Musterprozess - cio.bund.de · Das vorliegende Dokument wurde durch das Kompetenzzentrum Vorgangsbearbei-tung, Prozesse und Organisation im Bundesverwaltungsamt in Zusammenarbeit

Musterprozess
Kompetenzzentrum Vorgangsbearbeitung,
Prozesse und Organisation (CC VBPO)

Beschaffung

Version 1.0 April 2005

BUNDESVERWALTUNGSAMT BUNDESVERWALTUNGSAMT

BUNDESBUNDES

Das vorliegende Dokument wurde durch das Kompetenzzentrum Vorgangsbearbei-tung, Prozesse und Organisation im Bundesverwaltungsamt in Zusammenarbeit mit der Firma BearingPoint GmbH erstellt. Ansprechpartner: Dr. Ildiko Knaack Bundesverwaltungsamt Projektgruppe Kompetenzzentren eGovernment BundOnline - Kompetenzzentrum Vorgangsbearbeitung, Prozesse und Organisati-on (CC VBPO) eMail: [email protected]

VERWALTUNGSAMT VERWALTUNGSAMT

mailto:[email protected]

Inhaltsverzeichnis

1 Management Summary....................................................... 6

2 Einleitung ............................................................................ 7

3 Musterprozess E-Vergabe.................................................. 8

3.1 Grundlegende Annahmen ...........................................................8

3.2 Übersicht .....................................................................................9

3.3 Teilprozess 1: Vorbereitung der Ausschreibung und Erstellung der Ausschreibungsunterlagen ................................11

3.4 Teilprozess 2: Bekanntmachung, Bereitstellung der Verdingungsunterlagen, Angebotserstellung und –abgabe ......12

3.4.1 Variante 1: Öffentliche Ausschreibung (Offenes Verfahren) ............13

3.4.2 Variante 2: Beschränkte Ausschreibung (Nicht offenes Verfahren) mit Teilnahmewettbewerb...............................................15

3.4.3 Variante 3: Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb.......................................................................17

3.4.4 Variante 4: Freihändige Vergabe (Verhandlungsverfahren) mit Teilnahmewettbewerb.......................................................................19

3.4.5 Variante 5: Freihändige Vergabe (Verhandlungsverfahren) ohne Teilnahmewettbewerb (ohne vorherige Vergabebekanntmachung) ...............................................................19

3.5 Teilprozess 3: Angebotsöffnung, –prüfung und Auftragsvergabe........................................................................19

3.6 Schnittstellenübersicht ..............................................................23

4 Übernahme des Musterprozesses................................... 24

4.1 Voraussetzungen bei den Behörden.........................................24

4.2 Empfehlungen zum Vorgehen...................................................24

4.2.1 Erfahrungen und kritische Erfolgsfaktoren .......................................24

4.2.2 Referenz-Phasenplan zur Einführung von E-Vergabe-Systemen..........................................................................................26

Seite 3 von 32

4.3 Unterstützungsleistungen des Kompetenzzentrums Vorgangsbearbeitung, Prozesse und Organisation (CC VBPO) .......................................................................................29

5 Ansprechpartner............................................................... 30

6 Ergänzende Informationen............................................... 31

6.1 Literatur .....................................................................................31

6.2 Linksammlung ...........................................................................32


Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Geschäftsprozess E-Vergabe – schematische Darstellung ...................................................................................... 9

Abbildung 2: E-Vergabe Teilprozess 1 – Vorbereitung der Ausschreibung und Erstellung der Ausschreibungsunterlagen .... 11

Abbildung 3: E-Vergabe Teilprozess 2 Variante 1 – Öffentliche Ausschreibung (Offenes Verfahren) ............................................. 13

Abbildung 4: E-Vergabe Teilprozess 2 Variante 2 – Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb (Nicht-offenes Verfahren) ..................................................................................... 15

Abbildung 5: E-Vergabe Teilprozess 2 Variante 3 – Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb................................. 18

Abbildung 6: E-Vergabe Teilprozess 3 – Angebotsöffnung, –prüfung und Auftragsvergabe..................................................................... 20

Abbildung 7: Grobe Zeitplanung für die Einführung der E-Vergabe...... 29

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: E-Vergabe Teilprozess 1 – Vorbereitung der Ausschreibung und Erstellung der Ausschreibungsunterlagen ............................. 12

Tabelle 2: E-Vergabe Teilprozess 2 Variante 1 – Öffentliche Ausschreibung (Offenes Verfahren) ............................................. 15

Tabelle 3: E-Vergabe Teilprozess 2 Variante 2 – Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb (Nicht-offenes Verfahren) ..................................................................................... 17

Tabelle 4: E-Vergabe Teilprozess 2 Variante 3 – Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb................................. 19

Tabelle 5: E-Vergabe Teilprozess 3 – Angebotsöffnung, –prüfung und Auftragsvergabe............................................................................ 22


Musterprozess Beschaffung

1 Management Summary

Das vorliegende Dokument beschreibt die grundsätzlichen fachlichen und damit verbundenen informationstechnischen Prozesse des elektronischen Vergabeverfahrens für öffentliche Aufträge im Bereich der Bundesverwal-tung ("E-Vergabe").

E-Vergabe als Bund-Online 2005 Dienst-leistung

Der Schwerpunkt dieser Beschreibung liegt auf der Darstellung der Grund-prozesse in Form einer Prozesslandkarte, die eine Übersicht aller Teilpro-zesse des Prozesses "Beschaffung“ mit Leistungsbeziehungen zu anderen (in diesem Zusammenhang nicht näher zu betrachteten) Prozessen inner-halb und außerhalb der Organisation enthält. Folgende wesentliche Episoden des Gesamtprozesses werden betrachtet: Episoden des Beschaf-

fungsprozesses •

•

•

•

•

Vorbereitung der Ausschreibung (Vorinformation, Erstellung der Leistungsbeschreibung)

Bekanntmachung

Angebotserstellung und –abgabe

Angebotsöffnung und –prüfung

Auftragsvergabe (Zuschlagserteilung und Bekanntmachung) Ziel der Beschreibung dieses Prozesses ist es, die Rollen und Aufgaben der Prozessbeteiligten (Behörden, Anbieter) und ihre Interaktion mit dem der E-Vergabe zugrundeliegenden IT-System (Vergabeplattform, E-Vergabe-Modul etc.) zu verdeutlichen.

Rollen, Aufgaben, Inter-aktion mit der IT

Seite 6 von 32


2 Einleitung

Das Projekt "E-Vergabe“ ist wesentlicher Bestandteil des Projektes "Öffent-licher Eink@uf Online“. Für das Projekt wurden bei zwei Bundesbehörden – dem Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern (BeschA) und dem Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung (BBR) – die technischen und organisatorischen Voraussetzungen geschaffen, die elektronische Vergabe zu erproben.

Projekt "Öffentlicher Eink@uf Online, Pilotbe-trieb in zwei Behörden

Diese beiden Ämter wurden ausgewählt, um die elektronische Beschaffung für unterschiedliche Vergabebereiche testen zu können. Die Basis hierfür bilden die VOL (Verdingungsordnung für Leistungen), die VOF (Verdin-gungsordnung für freiberufliche Leistungen) und die VOB (Vergabe- und Vertragsdnung für Bauleistungen). Das Projekt "E-Vergabe“ verfolgte zwei wesentliche Ziele:

•

•

•

•

•

•

Es sollte ein Referenzmodell für ein Verfahren entwickelt werden, mit dem die öffentliche Hand Vergabeverfahren vollständig, sicher, rechtsverbindlich und ohne Medienbrüche über das Internet abwi-ckeln kann. Dabei wurden die Anbieter vollständig in die elektroni-sche Abwicklung integriert.

Mit Hilfe moderner multimedialer Informations- und Kommunikati-onstechniken sollen eine höhere Transparenz, Qualität und Effi-zienz sowie eine Beschleunigung öffentlicher Beschaffungspro-zesse erreicht werden. Im Mittelpunkt der Bemühungen steht eine leistungsfähigere und wirtschaftlicher arbeitende öffentliche Ver-waltung.

