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Baustellenrapporte werden auchheute noch in vielen Bauunter-nehmen handschriftlich ausgefülltund anschliessend manuell in einemEDV-System für die weitere Verarbei-tung der Daten erfasst. Diese manu-elle Datenerfassung ist aber teuer,weil zeitintensiv, und auch fehlerbe-haftet. Dank den Entwicklungen imBereich der optischen Texterkennungvon Handschriften steht heute eineTechnik zur Verfügung, die es mög-lich macht, professionelle Lösungenzur automatischen Weiterverarbei-tung von Daten aus Papierformu-laren zu sehr günstigen Kosten zurealisieren. ABACUS bietet mit demProdukt AbaForm eine Rapport-Scanning Software an, die sich naht-los in bestehende SORBA/ABACUSLösungen integrieren lässt.

STRUKTURIERTE DATEN IN HANDSCHRIFTGeleistete Arbeitsstunden werden in spe-ziell gestalteten Rapportformularen einge-tragen. Die Struktur der Formulare mit denvorgegebenen Erfassungsfeldern erlaubtmittels AbaForm handgeschriebene Infor-mationen zu lesen. Mit dem Einsatz vonAbaForm erhält die Texterkennung soeinen neuen Zweck, nämlich zusätzlich zurelektronischen Archivierung der Doku-mente werden die Daten an die entspre-chenden Applikationen wie die Lohnbuch-

haltung oder das SORBA-Abrechnungs-programm für die Fakturierung weiter-gegeben.

Die Möglichkeiten der Datenerfassung wiezum Beispiel die manuelle Erfassung vongeleisteten Stunden in der Lohnbuch-haltung oder der Datenimport überSchnittstellen oder Web-basierten Metho-den in die Leistungs-/Projektabrechnungwird mit AbaForm um die der optischenTexterkennung erweitert.

HANDGESCHRIEBENE ARBEITSRAPPORTE EINSCANNENKOSTEN SPAREN MIT ABACUS RAPPORT-SCANNING

RAPPORT-SCANNING MITABAFORMAbaForm wird als vorgelagertes Moduleingesetzt, mit dem das Scannen derFormulare gesteuert wird:

Handgeschriebene Daten lesenPrüfung der eingelesenen Daten Übergabe der Daten an die nachge-lagerten Applikationen für die weitereVerarbeitung.

NEU VON ABACUS:

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DIE ELEMENTE VON ABAFORMDie Rapport-Scanning Lösung AbaFormbesteht aus drei Hauptkomponenten:ScanStation, Verifier, Designer.

ScanStation steuert ScanningScanStation ist das Softwaremodul, dasdie Steuerung des Scanning-Vorgangs vor-nimmt. Dabei kann eine beliebige Anzahlvon Formularen in einem “Scanjob” verar-beitet werden.

ScanStation erlaubt auch, dass dezentralin Aussenstellen Formulare eingescanntwerden können, die anschliessend elektro-nisch an die Zentrale übermitteln werden.In der Zentrale erfolgt noch die Prüfungder Daten und das Weiterverarbeiten indie nachgelagerten Applikationen.

Der Scanning-Vorgang wird durch einen“Assistenten” unterstützt, der den Be-nutzer durch die einzelnen Schritte desScannings führt. Die einzelnen Schritte des Scanning-

Vorgangs sind das Ausrichten der Formu-lare, das Erkennen des Formulartyps undsomit auch der Applikation, an welche daseingescannte Dokument und die Datenschliesslich übergeben werden soll, sowiedie eigentliche Handschrifttexterkennung.

Verifier für DatenprüfungBei der Verifizierung wird jedes einzelneeingescannte Formular geprüft, bevor dieDaten an die entsprechende Applikationübertragen werden.

Die Prüfung eines Formulars erfolgt inmehreren Schritten:

Auswertung der aus der Texter-kennung ermittelten Fehlerwahr-scheinlichkeitFür jedes Zeichen ermittelt das Systemeinen Wert, welcher die Wahrschein-lichkeit einer korrekten Erkennung an-gibt. Jedem Feld ist ein Schwellenwerthinterlegt, der erreicht werden muss,damit das entsprechende Feld als gültigmarkiert wird. Kann dieser Wert nichterreicht werden, wird dieses Feld rotmarkiert und muss vom Benutzer expli-zit bestätigt bzw. korrigiert werden.

