Handbuch Mitarbeiterportal Abrechnungslisten … › doku › portal.pdf · 2016-07-13 · Handbuch Mitarbeiterportal, Stand 08.07.2016 Seite 6 Datensicherheit Falls Sie sich für

Handbuch

Mitarbeiterportal

- Abrechnungslisten (Verdienstabrechnungen, SV-

Meldungen, Lohnsteuerbescheinigungen)

- Urlaubs- und Abwesenheitsanträge (Beantragung und

Genehmigung)

Handbuch Mitarbeiterportal, Stand 08.07.2016 Seite 2

Inhalt

1. Anmeldung/ Registrierung im Portal 3

2. Verdienstabrechnung/ Sozialversicherung/Lohnsteuer-

Bescheinigung 4

3. Drucken und Speichern von Dokumenten 5

4. Neuen Abwesenheitsantrag erfassen 7

5. Meine Anträge anzeigen 7

6. Antrag stornieren 10

7. Abwesenheitsübersicht 12

8. Maileingang 13

9. Abwesenheiten genehmigen (Vorgesetzte) 15

9.1. Im Portal 15

9.2. Per Mail 18

10. Vertretung für das Genehmigungsverfahren einrichten20

10.1 Neue Vertretung erstellen 21

10.2 Meine Vertretungen anzeigen 22


1 Anmeldung im Mitarbeiter-Portal

Loggen Sie sich bitte mit Ihren Windows-Benutzernamen und Passwort ein:


2 Verdienstabrechnung / Sozialversicherungsmeldung/

Lohnsteuerbescheinigung

Anschließend können Sie die Übersicht der für Sie hinterlegten Dokumente öffnen:

Um Ihre Verdienstabrechnung einzusehen, gehen Sie mit der Maus auf „Dokumente“,

anschließend sehen Sie eine Übersicht der hinterlegten Dokumentenarten. Wählen Sie den

Punkt „Verdienstabrechnung“.

Sie sehen dann einen Menü-Baum, der Ihre Abrechnungen pro Monat, inklusive eventueller

Rückrechnungen, darstellt. Mit einem Doppelklick können Sie die Abrechnung eines

Monates auswählen.


Falls Sie für einen Monat eine Rückrechnung erhalten haben, finden Sie diese im

rückgerechneten Monat.

Auch Sozialversicherungsmeldungen (unter SV-Belege) und (am Jahresanfang)

Lohnsteuerbescheinigungen für das Vorjahr stellen wir künftig über das Portal für Sie zur

Verfügung.

3 Drucken und Speichern von Dokumenten Die abgelegten Verdienstabrechnungen können Sie jederzeit, auch von extern einsehen,

speichern oder bei Bedarf ausdrucken. Aus Umweltschutzgründen sollten Sie das

Ausdrucken jeder Abrechnung bitte überdenken. Falls Sie auf unseren Zentraldruckern

ausdrucken, rufen Sie die Verdienstabrechnungen bitte in einem separaten Drucklauf auf

und drucken Sie die Abrechnung zeitnah aus.


Datensicherheit

Falls Sie sich für mehr als 10 Minuten nicht im Portal bewegen, werden Sie aus

Sicherheitsgründen vom System abgemeldet. Sie müssen sich erneut mit Ihrem Windows-

Passwort anmelden. Aus Datensicherheitsgründen wird zudem eine 30-minütige Sperre

gesetzt, falls mehr als 5 Log-In-Versuche mit einem falschen Passwort erfolgen.

Information über neue Dokumente

Nach dem Erstellen jeder Monatsabrechnung erhalten Sie eine kurze Mail mit dem Hinweis,

dass die neuen Abrechnungen in das Portal eingestellt wurden.

Ebenso informieren wir Sie einmal jährlich nach dem Erstellen der

Sozialversicherungsmeldungen und Jahreslohnsteuerbescheinigungen per Mail.


Hinweis: Die folgende Dokumentation zur Erfassung und Genehmigung von Abwesenheitsanträgen gilt nicht für

Beschäftigte, die als Aushilfen beschäftigt werden!

4 Neuen Abwesenheitsantrag erfassen

Auf der Startseite gelangen Sie über den Menüpunkt „Abwesenheiten“ in die einzelnen

Untermenüs.

Über den Menüpunkt „Neuen Antrag erfassen“ können Sie einen neuen Abwesenheitsantrag

erfassen.

Bitte wählen Sie die entsprechende Abwesenheitsart (z.B. Urlaub halber Tag, Urlaub,

Sonderurlaub, …) und geben Sie die Daten „Abwesenheit von“ und „Abwesenheit bis“ ein.

Über den Button können Sie das Datum im Kalender auswählen. In dem Feld

„Vertretung/ Grund Sonderurlaub“ tragen Sie ein, wer Sie während Ihrer Abwesenheit vertritt.

Bitte beachten Sie bei der Beantragung von Sonderurlaub § 14.1 des Rahmenvertrages. Sie

gelangen nach dem Speichern in die Übersicht Ihrer Urlaubsanträge.