Entwicklung der E-Vergabe-Komponenten durch das BeschA

Das Beschaffungsamt des BMI (BeschA) beschafft für 26 Behörden im Geschäftsbereich des Bundesministeriums des Innern jährlich Güter im Wert von rd. 500 Millionen Euro. Beispielhaft für andere Verwaltungen hat das Beschaffungsamt ein ganzheitliches Verfahren für den Online-Einkauf entwickelt. Dieses besteht aus vier Elementen:

der Kommunikation zwischen Bedarfsträger und Beschaffungsamt,

dem elektronischen Vergabe-Modul,

der E-Vergabe-Plattform,

und dem Virtuellen Marktplatz („Kaufhaus des Bundes“). Dabei wird das elektronische Vergabeverfahren komplett online abgewi-ckelt. Die Rechtssicherheit und Integrität der Daten wird durch den Einsatz der elektronischen Signatur sichergestellt. Die Vorgangsbearbeitung erfolgt mit einem DOMEA®-konzeptkonformen Vorgangsbearbeitungssystem. Grundsätzlich werden - mit Ausnahme der inversen Auktion, die noch kein vergaberechtlich statthaftes Verfahren ist - alle Vergabeverfahren unter-stützt. Im Rahmen dieses Dokumentes werden das Vergabeverfahren aus Pro-zesssicht sowie die technischen und organisatorischen Anforderungen zur Nutzung der E-Vergabe durch Vergabestellen sowie konkrete Empfehlun-gen für die Einführung eines elektronischen Vergabeverfahrens behandelt. Damit bietet das vorliegende Dokument Behörden unterschiedlicher Ver-waltungsebenen eine Orientierungshilfe für die Planung und Durchführung vergleichbarer Vorhaben. Das Dokument richtet sich an Verfahrensverantwortliche in den Vergabe-stellen und IT-Leiter in den Behörden des Bundes und der Länder, um sie bei der Einführung des IT-gestützten Vergabeverfahrens zu unterstützen.

Zielgruppe: Vergabestel-len und IT-Leiter in den Behörden

Seite 7 von 32

mailto:Eink@uf


3 Musterprozess E-Vergabe

3.1 Grundlegende Annahmen Die grundsätzlichen prozessualen Abläufe in der Abwicklung von Aus-schreibungen, wie sie in dem elektronischen Vergabemodul und der E-Vergabe-Plattform unterstützt werden, setzen sich – entsprechend den Episoden des Beschaffungsprozesses - aus folgenden Schritten zusam-men:

Prozessschritte der E-Vergabe

•

•

•

•

•

•

•

•

•

Vorbereitung der Ausschreibung und Erstellung der Ausschrei-bungsunterlagen (Vorinformation, Erstellung der Leistungsbe-schreibung)

Bekanntmachung, Bereitstellung der Verdingungsunterlagen, An-gebotserstellung und –abgabe

Angebotsöffnung, –prüfung und Auftragsvergabe Die im Rahmen des gesamten Beschaffungsmanagements ebenfalls rele-vanten Prozesse

Bedarfsprüfung/Bedarfsmeldung durch den Bedarfsträger,

Bedarfsanforderung (i.d.R. per eMail),

Mittelfreigabe (manuelle Eingabe in das Vergabemodul),

Genehmigungsverfahren,

Lieferantenmanagement und

Interaktion mit Haushalts- und Warenwirtschaftssystemen, sind nicht Bestandteil des E-Vergabe-Prozesses im engeren Sinne und werden von der vorliegenden Musterprozessdokumentation nicht betrach-tet. Dies gilt auch für die Prozesse des sog. „eOrdering“ (z. B. Bestellung aus bestehenden (Rahmen)-Verträgen) über virtuelle Marktplätze oder On-line-Shops.

Seite 8 von 32


3.2 Übersicht Die nachfolgende Grafik zeigt den Geschäftsprozess der elektronischen Vergabe im Überblick einschließlich der in den einzelnen Phasen beteilig-ten IT-Komponenten.

Abbildung 1: Geschäftsprozess E-Vergabe – schematische Darstel-

lung

Bei den im folgenden dargestellten Musterprozessen sind folgende Funkti-onen zu unterscheiden, die im Prozessverlauf spezifische Aufgaben über-nehmen:

Funktionen aus Prozess-sicht

Vergabestelle Die ausschreibende Stelle ist verantwortlich

für die Initiierung und Abwicklung des Ver-gabeprozesses sowie für die Erstellung, Weitergabe und Auswertung der im Verlauf des Vergabeprozesses erstellten Unterla-gen.

Vergabemodul Das Vergabemodul strukturiert auf der Basis

eines DOMEA®-konformen Vorgangsbear-beitungssystems die je nach Vergabeverfah-ren notwendigen Prozessschritte. Die Abläu-fe werden sachgerecht organisiert und der Bearbeiter gezielt durch das Vergabeverfah-ren geführt. Hinterlegte Entscheidungsrouti-nen bilden die für Vergaben der öffentlichen Hand geltenden nationalen und europäi-schen gesetzlichen Regelungen ab.

OBA Der Online-Beschaffungsassistent (OBA)

steht dem Bearbeiter der Vergabestelle als Hilfsprogramm für die Erstellung und Versendung der Verdingungsunterlagen so-wie die Kommunikation mit dem Bieter (Be-scheide und Nachrichten) zur Verfügung. Über entsprechende Schnittstellen erfolgt die Anbindung an die Vergabeplattform.

Seite 9 von 32


ÖFA Der Öffnungsassistent für Angebote (ÖFA)

unterstützt den Sachbearbeiter bei der elekt-ronischen Angebotseröffnung und Submis-sion (Laden verschlüsselter Angebote von der Vergabeplattform, Aufbereitung mittels Zusatzfunktionen). Er ermöglicht die Verbin-dung zur Inhouse-IT-Infrastruktur.

Vergabeplattform Die Vergabeplattform besteht aus einem

Web- und einem Applikationsserver mit Schnittstellen zu Datenbank-, Mail- und Di-rectory-Servern sowie einer Zeitstempelein-heit. Auf ihr erfolgt die technische Abwick-lung der einzelnen Vergabeschritte zwi-schen Vergabestelle und Bieter. Ein unmit-telbarer Zugang zu den dort in verschlüssel-ter Form abgelegten Dokumenten ist nicht möglich.

Bieter Bieter beteiligen sich am elektronischen

Ausschreibungsverfahren mittels einer spe-ziellen Zugangssoftware (s. AnA) und bieten ihre Leistungen an.

AnA Der Angebotsassistent (AnA) lädt Aus-

schreibungen und die dazugehörigen Do-kumente vom Web-Server der Vergabeplatt-form und ermöglicht dem Bieter die parallele Verwaltung und Bearbeitung mehrerer An-gebotsverfahren. Weitere Funktionen sind das Prüfen elektronischer Dokumente, Ver- / Entschlüsselung sowie die elektronische Einreichung der vollständig ausgefüllten An-gebotsunterlagen.

In den folgenden Prozessdarstellungen wird zur besseren Abgrenzung in den Tabellenköpfen nach Instanzen (grau), IT-Systemen und –Anwendungen (blau) und handelnden Personen (gelb) unterschieden.

Seite 10 von 32


3.3 Teilprozess 1: Vorbereitung der Ausschreibung und Er-stellung der Ausschreibungsunterlagen

Liegt der Vergabestelle eine Bedarfsanforderung einer Behörde vor, wird anhand des zu erwartenden Auftragswertes zunächst geprüft, ob eine Vor-information erforderlich ist. Im Anschluss werden anhand der Bedarfsan-forderung das Leistungsverzeichnis und die Verdingungsunterlagen erstellt. Die durch europäisches Recht (EU-Richtlinien zum öffentlichen Auftragswesen im Vergaberechtsänderungsgesetz vom 01.01.1999) bzw. nationales Recht (Bundes-, Landes- oder Gemeindehaushaltsordnungen) vorgegebenen Schwellenwerte bestimmen über die Vergabeart (nationale oder EU-weite Ausschreibung / offenes oder nicht-offenes Verfahren). Die-se Schwellenwerte sind in § 2 VgV definiert.

