Hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 1 Inventarisierung in der Kommune Worauf kommt es an? Marion Bückers Kommunales Rechenzentrum Niederrhein

hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 1

Inventarisierung in der Kommune

Worauf kommt es an?

Marion BückersKommunales Rechenzentrum Niederrhein (KRZN)

Matthias Breitenfelderhallobtf! gmbh

Essen, 18. November 2010


Worüber wollen wir heute sprechen?Inventarisierung in der Kommune – Worauf kommt es an?

• Inventarisierung und AnlagenbuchhaltungIst das nicht das gleiche?

• Wir machen InventurWarum? Wie gehen wir vor?

• Geschichten aus dem Leben eines KühlschrankWas passiert, wenn … ?

• Software & TechnikWas muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten?

Wer sind wir eigentlich?


Wer sind wir eigentlich? (1)

Marion Bückers

Diplom-Verwaltungs-Betriebswirtin (FH)Anwendungsbetreuerin beim KRZN

zuständig für

• SAP-Investitionsmanagement und Anlagenbuchhaltung

• Kommunale Inventarisierungslösung Kai

Das KRZN

IT-Dienstleister für 43 Kommunen mit insgesamt 1,4 Mio Einwohnern

33 SAP-Kommunen, 7 KIRP-Kommunen34 Kai-Kommunen


Wer sind wir eigentlich? (2)

Matthias Breitenfelder

Diplom-MathematikerGeschäftsführer der hallobtf! gmbh

Die hallobtf! gmbh

Gründung 1992, Sitz Köln

10 hochqualifizierte MitarbeiterBerater, Entwickler, Experten für das kommunale Finanzwesen

• IT-Projekte in der kommunalen Verwaltung

• Kommunale Inventarisierungslösung Kai(Kai kann alles inventarisieren ®)

• Doppik al dente! ® für den kommunalen Gesamtabschluss




• Geschichten aus dem Leben eines KühlschranksWas passiert, wenn … ?




Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung (1)Ist das nicht das gleiche?

BilanzStadt Musterstadt

Umlaufvermögen

• Sachanlagen…Maschinen, … Betriebs-/Gesch. Ausst.

Anlagevermögen

RAP

Eigenkapital

Sonderposten

Verbindlichkeiten

Rückstellungen

RAP

FehlbetragAnlagen-Nachweis

Der AnlagenbuchhalterKämmerei



Schule

Mobiliar: Tische & Stühle, Tafeln, …

Gegenstände in der Physiksammlung

Musikinstrumente

…

…

mobiles

Vermögen


Ich will Geige lernen!


Schule

Ich Waldhorn

!Ich Querflöte

!

Der Herr Musiklehrer

Musik-Instrumente?

Haben wir denn genügend

Musikinstrumente da?



AnlagenbuchInventarverwaltung

für den Bilanz-Nachweis

für GWG's: nur summarisch

Gesamtheiten(Fest- und Gruppenwerte)

nur Eigentum

Aktivierung nach Rg.-Eingang

zur Bewirtschaftung

Jeder Gegenstand einzeln(mit Ausnahmen …)

auch Fremd-Eigentum(Leasing)

Erfassung bei Lieferung

Durchführung von Inventuren

+

Wichtig: Die Schnittstelle zwischen Inventarverwaltung und Anlagenbuch








Wir machen Inventur (1)Warum?

GemHVO NRW §28

(1) In der Inventur zum Schluss eines jeden Haushaltsjahres sind die im wirtschaftlichen Eigentum stehenden Vermögensgegenstände, die Schulden und Rechnungsabgrenzungsposten unter Beachtung der

Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur vollständig aufzunehmen. Dabei ist der Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden

anzugeben (Inventar). Die Vermögensgegenstände sind mindestens alle drei Jahre durch eine körperliche Inventur aufzunehmen.

