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Handbuch
Bestellsystem AFS Ordermesse
Version 2018
Seite 2 / 28
1 Grundsätzliches und Gesamtzusammenhang bei OMAk Online Bestellanwendung......................................... 3
2 Übersicht Datenfluss ....................................................................................................................................... 4
3 Userrollen und deren Berechtigungsstufen im Webshop ................................................................................. 5
4 Vorbereitung zur Ordermesse im eigenen Betrieb ........................................................................................... 6
5 Online Webshop .............................................................................................................................................. 6
5.1 Info – Ticker beim Öffnen der Anwendung ................................................................................................... 6 5.2 Einstieg in die Online Bestellanwendung OMAk ........................................................................................... 7 5.3 Einstellungen in OMAk .................................................................................................................................. 8 5.4 Impressum, Hilfe zur Ordermesse, Informationen zur Ordermesse .............................................................. 8
6 Lieferantenübersicht Bestellverantwortlicher BV .......................................................................................... 9
6.1 Spalten und Inhalte in der Lieferanten Übersicht (Strecke): ......................................................................... 9 6.2 Bestellungen als Bestellverantwortlicher BV ............................................................................................. 10
6.2.1 Streckenlieferanten: .............................................................................................................................. 10
6.2.2 Lieferant KLT (Kommissionier Lager Traun): .......................................................................................... 11
6.2.3 Lager und Umsatzmengen ..................................................................................................................... 11
6.2.4 Statusmeldungen und deren Bedeutungen beim BV Bestellverantwortlichen ..................................... 12
6.2.5 Spalten und Inhalte in der Lieferanten Übersicht (Strecke): ................................................................. 12
6.2.6 Spalten und Inhalte in der Einzelartikelansicht des Lieferanten ............................................................ 13
6.3 Funktionsschaltflächen und generelle Bedienelemente.............................................................................. 15 6.4 Vororder Anzeige im Onlinetool .................................................................................................................. 16 6.5 Vorgänger– Nachfolger Artikel ................................................................................................................... 16 6.6 Container Anzeige – für Lebendgrün Artikel ............................................................................................... 17 6.7 Downloadfunktion ...................................................................................................................................... 18
7 Empfohlene Vorgangsweise beim Durchführen der Bestellungen ................................................................. 19
8 Allgemeine Bedienungshinweise ................................................................................................................... 19
9 To do, für jeden User (am besten sofort durchführen) .................................................................................. 20
10 SL und SV (OMAk Sonderfunktionen) ............................................................................................................ 20
10.1 Lieferanten Detailansicht ............................................................................................................................ 20 10.2 Übersicht von einem Lieferanten in allen Standorten (nur Spartenleiter) .................................................. 21 10.3 Status - Übersicht alle Lieferanten an einem bestimmten Standort ........................................................... 21 10.4 Bearbeiten eines Lieferanten an einem bestimmten Standort ................................................................... 22 10.5 Übersicht von einem Artikel bei allen Standorten (nur Spartenleiter) ........................................................ 22 10.6 Anzeige bei Unterschreiten von Limits (nur Spartenleiter) ......................................................................... 23 10.7 Download und deren Vorteile (nur Spartenleiter) ....................................................................................... 23 10.8 Status – Meldungen .................................................................................................................................... 24
11 Steuerung als Spartenleiter. .......................................................................................................................... 25
12 Hinweise und Ergänzungen............................................................................................................................ 25
12.1 Wichtig vor der Ordermesse ....................................................................................................................... 25 12.2 Auf der Ordermesse .................................................................................................................................... 25 12.3 WLAN Verbindung einrichten: .................................................................................................................... 26
12.3.1 Einwahldaten WLAN WELS ................................................................................................................ 27
12.4 Umfeld auf der Ordermesse Wels ............................................................................................................... 27 12.5 Nach der Ordermesse ................................................................................................................................. 28 12.6 Warenwirtschaft vor Ort ............................................................................................................................. 28
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Neuerungen zur letzten Version sind optisch durch grüne Einfärbungen gekennzeichnet.
1 Grundsätzliches und Gesamtzusammenhang bei OMAk Online
Bestellanwendung
Die Bestellungen bei der AFS Ordermesse 2018 werden ausschließlich mit dem Online-Bestell-
System abgewickelt.
OMAk ist eine webbasierende Anwendung bzw. grafische Bedienoberfläche für Frühjahrs- und
Herbstordermesse Bestellungen
OMAk ist jederzeit standortunabhängig per Web/Internet bearbeitbar
Durchgängige digitale (papierlose) Abwicklung
Lückenlose und vollständige Kommunikation und Dokumentation
Sicher durch Standort- und User-Identifizierung mit Passwort
Grundsätzlich unveränderte User-Rollen bzw. Berechtigungsstufen
User-Aktualisierungen/Änderungen sind vom Spartenleiter an die E-Mail-Adresse
antonia.barisic@afs-gmbh zu richten
Automatisch bereitgestellte, elektronisch ermittelte Bestellvorschläge / Standort / Einzelartikel
Bis zu 4 unterschiedliche, vordefinierte Liefertermine bei Bestellungen vom Lager Traun oder
Korneuburg.
