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HANDBUCH
PLATO
Version 2013
® All Consulting
Inhaltsverzeichnis
1 Allgemeines ..................................................................................................................................... 9
1.1 Einleitung ................................................................................................................................. 9
1.2 Handbuch ................................................................................................................................ 9
1.3 Demo-Datenbank..................................................................................................................... 9
1.4 Mehrfirmenfähigkeit ................................................................................................................. 9
1.5 Mehrdatenbankfähigkeit .......................................................................................................... 9
1.6 Zeichenerklärung ..................................................................................................................... 9
2 Anmeldung PLATO ........................................................................................................................ 10
2.1 Datenbankserver ................................................................................................................... 10
2.2 Datenbank Name ................................................................................................................... 10
2.3 Kurzzeichen ........................................................................................................................... 10
2.4 Passwort ................................................................................................................................ 10
3 Tastaturbefehle .............................................................................................................................. 11
3.1 Funktionstasten ..................................................................................................................... 11
3.2 Shortcuts ................................................................................................................................ 11
3.3 Hotkeys .................................................................................................................................. 12
4 Darstellung ..................................................................................................................................... 13
4.1 Ribbon-Style .......................................................................................................................... 13
4.2 Register ................................................................................................................................. 13
4.2.1 Register AC ................................................................................................................... 13
4.2.2 Register Start ................................................................................................................. 13
4.2.3 Register Klient/Dossier .................................................................................................. 14
4.2.4 Register Finanzen .......................................................................................................... 14
4.2.5 Register Ansicht ............................................................................................................. 15
4.2.6 Register Extras .............................................................................................................. 18
4.2.7 Verschiedenes ............................................................................................................... 19
4.2.8 Customizing ................................................................................................................... 19
5 Grid Funktionen ............................................................................................................................. 22
5.1 Register-Darstellung .............................................................................................................. 22
5.2 Spalten Bänder ...................................................................................................................... 22
5.3 Spalten ................................................................................................................................... 23
5.3.1 Aufsteigend sortieren ..................................................................................................... 23
5.3.2 Absteigend sortieren ...................................................................................................... 23
5.3.3 Sortierung entfernen ...................................................................................................... 23
5.3.4 Diese Spalte entfernen .................................................................................................. 23
5.3.5 Nach dieser Spalte gruppieren ...................................................................................... 24
5.3.6 Gruppierungsfeld anzeigen ........................................................................................... 24
5.3.7 Spalten/Bänder Auswahl ............................................................................................... 24
5.3.8 Optimale Spaltenbreite .................................................................................................. 24
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5.3.9 Optimale Breite (alle Spalten) ........................................................................................ 24
5.3.10 Filter bearbeiten ............................................................................................................. 24
5.3.11 Suche einblenden .......................................................................................................... 25
5.3.12 Zeige Auto Filterzeile ..................................................................................................... 26
5.3.13 Verstecke Auto Filterzeile .............................................................................................. 26
5.3.14 Eingabezeile am Anfang anzeigen ................................................................................ 26
5.3.15 Fusszeile anzeigen ........................................................................................................ 26
5.3.16 Einstellungen zurücksetzen ........................................................................................... 26
6 PLATO Oberfläche ........................................................................................................................ 27
6.1 Register und Ribbon-Leiste ................................................................................................... 27
6.2 Module ................................................................................................................................... 27
6.3 Kalender ................................................................................................................................ 27
6.4 Dossier-Liste .......................................................................................................................... 28
6.5 Arbeitsfläche .......................................................................................................................... 28
7 Stammdaten .................................................................................................................................. 29
8 Klient / Kunde ................................................................................................................................ 30
8.1 Neuen Klienten erstellen ....................................................................................................... 30
8.2 Eigenschaften Klient .............................................................................................................. 31
8.2.1 Details ............................................................................................................................ 32
8.2.2 Rechnung ...................................................................................................................... 33
8.2.3 Preisfindung ................................................................................................................... 33
8.2.4 Budget ........................................................................................................................... 34
8.3 Kontextmenü Klient ............................................................................................................... 35
9 Dossier / Projekt ............................................................................................................................ 36
9.1 Neues Dossier eröffnen ......................................................................................................... 36
9.2 Neues Unterdossier erstellen ................................................................................................ 37
9.3 Eigenschaften Dossier ........................................................................................................... 37
9.3.1 Details ............................................................................................................................ 38
9.3.2 Zuständigkeiten ............................................................................................................. 40
9.3.3 Quickcodes/Stichwörter ................................................................................................. 41
9.3.4 Kostenrahmen ............................................................................................................... 42
9.3.5 Rechnung ...................................................................................................................... 48
9.3.6 Beschreibung ................................................................................................................. 51
9.3.7 Einstellungen ................................................................................................................. 52
10 Budgeterfassung............................................................................................................................ 53
10.1 Budget Dossier ...................................................................................................................... 53
10.2 Budget Dossier-Basistyp-Mitarbeiter ..................................................................................... 54
10.3 Budget Dossier-Leistungsart-Mitarbeiter ............................................................................... 55
10.4 Budget Dossier-Mitarbeiter-Basistyp-Leistungsart ................................................................ 55
10.5 Budgetphasen........................................................................................................................ 55
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10.6 Budgetphasen kopieren ......................................................................................................... 55
10.7 Budgetphasen teilen .............................................................................................................. 55
10.8 Leistungen abzüglich Monate ................................................................................................ 56
10.9 Budget Warnung .................................................................................................................... 56
10.10 Budget löschen ...................................................................................................................... 57
11 Dossier-Liste .................................................................................................................................. 58
11.1 Einleitung ............................................................................................................................... 58
11.2 Dossier-Register .................................................................................................................... 58
11.3 Standard Dossier-Filter .......................................................................................................... 58
11.4 Definition individuelle Filter .................................................................................................... 59
11.5 Dossier-Suche via Ribbon-Schaltfläche ................................................................................ 60
11.6 Veröffentlichung individueller Filter ........................................................................................ 62
11.7 Dossier-Suche innerhalb Dossier-Liste ................................................................................. 62
11.8 Kontextmenü Dossier ............................................................................................................ 63
11.8.1 Adressen ........................................................................................................................ 65
11.8.2 Kommunikationsmittel.................................................................................................... 67
11.8.3 Drucken ......................................................................................................................... 68
12 Dossier Leistungserfassung .......................................................................................................... 69
12.1 Leistungen ............................................................................................................................. 69
12.1.1 Datum ............................................................................................................................ 70
12.1.2 Mitarbeiter ...................................................................................................................... 70
12.1.3 Leistungsart ................................................................................................................... 70
12.1.4 Text extern ..................................................................................................................... 71
12.1.5 Anzahl extern ................................................................................................................. 71
12.1.6 Einheit ............................................................................................................................ 72
12.1.7 Preis ............................................................................................................................... 72
12.1.8 Total ungewertet ............................................................................................................ 72
12.1.9 Bruttobetrag ................................................................................................................... 72
12.1.10 Verrechnungsart ............................................................................................................ 72
12.1.11 Verrechnungsstatus ....................................................................................................... 72
12.1.12 Leistungen intern ........................................................................................................... 73
12.1.13 Bestehende Leistungen bearbeiten ............................................................................... 73
12.1.14 Ansätze bearbeiten ........................................................................................................ 74
12.1.15 Ribbon-Leiste für Leistungsarten ................................................................................... 75
12.2 Termine/Aufgaben/Fristen ..................................................................................................... 76
12.2.1 Termine .......................................................................................................................... 76
12.2.2 Aufgaben ....................................................................................................................... 77
12.2.3 Fristen ............................................................................................................................ 78
12.2.4 Kontextmenü bei Termine/Aufgaben ............................................................................. 78
12.3 Dokumente ............................................................................................................................ 78
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12.3.1 Neues Dokument erstellen ............................................................................................ 79
12.3.2 Dokumente bearbeiten .................................................................................................. 83
12.3.3 Kontextmenü bei Dokumenten ...................................................................................... 83
12.3.4 Importieren ..................................................................................................................... 85
12.3.5 Bestehende Dokumente ................................................................................................ 86
12.3.6 Dokumentenvorschau .................................................................................................... 86
12.3.7 Dokumente-Quickcodes ................................................................................................ 86
12.4 Übersicht ................................................................................................................................ 87
13 Stoppuhr ........................................................................................................................................ 89
13.1 Optionen ................................................................................................................................ 89
13.2 Stoppuhr starten .................................................................................................................... 90
13.3 Dossier-Stoppuhr starten ....................................................................................................... 91
13.4 Positions-Stoppuhr starten .................................................................................................... 91
14 Modul Tagesübersicht ................................................................................................................... 92
14.1 Einleitung ............................................................................................................................... 92
14.1.1 Erfassung der Tagesaktivitäten ..................................................................................... 92
14.1.2 Präsenz .......................................................................................................................... 93
14.1.3 Tagesübersicht über eine Zeitspanne ........................................................................... 94
15 Modul Adressen verwalten ............................................................................................................ 95
15.1 Einleitung ............................................................................................................................... 95
15.2 Neue Adresse erstellen ......................................................................................................... 95
15.2.1 Ribbon-Leiste - Neu ....................................................................................................... 95
15.2.2 Ribbon-Leiste – Adress-Assistent ................................................................................. 96
15.3 Adressen Dubletten-Check .................................................................................................. 105
15.4 Adressen suchen ................................................................................................................. 106
15.4.1 Eingrenzung ................................................................................................................. 106
15.4.2 Sammelmappe ............................................................................................................. 108
15.5 Bestehende Adresse mutieren ............................................................................................ 108
15.5.1 Firmen-Angaben/Personen-Angaben .......................................................................... 108
15.5.2 Kommunikation ............................................................................................................ 109
15.5.3 Quickcodes .................................................................................................................. 110
15.5.4 Notizen ......................................................................................................................... 111
15.5.5 Beziehungen ................................................................................................................ 111
15.6 Adressen löschen ................................................................................................................ 112
15.7 Adressen zusammenführen ................................................................................................. 112
15.8 Ändern der Adressart .......................................................................................................... 114
15.9 Kontextmenü Adressen ....................................................................................................... 116
15.9.1 Adress-Vorschau anzeigen ......................................................................................... 116
15.9.2 Kontextmenü „Drucken“ ............................................................................................... 116
15.9.3 Verwendung der Adresse ............................................................................................ 117
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15.9.4 Alle Adressen markieren ............................................................................................. 117
15.9.5 Microsoft Office ............................................................................................................ 117
15.9.6 Export-Datei erstellen .................................................................................................. 117
15.9.7 In Zwischenablage kopieren ........................................................................................ 119
16 Modul Dossier-Adress-Suche ...................................................................................................... 120
16.1 Einleitung ............................................................................................................................. 120
16.2 Grundmaske ........................................................................................................................ 120
16.2.1 Filter ............................................................................................................................. 120
16.2.2 Adress-Relations-Typ .................................................................................................. 121
16.2.3 Dossier-Filter ............................................................................................................... 121
16.2.4 Besitz ........................................................................................................................... 121
16.2.5 Klient ............................................................................................................................ 121
16.2.6 Sammelmappe ............................................................................................................. 122
17 Modul Fakturierung ...................................................................................................................... 123
17.1 Einleitung ............................................................................................................................. 123
17.1.1 Erstellen einer Rechnung für ein einzelnes Dossier .................................................... 123
17.1.2 Erstellen eines Rechnungslaufes über mehrere Dossiers .......................................... 127
17.1.3 Verarbeiten .................................................................................................................. 133
17.1.4 Drucken ....................................................................................................................... 133
17.1.5 Raten-Einzahlungsscheine drucken ............................................................................ 134
17.1.6 Rechnung stornieren ................................................................................................... 135
17.1.7 Rechnung löschen ....................................................................................................... 136
17.1.8 Rechnungslauf löschen ............................................................................................... 136
17.1.9 Spezialitäten der Fakturierung ..................................................................................... 136
17.1.10 Kontextmenü Fakturierung / Ribbon-Leiste ................................................................. 140
18 Modul Mahnwesen ...................................................................................................................... 142
18.1 Einleitung ............................................................................................................................. 142
18.1.1 Mahnlauf erstellen ....................................................................................................... 142
18.1.2 Mahnlauf verarbeiten ................................................................................................... 147
18.1.3 Mahnlauf drucken ........................................................................................................ 148
18.1.4 Erstellte Mahnungen ansehen ..................................................................................... 148
18.1.5 Mahnlauf löschen ......................................................................................................... 148
19 Modul Zahlungsmanager ............................................................................................................. 149
19.1 Einleitung ............................................................................................................................. 149
19.2 Zahlung erfassen mittels Rechnungsnummer ..................................................................... 149
19.3 Zahlung erfassen mittels Klient ........................................................................................... 150
19.4 Rechnung suchen ................................................................................................................ 151
19.5 Zahlung / Buchung löschen ................................................................................................. 152
19.6 Zahlung/Buchung umbuchen ............................................................................................... 152
19.7 Auszahlung Saldovortrag .................................................................................................... 153
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19.8 Kostenvorschuss buchen .................................................................................................... 153
19.9 Zahlungen suchen ............................................................................................................... 155
19.10 Zahlungen importieren (PLATO Professional) .................................................................... 155
19.10.1 Zahlungsfile kann gelesen werden .............................................................................. 156
19.10.2 Zahlungsfile enthält Fehler .......................................................................................... 157
19.10.3 Zahlungsfile kann nicht eingelesen werden ................................................................ 158
19.11 Journal drucken ................................................................................................................... 158
19.11.1 Journal Import Zahlungen ............................................................................................ 158
19.11.2 Journal Import Zahlungen fehlerhaft ............................................................................ 158
19.12 Quarantäne öffnen ............................................................................................................... 158
20 Modul Spesenabrechnung ........................................................................................................... 160
20.1 Einleitung ............................................................................................................................. 160
20.2 Neue Spesenabrechnung generieren ................................................................................. 160
20.2.1 Spesenabrechnung definitiv ausführen ....................................................................... 161
20.2.2 Spesenabrechnung als provisorisch beibehalten ........................................................ 161
20.2.3 Spesenabrechnung verwerfen ..................................................................................... 162
20.3 Spesenabrechnungen verwalten ......................................................................................... 162
21 Modul Auswertungen ................................................................................................................... 163
21.1 Einleitung ............................................................................................................................. 163
21.2 Klient / Dossier ..................................................................................................................... 163
21.3 Debitoren ............................................................................................................................. 164
21.4 Mitarbeiter ............................................................................................................................ 164
21.5 Budget ................................................................................................................................. 165
21.6 Verschiedenes ..................................................................................................................... 165
21.7 Arbeitszeit ............................................................................................................................ 166
21.8 Auswertungen Favoriten ...................................................................................................... 166
21.9 Auswertungen „zuletzt verwendete“ .................................................................................... 167
22 Modul Buchhaltung-Schnittstellen (Option) ................................................................................. 168
22.1 Einleitung ............................................................................................................................. 168
22.2 Bedienung der Schnittstelle ................................................................................................. 168
22.2.1 Journal ......................................................................................................................... 168
22.2.2 Export .......................................................................................................................... 169
22.2.3 Daten in der FIBU einlesen ......................................................................................... 171
23 Modul Archivverwaltung .............................................................................................................. 173
23.1 Einleitung ............................................................................................................................. 173
23.2 Dossier-Archivierung ........................................................................................................... 173
23.3 Archivierung von Dossier-Unterlagen .................................................................................. 174
24 Navigationsbereich ...................................................................................................................... 175
24.1 Einleitung ............................................................................................................................. 175
24.2 Auswertungen (Favoriten) ................................................................................................... 175
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24.3 Auswertungen (Letzte) ........................................................................................................ 175
24.4 Suchen ................................................................................................................................. 175
24.5 Verknüpfungen .................................................................................................................... 176
25 Tipps und Tricks .......................................................................................................................... 177
25.1 Quickstart Procedere Dossier eröffnen ............................................................................... 177
25.2 Schnellstmöglich vom Dossier zur Faktura ......................................................................... 178
25.3 Adress-Beziehungen (Organisationseinheiten) erstellen .................................................... 178
26 Datensicherung............................................................................................................................ 179
ALL CONSULTING Seite: 9
1 Allgemeines
1.1 Einleitung
PLATO ist eine moderne Software für Dienstleistungsunternehmen und eignet sich für viele verschiedene Branchen, die Ihre Leistungen nach Aufwand (Stunden) verrechnen müssen. PLATO erlaubt nicht nur Leistungen zu erfassen und zu fakturieren, mit PLATO erhalten Sie eine Lösung, die Ihnen viele Arbeiten des Büroalltages erleichtern kann.
1.2 Handbuch
Dieses Handbuch soll Sie bei der Bedienung von PLATO unterstützen. Es wird davon ausgegangen, dass Sie über Grundkenntnisse im Umgang mit Windows und Office-Anwendungen verfügen. Benutzen Sie unterstützend die Office-Handbücher bzw. die Online-Hilfen von Microsoft Office.
Mittels der Funktionstaste haben Sie jederzeit Zugriff auf diese Online-Dokumentation.
1.3 Demo-Datenbank
Nebst der produktiven Datenbank steht Ihnen standardmässig eine Demo-Datenbank zur Verfügung. Diese Datenbank hat die Bezeichnung „DEMO“. Als Kurzzeichen sind „HM“ mit Passwort „hm“ definiert. Nutzen Sie die Möglichkeit, Unsicherheiten abzubauen, indem Sie in der Demo-Datenbank üben!
1.4 Mehrfirmenfähigkeit
Durch die Mehrfirmenfähigkeit lassen sich mehrere Firmen (Anwälte einer Kanzlei, juristische Personen) in einer Datenbank verwalten. Dadurch haben Sie den Vorteil, dass Sie bestimmte Stammdaten (beispielsweise Adressen, Mitarbeiter und Leistungsarten) nur einmal erfassen müssen.
1.5 Mehrdatenbankfähigkeit
Die optionale Mehrdatenbankfähigkeit erlaubt es, dass mit einer Installation mehrere unabhängige Datenbanken geführt werden können. Alle Daten (z. B. Mitarbeiter, Adressen, Dossiers/Projekte etc.) werden einzeln pro Datenbank erfasst.
1.6 Zeichenerklärung
Wichtiger Hinweis.
Tipps und Tricks
ALL CONSULTING Seite: 10
2 Anmeldung PLATO
Um sich im Programm PLATO anzumelden, benötigt die Software eine Verbindung zur Datenbank, den Datenbank-Name, ein Benutzer-Kurzzeichen und ein vom Benutzer bzw. Administrator definiertes Passwort.
Mittels Doppelklick auf das Icon von PLATO gelangen Sie auf den Anmeldedialog. Befindet sich das PLATO Icon auf der Taskleiste, genügt ein einfacher Mausklick. Nach der korrekten Anmeldung startet das Programm und Sie gelangen auf die Benutzeroberfläche.
2.1 Datenbankserver
Der Datenbankserver ist ein fix definierter Serverdienst für den Client. Bei lokalen Installationen in der Regel (local\ACAG oder Computername\ACAG), bei Serverinstallationen (Servername\ACAG oder Servername).
2.2 Datenbank Name
Standardmässig stehen Ihnen eine produktive Datenbank (z. B. PLATO_AC) sowie eine Demodatenbank (Demo) zur Verfügung.
2.3 Kurzzeichen
Vom Administrator werden die Kurzzeichen in PLATO Admin definiert. In der Regel ist dies Ihr persönliches Kurzzeichen. Bei der Demodatenbank lautet das Kurzzeichen „hm“.
2.4 Passwort
Vom Administrator wird ein Passwort in PLATO Admin definiert. Sie können Ihr persönliches Passwort im Programm PLATO ändern, sofern vom Administrator die Berechtigung vergeben wurde. Wurde in den Systemoptionen die Option „Active Directory Authentifizierung“ gewählt, muss das Passwort nicht eingegeben werden, da die gleiche Anmeldung verwendet wird, welche der Benutzer für die Windows-Anmeldung gewählt hat.
Bei der Demodatenbank lautet das Passwort „hm“.
ALL CONSULTING Seite: 11
3 Tastaturbefehle
3.1 Funktionstasten
Neben der Erfassung und Bedienung mit der Maus können Sie PLATO mit den nachfolgenden Funktionstasten bedienen:
Sprung auf das nächste Feld
Wechseln in die entsprechende Zelle
Auswahl (z. B. Leistungsarten, Blocktexte, Kalender in Datumsfeldern etc.).
Aktualisierung
Neuer Eintrag
Neue Leistung
Neuer Termin
Neue Aufgabe
Seite nach oben
Seite nach unten
+ Kopieren
+ Einfügen
3.2 Shortcuts
+ Dossier-Liste anzeigen bzw. aktivieren
+ Suchen innerhalb einer Tabelle
+ Dossier-Selektion öffnen
+ Tagesübersicht starten
ALL CONSULTING Seite: 12
+ Neues Dossier erstellen
+ Dossier-Selektion öffnen
3.3 Hotkeys
+ Vorgeschlagene Zeichen (z. B. ALT + S + DO = Dossier suchen)
+ Programm beenden
ALL CONSULTING Seite: 13
4 Darstellung
4.1 Ribbon-Style
PLATO nutzt die aus den Microsoft Office bekannten Ribbon-Schaltflächen. Die Ribbon-Leiste enthält je nach gewählter Tätigkeit oder Aufgabe die wichtigsten Befehle welche im Zusammenhang mit der gewünschten Aufgabe möglich sind. Im untenstehenden Beispiel sehen Sie die Ribbon-Leiste der Leistungserfassung.
4.2 Register
In Plato sind die folgenden Register vorhanden:
AC
Start
Klient/Dossier
Finanzen
Ansicht
Extras
Je nach dem gewählten Modul werden allenfalls noch Zusatz-Register aufgelistet. Diese Zusatzregister werden im entsprechenden Modul näher erläutert.
4.2.1 Register AC
Über das Register AC können die zuletzt verwendeten Dossiers aufgerufen werden. Ebenfalls können Sie unter anderem direkt in die Stammdatenverwaltung (PLATO Admin) wechseln, Ihr Passwort ändern, Optionen anpassen und je nach Berechtigung auch Systemoptionen verändern.
4.2.2 Register Start
Beim Start von PLATO enthält die Ribbon-Leiste die Grundbefehle. Je nach Modul wird die Ribbon-Leiste mit den ausführbaren Schaltflächen erweitert. Anhand des unteren Beispiels sehen Sie die Ribbon-Leiste des Moduls „Fakturierung“
ALL CONSULTING Seite: 14
4.2.3 Register Klient/Dossier
Neues Dossier Startet den Assistenten zum Erstellen eines neuen Dossiers. Gleichzeitig kann auch der Klient sowie allfällig die Adresse des Klienten erfasst werden.
Dossier öffnen Öffnet die Suchmaske für die Dossier-Suche
Neuer Klient Startet den Assistenten zum Erstellen eines neuen Klienten (ohne Dossier Eröffnung)
Eigenschaften Klient Wurde ein Klient erfasst, jedoch noch kein Dossier dazu eröffnet, kann dieser mittels dieser Schaltfläche gesucht werden.
4.2.4 Register Finanzen
Das Register Finanzen wird erst aktiv, wenn mindestens ein Dossier geöffnet ist. Arbeiten Sie mit der Tagesübersicht, erscheint das Register ebenfalls. Es stehen Ihnen aber nicht alle der nachfolgend beschriebenen Schaltflächen zur Verfügung.
Neue Rechnung Öffnet den Faktura-Assistent zum Erstellen einer neuen Rechnung für das aktive Dossier.
Neue Akontorechnung Öffnet den Faktura-Assistent zum Erstellen einer neuen Akonto-rechnung für das aktive Dossier.
Neuer Vorschuss Bietet Ihnen die Möglichkeit für das aktive Dossier einen Vorschuss zu erstellen.
Preise bearbeiten Öffnet den Dialog für die Preisbearbeitung.
Budget Detail Ein bereits erstelltes Budget kann hier geändert oder ein neues Budget auf das aktive Dossier kann erstellt werden.
Konflikt-Management Budget
Zeigt einen allfälligen Konflikt im Budget.
Budget-Fenster Ein Klick auf diese Schaltfläche wechselt auf die Dossier Übersicht im Darstellungsmodus „Rechnungs-Stellung“. Im unteren Bereich des Bildschirmes wird Ihnen das Budget-Fenster angezeigt.
ALL CONSULTING Seite: 15
4.2.5 Register Ansicht
Das Register „Ansicht“ enthält eine separate Ribbon-Leiste. Mittels der Schaltflächen auf der Ribbon-Leiste können diverse Darstellungsvarianten wie z.B. das Look and Feel, die Darstellung der einzelnen Erfassungs- bzw. Darstellungstabellen etc. gesteuert werden.
Nachfolgend werden die wichtigsten Funktionen näher erläutert.
Look and Feel Hier wird dem Benutzer eine Auswahl an verschiedenen Skins gegeben. Somit kann PLATO in verschiedenen Farbvarianten dargestellt werden. Standardmässig ist bei der Auslieferung das Skin „Money Twins“ aktiviert.
Multifunktionsleisten-Darstellung
Je nachdem, welche Office-Version in Ihrem Betrieb eingesetzt wird, kann die Multifunktionsleiste in der Variante „Office 2007“ oder „Office 2010“ eingestellt werden.
Navigationsbereich Mit dieser Funktion kann die Navigationsliste ausgeblendet werden. Führen Sie den Mauszeiger auf die linke Schaltfläche „Navigationsbereich“, wird dieser wieder sichtbar.
Kalender Gleiche Funktion wie Navigationsbereich.
Dossier-Liste Gleiche Funktion wie Navigationsbereich.
DragDrop-Bereich Mittels dieser Schaltfläche kann der Drag & Drop-Bereich, welcher sich standardmässig in der Statuszeile befindet, zusätzlich an einem beliebigen Standort platziert werden.
ALL CONSULTING Seite: 16
Dokumentenvorschau Standardmässig ist die Dokumentenvorschau deaktiviert. Sie haben hier die Möglichkeit, eine Dokumentenvorschau zu aktivieren. Die Positionen sind rechts oder unten. Näheres dazu finden Sie im Kapitel 0 (
Bestehende Dokumente)
Register Anordnung Diese Option beeinflusst z.B. die Darstellung der Dossiers, wenn mehrere Dossiers geöffnet werden. Ist die Option deaktiviert, werden geöffnete Dossiers als separates Fenster geöffnet.
Bei aktiver Register Anordung werden die Dossiers in Registerform dargestellt.
Freistehend Beim Einsatz von grossen oder mehreren Monitoren kann ein Fenster auch freigestellt werden. Somit kann z.B. ein aktives Dossier auf den 2. Monitor geschoben werden. Aktivieren Sie dazu das Dossier in der Registeransicht und wählen die Schaltfläche „Freistehend“. Das aktive Dossier wird anschliessend freigestellt.
Mit der Funktion „Drag & Drop“ kann ein Register verschoben und am gewünschten Ort positioniert werden. Sobald das Register mit gedrückter linker Maustaste verschoben wird, erscheint das untenstehende Symbol.