Wichtig : Der Abwesenheitsantrag ist damit noch nicht im Genehmigungsverfahren.

Wenn Sie den Button „Genehmigen lassen“ wählen, wird der Abwesenheitsantrag

gespeichert und direkt unterschrieben. In diesem Fall entfällt das Unterschreiben im

nächsten Schritt.

5 Meine Anträge anzeigen

In die Übersicht Ihrer Urlaubs- und Abwesenheitsanträge gelangen Sie auf der Startseite

über den Menüpunkt Urlaubsanträge – Meine Anträge anzeigen.


In der Übersicht werden Ihr Name, Ihre Personalnummer und Ihre Hauptkostenstelle

angezeigt. Des Weiteren sehen Sie oben rechts den Urlaubsanspruch für das aktuelle Jahr,

den Resturlaub aus dem Vorjahr, den aktuell genommenen Urlaub und den daraus

resultierenden Resturlaub.

In der Übersicht werden Ihnen alle Abwesenheitsanträge mit folgenden Informationen

angezeigt:

• Beginn

• Ende

• Tage

• Abwesenheitsart

• Status

• Storniert

In diesem Beispiel sehen Sie, dass der oben erfasste Urlaubsantrag den Status „angelegt“

besitzt. Angelegt bedeutet, dass Sie den Abwesenheitsantrag noch jederzeit bearbeiten

und/oder löschen können. Dazu klicken Sie bitte in der Übersicht auf den

Abwesenheitsantrag.

Klicken Sie nun auf den Button Antrag bearbeiten, gelangen Sie automatisch in den

Urlaubsantrag und können die Abwesenheitsart, das Datum und die Bemerkungen


bearbeiten. Klicken Sie auf Antrag löschen, wird der Abwesenheitsantrag komplett gelöscht.

Es erfolgt vor dem endgültigen Löschen folgende Sicherheitsabfrage:

Wenn Sie den Antrag genehmigen lassen, wird automatisch eine E-Mail an Ihre(n)

Vorgesetzte(n) zur Genehmigung gesendet. Nach dem Unterschreiben können Sie den

Antrag nicht mehr bearbeiten – lediglich komplett löschen. Wird der Abwesenheitsantrag von

Ihrer/Ihrem Vorgesetzten genehmigt, kann er nicht mehr gelöscht werden. Nach der

Genehmigung kann ein Abwesenheitsantrag nur noch storniert werden (vgl. Kapitel 6).

Wurde ein Abwesenheitsantrag von Ihrem Vorgesetzten abgelehnt, können Sie den Status

des Abwesenheitsantrages zurücksetzen.


Der Abwesenheitsantrag erhält nach dem „Status zurücksetzen“ den neuen Status

„angelegt“, sodass er wieder bearbeitet werden kann.

6 Antrag stornieren Sie können Ihren Urlaubsantrag, nachdem Ihr(e) Vorgesetzte(r) diesen genehmigt hat,

stornieren. Die Stornierung eines Urlaubsantrages erfolgt auf der Startseite über den

Menüpunkt Abwesenheiten - Antrag stornieren.


Wenn Sie auf „Antrag stornieren“ klicken, gelangen sie in eine Übersicht, in der Ihre

genehmigten Urlaubsanträge angezeigt werden.

Klicken Sie dort auf den entsprechenden Urlaubsantrag und auf „Antrag stornieren“, müssen

Sie zunächst einen Stornierungsgrund angeben.

Klicken Sie auf Speichern, öffnet sich eine Sicherheitsabfrage, bevor der Antrag tatsächlich

storniert wird.


Möchten Sie den Antrag stornieren, klicken Sie bitte „Ja“. An Ihre(n) Vorgesetzte(n) wird

automatisch eine E-Mail gesendet. Diese/Dieser muss dann die Stornierung genehmigen

oder ablehnen.

7 Abwesenheitsübersicht

In der Übersicht Ihrer Abwesenheitsanträge können Sie sich über den Button „Kalender“ Ihre

Abwesenheiten im Kalender anzeigen lassen.


In der Abwesenheitsübersicht können Sie das Jahr, den gewünschten Monat sowie die

Abteilung der Anzeige auswählen. Klicken Sie anschließend auf „übernehmen“.

Standardmäßig wird der aktuelle Monat angezeigt.

Zu der Abwesenheit kann sich zudem noch der Kürzel „p“ = geplant, befinden.

Neben den Abwesenheitsarten, die beantragt werden können ist ersichtlich, welche

Abwesenheitsarten von der Personalabteilung zusätzlich im System erfasst wurden, z.B.

Mutterschutzzeiten, Krankzeiten etc.

8 Maileingang

Nach der Genehmigung des Abwesenheitsantrages erhalten Sie eine Mail zur Information.


Wurde keine Genehmigung erteilt, erhalten Sie ebenfalls eine Mail, mit Begründung der

Ablehnung.


9 Abwesenheiten genehmigen (Information für

Vorgesetzte)

9.1. im Portal

Klicken Sie bitte auf der Startseite bzw. im Menü unter „Genehmigung“ auf „Abwesenheits-

anträge“.