Bis zu 4 unterschiedliche, frei definierbare Liefertermine bei Streckenlieferungen im
vorgegebenen Lieferzeitraum des Lieferanten
Anzeige der Bestellwerte pro Liefertermin und auch Summe Gesamtwert
Kennzeichnung eines zu geringen Bestellwertes für Erreichung des Ordermesserabattes durch
rote Darstellung (Mindestbestellwert pro Lieferdatum bei Streckenlieferanten ist
unterschritten)
Bestellaviso ergeht einen Tag vor dem Messetag an Lieferanten mittels Mail mit einem Link,
wo die Sammlung aller bis dahin getätigten Bestellungen aller Betriebe in einer Datei
heruntergeladen werden kann
Korrektur- bzw. Bearbeitungsmöglichkeit bis Endtermin (auf Ordermesse folgenden Montag
26.03.2018 bis 23:59 Uhr)
Weiterleitung der Bestellungen - in definierter Form - an Lieferanten via SAP-System
Auftragsbestätigung der Lieferanten an Besteller
Automatisierte Einspielung der Bestelldaten in die lokalen Warenwirtschaftssysteme der AFS
Franchise Partner
Optimierte Möglichkeiten der Kontrolle der vereinbarten Konditionen, Modalitäten und der
Rechnungsprüfung
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2 Übersicht Datenfluss
1. Aus dem SAP-System werden die Artikel übernommen, welche für die Ordermesse bzw.
Vororder relevant sind. Für die Ordermesse werden zusätzlich die Daten zur Ermittlung des
Bestellvorschlages aus DAISY an hybris übertragen.
2. Für die Ordermesse wird aus den übermittelten Informationen der Bestellvorschlag pro bereits
geführten Artikel auf Standortebene im hybris ermittelt.
3. Im hybris-System werden die einzelnen Bestellverantwortlichen mit der Genossenschafts-
zuordnung hinterlegt.
4. Die jeweiligen Verantwortlichen erledigen bereits vor der Ordermesse die meisten
Bestellungen.
5. Die Finalisierung der Bestellungen erfolgt direkt auf der Ordermesse bzw. spätestens bis
Montag nach der Ordermesse.
6. Am Tag vor den „Ordermesse-Tagen“ können die Lieferanten und der AFS Einkauf eine
Vorinformation (Bestellaviso) auf Basis der finalisierten Bestellungen, welche Mengen pro
Artikel und Lagerhaus (Genossenschaft), an diesem Tag besprochen wurden herunter laden.
Diese Liste ist allerdings noch rechtlich unverbindlich.
7. Bis Montag, den 26.03.2018 23:59 Uhr hat der Besteller bzw. der Spartenleiter die Möglichkeit,
die Bestellungen nachzubearbeiten.
Danach kann der im Onlinetool eingetragene aktuelle Bestellstand nicht mehr geändert werden
und wird bei RWA bzw. bei Streckenbestellungen beim Lieferanten bestellt
8. Die 2.Bestellavisos, mit den nachbearbeiteten Bestellungen, kann dann von den Lieferanten per
gemailten download-Link am Tag nach den „Ordermesse-Tagen“ heruntergeladen werden.
(wird von den Lieferanten nicht benötigt, somit findet derzeit keine Versendung statt).
9. Die Übergabe der Lieferantenbestellung erfolgt direkt im SAP, das die Bestellungen sowohl an
die Streckenlieferanten bzw. RWA-Läger und an die dahinterliegenden lokalen Bestellsysteme
des jeweiligen Lagerhauses weiterleitet. Vom Lieferanten werden Auftragsbestätigungen an den
Besteller versendet und die Waren geliefert.
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3 Userrollen und deren Berechtigungsstufen im Webshop
Bestellverantwortlicher BV: Ist ein Markt- oder Standortleiter bzw. Abteilungs-
verantwortlicher an einem Standort. Dieser darf und kann nur für einen ihm zugeordneten Markt
oder Standort Bestellungen durchführen. Auch andere Sparten bzw. Kostenstellen benötigen
einen User, um BGM Ordermesse Waren (z.B. Motoristik,) bestellen zu können. Es sind mehrere
BV je Standort möglich.
Der BV sieht im Online-Tool nur den einen ihm zugeordneten Standort und kann nur für diesen
einen Standort Bestellungen ausführen.
Sortimentsverantwortlicher SV: Er darf für mehrere, genau definierte Standorte (über RLH
Kundennummer und RLH Name bzw. Standort) Bestellungen durchführen. Diese Rolle könnte
zum Beispiel einem standortübergreifenden Fachmann für Motoristik zugeordnet sein.
Der SV sieht im Online-Tool alle die ihm zugeordneten Standorte und kann für eben diese
Bestellungen ausführen.
Spartenleiter SL: Er hat zusätzliche, übergeordnete Möglichkeiten: Er darf und kann für alle
Standorte Bestellungen tätigen. Er kann die bereits eingetragenen Bestellmengen ändern (z.B.
wegen einer geplanten regionalen Werbeaktivität). Er hat zusätzliche Status- und
Übersichtsinformationen etc.
Sollte es in Ihrem Betrieb seit der letzten Ordermesse zu personellen oder organisatorischen
Veränderungen gekommen sein, wurden Sie in einem vorangegangenen Schreiben bereits
ersucht, die Zugangsdaten für die Ordermesse-Bestell-Anwendung (und damit auch der
Vororder) von Ihrem Spartenleiter ausschließlich bei [email protected]
entsprechend aktualisieren zu lassen. Frau Barisic veranlasst bei Hybris-Helpdesk die
Ergänzungen und Aktualisierung der User und deren Daten.
Falls ein Passwort nicht mehr bekannt sein sollte, vergibt Hybris-Helpdesk ein neues Passwort
(nachträglich vom User änderbar) und versendet dieses per Mail direkt an den jeweiligen User.
