HERZLICH WILLKOMMEN IN DER PAYBOX WELT!business.paybox.at/dateien/Kurzleitfaden_fuer_Administratoren.pdf · Kurzleitfaden für business paybox Kunden paybox Bank AG V 3.0 Seite 1

Kurzleitfaden für business paybox Kunden

paybox Bank AG V 3.0 Seite 1 von 18

HERZLICH WILLKOMMEN IN DER PAYBOX WELT! Ihr Unternehmen wurde erfolgreich als Kunde angelegt und Ihr Zugang für das Produkt business paybox wurde freigeschalten. Ihre Zugangsdaten zum Online Service Bereich wurden per E-Mail an die von Ihnen im Anmeldeformular beim Punkt „Ansprechpartner/Kontaktdaten“ (vormals Administrator“) angeführten Kontaktdaten versandt: Ihr Benutzername per E-Mail, das Passwort per SMS an die angegebene Mobiltelefonnummer. Haben Sie keine Mobiltelefonnummer angegeben, ist das Passwort in einem zweiten E-Mail zugestellt worden. Im Online Service Bereich können Sie nun den Zugang Ihres Unternehmens administrieren und business paybox Nutzer anlegen. Diese Nutzer können dann – entsprechend der von Ihnen gewählten Einstellungen – das Zahlungsmittel business paybox nutzen, beispielsweise für HANDY Parken. In diesem Leitfaden haben wir diese Anlage von Nutzern sowie die Durchführung der wichtigsten Administrationsschritte (PIN Reset, etc.) für Sie zusammengefasst.

WAS IST NUN ZU TUN? Mit der übermittelten Anmeldung wurde Ihr Unternehmenszugang freigeschalten. Um mit business paybox zu bezahlen, müssen die einzelnen Nutzer im nächsten Schritt im Online Service Bereich eingepflegt werden.

Wichtig: Die Zahlungsfunktion der business paybox kann erst genutzt werden, wenn Sie die jeweilige Rufnummer als Nutzer angelegt haben!

Überblick: 0. LOGIN IN DEN ONLINE SERVICE BEREICH: www.paybox.at/OnlineService ......................................... 2

1. NUTZER ANLEGEN ............................................................................................................................... 3

DER MENÜPUNKT „EINSTELLUNGEN VORNEHMEN“ IM DETAIL: ..................................................... 6

2. NUTZER AUFRUFEN ............................................................................................................................. 9

3. EINSTELLUNGEN ÄNDERN ................................................................................................................. 11

4. ENTSPERREN, PIN-RESET, SPERREN UND NUTZER KÜNDIGEN .......................................................... 12

5. DOWNLOAD DER NUTZER EINSTELLUNGEN ...................................................................................... 13

6. RECHNUNGSDOWNLOAD (pdf/csv) ................................................................................................... 14

7. WEITERE HINWEISE ........................................................................................................................... 16

7.1 HANDY PARKEN ........................................................................................................................... 16

7.2 ERSTBELADUNG EINES GUTHABENS FÜR WIEN .......................................................................... 16

7.3 PARKSCHEINE LÖSEN ................................................................................................................... 17

8. KONTAKT ........................................................................................................................................... 18

8.1. TELEFONISCHE AUSKÜNFTE AN DER SERVICELINE: .................................................................... 18

Telefonische Auskünfte an der Serviceline: Der Anrufer/ die Anruferin muss den Serviceline-MitarbeiterInnen die Identifiktionsmerkmale nennen können, um beauskunftet zu werden (siehe 8.1.)

http://www.paybox.at/OnlineService



0. LOGIN IN DEN ONLINE SERVICE BEREICH: www.paybox.at/OnlineService Loggen Sie sich als administrierende Kontaktperson ein:

Zugangsdaten / Passwort eingeben und

oberen Login Button klicken! (Der untere Login Button leitet zum Einstieg für Mitarbeiter als Nutzer von business paybox weiter.)

