Abbildung 18: Teilprozess ‚ V1-1 Versandvorbereitung’


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Teilprozess ‚Versenden über VPS’

Liegt dem Fachprozess die Schriftform zugrunde und ist der Einsatz der qualifizierten Signatur bei der elektronischen Übermittlung notwendig, muss der Nutzer hierzu über die clientseitige Signatursoftware-Komponenten sowie eine Signaturkarte und ein Kartenlesegerät verfügen. Der Teilprozess der „Phase 1 Ausfüllen des Formulars“ ist abgeschlossen2.

Abbildung 19: Teilprozess ‚ V2-1 Versenden über VPS’

2 Weitere technische Details können den sich zur Zeit in der Bearbeitung befindlichen Dokumenten des Kompetenzzentrums Datensicherheit (CC DS) entnommen werden.


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Abbildung 20: Teilprozess ‚ V2-2 Versenden über VPS’


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Teilprozess ‚Versenden per Post’

Das Medium Papier kann trotz der damit verbunden Nachteile im Zusam-menhang mit der Übermittlung und Weiterverarbeitung der enthaltenen Informationen für den Formularversand erforderlich sein. Insbesondere wenn

• Anlagen nicht eingescannt werden können oder • Nutzer die für die qualifizierte Signatur erforderlichen Komponenten

nicht zur Verfügung haben.

Zur effizienten Weiterverarbeitung des Formulars, respektive der Formu-lardaten können zusätzlich zu der per Post versandten, ausgedruckten Formularbilddatei die Formulardaten endgültig im FMS der Behörde abge-legt werden. Die hier optionale Übermittlung der Formulardaten und end-gültige Ablage im FMS ist abhängig vom Formularverfahren auch ohne Formularversand per Post möglich (siehe hierzu Teilprozess „Endgültige Ablage im FMS“). Zur späteren Verknüpfung des in das VBS oder in ein Fachverfahren der Behörde importierten Formulardatensatzes mit dem per Post übermittelten Ausdruck der Formularbilddatei ist vor Generierung der Formularbilddatei (siehe Teilprozess ‚Versandvorbereitung’) aus den For-mulardaten ein eineindeutiger Barcode zu generieren (bspw. zusammen-gesetzt aus Datum, Uhrzeit, Antragsnummer, Nachname und Geburtsda-tum) und in der Formularbilddatei abzulegen.


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Abbildung 21: Teilprozess ‚ V3-1 Versenden per Post’


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Teilprozess ‚Endgültige Ablage im FMS’

Je nach Formularverfahren ist auch die Ablage des Formulars im FMS als Übermittlung des Formularinhalts möglich. Der Nutzer entscheidet bei die-ser „Versandart“ zunächst, ob mit dem Formular Begleitdokumente zu übermitteln sind. Danach wird das fertig ausgefüllte Formular ggf. mit An-lagen im FMS so gespeichert, dass die Behörde darauf zugreifen kann. Das Formular kann ab diesem Zeitpunkt vom Nutzer nicht mehr verändert werden.

Abbildung 22: Teilprozess ‚ V4-1 Endgültige Ablage im FMS


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3.4.3 Phase 3: Formularverarbeitung

Im Folgenden wird nach der primären Weiterbearbeitung der Formularda-ten entweder im VBS oder im Fachverfahren unterschieden. Möglich ist jedoch auch eine Kombination aus beiden Alternativen, indem bspw.

• die strukturierten Formulardaten unmittelbar an das Fachverfahren übergeben werden, eine eindeutige ID zur Identifizierung des zugehö-rigen Vorgangs im VBS generiert und dem Container im VBS als Me-tadatum zugeordnet wird;

• sowohl die Formularbilddatei inklusive Anlagen als auch der struktu-rierte Formulardatensatz in das VBS übernommen werden. Das Fach-verfahren kann dabei entweder im VBS nachgebildet oder bei einem definierten Prozessschritt im VBS aufgerufen sowie die Formulardaten übergeben werden.

Empfehlenswert ist es, das VBS für die Ablage der Formularbilddateien inkl. Anlagen und ggf. für die Ergebnisse aus dem Fachverfahren sowie für die Archivierung einzusetzen. Das Fachverfahren übernimmt dann regel-mäßig die Weiterverarbeitung der strukturierten Formulardaten und die Generierung von Ergebnisdokumenten (z.B. Bescheiden), die wiederum im VBS im zugehörigen Vorgang abgelegt werden3.

Die Weiterverarbeitung wird gestartet, nachdem die VPS-Eingänge auf spezifische Behördenmitarbeiter oder Organisationseinheiten verteilt wor-den sind. Diese Verteilung erfolgt entweder durch Konfiguration in der VPS (z.B. verschiedene Behördenpostkörbe) oder durch Konfiguration im VBS.

Teilprozess ‚Verarbeitung in Vorgangsbearbeitungssystemen’

Der Teilprozess der Verarbeitung im VBS unterscheidet sich nach der Art des Formulareingangs bei der Behörde:

• Eingang über VPS • Eingang direkt über FMS, • Eingang per Post

Die folgenden Abbildungen stellen den Prozess der Verarbeitung in Vor-gangsbearbeitungssystemen dar.

3 Weitere Informationen werden dem Erweiterungsmodul zum DOMEA-Organisationskonzept 2.0 Formularmenegament der KBSt zu entnehmen sein


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Abbildung 23: Teilprozess ‚ B1-1 Verarbeitung im VBS’


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Abbildung 24: Teilprozess ‚B1-2 Verarbeitung im VBS’


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Abbildung 25: Teilprozess ‚B1-3 Verarbeitung im VBS’


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Teilprozess ‚Verarbeitung im Fachverfahren’

Der Prozess der Weiterverarbeitung im Fachverfahren wird unterschieden nach der Art des Formulareingangs bei der Behörde. Die nachfolgenden Abbildungen stellen den Prozess der Verarbeitung in Fachverfahren dar.

• Eingang über VPS • Eingang direkt über FMS, • Eingang per Post

Abbildung 26: Teilprozess’ B2-1 Verarbeitung im Fachverfahren’


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Teilprozess ‚Verarbeitung ohne Nutzung eines elektronischen Verfah-rens’

Es wird sicherlich Behörden geben, die auch ohne den Einsatz weiterver-arbeitender IT-Systeme ihren Kunden den Vorteil der Nutzung von eFor-mularen bieten wollen und dafür die BK FS – FMS (und ggf. zusätzlich die BKs DS (VPS) und ZVP) einsetzen. Dabei kann es sich aber nur um den initialen Schritt zur elektronischen Antragsbearbeitung handeln.

Die Vorteile der medienbruchfreien Weiterbearbeitung eingehender elekt-ronischer Dokumente und ihrer spezifischen Metadaten, Verfahrensdaten etc. werden hierbei jedoch nicht erreicht. Es wird daher empfohlen, min-destens mittelfristig den Einsatz weiterverarbeitender IT-Systeme zu pla-nen, um die Nutzenpotentiale wie in Kapitel 2 beschrieben ausschöpfen zu können.


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3.5 Plausibilitätsprüfung

Die Plausibilitätsprüfung ist unterteilt in den

• Unterprozess ‚Plausibilitätsprüfung’, zur Prüfung, ob alle Mussfelder ausgefüllt und inhaltlich korrekt sowie ob alle optionalen Felder inhalt-lich korrekt sind und in den

• Unterprozess ‚Plausibilitätsprüfung Feld’, der vom Unterprozess Plau-sibilitätsprüfung zur Überprüfung des jeweils aktiven Feldes aufgerufen wird.

3.5.1 Unterprozess ‚Plausibilitätsprüfung’

Vorbedingung: Beim Offline-Ausfüllen findet in der Regel die Plausibilitäts-kontrolle erst nach erneuter Verbindung mit dem FMS statt. Mindestens ein Feld im Formular ist mit Inhalt befüllt zum Zeitpunkt des Online-Zugangs.


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Abbildung 29: Unterprozess ‚P-1 Plausibilitätsprüfung’


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Abbildung 30: Unterprozess ‚P-2 Plausibilitätsprüfung’


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3.5.2 Unterprozess ‚Plausibilitätsprüfung Feld’

Vorbedingung: Mindestens ein Feld im Formular ist mit Inhalt befüllt zum Zeitpunkt des Online-Zugangs. Auch wenn ggf. bereits im Offline-Formular Plausibilitäten enthalten und geprüft sein können, sollte eine umfassende Plausibilitätskontrolle in der Regel erst nach erneuter Verbindung mit dem FMS durchgeführt werden.

Abbildung 31: Unterprozess ‚PF-1 Plausibilitätsprüfung Feld’


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3.6 Weitere Unterprozesse

3.6.1 Unterprozess ‚L-1 Login’

Dieser Unterprozess wird immer dann benötigt, wenn sich ein Benutzer gegenüber der BK FS – FMS identifizieren muss, z.B. weil er sein dort zwischengespeichertes eFormular weiterbearbeiten möchte.

Abbildung 32: Unterprozess ‚L-1 Login’


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3.6.2 Unterprozess ‚S-1 Zwischenspeichern’

Dieser Unterprozess erläutert die Zwischenspeicherung eines noch nicht vollständig ausgefüllten eFormulars in der BK FS – FMS.

Abbildung 33: Unterprozess ‚S-1 Zwischenspeichern’


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4 Komponentenintegration

Nachfolgend werden die organisatorischen Aspekte des Zusammenspiels der für den Formularprozess relevanten Komponenten:

• Basiskomponente Formularserver – Formular-Management-System (BK FS – FMS),

• Basiskomponente Zahlungsverkehrsplattform (BK ZVP), • Basiskomponente Datensicherheit (Virtuelle Poststelle)

(BK DS (VPS)), • Vorgangsbearbeitungssystem (VBS) sowie • Fachverfahren (FV)

erläutert. Zur besseren Berücksichtigung der spezifischen Anforderungen je Nutzerkreis wird im Folgenden eine Unterscheidung nach diesen Nut-zerkreisen vorgenommen.

4.1 Kommunikation FMS – BK DS (VPS)

In diesem Abschnitt werden allgemeine und i.d.R. organisatorische Aspek-te im Zusammenspiel des Formular-Management-Systems mit der BK DS (VPS) behandelt. Technische Aspekte sind dem „Feinkonzept FMS/VPS – Integration der VPS im FMS“ des Kompetenzzentrums Datensicherheit zu entnehmen.

4.1.1 Nutzersicht

Der Nutzer soll bereits auf der Webseite zum Formularaufruf auf die Mög-lichkeit und die Voraussetzungen zur Verwendung der Basiskomponente Datensicherheit (Virtuelle Poststelle) hingewiesen werden.

Im Browserfenster, in dem ein Nutzer ein Formular ausfüllt, ist ein Funkti-onsbutton zum Start des Signaturprozesses einzurichten.

Ein Nutzer benötigt hierfür die Client-seitige Signatursoftware (VPS Client), eine Signaturkarte sowie ein Kartenlesegerät.

An das zu signierende Formular können beliebig viele Begleitdokumente angehängt werden.

Der Nutzer kann entscheiden oder wird mit entsprechenden Auskünften auf der Webseite zum Formularaufruf darauf hingewiesen, ob:

• nur das Formular zu signieren ist, • das Formular inkl. aller elektronischen Begleitdokumente komplett zu

signieren ist oder • das Formular und jedes Begleitdokument einzeln zu signieren sind.

Entsprechende Funktionalitäten sind durch die BK DS (VPS) bereitzustel-len. Nach Abschluss des Signaturprozesses erhält der Nutzer einen Über-mittlungsbeleg von der BK DS (VPS).


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Die Behörde muss festlegen, auf welche Weise signierte Dokumente in die nachgelagerten Verfahren (Vorgangsbearbeitungssystem, Fachverfahren etc.) übernommen werden.

Prinzipiell sind der Einsatz des VPS Backend Enablers oder ein Behörden-postkorb bei der BK DS (VPS) möglich.

Der Einsatz des VPS Backend Enablers empfiehlt sich dann, wenn die eingehenden signierten Dokumente automatisch in die nachgelagerten Systeme übernommen werden sollen (Push-Verfahren).

Der Einsatz eines an der BK DS (VPS) angelegten Behördenpostkorbs ermöglicht einerseits die automatische Weiterleitung in eine Datenbank oder ein Filesystem (Push-Verfahren). Andererseits können die signierten Dokumente auch explizit durch die Behördenmitarbeiter von dort ‚abgeholt’ werden (Pull-Variante). Hierfür muss der dafür zuständige Behördenmitar-beiter einen VPS Client auf seinem PC installiert haben. Der Einsatz eines Behördenpostkorbs empfiehlt sich vor allem dann, wenn das FMS für meh-rere Behörden an zentraler Stelle betrieben wird, weil hierbei die Installati-on des VPS-Kerns der BK DS (VPS) zur Ent- und Verschlüsselung obsolet wird. Der Behördenpostkorb ist skalierbar, d.h. es kann entschieden wer-den, ob

• für die gesamte Behörde, • für bestimmte Organisationseinheiten der Behörde (Abteilungen, Refe-

rate) oder • für jeden einzelnen Behördenmitarbeiter

ein Postkorb eingerichtet werden soll. Bei den ersten beiden Varianten sind entsprechende Behördenmitarbeiter zu bestimmen, die dann die signierten Dokumente aus dem Behördenpostkorb in die nachgelagerten Systeme übernehmen.

Die Formulardaten sind so zu gestalten, dass bei der Übernahme signierter Dokumente eine eindeutige Zuordnung zu einem Vorgang bzw. einer elekt-ronischen Akte möglich ist. Als Schlüsselelement bietet sich hierbei eine eindeutige Antragsnummer an.

4.2 Kommunikation FMS – ZVP

In diesem Abschnitt werden allgemeine und i.d.R. organisatorische Aspek-te im Zusammenspiel des Formular-Management-Systems mit der BK ZVP behandelt. Technische Aspekte werden nicht beleuchtet, da eine techni-sche Schnittstelle zwischen dem FMS und der BK ZVP im eigentlichen Sinn nicht besteht.