(Mails bzgl. Passwort ausschließlich an [email protected] senden)
Bitte testen Sie bereits Tage vor der eigentlichen Bestell-Durchführung, ob Sie Ihre aktuellen
Zugangsdaten haben und ins Onlinetool OMAk einsteigen können.
Der Letztstand der Bestellungen im Onlinetool bleibt voraussichtlich bis zur nächsten Vororder
bzw. Ordermesse erhalten und kann bei Bedarf jederzeit aufgerufen werden.
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4 Vorbereitung zur Ordermesse im eigenen Betrieb
Um den Erhalt der Ordermesse-Konditionen sicher zu stellen, sind alle Bestellungen
zwingend mit dem Online-Webshop durchzuführen!
Vor der Ordermesse: Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg
• Eine betriebsinterne Abstimmung zwischen SL, SV und BV und anderen Sparten (z.B.
Technik, Landwirtschaft etc.) ist unbedingt erforderlich.
• Kennen alle User ihre Zugangsdaten, Passwort, Rolle? Bitte unbedingt vorab testen!
• Das Bestellsystem ist ab Mittwoch, den 07.März 2018 ca.8:00 Uhr bzw. bis auf Ordermessetag
folgenden Montag, den 26. März 2018 23:59 Uhr offen (Herr Fischinger informiert die
Spartenleiter per Mail bzgl. des Startzeitpunktes)
• Erledigen der Bestellungen für Kurant-Waren weitgehend bereits vor dem Besuch der
Ordermesse
• Definieren und Dokumentieren offener Fragen und Themen bei einzelnen Lieferanten
(Infofeld)
• Download der Bestellungen, damit vor Ort ggf. abzuklärende, offene Punkte mit den
Lieferanten rascher besprochen werden können
• Erstellung eines Messe-Besuchsplanes (Wer besucht welchen Lieferanten? Was ist offen? Was
ist interessant? Neuigkeiten? Muss wer vertreten werden? etc…)
• Wenn mehrere User gleichzeitig einen Standort / Lieferanten oder Artikel bearbeiten, wird der
Wert der zeitlich letzten Speicherung gesichert. Frühere Eingaben werden überschrieben!
5 Online Webshop
5.1 Info – Ticker beim Öffnen der Anwendung
Es werden unmittelbar am Startbildschirm der Online-Bestellanwendung (bereits vor der
Anmeldung) aktuelle, wichtige Informationen, die für alle User wichtig sind, angezeigt. Diese
Infos sind eventuell mit einem Gültigkeitsdatum versehen.
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Eine erweiterte Info-Seite steht direkt in der Ordermesse zur Verfügung, dort sehen Sie
einerseits die Benachrichtigungen der Login Seite und weitere Infos.
5.2 Einstieg in die Online Bestellanwendung OMAk
Zugänglich mit jeder Internet-Verbindung und allen gängigen Browsern
(freie Wahl des Internetzugangs)
Bitte beachten Sie, dass der Internet Explorer 8 technologisch für die Anforderungen
an die Ordermesse nicht mehr genügend Möglichkeiten bereitstellt und daher nicht
mehr verwendet werden kann.
Internetadresse : https://ordermesse.afs-gmbh.at
Das Passwort kann jederzeit durch den User selber geändert werden.
Userdaten nicht weitergeben, sondern zusätzlichen User - ebenso User-Aktualisierungen - über
Spartenleiter der Genossenschaft neu anfordern -ausschließlich per E-Mail an antonia.barisic@afs-
gmbh.at
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5.3 Einstellungen in OMAk
Bei Einstellungen kann der Webshop individuell angepasst werden.
Tipps:
• Im Messeplan sind die Aussteller leicht zu finden
• Anleitungen und Hilfethemen für den Webshop sind über die ständig präsente Fußzeile
einsehbar
• Weitere Informationen zur Ordermesse sind über den Button „Informationen“ aufzurufen
• Mit F11 zur Vollbildansicht wechseln – mit F11 wieder beenden
• Webshop als Favoriten speichern oder als Startseite festlegen
5.4 Impressum, Hilfe zur Ordermesse, Informationen zur Ordermesse
Unter diesen Themen sind weitere Informationen abrufbar
Durch Klick auf Einstellungen
öffnet sich das Feld:
Messeplan
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6 Lieferantenübersicht Bestellverantwortlicher BV
Neue Lieferanten sind durch eine Flagge neben dem Namen erkennbar.
Mit Klick auf L oder S gelangt man zur Artikelliste des gewünschten Lieferanten
Suchfeld: Match-Funktion auf Name und Nummer des Lieferanten
Artikelsuche ist im Suchfeld für die Suche nach Lieferanten integriert. Um eindeutig zu sein,
muss zum Suchen nach einem Artikel die ganze Nummer eingegeben werden
6.1 Spalten und Inhalte in der Lieferanten-Übersicht (Strecke):
Lieferantenname (in der Suchfunktion matchfähig)
Zuständiger AFS Einkäufer (sortierbar)
Lief.Nr. Lieferantennummer (Wien oder Klagenfurt, je nach Einstellung; sortierbar)
Standnummer: laut Messeplan zugeordnete Sandnummer (sortierbar)
Bestellvorschlag: vorgeschlagene Bestellmenge pro Lieferant (sortierbar)
Bestellmenge: tatsächliche Bestellmenge pro Lieferant (sortierbar)
Disporabatt für Belieferungsart
L/S Lager/Strecke; durch Klick darauf wird die Einzelartikelübersicht des Lieferanten
geöffnet
Status: aktueller Stand der Bestellungen bei diesem Lieferanten
dem User zugeordneter
Standort Seiten-
navigation
Lieferanten Auswahl durch Klick
auf L od. S
Lager/Strecke
Suchfeld
Sortier-möglichkeiten
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6.2 Bestellungen als Bestellverantwortlicher BV
6.2.1 Streckenlieferanten:
Durch Klick auf das Dreieck neben dem Namen des Lieferanten werden Detailinformationen
geöffnet. Gleichzeitig wird das frei beschreibbare Notiz-Feld geöffnet. Es bleiben die Notizen
mehrerer Bearbeiter erhalten und werden namentlich zugeordnet und sind im Download
enthalten.
