Hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 1 Kai-Inventarisierungstag der ekom21 Kommunale Inventarisierung: worauf kommt es an? Matthias Breitenfelder

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Kai-Inventarisierungstag der ekom21

Kommunale Inventarisierung:worauf kommt es an?

Matthias Breitenfelder

hallobtf! gmbh

Nieder-Weisel, 13. April 2010

Kassel, 18. Mai 2010


Was Sie schon immer …… zum Thema "Inventarisierung" wissen wollten

Anlagenbuchhaltung – Inventarverwaltung:Ist das nicht das gleiche?

Inventarisierung: Welche Rolle spielen Barcode und Scanner?

Inventarisierung in den Fachbereichen:Geht das? Was bringt das? Welche Erwartungen hat der Fachbereich?

Inventur:Was ist eine "ordnungsgemäße Inventur"?Welche Anforderungen stellt das Rechnungsprüfungsamt?

Was können "richtig gute" Inventarisierungslösungen?Welche Leistungsmerkmal sind wichtig?


Anlagenbuchhaltung – InventarverwaltungIst das nicht das gleiche? (1)

BilanzStadt Musterstadt

Umlaufvermögen

• Sachanlagen…Maschinen, … Betriebs-/Gesch. Ausst.

Anlagevermögen

RAP

Eigenkapital

Sonderposten

Verbindlichkeiten

Rückstellungen

RAP

FehlbetragAnlagen-Nachweis

Der AnlagenbuchhalterKämmerei



Schule

Mobiliar: Tische & Stühle, Tafeln, …

Gegenstände in der Physiksammlung

Musikinstrumente

…

…



Schule

Ich will Geige lernen!

Ich Waldhorn

!Ich Querflöte

!

Musik-Instrumente?

Haben wir denn genügend

Musikinstrumente da?

Der Herr Musiklehrer


wichtig: Schnittstelle zwischen Inventarverwaltung und Anlagenbuch


AnlagenbuchInventarverwaltung

für den Bilanz-Nachweis

für GWG's: nur summarisch

Gesamtheiten(Fest- und Gruppenwerte)

nur Eigentum

Aktivierung nach Rg.-Eingang

zur Bewirtschaftung

Jeder Gegenstand einzeln(mit Ausnahmen …)

auch Fremd-Eigentum(Leasing)

Erfassung bei Lieferung

Durchführung von Inventuren

+






InventarisierungWelche Rolle spielen Barcode und Scanner? (1)

• Die Inventarnummer wird auf einem Etikettauf dem Gegenstand aufgebracht

• Achtung: Die Inventarnummer unterscheidet sich von der Anlagennummer

• Das Etikett enthält typischerweise nur die Nummer und bezeichnet nicht den Gegenstand

• Der Barcode ist nichts anderes als die "maschinenlesbare Form" der Inventarnummer

warum?

warum?

• Jeder Gegenstand erhält eine Inventarnummer



Bei welcher Gelegenheit muss ist das Etikett lesen?

=> während der Inventur

… von Hand

… mit einem Handscanner… und einem Laptop

… mit einem mobilen Erfassungsgerät



Bei welcher Gelegenheit muss ist das Etikett lesen?

=> während der Inventur

… von Hand

… mit einem Handscanner… und einem Laptop

… mit einem mobilen Erfassungsgerät

Fazit:

• Barcode und Scanner sind zwar wichtige Hilfsmittel

• Die "Musik" spielt aber nicht in der Technik, sondern in der Organisation







InventurWas ist eine "ordnungsgemäße Inventur"? (1)

AnsagerZähl-Liste

Aufschreiber

1 mal Goethe's Faust2 mal Schillers Räuber1 mal Ratgeber Garten……

okay:1 mal Goethe's Räuber1 mal Schillers Faust2 mal Garten

Im Prinzip schon ganz gut, aber …



Inventur einrichten

Sachplan:• wo?• wessen Eigentum?• was?

Personal-/Zeit-/Ressourcenplan:• wer?• wann?• womit?• wohin?



synchronisieren

zählen



zählen:• Raum betreten

• Gegenstand vorhanden• Gegenstand nicht vorhanden

(jedenfalls nicht hier)• Unerwarteter Gegenstand

(mit Etikett)• Neuer Gegenstand (Neufund)• …• …



synchronisieren



Differenzen bearbeiten:• nicht erfasst (Fehlbestand?)• Abweichung

(Standort, Menge)• Fremdfund• Neufund

Differenzen verbuchen



Alles gut dokumentiert:

Sachplan

Personal-/Zeitplan

Zählliste

Zählergebnis-Liste (Nachweis)

Inventur-Kontrollblatt

Inventur-Ergebnisliste








Inventarisierung in den FachbereichenGeht das? Was bringt das? Welche Erwartungen hat der Fachbereich? (1)

Im IT-Bereich hatten wir bisher unsere Bestände im Excel

Mit Kai kann habe ich alles viel besser im Überblick …



Ich kann alle benötigten Datenfelder selbst einrichten

• … mit komfortabler Eingabe

• … und Plausibilitätsprüfung

• Texte, Zahlen, Datumsangaben



Ich kann Inventargüter schnell finden

Alles ist sicher und nachvollziehbar



Ein fairer Deal …

Der Fachbereich • nutzt Kai für die eigene Disposition• und gleichzeitig als "Meldesystem" zur

Anlagenbuchhaltung

Der Anlagenbuchhalter • übernimmt aus Kai die Zugangs- und

Änderungsmeldungen• und nutzt Kai als Einzelnachweis zum Anlagenbuch







Was können "richtig gute" Inventarisierungslösungen?Welche Leistungsmerkmal sind wichtig?


Was können "richtig gute" Inventarisierungslösungen?Welche Leistungsmerkmale sind wichtig?

detaillierte Prüfung126 Kriterien

detaillierte Prüfung126 Kriterien

Als erste und bisher einzige Inventarisierungslösung trägt Kai das Prüfsiegel als "Geprüftes Fach-programm für die Kommunale Inventarisierung"


Was können "richtig gute" Inventarisierungslösungen?Welche Leistungsmerkmale sind wichtig?

Stammdaten• Mandanten und Buchungskreise• Standorte• Inventartypen• Freifelder, Tabellen, Formeln• Inventarmuster

357 Seiten

Benutzer, Zugriffsrechte

Werkzeuge• Leistungsfähige Suchfunktionen• Komfort: Sammel-Erfassung, Sammel-Änderung• Export, Import• Etikettendruck• Auswertungen

Inventuren: ordnungsgemäß und praxisgerecht

Schnittstelle zum Anlagenbuch ("bidirektional")


So, jetzt wissen wir alle …

… welche Unterschiede es zwischen Anlagenbuchhaltung und Inventarverwaltung gibt

Schönen Dank für's Zuhören.

… welche Rolle Barcode und Scanner spielen

… warum die Inventarisierung in den Fachbereichen besonders gut aufgehoben ist

… wodurch sich eine "ordnungsgemäße Inventur" auszeichnet

… was eine "richtig gute" Inventarisierungslösung leisten sollte

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