Als Zahlungsarten kommen Vorauszahlung mit und ohne vorher festste-henden Zahlungsbetrag sowie Zahlung nach Bescheiderstellung in Be-tracht.

4.2.1 Nutzersicht

Der Nutzer ist auf der Webseite zum Formularaufruf darauf hinzuweisen, ob und welche Zahlungsart mit dem jeweiligen Formular verbunden ist.

Bei Vorauszahlung mit vorher feststehendem Betrag ist dem Nutzer der Zugang zur BK ZVP auf der Webseite zum Formularaufruf über einen ent-sprechenden Link zu ermöglichen.

Bei Vorauszahlung mit vorher nicht feststehendem Betrag ist dem Nutzer auf der Webseite zum Formularaufruf eine entsprechenden Erläuterung zu geben, dass er zunächst das Formular ausfüllen muss und der dann im


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Formular (durch die Formularlogik) berechnete und ausgewiesene Betrag mittels BK ZVP (oder ggf. auf andere Weise) zu entrichten ist, bevor er das Formular versendet.

Die Zahlung nach Bescheiderstellung erfolgt nach Ausfüllen und Versen-den des Formulars.

Bei der Zahlung sollten eindeutige Identifikationsmerkmale übergeben werden, um eine Zuordnung zum jeweiligen Vorgang zu ermöglichen. Dies sind z.B. die beim Aufruf des Formulars generierten Antrags- und Kunden-nummer.


Die Behörde muss festlegen, welche Zahlungsart benutzt werden soll. Sie muss außerdem bestimmen, welche eindeutigen Identifikationsmerkmale beim Zahlungsprozess übergeben werden müssen.

Nach Eingang der Zahlung in der Bundeskasse können die notwendigen Daten aus dem HKR/ZÜV-System des Bundes über die ZVP an die be-hördlichen Systeme (im XML-Datenformat) übergeben werden.

Weitere Einzelheiten zu organisatorischen und technischen Aspekten der Nutzung der BK ZVP sind im Dokument „Musterprozess Zahlungsver-kehr/ePayment“ des Kompetenzzentrums Vorgangsbearbeitung, Prozesse und Organisation enthalten4.

4.3 Kommunikation FMS – VBS

In diesem Abschnitt werden allgemeine und i.d.R. organisatorische Aspek-te im Zusammenspiel des Formular-Management-Systems mit einem Vor-gangsbearbeitungssystem (VBS) behandelt. Technische Aspekte werden in einem eigenständigen Dokument, dass derzeit durch das Kompetenz-zentrum Vorgangsbearbeitung, Prozesse und Organisation erarbeitet wird, erläutert.

Als eindeutige Identifikationsmerkmale zur Weiterverarbeitung eingehender Dokumente in einem VBS bieten sich insbesondere Antrags- und/oder Kundennummer an.

4.3.1 Generierung Antragsnummer

Antragsnummern sollen beim Aufruf des Formulars generiert werden. So-fern ein direkter Zugriff auf den Nummernzähler innerhalb des VBS nicht besteht, ist im FMS ein entsprechender Mechanismus zur Generierung vorzusehen. Hierbei muss jedoch beachtet werden, dass Formulare auch auf andere Weise (z.B. vollständig papiergebunden) an die Behörde wei-tergeleitet werden. Daher ist dieser Mechanismus so zu gestalten, dass die Eindeutigkeit der Antragsnummern erhalten bleibt. Beispielsweise könnte die Bezifferung der Antragsnummern durch ein führendes Zeichen erfolgen (Beispiel: eAntragsnummer, e2001345). Da ein VBS immer eigene eindeu-tige Dokumentennummern für Objekte erzeugt, ist im Vorgang zum zuge-hörenden Antrag ein Feld vorzusehen, in das die Antragsnummer aus dem eFormular übernommen werden kann.

4 Siehe Dokumentenliste im Anhang


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4.3.2 Abgleich mit bereits vorhandenen Kundendaten

Sofern Nutzer eFormulare ausfüllen und an die Behörde versenden, deren (Stamm-) Daten bereits bekannt sind, ist es zweckmäßig, dem Nutzer die Möglichkeit zu geben, dass nach Eingabe seiner ihm bekannten Kunden-nummer im Formular bereits alle wiederkehrenden Stammdaten im Formu-lar automatisch eingelesen werden. Dabei sind jedoch stets datenschutz-rechtliche Bestimmungen zu berücksichtigen.

Für ein solches Vorgehen ist es notwendig, eine Kundendatenbank aufzu-bauen und zu pflegen, aus der heraus die Stammdaten übergeben werden können.

Der Nutzer muss sich zunächst auf der BK FS – FMS einloggen (vgl. Un-terprozess ‚Login’). Weiterhin ist es empfehlenswert, die Eingabe der Kun-dennummer mit einem zweiten Merkmal zu verbinden, z.B. Name des Kunden oder Geburtsdatum, damit nicht versehentlich (z.B. bei Eingabe einer falschen Kundennummer) sachlich fehlerhafte Stammdaten über-nommen werden.

Sofern ein Nutzer bereits eine Kundennummer besitzt, diese aber beim Ausfüllen des Formulars nicht bekannt ist (er hat sie beispielsweise ver-gessen) und eine neue Kundennummer erzeugt wird, sollte der jeweilige Sachbearbeiter oder der für die Kundendatenbank Verantwortliche inner-halb des VBS ggf. die Möglichkeit haben, die Kundennummer zu ändern. Hierbei ist jedoch zu beachten und zu regeln, wie dabei die Eindeutigkeit des eingegangenen Dokuments gewährleistet werden kann.

4.3.3 Datenschutz

Die datenschutzrechtlichen Bestimmungen sind bei der Verwendung von Stammdaten zu berücksichtigen. Es muss insbesondere bei Verwendung einer zentralen FMS-Installation oder bei Verwendung des FMS für ver-schiedene behördenseitige Verfahren sichergestellt werden, dass die je-weiligen Stammdaten nur in dem gesetzlich zulässigen Rahmen verwendet werden.

Zur Klärung datenschutzrechtlicher Belange sollte regelmäßig eine Schutzbedarfsanalyse zur Feststellung der Maßnahmen zum Datenschutz und zur Datensicherheit durchgeführt werden.

4.3.4 Übergabe von Formulardaten in das VBS

Die medienbruchfreie Übergabe von Formulardaten in ein VBS erfolgt re-gelmäßig unter Verwendung der BK DS (VPS) mit qualifizierter Signatur.

Ausnahmen hiervon bieten sich dann an, wenn es sich um einen bekann-ten und geschlossenen Benutzerkreis handelt, also z.B. bei einer Behörde-Behörde-Kommunikation, die Nutzer des FMS sich über eindeutige Merk-male auf der BK FS – FMS anmelden (z.B. Benutzername und Passwort) und es sich um Vorgänge handelt, wo eine qualifizierte Signatur nicht not-wendig ist. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn ein besonderes Schriftformerfordernis nicht besteht.

Die Daten sollen stets als standardisierter Datensatz im XML-Format (im Sinne der Bemühungen um XÖV-Datensätze, z.B. XDOMEA) übergeben werden, um einen Import in das VBS zu gewährleisten.


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4.3.5 Abfrage von Inhalten von Wertelisten im VBS

Sofern im Formular Wertelisten enthalten sind (z.B. zur Auswahl von Fahr-zeugtypen oder Pflanzenarten), die im VBS gehalten werden, ist eine ent-sprechende Integration zwischen FMS und VBS zu implementieren.

Zu beachten ist hierbei, dass solche dynamischen Wertelisten beim Ausfül-len des Formulars im Offline-Modus normalerweise nicht zur Verfügung stehen, da das Formular andernfalls beim Download diese Listen mitführen müsste, was die Größe der Formulardatei jedoch erheblich erhöht und so-mit zu hohen Übermittlungskosten und Prozesszeiten auf Kundenseite führt.

4.3.6 Plausibilitätsprüfungen

Sofern im Formular Plausibilitätsprüfungen auf Basis von im VBS hinterleg-ter Plausibilitätslogik vorgenommen werden, ist eine entsprechende Integ-ration zwischen FMS und VBS zu implementieren.

Zu beachten ist hierbei, dass komplexere Plausibilitätsprüfungen beim Ausfüllen des Formulars im Offline-Modus normalerweise nicht zur Verfü-gung stehen, da das Formular ansonsten beim Download die entspre-chende komplexe Logik mitführen müsste, was die Größe der Formularda-tei jedoch erheblich erhöht und es somit zu hohen Übermittlungskosten und Prozesszeiten auf Kundenseite kommt. Zusätzlich spielen hierbei Si-cherheitsaspekte eine entscheidende Rolle, wenn die komplexe Plausibili-tätslogik als ausführbares Programm (z.B. JavaScript, EJB-Prozesse) imp-lementiert ist, da bei elektronischem Formularversand an das Programm unerwünschte Effekte angehängt werden könnten.

4.4 Kommunikation FMS – Fachverfahren

Das Zusammenspiel zwischen FMS und Fachverfahren unterscheidet sich zunächst nicht wesentlich vom Zusammenspiel FMS und VBS.

Die bestehenden Unterschiede sind im Abschnitt „Phase 3: Formularverar-beitung“ beschrieben.


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5 Besondere Formerfordernisse

Bestimmte Anforderungen an die Form wurden bereits an anderer Stelle thematisiert. So finden sich Ausführungen zu den Aspekten Barrierefreiheit und Vorgaben zur Layout-Gestaltung im verfügbaren Dokument des CC VBPO „Leitfaden zur Erstellung von eFormularen“ und sollen hier nicht redundant vorgehalten werden.

Beim Umgang mit elektronischen Formularen und der medienbruchfreien Verarbeitung sind geltende Gesetze und Vorschriften zu den Formerfor-dernissen ein wichtiger Betrachtungsschwerpunkt.

Nachfolgend werden einige Erläuterungen und Hinweise gegeben, welche Aspekte zu beachten sind. Dabei sind wesentliche Kernanforderungen zu berücksichtigen:

• Regelungen des Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) • Schriftformerfordernis: wann muss signiert werden, wann kann eine

Unterschrift entfallen? • Was geschieht mit Urkunden oder Echtheitszertifikaten im Rahmen

eines elektronischen Antrags (Anhänge)? • Welche behördlichen Verfahren können nicht über ein eFormular ab-

gewickelt werden? • Was ist bei der Langzeitarchivierung zu beachten?

Zur Klärung aller Aspekte der besonderen Formerfordernisse soll regelmä-ßig eine Schutzbedarfsanalyse in Abstimmung mit der Rechtsabteilung der Behörde durchgeführt werden.

5.1 Verfahrensgestaltung

Das Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) legt in § 3a Abs.1 fest, dass

• die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig ist, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet;

• eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform durch die elektronische Form ersetzt werden kann, soweit nicht durch Rechts-vorschrift etwas anderes bestimmt ist. In diesem Fall ist das elektroni-sche Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz zu versehen.

Es hat sich aber in der Praxis gezeigt, dass Verwaltungsverfahren vielfach nicht der Schriftformerfordernis unterliegen bzw. diese auch durch Ver-wendung der fortgeschrittenen Signatur erfüllt werden kann. Hierdurch können die formalen Anforderungen an ein eFormular deutlich minimiert werden.

Darüber hinaus kann der Einsatz eines FMS die Annahme elektronisch signierter Formulare erheblich vereinfachen, da hierfür nicht die zentrale Maileingangsstelle eingebunden werden muss, um signierte und/oder ver-schlüsselte Mails zu empfangen und weiterzuleiten.

Im Regelfall ist auch der behördliche Bescheid als maschinell erstelltes Dokument ohne Unterschrift gültig. Eine entsprechende eindeutige und rechtsverbindliche Formulierung hierfür muss definiert werden, es sei denn, es bestehen bereits gesetzliche Regelungen.


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5.2 Umgang mit Begleitdokumenten

Nach heutiger Einschätzung wird es auf längere Sicht nicht möglich sein, dass sämtliche Begleitdokumente in elektronischer Form in der Behörde eingehen. Dies liegt nicht zuletzt daran, dass Kunden (insbesondere Pri-vatpersonen) nicht über die technischen Voraussetzungen verfügen, alle notwendigen Begleitdokumente zu ‚digitalisieren’, wie z.B. Bootskonstrukti-onspläne für einen Antrag auf Sportbootvermessung.

Daher ist vor dem Einsatz von eFormularen zu prüfen, ob Dokumente, die in das Verfahren eingebunden sind, als Anhänge eingescannt werden können oder im Original vorliegen müssen. Zunächst gilt daher, dass sich vor allem solche Verwaltungsverfahren zur Übertragung in die elektroni-sche Welt eignen, denen keine Urkunden etc. beizufügen sind.

Da dies jedoch nicht immer zweckmäßig oder möglich ist, sind die Prozes-se zum Erfassen der papiergebunden und auf dem Postweg in die Behör-de gelangenden Unterlagen (Posteingang, Registratur, Scann-Prozess, Erfassung von Metadaten) zu erarbeiten und die dafür notwendigen Rollen zu spezifizieren.

5.3 Urkundencharakter

In bestimmten Verfahren wird die Aushändigung eines Papierdokuments solange unverzichtbar bleiben, solange es die internationale Rechtslage erfordert. So werden beispielsweise im Rahmen des CITES-Online-Verfahren des Bundesamtes für Naturschutz (BfN) die erteilten Genehmi-gungen bis auf weiteres in Papierform ausgestellt, weil die internationalen Zollstellen noch nicht nach einheitlichen elektronischen Standards arbei-ten. Ebenso ist z.B. eine Genehmigung zur Führung eines Schiffes als Ur-kunde vom Kapitän mitzuführen und bei Prüfung durch die Wasserschutz-polizei o.ä. vorzulegen. Eine elektronische Urkunde ist hierbei weder zweckmäßig noch praktikabel, ein Ausdruck der elektronischen Urkunde wird nicht anerkannt.