Sie können nun definieren, wie die Register angeordnet werden sollen. Im Bespiel unten wurden die Register untereinander angeordnet.
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Alle freistehenden ein-betten
Wurden mehrere Fenster auf „freistehend“ gestellt, können diese mittels dieser Funktion schnell wieder in die Registeransicht gebracht werden.
Fenstereinstellungen zurücksetzen
Dem Benutzer bietet sich die Möglichkeit, Fenstergrössen anzupassen, Spaltenbreiten zu verändern oder Spalten bzw. Spaltenbänder einzufügen oder zu entfernen. Bei der Anwahl dieser Option erscheint deshalb folgender Hinweis:
Mit „Ja“ werden auch die angepassten Spaltenbreiten sowie die entfernten Spaltenbänder wieder aktiviert. Bei „Nein“ werden lediglich die Fenstereinstellungen zurückgesetzt.
Online-Hilfe Dieses Handbuch kann mit der gleichnamigen Schaltfläche aufgerufen werden. Es ist ebenfalls möglich, das Handbuch mit der Funktionstaste „F1“ zu öffnen. Das Handbuch liegt im PDF-Format auf.
AC im Internet Die Anwahl dieser Schaltfläche öffnet den Internet-Explorer mit direkter Anwahl der Homepage der All Consulting.
ALL CONSULTING Seite: 18
4.2.6 Register Extras
Arbeitszeit-Management (Option PLATO Professional)
Auf der Ribbon-Leiste befinden sich mehrere Schaltflächen im Zusammenhang mit dem Arbeitszeit-Management.
Präsenzzeit Analog der Leistungserfassung können Sie hier Ihre Präsenzzeit erfassen.
Mittels der Schaltfläche kann die Arbeitszeit z.B. für eine ganze Woche erfasst werden. Dies dient z.B. der Eingabe von Ferien oder Krankheitsabwesenheiten.
Arbeitszeit-Info Dient der Übersicht für Gleitzeit- und Feriensaldo. Ebenfalls haben Sie die Möglichkeit, Monats- oder Periodenübersichten zu drucken.
Definitionen Anzeige der Arbeitszeit-Definitionen und der Jahresplan-Details.
Arbeitszeit-Auswertungen
Unter diesem Menüpunkt können diverse Auswertungen gedruckt werden.
Teamvisierung Die Voraussetzung für die Teamvisierung ist, dass in den Systemoptionen diese aktiviert wurde und in den Stammdaten entsprechende Teams definiert wurden.
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4.2.7 Verschiedenes
Blocktexte Hier kann der Benutzer neue Blocktexte für die Leistungs-erfassung erstellen.
Mit dieser Funktion erstellte Blocktexte sind nur für den Ersteller sicht- und nutzbar. Generell gültige Blocktexte müssen in den Stammdaten erfasst werden.
Locks zurücksetzen Während dem Fakturieren sperrt PLATO Leistungen, damit diese nicht durch eine andere Person bearbeitet werden können. Sollte der Rechnungslauf aus irgendeinem Grund fehlschlagen, kann es vorkommen, dass Leistungen gesperrt bleiben. Mit dieser Funktion können berechtigte Benutzer die Locks zurücksetzen.
Durch PLATO gesperrte Leistungen erscheinen in der Leistungserfassung in roter Schrift.
4.2.8 Customizing
Symbole anpassen PLATO wird mit Standard-Symbolen ausgeliefert. Der Benutzer kann diese nach seinen Bedürfnissen anpassen. Via Kontextmenü „Zurücksetzen“ auf dem geänderten Symbol kann die Einstellung wieder rückgängig gemacht werden.
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Nach der Änderung der Symbole muss PLATO neu gestartet werden, damit die Änderungen wirksam werden.
Begriffe anpassen Sie haben hier die Möglichkeit, die in PLATO verwendeten Begriffe anzupassen. Möchten Sie z.B. die Bezeichnung Klient durch Kunde ersetzen, kann dies hier vorgenommen werden.
Arbeiten Sie mit mehreren Sprachen, muss dies für alle Sprachen vorgenommen werden.
Einstellungen von Steuer-elementen zurücksetzen
Wurden durch den Benutzer Einstellungen verändert, können diese mittels dieser Funktion wieder in den Originalzustand zurückgesetzt werden.
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5 Grid Funktionen
Beachten Sie, dass wenn Sie Änderungen in Grids, Dokumentenvorschau etc. vornehmen, nur ein Dossier geöffnet sein darf. Nach den vorgenommen Änderungen muss das Dossier geschlossen werden. Danach gelten die Änderungen für alle Dossiers.
Sämtliche in PLATO verwendeten Grids können durch den Benutzer angepasst werden. In diesem Kapitel wird die Handhabung anhand der Tagesübersicht erläutert. Diese Ausführungen gelten jedoch für alle Grids, welche in PLATO verwendet werden.
5.1 Register-Darstellung
Die Registereigenschaften können pro Benutzer individuell dargestellt werden. Mittels rechtsklick auf einem Register öffnet sich das folgende Kontextmenü:
Als Standardregister setzen Das gewählte Register kann als Standard definiert werden. Künftig wird beim Aufruf des Moduls das gewählte Register angewählt sein.
Einstellungen zurücksetzen Die vom Benutzer durchgeführten Änderungen werden wieder rückgängig gemacht. Der Auslieferungszustand wird wieder hergestellt.
Die Registerreihenfolge können Sie einfach mittels Drag & Drop ändern.
5.2 Spalten Bänder
Spalten werden innerhalb der Bänder dargestellt. So enthält beispielsweise das Band „intern“ sämtliche Spalten welche in die Kategorie „interne Stunden“ oder „interne Texte“ eingegliedert werden.
Via Kontextmenü „Dieses Band entfernen“ können alle Spalten dieses Band entfernt werden. Irrtümlich entfernte Bänder können über das Kontextmenü wieder hergestellt werden. Entweder über den Befehl „Einstellungen zurücksetzen“ oder über die Spaltenauswahl.
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Das entfernte Band kann nun via Drag & Drop wieder auf die Band-Leiste verschoben werden.
Wurden noch andere Spalten entfernt oder die Spaltenbreite angepasst, empfiehlt es sich, die Bänder via Spaltenauswahl einzufügen, da sonst alle anderen Anpassungen auch zurückgesetzt werden.
5.3 Spalten
Die Register enthalten in der Regel alle Spalten, welche für die Eingaben notwendig sind. Je nach Bildschirmgrösse empfiehlt es sich, die Spalten nach Ihren Bedürfnissen anzupassen. So können z.B. nicht benötigte Spalten können entfernt, die Spaltenbreite etc. angepasst werden.
Durch Klick mit der rechten Maustaste auf einem Spaltentitel öffnen Sie eines der nachfolgenden Kontextmenüs:
5.3.1 Aufsteigend sortieren
Daten können innerhalb der gewählten Spalte aufsteigend sortiert werden. Die Sortierung kann auch durch Klick auf den Spaltentitel geändert werden.
Es ist auch möglich, dass Sie mehrere Spalten sortieren. So kann z.B. erst nach Bezeichnung und innerhalb der Bezeichnung nach Ort sortiert werden.
Klicken Sie zuerst auf die Spalte Bezeichnung und anschliessend mit gedrückter Shift-Taste die Spalte Ort.
Mit der CTRL-Taste können einzelne Sortierungen wieder entfernt werden.
5.3.2 Absteigend sortieren
Daten können innerhalb der gewählten Spalte absteigend sortiert werden. Die Sortierung kann auch durch Klick auf den Spaltentitel geändert werden.
5.3.3 Sortierung entfernen
Wurden Daten sortiert, kann die Sortierung mittels dieses Befehls wieder entfernt werden.
5.3.4 Diese Spalte entfernen
Mit diesem Befehl können einzelne Spalten entfernt werden. Als Alternative kann eine Spalte auch via Drag & Drop entfernt werden. Ziehen Sie die zu entfernende Spalte einfach in den leeren Bereich des Arbeitsplatzes.
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5.3.5 Nach dieser Spalte gruppieren
Je nach gewähltem Register ist diese Funktion vorhanden. So können z.B. typengleiche Leistungen gruppiert werden.
Um die Gruppierung zu entfernen wählen Sie den Befehl „Gruppierungsfeld anzeigen“.
5.3.6 Gruppierungsfeld anzeigen
Ist eine Gruppierung aktiv, wird die entsprechende Spalte im Gruppierungsfeld angezeigt. Diese Spalte kann via Drag & Drop wieder an ihren Ursprungsort gezogen werden. Die Gruppierung wird somit aufgehoben.
Ist keine Gruppierung aktiv, erscheint das Gruppierungsfeld gemäss nachfolgendem Bild:
Sie können nun die gewünschte Spalte mit gedrückter linker Maustaste auf dieses Feld ziehen.
Eine Gruppierung kann über mehrere Ebenen durchgeführt werden.
5.3.7 Spalten/Bänder Auswahl
Mit dieser Funktion können deaktivierte Spalten oder Bänder mittels Drag & Drop wieder in das Grid integriert werden.
5.3.8 Optimale Spaltenbreite
Die gewählte Spalte wird entsprechend dem längsten Eintrag angepasst.
5.3.9 Optimale Breite (alle Spalten)
Alle Spalten werden entsprechend dem längsten Eintrag angepasst.
Wird vor allem bei grossen Bildschirmen oder bei angepasster Spaltenauswahl empfohlen.
5.3.10 Filter bearbeiten
Durch Klick auf das Symbol im Spaltentitel können Sie die Daten filtern. Es erscheint die Auswahl mit den möglichen Daten:
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Sie können nun einen der vorgeschlagenen Werte anklicken oder Sie wählen die Option „Angepasst“. Klicken Sie einen Wert an, werden die Daten sofort gefiltert im Grid angezeigt.
Bei der Option „Angepasst“ öffnet sich ein weiteres Fenster:
Sie können nun die gewünschte Auswahl treffen.
In der Statuszeile am unteren Bildschirmrand befindet sich nun der von Ihnen gewählte Filter:
Die Anwahl der Schaltfläche „Filter bearbeiten“ öffnet folgende Eingabemaske:
Nun haben Sie die Möglichkeit, das Feld, die Bedingung (z.B. ist gleich) sowie den Vergleichswert zu erfassen. Durch Klick auf OK wird der Filter ausgeführt.
Der Aufruf zum Bearbeiten eines Filters kann auch via Kontextmenü „Filter bearbeiten“ auf dem Spaltentitel erfolgen.
5.3.11 Suche einblenden
Mit dem Befehl „Suche einblenden“ kann bei Grids mit vielen Einträgen nach einem beliebigen Wert gesucht werden.
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Geben Sie den zu suchenden Begriff ein und bestätigen diesen mit der Schaltfläche „Finden“. Es werden nun alle Zeilen mit dem gesuchten Begriff angezeigt (gefiltert).
Die Suche können Sie auch mit der Tastenkombination + aufrufen.
5.3.12 Zeige Auto Filterzeile
Dient ebenfalls der schnellen Suche nach einem Spalteninhalt. Suchen sie z.B. alle Leistungsarten „Honorar“, geben Sie bei der entsprechenden Spalte den Wert „Honorar“ ein. Somit werden alle Honorar-Leistungsarten gefiltert und aufgelistet.
5.3.13 Verstecke Auto Filterzeile
Entfernt die Auto Filterzeile.
5.3.14 Eingabezeile am Anfang anzeigen
Diese Funktion ist lediglich in den Leistungserfassungs-Grids ersichtlich. Damit steuern Sie, ob eine neue Zeile am Anfang oder am Ende des Grid erfasst werden soll. Dies ist vor allem bei Dossiers mit sehr vielen Einträgen hilfreich.
5.3.15 Fusszeile anzeigen
Ganz unten im Register befindet sich die Fusszeile. Diese kann ein- oder ausgeblendet werden. Durch einen rechtsklick auf der Fusszeile können z.B. Stundenleistungen addiert werden. Es öffnet sich das folgende Kontextmenü:
5.3.16 Einstellungen zurücksetzen
Stellt sämtliche Einstellungen auf die Ursprungswerte zurück.
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6 PLATO Oberfläche
Die Oberfläche von PLATO orientiert sich im Look & Feel an die neuen Office-Anwendungen. Das Look & Feel kann pro Benutzer individuell eingerichtet werden. Nachfolgend werden die einzelnen Bereiche näher erläutert.
6.1 Register und Ribbon-Leiste
Die Ribbon-Leiste enthält alle Befehle, welche in PLATO möglich sind. Beachten Sie, dass manche Schaltflächen heller dargestellt werden, wenn der Befehl zum Zeitpunkt der Anwahl keinen Sinn macht oder nicht ausgeführt werden kann.
Die einzelnen Ribbons (Schaltflächen) werden je nach gewähltem Modul dargestellt.
6.2 Module
Die Modulleiste enthält alle Programmteile, welche im Programm enthalten sind oder welche dem Benutzer in den Stammdaten freigegeben wurden.
Die Modul-Liste kann benutzerbezogen verbreitert oder gänzlich ausgeschaltet werden.
6.3 Kalender
Standardmässig ist der Kalender auf einen Monat beschränkt. Sie haben jedoch die Möglichkeit mehrere Monate einzublenden. Halten Sie dazu die linke Maustaste am Kalenderrand gedrückt und verbreitern oder vergrössern Sie so Ihren Kalender. Der Kalender dient der raschen Umstellung des Tages für die Leistungserfassung oder der Schnellanwahl des Tages bei der Tagesübersicht.
Mittels Doppelklick auf ein Datum öffnen Sie die Tagesübersicht des entsprechenden Tages. Bei geöffneter Tagesübersicht können Sie durch einen Klick auf ein Datum den gewünschten Tag aufrufen. Via Kontextmenü können Sie die Tagesübersicht einer
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
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Woche darstellen.
Ein Klick auf die Schaltfläche „Heute“ öffnet die Tagesübersicht des aktuellen Tages.
6.4 Dossier-Liste
Die Dossier-Liste enthält alle Klienten, denen mindestens ein Dossier zugeordnet wurde.
Die Dossier-Liste enthält standardmässig mehrere Filter wie z. B. Eigene Dossier, Favoriten etc. Mit der Funktion Dossier-Suche können weitere Filter benutzerbezogen erstellt werden. Diese können für alle Benutzer freigegeben werden.
Ist die Dossier-Liste aktiviert, können Sie mittels Eingabe des Klienten-Namen oder Teile davon rasch zum Klienten springen. Wie auch die Kalender oder Shortcut-Liste kann die Dossier-Liste ebenfalls verbreitert oder verkleinert werden.
6.5 Arbeitsfläche
Die Arbeitsfläche nimmt den grössten Bereich ein. Darin können verschiedene Fenster, wie z.B. Dossier-Blätter, die Tagesansicht, Auswertungen etc. eingebettet werden.
Standardmässig werden die geöffneten Dossiers in Registerform (Bild oben) dargestellt. Via Menü „Ansicht“ kann die Anordnung (Bild unten) umgestellt werden.
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Ebenfalls können eingebettete Fenster über das Register „Ansicht“ – „Freistehend“ aus diesem Bereich herausgelöst und freigestellt werden.
7 Stammdaten
Die Stammdatenverwaltung kann mittels des Registers „AC“ aufgerufen werden. Im Normalfall erhalten nur Mitarbeiter mit entsprechender Berechtigung Zugriff zu den Stammdaten. PLATO Admin wird auch nur auf deren PCs installiert.
Für die Definition der Stammdaten ist ein separates Handbuch erhältlich.
In dem vorliegenden Handbuch kann es vorkommen, dass auf dieses spezielle, für Systemadministratoren erstellte, Handbuch verwiesen wird.
Für Anpassungen im Bereich Stammdaten wenden Sie sich bitte an einen Benutzer mit Administrations-Berechtigung in Ihrem Betrieb.
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8 Klient / Kunde
Voraussetzung für die Erfassung eines Dossiers ist, dass ein Klient besteht. Damit ein Klient in der Dossier-Liste erscheint, muss er mindestens ein Dossier aufweisen. Selbstverständlich können einem Klienten mehrere Dossiers bzw. Unterdossiers zugeordnet werden.
Wurde einem Klienten ein oder mehrere Dossiers zugewiesen, erscheinen die Klienten in der Dossier-Liste.
8.1 Neuen Klienten erstellen
Via Register „Klient/Dossier“, mittels Kontextmenü in der Dossier-Liste oder im Register „AC“ kann ein neuer Klient erstellt werden. Ein entsprechender Assistent führt Sie durch die Erfassung des Klienten.
Bei der Eröffnung des Klienten werden automatisch die auf der Firma definierten Standards vorgeschlagen. Falls Sie mit mehreren Firmen arbeiten, müssen Sie als erstes die Firma kontrollieren bzw. ändern.
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Die folgenden Felder werden auf der Firma definiert:
Währung, Honorarprofil, Zahlungsverbindung, Standard-Rechnungsvorlage, Zahlungskonditionen, Angaben zum Mahnwesen.
Über die Schaltfläche „Adresse“ können Sie entweder eine bestehende Adresse auswählen oder falls die Adresse noch nicht in der Adressverwaltung vorhanden ist, direkt erstellen.
Die Zuweisung einer Adresse für einen Klienten ist zwingend erforderlich.
Der Name der Person oder der Firma wird automatisch in das Feld „Bezeichnung“ übernommen. Die Bezeichnung wird nach der Erstellung des Klienten und nach der Eröffnung eines Dossiers in der Dossier-Liste auf der ersten Stufe angezeigt. Wählen Sie danach die Sprache des Klienten und definieren Sie das „Klient seit“-Datum. Dieses wird automatisch mit dem aktuellen Tagesdatum vorgeschlagen. Ebenfalls kann zum Klienten eine Preisliste definiert werden.
Sämtliche Angaben werden später auch für das Dossier übernommen.
Zum Schluss der Erfassung erscheint das Fenster für die Fertigstellung des Klienten. Mit der Aktivierung der Checkbox „Klienten anzeigen“ gelangen Sie in die Eigenschaften des Klienten.
Falls Sie die Eigenschaften des Klienten zu einem späteren Zeitpunkt aufrufen möchten, können Sie dies via Kontextmenü „Eigenschaften Klienten“ in der Dossier-Liste veranlassen.
8.2 Eigenschaften Klient
Über die Klienten-Eigenschaften können die vordefinierten oder automatisch durch die Firmen-Standards ausgefüllten Werte mutiert werden. Das Eigenschaften-Fenster setzt sich aus den nachfolgend beschriebenen Registern zusammen.
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8.2.1 Details
Die meisten Felder des Registers „Details“ wurden bei der Eröffnung des Klienten ausgefüllt.
Das Feld „Status“ kann die Werte „Aktiv“, „Gesperrt“ und „Inaktiv“ beinhalten.
Im Feld „Hinweis“ können Sie einen beliebigen Hinweis definieren, welcher beim Öffnen des Dossiers dieses Klienten angezeigt wird.
Durch die Aktivierung der Checkbox „Dossier ist unsichtbar für Nichtzugriffsberechtigte“ können Sie festlegen, dass sämtliche erfasste Dossiers zu diesem Klienten für nichtzugriffsberechtigte Personen unsichtbar sind.
Checkbox „Hat Löschvorschlag“: Wurde der Klient irrtümlicherweise eröffnet, können Sie ihn mit einem Löschvorschlag versehen.
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8.2.2 Rechnung
Unter diesem Register finden Sie sämtliche Angaben, welche für die Erstellung einer Rechnung für den Klienten relevant sind. Bei der Eröffnung des Dossiers werden diese Werte automatisch übernommen, können aber jederzeit überschrieben werden.
8.2.3 Preisfindung
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Über die Preisfindung können Sie die vom Firmenstandard übernommenen Werte neu definieren werden. Wurde mit dem Klienten ein spezieller Honoraransatz vereinbart, können Sie die Preisliste übersteuern und individuelle Preise definieren.
Die Schaltfläche „Berechnungsformeln“ ist nur sichtbar, wenn die Option „Preisberechnung mittels Formeln“ gekauft wurde.
8.2.4 Budget
Unter dem Register „Budget“ werden die Budget-Eigenschaften zum Klienten erfasst. Diese werden bei der Dossier-Eröffnung automatisch vererbt.
Bei jeder Struktur ist das Budget in erster Linie für das Dossier relevant. Mittels der weiteren Auswahlen (z. B. Basis Typ, Leistungsarten, Mitarbeiter etc.) kann das Budget noch weiter unterteilt werden.
Bei der Budgetverantwortung können Sie wählen, wer beim Erreichen des Budgets gewarnt werden soll. Es sind auch Mehrfachauswahlen möglich.
Im Feld „Warnungsprozente“ legen Sie fest, ab wann die Warnung des Budgets erscheinen soll. Falls Sie beim Erreichen eines gewissen Prozentsatzes gewarnt werden wollen, müssen Sie die Checkbox „Soll gewarnt werden“ zusätzlich aktivieren.
Dem Budget ist unter Kapitel 10 (Budgeterfassung) ein separates Kapitel gewidmet.
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8.3 Kontextmenü Klient
Neues Dossier Erstellt ein komplett neues Dossier.
Neues Dossier zu Je nachdem welche Stufe markiert ist, wird ein neues Dossier zum Klienten oder ein Unterdossier zu einem bestehenden Dossier eröffnet.
Neuer Klient Erstellung eines neuen Klienten.
Eigenschaften Klient Öffnet das Eigenschaften-Fenster zum markierten Klienten.
Kommunikationsmittel Zeigt sämtliche erfassten Kommunikationsmittel aller dem Dossier zugewiesenen Adressen an.
Konflikt Management Budget Wurde beim Dossier ein Budget erfasst, kann mittels dieser Funktion geprüft werden, ob es zum Budget einen Konflikt gibt.
Drucken Bietet die Möglichkeit, eine Dossier-Liste kurz zu drucken.
Gesamte Struktur anzeigen Erweitert die Ansicht des Klienten, d.h. es werden sämtliche Dossiers zum Klienten angezeigt.
Reduzieren Reduziert die Ansicht, die Dossier-Erweiterung wird geschlossen.
Aktualisieren Aktualisiert das Fenster
Wurde bereits ein Klient, jedoch zu diesem noch kein Dossier erfasst, können die Eigenschaften des Klienten via Schaltfläche „Eigenschaften Klient“ im Register „Klient / Dossier“ eingesehen bzw. mutiert werden.
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9 Dossier / Projekt
9.1 Neues Dossier eröffnen
Ein neues Dossier erstellen Sie entweder über das Register „Klient/Dossier auf der Ribbon-Leiste, via
Tastenkombination + , im Register „AC“ oder mittels Kontextmenü in der Dossier-Liste.
Es erscheint ein Dialog, der Sie bei der Erstellung eines neuen Dossiers unterstützt. Bei der Erstellung des Dossiers werden die Eigenschaften des Klienten automatisch übernommen.
Weitere Informationen finden Sie unter Kapitel 9.3 (Eigenschaften Dossier)
Definieren Sie zuerst, ob es sich bei dem zu eröffnenden Dossier um ein produktives (Normalfall), internes oder unproduktives Dossier handelt.
Mit der Schaltfläche „Klient“ können Sie einen bestehenden Klienten auswählen oder falls der Klient noch nicht vorhanden ist, diesen direkt eröffnen.
Bei der Bezeichnung geben Sie an, worum es sich bei diesem Fall/Projekt handelt.
Die Bezeichnung wird in der Dossier-Liste unterhalb des Klienten angezeigt.
Bei der Erstellung des Dossiers muss das Eröffnungsdatum definiert werden. Mit untenstehender Schaltfläche können Sie dasselbe Datum zuweisen, welches Sie beim Klienten erstellen erfasst haben.
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9.2 Neues Unterdossier erstellen
Mit PLATO haben Sie auch die Möglichkeit Unterdossiers zu erstellen. Ein Unterdossier erstellen Sie mittels Kontextmenü „Neues Dossier zu“ auf einem bestehenden Dossier.
Ältere Dossiers unterstützen nicht automatisch Unterdossiers. Via Dossier-Eigenschaften, Register „Einstellungen“ haben Sie die Möglichkeit, die Checkbox für Unterdossiers zu aktivieren.
Als erstes erscheint ein Hinweis-Fenster, dass zu diesem Klienten bereits ein Dossier vorhanden ist.
Anschliessend erscheint wie beim Erstellen eines neuen Dossiers der Assistent zum Erstellen des Unterdossiers. Dass es sich hierbei um ein Unterdossier handelt, ersehen Sie aufgrund der Angaben im Fenster.
Ergänzen Sie danach die dossier spezifischen Angaben. Nach der Fertigstellung finden Sie das Unterdossier unterhalb des Hauptdossiers.
Unterdossiers können verwendet werden um ein Dossier in verschiedene Phasen oder Teilaufgaben aufzuteilen. Bei einer späteren Rechnungsstellung ist es möglich, Haupt- und Unterdossier gemeinsam oder getrennt zu fakturieren.
9.3 Eigenschaften Dossier
Das Fenster der Dossier-Eigenschaften setzt sich aus mehreren Registern zusammen. In diesem Dialog werden alle relevanten Daten zum Dossier gespeichert.
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9.3.1 Details
Im Register „Details“ sind die folgenden Datenfelder vorhanden:
Klient Zeigt die Adresse vom Klienten an. Mit der Schaltfläche Klient kann bei einer Falscheingabe der Klient korrigiert werden. Es besteht auch die Möglichkeit, einen Klienten neu zu erfassen. Mit der Option „Öffnen“ gelangen Sie in die Eigenschaften des Klienten.
Untergeordnet Handelt es sich beim Dossier um ein Unterdossier, ist die Checkbox mit einem Hacken versehen und zeigt rechts der Schaltfläche „Dossier“ das übergeordnete Dossier an.
Sprache Hier wird die Dossier-Sprache festgelegt.
Typ Hiermit legen Sie die wirtschaftliche Relevanz des Dossiers fest. Im Normalfall ist ein Dossier produktiv. Des Weiteren stehen Ihnen noch die Typen „Intern“ und „Unproduktiv“ zur Verfügung. Standardmässig sind Dossiers produktiv und somit verrechenbar. Interne Dossiers sollten nur verwendet werden, wenn das Dossier nicht verrechnet werden muss. Interne Dossiers verfügen über keine Klienten-Adresse.
Beispielsweise kann ein Dossier als unproduktiv definiert werden, wenn Sie aus eigener Initiative bestimmte Vorarbeiten für einen potentiellen Klienten/Kunden leisten, jedoch noch kein Auftrag dafür besteht. Kommt ein Auftrag zustande, kann das Dossier im Nachhinein auf „Produktiv“ gestellt werden.
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Wird der Dossier-Typ auf „Intern“ gestellt, kann er nachträglich nicht mehr verändert werden.
Status Je nach Status wird das Dossier einem Dossier-Register zugeordnet (siehe Kapitel 11.2). Der Status hat grundsätzlich keine weiteren Auswirkungen. Sie können auch auf archivierte oder abgeschlossene Dossiers zugreifen.
Fortschritt Definieren Sie in diesem Feld den Dossier-Fortschritt. Dieser ist in der Statuszeile des Arbeitsblattes immer ersichtlich. Die zur Verfügung stehenden Werte werden im Programm PLATO Admin definiert.