Vorbereitung der Aus-schreibung

Bearbeiter BearbeiterAnAVergabeplattformVergabemodul /OBA / ÖFA

Nein

JaVorinformationerstellen und

veröffentlichen

Verdingungs-unterlagenerstellen

Leistungsbe-schreibung

erstellen

Start

Teilprozess 2

VorinformationVorinformationnötig?

FestlegungVergabeart

Tätigkeit

Legende

Prozess-beginn/-ende

Leistung / Ergebnisals elektronischesDokument

Datensatz bzw.Informationsobjekt alsElement desDatenflusses

Dokument(elektronisch)

Informations-objekt

zu ProzessDokument(in Papier)

vonProzess

Entscheidung

Akteur IT-System Person

Vergabestelle BieterBeschA

Abbildung 2: E-Vergabe Teilprozess 1 – Vorbereitung der Aus-

schreibung und Erstellung der Ausschreibungsunter-lagen

Seite 11 von 32


Aktivitäten Ausführende(r) Handlung Ergebnis Anmerkung

Prüfung, ob Vor-information mög-lich bzw. nötig ist

Vergabestelle Die Vergabestel-le prüft die ver-gaberechtlichen Voraussetzun-gen

Entscheidung über Veröffentli-chung einer Vorinformation

Nur bei voraus-sichtlicher Über-schreitung eines vorgegebenen Auftragswertes

Vorinformation erstellen und veröffentlichen

Vergabemodul Erstellung und Veröffentlichung der Vorinformati-on auf der Ver-gabeplattform

Vorinformation ist auf der Ver-gabeplattform einsehbar

Leistungsbe-schreibung erstellen

Vergabestelle Die Beschrei-bung der zu vergebenen Leistungen wird erstellt

Leistungsbe-schreibung als Anlage zu den Verdingungsun-terlagen

i.d.R. liegt der Vergabestelle eine Bedarfsbe-schreibung vom Bedarfsträger vor

Verdingungsun-terlagen zusam-menstellen

Vergabestelle Die Verdin-gungsunterlagen werden IT-gestützt zusam-mengestellt

Vollständige Verdingungsun-terlagen

Angebotsformu-lare, Erläuterun-gen für den Bie-ter, Fragenkata-log etc.

Festlegung der Vergabeart

Vergabestelle Auswahl der vergaberechtlich vorgesehenen Vergabeart

Vergabeart ist festgelegt

z.B. offenes oder nicht-offenes Verfahren, mit oder ohne Teil-nahmewettbe-werb etc.

Tabelle 1: E-Vergabe Teilprozess 1 – Vorbereitung der Ausschrei-bung und Erstellung der Ausschreibungsunterlagen

3.4 Teilprozess 2: Bekanntmachung, Bereitstellung der Ver-dingungsunterlagen, Angebotserstellung und –abgabe

Der sich anschließende Teilprozess weist – abhängig von der gewählten Vergabeart – unterschiedliche Verläufe auf. Im Folgenden werden die häu-figsten Vergabearten vorgestellt:

Teilprozess der Voraus-wahl, Unterlagenbereit-stellung und Angebotser-stellung in fünf Varianten •

•

•

Variante 1: Öffentliche Ausschreibung (Offenes Verfahren)

Variante 2/3: Beschränkte Ausschreibung mit und ohne öffentli-chen Teilnahmewettbewerb (Nicht offenes Verfahren)

Variante 4/5: Freihändige Vergabe mit und ohne öffentlichen Teil-nahmewettbewerb (Verhandlungsverfahren)

Jede dieser Vergabearten wird nachfolgend als Variante des Teilprozesses 2 beschrieben.

Seite 12 von 32


3.4.1 Variante 1: Öffentliche Ausschreibung (Offenes Verfahren) Öffentliche Ausschrei-bung als häufigste Vari-ante

Der Öffentlichen Ausschreibung (für nationale Ausschreibungen) bzw. dem Offenen Verfahren (für europaweite Ausschreibungen) kommt die größte Bedeutung unter den Vergabearten zu. Beide Verfahren haben in ihrem jeweiligen Geltungsbereich Vorrang vor den übrigen Vergabearten. Da-bei wird eine unbegrenzte Zahl von Bietern, die Leistungen der ausge-schriebenen Art gewerblich anbieten, zur Angebotsabgabe aufgefordert. Nach dem Willen des Gesetzgebers sollen möglichst viele Angebote abge-geben werden, so dass im Wettbewerb das wirtschaftlichste Angebot er-mittelt werden kann.


Bekanntmachungerstellen und

veröffentlichen

Kenntnisnahmeder

Ausschreibung

Bekanntmach-ungen abrufen

Verdingungs-unterlagen

abrufenAngebot erstellen

Angebotversenden

Angeboteabrufen

Verdingungs-unterlagenanfordern

Verdingungs-unterlagenversenden

Vergabe-bekanntmachung

Verdingungs-unterlagen imArbeitskorb

Angebots-unterlagen

Teilprozess 1

Teilprozess 3


Anforderungenprüfen

Abbildung 3: E-Vergabe Teilprozess 2 Variante 1 – Öffentliche Aus-

schreibung (Offenes Verfahren)

Seite 13 von 32



Bekanntma-chung erstellen und veröffentli-chen

Vergabestelle Die Vergabebe-kanntmachung wird mit IT-Unterstützung erstellt und auf der E-Vergabeplattform veröffentlicht

Vergabebe-kanntmachung ist auf der Ver-gabeplattform einsehbar

Bekanntma-chungen abrufen

Bieter Der Bieter ruft die Vergabebe-kanntmachung mit Hilfe eines Web-Browsers von der E-Vergabeplattform ab.

Der Bieter erhält Kenntnis über das aktuelle Vergabeverfah-ren.

Verdingungsun-terlagen anfor-dern

AnA Der Bieter wählt relevante Aus-schreibungen aus und fordert mit Hilfe des AnA die zugehörigen Verdingungsun-terlagen an.

Der Bieter hat sein Interesse bekundet.

Voraussetzung: die einmalige Registrierung auf der Vergabeplatt-form ist erfolgt

Anforderungen prüfen

Vergabestelle Die Vergabestel-le prüft die vor-liegenden Anfor-derungen nach VOL/A

Die Anforderun-gen der Interes-senten sind ü-berprüft.

Verdingungsun-terlagen versen-den

OBA Die Verdin-gungsunterlagen werden im „virtu-ellen Arbeits-korb“ des Bieters auf der Vergabe-plattform bereit-gestellt

Die vollständigen Verdingungsun-terlagen liegen auf der Vergabe-plattform zum Download bereit.

Verdingungsun-terlagen abrufen

AnA Der AnA lädt die Verdingungsun-terlagen automa-tisiert von der Vergabeplatt-form.

Die Verdin-gungsunterlagen liegen dem Bie-ter zur Bearbei-tung vor.

Angebot erstel-len

Bieter Der Bieter füllt offline die Ver-dingungsunterla-gen (z.B. Ange-botskalkulation, Fragenkatalog) aus und stellt das geplante Vorgehen und seine Leistungen dar.

Das vollständige Angebot liegt vor.

Angebot versen-den

AnA Mit Hilfe des AnA werden die An-gebotsunterlagen vor Fristablauf auf die Vergabe-plattform gela-den.

Die Angebotsun-terlagen liegen auf der Vergabe-plattform zum Download bereit.

Angebote abru-fen

ÖFA Die Angebote der Bieter wer-den nach Ablauf der Angebotsfrist unter Einsatz des Öffnungsassis-

Die Angebote liegen der Ver-gabestelle zur Öffnung vor.

Die Vertraulich-keit ist bis zum Ablauf der Ange-botsfrist sicher-gestellt.

Seite 14 von 32


Aktivitäten Ausführende(r) Handlung Ergebnis Anmerkung tenten (ÖFA) von der Vergabeplatt-form geladen.