Der erste Liefertermin wird zum Beginn des Lieferzeitraums standartmäßig vorgeschlagen, ist
aber überschreibbar
Weitere Liefertermine können innerhalb des Lieferzeitraums ausgewählt werden.
Nach dem Eintrag und Speichern werden bei den einzelnen Artikeln weitere Bestellmengenfelder
bearbeitbar
Die Summe des Einkaufswertes der einzelnen Artikel pro Liefertermin, sowie die Einkaufssumme
pro Lieferant werden im Kopfbereich dargestellt,
ACHTUNG: der Disporabatt ist bei Streckenlieferanten berücksichtigt, um einen Mindest-
bestellwert oder Freihausgrenze berücksichtigen zu können .
Farben der Summen je Liefertermin
o Sollte bei einem Liefertermin der Ordermesse der Mindestbestellwert oder die
Freihausgrenze des Lieferanten nicht erreicht worden sein, wird die Bestellsumme
unter dem Lieferdatum rot dargestellt.
o Wird Mindestbestellwert und Freihausgrenze überschritten, wird die Summe grün
dargestellt
o Die Summe wird schwarz dargestellt, wenn weder Mindestbestellwert oder
Freihausgrenze bestehen.
Das Lieferdatum, der Einkaufswert pro Lieferdatum und die gesamte Einkaufssumme bleiben
auch bei Bildlauf (scrollen) immer sichtbar
Die Berechnung erfolgt nachdem die eingetragenen Bestellmengen durch Klick auf das
Diskettensymbol gespeichert worden sind oder weitere Artikel bestellt werden
Details öffnen
Zusatzinformationen
Lieferzeitraum
Listungskataloge
Individuelle Notizen
Frühester
Liefertermin
Mindestbestellwert
nicht erreicht!
Beliebiger weiterer Liefertermin
LiefNr.: 13391 Disporabatt: 1,12% Zahlungsbed.: 85 Tage 0,5% Skonto
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6.2.2 Lieferant KLT (Kommissionier Lager Traun):
Listungskataloge und Zusatzinformationen eines Lieferanten sind im Lager- und Strecken-
Ordersatz sichtbar
6.2.3 Lager und Umsatzmengen
Die Informationen von Lager- und Umsatzmengen sind von hoher Wichtigkeit. Diese werden
daher in eigenen Spalten angezeigt, um sie immer am Schirm zu sehen.
• Anzeige rechts von Spanne
• Um Platz zu gewinnen, wurde auf die Anzeige der Warengruppe verzichtet
Beim KLT sind die
Liefertermine fix
vorgegeben.
In der Summe ist der
Disporabatt bereits
abgezogen
Die einzelnen
Bestellwerte sind
summiert dargestellt
download
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6.2.4 Statusmeldungen und deren Bedeutungen beim BV Bestellverantwortlichen
Es kommen in der Bestellanwendung die Stati „Offen“, „Bearbeitung“ und „erledigt“ vor
• „Offen“: einen Lieferanten, der noch nicht bearbeitet wurde, setzt das System auf den
Anfangsstatus „Offen“. Dieser Status wird angezeigt wenn noch keine Position des gewählten
Lieferanten und Lieferweges (Lager – Strecke) bearbeitet ist.
• „Bearbeitung“: wird angezeigt, wenn die Filiale eine oder mehrere Positionen eines
Lieferanten bearbeitet, aber noch nicht für alle Artikel Bestellmengen eingetragen hat
(ohne BV übernehmen, BV ablehnen, ….)
• „Erledigt“: Beim Lieferanten hat jeder Artikel einen Bestelleintrag, die Bestellung für den
einen Standort und den gewählten Lieferweg (Lager - Strecke) ist fertig
Bei Lieferanten die sowohl Strecken- als auch Lagerartikel zugeordnet haben, werden die
Summenfelder Bestellvorschlag, Bestellmenge und Gesamtpreis getrennt dargestellt.
Die Statusänderung für Lager/Strecke bei ein und demselben Lieferanten (wenn vorhanden) wird
ebenfalls getrennt wählbar sein.
6.2.5 Spalten und Inhalte in der Lieferantenübersicht (Strecke):
Lieferantenname (in der Suchfunktion matchfähig)
Zuständiger AFS Einkäufer (sortierbar) - bei Technik Artikel: Technik Fachkraft
Lief.Nr. Lieferantennummer (Wien oder Klagenfurt, je nach Einstellung; sortierbar)
Standnummer: laut Messeplan zugeordnete Standnummer (sortierbar)
Bestellvorschlag: vorgeschlagene Bestellmenge pro Lieferant (sortierbar), in der
Suchfunktion matchfähig)
Bestellmenge: tatsächliche Bestellmeng pro Lieferant (sortierbar)
Disporabatt für Belieferungsart
L/S Lager/Strecke; durch Klick darauf wird die Einzelartikelübersicht des Lieferanten
geöffnet
Status: aktueller Stand der Bestellungen bei diesem Lieferanten
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6.2.6 Spalten und Inhalte in der Einzelartikelansicht des Lieferanten
1.. Art.Nr (sortierbar ): je nach Einstellung (bei Start) Wiener oder Klagenfurter
Artikelnummernkreis.