Nummer PLATO vergibt bei der Erstellung jedem Dossier automatisch eine eindeutige Nummer. Diese kann nicht angepasst werden. Die Nummer ist jeweils in der Statuszeile ersichtlich.
Externe Nummer 15-stelliger, frei definierbarer, alphanumerischer Wert. Dieser Wert kann mit der bestehenden Dossier-Nummer abgefüllt werden. Auch diese Nummer erscheint in der Statuszeile.
Kurzzeichen Frei definierbarer, 15-stelliger Text.
Eröffnungsdatum Wird entweder automatisch mit dem Tagesdatum, an welchem das Dossier erstellt wurde oder falls gewünscht mit dem Klient seit-Datum abgefüllt. Das Eröffnungsdatum dient Ihnen als Selektionskriterium für diverse Auswertungen oder beispielsweise bei der Dossier-Suche. Das Eröffnungsdatum wird bei der Leistungserfassung geprüft. D.h., es können keine Leistungspositionen vor dem Eröffnungsdatum erfasst werden.
Abschlussdatum Das Abschlussdatum wird automatisch abgefüllt, wenn ein Dossier den Status „Abgeschlossen“ erhält.
Archivierungsdatum Das Archivierungsdatum wird automatisch abgefüllt, wenn ein Dossier den Status „Archiviert“ erhält. Wird ein archiviertes Dossier wieder reaktiviert und zu einem späteren Zeitpunkt wiederum archiviert, kann bestimmt werden, ob allfällig bereits bestehende Einträge im Archiv nachdatiert werden sollen.
Löschvorschlag Ein Dossier kann mit einem Löschvorschlag versehen werden. Das Dossier verschwindet von der Dossier-Liste. Benutzer mit Administrationsrechten können den Löschvorschlag wieder entfernen. Handelt es sich beim Dossier um das Einzige dieses Klienten, werden Sie vom Programm gefragt, ob beim Klienten ebenfalls ein Löschvorschlag gesetzt werden soll.
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9.3.2 Zuständigkeiten
Unter diesem Register regeln Sie die Zuständigkeiten und die entsprechenden Zugriffs-berechtigungen auf das Dossier. Die Zugriffsberechtigungen werden auch bei den Auswertungen berücksichtigt.
Firma Das Dossier wird automatisch derjenigen Firma zugeordnet, welcher der Dossier-Ersteller angehört.
Abteilung Dieselbe Regel gilt auch für die Abteilung.
Dossier ist unsichtbar für Nichtzugriffsberechtigte
Falls diese Checkbox aktiviert wurde, ist das Dossier für Nichtzugriffsberechtigte unsichtbar. So werden z. B. bei der Tageserfassung Positionen, welche ein solches Dossier betreffen, nicht angezeigt bzw. die Dossier-Bezeichnung und der Betreff mit „***“ versehen.
Besitz Definieren Sie hier den Dossier-Besitzer.
Verantwortung Wer trägt die Verantwortung für dieses Dossier? In der Regel ist dies der Dossier-Besitzer.
Sachbearbeitung Durch welchen Benutzer wird das Dossier bearbeitet?
Akquisition Benutzer, welcher das Dossier /Projekt akquiriert hat.
Mitarbeiter Wenn Mitarbeiter, welche einer anderen Firma zugeordnet wurden, Zugriff auf dieses Dossier haben müssen, können diese hier erfasst werden.
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Zugriffsberechtigte Teams Sie können Teams den Zugriff auf das Dossier erlauben. Definieren Sie den Zugriff für ein oder mehrere Teams.
Nicht Zugriffsberechtigte Teams
Sie können Teams den Zugriff auf das Dossier verweigern. Definieren Sie den Nicht-Zugriff für ein oder mehrere Teams.
Nicht Zugriffsberechtigte Mitarbeiter
Einzelne Mitarbeiter, welche aufgrund der obigen Findung zugriffsberechtigt sind, können vom Zugriff ausgeschlossen werden. Die Auswahl der zugriffsberechtigten Mitarbeiter finden Sie im Feld „Nicht Zugriffsberechtigte Mitarbeiter“. Klicken Sie via Kontextmenü auf „Neuer Eintrag“.
9.3.3 Quickcodes/Stichwörter
Quickcodes Nehmen Sie die gewünschten Eintragungen vor. Die Definition der Quickcodes erfolgt im Programm PLATO Admin. Diese stehen Ihnen bei der Dossier-Suche oder als Filtermöglichkeit wieder zur Verfügung.
Stichwörter Sie können pro Dossier beliebig viele Stichwörter erfassen. Diese stehen Ihnen bei der Dossier-Suche oder als Filtermöglichkeit wieder zur Verfügung. Nachfolgend finden Sie nähere Angaben zur Stichwort-Erstellung.
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Ein neues Stichwort erstellen Sie durch Klick auf die Schaltfläche . Ein bestehender Eintrag kann
durch klicken auf die Schaltfläche wieder entfernt werden.
Die Reihenfolge der Einträge können mit den Schaltflächen geändert werden. Durch das Klicken
auf das Symbol erhalten Sie eine Auswahl bereits definierter Stichwörter.
9.3.4 Kostenrahmen
Unter diesem Register definieren Sie beispielsweise das Budget, individuelle Preise und Berechnungsformeln (optional). Ebenfalls definieren Sie die Preisliste, welche für dieses Dossier angewendet werden soll.
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9.3.4.1 Preise individuell
Falls Sie auf einem Dossier individuelle Preise hinterlegen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Preise individuell“. Nun öffnet sich das entsprechende Definitions-Fenster.
Sollen die individuellen Ansätze erst ab einem gewissen Datum Gültigkeit haben, können Sie weitere
Zeitachsen mittels Klick auf das Symbol erstellen.
Beachten Sie, dass bereits erfasste Leistungen auf diesem Dossier nicht automatisch angepasst werden. Möchten Sie die Preise bei diesen ebenfalls ändern, können Sie dies via Schaltfläche „Preise bearbeiten“ im Register „Finanzen“ bewerkstelligen.
Mittels Rechtsklick im grossen weissen Bereich des Fensters und Klick auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ können die Preise individuell erfasst werden.
Es erscheint das nachfolgende Eingabefenster:
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Wählen Sie nun die gewünschte Leistungsart und die Preiskategorie oder einen Mitarbeiter aus.
Falls die Preisanpassung für alle Leistungsarten mit dem Basis-Typ „Honorar“ gelten soll, reicht die Aktivierung der Checkbox <Basis-Preis>.
Im obigen Beispiel wurden die Honoraransätze für die Mitarbeiter Hans Muster (CHF 350.00) und Karin Hungerbühler (CHF 180.00) definiert.
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Ein hier definierter Ansatz hat die höchste Priorität in der Preisfindungs-Hierarchie. Nur direkte Mutationen in der Leistungserfassung oder bei der Rechnungsstellung können diese Ansätze noch übersteuern.
Wurden auf einem Dossier individuelle Preise erfasst, erscheint die Schaltfläche in fetter Schrift.
9.3.4.2 Berechnungsformeln
Allgemein gültige (nicht Dossier bezogene) Berechnungsregeln definieren Sie im Programm PLATO Admin.
Die Preisberechnung mittels Formeln ist eine spezielle Option von PLATO. Sie wird z. B. für die Berechnung von Notariatsgebühren benötigt.
Definieren Sie neue Formeln, indem Sie mittels Schaltfläche oder Kontextmenü den Befehl „Neu“ auswählen.
Leistungsart Auswahl der Leistungsart, für welche die Berechnungsregel an-gewendet werden soll.
Preiskategorie Auswahl, für welche Preiskategorie eine Berechnung durchgeführt
ALL CONSULTING Seite: 46
werden soll.
Gültig ab Datum, ab wann die Berechnungsregel gültig ist.
Rundungs-Regel Definieren Sie die gewünschte Rundungs-Regel. Möglich sind: Abrunden, Aufrunden, Kaufmännisch oder nicht runden.
Rundungswert Steht in Abhängigkeit zum Feld Rundungs-Regel (z. B. auf welchen Betrag soll aufgerundet werden).
Minimum/Maximum Angaben zum minimalen und maximalen Betrag. Falls die Checkboxen deaktiviert werden, werden die Beträge auf null zurückgesetzt.
Ist feste Vorgabe Der Betrag, welcher durch die Berechnungsformel berechnet wird, kann nicht mehr mutiert werden.
Sie können Berechnungsformeln via (fügt neuen Eintrag hinzu) manuell oder mittels dem
Formelassistenten definieren.
Im Standardeditor ( ) kann nur jeweils eine einzelne Regel erfasst oder bearbeitet werden.
Mittels Rechtsklick im Feld „Bedingung“ oder im Feld „Formel“ kann das Fenster mit den zur Verfügung stehenden Variablen aufgerufen werden.
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Die zur Verfügung stehenden Variablen können mit Drag & Drop in das gewünschte Feld gezogen werden. Die Variablen sind mit einem „@“-Zeichen gekennzeichnet.
Einfacher ist die Erstellung von Berechnungsformeln mit dem Formelassistenten.
Der Formelassistent übernimmt für Sie die Zusammenstellung der Bedingungen und der Formeln. Jede Zeile repräsentiert eine Bedingung, sowie eine Formel.
Der Formelassistent kann zur Überarbeitung Ihrer Berechnungsregeln gestartet werden, solange Sie keine dieser Regeln im Standardeditor individuell angepasst haben.
Berechnungsgrundlage Kumulativ: Aus jeder Zeile wird eine Formel erstellt, welche auf den vorhergehenden Zeilen aufbaut. Die einzelnen Zeilen werden additiv behandelt.
Eigenständig: Aus jeder Zeile wird eine eigene Formel erstellt, ohne Abhängigkeiten zu den anderen Zeilen.
Variable für Bedingung Wählen Sie die Variablen, die für die Bedingung als Grundlage dienen soll.
Variable für Berechnung Wählen Sie die Variablen, die für die Berechnung als Grundlage dienen sollen.
Bezeichnung Dient der Umschreibung der Zeile.
Zurücksetzen Setzt die Zeilen zurück auf den Stand zurück als der Assistent aufgerufen wurde. Bei neu erstellten Zeilen wird nur der Inhalt gelöscht, die Zeile bleibt bestehen. Gelöschte Zeilen werden nicht wieder hergestellt.
Eingaben löschen Löscht alle Eingaben im Assistenten.
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Wird eine Zeile gelöscht, bleibt diese gelöscht, auch wenn die Daten zurückgesetzt werden. Um den ursprünglichen Zustand zu erhalten, müssen Sie das Fenster mit „Anpassungen verwerfen“ verlassen und neu aufrufen. Dasselbe gilt für neu eingefügte Zeilen.
Wurden auf einem Dossier Berechnungsformeln erfasst, erscheint die Schaltfläche in fetter Schrift
.
9.3.4.3 Budget
Dem Budget ist unter Kapitel 10 (Budgeterfassung) ein separates Kapitel gewidmet.
9.3.5 Rechnung
Hier finden Sie sämtliche relevanten Daten für Rechnungen, Akontorechnungen, Mahnungen und Buchhaltungsdaten zum Dossier.
MWST-Typ Es stehen Ihnen die drei Möglichkeiten „Normal“, „Frei“ und „Export“ zur Verfügung.
Beim MWST-Typ „Normal“ werden für sämtliche Dienstleistungen und Auslagen die definierten MWST-Ansätze übernommen.
Bei „Frei“ sind sämtliche Dienstleistungen und Auslagen von der Mehrwertsteuer befreit.
Bei „Export“ sind sämtliche Dienstleistungen und Auslagen von der Mehrwertsteuer ausgenommen.
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Wird der MWST-Typ nachträglich geändert, können offene Leistungen aktualisiert werden. Es erscheint das folgende Hinweisfenster.
Die Änderung des MWST-Typ erfolgt zwingend auch auf sämtliche Unterdossiers. Mit der rot umrahmten Checkbox entscheiden Sie, ob die offenen Leistungen ebenfalls aktualisiert werden sollen.
Einzahlungsschein Bei diesem Feld wird die gewünschte Zahlungsverbindung definiert. Die Definition der Zahlungsverbindungen erfolgt in PLATO Admin. Normalerweise wird diejenige Zahlungsverbindung eingetragen, die der Firma zugeordnet wurde.
Getrennt fakturieren Hiermit kann definiert werden, ob Unterdossiers getrennt vom Hauptdossier fakturiert werden sollen. Normalerweise werden die Rechnungsvorgaben vom Hauptdossier vererbt. Mit der Aktivierung der Checkbox „Getrennt fakturieren“ können diese Rechnungs-vorgaben geändert werden.
Vorlage Wird mit der Rechnungsvorlage gefüllt, welche in den Stammdaten der Firma zugeordnet wurde. Sie können jedoch für dieses Dossier eine andere Vorlage als Standard definieren.
Zahlungskonditionen Der Vorgabewert wird ebenfalls aus den Stammdaten bezogen und kann hier geändert werden.
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Auslagenpauschale Sofern diese Checkbox aktiviert ist, wird beim Fakturieren automatisch eine Auslagenpauschale in der Höhe des definierten Prozentsatzes auf den Honorar-Positionen generiert.
Effektive Auslagen abschreiben
Wurde eine Auslagenpauschale definiert, können Sie mit der Aktivierung der Checkbox „Effektive Auslagen abschreiben“ die ordentlichen Auslagen abschreiben lassen. Dieses Feld steht im Zusammenhang mit dem Feld Auslagenpauschale und kann nicht separat aktiviert werden.
Betrag Akonto Dient als Vorgabewert für Akontorechnungen. Der hier definierte Betrag wird bei der Erstellung einer Akontorechnung automatisch vorgeschlagen, kann aber bei Bedarf überschrieben werden. Sofern die Checkbox „Ist Brutto“ aktiviert ist, beinhaltet der hier definierte Betrag automatisch die MWST.
Vorlage Akonto Definieren Sie hier die Standardvorlage für die Akontorechnung.
Zahlungskonditionen Innerhalb welchem Zeitraum ist die Akontorechnung zu bezahlen?
Text Sofern Ihre Akontorechnung entsprechend programmiert wurde, kann hier ein Text erfasst werden, welcher auf der Akontorechnung gedruckt wird.
Mahncode Es stehen Ihnen die drei Möglichkeiten „Kontoauszug“, „Mahnen“ und „Nie mahnen“ zur Verfügung.
Wird der Wert „Kontoauszug“ gesetzt, wird dieses Dossier bei jedem Mahnlauf einen Kontoauszug erhalten. Die Mahnstufe wird dabei nicht erhöht.
Bei Mahnen erhöht sich die Mahnstufe mit jedem Mahnlauf.
Dossiers, welche den Status „Nie mahnen“ haben, werden nie gemahnt und erscheinen demnach auch nicht im Mahnlauf.
Buchhaltung Kostenstelle Kostenstelle pro Dossier für die Buchhaltung (sofern in den Stammdaten definiert und Schnittstellen in eine Buchhaltungs-software aktiviert sind). Definieren Sie eine numerische Kostenstelle für die Übergabe in die Buchhaltung.
Hinweis Rechnung Der hier definierte Hinweis erscheint beim Fakturieren des Dossiers. Dieser Hinweis wird auf der Rechnung nicht ausgegeben.
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9.3.6 Beschreibung
Bezeichnung Individuelle Bezeichnung des Dossiers. Die Bezeichnung erscheint in der Dossier-Liste unterhalb des Klienten. Bereits erfasste
Bezeichnungen können mit der Schaltfläche ausgewählt werden.
Basiskategorie Ordnen Sie nach Wunsch dem Dossier eine Basiskategorie zu. Die Definition der Kategorien erfolgt in PLATO Admin.
Kategorie Wurde eine Basiskategorie gesetzt, erscheinen alle dazugehörigen Kategorien zur Auswahl. Diese Kategorien werden ebenfalls in PLATO Admin gesetzt und den Basiskategorien zugeordnet.
Beschreibung Beschreiben Sie mit wenigen Worten den Inhalt des Dossiers. Es stehen Ihnen maximal 200 Zeichen zur Verfügung.
Kommentar Im Feld Kommentar können sie einen umfangreichen Kommentar zum Dossier erfassen. Es stehen Ihnen maximal 2‘000 Zeichen zur Verfügung.
Ablage Hier können Sie angeben, wo sich die Unterlagen zum Dossier physisch befinden (Papierform).
Hinweis Ein in diesem Feld definierter Hinweis erscheint bei jeder Öffnung des Dossiers.
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9.3.7 Einstellungen
Unterstützt Unterdossiers Mit dieser Checkbox geben Sie an, ob bei diesem Dossier Unterdossiers erlaubt sind.
Beachten Sie, dass bei Dossiers, welche mit früheren PLATO-Versionen erstellt wurden, unter Umständen die Checkbox nicht aktiviert ist und aus diesem Grund keine Unterdossiers erstellt werden können. Zum Erstellen von Unterdossiers aktivieren Sie die Checkbox.
Dokumente-Quickcodes Quickcodes, welche hier definiert werden, stehen nur diesem Dossier zur Verfügung. Wurden Dokumente-Quickcodes definiert, erscheinen diese als separates Register bei der Dokumentenverwaltung.
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10 Budgeterfassung
Um bei einem Dossier ein Budget zu erstellen, klicken Sie in den Dossier-Eigenschaften unter dem Register „Kostenrahmen“ auf die Schaltfläche „Budget“ und wählen den Befehl „Öffnen“.
Der erste Teil der Budgeterfassung wird von den Klienten-Eigenschaften übernommen, kann aber individuell pro Dossier angepasst werden.
Sie haben die Möglichkeit, ein Betrags- und/oder Zeitbudget zu erstellen. Aktivieren Sie dazu die entsprechende Combobox beim Punkt „Verhalten“.
Im Budget-Detail steht Ihnen nun eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Verfügung.
Nachfolgend werden die einzelnen Budgetvarianten näher erläutert:
10.1 Budget Dossier
Der häufigste Fall dürfte sein, dass mit dem Klienten/Kunden ein Budget über das Dossier / Projekt abgemacht wird. Für diesen Fall spielt es keine Rolle, welche Struktur beim Budget ausgewählt wird, da bei jeder Struktur das Dossier erste Priorität hat.
Sie müssen lediglich aktivieren, ob, wann und wer beim Erreichen des definierten Prozentsatzes gewarnt werden soll. Ebenfalls wird wie im obigen Beispiel ersichtlich, der Budgetwert (Betrag und/oder Zeit) auf dem Feld „Dossier“ eingetragen.
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10.2 Budget Dossier-Basistyp-Mitarbeiter
In diesem Beispiel wird ein Budget auf das Dossier und auf einzelne Basistypen festgelegt.
Als erstes wurde bei der Struktur die Auswahl „Dossier-Basistyp-Mitarbeiter“ gewählt. In einem zweiten Schritt wurde auf dem Wert „Dossier“ das Kontextmenü aufgerufen. Mittels der Funktion „Basis-Typ“ hinzufügen“ können nun die verschiedenen Basis-Typen, welche budgetiert werden sollen, ausgewählt werden.
Erfassen Sie nun bei den verschiedenen Basis-Typen die gewünschten Werte.
Auf dem Knotenpunkt des Basis-Typ können nun via Kontextmenü „Mitarbeiter hinzufügen“ auch noch die einzelnen Mitarbeiter für das Budget definiert werden.
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Im obigen Beispiel wurde nun den beiden Mitarbeitern „Hungerbühler Karin“ und „Muster Hans“ ein Budget auf dem Basis-Typ „Honorar“ vergeben.
Mittels Kontextmenü können einzelne oder alle Einträge wieder entfernt werden.
10.3 Budget Dossier-Leistungsart-Mitarbeiter
Ähnlich wie im obigen Beispiel können Sie auch ein Budget auf einzelne Leistungsarten festlegen. Wählen Sie dazu die entsprechende Struktur-Art und wählen via Kontextmenü eine oder mehrere Leistungen aus.
10.4 Budget Dossier-Mitarbeiter-Basistyp-Leistungsart
Analog den obigen Beispielen haben Sie die Möglichkeit, als zweiten Knotenpunkt nach dem Dossier den Mitarbeiter und danach die Basis-Typen und die Leistungsarten zu wählen.
10.5 Budgetphasen
Als weitere Variante bietet PLATO Ihnen die Möglichkeit, verschiedene Budgetphasen zu definieren. Hierzu wird in den Feldern „Gültig ab“ und „Gültig bis“ eine Zeitperiode definiert und anschliessend kann mittels Kontextmenü „Budgetphase hinzufügen“ eine weitere Periode erfasst werden.
Als Startdatum der zweiten Budgetphase wird automatisch der nächstfolgende Tag der ersten Budgetphase vorbelegt.
10.6 Budgetphasen kopieren
Eine bereits erstellte Budgetphase kann mittels Kontextmenü „Budgetphase kopieren“ kopiert werden. Ähnlich der oben beschrieben Funktion wird wiederum das Startdatum von PLATO vorgeschlagen sowie der Budgetbetrag bzw. die –zeit von der zu kopierenden Phase übernommen.
10.7 Budgetphasen teilen
Eine definierte Budgetphase (z. B. 1 Jahr) kann auch in verschiedene Phasen aufgeteilt werden. Mittels Kontextmenü „Budgetphase teilen“ erscheint der Dialog für die Teilung.
Im obigen Beispiel würde das Budget für ein Jahr auf ein Halbjahres-Budget aufgeteilt werden.
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Wurde das Budget für eine Zeitperiode oder bei der Erstellung des Budget bereits überschritten, erscheint der definierte Wert fett und ein Quick-Info auf dem Ausrufezeichen (links vom Dossier) weist Sie auf die Überschreitung hin.
10.8 Leistungen abzüglich Monate
Möchten Sie ein Budget aufgrund bereits aufgelaufener Leistungen erstellen, bietet Ihnen diese Funktion die Möglichkeit, Leistungen einer definierbaren Anzahl Monate zurück zu berechnen. Wählen Sie hierzu die Anzahl Monate und bestätigen die Schaltfläche „OK“.
10.9 Budget Warnung
Beim Erreichen des Prozentsatzes, welchen Sie bei der Budget-Erfassung definiert haben, erscheint eine Warnmeldung.
Analog der Terminerinnerungen können Sie sich zu einem gewissen Zeitpunkt nochmals erinnern lassen oder Sie schliessen die Warnmeldung.
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Sobald die Erinnerung mit der Schaltfläche geschlossen wurde, erscheint
kein Warnhinweis mehr. Verlassen Sie die Warnung mit dem Symbol erscheint diese wieder bis sie definitiv geschlossen wird.
10.10 Budget löschen
Ein definiertes Budget kann in den Dossier-Eigenschaften wieder gelöscht werden.
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11 Dossier-Liste
11.1 Einleitung
Die Klienten- und Dossier-Liste besteht aus einer übersichtlichen Baumstruktur. Mittels Klick auf das
-Zeichen erscheinen alle dem Klienten zugeordneten Dossiers.
In der Dossier-Liste werden nur Klienten angezeigt, welche mindestens ein Dossier aufweisen.
11.2 Dossier-Register
Am unteren Rand der Dossier-Liste befinden sich die Register für die Einblendung der aktiven, inaktiven oder archivierten Dossiers.
Aktiv In diesem Register sind sämtliche aktiven Klienten/Dossiers aufgelistet.
Inaktiv Auflistung der inaktiven Klienten/Dossiers. Inaktiv heisst, das Dossier wurde abgeschlossen, abgerechnet oder gesperrt. Die entsprechende Eigenschaft setzen Sie in den Dossier Eigenschaften.
Archiv Listet sämtliche Klienten/Dossiers auf, welche über die Dossier-Eigenschaften den Status „archiviert“ aufweisen.
11.3 Standard Dossier-Filter
Der Dossier-Filter bietet Ihnen die Möglichkeit, vordefinierte oder individuelle Filter zu wählen. Damit kann die Dossier-Liste übersichtlicher gestaltet werden. Der Filter bezieht sich nur auf Dossiers.
Alle Zeigt sämtliche Klienten/Dossiers an
Favoriten Zeigt diejenigen Klienten/Dossiers an, welche Sie zu den Favoriten hinzugefügt haben.
Eigene Zeigt sämtliche Klienten/Dossiers, welche dem angemeldeten Benutzer als „Dossier-Besitz“ zugeordnet sind.
Zugriffsberechtigte Zeigt sämtliche Klienten/Dossiers, bei denen der angemeldete Benutzer die Zugriffsberechtigung besitzt.
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Dossier-Suche Diese Funktion öffnet ein Selektionsfenster, mit welchem Dossiers auf verschiedene Art und Weise gesucht werden können. Eine Dossier-Suche kann durch jeden Benutzer gespeichert werden und wenn gewünscht, allen Benutzer zur Verfügung gestellt werden.
Der von Ihnen gewählte Filter wird beim Verlassen von PLATO gespeichert und ist beim nächsten Aufruf des Programmes automatisch wieder aktiv.
11.4 Definition individuelle Filter
Möchten Sie eigene Filter erstellen, wählen Sie beim Filter den Filter „Dossier-Suche“ und klicken auf
das Symbol . Mit der Anwahl dieses Filters öffnet sich das Menü für die Dossier-Suche.
In unserem Beispiel sollen alle Dossiers gesucht werden, deren Dossier-Besitzer der Benutzer „Hans Muster“ ist.
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Nach Bestätigung der Schaltfläche „OK“ erscheinen alle Klienten/Dossiers in der Dossierliste, welche den gesuchten Kriterien entsprechen.
11.5 Dossier-Suche via Ribbon-Schaltfläche
Die Auswahlkriterien für die Dossier-Suche entsprechen dem Ablauf wie unter Punkt 11.4 (Definition individuelle Filter). Nach Bestätigung der Schaltfläche „OK“ erscheint ein weiteres Suchfenster
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Im obigen Suchfenster sind die von Ihnen gewählten Optionen ersichtlich. Bestätigen Sie diese mit Klick auf die Schaltfläche „OK“
Im nächsten Schritt werden Ihnen sämtliche Dossiers angezeigt, welche den Suchkriterien entsprechen.
Bevor die Suche gestartet wird, haben Sie die Möglichkeit, den von Ihnen definierten Filter zu speichern. Dies erreichen Sie durch Klick auf den
folgenden Button:
Wird der Button angeklickt, erscheinen die nachfolgenden Optionen:
Wählen Sie „Speichern als“ und geben Sie der Suche einen eindeutigen Namen (z. B. Besitzer HM).
Somit wurden die Standard-Filter durch einen neuen Eintrag ergänzt und stehen Ihnen künftig zur Verfügung.
Auf der Ribbon-Leiste stehen Ihnen die folgenden Schaltflächen zur Verfügung:
Eingrenzen Mittels Klick auf die Schaltfläche „Eingrenzen“ kann die Suche neu eingegrenzt werden, falls die vorher eingegebene Suche falsch war.
Aktualisieren Aktualisiert die Suche.
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Dossier-Ansicht Umschalten auf die Dossier-Ansicht. Listet sämtliche gefundenen Dossiers auf.
