1

Schmeling + Consultants GmbH Heidelberg

www.schmeling-consultants.de Telefon +49 (0) 62 21 / 58 50 47-0

Neues von der DIN EN 82079-1,

dem wichtigsten Standard

für alle Anleitungen

Herzlich Willkommen zum Vortrag

Ulm, 11.07.2013

Roland Schmeling r.schmeling@schmeling-consultants.de

Regionalgruppe Alb-Donau

Agenda

1. Überblick und

Hintergrund

2. Prinzipien

3. Inhalt

4. Sicherheit

5. Gestaltung

6. Prozesse

7. Konformität

8. Elektronische

Medien

9. Ausblick

(c)

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DIN EN 82079-1 Erstellen von Gebrauchsanleitungen

Status • Deutsche Übersetzung (DIN, Juni 2013)

• Basis: IEC 82079-1:2012-08 (ISO und IEC)

• Zusätzlich Europäische Norm (EN)

• Wichtigste Norm für Anleitungen

Veröffentlichung • Juni 2013

Vorgänger • DIN EN 62079:2001

Scope • Alle Arten von Anleitungen (instructions for use) für alle Arten von

Produkten, von der Dose Farbe bis zur Industrieanlage

Inhalt • Begriffsdefinitionen

• Prinzipien für die Erstellung von Anleitungen

• Anforderungen an den Inhalt von Anleitungen

• Anforderungen an die Gestaltung von Anleitungen

• Anforderungen an den Erstellungsprozess für Anleitungen

• Anforderungen an die Qualifikationen von Redakteuren, Autoren,

Übersetzern, Lektoren, Illustratoren, Prüfern

• Anforderungen an die Prüfung einer Anleitung auf

Übereinstimmung mit der Norm

• Informativ: Erstellungsprozess

• Informativ: Methoden der Evaluation (Expertisen und empirische

Methoden)

Ausblick • Weitere Teile einer Normenreihe möglich

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1985 – 1999 Universität Bielefeld: Diplom-Physik, Philosophie (Sprach- und

Wissenschaftstheorie, Forschung und Lehre)

1999 – 2005 TANNER AG, Lindau: Fachverantwortlicher für Technische

Dokumentation (Analysen, Konzepte, Schulung, Recht)

Seit 2004 Lehrbeauftragter an der Hochschule Furtwangen für

Qualitätssicherung in der Technischen Dokumentation

2005 – 2007 TÜV SÜD: Verantwortung für das Prüfprogramm DocCert,

Entwicklung der Abteilung DocLab, stellv. Niederlassungsleiter in

Essen; auch weiterhin: Auditor/Fachzertifizierer für TD des TÜV SÜD

Seit Sept 07 Schmeling + Consultants GmbH in Heidelberg,

Unternehmensberatung für Technische Dokumentation

und Information, Geschäftsführender Gesellschafter;

7 Berater/-innen; weiterer Gesellschafter: Prof. Schäflein-Armbruster

Seit 2009 tekom e.V. Beirat für Normen, u.a. Mitarbeit im Maintenance Team zur

Überarbeitung der IEC 62079 zur IEC 82079-1 (DKE / IEC)

Roland Schmeling

(c)

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Schmeling + Consultants GmbH Heidelberg

www.schmeling-consultants.de Telefon +49 (0) 62 21 / 58 50 47-0

Roland Schmeling r.schmeling@schmeling-consultants.de

Dipl.-Technikredakteur

Elvis Ališić

Senior Consultant

Dr. Peter Ebenhoch

Geschäftsführer,

Senior Consultant,

Projektmanager PMP

Dipl.-Technikredakteur

Tilo Ried,

Senior Consultant,

Prozessmanager

Prof. Robert

Schäflein-Armbruster,

Gesellschafter,

Senior Consultant

Roland Schmeling,

Geschäftsführer,

Gesellschafter,

Senior Consultant

Dipl.-Wirtsch.-Ing.

Mareike von der Stück

Consultant, Expert

Simone Heidemann,

Assistenz

Dr. Ulrike

Zuckschwerdt,

Trainee

SCHMELING + CONSULTANTS HEIDELBERG

seit 2007

Unser Vorgehensmodell – unsere Leistungen

Informationsprodukte Systematische Analyse

Gutachten zur Rechtskonformität

Strukturierung und Standardisierung

Informationsmanagement Redaktionsleitfäden

Medienkonzepte

Modularisierung

Informationsprozesse Prozess-Analyse und Optimierung

Qualitätssicherung

Kosten-Nutzen-Analysen

Prozessreife-Analyse und Benchmark

Kennzahlen-Beratung

Kompetenzaufbau Individuelle Inhouse-Trainings bis zur

umfassenden Ausbildung der Redaktion

Mentoring und Workshops

Lektorate

Systemeinsatz Nutzungsoptimierung vorhandener Systeme

Lastenheft

Datenmodellierung

Projektmanagement Informationsmanagement-Projekte

Systemeinführung

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1. Überblick und Hintergrund

(c)

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IEC 82079-1 löst IEC 62079 ab

Allgemein Elektrotechnik Telekommunikation

Internationale

Ebene

Europa

Nationale

Ebene:

Deutschland

IEC 62079:2001

EN 62079:2001

DIN EN 62079:2001

DIN EN 82079-1:2013

EN 82079-1:2012

IEC 82079-1:2012

parallel voting

(c)

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5

EN 62079: Rechtliche Bedeutung in Europa und Deutschland

IEC 82079-1 tritt Nachfolge an

IEC 62079

EN ISO 12100

DIN EN ISO 12100

Gesetz - verbindlich

Norm - freiwillig

ProdSG

EG-Vertrag AEUV Artikel 114

• Legt „hohes Schutzniveau“ fest

• Ermöglicht Richtlinien mit Anforderungen an Produkte

bzw. Arbeitsmittel

EG Produktsicherheits-

richtlinie 2001/95/EG

EG Maschinen-RL

2006/42/EG

9. ProdSGV

EN 62079

DIN EN 62079

EG Medizinprodukte-

RL 93/42/EG

MPG

EN IEC 60601-1

DIN EN IEC

60601-1 Stand der Technik

(c)

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Bedeutung der EN 62079 für Maschinen in der EG

„Das Abfassen der Benutzerinformation ist ein integraler Bestandteil

der Konstruktion einer Maschine.“

IEC 82079-1 Anhang D: Einbeziehen der Informationsentwickler in die

Risikobeurteilung; optimales Zusammenspiel kontruktiver und

instruktiver Mittel

„Sofern wichtige Mitteilungen erforderlich sind, wie z. B.

Warnhinweise, sind Standardformulierungen in Betracht zu ziehen.“

Standardformulierungen und Formulierungsregeln aus der IEC 82079-1

„Art und Größe der Schrift müssen bestmögliche Lesbarkeit

sicherstellen.“

Konkrete Empfehlungen für Schriftgrößen in der IEC 82079-1

„Falls die Betriebsanleitung umfangreich ist, sollte ein Inhaltsver-

zeichnis und/oder Stichwortverzeichnis hinzugefügt werden.“

Gemäß IEC 82079-1 Inhaltsverzeichnis ab 4 Seiten

Forderungen der EN ISO 12100 „Sicherheit von Maschinen“

(c)

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6

Inhalte der IEC 82079-1

(c)

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Inhalt der ISO/IEC 82079-1

Bezug zu Information anstatt Bezug zu

Dokumentarten

Übersetzung in die Landessprache

Kein Vorschlag für Inhaltsverzeichnis

mehr

Weniger inhaltliche Anforderungen,

weniger Widersprüche und weniger

Konflikte mit produktspezifischen

Normen

Konformitätsprüfung als Teil der Norm

Neue Definitionen ..

Anforderungen an die Qualifikation ..

Schriftgröße

Klare Zielgruppenorientierung

Neue Medien – zusammengeführt, aber

nicht innovativ

Verschärfungen für Anleitungen für

Verbraucher

Funktionale Standardisierung ..

Unterscheidung zwischen

Sicherheitshinweisen, Warnhinweisen

und Warnschildern ..

Signalworte GEFAHR, WARNUNG,

VORSICHT in Anlehnung

an ISO 3864-2, konform mit ANSI Z535

Einzelne Klärungen für die

Anlagendokumentation

Anhang für den Redaktionsprozess ..

Was ändert sich?