Durch mouseover wird die jeweilige Artikelnummer vom Lieferanten eingeblendet
2.. Bezeichnung Artikel Bezeichnung; (sortierbar )
3.. M Modulnummer (sortierbar )
4.. BME Basismengeneinheit - darauf bezieht sich der Preis/die Kondition;
(sortierbar )
5.. PM: Packmenge: (Stückzahl in einer Liefermenge)
6.. LME: Liefermengeneinheit
7.. Aktion / OTM (sortierbar ) In welcher Aktion wird der Artikel beworben; bei
Technikartikel wird die Original-Teile-Nummer angezeigt
8.. EK-Preis (sortierbar ) Kurant Einkaufspreis (normaler EK)
9.. UVP: unverbindlich empfohlener Verkaufspreis (normaler VK)
10.. SP aus Kurant EK und UVP resultierende Spanne
11.. BME Verkauf: Basismenge des Artikels, die vom Standort verkauft worden ist
12.. BME Bestand: Basismenge des Artikels, die am Standort noch lagernd sind
13.. BV in LME Bestellmenge in Liefermengeneinheiten
14.. LT1 bis LT4 Anzeige (vor)definierter Liefertermine; neue zusätzlich Liefertermine
werden geöffnet, wenn diese im Kopfbereich des Tools als neue Liefertermine
eingetragen werden
15.. Informationen wie Staffelkonditionen, Mengenrabatte, Ganzpalettenrabatte, etc.
16.. Pfeile zeigen Sortiermöglichkeiten
17.. Aufklappen zusätzlicher Lieferdaten und Liefermengen zur Verfügung
(steht erst nach Eintragung – und Speichern - eines weiteren Liefertermins im
Kopfbereich zur Verfügung, es können auch Lieferdaten durch Bestellmenge 0
übersprungen werden)
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Ein Unterschreiten eines Bestelllimits bei einem Lieferanten wird rot dargestellt
Suchfeld
Modul Aktion
Speichern bei jedem
Seitenwechsel
Informationen an den
Lieferanten v. Besteller
Lieferanten Status
Unter Ordermesse
Mindestbestellwert.
= roter Eintrag
Bis zu 4 Liefertermine
Funktionsschaltflächen
Gesamt- Summe
Bestellwert
rot wenn Unterschreitung
Sortier-
möglichkeiten
Bis zu 4 Liefertermine –
ein neuer wird durch
Eintrag im Kopfbereich
geöffnet
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6.3 Funktionsschaltflächen und generelle Bedienelemente
Bisherige Bearbeitung bleibt bestehen, offene Bestellvorschläge werden
angenommen, Rest bleibt unbearbeitet
Bestehendes bleibt eingetragen, alle restlichen Positionen werden mit 0
aufgefüllt
Setzt eingetragene und unausgefüllte Bestellvorschläge auf Vorschlagswert.
Felder ohne BV bleiben unbearbeitet oder wie bereits bearbeitet.
Setzt alle Positionen auf 0 (damit erhält die Bestellung den Status erledigt)
Stellt die Bestellungen (wie ausgefüllt) als Excel-Datei zur Verfügung
Bei jedem Verlassen der Seite Speichern betätigen (ansonsten gehen
Änderungen verloren); erst nach Betätigung werden die Summen bei den 4
Lieferdaten im Kopfbereich angezeigt. Zugleich bewirkt das Betätigen der
Enter-Taste beim Erfassen von Bestellmengen einen Speichervorgang
Anmerkung: Die Funktion, dass nach dem Speichern nicht an die erste
Position der Tabelle gesprungen wird, ist derzeit noch nicht implementiert.
Damit gelangt man zur vorigen Ansicht
kann Die Anzeige kann auf alle Artikel / bearbeitet / nicht bearbeitet / BV>0
(Bestellvorschlag ist kleiner als Null) und Vororder Artikel eingestellt
werden
Pfeile zeigen Sortiermöglichkeiten
Aufklappen eines zusätzlichen Lieferdatums und Liefermenge - Funktion
steht erst dann zur Verfügung, wenn mehr als ein Liefertermin eingetragen
(=gespeichert) ist.
Zusatzinfo verfügbar durch mouseover (z.B. Staffelrabatte)
Grüne Fahne: Neuer Lieferant, neuer Artikel. Nachfolger-Vorgänger
Information mit entsprechendem BV
Orange Fahne: Artikel hat in der Detailansicht weitere Informationen (z.B.
Einzelartikel eines Displays)
Zusätzliche Informationen zum Einblenden durch Klick auf Dreieck
mouseover Funktionen: interaktive Informationen, welche beim Darüberbewegen des
Mauszeigers erscheinen, z.B.:
• über Artikelnummer => Lieferanten Artikelnummer erscheint
• Bei Infofeld neben BM => Staffelkonditionen, Registrierungsnummern,
Zulassungsnummern
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6.4 Vororder Anzeige im Onlinetool
Werden die vorgeorderten Artikel (in Liefermengen Einheiten) grau angezeigt, ist dies nur
eine Information. Diese Artikel können nicht mehr bestellt werden.