Häufige Fehlerquellen beim ersten Login:

Leerzeichen in den Eingabefeldern können ein erfolgreiches Login verhindern

Das Passwort muss ohne den Punkt am Ende eingegeben werden

Fehlinterpretation von Zeichen (e.g. i/I, l/L) – Passwort daher bevorzugt in das vorgesehene Feld kopieren



1. NUTZER ANLEGEN Im Online Service Bereich finden Sie den Button „Neuen Nutzer anlegen“:

Mit diesem Schritt legen Sie einzelne Mitarbeiter und Ihre business paybox Nummern als Nutzer von business paybox an. Wichtig: Sie können die paybox zur Bezahlung von z.B. HANDY Parken erst verwenden, wenn Sie die entsprechende Rufnummer, von der Sie die Zahlung durchführen möchten, als Nutzer angelegt haben. Bei der Anlage haben Sie vier Schritte zu absolvieren:

1. Kundendaten 2. Kundendokumente 3. Einstellungen 4. Zusammenfassung

Zur Neuanlage eines Nutzers klicken Sie auf „Neuen Nutzer anlegen“



1. Kundendaten Hier sind die Personendaten der einzelnen Nutzer zu erfassen. Die mit orangen * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder.

Bitte die Rufnummer im Format +43LeerVorwahlLeerRufnummer eintragen, z. B. +43 664 123456! 2. Kundendokumente Sie können diesen Punkt mit „weiter“ rechts unten überspringen, sofern Sie kein firmeninternes Dokument, wie z. B. Reiserichtlinien, hinzufügen möchten. 3. Einstellungen Hier können Sie dem Nutzer individuelle Einstellungen hinterlegen und Berechtigungen vergeben. Klicken Sie dazu zuerst auf „Einstellungen vornehmen“:

Dieser Punkt ist umfangreich und wird daher auf den folgenden Seiten nach „4. Zusammenfassung“ genauer erläutert.



4. Zusammenfassung Hier ist die Anlage des Nutzers durch Zustimmung zu den AGBs (siehe auch www.paybox.at/AGB) und Bestätigung der Eingaben abzuschließen.

Bestätigen Sie die AGB und klicken Sie auf „Absenden“ um die Anlage des Nutzers abzuschließen.

http://www.paybox.at/AGB



DER MENÜPUNKT „EINSTELLUNGEN VORNEHMEN“ IM DETAIL:

Mit dem Einkaufswagen Symbol können Sie Elemente (z.B. einzelne business paybox Services1, frei wählbare Attribute) löschen ( ) oder hinzufügen ( ).

business paybox Nummer – Umwandlung der Handynummer

business paybox Vorwahlen In der Produktkonfiguration ist im Feld Handynummer die reguläre Vorwahl durch die business paybox Vorwahl ersetzen!

Eingabeformat: +43Leer9er-VorwahlLeerRufnummer, bei Vorwahl 664 wird diese durch 999 ersetzt Beispiele: +43 999 1234567; +43 9676 12345678; +43 9650 12345678; +43 9680 12345678; +43 9660 12345678; +43 9699 12345678

1 HANDY Parken / Essen und Trinken / Taxi / Öffentlicher Verkehr



Limitstufe: Monatslimit in € für den Nutzer auswählen Sie können dieses Limit im Online Service Bereich im Nachhinein jederzeit verändern.

Bitte beachten Sie, dass der Nutzer nach Aufbrauchen des Monatslimits bis zum nächsten Monatsersten nicht mehr mit business paybox bezahlen kann (z.B. Wiederaufladung HANDY Parken Wien)!

HANDY Parken Um HANDY Parken zu nutzen, muss das business paybox Service „HANDY Parken“ ausgewählt sein. Bitte geben Sie die folgenden zusätzlichen Felder für die Anmeldung und Nutzung von HANDY Parken beim Nutzer ein:

KFZ Kennzeichen Geben Sie das Kennzeichen des Fahrzeugs ohne Abstände oder Sonderzeichen ein. Für dieses Kennzeichen wird der Parkschein per SMS automatisch gelöst. In der HANDY Parken App kann der Nutzer weitere Kennzeichen bei Bedarf anlegen und auswählen.