Tabelle 2: E-Vergabe Teilprozess 2 Variante 1 – Öffentliche Aus-schreibung (Offenes Verfahren)

3.4.2 Variante 2: Beschränkte Ausschreibung (Nicht offenes Verfah-ren) mit Teilnahmewettbewerb

Beschränkte Ausschrei-bung mit Teilnahmewett-bewerb

Nur unter bestimmten, eng gefassten Voraussetzungen dürfen die Be-schränkte Ausschreibung und sein europäisches Pendant, das Nicht-offene Verfahren, angewendet werden. Bei diesen beiden Vergabearten fordert der Auftraggeber eine begrenzte Anzahl von Unternehmen auf, ein Angebot einzureichen.


Bekanntmachungerstellen und

veröffentlichen

Kenntnisnahmedes Teilnahme-

wettbewerbs

Bekanntmach-ungen abrufen



Angebotversenden

Angeboteabrufen


Teilnahmeantragerstellen

Teilnahmeantragversenden

Teilnahmeantragabrufen

Bewerberauswählen

Teilprozess 1

Teilprozess 3

Angebots-unterlagen


Teilnahmeantrag

Bekannt-machung

Teilnahmewett-bewerb


Zum VerfahrenanmeldenAnmeldung

Abbildung 4: E-Vergabe Teilprozess 2 Variante 2 – Beschränkte

Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb (Nicht-offenes Verfahren)

Seite 15 von 32



Bekanntma-chung erstellen und veröffentli-chen

Vergabemodul Die Bekanntma-chung des Teil-nahmewettbe-werbs (TNW) wird mit IT-Unterstützung erstellt und auf der E-Vergabeplattform veröffentlicht

Bekanntma-chung ist auf der Vergabeplattform einsehbar

Bekanntma-chung abrufen

Bieter Der Bieter ruft die Bekanntma-chung mit Hilfe eines Web-Browsers von der E-Vergabeplattform ab.

Der Bieter erhält Kenntnis über den aktuellen TNW.

Zum Verfahren anmelden

Bieter Der Bieter regist-riert sich auf der Vergabeplatt-form.

Anmeldung zur Teilnahme am elektronischen Verfahren.

u.a. Austausch von Schlüsseln für verschlüssel-te DFÜ

Teilnahmeantrag (TNA) erstellen

Bieter Der Bieter erstellt einen TNA (z.B. Unternehmens-darstellung, Nachweis der Leistungsfähig-keit, Fachkunde und Zuverlässig-keit) und fügt die geforderten Nachweise elekt-ronisch bei.

Vollständiger TNA

TNA versenden AnA Der TNA wird mit Hilfe des AnA an die Vergabeplatt-form übermittelt.

Der TNA liegt auf der Vergabeplatt-form zum down-load durch die Vergabestelle bereit

TNA abrufen OBA Die Vergabestel-le ruft mittels OBA den einge-gangenen TNA zur Bewerber-auswahl ab.

Der TNA des Bieters liegt der Vergabestelle bzw. Fachbatei-lung zur Bewer-tung vor.


Bewerber aus-wählen

Vergabestelle Die Vergabestel-le wählt (ggf. in Abstimmung mit der bedarfstra-genden Fachba-teilung) aus den eingehenden TNA die geeig-neten Bieter aus.

Der im weiteren Verfahren zu berücksichtigen-de Bieterkreis ist ausgewählt.





AnA Der AnA lädt die Verdingungsun-terlagen automa-tisiert von der

Die Verdin-gungsunterlagen liegen dem Bie-ter zur Bearbei-

Seite 16 von 32


Aktivitäten Ausführende(r) Handlung Ergebnis Anmerkung Vergabeplatt-form.

tung vor.

Angebot erstel-len



Angebot versen-den



Angebote abru-fen

ÖFA Die Angebote der Bieter wer-den nach Ablauf der Angebotsfrist unter Einsatz des Öffnungsassis-tenten (ÖFA) von der Vergabeplatt-form geladen.



Tabelle 3: E-Vergabe Teilprozess 2 Variante 2 – Beschränkte Aus-schreibung mit Teilnahmewettbewerb (Nicht-offenes Ver-fahren)

3.4.3 Variante 3: Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewett-bewerb

Beschränkte Ausschrei-bung ohne Teilnahme-wettbewerb

Im Unterschied zur Variante 2 wird dem Prozess der Vorauswahl der Bieter kein Teilnahmewettbewerb mit Ankündigung vorangestellt. Die Auswahl potenzieller Anbieter erfolgt mithin nach billigem Ermessen der ausschrei-benden Stelle. Für Ausschreibungen auf europäischer Ebene ist dieses verkürzte Verfahren nicht zulässig.

Seite 17 von 32





Angebotversenden

Angeboteabrufen


Bewerberauswählen

Teilprozess 1

Teilprozess 3


Angebots-unterlagen


Abbildung 5: E-Vergabe Teilprozess 2 Variante 3 – Beschränkte

Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb


Bewerber aus-wählen

Vergabestelle Die Vergabestel-le wählt (i.d.R. in Abstimmung mit der bedarfstra-genden Fachab-teilung) die ge-eigneten Bieter aus.

Der im weiteren Verfahren zu berücksichtigen-de Bieterkreis ist ausgewählt.





AnA Der AnA lädt die Verdingungsun-terlagen automa-tisiert von der Vergabeplatt-form.

Die Verdin-gungsunterlagen liegen dem Bie-ter zur Bearbei-tung vor.

Angebot erstel-len



Angebot versen-den



Seite 18 von 32



Angebote abru-fen

ÖFA Die Angebote der Bieter wer-den nach Ablauf der Angebotsfrist unter Einsatz des Öffnungsassis-tenten (ÖFA) von der Vergabeplatt-form geladen.


Tabelle 4: E-Vergabe Teilprozess 2 Variante 3 – Beschränkte Aus-schreibung ohne Teilnahmewettbewerb

3.4.4 Variante 4: Freihändige Vergabe (Verhandlungsverfahren) mit Teilnahmewettbewerb

Bei der Freihändigen Vergabe werden Aufträge ohne ein vorgeschriebe-nes formales Verfahren vergeben. Gleichwohl gelten auch hierfür be-stimmte Regeln und die Voraussetzungen sind genau definiert. Ein Eröff-nungs- oder Submissionstermin muss nicht stattfinden.

Freihändige Vergabe mit Teilnahmewettbewerb

Wie bei den übrigen Verfahren gilt auch im Fall der Freihändigen Vergabe der Grundsatz, dass die Auswahl des Vergabeverfahrens sorgfältig zu be-gründen und zu dokumentieren ist. Das europaweite Verhandlungsverfah-ren mit vorheriger Vergabebekanntmachung entspricht im Wesentlichen der nationalen Freihändigen Vergabe mit Teilnahmewettbewerb; eine vor-herige Vergabebekanntmachung ist also erforderlich. Der Ablauf dieser Variante des Teilprozesses 2 ist identisch mit Variante 2; jedoch besteht im Anschluss an die Angebotsprüfung und –bewertung (s. Teilprozess 3) die Möglichkeit zur Nachverhandlung des Angebots mit dem Bieter.

3.4.5 Variante 5: Freihändige Vergabe (Verhandlungsverfahren) oh-ne Teilnahmewettbewerb (ohne vorherige Vergabebekannt-machung) Freihändige Vergabe

ohne Teilnahmewettbe-werb

Die Verfahrensschritte sind identisch mit Variante 3, analog zur Freihändi-gen Vergabe mit Teilnahmewettbewerb besteht für die ausschreibende Stelle auch hier die Option zur nichtförmlichen Nachverhandlung der An-gebote mit den Anbietern (s. Teilprozess 3 ).

3.5 Teilprozess 3: Angebotsöffnung, –prüfung und Auftrags-vergabe

Nach Ablauf der Angebotsfrist werden die mit Hilfe des Öffnungsassisten-ten für Angebote (ÖFA) von der Vergabeplattform heruntergeladenen und entschlüsselten Angebote nach dem Vier-Augen-Prinzip von Mitarbeitern der Vergabestelle am Angebotsöffnungsrechner eröffnet. Diese haben sich zuvor mittels ihrer Signaturkarte am System authentifiziert. Bieterliste und Preisspiegel werden mit Hilfe des ÖFA erstellt, über eine Schnittstelle an das Vergabemodul übergeben. Konventionell, d. h. nicht per E-Vergabe-Plattform eingegangene Angebote werden manuell in die zuvor automa-tisch vom ÖFA erstellte Bieterliste aufgenommen.