(c)

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7

Gliederung der DIN EN 82079-1

Vorwort

1. Anwendungsbereich

2. Normative Verweisungen

3. Begriffe

4. Prinzipien

5. Inhalt von Gebrauchsanleitungen

6. Gestaltung von

Gebrauchsanleitungen

7. Bewertung der Konformität mit

diesem Teil der Normenreihe

82079

Anhang A (normativ) Bewertung

der Gebrauchsanleitung

Anhang B (informativ) Checkliste

für Konformität und Kommentare

Anhang C (informativ) Checkliste

für die Effektivität der

Kommunikation

Anhang D (informativ) Planung

der Erstellung von

Gebrauchsanleitungen

Anhang E (informativ) Empirische

Methoden zur Unterstützung der

Erstellung von

Gebrauchsanleitungen

Literaturhinweise

Inhalt und Anhänge

(c)

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Begriffe in der ISO/IEC 82079-1

= neue Definition

= Fehlende Definition

= Entfallene Definition

(c)

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8

4 Prinzipien

4.1 Bereitstellung der Gebrauchsanleitungen

4.2 Qualität der Kommunikation

4.3 Minimierung von Risiken

4.4 Zielgruppe(n)

4.5 Spezielle Vorsorgemaßnahmen

4.6 Produkte mit kurzer Lebensdauer

4.7 Überlegungen zum Wesen der Gebrauchsanleitungen

4.8 Erstellung von Gebrauchsanleitungen

(c)

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5 Inhalt von Gebrauchsanleitungen

5.1 Allgemeines

5.2 Identifikation von Gebrauchsanleitungen

5.3 Identifikation der Produkts

5.4 Modifikation des Produkts

5.5 Sicherheitsbezogene Informationen

5.6 Übereinstimmung mit dem Produkt

5.7 Wichtigkeit der Aufbewahrung von Gebrauchsanleitungen

5.8 Produkte für den Gebrauch vorbereiten

5.9 Betrieb der Produkte

5.10 Instandhaltung des Produkts

5.11 Mitgelieferte Zubehörteile, Verbrauchsmaterialien, Ersatzteile

5.12 Informationen zu speziellen Werkzeugen, Geräten und Materialien

5.13 Informationen zu Reparatur von Produkten und Austausch von Teilen

5.14 Erforderliche Informationen, wenn das Produkt nicht mehr gebraucht wird

5.15 Struktur der Gebrauchsanleitungen

(c)

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9

6 Gestaltung von Gebrauchsanleitungen

6.1 Verständlichkeit

Style guide, konsistente Terminologie, kurze Sätze, standardisierte Zeichen, funktionale Struktur und Formulierung, Proof reading

6.2 Leserlichkeit

Schriftgröße, Layout, Kontrast

6.3 Visuelle Darstellungen und unterstützender Text

Qualität, Information je Abbildung, den Abläufen folgend

6.4 Grafische Symbole einschließlich Sicherheitszeichen

Erklärung der Symbole

6.5 Anwendung von Tabellen

6.6 Anwendung geeigneter Dokumentarten

6.7 Anwendung elektronischer Medien

Didaktische Anforderungen, Download, Warnhinweise, Interaktion

6.8 Sicherheitsbezogene Informationen hervorheben und auffällig machen

Gestaltung, Signalwörter

6.9 Farben

Konsistenz, Wahrnehmung, Kopien

(c)

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Studien des Verbraucherrats

www.verbraucherrat.din.de/

verbraucherrat@din.de

Dr. Gabriela Fleischer, Berlin

(c)

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Normungsarbeit: Punkt für Punkt …

(c)

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2. Prinzipien der IEC 82079-1

für die Gestaltung von Anleitungen

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Prinzipien 1 (6)

Informationsauswahl und –tiefe (4.1.1 und 5.1)

Terminologie (5.15.5)

Qualifikation der Autoren (4.2)

Berücksichtigung der Zielgruppeneigenschaften (4.4)

Definition der Zielgruppen in der Anleitung

Klare und angemessene Trennung von Informationen für verschiedene

Zielgruppen, z. B. Bedienung und Wartung

Zugriff auf die Information (4.7.3)

Informationsbedarf der Zielgruppen (4.8.2)

Basierend auf Zielgruppenanalyse: Alter, Sprache, technische

Vorkenntnisse, Umgang mit technischen Produkten

Terminologie (Öffentlichkeit oder Spezialisten)

klare Zuordnung von Informationen zu Zielgruppen

Warnhinweise verständlich für die Zielgruppe (5.5.3)

Zielgruppenorientierung „target group“

steht in der Norm

fast 40 mal auf

knapp 60 Seiten

(c)

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Grundsatz: Relevanz und Informationsbedarf

Zielgruppen als Basis für Detailliertheit

4.1.1 Allgemeines

Das Niveau der Beschreibungen und die Informationstiefe

müssen den Kenntnissen der Zielgruppe(n) angepasst sein.

Die Gebrauchsanleitungen müssen die Vollständigkeit der

relevanten Information auf einem ausreichenden

Beschreibungsniveau, zugeschnitten auf den Bedarf der

Zielgruppe(n), sicherstellen.

(c)

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Verbraucher

Gedruckte Anleitung

Zusätzlich verfügbar im Internet

Große Schrift

Bei Schriftgröße unter 10 pt: Zugang zu anderen

Medien empfohlen (größere Schrift, Audio, Braille)

Anwendertest („should“ / „useful“)

Auch hinsichtlich Terminologie

Glossar bei Bedarf

Garantie enthalten

(c)

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Prinzipien 2 (6)

Information ist Teil des Produkts

Instructions for use are part of the product (4.1.2)

Sicherheit (4.3)

Risikobeurteilung der Verwendung („risk assessment of use“)

• zu unterscheiden von der konstruktionsbezogenen Risikoanalyse

Vernünftigerweise vorhersehbaren Fehlgebrauch berücksichtigen

Warnung vor Restgefahren ( sicherheitsbezogene Informationen:

Warnschilder, Warnhinweise und Sicherheitshinweise; 5.5, 6.8)

Zusätzliche produktspezifische und gesetzliche Anforderungen

berücksichtigen (4.7.1, 5.5.1, 7.1)

Sprache des Anwenderlandes (4.8.3)

Minderheiten berücksichtigen

Visualisierung nutzen

Qualifizierte Übersetzer/-innen

Teil des Produkts, Sicherheit, Sprache

(c)

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Prinzipien 3 (6)

Inhaltliche Konsistenz

Mit dem Produkt (4.1.3) sachliche Richtigkeit

Widerspruchsfrei in sich

Widerspruchsfrei zu anderen Informationsprodukten (Labels,

Schulungsunterlagen, Werbung, Internet, usw.)

Rechtskonform

Konsistente Gestaltung

Redaktionsleitfaden (6.1.2)

Konsistente Terminologie (4.1.3, 5.15.5, 6.1.4, 6.1.2)

Konsistenz

(c)

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Widerspruchsfreiheit der Informationskanäle

Betriebs-anleitung

Schulung

Service

Montage

Vertrag Validierung

Katalog

Internet

Flyer

Organisation der

Widerspruchsfreiheit

Inhalt

Technische Daten

Terminologie

Warnhinweise

Ersatzteilwesen

Wartungsfristen

…

(c)

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14

Prinzipien 4 (6)

Nutzung der Stärken aktueller Medien und Technologien (6.7.1) ISO 9241 „Ergonomie der Mensch-System-Interaktion“

Elektronische Dokumentation:

• Navigation durch die Struktur

• Jeweiliger Ort in der Struktur erkennbar

• Struktur jederzeit im Überblick: mit „Knoten“ und zugeordneter Information

• Expand and collapse

Verfügbarkeit und Zugriff (4.7.5, 5.7, 5.9.6) Elektronische Medien und Papier (4.7.3)

Nachbeschaffung (Ersatzkopien)

Speziell Verbraucherprodukte: Anleitung im Internet verfügbar

Bei Schriftgröße unter 10 pt: Anleitung mit mind. 10 pt verfügbar

Haltbarkeit über den Produktlebenszyklus (4.7.4, 6.2.5)

Anbringungsorte (4.7.2 Location) In der Packung mit dem Produkt

An oder im Produkt (z. B. elektronisch)

Auf der Verpackung, aber dort nicht ausschließlich

WWW, aber dort nicht ausschließlich

Optionen in separaten Abschnitten / Überschriften (4.8.1.5 Optional modules..)

Medieneinsatz und Verfügbarkeit

IMPORTANT – READ

CAREFULLY BEFORE

USE – KEEP FOR

FUTURE REFERENCE

(c)

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Verfügbarkeit der Informationen

Verfügbarkeit der Informationen nur bei gedruckter Dokumentation

gewährleistet

Regel ist Papier, elektronische Lieferung zusätzlich

Ausschließlich elektronische Lieferung in begründeten Fällen

Nicht bei sicherheitsbezogenen Informationen

Praktisch alle Informationen sind „sicherheitsbezogen“

Quelle: HEITEC

(c)

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Umgang mit Informationen zu Produktvarianten (4.8.1.2)

empirische Evaluation wegen

höherer Gefahr von

Verwechslung

(c)

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Prinzipien 5 (6)

Vom Allgemeinen (Überblick) zum Speziellen (6.1.1)

Was ist zu tun? Wie ist es zu tun?

Handlungslogische Reihenfolge

Kürze und Einfachheit (6.1.5 ff.)

nur relevante Information (Aufmerksamkeit des Lesers erhalten)

Einfach und kurz

Wenige Querverweise

Anwenderschulung nicht als Ersatz, sondern ergänzend zur Anleitung

Gestaltung der Anleitung

(c)

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16

DIN EN 82079-1

Anleitung und Schulung

4.7.7 Nutzerschulung

Wenn eine Schulung der Nutzer erforderlich ist, muss es in der

Gebrauchsanleitung und, wo anwendbar, auch im Liefervertrag

angegeben werden. Allerdings können Schulungen der Nutzer

kein Ersatz sein für Gebrauchsanleitungen, sondern diese nur

ergänzen. [...]

(c)

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Prinzipien 6 (6)

Professioneller Redaktionsprozess (4.2, Anhang D)

Zielgruppenanalyse

Erstellung durch Fachkräfte

Redaktionsleitfaden

Lektorat (Proof reading, 6.1.11)

Professioneller Redaktionsprozess

(c)

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3. Inhalt einer Anleitung

IEC 82079-1,

Kapitel 5 „Content of instructions for use“

(c)

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Grundlegende Anforderung an den Inhalt

Grundregel: Alle Informationen geben, welche die Zielgruppen benötigen

5.1 Allgemeines

Die Funktionalität der Produkte muss beschrieben werden und

Fragen der Nutzer zum WO? WER? WAS? WANN? WIE?