Typ-Ansicht Umschalten auf die Typen-Ansicht. Sämtliche gleichen Typen werden gefiltert.
11.6 Veröffentlichung individueller Filter
Ein individueller Filter kann für alle Mitarbeiter oder für eine bestimmte Gruppe veröffentlicht werden.
Ein gemäss Kapitel 11.4 (Definition individuelle Filter) erstellter Filter kann nach dessen Anwahl mit dem Befehl „Veröffentlichen“ veröffentlicht werden.
Es stehen Ihnen drei Optionen zur Verfügung.
Nicht veröffentlicht Filter ist nur für den Ersteller sichtbar.
Sichtbar für Rolle Ein definierter Filter ist nur für die Benutzer innerhalb einer be-stimmten Rolle sichtbar. Die Definitionen der Rollen und die Zuordnung der Benutzer zu dieser Rolle werden im Programm PLATO Admin erstellt.
Für alle sichtbar Der Filter ist nach der erneuten Öffnung von PLATO für alle Benutzer sichtbar.
11.7 Dossier-Suche innerhalb Dossier-Liste
Innerhalb der Dossier-Liste finden Sie ein Dossier schnell, indem Sie einen Teil des Namens vom Klienten eingeben. Je mehr Sie eingeben, desto exakter ist das Suchergebnis. Sind mehrere Klienten mit dem gleichen Namen vorhanden, können Sie mit den Pfeiltasten innerhalb dieser Klienten navigieren.
Wurde der richtige Klient gefunden, können Sie die mit der Pfeiltaste nach rechts erweitern oder Sie klicken mit der linken Maustaste auf das „+“-Symbol. Daraufhin öffnet sich der Klient und die zugewiesenen Dossiers werden ersichtlich.
Bei mehreren Dossiers pro Klient können Sie wiederum mit der Eingabe einer Buchstabenfolge das gewünschte Dossier suchen und dieses mit der Enter-Taste öffnen.+
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11.8 Kontextmenü Dossier
Wird auf einem Dossier mit der rechten Maustaste das Kontextmenü geöffnet, stehen Ihnen diverse hilfreiche Befehle zur Verfügung.
Neues Dossier zu Je nachdem welche Stufe markiert ist, wird ein neues Dossier zum Klienten oder ein Unterdossier zu einem bestehenden Dossier eröffnet.
Dossier öffnen Dossier wird geöffnet und das Leistungsblatt wird aufgerufen.
Eigenschaften Dossier Mit diesem Befehl gelangen Sie in die Dossier-Eigenschaften.
Neuer Klient Erstellung eines neuen Klienten.
Eigenschaften Klient Öffnet das Eigenschaften-Fenster zum aktiven Klienten.
Adressen Unter diesem Menüpunkt werden die Dossier-Adressen erfasst. Dabei handelt es sich um Adressen, welche im Zusammenhang mit diesem Dossier häufig gebraucht werden (z. B. Gegenseite, Gegenanwalt etc.)
Kommunikationsmittel Zeigt sämtliche erfassten Kommunikationsmittel aller dem Dossier zugewiesenen Adressen an.
Periodika Dienen der Erfassung von wiederkehrenden Leistungen, Aufgaben oder Terminen. Periodikas sind Bestandteil von PLATO Professional.
Archiv Suchen innerhalb des Archives oder neuen Archiveintrag erstellen. Dient jedoch nicht zur Archivierung des Dossiers.
Budget – Budget Detail Zeigt, sofern in den Dossier-Eigenschaften erfasst, das Detail zum Budget. Es ist auch möglich, direkt ein neues Budget zu erstellen.
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Budget - Konflikt Management Budget
Wurde beim Dossier ein Budget erfasst, kann mittels dieser Funktion geprüft werden, ob es zum Budget einen Konflikt gibt.
Rechnung – Neue Rechnung Möchten Sie ein einzelnes Dossier fakturieren, ist dies der einfachste und schnellste Weg. Nähere Angaben zur Dossier-Fakturierung finden Sie im Kapitel 17.1.1 (Erstellen einer Rechnung für ein einzelnes Dossier)
Rechnung – Neue Akontorechnung
Erstellen Sie einfach und schnell eine Akontorechnung für das gewählte Dossier.
Rechnung – Suchen Öffnet das Fenster für die Belegsuche. Zeigen Sie sich z.B. alle offenen Rechnungen dieses Dossiers an. Bietet auch die Möglichkeit, direkt eine Zahlung zu buchen.
Neuer Vorschuss Erstellen Sie hier einen Kostenvorschuss, welcher vom Klienten bezahlt wurde. Für den bezahlten Vorschuss wird eine Quittung ausgegeben.
Routen-Planung Öffnet das Fenster mit der Google-Maps Anzeige. Sofern in den Stammdaten definiert, können direkt Leistungen für die Reisezeit und Reisespesen generiert werden.
Drucken Möglichkeit, diverse Listen zu drucken.
Zu Favoriten hinzufügen Wurde beispielsweise ein neuer Klient übernommen, welcher Sie in nächster Zeit häufiger beansprucht, können Sie diesen den Favoriten hinzufügen. Die Favoriten stehen Ihnen dann in der Favoritenliste zur Verfügung.
Aus Favoriten löschen Entfernt den Klienten wieder aus der Favoritenliste.
Gesamte Struktur anzeigen Erweitert die Ansicht des Dossiers, d.h. es werden sämtliche Unterdossiers angezeigt.
Reduzieren Reduziert die Ansicht, die Dossier-Erweiterung wird wieder geschlossen.
Aktualisieren Aktualisiert das Fenster
Nachfolgend werden einzelne, wichtige Kontext-Befehle, welchen kein eigenes Kapitel gewidmet wurde, näher beschrieben.
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11.8.1 Adressen
Hier können alle Adressen, welche im Zusammenhang mit diesem Dossier häufig verwendet werden, erfasst werden.
Ansicht Dossier-Adressen ohne Aktivierung der Checkbox „Gesamte Struktur anzeigen“
Ansicht Dossier-Adressen mit Aktivierung der Checkbox „Gesamte Struktur anzeigen“ und bereits zugewiesener Adressen
Die Checkbox „Gesamte Struktur anzeigen“ muss pro Benutzer nur einmal definiert werden. Anschliessend gilt die Anwahl für alle Dossiers.
Eine Adresse kann mittels Klick mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Rubrik hinzugefügt werden.
Nun wird die Adress-Suchmaske aufgerufen, mit welcher die gewünschte Adresse gesucht und direkt übernommen werden kann. Besteht die Adresse noch nicht im Adressstamm, kann eine neue Adresse direkt von hier aus eröffnet werden, ohne dass zuerst das Modul gewechselt werden muss.
Eine Besonderheit enthält die Rubrik „Faktura Adresse“: Im Normalfall ist der Klient der Rechnungsempfänger und muss nicht explizit eingetragen werden. Wird die Rechnung nicht vom Klienten bezahlt, kann hier die abweichende Adresse erfasst werden.
Muss eine Rechnung an einen oder mehrere Empfänger gestellt werden, kann mit PLATO eine gesplittete Rechnung erstellt werden. Dazu müssen bei der Faktura Adresse mehrere Adressen zugewiesen werden.
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Die Faktura Adresse beinhaltet den Debitor, im Feld „Rechnungsempfänger“ wird die Versandadresse für die Rechnung angezeigt.
Nach der Eingabe des Rechnungsempfängers muss mittels Kontextmenü der Befehl Aufteilung Rechnung“ gewählt werden.
Standardmässig wird die Rechnung nun zu 100% der Faktura Adresse zugewiesen. Mittels der
Schaltfläche kann eine weitere Faktura Adresse hinzugefügt werden.
Wählen Sie nun mit der Schaltfläche „Adresse“ bei „Faktura Adresse“ eine neue Adresse aus oder erstellen Sie eine neue Adresse.
Im obigen Beispiel sehen Sie nun, dass die zweite Faktura Adresse eingetragen wurde. Beachten Sie, dass die prozentuale Aufteilung 100% ergeben muss, ansonsten die Werte nicht gespeichert werden können.
Mittels Kontextmenü haben Sie die Möglichkeit, die Aufteilung gleichmässig zu verteilen, oder falls nicht gleichmässig verteilt wird, die Differenz zu übernehmen.
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Nun kann PLATO die Rechnung splitten. Näheres zum Thema „Splitting“ ersehen Sie im Kapitel der Rechnungserstellung (17.1.9.3, Rechnung splitten).
11.8.1.1 Konflikte anzeigen
Wenn Sie einen allfälligen Interessenkonflikt manuell überprüfen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf der Adresse den Befehl „Konflikte anzeigen“ an. Ist ein Konflikt vorhanden, wird Ihnen dieser direkt angezeigt.
11.8.2 Kommunikationsmittel
Der Aufruf des Befehls „Kommunikationsmittel“ zeigt Ihnen sofort alle erfassten Kommunikationsmittel der dem Dossier zugeordneten Adressen.
Mit der rechten Maustaste auf dem gewünschten Kommunikationsmittel (im unteren Beispiel die E-Mail Geschäft) können Sie direkt eine Aktion ausführen.
Es öffnet sich nun automatisch das Fenster zum Erstellen einer E-Mail.
Im Kontext mit der Outlook-Schnittstelle wird nun ein neues E-Mailfenster erstellt und die E-Mail kann dem Empfänger geschickt werden.
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Bei der Auswahl des Kommunikationsmittels E-Mail können auch mehrere Empfänger ausgewählt werden. Über die Schaltfläche „Neu“ können weitere Adressen hinzugefügt werden. Durch die entsprechende Anwahl der Spalten „An“, „Cc“ und „Bcc“ kann definiert werden, wie diese angeschrieben werden sollen.
Beachten Sie, dass via Kommunikationsmittel versendete E-Mails nicht im Dossier abgelegt werden.
11.8.3 Drucken
Mit dem Befehl „Drucken“ via Kontextmenü bietet sich Ihnen die Möglichkeit, Dossier spezifische Listen ohne den Umweg über das Modul „Auswertungen“ zu drucken.
Dabei handelt es sich um das Dossier-Blatt, die Dossier-Adressen (Auflistung aller dem Dossier zugewiesenen Adressen) und die Dossier-Auswertung.
Die „Dossier-Liste kurz“ kann wahlweise über alle Dossiers oder via Selektion nur über ein bestimmtes Dossier gedruckt werden.
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12 Dossier Leistungserfassung
Via Kontextmenü „Dossier öffnen“ oder mittels Doppelklick auf dem Dossier öffnen Sie ein Dossier im Arbeitsbereich.
Der Arbeitsbereich setzt sich aus den Registern „Leistungen“, „Termine/Aufgaben“, „Dokumente“ und „Übersicht“ zusammen. In den nachfolgenden Kapiteln werden die einzelnen Register näher erläutert.
Via Drag & Drop kann die Registerreihenfolge benutzerspezifisch festgelegt werden.
12.1 Leistungen
Dieses Register dient der Leistungserfassung. Das Register enthält alle Spalten, welche für die Leistungserfassung notwendig sind.
Mit der -Taste springen Sie auf das nächste Eingabefeld.
Leistungen werden je nach Status oder Berechtigung farblich dargestellt:
Schwarz Normal erfasste Leistung.
Rot Leistung ist gelockt. Befindet sich im Rechnungslauf.
Orange Leistung wurde bereits fakturiert.
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Lila Abgerechnete Spesen. Es kann nur noch der externe Teil verändert werden.
Braun Durch die Rückbuchungssperre gesperrte Leistung.
Grau Der Mitarbeiter hat keine Berechtigung auf diese Leistung.
Grün Visierte Leistung.
Blau Position wurde auf „Warten“ oder „Gesperrt“ gestellt.
Mit der Checkbox „verrechnete Leistungen anzeigen“ können Sie auswählen, ob bereits verrechnete Leistungen im Grid angezeigt werden sollen.
Möchten Sie eine Leistung korrigieren, wählen Sie das gewünschte Feld und überschreiben dieses. Ein Klick in den weissen Bereich der Erfassungsmaske speichert die Änderung.
Nachfolgend werden die wichtigsten Felder kurz beschrieben:
12.1.1 Datum
Hier wird das aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen. Sie können dieses Feld überschreiben oder den gewünschten Erfassungstag mit Klick auf das Symbol (öffnet den Kalender) auswählen.
12.1.2 Mitarbeiter
Sofern keine separate Eingabe erfolgt, wird automatisch der im Programm angemeldete Benutzer übernommen. Durch Eingabe eines Teils des Namens oder durch Klick auf das Symbol kann ein anderer Mitarbeiter gewählt werden. Mitarbeiter, für welche der Benutzer keine Berechtigung besitzt, sind nicht anwählbar.
12.1.3 Leistungsart
Eingabe der gewünschten Leistungsart via Kurzzeichen. Falls das Kurzzeichen nicht bekannt ist, kann
mit der Funktionstaste oder durch Klick auf das Symbol der Leistungsarten-Katalog aufgerufen
werden.
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Wählen Sie nun die gewünschte Leitungsart durch Eingabe des Suchbegriffes oder mittels scrollen in der Leistungsarten-Auswahl.
Eine weitere Möglichkeit zur Suche der Leistungsart ist die direkte Eingabe eines Begriffes in der Spalte Leistungsart. Geben Sie z. B. die Buchstabenkombination „Ho“ ein, werden alle Leistungsarten, welche mit dieser Kombination beginnen, aufgelistet.
Wählen Sie nun die gewünschte Leistungsart und übernehmen Sie diese mittels Doppelklick oder der Enter-Taste.
12.1.4 Text extern
Im Feld „Text“ kann ein beliebiger Text erfasst werden. Wurde der Leistungsart in den Stammdaten ein externer Text zugewiesen, erscheint dieser automatisch als Vorgabe. Der Text kann überschrieben werden.
Achten Sie auf eine korrekte Schreibweise und einen sinnvollen Text, da dieser auf der Rechnung erscheint.
Der Text wird im Normalfall von der oberen erfassten Zeile übernommen.
12.1.5 Anzahl extern
Die Anzahl wird in PLATO immer in Dezimalstellen ausgegeben. Folgende Eingabearten stehen Ihnen hierbei zur Verfügung:
Dezimal Möchten Sie z. B. 1 ¼ Std. eingeben, erfassen Sie 1.25 Std.
Minuteneingabe Möchten Sie die Zeit in Minuten erfassen, so können sie die Minutenanzahl gefolgt von m eingeben. Z. B. 75m ergeben in der Dezimalausgabe 1.25 Std.
Stundeneingabe Erfassen Sie bei der Anzahl 1h15m wird umgewandelt in 1.25 Std.
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Zeiteingabe Erfassen Sie bei der Anzahl z. B. 08.00-09.15. Diese Eingabe wird von PLATO automatisch in 1.25 Std umgewandelt.
12.1.6 Einheit
Die Einheit ist abhängig von der gewählten Leistungsart. Standardmässig stehen die folgenden Einheiten zur Verfügung:
Stunden
Stück
Kilometer
12.1.7 Preis
Der Preis pro Einheit ist abhängig von mehreren Faktoren. Der Preis kann von der Leistungsart, dem individuellen Ansatz des Dossiers, der Mitarbeiterpreisliste etc. übernommen werden. Der Preisfindung ist im Handbuch ein separates Kapitel gewidmet. Je nach Berechtigungsstufe kann der hier vorgeschlagene Preis überschrieben werden.
12.1.8 Total ungewertet
Der Totalpreis wird aufgrund der Anzahl und des Preises von PLATO direkt berechnet. Das hier ersichtliche Total ist ohne MWST.
12.1.9 Bruttobetrag
Der Totalpreis wird aufgrund der Anzahl und des Preises von PLATO direkt berechnet. Das hier ersichtliche Total ist inkl. MWST.
12.1.10 Verrechnungsart
Im Normalfall ist am Ende der erfassten Zeile das Symbol zu sehen. Bei dieser Verrechnungsart handelt es sich um eine normal verrechenbare Leistung. Es stehen Ihnen die folgenden weiteren Verrechnungsarten zur Verfügung:
Verrechnungsart „Gutschrift“. Positionen mit diesem Symbol werden bei der Rechnung als Gutschrift-Position ausgewiesen und entsprechend abgezogen.
Verrechnungsart „Intern“. Diese Leistungsarten werden dem Klienten/Kunden nicht verrechnet. Sie erscheinen auch nicht auf der Rechnung.
Verrechnungsart „Unentgeltlich“. Kann auf der Rechnung (Anzahl und Ansatz) ausgewiesen werden. Das Total ist jedoch Null.
12.1.11 Verrechnungsstatus
Sie können den Verrechnungsstatus einer Leistung durch Klick auf das Symbol auf „Warten“ oder „Gesperrt“ setzen. Positionen mit Verrechnungsstatus „Warten“ werden erst beim übernächsten Rechnungslauf fakturiert. Bei „Gesperrt“ wird die Position so lange nicht verrechnet, bis der Status wieder auf „Offen“ gesetzt wird.
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12.1.12 Leistungen intern
Ist das Band mit den „Intern“ aktiviert (siehe Kapitel 5.3.7,Spalten/Bänder Auswahl) können die Werte Anzahl intern, Einheit intern, Text intern und Preis intern ebenfalls ausgefüllt werden. Dies dient vor allem bei der Eingabe von internen Leistungsarten sowie für die Stundenerfassung im Zusammenhang mit dem Arbeitszeit-Management.
12.1.13 Bestehende Leistungen bearbeiten
Bereits erfasste Leistungen können entweder durch direktes Anklicken des zu ändernden Feldes direkt angepasst werden.
Die einfachste Methode zum Bearbeiten einer bestehenden Leistung ist die Markierung der Leistung und anschliessende Anwahl der Schaltfläche „Öffnen“ auf der Ribbon-Leiste.
Eine weitere Möglichkeit ist das Bearbeiten der Leistungsart via Fenster „Positionsdetails“.
Sie können eine bereits erfasste Leistung mit Klick auf die Spalte, links vom Datum, markieren.
Mittels Doppelklick auf dem Feld oder via Kontextmenü „Eigenschaften“ öffnen Sie die Positionsdetails.
Sie haben nun die Möglichkeit praktisch alle Felder zu mutieren. Die gelben Felder sind Pflichtfelder und müssen einen Eintrag haben.
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12.1.14 Ansätze bearbeiten
Müssen bei bereits erfassten Leistungen die Preise angepasst werden, ist es nicht notwendig, jede einzelne Zeile zu mutieren.
Wählen Sie das Register „Finanzen“ oberhalb der Ribbon-Leiste. Dort befindet sich das Symbol für das Preise bearbeiten.
Nach dessen Anwahl öffnet sich die nachfolgende Eingabemaske:
Die Funktion „Preise bearbeiten“ bietet Ihnen die Möglichkeit die Stundenansätze eines oder mehrerer Mitarbeiter zu verändern. Bei sämtlichen Positionen im Grid wird nun der Preis entsprechend angepasst.
Sie haben auch die Möglichkeit beim Mitarbeiter den Totalbetrag anzupassen. Die Stundenansätze werden dann automatisch angepasst.
Sind zu einem Dossier Unterdossiers vorhanden, erweitert sich die Anzeige des oberen Bildschirms um die Checkbox und die Schaltfläche „Unterdossiers“.
Sollen die Preise auch auf den Unterdossiers nachgeführt werden, aktivieren Sie die Checkbox.
Je nachdem, was mit dem Klienten/Kunden abgemacht wurde, kann nun der Preis oder die Anzahl fixiert werden. Dies macht Sinn, wenn mit dem Klienten ein fixer Honoraransatz vereinbart wurde und Sie den Totalbetrag verändern möchten.
Im unteren Beispiel wurde der Preis fixiert und der Totalbetrag von CHF 1‘260.00 geändert auf CHF 2‘000.00
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Aufgrund des fixierten Preises wurden die Stunden von 4.50 auf 7.14 Stunden geändert.
Liegt die Fixierung auf der Anzahl wird bei der Anpassung des Totalbetrages der Stundenansatz entsprechend erhöht oder gemindert.
12.1.15 Ribbon-Leiste für Leistungsarten
Auf der Ribbon-Leiste stehen Ihnen diverse Schaltflächen für die Bearbeitung einer bestehenden Leistungsart zur Verfügung. Sie können eine Leistung z.B. kopieren, duplizieren oder verschieben. Markieren Sie hierzu die gewünschte Leistungsart.
Ebenso stehen Ihnen hier verschiedenen Stoppuhr-Funktionen zur Verfügung. Mehr dazu erfahren Sie im Kapitel 13 (Stoppuhr).
Sie können unter anderem auch neue Leistungen bzw. neue Auslagen mittels Schaltfläche erfassen. Wurden die dazugehörigen Leistungsarten in den Stammdaten erfasst, können z.B. auch die Reisezeit und Reisespesen mit der Schaltfläche „Routen-Planung“ erfasst werden.
12.1.15.1 Budget-Fenster
Mit der Schaltfläche im Register „Finanzen“ gelangen Sie zur Dossier Übersicht des gewählten Dossiers in die Darstellungsvariante „Rechnungs-Stellung“.
Im unteren Bereich des Bildschirmes sehen Sie das Budget-Fenster:
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Diese Ansicht bietet Ihnen einen raschen Überblick über die Budget-Angaben zu diesem Dossier. Zudem ist auch auf eine schnelle Art und Weise ersichtlich, wie viele Leistungen bereits auf das Dossier gebucht oder über welchen Betrag bereits Akontorechnungen oder Zahlungen gebucht wurden.
12.2 Termine/Aufgaben/Fristen
PLATO besitzt die Möglichkeit, Termine und Aufgaben Dossier spezifisch zu verwalten. Ähnlich der Funktion von Outlook ist es möglich, für Termine oder Aufgaben eine Erinnerungsfunktion zu aktivieren. Ist der Termin fällig, erscheint eine Erinnerung.
Für eine bessere Übersicht empfiehlt es sich, die Checkbox „Erledigte Aufgaben anzeigen“ zu deaktivieren.
12.2.1 Termine
12.2.1.1 Termin erfassen
Wählen Sie in der Spalte „Kategorie“ den Wert „Termin“ und klicken anschliessend auf die Spalte „Beginn“. Definieren Sie nun das Beginn-Datum und die Beginn-Zeit. In der Spalte „Ende/Fällig“ definieren Sie das Enddatum und die Endzeit des Termins. Im Feld „Betreff“ erfassen Sie den Grund für den Termin.
12.2.1.2 Termin bearbeiten
Mittels Doppelklick oder Kontextmenü auf dem gewünschten Termin gelangen Sie in die Eigenschaften des Termins.
ALL CONSULTING Seite: 77
Sie haben jetzt die Möglichkeit, diverse Eigenschaften für diesen Termin zu ändern. Mit der Checkbox „Erinnerung“ können Sie beispielsweise angeben, wann eine Erinnerung für diesen Termin erfolgen soll.
12.2.1.3 Erinnerung
Je nach eingestellter Option erscheint zum gewünschten Zeitpunkt die Terminerinnerung.
Analog Outlook haben Sie auch in PLATO die Möglichkeit sich erneut erinnern zu lassen. Wenn Sie auf die Schaltfläche „Schliessen“ klicken, erscheint zu diesem Termin keine Erinnerung mehr.
Die Auswahlbox der Terminerinnerung enthält eine Reihe voreingestellter Zeiträume für die Erinnerung. Sie haben jedoch auch die Möglichkeit, eigene Erinnerungszeiträume zu erfassen. Möchten Sie z.B. in 30 Tagen wieder an den Termin erinnert werden, überschreiben Sie den vorgeschlagenen Erinnerungstermin mit 30 Tage. Möchten Sie sich in 3 Wochen wieder erinnern lassen, erfassen Sie den Wert 3 Wochen.
12.2.2 Aufgaben
12.2.2.1 Aufgabe erfassen
Die Erfassung einer Aufgabe funktioniert gleich wie die Erfassung eines Termins. Bei der Kategorie muss lediglich der Wert „Aufgabe“ ausgewählt werden.
12.2.2.2 Aufgabe bearbeiten
Gleiche Funktion wie Termin bearbeiten
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12.2.3 Fristen
12.2.3.1 Frist erfassen
Die Erfassung einer Frist ist ähnlich wie bei den Terminen oder Aufgaben. Auf ein Beginn-Datum und eine Beginn-Zeit kann allerdings verzichtet werden. Wichtig ist die Erfassung der Fälligkeit. Bei der Fälligkeit kann nur das Fälligkeitsdatum jedoch keine Zeit erfasst werden.
12.2.3.2 Frist bearbeiten
Die Bearbeitung einer Frist läuft gleich wie bei den anderen beiden Funktionen. Sie haben die Möglichkeit, sich zu einem bestimmten Datum und einer bestimmten Zeit an den Termin erinnern zu lassen.
12.2.4 Kontextmenü bei Termine/Aufgaben
Via Kontextmenü auf einem Eintrag (in unserem Beispiel Termin) stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
Die meisten Befehle des Kontextmenüs lassen sich schneller via Ribbon-Leiste ausführen. Aus diesem Grund werden unten nur noch diejenigen Befehle beschrieben, welche nicht über die Ribbon-Leiste ausgeführt werden können.
Drucken Der markierte Termin wird mitsamt den Details ausgedruckt.
Liste drucken Die Einträge können als Liste gedruckt werden. Sie können den Ausdruck mit diversen Selektionskriterien eingrenzen.
Exportieren Termine lassen sich in verschiedene Dateiformate exportieren.
Eigenschaften Öffnet das Detailfenster des Eintrages.
12.3 Dokumente
Mit PLATO erstellen Sie auf schnelle Art Dokumente und speichern diese direkt in der PLATO Datei-Struktur ab. So ist gewährleistet, dass Sie die Dokumente zum jeweiligen Dossier immer griffbereit haben. Mit der Grundausstattung von PLATO stehen Ihnen diverse Standard-Vorlagen bereits zur Verfügung. Via PLATO Admin können diese Vorlagen geändert bzw. ergänzt werden.
Wird das Register „Dokumente“ angewählt, wird die Ribbon-Leiste um ein weiteres Register ergänzt.
Beachten Sie, dass das Symbol für Word zweigeteilt ist.
ALL CONSULTING Seite: 79
12.3.1 Neues Dokument erstellen
12.3.1.1 Word-Dokument
Ein Klick auf den unteren Teil der Schaltfläche zeigt Ihnen die zuletzt verwendeten Word Vorlagen für einen schnelleren Zugriff.
Mit Klick auf den oberen Teil der Word-Schaltfläche öffnen Sie den Dokument-Assistent.
Wählen Sie das gewünschte Dokument und bestätigen Sie die Schaltfläche „Weiter“. Sie gelangen nun in die Dokumenten-Details.
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Erfassen Sie nun die gewünschten Angaben zum Dokument. Bei den ausgelieferten Standardvorlagen wird der Dateiname automatisch vom Feld „Betreff“ übernommen. Dieser kann jedoch überschrieben werden. Im Feld „Autor“ wird der Dossier-Besitzer eingetragen, beim Feld „Mitarbeiter“ derjenige Benutzer, welcher das Dokument erstellt. Das Feld „Versandart“ enthält eine Auswahl an Versandarten (z.B. Einschreiben, Anwaltspost, Express oder A-Post etc.).