(2) …

(3) Das Verfahren und die Ergebnisse der Inventur sind so zu dokumentieren,

dass diese für sachverständige Dritte nachvollziehbar sind.

(4) Die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister regelt das Nähere über die Durchführung der Inventur. …


Wir machen Inventur (2)Warum?

GemHVO NRW §29

(1) Ein Inventar kann anhand vorhandener Verzeichnisse über Bestand, Art, Menge und Wert an Vermögensgegenständen aufgestellt werden (Buch- und Beleginventur), wenn gesichert ist, dass dadurch die tatsächlichen Verhältnisse zutreffend dargestellt werden. § 28 Abs. 1 Satz 3 findet Anwendung.

(2) … mathematisch-statistische Methoden …

(3) Auf eine Erfassung der Vermögensgegenstände des Anlagevermögens, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten im Einzelnen wertmäßig den

Betrag von 60 Euro ohne Umsatzsteuer nicht überschreiten, kann

verzichtet werden.

(4) …


Wir machen Inventur (3)Welche Information brauche ich für die Inventur unbedingt?

Mandant

Buchungskreis

Die Inventar-

Nummer

Typ, Untertyp

Inventar-Muster

Standort

Gebäude, Etage, Raum

Org.-Einheit

Bereich

Freifelder,Rubriken

Die Schnittstelle

zum Anlagenbuch

Mengen-einheit


Wir machen Inventur (4)Wie gehen wir vor?

Eine Inventur ist eine stichprobenweise Aufnahme aller Vermögensgegenstände in der gesamten Verwaltung.

Eine Inventur ist eine vollständige Aufnahme aller relevanten Vermögensgegenstände in einem bestimmten abgrenzbaren Bereich der Verwaltung.

relevant ?Ab 60

EUR oder was?



Bei einer Inventur gehen wir quer durchs ganze Haus und schauen, wo wir was finden.

Wir gehen planmäßig Raum für Raum durch.

Jeden Raum nehmen wir vollständig auf.

Danach melden wir den Raum "fertig".

Der Raum ist unsere "abhakbare Einheit", an der sich die Inventur orientiert.

Wir gehen planmäßig Raum für Raum durch.

Jeden Raum nehmen wir vollständig auf.

Danach melden wir den Raum "fertig".

Der Raum ist unsere "abhakbare Einheit", an der sich die Inventur orientiert.

Raum für Raum für Raum…



Bei einer Inventur stelle ich fest, ob alle Gegenstände aus meinem Sollbestand noch vorhanden sind.

Ganz wichtig! Wir gehen vom IST zum SOLL. Es geht nicht darum, den angezeigten Soll-

Bestand abzuarbeiten. Wir nehmen das auf, was wir finden.

Vollständig und ohne Rücksicht auf den Sollbestand. Dieser dient uns lediglich zur Orientierung.

Ganz wichtig! Wir gehen vom IST zum SOLL. Es geht nicht darum, den angezeigten Soll-

Bestand abzuarbeiten. Wir nehmen das auf, was wir finden.

Vollständig und ohne Rücksicht auf den Sollbestand. Dieser dient uns lediglich zur Orientierung.

Vom IST zum

SOLL

!



Inventur einrichten

Sachplan:• wo?• wessen Eigentum?• was?

Personal-/Zeit-/Ressourcenplan:• wer?• wann?• womit?• wohin?



zählen

Handscannerund Laptop

mobiles Erfassungsgerät

synchronisieren

Bleistift und Papier

Zähllistedrucken

Kugelschreiber



zählen:• Raum betreten

• Gegenstand vorhanden• Gegenstand nicht vorhanden

(jedenfalls nicht hier)• Unerwarteter Gegenstand

(mit Etikett)• Neuer Gegenstand (Neufund)• …• …



synchronisieren



Differenzen bearbeiten:• nicht erfasst (Fehlbestand?)• Abweichung

(Standort, Menge)• Fremdfund• Neufund

Differenzen verbuchen



Alles gut dokumentiert:

Sachplan

Personal-/Zeitplan

Zählliste

Zählergebnis-Liste (Nachweis)

Inventur-Kontrollblatt

Inventur-Ergebnisliste








Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (1)Was passiert, wenn …

… die KITA einen Kühlschrank kauft?