Es öffnet sich eine Übersicht der Mitarbeiter, die einen Abwesenheitsantrag gestellt haben.

Klicken Sie in dieser Übersicht auf den Mitarbeiter und anschließend auf „Anträge anzeigen“,

so werden Ihnen zu diesem Mitarbeiter alle Abwesenheitsanträge angezeigt.

Klicken Sie bitte auf den Abwesenheitsantrag. Es werden folgende Menüpunkte angezeigt:


Nun können Sie den Antrag genehmigen oder ablehnen. Über den Button „Kalender“ werden

Ihnen die Abwesenheiten „Ihrer“ Mitarbeiter in der Abwesenheitsübersicht dargestellt.

In der Abwesenheitsübersicht können Sie das Jahr, den gewünschten Monat sowie die

Abteilung der Anzeige auswählen. Klicken Sie anschließend auf „übernehmen“.

Standardmäßig wird der aktuelle Monat angezeigt.


Wenn Sie einen Abwesenheitsantrag genehmigen oder ablehnen, wird automatisch eine E-

Mail an den entsprechenden Mitarbeiter generiert. Bei einer Ablehnung müssen Sie eine

Begründung angeben.

Über den Button „Bemerkung“ können Sie sich anzeigen lassen, wer als Vertreter für die Zeit

der Abwesenheit tätig werden soll.

Bei der Beantragung von Sonderurlaub können Sie zusätzlich die Begründung hierzu

ersehen.


9.2. Genehmigung per Mail

Bei der Erstellung eines Abwesenheitsantrages durch den Mitarbeiter wird automatisch eine

Genehmigungsmail an Sie als Vorgesetzte/n generiert. In dieser Mail können Sie den Antrag

direkt genehmigen oder ablehnen.

In der Mail werden Ihnen

- die Mitarbeiter-Nummer,

- der Name des Mitarbeiters

- die Kostenstelle des Mitarbeiters.

- die Daten zur Abwesenheit:

o Abwesenheit von / bis und Abwesenheitsart

- ggf. Bemerkung zum Abwesenheitsantrag angezeigt.

Über die Buttons „genehmigen“ und „ablehnen“ können Sie in der Mail direkt entscheiden, ob

Sie den Abwesenheitsantrag genehmigen oder ablehnen möchten.

Es öffnet sich automatisch Ihr Web-Browser mit dem Hinweis, dass der Abwesenheitsantrag

genehmigt bzw. abgelehnt wurde.

Genehmigung:


Ablehnung:

Bei einer Ablehnung müssen Sie zunächst im Web-Browser eine Begründung angeben und

anschließend nochmals die Ablehnung über den Button „Ablehnen“ bestätigen.


10. Vertretung für das Genehmigungsverfahren einrichten

Sie können bei geplanten oder ungeplanten eigenen Abwesenheiten eine(n) Vertreter(in)

hinterlegen, die/der für einen definierten Zeitraum die Genehmigung der dann eingereichten

Anträge übernimmt. Damit diese(r) über die Vertretung in Kenntnis gesetzt wird, werden

auch hier Mail generiert.

Loggen Sie sich dafür im Mitarbeiterportal mit Ihrem Windows-Benutzernamen und Passwort

ein und wählen den Button „Vertretung“ und anschließend „Neue Vertretung erfassen“ aus.


10.1 Neue Vertretung erstellen

Geben Sie zunächst nur den Nachnamen der Vertretung ein. Nach kurzer Wartezeit erhalten

eine Namensliste und können daraus die Vertretung auswählen. Das Auswählen aus der

Liste ist zwingend erforderlich, damit das System den Vertreter zweifelsfrei erkennt.

Anschließend geben Sie den Zeitraum ein und setzen beim Modul Urlaubsverwaltung einen

Haken. Bei Bedarf können Sie eine Bemerkung eintragen.

Nach dem Speichern gelangen Sie in die Übersicht der von Ihnen erfassten Vertretungen.

Wichtig : Die Vertretung ist damit noch nicht im Genehmigungsverfahren.


10.2 Meine Vertretungen anzeigen

Sie können die Vertretung nun bearbeiten (Vertreter, Zeiträume, Bemerkungen), löschen,

unterschreiben oder kopieren.

Durch das Unterschreiben wird eine Mail an die Vertretung generiert, aus der hervorgeht, für

welchen Zeitraum die Vertretung stattfinden soll.

Nachdem die Vertretung den Button genehmigt angeklickt hat, erhalten Sie eine

entsprechende Bestätigungsmail.

Ebenso erhalten Sie eine Mail, wenn die Vertretung den Button „Abgelehnt“ angeklickt hat.

Zusätzlich erhalten Sie in diesem Fall eine Begründung der Ablehnung.

Documents

Handbuch Mitarbeiterportal Abrechnungslisten … › doku › portal.pdf · 2016-07-13 · Handbuch Mitarbeiterportal, Stand 08.07.2016 Seite 6 Datensicherheit Falls Sie sich für