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HISinOne-Umstellung &Einrichtungs-HomepagesInfoveranstaltung für Einrichtungs-Leitungen und Web-Redakteure am 15.3.2019
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Vorstellung
Dr. Henning ReinekeLeitung Abteilung Informationssysteme (KIM)
Daniel FehrleLeitung Web-Redaktion (Hochschulkommunikation)
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Themen
1. Umstellung Campusmanagement-System2. System-Konzept HISinOne3. TYPO3/WordPress: Unterstützung für Fachgebiete4. WordPress: Aktueller Stand5. Umstellung von LSF zu HISinOne6. Fragen & Feedback
7. HISinOne-Demo
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Umstellung Campusmanagement-System
Keine Darstellung von Personen, Einrichtungen, Publikationen, FoPro mehr möglich auf der Uni-Homepage und auf Einrichtungs-Homepages.
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Warum war diese Veränderung notwendig?
• LSF-System wird nicht weitergeführt, HISinOne ist der Nachfolger• Systemumstellung immer nur zum Jahreswechsel möglich• Projekt soll Ende 2019 abgeschlossen sein
Information an Einrichtungs-Redakteure, SKI-Mitglieder und Rektorat seit Herbst 2018 per Mailingliste, kurz gemeldet, Hinweis auf Uni-Homepage.
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Bisheriges System-Konzept
LSF + TYPO3 =
Die bisherige Schnittstelle ist in HISinOne nicht mehr verfügbar.
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Neues System-Konzept
HISinOne Verwaltungssystem
Personenverzeichnis
Organigramm
Künftig: FoPro, Publikationen, VVZ
TYPO3 / WordPress Außendarstellung
Uni-Homepage + Einrichtungs-Homepages
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HISinOne: Personenverzeichnis
Nutzung von HISinOne als Personenverzeichnis der Uni:
• Telefon
• Raum
• Sprechzeiten
• Homepage-Link
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Feedback der Nutzer
Personen-Suche dauert länger, Darstellung ist weniger ansprechend.
Es fehlen Informationen oder werden falsch dargestellt.
Eine Bearbeitung ist nicht möglich.
Einrichtungs-Homepages werden vermisst, unzufrieden mit der Darstellung.
FoPro, Publikationen fehlen.
Es fehlt ein Link zurück zur Uni-Homepage.
…
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Künftig: HISinOne Kerndatensatz Forschung
Ab Sommer 2019 können Publikationen / FoPro in HISinOne genutzt werden. Übertragung von vorhandenen Daten.
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HISinOne: Nächste Schritte Einrichtungen / Personen:
Feedback der Nutzer umsetzen damit gut als Personenverzeichnis / Organigramm nutzbar, ggf. Beauftragung HIS
Information an alle Uni-Angehörigen
FoPro / Publikationen: Version ist seit Dezember 2018 verfügbar. Funktionalität muss getestet werden, Migration der Daten aus LSF. Einführung im Sommer 2019
Veranstaltungen: Umstellung im September 2019
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TYPO3 / WordPress Für manche Einrichtungen war bislang
eine LSF-Seite ausreichend. Die neue HISinOne-Darstellung bietet jedoch weniger Möglichkeiten.
Eine große Mehrheit der Einrichtungen (~ 70%) haben bereits in den letzten Jahren eine TYPO3-Homepage erstellt.
Empfehlung: Nutzung von TYPO3 / WordPress von allen Uni-Einrichtungen, die einen öffentlichen Auftritt wünschen. WordPress ist voraussichtlich ab Juni 2019 verfügbar.
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Unterstützung für FachgebieteWas geschieht mit FG, die bislang keine eigene Homepage haben?