WARUM? sollten vorweggenommen und passende Antworten

gegeben werden.

Die Informationstiefe hängt von der (den) Zielgruppe(n) ab und

den beabsichtigten oder erlaubten Aufgaben, die im Laufe des

Produktlebens ausgeführt werden.

[…]

(c)

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18

5 Inhalt von Gebrauchsanleitungen

5.1 Allgemeines

5.2 Identifikation von Gebrauchsanleitungen

5.3 Identifikation des Produkts

5.4 Modifikation von Produkten

5.5 Sicherheitsbezogene Informationen

5.6 Übereinstimmung mit dem Produkt

5.7 Wichtigkeit der Aufbewahrung von Gebrauchsanleitungen

5.8 Produkte für den Gebrauch vorbereiten

5.9 Betrieb der Produkte

5.10 Instandhaltung des Produkts

5.11 Mitgelieferte Zubehörteile, Verbrauchsmaterialien, Ersatzteile

5.12 Informationen zu speziellen Werkzeugen, Geräten und Materialien

5.13 Informationen zu Reparatur von Produkten und Austausch von Teilen

5.14 Erforderliche Informationen, wenn das Produkt nicht mehr gebraucht wird

5.15 Struktur der Gebrauchsanleitungen

(c)

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Inhalt einer Anleitung

Wo, wer, was, wann, wie, warum

Informationsumfang und –tiefe abhängig von Zielgruppe

Eigenschaften der Zielgruppe

Aufgaben der Zielgruppe

Identifikation

Dokument: Nummer, Datum, Revision, …

Produktidentifikation muss zweifelsfrei möglich sein

Maße, Kapazität (z. B. Volumen), Leistung, Energieverbrauch,

Spannung, Isolierungskategorie, Anforderungen an Anschlüsse,

Lärmpegel, Zielgruppen, Konformität,

bestimmungsgemäße Verwendung und Fehlgebrauch („notes on …“)

(c)

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Inhalt einer Anleitung

Sicherheitsbezogene Informationen, unter anderem

Bestimmungsgemäße Verwendung

Verwendungsgrenzen

Persönliche Schutzausrüstung

Schutzeinrichtungen

Besonders gefährdete Personengruppen, Folgen bei Nichtbeachtung

Anzeichen für nicht sicherheitsgerechten Zustand

Sichere Entsorgung

Kurzanleitungen: Angabe, wann und warum Hauptanleitung

(c)

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Inhalt einer Anleitung – nicht mit Struktur verwechseln!

Vorbereitung für den Gebrauch

Installation

Inbetriebnahme

Betrieb

Normaler Betrieb

„Anormaler Betrieb“

Fehler

Notfall

Störungsbehebung skilled / non-skilled

Wartung skilled / non-skilled

Anlagen: Übergeordneter Wartungsplan (5.10.4)

Zubehör und Ersatzteile

Verbrauchsmaterialien

Spezielle Werkzeuge

Reparatur skilled / non-skilled

Informationen nach Gebrauch (Entsorgung, …)

(c)

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Struktur

Aufteilung in Teile mit konsistentem Format

Spezifikation der Teile der Anleitung in Produktnormen oder

Branchenstandards, z. B. für Wartungspläne

Unterscheidbarkeit der Anleitungen anhand der Titelseite

Paginierung ab 3 Seiten

Empfehlung: „4 von 75“ - sollte vom Einzelfall abhängig gemacht

werden

Inhaltsverzeichnis ab 5 Seiten

Übereinstimmend mit dem Inhalt

Index bei langen und komplexen Anleitungen – leider keine klareren

Anhaltspunkte

Glossar

Verbraucherprodukte: Empirische Untersuchung hilfreich über

unbekannte Terminologie

Darstellungskonventionen

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4. Sicherheitsbezogene Informationen

(c)

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Sicherheit

Risikobeurteilung erforderlich

Verweis auf ISO 12100 und IEC 60204-1

Sicherheitshinweise, Warnhinweise und

Warnschilder mit ANSI Z535 abgestimmt

Sicherheitshinweise als eigenes Kapitel am

Anfang der Anleitung

Art, Quelle, Folgen, Maßnahmen

„Meaningful organizational system“ – keine

Aneinanderkettung von Warnhinweisen

(c)

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Quellen für Sicherheits- und Warnhinweise

Risikobeurteilung / Gefahrenanalyse

Fachpublikationen (z.B. tekom, VDMA)

Bestehende Dokumente

? Filter

(c)

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Kanäle der Instruktion

Bei Arbeit gelesen Vorab gelesen Vorab gelernt Am Produkt erkannt

Warnhinweis

• Der Handlungs-

sequenz

vorangestellt

• In die Handlungs-

sequenz integriert

Maßnahmen des Betreibers: Sicherheitskennzeichnung, Betriebsanweisungen,

Sicherheitsunterweisungen

Schulung

Grundlegende

Sicherheitshinweise

• Am Anfang der

Anleitung

• Sicherheits-

dokument

Warnhinweis

• Schild auf Produkt

• Meldung auf dem

Anzeigegerät

• Signal (Licht, Ton)

Sicherheitsbroschüre,

Schulungsunterlage,

Sicherheitsvideo, und

sonstige Lehr-Lern-

Materialien

Vertrieb Marketing-Unterlagen Service

§

i

Quellen

? Filter

(c)

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Risikograph und Warnstufen

a

F1

F2

S1

P1

P2

P1

P2

S2

Folgen / Art

und Schwere

Wahrschein-

lichkeit

Erkennbarkeit /

Vermeidbarkeit

F1

F2

P1

P2

P1

P2

b

c

d

e

L

H

Ste

ige

nd

es R

isik

o WARNUNG

VORSICHT

ACHTUNG

GEFAHR

Nur Sach-

schaden:

Performance Level EN 13849-1 Warnstufen EN 82079-1 / ANSI Z535

Bei S2/F2/P1: Wenn Unfall

mit schweren Folgen fast

sicher eintritt: GEFAHR

(c)

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FMEA und Warnstufen

WARNUNG

WARNUNG

Auftreten A = 3

Bedeutung B = 10

Auftreten A = 2

Bedeutung B = 10

(c)

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Erstellungsprozess für Sicherheitshinweise

Verwalten Sie Ihre Sicherheits- und Warnhinweise! Sorgen Sie für Rückverfolgbarkeit!

technische kommunikation, 1/06, Seite 30ff

(c)

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Sicherheitsbezogene Informationen

4 Principles

4.3 Minimizing risks: Forderung nach einer Riskobeurteilung als Basis

4.8.3 Languages

4.8.3.2 Graphical Symbols including safety signs, product safety labels

5 Content of instructions for use

5.5 Safety-related information

5.5.1 General: Unterscheidung der Hinweisarten und mögliche Inhalte

5.5.2 Safety notes

5.5.3 Warning messages

5.5.4 Safety-related information for industrial plants

5.5.5 Safety related information in quick-start guides

6 Presentation of instructions for use

6.8 Making safety-related information prominent and conspicuous

6.8.1 Making text conspicuous

6.8.2 Making illustrations conspicuous

6.8.3 Design and placement of warning messages

6.8.4 Permanence and visibility

6.8.5 Making warning messages prominent

6.8.6 Signal words

Wo stehen die Anforderungen in der IEC 82079-1?

(c)

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Sicherheits- und Warnhinweise

(c)

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Hinweisarten unterscheiden

Sicherheitshinweis

„Stuhlkreis“

Sicherheitsunterweisung

Orientierung zur Sicherheit

Sicherheitsgerechtes Verhalten bewirken;

Verantwortung übertragen

ANSI Z535.6

IEC 82079-1

Warnhinweis

„Auf dem Weg“

Handeln nach Anleitung

Verletzungen und Schäden vermeiden

Risiko im Handlungsablauf senken, Verantwortung

übertragen

ANSI Z535.6

IEC 82079-1

Warnung auf dem Produkt

Bordsteinkante

Handeln am Produkt

Verletzungen und Schäden vermeiden

Risiko an der Gefahrenstelle senken,

Verantwortung übertragen

ANSI Z535.4

ISO 3864-2

(c)

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58

ISO/IEC 82079-1 und ANSI Z535 passen zusammen

ANSI Z535

ANSI Z535.6

Supplemental directives

Grouped safety

messages

Section safety

messages

Embedded safety

messages

Property damage message

ANSI Z535.4: Product

Safety labels

Product safety labels

Safety notes

Warning messages

Product

safety labels

ISO 3864-2

Safety related information

IEC 82079-1

Warning messages with signal words:

DANGER / WARNING / CAUTION no signal word

specified

(c)

2013, S

chm

eling +

Consultants

Gm

bH

59

26

Logistik

Beschreibung

Produktlebenszyklus

Zu dieser

Anleitung Anhang,

Schaltpläne

Ersatzteile

Struktur einer Betriebsanleitung

Wartung

Wartungs-

plan

Inhalts-

verzeichnis

TITELSEITE Störungs-

behebung

Betrieb

Inbetriebnahme

Transport und

Montage

Technische

Daten

Beschreibung

Grundlegende

Sicherheits-

hinweise

Hier kommen

Warnhinweise hin

(c)

2013, S

chm

eling +

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Gm

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60

DIN EN 82079-1

DIN EN 82079-1

IEC 82079-1

ISO 3864-2 ANSI Z535.6 Bemerkungen

Sicherheits-bezogene

Informationen

Safety-related information

[keine

Regelung]

Safety message Oberbegriff

Sicherheitshinweise

Safety notes

[keine

Regelung]

Grouped safety

message

Grundlegende

Sicherheitshinweise,

Sicherheitskapitel,

Sicherheitsbroschüre

Warnhinweise

Warning messages

[keine

Regelung]

• Section safety

messages

• Embedded safety

messages

Warnhinweise vor und in

Handlungssequenzen

Produktsicherheitslabel

Product safety label

Product safety

labels

Product safety labels

(ANSI Z535.4)

Warnschilder auf Produkten

[keine Regelung] [keine

Regelung]

Supplemental

directives

u. a. für Verweise auf

konkrete Hinweise

Redeweise und Regelungen zu sicherheitsbezogenen Informationen

(c)

2013, S

chm

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Gm

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61

27

IEC 82079-1: Signalworte für Warnhinweise

GEFAHR: Das Signalwort bezeichnet eine Gefährdung mit einem

hohen Risikograd, die, wenn sie nicht vermieden wird, den Tod oder

eine schwere Verletzung zur Folge hat.