Summenbildung bei nummerischenFeldernBei tabellarischen Datenstrukturenkann es sinnvoll sein, nummerischeDaten in Zeilen und/oder Spalten miteinem Total zu versehen. Dieses Totalmuss beim Ausfüllen des Formularsausgerechnet und in das dafür vorgese-hen Feld eingetragen werden. BeimScannen kann dieses Totalfeld dannebenfalls gelesen und anschliessendgeprüft werden. Eine Abweichung derSumme der einzelnen Felder mit demTotal erzwingt dann eine manuelleÜberprüfung dieser Datenreihe.

Datenplausibilität prüfenJedes eingescannte Formular erhälteinen Status, welcher über den Standder Verarbeitung vom Scannen bis zur

endgültigen Übergabe an dieApplikation Auskunft gibt:

Prüfung eines Formulars

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Bevor ein Formular und die Daten von dernachgelagerten Applikation importiertwerden können, werden die Informatio-nen zuerst auf entsprechende Daten-plausibilität überprüft. Konkret überprüftzum Beispiel die Lohnbuchhaltung, dassdie Mitarbeiternummer, die Lohnarten undauch die Lohnperiode korrekt sind. Tretenbei dieser Prüfung Fehler auf, werden dieentsprechenden Felder ebenfalls markiertund mit dem Fehlertext der Applikationversehen. Diese Felder müssen manuellkorrigiert werden.

Mit der Prüfung der Daten direkt auf demFormular der Verarbeitung wird eine opti-male Datenqualität erreicht, so dass dieDaten in der Applikation selber nicht mehrbearbeitet werden müssen.

DesignerIm so genannten “Designer” werden fürdie einzuscannenden Formulare die Feld-und Formulardefinitionen, sowie die appli-kationsspezifischen Angaben festgelegt.

Für jedes Feld muss einerseits die Lage, dieArt der Schrift (Handschrift oder Maschi-nenschrift), der Typ (nummerisch, alpha-nummerisch, Datum) sowie die Erken-

nungsrate spezifiziert werden. Besonderswichtige Felder wie zum Beispiel dieMitarbeiternummer können speziell ge-kennzeichnet werden, so dass diese beider Prüfung vom Anwender immer explizitbestätigt werden müssen, unabhängig vonderen Wahrscheinlichkeit bei der Erkennung.

INTEGRATION – DER GROSSE VORTEILDer grosse und entscheidende Vorteil derABACUS Rapport-Scanning Lösung be-steht darin, dass AbaForm nahtlos mit dennachgelagerten Systemen integriert ist, fürwelche Daten eingescannt werden. DerNutzen der Integration zeigt sich beson-ders darin, dass alle Stammdaten dernachgelagerten Applikation für Plausibili-tätsprüfungen online zur Verfügung ste-hen. Änderungen von Stammdaten habensomit unmittelbaren Einfluss auf dieDatenerfassung mit AbaForm.

AbaForm wurde zudem so konzipiert, dassgrundsätzlich beliebige Softwarelösungenunterstützt werden können. In der Version1.0 von AbaForm können Daten für dieABACUS Applikationen Lohnbuchhaltung,Leistungs-/Projektabrechnung AbaProjectund die Adressverwaltung (Aktivitäten),sowie für die SORBA Software erfasst werden.

Tabelle 1: Status eines Formulars

Dokumentenstatus Bedeutung

Neu Das Formular wurde eingescannt und ausgerichtet. Die Texterkennung wurde anhand der Definitionen des ermit-telten Formulartyps durchgeführt.

Bearbeitet Das Formular wurde in der Prüfung geöffnet und gegebe-nenfalls mit manuellen Korrekturen wieder gespeichert.

Zur Übergabe freigegeben Die Daten wurden zur Prüfung an die nachgelagerte Applikation übermittelt, welche alle Informationen als gültig deklariert hat. Die Daten wurden jedoch noch nicht definitiv in der Applikation importiert.Werden die Daten nochmals verändert, so ändert der Status zurück auf “bearbeitet”. Vor einer definitivenÜbergabe muss das Formular nochmals “freigegeben”werden.

An Applikation übergeben Die Daten wurden definitiv an die Applikation übergeben.Sie können nicht mehr verändert oder nochmals freige-geben werden.