Sofortmaßnahmen:
• Wiederherstellung der alten LSF-Seiten (Nur Anzeige, keine Bearbeitung möglich)
• Information an alle Einrichtungsleiter
Mittelfristige Maßnahmen:
• Aufbau einheitlicher redaktioneller Homepages für alle Fachgebiete, Institute mit fest definierten Standard-Elementen und Möglichkeit zur individuellen Ergänzung
• Unterstützung beim Aufbau der Fachgebiets-Homepages durch zentralen Web-Redakteur (50%, 1 Jahr befristet)
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Fachgebiets-Homepage
Vorstellung des Fachgebiets: Personen, Ziele, Themen
Publikationen / Forschungsprojekte: Best-of-Darstellung
Künftig: Link zu HISinOne Kerndatensatz Forschung (vollständige Liste)
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WordPress-Relaunch: ProjektphasenVorphase: Recherche & Entscheidungsvorbereitung (April - November 2018)
Phase 1: Umsetzung (Dezember 2018 - Mai 2019)
Phase 2: Migration der Inhalte & Schulung (geplant: Juni - November 2019)
Phase 3: Übergang zu Dauerbetrieb (geplant: ab Dezember 2019)
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Aktueller Stand: WordPress
Rektoratsbeschluss am 21. November 2018
Personalrat: Ist informiert, wartet auf Datenschutz-Unterlagen
Datenschutz: Mehrere Gespräche haben bereits stattgefunden
Wordpress-Prototyp: 19 Test-Redakteure, ab Mitte Mai Testphase
Web-Services: Erste Tools sind bereits beauftragt (Berufungsmanagement,
Pflichtpraktikum), weitere Tools sind in Vorbereitung
Migration: Unterstützung durch Aushilfen möglich
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WordPress-Prototyp
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Umstellung von LSF auf HISinOne
bis 2014:
HIS-ZULBewerbung u. Zulassung
HIS-SOS
HIS-POS
Studierende
Prüfungen
HIS-LSFPersonen- und
OrganisationsdatenLehrveranstaltungen
Raumplanung
Forschungsprojekte u. Publikationen
Typo3Typo3 – Content Management
Alumni
HIS-SVAPersonal-
verwaltung
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Umstellung von LSF auf HISinOne
bis 2014:
HIS-ZULBewerbung u. Zulassung
HIS-SOS
HIS-POS
Studierende
Prüfungen
Typo3Typo3 – Content Management
Alumni
HIS-SVAPersonal-
verwaltung
Projekt HohCampus:• Integration der
Einzelsysteme in HISinOne
• gemeinsame Daten• Organisations-
entwicklung• digitale Prozesse• Altsysteme
werden kaum weiterentwickelt
• im selben Boot wiedie Unis FR, TÜ, MA, KN, UL
HIS-LSFPersonen- und
OrganisationsdatenLehrveranstaltungen
Raumplanung
Forschungsprojekte u. Publikationen
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Umstellung von LSF auf HISinOne
Ende 2018:
Bewerbung u. Zulassung
HIS-SVAPersonal-
verwaltungStudierende Prüfungen
Alumni
Typo3Typo3 – Content Management
HIS-LSFPersonen- und
OrganisationsdatenLehrveranstaltungen
Raumplanung
Forschungsprojekte u. Publikationen
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Umstellung von LSF auf HISinOne
Bewerbung u. ZulassungHIS-SVA
Personal-verwaltung
Studierende
Prüfungen
HIS-LSFPersonen- und Organisations-
daten
LehrveranstaltungenRaumplanung
Alumni
Typo3Typo3 – Content Managementaktuell März 2019:
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Umstellung von LSF auf HISinOne
Bewerbung u. Zulassung
HIS-SVAPersonal-
verwaltung
Studierende
PrüfungenPersonen- und Organisations-
daten
Lehrver-anstaltungen
Raum-Planung
Forschungs-projekte u.
PublikationenAlumni
Ziel 2019: Typo3WordPress / Typo3
PSV-Migration: Personalisierte Services und Verzeichnisse(zum Jahreswechsel)
HISinOne• Studierende• Bewerber/innen• Alumni• Prüfer/innen• Sachbearbeiter/innen• Admins
HIS-SVA
P-Daten-abgleich
HIS-LSF• Mitarbeiterdaten• Org.-Struktur• Raumdaten• VVZ• Raumbelegungen• Forschungsprojekte• Publikationen
HIS-BAU• Raumdaten
• PersonaldatenSVA-Synchronisation
überar-beitet!