WARNUNG: Das Signalwort bezeichnet eine Gefährdung mit einem

mittleren Risikograd, die, wenn sie nicht vermieden wird, den Tod

oder eine schwere Verletzung zur Folge haben kann.

VORSICHT: Das Signalwort bezeichnet eine Gefährdung mit einem

niedrigen Risikograd, die, wenn sie nicht vermieden wird, eine

geringfügige oder mäßige Verletzung zur Folge haben kann.

(c)

2013, S

chm

eling +

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Gm

bH

62

Müssen die Signalwörter verwendet werden?

„... muss Folgendes in Erwägung gezogen werden ...“ ?!?

Englischer Originaltext: „... shall be taken into account ...“

(c)

2013, S

chm

eling +

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bH

64

28

Grundlegendes: Textinhalt eines Warnhinweises

1. Art und Quelle der Gefahr

type of hazard

2. Mögliche Folgen bei

Nichtbeachtung

potential consequences

of the hazard

3. Vermeidung (Maßnahmen /

Verbote)

evasive/avoidance actions to be

taken Quetschgefahr durch offen liegende

Zahnräder

Einziehen und Zerquetschen des Körpers

NICHT den Maschinenraum betreten

NICHT in das Getriebe greifen

(c)

2013, S

chm

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Gm

bH

66

1. Art (und Quelle) der Gefahr

Mechanische Gefährdung

Elektrische Gefährdung

auch: Überraschungsmoment

Thermische Gefährdung (Verbrennungen heiß/kalt)

auch zu warme oder zu kalte Arbeitsumgebung

Gefährdung durch Lärm

Gefährdungen durch Schwingungen

Gefährdungen durch Strahlung

Gefährdungen durch Materialien und Substanzen

Gefährdungen durch Vernachlässigung ergonomischer Grundsätze bei der Konstruktion von Maschinen

Gefährdungen durch Ausrutschen, Stolpern und Stürzen

Gefährdungskombinationen

Gefährdungen in Zusammenhang mit der Einsatzumgebung der Maschine

Weitere Gefährdungen: Liste ohne Anspruch auf Vollständigkeit

Funktion: Thema nennen, einordnen

Siehe Normen zur Sicherheit

von Maschinen

(DIN EN ISO 12100)

(c)

2013, S

chm

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67

29

1. Art (und Quelle) der Gefahr

Beispiel: Mechanische Gefährdung

Quetschen

Scheren

Schneiden oder Abschneiden

Erfassen

Einziehen oder Fangen

Stoß

Durchstich oder Einstich

Reibung oder Abschürfung

Hochdruckinjektion (Herausspritzen von

Flüssigkeiten unter hohem Druck)

(c)

2013, S

chm

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Gm

bH

68

1. (Art und) Quelle der Gefahr

Baugruppe, Bauteil, Stoff

Beispiel: Walze

Gefahrbringende Eigenschaft/Situation

Beispiel: Offenliegend, rotierend, bei Betrieb, ...

Benennung in der Anwenderterminologie

Nicht: Rollomat®

Sondern: Offenliegende, rotierende Walze

Referenz auf das Objekt sicherstellen

Am Produkt: Anbringungsort

In der Dokumentation: Bei Bedarf durch eine nebenstehende oder

vorangestellte Grafik

Funktion: Referenz sichern

(c)

2013, S

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69

30

2. Mögliche Folgen bei Nichtbeachtung, Ausmaß der Folgen

Schwere Beispiel Quetschgefahr:

WAS kann gequetscht werden?

Leichte Verletzung

(reversibel)

„Quetschen der Finger“

„Quetschen der Hand“

...

Schwere Verletzung

(irreversibel)

„Zerquetschen der Finger“

„Zerquetschen der Arme“

„Schwere Quetschungen der Gliedmaßen“

...

Tod „Schwere Quetschungen des Körpers und

Tod“

...

Funktion: Relevanz klären

(c)

2013, S

chm

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70

1. Art der Gefahr und 2. Folgen: Wo ist der Unterschied?

Art der Gefahr und Folgen sind identisch z. B. bei

Erblinden (man kann nicht etwas blind sein)

Art der Gefahr und Folgen sind unterschiedlich z. B. bei

Schnittgefahr: Folgen von oberflächlichen Schnittverletzungen bis

Abschneiden von Gliedmaßen

Augenschäden: Folgen von Augenbrennen bis Erblinden

Stolpergefahr: Folgen abhängig von der Umgebung schmerzlich bis

tödlich

Verbrennungsgefahr: Folgen von Hautrötung bis Einäscherung

Stromschlag: Folgen von Erschrecken bis "elektrischer Stuhl"

Formulierungsbeispiele

Lebensgefahr durch Stromschlag ([Folgen] durch [Art]

Erblinden durch Säuregas ([Art und Folgen] durch [Quelle])

(c)

2013, S

chm

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bH

71

31

3. Vermeidung (Maßnahmen und Verbote)

Funktion: Handlungsaufforderung

Direkte Anrede

Möglichst positiv

Imperatives Formulierungsmuster:

Stellen Sie den Hauptschalter auf AUS.

Hauptschalter auf AUS stellen.

Greifen Sie NICHT in die Öffnung.

NICHT in die Öffnung greifen.

Informative Kürze

Handlungslogische Reihenfolge

Konkret: Keine rechtlichen Hintergründe, keine

Verweise auf Normen oder Gesetze

oder

oder

(c)

2013, S

chm

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72

Exkurs ANSI Z535.6: Integrierte Warnhinweise

Gestaltung mit Gefahrenzeichen

(NICHT für Warnstufe DANGER):

[...]

Verkleidung abnehmen.

Scharfe Abhebemesser!

Leichte Schnittverletzungen

möglich. Schnittkante nicht

berühren!

Düse vorsichtig herausziehen.

[...]

Gestaltung mit Signalwort:

[...]

Verkleidung abnehmen.

VORSICHT! Scharfe

Abhebemesser! Leichte

Schnittverletzungen möglich.

Schnittkante nicht berühren!

Düse vorsichtig herausziehen.

[...]

Embedded safety messages

Verkleidung abnehmen. VORSICHT! Schnittgefahr am scharfen

Abhebemesser! Schnittkante NICHT berühren! Düse vorsichtig herausziehen.

Gestaltung für geringes Platzangebot (Verpackung, Dose, …):

(c)

2013, S

chm

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Gm

bH

75

32

Funktionale Basisstruktur von Sicherheitshinweisen

Maßnahme

Thema

Thema

Erklärung des Risikos

Maßnahme

Erklärung des Risikos

Verweis

(c)

2013, S

chm

eling +

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Gm

bH

76

Funktionale Basisstruktur von Sicherheitshinweisen

Thema

Thema

Maßnahme

Maßnahme

Erklärung des Risikos

Erklärung des Risikos

(c)

2013, S

chm

eling +

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Gm

bH

77

33

Funktionale Basisstruktur von Sicherheitshinweisen

Thema

Erklärung des Risikos Maßnahme

usw.

usw.