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E+S

ASW

.100

0d M

H.01

.03

HOHER KUNDENNUTZENMit der Rapport-Scanning Lösung Aba-Form erweitert ABACUS für die Software-produkte Lohnbuchhaltung, Leistungs-/Projektabrechnung und Adressverwaltungsowie auch die technische BausoftwareSORBA die Erfassungsvarianten für Daten.

Durch die Fokussierung auf die Text-erkennung von handschriftlichen Datensowie der direkten Integration in die nach-gelagerten Applikationen bietet AbaFormklare Vorteile gegenüber nicht integrierterLösungen. Zudem sind die Gesamtkosteneiner Scanning-Lösung mit AbaForm sehrgering, da einerseits die Software günstigund anderseits auch der Einführungs-aufwand minimal ist.

Erste praktische Erfahrungen habengezeigt, dass die Erkennungsrate bei opti-mal gestalteten Arbeitsrapporten bei 75-85% liegt. Dank den realisierten Kosten-einsparungen in der Verwaltung bietet derEinsatz von AbaForm somit optimalenKundennutzen.

VORAUSSETZUNGEN FÜR EINE SCANNING-LÖSUNGFolgende Voraussetzungen müssen für einen erfolgreichen Einsatz von AbaForm erfülltsein:

ScannerScanner werden heute in allen Preislagen angeboten, zwischen 200 und 20'000Franken. Im untersten Bereich sind Scanner für den Homebereich zu finden, die sich abersehr schlecht eignen, weil sie zu wenig Funktionalität (keine Farbausblendung) bieten,keinen Mehrfacheinzug unterstützen oder zu langsam sind.

Zwingende Voraussetzungen an einen Scanner sind die Farbausblendung, eine guteDokumentenführung sowie der Mehrblatteinzug:

FarbausblendungBei der Gestaltung des Formulars müssen die Bereiche der einzelnen zu erkennendenZiffern mit einer Farbe umrandet werden, welche beim Scannen vom Scanner ausge-blendet werden kann (meistens Rot). Somit werden die einzelnen Ziffern sauber von-einander getrennt und können optimal erkannt werden.

DokumentenführungIm Bereich der Dokumentenscanner ab ca. 3000 Franken sind die Hauptunterschiedein der Dokumentenführung und bei der Schnittstellenunterstützung zu finden.Das Ziel hier ist es, zu verhindern, dass mehrere Blätter gleichzeitig eingezogen wer-den, bzw. diesen Fall zu erkennen oder durch eine bessere Papierführung Fehleinzügevon vornherein soweit wie möglich zu vermeiden.Scanner mit einem Papierschacht, von welchem das jeweils oben liegende Blatt ein-gezogen wird, sind dabei weitaus zuverlässiger als Scanner, bei welchen die Blättervertikal in einen Feeder gesteckt werden.

Schnittstelle SCSI – USBVor allem im Low Cost Bereich wird ausschliesslich USB verwendet, während imBereich der Dokumentenscanner meistens SCSI verwendet wird, zum Teil mit USB alsAlternative. Obwohl USB bei der Installation etwas einfacher erscheinen mag, hatsich der SCSI-Standard für professionellere Anwendungen als einiges besser bewährt;passende Treiber für das vorhandene Betriebssystem vorausgesetzt.

FormulareFormulare, die für das Scanning eingesetzt werden, sollten so gestaltet sein, dass einmöglichst fehlerloses Erkennen der handgeschriebenen Zahlen durch das ProgrammAbaForm möglich ist. Folgende Faktoren sind bei der Gestaltung zu beachten:

Idealerweise Farbe Rot für die FeldabgrenzungenGrösse der Zahlenfelder ca. 5 mm x 8 mmGenügend Abstand zwischen den ZahlenfeldernMarkierungen für die Ausrichtung des Formulares

DruckerUm die Formulare selber flexibel anpassen und produzieren zu können, sollte einFarblaser-Drucker verwendet werden. Farbdruck ist aufgrund der Farbausblendung beimScannen besonders wichtig. Zusätzlich können so auch ändernde Informationen einesFormulares (zum Beispiel Arbeitsperioden, Mitarbeiter-Informationen) bereits vorge-druckt werden und müssen nicht von Hand ausgefüllt werden, was die Texterkennungwesentlich verbessert.

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