Fachbereich

Lieferschein /Rechnung

Lieferschein /Rechnung

Etikettierung des Inventargegenstands

Erfassung in Kai

Statt Kontierungsbeleg:Anlagenklasse, Kostenstelle, Sachkonto, Produkt etc. werden schon hier mit erfasst

Anlagegut anlegen?



Anlagegut anlegen?

Fachbereich

Etikettierung des Inventargegenstands

Erfassung in Kai

Statt Kontierungsbeleg:Anlagenklasse, Kostenstelle, Sachkonto, Produkt etc. werden schon hier mit erfasst

Finanzbereich

> 410 €: aus Kai heraus

Prüfung der Kontierung

Anlagenstamm anlegen "per Knopfdruck"

> 410 € ?

GWG: in Kai

Zuordnung zu Sammelanlagegut"GWG 2010"



Anlagegut anlegen?

Fachbereich

Finanzbereich

> 410 €: aus Kai heraus

Prüfung der Kontierung

Anlagenstamm anlegen "per Knopfdruck"

> 410 € ?

GWG: in Kai

Zuordnung zu Sammelanlagegut"GWG 2010"

Rechnung buchen

Im Finanzverfahren

Rechnung erfassen

Kontierung auf das Anlagegut("Direktaktivierung")

Buchung auf Kostensammler("Indirekte Aktivierung")


Bestandsverzeichnis

Inventarisierungslösung

Kai

Werteverzeichnis

Anlagenbuch

SAP FI-AA1:1

Einzel-Anlagegüter

n:1Festwerte, Gruppenwerte

Nachweis für die Bilanz

Abschreibungen ermitteln

Fachbereich Finanzbereich

Operative Bestandsführung

1:0Fremdeigentum

Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (4)Trennung von Bestands- und Werteverzeichnis

Inventuren

Einzelnachweis GWG‘s



Bestandsverzeichnis


KaiÄnderungsmeldung

en

Fachbereich

Abgangsmeldunge

nMeldungen an den

Anlagen-buchhalter

Änderungs-Report

... unser Kühlschrank ausgebucht werden muss?

… sich die Kostenstelle ändert?

… sich der Standort ändert?(Ist das eigentlich noch wichtig?)


Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (6)Ein fairer Deal

Bestandsverzeichnis


Kai

Fachbereich

Der Fachbereich • nutzt Kai für die eigene Disposition

und

• gleichzeitig als "Meldesystem" zur Anlagenbuchhaltung

Der Anlagenbuchhalter • übernimmt aus Kai die

Zugangs- und Änderungs-meldungen und

• nutzt Kai als Einzelnachweis zum Anlagenbuch


Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (7)Es geht allerdings auch rückwärts …

Anlagenbestand

SAP FI-AA(als Bestandsbuch)

Inventursystem

Kai(als reines Inventursystem)

Alle(drei) Jahre wieder

…

Inventur• Planung• Standortbegehung• Nachbearbeitung• Abschluss• Nachweis

Neufundeautom. Überleitung

Änderungs-Report

VeränderungenAbgänge


Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (8)FI-AA als Ausgangspunkt für die Inventur

Anlagenbestand

SAP FI-AA(als Bestandsbuch)

Drei Voraussetzungen

1. Verlässliche Standort-Angaben(als "abhakbare Einheiten")

2. VollständigkeitAlles, was gezählt werden muss, ist drin60-EUR-Grenze?

3. Keine GesamtheitenFestwerte, Gruppenwerte, GWG-Sammelpositionen

Interessante Frage: Wie mach ich's mit den Etiketten?