5.4 Rechtsbehelfsbelehrungen

Auch in elektronischen Bescheiden sind Hinweise auf Rechtsgrundlagen und das Widerspruchsrecht darzustellen. Zu regeln ist auch, mit welcher Formulierung bei elektronischen Bescheiden die Gültigkeit auch ohne Un-terschrift versichert werden kann.

5.5 Langzeitarchivierung

Vielfach müssen Anträge und Bescheide über einen sehr langen Zeitraum aufbewahrt werden. Im Rahmen eines Projekts bei der Physikalisch-Technischen Bundesanstalt zur rechtssicheren Langzeitarchivierung (Ar-chiSafe) als EfA-Dienstleistung im Kontext BundOnline wird derzeit geklärt, wie die Anforderungen zur langfristigen Aufbewahrung signierter Doku-mente berücksichtigt werden können. Einzelheiten können der Projektdo-kumentation entnommen werden (siehe www.wms.bundonline.bund.de).


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6 Übernahme der Formularprozesse

In diesem Kapitel werden die Voraussetzungen dargelegt, die kunden- und behördenseitig zu beachten sind, um den jeweiligen Formularprozess ziel-führend umzusetzen. Des Weiteren umfasst das Kapitel die Empfehlungen des CC VBPO zum Umgang mit Formularprozessen.

6.1 Voraussetzungen beim Kunden

Damit ein Kunde die Vorteile elektronischer Formulare nutzen kann, braucht er einen Zugang zum Internet und damit verbunden einen auf dem System installierten Webbrowser. In der Regel haben die meisten Men-schen heutzutage Internetzugang; wenn nicht zu Hause, dann am Arbeits-platz, bei Freunden oder im Internetcafe. Möchte der Kunde vom Online-Versand des eFormulars Gebrauch machen, so ist ggf. eine elektronische Signaturkomponente notwendig. Um sich das Versenden von Dokumenten auf dem Postweg zu ersparen, sind ein Scanner bzw. ein Faxgerät Vor-aussetzung.

6.2 Voraussetzungen bei den Behörden

In diesem Kapitel wird beschrieben, welche Voraussetzungen vorliegen und welche Prozesse in der Behörde geregelt sein müssen, damit der Kunde den dargestellten Formularprozess zur Realisierung einer Online-Dienstleistung nutzen kann. Insbesondere muss geklärt werden,

• ob die BK FS – FMS mit Festlegung der benötigten Ausbaustufe be-reitgestellt ist. Die Ausbaustufen sind hier zum besseren Verständnis aufgeführt:

• Stufe 1: Erstellung neuer sowie Übernahme vorhandener Formulare und deren Bereitstellung zum Download, Offline-Ausfüllen, Speichern, Versand per Post;

• Stufe 2: Erstellung und Bereitstellung der Formulare zur Erfassung, Plausibilitätsprüfungen während des Ausfüllens, Übertragung des Formulars und ggf. vorhandener Anlagen zum Formularserver und Bereitstellung zur Weiterverarbeitung in anderen Anwendungen in vordefinierten Formaten;

• Stufe 3: Einsatz elektronischer Signaturen und Einbindung der virtuellen Poststelle sowie

• Stufe 4: Bereitstellung von Schnittstellen für die Einbettung fachverfahrensspezifischer Plausibilitätsprüfungen, d.h. die Plausibilitäten beim Formularausfüllen werden durch das Fachverfahren geprüft;

• ob eine Anbindung (optional) an die BK DS hergestellt wurde; • ob die BK ZVP, BK GSB bzw. ein VBS zur Nutzung für den Formular-

prozess eingerichtet wurde; • ob die BK FS – FMS dezentral im Eigenbetrieb oder zentral bei einem

Dienstleister oder einer anderer Behörde betrieben werden soll; • ob die eFormulare von einer zentralen oder dezentralen Redaktion zu

erstellen sind; • mit welchem Werkzeug die Gestaltung der Formulare erfolgen soll.

Neben dem Einsatz des mit der BK FS – FMS verbundenen Produkts StreamServe Overlay Editor können auch andere Gestaltungswerk-zeuge wie ein Desktop Publishing System verwendet werden;

• wo die eFormulare publiziert werden sollen. In der Regel wird der Kun-de das für ihn notwendige Formular zuerst auf der Homepage der Be-hörde suchen. Zusätzlich sind die eFormulare im Formularcenter des Bundes (www.bund.de) zu hinterlegen.


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• welche Formulare mit welchen Funktionalitäten und ob alle Formulare online verfügbar sein sollen. Hier ist bspw. der Umfang der Offline-Plausibilitätsprüfung festzulegen.

• welche Formerfordernisse berücksichtigt werden müssen.

Technische Ausstattung des Behördenmitarbeiters:

Ein PC, ausgestattet mit den jeweils notwendigen Systemen:

• VBS-Client, sofern zur Weiterbearbeitung ein VBS verwendet wird; • Fachverfahrens-Client, sofern zur Weiterbearbeitung ein Fachverfah-

ren eingesetzt wird; • VPS-Client-Komponente, sofern die BK DS (VPS) eingesetzt wird und

eingehende elektronische Dokumente im VPS Behördenpostkorb ab-gelegt werden;

6.3 Empfehlungen zum Vorgehen

Bei den nachfolgenden Empfehlungen zum Vorgehen werden vorbereiten-de organisatorische Maßnahmen sowie Maßnahmen unterschieden, die sich direkt aus dem Umgang mit eFormularen ergeben.

6.3.1 Vorbereitende organisatorische Maßnahmen

Für jedes eFormular ist für die weitere Bearbeitung zu prüfen und festzule-gen, welche Formerfordernisse zu berücksichtigen sind (vgl. Abschnitt 5).

Insbesondere geht es hierbei um:

• Klärung der Schriftformerfordernis aufgrund der Notwendigkeit der ei-genhändigen Unterschrift. Gegebenenfalls kann die eigenhändige Un-terschrift durch die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur ersetzt werden;

• Dokumentechtheit bezogen auf mitzuliefernde Begleitdokumente oder Stempel bzw. Unterschriften weiterer Beteiligter auf dem Formular;

• Festlegung einer Formulierung zur rechtsverbindlichen Gültigkeit eines elektronisch übermittelten Bescheides auch ohne eigenhändige Unter-schrift.

Des Weiteren sind für alle unterstützenden Maßnahmen (Posteingang, Registratur, Scannen, Erfassen von Metadaten) entsprechende Prozesse zu definieren und Rollen zu beschreiben. Hierbei ist z.B. zu entscheiden, wo innerhalb einer Behörde eingehende papiergebundene Dokumente, die einem elektronische Vorgang zugeordnet werden sollen, eingescannt wer-den (an zentraler Stelle der gesamten Behörde, an zentraler Stelle inner-halb einer Organisationseinheit, durch den einzelnen Sachbearbeiter).

Insgesamt ist somit auch zu klären, auf welche Weise mit hybriden Ein-gängen (z.B. Antrag elektronisch, Begleitdokumente auf dem Postweg) umgegangen wird und wie dies in einem ggf. benutzten VBS abgebildet wird.

Notwendig in diesem Zusammenhang sind auch Entscheidungen dazu, was nach elektronischer Erfassung papiergebundener Dokumente mit die-sen passiert (z.B. Aufbewahrung in einer Handakte, Aufbewahrung in ei-nem papiergebundenen Aktenarchiv, ggf. Vernichtung).

Für die Klärung aller rechtlichen Aspekte im Zusammenhang mit eFormula-ren wird empfohlen, die Rechtsabteilung der eigenen Behörde in die weite-ren Planungen einzubeziehen. Darüber hinaus ist die Durchführung einer Schutzbedarfsanalyse, bei der auch Aspekte der Schriftformerfordernis geprüft werden sollten, zu empfehlen.


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6.3.2 Maßnahmen im Zusammenhang mit eFormularen

In diesem Abschnitt wird beschrieben, welche Maßnahmen im Zusammen-hang mit eFormularen ergriffen werden müssen, um einen erfolgreichen Einsatz der BK FS – FMS zu gewährleisten.

Formularlogik

Sofern das Ausfüllen von eFormularen durch den Kunden sowohl im Onli-ne- als auch im Offline-Modus möglich sein soll, ist es wichtig, die eFormu-lare so zu gestalten, dass sie auch bei geringer Netzbandbreite beim Kun-den (z.B. Anschluss an das Internet über eine analoge Telefonleitung) oh-ne hohen Zeitaufwand heruntergeladen werden können.

Dies ist insbesondere deswegen wichtig, weil im Vorfeld geklärt sein sollte, wie viele Plausibilitätsprüfungen mit welcher Komplexität im eFormular enthalten sein sollen. Mit der BK FS – FMS steht ein umfangreiches Werk-zeug zur Verfügung, dass auch sehr komplexe Prüfungen mit entspre-chend umfangreicher Logik zulässt. Auf Basis des beschriebenen Formu-larprozesses ist dies aus den genannten Gründen jedoch nicht immer ziel-führend.

Besser ist es, bei der Erstellung des eFormulars ein möglichst einfaches Formular zu planen, so dass der Netzverkehr im Online-Modus möglichst gering gehalten werden kann und die Download-Zeit für die Bearbeitung im Offline-Modus so kurz wie möglich ist.

Auch die Möglichkeit, sog. Look-Up-Listen bzw. Wertetabellen einzubin-den, sollte mit Bedacht geplant werden. Einerseits erschwert ein Zuviel ggf. das Ausfüllen, andererseits vergrößern umfangreiche Auswahllisten das herunterladbare Formular (Offline-Modus) enorm, was wiederum zu hohen Übertragungszeiten beim Kunden führen kann. Dies gilt umso mehr, wenn Wertelisten direkt aus den weiterverarbeitenden Systemen genutzt werden sollen.

Gestaltung der Zugangsseite für eFormulare

Den Nutzern von eFormularen sollte auf der Zugangswebseite für das eFormular erläutert werden,

• was beim Ausfüllen zu beachten ist, • wie man sich durch das eFormular bewegt (Tabulator-Taste), • in welcher Weise man das eFormular an die Behörde senden kann, • wie der Signaturprozess verläuft, • dass es einen Online- und einen Offline -Modus gibt und was dabei zu

beachten ist und • dass innerhalb des eFormulars zu jedem Formularfeld eine Hilfe ange-

zeigt wird bzw. für Menschen mit Sehbehinderung sogar vorgelesen werden kann unter der Voraussetzung einer entsprechenden Software, die meistens bereits bei Menschen mit Sehbehinderung vorhanden ist.

Sofern die Barcode-Funktionalität verwendet werden soll, insbesondere zur Zuordnung eingescannter papiergebundener Dokumente zu elektronischen Akten bzw. Vorgängen, ist im Vorfeld zu definieren, welche Informationen aus dem eFormular in den Barcode übernommen werden. Theoretisch ist dies frei konfigurierbar, so dass alle eFormular-Daten im Barcode aufge-nommen werden könnten. Ein Barcode ist jedoch kein sicheres Medium, so dass empfohlen wird, lediglich Metadaten zum eFormular sowie zur Zu-ordnung Antrags- und Kundennummer o.ä. Schlüsselmerkmale zu hinter-legen.


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Datenzuordnung

Für die in einem eFormular definierten Felder werden beim Designprozess automatisiert Datenbanktabellen angelegt, je nach Auswahl der Daten-banktechnik (SQL, mySQL etc.). Bei elektronischem Versand ausgefüllter eFormulare werden die Formulardaten in Form eines XML-Datensatzes übermittelt.

Damit nun eine Zuordnung der Informationen aus dem XML-Datensatz zu den Datenbanktabellen der weiterverarbeitenden Systeme (VBS oder Fachverfahren) möglichst einfach erfolgen kann, wird empfohlen, möglichst schon bei der Gestaltung des eFormulars darauf zu achten, dass die in der BK FS – FMS erzeugten Datenbanktabellen denen in dem weiterverarbei-tenden System möglichst gleichen. Je geringer letztendlich der Bedarf ei-ner Datenkonvertierung ist, desto stärker kann die Integration mit den nachgelagerten Systemen vereinfacht werden.

Nutzung der BK DS (VPS)

Die Verwendung eines bzw. mehrerer VPS Postkörbe beim VPS Interme-diär empfiehlt sich für den Fall, dass

• die eFormulare auf einer zentralen, nicht im Netz der Behörde betrie-benen Instanz der BK FS – FMS durch einen Dritten verwaltet werden sollen, weil z.B. in der eigenen Behörde hierfür keine Kapazitäten auf-gebaut werden können;

• eingehende eFormulare durch den Sachbearbeiter vom VPS Postkorb abgeholt werden sollen (Pull-Verfahren), was z.B. im Zusammenhang mit der Wahrung der Bearbeitungsfrist eingehender Anträge eine Rolle spielen kann, weil die Frist erst dann beginnt, wenn das ausgefüllte eFormular ‚abgeholt’ wurde.


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6.3.3 Infrastrukturelle Gestaltung

Nachfolgend wird anhand eines generischen Schaubildes im Sinne einer funktionalen Infrastruktur aufgezeigt, wie sich die BK FS – FMS sowie alle weiteren im Dokument behandelten Komponenten in einem geordneten Ganzen abbilden lassen. Gezeigt wird hierbei die Variante der Verwen-dung eines VBS.

Weiterbearbeitung

Fach-kompo-nente

Fach-kompo-nente

PräsentationNutzung

Speicherung & Registratur

Datenbank

Erstellung & Bereitstellung

Formular -Server

(BK FS - FMS)

Behörden-Portal Virtuelle

Post-stelle

(BK DS)

Zahlungs-verkehr

(BK ZVP)

Scan-Stelle

Postversand

Archiv

RegisterFach-

kompo-nente

Fach-kompo-nente

Bearbei-tungs-

kompo-nente

Vorgangs-bearbeitung

(VBS)

HKR/ZÜV(BMF)

Formular-design

Fachverfahren

Abbildung 34: Funktionale Infrastruktur bei VBS-Nutzung

Das Schaubild liefert eine schematische Betrachtung. Tiefergehende As-pekte, z.B. die Verteilung dieser logischen Komponenten auf die notwendi-ge Hardware oder die Bereitstellung der Komponenten in den entspre-chenden Umgebungen (Intranet, Demilitarisierte Zone, Internet) sind im jeweiligen Kontext zu klären.