Falls das Dokument an den Klient geschickt werden soll, können Sie nun die Schaltfläche „Fertig“ anklicken. Muss das Dokument an eine andere oder an mehrere Empfänger geschickt werden, klicken Sie die Schaltfläche „Weiter“ an.
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Sie können nun den/die Empfänger durch Aktivieren der jeweiligen Checkbox „An“ oder „Cc“ auswählen. Es werden alle Adressen aufgelistet, welche mit dem jeweiligen Dossier verknüpft sind.
Weitere, nicht Dossier abhängige Adressen können mit der Schaltfläche hinzugefügt werden.
Zum Schluss erscheint die Fertigstellung Maske des Assistenten. Ein Klick auf die Schaltfläche „Fertig“ beendet den Assistenten und öffnet das Word-Dokument.
Nachdem das Dokument erstellt und gespeichert wurde, erscheint dieses im Grid und kann mittels Doppelklick oder der Schaltfläche „Öffnen“ auf der Ribbon-Leiste, Register „Start“ geöffnet werden.
12.3.1.2 Excel-Tabelle
Der Vorgang zum Erstellen einer Excel-Tabelle entspricht demjenigen eines Word Dokumentes.
12.3.1.3 Notiz
Mit der Funktion „Notizen“ können z.B. Telefonnotizen oder sonstige Notizen schnell und einfach erstellt werden.
Der erfasste Betreff wird im Betreff-Feld der Dokumentenübersicht angezeigt.
Notizen können ausgedruckt, jedoch nicht formatiert werden.
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12.3.1.4 E-Mail
Arbeiten Sie mit dem Programm „Outlook“, können Sie aus PLATO direkt via Outlook-Schnittstelle E-Mails schreiben.
Outlook muss zum Zeitpunkt der E-Mail-Erstellung gestartet sein!
Wurde den einzelnen Adressen in der Adress-Verwaltung eine E-Mail-Adresse zugewiesen, erscheinen nun alle E-Mailadressen der Dossier-Adressen.
Sie können nun an eine oder mehrere Adressen eine E-Mail versenden, indem Sie die jeweilige Checkbox (An, Cc oder Bcc) aktivieren.
Via Outlook-Schnittstelle wird nun das Fenster für die E-Mail geöffnet und die markierten Adressen gemäss dem gewählten Empfangsstatus eingetragen.
Trifft keine der vorgeschlagenen Adressen zu, kann die Schaltfläche „OK“ ohne Anwahl einer Adresse geklickt werden. Danach wird eine leere neue Mail erstellt. Weitere, nicht zugewiesene Mailadressen
können mittels der Schaltfläche hinzugefügt werden.
Wurde die E-Mail korrekt verschickt, wird automatisch ein Eintrag in der Dokumenten-Tabelle
generiert. Versendete Mails werden im Grid mit einem , gekennzeichnet.
Versenden Sie ein Mail mit Anhang, wird Ihnen das mit dem Symbol angezeigt.
Im Outlook empfangene Mails können Sie via Drag & Drop im Programm PLATO ablegen. Ziehen Sie
dieses Mail in das entsprechende Dossier. In PLATO importierte Mails erkennen Sie am Symbol .
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12.3.1.5 URL/Link
Als URL kann beispielsweise eine beliebige Internetseite oder ein Speicherpfad eingetragen werden.
Nach dem Eintrag in die Dokumenten-Tabelle kann die definierte Internetseite direkt mit einem Doppelklick aus PLATO aufgerufen werden. Es öffnet sich danach Ihr Standard-Browser.
Mit einem URL-Eintrag können Sie z. B. auf einen beliebigen Ordner Ihrer Dateistruktur oder einer zugewiesenen Internetadresse zugreifen. Das untenstehende Beispiel zeigt auf einen Ordner auf einem Netzlaufwerk.
Vorgehen: Kopieren Sie am besten den Pfad aus Ihrem Windows-Explorer in die Zwischenablage und fügen diesen dann in der entsprechenden Zeile ein. Zum Schluss vergeben Sie dem Pfad noch einen sinnvollen Namen oder lassen die Pfadangabe beim Betreff gleich wie der URL-Pfad.
Mittels Doppelklick bei der Dokumenten-Ansicht lässt sich dieser Pfad jederzeit wieder öffnen.
12.3.2 Dokumente bearbeiten
Erstellte Dokumente werden im Grid aufgelistet und können mittels Doppelklick oder der Schaltfläche „Öffnen“ auf der Ribbon-Leiste, Register „Start“ geöffnet werden.
12.3.3 Kontextmenü bei Dokumenten
Die meisten Befehle des Kontextmenüs lassen sich schneller via Ribbon-Leiste ausführen. Aus diesem Grund werden unten nur noch diejenigen Befehle beschrieben, welche nicht über die Ribbon-Leiste ausgeführt werden können.
Bearbeiten Öffnet das Detailfenster des Dokumentes.
Öffnen Öffnet das markierte Dokument. Ein bestehendes Dokument kann auch mittels Doppelklick geöffnet werden.
Dateipfad öffnen Öffnet den Windows Explorer mit direktem Zugriff auf den Ablagepfad des Dokumentes. Das entsprechende Dokument ist ebenfalls direkt markiert.
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Dateiname in Zwischen-ablage kopieren
Kopiert den kompletten Dokumentenpfad und Dateiname in die Zwischenablage. Dies kann nützlich sein, wenn Sie zwei Dokumente miteinander vergleichen wollen und erleichtert Ihnen die Suche nach dem zu vergleichenden Dokument.
Drucken Das markierte Dokument wird direkt an den Drucker gesendet und ausgedruckt.
Drucken – Liste drucken Erstellt einen Report mit allen Dokumenten. Dabei handelt es sich quasi um einen Printscreen.
Drucken – Dokumenten- übersicht
Öffnet das Dokumenten-Auswahlfenster. Sie können sich z.B. sämtliche Notizen in einem Report drucken lassen.
Exportieren Die Dokumentenliste kann in verschiedene Dateiformate exportiert werden.
Senden an E-Mail Empfänger
Ein Dokument kann via E-Mail versendet werden. Ab Office 2007 ist es auch möglich, ein Dokument direkt als PDF- oder XPS-Datei zu versenden.
Konvertieren Konvertiert das Dokument in eine PDF- oder XPS-Datei.
Archiv erstellen Ein oder mehrere Dokumente können archiviert werden. D.h. es wird ein ZIP-File erstellt.
Kopieren Ermöglicht das Kopieren eines einzelnen Dokumentes. Mehrere Dokumente können nicht kopiert werden, da dem Benutzer ermöglicht wird, die Eigenschaften über den Detaildialog anzupassen.
Wird ein Dokument innerhalb des Dossier kopiert, muss entweder der
Dateiname manuell vergeben oder aber über die Schaltläche ein automatischer Name generiert werden.
Verschieben Ein oder mehrere Dokumente können markiert und in ein anderes Dossier verschoben werden.
Löschen Ein oder mehrere Dokumente können markiert und gelöscht werden.
Bei der Konvertierung von Dokumenten ist es möglich, bestehende Markups bzw. Änderungsverfolgungen mit zu konvertieren. Aktivieren Sie hierzu die entsprechende Checkbox bei der Konvertierung.
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12.3.4 Importieren
Eine sehr wichtige Funktion bei der Dokumentenverwaltung ist das Importieren von Dokumenten. So haben Sie die Möglichkeit, sämtliche Dateien, mit denen ein Programm verknüpft ist, in ein Dossier zu importieren.
Wählen Sie hierzu einer der drei Schaltflächen auf der Ribbon-Leiste:
Via „Datei verschieben“ schneiden Sie ein Dokument am Ursprungsort aus und fügen dies in die Dateistruktur von PLATO ein.
Mit „Datei kopieren“ belassen Sie das Dokument am Ursprungsort und fügen eine Kopie in die Dateistruktur von PLATO ein.
Mit dem Befehl „Datei verknüpfen“ belassen Sie das Dokument am Ursprungsort und es wird lediglich ein Link auf dem Dossier erstellt.
Dokumente können auch mit der aus Windows bekannten Funktion „Drag & Drop“ verschoben bzw. kopiert werden. Markieren Sie das gewünschte Element im Windows Explorer und halten Sie die linke Maustaste gedrückt. Sie können nun das Dokument auf die Registerkarte „Dokumente“ des geöffneten Dossiers ziehen und dort loslassen.
Halten Sie nach der Markierung die -Taste gedrückt, kopieren Sie die
entsprechende Datei.
Ist kein Dossier geöffnet, können Sie das Dokument auch in die Dossier-Liste kopieren / verschieben. Fahren Sie auf das gewünschte Dossier und lassen Sie die Maustaste auf dem korrekten Dossier los.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, das Dokument auf die Statusleiste (Drag & Drop Bereich) ziehen. Lassen Sie die Maustaste los, öffnet sich das Fenster zur Dossier-Suche. Als Drag & Drop-Bereich gilt die ganze Statuszeile oder falls aktiviert, der frei platzierbare Drag & Drop-Bereich.
Falls das Dossier noch nicht besteht, haben Sie via Kontextmenü die Möglichkeit, ein neues Dossier zu erstellen (Neues Dossier, Neues Dossier zu Dossier, Neues Dossier zu Klient). Ebenfalls können Sie sich die Eigenschaften eines Dossiers bzw. eines Klienten ansehen. Nachdem ein Dossier neu erstellt wurde, klicken Sie auf Aktualisieren. Danach kann das Dokument im neu erstellten Dossier abgelegt werden.
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12.3.5 Bestehende Dokumente
Das Register Dokumente zeigt Ihnen sämtliche erstellten Dokumente bzw. Dokumenttypen an.
12.3.6 Dokumentenvorschau
Wurde im Register „Ansicht“ die Option „Dokumentenvorschau“ aktiviert, zeigt Ihnen das Programm automatisch die Vorschau des gewählten Dokumentes. Sie haben die Auswahl, ob die Vorschau am rechten oder unteren Bildschirmrand erscheinen soll.
Bei mehrseitigen Dokumenten kann mit der vertikalen Bildlaufleiste das ganze Dokument eingesehen werden.
Die Vorschau funktioniert bei allen Datei-Typen, mit welchen eine Anwendung verknüpft ist. Z.B.:
Word-Dokumente
Excel-Tabellen
Powerpoint-Folien
PDF-Dokumente
XPS-Dokumente
E-Mails
Archiv-Files
Mp3-Files
Video-Dateien
12.3.7 Dokumente-Quickcodes
In den Dossier Eigenschaften können Sie im Register „Einstellungen“ sogenannte Dokumente-Quickcodes definieren. Für jeden hier erstellten Eintrag wird im Dossier ein weiteres Register hinzugefügt. Anhand unseres Beispiels unten sehen Sie, dass die Quickcodes „Korrespondenz“ und „Vollmachten“ erfasst.
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Die neu erstellten Register sind nun in der Registerübersicht sichtbar. Via Dokumente können Sie nun wie gewohnt Dokumente erstellen und diese anschliessend via Drag & Drop in das gewünschte Register kopieren.
Wurde bei der Vorlage die Option „Register Quickcodes/Stichwörter anzeigen“ aktiviert, kann das Dokument direkt aus dem entsprechenden Register erstellt werden. Somit entfällt das Kopieren vom Haupt-Dokumentenregister ins Unterregister.
12.4 Übersicht
Im Register „Übersicht“ werden alle Leistungen, Dokumente, Termine/Aufgaben, Rechnungen und Zahlungen gesammelt dargestellt. Dies dient lediglich der Anzeige, es können keine Anpassungen vorgenommen werden.
Durch die Anwahl des Registers „Übersicht“ wird die Ribbon-Leiste um ein weiteres Register ergänzt.
Nachstehend werden die einzelnen Schaltflächen näher erläutert:
Eigenschaften Öffnet die Eigenschaften der gewählten Position.
Aktualisieren Aktualisiert die Ansicht
Vollständig einfach Listet jede einzelne Position auf
Vollständig gruppiert Die einzelnen Positionen werden nach Typ gruppiert
Rechnungen Filter um alle Rechnungen mit den dazugehörigen Positionen zu gruppieren
Rechnungs-Stellung Bei dieser Darstellung werden die offenen Leistungen abzüglich der bereits geleisteten Zahlungen gegenübergestellt.
Zahlungseingänge Listet alle Zahlungen auf
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13 Stoppuhr
Die Stoppuhr ist ein Bestandteil von PLATO Professional. Sie dient der automatischen Erfassung von Leistungen.
13.1 Optionen
Bevor Sie mit der Stoppuhr arbeiten, müssen Sie die Optionen festlegen. Öffnen Sie hierzu das Optionen-Menü im Register „AC“. Unter dem Menüpunkt „Leistungserfassung“ finden Sie die Optionen für die Stoppuhreinträge.
Wählen Sie den Befehl „Stoppuhr-Optionen“.
Alternativ finden Sie die Stoppuhr-Optionen auf dem PLATO-Symbol im System-Tray. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf das Symbol.
Nun öffnet sich das Optionen-Fenster in welchem Sie die Stoppuhr-Einstellungen festlegen können.
Eintrag generieren Legen Sie fest, ob ein Eintrag automatisch generiert werden soll. Sie können auch definieren, dass Sie durch PLATO gefragt werden, ob ein Eintrag stattfinden soll. Mit der Option „Nie“ wird kein Eintrag erstellt.
Haupt-Leistungsart Definieren Sie hier die Leistungsart, welche nach dem Beenden der Stoppuhr im Dossier eingetragen werden soll. (z. B. Honorar)
Zusatz-Leistungsart Optional können Sie einen Zusatzeintrag generieren. (z. B. Telefon-gebühren)
Mindestdauer Gibt an, wie lange die Stoppuhr laufen muss, damit ein Eintrag generiert wird (z. B. 300 Sek.).
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Mindesteintrag Wurde die Mindestdauer erreicht, wird der hier erfasste Wert in die Leistungsart eingetragen (z. B. 15 Min.). Falls die effektiv gestoppte Zeit über dem Mindesteintrag liegt, wird diese eingetragen.
Text extern Definieren Sie hier einen Text, welcher zu der Leistungsart erfasst werden soll (z. B. Automatischer Eintrag aus Stoppuhr).
Ist die Checkbox „Internen Text automatisch generieren“ aktiviert, werden im internen Text automatisch die Zeit (z. B. 08:22 - 08:30) sowie die Dauer eingetragen.
13.2 Stoppuhr starten
Die Stoppuhr bietet sich an, wenn noch kein Dossier geöffnet ist. Durch einen Klick auf das folgende Symbol auf der Ribbon-Leiste im Register „Start“ kann die Stoppuhr gestartet werden:
Sobald die Stoppuhr angeklickt wurde, startet die Zeitaufnahme. Sie können die Stoppuhr jederzeit
durch Klick auf das Pausen-Symbol ( )anhalten und mit der Play-Taste ( ) wieder weiterfahren.
Ist die Option „Dossier-Wechsel behandeln“ aktiv, wird bei jedem Dossier Wechsel, sofern die Mindestdauer erreicht wurde, ein Eintrag generiert.
Wird die Stoppuhr gestoppt, erscheint die folgende Eingabemaske:
Nun müssen Sie nur noch das entsprechende Dossier zuweisen. Die Einträge werden analog der gewählten Optionen automatisch eingetragen.
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13.3 Dossier-Stoppuhr starten
Ist das Dossier bereits geöffnet, empfiehlt sich der Einsatz der Dossier-Stoppuhr. Ein Klick auf das entsprechende Symbol startet die Stoppuhr. Durch Klick auf die Stopp-Taste wird die Stoppuhr beendet und die Einträge gem. Definition werden im Dossier eingetragen.
Sie haben nun die Möglichkeit, ein neues Dossier zu öffnen. Die Stoppuhr läuft normal weiter. Ein Klick auf das Info-Symbol (rot umrahmt) zeigt Ihnen, für welches Dossier die Zeit läuft.
13.4 Positions-Stoppuhr starten
Die Positions-Stoppuhr bietet sich an, wenn Sie eine bereits angefangene und im Grid eingetragene Leistung weiterbearbeiten möchten. Markieren Sie hierzu die gewünschte Zeile und wählen dann die Schaltfläche „Positions-Stoppuhr starten“.
Wird die Mindestdauer erreicht, wird die einzutragende Zeit automatisch zur bereits erfassten Zeit dazu addiert.
Beachten Sie, dass die Positions-Stoppuhr nur auf Stundenleistungen aktiv ist.
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14 Modul Tagesübersicht
14.1 Einleitung
Die Tagesübersicht dient der effizienten Erfassung eines Arbeitstages. Sie ermöglicht auf schnelle Art und Weise einen detaillierten Überblick über die geleisteten Tagesaktivitäten. Die Tagesübersicht finden Sie mit den folgenden Möglichkeiten:
Modul Tagesübersicht
Doppelklick auf entsprechenden Tag im Kalender
Klick auf die Schaltfläche „Heute“ im Kalender
Sie können nun für Ihren Tag die Leistungen erfassen oder Sie wählen in der Spalte „Mitarbeiter“ die entsprechende Person aus, für welche Sie die Tageserfassung vornehmen möchten.
Beachten Sie, dass bereits verrechnete Leistungen in der Tagesübersicht verbleiben. Diese werden aber von PLATO orange dargestellt und können nicht mehr verändert werden. Wurde eine Rückbuchungssperre definiert, können Leistungen ab einem gewissen Zeitraum nicht mehr verändert werden. Diese Leistungen werden braun dargestellt. Dasselbe gilt auch für Termine und Aufgaben. Unerledigte Aufgaben werden ständig angezeigt, auch wenn diese sich nicht auf den ausgewählten Tag beziehen.
14.1.1 Erfassung der Tagesaktivitäten
Die Erfassung in der Tagesübersicht erfolgt auf die gleiche Weise wie bei der Dossier-Erfassung. In der zweiten Spalte benötigt PLATO lediglich den Klienten bzw. dessen Dossier.
Die Eingabe erfolgt entweder durch die Eingabe von Teilen des Klienten Namens oder durch Drücken
der Schaltfläche . Alternativ können Sie auch die Dossier-Nummer eingeben. Wählen Sie einen Klienten, welcher mehr als ein Dossier besitzt, gelangen Sie auf die Auswahlmaske der Dossiers.
Sind pro Dossier mehrere Leistungen zu erfassen, muss das Dossier nur das erste Mal ausgewählt werden. Danach kann das Feld „Dossier“ direkt mit der Tabulator-Taste übersprungen werden und die nächste Leistung erfasst werden. Leistungen können mittels Kontextmenü oder mit der Schaltfläche „Duplizieren“ dupliziert werden.
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Via Kontextmenü „Drucken“ kann direkt aus der Tagesübersicht ein Tagesrapport gedruckt werden.
Nachfolgend ein Beispiel einer Tageserfassung mit der Eingabe der Präsenzzeit und dem Soll-/Ist-Vergleich (Option Arbeits-Management).
14.1.2 Präsenz
Die Präsenzzeit-Erfassung ist Bestandteil von PLATO Professional.
Die Eingabe der Präsenzzeit dient Ihnen als Eingabehilfe für die Tageserfassung. Durch Klick auf die
Schaltfläche gelangen Sie in die Erfassungsmaske der Präsenzzeit.
Sie können mittels Kontextbefehl „Startzeit als Standard abspeichern“ auf dem Register „Leistungen“ eine selber zu bestimmende Startzeit festlegen. Diese gilt dann täglich als Grundstartzeit.
Sie können nun z. B. die Anwesenheitszeit vom Vormittag in die erste und diejenige des Nachmittags in die zweite Zeile eintragen. PLATO weist Ihnen danach die Totalzeit aus. Diese dient der Kontrolle bei der Erfassung innerhalb der Tagesübersicht.
Mit der Schaltfläche „Kopieren“ kann eine erfasste Arbeitszeit auf andere Tage kopiert werden.
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Sie haben nun während der Tageserfassung einen genauen Überblick, wie viele Stunden schon erfasst wurden und welches die Differenz zu der Präsenzzeit ist.
Die erfassten Stunden werden automatisch zur Startzeit kumuliert.
14.1.3 Tagesübersicht über eine Zeitspanne
Werden im Kalender mehrere Tage oder via Kontextmenü „Woche auswählen“ bzw. „Zeitspanne auswählen“ ausgewählt, werden sämtliche in der Selektion vorgenommenen Tage in der Tagesübersicht dargestellt. So kann z.B. ein gewisser Zeitraum auf Vollständigkeit kontrolliert werden.
Durch die Aktivierung der Summenoption „Total Stunden“ in der Fusszeile haben Sie eine schnelle Übersicht über die geleisteten Stunden innerhalb der gewählten Zeitperiode.
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15 Modul Adressen verwalten
15.1 Einleitung
PLATO stellt Ihnen eine umfassende Adressverwaltung zur Verfügung. Sie können mit der Adressverwaltung nicht nur Ihre Klienten/Kunden sondern auch Lieferanten oder sonstige Adressen erfassen.
Sie haben mit PLATO die Möglichkeit, Ihre Adressen mit vielen Selektionsmöglichkeiten zu selektieren um diese via Export-Funktion in einen Word Serienbrief zu übergeben.
Beim Öffnen des Modul „Adressen verwalten“ wird die Ribbon-Leiste mit weiteren Schaltflächen erweitert, welche im Kontext zum Modul möglich sind.
15.2 Neue Adresse erstellen
Eine neue Adresse kann auf verschiedene Arten erfasst werden. Im den nachfolgenden Abschnitten werden Ihnen die Varianten aufgezeigt.
15.2.1 Ribbon-Leiste - Neu
Über die Schaltfläche “Neu“ können Sie entscheiden, ob eine natürliche Person oder eine Firma/Behörde/Gruppe erfasst werden soll.
Nach der Anwahl erscheint eine leere Adressmaske.
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Danach können die einzelnen Felder erfasst werden. Gelbe Felder sind Pflichtfelder, welche zwingend eine Eingabe verlangen.
15.2.2 Ribbon-Leiste – Adress-Assistent
Wählen Sie diese Erfassungsvariante, so werden Sie vom Assistenten durch die Erfassung der Adresse geführt.
Der Adress-Assistent bietet den Vorteil, dass er Sie Schritt für Schritt durch die Erfassung einer Adresse führt. Bei der Ersterfassung müssen somit nur die wichtigsten Felder bearbeitet werden, weshalb die Erfassung einer Adresse zügig durchgeführt werden kann.
15.2.2.1 Adress-Assistent Natürliche Personen
Nachdem der Willkommens-Bildschirm mit „Weiter“ bestätigt wurde, erscheint die erste Erfassungsmaske einer natürlichen Person.
Als erstes müssen Sie die Auswahl der Adressquelle angeben. Möchten Sie beispielsweise eine
Zweit-Adresse zu einer bestehenden Person erfassen, wählen Sie die Option . Besteht die
Adresse bereits in Ihrer Outlook-Adressverwaltung, können Sie diese bequem mittels der Option in das Programm PLATO übernehmen. Die dritte Option, eine Adresse aus dem Programm TwixTel (
)zu übernehmen, funktioniert nur in der Version PLATO Professional.
Mit der Option erstellen Sie die Adresse von Grund auf neu.
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Der nächste Punkt auf dieser Maske beinhaltet den Beziehungstyp der Adresse. In der Standartauslieferung stehen Ihnen die folgenden Beziehungs-Typen zur Verfügung:
Privatanschrift
Ferienanschrift
Geheimanschrift
Geschäftsanschrift
Via Stammdaten (PLATO Admin) können berechtigte Personen weitere Beziehungs-Typen erfassen.
Im nächsten Schritt verlangt PLATO die Namensdaten der zu erfassenden Person.
Sofern in PLATO Admin die Sprachen definiert wurden, können Sie hier die Korrespondenz-Sprache für diese Person festlegen. Über das Feld „Anrede“ wird definiert, ob die Person männlich oder weiblich ist. Sie dient ebenfalls als Anrede in den Dokumenten. Standardmässig werden diverse Anreden in der PLATO Grundversion ausgeliefert. Benutzer mit Administrationsberechtigungen haben selbstverständlich die Möglichkeit, im PLATO Admin, weitere Anreden zu definieren. Das Feld „Name“ ist ebenfalls eine zwingende Eingabe.
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Im dritten Schritt werden die Adress-Daten erfasst.
Es stehen Ihnen 5 Zeilen für die Adresse zur Verfügung. Das Land wird standardmässig mit „CH“ vorgeschlagen. Bei ausländischen Adressen muss zuerst das gewünschte Land gewählt werden. Geben Sie im Feld „PLZ“ eine Schweizer Postleitzahl ein, erkennt PLATO die Ortschaft automatisch. Ist nur der Ort, aber nicht die PLZ bekannt, können Sie diesen direkt im entsprechenden Feld erfassen und PLATO füllt die PLZ, sofern bekannt, automatisch ab. Ausländische Postleitzahlen sind nicht hinterlegt. Wird eine PLZ eingegeben, welche vom Programm nicht erkannt wird, erscheint die nachstehende Meldung:
Beantworten Sie die Frage mit „Ja“, können die PLZ und der Ort in die PLATO Datenbank aufgenommen werden und steht Ihnen künftig ebenfalls zur Verfügung.
Besitzt die zu erfassende Person ein Postfach, genügt die Eingabe der Postleitzahl und des Ortes unter der Rubrik Postfach-Adresse. Wird keine Postfach-Nummer angegeben, wird bei der Adressierung lediglich der Wert „Postfach“ ausgegeben.
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Der vierte Schritt des Adress-Assistenten behandelt die Kommunikationsmittel zur Adresse.
Im Fenster „Kommunikationsmittel erfassen“ stehen Ihnen diverse Felder für die einzelnen Kommunikationsmittel zur Verfügung.
Im obigen Beispiel wurden diverse Telefon- bzw. Faxnummern erfasst. Bei der Telefonnummer Geschäft wurde ein Hinweis erfasst (neutral melden). In PLATO Admin können Administratoren weitere Hinweise erfassen. Ein Hinweis erscheint in der Adressvorschau.
Vorzugsweise soll die Person auf dem Mobiltelefon privat angerufen werden. Aus diesem Grund wurde die Checkbox „Vorzug“ beim Mobiltelefon privat aktiviert.
In der Dokumentenverwaltung finden Sie eine Fax-Vorlage. Auf dieser Vorlage wird die Fax-Nummer des Empfängers gedruckt. Wurden mehrere Fax-Nummern erfasst, kann im Feld „Ist Default“ angegeben werden, welche der Fax-Nummern beim Druck einer Fax-Vorlage gewünscht wird.
Mit Hilfe der obigen Schaltflächen kann die Reihenfolge der Kommunikationsmittel pro Adresse festgelegt werden. Positionieren Sie den Cursor im zu verschiebenden Feld und klicken Sie auf eine der Schaltflächen.
Die Standard-Reihenfolge der Kommunikationsmittel kann in den Stammdaten festgelegt werden.
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Weiter erfolgt die Erfassung der Quickcodes.
Wurden in den Stammdaten keine Adress-Quickcodes definiert, erscheint diese Maske nicht bei der Erfassung.