(c)

2013, S

chm

eling +

Consultants

Gm

bH

78

Grundlegende Sicherheitshinweise: Inhalte (Beispiel)

Bestimmungsgem. Verwendung***

Grenzen der Verwendung*** Einschränkungen für den sicheren Gebrauch;

Beispiel: Nur in trockener Umgebung

Warnung vor Fehlgebrauch und Missbrauch***

Anforderungen an das Personal*** Besondere Kenntnisse, Fähigkeiten,

Fertigkeiten; wo genau wie möglich; „Fachpersonal“ genügt nicht

Persönliche Schutzausrüstung*** Ggf. auch auf Verpackung/Produkt;

Beispiel Schleifgerät: Atemschutz

Verantwortung des Betreibers

Organisation (Vorschriften, Unfallverhütung, Verantwortung, Zugang, Schlüssel und Passwörter, …)

Sicherheitshinweise zu bestimmten Betriebsphasen

Hinweise zu besonderen Gefahrenarten z. B. Warnung vor Strahlungen***

Hinweise zu besonderen Produkten, z. B. ortsverändlich einsetzbare Maschinen

Arbeitsplätze, Arbeitsumgebung, Platzbedarf (auch für Wartung)

Umgebungsbedingungen (z. B. nur in trockenen Räumen), Einhalten der technischen Daten**

Explosionsschutz**, ATEX 95/137

Elektromagnetische Verträglichkeit, Anforderungen an Montage/Anschluss

Notfallpläne; Verhalten im Notfall, Brand

Ersatzteile**; Warnung vor nicht geprüften Ersatzteilen

technisch einwandfreier Zustand Spezielle Anzeichen, wann das Produkt nicht

mehr sicher ist: Abnutzung, Alter, Beschädigungen***

Änderungen, An- und Umbauten

Sicherer Umgang mit Hilfs- und Betriebsstoffen

Gefahrenbereiche*

Sicherheitskennzeichnung: Anbringungsorte der Schilder*, Erklärung der Schilder*

Erklärung der Symbole in sicherheitsbezogenen Informationen***

Sicherheits- und Schutzeinrichtungen*, Funktionstest; Warnung vor Umgehen

Regelmässige Wartung**

Von Kindern fernhalten***

Restrisiken gemäß Risikobeurteilung Risiken vgl. ISO 12100

Sichere Entsorgung*** Produkt und Betriebsstoffe; Umwelt

79 (c)

2012, S

chm

eling +

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bH

*) Ggf. Verweis auf Beschreibung; **) Verweise auf spezifische Informationen; ***) Gemäß IEC 82079-1

Nicht zur „Sicherheit“ gehören: Konformitätserklärungen,

Darstellungskonventionen und mitgeltende Dokumente

34

DIN EN 60745: Geforderte Sicherheitshinweise

(c)

2013, S

chm

eling +

Consultants

Gm

bH

80

EN 60745: Zwang zu mangelhaften Sicherheitshinweisen?

(c)

2013, S

chm

eling +

Consultants

Gm

bH

81

35

EN 60745: Zwang zu mangelhaften Sicherheitshinweisen?

Fehlender Text, vgl.

DIN EN 62079; es fehlt

z.B. „an nachfolgende

Verwender

weitergeben“

Signalwort nicht

normgerecht

„Allgemein“ in einer

Überschrift ungeeignet

Passivkonstruktion

„… sind zu lesen.“

Nominalisierung

„Einhaltung“

Überflüssige

Linkserweiterung mit

Partizipien

Überflüssig: Zuordnung der

Sicherheitshinweise über

Titelseite usw. gegeben

Passivkonstruktion „darf …

verändert werden.“

Kürzungsmöglichkeit nicht genutzt: Folgen

(elektrischer Schlag) doppelt genannt

Problematisches

Modalverb „dürfen in

keiner Weise“

Doppelte Negation

überflüssig und schwer

verständlich: „Unveränderte

Stecker … verringern das

Risiko …“

(c)

2013, S

chm

eling +

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Gm

bH

82

Beispiel 1 für Sicherheitshinweise

Nicht konform – Art, Quelle und Folgen fehlen

Arbeitssicherheit

Eng anliegende Kleidung tragen.

Beim Auswechseln von Arbeitswerkzeugen geeignetes Werkzeug und Handschuhe benutzen.

Brandgefahr vermeiden, Maschine sauberhalten.

Ballastgewichte immer vorschriftsmäßig an den dafür vorgesehenen Befestigungspunkten anbringen.

Arbeiten unter der angehobenen Maschine nur bei sicherer Abstützung durchführen.

...

Konform (aus: VDMA-Leitfaden für die Landtechnik)

Geeignete Kleidung tragen

Locker getragene Kleidung erhöht die Gefahr durch Erfassen oder Aufwickeln an rotierenden Teilen und die Gefahr durch Hängenbleiben an hervorstehenden Teilen. Dadurch können Personen schwer verletzt oder getötet werden.

Eng anliegende Kleidung tragen.

Nie Ringe, Ketten und anderen Schmuck tragen.

Bei langen Haaren Haarnetz tragen.

Feste Schuhe oder Arbeitsschutzschuhe tragen.

(c)

2013, S

chm

eling +

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Gm

bH

83

36

Beispiel 2 für Sicherheitshinweise

Nicht konform – Art, Quelle und Folgen fehlen

Arbeitssicherheit

Eng anliegende Kleidung tragen.

Beim Auswechseln von Arbeitswerkzeugen geeignetes Werkzeug und Handschuhe benutzen.

Brandgefahr vermeiden, Maschine sauberhalten.

Ballastgewichte immer vorschriftsmäßig an den dafür vorgesehenen Befestigungspunkten anbringen.

Arbeiten unter der angehobenen Maschine nur bei sicherer Abstützung durchführen.

...

Konform (aus: VDMA-Leitfaden für die Landtechnik)

Brandgefahr

Durch den Betrieb oder durch Tiere, beispielsweise Nagetiere oder nistende Vögel, können sich brennbare Materialien in der Maschine ansammeln. Besonders bei trockenen Einsatzbedingungen oder Aufwirbelungen besteht Verschmutzungsgefahr. Staub, Verunreinigungen und Ernterückstände können sich an heißen Teilen entzünden und Personen durch Brand schwer verletzen oder töten.

Verunreinigungen beseitigen. Siehe Kapitel „Wartungsplan“ und Kapitel „Maschine reinigen“.

Feuerlöscher stets einsatzbereit halten.

(c)

2013, S

chm

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84

Piktogramme

IEC 82079-1 fordert die Einhaltung von

• ISO 7010:2012 Graphische Symbole - Sicherheitsfarben und Sicherheitszeichen - Registrierte Sicherheitszeichen

• ISO 7000:2004 Graphische Symbole auf Einrichtungen

• ISO IEC 60417:2002 GRAPHICAL SYMBOLS FOR USE ON EQUIPMENT. PART 2: SYMBOL ORIGINALS

... aber was ist das?

Neu: DIN EN 62744:2013-07 „Dynamische Darstellung von Graphischen Symbolen“

(c)

2013, S

chm

eling +

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85

37

Wachsender Zeichenvorrat: ISO 7010 und ISO 7000

(c)

2013, S

chm

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Gm

bH

86

Was bedeutet dieses Piktogramm?

Hand hier einführen

Abstand muss mindestens vier Finger betragen

(nachmessen)

Quetschgefahr

Nur für schlanke Hände

Handscanner hier berühren

(c)

2013, S

chm

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87

38

Was sehen Sie?

(c)

2013, S

chm

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88

Verständlichkeit von Piktogrammen weltweit?

Bericht von der Sitzung des ISO/TC 145/SC 2 " Safety identification, signs, shapes, symbols and colours", die im Rahmen der jährlichen Sitzungsreihe des ISO/TC 145 "Graphical symbols" im Mai 2006 in Peking, an der 32 Delegierte aus 9 Ländern teilnahmen:

„Die Delegierten aus Südkorea legten erstaunliche Testergebnisse vor, die belegten, dass die beiden Sicherheitszeichen in der "europäischen Form" in umfangreichen Test in Fabriken in China von den Arbeitern nicht erkannt bzw. nicht verstanden wurden.

So dachten z. B. eine Reihe von Arbeitern, dass das Sicherheitszeichen "Gehörschutz benutzen" die Aussage "Hut" oder "Ohrenwärmer" darstellen sollte.

Die Delegierten beschlossen daraufhin, dass die beiden Sicherheitszeichen mit einer globalisierten Kopfform nochmals in die internationale Abstimmung gehen sollten.“

(c)

2013, S

chm

eling +

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Gm

bH

89

39

5. Gestaltung von Anleitungen

(c)

2013, S

chm

eling +

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91

IEC 82079-1

6.1.7 Ein Satz, eine Handlungsanweisung

Ein Satz darf nur eine Handlungsanweisung enthalten oder höchstens eine

kleine Anzahl eng verbundener Handlungsanweisungen.

6.1.8 Stil

Der Ersteller der Anleitung muss einen klaren, direkten und eindeutigen

Stil benutzen.

• Aktiv vor Passiv

• Handlungsanweisungen anstelle schwächerer Formen;

• eher Tätigkeitsverben anstelle abstrakter Substantive

• eher direkt die Benutzer ansprechen anstatt zu sagen, was sie tun

könnten.

(c)

2013, S

chm

eling +

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Gm

bH

92

40

DIN EN 82079-1

Prinzipien Empfohlen Abzulehnen

Verwende Aktivformen Stellen Sie den Strom ab. Seien Sie sicher, dass der

Strom ausgeschaltet ist.

Sei bestimmt,

vorzugsweise Befehle

Entfernen Sie keine

Etiketten.

Sie sollten keine Etiketten

entfernen.

Verwende

Tätigkeitsverben, keine

abstrakten Hauptwörter

Verwenden, behalten,

vermeiden

Verwendung, Instandhaltung,

Vermeidung

Sprich den Benutzer

direkt an

Ziehen Sie den schwarzen

Hebel zu sich.

Benutzer sollen den

schwarzen Hebel von der

Maschine wegziehen.

Vermeide doppelte

Verneinungen

Nur 3-A-Sicherungen

passen

Keine Sicherungen passen

außer 3 A

Vermeide leicht

verwechselbare Wörter

Brennbarer Inhalt;

Hohe/(niedrige)

Empfindlichkeit

Entflammbarer Inhalt;

Hyper/(hpyo)-Empfindlichkeit

(c)

2013, S

chm

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93

Lesbarkeit (6.2.1 Schriftgrößen und Höhen der grafischen Symbole)

Lesbarkeit optimieren mit

mindestens den folgenden

Variablen

Schriftart

Schriftgröße

Zeilenlänge: ca. 70 lateinische

Buchstaben

Zeilenabstand: mindestens

120 % der Schriftgröße der

lateinischen Schrift

Hervorhebungen durch

Fettdruck, Kursiva oder

GROSSBUCHSTABEN nur für

einzelne Worte oder Phrasen,

nicht für komplette Absätze

(c)

2013, S

chm

eling +

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Gm

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94

41

IEC 82079-1: Text und Bild beieinander

Text

Bild

... so dass sie zusammen gesehen werden

• Seitenumbrüche?