An dieser Stelle wird darauf verzichtet, die Abbildung im Detail zu erklären. Das Schaubild stellt lediglich dar, welche Kommunikationsbeziehungen zwischen den dargestellten Systemen beim Aufbau einer FMS-Infrastruktur zu berücksichtigen sind.

Im Rahmen der zu schaffenden Musterarchitektur werden die technischen Beziehungen zwischen den Basiskomponenten dargelegt. Weitere detail-lierte Beschreibungen auf Basis dieses Schaubilds sind projektspezifisch zu erstellen.

6.4 Unterstützungsleistungen

Das CC VBPO unterstützt interessierte Bundesbehörden bei der Umset-zung elektronischer Antragsverfahren.

Hierzu werden Prozessworkshops und Interviews durchgeführt sowie ent-scheidungsvorbereitende Konzeptionen erarbeitet. Darüber hinaus unter-stützt das CC VBPO die Erstellung eines Pflichtenheftes, auf dessen Grundlage eine Softwarelösung ausgeschrieben werden kann.

Das CC VBPO ist Ansprechpartner in allen Fragestellungen betreffend

• Formular Management System, • Fachverfahren sowie • Vorgangsbearbeitungssystem.

Zur Klärung technischer Details, wie beispielsweise Sicherheitsanforde-rungen oder die Einbindung der Virtuellen Poststelle, wird empfohlen, auf die umfassende Expertise des CC Datensicherheit und der dazugehörigen


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Basiskomponente zurückzugreifen. Dies gilt analog in den Fällen, in denen Online-Zahlungsmöglichkeiten angeboten werden sollen. Hier steht das CC Zahlungsverkehrsplattform als Ansprechpartner zur Verfügung.

Weitere technische Beratungsleistung zur BK FS – FMS wird über den Auf-tragnehmer der Basiskomponente Siemens Business Service angeboten.


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Anhang

Inhaltsverzeichnis

A Checkliste zur Prozessgestaltung...........................68

B Prozessbeschreibung...............................................71

B.1 Phase 1: Ausfüllen des Formulars ..................................71

B.1.1 Teilprozess ‚Online Ausfüllen’................................................ 71

B.1.2 Teilprozess ‚Offline Ausfüllen’................................................ 74

B.2 Phase 2: Formularversand..............................................77

B.2.1 Teilprozess ‚Versandvorbereitung’ ........................................ 77

B.2.2 Teilprozess ‚Versenden über VPS’........................................ 78

B.2.3 Teilprozess ‚Versenden per Post’ .......................................... 79

B.2.4 Teilprozess ‚Endgültige Ablage im FMS’ ............................... 80

B.3 Phase 3: Formularverarbeitung.......................................82

B.3.1 Teilprozess ‚Verarbeitung im Vorgangsbearbeitungssystem’82

B.3.2 Teilprozess ‚Verarbeitung im Fachverfahren’ ........................ 84

C Beschreibung der Unterprozesse............................87

C.1 Unterprozess ‚Plausibilitätsprüfung’ ................................87

C.1.1 Unterprozess ‚Plausibilitätsprüfung’ ...................................... 87

C.1.2 Unterprozess ‚Plausibilitätsprüfung Feld’ .............................. 88

C.2 Unterprozess ‚Login’ .......................................................89

C.3 Unterprozess ‚Zwischenspeichern’..................................90

D Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK)..................91

D.1 Grundlagen der EPK-Modellierung .................................91

D.2 Symbole zur Beschreibung von Soll-Prozessen..............93


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A Checkliste zur Prozessgestaltung

Die nachfolgende Checkliste zur Prozessgestaltung, stellt den beteiligten Personen für die eigene Prozessdefinition zu klärenden Fragestellungen in einer sinnvollen Reihenfolge dar. Im Einzelfall kann diese aber variieren. Alle Fragestellungen, die mit „Nein“ beantwortet werden, sollten vor Um-setzung des Gesamtprozesses auf Relevanz geprüft und ggf. geklärt wer-den.

Nr. Checkpunkt Ja Nein Bemerkung

1. Grundlegende Voraussetzungen

e Formulare dürfen elektronisch eingereicht werden.

Die elektronische Unterschrift wird für dieses Formular anerkannt.

Mitarbeiter, die eFormulare bearbeiten, sind entsprechend geschult.

Der Ablauf der Formularerstellung bis hin zur Veröffentlichung ist definiert.

Der Leitfaden zur Erstellung von eFormula-ren ist in der Behörde bekannt.

Ein einheitliches Erscheinungsbild (Corpora-te Design) zur Formulargestaltung ist vor-handen.

Der Ablauf der Formularannahme (oder Datenannahme) ist definiert.

In der Behörde ist eine elektronische An-nahmestelle eingerichtet.

Das Formular-Management-System ist ein-gerichtet und betriebsbereit.

Die technischen Voraussetzungen für die Nutzung der elektronischen Formulare und die Inanspruchnahme der BK FS – FMS sind auf Behördenseite geschaffen.

Die Basiskomponenten Datensicherheit (Virtuelle Poststelle, VPS) und Zahlungsver-kehrsplattform (ePayment), ein Vorgangs-bearbeitungssystem (VBS) oder ein Fach-verfahren können optional in Anspruch ge-nommen werden. Die jeweiligen Vorausset-zungen zur Inanspruchnahme sind geschaf-fen.

Die elektronischen Formulare sind erstellt und qualitätsgesichert auf der behördenei-genen Webseite und/oder im Formularcen-ter des Bundes veröffentlicht.

Erklärende Hinweise zum Umgang mit den Formularen sind auf den behördeneigenen Webseiten und/oder im Formularcenter des Bundes vorhanden.

Erklärende Hinweise zu den notwendigen technischen Voraussetzungen auf Nutzer-seite sind auf den behördeneigenen Web-seiten und/oder im Formularcenter des Bun-des vorhanden.

2. Ausfüllen des eFormulars

Dem Nutzer wird auf der Zugangswebseite erläutert, was beim Ausfüllen des eFormu-lars zu beachten ist.

Die Navigation durch das eFormular ist auf der Zugangswebseite erläutert.

Dem Nutzer wird auf der Zugangswebseite erläutert, dass es einen Online- und einen Offline-Modus gibt und was dabei zu beach-ten ist.

Dem Nutzer wird auf der Zugangswebseite erläutert, dass innerhalb des eFormulars zu


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jedem Formularfeld eine Hilfe angezeigt wird bzw. für Menschen mit Behinderung vorge-lesen werden kann (entsprechende Soft-ware vorausgesetzt).

Das eFormular enthält pro Feld verständli-che Hilfetexte.

Das eFormular enthält die beabsichtigten Plausibilitätsprüfungen.

Die notwendigen Daten zur Vorbefüllung des eFormulars sind auf dem Formularser-ver vorhanden bzw. sind über ihn abrufbar.

Die notwendigen Datensicherheits- und Datenschutzmechanismen sind geklärt und eingerichtet.

Die notwendigen Daten zur Verwendung von Werte- und Look-Up-Listen sind auf dem Formularserver vorhanden bzw. über ihn abrufbar.

Die Offline-Komponente der BK FS – FMS steht zum Download zur Verfügung.

Die Mechanismen zum Download und zur Installation auf dem Nutzer-PC sind ausrei-chend erläutert.

Das eFormular ist so gestaltet, dass es auch im Offline-Modus korrekt und vollständig bearbeitet werden kann.

Das eFormular ist so gestaltet, dass es auch bei geringer Netzbandbreite problemlos vom Nutzer heruntergeladen werden kann.

3. Versenden des eFormulars

Dem Nutzer wird auf der Zugangswebseite erläutert, an wen das ausgefüllte eFormular und ggf. die papiergebundenen Dokumente versendet werden müssen.

Dem Nutzer wird auf der Zugangswebseite erläutert, wie der elektronische Signaturpro-zess verläuft.

Dem Nutzer wird auf der Zugangswebseite erläutert, wie die Begleitdokumente für den elektronischen Versand angehängt werden können.

Dem Nutzer wird ggf. auf der Zugangsweb-seite erläutert, ob das ausgefüllte eFormular und welche Begleitdokumente auf jeden Fall per Post versendet werden müssen.

Dem Nutzer wird erläutert, dass die Formu-lardaten auch elektronisch an die Behörde übermittelt werden, unabhängig von der rechtlichen Gültigkeit des mit dem Formular beabsichtigten Antrags.

Dem Nutzer wird erläutert, welche Relevanz der Barcode hat.

Es ist geklärt, welche Formularinformationen in den Barcode übernommen werden sollen.

Dem Nutzer wird auf der Zugangswebseite erläutert, wie der elektronische Bezahlpro-zess verläuft.

Dem Nutzer werden die für den elektroni-schen Bezahlprozess notwendigen Informa-tionen aus dem ausgefüllten eFormular angezeigt bzw. übermittelt.

Der Prozess zur Erzeugung einer Formular-bilddatei des ausgefüllten eFormulars (z.B. TIFF, PDF) ist eingerichtet und funktionsfä-hig.

Der Übermittlungsbeleg, der dem Nutzer durch die VPS zurückgesandt wird, ist ver-ständlich formuliert.


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Die Behördenpostkörbe sind entsprechend der organisatorischen Zuordnung der nach-folgenden Formularbearbeitung aufgebaut.

Der Mechanismus zur Zuordnung eingehen-der eFormulare zum jeweiligen Behörden-postkorb ist konfiguriert.

Ein Löschmechanismus der durch den Nut-zer beim Ausfüllen des eFormulars vorüber-gehend erzeugten und gespeicherten Daten im Arbeitsspeicher der BK FS – FMS ist konfiguriert und wird beim Versand der e-lektronischen Daten aktiviert.

4. Verarbeitung des eFormulars

Für die Verteilung der eFormulare sind ent-weder die VPS (verschiedene Behörden-postkörbe) oder das VBS entsprechend konfiguriert.

Die Weiterverarbeitung wird gestartet, nach-dem die VPS-Eingänge auf spezifische Behördenmitarbeiter oder Organisationsein-heiten verteilt worden sind.

Es ist geklärt, ob die Weiterverarbeitung automatisch angestoßen (Push-Verfahren) oder durch den jeweiligen Sachbearbeiter initiiert wird (Pull-Verfahren).

Sofern vorgesehen, ist das VBS für die Ab-lage der Formularbilddateien inkl. Anlagen und für die Ergebnisse aus dem Fachverfah-ren sowie für die Archivierung konfiguriert.

Der Prozess zum Hinzufügen der auf dem Postweg eingehenden papiergebundenen Dokumente als elektronische Daten zum eFormular ist definiert und eingerichtet (Posteingang, Registratur, Scannen, Meta-datenerfassung, etc.).

Die Zuordnung zum jeweiligen eFormular von solchen Daten, die aus dem elektroni-schen Bezahlprozess resultieren und über die BK ZVP im XML-Format an die Behörde übermittelt werden, ist geklärt. Die techni-schen Voraussetzungen hierfür sind ge-schaffen.

Tabelle 1: Checkliste Formularprozess


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B Prozessbeschreibung

B.1 Phase 1: Ausfüllen des Formulars

B.1.1 Teilprozess ‚Online Ausfüllen’

Nr. Aktivität Ausführende/r Handlung Ergebnis Anmerkung

A1.1 Entscheiden, ob neues oder zwi-schengespeicher-tes Formular bearbeitet werden soll

Nutzer Der Nutzer hat die Möglichkeit, ein bereits schon ein-mal bearbeitetes und gespeichertes Formular weiter zu bearbeiten oder ein neues Formular aufzurufen.

Entscheidung liegt vor

Existiert ein zwischenge-speichertes Formular, weiter mit Aktivität A1.2. Soll ein neues Formular begonnen werden, weiter mit Aktivität A1.6.

A1.2 Entscheiden ab-hängig von der Konfiguration im FMS, ob zwi-schengespeicher-tes Formular im FMS oder lokal zwischengespei-chertes Formular verwendet wer-den soll

Nutzer Je nach Konfigura-tion des FMS wird dem Nutzer ein auf dem Systems zwi-schengespeicher-tes Formular oder ein lokal zwischen-gespeichertes Formular zur weite-ren Bearbeitung angezeigt.