Zum Schluss der Erfassung erscheint das Fenster „Fertigstellen des Adress-Assistenten“.
Wurde eine Adresse aus dem Outlook-Kontakteordner übernommen, steht Ihnen beim Fertigstellen noch die Option „Kontakt mit neu erstellter Adresse verknüpfen“ zur Verfügung. Mit der Wahl der Option werden Sie bei einer Änderung der Adresse in PLATO gefragt, ob der Kontakt im Outlook ebenfalls angepasst werden soll.
Auf diesem Fenster sehen Sie bereits eine Vorschau der erstellten Adresse.
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Klicken Sie auf die Schaltfläche „Fertig“ wenn Sie den Assistenten beenden möchten oder aktivieren Sie die Checkbox „Details anzeigen“, wenn Sie die Adressdetails einsehen möchten. Über die Funktion „Details anzeigen“ können weitere, nicht über den Assistenten zu erfassende Felder abgefüllt werden.
15.2.2.2 Familienassistent
Mittels des Familienassistenten kann aus einer oder zwei natürlichen Adressen eine Familie definiert werden. Markieren Sie die entsprechenden Adressen und wählen Sie via Kontextmenü den Befehl „Familien-Assistent“.
Der Assistent begleitet Sie jetzt Schritt für Schritt durch den Arbeitsablauf.
Definieren Sie nun den Beziehungstyp (z. B. Familie oder Konkubinat) und das Familienoberhaupt.
Im nächsten Schritt werden Ihnen die gewählten Mitglieder aufgelistet und Sie müssen noch den Beziehungstyp festlegen.
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Zum Schluss erfolgt die Fertigstellung des Assistenten. Wahlweise können Sie durch Aktivierung der Checkbox „Details anzeigen“ direkt in die Details der neu erstellten Familie gelangen.
PLATO generiert nun die Einträge für die Familie in der Adressverwaltung.
Für die korrekte Adressierung der Personen haben Sie die Möglichkeit, das Adressformat „Privat gemeinsam adressierbar“ oder „Privat einzeln adressierbar“ zu wählen.
Öffnen Sie hierzu den Haupteintrag der Familie (im obigen Beispiel das Konkubinat) mittels Doppelklick oder via Kontextmenü und wählen das gewünschte Adressformat aus.
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Bei der Bezeichnung lohnt sich eine eindeutige Erfassung (im obigen Beispiel „Schneider Sutter, St. Gallen“
Bei Konkubinats Partner empfehlen wir Ihnen, das Adressformat auf „Privat einzeln adressierbar“ zu definieren.
Damit beide Anreden korrekt erscheinen, sollte die Checkbox neben der Anrede deaktiviert und im Feld „Anrede indiv.“ eine eigene Anrede erfasst werden.
Via Kontextmenü „Familienmitglied hinzufügen“ können Sie einer Familie weitere Personen hinzufügen.
15.2.2.3 Adress-Assistent Firma/Behörde/Gruppe
Die Erfassung von Firmen ist im Grundsatz identisch mit derjenigen der natürlichen Personen. Deshalb wird in diesem Abschnitt nicht mehr auf die einzelnen Erfassungsmasken eingegangen. Die Hauptunterschiede sind:
Bei den Beziehungstypen stehen Ihnen die Werte „Hauptsitz“ oder „Niederlassung“ zur Verfügung.
Im Feld „Namenszeile 1“ erfassen Sie den Firmennamen. Falls gewünscht, kann die Branche via Auswahlbox erfasst werden. Diese dient vor allem als Selektionsmöglichkeit bei Auswertungen oder der Adress-Suche. Mit der Grunddatenbank werden diverse Branchen bereits mit ausgeliefert, welche in den Stammdaten ergänzt oder modifiziert werden können.
Die Adress-Datenmaske ist identisch mit derjenigen bei natürlichen Personen.
Die Kommunikationsmittel enthalten nur noch die Firmen-Kommunikationsmittel.
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15.2.2.4 Ansprechpersonen (nur bei Firmen)
Bei Firmen ist es unter Umständen notwendig, eine oder mehrere Kontaktpersonen zu erfassen. Sie können dies auf verschiedene Arten bewerkstelligen:
Die eine Variante ist, dass Sie die Adresse öffnen, zum Register Ansprechpersonen wechseln und
dort auf das Symbol klicken. Es erscheint das folgende Fenster:
Ist die Kontaktperson bereits in der Adressverwaltung vorhanden, wählen Sie die Option „Bestehende Natürliche Person“, falls nicht können Sie eine neue Person erstellen.
Erstellen Sie eine neue Person ist es in der Regel nur noch notwendig, den Namen und Vornamen sowie die spezifischen Kommunikationsmittel zur Kontaktperson zu erfassen. Die Adressdaten werden automatisch von der Firma übernommen. Stimmt die Adresse nicht mit der Firmenadresse (z. B. Aussenfiliale) überein, kann im Adressfenster die folgende Option gewählt werden.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“, wird der Adressteil zur Bearbeitung freigegeben.
Die zweite Variante zum Hinzufügen einer Kontaktperson ist über das Kontextmenü „Ansprechperson Hinzufügen“ möglich. Der Rest der Erstellung ist gleich wie bei Variante 1.
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15.2.2.5 Adressformat Kontaktpersonen
Bei den Kontaktpersonen stehen Ihnen in der Adressverwaltung noch die folgenden Optionen zur Verfügung:
Geschäft Kontaktperson wird normal an die Geschäftsadresse adressiert. Der Name erscheint unter dem Firmennamen.
Geschäft nicht adressierbar Die Adresse kann nicht angeschrieben werden. Bei der Adressvorschau erscheint ein Hinweis, dass diese Adresse nicht adressierbar ist.
Geschäft persönlich Kontaktperson wird an die Geschäftsadresse adressiert, jedoch steht der Name vor der Firma.
15.3 Adressen Dubletten-Check
PLATO prüft beim Erstellen einer neuen Adresse, ob die erfasste Adresse bereits vorhanden ist. Geprüft werden die folgenden Kriterien: Vorname, Name, Telefonnummer und PLZ. Dabei ist es nicht zwingend notwendig, dass der Name genau gleich erfasst wird. Die Funktion prüft auf eine ähnliche Schreibweise.
Ergibt die Prüfung ein Resultat erscheint der folgende Dialog:
Sie können nun entscheiden, ob Sie die zu erfassende Adresse beibehalten möchten, die bestehende Adresse mit diesen Angaben aktualisiert werden soll oder die Erfassung mit der Schaltfläche
abbrechen möchten.
Beachten Sie, dass der Adress-Dubletten-Check auch bei Mutationen von Adressen aktiviert ist. Somit kann es vorkommen, dass bei einer Adress-Mutation einige ähnliche Adressen aufgelistet werden.
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15.4 Adressen suchen
15.4.1 Eingrenzung
Über das Modul „Adressen verwalten“ gelangen Sie direkt in das Fenster der Adress-Suche. Das Fenster besteht aus den zwei Register „Eingrenzung“ und „Sammelmappe“.
Die nachfolgend beschriebenen Adress-Such-Varianten stehen Ihnen zur Verfügung:
Mit dem Feld „Filter“ können Sie die Suche auf alle, aktive Adressen generell, aktive Firmen aktive natürliche Personen eingrenzen.
Im Feld „Filter“ finden Sie die Option „Adress-Suche“. Mittels der Adress-Suche (erweiterte Suche) ist es möglich, auf nahezu alle Felder der Adressverwaltung und Quickcodes, Adressen zu selektieren. Über die Filter-Funktion Adress-Suche kann auch in bestehenden Notizen gesucht werden.
Hierzu wählen Sie die Option „Adress-Suche“ und klicken anschliessend auf das -Symbol. Sie gelangen danach auf die untenstehende Selektions-Maske.
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Das Feld „Typ“ unterscheidet die Suche nach Firmen oder natürlichen Personen.
In den Feldern „Bezeichnung“, „Name/Firma“, „Vorname/Firma2“ und „Ort“ kann mit verschiedenen Optionen gesucht werden. Diese sind:
Beginnt mit Die gesuchte Adresse beginnt mit der erfassten Eingabe.
Enthält Die gesuchte Adresse enthält irgendwo im Feld die erfasste Eingabe.
Ist gleich Die gesuchte Adresse ist gleich der Eingabe. Achten Sie auf eine korrekte Schreibweise.
Ist ähnlich Die gesuchte Adresse ist ähnlich geschrieben wie die Eingabe. Suchen Sie z. B. eine Adresse mit dem Namen Meier, werden alle Schreibweisen von Meier gefunden (Meier, Meyer, Maier und Mayer).
Endet mit Die gesuchte Adresse muss mit der erfassten Eingabe enden.
Im Feld „Beziehungstypen“ können Sie die Adressen nach Beziehungstypen suchen.
Das Feld „Adress Status“ sucht nach aktiven oder inaktiven Adressen.
Das Feld „Land“ sucht lediglich die Adressen des ausgewählten Landes.
Mit der Schaltfläche starten Sie die Suche nach der Adresse.
Wird kein Suchkriterium eingegeben und die Suchen-Schaltfläche gewählt, werden alle Adressen angezeigt.
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Entspricht die Suche nicht Ihrem Wunsch oder wurde ein falsches Kriterium gewählt, so kann die Suche durch Klick auf die Schaltfläche „Zurücksetzen“ gelöscht und neu definiert werden. Mit der Schaltfläche kann eine definierte Suche gespeichert werden.
Im obigen Beispiel wurde nach der Bezeichnung „All“ gesucht. Die Adress-Suche lieferte vier Datensätze.
Selektierte Adressen können durch Klick auf dem Spaltentitel nach dem jeweiligen Feld in auf- oder absteigender Reihenfolge sortiert werden. Spalten können verschoben, hinzugefügt oder entfernt werden.
15.4.2 Sammelmappe
Nach erfolgreicher Suche können einzelne oder alle Adressen in die Sammelmappe abgelegt werden. Somit ist es möglich, mit diversen Suchkriterien Adressen zu suchen und diese für eine spätere Verwendung zu sammeln.
Markieren Sie die einzelnen Adressen und fügen Sie diese via Kontextmenü „Selektion der Sammelmappe zufügen“ hinzu.
Im Register „Sammelmappe“ befinden sich nun alle der Sammelmappe hinzugefügten Adressen.
Sammelmappen können für die spätere Verwendung (z. B. Mailings oder Etiketten) mit
der Schaltfläche gespeichert werden.
15.5 Bestehende Adresse mutieren
Möchten Sie eine bestehende Adresse ändern, so kann diese mittels oben erwähnter Suche selektiert und mit einem Doppelklick, via Kontextmenü „Eigenschaften“ oder mit dem Symbol „Eigenschaften“ in der Ribbon-Leiste geöffnet werden.
Sie gelangen nun in die Adress-Details mit den folgenden Registern:
15.5.1 Firmen-Angaben/Personen-Angaben
Je nach Adresstyp (natürliche Person oder Firma) stehen Ihnen auf dieser Seite unterschiedliche Angaben zur Verfügung.
15.5.1.1 Zusatzinformationen
Bei der Erfassung der Adresse wurde eine Standardanrede definiert. Möchten Sie für den jeweiligen Kontakt eine individuelle (z. B. Hallo Thomas) erfassen, deaktivieren Sie die Checkbox neben der Adresse und geben diese im unteren Feld „Anrede indiv.“ ein. Somit wird in allen PLATO-Vorlagen diese individuelle Anrede verwendet.
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Die Personen-Bezeichnung dient der Suche der Adresse.
Zusatzinformationen Natürliche Personen Zusatzinformationen Firmen
Erfassen Sie im Feld „Titel“ den Titel der Person. Der erfasste Titel erscheint in der Adresse links vom Namen.
Der Titelanhang wird in der Adresse rechts vom Namen angezeigt.
Wurde im Feld „Beruf“ ein Beruf erfasst, kann mittels Checkbox entschieden werden, ob dieser mit der Adresse angedruckt werden soll.
Definieren Sie im Feld „Typ“ ob es sich z. B. um eine Aktiengesellschaft, GmbH oder Einzelfirma etc. handelt.
15.5.1.2 Details / Kommerzielle Angaben
Details bei natürlichen Personen Kommerzielle Angaben bei Firmen
Während bei natürlichen Personen die Details eher privater Natur sind, können bei Firmen firmenspezifische Angaben wie z. B. die neue UID-Nummer erfasst werden.
15.5.2 Kommunikation
Das Register „Kommunikation“ dient einerseits der Mutation der Kommunikationsmittel, andererseits aber auch zur direkten Anwahl. So kann z.B. direkt die Homepage der All Consulting AG angewählt werden, wenn auf die entsprechende Schaltfläche geklickt wird.
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So kann z. B. neben der E-Mailadresse direkt eine E-Mail an die Adresse geschickt werden. Oder aber Sie öffnen direkt die im entsprechenden Feld hinterlegte Homepage. Sofern es Ihre Telefonanlage erlaubt und Sie PLATO Professional einsetzen, kann auch direkt ein Anruf auf die Telefonnummer erfolgen oder die Telefonnummer über die TwixTel-Schnittstelle aktualisiert werden.
15.5.3 Quickcodes
Sofern in den Stammdaten Adress-Quickcodes definiert wurden, können diese nun der Adresse zugeordnet werden.
Neu erstellte Quickcodes können mittels Selektion den Adressen und dem Kontextmenü den selektierten Adressen zugeordnet werden.
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Beachten Sie, dass das Setzen der Quickcodes nach Bestätigung nicht mehr rückgängig gemacht werden kann. Ein Hinweisfenster warnt Sie vor der Durchführung.
15.5.4 Notizen
Sie können in einer Adresse eine beliebige Anzahl Notizen hinterlegen.
Durch Klick auf das Symbol öffnet sich das Eingabefenster für die Notiz.
Ein Teil der ersten Zeile wird unterhalb der erstellten Notiz als Titel angezeigt. Nach Inhalten in den Notizen kann über die erweiterte Adress-Suche gesucht werden.
Eine Notiz kann auch mehreren Adressen zugeordnet werden. Selektieren Sie dazu die Adressen und markieren die gewünschten Adressen. Mittels Kontextmenü „Neue Notiz“ kann diese erfasst werden. Die neu erstellte Notiz wird nun sämtlichen markierten Adressen zugeordnet.
15.5.5 Beziehungen
Im Register „Beziehungen“ ist ersichtlich, welche Adressbeziehungen die aktuelle Adresse aufweist.
Eine Beispielanwendung für die Beziehungen finden Sie im Kapitel „Adress-Beziehungen (Organisationseinheiten) erstellen“ unter Kapitel 25.3.
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15.6 Adressen löschen
Bestehende Adressen können via Kontextmenü oder über das Symbol gelöscht werden.
PLATO prüft vor der Löschung ob Abhängigkeiten bei der Adresse vorhanden sind. Adressen mit Abhängigkeiten können nicht gelöscht werden.
Kann eine bestehende Adresse nicht gelöscht werden erscheint ein entsprechendes Hinweisfenster:
Diese Adresse wird in einem Dossier verwendet. Via Kontextmenü auf der Adresse haben Sie die Möglichkeit, mit dem Befehl „Verwendung der Adresse inkl. Abhängigkeiten“ eine Liste zu drucken.
Anstatt eine bestehende Adresse zu löschen, können Sie diese auch mit einem Löschvorschlag versehen. Diese Adressen werden bei der Selektion von aktiven Adressen nicht mehr berücksichtigt. Öffnen Sie hierzu die Adresse und aktivieren Sie die Checkbox „Hat Löschvorschlag“.
15.7 Adressen zusammenführen
Doppelt erfasste Adressen können mittels des Kontextbefehls „Zusammenführen“ zu einer Adresse zusammengeführt werden.
Markieren Sie die gewünschten Adressen und rufen Sie das Kontextmenü mit der rechten Maustaste auf. Wählen Sie den Befehl „Zusammenführen“.
Die beiden Adressen werden Ihnen nun in einem Assistenten angezeigt.
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Durch Anwahl des Radio-Buttons wählen Sie nun die Adresse, welche Sie beibehalten möchten und
klicken auf die Schaltfläche .
Im nächsten Schritt werden Ihnen die Kommunikationsmittel der beiden Adressen angezeigt.
Sie können nun die Werte vom Ursprungs-Wert mittels der Funktion „Drag & Drop“ auf das
gewünschte Feld im „Ziel-Wert“ verschieben. Nach Klick auf die Schaltfläche gelangen Sie auf die Fertigstellung des Assistenten.
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Die Zusammenführung der beiden Adressen wurde nun vollendet und die doppelte Adresse ist aus PLATO entfernt worden.
15.8 Ändern der Adressart
Mit der Funktion „Ändern der Adressart“ kann eine falsch erfasste Adressart in wenigen Schritten umgewandelt werden. Sie haben z. B. eine Firma irrtümlicherweise als natürliche Person erfasst. Markieren Sie diese Adresse und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Adresse. Wählen Sie anschliessend den Befehl „Ändern der Adressart“. Nun erscheint der Assistent, welcher Sie beim Ändern der Adressart unterstützt.
Der Assistent zeigt Ihnen die aktuelle Adressart sowie die Verwendung der Adresse. Im unteren Bereich wird die neue Adressart angezeigt.
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Klicken Sie auf die Schaltfläche . Sie gelangen nun zu den Kommunikationsmitteln. Diese können mittels „Drag & Drop“ den richtigen Kommunikationsmitteln zugeordnet werden.
Nachdem Sie dies gemacht haben, wird der Assistent beendet und die Änderungen durchgeführt.
Wir empfehlen Ihnen, die Checkbox „Detail anzeigen“ auszuwählen um die Adresse zu öffnen und allenfalls zu bereinigen.
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15.9 Kontextmenü Adressen
Neben den in den vorherigen Kapiteln beschriebenen Befehlen können auf einer Adresse noch weitere Befehle via Kontextmenü aufgerufen werden:
15.9.1 Adress-Vorschau anzeigen
Die Adressvorschau zeigt Ihnen auf schnelle Art und Weise die einzelnen Kommunikationsmittel zur Person sowie die Anschrift bei einem Dokument.
Mit den Schaltflächen „Zum Vorangehenden“ und „Zum nächsten“ können Sie die Adressvorschau innerhalb der Adressen vor- und zurückblättern.
Mit den Schaltflächen „Adresse in die Zwischenablage kopieren“ und „Alles in die Zwischenablage kopieren“ kann die Adresse oder alle Angaben der Adressvorschau für eine weitere Verwendung in die Zwischenablage kopiert werden.
Die Adress-Vorschau wird standardmässig immer beim Öffnen des Moduls „Adressen verwalten“ angezeigt. Das Adress-Vorschau Fenster kann beliebig auf dem Bildschirm positioniert werden. PLATO speichert die letzte Position der Adress-Vorschau. Das standardmässige Einblenden der Adress-Vorschau kann durch das Anklicken der Checkbox „Adress-Vorschau automatisch anzeigen“ deaktiviert werden.
15.9.2 Kontextmenü „Drucken“
15.9.2.1 Drucken
Mit dem Befehl „Drucken“ wird das Adressblatt einer Adresse gedruckt.
15.9.2.2 Liste drucken
Die Option „Liste drucken“ erstellt eine Kurzliste aller in der Adressverwaltung erfassten Adressen.
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15.9.3 Verwendung der Adresse
15.9.3.1 Selektierte Adresse
Die Liste „Selektierte Adressen“ gibt Ihnen aus, in welchen Dossiers die gewünschte Adresse in direkter Abhängigkeit steht.
15.9.3.2 Selektierte Adresse inkl. Abhängigkeiten
Im Unterschied zur obigen Liste, gibt Ihnen diese Liste alle Abhängigkeiten der gewählten Adresse aus.
15.9.4 Alle Adressen markieren
Markiert alle in der Selektion enthaltenen Adressen. Diese können für eine weitere Verwendung in die Sammelmappe übernommen oder mittels Export exportiert werden.
15.9.5 Microsoft Office
15.9.5.1 Export Mail-Applikation
Selektierte Adressen können mit dieser Funktion in Ihre Outlook-Mail-Applikation übertragen werden. Bei einer späteren Mutation der Adresse werden Sie von PLATO gefragt, ob die gemachte Anpassung auch in der Mail-Applikation vorgenommen werden soll.
15.9.6 Export-Datei erstellen
Markierte oder der Sammelmappe hinzugefügte Adressen können für die spätere Verwendung (z. B. Serienbrief) exportiert werden.
Entscheiden Sie, ob Sie alle oder nur die markierten Adressen exportieren möchten.
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Standardmässig wird eine CSV-Datei mit der kompletten Adresse und der Anrede erstellt. Dabei werden für die Seriendruck-Felder die Feldüberschriften übergeben.
Sie können diese Standard-Export-Vorlage mit der Schaltfläche „Bearbeiten“ ändern. Ebenfalls haben Sie die Möglichkeit, selbst neue Export-Formate zu erstellen.
Beim Bearbeiten oder bei der Definition eines neuen Formates können Sie die Felder, welche für den Export bereitgestellt werden sollen, selbst bestimmen.
Sie haben nun die Möglichkeit, eine neue leere Definition oder aber eine Kopie eines bestehenden Export-Formates zu erstellen.
Geben Sie als Erstes eine Bezeichnung und ein Kurzzeichen für Ihr Exportformat an. Anschliessend wählen Sie die gewünschten Felder aus der Rubrik „Verfügbare Felder“ aus und übernehmen diese in die Rubrik „Ausgewählte Felder“. Weiter definieren Sie den Pfad, die Feldtrennzeichen und das gewünschte Dateiformat.
Nachdem der Export gestartet wurde, müssen Sie noch den Speicherort für das Export-File definieren. Wurde der Export erfolgreich erstellt, erscheint der Dialog:
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Die Exportdatei finden Sie nun am vorher definierten Ort.
15.9.7 In Zwischenablage kopieren
Markierte Adressen können für die spätere Verwendung (z. B. Word) in die Zwischenablage kopiert und in einer anderen Applikation wieder eingefügt werden.
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16 Modul Dossier-Adress-Suche
16.1 Einleitung
Mit dem Modul „Dossier-Adress-Suche“ wurde die Möglichkeit geschaffen, Dossier abhängige Adressen zu suchen. Bei dieser Adress-Suche werden generell geführte Adressen wie z. B. Lieferanten oder Mitarbeiter nicht aufgelistet, sofern diese nicht explizit einem Dossier zugewiesen wurden.
16.2 Grundmaske
Wie beim Modul „Adressverwaltung“ haben Sie auch hier die Möglichkeit, alle Adressen ohne weitere Selektion mit der Schaltfläche „Suchen“ auszugeben oder mittels „Zurücksetzen“ die Suche zu löschen.
16.2.1 Filter
Mit dem Feld „Filter“ können Sie wählen, ob alle Adressen, nur aktive Adressen, nur juristische Personen oder natürliche Personen gesucht werden sollen.
Die Erweiterte Suche bietet Ihnen die Möglichkeit, nach noch weiteren Selektionskriterien zu suchen.
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16.2.2 Adress-Relations-Typ
Möchten Sie z. B. nur alle Gegenanwälte selektieren, aktivieren Sie die gleichnamige Checkbox. Beachten Sie, dass eine Mehrfachauswahl möglich ist.
16.2.3 Dossier-Filter
Mit dem Dossier-Filter können Sie z. B. nur die eigenen Dossiers oder Ihre Favoriten suchen.
16.2.4 Besitz
Suchen Sie die Dossier-Adressen nach Dossier-Besitzer.
16.2.5 Klient
Gibt die Adressen aus, welche einem Klienten zugewiesen wurden.
Im obigen Beispiel wurden alle Dossier-Adressen selektiert, welche der Klientin „Gerber Sandra“ zugeordnet sind.
In der Spalte „Adress-Relations-Typ“ ist ersichtlich, welcher Rubrik die Adressen zugeordnet wurden.
Via Kontextmenü (rechte Maustaste) können nun alle Befehle welche zu einer Adresse möglich sind, aufgerufen werden.
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16.2.6 Sammelmappe
Analog dem Modul „Adressen verwalten“ können auch bei der Dossier-Adress-Suche die gefundenen Dossier-Adressen einzeln oder gesammelt der Sammelmappe hinzugefügt werden. Auch diese Sammelmappen können für die spätere Wiederverwendung gespeichert werden.
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17 Modul Fakturierung
17.1 Einleitung
Während via Kontextmenü auf dem Dossier ein einzelnes Dossier (inkl. Unterdossier) fakturiert werden kann, bietet Ihnen das Modul „Fakturierung“ die Möglichkeit, einzelne oder mehrere Dossiers zu fakturieren.
Vor der Fakturierung kann über das Auswertungs-Modul ein Faktura Vorschlag erstellt werden.
Die Fakturierung erfolgt grundsätzlich in drei Schritten (Erstellen, Verarbeiten und Drucken).
17.1.1 Erstellen einer Rechnung für ein einzelnes Dossier
Mittels Kontextmenü auf dem Dossier können Sie eine Rechnung für das Dossier erstellen. Standardmässig wird eine normale Rechnung erstellt. Sie haben jedoch die Möglichkeit, eine Teil- oder Schlussrechnung zu erstellen. Näheres zur Teil- und Schlussrechnung folgt in den nächsten Kapiteln.
Wählen Sie die gewünschte Rechnungsvorlage. Die Standardvorlage wird in den Stammdaten oder in den Dossier-Eigenschaften definiert.
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Die Beträge in der Spalte „Total netto“ oder „Total“ können manuell angepasst werden. Zu- bzw. Abschläge werden entweder nach Dossier oder Dossier und Mitarbeiter automatisch verteilt. Die Einstellung für die Verteilung definieren Sie in den Stammdaten
Im nächsten Schritt definieren Sie, ob der Rechnungslauf direkt verarbeitet und gedruckt werden soll.
Möchten Sie eine Proberechnung erstellen, deaktivieren Sie die Checkbox „Automatische Verarbeitung“. Wählen Sie dazu auch die Option „Rechnungslauf öffnen“. Mit Klick auf die Schaltfläche „Fertig“ wird die Rechnung bzw. die Proberechnung erstellt und je nach Auswahl Word oder die Maske des Rechnungslaufes geöffnet.
Proberechnungen erhalten eine separate Rechnungsnummer mit einem „X“ vorangestellt.
Mittels Kontextmenü „Dokument aufbereiten“ im Modul „Fakturierung“ kann eine Proberechnung aufbereitet und kontrolliert bzw. gedruckt werden.
Wurde die Proberechnung kontrolliert, kann diese im geöffneten Rechnungslauf mittels der Schaltfläche „Verarbeiten“ verarbeitet werden. Sie werden durch PLATO gebeten, das Rechnungs- und FIBU-Datum zu definieren. Anschliessend wird WORD geöffnet und die Proberechnung erhält eine ordentliche Rechnungsnummer.
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17.1.1.1 Kontextmenü bei Übersicht
Positionen bearbeiten Einzelne Positionen können durch Deaktivierung der Checkbox vom Rechnungslauf ausgeschlossen werden. Deaktivierte Positionen erhalten so den Status „Warten“
Preise bearbeiten Bietet die Möglichkeit, Stunden bzw. Ansätze einzelner Mitarbeiter vor Rechnungsstellung zu bearbeiten.