Authentifizierung, Ange-botsöffnung, Bieterliste, Preisspiegel

Nach einer möglichen Nachverhandlung und anschließenden Wertung der vorliegenden Angebote erfolgt zunächst eine interne Vorentscheidung. So-fern es sich nicht um eine europaweite Ausschreibung handelt, wird der Zuschlag für einen Bieter erteilt und über die Vergabeplattform bekannt gemacht. Bei europaweiten Ausschreibungen wird vor der endgültigen Zu-schlagserteilung mittels Online-Beschaffungsassistent (OBA) zunächst ei-ne Benachrichtigung an die nicht berücksichtigten Bieter versendet, worauf diese innerhalb einer 14-tägigen Sperrfrist die Möglichkeit haben, ein Nachprüfungsverfahren zu beantragen, welches den Vergabeprozess stoppen würde. Nach Ablauf dieser Frist erfolgt die Zuschlagserteilung und

Wertung, Nachverhand-lung, Zuschlag, Vorabin-formation

Einhaltung der Sperrfrist für Nachprüfungsverfah-ren, Bekanntmachung der Auftragserteilung

Seite 19 von 32


Bekanntmachung über die Auftragsvergabe auf der Vergabeplattform. Die Bescheide erhalten durch die elektronische Signatur ihre Rechtsgültigkeit.



Angebotsöffnung

Bieterliste undPreisspiegel

erstellen

Angebote formal,sachlich undrechnerisch

prüfen

Angebote werten

Zuschlag erteilen(intern)

Mitteilung annicht

berücksichtigteBieter erstellen

Angebotenachverhandeln

Zuschlag erteilen

Vorabinformationabrufen

Stopp desVergabeverfahrens

Ende

Benachrichtigungüber Zuschlag

abrufen

Bekanntmachungüber vergebene

Aufträgeerstellen

Ja

Nein

Ja

Nein

Ja

Auftrag erhalten

Nachprüfungs-verfahren

Teilprozess 2

Bekannt-machung über

Auftragsvergabe

Vorab-information

Verhandlungs-verfahren?

Verfahren nachEU-Regeln?

Nachprüfungs-antrag stellen?

Mitteilungversenden

Bekanntmachungversenden

Aufhebung?

Stopp desVergabeverfahrens

JaNein

Nein

Abbildung 6: E-Vergabe Teilprozess 3 – Angebotsöffnung, –prüfung

und Auftragsvergabe

Seite 20 von 32



Angebotsöffnung ÖFA Zum Submissi-onstermin:

• Download der Angebote von der Vergabe-plattform auf den Angebots-PC und Ent-schlüsselung.

• Angebotsöff-nung und (be-grenzte) Aus-wertung.

• Übertragung Bieterdaten auf vergabeplatt-form.

Die Angebote liegen auf dem lokalen Ange-bots-PC zur Öffnung vor.


Bieterliste und Preisspiegel erstellen

ÖFA Erstellung der Bieterliste und des Preisspie-gels.

Die Bieterliste mit allen elektro-nisch eingegan-genen Angebo-ten sowie der Preisspiegel liegen dem Ver-handlungsleiter vor.

Angebote formal, sachlich und rechnerisch prü-fen

Vergabestelle Die Vergabestel-le prüft die An-gebote auf for-male und rech-nerische Richtig-keit.

Formal und rechnerisch kor-rekte Angebote; Angebote, die den Prüfkriterien nicht genügen, werden nicht weiter berück-sichtigt.

Angebote nach-verhandeln

Vergabestelle Preis und Auf-tragsbedingun-gen der in Frage kommenden Angebote wer-den ggf. mit den Bietern nachver-handelt.

Die Konditionen der Angebote sind endverhan-delt.

i.d.R. bei frei-händiger Verga-be (EU: Ver-handlungsverfah-ren), in anderen Verfahren nur sehr begrenzt möglich.

Angebote werten Vergabestelle Vergabestelle und bedarfstra-gende Fachba-teilung bewerten die Angebote nach fachlich-inhaltlichen Krite-rien.

Die Rangfolge der Angebote nach wirtschaftli-chen und fachli-chen Kriterien ist ermittelt.

ggf. Aufhebung Vergabestelle Die Vergabestel-le prüft die Not-wendigkeit zur Aufhebung des Vergabeverfah-rens.

Das Verfahren ist aufgehoben; ein Zuschlag wird nicht erteilt.

Zuschlag erteilen (intern)

Vergabestelle I.d.R. in Abstim-mung mit der bedarfstragen-den Fachabtei-lung erfolgt die zunächst interne Vorentscheidung für einen Bieter.

Der zu berück-sichtigende Bie-ter steht fest.

Seite 21 von 32



Mitteilung an nicht berücksich-tigte Bieter erstellen

Vergabestelle Eine Mitteilung über die Nichtbe-rücksichtigung (Vorabinformati-on) wird erstellt.

Mitteilung über Nichtberücksich-tigung.

nur bei Vergabe nach EU-Recht

Mitteilung versenden

Vergabemodul Die erstellte Mitteilung über Nichtberücksich-tigung (Vorabin-formation) wird an die Vergabe-plattform über-mittelt.

Die Vorabinfor-mation liegt im „virtuellen Ar-beitskorb“ des Bieters auf der Vergabeplattform zum Download bereit.

Vorabinformation abrufen

AnA Der AnA lädt die Vorabinformation automatisiert von der Vergabeplatt-form.

Die Vorabinfor-mation liegt dem Bieter zur Kennt-nisnahme vor.

nur bei Vergabe nach EU-Recht

Nachprüfungs-verfahren

Bieter Der Bieter hat die Möglichkeit, einen Antrag auf Nachprüfung der Vergabe bei der zuständigen vergabekammer zu stellen.

Nachprüfungs-verfahren wird eingeleitet

nur bei Vergabe nach EU-Recht; in diesem Fall wird das Verga-beverfahren bis zu einer Ent-scheidung der Vergabekammer ausgesetzt.

Zuschlag erteilen Vergabestelle Vergabestelle und i.d.R. die bedarfstragende Fachabteilung entscheiden sich für das wirt-schaftlichste Angebot.

Der Zuschlag an einen Bieter ist erfolgt.

bei Vergabe nach EU-Recht: erst nach 14-tägiger Sperrfrist ab Versendung der Vorabinfor-mation zulässig

Bekanntma-chung über ver-gebene Aufträge erstellen

Vergabestelle Die Benachrich-tigung über die Zuschlagsertei-lung wird erstellt

Bekanntma-chung über er-folgten Zuschlag.

nur bei EU-Verfahren

Bekanntma-chung versenden

Vergabemodul Die Benachrich-tigung über die Zuschlagsertei-lung wird dem berücksichtigten Bieter auf der Vergabeplattform zugestellt.

Die Benachrich-tigung liegt im „virtuellen Ar-beitskorb“ des Bieters auf der Vergabeplattform zum Download bereit.

Benachrichtigung über Zuschlag abrufen

AnA Der AnA lädt die Benachrichtigung automatisiert von der Vergabeplatt-form.

Die Benachrich-tigung über die Auftragsvergabe liegt dem Bieter zur Kenntnis-nahme vor.

Auftrag erhalten Bieter Mit Zuschlagser-teilung wird zwi-schen Vergabe-stelle und Bieter ein Vertrag ge-schlossen.

Rechtsgültiger Vertrag

Tabelle 5: E-Vergabe Teilprozess 3 – Angebotsöffnung, –prüfung und Auftragsvergabe

Seite 22 von 32


3.6 Schnittstellenübersicht Im Rahmen der E-Vergabe ist eine Schnittstelle zwischen der Vergabe-plattform und dem „Vergabemodul“ implementiert, das seinerseits als Be-standteil eines DOMEA®-konformen Vorgangsbearbeitungssystem (VBS) der Behörde implementiert ist und Teile des Vergabeworkflows ab-bildet (z. B. Genehmigung des Beschaffungsantrags, Freigabe von Haus-haltsmitteln, Mitzeichnung etc.). Über das VBS wiederum können Schnitt-stellen zu Haushalts- und Warenwirtschaftssystemen der Behörde rea-lisiert werden.