• Bilder in Online-Hilfen?

• Querverweise auf Bilder in anderen Abschnitten?

(c)

2013, S

chm

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95

DIN EN 82079-1

Funktionale Strukturierung und Standardisierung des Texts

6.1.3 Struktur

Die Formulierungen sollten den Textfunktionen entsprechen. Die Struktur der

Texte sollte die verschiedenen Textfunktionen unterstützt. Solche Textfunktionen

sind zum Beispiel:

• Thema (Überschrift);

• Beschreibung;

• Ziel;

• Voraussetzung;

• Zustand;

• Handlung;

• Ergebnis;

• Warnung;

• Aufforderung und Erinnerung;

• Beispiel;

• Bildtext (Beschriftung einer Abbildung oder einer Tabelle).

Die Anwendung einer einheitlichen Strukturierungsmethode wird empfohlen.

(c)

2013, S

chm

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97

42

Beispiel

Die Verwaltung der mit

dem Programm

erstellten Tabellen

erfolgt durch Aufrufen

der Hauptmaske mit

zuvor eingestellter

Option „Verwaltung“.

Tabellen verwalten

Wählen Sie die Option

Verwaltung.

Klicken Sie auf Home.

Die Hauptmaske mit

Tabellenverwaltung wird

angezeigt.

Ziel

Handlung

Handlung

Resultat

(c)

2013, S

chm

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98

Inhalt (Proposition) und Funktion (Illokution) unterscheiden

„Die Tür ist offen.“

Feststellen, dass die Tür offen ist.

NN vorwerfen, dass NN die Tür offen gelassen

hat.

NN auffordern zu prüfen, ob die Tür offen ist.

NN auffordern, die Tür zu schließen.

NN auffordern, zu gehen.

NN einladen, hereinzukommen.

(c)

2013, S

chm

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99

43

6. Prozesse

(c)

2013, S

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101

Prozessbezogene Anforderungen der IEC 82079-1

Qualifikation der Informationsentwickler/innen (Abschnitt 4.2)

Qualifikation der Übersetzer/innen (Abschnitt 4.8.3.3)

Qualifikation von Lektor/inn/en (Abschnitt 6.1.11)

Qualifikation der Illustrator/inn/en (Abschnitt 6.3.1)

Zielgruppenanalyse („Analyses of target groups“, Abschnitt 4.8.2.1)

Produktrecherche (Anhang D)

Normenrecherche (u.a. Abschnitt 7.1)

Risikobeurteilung („Minimizing risks“, Abschnitt 4.2)

Qualitätssicherung („Proof reading“, Abschnitt 6.1.11)

Konformitätsprüfung („Evaluation ...“, Abschnitt 7)

(c)

2013, S

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102

44

Qualifizierte Fachkräfte

in der Redaktion

(c)

2013, S

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103

Qualifikation von Redakteuren

Kompetente Verantwortliche

4.2 Qualität der Kommunikation

Die Erstellung der Gebrauchsanleitung, einschließlich

Überprüfung und Korrekturlesen, muss in der

Verantwortlichkeit von erfahrenen Schreibern und

Spezialisten liegen. Sie müssen folgende Fähigkeiten haben:

• fortgeschrittene Kompetenzen in der Kommunikation,

speziell in der technischen Kommunikation;

• solide Kompetenzen in der Originalsprache;

• Vertrautheit mit dem Themenbereich;

• Kenntnisse über die Prozesskette zur Erstellung der

Gebrauchsanleitungen und Kompetenz in der Anwendung

der Anforderungen dieses Teils der Normenreihe 82079 in

der Prozesskette.

Gebrauchsanleitungen sollten kontextuell von qualifizierten

Personen lektoriert werden, die darauf spezialisiert sind,

zielgruppengerecht zu schreiben.

(c)

2013, S

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104

45

Qualifikation in der TD: Trend

17 % Beschäftigte in der TD mit einschlägigem Studium oder Ausbildung

2020: Fast alle Redakteure und Redakteurinnen ausgebildet?

Befragte: ca. 68 % Industrie, ferner Software (15 %) und Dienstleistung (13 %) überwiegend Angestellte und Führungskräfte

Aktuell 28 private Bildungsinstitute bei der tekom gelistet, davon 8 akkreditiert

Tekom TCTrainNet (Englisch)

30 grundständige und 23 weiterführende Studiengänge

Quelle: tekom, Branchenkennzahlen 2011

08 09 10 11

(c)

2013, S

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105

DIN EN 82079-1: Redaktionsprozess

a) Analyse, festlegen

allgemeiner Bedinungen

b) Planung und Projekt-

management c) Konzeption

d) Gebrauchs-anleitung als Teil

des Produkts

e) Recherche f) Erstellung von

Inhalten g) Qualitäts-

überprüfungen h) Qualitäts-

sicherung

i) Übersetzung j) Medien-produktion

Archivierung (fehlt in der

Norm)

Informativer Anhang D (hier D.3)

(c)

2013, S

chm

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106

46

IEC 82079-1: Erstellen von Anleitungen nach Anhang D, 1 (2)

(c)

2013, S

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107

IEC 82079-1: Erstellen von Anleitungen nach Anhang D, 2 (2)

(c)

2013, S

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108

47

7. Konformität

(c)

2013, S

chm

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110

Prüfung auf Übereinstimmung

IEC 82079-1,

Kapitel 7 „Evaluation of conformity to this part of

the 82079 series”

Anhänge

(c)

2013, S

chm

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111

48

Warum eigentlich prüfen?

Qualität sichern

Für Produkte im engeren Sinne selbstverständlich

Sorgfaltspflicht: Produkteigenschaften nicht dem Zufall überlassen

Keine „Fehler“: Haftungsrisiken senken

Informationsqualität als wirtschaftliche Notwendigkeit

Informationsqualität für Kundenbindung

Wertschöpfung mit guten Informationen

Kontinuierlich verbessern: Verbesserungsprozess definieren!

(c)

2013, S

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112

Kapitel 7: Bewertung der Übereinstimmung mit DIN EN 82079-1

Umgang mit den Checklisten des Anhangs

[…] Für die meisten Produkte kann weder eine 100%ige Wirksamkeit der

Gebrauchsanleitungen erreicht noch qualitativ gemessen werden, und so muss in

der Praxis die Beurteilung auf subjektiven Urteilen basieren. Die Checkliste darf

eher als Leitfaden angewendet werden, um Angaben in der Gebrauchsanleitung

zu kritisieren, die nachweislich nicht wirksam sind, anstatt sie nur als eine Liste von

Kriterien zu verwenden, nach der für das Dokument als Ganzes Noten vergeben

werden. Konstruktive Kritik ist auf den bestimmten Abschnitt zu beziehen, der

zu verbessern ist, und die Gründe sind anzugeben, warum dieser als nicht

wirksam betrachtet wurde (und vorzugsweise wie er überarbeitet werden könnte,

um wirksam zu werden).

Bei keiner Checkliste sollte davon ausgegangen werden, dass sie für jede Art von

Produkt umfassend ist. Sie muss gegebenenfalls ergänzt und/oder geändert

werden im Einklang mit den einschlägigen Produktnormen oder […] im

Einklang mit Normen von vergleichbaren Produkten oder Funktionen […].

(c)

2013, S

chm

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113

49

Prüfung einer Anleitung auf Übereinstimmung mit der Norm

Drei Ansätze (A.2) Empirik

Expertise

Kombination

Anforderungen an die Expertise Nur mit Produkt (keine reine Schreibtisch-Analyse)

Experten müssen unabhängig sein

Formale Anforderungen an den Bericht (Datum, Prüfer, …)

Auch Prüfung der Übersetzungen erforderlich

Expertise (7; A.2.1) Inhaltliche Prüfung Anhang B

• „Abhaken“

Prüfung der Effektivität Anhang C

• Subjektive Urteile (7)

• konstruktive Kritik

Methoden Anhang E …

(c)

2013, S

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114

Empirische Methoden (Anhang E)

Befragungen E.2.1

Usability-Tests E.2.2

Selbsteinschätzungen und Checklisten E.2.3

Gutachten, Überprüfungen durch Experten und Zertifikate E.2.4

Beispiel: DocCert

Erkenntnisse aus unabhängigen Preisen oder Leistungsprogrammen

E.2.5

Beispiel: tekom Doku-Preis,

Rückmeldungen aus Beschwerdemanagement, Hotlines und

Kundendienstinformationen E.2.6

Unterstützung der Anleitungsentwicklung durch empirische Methoden

(c)

2013, S

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115

50

Anforderungen und Eigenschaften jeder Konformitätsprüfung

Checkliste genügt nicht

Fundiertes Verständnis der gesamten Norm erforderlich

Kein abschließender Anforderungskatalog

Produktspezifische Anforderungen müssen im Einzelfall recherchiert werden

Anforderungen sind oft nicht präzise

Bedürfen der Auslegung

Hilfspersonal ist nicht ausreichend

Qualifiziertes Personal ist erforderlich

Fachlicher Hintergrund des Prüfers/der Prüferin und Prüferfahrung erforderlich

Keine Prüfung der „Anleitung pur“

Prüfung der Anleitung zusammen mit dem Produkt erforderlich

Subjektive Einschätzung des Prüfers/der Prüferin

Keine „technische“ Prüfung mit exakten Messvorschriften

Ziel der Konformitätsprüfung sind das Heben von Verbesserungspotenzialen!