Wenn der Text normal dargestellt wird, kann dieser Artikel auch bei der Ordermesse
nochmals bestellt werden (unter Umständen mit anderen Konditionen als im Zuge der
Vororder)
Grundsätzlich scheinen alle Vororderartikel auf, was nicht als doppelte Anzeige zu werten
ist, sondern als zusätzliche Information, mit der bereits vorbestellten Menge und den
ausgewählten Lieferdaten
6.5 Vorgänger–Nachfolger Artikel
Ist zu einem neuen Artikel ein Vorgänger Artikel definiert, das heißt, wenn der
ursprüngliche Artikel durch einen Nachfolgeartikel ersetzt wird, wird der Bestellvorschlag
des aktuellen Artikels in Liefermengeneinheiten mit den Daten des Vorgängerartikels
berechnet und angezeigt. Bei „Mouseover” erfolgt die Anzeige der Basismengen-Einheiten
Bestand und Verkauf des Vorgängerartikels.
Die Kennzeichnung erfolgt, wie auch bei neuen Artikel, mit einem grünen Fähnchen.
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6.6 Container Anzeige – für Lebendgrün Artikel
Display-Artikel haben ein oranges Fähnchen, um als solche erkenntlich zu sein
Die Liste aller zu dem Display zugehörenden Artikel ist in der Artikeldetailsicht unter
„Zusatztext“ zu sehen (Klick dazu auf die Artikelnummer).
z.B.: Folgende Artikel des Lieferaten Denzer haben Display Informationen gepflegt:
9220075 und 9220076
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6.7 Downloadfunktion
Möglichkeit des Downloads als Excelfile nutzen.
Empfehlung:
Jeder User tätigt einen Download der Bestellungen seiner Kostenstelle und seiner
wichtigsten Lieferanten vor dem Besuch der Ordermesse und nimmt diese Daten auf
Papier zur Ordermesse mit.
Damit ist der Datenstand weitgehend aktuell und Wartezeiten auf der Ordermesse
werden umgangen.
LiefNr.: 13391
Zahlungsbed.: 85 Tage 0,5 % Skonto
0% 85 Tage 0,5 % Skonto
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7 Empfohlene Vorgangsweise beim Durchführen der Bestellungen
1. Übernehmen und Bearbeiten des Bestellvorschlages oder Bestellmengen von
jedem Artikel manuell eintragen
2. Auffüllen mit BME „0“ bei Artikeln, wo kein Bedarf ist und keine Bestellung erfolgt, da
ansonsten der Status nicht aktualisiert wird. Bei mehreren Artikel alle auf einmal durch
………………….. Bestellmenge 0 eintragen
3. Bei Artikel, die bei der Ordermesse abgeklärt werden, Informationen beim Notizenfeld des
Lieferanten eintragen
4. Nach vollständiger Bearbeitung des Lieferanten zur Kennzeichnung betätigen
5. Speichern bei jeder Seite nicht vergessen
Der SL oder BV sieht dann den Lieferanten mit dem Hinweis der vollständigen Bearbeitung
auf dem einen Standort. Der Lieferant ist für die weitere Bearbeitung gesperrt, was aber durch
den Spartenleiter wieder rückgängig gemacht werden kann.
So vorbereitet sollte jeder zur Ordermesse kommen!
8 Allgemeine Bedienungshinweise
Warnhinweise beachten und entsprechend handeln
Speichern beim Verlassen der Seiten nicht vergessen
Filter verwenden:
- alle Artikel
- nicht bearbeitete Artikel (Einzelbearbeitung)
- Bearbeitete Artikel
- BV > 0
- Vororder Artikel
Auf die genaue Eingabe achten!
- Werte werden ersetzt, wenn vorher markiert ist
- die vollständigen Zahlen beachten
- Komma-Zeichen werden nicht angenommen. 1,75 wird als 175 interpretiert
Liefertermine: passt der vorgeschlagene Liefertermin?
- zusätzliche Termine <-> Liefermengen
Download-Möglichkeiten nutzen:
- Sicherung, Gesprächsunterlage ohne Notebook,
- Excel-Tabelle filtern – offene Artikel, etc.
Ausloggen nicht vergessen – vorher Speichern
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9 To do, für jeden User (am besten sofort durchführen)
Verbindung testen, möglichst auch mit WLAN
Online-Bestell-Anwendung aufrufen
Adresse als Favoriten oder als Startseite einstellen
Useranmeldung mit Passwort
Evtl. Änderung des derzeitigen Passworts auf ein persönliches Passwort
Kontrolle der User-Rolle und zugewiesenen Standorte
Kontrolle der Vollständigkeit der Standorte und Sparten
Einstellungen vornehmen
Ausprobieren der Funktionen
Konkrete Bestellungen eingeben
Ansicht ganze Seite mit F11 und retour
10 SL und SV (OMAk Sonderfunktionen)
Grundsätzlich idente Funktionen und Informationen wie beim BV
Zusätzliche Funktionen zugeordnet:
o Auswahl und Bearbeitung
- SL: aller bestellrelevanten Standorte möglich
- SV: aller definierten Standorte
o Steuerung / Übersicht / Prüfung /Aktueller Stand der Bestellungen bzw. der
Bearbeitungen der Bestellverantwortlichen BV
o SL kann Lieferanten für Bestellung freigeben und damit weitere Bearbeitungen
unterbinden, aber auch wieder rückgängig machen
10.1 Lieferanten Detailansicht
Druckfunktion der Anzeige
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10.2 Übersicht von einem Lieferanten in allen Standorten (nur Spartenleiter)
Ansicht „alle“ wählen
Der Status der Bearbeitung in den einzelnen Standorten ist dargestellt
gewünschten Lieferanten durch Klick auf das Dreieck neben dem Lieferantennamen
Lieferant in allen Standorten anzeigen.
Es werden die Werte der Standorte bei diesem Lieferanten einzeln dargestellt.