Software & TechnikZuerst ein Wort zur Technik

Handscanner & Laptop

(Netbook, Tablet-PC)

mobiles Erfassungsgerät

Barcode-Etikett

Kühlschrank

• Barcode und Scanner sind zwar wichtige Hilfsmittel

• Die "Musik" spielt aber nicht in der Technik, sondern in der Organisation


Software & TechnikWas muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten?

Dreierlei:

1. die Fachämter begeistern

2. den Anlagenbuchhalter begeistern

3. die Rechnungsprüfung begeistern

Klasse!

toll! großartig!


Software & TechnikDie Fachämter begeistern (1)

Im IT-Bereich hatten wir bisher unsere Bestände im Excel

Mit Kai kann habe ich alles viel besser im Überblick …



Alle technischen Daten unserer IT-Ausrüstung kann ich in Kai speichern.

Alle benötigten Datenfelder richte ich selbst ein.

• … mit komfortabler Eingabe

• … und Plausibilitätsprüfung

• Texte, Zahlen, Datumsangaben



Ich kann Inventargüter schnell finden

Alles ist sicher und nachvollziehbar



Dreierlei:



toll!


Anlagen-Nachweis

Software & TechnikDen Anlagenbuchhalter begeistern (1)

Früher hatten wir jeden Kleinkram im Anlagenbuch

Das war 'ne Menge Arbeit …

... und hat überhaupt nichts genützt

... weil die Fachbereiche nie was gemeldet haben

… die hatten nämlich alle klammheimlich ihre eigene Bestandsführung

... im Excel

AnlagenbuchhalterKämmerei


Software & TechnikDen Anlagenbuchhalter begeistern (2)

Jetzt haben alle Kaiund zwar in der gesamten Verwaltung

Wir gehen mehr und mehr zu einem schlankeren Anlagenbuch über

• Gruppenwerte, Festwerte,keine GWG's mehr

• die Fachbereiche führen ihr komplettes mobiles Vermögen in Kai

• was ich fürs Anlagenbuch wissen muss, das hole ich mir selbst aus Kai

• Kai ist mein "Nebenbuch zum FI-AA"

• Und den Neubeschaffungsprozess haben wir ebenfalls verschlankt

KaiÄnderungs

Report

AnlagenbuchhalterKämmerei



Dreierlei:




Klasse!

toll!


Software & TechnikDie Rechnungsprüfung begeistern (1)

Erfüllt die Software die Anforderungen …

… allgemeiner Art (betreffend Informationsdarstellung, Programminteraktion, Zugriffsschutz, Dokumentation …)

… eines lückenlosen Veränderungsnachweises (Inventar-Historie)

… der Grundsätze Ordnungsgemäßer Inventur und ermöglicht sie der Verwaltung, ihre Inventur so zu planen, zu strukturieren und zu dokumentieren, dass die GOI eingehalten werden?

… eines in allen Phasen dokumentierten und nachvollziehbaren Inventurablaufs?

Ist die Software zertifiziert?


Software & TechnikDie Rechnungsprüfung begeistern (2)



Dreierlei:




Klasse!

toll! großartig!








Inventarisierung in der KommuneJa, worauf kommt es an?

auf Sie!Je sorgfältiger Sie den Inventarisierungs-Prozess organisieren, umso besser gelingt es Ihnen,

• einen sinnvollen Informationsfluss aufzubauen,

• die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Inventur zu erfüllen,

• Mehrwert im Finanzbereich und in den Fachbereichen zu schaffen,

• den Aufwand in Grenzen zu halten.

Eine gut durchdachte Software kann helfen.


Inventarisierung in der KommuneWorauf kommt es an?

Wen können Sie fragen?

• [email protected]

• [email protected]

• www.hallokai.de

• bundesweit etwa 450 Kai-Verwaltungen(darunter 10 Großstädte)

Na dann …

viel Erfolg!

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