Ist das Formular im FMS zwischengespeichert, weiter mit Aktivität A1.3 Ist das Formular lokal zwischengespeichert wei-ter mit Aktivität A1.5

A1.3 Login L-1 Weiter mit Unterprozess ‘Login’

A1.4 zwischengespei-chertes Formular anhand Nutzer-identifikation aufrufen

FMS/Nutzer Das FMS ruft das von Nutzer zwi-schengespeicherte Formular auf

Im System zwischenge-speichertes Formular ist aufgerufen

Weiter mit Aktivität A1.18

A1.5 Lokal zwischen-gespeichertes Formular hochla-den

Nutzer/FMS Das FMS zeigt das lokal zwischenge-speicherte Formu-lar an

Lokal zwi-schengespei-chertes For-mular ist hochgeladen


A1.6 Prüfen, ob nur allgemein verfüg-bare oder auch Login-geschützte Formulare vor-handen sind

FMS Das FMS prüft, welche Art von Formularen zum Aufruf bereitstehen


Sind nur allgemeinverfüg-bare Formulare vorhanden weiter mit Aktivität A1.7, ansonsten mit Aktivität A1.9

A1.7 Anzeige der all-gemein verfügba-ren Formulare

FMS Formulare sind angezeigt

A1.8 Formular über Verknüpfung aufrufen

FMS/Nutzer Das FMS ruft das vom Nutzer aus-gewählte Formular auf

Online Formu-lar ist im Web-Browser des Nutzers gela-den


A1.9 Auswahl zwi-schen allgemein-verfügbaren oder Login-geschützten For-mularen

Nutzer Der Nutzer ent-scheidet, welche Art von Formularen ihm angezeigt werden sollen


Wählt der Nutzer die all-gemeinverfügbaren For-mulare weiter mit Aktivität A1.10, wählt er die allge-meinverfügbaren und die mit Login geschützten Formulare weiter mit Akti-vität A1.12

A1.10 Anzeige der all-gemein verfügba-ren Formulare

FMS Formulare werden ange-zeigt






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A1.12 Login L-1 Um die Login-geschützten For-mular einsehen zu können, muss sich der Nutzer per Login identifizieren

Weiter mit Unterprozess ‘Login’

A1.13 Anzeige der all-gemein und der nach Login ver-fügbaren Formu-lare

FMS Formulare sind angezeigt





A1.15 Prüfen, ob Onli-ne-Formular zur Vorbefüllung eingerichtet

FMS Das FMS prüft, ob das vom Nutzer ausgewählte Onli-ne-Formular zur Vorbefüllung mit Nutzerdaten einge-richtet ist


Ist das Online-Formular zur Vorbefüllung eingerich-tet weiter mit A1.16, ist das Online-Formular nicht zur Vorbefüllung eingerich-tet weiter mit A1.18

A1.16 Zur Vorbefüllung vorgesehene nutzerbezogene Daten anhand Nutzeridentifikati-on ermitteln

FMS Das FMS prüft, ob zur Vorbefüllung des Formulars vorgesehene nut-zerbezogene Da-ten vorhanden sind.


Sind zur Vorbefüllung vorgesehene nutzerbezo-gene Daten vorhanden, weiter mit Aktivität A1.17, ansonsten weiter mit Akti-vität A1.18

A1.17 Online-Formular wird mit Daten vorbefüllt (veränderbar)

FMS Das FMS füllt die entsprechenden Felder des Online-Formulars mit den zur Vorbefüllung vorgesehenen Daten. Der Nutzer kann die vorbefüll-ten Felder manuell ändern.

Online-Formular ist vorbefüllt


A1.18 Cursor wird zur Eingabe/Korrektur in Feld X positio-niert

FMS Cursor zur Einga-be/Korrektur positioniert

A1.19 Entscheiden, ob Eingabe/Korrektur oder Weiterschal-ten

Nutzer Der Nutzer ent-scheidet, ob er Eingaben/Korrek-turen im Feld vor-nehmen oder wei-terschalten möchte


Möchte der Nutzer Daten eingeben oder korrigieren weiter mit Aktivität A1.20 ansonsten weiter mit Akti-vität A.1.21

A1.20 Eingabe Daten in Feld X und Wei-terschalten

Nutzer Der Nutzer gibt seine Daten ein und schaltet weiter. Mit dem Weiter-schalten erfolgt die Plausibilitätsprü-fung

Feld X ausge-füllt und Cur-sor weiterge-schaltet

A1.21 Weiterschalten Nutzer Der Nutzer schaltet ohne Eingabe von Daten ins nächste Feld weiter. Mit dem Weiterschal-ten erfolgt die Plausibilitätsprü-fung

Cursor weiter-geschaltet

A1.22 Plausibilitätsprü-fung P-1

Formular voll-ständig und korrekt ausge-füllt

Weiter mit Unterprozess ‚Plausibilitätsprüfung’ Nach Rücksprung aus dem Unterprozess ‚Plausi-bilitätsprüfung’ weiter mit A1.27


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A1.23 Schaltfläche zum Zwischenspei-chern anzeigen

FMS Das FMS aktiviert die Schaltfläche zum Zwischen-speichern des Formulars

Schaltfläche ‚Zwischen-speichern’ aktiv

Solange der Nutzer das Online-Formular ausfüllt hat er die Möglichkeit, seinen aktuellen Arbeits-stand zwischenzuspei-chern

A1.24 Entscheiden, ob zwischengespei-chert werden soll

Nutzer Der Nutzer ent-scheidet, ob er das Online-Formular zwischenspeichern möchte


Möchte der Nutzer zwi-schenspeichern weiter mit Aktivität A1.25, ansonsten weiter mit Aktivität A1.26

A1.25 Zwischenspei-chern S-1

Weiter mit Unterprozess ‚Zwischenspeichern’ Nach Rücksprung aus dem Unterprozess ‚Zwi-schenspeichern’ weiter mit A1.18

A1.26 Prüfen, ob Teil-prozess ‚Online-Ausfüllen’ been-det

FMS Das FMS prüft, ob das Formular voll-ständig und korrekt ist und damit der Ausfüllvorgang beendet werden kann.


Falls ja, ist die Möglichkeit des Zwischenspeicherns nicht mehr erforderlich, falls nein, weiter mit Aktivi-tät A1.18

A1.27 Entscheiden, ob vollständig ausge-fülltes Online-Formular gespei-chert werden soll

Nutzer Der Nutzer hat das Online-Formular vollständig ausge-füllt und entschei-det, ob er das On-line-Formular spei-chern möchte


Will der Nutzer das voll-ständig ausgefüllte Online-Formular speichern weiter mit Aktivität A1.28, an-sonsten weiter mit Aktivität A1.33

A1.28 Prüfen, ob Nutzer eingeloggt

FMS Das FMS prüft, ob der Nutzer einge-loggt ist. Nur dann kann das Online-Formular im Sys-tem gespeichert werden

Prüfung er-folgt

Ist der Nutzer eingeloggt, kann das Formular lokal und/oder im System ge-speichert werden (weiter mit Aktivität A1.29). An-dernfalls kann das Formu-lar nur lokal gespeichert werden (A1.32)

A1.29 Entscheiden, ob Online-Formular lokal und/oder im FMS gespeichert werden soll

Nutzer Der Nutzer ent-scheidet, ob er das Online-Formular lokal und/oder im FMS speichern möchte


Möchte der Nutzer das Online-Formular nur im FMS speichern weiter mit Aktivität A1.31 Möchte der Nutzer das Online-Formular nur lokal speichern weiter mit Aktivi-tät A1.30 Falls der Nutzer das Onli-ne-Formular sowohl im FMS als auch lokal spei-chern möchte, weiter mit Aktivität A1.30 und A1.31

A1.30 Online-Formular lokal speichern

Nutzer Der Nutzer spei-chert das Online-Formular lokal ab

Online-Formular lokal abgespeichert

Weiter mit A1.33

A1.31 Online-Formular im FMS speichern

FMS Das FMS speichert das Online-Formular im Sys-tem ab

Online-Formular im FMS gespei-chert

Weiter mit A1.33




Weiter mit A1.33

A1.33 Entscheiden, ob Online-Formular zusätzlich ge-druckt werden soll

Nutzer Der Nutzer ent-scheidet, ob er das vollständig ausge-füllte Online-Formular ausdru-cken möchte

Entscheidung erfolgt

Möchte der Nutzer das Online-Formular ausdru-cken weiter mit Aktivität A1.34, ansonsten Rück-sprung zum Aufruf des Teilprozesses ‚Online-Ausfüllen A1-1’ und Fort-setzen des Übersichtspro-zess mit dem Teilprozess


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‚Versandvorbereitung V1-1’

A1.34 Online-Formular drucken

Nutzer Der Nutzer gibt im FMS den Druckbe-fehl für das voll-ständig ausgefüllte Online-Formular

Online-Formular aus-gedruckt

Rücksprung zum Aufruf des Teilprozesses ‚Online-Ausfüllen A1-1’ und Fort-setzen des Übersichtspro-zesses mit dem Teilpro-zess ‚Versandvorbereitung V1-1’

Tabelle 2: Teilprozess. Online-Ausfüllen

B.1.2 Teilprozess ‚Offline Ausfüllen’


A2.1 Entscheiden, ob Offline-Formular bereits lokal verfügbar

Nutzer Der Nutzer der das Formular offline bearbeiten möchte, muss entscheiden, ob er das Formular herunterladen muss oder ob es sich schon offline auf dem PC befin-det.

Entscheidung wurde getrof-fen

Wenn Offline-Formular noch nicht heruntergeladen worden ist, weiter mit Akti-vität A2.2. Wenn Formular bereits heruntergeladen worden ist, weiter mit A2.5.

A2.2 Prüfung, ob Offline-Ausfüll-komponente installiert

Nutzer Entscheidet sich der Nutzer das Formular offline zu befüllen, muss geprüft werden, ob die Offline-Ausfüll-komponente schon auf dem PC instal-liert ist, z.B. wegen früherer Offline-Formular-bearbeitung

Prüfung durchgeführt

Ist die Offline-Ausfüllkomponente instal-liert, weiter mit Aktivität A2.4., ansonsten weiter mit Aktivität A2.3

A2.3 Ausfüllkompo-nente auf PC des Nutzers installieren

Nutzer/FMS Ist die Komponente noch nicht auf dem PC des Nutzers, so muss diese vom Nutzer mit Hilfe des Systems installiert werden.

Ausfüllkom-ponente ist installiert

A2.4 Formular über Verknüpfung herunterladen

Nutzer/FMS Das benötigte Formular kann über eine Verknüpfung heruntergeladen und auf dem PC gespeichert wer-den.

Formular auf PC gespei-chert

A2.5 Ausfüllkompo-nente starten und Formular öffnen

Nutzer Das Formular ist nach Starten der Ausfüllkomponente zur Dateneingabe in Feld X bereit.

Formular zur Dateneingabe bereit

A2.6 Cursor wird zur Eingabe/ Korrek-tur in Feld X positioniert

FMS Cursor zur Eingabe/ Kor-rektur positio-niert

A2.7 Entscheiden, ob Eingabe/ Korrek-tur oder Weiter-schalten

Nutzer Der Nutzer ent-scheidet, ob er Eingaben/ Korrek-turen im Feld vor-nehmen oder wei-terschalten möchte


Möchte der Nutzer Daten eingeben oder korrigieren weiter mit Aktivität A2.8 ansonsten weiter mit Akti-vität A.2.9


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A2.8 Eingabe Daten in Feld X und Weiterschalten

Nutzer Der Nutzer füllt Feld X aus und geht mit dem Cur-sor ein Feld weiter. Mit dem Weiter-schalten erfolgt die Plausibilitätsprü-fung

Feld X ausge-füllt und Cur-sor weiterge-schaltet

A2.9 Weiterschalten Nutzer Der Nutzer schaltet ohne Eingabe von Daten ins nächste Feld weiter. Mit dem Weiterschal-ten erfolgt die Plausibilitätsprü-fung

Cursor weiter-geschaltet

A2.10 Plausibilitätsprü-fung

FMS Hier schließt sich der Unterprozess ‚Plausibilitätsprü-fung’ an.


Weiter mit Unterprozess ‚Plausibilitätsprüfung’ Nach Rücksprung aus dem Teilprozess ‚Plausibilitäts-prüfung’ weiter mit A2.11

A2.11 Vollständig aus-gefülltes Offline-Formular lokal speichern

Nutzer Nach erfolgter Prü-fung und Feststel-lung der Vollstän-digkeit der Anga-ben kann das Offli-ne-Formular auf dem PC gespei-chert werden.

Formular auf PC des Nut-zers gespei-chert

A2.12 Lokal gespei-chertes, ausge-fülltes Offline- Formular hoch-laden

Nutzer Der Nutzer setzt sich erneut mit dem Formularserver in Verbindung und lädt das lokal ge-speicherte, ausge-füllte Offline- For-mular hoch.

Formular wird im Online-Mo-dus angezeigt

A2.13 Plausibilitätsprü-fung

FMS Hier schließt sich der Unterprozess ‚Plausibilitätsprü-fung’ an.


Weiter mit Unterprozess ‚Plausibilitätsprüfung’ Nach Rücksprung aus dem Unterprozess ‚Plausibili-tätsprüfung’ weiter mit A2.14

A2.14 Entscheiden, ob Formular erneut heruntergeladen und lokal ge-speichert werden soll

Nutzer Der Nutzer ent-scheidet, ob er das Formular erneut herunterladen und lokal speichern möchte


Falls im UP ‚Plausibilitäts-prüfung’ alle Mussfelder und alle optional ausgefüll-ten Felder inhaltlich korrekt sind (Aktivität P.5), wird der Prozess hier mit der Aktivität A2.14 fortgesetzt: Entscheidet der Nutzer, dass das Online-Formular lokal gespeichert werden soll, weiter mit Aktivität A2.15, ansonsten weiter mit Aktivität A1.16




A2.16 Entscheiden, ob Online-Formular zusätzlich ge-druckt werden soll

Nutzer Der Nutzer ent-scheidet, ob er das vollständig ausge-füllte Online-Formular ausdru-cken möchte


Möchte der Nutzer das Online-Formular ausdru-cken weiter mit Aktivität A2.17, ansonsten Rück-sprung zum Aufruf des Teilprozesses ‚Offline-Ausfüllen A2-1’ und Fort-setzen des Übersichtspro-zesses mit dem Teilpro-zess ‚Versandvorbereitung V1-1’


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A2.17 Online-Formular drucken

Nutzer Der Nutzer gibt im FMS den Druckbe-fehl für das voll-ständig ausgefüllte Online-Formular

Online-Formular aus-gedruckt

Rücksprung zum Aufruf des Teilprozesses ‚Offline-Ausfüllen A2-1’ und Fort-setzen des Übersichtspro-zesses mit dem Teilpro-zess ‚Versandvorbereitung V1-1’.

Tabelle 3: Teilprozess: Offline-Ausfüllen


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B.2 Phase 2: Formularversand

B.2.1 Teilprozess ‚Versandvorbereitung’


V1.1 Prüfen, ob das vollständig aus-gefüllte Formular im Web-Browser im Online-Modus angezeigt wird

Nutzer Für den Versand eines Formulars muss dieses im Browser angezeigt werden.