Auslagenpauschale Nur aktiv, wenn auf dem Dossier Auslagenpauschalen definiert wurden. So kann gewählt werden, ob die Auslagenpauschale berechnet werden soll oder nicht.
Zu- / Abschlag Mit diesem Befehl kann entweder der Netto- oder Bruttobetrag der Rechnung geändert werden. Ebenfalls ist es möglich, einen prozentualen Zu- bzw. Abschlag zu generieren.
Aufteilung Eine Rechnung kann während der Rechnungsstellung noch auf mehrere Parteien aufgeteilt werden.
17.1.1.2 Erstellen einer Teilrechnung
Damit eine Teilrechnung erstellt werden kann, rufen Sie im Spaltentitel das Kontextmenü „Spaltenauswahl“ auf. Mit Drag & Drop erweitern Sie die Spalten mit der Spalte „Teilrechnungstyp“. Diese steht Ihnen künftig zur Verfügung.
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Zum Erstellen einer Teilrechnung wählen Sie den Typ „Teilrechnung“. Die Faktura wird bei der Erstellung als Teilrechnung ausgegeben.
Beachten Sie, dass nach der Erstellung einer Teilrechnung beim nächsten Rechnungslauf automatisch eine Schlussrechnung vorgeschlagen wird.
Nachdem eine Teilrechnung gestellt wurde, ist es nicht mehr möglich, die Klienten Eigenschaften (z. B. Faktura Adresse) zu ändern. Erst nach Erstellen der Schlussrechnung können diese wieder mutiert werden.
17.1.1.3 Erstellen einer Schlussrechnung
Nach einer oder mehreren Teilrechnungen kann eine Schlussrechnung erstellt werden.
In der Spalte „Teilrechnungstyp“ wird daher automatisch der Typ „Schlussrechnung“ vorgeschlagen. Die Schlussrechnung weist auf der Rechnung den Titel Schlussrechnung auf.
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Auf der 2. Seite der Standardvorlage werden nun die Teilrechnungen (inkl. allfällig bereits geleistete Teilzahlungen) ausgewiesen.
17.1.2 Erstellen eines Rechnungslaufes über mehrere Dossiers
Zum Erstellen eines Rechnungslaufes über mehrere Dossier bzw. mehrere Klienten müssen Sie zwingend das Modul „Fakturierung“ wählen. Danach erscheint das Fenster für die Fakturierung. Ist die Checkbox „Verarbeitete ausblenden“ aktiviert, erscheinen die bisherigen Rechnungsläufe nicht in der Aufstellung.
Jeder Rechnungslauf erhält von PLATO eine eindeutige ID.
Erstellen Sie einen neuen Rechnungslauf, indem Sie entweder via Kontextmenü den Befehl „Neu“ aufrufen oder aber die Schaltfläche „Neu“ in der Ribbon-Leiste anklicken.
Nun bietet Ihnen PLATO die Möglichkeit, Rechnungen oder Akontorechnungen zu erstellen. Wählen Sie die gewünschte Rechnungsart. Sie gelangen nun zum Assistenten für die Rechnungsstellung.
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Ein Fakturierungslauf kann jeweils pro Firma ausgeführt werden. Sind in Ihrem Betrieb mehrere Firmen aktiv, muss die Firma ausgewählt werden. Sie haben des Weiteren mehrere Selektionsmöglichkeiten wie z.B. Selektion nach Besitzer, Selektion über ein Dossier etc.
Möchten Sie alle Dossier einer Firma fakturieren, klicken Sie auf die Schaltfläche und PLATO listet Ihnen alle Klienten der Firma auf.
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Es werden Ihnen alle Dossiers angezeigt, welche mit den gewählten Selektionskriterien übereinstimmen.
Sie können nun einzelne Dossiers mittels Klick auf die Checkbox aktivieren oder via Kontextmenü „alle markieren“ auswählen und mit der Schaltfläche „Weiter“ den nächsten Schritt des Assistenten aufrufen.
Mit Klick auf die Schaltfläche „Weiter“ gelangen Sie nun zu dem Datumsangaben des Rechnungslaufes.
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Legen Sie das Rechnungsdatum und das FIBU-Datum fest. Das FIBU-Datum ist relevant, sofern Sie die Daten an eine externe Finanzbuchhaltung übergeben.
Das FIBU-Datum ist nur sichtbar, wenn mit der Option „FIBU-Schnittstelle“ gearbeitet wird.
Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, nur Leistungen innerhalb oder bis zu einem gewissen Zeitraum zu fakturieren.
Im nächsten Schritt (nachfolgende Abbildung) stehen Ihnen die Möglichkeiten zur Verfügung, nur Rechnungen mit verrechenbaren Positionen von mindestens einem Betrag zu erstellen. Ebenfalls können Sie festlegen, ob Akontorechnungen bzw. nur bezahlte Akontorechnungen berücksichtigt werden sollen.
Mit der Funktion „Aufrunden auf“ können z. B. Rechnungen auf den nächsten 100er auf-gerundet werden.
Mit der Auswahl „Zu fakturierende Leistungsarten“ können Sie einzelne Leistungsarten von der Rechnungsstellung ausschliessen. Aktivieren Sie die zu verrechnenden Leistungsarten.
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In der Rechnungsübersicht werden nun alle Klienten welche die Vorgabe erfüllen, aufgelistet.
Die folgenden Symbole können neben dem Klienten angezeigt werden. Fahren Sie mit dem Mauszeiger auf das entsprechende Symbol, wird Ihnen dazu eine Quick-Info angezeigt.
Hierbei handelt es sich um Hinweise, wie z. B. „Keine Positionen zu fakturieren“ oder Rechnungshinweise, welche in den Dossier-Eigenschaften erfasst wurden. Sind auf einem Dossier fehlerhafte Positionen vorhanden, meldet PLATO dies ebenfalls mit diesem Symbol.
Wird dieses Symbol angezeigt, bedeutet dies, dass die Rechnung gesplittet und an mehrere Personen zugeteilt wurde.
Dieses Symbol deutet darauf hin, dass bei diesem Dossier weitere Unterdossiers bestehen. Ein Klick auf das Symbol zeigt an, welche Haupt- oder Unterdossier fakturiert werden.
Zum Schluss gelangen Sie zur Fertigstellung des Fakturierungs-Assistenten. Im Feld „Bezeichnung“ können Sie eine beliebige Bezeichnung zum Rechnungslauf erfassen. Sind mehrere Rechnungen vorhanden, wird standardmässig die Bezeichnung „Diverse“ vorgeschlagen.
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Soll der Lauf automatisch verarbeitet werden, aktivieren Sie die Checkbox „Automatische Verarbeitung“. Durch die Aktivierung der Checkboxen „Automatisches Drucken“ und „Einzahlungsscheine drucken“ (PLATO Professional) werden die Rechnungen und Einzahlungsscheine direkt ausgedruckt.
Durch die Aktivierung der Checkbox „Rechnungslauf öffnen“ wird nach der Verarbeitung automatisch das Detail-Fenster des Faktura-Laufes aufgerufen.
Konnte der Rechnungslauf verarbeitet werden, meldet dies PLATO mit dem nachfolgenden Hinweisfenster.
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17.1.3 Verarbeiten
Solange ein Rechnungslauf noch nicht verarbeitet ist, handelt es sich bei den Rechnungen um Proberechnungen und es existiert noch keine gültige Rechnungsnummer. Der Wert der Rechnungsnummer wird beispielsweise mit „X1071“ ausgegeben.
Dass ein Rechnungslauf nicht verarbeitet wurde, sehen Sie anhand der Spalte „Verarbeitet“.
Öffnen Sie den Rechnungslauf mittels Doppelklick oder via Kontextmenü „Öffnen“. Sie können nun die
Rechnungen durch Klick auf die Schaltfläche verarbeiten. Sie werden nun gefragt, mit welchem Datum der Rechnungslauf verarbeitet werden soll.
Die Rechnungen erhalten nun eine ordentliche Rechnungsnummer.
17.1.4 Drucken
Nachdem der Rechnungslauf verarbeitet wurde, besteht nun die Möglichkeit, die Rechnungen und Einzahlungsscheine zu drucken.
Sie finden die Druck-Schaltflächen auf der Ribbon-Leiste.
Es erscheint der Dialog für das Drucken von Rechnungen und Einzahlungsscheinen:
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Wählen Sie den Drucker für die Rechnungsformulare und den Drucker für die Einzahlungsscheine.
Werden beide Checkboxen („Rechnung“ und „Einzahlungsschein“ aktiviert, erfolgt der Ausdruck zusammenhängend. Rechnung und Einzahlungsschein nacheinander.
Ebenfalls können Sie die Sortierung des Ausdruckes nach Adresse oder nach Rechnungsnummer bestimmen.
Wählen Sie die Reihenfolge des Ausdrucks mit nachfolgender Abfrage alphabetisch oder nach Rechnungsnummer:
17.1.5 Raten-Einzahlungsscheine drucken
Wird die Checkbox „Raten“ aktiviert, erscheint das folgende Fenster zur Aufteilung der Rechnung:
Sie können nun die Anzahl der Einzahlungsscheine eingeben und PLATO errechnet die Ratenbeträge.
Bei Eingabe eines fixen Ratenbetrages errechnet das Programm die Anzahl der Raten selber und teilt die Beträge entsprechend auf. Soll für den Restbetrag ein separater Einzahlungsschein ausgegeben werden, aktivieren Sie die Checkbox „Zusätzliche Rate für Rest“.
Im Beispiel unten wurde ein fixer Ratenbetrag von CHF 800.00 erfasst und für den Restbetrag eine zusätzliche Rate gewählt.
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17.1.6 Rechnung stornieren
Nachdem der Rechnungslauf verarbeitet wurde, bietet sich Ihnen die Möglichkeit, eine einzelne Rechnung zu stornieren, ohne dass der ganze Rechnungslauf gelöscht werden muss.
Wählen Sie via Kontextmenü den Befehl „Eigenschaften“ oder mittels Doppelklick auf dem Rechnungslauf. Anschliessend wählen Sie mittels Kontextmenü den Befehl „Stornieren“.
Das Programm verlangt nun von Ihnen die Bestätigung, dass diese Rechnung storniert werden darf und bestätigt Ihnen den Storno mit dem nachfolgenden Hinweisfenster.
Die Leistungen werden im Dossier wieder als offen markiert.
Die Vorteile der Stornierung liegen darin, dass einzelne Rechnungen aus einem Lauf entfernt werden können und dass die Ursprungsrechnung beibehalten wird. Somit ist eine lückenlose Nummerierung der Rechnungen gewährleistet.
Stornierte Rechnungen erscheinen, sofern gewünscht, auf der Debitorenliste mit einem * hinter der Rechnungsart.
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17.1.7 Rechnung löschen
Eine einzelne Rechnung kann analog dem Rechnung stornieren durchgeführt werden. Anstelle des Befehls „Stornieren“ wählen Sie via Kontextmenü den Befehl „Löschen“ oder durch Klick auf die Schaltfläche „Löschen“ auf der Ribbon-Leiste. Es erscheint die nachfolgende Abfrage:
Anschliessend erscheint die Bestätigung, dass die Rechnung erfolgreich gelöscht wurde.
17.1.8 Rechnungslauf löschen
Um einen Faktura Lauf zu löschen, ist es nicht notwendig zuerst die Detail-Maske aufzurufen. Sie können diesen direkt via Ribbon-Leiste oder Kontextmenü löschen.
17.1.9 Spezialitäten der Fakturierung
17.1.9.1 Positionen bearbeiten
Nach der Anwahl dieses Menüpunktes erscheinen alle offenen Leistungen. Positionen, welche den gewählten Kriterien wie z.B. Abrechnungszeitraum entsprechen, sind in der Checkbox aktiviert. Durch Deaktivierung können einzelne Positionen vom Rechnungslauf ausgeschlossen werden. Die abgewählten Positionen werden erst beim nächsten Rechnungslauf verrechnet.
Sie können mehrere Positionen markieren und mittels Kontextmenü „Auswahl abwählen“ vom Rechnungslauf ausschliessen.
17.1.9.2 Zu- / Abschlag
Via Kontextmenü „Zu-/Abschlag“ bei der Rechnungsstellung gelangen Sie in die Erfassungsmaske für Zu- und Abschläge.
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Original Zeigt Ihnen den Rechnungsbetrag an.
Betrag Dient der manuellen Eingabe des Rechnungsbetrages (Netto oder Brutto)
Prozente Bei der Variante „Prozente“ definieren Sie zuerst die Prozentzahl und anschliessend ob es sich um einen Zu- oder Abschlag handelt.
Der neue Rechnungsbetrag wird Ihnen auf der rechten Seite angezeigt.
Beachten Sie, dass Zu- und Abschläge standardmässig auf der Rechnung ausgewiesen werden.
17.1.9.3 Rechnung splitten
Sie haben zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung die Möglichkeit, eine Rechnung zu splitten und auf mehrere Debitoren aufzuteilen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie via Kontextmenü im Dossier eine Rechnung stellen oder diese Rechnung via Modul Fakturierung stellen.
Sobald das Fenster mit der Rechnungsübersicht erscheint (siehe nachfolgendes Bild), kann via Kontextmenü „Aufteilung“ das Splitten gemäss Kapitel 11.8.1 (Adressen) erfolgen.
Mit dieser Variante wird lediglich die zu erstellende Rechnung gesplittet. Sollen sämtliche Rechnungen dieses Klienten gesplittet werden, definieren Sie dies über das Kontextmenü „Adressen“ auf dem Dossier. Weisen Sie auf dem Knotenpunkt „Faktura Adresse“ mehrere Adressen zu.
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Sie können eine Rechnung prozentual oder betragsmässig aufteilen.
Im obigen Beispiel wurde die Rechnung von CHF 661.50 betragsmässig aufgeteilt, wobei Herr Huber CHF 300.00 und Frau Gerber den Restbetrag von CHF 361.50 übernehmen soll. Zur Kontrolle werden die prozentualen Anteile ausgewiesen.
Die Betragsaufteilung kann nur auf einer einzelnen Rechnung stattfinden. Bei der Zuweisung mittels der Faktura Adressen können Rechnungen lediglich prozentual aufgeteilt werden.
Da bei einer Aufteilung mehr als eine Rechnung erstellt wird, öffnet sich Word nicht automatisch.
17.1.9.4 Anrechnung Teilzahlung einer Akontorechnung
Beispiel:
Einem Klienten wurde eine Akontorechnung in Höhe von CHF 800.00 gestellt. Davon wurden CHF 300.00 bezahlt. Die aufgelaufenen, verrechenbaren Leistungen betragen inkl. MWST CHF. 1‘822.50. Während der Rechnungsstellung haben Sie die Möglichkeit, die Checkbox „Akontorechnungen berücksichtigen“ zu aktivieren. Wird diese aktiviert, wäre der Rechnungsbetrag CHF 1‘022.50.
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Sie haben die Möglichkeit, die Rechnung zu stellen und nur den bezahlten Akontorechnungsbetrag zu berücksichtigen. Wählen Sie hierzu zusätzlich die Checkbox „Nur bezahlte“. Da nicht der ganze Betrag bezahlt wurde, wählen Sie nun via Kontextmenü den Befehl „Positionen bearbeiten“. Im nachfolgenden Beispiel bleibt nun die letzte Zeile (Akonto) deaktiviert. Aktivieren Sie die Checkbox und geben Sie in der Spalte „Total“ den bezahlten Teilbetrag ein.
Via Kontextmenü auf der Zeile Akonto (Gutschrift) kann nun der bezahlte Betrag (Brutto oder Netto) erfasst werden.
Der zu fakturierende Rechnungsbetrag wird nun automatisch angepasst. Dieser lautet in unserem Beispiel CHF 1‘522.50.
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17.1.10 Kontextmenü Fakturierung / Ribbon-Leiste
Kontextmenü
Ribbon-Leiste
Via Kontextmenü oder Ribbon-Leiste stehen Ihnen diverse Funktionen zur Verfügung:
Neu Neuen Rechnungslauf erstellen (Rechnungen und Akontorechnungen).
Eigenschaften Öffnet den Rechnungslauf, via Kontextmenü stehen Ihnen weitere Befehle zur Verfügung. So können Sie hier z. B Rechnungskopien erstellen.
Löschen Mit dieser Funktion kann ein Rechnungslauf gelöscht werden. Sämtliche Leistungen werden wieder als offen markiert.
Verarbeiten Ein noch nicht verarbeiteter Rechnungslauf kann hiermit verarbeitet werden. Der Menüpunkt ist nur ersichtlich, wenn das Kontextmenü auf einem nicht verarbeiteten Rechnungslauf aufgerufen wird.
Drucken Unter dieser Funktion können die Rechnungen sowie Einzahlungsscheine gedruckt werden.
Suchen Es stehen Ihnen diverse Suchselektionen zum Finden einer Rechnung zur Verfügung.
Aktualisieren Aktualisiert die Ansicht.
17.1.10.1 Kontextmenü im Bearbeitungsmodus
Bearbeiten Solange der Rechnungslauf noch nicht verarbeitet wurde, bietet Ihnen diese Funktion die Möglichkeit, einzelne Positionen zu bearbeiten oder die Rechnungsvorlage, Zahlungskonditionen etc. zu ändern.
Löschen Eine einzelne Rechnung kann aus dem Faktura Lauf entfernt werden. Dies jedoch nur solange der Rechnungslauf noch nicht verarbeitet wurde.
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Stornieren Bestehende Rechnung stornieren.
Aufteilung Ist der Rechnungslauf noch nicht verarbeitet, kann hier noch eine Aufteilung vorgenommen werden. Bei bereits verarbeiteten Rechnungen kann die Aufteilung eingesehen werden.
Drucken Drucken Sie eine einzelne oder alle Rechnungen bzw. Einzahlungsscheine aus.
Dokument öffnen Öffnet die einzelne Rechnung mit Microsoft Word.
Dokument duplizieren Bietet die Möglichkeit, eine Rechnungskopie zu erstellen. Es ist auch möglich, eine Rechnungskopie mit einer anderen Rechnungsvorlage zu erstellen.
Aktualisieren Aktualisiert die Ansicht.
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18 Modul Mahnwesen
18.1 Einleitung
PLATO stellt Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung, Klienten oder Dossiers zu mahnen. Im Normalfall werden 5 Stufen (Kontoauszug – Betreibungsandrohung) durchgeführt.
Das Mahnwesen erfolgt grundsätzlich in drei Schritten.
18.1.1 Mahnlauf erstellen
Erstellen Sie pro Firma einen Mahnlauf.
Einen neuen Mahnlauf erstellen Sie entweder über das Kontextmenü „Neu“ oder via Ribbon-Leiste, Schaltfläche „Neu“.
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Als erstes muss entschieden werden, für welche Firmen Mahnungen erstellt werden sollen. Anschliessend wählen Sie eine der Optionen (Alle, Auswahl Dossier oder Auswahl Klienten).
18.1.1.1 Alle
Mit der Option „Alle“ werden keine weiteren Abfragen mehr verlangt. Nach Eingabe der Firma werden direkt alle zu mahnenden Klienten/Dossiers vorgeschlagen und Sie gelangen zur Übersicht der zu mahnenden Klienten/Dossiers.
18.1.1.2 Auswahl Dossier
Mit der Checkbox „Akontorechnungen nicht mahnen“ kann gewählt werden, ob diese ebenfalls im Mahnlauf erscheinen sollen.
Zuletzt müssen Sie noch angeben, bis wann die letzten Zahlungen berücksichtigt wurden.
ALL CONSULTING Seite: 144
Bei der Dossier-Wahl haben Sie die Möglichkeit, nur Dossiers eines bestimmten Besitzers, einer bestimmten Abteilung, einzelne Dossiers via Anwahl der Schaltfläche „Dossier“ oder alle Dossier mit der Suchen-Schaltfläche zu mahnen.
PLATO listet nun alle Dossiers auf, welche in den selektierten Bereich gehören.
Diese Auflistung bedeutet noch nicht, dass alle hier aufgelisteten Klienten eine Mahnung erhalten. Sie können jedoch einzelne Klienten von der Selektion aus-schliessen.
Möchten Sie den Mahnlauf für alle Klienten prüfen bzw. erstellen, selektieren Sie alle Klienten mittels Kontextmenü „Alle selektieren“.
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Im nächsten Schritt werden von den selektierten Klienten all diejenigen aufgelistet, welche gemäss Programm eine Mahnung erhalten.
Sie haben nun immer noch die Möglichkeit durch Deaktivierung der Checkbox einzelne Klienten aus dem Mahnlauf zu entfernen. In der Spalte „Mahnstufe“ ist ersichtlich, welche Art Mahnung die Klienten erhalten.
Durch Klick auf die Mahnstufe können Sie bei einzelnen Klienten die Mahnstufe manuell anpassen.
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Beim Schritt „Fertigstellen“ geben Sie eine Bezeichnung für den Mahnlauf ein. Vorgeschlagen werden das aktuelle Tagesdatum und die aktuelle Zeit. Falls gewünscht, kann durch Aktivierung der entsprechenden Checkbox der Mahnlauf automatisch verarbeitet und nach deren Aktivierung entschieden werden, ob die Mahnungen direkt gedruckt werden sollen.
Die obige Informationsbox bestätigt Ihnen die erfolgreiche Erstellung des Mahnlaufes. Sie können, falls nicht direkt gedruckt, nun die Mahnungen drucken.
Falls der Mahnlauf ohne Verarbeitung aufbereitet wurde, kann dieser nach Kontrolle des Mahnjournals verarbeitet werden. Es erscheint das folgende Auswahlfenster:
Entscheiden Sie nun mit welchem Datum die Mahnungen datiert werden sollen.
Zum Schluss werden Sie darüber informiert, dass der Mahnlauf erfolgreich verarbeitet wurde.
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Via Kontextmenü auf dem Mahnlauf oder via Schaltfläche „Drucken – Dokumente“ können die Mahnungen nun gedruckt werden.
18.1.1.3 Auswahl Klienten
Der Unterschied zur Mahnung eines Dossiers ist, dass beim Mahnen des Klienten nicht die einzelnen Dossiers vorgeschlagen, sondern lediglich die Klienten aufgelistet werden.
Der restliche Ablauf ist analog dem „Dossier mahnen“.
18.1.2 Mahnlauf verarbeiten
Wurde beim Erstellen des Mahnlaufes die Option „Automatische Verarbeitung“ nicht gewählt, kann dies nach der Aufbereitung nachgeholt werden.
Wählen Sie hierzug die Schaltfläche „Verarbeiten“ auf der Ribbon-Leiste.
Der Vorteil dieser Variante ist, dass Sie nun via Kontextmenü „Drucken“ oder über die Schaltfläche „Drucken – Journal“ auf der Ribbon-Leiste ein Mahnjournal drucken und dem verantwortlichen Dossier Besitzer zur Kontrolle geben können.
Auf diesem Mahnjournal kann die verantwortliche Person ankreuzen, welche Personen eine Mahnung erhalten sollen. Zugleich kann sie zu den einzelnen Klienten eine Bemerkung schreiben.
Mittels Kontextmenü „Details“ können nun einzelne Mahnstufen erhöht oder Klienten aus dem Mahnlauf entfernt werden.
Via Kontextmenü „Verarbeiten“ kann zum Schluss der Mahnlauf verarbeitet werden.
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18.1.3 Mahnlauf drucken
Wurde der Mahnlauf manuell verarbeitet, können die Mahnungen via Kontextmenü „Drucken Dokumente“ ausgedruckt werden.
18.1.4 Erstellte Mahnungen ansehen
Gedruckte und versendete Mahnungen können entweder unter dem Register „Dokumente“ im Dossier oder aber über das Kontextmenü „Details“ beim entsprechenden Mahnlauf eingesehen und nachträglich erneut gedruckt werden.
18.1.5 Mahnlauf löschen
Ein irrtümlich erstellter Mahnlauf kann entweder mittels Kontextmenü „Löschen“ oder mit der Schaltfläche „Löschen“ auf der Ribbon-Leiste wieder gelöscht werden. Die Mahndokumente werden automatisch im Dossier entfernt und die Mahnstufe wieder zurückgesetzt.
Es kann jeweils nur der ganze Mahnlauf gelöscht werden. Es ist nicht möglich, einzelne Mahnungen aus einem Mahnlauf zu entfernen.
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19 Modul Zahlungsmanager
19.1 Einleitung
Mit dem Modul Zahlungsmanager werden die vom Klienten geleisteten Zahlungen oder Akontozahlungen verwaltet. Mit der Version PLATO Standard werden die Zahlungen manuell eingetragen. PLATO Professional bietet die Möglichkeit, Zahlungen via Zahlungsfile des Zahlungsinstitutes automatisch einzulesen.
Sie haben nun verschiedene Möglichkeiten, eine Zahlung zu buchen.
19.2 Zahlung erfassen mittels Rechnungsnummer
Durch die direkte Eingabe der Rechnungsnummer im Feld Rechnung und drücken der Taste
erscheint der offene Betrag.
Wählen Sie nun via Ribbon-Leiste oder mittels Kontextmenü den Befehl „Neue Buchung“.
Nun muss nur noch das Zahlungsdatum eingegeben und falls mehrere Zahlungsverbindungen vorhanden sind, die Zahlungsverbindung gewählt werden. Wird die Rechnung voll bezahlt, kann die Schaltfläche „Speichern“ angeklickt werden.
Wird nur eine Teilzahlung geleistet oder bringt der Klient/Kunde einen Teilbetrag in Abzug, erfassen Sie den bezahlten Betrag. Der Restbetrag bleibt offen und würde bei einem allfälligen Mahnlauf gemahnt.
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Möchten Sie den Restbetrag abschreiben, klicken Sie wiederum auf die Schaltfläche „Neue Buchung“. Auf dem Feld „Buchungstyp“ haben Sie jetzt mehrere Auswahlmöglichkeiten. Wählen Sie nun den Buchungstyp „Abschreibung“.
Die erfassten Buchungen erscheinen nach dem Speichern im Zahlungsfenster der Rechnung.
In der Leistungsübersicht des Dossiers werden die getätigten Buchungen ebenfalls ausgewiesen.
Wird eine Rechnung überbezahlt, erscheint das nachfolgende Dialogfenster:
Wenn die Buchung korrekt ist und Sie damit einverstanden sind, beantworten Sie die Frage mit „Ja“.
19.3 Zahlung erfassen mittels Klient
Durch Klick auf die Schaltfläche beim Feld „Klient“ gelangen Sie zur Klienten-Auswahl.
Durch die direkte Eingabe von Teilen des Klienten Namens im Feld Klient können Sie die Suche nach dem Klienten beschleunigen. Sie haben auch die Möglichkeit, mittels Scroll-Balken innerhalb der Klienten-Liste zu scrollen.
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Untenstehendes Beispiel zeigt die vorhandenen Klienten mit dem Suchbegriff „b“.
Erscheint beim Klienten das Symbol , bedeutet dies, dass bei diesem Klienten ein Hinweis erfasst wurde.