Bei welchem Standort eine Unterschreitung des Mindestbestellwerts erfolgt, ist in dieser
Ansicht erkennbar (rot dargestellt)
10.3 Status - Übersicht alle Lieferanten an einem bestimmten Standort
Dazu muss lediglich bei Standortauswahl der konkrete Standort ausgewählt werden
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10.4 Bearbeiten eines Lieferanten an einem bestimmten Standort
Dazu muss der Standort vorgewählt werden und der Lieferant am Kästchen oder
aufgerufen werden und dieser erscheint in der normalen Ansicht eines BV
10.5 Übersicht von einem Artikel bei allen Standorten (nur Spartenleiter)
1. Bei der Lieferantenansicht für alle Standorte wird das Fähnchen bei der Artikelzeile ganz
rechts geklickt.
2. Dadurch wird der Bestellstand dieses einen Artikels in allen Standorten geöffnet.
3. Bei erfolgter Bestellung in einem Standort wird ein grünes Häkchen gesetzt und die
Bestellmengen und der Gesamtpreis bei jedem Liefertermin und der Liefertermin selbst
werden ebenfalls angezeigt. Die Summen werden in der Haupt-Artikelzeile dargestellt
4. Für alle Standorte ist der jeweilige Bestellvorschlag für die einzelnen Standorte angezeigt
5. Hier kann der SL direkt in dieser Übersicht über alle Standorte die Bestellmengen für
einen Standort neu definieren bzw. ändern. (aus technischen Gründen können nur die
bestehenden Werte eines Liefertermins geändert werden; es können keine neuen
Liefertermine) hinzugefügt werden.
1
.
3
. 4
.
2
.
5
.
LiefNr.: 13391
Zahlungsbed.: 85 Tage 0,5 % Skonto
LiefNr.: 13391 Zahlungsbed.: 85 Tage 0,5 % Skonto
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10.6 Anzeige bei Unterschreiten von Limits (nur Spartenleiter)
In der Lieferantenübersicht (alle Standort bzw. Filialen) ist durch die rote Darstellung erkennbar,
wenn ein Limit unterschritten worden ist.
Bei Ansicht des Lieferanten wird sichtbar, welche Filiale betroffen ist.
10.7 Download und deren Vorteile (nur Spartenleiter)
Summen je Betrieb und je Lieferant
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Durch Klick auf Gliederung PLUS klappen weitere Spalten auf, welche die Ersparnisse jeweils
pro Lieferant (und Belieferungsart Strecke / Lager) zeigen
10.8 Status – Meldungen
• Bestellen bzw. Best. aufheben: Der Spartenleiter kann diesen Status setzen, um somit eine
weitere Bearbeitung durch den Bestellverantwortlichen unterbinden bzw. mit Best. aufheben
diese Sperre wieder rückgängig machen.
• Offen: Dieser Status sagt aus, dass noch nicht alle Filialen mit der Bearbeitung begonnen
haben.
Bearbeitet: Dieser Status besagt, dass alle Filialen schon Bestellmengen auf gewissen
Positionen eingegeben haben.
Erledigt: Wenn dieser Status aufscheint, bedeutet dies, dass alle Filialen alle Positionen mit
Bestellmengen aufgefüllt haben.
• Bestellt: Nach der Ordermesse wird der Bestelljob gestartet. Wurde die Bestellung korrekt in
SAP angelegt, bekommt diese den Status „bestellt“. D.h. in der Ordermesse-Applikation wird
signalisiert, dass die Bestellung korrekt angelegt wurde.
• Abgearbeitet: Dieser Status wird nach der Ordermesse gesetzt, wenn alle Positionen von
einem Filialmitarbeiter abgelehnt wurden, d.h. alle Positionen eine BM 0 besitzen. Dieser
Status wird auch während des Jobs gesetzt.
• Fehlerhaft: Dieser Status wird im Laufe der Auftragsanlage gesetzt, wenn eine Bestellung
nicht korrekt in SAP angelegt wurde. Die Korrektur der fehlerhaften Aufträge erfolgt durch
AFS, RWA und RI-Solution.
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11 Steuerung als Spartenleiter.
Besonders zu empfehlen für wichtige Standorte und / oder wichtige Lieferanten
Erkennen des Bearbeitungsfortschritts, der Motivation der BV, Nachkontrolle, usw.)
Ein Lieferant kann für alle User für eine weitere Bearbeitung gesperrt und der (Bestell) Stand
kann nicht mehr verändert werden.
Der SL und SV hat die Möglichkeit, einen Lieferanten durch wieder retour zu
stellen und damit wieder für alle bearbeitbar zu machen.
Wer hat Artikel noch nicht bearbeitet?
Welche Mengen sind lagernd / wurden verkauft / sind bestellt?
Wie hoch ist der gesamte Auftragswert beim Lieferanten
Sicherungskonzept / Notfallszenario
Apell bzw. Empfehlung:
Jeder User tätigt einen Download seiner Kostenstelle und seiner wichtigsten Lieferanten vor dem
Besuch der Ordermesse und nimmt diese Daten mit. Damit ist der Datenstand aktueller und
Wartezeiten auf der Ordermesse werden umgangen.