Prüfung durchgeführt

Wird das zu versendende Formular im Browser an-gezeigt, weiter mit Aktivität V1.4, ansonsten weiter mit Aktivität V1.2

V1.2 Gespeichertes Formular hoch-laden

Nutzer, FMS Der Nutzer lädt das Formular entweder von seiner lokalen Komponente oder aus dem FMS hoch.

Das Formular wird im Brow-ser angezeigt

V1.3 Plausibilitätsprü-fung

FMS Der Unterprozess ‚Plausibilitätsprü-fung’ wird aufgeru-fen.

Alle Mussfel-der sowie die optional aus-gefüllten Fel-der sind in-haltlich korrekt ausgefüllt.

Weiter mit Unterprozess ‚Plausibilitätsprüfung’ Nach Rücksprung aus dem Teilprozess ‚Plausibilitäts-prüfung’ weiter mit V1.4

V1.4 Versandart ent-scheiden

Nutzer, FMS Der Nutzer ent-scheidet, ob das Formular über die VPS oder auf dem Postweg übermit-telt werden soll bzw. ob er es end-gültig im FMS für Zugriff der Behör-de ablegt.

Entscheidung getroffen

Falls im UP ‚Plausibilitäts-prüfung’ alle Mussfelder und alle optional ausgefüll-ten Felder korrekt sind (Aktivität P.5), wird der Prozess hier mit der Aktivi-tät V1.4 fortgesetzt, mit der der Nutzer die Versandart entscheidet. Je nach Konfigurationsein-stellung im FMS ist der elektronische Versand via VPS möglich oder die end-gültige Ablage des Formu-lars im FMS. Der Versand per Post ist immer möglich. Sofern die VPS nicht ein-gesetzt wird, ist als elekt-ronische ‚Versandart’ die endgültige Ablage des Formulars im FMS für den Zugriff der Behörde einzu-richten. Dem Nutzer wird die jeweilige Versandvari-ante auf der Aufrufseite des Formulars erläutert. Die Entscheidung ist daher nicht unabhängig. Rücksprung zum Aufruf des Teilprozesses ‚Ver-sandvorbereitung V1-1’ und Fortsetzen des Über-sichtsprozesses mit dem Teilprozess ‚Versenden über VPS’, ‚Versenden per Post’ bzw. ‚Endgültige Ablage im FMS’.

Tabelle 4: Teilprozess: Versandvorbereitung


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B.2.2 Teilprozess ‚Versenden über VPS’


V2.1

Entscheiden, ob Begleitdokumen-te angehängt werden sollen

Nutzer Sofern der Nutzer über Begleitdoku-mente in elektroni-scher Form verfügt, kann er sich ent-scheiden, ob er diese mit dem Formular zusam-men versenden will.


Wenn der Nutzer keine Begleitdokumente anhän-gen will, weiter mit Aktivi-tät V2.3, ansonsten weiter mit Aktivität V2.2

V2.2 Begleitdokumen-te anhängen

Nutzer Der Nutzer fügt dem Formular sei-ne elektronisch vorhandenen Be-gleitdokumente bei.

Begleitdoku-mente sind dem Formular zuge-ordnet.

V2.3 Bilddatei erzeu-gen

FMS Das vollständig ausgefüllte Formu-lar wird von der FMS-Output-Komponente in ein anzeig-, druck- und signierbares For-mat konvertiert.

Ausgefülltes Formular liegt in einer anzeig-, druck- und sig-nierbaren Fas-sung (z.B. im TIF- oder pdf-Format) sowie als strukturierte Daten (XML) vor.

Für die spätere Zuord-nung der Bilddatei zu dem strukturierten Datensatz muss eine eindeutige Referenz (z.B. Auftrags-nummer) in den XML-Datensatz vorgesehen werden. Diese eindeutige Referenz sollte als Be-standteil des Dateina-mens der Bilddatei be-rücksichtigt werden.

V2.4 VPS-Client-SW (OSCI-Client) starten und For-mular einbinden

Nutzer VPS-Client

Der Nutzer startet den OSCI-Client über einen bei dieser Aktivität angezeigten Link

Formular wird eingebunden im OSCI-Client angezeigt

Zur Signierung und/oder Verschlüsselung der For-mulardaten wird dem Nutzer über einen Link der Aufruf der Signatur-software-Komponente (OSCI-Client) angeboten.

V2.5 Entscheiden, ob Signieren und/oder Ver-schlüsseln

Nutzer VPS-Client

Der Nutzer ent-scheidet, sofern die technischen Gege-benheiten vorhan-den sind, ob er das Formular signieren und/oder ver-schlüsseln möchte.


Möchte der Nutzer das Formular nur verschlüs-seln weiter mit Aktivität V2.7 Möchte der Nutzer das Formular nur signieren, weiter mit V2.6 Falls der Nutzer das For-mular sowohl verschlüs-seln als auch signieren möchte, weiter mit Aktivi-tät V2.6 und V2.7

V2.6 Formular signie-ren

Nutzer, VPS Client, Signatur-karte, Kartenle-ser

Der Nutzer signiert das angezeigte Formular mittels VPS Client, Signa-turkarte und Kar-tenleser.

Formular ist signiert

Der Signaturprozess wird hier nicht differenziert beschrieben. Weiter mit V2.8

V2.7 Formular ver-schlüsseln

Nutzer, VPS Client

Der Nutzer ver-schlüsselt das Formular.

Formular ist verschlüsselt

Weiter mit V2.8

V2.8 Formular versen-den

VPS Client Das signierte und/oder ver-schlüsselte Formu-lar wird mit den Begleitdokumenten (sofern vorhanden) an die VPS in Form einer OSCI-Nach-richt übermittelt

Das signierte und/oder ver-schlüsselte Formular ist mit den Begleitdo-kumenten ü-bermittelt wor-den

Die Übermittlung der signierten und verschlüs-selten Formulardaten wird in Form einer vom OSCI-Client an den OSCI-Manager gesendeten OSCI-Nachricht vorge-nommen.

V2.9 Signaturprüfung VPS Intermediär In regelmäßigen Abständen wird durch den VPS Intermediär geprüft, ob eine neue OS-CI-Nachricht (For-

Signaturgeprüf-te OSCI-Nachricht

Die Signaturprüfung wird durch den VPS Interme-diär veranlasst. Die ei-gentliche Prüfung erfolgt mittels OSCP-Relay. Die Signaturprüfung kann


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mular) vorliegt. Die Signatur der Nach-richt wird überprüft.

erfolgreich oder nicht erfolgreich abgeschlossen werden. Falls die Signa-turprüfung nicht erfolg-reich war, kann der Nut-zer entweder eine alterna-tive Versandart auswäh-len oder ggf. das Signa-turproblem beheben (Ak-tivität V2.10). War die Signaturprüfung erfolgreich, wird der Pro-zess der Online-Übermittlung mit der Akti-vität V2.12 fortgesetzt.

V2.10 Entscheiden, ob eine andere Versandart ver-wendet werden soll oder ob das Signaturproblem behoben werden soll

Nutzer Der Nutzer kann entweder eine alternative Ver-sandart im Teilpro-zess ‚Versandvor-bereitung’ auswäh-len (V1.4) oder, sofern möglich, das Signaturproblem beheben und die Übermittlung via VPS erneut starten (V2.1)

Alternative Versandart oder erneute Über-mittlung ausge-wählt

Weiter mit der Aktivität V2.11 ‚Signaturproblem beheben’ oder erneuter Aufruf des Teilprozesses ‚Versandvorbereitung V1-1’ und weiter mit Aktivität V1.4 zur Auswahl einer anderen Versandart.

V2.11 Signaturproblem beheben

Nutzer Der Nutzer kann das Signaturprob-lem beheben

Signaturproblem behoben

Erneuter Aufruf des Teil-prozesses ‚Versenden über VPS V2-1’ und wei-ter mit Aktivität V2.1

V2.12 Übermittlungsbe-leg an Nutzer senden

VPS Inter-mediär, VPS Client

Dem Nutzer wird ein rechtlich unver-bindlicher Übermitt-lungsbeleg gesen-det.

Übermittlungs-beleg beim Nutzer einge-troffen

Dabei handelt es sich nur um eine Auskunft über den tatsächlich erfolgten Eingang an die angege-bene Adresse und nicht um eine Empfangsbestä-tigung der Behörde.

V2.13 Formular weiter-leiten

VPS Je nach Konfigura-tion wird das For-mular in den VPS Behördenpostkorb oder zum VPS Backend-Enabler weitergeleitet.

Formular wei-tergeleitet in VPS Behörden-postkorb oder VPS Backend-Enabler

Rücksprung zum Aufruf des Teilprozesses ‚Versenden über VPS V2-1’ und Fortsetzen des Übersichtsprozesses mit der Entscheidung über die weitere Verarbeitung des Formulars.

Tabelle 5: Teilprozess: Versenden über VPS

B.2.3 Teilprozess ‚Versenden per Post’


V3.1 Entscheidung, abhängig vom Formularverfah-ren

Nutzer/FMS Abhängig von der Konfiguration des Formularverfahrens kann der Nutzer das Formular nur per Post versenden oder zusätzlich im FMS für den Zugriff durch die Behörde speichern.


Welche Möglichkeiten bestehen, wird dem Nutzer auf der Webseite zum Formularaufruf erläutert. Weiter mit Aktivität V3.2 oder V3.3

V3.2 Endgültige Abla-ge im FMS initi-ieren

Nutzer Der Nutzer betätigt den entsprechen-den abschließen-den Button im Browser. Aufruf des Teilpro-zesses ‚Endgültige Ablage im FMS V4-1’

Formular ist (ggf. mit Be-gleitdokumen-ten) in einem für die Behör-de zugängli-chen Bereich im FMS ge-speichert. Der

Weiter mit Teilprozess ‚Endgültige Ablage im FMS’ Nach Rücksprung aus dem Teilprozess weiter mit Aktivität V3.3


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Nutzer kann das Formular nicht mehr verändern.

V3.3 Barcode erzeu-gen und Formu-lar ausdrucken

Nutzer, FMS Bei Betätigung des entsprechenden Buttons wird zu-nächst ein Barcode erzeugt und an-schließend mit dem Formular auf Pa-pier ausgedruckt.

Formular liegt ausgedruckt in Papierform mit Barcode ver-sehen vor.

Bei der Konfiguration des Barcodes im Rahmen des Formularerstellungspro-zesses muss entschieden werden, welche Daten in den Barcode aufgenom-men werden sollen. Der Barcode wird entspre-chend des vorgegebenen Seitenlayouts mit ausge-druckt.

V3.4 Formular unter-schreiben

Nutzer Der Nutzer unter-schreibt das aus-gedruckte Formu-lar.

Das ausge-druckte For-mular ist un-terschrieben.

V3.5 Formular mit Anlagen (sofern gefordert) auf dem Postweg versenden

Nutzer Der Nutzer versen-det das Formular in Papierform per Post (ggf. mit Be-gleitdokumenten).

Das Formular ist auf dem Postweg ver-sandt.

Zur Fristwahrung sollte das Formular ggf. per Ein-schreiben mit Rückschein versendet werden. Rücksprung zum Aufruf des Teilprozesses ‚Versenden per Post V3-1’ und Fortsetzen des Über-sichtsprozesses mit der Entscheidung über die weitere Verarbeitung des Formulars.

Tabelle 6: Teilprozess: Versenden per Post

B.2.4 Teilprozess ‚Endgültige Ablage im FMS’


V4.1 Entscheiden, ob Begleitdokumen-te angehängt werden sollen

Nutzer Sofern der Nutzer über Begleitdoku-mente in elektroni-scher Form verfügt, kann er sich ent-scheiden, ob er diese mit dem For-mular im FMS ab-legen will.


Wenn der Nutzer keine Begleitdokumente anhän-gen will, weiter mit V4.3, andernfalls weiter mit V4.2

V4.2 Begleitdokumen-te anhängen

Nutzer Der Nutzer fügt dem Formular sei-ne elektronisch vorhandenen Be-gleitdokumente bei.

Begleitdoku-mente sind dem Formular zugeordnet.

V4.3 Endgültige Abla-ge im FMS initi-ieren

Nutzer Der Nutzer betätigt den entsprechen-den abschließen-den Button im Browser

Formular ist ggf. mit Be-gleitdokumen-ten in einem für die Behör-de zugängli-chen Bereich im FMS ge-speichert. Der Nutzer kann das Formular nicht mehr verändern.

V4.4 Rücksprung zum Aufruf des Unter-prozesses

Rücksprung zum Aufruf des Unter-prozesses

Abhängig vom Aufruf des Teilprozesses ‚Endgültige Ablage im FMS’ wird der Prozess mit der Folgeakti-vität V3.3 des Teilprozes-ses ‚Versenden per Post V3-1’ bzw. mit dem Über-sichtsprozess und der


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Entscheidung über die weitere Verarbeitung des Formulars fortgesetzt.

Tabelle 7: Teilprozess: Endgültige Ablage im FMS


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B.3 Phase 3: Formularverarbeitung B.3.1 Teilprozess ‚Verarbeitung im Vorgangsbearbeitungssystem’


B1.1 Manuel-le/automatische Verteilung ge-mäß Eingangs-art

Behörde Verteilung der eingehenden For-mulare auf die jeweils zutreffende Weiterbearbeitung

Alle Eingänge werden ent-sprechend der Festlegungen weiterbearbei-tet

Weiter mit B1.2, B1.5 oder B1.8

B1.2 Weiterbearbei-tung gemäß Konfiguration

VPS Aufgrund der Vor-konfiguration wird entschieden, ob das VBS das For-mular mittels Pull-Verfahren über-nimmt oder es durch die VPS per Push-Verfahren zugeleitet be-kommt.


Gilt nur für Eingang über VPS. Fortsetzung des Prozesses mit B1.3 oder B1.4

B1.3 Formular inkl. Anhänge weiter-leiten

VPS Behörden-postkorb oder VPS Backend Enabler

Das VPS leitet das Formular mittels Push-Verfahren weiter an das VBS.

