Das Intranet

Vom Datenfriedhof zum Mitarbeiterportal

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Ziele des Mitarbeiterportals

  Information, Design und Usability   Einheitliches Design und fokussierte Kommunikation der

Unternehmenswerte fördern die Ausbildung der gewünschten Unternehmenskultur.

  Das Geschäft besser machen   Die Informationsarchitektur muss den Geschäftszielen entsprechen.   Prozesswissen und entsprechende Prozessinstrumente müssen

zusammengeführt und vereinheitlicht werden.   Die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg soll gefördert

werden.

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Ziele des Mitarbeiterportals

  Innovationskraft aufdecken und fördern   Das Mitarbeiterportal schafft Transparenz und damit Anreize für

Innovationen.   Das Mitarbeiterportal transportiert Innovationen (Prozesse) und ist

somit Gradmesser für den Fortschritt.   Zusammenarbeit wird durch Kollaborationssysteme verbessert.

  Infrastruktur für Service und Bildung   Serviceplattform für automatisierte Abläufe (Bestellung,

Anmeldungen, Dokumentation etc.).

  Kosteneffiziente Plattform   Technologie spart Betriebskosten.

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10 Gründe, das Intranet zu meiden

Die 10 Nichts Aussagen von Mitarbeitern zum Intranet Nicht bekannt Ich weiß gar nicht, dass wir ein Intranet haben. Nicht auffindbar Ich finde das Intranet nicht. Nicht übersichtlich Ich finde mich im Intranet nicht zurecht. Nicht erfahren Ich habe keine Computer- und Internet-Kenntnisse. Nicht möglich Ich habe keine Zeit, ins Intranet zu gehen. Nicht verändert Es passiert nichts im Intranet. Nicht dabei Für meine Berufsgruppe gibt es keine Informationen. Nicht überschaubar Die Beiträge sind zu lang. Nicht verständlich Sprache, Didaktik und Kontext sind schlecht. Nicht interessant Die Beiträge und Angebote interessieren mich nicht.

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Nicht bekannt Ich weiß gar nicht, dass wir ein Intranet haben.

  Beteiligung aller Mitarbeitergruppen bei der Konzeption des Mitarbeiterportals.

  Gewinnung der Führungskräfte für das Mitarbeiterportal.   Erstellung eines Kommunikationsplans: Wer spricht mit wem und

mit welcher Botschaft über das Mitarbeiterportal: Was hat der einzelne Mitarbeiter vom Mitarbeiterportal?

  Lehrgänge und Fortbildungsveranstaltungen.

  Einbindung des Mitarbeiterportals in den Medienmix.

 Machen Sie das Mitarbeiterportal begehrenswert, indem Sie den individuellen Nutzen deutlich machen!

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Nicht übersichtlich Ich finde mich im Intranet nicht zurecht.

Wenn 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter täglich nur drei Minuten vergeblich nach Inhalten suchen, werden jeden Tag 25 Stunden Arbeitszeit verschwendet.

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Nicht übersichtlich Ich finde mich im Intranet nicht zurecht.

  Sachliche und logische Struktur.

  Leicht zu bedienende Navigation.

  Komfortable Suchfunktion.

  Inhalte nach Zielgruppen und Prozessen, nicht nach Abteilungen strukturieren.

  Häufig genutzte Materialien auf der Startseite platzieren oder individuell zusammenstellen.

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Personalisierung

  Der Mitarbeiter erhält aufgrund seiner Rolle, die an eine Nutzerkennung gebunden ist, bestimmte Inhalte zugewiesen.   Zugehörigkeit zu einem Standort   Berufsgruppe (Arzt, Verwaltung, Pflege)

  Der Mitarbeiter stellt sich selbst aus einem Startseitenangebot Inhalte zusammen.

  Der Mitarbeiter stellt sich aus den gesamten Inhalten des Intranets eine eigene Startseite zusammen.

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Nicht erfahren Ich habe keine Computer-/Internetkenntnisse.

  Schulungen im Schneeballprinzip

  Interaktive Führung durch das Mitarbeiterportal

  Handbuch Mitarbeiterportal

  Hilfestellungen und Ansprechpartner benennen:   Am Telefon   Via E-Mail   In Fortbildungsveranstaltungen   Hilfe-Funktion

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Nicht möglich Ich habe keine Zeit für das Intranet.