12 Hinweise und Ergänzungen
12.1 Wichtig vor der Ordermesse
Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg
Organisation im Lagerhaus:
# Besuchsplanung (Messeplan) machen
# Download Dateien und evtl. Ausdrucken von Listen und Informationen
# Großteil der Bestellungen am POS (vorab) erledigen
Eingabegeräte:
# Klärung Notebooks/Eingabegeräte und Verfügbarkeit
# Sind die Einstellungen am Gerät per Passwort geschützt? (wenn ja, kann das WLAN
Netzwerk nicht eingerichtet werden, d.h. unbedingt das aktuelle Passwort besorgen)
# Akkus am Vortag vollständig aufladen
# Ladegerät mit Netzkabel mitnehmen
# Maus mitnehmen, falls erforderlich
12.2 Auf der Ordermesse
Zugang Online Bestellanwendung Ordermesse Wels
WLAN Verbindung herstellen
Einwahl auf der Ordermesse Wels per WLAN
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12.3 WLAN Verbindung einrichten:
Anleitung zum Einrichten der WLAN Verbindung auf der Ordermesse Wels
am Beispiel Windows 7:
Nach dem Systemstart zeigt Windows 7 bei eingeschalteter WLAN-Funktion an, ob sich
drahtlose Netzwerke in der Nähe befinden. Sobald das System einen entsprechenden Router
entdeckt, erscheint ein Sternsymbol bei der Empfangsanzeige am unteren rechten Bildrand. Ein
Klick auf den Stern bringt eine Liste der gefundenen WLAN-Netzwerke in Reichweite zum
Vorschein.
Das Symbol am unteren Bildrand zeigt durch den kleinen
Stern an, dass Netzwerke in Reichweite gefunden wurden.
Ein Klick auf das Symbol bringt eine Liste mit
Netzwerken in der Umgebung zum Vorschein.
Ordermesse WLAN Netzwerk ist in der Regel das mit der
besten Signalstärke.
Das WLAN auf der Ordermesse in Wels hat den Namen: „ Lagerhaus “ (=SSID)
Nach einem Klick auf den Eintrag für das gewünschte Netzwerk erscheint die Schaltfläche
"Verbinden". Im gleichen Fenster zeigt Windows 7 das aktivierte Auswahlfeld "Verbindung
automatisch herstellen" an.
Windows 7 fordert den Anwender nach
dem Klick auf "Verbinden" zur Eingabe
des Netzwerkschlüssels auf.
Das Passwort für das WLAN auf der Ordermesse Wels heißt „ Raiffeisen “
Achtung: auf genaue Schreibweise achten!
Nach erfolgreicher Verbindung öffnet das System
das Fenster "Netzwerkadresse festlegen". Hier wählt
der Anwender den "Einsatzort" des Rechners.
Zur Auswahl stehen die Optionen "Heimnetzwerk",
"Arbeitsplatznetzwerk" und "Öffentliches
Netzwerk".
Für den Einsatz bei der Ordermesse in Wels bietet
sich die Einstellung "Öffentliches Netzwerk" an.
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Danach fragt das Betriebssystem in einem Folgebildschirm noch nach der Bestätigung der
Angaben, ein Klick auf die Schaltfläche "Schließen" beendet die Netzwerkeinrichtung. Windows
zeigt den Verbindungsstatus nun am unteren rechten Bildrand an und stellt automatisch eine
Verbindung zum Internet her.
TIPP Nutzer von Note- und Netbooks müssen WLAN gegebenenfalls direkt mittels Schalter
aktivieren. Dieser befindet sich häufig am Gehäuseboden des Geräts oder auf dessen Seite.
12.3.1 Einwahldaten WLAN WELS
• Name WLAN Netz in Wels: Lagerhaus
• Passwort: Raiffeisen (Schreibweise
beachten!!)
• Internet Browser öffnen
• Internet Adresse eingeben:
https://ordermesse.afs-gmbh.at
TIPP: Internet Adresse des Shops als Startseite
einstellen
Wenn sich die Anmeldeseite des Webshops
öffnet, können Sie die Bearbeitung wie gewohnt
fortsetzen.
TIPP: Falls keine Internetverbindung zustande kommt, sind eventuell weitere Einstellungen bei
den Internetoptionen im Web Browser erforderlich:
Im Internet Explorer unter Menü: >Extras< >Internetoptionen< Registerkarte
>Verbindungen< ganz unten unter > LAN-Einstellungen <
alle Häkchen deaktiviert werden.
12.4 Umfeld auf der Ordermesse Wels
4 Besprechungskojen mit Stromversorgung in der Halle
Jeder Lieferant hat auf seinem Stand eine 3fach Steckdose für Stromversorgung eingerichtet
Jeder Lieferant sollte sein Notebook für eine Bearbeitung von Bestellungen zusätzlich zur
Verfügung stellen (Achtung Passwort – wieder abmelden, unbedingt selbst die Bestellungen
eintragen)
Technik Kiosk: Notebooks deponieren und u.U. aufladen lassen bzw. Betreuung, vor allem
bei Herstellung der WLAN Verbindung
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12.5 Nach der Ordermesse
Die rechtlich verbindlichen Bestellungen erhalten die Lieferanten von SAP aus über den
Standardprozess zur Auftragsanlage
Der Lieferant sendet eine Auftragsbestätigung über die Bestellungen an den Standort.
Die Bestellungen werden in die Warenwirtschaftssysteme der AFS Franchisepartner
übertragen und sind dann als offene Bestellungen existent.
Die Letztstand in OMAk bleibt voraussichtlich bis zur nächsten Vororder bzw. Ordermesse
aufruf- bzw. einsehbar
12.6 Warenwirtschaft vor Ort
Je nach Entscheidung im LH wird die Bestellung auch im System hinterlegt, damit ist es
möglich über RWL oder AXP die Bestellungen mit den Lieferungen abzugleichen (Minder-
und Mehrmengen), außerdem wird die Eingangsrechnungsüberprüfung mit Menge und Wert
erleichtert.