Formularbild-datei und Formularda-ten (XML) als Posteingangs-objekt im VBS

Gilt nur für Eingang über VPS.

B1.4 Formular inkl. Anhänge abho-len

VBS Das VBS holt sich das Formular mit-tels Pull-Verfahren aus dem VPS Behördenpostkorb oder dem VPS Backend Enabler.




FMS Aufgrund der Vor-konfiguration wird entschieden, ob das VBS das For-mular mittels Pull-Verfahren über-nimmt oder es durch das FMS per Push-Verfahren zugeleitet be-kommt.


Gilt nur für Eingang direkt über FMS. Weiter mit B1.6 oder B1.7.


FMS Das FMS leitet das Formular mittels Push-Verfahren weiter an das VBS.


Gilt nur für Eingang direkt über FMS.


VBS Das VBS holt sich das Formular mit-tels Pull-Verfahren aus dem FMS ab.


Gilt nur für Eingang direkt über FMS. Diese Variante soll bevorzugt verwendet werden.

B1.8 Eingänge sich-ten, sortieren, auszeichnen

Poststelle Die in Papierform vorliegenden Posteingänge werden gesichtet, sortiert und ausge-zeichnet.

Post ist vor-sortiert

Gilt nur für Eingang per Post. s. GGO, RegRL etc.

B1.9 Posteingänge verteilen

Poststelle Posteingänge aufgrund der Ak-tenrelevanz und/oder persönli-chen Auszeich-nung verteilen

Post ist ver-teilt

Gilt nur für Eingang per Post. Ggf. auch Begleitdokumente. Weiter mit B1.10 oder B1.11.


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B1.10 Weiterleitung der Papierdo-kumente an Posteingangs-empfänger

Poststelle Weiterleitung der Papierdokumente bei unklarer Ak-tenrelevanz und/oder persönli-chen Auszeich-nung an den Posteingangsemp-fänger

Papierdoku-mente mit unklarer Aktenrele-vanz und/oder persönlichen Auszeichnung liegen beim Postein-gangsemp-fänger vor.

Gilt nur für Eingang per Post. Der weitere Ablauf wird im Folgenden nicht betrachtet. Der Prozess endet hier.

B1.11 Prüfen, ob Ein-gang für das Formularverfah-ren relevant

Poststelle Aktenrelevante, nicht persönlich ausgezeichnete Posteingänge werden hinsichtlich ihrer Relevanz für das Formularver-fahren geprüft

Posteingänge sind unterteilt in verfahrens-relevante und in nicht ver-fahrensrele-vante

Gilt nur für Eingang per Post. Für nicht verfahrensrelevante Posteingänge wird der Pro-zess mit der Aktivität B1.12, für verfahrensrelevante Posteingänge wird der Pro-zess mit der Aktivität B1.14 fortgesetzt.

B1.12 Dokumente in Papierform weiterleiten an Scanstelle

Poststelle Nicht verfahrens-relevante Eingän-ge, die keinen Bezug zum Formu-larprozess haben, werden an die Scanstelle weiter-geleitet.

Papierdoku-mente weiter-geleitet an Scanstelle

Gilt nur für Eingang per Post.

B1.13 Dokumente ein-scannen

Scanstelle Die Eingänge wer-den gescannt und in elektronischer Form an die Re-gistratur weiterge-leitet.

Eingänge liegen als elektronische Dokumente vor


B1.14 Formular/ Do-kumente in Papierform weiterleiten an Scanstelle

Poststelle Eingang ist ver-fahrensrelevant. Die Poststelle leitet die Dokumente an die Scanstelle weiter.

Papierformu-lar/ -dokumente weitergeleitet an Scanstelle


B1.15 Formu-lar/Dokumente einscannen

Scanstelle Die Eingänge wer-den gescannt und zur Registrierung und Weiterverar-beitung im VBS in elektronischer Form an die Re-gistratur weiterge-leitet.

Formular inkl. Begleit-dokumente liegen als elektronische Dokumente vor


B1.16 Vorbereitung der zu importie-renden Daten

VBS 1. Ermittlung des Vorgangstyps im VBS 2. Container im VBS erzeugen 2. Extraktion und Zuordnung der Metadaten 4. Empfänger er-mitteln

1. Prozess initiiert 2. Container erzeugt 3. Metadaten zugeordnet 4. Empfänger ermittelt

1. Vorgangstyp ermittelt, bspw. über zu bestimmten Formulardaten in einer Da-tenbanktabelle hinterlegter Vorgangstypen. Prozess aufgrund des Vorgangstyps initiiert. 2. Container zur Aufnahme des Formulars etc. im VBS erzeugt 3. Daten aus den strukturier-ten Formulardaten dem Con-tainer als Metadaten zuge-ordnet. 4. Empfänger zur Registrie-rung und/oder weiteren Bear-beitung ermittelt


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B1.17 Formular als Bilddatei und Formulardaten in den Container importieren

VBS Formularbilddatei und Formulardaten werden über eine automatische Im-portroutine in das Containerobjekt übernehmen.

Formularbild-datei und Formularda-ten in das Containerob-jekt im VBS eingefügt.

B1.18 Posteingang im VBS registrieren

Registratur oder Sachbearbeiter

Das Containerob-jekt wird im VBS registriert.

Posteingang inkl. Metada-ten nachge-wiesen, ggf. Vorgang und/oder Akte erzeugt

Die Metadaten des der Re-gistratur oder dem Sachbear-beiter zugeleiteten Container (Posteingangsobjekt) ggf. Ergänzen/modifizieren. Je nach Prozess kann das Posteingangsobjekt in einen Vorgang und/oder Akte über-führt werden oder als Posteingangsobjekt an die zuständige Stelle in der Sachbearbeitung weitergelei-tet werden. Die weitere Bearbeitung im Vorgangsbearbeitungssystem wird hier nicht beschrieben. Der Prozess endet hier.

Tabelle 8: Teilprozess: Verarbeitung im Vorgangsbearbeitungssys-tem

B.3.2 Teilprozess ‚Verarbeitung im Fachverfahren’


B2.1 Manuelle/ auto-matische Vertei-lung gemäß Eingangsart

Behörde Verteilung der ein-gehenden Formula-re auf die jeweils zutreffende Weiter-bearbeitung.

Alle Eingänge werden ent-sprechend der Festlegungen weiterbearbei-tet.


VPS Aufgrund der Vor-konfiguration wird entschieden, ob das Fachverfahren das Formular mit-tels Pull-Verfahren übernimmt oder durch die VPS per Push-Verfahren zugeleitet bekommt

Auswahl er-folgt

Gilt nur für Eingang über VPS. Fortsetzung des Prozesses mit der Aktivität B2.3 oder B2.4.


VPS Behörden-postkorb oder VPS Backend Enabler

Das VPS leitet das Formular mittels Push-Verfahren weiter an das Fachverfahren.

Formularbild-datei und Formulardaten (XML) als Fachverfah-renscontainer



Fachverfahren Das Fachverfahren holt sich das For-mular mittels Pull-Verfahren aus dem VPS Behörden-postkorb oder VPS Backend Enabler.

Formular zur Übernahme in das Fachver-fahren bereit



FMS Aufgrund der Vor-konfiguration wird entschieden, ob das Fachverfahren das Formular mit-tels Pull-Verfahren übernimmt oder durch das FMS per Push-Verfahren zugeleitet bekommt


Gilt nur für Eingang direkt über FMS. Fortsetzung des Prozesses mit der Aktivität B2.6 oder B2.7.


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FMS Das FMS leitet das Formular mittels Push-Verfahren weiter an das Fachverfahren.

Formularbild-datei und Formulardaten (XML) als Fachverfah-renscontainer



Fachverfahren Das Fachverfahren holt sich das For-mular mittels Pull-Verfahren aus dem FMS.

Formular zur Übernahme in das Fachver-fahren bereit.


B2.8 Eingänge sich-ten, sortieren, auszeichnen

Poststelle Die in Papierform vorliegenden Posteingänge wer-den gesichtet, sor-tiert und ausge-zeichnet.

Post ist vor-sortiert

Gilt nur für Eingang per Post. s. GGO, RegRL etc.

B2.9 Posteingänge verteilen

Poststelle Posteingänge auf-grund der Aktenre-levanz und/oder persönlichen Aus-zeichnung verteilen

Post ist verteilt Gilt nur für Eingang per Post. Ggf. auch Begleitdokumen-te

B2.10 Weiterleitung der Papierdokumen-te an Postein-gangsempfänger

Poststelle Weiterleitung der Papierdokumente bei unklarer Ak-tenrelevanz und/oder persönli-chen Auszeichnung an den Postein-gangsempfänger

Papierdoku-mente mit unklarer Ak-tenrelevanz und/oder per-sönlichen Auszeichnung liegen beim Postein-gangsemp-fänger vor.

Gilt nur für Eingang per Post. Der weitere Ablauf wird im Folgenden nicht betrach-tet. Der Prozess endet hier.

B2.11 Prüfen, ob Ein-gang für das Formularverfah-ren relevant

Poststelle Aktenrelevante, nicht persönlich ausgezeichnete Posteingänge wer-den hinsichtlich ihrer Relevanz für das Formularver-fahren geprüft

Posteingänge sind unterteilt in verfahrens-relevante und in nicht ver-fahrensrele-vante

Gilt nur für Eingang per Post. Weiter mit B2.12 oder B2.14.

B2.12 Dokumente in Papierform wei-terleiten an Scanstelle

Poststelle Eingang nicht verfahrensrele-vant, dass heißt der Eingang hat keinen Bezug zum Formularprozess

Papierdoku-mente weiter-geleitet an Scanstelle


B2.13 Dokumente eins-cannen

Scanstelle Die Eingänge wer-den gescannt und in elektronischer Form an die Re-gistratur weiterge-leitet.

Eingänge liegen als elektronische Dokumente vor


B2.14 Formular/ Do-kumente in Pa-pierform weiter-leiten an Scanstelle

Poststelle Eingang ist ver-fahrensrelevant

Papierformu-lar weitergelei-tet an Scanstelle


B2.15 Formu-lar/Dokumente einscannen

Scanstelle Die Eingänge wer-den gescannt und zur Übernahme in das Fachverfahren in elektronischer Form an die Re-gistratur weiterge-leitet.

gescanntes Formular inkl. Begleitdoku-mente



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B2.16 E-Mail erzeugen und gescannte Dokumente an-hängen

Poststelle oder Registratur

Zur Weiterleitung der elektronisch vorliegenden Do-kumente werden eine E-Mail erzeugt und die Dokumente angehängt.

E-Mail mit angehängten Dokumenten


B2.17 E-Mail weiterlei-ten an Sachbe-arbeiter oder Registratur

Poststelle oder Registratur

Die E-Mail wird an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet.

E-Mail im Sachbearbei-ter- oder Re-gistrator- Postkorb


B2.18 Formulardaten, Formularbildda-tei und Begleit-dokumente in das Fachverfah-ren bzw. in die angeschlosse-nen Systeme importieren

Registratur oder Sachbearbeiter, Fachverfahren

Manuelle Über-nahme der Formu-larbilddatei und ggf. des strukturierten Formulardatensat-zes (XML) als Con-tainer in das Fach-verfahren und An-legen eines Fach-objekts

Formularda-ten, Formular-bilddatei und Begleitdoku-mente stehen zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung

Gilt nur für Eingang per Post. Die weitere Bearbeitung im Fachverfahren wird hier nicht beschrieben. Der Prozess endet hier.

Tabelle 9: Teilprozess: Verarbeitung im Fachverfahren


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C Beschreibung der Unterprozesse

C.1 Unterprozess ‚Plausibilitätsprüfung’

C.1.1 Unterprozess ‚Plausibilitätsprüfung’


P.1 Plausibilitätsprü-fung Feld

FMS Aufruf des Unter-prozess ‚Plausibili-tätsprüfung Feld’.

Das aktuelle Feld X ist plausibilitäts-geprüft.

Aufruf des Unterprozess ‚Plausibilitätsprüfung Feld’ und nach Rücksprung weiter mit Aktivität P.2

P.2 Prüfen, ob alle Mussfelder aus-gefüllt

FMS Das FMS prüft, ob alle Mussfelder ausgefüllt sind.

Mussfelder ausgefüllt

Sind alle Mussfelder aus-gefüllt, können die Muss-felder auf Korrektheit ge-prüft werden (Aktivität P.3). Sind noch nicht alle Muss-felder ausgefüllt kann der Nutzer über die Auswahl-entscheidung (Aktivität P.6) entweder das Ausfül-len unterbrechen und sein Formular zwischenspei-chern (Aktivität P.8) oder das Ausfüllen fortsetzen (Aktivität P.7).

P.3 Prüfen, ob alle Mussfelder kor-rekt

FMS Das FMS prüft, ob alle Mussfelder korrekt sind.

Mussfelder korrekt

Sind alle Mussfelder kor-rekt ausgefüllt, können die optionalen Felder auf Kor-rektheit geprüft werden (Aktivität P.4). Sind noch nicht alle Mussfelder kor-rekt kann der Nutzer über die Auswahlentscheidung (Aktivität P.6) entweder das Ausfüllen unterbre-chen und sein Formular zwischenspeichern (Aktivi-tät P.8) oder das Ausfüllen fortsetzen (Aktivität P.7).

P.4 Prüfen, ob optio-nale Felder kor-rekt

FMS Das FMS prüft, ob alle optionalen Felder korrekt sind.

Fehler oder keine Fehler in den optional ausgefüllten Feldern

Sind alle optionalen Felder korrekt ausgefüllt weiter mit Aktivität P.5, andern-falls weiter mit Aktivität P.6.

P.5 Rücksprung zum Unterprozess-aufruf

FMS Rücksprung zu der den Unterprozess aufrufenden Aktivi-tät und Fortsetzung des Prozess mit der Folgeaktivität.