  Exklusive Informationen   Persönlicher Mehrwert

  Arbeitserleichterung   Wichtige Informationsquelle

  Einbindung von Anwendungen

  Fort- und Weiterbildung   Monatliche Publikationen

>>>

  Externe Anreize schaffen   Ranking der Mitarbeiter mit

qualitativ hochwertigen Beiträgen

  Meistgelesene Artikel/ Beiträge anzeigen

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Nicht verändert Es passiert nichts.

  Projektmanagement

  Redaktionskonzept

  Schaffung regelmäßiger Rubriken

  Einbeziehung von Mitarbeitern

  Benchmark

  Geburtstagslisten

  Bild des Monats

  Termine

  Marktplatz >>>

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Nicht versorgt Für meine Berufsgruppe gibt es keine Informationen.

Zielgruppen intern   ärztlicher Bereich

  Apotheken

  klinische Labors

  Pflege

  Management

  Verwaltung

  Technik

  Küche/Service

Zielgruppen extern   Einweiser

  Apotheker

  Studenten

  Potenzielle Mitarbeiter

  Netzwerke

  Öffentlichkeit

>>>

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Nicht überschaubar Die Beiträge sind zu lang.

  nicht größer als der Bildschirm

  gute übersichtliche Struktur

  wenig, aber treffendes Bildmaterial

  wenn nötig weiterführende Informationen durch Links auf Unterseiten

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Nicht verständlich Sprache, Didaktik und Kontext sind schlecht.

  Mediengerechte Aufbereitung der Inhalte

  Keine pseudowissenschaftlichen Wortschöpfungen

  Wenig englischsprachige Wörter

  Kurze Sätze

  Strukturierter, logischer Aufbau

  Beiträge mit Hintergrundsinformationen und Exkursen

  Informationen im Zusammenhang darstellen (Verlinkungen)

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Nicht interessant Die Beiträge und Angebote interessieren mich nicht.

  Projektmanagement

  Einbindung der Mitarbeiter   Nutzerfeedback   Wissensmanagement   Interaktivität

>>>

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Nicht interessant: Die Beiträge und Angebote interessieren mich nicht.

  Fort- und Weiterbildung

  Arbeitserleichterung

  Neugier wecken

>>>

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Operative Ziele des Intranet-Relaunch

Identifikation: Identifikation erhöhen, Unternehmenskultur stärken

Struktur, Design und Usability: Struktur, Design und Funktionen mit Fokus auf Tradition und Innovation

Kollaboration: Integration unterstützender Werkzeuge (Empfehlen, Bewerten, Wikis, Foren, Team, Chats...)

Informations- und Wissensvermittlung: Zugang zu aktuellem und tätigkeitsunterstützendem Wissen (aktuell, push/pull, personalisiert)

Prozessunterstützung: Zusammenarbeit entlang der Unternehmensprozesse (Workflows und Applikationen)

Suche und Personenfinder: Bessere Auffindbarkeit von Inhalten und Personen (Suche und Finderkonzepte)

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Interviews und Inhaltsanalyse

  Interviews   Benutzeranforderungen identifizieren

  Inhaltsanalyse   Analyse der relevanten Inhalte aus existierenden

Intranets und Informationsquellen   Fragenkatalog zu relevanten Dimensionen, z.B.

  Relevanz für die Tätigkeit   Kommunikations- und Informationsflüsse   Dialog & Interaktion   Benutzbarkeit   Suchverhalten und Informationsfindung   Personalisierung   Workflow- und Anwendungsintegration

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Fragenkatalog Inhalte, Suche, Personalisierung Priorität Minuten

1 Welche Informationsquellen benutzen Sie regelmäßig?

2 Welche Informationsquellen nutzen Sie selten?

3 Gibt es besondere Sicherheitsbedenken bei den Inhalten?

4 Wie nützlich schätzen Sie die Strukturierung der Inhalte ein?

5 Wann benutzen Sie die Suche?

6 Welche Inhalte sollten integriert werden, die heute nur auf Papier vorliegen?

7 Welche weiteren Inhalte sollten im Mitarbeiterportal vorliegen (nennen Sie die fünf wichtigsten)?

8 Ordnen Sie die folgenden Kriterien der Informationsqualität nach Ihrer Bedeutung (Aktualität, Korrektheit, Relevanz, Menge)?

9 Wie wichtig halten Sie eine Personalisierung des Mitarbeiterportals (Meine News, meine Anwendungen, Meine Favoriten)

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Nicht interessant Die Beiträge und Angebote interessieren mich nicht.

  Qualitätsmanagement muss leicht nutzbar gemacht werden.

  Nicht nur Handbücher, sondern Prozessabbildung

  Multimediale Aufbereitung und intelligente Verlinkungen

>>>

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