Externe Schnittstellen zu VBS und anderen IT-Systemen

Sofern Beschaffungsaufträge der Vergabestelle vom Bedarfsträger als Standard-Formular per E-Mail (Outlook-Client) übermittelt werden, liest das VBS alle relevanten Daten aus den Formularen ein und verarbeitet sie intern weiter. Alternativ können konventionell in Papierform eingegangene Beschaffungsaufträge eingescannt und mittels OCR-Software zur elektro-nischen Weiterverarbeitung durch das VBS digitalisiert werden.

Seite 23 von 32


4 Übernahme des Musterprozesses

In diesem Kapitel werden zunächst die Bedingungen definiert, unter denen Bundesbehörden am E-Vergabe-Verfahren teilnehmen können. Daran an-schließend werden Empfehlungen zum Vorgehen bei der Übernahme und behördenspezifischen Ausgestaltung des Musterprozesses gegeben.

Bedingungen und Emp-fehlungen zur Teilnahme an der E-Vergabe

4.1 Voraussetzungen bei den Behörden Die Bundesverwaltung stellt die Software des E-Vergabe-Systems, beste-hend aus der Vergabeplattform und dem Vergabemodul, den öffentlichen Beschaffungsstellen auf Bundes-, Länder- wie auch auf kommunaler Ebe-ne im Rahmen der Kieler Beschlüsse zur Verfügung. Die Anwendungen werden der interessierten Behörde nach Abschluss einer entsprechenden Vereinbarung mit dem BeschA zur Verfügung gestellt. Wirtschaftsunter-nehmen, welche die E-Vergabe-Plattform für den elektronischen Datenaus-tausch nutzen wollen, können die für sie erforderlichen Softwaretools per CD erhalten bzw. downloaden.

Verfügbarkeit und Über-lassung der E-Vergabe-Software

Darüber hinaus müssen in der Vergabestelle folgende technische Mindest-anforderungen erfüllt sein:

Technische Systemvor-aussetzungen

•

•

•

•

•

•

Standard-Pentium-PC mit MS Windows NT, 2000 oder XP, einem Office-Softwarepaket, einem sicheren Internetzugang sowie einem HTML-Browser, der Anwendungen in der Programmiersprache Ja-va unterstützt

E-Mail-Client (z.B. MS Outlook oder über Web-Browser)

qualifizierte elektronische Signaturkarte einschl. Kartenlesegerät der Klasse 3

PDF-Generator (z. B. Adobe Acrobat) oder Adobe Approval (wenn keine eigenen Formulare zu erstellen sind)

Zusatzprogramm (jSign) für die elektronische Signatur von Doku-menten

Java Web Start zur Installation des Online-Beschaffungs-assistenten (OBA)

Eine detaillierte Übersicht der Systemanforderungen kann dem Leitfaden „Elektronische Vergabe von Aufträgen der Bundesverwaltung“ (Hrsg.: BMWA, Stand Februar 2003) entnommen werden.

4.2 Empfehlungen zum Vorgehen Dieses Kapitel gibt einen Überblick über die bisher im Rahmen von Einfüh-rungsvorhaben der E-Vergabe gemachten Erfahrungen und Beobachtun-gen und nennt wesentliche kritische Erfolgsfaktoren. Im Anschluss wird ein exemplarischer Projektplan vorgestellt, der aus "Best Practice"-Erfahrungen der von Städten, Gemeinden und Kreisen gemeinsam getra-genen "Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung (KGSt)" (http://www.kgst.de) abgeleitet ist1.

Erfahrungen mit und Hinweise zur Einführung der E-Vergabe

4.2.1 Erfahrungen und kritische Erfolgsfaktoren

Die Einführung der E-Vergabe setzt einen stringenten und konsistenten Ablauf des Vergabeprozesses in der jeweiligen Behörde voraus, der in einer Softwarelösung ebenso eindeutig abgebildet werden kann. Hierzu zählt auch die Konzeption eines medienbruchfreien Workflows sowie die Schaffung eindeutiger Rollendefinitionen und Verantwortlichkei-

Aufbau- und Ablauforga-nisatorische Vorausset-zungen

1 vgl. Frick, H.-J. (KGSt): BME-Fachtagung Public E-Procurement - Zusammenfassung der Ergebnisse, Vortrag, Mainz 28.01.2003

Seite 24 von 32


ten entlang der Stationen des gesamten Prozesses. Daher werden in den Pilotprojekten bislang auch sehr unterschiedliche Ziele verfolgt. Während einige Behörden es als vorrangiges Ziel betrachten, möglichst schnell eine vollständige Ausschreibungsabwicklung über das Internet zu realisieren, um damit Erfahrungen zu sammeln, konzentrieren sich andere zunächst darauf, die beschafften Softwarelösungen nahtlos in den internen Arbeits-ablauf zu integrieren, ehe die Anbindung der Bieter über das Internet er-folgt. Die Bindung der öffentlichen Auftraggeber an Vertrags- und Verdingungs-ordnungen (VOB, VOF, VOL) und andere Gesetze (z. B. Signaturgesetz) stellt besondere Anforderungen an die den Vergabeprozess unterstützen-de Software, die in besonderer Weise durch die E-Vergabe-Lösung des BeschA berücksichtigt werden. Wenn ein öffentlicher Auftraggeber die Nutzung einer anderen Softwarelösung speziell für die elektronische Ver-gabe anstrebt, muss er die angebotenen Funktionen und die technische Realisierung in erster Linie dahingehend überprüfen, ob mit der Software eine rechtskonforme Abwicklung einer elektronischen Vergabe möglich ist.

Rechtliche Vorausset-zungen

Bereits vor Beginn der Einführung sollten Maßnahmen zur Förderung der Akzeptanz des neuen Verfahrens bei den Mitarbeitern geplant und durch-geführt werden. Neben einer ausreichenden und rechtzeitigen Qualifizie-rung durch Schulungen bzw. praktische Übungsveranstaltungen und kom-petente Ansprechpartner innerhalb der Behörde (z. B. sog. "Power-User") während und nach der Einführung des Systems trägt auch die regelmäßige Information über Ziele und Fortschritt des Vorhabens entscheidend zur Vermittlung des Nutzens und zur Motivation der Mitarbeiter im späteren Umgang mit dem System bei.

Akzeptanz bei den Mitar-beitern der Beschaf-fungsstellen

Benutzerfreundlichkeit und Ergonomie ist ein weiterer wichtiger Erfolgs-faktor. Im Rahmen der Begleitforschung zur Einführung der E-Vergabe beim BeschA des BMI wurde festgestellt, dass rund 75% der befragten Mitarbeiter des Beschaffungsamtes angaben, dass eine möglichst einfache Bedienung für sie im Vordergrund steht2. Besondere Aufmerksamkeit sollte daher auf die Aufgabenangemessenheit, die Fähigkeit zur Selbstbeschrei-bung, die Steuerbarkeit, die Erwartungskonformität, die Fehlerrobustheit sowie die Individualisierbarkeit und Lernförderlichkeit des einzuführenden Systems gerichtet werden.

Usability und Ergonomie

Da die Einführung eines Systems zur elektronischen Vergabe nicht unbe-dingt einen Wert an sich darstellt, ist der erzielbare quantitative und qua-litative Nutzen einer solchen IT-gestützten Lösung sorgsam zu prüfen und den entstehenden nicht unerheblichen Investitions- und Betriebskos-ten gegenüber zu stellen. Bei einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung auf der Basis der IT-WiBe sollte daher immer eine Vollkostenkalkulation unter Einbeziehung sämtlicher Kosten für Personal und Sachmittel durchgeführt werden. Erst dann ist zu entscheiden, ob sich ein solches Projekt wirt-schaftlich lohnt bzw. welche Einsparpotenziale sich dahinter verbergen.

