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hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 1
Orientierungs-Workshop
Inventuren mit Kai
Matthias Breitenfelder
hallobtf! gmbh
In Zusammenarbeit mit dem Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe
Lemgo, 01. Oktober 2010
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 2
Was wollen wir heute besprechen?Orientierung in vier Akten
Inventur – wie geht das überhaupt? Was ist eigentlich eine Inventur? Was brauchen wir? / Was muss vorbereitet sein?
Wie könnte es laufen?… wenn "alles passt"
Was fehlt uns & wie kommen wir da hin? Fragen, Fragen, Fragen …
Folien unter www.hallokai.de => events
Sind wir jetzt klüger? Was brauchen wir? / Was muss vorbereitet sein?
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 3
… die GOI Vollständigkeit Richtigkeit Einzelerfassung und Einzelbewertung Nachprüfbarkeit Nüchternheit Klarheit Wirtschaftlichkeit
Worauf wir heute nicht so sehr eingehenGesetzliche und normative Bestimmungen
… die gesetzlichen Grundlagen der InventurGemHVO §28, §29
?
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 4
Doch mal einen Blick in die GemHVO?§28 Inventar, Inventur
(1) In der Inventur zum Schluss eines jeden Haushaltsjahres sind die im wirtschaftlichen Eigentum stehenden Vermögensgegenstände, die Schulden und Rechnungsabgrenzungsposten unter Beachtung der
Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur vollständig aufzunehmen. Dabei ist der Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden
anzugeben (Inventar). Die Vermögensgegenstände sind mindestens alle drei Jahre durch eine körperliche Inventur aufzunehmen.
(2) …
(3) Das Verfahren und die Ergebnisse der Inventur sind so zu dokumentieren,
dass diese für sachverständige Dritte nachvollziehbar sind.
(4) Die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister regelt das Nähere über die Durchführung der Inventur. …
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 5
Doch mal einen Blick in die GemHVO? (2)§29 Inventurvereinfachungsverfahren
(1) Ein Inventar kann anhand vorhandener Verzeichnisse über Bestand, Art, Menge und Wert an Vermögensgegenständen aufgestellt werden (Buch- und Beleginventur), wenn gesichert ist, dass dadurch die tatsächlichen Verhältnisse zutreffend dargestellt werden. § 28 Abs. 1 Satz 3 findet Anwendung.
(2) … mathematisch-statistische Methoden …
(3) Auf eine Erfassung der Vermögensgegenstände des Anlagevermögens, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten im Einzelnen wertmäßig den
Betrag von 60 Euro ohne Umsatzsteuer nicht überschreiten, kann
verzichtet werden.
(4) …
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 6
Darüber wollen wir heute gar nicht sprechen:Arbeitsabläufe der Inventarisierung in der Verwaltung
die laufende Bestandsführung mit Kai Belegflüsse bei Neubeschaffungen Belegflüsse bei Abgängen und Nutzungsänderungen das Zusammenspiel von Kai mit dem Anlagenbuch den großen Kai-Deal zwischen Fachamt und Kämmerei
Und wir sprechen auch nicht darüber … dass Kai mittlerweile bei mehr als 420 Verwaltungen
im Einsatz ist, dass Kai eine Vielzahl toller Features bereit stellt, dass Kai wegen seiner Einfachheit und Klarheit besonders
geschätzt wird, dass Kai ein Zertifikat der TÜViT und ein Testat
der GPA Baden-Württemberg hat.
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 7
Was wollen wir heute besprechen?Orientierung in vier Akten
Inventur – wie geht das überhaupt? Was ist eigentlich eine Inventur? Was brauchen wir? / Was muss vorbereitet sein?
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 8
Inventur – wie denn?Welches Bild haben wir vor Augen?
Was ist der Unterschied?
So?oderso?
Lager-Inventur
Anlagen-Inventur
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 9
Inventur – wie denn?Dieses Bild haben wir vor Augen!
Zähl-ListeAufschreiber
Gefunden!1 Kühlschrank, Modell KönigspinguinInventarnummer3003005807
1 Kühlschrank,Modell KaiserpinguinInventarnummer3003004707
Ansager
Irgendwelche Probleme? Was können wir verbessern?
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 10
Inventur – wie denn?Hier kommt die Technik ins Spiel
Zähl-Liste
Aufschreiber
Inventarnummer3003004707
Inventarnummer3003004707
Ansager
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 11
Was ist eigentlich eine Inventur?
Eine Inventur ist eine stichprobenweise Aufnahme aller Vermögensgegenstände in der gesamten Verwaltung.
Eine Inventur ist eine vollständige Aufnahme aller relevanten Vermögensgegenstände in einem bestimmten abgrenzbaren Bereich der Verwaltung.
relevant ?Ab 60
EUR oder was?
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 12
Wie gehe ich während der Inventur vor?
Bei einer Inventur gehen wir quer durchs ganze Haus und schauen, wo wir was finden.
Wir gehen planmäßig Raum für Raum durch.
Jeden Raum nehmen wir vollständig auf.
Danach melden wir den Raum "fertig".
Der Raum ist unsere "abhakbare Einheit", an der sich die Inventur orientiert.
Wir gehen planmäßig Raum für Raum durch.
Jeden Raum nehmen wir vollständig auf.
Danach melden wir den Raum "fertig".
Der Raum ist unsere "abhakbare Einheit", an der sich die Inventur orientiert.
Raum für Raum für Raum…
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 13
Wie gehe ich während der Inventur vor?
Bei einer Inventur stelle ich fest, ob alle Gegenstände aus meinem Sollbestand noch vorhanden sind.