Wiederaufladewert Wien (in Std.) Hier bitte einen Wert für die Wiederaufladung des Parkguthabens in Stunden (mind. 10) eintragen. Es gilt der aktuelle Preis/h Stunde Parken in Wien. Dieser Wert in Stunden wird dem business paybox Nutzer sowohl bei der Erstaufladung und jeweils nach Aufbrauchen des aufgeladenen Betrages aufgebucht.

Business Wiederaufladewert Bitte beachten, dass der Wiederaufladewert nicht mehr als die Hälfte des vergebenen Limits betragen kann! Beispiel: Wiederaufladebetrag 50 entspricht 50h=100€; Limit des Mitarbeiters muss in diesem Fall min. EUR 100/ EUR 100 betragen.

Bevorzugte Gemeinde (dienstlich) Für diese Gemeinde wird per SMS-Parkschein automatisch gebucht. Der Nutzer kann in der HANDY Parken App vor jeder Buchung die gewünschte Gemeinde bzw. Parkfläche auswählen.

Attribute Sie können dem Nutzer max. zwei frei wählbare Attribute zuordnen – etwa Abteilung und Kostenstelle. Fügen Sie diese einfach mit hinzu.

business paybox Services Sie können den Nutzer für verschiedene Services zur Zahlung berechtigen: beispielsweise für die Bezahlung von Taxifahrten (Taxi), Bezahlung von Essensbestellungen (Essen und Trinken), Öffi Tickets (Öffentlicher Verkehr) oder HANDY Parken (HANDY Parken).

HANDY Parken Ist das Service HANDY Parken nicht aktiviert, kann der Nutzer HANDY Parken nicht nutzen. Bitte beachten Sie, dass dieses Service ausgewählt ist. Mit der Auswahl der Berechtigung erfolgt gleichzeitig eine Anmeldung des Nutzers bei www.handyparken.at mit den eingegebenen Daten (business paybox Nummer, KFZ Kennzeichen und bevorzugter Gemeinde).

http://www.handyparken.at/



Sobald der Nutzer aktiviert wurde, wird dem Nutzer eine PIN per SMS an die business paybox Rufnummer gesendet, mit der die Autorisierung von Zahlungen (> EUR 25,00) und der Log-In in den Online-Mitarbeiterbereich auf www.paybox.at/OnlineService

möglich ist.

http://www.paybox.at/OnlineService



NUTZER AUFRUFEN: EINSTELLUNGEN ÄNDERN UND AKTIVITÄTEN DURCHFÜHREN Sie können die bei einem Nutzer getroffenen Einstellungen natürlich auch im Nachhinein ändern. Des Weiteren finden Sie im Folgenden eine Aufstellung der Schritte, die zum Aufrufen einzelner Nutzer und für die Durchführung einzelner Aktivitäten durchzuführen sind. Die verfügbaren Aktivitäten sind:

Entsperren bei 3-maliger falscher PIN-Eingabe

PIN-Reset (Zusenden einer neuen PIN)

Nutzer temporär sperren

Nutzer kündigen (etwa bei Ausscheiden eines Mitarbeiters)

2. NUTZER AUFRUFEN Um einen Nutzer aufzurufen, klicken Sie auf der Startseite auf „Nutzer suchen“:



Geben Sie den gewünschten Suchbegriff ein. Die Suche nach Vorname, Nachname bzw. business paybox Nummer ist möglich.

Beachten Sie bei Eingabe das Format und die Vorwahl, z.B. +43 9676 987654, bei der business paybox Nummer. Ein Suchbegriff kann mit „%“ abgekürzt werden, z.B. „Muster%“, um alle Nachnamen wie Mustermann, Musterfrau etc. zu finden.

Klicken Sie auf „Suchen“ und Sie erhalten das Suchergebnis zu Ihrer Abfrage. Alternativ können Sie die Unterkonten durch Anklicken von „Administration“ und danach über den Reiter „Unterkonten“ aufrufen.



Haben Sie einen Nutzer (Bsp.: Max Mustermann) aufgerufen, erscheint folgender Bildschirm:

Auf einen Blick Sie erkennen anhand des Pfeiles und des darunter angeführten Namens links oben, welchen Nutzer Sie derzeit aufgerufen haben.