Wirtschaftlichkeitsbe-trachtung

Dauer, Komplexität und Volumen des Einführungsvorhabens hängen entscheidend vom beabsichtigten Anwendungsbereich der elektronischen Vergabe ab. Während der Prozess zur Ausschreibung von Dienstleistun-gen nach VOL oder VOF vergleichsweise leicht abzubilden ist und ein ho-hes Integrationspotential aufweist (z. B. einfacher Abruf aus Rahmenver-trägen durch Anbindung an elektronische Einkaufskataloge), weisen die in der Regel sehr viel stärker formalisierten Ausschreibungen von Bauleis-tungen nach VOB eine deutlich höhere Komplexität mit entsprechend hö-

Projektrahmen und -aufwand

Seite 25 von 32

2 vgl. BMWA (Hrsg.): Elektronische Vergabe von Aufträgen der Bundesverwaltung – Leitfa-den, Stand Februar 2003, S. 56 ff.


heren Anforderungen an die in einem E-Vergabe-System abzubildenden Prozesse und Aktivitäten aus.

4.2.2 Referenz-Phasenplan zur Einführung von E-Vergabe-Systemen

Der dargestellte, exemplarische Referenzplan zur Einführung eines E-Vergabe-Systems enthält die einzelnen empfohlenen Schritte und be-schreibt die jeweils zu erzielenden Ergebnisse.

Empfehlung zur Projekt-planung und -durchführung

Schritt 1: Projektinitialisierung Hier werden die Voraussetzungen, Ziele und Rahmenbedingungen ver-bindlich festgelegt. Die Ziele korrespondieren idealerweise mit der E-Government-Strategie der jeweiligen Behörde.

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

Projektauftrag durch Behördenleitung

Festlegung Projektteam

Ausarbeitung eines Projekt-/Meilensteinplanes

Entscheidungsverfahren (Change Management)

Festlegung von Abbruchkritierien (Risikomanagement)

Wirtschaftlichkeitsbetrachtung des Vorhabens Ergebnis: Definierte Ziele, Verantwortlichkeiten und Arbeitsformen; Auftrag an die Fachbereiche und/oder die Serviceeinheiten Organisation und IT. Schritt 2: Kontaktaufnahme zum BeschA

Formloses Schreiben mit Mitteilung über Start des E-Vergabe-Einführungsprojektes

Anfordern von Basisinformationen (u. a. Technische Vorausset-zungen, Leitfäden, etc.)

Kontaktaufnahme zu anderen Behörden (z.B. BAM/BGR) zwecks Informationsaustausch

Kontaktaufnahme zum zuständigen BundOnline-CAT (Abstimmung bzgl. Unterstützungsleistungen seitens BundOnline)

Ist-Analyse IT-Architektur und -Landschaft

Zahl der PC-Arbeitsplätze mit Internetzugang, Umrüstungsbedarf Ergebnis: Angaben für die Beschaffung der Signaturkarten/Lesegeräte lie-gen vor, Erfahrungsaustausch ist initialisiert, mögliche Unterstützungsleis-tungen sind adressiert. Schritt 3: Beschaffung Signaturkarten/Kartenlesegeräte

Beschaffung der spezifizierten Signaturkarten und Kartenlesegerä-te über Telesec (Tochter der Deutschen Telekom)

Telesec kommt für Antragstellung vor Ort Ergebnis: Signaturkarten und Kartenlesegeräte sind beschafft (Achtung: Die Bereitstellung von Signaturkarten kann bis zu zwei Monate dauern!). Schritt 4: Einrichtung E-Vergabe-Arbeitsplätze/MA-Einweisung

Nach terminlicher Abstimmung mit dem BeschA kann eine vor-Ort-Einweisung/Schulung der zuständigen Mitarbeiter erfolgen

Einrichtung der E-Vergabe-Arbeitsplätze mit Unterstützung des BeschA wird empfohlen

Seite 26 von 32


•

•

•

•

•

•

•

•

Initialisierung/Einrichtung der Mitarbeiter auf der Test- und Schu-lungsplattform des BeschA (dafür sind die Signaturkarten notwen-dig)

Ergebnis: Hard- und Softwarekomponenten an den PC-Arbeitsplätzen sind eingerichtet, Mitarbeiter sind auf der Test- und Schulungsplattform bekannt gemacht. Schritt 5: Durchführung von Testbeschaffungen (Rollenspiel) Dieser Schritt dient der Einarbeitung der Mitarbeiter und Identifikation von Anpassungsbedarfen:

Durchlauf eines Beschaffungsprozesses (Simulation) mit verschie-denen Rollen (Bedarfsanforderer, Vergabestelle, Bieter) im Rah-men eines Workshops

Dokumentation der Abläufe, Besonderheiten und Abweichungen vom bisherigen Beschaffungsprozess in der Behörde

Ergebnis: Alle involvierten Mitarbeiter haben das gleiche Verständnis von der Handhabung und der Funktionalität der E-Vergabe-Plattform und der verbundenen Werkzeuge, Abweichungen vom bisherigen Beschaffungs-prozess sind identifiziert und bewertet. Schritt 6: Ableitung Anpassungs-/Änderungsbedarf In diesem Schritt werden die für die Implementierung der E-Vergabe not-wendigen Konzepte unter Berücksichtigung der Ergebnisse der vorange-gangenen Projektschritte erstellt:

Fachkonzept (fachliche Anforderungen und Funktionalitäten) o Nutzungsart/-umfang der E-Vergabe-Funktionalität festle-

gen o Auswirkungen auf Anfordererseite darstellen o Aktenführung / Dokumentenarchivierung definieren (Archi-

vierung elektr. Signaturen) o Formulargestaltung festlegen o Berechtigungskonzept (Rollen und Berechtigungen) erstel-

len o Anpassung Organisationsanweisung o Marketing-Konzept (Information an Lieferan-

ten/Dienstleister) erarbeiten Migrationskonzept (weitere Nutzung o. Überführung bestehender Anwendungen)

o Migrationsverfahren für ggf. bestehende Lösungen entwi-ckeln

DV-Konzept (technische Anforderungen, Design) o Notwendige Anpassungen/Erweiterungen der IT-

Landschaft (z.B. DMS) spezifizieren o Schnittstellen zum Haushalts- und Kassenwesen, AVA-

Programme, VBS, ggfls. ERP-System (z.B. SAP R/3) be-schreiben

o Sicherheitskonzept (inkl. Datensicherung/Archivierung) er-arbeiten

Testkonzept (Testphasen und –prozeduren, Abnahmeverfahren)

Betriebskonzept (Installation, Betrieb und Pflege) o Entscheidung über Betreibermodell (abhängig von der Ur-

sprungsausschreibung) Alternative 1: Vergabeverfahren für Gesamtsystem durch-führen; Vertragsgestaltung: Einführung über Pilot mit Opti-on auf Vertragskündigung nach nicht erfolgreichem Pilot-projekt

Seite 27 von 32


Alternative 2: Freihändige Vergabe für Pilot; Ausschrei-bung des Regelbetriebs über Wettbewerbsverfahren

Ergebnis: Konzeption und Spezifikation für Realisierung und Betrieb liegen vor. Schritt 7: Anpassung/Schnittstellenrealisierung/Test

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

Software (Schwerpunkt Formulare, Layout) anpassen

ggf. Schnittstellen zu in Schritt 6 festgelegten Nachbarsystemen realisieren

Anpassungen auf Testumgebung überführen

Mitarbeiter in neue Abläufe einweisen

Test aller Vergabearten unter Nutzung der E-Vergabe-Plattform

Dokumentation zusammenstellen Ergebnis: Anpassungen und Schnittstellen sind realisiert, die Beschaf-fungsstelle ist organisatorisch und technisch auf die produktive Nutzung der E-Vergabe-Plattform vorbereitet. Schritt 8: Erste Beschaffung via Produktivplattform

Einrichtung der Mitarbeiter auf der produktiven E-Vergabe-Plattform

Integrationstests im notwendigen Maße

Vorbereitung und Durchführung einer ersten Beschaffung via E-Vergabeplattform

Ergebnis: Die erste Veröffentlichung/Beschaffung wurde via Produktivplatt-form realisiert. Schritt 9: Evaluation der ersten durchgeführten Beschaffung Nach erfolgter Einführung wird der Projekterfolg anhand der gegenüber Planung erreichten wirtschaftlichen, operativen und strategischen Ziele beurteilt:

Review der ersten Vergabe via E-Vergabe-Plattform

Dokumentation der Erfahrungswerte (plus/minus) und Weitergabe an die e-Vergabe-Community des BMWA

Messung des Zielerreichungsgrades

Identifizierung von Optimierungspotentialen und Einleiten von ggf. notwendigen Verbesserungsmaßnahmen

Ableitung eines Kennzahlensystems für ein lfd. Controlling der ein-geführten E-Vergabe-Lösung

Projektabschluss und Zusammenfassung der Dokumentation

Ergebnis: Die E-Vergabe ist erfolgreich eingeführt, Erfahrungswerte wur-den weitergegeben und erste Optimierungspotentiale wurden aufgedeckt und adressiert.