Umstellung von LSF auf HISinOne
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Personendaten im HohCampus-Portal
• Es werden abgeglichen Namensbestandteile, Geschlecht, Titel, Geburtsdatum• Daten neuer Personen kommen über APO ins System• Einrichtungsredakteure müssen Funktionen (u.a. Kontaktinformationen) pflegen
(s. später)• Personen können die Daten selber nicht ändern
Personen mit Beschäftigungsverhältnis (Daten in APO)
Personen ohne Beschäftigungsverhältnis(Daten nicht in APO)• Antragsformular auf der HohCampus-Infoseite• Datensatz wird vom HohCampus-Support angelegt • Einrichtungsredakteure müssen Funktionen (u.a. Kontaktinformationen) pflegen
(s. später)• Personen können die Daten selber nicht ändern
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Personendaten im HohCampus-Portal
• Teilweise fehlen Kontaktdaten zu Funktionen (weil früher in LSF nur bei einer Funktion hinterlegt) ggf. nachtragen
• Teilweise mehrfache Zuordnung mit derselben Funktion zu unterschiedlichen Einrichtungen (z.B. sowohl zum Institut als auch zum Fachgebiet) Hier sollte auf Bereinigungsmöglichkeiten geprüft werden
• Generell ist mindestens einmalig eine Überprüfung aller Personendaten (einschl. Sichtbarkeiten) der eigenen Einrichtung zu empfehlen.
• Personendarstellung: teilweise Kontaktdaten in unerwünschter Reihenfolge (z.B. Fax- über Tel.-Nr.) siehe FAQ auf HohCampus-Infoseite
Bitte beachten:
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Einrichtungsdaten im HohCampus-Portal
• Neue Einrichtungen, Umwidmungen, Entfernen: bestehende Prozesse über Gremien bleiben bestehen
• Korrekturbedarf bei Namen sowie Änderungsbedarf bei Bemerkungsfeld, Kontaktinformationen und Webseite: E-Mail an HohCampus-Support
Keine Bearbeitung durch Einrichtungsredakteure möglich
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Vielen Dank für die Aufmerksamkeit!
Zeit für Fragen & Feedback
Danach: HISinOne-Demo für Einrichtungs-Redakteure
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Workflow: Neue Person
Person ist in HISinOne angelegt und über die Personensuche auffindbar
Department-Admin (HISinOne)
FUNKTION Sichtbarkeit RaumdatenKontaktdaten
(E-Mail, Festnetz, Fax)
Personen-GrunddatenPersonen mit Beschäftigungsverhältnis
(APO)Personen ohne Arbeitsvertrag
(HohCampus Support)
(siehe Anleitung „PSV-Personendaten
bearbeiten“auf der HohCampus-
Infoseite)
(siehe Formular„Antrag auf Aufnahme
in HohCampus für Personen ohne Arbeitsvertrag “
auf der HohCampus-Infoseite)
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Personensuche
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1. Nützliche Hinweise in den FAQs (auf HohCampus-Infoseite)2. i-Symbole führen zu weiteren Hinweisen und Hilfestellungen3. Rückwärtssuche nach Telefonnummer i.d.R. deutlich schneller, wenn angemeldet4. Plus-Symbole fügen weitere Felder hinzu für ODER-Verknüpfung von Suchkriterien
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Auswirkungen von Sichtbarkeiten
In HohCampus angemeldet:
Sichtbarkeit nicht auf öffentlich Nicht in HohCampus angemeldet:
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Kontakt z.T. nicht hinterlegt
Ohne E-MailMit E-Mail
Personensuche
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Detailseite: Blättern zwischen Funktionen
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Arten von KontaktenDetailseite (z.B. nach Personensuche):Bearbeitungsansicht:
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Sprechzeiten: ungünstige Darstellung
Personensuche
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Sprechzeiten: Behelf
Personensuche
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Ausblick
• Trefferliste der Personensuche: Spalten für Tel. und E-Mail hinzufügen
• Single-Sign-On im Zusammenhang mit Wordpress-Umstellung
• Tel.-Rückwärtssuche beschleunigen• Verbesserung der Personendetailseiten, z.B. Sprechzeiten
visuell abgesetzt anzeigen• Die Ansicht beim Aufklappen von Knotenpunkten in der
Hochschulstruktur soll nicht springen, zumindest nicht so wie jetzt.
Offene Anforderungen
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HohCampus-Infoseitehttps://kim.uni-hohenheim.de/hohcampus