Klicken Sie rechts oben auf „PRODUKTE“, danach in der Aufstellung auf „Nutzer“.

3. EINSTELLUNGEN ÄNDERN Haben Sie einen Nutzer aufgefrufen (so wie in Punkt zwei beschrieben), so können Sie den Reiter Einstellungen aufrufen.



Nun werden Ihnen die aktuellen Einstellungen des Nutzers angezeigt. Sie können diese nun durch Klicken auf „Bearbeiten“ ändern.

4. ENTSPERREN, PIN-RESET, SPERREN UND NUTZER KÜNDIGEN Haben Sie einen Nutzer aufgerufen (so wie in Punkt 2 beschrieben), klicken Sie auf „PRODUKTE“, dann „Nutzer“, dann können Sie den Reiter „Aktivitäten“ anklicken:

Wählen Sie die gewünschte „Aktivität“ aus und klicken Sie auf „Aktivität durchführen“.



Wichtig beim PIN Reset 1. Aktivität „Entsperren“ durchführen 2. Aktivität „PIN Reset“ durchführen Die neue PIN wird dem Nutzer danach unmittelbar per SMS zugestellt. Es ist immer die zuletzt zugestellte PIN gültig. Der Nutzer kann selbst im Online Service Bereich seine PIN ändern. Dazu steigt er mit seiner business paybox Nummer und der bestehenden PIN ein. Danach folgt er den Anweisungen auf der Startseite.

Löschung eines Nutzers Wird ein Nutzer von Ihnen gelöscht, so erhält dieser den Status terminiert. Er wird aber – entsprechend der Vorgaben des Bankwesengesetzes – nicht vollständig gelöscht. Daher wird er Ihnen weiterhin mit dem Status „terminiert“ angezeigt.

5. DOWNLOAD DER NUTZER EINSTELLUNGEN Wenn Sie alle Ihre Nutzer inklusive deren Einstellungen und Berechtigungen als .csv herunter laden möchten, gehen Sie auf „ADMINISTRATION“ und „UNTERKONTEN“. Achten Sie darauf, dass Sie in der Unternehmensansicht sind, d.h. Ihr Unternehmensname links oben angezeigt wird.

Klicken Sie auf „CSV herunter laden“ um alle Daten als .csv Datei zu erhalten. Ergebnis des Downloads:



6. RECHNUNGSDOWNLOAD (pdf/csv) Sämtliche Belege stehen Ihnen im Online Service Bereich zum Download zur Verfügung. Wählen Sie dazu – ausgehend vom Startbildschirm – auf „Belege“.

Es werden die Belege des letzten Monats angezeigt. Um weitere Belege zu sehen, treffen Sie bitte eine entsprechende Auswahl in den vorgesehenen Datumsfeldern.



pdf-Download: Browserprobleme bei Internet Explorer Bei der Verwendung von Internet Explorer kann es zu Problemen beim Download der pdf-Belege kommen. Die Dokumente lassen Sich in diesem Fall nicht öffnen. Sollte dieser Fehler bei Ihnen auftreten, weichen Sie bitte auf einen anderen Browser, z.B. Mozilla Firefox oder Google Chrome aus. Hier die Download-Links zu Firefox und Chrome:

http://de.wikipedia.org/wiki/Webbrowser

http://www.mozilla.org/de/firefox/new/

http://www.google.at/intl/de/chrome/browser/



7. WEITERE HINWEISE

7.1 HANDY PARKEN

Die paybox Bank AG ist der Zahlungsdienstleister, der die Finanz-Transaktionen zwischen Ihnen und HANDY Parken abwickelt. Die Verwaltung der Parkscheine etc. ist Tätigkeitsbereich von HANDY Parken. Die SMS- oder In-App-Korrespondenz zum Lösen von Parkscheinen, zur Beladung von Guthaben etc. findet zwischen Ihnen und HANDYParken statt. HANDYParken Servicelines Für detaillierte Beauskunftung stehen Ihnen daher folgende Hotlines zur Verfügung:

Serviceline HANDY Parken Wien: 0820 660 0990

Serviceline HANDY Parken Bundesländer: 0664 660 6000 Für Wien wird ein HANDY Parken Guthaben in Höhe des Wiederaufladewertes aufgeladen. Ist dieses verbraucht, werden Sie verständigt und gefragt, ob Sie erneut beladen möchten. Der Betrag der getätigten Beladungen pro Tag/Monat kann das gesetzte Limit nicht überschreiten. Von Ihrem Parkguthaben werden die Kosten der verbrauchten Parkscheine abgebucht.