Optimum ist nicht erreichbar

Unabhängiges Prüfpersonal erforderlich

Keine Verflechtungen des Prüfpersonals mit Erstellung, Produktion, Verkauf

Ergänzung der Anforderungen erforderlich

Normenrecherche zwingende Voraussetzung

(c)

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116

Methoden nach DIN EN 82079-1 Anhang E

Empirisch: Zielgruppe ist involviert

Befragungen

Schriftliches Interview

Mündliches Interview

Fokusgruppe

Usability-Tests

Faktisch große Bandbreite

Auch „klein“ im Prozess

integriert möglich

Rückmeldungen aus

Beschwerdemanagement,

Hotline und Service

Nicht-empirisch: Expertise, Desk Research

Selbsteinschätzungen mit (normenbasierten) Checklisten Vergleich mit anderen

Informationsprodukten, Benchmark anhand von Checklisten

Expertise nach übergeordneten, zuvor vereinbarten Kriterien Schwachstellenanalyse durch

Expert/inn/en, z. B. Problemtypologie

Gutachten, überwiegend bei konkreten rechtlichen Fragen

Zertifizierung, z. B. DocCert

Produkttests, z. B. Stiftung Warentest

Erkenntnisse aus Wettbewerben und Awards Beispiel: tekom Dokupreis

(c)

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51

Empirisch: Befragungen

Schriftlich Mündlich Fokusgruppe

Analyse der

Kundenerwartungen

Zielgruppenanalyse

Tätigkeitsanalyse

Analyse der Brauchbarkeit

der Anleitung

Vergleich verschiedener

Dokumente

Kombination mit

Aufgabenstellungen

Analyse von

Kundenbedarfen

Analyse der Brauchbarkeit

der Anleitung

Vergleich verschiedener

Dokumente

Kostengünstig

Verschiedene Märkte

Statistisch leicht

auswertbar

Wenig Missverständnisse,

valide Ergebnisse

Vorschläge diskutierbar

Hintergrundinformationen

erhältlich

Unterschiedliche

Meinungen diskutierbar

Kreatives Potenzial

Praxisorientiert

Begrenzter Beispielumfang

Begrenzte Erläuterungen

und Hintergründe zu den

Antworten

Fagebogenentwicklung

durch Expert/inn/en

erforderlich

Zeitaufwändig,

kostenintensiv

Begrenzte Verfügbarkeit

von Ansprechpartnern

Befragung durch

qualifizierte Person

Ergebnisse nicht

repräsentativ

Gruppendynamik kann

auch Lösungen verhindern

Ergebnisse nicht

repräsentativ

Nur qualitative Ergebnisse

An

wen

du

ng

un

d Z

iele

V

ort

eile

N

ach

teile

(c)

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Empirisch: Usability-Tests

Anwendungsbereich und Ziele

Entwicklung

neuer Anleitungen

Prüfung und Vergleich

von Anleitungen

auf Vertändlichkeit

und Nutzbarkeit

Vorteile

zuverlässige Ergebnisse

über die Nutzbarkeit

Schwachstellen erkennbar

Nachteile

Spezielle Verfahren und Technik erforderlich

Statistische Auswertbarkeit sollte erreicht werden

Kostenintensiv*

* abhängig vom Verfahren – auch konstengünstige prozessintegrierte Vorgehensweisen möglich

(c)

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52

Empirisch: Rückmeldungen aus Beschwerden, Hotline, Service

Anwendungsbereich und Ziele

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Gezielte Optimierung

anhand konkreter Kundenfragen

Vorteile

kontinuierlich, im Prozess

Unmittelbare Umsetzung

Mittelfristig Kostenreduktion bei Hotline

Herstellerpflicht der Produktbeobachtung

Nachteile

Keine systematische Bewertung

nach definierten Kriterien

Einzelaussagen nach Wahl der Rückmeldenden

Quantitative Bewertungen fragwürdig

* Beispiel DocCert: Sieht Anwendungstest mit dem Produkt vor

(c)

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Desk Research: Anforderungen

Qualifiziert

Ausreichend qualifizierte Expert/inn/en

Unabhängig

Keine Verbindung mit Entwicklung,

Produktion, Marketing oder Anleitungserstellung

Gegebenenfalls Überprüfung von „third parties“

erforderlich

Wenn Informationen an der Verkaufsstelle gegeben werden müssen,

dann muss auch die Umsetzung dieser Informationen an den

Verkaufsstellen geprüft werden

Beispiel: Keine Abgabe von Feuerwerkskörper an Personen unter 18

Jahren

Beispiel: Informationen beim Geräteverleih, z. B. Verleih einer

Bodenschleifmaschine im Baumarkt

(c)

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53

Desk Research: Selbsteinschätzungen und Checklisten

Anwendungsbereich und Ziele

Beurteilung nach fachlichen Kriterien

und Normen

Vorteile

kostengünstig

Vergleiche möglich

Veränderungen über die Zeit erkennbar

Nachteile

subjektive Bewertungsunterschiede

keine Erkenntnisse zu Kundenwünschen und –anforderungen

Know-how für die Entwicklung erforderlich

(c)

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Checkliste: Mit Vorsicht zu genießen

IEC 82079-1: Checkliste ist Leitschnur, nicht Anforderungsliste!

(c)

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Wert der Checkliste Anhang B

(c)

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Wert der Checkliste Anhang C

(c)

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Desk Research : Gutachten, Expertisen, Zertifikate

Anwendungsbereich und Ziele

Beurteilung nach fachlichen Kriterien und Normen

Analyse von Schwachstellen

Vorkehrung hinsichtlich Rechtsstreitigkeiten

Vorteile

„Blick von außen“ durch Experte/-in

Kriterien definierbar

Identifikation von Schwachstellen

Zertifizierung / Werbung bei positivem Ergebnis

Je nach Verfahren auch empirische Prüfanteile*

Verringerung des Risikos

Nachteile

Objektivität abhängig von Experte/-in

Kosten

Letztlich verbleibt Haftung auch mit Zertifikat beim Hersteller

* Beispiel DocCert: Sieht Anwendungstest mit dem Produkt vor (c)

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Desk Research: Erkenntnisse aus Wettbewerben

Anwendungsbereich und Ziele

Wettbewerb mit anderen Produkten

Unabhängige Aussage

Vorteile

„Blick von außen“ durch unabhängige

Experten/-innen

Kostengünstig

Vergleich

Je nach Verfahren auch empirische Prüfanteile*

Nachteile

Kriterien nicht zugeschnitten/nicht spezifisch

Keine Kundensicht

* Beispiel tekom Dokupreis: Sieht Vergleich mit dem Produkt vor

(c)

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56

Qualitätssicherung

(c)

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... unterstützen die Einhaltung von... Diese Werkzeuge der Qualitätssicherung ...

Konformitätsprüfung: Ein Baustein in der Qualitätssicherung

Produktbeobachtung und Kunden-

Feedback / Beschwerden

Review (fachlich) Checklistenbasiertes Review

(rechtlich und normativ)

Humanlektorat durch

„Kollege/-in“ oder Lektor/-in

Freigabe auf Basis einer

prozessbegleitenden Checkliste

Datenprüfung bei der Erfassung

Automatisierung im Layout

Rückläufe aus der

Übersetzung

Empirischer Test, z. B.

Usability-Test

Terminologiekontrolle

(CLC)

Toolgestützte Rechtschreib- und

Grammatikkontrolle

Automatische

Stilprüfung durch CLC

Datenprüfung bei der Publikation,

z. B. PitStop für PDF

Expertise, Prüfung und Zertifizierung

(abhängig von Prüfauftrag und Prüferkompetenz)

Sachliche Richtigkeit Rechtliche und

normative

Anforderungen

bezüglich Inhalt

Rechtliche und normative

Anforderungen bezüglich Form

Verständlichkeit,

Stil

Rechtliche Anforderungen

an den Prozess

Interne Anforderungen

an den Prozess

Internes Audit

Audit durch externen

Auditor

Relevanz (Inhalt)

Einhaltung von Strukturregeln

Formulierungsregeln

Übersetzungsgerechtheit

Konsistente

Terminologie

Rechtschreibung /

Grammatik

Erfüllen von

Kundenerwartungen

(c)

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57

... unterstützen die Einhaltung von... Diese Werkzeuge der Qualitätssicherung ...

Konformitätsprüfung: Ein Baustein in der Qualitätssicherung

Produktbeobachtung und Kunden-

Feedback / Beschwerden

Review (fachlich) Checklistenbasiertes Review

(rechtlich und normativ)

Humanlektorat durch

„Kollege/-in“ oder Lektor/-in

Freigabe auf Basis einer

prozessbegleitenden Checkliste

Datenprüfung bei der Erfassung

Automatisierung im Layout

Rückläufe aus der

Übersetzung

Empirischer Test, z. B.