Der folgende exemplarische Projektplan definiert den groben Zeitrahmen für die vorstehend beschriebenen Projektschritte:

Seite 28 von 32


1. Projektinitialisierung

2. Kontaktaufnahme BeschA

3. Beschaffung Signaturkarten / Kartenlesegeräte

AktivitätAktivität

ZeitrahmenZeitrahmenin Monatenin Monaten

4. Einrichtung Arbeitsplätze / MA-Einweisung

5. Durchführung Test-beschaffungen (Rollenspiel)

6. Ableitung Anpassungs-/Änderungsbedarf (Konzept)

7. Anpassung / Schnittstellen-realisierung / Test

8. Erste Beschaffung via Produktivplattform

9. Auswertung der ersten Beschaffung

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

EntscheidungRealisierung

Abbildung 7: Grobe Zeitplanung für die Einführung der E-Vergabe

4.3 Unterstützungsleistungen des Kompetenzzentrums Vor-gangsbearbeitung, Prozesse und Organisation (CC VBPO)

Im Rahmen der Einführung von BundOnline-Dienstleistungen wie bspw. einer E-Vergabe-Lösung unterstützt das CC VBPO die Projektleitung der einführenden Behörde mit der Durchführung von Geschäftsprozessanaly-sen und -optimierungen.

Dienstleistungsangebot des CC VBPO

Zusätzlich berät das CC VBPO bei der Einführung von Vorgangsbearbei-tungssystemen (VBS). Der Schwerpunkt der Beratungs- und Unterstüt-zungsleistungen des CC VBPO liegt in den Phasen Vorbereitung, Ana-lyse und Konzeption. Über das gesamte Leistungsspektrum des CC VBPO informiert der Leitfaden "Beratungsangebot des CC VBPO3“.

Seite 29 von 32

3 Kompetenzzentrum Vorgangsbearbeitung, Prozesse und Organisation (CC VBPO): Bera-tungsleistung des CC VBPO – Vorgehen und Methoden, Version 2.1, 05. Mai 2004


5 Ansprechpartner

Für Fragen in Zusammenhang mit der Einführung der IT-unterstützten E-Vergabe stehen interessierten Behörden folgende Ansprechpartner des Kompetenzzentrums Vorgangsbearbeitung, Prozesse und Organisation (CC VBPO) zur Verfügung:

Bundesverwaltungsamt PG CC eGov – VBPO 50728 Köln Projektbüro: Tel: 01888 358 1535 Fax: 01888 358 2801 E-Mail: [email protected] URL: www.bundesverwaltungsamt.de Projektleitung: Dr. Ildiko Knaack Tel: 01888 358 15477 Fax: 01888 358 2801 E-Mail: [email protected]

Seite 30 von 32


6 Ergänzende Informationen

6.1 Literatur Administration Intelligence AG (Hrsg.): Elektronische Vergabe – Erfahrun-gen aus ersten Gehversuchen, 2003 BeschA des Bundesministeriums des Innern, Projektgruppe "Öffentlicher Eink@uf Online" (Hrsg.): Beschaffung leicht gemacht – Workflow mit Sys-tem, 2001 BMWA (Hrsg.): Elektronische Vergabe von Aufträgen der Bundesverwal-tung – Leitfaden, Stand Februar 2003 Bogaschewsky, R.: Elektronischer Einkauf: Erfolgspotentiale, Praxisan-wendungen, Sicherheits- und Rechtsfragen (BME-Expertenreihe, Bd. 4), Gernsbach 1999 Bundesverband für Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V., Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit, (Hrsg.): Grundlagen der e-lektronischen Vergabe, Berlin, Frankfurt am Main, 2002 Frick, H.-J. (KGSt): BME-Fachtagung Public E-Procurement - Zusammen-fassung der Ergebnisse, Vortrag, Mainz 28.01.2003 Frick, H.-J. (KGSt): Einkaufen per Mausklick – Erfolgsfaktoren für ein elekt-ronisches Beschaffungsmanagement in Kommunalverwaltungen, 2001 Gehrmann, F., Schinzer, H., Tacke, A. (Hrsg.): Public E-Procurement: Netzbasierte Beschaffung für öffentliche Auftraggeber, München 2002 KBSt (Hrsg.): IT-WiBe 21 - Empfehlung zur Durchführung von Wirtschaft-lichkeitsbetrachtungen in der Bundesverwaltung (Version 3.0), KBSt-Schriftenreihe Band 52, Juni 2001 KBSt (Hrsg.): Hinweise und Empfehlungen zur Durchführung von Wirt-schaftlichkeitsbetrachtungen bei IT-Update- bzw. Umstellungsvorhaben auf Grundlage der IT-WiBe-97, KBSt-Brief 04/2000 KBSt (Hrsg.): Hinweise und Empfehlungen zur Durchführung von Wirt-schaftlichkeitsbetrachtungen beim Einsatz von Systemen zur IT - gestütz-ten Vorgangsbearbeitung auf Grundlage der IT-WiBe-97, KBSt-Brief 05/1999 KGSt (Hrsg.) et al.: Kriterienkatalog für Softwarelösungen zur elektroni-schen Vergabe, Stand Januar 2003 Kompetenzzentrum Vorgangsbearbeitung, Prozesse und Organisation (CC VBPO): Beratungsleistung des CC VBPO – Vorgehen und Methoden, Ver-sion 2.1, 05. Mai 2004 KPMG (Hrsg.): Jahrbuch der Beschaffung 2000 – Beschaffung im Span-nungsfeld von Tradition und eCommerce, 2000 Lenz, T.: E-Government und E-Nonprofit: Management von Internetprojek-ten in Verwaltung und Nonprofit-Organisationen, Stuttgart 2001 Schmitt, Dr. J. W. (CSC Ploenzke): e-Vergabe – Technologie und Sicher-heit, Vortrag zur "e-Procure" Nürnberg, 08.05.2002

Seite 31 von 32


Seite 32 von 32

Schmitt, W.: E-Vergabe in der Bundesverwaltung, in: Verwaltung, Organi-sation und Personal, 2001, Sonderheft Nr. 2, S. 18–19 Sommer, C.: Die E-Commerce-Richtlinie der Europäischen Kommission, in: Beschaffung Aktuell, 2000, Nr. 2, S. 48–49 Wegweiser GmbH (Hrsg.): Chancen und Entwicklungen im Public Procu-rement. Eine Studie des Bundesverbandes für Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. in Zusammenarbeit mit Booz·Allen & Hamilton, Berlin 2000 Weyand, R.: Leitfaden electronic public tendering – Der Prozess der elekt-ronischen Ausschreibung und Vergabe im Rahmen der Verdingungsord-nungen VOB, VOL und VOF, im Eigenvertrieb unter [email protected]

6.2 Linksammlung http://www.eVergabe-online.de http://www.e-vergabe.bund.de http://www.bbr-vergabe.bund.de http://www.bundonline2005.de http://www.oeffentlicher-einkauf-online.de http://www.kbst.bund.de http://www.kgst.de http://www.wms.bundonline.bund.de

Documents

Musterprozess - cio.bund.de · Das vorliegende Dokument wurde durch das Kompetenzzentrum Vorgangsbearbei-tung, Prozesse und Organisation im Bundesverwaltungsamt in Zusammenarbeit