In den HANDY Parken-Städten in den Bundesländern wird jeder Parkschein direkt mit business paybox per Handy bezahlt. Sie müssen kein Parkguthaben aufladen.

7.2 ERSTBELADUNG EINES GUTHABENS FÜR WIEN

Erstbeladung Auch wenn Sie die App verwenden, hat die Erstbeladung stets per SMS zu erfolgen.

Schicken Sie bitte eine SMS mit B30 oder B60 (B beachten, B ist die Kennung für einen Business Account bei HANDY Parken) an 0664 660 6000, um den SMS-Dialog für das Aufladen des Parkguthabens zu starten.

Danach erhalten Sie eine Meldung, in der Sie darauf hingewiesen werden, dass Ihr Parkzeitkonto unter EUR 3,00 liegt. Um aufzuladen antworten Sie bitte mit JA.

Danach erhalten Sie einen Anruf, bei dem Sie aufgefordert werden, Ihre PIN einzugeben und mit der Rautetaste zu bestätigen (wenn der Betrag über EUR 25,00 liegt).



7.3 PARKSCHEINE LÖSEN

per SMS: Senden Sie ein SMS mit B sowie der gewünschten Parkdauer in Minuten und die Stadt (z.B. B30 Wien, B60 Wien,...) an 0664 660 6000. Sie erhalten danach Ihren Parkschein per SMS (mit Ihrer Parkscheinnummer und der bezahlten Parkzeit). per APP: Den ersten Parkschein per SMS anfordern, danach haben Sie die Möglichkeit von „HANDY Parken Privat“ auf „HANDY Parken Business“ umzustellen.

Einen Leitfaden für Ihre business paybox nutzenden Mitarbeiter können Sie jederzeit unter folgendem Link abrufen: www.paybox.at/businessDownloads

https://www.paybox.at/7649/Business/Downloads



8. KONTAKT Falls Sie noch Fragen haben stehen wir Ihnen telefonisch unter 05 05 2 05 05 gerne zur Verfügung.

8.1. TELEFONISCHE AUSKÜNFTE AN DER SERVICELINE:

Telefonische Auskünfte an der Serviceline: Der Anrufer muss den Serviceline-MitarbeiterInnen die Identifiktionsmerkmale nennen können, um beauskunftet zu werden!

Bitte beachten Sie unbedingt, dass eine Beauskunftung an der Serviceline nur nach Nennung der Identifikationsmerkmale erfolgen darf! Beauskunftet werden dürfen Kontaktpersonen und Ansprechpartner des Unternehmens ausschließlich:

nach Nennung des Unternehmensnamens

Nennung des eigenen Namens

Nennung der business paybox Kundennummer

Ansprechpartner/Kontaktpersonen müssen der paybox Bank am Vertrag persönlich nominiert werden. Wichtig! Die genannten Kontaktpersonen sind die zentralen Ansprechpartner für die Bank. Ausschließlich diese Personen werden über sämtliche Unternehmensinformationen beauskunftet.

Mitarbeiter/business paybox Nutzer ausschließlich nach Nennung:

des eigenen Namens

des Unternehmensnamens

der eigenen Rufnummer

des Namens der aktuell business paybox administrierenden Person im Unternehmen

Mitarbeiter werden nur eingeschränkt auf die Informationen, die ihre business paybox auf ihrer Rufnummer betreffen, beauskunftet!

Wir wünschen Ihnen und Ihren Mitarbeitern viel Freude mit der Nutzung von business paybox! Ihr B2B-Team der paybox Bank AG

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