Usability-Test

Terminologiekontrolle

(CLC)

Toolgestützte Rechtschreib- und

Grammatikkontrolle

Automatische

Stilprüfung durch CLC

Datenprüfung bei der Publikation,

z. B. PitStop für PDF

Expertise, Prüfung und Zertifizierung

(abhängig von Prüfauftrag und Prüferkompetenz)

Sachliche Richtigkeit Rechtliche und

normative

Anforderungen

bezüglich Inhalt

Rechtliche und normative

Anforderungen bezüglich Form

Verständlichkeit,

Stil

Rechtliche Anforderungen

an den Prozess

Interne Anforderungen

an den Prozess

Internes Audit

Audit durch externen

Auditor

Relevanz (Inhalt)

Einhaltung von Strukturregeln

Formulierungsregeln

Übersetzungsgerechtheit

Konsistente

Terminologie

Rechtschreibung /

Grammatik

Erfüllen von

Kundenerwartungen

(c)

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Anforderungen erfordern spezielle QS-Maßnahmen

Anforderungsbereich

der IEC 82079

Beispiele für Maßnahmen, um die Konformität

mit der IEC 82079-1 sicherzustellen

Schriftgröße Konzept mit 82079-1 abgleichen

Automatisieren

Stichproben

Sicherheits- und

Warnhinweise

Formal im Konzept nach 82079-1 festlegen

Prozesse (Risikobeurteilung usw.) festlegen und

Einhaltung überwachen

Von Zeit zu Zeit Expertise

Qualifikation Schulungsplan und Nachweise mit 82079-1 abgleichen

Auch Dienstleister einbeziehen

Zielgruppenkonformität Zielgruppenanalyse durchführen

Dokumentierte Zielgruppenanalyse anhand von

Beobachtungen und Befragungen validieren

Ist die Zielgruppenanalyse aussagekräftig? Welche

konkreten Konsequenzen für die Dokumentation

ergeben sich?

Geeignetes Medium Usability-Test

... ...

(c)

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58

Interne Konformitätsprüfung

So ...

Forderungssteller

Prüfer

Behinderer

Verhinderer

Realitätsferner

Normenbewahrer

...

... oder so ...

Wissensmanager

Kommunikator

Gesprächspartner

Problemlöser

Unterstützer

Ideengeber

...

Rolle des Qualitätssicherers in der Technischen Redaktion

(c)

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132

Zum Weiterlesen

R. Schmeling: Qualitätssicherung etablieren – Abläufe und Mittel von

Qualitätsmanagement in der Technischen Redaktion, in: technische

kommunikation 05/12

R. Schmeling: Konformität erzielen, in: technische kommunikation

02/13 (Schwerpunktheft zur EN 82079-1)

(c)

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59

8. Elektronische Medien,

Software-Dokumentation und

Online-Dokumentation

(c)

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IEC 82079-1, 6.6: Anwendung elektronischer Medien

Elektronische Medien ISO 9241

Druckfähige Formate am Bildschirm (PDF)

Multimedia-Anwendungen, Audio und Video; Animationen: Mit synchron gesprochenem oder schriftlichem Text

Handlungslogische Reihenfolge

Dieselben Anforderungen an sicherheitsbezogene Informationen

Deutliche Trennung von Werbung

Download: Jederzeit verfügbar

Anzeigesoftware verfügbar

Navigation mit Bezugspunkten und Ausgangspunkt

Beispiele: Menüs, Schaltflächen, Hyperlinks, Brotkrümelnavigation, Lesezeichen, Hot Spots

Inhaltsverzeichnisse, Stichwortsuche, Volltextsuche, natürlich-sprachliche Suche

Druckfunktion

Software-Anleitung soweit wie möglich in die Oberfläche integriert

mindestens direkter Zugang, z. B. über Hilfe-Taste

(c)

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Nicht erwähnt

Topic-Orientierung

Keine lineare Struktur: Verlinkung führend

Portionierung, Granulierung

Glossar

Link-Listen, keine Querverweise

See also, What do you want to do?, ...

User Feedback

...

Detaillierter: ISO IEC IEEE 26514

(c)

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Anforderungen an elektronische Medien (Quelle: DocCert)

GT4 Anwendung elektronischer Medien (EN 82079-1, 6.7) GT4.1 Die Vorteile des gewählten elektronischen Mediums werden unter Gewährleistung hoher Verständlichkeit

ausgenutzt. GT4.2* Die didaktischen Vorteile elektronischer Medien sind umfassend genutzt. GT4.3 Die Vorteile der dynamischen Navigation und Darstellungsmittel sind genutzt. GT4.4 Bei dynamischer Navigation:

Ein (vorzugsweise baumartiges) Navitationssystem ist bereitgestellt. GT4.5 Bei dynamischer Navigation:

Entsprechende Navigationselemente ermöglichen Orientierung und Interaktion im System. GT4.6** Bei dynamischer Navigation:

Hot Spots dienen als Einstiegspunkte für die Untermenüs. GT4.7** Bei dynamischer Navigation:

Der Zugang zu Online-Hilfe- oder Multimedia-Anwendungen ist dank Suchfunktionen realisiert. GT4.8 Bei dynamischer Navigation:

Anleitungen zum Gebrauch der Software sind - wenn möglich - in die Nutzeroberfläche integriert. GT4.9* Die Barrierefreiheit ist gewährleistet.

GT4.10* Online zur Verfügung gestellte Anleitungen oder zugehörige Informationen kommen in ihrer Darstellung

und den notwendigen Navigationen den Empfehlungen des World Wide Web Consortiums nach (Web

Content Accessibility Guidelines). GT4.11 Wenn erforderlich und aus rechtlichen Gründen zulässig:

Der Hinweis, dass die Anleitung nur in elektronischer Form zur Verfügung steht, ist gegeben. GT4.12 Animationssequenzen sind synchronisiert oder mit einem schriftlichen Begleittext versehen. GT4.13 Werbeinhalt ist klar von der Anleitung getrennt und unabhängig von der Verständlichkeit der Anleitung. GT4.14 Herunterladbare Anwendungen können ohne softwareseitige Änderung oder Anpassung angezeigt

werden. GT4.15 Die Anforderungen der ISO 9241 Serie sind eingehalten. (EN 82079-1, 6.1.9)

* = soll; ** = kann; ohne Kennzeichnung: muss

(c)

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61

Medien

Verfügbarkeit

Papier in der Regel erforderlich

Speziell: Verbraucherprodukte

Bereitstellung der Anleitung im Internet

(zusätzlich)

Anleitung nicht nur auf der Verpackung

Elektronische Systeme

(c)

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Ausblick

(c)

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62

Ausblick

Weitere Begriffsklärungen

Verbesserung und Erweiterung der EN 82079-1 und weitere Teile, z. B. für Anlagendokumentation

Multipart Standard: Verhältnis des ersten Teils zu weiteren Teilen

Festigen der Norm als horizontaler Standard

Zu berücksichtigen in anderen Normenprojekten hinsichtlich der Anleitung

Erstellungsprozess

Rollen

Qualitätssicherung

Medieneinsatz

Empirische Methoden

User Feedback

Softwaredokumentation

Integration von Inhalten

Informationsstrukturen

(c)

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Standardisierung auf vier Ebenen: Beispiele

Informationsprodukt Betriebsanleitung, Kurzanleitung,

Schulungsunterlage, usw.

Sequenzmuster

- Modulbildend

- Eingebettet

Handlungssequenz, Sicherheitshinweise,

Funktionsbeschreibung, Aufbaubeschreibung,

Bildschirmbeschreibung, Hinweis, Warnhinweis,

referenzsichernde Abbildung, inventarische

Abbildung, Störungstabelle

Funktionale Einheit Zielangabe, Voraussetzung, Maßnahme,

Handlungsschritt, Resultat, Ursache, Folge,

Zweck, Wirkungsweise

Auszeichnungselement Baugruppe, Auswahlfeld, Eingabefeld, Softkey,

Unternehmensbezeichnung

(c)

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63

Zum Abschluss: Tipps

(c)

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tekom Normenkommentar zur EN 82079-1

Aus dem Inhalt:

Einordnung und Umgang mit der Norm

Neuheiten gegenüber EN 62079:2001

Begriffserklärungen

Wichtige Prinzipien

Rollen und Verantwortlichkeiten

Gebrauchsanleitungen im Produktlebenszyklus

Vorgaben für die Gestaltung Sprachfassungen

Struktur

Formulierung

Medien

...

Zulieferdokumentation

Sicherheitsbezogene Informationen

Konformitätsprüfung

Ausblick

Index

(c)

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64

Konformitätsprüfung

Konformitätsprüfung nach

IEC 82079-1: DocCert

Incl. Prüfung des

Zusammenspiels

Anleitung/Produkt

Prüfzeichen

Zertifizierung möglich

Prozessaudit und Zertifizierung

der Redaktionsprozesse:

DocCertSystem

Bei Fragen:

r.schmeling@schmeling-consultants.de

(c)

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Tipps

Nutzen Sie den Redaktionsleitfaden

um Erkenntnisse in Regeln zu gießen

und nicht Qualität am Ende des Prozesses hineinzuprüfen

Verankern Sie Wissen, Techniken und Methoden, die sich auf die Qualität

auswirken, früh im Prozess

Beispiel: der „kleine“ frühe Verständlichkeitstest

Beispiel: der kontinuierliche Austausch mit der Entwicklung

Beispiel: die Terminologiekontrolle von Beginn an

usw.

Entwickeln Sie effiziente und kontinuierliche Qualitätssicherungsprozesse

Drangsalieren Sie die Redaktion nicht, sondern unterstützen Sie sie

Setzen Sie auf Qualifikation

Nutzen Sie gezielt Expertisen

Lassen Sie Dokumentationen prüfen und zertifizieren

Lassen Sie Ihre Prozesse auditieren und zertifizieren

Wann machen Sie Ihren ersten Anwendertest?

(c)

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