Der gewünschte Klient kann nach erfolgreicher Suche mittels Doppelklick in die Erfassungsmaske übernommen werden.
19.4 Rechnung suchen
Ist Ihnen die Rechnungsnummer nicht bekannt, können Sie durch Anwahl der Schaltfläche neben dem Feld „Beleg“ das Suchfenster für die Rechnungssuche aktivieren.
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Auf dieser Suchmaske finden Sie diverse Möglichkeiten, um die gewünschte Rechnung zu finden. Neben den bekannten Suchoptionen „Klient“ und „Dossier“ haben Sie auch die Möglichkeit, nach Betrag zu suchen.
Durch die Aktivierung der Checkbox „Offene Rechnungen“ und der Schaltfläche „Suchen“ finden Sie sämtliche offenen Rechnungen der Firma.
Werden mehrere Firmen über die gleiche Datenbank in PLATO geführt, muss die Firma vor der Suche ausgewählt werden.
Die bezahlte Rechnung kann nach erfolgreicher Suche mittels Doppelklick ausgewählt und der Zahlungseingang durch Klick auf die Schaltfläche „Neue Buchung“ mit den erforderlichen Eingaben verbucht werden.
19.5 Zahlung / Buchung löschen
Irrtümlich oder falsch erfasste Zahlungen können mittels Kontextmenü oder Ribbon-Leiste wieder gelöscht werden. Dazu ist es nötig, dass Sie die Rechnung suchen und in die Zahlungsmaske übernehmen.
Arbeiten Sie mit der FIBU-Schnittstelle und wurden die Buchungen bereits in die FIBU übertragen, können diese nicht mehr gelöscht werden.
19.6 Zahlung/Buchung umbuchen
Wurde eine Zahlung auf eine falsche Rechnung oder auf einen falschen Klienten erfasst, kann diese via Kontextmenü auf die korrekte Rechnung/den korrekten Klienten umgebucht werden.
Arbeiten Sie mit der FIBU-Schnittstelle und wurden die Buchungen bereits in die FIBU übertragen, können diese nicht mehr umgebucht werden.
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19.7 Auszahlung Saldovortrag
Bei Minus-Rechnungen wird durch PLATO automatisch ein Saldovortrag generiert. Falls der Saldovortrag dem Klienten/Kunden zurückbezahlt wird, muss dieser im Zahlungsmanager mittels dem Buchungstyp „Auszahlung Saldovortrag“ ausbezahlt werden.
Nach Anwahl der Schaltfläche erscheint das nachfolgende Hinweisfenster:
Bestätigen Sie die Abfrage mit „Ja“. Anschliessend müssen Sie noch das Auszahlungsdatum sowie die Zahlungsverbindung bekanntgeben.
Optional können Sie zur Buchung noch einen Text bzw. einen internen Text erfassen.
Nach Klick auf die Schaltfläche „OK“ wird die Buchung vorgenommen.
Ein Saldovortrag kann nur vollständig ausbezahlt werden.
19.8 Kostenvorschuss buchen
Sie haben die Möglichkeit, Kostenvorschüsse über das Modul Zahlungsmanager zu erfassen. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche „Neuer Vorschuss“ auf der Ribbon-Leiste.
Nach der Anwahl dieses Menüpunktes öffnet sich das Fenster für die Erfassung des Kostenvorschusses.
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Alle gelb markierten Felder müssen zwingend ausgefüllt werden.
Via Dossier suchen Sie den gewünschten Klienten. Sie haben auch die Möglichkeit, via Adress-Schaltfläche einen Klienten nach dessen Adresse zu suchen.
Erfassen Sie nun das Zahlungsdatum, den Zahlbetrag, die Zahlungsverbindung und die entsprechende Quittungsvorlage.
Nach Bestätigung der OK-Taste öffnet sich Word und die Quittung kann gedruckt werden. PLATO meldet die erfolgreiche Buchung des Kostenvorschusses mit einem Hinweisfenster.
Es wird nun automatisch eine Belegnummer generiert und die Buchung im Zahlungsfenster eingetragen.
Quittungen erscheinen auf der Debitorenliste bei den Rechnungsangaben mit einem „Q“
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19.9 Zahlungen suchen
Mit der Schaltfläche „Buchung suchen“ auf der Ribbon-Leiste finden Sie die Zahlungen schnell und einfach.
Nun stehen Ihnen diverse Selektionsmöglichkeiten zur Verfügung. So können Sie z. B. nur Buchungen einer bestimmten Zahlungsverbindung oder Buchungen in einem gewissen Zeitraum suchen.
19.10 Zahlungen importieren (PLATO Professional)
Mit der Funktion „Zahlungen importieren“ bietet sich Ihnen die Möglichkeit, ein von Ihrer Bank erstelltes Zahlungsfile zu importieren.
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Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“, erscheint die folgende Eingabemaske:
Wählen Sie im Auswahlfenster die korrekte Zahlungsverbindung. Danach müssen Sie noch bekanntgeben, wo sich die zu importierende Datei befindet. Durch einen Klick auf die Schaltfläche
öffnen Sie den Windows-Explorer. Dort können Sie die Datei suchen und auswählen. Nun muss noch eine Bezeichnung für den Import erfasst und danach die Schaltfläche „OK“ gewählt werden. Nun wird der Import gestartet und ein Fortschrittsbalken zeigt Ihnen die Verarbeitung an.
19.10.1 Zahlungsfile kann gelesen werden
Kann das Zahlungsfile korrekt gelesen werden, erscheint das nachfolgende Hinweisfenster.
Via Kontextmenü „Details“ können die eingelesenen Zahlungen angezeigt werden.
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Mittels Kontextmenü „Eigenschaften“ kann nun das Detail der Zahlung geöffnet werden. Dies zeigt an, welche Rechnung von welchem Klienten bezahlt wurde.
19.10.2 Zahlungsfile enthält Fehler
Können nicht alle Daten vom Zahlungsfile eingelesen werden, erscheint der nachfolgende Warnhinweis.
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Die Zahlungen, welche nicht verarbeitet werden konnten, können via Zahlungsimport geöffnet, eingesehen und je nach Fall korrigiert oder gelöscht werden. Siehe Kapitel 19.11.2 - Journal Import Zahlungen fehlerhaft.
19.10.3 Zahlungsfile kann nicht eingelesen werden
Kann die Datei nicht eingelesen werden, erscheint ein Warnhinweis. Dies kann vorkommen, wenn Sie ein falsches Zahlungsfile versuchen einzulesen oder die falsche Zahlungsverbindung ausgewählt haben.
19.11 Journal drucken
Über das Kontextmenü „Drucken“ haben Sie die Möglichkeit, sich das Journal der importierten Zahlungen und das Journal der fehlerhaften Zahlungen anzeigen zu lassen.
19.11.1 Journal Import Zahlungen
19.11.2 Journal Import Zahlungen fehlerhaft
19.12 Quarantäne öffnen
Zahlungen, welche nicht automatisch eingelesen werden können, gelangen automatisch in die Quarantäne.
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Öffnen Sie den Zahlungslauf mittels Doppelklick.
Im obigen Beispiel sehen Sie, dass eine Zahlung nicht eingelesen werden konnte. Sie können nun via Doppelklick die entsprechende Zahlung öffnen und manuell einer Rechnung zuordnen oder die Zahlung via Ribbon-Leiste oder Kontextmenü löschen.
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20 Modul Spesenabrechnung
20.1 Einleitung
Mit dem Modul Spesenabrechnung können Mitarbeiter mit entsprechender Berechtigung ihre Spesen gegenüber der Firma abrechnen. Zusätzlich dient die Spesenabrechnung der Buchhaltung als Buchungsbeleg.
20.2 Neue Spesenabrechnung generieren
Eine neue Spesenabrechnung generieren Sie mit Klick auf die Schaltfläche oder via Kontextmenü „Neu“.
Es erscheint die folgende Selektionsmaske:
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Der Mitarbeiter kann nun sein Kurzzeichen eingeben oder mittels Schaltfläche die Mitarbeiterselektionsmaske aufrufen. Im Datumsfeld wird das aktuelle Tagesdatum vor-belegt. Bis zu diesem Zeitpunkt werden die Spesen ausgegeben. Sollen Beträge mit Betrag 0 angezeigt werden, aktivieren Sie die entsprechende Checkbox.
Im Register „Mögliche Optionen“ können Sie angeben, welche Zusatzinformationen auf dem Spesenbeleg ausgegeben werden sollen. Diese sind:
Im nachfolgenden Beispiel wurde die Spesenabrechnung für den Benutzer „Hans Muster“ ausgewählt.
Wie Sie anhand des Berichtes sehen, handelt es sich bei der ersten Aufbereitung der Spesenabrechnung um eine provisorische Abrechnung. Wird der Bericht geschlossen, erfolgt die Abfrage, ob Sie die Abrechnung definitiv ausführen, als provisorisch beibehalten oder verwerfen wollen.
20.2.1 Spesenabrechnung definitiv ausführen
Die Spesenabrechnung wird als definitiv markiert und es können bei den einzelnen Leistungen nur noch die externen Werte geändert werden. Sämtliche internen Spesenpositionen können nicht mehr mutiert werden.
20.2.2 Spesenabrechnung als provisorisch beibehalten
Die Spesenabrechnung bleibt provisorisch in der Leistungserfassung, es können sowohl die externen wie auch die internen Ansätze mutiert werden.
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20.2.3 Spesenabrechnung verwerfen
Die Spesenabrechnung wird ohne zu speichern verworfen und kann allenfalls neu erstellt werden.
20.3 Spesenabrechnungen verwalten
Die aufbereiteten (definitiven oder provisorischen) Spesenabrechnungen werden anschliessend im Auswahlfenster aufgelistet.
Mittels Kontextmenü kann die Abrechnung oder eine Liste der Spesenabrechnung gedruckt werden. Die Abrechnung kann in verschiedene Dateiformate exportiert werden.
Eine bereits definitiv abgerechnete Spesenabrechnung kann nur noch gedruckt, aber nicht mehr geöffnet oder gelöscht werden. Ebenso können die bereits als definitiv markierten Positionen in der Leistungserfassung nicht mehr gelöscht werden. Der externe Teil der Position kann jedoch noch bearbeitet werden.
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21 Modul Auswertungen
21.1 Einleitung
Das Modul „Auswertungen“ stellt Ihnen eine Vielzahl verschiedener Reports zur Verfügung. Diese sind grundsätzlich in folgende Bereiche aufgeteilt.
Beachten Sie, dass die diversen Listen verschiedene Selektionskriterien zur Auswahl haben. Bei einigen Listen finden Sie auch noch das Register „Mögliche Optionen“. Unter diesem Register finden Sie je nach Liste diverse Optionen, um weitere Details auf der Liste auszugeben.
Wurde eine Liste mit falschen Selektionsangaben gestartet, muss diese nicht extra wieder geschlossen und neu erstellt werden. Wählen Sie bei geöffneter Liste den Menüpunkt „Ansicht – Eingrenzen“ und definieren Sie die Selektionskriterien neu.
Erstellte Listen können via „Datei – Dokument exportieren“ in verschiedene Dateiformate exportiert werden.
21.2 Klient / Dossier
Stellt Ihnen diverse Auswertungen im Bereich Klient und Dossier zur Verfügung. So können Sie z. B. sämtliche Dossiers, Faktura Vorschläge etc. ausgeben.
Beim Faktura Vorschlag (detailliert und totalisiert) haben Sie die Möglichkeit, den Status der Dossier-Sperre (sofern in den System-Optionen definiert) zu berücksichtigen. Standardmässig werden nur die zugelassenen Dossiers selektiert. Unter Umständen möchten Sie aber bereits archivierte oder gesperrte Dossiers ebenfalls selektieren. Wählen Sie hierzu die Option „Gesperrt“. Bei der Option „Ignorieren“ spielt der Dossier-Status keine Rolle.
Beachten Sie, dass die Liste „Angefangene Arbeiten“ sämtliche offenen Leistungen, auch nicht visierte Leistungen anzeigt. Sie kann aus diesem Grund andere Zahlen ausweisen als der Fakturavorschlag.
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21.3 Debitoren
Hier finden Sie vier Listen, mit welchen Sie den Bestand der Debitoren auswerten können. Die Liste „Offene Posten nach Fälligkeiten“ listet Ihnen alle offenen Rechnungen mit Verfallsabgrenzung auf. Die Liste „Buchungen“ zeigt Ihnen sämtliche Zahlungen, Abschreibungen, Skonti etc. an. Mit den beiden Debitorenlisten können sämtliche Rechnungen ausgegeben werden.
21.4 Mitarbeiter
Unter den Mitarbeiter-Auswertungen finden Sie diverse Auswertungsmöglichkeiten betreffend der Produktivität der Mitarbeiter. Sie können sich Tagesrapporte und Terminübersichtslisten ausgeben.
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21.5 Budget
Werten Sie sämtliche Klienten/Dossiers mit Budget aus. Sie sehen rasch, wie der Stand des Budgets ist.
21.6 Verschiedenes
Unter dieser Rubrik finden Sie Listen zu Fremdleistungen, MIS-Auswertungen und die Archivlisten.
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21.7 Arbeitszeit
Die Arbeitszeitlisten stehen Ihnen mit der Option „Arbeitszeitmanagement“ zur Verfügung. Werten Sie ohne grossen Aufwand z. B. die Ferienkontrolle und die Überzeiten aus.
21.8 Auswertungen Favoriten
Im Auswertungsmenü finden Sie den Punkt „Favoriten“. Via Schaltfläche „Bearbeiten“ öffnen Sie das Fenster zum Erstellen von Favoriten.
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Öffnen Sie im linken Fenster die Vorlagen und übernehmen die gewünschte Liste mit der
Schaltfläche in die Favoritenliste. Irrtümlicherweise übernommene Listen können Sie mit der
Schaltfläche wieder zurückstellen. Mit den Schaltflächen können Sie die Listen innerhalb der Favoritenliste sortieren.
Die Favoritenliste finden Sie in der Shortcut-Liste gemäss Kapitel 24.2 (Auswertungen (Favoriten)).
21.9 Auswertungen „zuletzt verwendete“
Standardmässig werden die letzten fünf Auswertungen unter der Shortcut-Liste 24.3 Auswertungen (Letzte) angezeigt. Die Liste kann jederzeit mit der Schaltfläche „Löschen“ wieder geleert werden.
Über die Optionen im Register „AC“ kann jeder Benutzer für sich festlegen, wie viele Listen unter „Zuletzt verwendet“ angezeigt werden sollen. Die Liste kann auch hier wieder geleert werden.
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22 Modul Buchhaltung-Schnittstellen (Option)
22.1 Einleitung
Die FIBU-Schnittstelle ist als separate Option erhältlich. PLATO bietet eine Schnittstelle zu ABACUS und Sesam-Buchhaltungssoftware. Für die Installation der FIBU-Schnittstelle steht Ihnen eine separate Dokumentation zur Verfügung.
22.2 Bedienung der Schnittstelle
22.2.1 Journal
22.2.1.1 Journal erstellen
Nach dem Start der FIBU-Schnittstelle erstellen Sie mittels Klick auf die Schaltfläche „Neu“ auf der Ribbon-Leiste ein neues Journal.
Das Datum wird mit dem aktuellen Tagesdatum vorbelegt. Wählen Sie die gewünschte Firma und das FIBU-Datum für die Verarbeitung aus. Zusätzlich können Sie noch eine beliebige Bemerkung zum Journal mitgeben.
Anschliessend klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern und Schliessen“.
22.2.1.2 Buchungsjournale Belege und Buchungen
Bevor ein Lauf definitiv journalisiert wird, empfiehlt es sich, via Ribbon-Leiste ein Journal der Buchungen bzw. der Belege zu drucken:
ALL CONSULTING Seite: 169
Die Journale können auch via Kontextmenü „Drucken“ aufgerufen werden.
Mittels „Löschen“ auf der Ribbon-Leiste können Sie den vorbereiteten Lauf wieder entfernen.
22.2.1.3 Journal verarbeiten
Mit der Schaltfläche „Journalisieren“ auf der Ribbon-Leiste wird ein Lauf definitiv verarbeitet. Es erscheint das nachfolgende Hinweis-Fenster:
Nach der Journalisierung können die Rechnungen und Zahlungen dieses Journals nicht mehr gelöscht oder verändert werden.
Nach dem erfolgreichen Journalisieren erscheint das Hinweisfenster, dass die Belege / Buchungen erfolgreich journalisiert wurden.
Die Spalte „Journalisiert“ wird mit dem Verarbeitungsdatum, –zeit und dem Benutzer abgefüllt.
22.2.1.4 Journal drucken
Beim Journal drucken werden zwei Listen zur Verfügung gestellt.
Das Journal „Belege“ beinhaltet alle Rechnungen, das Journal „Buchungen“ alle Zahlungen.
22.2.2 Export
22.2.2.1 Exportdatei erstellen
Mittels der Schaltfläche „DTS-Export“ auf der Ribbon-Leiste kann der Export gestartet werden.
Die Firma, das Journal-Datum sowie die Journal-Nummer können nicht mehr verändert werden.
ALL CONSULTING Seite: 170
Die Felder „DTS-Datei“ und „Export-Datei“ werden aufgrund der Definitionen automatisch vorgeschlagen.
Mit der Checkbox „Rechnungen exportieren“ werden alle Rechnungen exportiert. „Buchungen aus dem Zahlungsmanager exportieren“ exportiert die Zahlungen des Journals. Die Option „Sammelbuchungen“ steuert die Verbuchung. Ist sie aktiviert, werden die Buchungen pro Rechnung und Konto zusammengefasst. Andernfalls wird pro Leistung der Rechnung eine Buchung erstellt.
Ist die Funktion „Bezeichnung des Klienten in Buchungstext übernehmen“ aktiviert, werden zu den Rechnungsnummern auch die Kundenbezeichnungen in den Buchungstext eingefügt.
Der Export eines Journals kann jederzeit wiederholt werden.
Wurde der Export durchgeführt, erscheint die folgende Hinweismaske:
Die Spalte „Exportiert“ wird mit dem Verarbeitungsdatum, –zeit und dem Benutzer abgefüllt.
ALL CONSULTING Seite: 171
22.2.3 Daten in der FIBU einlesen
22.2.3.1 ABACUS
In der Abacus-FIBU muss im Mandat für den Import die Rundung der Steuerbeträge ausgeschaltet werden.
Beim Einlesen muss die MWST-Validierung ausgeschaltet werden.
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22.2.3.2 Sesam
Im Sesam wird unter „Extras – Buchungen importieren“ die Exportdatei eingelesen.
Sesam nimmt beim Einlesen keine Validierung der Daten vor!
ALL CONSULTING Seite: 173
23 Modul Archivverwaltung
23.1 Einleitung
Das Modul Archivverwaltung dient der Archivierung von Dossiers oder der physischen Archivierung von Unterlagen. Beachten Sie, dass pro Archiveintrag von PLATO eine interne ID vergeben wird.
Über die Selektionsmaske haben Sie diverse Möglichkeiten, archivierte Dossiers oder Dossier-Unterlagen zu suchen. Durch Klick auf die Schaltfläche „Suchen“ ohne Eingrenzung werden alle Archiveinträge aufgelistet.
23.2 Dossier-Archivierung
Sofern in den System-Optionen die Option „Nachfragen, wenn Dossier archiviert wird“ aktiviert wurde, erscheint die nachfolgende Abfrage, wenn ein Dossier via Dossier-Eigenschaften archiviert wird.
Anschliessend erscheint die Erfassungsmaske für den Archiveintrag.
ALL CONSULTING Seite: 174
Das Archivierungsdatum wird automatisch mit dem aktuellen Tagesdatum abgefüllt. Beim Kurzzeichen kann der Aktenstandort definiert werden. Entscheiden Sie, ob die Dossier-Unterlagen nach einem bestimmten Zeitpunkt vernichtet werden können. Der Aktentyp steuert die Aufbewahrungszeit des Dossier oder der Dossier-Unterlagen. Standardmässig wird der Aktentyp „unbestimmt“ mit einer Aufbewahrungszeit von 999 Jahren ausgeliefert. Sie haben in den Stammdaten die Möglichkeit, weitere Aktentypen mit entsprechender Aufbewahrungszeit zu definieren. (z. B. Kaufverträge; Aufbewahrungszeit 10 Jahre etc.)
23.3 Archivierung von Dossier-Unterlagen
Möchten Sie lediglich einige Unterlagen vom Dossier archivieren und das Dossier noch aktiv lassen, haben Sie die Möglichkeit, die Archivverwaltung über das entsprechende Modul direkt aufzurufen.
Mit der Schaltfläche „Neu“ auf der Ribbon-Leiste oder via Kontextmenü erstellen Sie einen neuen Archiveintrag.
Im Feld „Kurzzeichen“ wird wiederum der Aktenstandort definiert. Bei den Datumsfeldern „Von – Bis“ wurde das Datum der Unterlagen eingetragen, welche archiviert wurden. Beachten Sie, dass die in PLATO abgelegten Dokumente nicht archiviert werden, da es sich hierum um ein physisches Archiv handelt.
ALL CONSULTING Seite: 175
24 Navigationsbereich
24.1 Einleitung
Unterhalb der einzelnen Module befinden sich noch weitere Shortcut-Listen.
24.2 Auswertungen (Favoriten)
PLATO bietet jedem Benutzer die Möglichkeit, seine Favoriten der Auswertungen zu erstellen. Somit können häufig verwendete Listen direkt (ohne Aufruf des Moduls „Auswertungen“) aufgerufen werden.
Die Erstellung des Favoritenmenüs erfolgt im Modul „Auswertungen“. Eine detaillierte Erklärung dazu finden Sie im entsprechenden Modul.
24.3 Auswertungen (Letzte)
Unter diesem Shortcut werden die fünf zuletzt gewählten Listen aufgelistet. Somit wird ein Schnellzugriff auf diese Listen ermöglicht. Die Anzahl der zuletzt verwendeten Listeneinträge kann pro Benutzer festgelegt werden.
24.4 Suchen
Beinhaltet die allgemeine Suchfunktion, die Dossier-Suche sowie die Möglichkeit, Dokumente zu suchen.
ALL CONSULTING Seite: 176
24.5 Verknüpfungen
Standardmässig leeres Shortcut. Der Benutzer kann hier via Drag & Drop einzelne Module einfügen. Somit kann die Modulliste individualisiert werden.
ALL CONSULTING Seite: 177
25 Tipps und Tricks
25.1 Quickstart Procedere Dossier eröffnen
Das Quickstart Procedere soll Ihnen helfen, so rasch wie möglich vom Start des Programmes zur Erfassung eines Dossiers zu gelangen.
Starten Sie das Programm PLATO (Kapitel 2)
Wechseln Sie auf der Ribbon-Leiste in das Register Klient/Dossier und wählen Sie die
Schaltfläche „Neues Dossier“.(Kapitel 9.1)
Kontrollieren Sie via Schaltfläche „Klient“ – „Auswählen“ ob der Klient schon besteht. Falls
nicht, können Sie diesen mit dem Befehl „Neu“ erstellen.
Kontrollieren Sie im entsprechenden Fenster mittels der Schaltfläche „Adresse“ – „Aus-
wählen“ ob die Adresse zum Klienten schon besteht. Falls nicht können Sie diese mit der
Option „Neu“ direkt erstellen.
Nachdem die Adresse übernommen oder neu erstellt worden ist, erfassen Sie die Klienten
und Dossier-Vorgaben.
Sobald sämtliche Angaben abgefüllt wurden, steht Ihnen das erstellte Dossier in der Dossier-
Liste zur Verfügung und Sie können mit der Leistungserfassung beginnen.
ALL CONSULTING Seite: 178
25.2 Schnellstmöglich vom Dossier zur Faktura
Wählen Sie in der Dossier-Liste das gewünschte Dossier aus.
Rufen Sie mittels Kontextmenü den Befehl „Rechnung – Neue Rechnung“ auf.
Definieren Sie allenfalls die gewünschten Rechnungsangaben oder falls die Dossier
Eigenschaften korrekt erstellt wurden, fahren Sie direkt mittels der Schaltfläche „Weiter“ fort.
Mit den Optionen „Automatische Verarbeitung“ und „Automatisches Drucken“ erhalten Sie
schnellstmöglich die zu erstellende Rechnung.
25.3 Adress-Beziehungen (Organisationseinheiten) erstellen
Adress-Beziehungen können beispielsweise dafür verwendet werden, wenn der Rechnungs-empfänger nicht gleich Faktura Adresse ist.
Im folgenden Beispiel werden zwei Firmen erfasst und miteinander verknüpft. Die eine Adresse ist der Hauptsitz die andere eine Niederlassung.
Erfassen Sie zuerst die Adresse des Hauptsitzes.
Öffnen Sie anschliessend die Adresse.
Wechseln Sie auf das Register „Beziehungen“.
Markieren Sie den Knotenpunkt „Ansprechpersonen / Organisationseinheiten“ und wählen
mittels Kontextmenü „Neu – Organisations-Einheit“.
Im Feld „Beziehungs-Typ“ wählen Sie nun den Wert „Niederlassung“.
Erfassen Sie nun die Adresse der Niederlassung sowie die benötigten Kommunikationsmittel.
Zum Schluss speichern Sie die Anpassungen mit der Schaltfläche „Speichern und
schliessen“.
Die neu erstellte Organisationseinheit erscheint nun ebenfalls in der Adressverwaltung.
ALL CONSULTING Seite: 179
26 Datensicherung
Mit PLATO verwalten Sie wichtige Daten Ihres Unternehmens. So werden diverse Daten wie Adressen, Dokumente, Leistungen etc. erfasst. Umso bedeutender ist eine zuverlässige und regelmässige Sicherung Ihrer Daten.
Für einen Datenverlust können mehrere Faktoren verantwortlich sein.
Falsche Benutzereingaben
Systemausfall
Virenbefall
Naturkatastrophen wie Feuer, Überschwemmungen und Erdbeben
Datendiebstahl
Wir empfehlen Ihnen aus diesen Gründen eine tägliche Datensicherung. Ebenfalls sollte regelmässig (z. B. wöchentlich) eine Datensicherung auf ein externes Gerät, welches nicht im Büro gelagert wird, erfolgen.
Für die Datensicherung ist der Kunde selber verantwortlich. Für ein sicheres Datensicherungs-Konzept steht Ihnen unsere Engineering-Abteilung gerne zur Verfügung.
![GEWIS-BE – ein Gewässerinformationssystem für den …€¦ · 3] wurde ein weitgehend generisches Datenmodell entwickelt, ... sungen werden standardmässig auf das geroutete Gewässernetz](https://img.pdfslide.org/doc/110x75/5b851ba97f8b9a784a8da8ca/gewis-be-ein-gewaesserinformationssystem-fuer-den-3-wurde-ein-weitgehend.jpg)
![Plato npologia Socrate Apologie [ed.by Charles Siiaond]](https://img.pdfslide.org/doc/110x75/62b4a77bfaa8bd72a51e99cf/plato-npologia-socrate-apologie-edby-charles-siiaond.jpg)