Ganz wichtig! Wir gehen vom IST zum SOLL. Es geht nicht darum, den angezeigten Soll-
Bestand abzuarbeiten. Wir nehmen das auf, was wir finden.
Vollständig und ohne Rücksicht auf den Sollbestand. Dieser dient uns lediglich zur Orientierung.
Ganz wichtig! Wir gehen vom IST zum SOLL. Es geht nicht darum, den angezeigten Soll-
Bestand abzuarbeiten. Wir nehmen das auf, was wir finden.
Vollständig und ohne Rücksicht auf den Sollbestand. Dieser dient uns lediglich zur Orientierung.
Vom IST zum
SOLL
!
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 14
einen PlanEin Verzeichnis
der
Inventar-Standorte
Den Kämmerer
Fachliche Ansprechpartner
Ein Team für die
Standortbegehung Eine Inventur-
Richtlinie
Technik
Wir machen InventurWas brauchen wir? / Was muss vorbereitet sein?
Zähl-Listen
einen MöbelwagenJemanden, der sich mit den Differenzen
beschäftigt… und natürlich Kai
Etiketten
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 15
Was wollen wir heute besprechen?Orientierung in vier Akten
Das schauen wir uns jetzt "live" an…
Inventur – wie geht das überhaupt? Was ist eigentlich eine Inventur? Was brauchen wir? / Was muss vorbereitet sein?
Wie könnte es laufen?… wenn "alles passt"
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 16
Was wollen wir heute besprechen?Orientierung in vier Akten
Inventur – wie geht das überhaupt? Was ist eigentlich eine Inventur? Was brauchen wir? / Was muss vorbereitet sein?
Wie könnte es laufen?… wenn "alles passt"
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 17
Inventur "live"Wir erinnern uns (1)
Inventur einrichten
Sachplan:• wo?• wessen Eigentum?• was?
Personal-/Zeit-/Ressourcenplan:• wer?• wann?• womit?• wohin?
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 18
synchronisieren
zählen
Inventur "live"Wir erinnern uns (2)
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 19
zählen:• Raum betreten
• Gegenstand vorhanden• Gegenstand nicht vorhanden
(jedenfalls nicht hier)• Unerwarteter Gegenstand
(mit Etikett)• Neuer Gegenstand (Neufund)• …• …
Inventur "live"Wir erinnern uns (3)
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 20
synchronisieren
Inventur "live"Wir erinnern uns (4)
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 21
Differenzen bearbeiten:• nicht erfasst (Fehlbestand?)• Abweichung
(Standort, Menge)• Fremdfund• Neufund
Differenzen verbuchen
Inventur "live"Wir erinnern uns (5)
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 22
Alles gut dokumentiert:
Sachplan
Personal-/Zeitplan
Zählliste
Zählergebnis-Liste (Nachweis)
Inventur-Kontrollblatt
Inventur-Ergebnisliste
Inventur "live"Wir erinnern uns (6)
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 23
Was wollen wir heute besprechen?Orientierung in vier Akten
Inventur – wie geht das überhaupt? Was ist eigentlich eine Inventur? Was brauchen wir? / Was muss vorbereitet sein?
Wie könnte es laufen?… wenn "alles passt"
Sind wir jetzt klüger? Was brauchen wir? / Was muss vorbereitet sein?
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 24
einen PlanEin Verzeichnis
der
Inventar-Standorte
Den Kämmerer
Fachliche Ansprechpartner
Ein Team für die
Standortbegehung Eine Inventur-
Richtlinie
Technik
Zähl-Listen
einen MöbelwagenJemanden, der sich mit den Differenzen
beschäftigt… und natürlich Kai
Etiketten
Wir machen InventurWas brauchen wir? / Was muss vorbereitet sein?
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 25
Um welche Größenordnungen geht es eigentlich?
Kai-City hat…
20.000 Einwohner
60 Gebäude (ca. 3 ‰)
1.000 Räume (ca. 5%)
30 relevante Außenflächen (ca. 1,5 ‰)
10.000 Inventargüter (ca. 50%)
Alle Angaben je nach den örtlichen Verhältnissen stark variierend
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 26
Wie aufwändig ist die Inventur?in Kai-City (optimale Verhältnisse)
Bei nicht-optimalen Verhältnissen Zusatzaufwand bis zu 200%
Standortbegehung1 Ansager, 1 Aufschreiber
• 40 Räume pro Tag 25 Tg (= 50 PT)
• 600 Inventargüter pro Tag 17 Tg (= 34 PT)
Nachbearbeitung (30%) 13 Tg
Organisation, erstmalig (50%) 21 Tg
Organisation, Wiederholung (10%) 4 Tg
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 27
Was wollen wir heute besprechen?Orientierung in vier Akten
Inventur – wie geht das überhaupt? Was ist eigentlich eine Inventur? Was brauchen wir? / Was muss vorbereitet sein?
Wie könnte es laufen?… wenn "alles passt"
Sind wir jetzt klüger? Was brauchen wir? / Was muss vorbereitet sein?
Was fehlt uns & wie kommen wir da hin? Fragen, Fragen, Fragen …
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 28
Ihre Fragen bitte
Inventur in unserer Heimat-KommuneJetzt sprechen wir über das "wirkliche Leben"
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 29
Inventur klar?
• Schönen Dank für Ihr Interesse und Ihre engagierte Mitarbeit
• Wir wünschen Ihnen viel Erfolg für Ihr Inventarisierungsvorhaben
hallobtf! gmbh www.hallokai.de [email protected] 0221 977608 0