Rücksprung ist erfolgt

Alle Mussfelder und alle optional ausgefüllten Fel-der sind korrekt ausgefüllt. Abhängig vom den Unter-prozess ‚Plausibilitätsprü-fung’ (P-1) aufrufenden Teilprozess ‚Offline-Ausfüllen’ (A2-3) bzw. ‚Versenden über VPS’ (V1-1) wird der Prozess mit der Folgeaktivität A2.14 des Teilprozesses ‚Offline-Ausfüllen’ (A2-3) bzw. mit der Folgeaktivität V1.4 des Teilprozesses ‚Versenden über VPS’ (V1-1) fortge-setzt.


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P.6 Entscheiden, ob das Ausfüllen fortgesetzt oder unterbrochen werden soll

Nutzer Der Nutzer muss entscheiden, ob er den Ausfüllvorgang fortsetzen oder unterbrechen möchte.

Entscheidung, ob das Ausfül-len fortgesetzt oder unterbro-chen werden soll

Für den Fall, dass entwe-der nicht alle Mussfelder korrekt ausgefüllt oder optional ausgefüllte Felder Fehler beinhalten, kann der Nutzer auswählen, ob er den Ausfüllvorgang fortsetzen oder unterbre-chen möchte. Soll der Ausfüllvorgang fortgesetzt werden, weiter mit P.7, andernfalls weiter mit P.8

P.7 Rücksprung zum Unterprozess-aufruf

FMS Rücksprung ab-hängig vom aufru-fenden Teilprozess: Wurde der Unter-prozess von den Aktivitäten A1.21 (TP A1-4), A2.14 (TP A2-3) oder V1.2 (TP V1-1) aufgerufen, erfolgt der Rücksprung zur Aktivität A1.18 im TP A1-4. Wurde der Unter-prozess von der Aktivität A2.11 (TP A2-2) aufgerufen, erfolgt der Rück-sprung zur Aktivität A2.7 im TP A2-2.

Rücksprung erfolgt, das Ausfüllen wird entweder mit dem bisher falsch ausge-füllten oder dem nächsten freien Feld fortgesetzt

Nutzer möchte fortsetzen

P.8 Zwischenspei-chern

Aufruf des Unter-prozesses ‚Zwi-schenspeichern‚

Formular im FMS zwi-schengespei-chert

Aufruf des Unterprozess ‚Zwischenspeichern’ und nach Rücksprung weiter mit Aktivität P.9

P.9 Prozessende Nutzer möchte unterbre-chen. Der Prozess endet hier. Zur Fortsetzung des Aus-füllvorgangs muss der Nutzer das Formular er-neut aufrufen.

Tabelle 10: Unterprozess: ‚Plausibilitätsprüfung’

C.1.2 Unterprozess ‚Plausibilitätsprüfung Feld’


PF.1 Prüfen ob Feld 'X' Mussfeld ist

FMS Das System prüft, ob das Feld ‚X’, auf dem der Cursor steht, ein Mussfeld ist.

‚X’ ist ein Mussfeld oder ist kein Muss-feld

Wenn ‚X’ ein Mussfeld ist, weiter mit PF.2, andernfalls weiter mit PF.4

PF.2 Prüfen, ob Feld ‚X’ korrekt aus-gefüllt wurde

FMS Das System prüft, ob das Feld ‚X’, auf dem der Cursor steht, inhaltlich korrekt ausgefüllt ist.

Feld ‚X’ ist entweder fehlerhaft oder NICHT ausge-füllt ODER korrekt ausge-füllt

Ist das Feld ‚X’ fehlerhaft oder NICHT ausgefüllt weiter mit PF.3, andernfalls Rücksprung zum den Un-terprozess aufrufenden Unterprozess ’Plausibili-tätsprüfung’ und Fortset-zen mit Aktivität P.6


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PF.3 Hervorhebung des fehlerhaften Feldes ‚X’

FMS Bei fehlerhaft aus-gefülltem Mussfeld wird das fehlerhafte Feld hervorgeho-ben und es erfolgt der Rücksprung in den aufrufenden Unterprozess ‚Plausibilitätsprü-fung’ und Fortset-zung mit Aktivität P.6

Rücksprung zur Aktivität P.6 im Unter-prozess ‚Plau-sibilitätsprü-fung’

Rücksprung zum den Un-terprozess aufrufenden Unterprozess ’Plausibili-tätsprüfung’ und Fortset-zen mit Aktivität P.6

PF.4 Prüfen, ob Feld ‚X’ korrekt aus-gefüllt ist.

FMS Bei fehlerhaft aus-gefülltem Feld wird das fehlerhafte Feld hervorgeho-ben und kann kor-rigiert werden.

Plausibilitäts-prüfung für Feld X been-det

Weiter mit PF.5 oder falls korrekt ausgefüllt Rück-sprung zum den Unterpro-zess aufrufenden Unter-prozess ’Plausibilitätsprü-fung’ und Fortsetzen mit Aktivität P.6

PF.5 Hervorhebung fehlerhafter Da-ten & Warten auf Korrektur

FMS Bei fehlerhaft aus-gefülltem Feld wird das fehlerhafte Feld hervorgeho-ben und es erfolgt der Rücksprung in den aufrufenden Unterprozess ‚Plausibilitätsprü-fung’ und Fortset-zung mit Aktivität P.6

Rücksprung zur Aktivität P.6 im Unter-prozess ‚Plau-sibilitätsprü-fung’

Rücksprung zum den Un-terprozess aufrufenden Unterprozess ’Plausibili-tätsprüfung’ und Fortset-zen mit Aktivität P.6

Tabelle 11: Unterprozess: ‚Plausibilitätsprüfung Feld’

C.2 Unterprozess ‚Login’


L.1 Login & Pass-wort eingeben

Nutzer Eingabe des Log-ins und des Pass-worts und Eingabe bestätigen.

Das Login und Passwort ist eingegeben und kann vom FMS geprüft werden.

L.2 Login & Pass-wort überprüfen

FMS Login und Pass-wort wird vom FMS geprüft

Login und Passwort ist geprüft.

Sind Login & Passwort korrekt weiter mit L.3, an-dernfalls weiter mit L.4

L.3 Rücksprung zum Aufruf des Unter-prozesses und ggf. Übergabe der Nutzeridenti-fikation an Fol-geaktivität

FMS Rücksprung zum Aufruf des Unter-prozess im Teilpro-zess ‚Online-Ausfüllen A1-1’, ‚Online-Ausfüllen A1-2’ oder ‚Spei-chern S-1’

Rücksprung ist erfolgt und die Nutzer-identifikation ist an die Fol-geaktivität zur weiteren Ver-wendung übergeben worden.

Login & Passwort korrekt

L.4 Anzahl Fehlver-suche erhöhen

FMS Der Zähler für die Anzahl der Fehl-versuche um „1“ erhöhen

Zähler für die Anzahl der Fehlversuche ist aktualisiert

Login & Passwort falsch

L.5 Prüfen, ob An-zahl der Fehl-versuche < 3

FMS Prüfen, ob der Zähler für die An-zahl der Fehlversu-che kleiner 3 ist

Entscheidung, ob die Anzahl der Fehlver-suche =3 oder <3 ist.

Ist die Anzahl der Fehlver-suche <3: weiter mit L.6 =3: weiter mit L.8

L.6 Fehlermeldung „Falscher Login“

FMS Anzeige der Feh-lermeldung „Fal-scher Login“

Fehlermel-dung „Fal-scher Login“ wird angezeigt


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L.7 Aufruf des Un-terprozesses ‚L-1 Login’

FMS Der Unterprozess „Login“ wird zur erneuten Eingabe von Login & Pass-wort aufgerufen

Unterprozess „Login“ gestar-tet

Weiter mit Unterprozess „Login“

L.8 Fehlermeldung „Login gesperrt“ und Login sper-ren

FMS Nach 3 Fehlversu-chen wird Login gesperrt und die Fehlermeldung „Login gesperrt“ angezeigt

Login gesperrt Der Prozess endet hier.

Tabelle 12: Unterprozess: ‚Login’

C.3 Unterprozess ‚Zwischenspeichern’


S.1 Prüfen, ob Nut-zer eingeloggt

FMS Prüfen, ob der Nutzer eingeloggt ist

Entscheidung, ob der Nutzer eingeloggt ist oder NICHT

Zum Speichern des For-mulars im FMS muss der Nutzer eingeloggt sein. Ist der Nutzer eingeloggt, weiter mit S.5, andernfalls weiter mit S.2

S.2 Entscheiden, ob Einloggen und Zwischenspei-chern erfolgen soll oder NICHT

Nutzer Der Nutzer muss sich entscheiden, ob er sich einlog-gen und zwischen-speichern will oder ob NICHT.

Entscheidung, ob der Nutzer sich einloggen möchte oder NICHT

Entscheidet der Nutzer sich einzuloggen weiter mit S.3 andernfalls weiter mit S.6

S.3 Aufruf des Un-terprozesses ‚Login L-1’

Der Unterprozess ‚Login’ wird aufge-rufen, damit der Nutzer sich einlog-gen kann.

Unterprozess ‚Login’ ist gestartet

Der Nutzer hat entschie-den, sich einzuloggen. Aufruf des Unterprozess ‚Login’ und nach Rück-sprung weiter mit Aktivität S.4

S.4 Formular spei-chern

FMS Das Formular wird im FMS zwischen-gespeichert

Formular im FMS gespei-chert

Auf das gespeicherte For-mular kann nur durch vor-herige Eingabe von Login und Passwort vom Nutzer aus zugegriffen werden.

S.5 Formular spei-chern

FMS Das Formular wird im FMS zwischen-gespeichert

Formular im FMS gespei-chert

Auf das gespeicherte For-mular kann nur durch vor-herige Eingabe von Login und Passwort vom Nutzer aus zugegriffen werden.

S.6 Rücksprung zum Aufruf des Un-terprozesses

FMS Rücksprung zum Aufruf des Unter-prozess im Teilpro-zess ‚Online-Ausfüllen A1-4’ oder ‚Plausibilitäts-prüfung P-2’

Rücksprung ist erfolgt, Unterprozess wurde been-det.

Tabelle 13: Unterprozess: ‚Zwischenspeichern’


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D Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK)

D.1 Grundlagen der EPK-Modellierung

Die EPK-Notation unterscheidet Ereignisse, Funktionen, Operatoren und Kontrollfluss:

• Ereignisse sind zeitpunktbezogene Zustände. Sie werden durch Sechsecke abgebildet.

• Funktionen sind Tätigkeiten beziehungsweise Prozessschritte, die sich innerhalb eines Zeitraums vollziehen. Sie werden durch Recht-ecke abgebildet.

• Operatoren dienen der Verknüpfung von Ereignissen und Funktionen. • Als Kontrollfluss werden die Beziehungen bezeichnet, die sich inner-

halb eines Prozesses zwischen Ereignissen, Funktionen und Operato-ren ergeben (zeitliche Reihenfolge).

Darüber hinaus verwendet die EPK-Notation die folgenden logische Ver-knüpfungstypen:

• UND (Symbol AND): alle Elemente müssen zusammen eintreten, • ODER (Symbol OR): eins, mehrere oder alle Elemente können eintre-

ten sowie • Exklusiv-ODER (Symbol XOR): von den gegebenen Elementen ist ge-

nau eins zulässig

Für die Abbildung von Prozessen nach der EPK-Notation wurden die fol-genden Regeln definiert:

• Regel 1: Einem Ereignis folgt stets eine Funktion und einer Funktion immer ein Ereignis.

• Regel 2: Das Startereignis (Prozessinput) muss eingetreten sein, damit die ers-te Funktion stattfinden kann. Das Schlussereignis (Prozessoutput) liegt vor, nachdem die letzte Funktion ausgeführt wurde. Am Anfang und am Ende einer EPK liegen nur Ereignisse und nie Funktionen.

• Regel 3: Die Elemente, die mittels Operatoren verknüpft werden, müssen ent-weder alle Ereignisse oder alle Funktionen sein. Es ist nicht erlaubt, Ereignisse und Funktionen mittels Operatoren miteinander zu verbin-den.

• Regel 4: Einem auslösenden Ereignis dürfen keine alternativen Funktionen fol-gen, da Ereignisse keine Entscheidungskompetenz haben und somit nicht zwischen den verschiedenen Ausführungspfaden auswählen können.

• Regel 5: Wenn eine Aufspaltung in mehrere Pfade erfolgt, müssen der öffnende und der schließende Operator identisch sein.


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Abbildung 35: EPK-Regeln


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D.2 Symbole zur Beschreibung von Soll-Prozessen

In der folgenden Abbildung sind die vom CC VBPO verwendeten Symbole zur Abbildung von Soll-Prozessen in Form der „Ereignisgesteuerten Pro-zessketten” dargestellt und erläutert.

Abbildung 36: Symbole der CC VBPO-Vorlage zur Beschreibung von Soll-Prozessen


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In den Prozessabbildungen werden dabei

• Funktionen als abgerundetes Rechteck (grün), • Ereignisse als Sechseck (hellrot) und • Verzweigungen als Rauten (grau)

und in der Regel vertikal untereinander dargestellt.

Die eine Funktion (grün) ausführende Organisationseinheit wird in Form einer Ellipse (hellgelb) links von der Funktion, der Ein- oder Ausgang einer Funktion in Form von Dokumenten und Daten (hellblau) rechts von der Funktion dargestellt. Dokumente werden dabei nochmals unterschieden in

• Papierdokumente, • Elektronische Dokumente, wie bspw. ein Microsoft Word-Dokument, • zusammengehörende elektronische Dokumente, wie bspw. ein Antrag

und seine Anlagen, • elektronische Dokumente, die im VBS in elektronischen Akten (abge-

kürzt: eAkte) verwaltet werden sowie • elektronische Akten.

IT-Systeme oder Datenbanken wie beispielsweise „FMS” werden mit ei-nem dunkelblauen Datenbanksymbol dargestellt.

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Formularprozess und Checkliste · BUNDESVERWALTUNGSAMT Kompetenzzentrum Vorgangsbearbeitung, Prozesse und Organisation (CC VBPO) Formularprozess und Checkliste Ableitung von Prozessen